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[關鍵詞]電力企業；檔案；數字化；管理
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.046
[中圖分類號]F426.61 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）08-0063-01
檔案管理在電力企業發展中起著重要作用。隨著科學技術的發展，社會全面步入信息化時代，企業也對此予以高度重視，紛紛改變陳舊落后的管理經營模式。電力企業想要贏得市場競爭的主動權，就必須重視改進檔案管理模式。本文就如何做好電力企業檔案信息化管理進行分析研究。
1 電力企業檔案管理中存在的問題概述
電力企業的檔案管理信息量極大，其中包括文字、圖像、聲音、影像等，涉及多個部門的方方面面，管理的內容較為重要性。紙質檔案管理是傳統的電力企業檔案管理模式。在這種陳舊落后的管理模式下，員工或單位的管理人員頻繁地借閱檔案，容易對檔案原件造成損害，影響檔案的長期保存，且檔案存放占用空間大，不利于企業管理人員的隨時閱覽。新形勢下，電力企業管理相關部門要足夠重視電力企業檔案的管理工作，積極推進檔案數字化管理的實現，提高檔案管理工作質量和工作效率，促進電力企業的穩定發展。
2 實現電力企業檔案數字化管理的必要性
電力企業檔案利用率越來越高，企業經營者和管理人員對檔案的翻閱也越來越頻繁。電力企業檔案對于企業的正常運轉有著十分重要的作用，受工作環境的限制，管理人員對檔案的管理受到限制，，無法實現快捷方便管理，不利于企業的正常運轉，在一定程度上對企業經濟的發展造成了阻礙。此外，傳統電力檔案管理自動化水平低、收集整理不規范，紙質形式在一定程度上限制了檔案管理的流動性。只有滿足企業管理人員對檔案方便、快捷、準確的需求，才能提高管理人員的工作效率，幫助企業更好更快地發展。在信息化現代，多媒體得到廣泛應用。這就要求電力部門打破傳統檔案管理模式，適時抓住機遇，加快建設和完善檔案管理工作，實現公文信息快速運轉的檔案數字化管理，適應現代社會市場的發展，保證電力企業經濟的快速發展。
3 如何有效實現電力企業檔案數字化管理
3.1 提高電力企業數字化管理的重要性意識
數字化檔案管理不僅可以加強電力企業對檔案的管理力度，發現檔案管理中存在問題，及時采取有效措施進行改進，還可以進一步提高電力企業檔案管理水平。檔案管理是一項繁雜且重要的工作，由于信息量龐大，管理人員在對檔案進行分類、存檔時容易混淆，且需要進行防潮、防火、防蟲工作，占用存儲空間大，不易于收集和管理。而檔案數字化管理符合現代先進管理模式，提高了管理人員的工作效率，保證了部門管理的穩定性與健全性。此外，數字化管理的替代可以延長紙質檔案的壽命，還可以實現資源共享，適應節約型社會的發展要求。一方面，跟進多媒體時代的步伐，滿足檔案管理人員的工作需求，另一方面，促進了電力企業在全球信息化時代的發展。
3.2 建立健全電力企業數字化數據管理庫
數字化管理技術是采用數字化進行存儲的一種方法。數字化信息主要存儲在光盤、硬盤和軟盤上，這為因信息量大導致檔案庫房擁擠、保管困難的問題提供了很好的解決方法。檔案信息量的迅速增長與社會、經濟和科技的迅猛發展有關，為了更好地統籌管理，建立健全的電力企業數字化數據管理庫是最佳選擇。首先，可先從建立良好的電力企業檔案目錄數據庫開始，給電力企業檔案進行分門別類，標上“套”“冊”等分號，寫上相應的檔案名稱，這樣在查找檔案時，只要在電腦的檔案目錄上輸入名稱或是具體的套、冊數，就可以方便快捷地找到。此外，可以建立檔案時間數據庫，時間信息的錄入也可以幫助查找者快速搜索查閱。計算機網絡對錄入的時間及內容進行保存，系統自行將信息收集傳輸到檔案時間數據庫，進行統計整理，方便管理人員對信息進行管理的同時，也能夠區分新舊檔案，便于提取信息。
3.3 做好對企業檔案管理人員的全面培訓工作
電力企業領導應重視檔案數字化管理工作。只有具備了檔案管理的意識，才能使企業產生更好的經濟效益。為促進電力企業的穩健發展，電力企業部門應培養一支高素質的專業管理隊伍。為提高各部門人員的檔案管理意識，貫徹檔案數字化管理知識，電力企業單位負責人可定期組織召開相關會議，使管理人員對數字化檔案管理認識更深刻，認識到數字化檔案管理的重要性，同時也有助于提高檔案工作人員的積極性和自覺性。此外，還要提高檔案管理人員的業務素質，只有掌握業務工作流程、熟悉電子操作、具備良好道德素質、責任心強的復合型人才從事檔案工作，才能更好地發揮電力企業檔案數字化管理的重要作用。
主要參考文獻
[1]姜F.電力企業檔案數字化管理的意義及注意事項[J].城建檔案，2014（11）：52-53.
【關鍵詞】高職院校；檔案管理；數字化建設
在科學技術飛速發展的今天，信息技術已經滲透到國民經濟和社會生活的各個領域，這其中也包括檔案管理領域。以往，高職院校檔案大多采用文書檔案形式，這種以紙質材料保存原始文件資料的方式雖然能夠有效、客觀地反映歷史，但其利用價值不高，管理難度較大，人力物力消耗也較大。因此，高職院校要適應時展要求，改變原有的檔案管理模式，加強文書檔案的數字化建設，推進檔案管理進程，最大限度提升檔案的利用效率。
一、高職院校文書檔案數字化管理的重要性
高校檔案數字化管理能夠憑借儲存技術、互聯網技術、計算機技術、掃描技術、多媒體技術等將文書檔案轉化為多種數字化形式，從而方便檔案信息的存檔與提取。為了順應時展的潮流，高職院校檔案管理有必要引入數字化管理模式，將傳統紙質檔案與數字化檔案結合起來，更好地發揮各自的優勢。
（一）數字化檔案管理是完善檔案管理的有效措施。改變傳統文書檔案的管理模式，建立數字化檔案管理系統是檔案領域未來發展的總趨勢。高職院校選擇開放的數字化管理模式能夠實現檔案的科學化、數據化管理，更為高效地實現檔案儲存與利用，對于完善目前的檔案管理體系具有重要的積極作用。
（二）數字化檔案管理是強化信息安全性的必然選擇。當今社會，人們越來越重視信息的安全性，尤其是進入網絡時代以來，信息的安全性更是得到了全社會的高度關注。檔案信息作為記錄高職院校各項事業的重要依據，其信息的安全問題理應擺在檔案管理的首要位置。文書檔案數字化管理能夠借助最先進的互聯網加密技術實現對檔案信息的保護，合理分配信息使用權限，有效提升加強信息的安全性。
二、高職院校文書檔案數字化管理的作用
（一）提高了文書檔案管理的工作效率。科技進步催生了辦公自動化和無紙辦公的理念，檔案管理也勢必要向著新理念發展。數字化檔案管理能夠借助掃描技術、計算機技術、互聯網技術等高新技術的強大數據處理功能和存儲功能將文書檔案準確、完整地反映出來，并且更加及時地歸檔、更為快捷地調取，從而減輕檔案管理人員的工作強度，提升檔案管理的工作效率。
（二）加強了文書檔案的文獻質量。文書檔案是高職院校檔案中的重要部分，但一直以來，文書檔案缺乏相關部門的重視，大多只是交給檔案管理人員捎帶監管，加之紙質材料移交困難，交接幾次后，很多文書檔案都散落在不同的部門或個人手中，部分珍貴檔案甚至會隨著相關人員調動而遺失，檔案的連續性、完整性得不到保證。文書檔案的數字化管理能夠通過計算機建立起來的檔案管理平臺合理分配管理權限，有效解決檔案交接問題，提高文書檔案的質量，實現文書檔案的永久保存。
三、做好高職院校文書檔案數字化管理的路徑研究
（一）轉變觀念，提高認識。文書檔案的數字化管理是一項浩大的工程，需要高職院校各個部門的積極配合才能完成。一方面，高職院校領導要開拓思路、更新觀念，將文書檔案數字化管理提到議事日程上來，為檔案的數字化建設提供良好的發展環境，如購置設備、擴建館舍，增加必要的資金投入，升級檔案安全保護系統等等。另一方面，檔案管理工作者自身要提高檔案管理意識，樹立做好檔案數字化的信心，認識到這項工作的緊迫性與使命性，認真做好收集整理、鑒別歸檔、保管移交等具體工作，確保檔案的完整、有效。
（二）應用先進技術，做好檔案加工。1.應用計算機技術做好檔案信息的檢索、處理、整合。隨著科技的發展，計算機的信息處理功能日益強大，大容量、高速度的計算機能夠快速對檔案信息進行檢索、歸檔等，極大地減輕了檔案工作人員的勞動強度。同時，存儲在計算機中的檔案信息還能夠實現統計、打印、傳遞、編目等多種功能，一次輸入、多樣化輸出，擴大了檔案信息的利用方式，提高了信息的利用效率。2.利用微縮技術翻拍、留存、傳遞檔案信息。微縮技術就是將文件按照一定比例縮小，通過感光材料拍攝下來，制成微縮復制品，進而完成存儲、傳遞、使用的一項技術。文書檔案的微縮復制品不僅能夠客觀反映檔案的載體和內容的原貌，還具有規格一致、保存時間永久、利用形式多樣化等優點，極大地減少了大量翻閱文書檔案的時間，方便了信息利用者。3.利用信息化軟件提升檔案管理效率。利用信息化軟件能夠實現管理工作各環節的統一和協調，不僅可以提供快速便捷的查閱服務，還可以擴大橫向、縱向查閱范圍，極大提高了檔案管理效率。以MIS軟件為例，這一軟件以Delphi程序的開發和應用為前提，在Windows系統中MIS軟件具有信息交互功能和服務可視化功能、超強的數據管理和網絡信息處理功能，是專門處理檔案管理的專業化技術軟件，有效提高了檔案管理工作效率。
（三）加強計算機網絡及數字化信息網絡建設。文書檔案數字化后最終是通過網絡傳播的，因此，高職院校計算機網絡與數字化信息網絡的建設就顯得尤為重要。這就要求高職院校在進行數字化檔案管理時，不斷引進最新的網絡技術，建立一套傳輸效率高、安全、穩定的信息網絡，將信息技術同檔案開發結合到一起，實現檔案信息資源跨區域、跨部門傳遞，方便使用者及時獲取有效信息。
當前高校學生檔案數字化建設工作開始于2008年教育部、國家檔案局聯合頒布了可普通高等學校檔案管理辦法，作為當今檔案數字化管理工作的指導性文件，在該管理辦法下，突出了高效學生檔案管理工作的重點。一是提升檔案管理服務質量，二是提高檔案管理效率。其中結合計算機網絡化管理是高校學生檔案管理的出路，作為高校學生檔案數字化建設的指南，在理念上實現了更新，特別是把握當前計算機互聯網發展的大環境下，充分抓住發展機遇，大大提高了高校學生檔案管理的效率。
2 信息數字化對高校學生檔案工作的重要性
2.1 推動了檔案形式的革新
數字技術改變了信息傳播的媒介，從原始信息諸如人們日常耳聞目睹的廣播信號、電視信號、錄音機都實現了數字化，其儲存媒介和傳播媒介的革新大大提高了檔案管理工作的效率，特別是隨著計算機和互聯網技術的普及，用于檔案管理的新的文件形式一數字文件（digital records）大量產生，這種新的類型的文件的載體是磁性載體材料或光學材料。能夠保存大量的文件，轉換成數字化檔案。從比如“古代的石刻檔案、甲骨檔案”都可以轉換成紙質檔案、縮微檔案，這個檔案管理工作帶來了極大的便利，雖然對于檔案操作人員在接受時會有一定的復雜性和難度。
2.2 檔案工作人員觀念的更新
現代科學技術發展下，改變了我們的日常生活，同時也對檔案管理工作帶來了巨大方便，一方面檔案館將不只是一個實體機構，同時實現了存儲實體與虛體共存，另一方面數字化檔案管理工作以虛擬化方式存在，工作重心不在是傳統的客戶，而是能夠滿足社會的多元化需求。
我國長期以來都努力構建完整的檔案管理理論，用于指導檔案工作人員數字化工作的開展，這就促進了檔案工作人員檔案管理方面觀念的更新，特別是改變過去傳統的檔案管理的觀念，適應數字化檔案管理的發展趨勢。因為觀念上的落后，勢必上會阻礙檔案數字化管理工作的開展，實現人―計算機的雙向互動，才能把檔案管理工作開展得有效率且具有深度。數字化管理的改革一方面需要技術上是革新，另一方面也需要檔案工作人員能夠加強培訓，內部和外部推動檔案管理人員技術化水平的提高，這是一個循序漸進的過程。
2.3 實現了信息組織的標準化
數字化檔案的產生使得檔案管理的機制和組織更具標準化，刨去了許多人為方面的要素，改使得檔案管理呈現了直接的、網狀的方式。方便管理者和用戶的檢索，數字化管理的組織非常標準化、有序，而不是過去過于依賴人工的資源管理，以防止檔案管理的雜亂無章，同時信息組織的標準化也在不斷改進過程中，比如對“數據倉庫技術、數據挖掘技術、數據推進技術，數據打包技術”等的改進，都為信息組織的標準化打下了堅實的基礎。
3 當前高校學生檔案數字化工作的開展現狀
我國在全球檔案數字化、網絡一體化浪潮的?_擊下，自1996年就加入了檔案管理信息化、數字化的進程，國家檔案局把電子文件研究項目列入科技計劃，直到1999年上海市檔案館與電腦科技公司，共同致力于檔案信息數據系統的開發。2000年5月，經國家檔案局批準，深圳構建了我國第一個高校學生數字檔案館，這也象征了我國開啟了高校學生數字化檔案的進程。縱觀二十年來我國高校學生檔案數字化的發展歷程，我國當前雖然已經大面積鋪開檔案數字化建設，但是因為資金的限制，數字化管理的技術條件依然不夠成熟，主要體現在技術應用的不經濟以及成本較高，因為其主導方式依然是鍵盤錄入和光學字符識別掃描輸入，速度較慢的同時儲存質量不高，容易受到諸多要素的干擾，在互聯網技術飛速發展的今天，高校學生檔案管理的網絡化建設依然缺乏統一的技術標準，使得跨區域的數據信息庫無法實現對接和共享，所以說我國高校學生檔案數字化工作依然還有很長的路要走。
2011年由中國檔案學會、北京市檔案學會和清華大學檔案館在清華大學聯合主辦了“國際檔案數字化研究與發展”學術報告會，議題是探討檔案數字化工作的標準化問題，對當前檔案數字化工作最為迫切的問題進行了探討，比如對高校學生檔案數字化建設的原則問題、檔案數字化與數字檔案館的關系問題的研究，對于近五年檔案數字化工作的開展打下了堅實的基礎。總的來看，目前檔案工作管理人員對于檔案工作的數字化進程的認識依然不夠，沒有充分認識數字化對高校學生檔案工作的現實價值。
4 高效學生檔案數字化工作發展的對策
4.1 統一認識，確定范圍
目前許多高校學生檔案管理部門都沒有充分認識到數字化媒介對于高校學生檔案管理的重要性。這就需要統一認識，特別是要認真貫徹落實教育部和國家檔案局第27號令，把高校學生檔案管理數字化工作納入到年度工作日程中來，領導在體制上和管理上對高校學生檔案數字化工作嚴格把關，順應時代要求，擴大學生檔案的歸檔范圍。特別是豐富高校學生檔案管理的功能，覆蓋數字化檔案管理的使用范圍，對于檔案的“收集、鑒定、歸檔”的每一個步驟實行程序化、標準化的管理操作。
4.2 調整工作節奏，參與必要培訓
如今高校學生檔案管理數字化工作大大提高了工作的效率、免去了不少不必要的流程。但是在工作的方式和節奏上會有所改變，這就要求管理人員能夠充分適應高校學生檔案管理的工作時序。比如要按照歸檔的關鍵時間點及時安排上傳。如考試成績在期末結束后一周內錄入，過期即鎖定，嚴禁改動。同時校園網也可以作為一個窗口接受大眾的監督。同時高校學生檔案管理工作的推進是一個動態過程，需要管理人員能夠接受相關的培訓，不斷實現數字化檔案管理升級和優化工作。
4.3 設置權限，保護隱私
數字檔案系統一大隱患就是隱私問題，因為安全問題隱患造成的數據信息泄露的后果是非常嚴重的，因為檔案數字化管理的有點在于區域范圍內的數據共享，其缺點也是如果不注意權限的加密或是設置網絡防火墻、數據加密傳輸等措施，容易造成個人數據的泄露（比如學生的身份證號碼、家庭住址、生理缺陷）。所以設置權限，保護學生和學校的隱私變得尤為必要。
4.4 拓展功能，完善服務
上述提到了高校?底只?檔案管理是一個持續發展的動態過程，需要在功能、管理和服務商不斷加以完善，比如目前許多高校都在改善遠程拓展功能，方便對畢業生的檔案狀態，如檔案的去向、轉出和接收時間等，應能通過學生檔案管理系統進行遠程在線查詢。數字化檔案管理對于高效學生檔案管理而言，無疑是一次深遠的變革。
【關鍵詞】檔案管理 數字化 優勢和劣勢
隨著信息化技術的快速發展，其已經逐漸進入到人們的日常生活中，這對人類的進步具有非常大的促進作用。但隨著信息技術的發展，人們的工作模式也在逐漸發生著轉變，傳統的檔案管理模式已經不能適應當前社會的進步，因此，檔案的數字化管理逐漸成為我國經濟發展的重要促進因素，對我國的經濟發展起到了巨大的促進作用。
1 檔案數字化管理的優勢研究
1.1 促進部門立卷制度的建立。對于部門立卷，其是一個常見的問題，對部門的發展具有非常重要的作用，但由于一些單位在進行立卷時僅僅是將一些零散的材料交給相關部門，加上檔案管理人員對檔案卷的質量重視程度不足，使得其錄入的信息存在著完整性不足等問題。但在采用數字化管理模式之后，所有的檔案由對應部門的相關人員將其錄入到網絡系統中，然后由檔案管理人員對其進行統一管理，這種模式使得檔案管理工作更加有序，且保證了檔案收錄的整齊性原則。
1.2 檔案管理工作不受時間和空間的限制。對于傳統的檔案管理工作，其大部分需要在上班時間進行整理和分類，但由于工作環境受到工作齙匾約骯ぞ呤褂萌說南拗疲使得檔案管理工作效率受到較大的限制。而采用數字化管理模式之后，檔案管理人員在進行檔案管理時，其不在受到時間和空間等的限制，工作人員能夠通過網絡獲得檔案內容，然后在任何場地對檔案內容進行整理。而對于企業的各個部門，其產生的大量檔案資料還能夠通過電子文件的形式存儲在網絡上，檔案管理人員通過對這些資料進行收集和整理就能夠實現檔案的管理工作。通過這種管理模式，檔案管理工作的效率得到了有效的提高，企業的各個部門只需要將本部門對應的文件錄入到計算機系統，檔案管理人員就能夠將這些信息收集整理，并在對應的網絡空間中對其進行整理和立卷等。
1.3 增強了檔案內容信息的開發。對于傳統的檔案管理，其僅僅是對檔案進行分類整理，在進行某一相關內容的查詢時，僅僅能夠對單個文件進行查找。這種方法嚴重限制了檔案的使用功能。而采用數字化管理模式后，經過立卷將所有的檔案放置在一個計算機硬盤中，然后通過檢索功能找到對應某一查詢內容的所有檔案資料，這種管理模式使得使用人能夠更加高效的了解一件事情的來龍去脈，從而提高檔案管理工作的效率。
2 檔案數字化管理的劣勢分析
2.1 利用不充分。對于當前的檔案管理人員，其在進行檔案數字化管理時，僅僅將其作為一種存儲工具，并沒有發揮檔案管理數字化技術的優勢，在工作的過程中仍然采用傳統的檔案管理模式，這使得檔案數字化管理受到較大的影響。此外，還有一些檔案管理人員，其將重點放在管理上，而對于檔案的價值則忽略，使得檔案資源的利用率較低。
2.2 檔案存儲存在著一定的安全問題。隨著信息技術的快速發展，網絡安全問題也逐漸成為影響人們正常工作生活的一個重要因素，由于電腦病毒和非法侵入對計算機系統的危害較大，當檔案存儲設備出現安全問題后，其內存儲的檔案信息往往也會受到較大的影響，嚴重的甚至會使得所有的檔案資料丟失，這使得檔案管理工作受到較大的影響。此外，還有一些檔案在進行轉換時采用的是電子編碼技術，這使得檔案管理人員在對檔案原始憑證進行修改而不會留下痕跡，因此，管理人員在進行管理時無法保證檔案信息的準確性，即使其被人為修改也不會被人發現。
2.3 檔案存儲載體的限制性。對于檔案的數字化管理，其為了更好的節省資源，往往會將紙質檔案全部電子化，然后將這些電子檔案放置在一個固定的硬盤中，而原件的重要性則很少有人能夠認識到。當硬件存儲設備中的內容過多時，往往會導致硬件設備的重要性上升，為了保證固定的硬件設備能夠滿足企業檔案存儲的需求，隨著檔案資料的增加，其需要更換存儲位置或者對應的硬件設施，這使得其中的一些檔案內容非常容易受到影響。另外，若新設備中存在著病毒等，其對整個檔案管理系統的危害是非常大的。
3 檔案數字化管理的措施研究
3.1 建設系統工程，實現檔案信息的共享。對于檔案電子化建設，其是一項非常龐大的工程，需要將所有的檔案信息錄入其中，同時還需要開發對應的軟件和查詢管理等功能，因此，企業在進行電子檔案的建設時往往需要多個部門聯合行動，將所有的檔案信息和軟件等設備安裝完成，且為了保證檔案信息的安全性，還需要采用雙服務器對存儲的檔案進行備份。另外，為了提高檔案數字化管理的效率，還需要設立對應的查詢功能，方便使用人更加快速的找到自身需要的檔案資料。
3.2 制定統一的錄入標準和備份操作程序。對于所有的檔案數字化管理，其想要在整個企業高效運行，首先需要建立統一的錄入標準，工作人員在日常工作中錄入的檔案信息需要嚴格遵守該標準，然后由檔案管理人員將這些資料進行統一的管理。另外，對于電子檔案的掃描工作，其也需要制定對應的標準，像頁數的強制性打印等，通過這種方法能夠保證錄入信息的完善性。而在檔案信息錄入完成之后，其還不能夠直接進行存儲，檔案管理人員需要對其進行二次查詢，直到其不存在問題再將其錄入到檔案管理系統中。
4 總結
對于一個企業的發展來說，其檔案具有非常重要的作用，像房地產企業等，對于這些企業，其在進行檔案數字化管理的過程中需要加強對檔案的重視和使用，由于傳統的檔案管理模式利用率較低，加上存儲的安全性不高，人們開始研究檔案的數字化管理，但這一技術當前還存在著很多的問題，需要有關人員加強研究。
參考文獻：
[1]楊艷.檔案數字化管理優勢與弊端[J].現代商貿工業，2016，09：48-49.
摘 要 社會組織、國家機構以及個人在社會活動時間中的相關記錄的保存工作，是檔案工作的由來，檔案工作的順利開展關系到各個領域的秩序，它是我國科學文化事業中的重點。檔案管理工作素來以繁瑣的特征著稱。隨著現代科技的進步與計算機技術的普及，檔案管理工作走向了數字化的道路。本文將針對檔案數字化建設中存在的問題及利用措施進行分析探討，希望為我國檔案工作的順利進行以及效率的提高，提供有價值的思考與建議。
關鍵詞 檔案數字化 問題 利用措施
不同于傳統的紙質檔案，依托于計算機技術的數字化的檔案在管理上具有更加便捷以及科學的優勢。在數字化的作用下，檔案的表現形式、存儲方式以及查詢方式等都出現了新的發展。在檔案數據庫和信息管理系統于大型檔案館的廣泛應用之中，檔案數字化建設已經初見成效。為了促進檔案管理數字化建設，我國出臺了《紙質檔案數字化技術規范》，為檔案的數字化建設提供了政策支持以及法律依據[1]。可見檔案數字化所帶來的優勢對檔案管理工作的發展具有重要意義。另一方面，不同于其他的工作，檔案管理工作具有其重要的特點，即安全性、保密性，這無疑是目前檔案數字化需要著重解決的問題。
一、檔案數字化建設中存在的問題
（一）檔案數字化建設的不合理
這一點的具體體現主要與不同檔案部門的實際情況不同，其檔案數字化建設的基礎也不相同。不同的行業、不同地區、不同性質的單位的檔案管理工作的側重點以及相關的管理設備、管理經費之間千差萬別。檔案管理工作的復雜性要求對相關設備的使用以及經費的投入具有詳細的標準與要求，推進數字化的檔案管理模式對于計算機、轉換設備、掃描設備的配備具有一定的要求。但是在實際的檔案數字化建設的推進工作當中往往忽視了不同檔案部門的特有的發展狀況，產生了“一刀切、一風吹”的不合理的發展措施[2]，對檔案數字化的建設具有不利的影響，不僅降低了檔案數字化的建設效率，還會出現一些系統以及管理上的漏洞，為檔案管理工作帶來安全隱患。另一方面，檔案管理部門的檔案數字化水平出現參差不齊的現象。在國家事業單位中，檔案的數字化水平一般較高，主要是資金的投入較大以及相關的管理隊伍水平較高。在其他的領域或企業之中，基于領導重視程度以及資金投入等方面的問題，檔案數字化水平普遍較低。
（二）檔案數字化建設中的檔案安全問題
基于檔案管理的重要特性，安全性以及保密性，結合計算機技術應用發展下的檔案數字化管理模式中的開放性與共享性的特點，兩者之間所存在嚴重的沖突[3]。在目前的檔案數字化平臺的建設之中，由于檔案的外包原因以及相關的技術問題，檔案泄密現象時有發生，這為公共安全造成了一定的恐慌以及重大的不利影響。提高檔案數字化管理的保密性以及安全性是目前公眾普遍關注的問題。另一方面，檔案在利用過程中出現的信息公開的問題也具有危害性。在目前的檔案利用問題上，檔案在內部的流通方式以及利用效果值得商榷。
二、檔案數字化利用措施
（一）做好檔案數字化相關基礎設施的建設
針對上文中提出的不同部門、不同地區以及不同單位之中的檔案數字化相關基礎條件的不同。在進行檔案數字化建設與推廣的過程中需要同時進行檔案數字化相關基礎設施的建設，采取統籌規劃的方法，加強檔案數字化管理工作的重要意識的宣傳，為檔案數字化建設提供相應的政策支持，對相關的經費以及投入進行統一的規劃，依據不同部門、不同地區以及不同單位的具體狀況，提出合理的硬性指標。加強對檔案管理的檢查工作。對各個檔案管理部門進行定期、抽樣檢查，促進檔案管理數字化的建設與發展。
（二）檔案數字化建設中檔案安全問題的解決
基于檔案數字化所帶來的檔案的安全問題，在實際的檔案管理工作中，需要采取有效的措施對檔案進行安全的管理[4]。對于檔案管理中的檔案保持、檔案利用以及檔案公開的問題，在相關的程序以及具體的執行標準上需要進行商討。在計算機技術支持下的檔案數字化的管理模式下，解決好上述三者的關系對檔案管理的保密性具有促進作用。在進行檔案利用工作時，對檔案的內部流通的形式以及相關的標準規定需要進行嚴格的控制，必要時候應加以法律條例進行硬性規定，確保檔案的利用安全。加強對檔案數字平臺上的安全系統的建立，嚴格控制檔案數字化管理的網絡，避免黑客入侵，導致檔案泄密。完善檔案的交接以及使用制度。
三、結束語
綜上所述，檔案數字化的便利性以及管理方式的科學性、高效性等諸多優勢對于整個檔案管理工作的發展具有積極的推動作用。但是，由于檔案管理所特有的安全性以及保密性與計算機技術的開放性之間存在著沖突，在檔案數字化的應用發展之中出現了泄密的嚴重問題，針對目前檔案數字化發展的現狀，加強檔案數字化管理的保密手段，完善檔案數字化管理的體制、優化具體的檔案數字化管理的相關措施具有必要性以及重要性。
參考文獻：
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醫院中的檔案是存儲信息和管理信息的重要載體。其中包含了大量的技術資源和醫療成果。伴隨著信息數字化和網絡技術的發展。怎樣高效的將信息數字化應用到醫院的檔案建設中，為醫療和科研項目提供便利的條件、快速準確的信息服務。這是我們目前亟待解決的問題。
一、實現檔案數字化管理所面臨的主要問題
眾所周知，醫院是屬于為廣大病患提供醫療幫助的服務性場所，在開展醫療幫助的過程中。每天醫院都會受到大量患者的患病資料。再加上醫院本身管理工作過程中產生的一些信息類的文件，兩者匯集到一起。那給醫院的檔案管理工作者帶來的真的是不小的挑戰。鑒于醫院檔案對于其開展工作的重要性，將醫院檔案的管理進行全面的數字化是具有必然性的。但是在進行醫院檔案的數字化進程中卻仍存在很多的問題等待解決。
1.資源的浪費
電子文件與紙質文件并存的保存機制造成了資源上的浪費。因為想要避免因為一些機器的故障或者其他原因導致檔案醫學成果的丟失。一般都會在檔案電子化的基礎上，仍然保存一份相同內容的紙質文件。這不但在人力物力上造成了浪費，同時也影響了電子文件在檔案事業上的進一步發展。
2.醫院檔案的信息資源沒有得到合理利用
現在很多的醫院都已經為本醫院的檔案室配置了電腦、并開發了網絡信息平臺。但可惜的是這些現代化的管理設備并沒有的到合理有效的利用。現如今的醫院檔案管理面臨著猶如守著推土機卻仍然使用鐵鍬鏟土的局面。在信息化發展越加快速的今天，卻仍然在使用傳統的封閉式的管理模式。電腦、網絡平臺在很多醫院的檔案管理上并沒有發揮它應有的作用。
造成這種局面的原因是多個方面的，只有醫院真的認識到了檔案管理數字化的重要性，積極主動的培養一些適應信息化管理要求的檔案管理人員，才能真正使得醫院信息化設備得以起到其應有的作用，才能使檔案的數字化管理得到真正的發展。
3.醫院檔案信息數字化的標準尚不完善
現在很多醫院在我國信息化進程日益加快的大背景下，都采取了各種各樣的措施用來推進檔案信息數字化的工作進程。但是數字化的進程除了工作態度上的積極之外也要規范化的工作，建立標準化的檔案信息。不然很容易發生信息數字化的資源得不到合理充分的應用。另一方面，不能完全統一數據的格式、分類標準等也會使得檔案數字化信息的全面性和準確性有所下降 ，不但不能借助網絡有效的利用數字資源，同時也制約了醫院檔案數字化的進一步發展。
4.醫院負責管理檔案的工作人員的信息化素質不夠
隨著信息化逐漸深入到醫院檔案的管理工作中，這對醫院負責管理檔案的工作人員也提出了更多的要求。在了解專業的醫學知識、檔案知識管理的基礎上，還要具備一定的計算機信息化技術素養。
現如今，很多的醫院檔案工作人員對于信息技術的了解不深，技術水平不夠致使其業務能力下降達不到現在醫對于檔案數字化的新要求。現在很多醫院的檔案工作人員還兼任著醫院內的其他工作，分身乏術致使其根本不具備業務培訓和學習的機會。致使大多數醫院的檔案工作智能停留在調用和查詢的基礎性信息化水平上。這樣一來，醫院檔案的數字化、信息化就更難得以真正的實現。
二、醫院檔案數字化管理的完善對策和發展策略
1.對于檔案信息收集上的完善和操作上的規范模式
對于實現醫院檔案數字化管理的當務之急，首要任務是先要建立起一個標準的信息檔案資料庫。通過數字化的管理形式，將醫院內原有的檔案信息加以整理存儲。并開發深層次的檔案應用，提高其檔案的使用價值。
在這個基礎上，我們要建立網絡平臺上的檔案查詢系統。這個網絡平臺要能實現信息資源的數字化處理、存儲、檢索以及輸出功能等等。從而建立其整個比較完善的工作系統流程。當然在創建系統之前，我們也要保證在對其信息資源數字化的處理過程中，是采取標準化的規劃分類體制。以防止資源的浪費，提升信息存儲和傳輸的效率。我們還可以鼓勵醫院內各個部門上報資料時是以規定的格式和要求并是以電子文件的形式進行傳輸。
在對信息檔案實行數字化的過程中，可以根據信息資源的不同進行不同的處理方式。比如：可以對文字或者圖像類的信息采用掃描錄入的方式，逐份的掃描然后編好索引和目錄。也可以采用文本格式進行全部的歸檔存儲，但是要配備全文的數據庫，當然也可以采用上述兩種方法組合的形式進行檔案的數字化處理。
2.對其醫院檔案服務的體制進行完善
現在醫院的檔案管理可以在信息化的幫助下創建新的管理體制，通過網絡平臺更好的為醫院內的其他部門進行服務。推動檔案管理數字化信息化的發展。比如：建立專門的檔案管理查詢網站、建立檔案信息資料庫、信息可以實現自動的上傳和存儲以及信息資源可以實現在線查詢等等。這寫舉措不但可以為檔案的管理上提供更便捷的服務而且在某種意義上來說也實現了醫療資源的共享和檔案信息的良性循環。
3.培養熟悉信息化數字化技術的檔案管理人員
在醫院的檔案進入信息化、數字化的管理模式后。檔案管理人員不僅要具有專業的醫療知識、檔案管理知識同時也要具備較強的網絡信息處理能力和數字化的信息服務能力。檔案信息數字化的成功與否很大程度上取決于檔案管理人員的信息技術是否過硬。現在的醫院應該著重培養檔案工作人員的信息技術能力。提高其工作時的工作效率和質量。
關鍵詞：醫院檔案管理；數字化模式
【中圖分類號】G640
眾所周知，醫院是服務于廣大社會群眾的醫療場所，在醫療活動開展的過程中，醫院每天會收集到大量患者的資料，加上醫院本身管理工作開展過程中一些信息文件的匯集，那么醫院檔案管理實際上是工作任務較為繁重的工作。鑒于醫院檔案的重要性，對醫院檔案管理開展數字化的管理模式，不僅是提升醫院檔案管理質量的客觀要求，同時也是社會經濟發展背景下，檔案管理工作面臨的必然發展趨勢。
一、醫院檔案管理數字化進程的重要作用及工作開展現狀淺析
從上文的相關論述中，我們已經了解到醫院檔案數字化管理的有效開展，是新醫改背景條件下，建議在互聯網、計算機技術基礎上醫院檔案管理工作面臨的必然發展趨勢。在數字化的管理模式中，可以有效采取檢索技術、數字化技術以及存儲技術等，對檔案的信息進行有效的管理，從而提高醫院檔案管理工作的水平和質量。從某種程度上說，數字化的管理模式不僅能大大提高對醫院檔案的開發以及利用效率，同時還能與醫院其他部門工作的有效開展起到一個積極的配合作用，從而提高所有部門的綜合運轉效率。但是就現階段醫院檔案數字化管理開展的現狀來看，似乎還面臨著一系列的難題。
（一）人才資源的稀缺
就醫院檔案數字化管理的開展來說，是建立在一系列計算機技術之上的。在傳統的醫療專業教學中我們可以看到，既涉及到計算機技術，同時又兼顧到醫院信息管理知識方面的專業少之又少，當醫院檔案管理工作朝著數字化方向邁進時，面臨最主要的問題就是人才資源供應不足。數字化管理方式是基于計算機基礎上對整個醫院綜合信息進行重新整理和重新組合，從而提高醫院檔案信息的開發和利用效率，而這一系列的操作都是依靠計算機來完成，一旦某一環節出現問題，那么整個檔案管理系統也會面臨管理的危機，因此在醫院檔案數字化管理進程中，對人才資源進行有效的利用就顯得尤為迫切。
（二）硬件設施的完善
俗話說，巧婦難為無米之炊，在醫院檔案管理數字化的進程中，面臨的主要問題除了上文中提到的人才資源的缺乏之外，另外一個迫切需要解決的問題就是硬件設施的配備。
（三）重視程度不足
就醫院檔案數字化管理進程來說，不僅是醫療衛生事業改革背景下對醫院檔案管理工作提出的客觀要求，同時也是社會經濟發展過程中，醫院提高自身運轉效率與管理水平的必然措施，更是醫院檔案管理應對社會發展潮流面臨的必然趨勢。但是就現階段某些醫院或者醫療機構檔案管理數字化的進程來看，根本沒有引起足夠的重視程度，甚至有的醫院在數字化管理進程中只是盲目跟風，沒有對管理質量引起足夠的重視。
二、推進醫院檔案管理數字化進程的有效措施
通過上文的相關論述，我們已經清楚的了解到，在醫院檔案管理數字化進程中，人才資源、硬件設施配置以及重視程度、投入力度等多個要素的重要作用，那么在具體管理工作開展的過程中，我們應該采取哪些有效措施來推進醫院檔案數字化管理工作的進度呢？
（一）管理人員專業化培養的有效進行
醫院檔案數字化管理的有效開展，需要大量高素質的管理人員來支撐整個數字系統的有效運轉，因此針對現階段醫院檔案管理數字化開展進程的現狀，醫院應加大在人才資源管理方面的投入，尤其是對高級管理人才的專業培訓。醫院在對人才進行培訓的過程中，應兼顧職業素質培訓和技能技術培訓，并且還應大量吸收一些新進的管理人才和熟知法律法規的綜合型人才，爭取對傳統的人才結構進行有效的調整，從而發揮出人力資源在醫院檔案管理工作進程中的積極促進作用。
（二）管理制度的有效制定
所謂無規矩不成方圓，在醫院檔案管理數字化進程中，除了對人才進行系統專業的素質和技能培訓，為管理工作的有效開展提供充足的人才儲備之外，還應充分發揮出管理制度對于具體管理流程的重要規范作用。就醫院檔案管理數字化工作的開展來說，包括了許多重要的流程和步驟，每一環節工作完成的效率和情況都會直接影響到下一環節，因此，醫院在進行管理制度調整的過程中，應結合數字化管理方式的具體特點，以提高管理質量和管理效率為制度制定的宗旨，以規范化的操作方式來保證醫院檔案數字化管理的有效性和安全性。
（三）硬件設施建設
出了上文中提到的幾點有效措施之外，在醫院檔案數字化管理進程中，還應加大在硬件設施方面的投入。就數字化管理模式來說，主要的載體是計算機。所有程序的運作，都是由系統軟件作為支撐運行的，因此，在醫院檔案管理數字化開展的過程中，醫院還應硬件設施建設方面加大投入力度。
三、總結
綜上所述，我們可以看到，隨著社會經濟的發展以及醫療衛生事業改革的推進，數字化是現階段醫院檔案管理工作進程中面臨的必然趨勢。要想促進醫院檔案管理工作的高質量的開展，人才資源儲備和硬件設施的建設，是必不可少的途徑；除此之外，制度建設的跟進也是完善數字化發展模式的必要措施。
參考文獻：
[1]李建平.高校學籍檔案數字化管理的探討[J].蘭臺內外，2012，06：32.
[2]沈燕.醫院檔案數字化管理的探討[J].辦公室業務，2013，09：173+175.
【關鍵詞】數字背景；高校；圖書館；管理創新；分析
中圖分類號：G251 文獻標志碼：A 文章編號：1007-0125（2016）12-0252-01
一、數字背景下高校圖書館管理創新的重要性
在數字背景下，高校圖書館管理創新的重要性日漸顯現。首先，高校圖書館管理服務模式落后。人工檢索和查詢是傳統高校圖書館的核心管理手段，極易出現偏差，而這已不符合信息化社會發展的客觀要求。在數字背景時代下，高校必須優化創新圖書館管理，實現數字化的檢索，采用數字化的服務手段，是提高其管理服務效率與質量的關鍵所在。其次，紙質圖書館管理存在的問題不斷顯現。由于紙張是傳遞和閱讀信息的核心載體，管理工作者每天都必須記錄、儲存海量的紙質數據信息，工作效率極其低下，紙質物極易被損壞，導致重要的數據信息丟失。和傳統紙質圖書館相比，電子圖書館更具優勢，以文檔的形式保存數據信息，節省了大量的儲存空間，可以長時間保存，信息檢索也非常方便。最后，是數字時展的客觀要求。在高校圖書館運營中，傳統管理模式已無法滿足數字信息化時展的客觀需求，必須優化創新其管理模式，提高圖書館服務效率與質量。
二、數字背景下高校圖書館管理創新路徑
（一）強化圖書館管理人員的創新意識，創新圖書館管理理念。在數字信息化發展浪潮中，高校圖書館管理工作和信息技術有機融合，想要提高其管理效率，必須優化創新圖書館管理工作，強化工作人員的管理意識，創新圖書館管理理念。在運營管理過程中，高校要引導圖書館管理人員正確認識自身的工作，意識到創新管理的重要性，為在校師生營造一種良好的閱讀環境，為他們查閱各類資料提供便利，提高圖書館的運營效益。在開展圖書館管理工作中，管理者必須樹立管理的數字化理念，優化創新管理模式，綜合分析各方面主客觀影響因素，制定科學、合理的數字化圖書館管理規劃，要根據各方面運行情況，優化創新數字化管理手段，營造一種人性化的服務環境，構建長效的人才運行機制，確保圖書館高效運轉。
（二）優化創新服務模式，提高圖書館管理人員綜合素養。想要優化創新高校圖書館管理，必須多角度、多層次優化創新其服務模式，借助全新的管理手段，創新管理服務模式。在新形勢下，高校招生與就業形勢都發生了質的變化，高校教育與管理工作都離不開圖書館，應用范圍不斷擴大，利用次數頻繁增多，必須進一步提高其管理服務水平。在此過程中，高校必須從不同角度入手優化創新服務模式與形式，采用“高效化、多元化、社會化”的服務方式[1]，要積極、主動為在校師生提供優質的服務，滿足他們各方面的客觀需求。同時，高校要注重圖書館的信息化建設，注重網絡服務，提高圖書館各類圖書資料的利用價值，多和其他高校的聯系、交流，開展聯機合作檢索服務，優化配置各方面信息資源，實現信息資源共享。此外，高校要注重圖書館管理人員綜合素質的提高，要優化完善用人制度，適當提高人員聘用要求，定期對在崗管理人員進行全面、系統地培訓，對其進行再教育學習，提高他們的專業技能，在實踐中積累豐富的工作經驗，培養一批“高素質、高能力”的圖書館管理人才，確保一系列圖書館管理工作有序開展。
（三）注重技術創新，優化創新管理制度。在運營管理中，高校圖書館管理離不開科技的支持，其管理工作效率與質量的提高和數字化信息技術緊密相連。高校圖書館管理部門要注重數字化設備的引進，借助計算機科學管理圖書館，大力開發各類圖書館管理軟件，科學管理圖書館，構建高效的查詢檢索系統[2]，便于學生及時快速查找各方面資料。高校要注重圖書館管理制度的優化創新，優化完善傳統封閉的管理體制，讓圖書館管理層處于適度的緊張狀態，調動他們工作的積極性、主動性，充分挖掘他們各方面潛能，促進圖書館管理工作創新。
三、Y語
總而言之，在數字背景下，高校必須充分意識到圖書館管理創新的重要性，要將其放在核心位置，要全方位分析圖書館各方面具體情況，尤其是圖書館資源管理利用情況，強化圖書館管理人員的創新意識，優化創新管理制度，創新管理理念與技術等，提高管理人員綜合素質等，改變圖書館管理現狀，實現圖書館信息管理的數字化，提高其工作效率與質量，促使新時期高校圖書館事業持續向前發展，更好地服務于高校教育工作。
參考文獻：
[1]李育玲.數字時代背景下的高校圖書館管理探析[J].中國管理信息化，2013，（3）：75-76.
[2]申雪倩.數字環境下的高校圖書館管理與服務創新[J].產業與科技論壇，2014，（23）：251-252.
（一）我國環保事業發展與環境問題的研究越來越深入
大量環境資料隨之增加，具有類型復雜和多樣化載體的特點，實現數字化管理提供寶貴的環保信息資源的同時，也給查閱與使用帶來很大的困難，大量數據的積累卻沒有得到及時的歸檔與處理，使文獻不能正確流到渠道內使用。
（二）我國環保工作起步較晚
很多環境保護機構都會受到資金和場地等客觀條件的影響，再加上缺乏有效的管理制度和對檔案管理工作重要性的認識，導致日常工作中不能做到檔案的及時收集與整理。
（三）我國的環保檔案缺乏統一的管理系統
而且對檔案數據的處理缺乏有效性，不能系統地完成檔案的收集與使用，更加缺少嚴格和規范的管理，導致檔案管理人員漠視檔案材料形成和積累，不能及時完成檔案的整理與歸檔。很多報告歸檔卻沒有將原稿及相關附屬材料附上，再加上層層上報，導致信息的大量分散，不能形成配套的系統，也無法建立起有效的分析方法，不能實現信息資源的共享，使檔案效益不能得到順利地發揮。
二、研究環保檔案數字化管理
（一）思想上重視檔案的數字化管理
重視環保檔案的數字化管理，要從領導開始，只有領導認識到環保檔案數字化管理的重要性，才能為管理好環保檔案提供更好的條件，要加大微機等管理設備和配置資金的投入，使檔案數字化管理順利開展，還要提高所有檔案工作人員思想認識，努力擺脫傳統環保檔案工作的束縛，確定環保檔案數字化信心。
（二）數字化管理歸檔基礎工作
對檔案歸納與收集中的問題，需要一步步來解決，例如：可以建立起電子文件相關的收集與歸納制度，確定責任制與會簽制、移交制等，要使收集工作得到有效的執行。同時，要做好電子文件的保存和識讀，做好相關的技術鑒定，還要處理好和建庫成本間關系，把不合格、不應該歸納的電子信息進行剔除，而重要的文件要及時歸檔，還要做出相應的標記。最后，還要注意著錄的工作，著錄指從電子信息文檔由產生到最后結束全程的控制工作，只有實現著錄才能做到文件的歸檔和檢索，在實踐工作中才能夠得到更好地統計與應用。在文件歸檔過程中要做好數據的保護，避免數據的丟失，還要做好數據的保密工作，在信息傳輸過程中，一定要做好相應的加密，尤其要避免檔案信息在傳輸過程中被竊聽或者破壞。隨著我國《電子簽名法》的頒布與實施，電子檔案可以作為原始憑證，所以收集時一定要做好簽署技術與隱形條形碼的輸入，以此和偽造、復制區別開來，實現原始電子檔案的安全。例如：要加強數字化信息的檔案管理，可以加強保密工作，提高保密水平，成立保密小組，確定主管人與負責人，切實做到檔案工作與保密同步，避免保密工作出現以說為主、以干為輔，忙碌時就忽略保密的情況發生，保證文件不會被橫傳與抽走，的環保檔案要控制好專卷入檔和保存，派專人進行管理。
（三）以數據庫的建設為核心
數據庫的建設包括檔案目錄、檔案全文及多媒體檔案等數據庫。一般檔案管理單位只重視對檔案目錄方面的工作，對全文及多媒體等數據庫缺少深入的研究。例如：全文數據庫，既包括數字化電子文件，也包括紙質檔案，所以，必須要確定數字化范圍，優先確定重要程度建立數據庫。而全文數據庫的建設也不能將工作重點放在全文的錄入和掃描上，一定要注意以環保工作作為中心點。近年來自上而下開展的“污染源普查”等全國性的環保工作中產生了大量數據，都要認真做好數據采集，采用數字化管理，確保實際的參考價值和利用價值。以數據導入與原文掃描等方法來實現，所以建庫要利用好已有數據的導入，防止出現重復性的勞動。做好備份工作，按照不同情況來選擇備份的方案，對備份過程也要進行嚴格的記錄，并且定期對備份數據進行檢驗，防止系統癱瘓或硬件損壞造成數據庫被損毀。要注意標準化的建設，保持數據格式的兼容性，而且數據庫建設要符合國家與行業的標準及網絡協議標準。
三、以軟件平臺保證數字化管理
環境污染具有范圍廣、影響周期長、潛伏期限長等特點。所以，環保檔案工作有著特殊性的要求。隨著環保電子信息的出現，急需一個良好電子軟件平臺來管理環境監測數據、原始調查材料等檔案資料，才能使環境信息真正實現橫向與縱向資源共享。據統計，我國環保檔案選擇軟件平臺時，大多選擇具有代表性的，例如：可以和軟件公司來共同開發，也可以選擇國家環保局或地方檔案局所推薦的軟件。從理論上來說，普遍應用的是國家統一通用軟件和系統，可以防止重復性的開發與建議，可以使國家資源得到更好地利用，實現標準化與自動化的網絡建設，更好地克服兼容性，使系統聯網與信息資源更好地共享。選擇系統時一定要重視軟件平臺通用性的考慮，軟件平臺要具有標準化和安全性，能夠實現網絡環境的支持和技術的支持，具有成本效益的觀念。同時，還要正確處理投入和產出間關系，充分考慮到效率的問題，按照自身發展的特點，進行準確的定位，以綠色理念打造環保檔案信息管理平臺，制定環保檔案信息目錄，建立健全制度。
四、數字化管理對人員的要求
環保檔案數字化管理人員要了解環保檔案管理的相關業務，掌握計算機和網絡方面的專業技術，可以解決各種相關的技術問題，還要有良好職業道德、保密意識與責任感。數字化管理人員要以全新的思維來了解管理職責與任務。可以說，環保檔案數字化管理人員既是管理者，也是分析者和傳播者，更重要的是實現檔案信息的重要導航。由此可見，加強對數字化管理人才的培養是保證環保檔案數字化管理基礎，需要復合型管理人才，尤其是計算機與檔案都精通的復合型管理人才。缺少人才會使檔案工作的數字化無法順利開展，所以，檔案管理人員一定要了解數字化的管理方法。檔案管理單位可以通過培訓的方式，提高檔案管理人員業務、政治等方面的素質，確立考試的制度，實現檔案工作的標準化與數字化。
五、標準化與計算機化的管理基礎