時間：2023-10-13 16:08:21
導語：在檔案與合同管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領您探索更多的創(chuàng)作可能。
OA系統(tǒng)是利用現代辦公技術和計算機網絡技術構成的一種人機信息處理系統(tǒng)，這個系統(tǒng)由辦公機構、辦公人員、辦公設備、網絡設施和辦公信息等要素構成，組織機構內的辦公人員通過網絡可以實現跨時間、跨地點的協(xié)同辦公，同時通過辦公自動化系統(tǒng)實施的交換式網絡應用，可以使得辦公信息傳遞更加快捷方便，辦公事務處理更加自動化，極大提高了辦公活動的高效率。
早期受到技術水平及辦公設備的限制，我國檔案收集采用的文件均是手工制作的紙張文件。傳統(tǒng)文件在使用過程中容易受損且保存時間較短，影響了最終的文件使用效率。此外，很多手工制作的文件不易保存修改，降低了文件內容信息的實用性，不利于其自身使用價值的發(fā)揮。在計算機技術的推動下，我國企事業(yè)單位的規(guī)劃管理開始偏向于電子文件管理。經過最近幾年的推廣運用，企事業(yè)單位開始意識到電子文件的便捷性、安全性、可靠性。然而，電子文件除具有一般文件的基本特性外，與紙質文件相比，還有一些自身的特性。主要有：
（一）對硬件和軟件的相對依賴性。電子文件一般是由數字設備生成的，產生于一定的硬件和軟件環(huán)境。以前由于信息技術發(fā)展水平的制約，數字產品的硬件、軟件更新?lián)Q代后，相互之間兼容性較差，造成電子文件存儲、讀取等對原生成環(huán)境存在依賴性。隨著技術的不斷發(fā)展，這一問題在一定程度上有望得到解決。但在原始性、真實性保持方面的問題還需要從文件的生成運行過程中采取管理和技術措施進一步研究解決。
（二）非直讀性。電子文件不能為人直接閱讀，需要借助特定的數字設備和相關軟件才能閱讀，這就需要采取遷移等措施和手段保持電子文件的長期可讀性。
（三）信息與載體的相對分離性。與紙質文件相比，電子文件的載體與其信息的結合是松散的，電子文件雖然也需要依附于一定形式的載體上，但載體相對于信息內容來說不再具有原始性、一致性和唯一性。
二、加強辦公自動化環(huán)境下電子文件檔案管理的幾點對策
檔案作為真實記錄社會政治、經濟、科技、文化等各項活動的第一手材料，是人類社會記錄、傳遞、留存信息的重要工具，是一個國家或地區(qū)歷史文化財富的重要載體。伴隨OA系統(tǒng)在企事業(yè)單位的廣泛應用而產生的電子文件和電子檔案，同傳統(tǒng)的紙質文件、檔案一樣，都是重要的信息資源和珍貴財富。由于電子文件檔案的出現和發(fā)展時間短，暴露的問題較多，網絡環(huán)境下電子文件檔案管理正面臨非授權訪問、信息泄漏或丟失、數據完整性被破壞、利用網絡傳播病毒的威脅，因此，如何加強對電子文件檔案的科學管理已成為一個全球面臨的亟待解決的重要課題。
關鍵詞：合同管理；油田企業(yè)；作用
合同管理是對油田企業(yè)進行內部管理和外部經營的主要內容，同時對油田業(yè)的生產經營管理方面有著重大意義，由于油田企業(yè)中的管理制度是一項繁雜的系統(tǒng)工作，油田企業(yè)之間的業(yè)務合作、與顧客的經濟來往都是以合同形式和合同管理，所以，合同管理具備著基礎性、復雜性、動態(tài)性的重要特征。
一、合同管理概述
合同管理是當事人雙方或數方確定各自權利和義務關系的協(xié)議，不等同于法律條款但依法成立的合同也具有法律約束力。一般情況下合同管理可以分為四個階段：合同準備階段、簽署階段、履行階段、結束管理階段。合同管理工作的有效開展可以為企業(yè)在市場中提高競爭力，保障企業(yè)的資產安全。合同管理的全過程是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，以致合同失效截止。因此，需要對簽訂前后的管理起到重視，系統(tǒng)性是對涉及合同條款內容的所有部門進行整體管理。動態(tài)性是重視履約全過程中的情況變化，明確掌握對自身不利的變化，及時有效地將其修改、變更、補充以及終止。石油企業(yè)應用依法治企的重要途徑就是合同管理制度，不斷提升合同管理水平，建立健全與企業(yè)相應的合同管理制度，根據法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)則制度，及時發(fā)現合同的不足以及不合法之處，以致油田經濟損失的避免。在提升合同管理水平的同時，需要將每個環(huán)節(jié)的監(jiān)管工作做好，為保障合同履行合理合法，對企業(yè)的口碑和信譽做到維護。對油田企業(yè)加大專業(yè)化的管理，能將成本的投入最小化和經濟效益的最大化，且能夠減少在生產經營過程中的經濟糾紛減少。
二、合同管理制度在油田企業(yè)中的問題
（一）管理理念落后油田企業(yè)的合同管理存在著一定的問題，合同管理應該是全過程參與全方位照顧的。有些管理人員未深刻地意識到管理職能的重要性，進行合同管理的時候就會有一些盲目操作，對油田企業(yè)可能會在管理是面臨地風險沒有進行科學地分析，就開始實施管理。對合同管理只有片面的認識，合同地風險控制不僅僅是通過單一的獎懲制度來管理，一切理論不貼近實際的話都是鏡中花水中月沒有價值，在不了解企業(yè)內部的控制，沒有結合油田企業(yè)發(fā)展的實際情況來做出相應管理，就會有潛在風險的可能，其次，油田企業(yè)內部普遍存在合同管理制度的不重視以及管理理念的落后情況，且法律意識也存在欠缺，對合同管理制度和合同管理工作的敷衍了事，簽訂合同也是如此。此外，認為管理工作是合同有關部門的責任，與自身無關，以及風險意識和重視程度不足。
（二）形式主義會審合同會審是有形式主義的形象存在，是由于會審人員的不負責，合同的起草結束，在開展有關部門對合同實施會審時，會審的部門隨意讓一名工作人員的參加，其中，有的工作人員對合同內容一竅不通，導致在會審時發(fā)生各持己見無法達成共識。在一些情況下合同定稿需要經過會審三次或三次以上，再次的會審中出現會審人員的變動情況出現，合同會審的嚴肅性欠缺，合同會審簽字過程中由于一些部門不看清合同條款就盲目簽字，從而導致合同會審形式主義的發(fā)生。
（三）盲目簽訂合同在簽訂合同的過程里有許多問題的存在，首先，雙方在簽訂合同時對對方資質不審核或者是審核不嚴謹，在對方企業(yè)不了解的情況下盲目的簽訂合同，是會給油田企業(yè)帶來一些不必要的麻煩和一些經濟損失，其次，由于合同的多次變更，沒有對合同的標額和期限商定明確就簽訂，或者是由于實際工作過程中任意更改工作量，導致與原合同不相符而不能根據合同如期履行。最后，由于合同簽訂之前沒有做好充分的論證調查，導致合同欠缺履行的具備條件而終止合同。
（四）檔案管理混亂由于油田企業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作的重要性也越發(fā)突顯。在大量的檔案信息下，企業(yè)的發(fā)展需求已經不再適用于傳統(tǒng)的檔案管理模式，已對企業(yè)的持續(xù)發(fā)展起到一定的影響，雖然在油田企業(yè)檔案管理中推行自動化，但其在實際運用中，存在著自動化水平過低的問題，影響了檔案管理的工作率。許多油田企業(yè)對檔案管理的工作不夠重視，導致在對檔案管理的過程中檔案類型劃分不明確、檔案數據丟失、檔案內容混亂以及檔案數據的不準確等等問題。檔案管理的混亂在檔案索性方面能夠明顯體現出，類型不明確、層次混亂，因此，導致索引困難，對油田企業(yè)的日常工作帶來嚴重影響。
三、發(fā)揮合同管理制度在油田企業(yè)中的作用對策
（一）樹立風險意識法律風險的防控，是全體、全過程、全方位的管理，制度體系的防控管理也是達到風險防控的因素。需按照自身的經營情況，結合相關法律法規(guī)的規(guī)定，逐漸加大對外經濟的交往、生產流程以及自身管理環(huán)境的法律風險的認知，因此，建立健全對應地風險意識制度體系，讓制度體系合法且高效應用。制度體系的落實對企業(yè)法律風險具備實際意義，因此，在重視風險意識控制體系建設的同時，需對目前制度體系加大落實工作。只有將各項制度轉換成各職能部門和相關崗位員工的自覺性，才能使制度體系發(fā)揮出有效作用。其次，制度體系不僅是作為書面上的意義，還應轉化為企業(yè)整體的行為模式，且保持制度體系和企業(yè)整體意志的協(xié)同。油田企業(yè)應定期對風險意識的培訓，使企業(yè)管理者以及員工的整體制度理念獲得創(chuàng)新和加強。法律的意義不只是應用法律手段去解決出現的法律糾紛，而是在對可能出現的風險運用手段實施防控。所以，根據油田企業(yè)的實際情況，創(chuàng)新開展全員法制教育，且提升全員守法經營，依法維權的法律意識，對法律風險意識的加大提升。
（二）加強合同建設合同管理制度可關系到企業(yè)未來發(fā)展的趨勢，為了加強合同的建設我們可采用建立健全合同管理制度，首先，規(guī)范合同的管理，樹立優(yōu)良的企業(yè)形象，在對合同建設中，需采用統(tǒng)一歸口管理與分類專項管理相結合的形式，由指定的部門全面負責油田企業(yè)合同管理的全面工作，進行統(tǒng)一管理。在提升合同管理水平時，需將合同管理工作專業(yè)以及專門化，設立專門的機構和人員對管理合同的負責，從而完善合同制度達到合同管理規(guī)范、科學、法律，制定符合實際的合同管理制度，使管理工作有章可循。對合同建設的主要內容包含，合同的歸口管理，資信調查、簽訂、審核審查、登記以及備案。合同管理制度雖然在油田企業(yè)合同管理工作中起到重要保障，擔任需要不斷加強管理制度，讓合同管理制度具備操作性，合同管理制度需包含合同管理方法、合同管理人員崗位的經濟責任制、生產以及履約能力保障合同質量依法合理，合同內容條款完善，具備可實行性。最終，促進實施合同示范文本，對合同文字通順保障，其表達明確清晰，期限、名稱等等。
（三）加強審查工作由于全球化的發(fā)展，互聯(lián)網的運用越來越廣泛，因此，在這種發(fā)展趨勢下，油田企業(yè)的審查工作可根據其自身實際的情況，建立健全相應的數據庫體系，應用計算機技術研發(fā)審查管理軟件，使用電子設備記錄相關信息。同時，對檔案資料信息化管理的同時，企業(yè)還可以關注社會的動向，對系統(tǒng)設備的完善，引用先進的設備管理技術，加大系統(tǒng)智能共享的建立，提升數據的共享，其次，對于企業(yè)管理層需提升對審查工作的重視程度，在企業(yè)管理的同時，只有管理層對工作審查的開展程度重視，可直接影響員工對工作的積極性。
（四）科學管理檔案1、明確管理檔案機構根據政府相關政策法規(guī)的落實，明確管理檔案或者具備檔案管理方法，企業(yè)需通過有關部門認定具有相應條件才能作為管理方，在油田企業(yè)破產、重組以及合并后，應及時的將檔案交接到接收單位，沒有落實的企業(yè)職工檔案可由人才交流中心管理，待落實后再轉入。員工在解除勞動合同關系后，把該檔案交接到勞動保障行政部門的人才交流中心。離職人員的檔案由人才中心管理，為以后就業(yè)做準備。2、對檔案管理人員素質提高對檔案管理人員采選時，應該嚴謹選取，需符合新形勢下檔案工作的要求，選拔一批資歷高、年紀輕以及思想政治素質高，并且具有計算機操作水平的人才，能夠高效完成檔案管理中的各項工作。其次，提高檔案管理人員素質，制定合理的培訓目標，經過分批集中學習的方法，不斷提高管人員的基礎知識和專業(yè)技能，根據實際的工作所遇到的問題開展討論，取長補短達到共同提高。激勵檔案管理人員加深自我學習，提高業(yè)務能力和素質。可從油田企業(yè)內部進行員工檔案工作交流，解決實際困難、研討新的發(fā)展思路提供平臺，將檔案管理人員進行目標管理，按照年終考核，且激發(fā)檔案管理人員的工作動力和激情。
關鍵詞：合同備份；檔案管理；工程管理；創(chuàng)新
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
一、建筑工程管理中創(chuàng)新模式的發(fā)展及應用
1.1 建筑企業(yè)工程管理的創(chuàng)新觀念
時代的發(fā)展，科技的進步推動了建筑行業(yè)的高速發(fā)展，為了順應時展的潮流，建筑企業(yè)就應不斷改革創(chuàng)新管理模式，采用最新的項目管理體制，確定現代化的項目管理目標，包括質量管理、成本管理、進度管理、安全管理四大目標[1]。管理過程中應該充分落實合同中的條款，確保四大管理目標得以實現，并且通過先進的項目管理思想合理的協(xié)調好四個目標之間的關系，可以通過集成管理、范圍管理來進行，并借助網絡計劃技術、掙值法等來進行控制。目前天津市在進行建筑工程管理時已經開始使用項目管理技術來進行有效的控制，并取得了顯著效果。
2.2 不斷創(chuàng)新建筑企業(yè)管理體制
為了提高企業(yè)的核心競爭力，采用科學的工程管理方法，并且在項目管理過程中應該建立明確的責任制度。合理協(xié)調工程各利益相關方之間的關系，不斷深化改革傳統(tǒng)的管理模式中的不足之處，不斷使用先進的、創(chuàng)新性的管理模式。除此之外，建筑企業(yè)還應加強合同管理和企業(yè)內部管理，采用SWOT分析法來提高企業(yè)自身的核心競爭力[2]。通過管理模式的創(chuàng)新來提高建筑企業(yè)的核心競爭力，降低工程成本、提高工程質量、縮短工期、降低風險。
2.3 建筑企業(yè)的技術創(chuàng)新管理
科學技術的不斷發(fā)展推動了建筑施工技術的改革創(chuàng)新，建筑企業(yè)為了更好地進行工程管理，就應不斷推進信息化管理模式來不斷提高企業(yè)的工程管理效率和質量。目前，天津市的許多建筑企業(yè)已經開始使用project軟件、夢龍軟件等信息技術來進行項目管理。因此，建筑企業(yè)應該大力使用先進的網絡技術和信息技術來促進建筑工程的信息化管理。這就要求建筑工程管理人員應不斷加強學習，在提高技術能力、管理能力的同時應注意信息技術、管理軟件的學習，不斷提高建筑工程的信息化管理。
二、建筑工程合同檔案管理
2.1、提高合同檔案管理的重視程度
為了進一步提高建筑工程合同檔案的應用效果，首先應該提高領導的重視程度，不斷加強合同檔案管理意識。這就要求單位各部門的領導不斷強化自身的合同檔案意識，提高對合同檔案管理重要意義的認識程度。并且要求合同檔案管理部門認真做好合同檔案的歸檔工作，并將合同檔案的歸檔工作視為首要工作，為建筑工程合同檔案管理工作提供良好的條件，不斷激發(fā)合同檔案管理人員的工作熱情和責任意識。并將合同檔案管理工作提上日程，定期開展匯報工作，從根源上解決在城建合同檔案管理工作中遇到的問題[3]。實際工作中，要對合同檔案工作做出近期和遠期的工作任務，并制定工作計劃。
2.2、配備專業(yè)的合同檔案人員
為了提高合同檔案管理效率，應該配備專職的合同檔案人員，創(chuàng)建一支專業(yè)化、職業(yè)化的合同檔案管理團隊。建立一支高素質水平、高技術水平、高素質職業(yè)修養(yǎng)的合同檔案管理團隊。與此同時，單位領導應該鼓勵合同檔案人員勤勉務實的精神，為建筑工程創(chuàng)建一支強有力的合同檔案管理隊伍。我們應當加強對合同檔案管理部門專職人員的培訓工作。讓之有充分的機會學習黨和政府部門制定的有關政策與規(guī)定、系統(tǒng)的學習合同檔案管理工作的方式方法、充分掌握相關的法律法規(guī)，以此來提高城建合同檔案管理人員的工作水平。用知識與理論來充實自己、提高自己，開闊思維，適應新世紀社會對合同檔案管理人員的高要求。在學習知識的同時，也應該培養(yǎng)工作人員吃苦耐勞、樂于奉獻、嚴于律己、認真工作、保守秘密的優(yōu)良品質。
2.3、 加強對兼職人員的培訓和績效考核
單位應該定期對合同檔案兼職人員進行專業(yè)培訓和教育，確保兼職人員具備合同檔案工作的專業(yè)技能，并且能夠將這些技能運用到合同檔案工作中。兼職人員在接管合同檔案工作之前應和之前的合同檔案工作人員做好交接。除此之外，還應該建立健全責任制度和競爭機制，確保合同檔案管理部門充滿活力，可以通過建立考核績效制度來進行，逐步提高合同檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造力。
2.4、為合同檔案管理工作提供必要的物質基礎
財務部門應將合同檔案部門所需經費列入到單位的財務計劃中，并將其落實到實處。其次，單位應該抓住拆遷機會，通過合同檔案管理來加強硬件設施的配備，將合同檔案整理過程中的合同檔案庫房、閱檔室、辦公室分離開來，并且在城建合同檔案管理部門的城建合同檔案庫房配置防盜門窗、加濕器、去濕機等硬件設施，從這些方面來落實合同檔案的管理工作。
2.5、提高合同檔案管理工作的現代化水平
城建合同檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代合同檔案管理理論與新技術的運用，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對城建合同檔案實行動態(tài)化管理和維護，開發(fā)研制城建合同檔案管理軟件，建立數字合同檔案和多媒體合同檔案，并實行聯(lián)網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。
2.6、 加強對建筑工程業(yè)科技合同檔案的開發(fā)和利用工作
加強對建筑工程業(yè)科技合同檔案的開發(fā)和利用工作是建筑工程業(yè)合同檔案管理工作的關鍵環(huán)節(jié)，可以確保建筑工程業(yè)合同檔案發(fā)揮其重要作用。可以通過配備專職合同檔案管理人員并為建筑工程業(yè)科技合同檔案提供必要的條件，就能不斷開發(fā)科技合同檔案的重要內容，并且通過不斷的積累經驗，更好進行建筑工程科技合同檔案的開發(fā)和利用。
2.7、 加快合同檔案信息化建設步伐
信息技術的不斷發(fā)展為建筑工程業(yè)合同檔案的信息化建設提供了堅實的基礎。建筑工程合同檔案管理應不斷引進先進的合同檔案信息資源，建立健全合同檔案的科學創(chuàng)新管理機制，并將計算機信息技術應用到建筑工程業(yè)合同檔案管理工作中，用于合同檔案的整理、歸檔、檢索、信息的共享等，建立完善的建筑工程業(yè)數據庫。
三、合同管理
為了確保建筑工程的順利展開，目前在進行項目管理過程中不斷加大合同管理力度，并將合同管理作為其他項目管理的核心環(huán)節(jié)[4]。天津市緊跟先進的工程管理發(fā)展潮流，不斷創(chuàng)新完善合同管理，逐步實現科學化、現代化的工程管理。合同管理是一項具有復雜性、動態(tài)性的系統(tǒng)工程，因此在合同管理過程中不應該進行程序化管理，而應該講究管理藝術，注重管理方式、溝通技巧，采用合適的方式方法來進行合同管理。目前，已經產生了先進的合同管理軟件，在進行合同管理時應不斷推廣使用合同管理軟件，促進工程管理的現代化水平。
合同管理貫穿建筑工程管理的全過程，在合同管理的收尾階段應認真收集、整理、分類、登記、保存、編號、裝訂和歸檔備案，確保合同管理的科學性和規(guī)范性。除此之外，還應對合同的履行情況進行認真的分析評價，不斷總結教訓、積累經驗，為更好地進行今后的工程管理奠定基礎，不斷提高合同管理的現代化、信息化水平。
結束語：文章中筆者結合多年的工作經驗，對天津市建筑企業(yè)的工程管理的創(chuàng)新發(fā)展進行了簡要的介紹，并對合同管理以及檔案管理進行了分析介紹。如有不足之處，望大家批判指正！
參考文獻：
[1]李江,趙奕磊,石志超,王媛媛,荊楊軼.建筑工程管理中創(chuàng)新模式的應用及發(fā)展分析[J].中國建材科技,2013,03:153-154.
[2]向大強.談我國建筑業(yè)在市場全球化條件下的發(fā)展戰(zhàn)略[J].山西建筑,2005,01:123-124.
關鍵詞：企業(yè)合同；合同檔案；檔案管理
Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.
Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management
1 引言
在現今社會大環(huán)境下，企業(yè)為了維護自身的權益，都越來越重視合同的簽訂。合同作為維系市場秩序和社會關系的重要紐帶，不僅成為了企業(yè)進行經濟活動的重要文件，也是解決各種事務糾紛的重要憑證①。正因如此，注重企業(yè)合同檔案的管理，發(fā)揮其在現代企業(yè)管理體制下的作用，就顯得尤為重要。據此，本文根據合同建立的必要性，結合目前企業(yè)合同管理中存在的問題對企業(yè)合同檔案的管理進行闡述。
2 企業(yè)合同檔案建立的必要性
企業(yè)合同是指該企業(yè)合同承辦部門為了實現某種經濟目的，依照合同法及其有關法規(guī)和規(guī)定，代表該企業(yè)與平等民事主體之間簽訂的設立、變更、終止民事權利與義務關系的書面協(xié)議。企業(yè)合同檔案是企業(yè)在經濟活動中為合同的簽訂、履行、終止而形成的、作為原始記錄保存起來，以備查考利用的文件材料②。提高企業(yè)合同檔案管理水平，保證合同檔案的完整性及保密性，有利于保障企業(yè)合法權益，防范法律風險。作為一家核電企業(yè)集團下的二級子公司，涉及的合同大多數是以核電技術服務合同為主，與核電廠的運行和服務工作都密切相關。因此，做好本企業(yè)的合同檔案管理工作，其重要性是不言而喻的。
2.1 外部環(huán)境的影響
隨著經濟的迅速發(fā)展，全球大環(huán)境日新月異，市場競爭力的日益增強，近年來，國家提倡大力發(fā)展核電，對本企業(yè)的發(fā)展勢必帶來重大影響。國家引進、消化、吸收AP1000和發(fā)展CAP1400第三代核電，作為承載著第三代核電任務的本企業(yè)，管理層在順應時展潮流，尊重客觀規(guī)律，增強法制法律觀念，處理國際關系時，需要取長補短，汲取精髓，遵循規(guī)則，增加自身合同風險化解能力，提高企業(yè)核心競爭力。而企業(yè)為維護自己的利益， 在生產經營，提供技術服務時會簽訂許多合同協(xié)議。眾多的合同文本需要保存， 勢必會產生合同檔案， 因此，企業(yè)需建立完善科學的合同檔案管理機制③。
2.2 內部發(fā)展的需求
企業(yè)每一項經濟活動都離不開合同的簽訂，合同是由簽約雙方或數方根據國家法律和行政法規(guī)，遵循平等互利、協(xié)商一致的原則，為實現一定的經濟目的和明確相互間的權利義務而訂立的一種契約，它只適用于合同當事人，對合同當事人之外的任何單位和個人都不具有約束力，也不受任何限制④。本企業(yè)的合同主要以技g服務為主，當然也有采購合同，租賃合同、勞動合同等其他合同種類。不論是哪類合同，一旦出現任何糾紛或問題，當事方都需要通過利用合同檔案進行處理和解決。為此企業(yè)要發(fā)展，要保持穩(wěn)定，遵照合同規(guī)章履行相應條款，必須要建立合同管理辦法⑤。
3 企業(yè)合同檔案管理中存在的問題
3.1 合同收集歸檔不及時
目前，企業(yè)合同中技術服務合同是由負責商務活動的部門進行管理，而采購合同是由業(yè)務需求部門自行負責。基本上，合同審批流程是由合同承辦人負責，在起草、審核、審批以及履行合同時，需要經過一系列復雜的環(huán)節(jié)。這樣，合同文件管理就相對比較分散，且在走流程時所花的時間不確定，周期長短不一，易出現文件遺失或保管不全等現象，從而導致后期合同文件收集歸檔就比較困難。企業(yè)合同歸檔是是由合同管理部門按年度向檔案部門進行移交的，但往往移交歸檔不及時，甚至發(fā)生兩年后才歸檔的情況出現。
3.2 合同檔案的管理不規(guī)范
現國家對合同檔案的管理沒有制定專門的管理規(guī)范和辦法，也就是說，對企業(yè)的合同檔案的管理缺乏相應宏觀性的依據文件和具有指導性的工作指南。企業(yè)對合同檔案的管理范圍、內容、要求及開發(fā)利用工作等沒有形成明確的規(guī)章制度，企業(yè)現僅對合同文本進行了管理，而且歸檔的合同文本也是各式各樣，有正本，有副本，還有的加蓋了印花稅，究竟應該歸檔哪個文本，沒有明確的說法。至于與之相關的合同前期談判文件、合同審批文件、要約書、意向書、承諾書、擔保書、抵（質）押書、資質證明書、法人授權委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉讓、終止文件材料及合同的調解書、判決書、執(zhí)行書、會議紀要、信函、備忘錄等這類文件，尚未進行收集整理歸檔，也就是合同檔案的完整性還遠遠不夠。
3.3 合同檔案質量有待加強
現階段，企業(yè)對文件的管理沒有專門的機構進行把控，雖然企業(yè)有設置質量管理機構，但其職責并不對企業(yè)的文件模板、格式、內容進行負責。部門里設置的質量工程師崗位，是兼職身份，而且其職責范圍和工作要求企業(yè)沒有文件對崗位進行明確描述。所以，部門里形成的文件，有的是五花八T，書寫不規(guī)范、格式不齊全，合同編號出現重復等現象，也使得合同文本生成質量大打折扣。
4 深化企業(yè)合同檔案管理的工作思路
4.1 建立完善的合同檔案管理制度
企業(yè)合同檔案管理是企業(yè)生產、經營和管理等各項活動正常運轉的重要保障，也是當事人重要的法律憑證⑥。企業(yè)根據檔案相關規(guī)定，需制定一套與本企業(yè)相符合的合同檔案管理辦法和實施細則，構建和完善企業(yè)檔案管理體系，提高合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案管理規(guī)定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業(yè)合同檔案收集完整性、規(guī)范性和準確性。
按照國家對檔案工作實行“統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實行集中統(tǒng)一管理⑦。合同檔案不僅是合同管理活動的原始記錄和憑證，更是企業(yè)的寶貴財富，是體現企業(yè)技術水平、經濟實力、資質、信譽的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業(yè)文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規(guī)范。
4.2 規(guī)范企業(yè)合同檔案科學管理
現企業(yè)里的合同檔案是作為企業(yè)檔案中的一個專門的獨立類別來管理，對已要求歸檔的合同文本要加強質量把控，明確文本格式和歸檔符合規(guī)范要求外，還需要加強管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關的附屬內容，以確保合同檔案的成套性、內容完整性和準確性。
在需要得到企業(yè)領導大力支持時，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規(guī)范，并能有效利用，使管理層認識到企業(yè)合同檔案的重要性。在實際工作中，若在發(fā)生事務糾紛或問題時，通過利用合同檔案時，使其合同檔案的特性能充分發(fā)揮出來，能為企業(yè)在維護自身權益時起到關鍵性的重要作用，也就能讓領導管理層體會到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結果會大不相同。為此，需要企業(yè)檔案管理部門對合同檔案的整理、保管和利用等規(guī)范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時，能準確、快速查找和安全利用⑧。
4.3 加快信息化建設，提升合同檔案管理的網絡化和信息化水平
“信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏。”在信息化快速發(fā)展的今天，通過檔案信息化建設，把分散的信息以信息化的形式存儲起來，實現檔案信息處理計算機化、信息存儲數字化、信息采集實時化、檔案利用網絡化、使信息接收、傳遞、存儲和利用一體化。以這種標準化的方式進行管理，利用網絡連接手段提高資源利用率，實現信息資源共享。同樣，在企業(yè)合同管理工作中，采用先進的信息化技術，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作都實現網絡平臺的在線處理和管理，完成實現合同管理一體化的目標，保證合同檔案信息的齊全、準確，也有利于合理開發(fā)和利用合同檔案⑨。
企業(yè)在辦公平臺上納入了合同管理系統(tǒng)，從合同準備、訂立、執(zhí)行和合同關閉等都實現了文件追蹤查詢，但其基礎信息錄入還待加強，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進行更改；另外，對紙質文件也要按照合同管理要求同步管理。
4.4 加強宣傳，樹立檔案意識和法律意識
近年來，企業(yè)加大了對部門兼職文檔員和檔案人員的培訓力度，但對企業(yè)合同檔案方面的培訓相對比較少，爭取在今后的工作中，增加合同檔案方面的培訓。一方面可以讓大家了解合同檔案的重要意義，掌握相關的法律知識和簽約技巧，增強企業(yè)經營合同檔案管理人員的合同法律意識與工作責任感；另一方面加強業(yè)務部門經辦人員的檔案意識和法律意識，為企業(yè)合同檔案的管理奠定良好的基礎。除此之外，努力推進檔案宣傳的常態(tài)化，將宣傳滲透到日常工作中。
4.5 處理好合同檔案利用與保密的關系
《合同法》規(guī)定：當事人在訂立合同中知悉的商業(yè)秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當地使用該商業(yè)秘密給對方造成損失，應當承擔損害賠償責任。許多合同檔案不可避免地會涉及當事人的一些重要機密，如商業(yè)秘密、技術秘密、資金秘密，對合同檔案中這些信息，要根據法律法規(guī)或交易規(guī)則，自覺遵守保密原則，嚴格履行合同檔案利用的審批權限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎上大力開發(fā)合同檔案資源，服務于企業(yè)的各項工作⑩。
5 結束語
在經濟快速發(fā)展的新背景下，合同管理有助于信用檔案體系的形成和完善。加強重視企業(yè)合同檔案管理，建立完善的管理機制，增強企業(yè)經營合同管理人員的效率意識和效益意識，才能有效提高企業(yè)經驗合同檔案的管理水平，最終提升企業(yè)業(yè)務糾紛法律抗風險能力。如果糾紛一旦發(fā)生，我們可以及時運用合同檔案記載的內容和原始依據，依法維護企業(yè)的合法權益，將企業(yè)發(fā)展壯大。
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合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協(xié)議。是與其他法律關系主體之間設立、變更、終止、民事權利關系的局面文件，包括合同書、信件和數據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件）等可以有形的表現所載內容形式。合同管理是對企業(yè)各類草擬、修改、簽訂、履行、變更和解除、合同糾紛解決以及合同歸檔的基礎管理，合同管理也是企業(yè)管理的一個組成部分。
筆者針對一些問題，在實際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點一些看法。
1.合同檔案的收集
合同的收集質量的好壞直接影響到合同檔案工作的質量。企業(yè)對合同的簽訂是統(tǒng)一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關職能部門進行了專題討論，并對招標項目合同承辦部門、貨物驗收和票據結算、以及部門在合同管理、履行的過程中職責分工等問題作了進一步明確，對合同簽訂程序進行有序的結合，對合同立項、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理記錄，統(tǒng)一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設工程等合同，由于工程規(guī)模大，時間跨度長，這對招標項目合同管理中出現的合同簽訂、履行等問題，采取實時跟蹤，避免“先改造后補簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對簽訂的合同，及時收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。
企業(yè)合同收集的種類有企業(yè)買賣合同；財務審計部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設中心的建設工程合同；科技管理部的技術合同；企業(yè)法人委托合同；企業(yè)員工的行紀合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。
2.合同檔案的整理
收集是檔案工作的基礎，整理是檔案工作的升華，檔案科學的管理基礎在于檔案整理的科學性，整理的混亂必然導致管理的混亂和利用的困難。而要科學的整理立卷，科學的整理，關鍵要選擇適當的整理方法。根據國家檔案局版發(fā)的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過程中，以方便利用者為最終目的，真正發(fā)揮合同檔案的作用。筆者結合公司合同檔案實際情況與特殊性的要求，對合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機聯(lián)系，更加體現整理的合理性，對利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經濟價值。
2.1合同檔案按照年度分類法
廢棄立卷，以件當家。就是以每份合同文件作為一個獨立的實體，進行鑒定、歸檔、利用等、一個年度內按月份一個流水號。以件的形式來完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進行保角。保角采取環(huán)保材料膠水，在保角的正面，編號歸檔號-年度-月份-流水號，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補充歸檔。
2.2編制合同檔案目錄
筆者認為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當今是電子信息飛速發(fā)展的時代，同時為了保持紙質檔案的安全完整。
2.3填寫備考表
備考表是對本盒檔案材料缺損、修改、補充、移出、變更等情況進行說明，對案卷的完整與完善的體現，在備考表中給予注明。
3.合同檔案的利用
關鍵詞：建設單位；合同；實施；管理
0 引言
隨著我國經濟的不斷增長和法治理念的建設，合同管理成為了建設施工項目的重要內容。但是由于建設單位沒有在合同實施的過程中做好合同管理工作，導致施工進程受到了影響。因此如何在在合同實施中做好合同管理工作成為了建設單位需要解決的問題。下面就此進行討論分析。
1 建設單位合同管理概述
在建設單位的合同管理中，涉及的合同類別眾多，比如勘察合同、設計合同、咨詢合同、施工承包合同、供貨合同、總承包合同等。建設單位的合同管理，不僅包括對合同的談判、簽訂、履行、變更和解除等過程的控制和管理，還包括對所有合同進行籌劃的過程。建設單位合同管理的具體工作包括：根據項目的特點和要求，確定設計任務委托模式和施工任務承包模式、選擇合同文本、確定合同計價方法和支付方法、合同履行過程的管理與控制、合同索賠等。一個建設項目往往由許多參與單位承擔不同的建設任務和管理任務，如勘察、設計、施工、設備安裝、工程監(jiān)理、物資供應、業(yè)主以及政府監(jiān)督管理部門，各個參與單位工作目標不相同，相互的責任、權利、義務關系需要建設單位通過合同管理來實現。建設單位支付合同價款，控制工程項目質量、進度、投資，保證工程建設活動順利進行都離不開合同管理。有效的合同管理，是促進參與工程建設各方全面履行合同約定的義務，確保按時、保質、保量完成建設目標的重要手段。
2 做好建設單位合同管理的總體思路
2.1 建立完善的合同管理制度體系
為加強對業(yè)主方合同管理，提高經濟效益，結合公司實際，依據我國相關合同管理方面的法律法規(guī)，制定相應的合同管理制度，促進公司的正常運行和優(yōu)化管理，應該建立健全合同管理制度體系，通過制度來規(guī)范合同管理過程。合同管理制度，必須明確合同適用的范圍、合同談判負責人員、合同簽訂參與人員、合同內容方面的要求、合同簽訂的工作程序、合同的檔案管理等多方面的內容。合同適用范圍方面，必須明確公司哪些合同需要按照制度來執(zhí)行。合同談判負責人員方面，應根據工程規(guī)模和類別，由不同部門專業(yè)負責人或者領導來負責談判，并嚴格執(zhí)行公司的監(jiān)督監(jiān)察程序。合同簽訂與參與人員方面，應結合公司實際，建立相應的招投標領導小組和紀檢監(jiān)察組，對整個合同簽訂進行規(guī)范。在合同內容方面，應明確合同的主體及當事人的名稱、地址，合同的形式，合同標的，數量及質量要求，履行期限、地點和方式，合同擔保及違約責任等。在合同內容的審批審查方面，應結合公司實際，明確經辦人、部門負責人、財務負責人、法律顧問、分管經理等各自的職責范圍。合同簽訂的工作程序方面，明確合同簽訂應該按照什么流程辦理，比如，由乙方先簽字蓋章，然后，交由合同經辦人再辦理本公司的相關合同簽訂流程。合同檔案管理方面，要充分認識到合同檔案管理的重要性，并建立相應的制度，明確檔案管理主要責任人，通過對合同的檔案管理，可以保存與合同有關的證據材料，一旦發(fā)生糾紛，可以及時運用檔案記載的內容，依法維護單位的權益。
2.2 建立高素質的合同管理隊伍
建設單位可能接觸到的合同，相對其他單位來說更為廣泛和全面，而單位的合同管理人員是合同的具體實施者，要切實提高合同管理水平，必須要求合同管理人員具備較高的素質，建立一支具備高素質的合同管理隊伍。具體說來：（1）合同管理人員應具備較高的理論水平，應掌握合同管理方面的法律法規(guī)，掌握公司合同管理方面的規(guī)章制度，掌握各類合同的特點。
（2）合同管理人員應具備相應的合同談判能力，具備一定的合同風險防范能力。再次，合同管理人員應具備一定的職業(yè)道德、廉潔奉公的精神。
（3）高素質的合同管理隊伍，需要儲備優(yōu)秀的人才，管理部門要做好招聘、培訓、激勵等各項工作，通過以上幾方面工作的開展，建立一支高素質的合同管理隊伍。
3 通過過程控制做好合同管理工作
對于建設單位來說，合同相對較多，合同管理工作量大，如何從過程中做好管理顯得尤為重要。從合同簽訂過程來說，應該從以下幾個方面來開展工作。
3.1 做好合同簽訂前的準備工作
在眾多的勘察、設計、施工、供貨、咨詢公司中，各個公司的實力、技術水平參差不齊，建設單位要通過招標和談判簽訂一份較為理想的合同，對于節(jié)約成本、控制工期、確保質量有著重要意義。要實現這個目標，就需要建設單位的管理者及合同管理相關工作人員，從項目決策、招標開始，就要針對所招標的項目進行必要的論證，做好項目分析、評估、決策、合同預審等相應的準備工作。通過預審來了解投標方的一些基本情況，比如，投標方的技術力量、設備裝備能力、企業(yè)資信、獲獎榮譽以及社會評價情況等。對于項目較多的建設單位來說，應根據實際情況，建立有關資料的專門資料庫和信息網，并注意補充與完善，將一些具備相應資質、實力雄厚的單位納入建設單位的信息庫。
3.2 做好合同簽訂后的技術資料管理工作
建設單位作為合同的甲方應做好合同風險管理。合同簽訂前，做好相應的風險分析和預測，并采取相應的對策和計劃，對合同風險種類及內容進行有效識別。合同簽訂后，在項目實施過程中，必須嚴格履行合同規(guī)定的各項責任與義務，做好合同技術資料管理工作。合同文件和技術資料是合同管理的基本依據，因此應建立和健全施工往來函件的簽收、發(fā)放登記制度。根據合同規(guī)定的工作范圍、技術規(guī)范、設計圖紙要求等，做好合同技術資料管理工作。
3.3 做好合同變更管理工作
作為建設單位，從投資估算、設計概算到施工圖預算、工程結算和竣工決算，一級控制一級，加之合同履約情況的不確定性，使工程的變更不可避免。因而建設單位必須重視工程變更，加強變更價款的管理。首先，在設計質量上，嚴格把關，大力推行設計監(jiān)理制度，盡可能降低設計變更的數量；在項目發(fā)包階段，要由有編制資格的造價咨詢單位編制工程量清單，減少工程的計算偏差，減少因業(yè)主提供的工程量清單與施工圖紙不符造成的工程價款的變更；在施工合同履行階段，加強合同管理工作，按照國家公布的施工合同示范文本進行合同管理工作，在有條件的地區(qū)和部門，也可以采用國際通用的FIDIC條款簽訂合同、管理合同。總之，要全方位加強管理，盡量減少工程價款的變更。在采購合同方面，因為采購建設工程合同簽訂后，仍存在原設計方案、材料、設備、施工環(huán)境等方面的不確定性，將可能發(fā)生工程合同變更，而工程變更又伴隨著合同價格和工期的調整。這既是合同雙方利益的焦點，也是采購建設工程合同管理中的難點。對建設單位來說，這帶來了挑戰(zhàn)，如果合同變更存在管理疏漏，極有可能會造成不必要的浪費，使工期延誤，使自身利益受到損失。因而，對于建設單位來說，要采取積極的態(tài)度，在發(fā)現問題時，及時提出解決方案，盡可能防止變更，將造價的變動控制在最小范圍內。
4 結語
綜上所述，合同管理工作貫穿施工的全過程，是施工項目管理的重要組成部分，有效地進行合同管理工作有著重要的意義。通過合同管理，不但可以更好地平衡施工項目，加快施工進度，降低施工的成本，而且還可以協(xié)調各負責單位的關系，提高施工項目的質量，為企業(yè)創(chuàng)造更好的經濟和社會效益。
參考文獻
關鍵詞:電力企業(yè);檢修項目;合同管理
一、電力企業(yè)設備檢修項目概述及合同管理特點
隨著技術不斷進步，電力企業(yè)的設備參數、容量及復雜程度也隨之增大。為了設備的安全性和經濟性，電力企業(yè)設備檢修工作成為企業(yè)重要的生產經營工作。電力企業(yè)檢修項目通常工期緊、專業(yè)性強、工程量大、合同標的額大，同時合同的類別眾多，一般包括施工合同、設備采購合同、承攬合同、技術服務合同、工程總包合同、監(jiān)理合同。相對于電力企業(yè)其他合同，檢修項目合同往往更加復雜，這也對合同管理工作提出了更高的要求，需要企業(yè)各部門協(xié)作完成。
二、電力企業(yè)設備檢修項目合同需注意的風險
(一)合同簽約前需注意的風險
電力企業(yè)設備檢修項目按照法律法規(guī)要求需要項目承包人具有相應的工程承包資質、電力承裝、承試資質和特種設備維修和改造資質。在合同簽訂前，合同承辦部門就需要對合同相對方主體進行審查，確保其有相應的資格、資質和業(yè)績。按照法律規(guī)定，非法定代表人簽署合同必須持有授權委托書，否則合同效力待定。合同承辦部門應嚴格審查合同相對方簽約人員是否有權代表其企業(yè)，同時所持有的授權書記載事項是否具體有效。為防范風險發(fā)生，電力企業(yè)設備檢修項目合同應使用書面形式不允許使用口頭合同，合同蓋章生效后方可執(zhí)行合同內容。
(二)合同履行中需注意的風險
在項目承包領域，工程項目違法分包、轉包會給企業(yè)帶來極大的隱患。在合同履行期間，合同承辦部門應嚴格審查項目負責人等關鍵人員是否與合同中的約定一致，杜絕違法分包、轉包的現象出現。電力企業(yè)設備檢修項目在合同履行中往往會出現工程量變更等情況。當合同履行過程中合同需變更的，合同各方應簽訂書面的補充協(xié)議。補充協(xié)議應當由合同承辦部門提請新的合同審批程序進行審核。經招標、投標確定的合同，合同承辦部門不得隨意對合同變更。
(三)合同糾紛及履行完畢后需注意的風險
當合同糾紛產生后，合同承辦部門應及時匯報分管領導和法務人員。企業(yè)應成立糾紛解決小組，討論糾紛解決方案，同時收集合同履行中相關證據，固定對方違約證據。在糾紛解決前，合同承辦部門送達到對方的書面材料均需要法務部門審核，同時向對方付款及其他履行合同的行為也需要按要求進行審批方可進行。電力企業(yè)設備檢修項目在合同履行完畢后，合同管理部門應當對合同進行統(tǒng)一編號，并將合同原件及相關材料及時送檔案室保管。
三、電力企業(yè)設備檢修項目合同管理的建議
(一)制定合同專項規(guī)章制度
基于電力企業(yè)設備檢修項目合同的特殊性，各企業(yè)可以根據企業(yè)實際情況制訂《電力企業(yè)設備檢修項目合同管理辦法》，針對設備檢修項目合同的特點及易發(fā)生的問題制定有效的規(guī)章制度進行約束，使合同管理做到有規(guī)可循。同時企業(yè)在制定合同管理制度時應保證規(guī)章制度條款的合法、合規(guī)。
(二)加強合同印章管理
電力企業(yè)應重視合同專用章的管理，企業(yè)的合同專用章應由專人保管，兩人操作，一人蓋章，一人監(jiān)督，并且存放合同專用章的保險箱鑰匙和密碼兩人分開管理。印章管理人員在用印之前，必須有經過各部門對合同審核會簽同意意見方可用印蓋章。企業(yè)要建立合同印章臺賬制度，同時杜絕人情用章，堅持合規(guī)操作，保證合同專用章的正常使用和安全。
(三)提高合同檔案管理水平
合同承辦人員要及時將設備檢修項目合同和執(zhí)行上述合同相關文件資料原件進行收集整理后及時歸檔保存。企業(yè)檔案部門要加強檔案移交管理、歸檔管理、檔案借閱管理和檔案保密管理，最大限度防范和減少風險，更好的為企業(yè)服務。
(四)開展合同后評價工作
設備檢修項目結束后，電力企業(yè)應定期對合同開展后評價工作。企業(yè)可以組織內部專家或中介機構針對項目中合同管理出現的問題進行綜合評價，并形成后評價報告，總結經驗教訓，防范風險、堵塞漏洞，全面提升檢修項目合同工作的綜合管理水平。
四、結語
綜上所述，電力企業(yè)應對設備檢修項目合同管理的每個環(huán)節(jié)都要充分重視，保障企業(yè)合法權益。全面的、系統(tǒng)的、動態(tài)的合同管理才能防范合同風險的發(fā)生，增強企業(yè)在市場中的競爭力，提高電力企業(yè)經濟效益和社會效益。
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關鍵詞：事業(yè)單位；支出合同；信息化管理
中圖分類號：G275.9 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2015）017-000-01
隨著當前經濟形勢的變化和近年來事業(yè)單位的改革，紀檢、監(jiān)察、審計加大了事業(yè)單位經濟活動的檢查。事業(yè)單位對自身經濟活動的管理顯得尤其重要。合同支出即是事業(yè)單位較大資金支出的有效依據，利用信息系統(tǒng)把控住合同關鍵環(huán)節(jié)，控制好合同支出，就是較大層度上管理好事業(yè)單位經濟活動。本文將分析事業(yè)單位支出合同存在的風險，并引入信息系統(tǒng)，有針對性地提出解決措施。
一、事業(yè)單位支出合同存在的風險
事業(yè)單位應當加強合同管理，建立健全合同管理內控制度，合理設立合同管理崗位，形成財務部門和合同管理部門溝通協(xié)調機制，實現合同管理和預算管理、收支管理相結合。目前，事業(yè)單位主要存在以下三方面的風險：
（一）事業(yè)單位對合同對方的資格審查不嚴，對方是否具有能力和資格未審查，可能造成對方違約，引起經濟損失。
（二）經濟合同管理沒有專門的審批程序，專門的人員管理、未歸口專門的部門統(tǒng)籌。目前，事業(yè)單位涉及到的支出合同往往是相關部門和單位負責人直接溝通，就簽訂了合同，未履行相應的審查程序和后續(xù)管理，無財務、專業(yè)技術人員、法律人員等參與。
（三）合同簽訂后，沒有對應合同臺帳登記，付款的金額沒有仔細核對，存在多付款的風險。付款完畢的合同，沒有妥善保管合同檔案，存在合同原件遺失的風險。
二、引入信息系統(tǒng)，加強事業(yè)單位支出合同管理
（一）領導重視，設立相應合同制度
事業(yè)單位領導的重視層度直接和單位業(yè)務流程的操作流程緊密相關，單位負責人應意識到合同管理、財務審計檢查，就是支出合同過程檢查、檔案檢查，應該大力加強合同制度化的建設。設立合同經辦人制度、合同審核審批制度、合同建黨存檔制度、合同履行考核制度、合同內容保密制度等相應的規(guī)章制度，讓合同簽訂前和簽訂后的流程有章可循、責任到人。
（二）合同簽訂前，形成五級審核的信息系統(tǒng)
合同簽訂前，需要經辦人員進行合同的調查，充分了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關情況，專業(yè)性強的合同，需要專業(yè)技術人員的審核，同時需要法律、財務部門的一同會審，再由領導審批。
引入信息系統(tǒng)，形成五級審核流程（見下圖），把這個流程銜接進入日常辦公系統(tǒng)，上一流程完成后，才能進入下一流程，不能跳級完成，有效避免了無資格審查，無財務、專業(yè)技術、法律人員等參與的情況。
五級審核信息系統(tǒng)流程圖：
【辦人員調查和明確合同的關鍵內容 ⒓際踝ㄒ等嗽鄙蠛思際醴矯婀丶內容 7律專業(yè)人員審核法律方面關鍵條款 げ莆袢嗽鄙蠛瞬莆窀犢罘矯嫣跫 チ斕幾據權限審批簽訂合同。
合同簽訂前的五級控制是整個支出合同關鍵環(huán)節(jié)控制的重中之重，把握住合同簽訂的“前口”，就把握住合同風險控制的“咽喉”。
（三）合同履行階段，引入信息系統(tǒng)二級復核臺帳把關
合同簽訂后，財務部門根據合同內容的付款條件，照章辦事。按照已付款、未付款等情況，對每個合同進行編號，設立臺帳管理，登記審核每個合同每次付款情況和金額。引入信息系統(tǒng)（見下圖），形成財務內部二級復核、財務和業(yè)務雙方對賬復核的臺帳管理制度。信息系統(tǒng)的二級復核，財務和業(yè)務部門未完成2個步驟將不能作為財務支付的依據，有效避免付款條件的未核實和未監(jiān)督的情況、對合同付款金額數據進行嚴格把關。
二級復核信息系統(tǒng)流程圖：
〔莆衲誆慷級復核：
合同履行階段，出現需要變更和解除合同的情況，需要按照合同簽訂的五級審核、二級復核信息系統(tǒng)進行重新簽訂，完成付款流程。
（四）合同執(zhí)行完畢后，規(guī)范檔案管理和后續(xù)管理
設立專門的部門對合同進行管理存檔，引入信息系統(tǒng)，將合同進行編號、統(tǒng)計、分類、歸檔，同時登記合同執(zhí)行、變更等情況并形成電子檔案。對簽訂前的詢價、招投標等資料連同合同原價，按照檔案管理辦法進行檔案管理。財務部門還應對經濟活動涉及的合同，視同賬務處理的依據，按照財務憑證保管年限進行存檔管理。
合同后續(xù)管理還應包括二方面工作。一是對合同信息安全保密工作，要求工作人員不能隨意泄漏國家、商業(yè)和工作秘密；二是對合同關鍵環(huán)節(jié)控制人員、信息系統(tǒng)人員進行績效考核，涉及簽訂合同的經辦人員和付款人員，造成單位經濟利益受損的情況應扣除相應績效工資。
三、結語
引入信息系統(tǒng)對“簽訂合同、合同付款”等流程進行了程序化管理，信息系統(tǒng)的開發(fā)需根據每個單位的實際情況，結合“內部控制”的要求進行設計。設計信息系統(tǒng)合同管理的流程就是理順單位費用支出的流程。把控住事業(yè)單位費用支出信息化建設，就能建立健全合同管理的內部控制制度，把控住執(zhí)行合同的規(guī)章制度，實現合同環(huán)節(jié)的全過程管理，有效防范經濟合同存在的風險，促進事業(yè)單位經濟穩(wěn)定發(fā)展。
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（一）企業(yè)法律顧問在合同管理中的主要工作
根據多年來我國企業(yè)的合同管理實踐，一個企業(yè)的合同管理工作主要包括建立健全合同管理規(guī)章制度、加強合同授權和審核管理、妥善保管合同專用章和檔案、推行標準合同文本和實現合同管理信息化等工作。企業(yè)法律顧問在合同管理中主要工作：
1．制定合同管理總體規(guī)劃企業(yè)合同管理規(guī)劃是企業(yè)合同管理的頂層設計，具有指導性、方向性和前瞻性。企業(yè)法律顧問通過深入細致的調查研究，準確把握企業(yè)合同管理發(fā)展的方向和現狀，充分利用自己的專業(yè)法律知識，提出本企業(yè)合同管理總體規(guī)劃方案，供領導研究決策。
2．建立健全合同管理規(guī)章制度建立健全合同管理規(guī)章制度是企業(yè)法律顧問的一項重要工作。企業(yè)法律顧問應根據企業(yè)發(fā)展需要，制定切實可行的合同管理制度，主要包括合同歸口管理制度、合同分類分項管理制度、合同管理人員資格制度、合同授權委托制度、合同審查制度、合同會簽和審批制度、合同專用章管理制度、合同監(jiān)督檢查制度、合同糾紛調處制度、合同臺帳及統(tǒng)計報表制度、合同歸檔制度、合同管理考核與獎懲制度等。對已有的不適應當前的形勢以及本企業(yè)的實際情況規(guī)章制度也應在實踐中不斷的修訂完善，使企業(yè)的合同管理工作有章可循，做到管理層次清楚、職責明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。
3．參與重大合同的談判、起草工作合同談判是簽訂合同的前奏。談判不僅關系到雙方的利益，也關系到合同的履行，談判的結果直接決定了合同條文的具體內容。合同的起草則是合同雙方設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議草擬和定稿的過程。起草合同是訂立和履行合同，設立、變更終止民事權利義務關系的基礎和先決條件。由于合同特別是重大合同的談判和起草涉及諸多法律問題，需要企業(yè)法律顧問主導或參與。企業(yè)法律顧問按照本單位規(guī)章制度的要求，全程參與企業(yè)重大合同的談判與起草，充分運用法律規(guī)定促進雙方達成協(xié)議，嚴格管理和控制，預防合同糾紛的發(fā)生，維護企業(yè)合法權益，為企業(yè)謀取經濟利益。
4．審查合同、防范風險日常合同管理中，除了少部分重要合同需要企業(yè)法律顧問親自起草外，大部分合同則需要企業(yè)法律顧問進行審核把關。合同審查會簽是合同管理工作的重要內容，是企業(yè)法律顧問的重要職責。企業(yè)法律顧問在合同審查中的主要工作主要是對合同的合法性、可行性以及周密性進行審核。通過合同審核，起到法律把關、風險評估以及事先預防的作用。
5．指導、監(jiān)督、檢查企業(yè)各類合同簽訂和履行情況企業(yè)法律顧問履行合同管理職能不僅體現在合同起草、審核、參與談判等環(huán)節(jié)，而是貫穿合同履行的全過程，要指導業(yè)務部門簽訂合法、有效、有利于合同目的實現的合同，并動態(tài)跟蹤合同履行情況，及時提供必要的指導，要與財務、審計及有關部門積極配合，定期開展合同簽訂、履行情況的檢查，督促有關部門做好合同簽訂和履行工作。
6．參與合同的重大決策企業(yè)合同的重大決策是企業(yè)針對涉及合同內容的重大問題，按照規(guī)定的權限和程序所進行的決策。企業(yè)法律顧問參與企業(yè)合同的重大決策主要是保證決策的合法性和可行性。
7．組織合同法律培訓合同管理人員的業(yè)務素質的高低，直接影響著合同管理的質量。企業(yè)法律顧問組織開展有針對性的合同法律培訓工作，使合同管理鏈條中的各個環(huán)節(jié)的人員都能了解并熟練掌握合同法律相關知識，提高合同法律意識和素質，有利于貫徹落實企業(yè)合同的依法管理，同時也為企業(yè)法律顧問履行管理職責奠定很好的工作基礎。
8．建立健全合同臺帳、檔案切實做好合同臺帳、檔案的管理工作對于及時掌握合同履行情況，實行計劃動態(tài)管理具有重要意義。企業(yè)法律顧問除了建立健全與合同相應的合同管理臺賬及統(tǒng)計報表，還要對起草和審查的合同逐個建立檔案，與合同有關的文書、電報和圖表及法律顧問的法律意見書也同時歸檔。
9．對本企業(yè)合同專用章、法人授權委托書和空白合同進行管理加強對合同專用章、法人授權委托書以及空白合同等的管理，是防范企業(yè)法律風險的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)法律顧問制定相應的規(guī)章制度并保證嚴格貫徹執(zhí)行，為企業(yè)把好防范風險的關口。
10．參與合同糾紛的協(xié)商、調解、仲裁、訴訟活動發(fā)生合同糾紛時，企業(yè)法律顧問及時提出解決的辦法，直接或協(xié)同有關業(yè)務部門進行處理，參與合同糾紛的協(xié)商、調解、仲裁、訴訟活動，并對糾紛解決情況進行跟蹤檢查，如發(fā)現損害企業(yè)合法權益的行為，及時加以糾正和制止。
11．調查研究，及時總結企業(yè)法律顧問定期對本企業(yè)合同簽訂、履行情況進行調查研究、統(tǒng)計分析、總結，向領導提出加強合同管理的意見和建議，同時通過總結積累經驗，如日后發(fā)現類似問題，可以及時對癥下藥。
（三）企業(yè)法律顧問在合同管理中的地位合同管理是一項法律專業(yè)性很強的工作，企業(yè)法律顧問在合同管理中居于重要地位，起主要作用。主要表現在以下幾個方面：一是由于合同本身的特征，決定了合同管理工作不是簡單的要約、承諾、簽約等內容，而是一種全過程、全方位、科學的管理，涉及大量的法律專業(yè)問題，是其他部門的人員所不能勝任的。二是由于合同管理大都采取的是由企業(yè)法律顧問所在的部門即企業(yè)法律顧問部門或者法律事務部門統(tǒng)一歸口管理和各業(yè)務部門、各單位分口管理的模式。法律顧問所在的部門作為企業(yè)合同的統(tǒng)一管理部門，專門承擔企業(yè)合同管理工作的職能，是企業(yè)規(guī)范合同管理、依法經營的重要組織保障，具有其他職能部門不可替代的作用。三是如果合同管理工作是由其他職能或者業(yè)務部門負責，也需要企業(yè)法律顧問從合同審查、人員培訓、管理制度的起草審核以及合同糾紛的處理解決等方面協(xié)助配合。
冶金地質企業(yè)加強企業(yè)法律顧問合同管理職能的必要性
隨著我國社會主義法制建設的逐步推進，越來越多的冶金地質企業(yè)都已深刻認識到合同管理在企業(yè)管理中的重要性，由法律事務機構作為合同的歸口管理部門更有利于合同管理工作的開展的觀點也開始被大多數企業(yè)所認同并逐漸采納。近幾年來，一部分冶金地質企業(yè)已經開始逐漸加強企業(yè)法律顧問制度的建設，設置專職企業(yè)法律顧問負責合同管理，取得了一定的成果。但仍有大部分企業(yè)未認識到企業(yè)法律顧問對企業(yè)合同管理的重要作用，至今尚未建立健全企業(yè)法律顧問制度，未配備法律顧問人員、未將法律事務機構作為合同歸口管理部門。有的企業(yè)雖然設立了法律顧問機構，但沒有全過程介入合同項目的審查、決策、論證等重大經營活動，造成企業(yè)重大決策缺少法律審查環(huán)節(jié)。有的企業(yè)缺少專職法律顧問工作人員，兼職較多，且素質參差不齊，處理疑難糾紛和預防法律風險的能力相對較弱，沒有起到法律顧問應有的作用。
冶金地質企業(yè)與大部分的國有企業(yè)一樣，由于長期受計劃經濟體制的影響，企業(yè)市場意識、法律意識以及契約意識不強，合同管理不夠規(guī)范，企業(yè)經營風險控制乏力。隨著經濟體制改革的進一步深化，冶金地質企業(yè)面臨的法律風險越來越大，為有效預防、減少合同風險，冶金地質企業(yè)迫切需要加強法律顧問合同管理職能，規(guī)范法律顧問工作程序，提高法律顧問的業(yè)務素質，加強合同管理，防范合同陷阱，預防、減少企業(yè)法律和經營風險。
1.有利于保證合同的合法性合同是企業(yè)對外交往、經濟活動的重要載體，是重要的法律文件。合同的訂立、履行、變更、終止過程中存在大量的法律因素，只有具備法律專業(yè)知識和企業(yè)法律事務實踐經驗的企業(yè)法律顧問才能充分注意到其中的關鍵和要害，因此，由企業(yè)法律顧問負責合同管理是保證合同合法、有效的必要條件。
2.有利于提高企業(yè)經營管理水平，實現企業(yè)利益最大化企業(yè)法律顧問在合同參與及管理過程中，通過制定完善的合同管理規(guī)章制度，實現企業(yè)合同管理法制化，提高企業(yè)經營管理水平。同時企業(yè)法律顧問在企業(yè)經營中能夠充分利用相關的法律法規(guī)，規(guī)避合同法律風險，為企業(yè)謀取最大利益。
3.有利于防范合同風險合同是一種經濟行為，法律介入合同事務只是為這種經濟行為控制法律風險。合同法律風險既有因違法帶來的顛覆性的損害，也有因合同無效而帶來的合同目的落空，更多的是因合同表述不利而帶來的合同陷阱，這些不利因素的識別與避免需要具有專業(yè)法律知識、豐富從業(yè)經驗的企業(yè)法律顧問的參與，方能防范和化解合同風險。因此，企業(yè)法律顧問負責合同管理有利于防范合同風險。
4.管理有利于合同糾紛的解決企業(yè)法律顧問全程參與、統(tǒng)一管理合同有利于合同糾紛的解決不僅體現在爭議和糾紛發(fā)生時，企業(yè)法律顧問能夠及時有效的企業(yè)處理合同爭議或糾紛，運用專業(yè)法律知識最大化的為企業(yè)爭取合法權益。