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關鍵詞： 職業院校 電算化會計專業 人才培養方案
人才培養方案是專業人才培養的總體設計，是落實人才培養目標和人才培養模式的重要載體，也是指導本專業教學活動的綱領性文件。人才培養方案的優劣直接影響到專業建設的成敗。職業院校的人才培養方案要突出科學性、實踐性、有效性的特點，將教與學結合，講與做結合，理論與實踐相結合的模式貫穿始終。電算化會計專業實踐性比較強，它涉及會計專業知識、電算化軟件實操技能、現代信息化系統管理理論及計算機軟硬件的基本維護技能等，需要多領域多學科的教育滲透，只有從多角度、多層面進行教育教學設計，才能達到良好的教學效果。本文針對職業院校電算化會計專業的特點，提出人才培養方案的創新理念。
一、職業院校電算化會計專業人才培養方案的現狀
1.“手工”為主，“電算化”為輔。
目前，職業院校會計專業的課程設置只是在原有的基礎上增加了初級會計電算化這門電算化的主干課程，在教學的其他方面涉及電算化的內容很少，基本上還是停留在手工會計核算的層面上。分析主要原因，一是電算化會計核算的教學問題近些年才被重視起來。隨著計算的普及，計算機會計核算軟件的不斷成熟壯大，人們才普遍認識到會計核算必然過渡到電算化時代。電算化會計專業的課程設置還處在探索階段，沒有現成的經驗可以借鑒，這種狀態下只能是將一兩門電算化的主干課程加入人才培養方案，讓學生對電算化會計核算有一定的認識和了解。而會計專業的其他主干課程稅務會計、審計會計、財務會計等還是沿用現有的手工會計教材，在教學思路與模擬環節上都還停留在手工會計階段。
2.理論學時較多，實踐環節薄弱。
會計專業是一門實踐性非常強的專業，學生不僅要掌握理論知識，而且要具備實際操作能力、動手能力。理論指導實踐，實踐驗證理論，二者相輔相成。只有將理論知識有效的應用于實踐，才能檢驗學生的能力水平；只有加強實踐環節的教學，才能提升學習整體實力水平。目前，職業院校電算化會計課程安排理論學時偏多，占到總學時的一半以上甚至達到三分之二，學生的主要精力用在了學習理論知識上。對于職業院校來說，學生的實際應用水平尤其重要，因此，在三年的職業學校教育中，應該把更多的時間用在學生動手操作的技能水平上。
3.校內模擬較多，實戰經驗不足。
職業院校培養目標主要是崗位技能型人才，突出崗位的實操動手能力，強調學生的實操技能水平。學生只是參與校內模擬，任課老師通常都設置好了模擬環境，通過這種模擬情景教學，雖然可以有效掌握教師的教學內容與任務，提高學生一定的動手實操能力，但是，在實際工作崗位上，學生往往缺乏實際問題的應變能力，如軟件操作環境的變動，企業采用的會計核算軟件的變動等問題往往給學生實踐造成一定的困惑。因此，職業院校教學設計要走校企合作的道路。
二、職業院校電算化會計專業人才培養方案設計
1.總體設計目標。
職校電算化會計專業要以社會需求為導向，以能力培養職業化、教學環境情境化、教學內容崗位化為指導目標。在課程標準制定上，結合專業特點與特色，理論教學與操作實踐相結合，學生實操角色與會計崗位分工相結合。構建符合職業教育特色的培養模式：專業技能證、從業資格證、畢業證三證一體的全方位培養模式。采用系統化實踐教學體系，設立崗位認識實習、課程綜合實訓、崗位綜合模擬、企業崗位實踐等一系列實踐教學環節，通過假期分散實習、校企合作頂崗實習等方式全面培養學生的綜合技能。
2.具體實施方案。
（1）精簡基礎課程
基礎教育課程要突出基礎性、實用性。主要分兩類，一類是各專業都需要開設公共基礎課，如計算機應用基礎、語文、法律常識等，開設目的是使學生具備走上工作崗位的基本社會技能。另一類是為將來的專業課程學習打基礎的專業基礎課，如會計學原理、財經應用文寫作、點鈔、傳票翻打等。其中點鈔、傳票翻打是職業院校學生走上出納、收銀員崗位必須具備的基本專業技能。只開設與專業密切相關的課程，精簡基礎課程的課時量，達到“學以致用、學以必用”的教學目的。
（2）強化電算化軟件能力
電算化會計專業要求學生不僅掌握會計核算知識，而且具有較強的計算機軟件應用能力。廣義的會計電算化并不僅僅指金蝶、用友等通用的財務軟件，還包括一切可以用于電算化會計的軟件工具。作為Office辦公套件的Excel已經越來越多地應用于財務核算領域，它以其功能強大、軟件成本低、通用性強等特點廣泛應用于手工會計的輔助核算。因此，在學生具備基本的會計學原理的基礎上更應該加強電算化核算的技能，不僅要開設初級會計電算化的課程，讓學生熟悉并掌握一門專業的財務工具軟件，還要開設計算機軟件相關的課程，如Excel財務高級應用、Access數據庫應用等，擴展學生使用電算化軟件的知識面，讓學生在學習的過程中加深對電算化軟件的理解。
（3）電算化理念貫穿始終
電算化會計專業強調電算化財務軟件應用貫穿始終。除了初、中級會計電算化課程與電算化軟件密切聯系，財務會計、稅務會計、審計會計等課程的教學也應當以電算化運行環境為教學實施對象，針對軟件核算過程中出現的狀況進行教學與實踐。崗位綜合模擬實訓可以以常見的財務軟件為依據進行手工與電算化的并行模擬操作實訓，以幫助學生更好地理解手工與電算化會計的異同點，加深學生對軟件模塊功能的理解力。
（4）加強實操與實踐性課程教學
會計專業本身具有很強的實操性，電算化會計又要求學生對軟件操作熟練、熟悉直至靈活應用，因此，本專業教學要突出多實踐少理論。在掌握理論知識的基礎上，加強實操演練，不僅在課程教學過程中要求機房實操教學，至少有一半以上的專業課教學在計算機實訓機房內進行，而且對專業主干課程要進行學期末課程綜合實訓。學期末的課程綜合實訓，不僅能檢驗并鞏固課程中間環節的掌握情況，而且能有效促進學生對本門課程內容的融會貫通，幫助學生提高對課程知識的全局性認識。另外，在高年級課程教學中開展會計崗位綜合實訓，分別模擬企業不同的工作崗位：基本會計、主管會計、出納、固定資產會計、工資核算會計、往來管理會計等，讓學生進行角色扮演，在電算化軟件信息傳遞的過程中加強會計專業學生對信息化流程的綜合理解力。
（5）促進校企合作
職業院校的培養目標以企業實際工作崗位為導向，培養適應生產、建設、管理、服務等一線需要的高等技術應用型人才。一方面，校企合作能夠提供學生認識實習及校外頂崗實習的機會，為學生更好地適應工作崗位、更快地進入企業崗位角色提供幫助。校企合作還可以有效促進企業會計專業人才走進校園開展實訓輔導與講座，拉近學生與社會崗位之間的認識距離。另一方面，電算化會計專業是一門集會計、計算機網絡、信息系統為一體的多學科綜合性技能專業，信息技術的飛速發展和管理信息技術的不斷成熟使企業會計核算逐步走向信息化管理一體化進程，它要求會計人員具備扎實的專業知識，先進的信息技術知識，以及嫻熟的信息技術運用技能。因此，電算化會計專任教師必須與時俱進，密切關注企業會計信息化實施進程。校企合作可以促進職業院校教師參與企業實踐，通過與財務軟件公司及企業會計崗位人員的不斷交流學習，了解并掌握崗位現狀，不斷進行自我完善，提高自身的專業教育能力水平。
總之，職業院校電算化會計專業人才培養方案還有很多地方值得研究和探討，只要我們堅持職業院校教育理念，沿著職業教育現代化、社會化、產業化的發展方向，以服務為宗旨，以就業為導向，走產學結合發展道路，將培養崗位技能型高素質人才作為職業院校培養目標，就必將為職校教育事業開創新的篇章。
參考文獻：
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關鍵詞：工作效率 電算化會計 相應措施
會計電算化是指將計算機技術應用于會計工作領域，用會計軟件指揮各種計算機替代手工或手工很難完成、甚至無法完成的會計工作的過程。計算機技術的發展，高校理財環境的變化，對財務管理工作提出了更高的要求，計算機技術在高校經濟管理和財務管理中的運用越來越普及。目前，高校已基本實施會計電算化，并逐步向財務網絡化、財務管理信息化邁進。但是，由于會計電算化管理在科目核算、項目輔助核算、往來款核算、固定資產核算、年末結轉等方面存在著不足，一定程度上制約了高校財務管理信息化的進程。
一、 我國高校電算化會計的現狀
1、 缺乏完善的電算化會計體系
基于我國高校電算化會計起步較晚，規模較小，發展速度緩慢，導致企業形成完整的電算化會計體系。總的來說，我國高校的電算化會計體系包括三方面即數據安全風險、非人事故風險以及管理安全風險。首先是數據安全風險，目前，大多數的高校電算化會計系統的會計數據都是直接存儲到電子計算機磁盤上，基于運用電子計算機對電子數據進行非法修改時具有很大的隱蔽性，故而，無形的加大了數據安全風險，嚴重的影響到了電算化會計系統下安全保密工作的正常進行；其次是非人為事故風險，高校電算化會計非人為事故風險的主體是電腦，是指因外部原因造成數據丟失以及設備無法使用等原因致使財務數據永遠丟失，給高校造成極大的損失；再次是管理安全風險，管理安全風險是做好電算化會計體系的核心，現階段，我國高校電算化會計人員存在著時間觀念意識不強，缺乏充足的管理意識，不能夠對電算化會計管理各過程做到全面的掌握。故而，電算化會計人員掌握淵博的計算機信息安全基本知識，嚴格按照信息安全規則處事，將能夠大大的降低整個會計電算化系統帶來的影響。
2、 會計電算化軟件開發滯后
高校會計電算化自建立以來在不斷的建立與完善之中，伴隨著高校會計電算化程度的不斷提高，使得高校會計電算化軟件開發呈現滯后現象，首先是高校會計軟件開發者缺乏全方位思想，具體表現在在進行軟件開發時只考慮到會計核算問題，沒有涉及到對事前、事中以及事后的各種管理功能，使得軟件沒有有效的發揮其應有的作用，將在未能使財務部門在資金管理、投資決策以及分配政策等方面起到監督和輔助作用；其次是沒有實現會計電算化信息的共享。基于會計電算化信息共享程度不高，致使除財務部門之外的其他部門無法接觸到財務信息，，此做法不僅造成財務人員提供的信息總是滯后于經濟業務的發展，大大增加了財務部門的管理成本，而且將嚴重制約到了高校會計電算化軟件的開發，不利于高校電算化會計的完善。
3、 電算化會計專業人才短缺，現有的人員專業知識水平低，思想覺悟落后
專業的電算化會計人才是促進高校會計電算化進程的關鍵因素，現階段，相當一部分高校會計人員雖豐富的專業知識，卻對電子計算機知識一竅不通，容易造成因操作失誤，引發財務數據丟失，甚至造成系統崩潰。另一問題就是，我國高校現有的會計人員專業知識水平低，不能夠及時正確的處理電算化會計出現的問題，最終將嚴重制約到我國高校會計電算化的進程。
4、 信息共享性差
高校管理信息使用，涉及教務管理、工資管理、人事信息管理、固定資產管理、學生管理、收費管理等部門。為提高管理工作效率，各部門應利用網絡技術在同一平臺基礎上實現信息共享。但長期以來，存在部門各自為陣，各使用一套管理軟件，數據接口不開放，甚至財務管理部門內部會計核算管理、工資管理、固定資產管理、收費管理等系統都不能實現信息共享，造成重復勞動，效率低下。
二、 促進高校電算化進程的相應措施
1、 不斷完善電算化會計的體系
第一，加強電算化會計管理基礎工作，伴隨著會計電算化工作的不斷深入，會計電算化朝著規范化以及標準化的方向發展意識勢在必行，為此這就要求高校會計部門不斷的引進先進的會計電算化管理理念，打破傳統的管理模式，不斷的加強高校會計基礎管理工作。第二，加強會計數據的安全保密工作，我國會計數據大都是以記錄的形式來保存的，是其它同行業部門處心積慮想要得到的，故而，應把數據安全保密問題作為首要任務，首次從技術上，應經常的更換數據存儲密碼或者不使用簡單的密碼，其次從思想上，在思想上要高度重視，建立多級備份機制，并嚴格遵守“積極預防、及時發現、快速反應、確保恢復”的要求做好會計數據的安全保密工作，為不斷完善高校電算化會計打下堅實的基礎。最后通過內部財務監督能夠了解目前應有的一些內控措施是否有效。在高校會計電算化運行過程中，審計人員對高校業務處理等進行評價與檢驗，有利于監測高校財務軟件的可靠性，提高高校財務核算質量與管理水平。
2、 加快會計信息化建設，構建網絡平臺
近年來，我國科學技術水平得以飛速的發展，尤其是電子計算機更是被廣泛應用于各行各業，故而，互聯網的快速發展為高校會計電算化向網絡化方向的發展奠定了良好的信息基礎，構建會計網絡平臺，實現高校電算化會計網絡化存在著諸多的優勢，即實現報賬的智能化以及網絡化、使得信息規范更加的嚴格詳細以及可以靈活的供多元化信息。因此，需做到必須打破傳統的會計模型，重新構建現代會計模型，將現代會計與電子計算機技術有效的結合起來，使之構建成一個完善的會計信息系統，這樣便可以為高校財務人員之間信息交流提供了便利，所以，實現高校電算化會計信息化將為高校財務工作到來了一次質的飛躍。一定要重新組建現代會計模型，把現代會計和信息技術互相統一，組成未來的會計信息系統。會計信息化更加突出會計輸出結果的增值性，在完善財務會計信息化的時候，偏重于財務信息使用者的需求。實現會計信息化改革的具體目標，高校將會通過互聯網和校內局域網建立一個相對快捷開放、實時方便的信息交流系統，為財務部 門與高校內部其他部門之間，高校和外界之間可以保證流暢的信息交流提供便利，會計電算化轉向會計信息化發展將會給高校財務工作再一次帶來質的飛躍。
3、 加強高校電算化會計人員專業知識培訓，提高高校電算化會計人員的思想覺悟
伴隨著社會生活水平的不斷提高，許多高校電算化會計人員已丟失了以往那種艱苦奮斗、勤勤懇懇的工作精神，他們只疏于物資享受，導致其不能夠緊跟當代高校電算化會計發展的步伐，專業的會計知識是高校電算化會計人員應具備的基本條件之一，缺乏專業的會計知識，勢必會影響到財務部門的可持續發展。因此，加強專業知識培訓，提高高校電算化會計人員的思想覺悟是不容忽視的，故而，應對相關的高校電算化會計人員定期的進行專業知識培訓，使其能夠及時、準確的了解以及學習到先進的電算化會計知識從而，為實現高校電算化會計處于不敗之地的宏偉目標打下堅實的基礎。
4、 準確處理初始化數據，為二維、多維核算奠定基礎
高校會計電算化要實現由核算型向管理型轉變，會計人員需要對本單位的會計工作進行研究和探討，分析本單位財務管理的特點和需要，熟悉電算會計核算方法和程序，選用能滿足單位決策分析和財務管理需要、通用性和靈活性強、具有綜合管理功能的會計軟件。清理、核對和結清原系統賬務，形成電算化會計系統初始化基礎數據，結合財務管理需要進行參數設置、科目余額、項目余額、往來款余額初始化等。電算會計數據初始化完成，應確保科目余額與原系統科目余額核對相符，科目余額與項目余額之間、往來款科目余額（分責任人）與項目之間、固定資產會計科目余額與項目之間等勾稽平衡，提供準確初始化數據，為實現會計科目和項目核算二維核算或多維核算奠定良好的基礎。
參考文獻
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【文章摘要】隨著時代的發展，計算機在會計信息處理中的普及和廣泛應用，給人們帶來了極大的效益。但目前會計電算化的應用主要是會計核算，如何利用計算機技術對現有數據進行財務分析評價，以便更準確、快捷、實時、完整地為決策者提供重要的決策信息，是企業財務工作人員所面臨的一項緊迫的任務。本文在簡要介紹了財務分析的基礎上，對電算化會計輔助財務分析的優越性進行了總結，并為電算化會計環境下的財務分析作了簡單的闡述。
【關鍵詞】電算化會計；財務分析。
隨著時代的發展，計算機在企業管理及會計信息處理中的迅速普及和廣泛應用，給人們帶來了極大的方便和效益。計算機網絡技術以及數據庫技術、遠程通訊技術、多媒體技術以及光盤存儲技術等現代信息技術的發展，將使得會計信息的和傳輸逐步由現在的書面形式轉向電子形式。一個全國性乃至全球性的會計信息收集、分析和檢索網絡將形成，尤其是計算機聯機實時系統的出現和應用，將使會計業務數據在發生的同時即可實時地記錄和處理，而信息使用者通過聯機直接進入會計信息系統，及時有效地選取分析所取信息。因此，將計算機技術應用于企業財務分析，構建一個方便、快捷的財務分析系統是今后管理會計發展的必然趨勢。
一、財務分析的主要內容。
財務分析是指利用專門方法，系統分析和評價企業的過去和現在的經營成果和財務狀況及其變動，目的是了解過去，評價現在，預測未來，幫助利益關系集團改善決策。財務分析的最基本功能，是將大量的會計信息轉換成對特定決策有用的信息，減少決策的不確定性。
財務分析可以分為外部分析和內部分析兩大類。外部分析是指以財務報表和其他資料為依據進行的分析，是使用者包括經營管理人員、現有和潛在的投資者、債權人、供應商、政府、中介機構等，根據各自需要和分析目的，對企業有關情況進行的分析。內部分析是指以企業所有的經營管理信息為依據進行的分析，內部分析使用者包括企業經營管理人員、現有的股東，內部分析的目的是判斷和評價企業生產經營是否正常、順利，檢驗企業的資金運營情況、貨款及債務的支付或償還能力評價企業的盈利能力和資本保值增值能力，及時、準確地發現企業經營管理中出現的問題，為企業未來生產經營的順利進行指明方向。
二、電算化會計環境下財務分析的優越性。
財務分析的最大難點就是及時、全面獲取所需要的會計信息，而電算化會計的發展給這一痼疾帶來了希望，計算機技術的發展在會計領域的應用，不僅節省了人力成本，更重要的是在信息提供的基礎環節上顯示了其強大功能。
（一）會計信息集成化。
首先，由于電子計算機具有強大的運算功能，網絡會計系統執行從會計憑證到財務報告全過程的信息處理，人工干預大大減少，客觀上消除了手工方式下信息處理過程的諸多環節。同時，又承擔起存貨計價、成本計算和計提折舊等繁雜的核算工作。因此，相對于手工會計而言，電算化會計的技術性使得會計處理工作的復雜程度大幅度降低。其次，會計信息化集成所有數據于一個數據庫，實現實時獲取信息、實時處理信息、實時報告信息的新流程。在網絡環境下，信息技術的發展使得財務業務的協同成為可能。企業的管理信息系統將企業整個生產經營活動的每個信息采集點都納入企業信息網之中，大量的數據通過網絡從企業各個管理子系統（如生產管理系統、庫存管理系統、人事管理系統）直接采集并通過公共接口，與有關外部系統（如銀行、稅務、經銷商等）相連接，使會計系統不再是信息的“孤島”，絕大部分的業務信息能夠實時轉化，直接生成會計信息，會計數據處理呈集成化之勢。
（二）會計信息及時全面。
會計信息化下財務軟件具有很多輔助功能，包括供應商、職工、客戶、項目、部門輔助功能，非常方便進行資料查詢。由于財務軟件采用數據庫技術，將大量信息分類計入數據庫，在進行查詢時根據信息某一屬性輕而易舉就可找到許多信息。財務軟件在建賬時就將供應商、職工、客戶等輔助核算對象的基礎數據錄進系統，在以后每發生一筆與這些輔助核算對象相關的業務，軟件會將其數據計入這些賬戶。
比如，供應商輔助功能中，在采購一批原材料時，賬務人員根據原始憑證登記入賬，財務軟件會根據相應的供應商名稱計入明細賬，包括了采購數量、金額、商業折扣等信息，再加上軟件中登記的相關基本信息、經營狀況、信用政策等內容，非常方便管理人員進行查詢。而手工會計下，這些信息則要分散許多，想獲得對某一供應商的全面信息需要查閱很多賬簿，比如應收賬款、預付賬款賬戶等，甚至有些管理信息得去做調查后才能獲得。輔助功能提供的信息非常有利于財務分析中的資料搜集。財務分析中的資料搜集過程非常龐大，本身財務軟件的數據搜集就要比手工會計下更快更及時，再加上有了財務軟件自帶的輔助核算功能，能提供一些軟件開發時就設置好的基礎報表，省去手工系統下許多查找、抄錄工作，比如往來賬款的賬齡分析表、個人借款明細表、催款單余額表、項目成本費用明細表、產品成本按部門明細表等等。數據庫技術在財務軟件中的應用使得財務數據的查找工作非常方便快捷，數據的加工處理依靠軟件中的財務分析系統也更加迅速。
（三）會計信息準確度提高。
首先，使用財務軟件使得會計原始數據一次錄入即可，避免了多次錄入的誤差。在會計信息化條件下，數據的錄入可以進入到所有相關系統，在后續的計量和核算中，每個環節和每個部門產生的數據作為共享數據，這就保證了數據的一致性。其次，在會計核算過程中，財務軟件自身附帶的稽核功能和人員進入限制功能，保障了會計信息的準確性。財務軟件隨時保證會計賬目借貸雙方的余額相等，并且根據期末數據進行自動結賬，避免了人工抄錄下的差錯。人員進入限制功能貫徹了會計上不相容職務的原則。
三、電算化會計輔助財務分析實踐運用。
外部財務分析是現代企業制度下的基本形式，目前較受重視，但對于企業自身來說，在電算化會計廣泛使用的環境下，如何有效運用會計電算化系統，解決企業實際工作中的內部財務分析問題，及時發現企業經營過程中的不足，是企業強化自身管理、提高經濟效益的關鍵所在。
（一）應用財務分析系統進行會計管理和分析。
財務分析系統是指將各種常用的分析方法設置在程序中，并以菜單的形式將各分析功能提供給用戶，供用戶選擇，以便財會人員應用財務分析系統，利用現有的數據進行管理和分析。財務分析系統直接從會計核算系統各輔助功能中獲取數據，生成分析結果。
目前的會計軟件中的財務分析系統，一般都具有以下功能：
比率分析，具體包括變現能力比率、資產負債率、負債比率、盈利能力比率、市價比率等。
結構分析，包括資產負債結構分析、損益結構分析、各項收人與各項費用結構分析、任意非明細會計科目結構分析等。
對比分析，包括本年數與上年同期對比分析、實際數與計劃數對比分析。
趨勢分析，主要分析任意會計科目各期變動情況等，有絕對數和相對數兩種情況。
綜合分析，主要有財務比率綜合分析和杜邦分析。
圖解分析，用戶根據需要可以方便地繪制出餅圖、直方圖、折線圖等各種分析圖。
通過財務分析系統提供的功能菜單進行選擇，簡便易行，但是由于分析功能是固定設置在程序中的，只是適用于簡單的、基本的經營環境，一旦經濟環境發生變化，就需要修改程序，而且此類財務分析系統提供的功能往往都是通用功能，無法滿足不同用戶特定情況下的的需求。
（二）利用報表系統進行會計管理和分析除了財務分析系統，會計核算軟件中。
一般還提供報表系統。在報表系統中，可以根據用戶需求定義簡單分析模型，并能根據用戶定義從會計核算系統及其他系統中獲取數據，生成用戶期望的分析結果。
報表系統的財務分析數據源有兩類：會計核算數據源和輔助數據源。其中會計核算數據主要是帳務子系統提供的會計核算數據。輔助數據主要有：人事數據、生產經營數據、同行業主要經營比率、金融市場數據等。用戶可根據需要定義分析項目、定義分析的功能，根據各自需求對項目名稱、數據采集公式、計算公式進行定義，報表系統能夠從會計核算數據源和輔助數據源提取數據，并根據用戶的定義自動生成所需的分析結果。這一系統在一定程度上彌補了財務分析系統的缺陷。
四、結論。
會計電算化的發展，推動了計算機在會計中的普及應用，電算化會計在輔助企業進行財務分析的過程中效果十分顯著，但鑒于目前我國會計核算軟件財務分析功能不是很完善，我國企業在實施電算化會計輔助財務分析時，應根據企業自身經營特點，合理運用電算化財務分析，通過與手工財務處理核算相結合的方法，來加強企業的財務分析。
【參考文獻】
1、郝蓉，陳可喜，計算機輔助分析及評價財務數據方法研究，商場現代化，2007年2月中旬刊。
【關鍵詞】 電算化會計內部控制信息系統
內部控制包括內部管理控制和內部會計控制。電算化會計的內部控制則是內部會計控制的特殊形式。2001年財政部頒布了《內部會計控制規范－基本規范（試行）》，并指出：“電子信息技術控制要求運用電子信息技術手段建立內部會計控制系統，減少和消除人為操縱因素，確保內部會計控制的有效實施。”隨著信息技術特別是以internet為代表的網絡技術的發展和運用，電算化會計進一步向深層次發展，由此引發會計信息系統內部控制體系也出現了一些新的特點和變化。探討和研究這些特點的演變，有助于我們建立科學嚴密的電算化會計內部控制體系。
一、電算化會計對內部控制的挑戰
1.數據處理的集中性使傳統的內部控制制度削減。手工會計系統中，所有會計業務如憑證、日記賬、明細賬、總賬等均由不同的責任人分別記錄并保管，即按經濟業務的性質分為不同的工作職責，各司其職，彼此構成一個內部牽制網，不易出現舞弊行為。且未經授權，任何人都難以瀏覽到全部的會計資料。而一旦出現問題，也可通過檢查不同的責任者追究責任。這種職能的分割與人員的分工便形成了行之有效的手工會計的內部組織控制。而在電算化會計信息系統中，是按照計算機數據處理系統組織起來的，所有的會計信息均由同一套電算化軟件執行多項業務處理。這種數據處理的集中性使得傳統的組織控制功能削減，會使人非法瀏覽、修改、拷貝甚至損壞系統資料和會計信息資料。
2.操作身份難以識別使內部控制失效。手工會計系統中，業務人員之間的聯系是直接的，這就很自然地形成了相互制約、相互監督，如筆跡識別、崗位分工等。而在電算化會計信息系統中，原來人與人的聯系部分地轉變為人與計算機的聯系，由此帶來了難以防范的高科技經濟犯罪活動，使企業蒙受損失，也導致了內部控制失效的風險。
3.內部稽核的削減導致了會計業務處理程序中內部控制的削減。由于手工會計的明確分工職責，使得每一筆經濟業務的處理都需要經過多道手續，自然形成了層層復核，道道把關，具有嚴格的審核復審機制，如賬賬核對、賬證核對、賬表核對、賬實核對，以及各級主管審查、簽字、蓋章等制度和措施，保證了會計資料的正確性和一致性。而使用計算機后，會計人員只需輸入憑證，登記各類賬簿和編制報表工作則由計算機自動完成，使之造成審查、復核等控制被削弱，甚至消失了。
4.電算化后會計資料存儲介質的變化導致了會計數據管理方面的內部控制的變化。會計信息處理方式的電算化，使過去手工會計處理中，由原來手工條件下會計信息被記錄在憑證、賬簿、報表等紙介質上，轉變為會計檔案包括打印輸出的各種賬簿、報表、憑證和存貯在計算機軟硬盤和其他存貯介質中的會計資料、程序，以及軟件開發運行中編制的各種文件以及其他會計資料。這些存放在磁性介質的會計檔案，更容易被損壞、修改、仿造、復制，特別是資料涂改不留痕跡，不易實現簽字、蓋章等具有法律效用的手段。磁性介質在受熱、受潮、彎曲、強磁場等因素的影響下會損壞、易造成會計資料的丟失。
5.電算化軟件設計中存在的資料保密性、安全性差異導致內部控制失效。財務上的資料，是企業的絕對秘密，關系著企業的發展。但幾乎所有的軟件系統都在為完善會計功能和適應財務制度上大傷腦筋，卻沒有幾家軟件公司認真研究過資料的保密問題。所謂的加密，也無非是對本身的加密，防止盜版。另外在進入系統時加上一些諸如用戶口令、聲音監測、指紋辨認等檢測手段和用戶權限設置等限制手段，不能真正起到資料的保密作用，安全性上，更是難如人意，系統一旦癱瘓，或者受病毒侵襲，或者突然斷電，很難恢復原來的資料。
二、電算化會計內部控制體系的構建
由于電算化會計的實施，其結果的正確性在很大程度上依賴內部控制，因此，管理者應充分重視企業的內部控制。與電算化會計相應的內部控制可分為程序控制和制度控制兩類。
（一）程序控制的形式
程序控制是指靠計算機程序對會計核算進行內部控制，以實現系統的自我保護，這種自我保護的內部控制往往比通過各種管理制度實現的控制更為有效。程序控制由輸入控制、數據處理過程控制、輸出控制、維護安全控制組成。
1.會計數據輸入控制。輸入控制設計目的是為了保證輸入的數據確已經過審批手續，并且能夠正確地輸入計算機。輸入控制由以下三部分組成：（1）經濟業務在由計算機處理之前經過適當的批準，即適當授權和審批。電算化會計人員作為數據處理人員，沒有權力審批經濟業務，所以處理數據憑證都應有該項業務審批人員簽字，應對使用計算機的數據輸入人員加以控制，如采用程序密碼或運行口令，只有通過授權的人員才能接觸使用計算機，口令密碼不得告訴未授權者。（2）設置責任控制，會計信息系統通過登記日記文件，以防止經濟業務被遺漏、添加、重復或不正當的更改，并對不正確的經濟業務進行刪除或更正。（3）經濟業務準確地轉變為機器可讀的形式記錄在數據文件中。
2.數據處理過程的控制。會計數據正確輸入后，數據將要由程序進行具體的處理，遵循輸入、復核、更改、匯兌、分類、登賬、對賬、轉賬、結賬等流程進行。這一控制過程是為了確保計算機運行時發現、糾正和報告某些有錯誤的輸入，從而保證數據處理的可行性和正確性。數據處理控制主要有處理的流程控制、數據修改控制、數據備份和恢復控制、結賬控制等。由于不同子系統所處理的業務不同，所以處理過程中的控制內容和方法也不盡相同。因此，財務軟件應根據各子系統建立相應的數據處理控制機制。3.會計數據輸出控制。會計信息的輸出包括查詢、打印和軟盤輸出等形式。內容涉及各種明細賬、日記賬、會計報表、總賬等。輸出控制最重要的目標是保證各種輸出結果的正確性、真實性、完整性、保證輸出的接觸人員僅限于經過授權的人員。這就要求對電腦打印的資料嚴格控制，并建立輸出資料控制制度，由指定人員負責分發，保管并登記輸出資料的使用者，分發日期，打印份數等。同時對發生的差錯進行記錄，仔細檢查，分析形成錯誤的原因是由于偶然性過錯還是人為差錯，并采取相應的避免措施或改進措施。
4.系統初始化控制。會計軟件必須有控制系統初始化功能。因為初始化包括設置系統參數、設置會計科目、建立各種賬簿文件、錄入各種余額數據等，因此在系統運行前應進行初始化控制。
5.系統安全的控制。對用戶和計算機設備授權是目前比較普遍使用的系統安全保護措施，也是較為簡便易行而又有效的方法。這種方法是對用戶、設備、文件分別進行授予不同級別的特權，以防止未經授權的人員有意進入或無意進入系統。因此，系統必須具有授權登記，檢查用戶身份和核對操作權限的機制。此外，軟件還應用以下控制措施來保護數據的安全。（1）數據文件整體的保護，即數據文件不能用一般的方法以打開作修改。數據存貯最好與處理相隔離；（2）將數據加密存儲，當然會計數據很多，只能對其中的重要數據加密；（3）建立存取與操作的日志；（4）設置丟失數據的恢復、重建功能；（5）定期對數據進行雙備份。
（二）制度控制的形式
制度控制一般是以管理制度的形式實行的，即由主管部門制定一系列規章制度強制或監督會計部門執行，從而保證會計核算軟件正常和安全運行，免遭外界干擾破壞，向企業提供準確無誤的會計信息。制度控制的形式包括以下幾點： 1.電算化會計組織控制。會計核算軟件投入正式使用時，必須對原始結構作相應的調整，并對各類人員指定崗位責任制，以幫助各個系統順利運行，以完成預定目標。會計電算化后，會計崗位將重新劃分，其崗位包括電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查與數據分析等。由于電算化會計實施，會計人員與開發人員關系非常密切，因此需要用組織控制進行職權分離。如：規定系統開發人員不得兼任系統操作人員和管理人員；規定未經授權的職員不得接觸計算機設備、程序和有關文件；規定程序員不得參與操作；操作員不得接觸參與程序設計；不得更改軟件和打開數據庫修改數據；不得隨意更改計算機內所配置的系統參數及所安裝的軟件，不得在計算機上做任何與會計核算業務無關的工作；須嚴格分清程序員、操作員、管理員的職責，加強各級代碼、口令的管理，并注意定期修改口令。
2.加強人事管理，提高財務人員素質。電算化會計系統是一門邊緣學科，它涉及財會理論及實務知識、計算機知識、管理科學、信息系統開發技術等多方面的知識，對財務人員的綜合素質要求很高。加強財務人員管理，不斷提高他們的綜合素質，是有效防范電算化會計系統內部質量控制風險的重要措施。要經常對他們開展電算化會計系統內部質量控制風險的防范教育，增強風險防范意識，經常開展政治和業務培訓，不斷提高財務人員的思想素質、職業道德素質和業務素質，對違規人員一定要從嚴處理，直至調離工作崗位。
3.綜合采用多種科學的審計方法，積極開展電算化會計系統的審計工作。采用科學的審計方法對電算化會計系統進行有效審計可以大大減少電算化會計系統存在的內部質量控制風險，保證電算化會計系統的正常運行。它主要包括以下幾個方面的內容：
（1）在審計工作中可以綜合采用多種科學的審計方法，以最大程度地減少內部質量控制風險。目前針對電算化會計系統審計的特點，審計人員在審計工作中采用的審計方法主要有：調查問卷法、模擬測試法、程序分析法、審計控制法、審計軟件法等。
（2）積極開展電算化會計系統的事前審計，對系統內部質量控制制度的嚴密性、完善性、系統的合規合法性、系統的可審性等進行評價，保證系統合法地、正確地運行。
（3）積極開展電算化會計系統的事中審計，定期對被審計單位電算化會計系統的內部質量控制制度進行審計，調查了解系統的實際運行情況，找出系統內部控制的薄弱環節，提出改進內部控制的意見，督促被審計單位進一步完善內部控制系統。
關鍵詞：會計電算化；會計核算；特點
會計是通過一系列專門的會計核算方法，對經濟業務活動的全過程系統、連續、全面、綜合地反映，對未來的發展進行預測，是經營管理活動的重要組成部分。隨著社會的進步,傳統的手工會計處理已不能滿足現代化企業的要求，信息技術的發展使會計電算化得到了推廣與普及。用電子計算機代替人工記賬，替人腦完成對會計信息的分析、預測、決策，從而提高了會計工作的工作效率,加快了會計核算的速度，改變了傳統的會計工作，為實現會計工作的現代化奠定了堅實的基礎。作為會計發展史上的一次革命，會計電算化的產生將對會計理論與實務產生重大的影響。
一、會計電算化環境的會計核算特點
（一）記賬過程虛擬化
記賬是會計工作的開始，記賬環節不但在傳統的手工會計中非常重要，而且在整個的會計體系中處于核心的地位。而在電算化的環境下，記賬并沒有實際生成，而是一個虛擬的過程，是在形成記賬、審核后標上一個過賬的標識，表明該憑證生成了憑證庫文件已經入賬。而且當憑證入錯時也不能對其進行隨意修改或刪除，而只能通過紅字沖銷的方法修改憑證。這種方式使傳統的記賬環節幾乎完全取消，賬簿能根據期初余額和記賬憑證庫文件里的發生額瞬間形成，而且會計報表在極短的時間內形成。
（二）賬務流程一體化
憑證―賬簿―報表是傳統會計中的賬務處理一般流程，會計報表是在填制憑證和過賬、結賬等程序以后才形成的，會計人員往往把這個環節當做重心。進行電算化的環境后，通過收集整理各個核算崗位的會計數據然后輸入計算機，計算機則按照程序進行數據處理，整個輸入還是輸出過程都都非常迅速，無需人工的干預，全都是自動完成的，而且財務軟件自帶查詢功能，又將賬務工作的時效性又提到了一個更高的層次。
（三）對賬環節的取消
在傳統的手工會計下，來自于記賬憑證的信息會被平行登記到總賬和相關的明細賬中，并總賬和明細賬要定期對賬，這種核查方式雖然效率較低，但可以及時糾正總賬或者明細賬中的錯誤，這一會計核算的環節對保證數據正確性和可靠性非常重要。而在電算化系統下，憑證信息是不存在遺漏、計算錯誤的，只要會計軟件程序正常運行，報表公式無誤，那么賬證、賬表之間就一定會相符，因此，在這種情況下對賬環節就被取消。
（四）賬簿體系的虛擬化
賬簿是經濟活動中的會計數據的載體，它具有承前啟后的作用，它也是會計報表編制的基石，在手工會計工作是離不開賬簿的。賬簿內容是對賬戶的記錄，而賬戶則是會計數據分類歸集成的單元。作為會計核算中基本的存儲單元，即便在電算化的環境中賬戶也是不可或缺的。在電算化環境下，對賬戶的存儲工作并不是就一定要用賬簿來完成，因為紙介質并不再是賬戶記錄唯一的載體了，如今會計數據可以用磁、光和電等介質作為可靠的載體。而在這種情況下，那么傳統的手工會計中的賬簿也會隨著紙質賬戶記錄不再存在而消失。在電算化條件下，賬簿數據可以劃分為發生額和余額，余額是登記賬簿后才會出現的，它是一種記賬結果期末或期初的數據，而發生額是來源于記賬憑證。因此，賬簿是記賬憑證上的關于賬戶記錄的一種分類或者匯總。利用計算機系統，對于記賬憑證庫里的數據進行分類整理也是非常迅速的，一般情況下只要把正確的余額數據輸入系統中，每個會計周期的期末余額也就能輕易獲得。而所謂的賬也是通過憑證庫或者相關的各種數據派生出來的，因此，現在我們現在所說的賬簿已經是虛擬化的了，并不是傳統會計概念的賬簿了，只是在理論上的保留。
二、會計電算化對會計核算的影響
（一）會計電算化對會計核算方法的影響
1、對會計科目設置的影響。在會計電算化環境下，凡是有會計科目的地方，如在憑證的錄入、賬簿的登記時候，會計軟件一般會用科目代碼來代替科目名稱，這要比手工會計核算下直接寫出該會計科目的名稱更方便、合理。可以說科目編碼方式的變化是會計實務在會計電算化下受到最直接的影響之一。另外，編碼在電算化會計系統中，不僅用于會計科目上，而且也會用于往來賬單位、操作人員等方面，這樣既有利于管理人員的管理，又方便了核算、查詢等工作的開展。
2、會計電算化對填制與審核憑證的影響
①為了使一些不合規范的錄入不能輸入到計算機中，在電算化環境下可以控制憑證中各數據項的類型和范圍及勾稽關系，使會計憑證更加規范化，同時也降低了會計憑證的差錯率。
②記賬憑證添加了“科目代碼”欄。電算化條件下，按會計制度規定財務人員先設定好憑證要素和格式，計算機通過設定的程序會自動拒絕接收與制度不相符的憑證，從而促使會計憑證規范化程度的提高。另外，計算機根據設定的代碼而自動產生相應科目的名稱，使憑證的錄入速度得到了提高。
③原始單據承載的信息量加大。會計信息為滿足各層次需要者的要求，而在會計電算化下，原始單據的錄入是資料登記的惟一入口，因此要承載更多的信息量。
④如果記賬憑證發生錯誤時，結賬前手工條件和電算化條件下處理類似，而在結賬后，手工會計條件下可采用劃線更正的方法；而在電算化條件下，財務核算軟件具有反結賬的功能，可以采用補充登記法或者是紅字沖銷法對其進行修改，或者把錯誤憑證刪除或修改，但我們在賬務處理時一般提倡使用前面兩種方法對憑證更正。
⑤會計憑證的生成手工條件下全都要依靠人工來完成。而在電算化條件下，會計核算軟件都提供自動轉賬功能，計算機根據程序設計可自己生成所需憑證，比如用于定期結轉損益、結轉有關稅金的賬務的業務處理方面。
⑥審核憑證。在電算化條件下，只要憑證輸入正確，賬、表資料則一定正確，因為會計憑證是全部資料的惟一入口，而對于錄入和審核憑證就需要給予足夠的重視。
（二）會計電算化對內控管理的影響
1、形成良好的內控環境。首先，進行控制電算化會計中的開發、安全、組織、制度等系統環境方面。組織控制為了達到相互牽制、相互制約、防止或減少舞弊發生為基本目標，是指通過崗位的職責制度、部門的設置、人員的分工、權限的劃分等，建立恰當的組織機構和職責分工制度。安全控制是為了防止會計數據泄密、更改或破壞，而采用各種方法保護會計數據和計算機程序，而實施的一種控制制度。系統開發控制則出現在系統規劃、設計、實施和分析及運行測試與維護的各個階段，其控制實施的設計是為了保證會計電算化系統各項活動在開發過程中的合法性和有效性。其次，是要加強應用控制建設。應用控制是為適應會計電算化，就要保證數據處理完整、準確，是系統的特殊控制要求而建立的。應用控制是以一般控制的基本原則為依據，進行重點控制關鍵性操作功能，一般控制是應用控制的基礎，是系統控制的核心和重點。
2、禁止使用“反記賬”、“取消審核”、 “反結賬”功能。在實際工作中，很多會計核算軟件自帶有“取消審核”、“反記賬”“、反結賬”的功能，在會計處理中給財務人員帶來很多方便，因而很多實務工作者對其依依不舍。但也有一些會計學者卻對此提出了異議，認為解決出錯的電子數據的辦法只有一個，將正與誤兩張憑證同存于會計檔案之中，重新輸入正確記賬憑證，并保留錯誤電子數據，并據以登錄賬簿。但如果不施行反記賬的做法，那么在實際工作中會影響會計信息的使用，因為很多錯誤的記賬憑證，將導致賬簿中存在很多無用的冗余信息。因此，不管是電算化會計，還是手工會計，對出錯的修改均強調留有痕跡。
（三）會計電算化對會計職能的影響
反映和監督經濟活動的過程是手工方式下會計的基本職能。而在電算化環境下，會計在，應當對手工會計職能的基礎上進行事前預測和事中控制并參與經營決策，從而加重發展管理職能。
1、會計電算化提高了信息的準確度，及時性，為實施控制提供了保障。
2、會計電算化使財務人員把更多的精力應用到會計管理活動中去，使他們從簡單的腦力勞動和繁重的體力勞動中解放出來。
3、計算機具有強大模擬功能，如可以利用線性規劃模型解決決策方案的最優選擇，利用回歸模型進行混合成本的分解和成本、銷售變動趨勢等方面的預測，從而使科學化的管理成為可能。
參考文獻：
[1]張前．論財務會計的變革從桌面走向網絡[J].山東煤炭科技.2006;01
[關鍵詞] 會計電算化 審計工作 影響
會計電算化是會計發展史上一次重大革命，它在自動高速地進行會計核算和會計管理的同時，也為利用計算機偷竊財務信息、篡改會計數據、破壞磁性記錄和非法電子轉賬等舞弊行為提供了方便。這些新現象、新問題為審計人員提出了挑戰，對審計工作在環境、線索、內容、技術和準則等方面帶來了巨大的影響。
一、對審計環境的影響
傳統的審計工作，審查的對象是一沓沓憑證、一本本賬簿和一張張報表等財務資料，詢證的對象主要是財務會計人員，審計環境是由財務數據、會計人員和審計人員三個要素組成。會計電算化不僅提高了會計信息處理的速度和準確性，而且也擴大了會計數據的領域和范圍，審計環境由于計算機硬件和軟件的介入變得更加復雜。
在人機交互的審計環境中，審計人員利用計算機進行審計時，不僅要與財務會計和財務管理人員進行交流，而且還要同電算化會計信息系統中的操作員、管理員和維護員進行交流，這樣，審計工作要使用財務和計算機兩種專業術語。因此，只有了解計算機硬件和軟件的基本知識，才能更好地使用計算機進行審計，才能正確檢查和評價會計數據電子處理的結果。為了保證會計信息對財務決策的準確支持，必須嚴格控制和監督會計數據處理環境中的各個組成要素。
二、對審計線索的影響
在手工會計信息系統中，從原始憑證到記賬憑證，由審核記賬到報表編制，每一步都有文字記錄，都有經手人簽字和責任，審計線索十分清楚。但在電算化會計信息系統中，只要將原始憑證以記賬憑證的形式錄入計算機系統后，剩余的會計處理工作全部由計算機按照程序指令集中和自動完成。同時，傳統的紙質賬證表已不存在，絕大部分的文字記錄被存儲會計信息的磁盤等磁性介質所代替，雖然查詢時系統可以根據需要臨時生成，但它只是暫存的，直接減少了肉眼所見的審計線索。因此，會計電算化后，傳統的審計線索已不再適用或者被中斷甚至消失。為了能夠有效地審計電算化的會計主體，在開發和設計電算化會計信息系統時，必須注意審計的要求，使系統在處理會計數據時留下必要的審計線索，以便審計人員跟蹤審計線索，順利完成審計任務。
三、對審計內容的影響
會計電算化后，審計的監督職能雖然沒有改變，但審計的內容卻發生了變化。在電算化會計信息系統中，由于會計事項是由計算機按指定的程序自動進行處理，如果系統的應用程序出錯或被非法篡改，則計算機就會按重新給定的程序來處理所有會計數據，財務結果就會不知不覺地出現錯誤。這樣，一些不法分子就可利用這些舞弊程序大量侵吞企業財物。因此，計算機審計的內容還要增加對電算化會計信息系統本身的審查，以保證會計數據處理程序的合法性、處理過程的可靠性和處理結果的正確性。
雖然可以對已經投入使用的電算化會計信息系統進行審查，一旦發現其中有問題，但改進要比在系統設計和開發階段進行難度大和費用高。因此，審計人員最好在系統設計、開發、調試和驗收等各個階段就參與事前和事中審計，以便及時糾正差錯。主要內容有:1.系統的功能是否實用、完備、能否滿足用戶會計核算和管理的要求;2.系統的數據流程、處理方法是否符合會計制度、法規、法令和財經紀律的要求;3.系統是否建立了必要的程序控制，以防止或及時發現有意無意的差錯和舞弊;4.系統是否保留了充分的審計線索，為日后順利審計提供必需的條件;5.系統的安全保密措施和管理制度是否健全，以保證系統正常運行;6.系統投入使用是否有相關部門的評審手續和證明。
四、對審計技術的影響
在手工會計信息系統中，審計可根據具體情況順查、逆查和抽查。審查一般采用審閱、核對、分析、比較、調查和證實等方法。所有的審計工作都由人工來完成。在電算化會計信息系統中，信息處理的電算化和信息存儲的電磁化，如果系統內的會計信息沒有以紙介質的形式打印輸出，即使系統有硬拷貝的財務數據，審計人員就必須輔助計算機技術來進行審計工作。
在計算機審計中，審計人員利用計算機可以方便有效地從眾多的會計事項中搜索到審計指定需要的會計數據，從而減輕了繁重的審計文書處理負擔。另外，計算機輔助審計技術的應用，還可以在電算化會計信息系統設計開發過程中就事先嵌入審計程序，這些程序應具備記錄會計事項操作記錄、執行審計監督和建立審計跟蹤文件等功能。
五、對審計準則的影響
《國際審計準則15號__電子數據處理環境下的審計》第三條指出：“在電子數據處理環境下，并不改變審計的總體目標和范圍。但是計算機的使用改變了財務、信息的處理和存儲方式，并可能影響被審計單位為達到有效的內部控制而采用的組織結構和業務程序。因此，審計人員研究和評價會計系統和有關的內部控制所采用的程序等，以及其他審計程序的性質、時間和內容等，都可能受到電子數據處理環境的影響。特別制定的審計準則將對適合電子數據處理環境的審計程序提供進一步的指南。”
我國于1996年1月1日施行的《獨立審計基本準則》第十八條規定:“在電子數據處理環境下，注冊會計師利用計算機輔助審計技術執行審計程序時，不應改變審計目標和設計范圍。”并于1999年7月1日起施行《獨立審計具體準則第20號__計算機信息系統環境下的審計》，以上文件的制定，說明我國正在積極地逐步制定與國際準則相接軌的電子數據處理環境下的審計準則。
六、對審計人員的影響
不懂得計算機知識的審計人員，將會失去審計資格。在單位普遍會計電算化的電子時代，為了有效地防止國有資產流失，維護國家和集體的利益，審計人員肩負著義不容辭的責任。而且隨著電算化會計信息系統開發技術的不斷提高和會計軟件的改版升級，審計人員必須在工作中及時學習新知識、掌握新技能、研究新問題、創造新方法。只有這樣，才能提高審計效益，降低審計風險。
參考文獻:
[1]苑玉敏李宜強主編:《會計信息系統》
關鍵詞:會計信息系統;會計信息化;電子商務;ERP系統
中圖分類號:F230文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)21-0086-03
引言
目前,許多企業在競爭激烈的環境中,逐漸關注企業經營的外部環境,并開始與相關的供應商、銷售商、用戶建立起相互協作的戰略伙伴關系;全球制造、虛擬企業、橫向聯合、戰略聯盟、跨國企業經營等管理思想和組織形式也應運而生。可以說,企業的國際化和全球化制造是企業組織形式的一種發展趨勢,正像電算化會計信息系統取代傳統手工會計信息系統一樣,會計信息取代電算化會計信息系統也是歷史的必然。因此,在可預見的未來,會計信息化是會計發展的必然趨勢。
一、傳統會計電算化的局限性
中國從20世紀70年代末期開始引入會計電算化,金蝶、用友、浪潮等商品化的軟件公司的出現,推動了會計電算化的發展。但是,現行的會計電算化系統是基于手工會計系統的基礎發展而來的,多數單位的電算化僅僅是應用于代替手工核算,從減輕手工操作系統的重復性勞動、提高核算效率方面入手,以計算機替代手工記賬。由于所產生的環境束縛和理論基礎,決定了它是以事務處理為主的事后核算型信息系統。同時,會計電算化一般作用于財務部門范圍內,設計時只考慮財務部門的需要,與業務處理和管理控制相分割。可見,電算化會計信息系統的建立并未實現會計信息系統的創新和革命性的變化,距離現代企業管理對它的要求還有很大的差距。傳統的會計信息系統已經不適應現代信息管理發展的要求,所以,現在我們又提出了從會計電算化到會計信息化的發展方向。
1.僅是對傳統會計處理手段的電算化。會計信息系統設計主要是為了提高勞動效率,將會計信息系統分成了很多個子系統,各系統間的聯系由最初的缺乏聯系到系統地傳遞部分會計信息,完全是人工會計的模擬系統。這種電算化僅僅是把計算機當做高速運算的工具,模擬手工會計模式去完成原有的數據處理任務,只是簡單地將手工賬搬到電腦上,這種簡單模仿和照搬手工的流程,將一項項相對獨立的工作搬到計算機中。由于各模塊的功能和內容不同,因而這些模塊在業務流程上基本是相互獨立的,各個核算系統仍是“孤島”,缺乏會計信息傳輸的實時性、一致性和系統性。雖然IT的應用已經提高了會計數據的處理速度和準確性,并將部分財務流程與業務處理流程相結合,使財務人員從繁重的工作中解脫出來,但是財務會計的自動化僅僅是手工財務的翻版,沒有改變會計信息系統的本質。
2.難以滿足管理戰略決策的需要。在財務、會計與管理不斷融合的今天,企業的經營管理者將越來越關注于通過財務軟件獲取對企業生產經營管理真正有用的信息,財務軟件不單單是一個核算的工具而已,在功能上應突出管理的作用,如企業計劃、預算、控制、成本管理、項目管理等,并建立決策支持系統。傳統的財務軟件強調以會計核算為重點,其他業務為輔助,這樣的設計只能滿足會計核算的要求,不能給業務部門設計更多的管理功能。同時,會計信息系統中數據沒有被實時記錄和處理,以滿足主要視圖的需要為系統的目標,仍然局限于靜態的、歷史的和滯后的信息揭示,難以滿足用戶不同的、變化的、未知的信息需求。
3.難以滿足生產計劃、預算和控制管理的需要。在傳統的會計信息系統中,雖然原始憑證包含了經濟業務活動的詳細數據,但是經過記賬憑證、日記賬、明細賬和總賬,數據被一次次過濾、匯總,同一數據被多次重復存儲,區別在于其匯總的程度不同。同時,數據被匯總記入日記賬或類賬,難以反映經濟業務的本來面目。結果出現信息單一性,分類標準單一、缺乏靈活性,高度匯總所采集的數據,與企業其他職能信息系統的集成度有限。其次,傳統的會計信息系統的編制方法比較落后,基本上只是各成員計劃的匯總,應用于供應鏈環境之后,難以自動編制跨企業的計劃、預算,不能從全局進行計劃,供應鏈上的預算就更不用提了。因此,其事前預測和控制管理能力已不能滿足跨企業的要求。
4.滯后于現代信息技術的發展。現在INTERNET技術的發展已經到了我們無法想象的階段,如果我們還在用孤立的PC處理個案,那么企業的管理決策、預算、投資、生產決策就會因信息量不足而出現失誤。傳統的電算化會計由于產生的技術背景落后,只能支持局部應用,難以協同企業的財務與業務,無法實現網絡化管理,更無法支持電子商務,不能適應網絡時代企業管理的需要。盡管很多企業開展了電子商務業務,但是由于沒有后臺ERP系統的支持,使得從電子商務平臺上獲得的銷售訂單、市場信息不能及時傳遞到后臺ERP系統中;同樣,由于沒有電子商務系統與ERP系統的集成,前臺的電子商務系統也不能讀取ERP系統中的有關產品的價格、客戶等信息,造成前后臺信息的脫節,這就會導致客戶滿意度的下降,甚至失去很多客戶。
二、會計信息化是會計發展的必然趨勢
會計信息化(Accounting sinformatization)是建立在現代信息技術環境下的會計信息系統,它充分利用計算機技術和網絡技術,通過計算機網絡自動、及時、準確、完整的采集、存儲、處理整個企業財務信息,對外獲取和披露相關信息;會計信息系統不再是信息孤島,它是企業信息化中的非常重要的組成模塊,和企業信息化中其他模塊唇齒相依;會計信息化對會計信息處理流程進行根本性的改變,它基于事件驅動模型,用集成化的方式,面向對象的方法進行設計,使其能為會計信息使用者提供準確、完整、及時、合理的會計信息。會計信息化將從兩個方向發展:面向日常事務處理的基于事件驅動的企業內集成的會計信息系統;面向分析處理的智能型會計決策支持系統。因此,會計信息化在會計電算化的基礎上產生了質的飛躍,正像電算化會計信息系統取代傳統手工會計信息系統一樣,會計信息系統取代電算化會計信息系統也是歷史的必然。
由上面研究可見,隨著計算機網絡技術的大規模應用和發展,以及會計核算業務量的增大、業務種類的繁多、對會計信息資料的分析與研究的深入,計算機單機處理的方式難以完成現有會計核算工作。同時,網絡技術的迅速發展及應用領域的不斷拓寬,也使會計信息化系統出現許多新的特征。這些既推動現有會計信息系統的發展,同時也對現有的會計電算化系統的發展產生障礙,為此就提出了一個挑戰性的課題,即會計電算化系統必然向網絡信息化的方向發展。這就要求我們必須加強信息化會計理論的研究,建立較完備的信息化會計理論體系,以適應會計信息電算化迅速發展的需要。
1.會計信息化的實現ERP。企業資源計劃(ERP),是在MRP II制造資源計劃的基礎上發展起來的。ERP系統是個較完整的集成化管理信息系統,包括分銷、制造、會計、質量控制、售后服務、人力資源、運輸管理等子系統。ERP的基本思想是將企業的運營流程看做是一個緊密連接的供應鏈,包括供應商、制造工廠、分銷網絡和客戶等。應用ERP,會計子系統與ERP系統的其他子系統融合在一起,各個子模塊之間緊密聯系,實現了物流、資金流和信息流的統一,相關人員通過電腦就可以查詢到企業的庫存情況、生產狀況和現有訂單情況,并根據實際情況,快速作出相應的決策,相關部門也可以立即采取行動安排新的工作計劃。此外,ERP系統能夠提供多種電子商務的應用,實現企業信息的開放式管理。從而實現企業從材料的采購、銷售、存貨的管理到財務分析預測等一體化管理。
2.會計信息化趨于網絡化。隨著信息供需矛盾的日益凸顯,傳統財務報告越來越無法滿足利益相關者的信息需求,計算機作為信息處理最快捷有效的工具在會計領域中運用,使會計信息有了質的飛躍,網絡的發展為會計信息提供了最大限度的全方位的信息支持。網絡財務是企業財務管理的重大進步,它代表了會計信息化的發展方向。所謂網絡財務,是指運用網絡財務軟件,借助于網絡技術,幫助企業實現財務與業務協同,實現遠程報表、報賬、查賬、審計等遠程處理及動態會計核算的在線財務管理。通過開通國際互聯網絡,可把各地有關信息和所屬分支機構的數據匯集到企業總部,實行動態管理,集中決策,以減少風險,提高工作效率和經濟效益。有了互聯網在財務會計中的運用,使得財務數據的收集、加工、處理都可以適時進行,不僅迅速,而且可以雙向交流,財務信息的及時性得到極大的提高。
3.會計信息化適應電子商務發展的趨勢。以網絡為基礎的電子商務作為信息革命最重要的標志,目前,正在全球范圍內迅速發展,其規模和速度遠遠領先于整個信息產業。電子商務是在科學有效物流管理基礎上,運用現代信息、網絡和其他物流管理技術,合理組織企業物流,高效、安全、準確、低成本地把商品從供應者手中配送到消費者手中的一種商務活動。電子商務的發展不僅給企業的經營管理帶來巨大沖擊,同時對傳統財務與會計管理模式和手段也提出了挑戰。利用電子商務,在電算化會計基礎上與互聯網相接,將企業發生的原始財務信息通過網絡系統直接進入會計核算系統,不僅在會計核算的主要環節實現了自動化處理,而且通過互聯網實現了電子原始憑證的確認和記賬憑證的自動生成,使全部會計核算過程實現了自動化處理。
4.結合XBRL應用是會計電算化結果展現的新趨勢。可擴展商業報告語言(extensible Business Reporting Language,XBRL)是一種基于XML的標記語言,用于商業和財務信息的定義和交換。XBRL主要是指提供企業決策者的經營管理信息。XBRL的作用很廣泛,企業的各種信息,特別是財務信息,都可以通過XBRL在計算機互聯網上有效地進行處理。信息者一旦輸入了信息,就無須再次輸入,通過XBRL就可以很方便地轉換成書面文字,PDF文件,HTML頁面,或者其他相應的文件格式。而且,通過XBRL獲取到的信息,也無須打印或再次輸入,就可以方便快捷地運用于各種財務分析等領域。
與傳統的財務報表分析相比,XBRL網絡財務報表分析有許多優良特性:一是網絡財務報表實時性強,便于實現快速、實時地財務分析。會計信息的及時性一直是財務分析關心的問題,它直接影響著決策者決策的時效性,XBRL網絡財務報表可及時披露季報、月報、甚至是每日的財務信息,極大地提高了財務分析的時效性。二是網絡財務報表信息獨立性強。XBRL網絡財務報表中財務信息數據的內容與其顯示的方式相互獨立,XBRL網絡財務報表顯示格式己經從數據中“抽取”出來,放在單獨的“樣式單”中,財務數據只需更換對應的“樣式單”,就可呈現為各種格式的財務報告。三是網絡財務報表兼容性高。在XBRL技術下,公司財務信息的內容和樣式是分開處理的,針對不同的使用需要,套用不同的樣板格式,可以毫無限制地在不同地區、不同公司、不同部門、不同系統、不同平臺、不同的應用軟件之間傳遞、交換、分析財務信息。四是網絡財務報表效率高,XBRL大大減少了重復輸入資料的次數,XBRL在第一次對財務信息進行生成和編排后,其數據可以被以任何形式保存起來,各種格式的報表都不需要再由手工重新輸入或者編排即可生成。這種方式提供的會計報告既全面充分,又極具針對性。因此,網絡財務報表分析知識系統應滿足開放性和易用性的要求,能進行財務分析知識的動態維護和更新,并能提供相應的工具,便于財務分析人員進行知識建模、檢索和重用。
結束語
從手工記賬到會計電算化、從會計電算化到會計信息化,每一步對于會計行業都是一次跨越、一次變革。作為會計電算化工作者的廣大會計人員,應努力提高自身素質,適應時展要求,持久地學習各項業務知識;軟件開發者應本著認真負責的態度完善軟件功能,提高軟件應用水平,推動核算型軟件向管理型軟件的方向發展,從而使會計信息化工作更好、更快地向前發展。
參考文獻:
[1]呂志明.XBRL 網絡財務報告存在的缺陷與完善之策[J].現代財經,2009,(9):23-28.
一、研究會計控制職能實現的必要性
會計職能就是會計在經濟管理中所具有的功能。認識論下傳統會計的基本職能是對經濟活動進行核算和監督，而現代會計的基本職能歸納為反映和控制，控制包括監督、預測、規劃和分析評價，故現代會計的職能較傳統有了很大的發展。
“會計信息系統論”與“會計控制論”在中國的發展為會計的職能研究提供了先進的理論基礎。“會計信息系統論”的代表人葛家澍教授從管理的角度闡明會計的定義是：“會計是旨在提高企業和各單位活動的經濟效益，加強經濟管理而建立的一個以提供財務信息為主的經濟信息系統。”此定義主要強調了會計具有“反映”與“控制”兩大基本職能，強調了會計控制職能的實現對會計信息系統構建的決定性作用。
楊時展教授從“會計控制論”方面指出：“現代會計是一個以認定受托責任為目的，以決策為手段對一個實體的經濟事項按貨幣計量及公認原則與標準，進行分類、記錄、匯總、傳達的控制系統。”這一定義從外延與內涵兩方面揭示了現代會計的本質，現代會計的主導性職能是控制職能。其控制職能的實現主要依托于會計信息系統工作的規范化。
由于現代企業決策是企業經營管理的中心，決策受外部信息環境和內部信息環境的影響。會計控制職能的實現，從理論上推斷它是企業經營決策實現的先決條件。這就要求現代會計參與企業經營決策，而能力的提高取決于控制職能將是否真正成為主導職能。
目前，大多數企業都實現了會計的電算化，會計的職能也是通過電算化的會計來實現。從理論上說，飛速發展的信息技術，不管是從數據的計算、數據的輸送、保存和數據的分析都遠遠優越于會計手工時代，會為會計控制職能的實現提供更先進的方法、流程和手段。但實際卻是事與愿違。現代會計電算化只是手工核算的模擬，僅僅實現反映職能，而電算化會計控制職能發展卻進入了困境。
二、對電算化會計控制職能形成困境的原因分析
（一）電算化會計實現控制職能的人才復合度低
會計電算化要想實現其控制職能，為企業經營決策提供高質量的信息。就需要會計工作者是既要懂財務會計、財務管理、內部控制和信息技術，又要懂經濟政策、法律、統計和現代管理方法等知識，并能夠將知識深度融合的復合型會計人才。可目前企業的人才資源的取得途徑主要是，第一，來自于相關職業院校專業的過度細化畢業的學生；第二，來自于在具體崗位的積累實踐經驗的實用人才。二者知識的局限性和單一性，使企業對復合型會計人才的培養進入了瓶頸。
（二）電算化會計實現控制職能的會計信息關聯度低
1.會計電算化軟件本身信息兼容度不夠。目前，電算化僅限于會計系統，而在單位內部，會計信息與其他部門的信息是緊密相關的，如人事信息涉及到會計上的工資核算，業務部門的信息涉及到會計上的銷售和購進的核算等，各部門的信息變化都會引起會計核算數據的變化，而我國的會計軟件極少有能做到“事件驅動”系統的，各部門用不同的軟件進行各自的管理活動，不能實現數據及時共享，這不僅是人力和財力上的浪費，更嚴重的是它增加了數據的差錯率，降低了會計信息利用的實效性。再加上財務軟件內部也由于計算機硬件條件的限制以及支撐軟件技術的不足，使其電算化會計能夠提供的用于企業決策的數據通常只能從賬務數據庫中取得，范圍較窄，無法對電算化會計控制職能的實現提供充足的數據支持。
2.會計電算化的基礎工作設置匹配度不夠。提供會計信息是會計的最終目標，會計信息的真實性、準確性直接影響電算化會計控制職能的實現，在會計電算化模式下，需要建立與之相配套的一系列內部控制制度、基礎信息采集制度、先進的數據分析制度等，以此來保證會計數據的規范性和有用性。
3.電算化會計控制職能實現的企業信息化程度低。信息化時代，信息技術不僅是工具，更是企業經營管理的環境，是企業組織會計工作應當考慮的眾多因素之一，信息技術和其他環境因素相互影響和適應，共同決定著不同的會計方法、流程、組織結構以及會計與其他經營管理活動的關系。但現在一些政策理念和方法已經不適應，甚至阻礙了會計信息化的進一步發展。
從上面分析可知，企業電算化會計控制職能的無法實現除了由于企業個體財力個體能力和企業個體認識有限等內在因素外，還有國家宏觀協調指導度不力等外在的因素。
三、電算化會計控制職能困境突破的對策
（一）提高企業信息化程度，是電算化會計控制職能實現的前提條件
1.企業開展會計信息化工作，實現會計控制職能，首先需要組織、機構和人員的保障。其次，企業應當充分重視會計信息化工作，加強組織領導和人才培養，企業應當指定專門機構或者崗位負責會計信息化工作，不斷推進信息化在本企業的應用。
2.會計信息化項目，其建設實施應當由具有足夠權限的企業負責人來領導，重大事項需要企業主要負責人主持決策，提高執行力。
3.制定相應的制度來保證，例如，會計崗位職責制度、企業內控制度、企業成本核算制度等，信息技術與其他環境因素要相互適應配合，共同對企業經營管理構成影響。只有認識統一、制度保障前提下的系統，才可能運行良好。沒有相應的制度支撐配合，沒有處理好內外部利益關系，沒有得到用戶部門的支持，就可能成為擺設，甚至帶來負面效應。
4.開展會計信息化工作，應當注重整體規劃，統一技術標準、編碼規則和系統參數，實現各系統的有機整合，消除信息孤島。無論從一開始就采取統建方式，還是“先分后統”方式，都要有頂層設計，要在統一領導下進行。
5.處于會計核算信息化階段的企業，應當結合自身情況，逐步實現資金管理、資產管理、預算控制、成本管理等財務管理信息化。
（二）加強會計復合型人才的培養，是電算化會計控制職能實現的根本條件
1.有效地培養復合型人才。會計信息化建設只有熟悉本企業情況復合型人才，才能制定出切合實際的信息化方案和能在本企業貫徹推行的配套制度體系。否則，會計信息化與企業經營是“兩張皮”，造成建設失敗和投資浪費。企業可采用內部先進經驗推廣、外派學習和引進高端技術人才相結合。
2.財務共享擺脫復合型人才缺乏的困擾。共享使財務人員更為明細的專業化分工，讓各類會計人員能夠將更多時間集中在各自擅長的領域，發揮自身的優勢，積累更加豐富的經驗，提高財務工作質量。使財務部門更好地發揮會計的控制職能。
（三）優化會計軟件功能，提高會計信息關聯度，是實現電算化會計控制職能的物質保障
1.企業配備會計軟件，成本是企業決策的重要因素，同時還應當根據自身技術力量以及業務需求，考慮軟件功能、安全性、穩定性、響應速度、可擴展性等要求，合理購買或定制開發。
2.企業應當促進會計信息系統與業務信息系統的一體化，通過業務的處理直接驅動會計記賬，減少人工操作，提高業務數據與會計數據的一致性，實現企業內部信息資源共享，降低成本。
3.信息化的發展必然從企業層面走向社會層面，企業間信息系統的互聯是必然的發展方向。企業應當根據實際情況，開展本企業信息系統與銀行、供應商、客戶等外部單位信息系統的互聯，實現外部交易信息的集中自動處理。
（四）提高國家宏觀協調指導度是企業電算化會計控制職能實現的加速劑
1.建立相應的制度協調指導。我國應采取進一步完善會計電算化的配套法規，創造良好的會計信息系統運行環境，建立健全內部控制制度，加大對“復合型”會計電算化人才的培養等對策，以便使我國會計電算化盡快得到推廣和應用。
[關鍵詞]會計電算化 互聯網 內部控制 完善
會計電算化使會計從煩瑣、機械、效率低下的核算工作中解脫出來,應用計算機系統進行高效、簡單、全面的信息處理和決策輔助工作,為企業管理和決策提供更全面可靠的數據,提高了企業管理效率和經濟效益。隨著互聯網技術的迅猛發展和會計軟件的日臻完善,現代企業越來越廣泛使用財務軟件來加強企業的財務核算工作,同時由于管理要求的逐步提高,只能進行記賬、結賬和報賬的核算型財務軟件已不能適應企業管理的要求,結合了會計核算和財務管理的管理型財務軟件正逐漸成為主流會計電算化軟件,一些大中型企業和單位也開始采用ERP(enterprise resource plan)等電子商務和政務管理模式。
互聯網打破了地域和時空界限,會計操作人員可以在任何時間、任何地點進行會計軟件操作應用。這極大地方便了會計人員的工作,大大提高了會計工作效率和管理水平,同時使會計操作管理面臨著新的困難;由于會計電算化中內控主體由人工控制變為人和計算機共同控制,內控形式由制度控制轉變為制度和軟件共同控制,所以必須與時俱進對原有內控制度進行必要的改進與完善。
一、現階段會計電算化存在的問題
在目前的眾多企業中,雖然會計電算化系統已投入使用,但其相應的內部控制還存在著一些不完善之處,主要表現在:
1、基礎管理工作薄弱
(1)管理制度不清晰,崗位職責不明確。沒有制定全面、規范、清晰的崗位責任制度和方法,以及完整規范的工作流程說明,致使制度形同虛設,不能嚴格執行。實施電算化會計后,財務人員職責分工仍與手工模式下大體相同,甚至沒有專門的系統維護人員,存在臨時抽調計算機精通人員解決問題的現象;由于沒有制訂相應的控制措施和缺少監督,易發生、越權操作情況,并難以明確追究相應的責任。
(2)內部稽核被削弱。手工會計信息系統中,每一筆經濟業務的處理需經多重審核,在電算化系統下,許多業務處理程序往往被簡化或審核不認真,對計算機依賴程度嚴重,致使一些內部牽制措施無法執行。
(3)檔案保管中存在的問題。會計檔案沒有嚴格執行專人負責,分地保管;數據備份不及時或不能堅持定期備份;數據備份存儲介質單一,存在較大隱患,如果出現計算機故障就可能導致數據的丟失,不能完全保證數據資料的安全。
(4)設備的管理與系統維護存在隱患。沒有專門的操作機房,不能保證計算機設備安全適宜的運行環境;存在電腦硬件配置較低,系統運行緩慢或不穩定的現象;一些重要的應用程序使用的是盜版軟件,易造成系統運行故障;服務器與工作站的局域網與外網連接沒有嚴格的加密措施,有可能被病毒入侵;隨意瀏覽互聯網頁可能會造成感染病毒,使系統數據被病毒破壞;系統日常維護沒有嚴格的申報和測試驗收制度,維護過程也不做相應記錄。
2、會計電算化人才資源缺乏
在實際操作電算化軟件的人員中,因部分會計素質較低或計算機致使貧乏,導致會計軟件的許多功能得不到充分利用,更不能根據企業的實際狀況在現有功能和內控措施的基礎上進行二次開發,使之更合理有效的發揮作用。財務軟件本身存在的缺陷有:(1)財務軟件安全性與保密性差。財務軟件公司一般出于自身經濟利益的考慮,為防止盜版而對軟件系統進行加密,對用戶會計數據的保密和安全卻沒有技術手段保護。比如數據庫缺少必要的加密措施,略懂數據庫知識的人員能輕松從外部打開修改,會計信息很容易被篡改而不留痕跡。(2)有些財務軟件功能設計不符合內部控制的要求,功能改進的適應性不足或者功能完善需支付較高的升級費用,缺陷無法及時改進而使相關的內部控制得不到保障。
3、內部審計與監督薄弱
電算化會計系統缺乏有效的內部審計監督制度,審計人員往往在審計財務資料時僅審查紙質資料,即最后的財務結果,而對電算化的操作流程及內控制度沒有進行全面的評價監督。
二、完善會計電算化內部控制的措施
1、完善電算化基礎工作
(1)制度明晰。建立會計電算化工作的工作目標,編制電算化操作控制制度,明確規定會計電算化機構人員的權利配置,說明操作人員對會計軟件的崗位和權限,設計編制電算化業務流程,嚴格操作程序和規范崗位責任,防范內控風險和操作風險。
(2)崗位設置。電算化會計崗位包括系統管理員、電算化主管、系統操作員、系統維護員、審核員、檔案管理員等。根據不相容職務分離控制的原則,參照電算化會計崗位描述,同時根據人員知識技能和本單位的要求,設立必要的基本會計崗位和電算化會計崗位。不同崗位的設置,可以一人多崗,多人一崗,或多崗一人,但其中不相容崗位必須分離,如操作員負責數據的錄入、輸出、備份等工作,不能同時兼任審核員。在保證會計數據安全的前提下可以進行必要的崗位輪換。
(3)授權控制。崗位授權和權限控制非常關鍵。崗位授權既要有利于電算化工作職責明確、規范協調,又要保證相互牽制、職權分離,如出納可作為操作員執行憑證錄入查詢打印功能,但不能授權其執行憑證審核記賬功能;權限控制是為防止非法操作和越權操作,對每個崗位都設置密碼加以控制,并且密碼應由電算化主管統一管理,為防止密碼泄露或被破解,口令密碼必須不定期更換;崗位人員進行必要更換時,要及時變更職能授權和登陸密碼。
(4)檔案管理。企業應根據電算化會計檔案的特點,做好會計資料的收集、保存和調用等方面的工作。財務部門對于已輸出的磁性介質上的會計資料應及時加貼外部標簽,指定專人妥善保管、存檔,并定期檢查、復制,對會計檔案的調用要有完善的資料借用和歸還手續。另外,企業使用的會計軟件也應具有強制備份的功能和一旦系統崩潰等及時恢復到最近狀態的功能。
(5)設備管理與系統維護。保證機房設備安全和計算機正常運行是會計電算化的前提條件。機房環境要與外部相對隔離,防止無關人員進入,保持機房恒溫恒濕,整潔通風,防磁防雷,防火防蟲,供電正常。系統維護和設備維修要做詳細記錄;軟件升級和計算機硬件設備更換,要有一定的審批手續;在軟件修改、升版和硬件更換過程中,要保證會計數據的完整和安全,并由有關人員監督執行。
2、會計電算化人員專業知識要求
互聯時代會計電算化人才應該是復合型人才,除了應具備基礎會計知識、掌握財稅法規外,還要求具備管理、法律、計算機、軟件開發、網絡應用等知識,甚至要有國際視野,了解國際會計發展現狀。因此要對會計人員進行知識更新和知識面拓寬,結合崗位需要開展計算機軟硬件知識和互聯網技術培訓,以適應互聯時代對財務人員的新要求。
3、計算機軟硬件的選用與網絡安全
(1)在硬件配置上,首先要能滿足電算化軟件要求的最低配置,特別是服務器必須要運行穩定,工作站選用主流品牌的計算機型號,使性價比達到最優,其次要滿足上網要求,配置完整安全的上網輔助設備。
(2)在電算化會計條件下,會計核算管理的質量一定程度上取決于會計軟件質量,因此要重視會計軟件的選擇,要從通用、易用、安全、服務等多角度綜合評價選擇軟件。除會計電算化軟件外,還要有服務器軟件,如SQL SERVER 2000,操作系統軟件,辦公軟件,殺毒軟件等,并要求使用正版軟件,以避免系統運行不穩定。
(3)提高網絡安全控制措施。創造一個安全運行的會計電算化網絡環境至關重要。計算機病毒更新變異常令人防不勝防,要使用功能強大的正版殺毒軟件,保證病毒庫及時更新及時查殺;在不需聯網共享的情況下,使會計電算化系統在本單位局域網內運行,不并入互聯網,這也是防范電腦病毒的一種方法;不使用未經檢測的外來存儲設備。集團公司進行財務管理遠程控制,將內部局域網或集團網與互聯網聯通時,要采用加密技術管理、使用電子證書、設置多重有效密碼等措施,防止數據泄漏或被非法操作。另外,提高操作人員對計算機病毒的防范意識和使用安全意識,也是保證會計電算化安全運行的有力措施。
4、內部審計監督