時間：2024-03-10 10:12:31
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關鍵字：重點水利工程 檔案管理
水利工程是國民經濟重要基礎設施，與經濟建設及人民群眾生命財產安全息息相關，關系到廣大人民群眾最現實最直接的利益。加強水利建設，提供安全的水環境，有利于社會環境的穩定和發展環境的優化。各級政府十分重視水利工程建設，不斷加大投入，興修水利設施，加固原有堤防、水庫工程，提高防災等級等，其在保障城市人民生活正常進行和預防及抵御自然災害方面有重要作用。珠海市政府近年來重點建設竹銀水源工程、白蕉聯圍、小林聯圍、乾務赤坎大聯圍和中珠聯圍等水利工程項目。竹銀水源工程是貫徹落實國務院批準的《保障澳門、珠海供水安全專項規劃報告》，解決澳門、珠海咸期供水安全的關鍵工程。
水利項目檔案是水利工程建設的真實記錄和全面鑒定工程質量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據，其既是水利工程建設、維修、管理、改擴建的重要保障，又能為當地經濟建設和水務事業發展提供服務，所以，做好水利項目檔案工作對推動當地經濟可持續發展具有十分重要的意義。由于水利項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案數量大、載體多樣、保存價值高。當前，隨著國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面政策的變化，對工程檔案的收集、管理、歸檔、流向提出了新的問題。筆者結合工作實際，對如何開展水利工程檔案工作提出一些看法，以期對水利工程項目檔案工作有所裨益。筆者認為做好水利項目檔案可以按照以下要求來開展：
一、建立項目檔案管理組織架構
項目檔案管理機構是項目檔案工作的重要保障，沒有相應的檔案管理機構，檔案工作開展必受影響。因此，在組建工程建設（籌備）處時的同時，就應考慮設立工程檔案管理領導小組，小組必須由單位領導、有關科室負責人和專職、兼職檔案管理員構成，形成層層把關的體系。一般情況下，由單位領導任組長，科室負責人任成員，專、兼職檔案管理員具體負責工程項目資料的整理歸檔工作。建設單位在完善檔案管理組織的同時，要求勘測設計、施工和監理等參建單位，必須明確一位主要領導或負責人分管工程檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工程任務相適應的管理機構，配備檔案資料管理人員，統一管理工程檔案資料。水利工程一般都是省、市重點建設工程，其建設規模較大、時間較長、要求嚴，在施工中還會創造許多新工藝、新技術，如果沒有領導的高度重視，沒有統一機構抓總，沒有相關部門和施工一線技術人員的認真負責，沒有檔案管理人員的勤奮敬業，是不可能高質量完成這些工作要求的。
二、加強與檔案行政管理部門的聯系，尋求密切的檔案業務指導
要使工程項目檔案工作獲得持續、均衡、快速發展，就必須重視加強與檔案行政部門的聯系，接受檔案業務指導。從工程建設一開始，建設單位就要及時取得當地檔案局的支持，自覺將項目檔案工作置于檔案行政管理部門的指導和監督之下，確保檔案工作在高起點、高標準的層面上展開，對檢查中發現的問題及時整改，并由監理形成書面意見報當地檔案局和建設單位備案。當然，業務指導是雙重性的，作為工程建設單位，對上，要接受上級主管部門和檔案部門的指導與監督，如省水利廳、省、市檔案局等；對下，則負有對各參建單位檔案工作進行監督與指導之責。可以通過到各參建單位調研、實地指導、辦培訓班和召開業務工作會議等措施、途徑，了解各參建單位的檔案工作情況，促進各單位業務工作的交流，從而提高檔案工作水平，在此基礎上，制定適合本項目的檔案工作規劃。
三、項目檔案管理工作與工程項目建設同步
項目檔案管理是建設項目管理的重要組成部分，項目檔案管理工作必須與工程項目建設同步進行，這既是國家相關檔案法律法規的規定，同時也是保證項目檔案完整、準確、系統歸檔的重要監控措施，通過同步進行，做到項目檔案在形成的同時就能全部歸檔。因此，檔案管理工作與項目提出、可行性研究、設計、決策、招（投）標、施工、質檢、監理、工程結算、竣工驗收同步進行，對各階段形成的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料（含電子文件）進行收集、積累、整理，對立項、設計、施工中形成的報告、批復、圖紙、合同、標書、備忘錄、協調文件及領導視察活動等資料，在形成的同時悉數歸檔。如不及時記錄、收集、歸檔，對工程建設和運行管理將會造成不可彌補的損失。按照集中統一領導、分級管理的原則，建設單位對工程檔案工作進行統一領導，對項目檔案實行綜合管理。在項目建設過程中，檔案人員負責工程檔案的監督和指導，對建設工程檔案管理工作實行全程監控。堅持“誰產生，誰立卷”的原則，指導項目前期立項審批、招投標、合同勘察、設計、拆遷、施工、監理、竣工驗收等檔案的立卷移交工作；定期到工地現場監督指導，督促監理人員對檔案質量把關，提出整改意見，對檔案進行復檢，并把復檢情況進行通報。
四、項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理
項目建設單位必須在項目的招標和簽訂設計、監理、施工合同或協議時，設立專門條款，明確規定設計單位、監理單位、施工單位對項目文件的收集、整理、移交責任和違約責任等；明確檔案收集、整理、驗收、考核、歸檔的份數、竣工圖的套數、電子文件的格式、檔案質量等等方面的要求。同時，要在合同中明確檔案內容與質量達不到要求的，參建單位應負有的責任，以及相關的處理措施。珠海市的水利工程在項目檔案同方面，主要規定了施工單位在未完成歸檔工作（辦理移交手續）前，暫不返還其工程質量保證金；工程竣工檔案沒有通過檔案行政主管部門及建設單位檔案室的預驗收，不能進行工程結算，并暫不支付施工單位的工程尾款；設計單位、監理單位在未完成歸檔工作前，都暫不支付設計費尾款。通過將項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理的措施，強化各參建單位的責任，同時采用經濟手段實施監控。
五、深入現場收集檔案資料
水利工程項目檔案的大部分原始資料產生于施工過程的現場，檔案人員應親臨施工現場，收集資料。如果，建設單位只是坐等參建單位移交檔案，而不深入現場指導和強調檔案的收集，有可能喪失最好的收集檔案的機會。因此，應針對性地列出需收集的資料名目，根據工程進度，與項目經理、施工員甚至領班密切聯系，爭取配合，做到該簽證的就現場簽證，該取樣的就現場取樣，該檢查的就現場檢查，該記錄的就現場記錄，能夠做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。在收集資料時，必須十分注意資料的精確度。為此檢查后一定要核對，發現問題及時解決。檢查復核的主要內容包括：施工階段形成的文字資料簽證手續是否完備；檢查檢測記錄是否準確符合規范要求；隱蔽工程的記錄是否詳細、準確；原材料如鋼材、水泥、砂子等的出廠合格證明和取樣檢測試驗報告是否真實。
檔案人員要積極與駐地監理工程師配合，充分發揮駐地監理工程師的作用。因為駐地監理工程師全天候在工地上監督管理，對工程的進度和施工人員的素質最了解，對使用的原材料也最清楚，同時幾乎所有的進場原材料和施工資料均需經駐地監理的檢驗及簽證才有效。所以充分調動監理的積極性是保證檔案資料能有效收集的有力措施。
六、強化審查，嚴格驗收項目檔案
根據《國家檔案局 國家發展和改革委員會關于印發的通知》，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。對項目檔案的驗收做到規范、嚴格把關是保證項目檔案質量的重要環節。檔案驗收要堅持每個分部工程驗收時，同時進行檔案驗收。每個分部工程驗收前，檔案人員、工程一線技術人員以及監理、設計、運行管理單位人員一起檢查有關施工檔案資料是否按竣工驗收的標準制備。檔案人員作為單位工程驗收工作組成員，并在“單位工程完工驗收鑒定書”上簽字確認，無檔案室人員簽字，驗收不予通過。檔案正式歸檔移交前，成立工程檔案審核工作小組，對按規定應該歸檔的資料進行歸檔移交前的審核，并邀請當地檔案局有關人員對全部擬接收的檔案資料進行檢查，對檢查中發現的問題，各單位核查后整改。在檔案專項驗收前，成立由建設單位分管檔案工作領導、辦公室負責人和監理單位總監組成的工程檔案驗收小組，通過對檔案資料進行抽查、聽取檔案管理工作的報告、質疑答辯，形成自評意見和自評得分。
總之，重點水利工程項目檔案管理工作是一個不斷學習的過程，只有經過不斷地實踐與探索，才能更加牢固熟練地掌握它、運用它。同時，也只有經過不斷地實踐，才能促使檔案管理工作不斷完善和發展。
參考文獻：
一、要對重點建設項目檔案管理進行超前控制
重點建設項目檔案是隨著項目建設環環相扣、段段相連、步步延伸、逐漸形成的。這些檔案一旦形成，它的完整、準確、系統就已經客觀存在的，要保持這種客觀性，就要在項目的提出、論證初始就對檔案管理工作進行超前控制，超前控制包括管理體制和工作網絡的建立，以及工作要求和標準的提出，使檔案管理工作從一開始就走到前臺。前者需要工程建設項目管理機構領導的重視關心，健全管理體制和工作網絡，從組織上提供保證；后者則更多地需要檔案人員從整體考慮，編制工程建設項目檔案整編實施細則，對建設工程文件材料的責任部門提出要求，并將從文件的形成、積累、質量要求到整理編目、移交歸檔及獎懲要求寫入合同中。
二、要實現重點建設項目檔案的網絡化管理
針對重點建設項目周期長、項目單位多、施工隊伍流動性強等情況，很多項目單位的檔案部門建立了檔案管理網絡。一是檔案工作人員網絡。按照建設項目布局和檔案管理工作自身的特點，布網建點設人，以點接線，以線聯網，明確檔案人員的職責、歸檔范圍和歸檔時間。此網絡中包括項目建設、施工、設計和監理等單位的分管檔案領導和檔案管理人員。項目主管部門和檔案行政管理部門要密切配合，認真組織培訓，幫助檔案工作人員了解國家關于重點建設項目檔案工作的法規，掌握檔案理論基礎知識和具體的操作方法以及國家對項目檔案驗收的要求。二是重要檔案資料流向網絡。對重要檔案資料的狀況及其流向追蹤管理，即使工程技術人員、施工人員調動、變更，也可以做到“人走檔案留”，實行對檔案資料的跟蹤管理、動態管理。
三、要與工程管理、技術人員積極配合
重點建設項目檔案管理涉及工程管理的方方面面，貫穿工程全過程，工程的管理、設計、技術和施工人員對工程項目情況十分了解，大量的檔案材料產生于他們的手中，他們是重點項目檔案是否完整、準確、系統的重要保證。這就要求檔案管理人員要經常深入現場，及時進行指導，一方面向工程技術、管理人員宣傳檔案管理工作在工程建設中的重要作用，讓其了解檔案在今后工作中有重要的憑證作用，使他們自覺地注意手中形成的檔案是否完整；另一方面檔案人員要參與工程建設工作，參加生產協調會、工程竣工驗收會、設備開箱驗收，主動到現場收集第一手材料。
四、要做好重點建設項目檔案的驗收工作
工程項目檔案是反映工程質量的載體和憑證，在合同工程驗收期間，要把檔案材料的驗收、移交作為工程驗收的重要組成部分嚴格把關。按照國家檔案局的有關規定和要求，開展檔案驗收前的自查工作，認真檢查，發現問題，及時查漏補缺，糾正錯誤。要特別注意工程前期文件、隱蔽部位的檔案材料、聲像材料以及竣工圖的完整和準確。
五、要加強檔案人員的業務培訓
關鍵詞：重點工程檔案管理項目組負責制
0引言
宣鋼5#、6#焦爐及配套設施改造工程從立項、審批、設計到開工建設，形成了大量的有價值的檔案資料，這些檔案資料全面反映了工程建設的詳細情況。做好這些資料的收集與管理，對工程建設過程管理和工程竣工投產后的正常生產組織維護，具有十分重要的意義。同時，我們也看到，隨著我國市場經濟體制的逐步建立，重點工程項目在投資、管理、建設等方面發生了一系列的變化，對工程檔案的收集、歸檔、管理提出了新的要求。宣鋼焦化廠在組織好工程建設的同時，把工程建設資料的收集歸檔作為工程建設的一項重要工作來抓，切實加強企業重點工程檔案管理工作。在工程管理實行全新的項目組負責制的基礎上，建立了重點工程項目檔案負責制，從實際出發，認真做好工程建設資料的收集工作，理順工作程序，采取有效措施，在保證重點工程項目檔案工作與建設進程同步的基礎上，保障工程檔案資料收集工作的正常進行，確保5#、6#焦爐技改工程項目檔案完整、準確、系統。
1建立重點工程項目檔案負責制，形成覆蓋工程建設各個方面的工程資料收集網絡體系
宣鋼5#、6#焦爐技改工程是宣鋼為實施鐵鋼材各600萬噸規劃目標的重點配套項目，也是為張家口市城市居民提供優質煤氣氣源的一項重點工程。焦化廠繼續采用“項目組負責制”的工程管理模式對整個工程進行管理，在工程所涉及人員各自身份不變的情況下，成立工程項目指揮部，下設四個項目組，由廠長、承擔工程任務的生產車間主管領導、科室的技術人員組成，在不改變現有編制的情況下，充分利用現有的人力資源，而每個人原來所承擔的廠內業務不變，同時規定了各項目組的職責和任務，對項目的招標、合同簽訂、工藝技術論證、方案確定、施工組織、設備到貨驗收、資料整理收集等方面進行管理。
宣鋼5#、6#焦爐技改工程竣工資料收集的齊全完整準確，對焦化廠今后的生產管理、技術改造具有十分重要的作用，因此焦化廠加強對檔案工作的集中統一管理，建立重點工程項目檔案負責制。我們按照統—領導、統一制度、分級管理的原則，成立了檔案工作領導小組，統一協調檔案管理工作，由總工程師主管檔案工作，檔案室設立專職檔案員，在各項目組指定專業技術人員擔任兼職檔案員，形成了全廠的檔案管理網絡。技改工程指揮部在工程開始時，即把有關技術文件材料收集工作落實到人，做好積累、保管工作，由各工程項目組組長負責檔案管理，做到每個重點工程均有專人管理，負責工程資料收、發、轉、整理、歸檔及竣工檔案收集等日常工作，其它項目組負責本工程范圍內的技術方案、設計審查、施工組織、網絡，這樣從組織機構上形成了一個專、兼職檔案員、各項目組、各施工單位相結合的工程資料收集網絡體系，保證檔案管理與項目建設同步進行，確保了工程資料的完整收集，避免了工程資料收集上的疏漏。
2圍繞工程建設，理順工作程序，形成全面的重點工程檔案收集渠道
近年來隨著技術進步和宣鋼發展的要求，焦化廠技術改造任務加大，生產與基建施工項目交叉點多，為確保重點工程項目檔案資料齊全完整，在基建工程項目開工之前，將有關計劃通知各部門的檔案管理人員，讓檔案人員參加設備開箱與有關工程會議，使檔案人員在文件資料形成之初就能把握文件的來龍去脈，以便及時完整地收集相關資料，使應當歸檔的資料“粒粒歸倉”，對基建、技術等檔案的收集、整理、保管、移交、存檔規定了明確的工作程序。工作程序由檔案管理部門、各建設單位的工程技術人員和施工人員共同制訂，制訂出的工程項目檔案工作計劃，既符合工作進程，又符合檔案管理要求。
在健全組織機構、明確工作程序的基礎上，還進行具體的分工。各項目組負責工程檔案資料收集工作，檔案室與各項目組密切聯系，首先對中冶焦耐工程技術有限公司、宣鋼設計院等完成的有關工程項目的各種設計圖紙、資料、設計變更等材料，經過檔案室收進來、登記、審核、建臺賬，然后將施工圖紙等資料分發到各項目組，并登記上賬，再由項目組向施工單位分發。工程竣工時項目組負責項目竣工資料的驗收，及時將該工程需要歸檔的有關圖紙、文件資料收集齊全完整，進行審查，經過系統的整理后向檔案室移交。各項目組在資料管理上對檔案室負責，既負責接收資料，又負責收集、匯總、整理工程項目檔案并與施工單位一起交付竣工資料。
為更好地做好檔案管理工作，檔案室人員經常深入現場進行指導，一方面向工程技術人員和施工人員宣傳檔案工作在工程建設中的重要作用，使他們在平時工作中有意識地做好工程檔案資料的收集，另一方面加強檔案人員與工程技術人員的聯系，積極提供有效服務，從而通力合作，共同做好工程檔案管理。
3強化檔案全過程管理，形成做好重點工程檔案工作合力
重點工程項目檔案涉及面廣，貫穿于工程全過程，工程的管理、設計、技術人員和施工人員對工程項目的情況最了解，因此建設和施工單位的每一個檔案管理人員頭腦中都要有“檔案”意識，要認識到做好檔案工作，不僅僅只是為當前工作服務，也是為歷史負責的表現。因此必須把各方面的力量集聚起來，形成齊抓共管的整體全力，即全過程管理。在全過程管理中，按照《檔案法》和《建設項目（工程）驗收辦法》的有關規定，堅持對重點項目檔案工作實行集中統一領導、分級管理的原則，保證工程檔案的完整、準確、系統以及安全保管和有效利用，為竣工后的生產、運行、維修、改擴建服務。
首先，要樹立質量管理意識，運用合同條款和檔案管理的有關規定來提高重點項目建設工程檔案的編制質量。在與施工單位簽訂施工合同和協議時，就把有關檔案資料收集歸檔工作列入合同的條款中，同時在合同和協議中明確提出檔案資料的歸檔要求，將《建設項目（工程）檔案管理規定》下發給進廠的施工單位，做到工程驗收與檔案檢查、交付驗收同步進行。從工程項目的可行性研究論證、施工許可證、初步設計審查、土建、設備、供排水、電器的施工、設計變更單及竣工圖的編制等方面進行檢查驗收，各項目組嚴格把關，并列入廠經濟責任制考核中，以確保工程竣工檔案的形成質量。這樣形成齊抓共管的局面，確保重點工程項目檔案資料齊全、完整、準確。
其次，在搞好重點工程檔案管理中，充分利用先進的檔案管理手段，建立檔案管理網絡。檔案室負責集中統一管理本工程項目的所有檔案，并對項目建設過程的各個階段及各部門、設計單位、施工單位文件資料的形成、積累、整理、歸檔工作進行監督和指導。讓網絡覆蓋整個工程項目，使之適應現代社會需要，為項目建設單位提供更好的服務。
4注重實效，健全完善的保證措施
重點工程項目建設是一個動態的過程，從項目的提出、設計到施工、驗收，檔案一直處于活躍的狀態，直至驗收以后，才能相對穩定。工程項目檔案記載了工程項目活動的全過程，一旦工程出了問題，或交工后，需要改建、擴建，檔案資料就會成為寶貴的信息資源。搞好企業重點工程檔案管理，僅靠檔案工作人員埋頭進行具體業務工作遠遠不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個檔案工作中有著舉足輕重的作用。
在重點工程項目建設中，影響重點工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務重，部分人員不重視。為了解決這個問題，焦化廠注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗收環節和經濟手段上進行制約，做好“三約束”，擺正檔案和建設項目的關系，確保了重點工程收集歸檔工作的正常有序進行。
4.1在《經濟責任制考核》上進行約束。把工程資料的歸檔情況，作為對車間、部室的一項考核內容。工程資料收集歸檔不及時、不齊全的，與各單位獎金掛鉤，進行扣罰。
4.2在工程竣工驗收環節上進行約束。按照國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則，認真做好檔案驗收工作，查漏補缺，發現問題，及時糾錯改誤；工程竣工驗收前必須先交齊工程竣工的有關資料，工程資料不齊全的不進行竣工驗收。
4.3在工程決算、付款上進行約束。把工程建設資料收集、歸檔的及時性準確作為辦理施工單位工程決算、支付工程款、支付工程質保金的一個重要條件。各工程項目組、檔案室負責對施工單位的工程竣工資料歸檔情況進行審核、驗收，齊全完整的予以簽字確認。經簽字確認的，給予決算、付款。驗收不合格的，不簽字確認，并不予付款、決算。
5開發利用檔案信息，促進檔案管理工作
關鍵詞：電子檔案管理；高職學校；檔案管理
前言
隨著我國科學技術不斷進步發展，教育領域逐漸普及了信息技術。高職學校的檔案管理方式逐漸趨于多樣化。例如，利用Excel以及Word等相關的辦公軟件來對高職學校學生的檔案實行文字輸入以及數據處理。因此，高職學校需要構建多個含有各種功能作用的數據儲存庫，通過這個數據儲存庫來記錄存儲學校中教職工以及學生的檔案信息。由于電子檔案具有一定的收集數據能力、統計數據能力以及整理數據能力，在高職學校的檔案管理工作中，大部分學校都使用電子檔案管理來替代了傳統的紙質檔案管理，通過這樣的方式來簡化檔案管理工作，從而提高學校檔案管理的效率。為了達到新時代背景下對教育事業的標準要求，各個高職學校應當根據自身的實際情況來對電子檔案管理的有效方法進行深入探索，促進高職學校的良好發展。
一、電子檔案的優點
（一）將工作效率提升在使用傳統的紙質檔案管理的時候，如果要修訂一些檔案信息，必須要先在數量龐大、信息繁雜的檔案信息內容中逐一尋找所要修改的學生檔案，修改完成之后再放回原本的位置中。這樣的查找方式不僅過于繁瑣，而且極其復雜，同時，在反復翻找的過程中，紙質檔案材料極易受到損壞。然而電子檔案管理方式與之相比起來就簡單方便得多，只在搜索框中輸入所要尋找檔案學生的名字，就能馬上找到該學生的檔案文件，對檔案的信息的更改以及處理也極其快速、簡便，只要確保計算機的網絡環境足夠安全就能完成一系列的相關操作，最終使檔案管理人員的管理工作效率得到極大提升。
（二）符合當今時代的發展從現階段我國的社會經濟以及科學技術的發展情況為角度進行分析，可以發現，計算機網絡信息技術地飛速發展是社會進步發展的一個必然趨勢，計算機網絡信息技術也逐漸應用于高職學校的教育以及管理中。例如，常見的電化教學以及多媒體技術教學，教師的辦公室也逐漸實現了自動化、信息化。在這樣的形勢下，為了緊跟時展腳步，使高校的檔案管理符合當今時代的發展，高職學校應當積極在檔案管理工作中應用電子檔案，從而使高職學校的檔案管理工作能夠和學校中的現代化教學技術維持在同一水平上，通過這樣的方式來加快高職學校一體化教學及管理的形成速度。
（三）提高檔案管理的質量以及水平傳統的紙質檔案管理無法實現永久保存，但是這一目標隨著電子檔案管理的到來得以實現。在高校過去的檔案管理方式中，通常情況下的檔案管理方式均為紙質管理，使用紙質管理來歸類以及儲存學生的檔案，由于受到外部環境中的各種因素影響。例如，溫度、濕度等，無論是儲存環境濕度過高還是溫度過高，都會在一定程度上損壞紙質檔案，從而導致檔案管理人員不得不定期將檔案轉移到其他地方。然而，這樣的情況在電子檔案管理中卻得以避免，電子檔案管理通過計算機就能實現快速存檔，并且沒有外部環境因素的限制，檔案管理人員只要確保計算機網絡的安全性，就能將快速存放檔案以及管理檔案實現，并且能夠使學生的檔案信息完整性在檔案管理的過程中得到有效保障，從而將高職學校的檔案管理質量提高。除此之外，由于社會的快速發展，國家越來越注重職業教育領域的發展，從而將高職學校招收學生的人數擴大。因此，高職學校中的學生數量呈現一個逐年攀升的趨勢。學生的數量增加，在一定程度上增加了對學生信息進行記錄的檔案管理所需的紙張數量。在這樣的形勢下，檔案管理工作中的建立檔案的成本以及儲存檔案的成本均隨之大幅度提高。這也促使高職學校在檔案管理的工作中應用電子檔案。當電子檔案管理的方式逐漸在高職學校的檔案管理工作中展開以后，使紙質檔案管理工作中存在的管理難度以及儲存難度得到了有效降低，同時，使用電子檔案管理的方式來對高職學校學生的檔案信息進行管理還可以節能環保，縮小檔案管理所占的物理空間，并且在一定程度上節省了紙張資源，與我國當前提倡的綠色發展理念相符。最重要的一點，電子檔案管理的方式使紙質檔案管理中潛在的濕度影響以及溫度影響均被有效地消除，繼而使高職學校的檔案管理保存以及儲存的穩定性和安全性得到一定程度的保障。
二、高職學校檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理制度不夠健全在傳統的紙質檔案管理模式轉變為電子檔案管理模式的過程中，高職學校應當加快完善自身檔案管理制度的速度，及時對其進行科學、合理的調整，積極建立一個屬于本校的電子檔案管理系統，并且采取相應的措施來確保這套系統具有一定的完整性以及有效性，從而構建出高職學校的電子檔案管理制度。但是，觀察現階段中的高職學校檔案管理工作可以發現，在高職學校的檔案管理系統以及制度中依然存在很多不足，相關制度不夠健全。例如，檔案定位準確度不高，相關管理人員的權限以及責任分配明確性不足。在大部分高職學校中，其所具有的電子檔案管理制度均與電子檔案管理系統不匹配，假如在檔案管理的工作中發生檔案被篡改、被竊取以及檔案遺失等相關不利狀況時，由于檔案管理制度不夠健全，導致相關工作人員無法對以上情況進行及時有效的處理，最終對高職學校造成較為嚴重的損失。在一定程度上降低了高職學校的檔案管理工作效率以及質量。
（二）電子檔案對計算機設備的依賴性比較強因為電子檔案是基于計算機網絡技術來實現對學生檔案的輸入以及編制的，因此在檢索相關檔案信息的時候，必須使用一些計算機硬件以及軟件使達到讀取目的，例如，在對一些程序類的檔案進行檢索時，必須使用到一些類似于Matlab以及CAD的軟件以及程序。因此，在對檔案進行建立、儲存以及備份的過程中極易被軟件系統的網絡環境以及運行狀況所影響，在這個過程中，一旦計算機的硬件或者軟件的系統出現故障，將會對檔案的建立、儲存、備份以及保存造成不利的影響。
三、電子檔案管理在高職學校檔案管理中的實踐策略
（一）重視電子檔案管理隨著社會的進步發展，電子檔案逐漸在各大高職學校的檔案管理工作中普及應用，相關的檔案管理人員也開始重視電子檔案。為了使電子檔案的應用得到落實，從而使高職學校的檔案管理工作的質量以及效率得到一定程度的提升，高職學校的領導以及相關管理人員需要發揮自身的帶頭作用，先在自身的理念中形成具有一定正確性的電子檔案管理理念，對電子檔案在高職學校的檔案管理工作中發揮的作用具有一定的認知以及了解。除此之外，高職學校的領導以及相關管理人員必須使電子檔案在自身的檔案管理工作中得到有效的落實以及應用，加大對高職學校檔案管理人員的培訓力度，使高職學校的檔案管理人員能夠對檔案管理工作的重點內容以及管理精神有正確的了解以及認知。同時，高職學校還應當加大對檔案管理工作人員的監督管控力度，提高對檔案管理工作的要求以及標準，通過這樣的方式來提升高職學校檔案管理人員對高職學校檔案管理工作的積極性以及規范性，繼而使在高職學校的檔案管理工作中應用電子檔案管理的順利開展得到有效保障。
（二）提高職工對電子檔案的認知作為信息知識以及人才高度匯集的地方，高職學校應當積極向所有教師職工宣傳電子檔案的相關知識以及好處，將教職工對電子檔案的理解以及認知進一步提升[1]，繼而愿意主動配合高職學校完成電子檔案的實踐工作。第一，高職學校的相關負責人應當將自身具備的帶頭作用發揮出來，積極了解電子檔案的相關理論知識以及技能知識，并且主動參加相關的培訓，繼而使其他教職工對電子檔案管理引起高度重視；第二，高職學校必須將電子檔案在學校內部的宣傳力度加大，讓學校的教職工能夠對電子檔案管理有一個正確的認識，繼而積極配合檔案管理人員的檔案管理工作，在一定程度上將學校的檔案管理工作質量以及效率提升。
（三）加強安全管理對檔案進行安全管理是電子檔案管理中尤為關鍵的一個環節，但是，由于互聯網具有開放性較強的特點，而電子檔案管理是基于互聯網的一項信息技術，從而也將面臨著黑客技術以及計算機網絡病毒的威脅。因此，高職學校必須高度重視學校電子檔案管理的相關安全管理工作，使檔案內容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具體實施的時候，首先高職學校的檔案管理人員應當在建設電子檔案的過程中，對計算網絡的安全性進行檢查[2]，在確保計算機不存在病毒的情況下才能進行建檔。其次，高職學校一定要安裝正版的、具有極強防護功能的殺毒軟件，實時監測計算機的安全性，及時找出存在的安全隱患并且處理，及時更新計算機的硬件設施以及軟件程序。最后，高職學校應當積極安裝防火墻，避免發生黑客攻擊或者是病毒侵入的情況，確保電子檔案不會被盜取或者是丟失。此外，為了做好應對各種突況的準備，檔案管理人員應當定時對電子檔案進行備份。通過以上的方式來加強對檔案的安全管理，有效防止電子檔案出現問題。對自身的電子檔案設備開展定期的檢查以及維護工作，使設施中存在的隱患以及故障得到及時的發現以及解決。同時，必須要求高職學校檔案管理中負責電子檔案技術的工作人員對電子檔案管理系統中的隱患以及漏洞引起高度重視，積極學習相關技術，提高自身的技術水平，從而對電子檔案管理系統中存在的漏洞開展真正的修復工作，最終使電子檔案管理系統的風險得到一定程度的降低。除此之外，相關的電子檔案管理人員應當對電子檔案的相關管理軟件進行及時的維護、升級以及更新，使電子檔案的應用能夠更加符合高職學校的需求。高職學校應當積極對電子檔案管理的硬件設施進行及時的更新以及升級，將那些老化或者破損嚴重的設施淘汰，積極購入與現階段信息技術發展相符合的新型設施，使電子檔案管理的設施能夠達到電子檔案運行系統的標準，繼而實現電子檔案管理在高職學校檔案管理工作中的實施應用。
（四）健全檔案管理機制對于高職學校的發展而言，做好檔案管理工作是促進學校高效發展的一項至關重要的環節，為了能夠將電子檔案的管理工作做好，高職學校的檔案管理人員必須結合電子檔案的相關特點來健全電子檔案的相關管理機制，從而使電子檔案的管理質量以及管理效率得到進一步的提升[3]。第一，高職學校應當規定，每過一個特定時間就要對電子檔案進行歸檔，同時還要對電子檔案的質量進行嚴格的審查檢驗，一旦發現存在問題應當立即進行解決處理，使檔案能夠及時歸檔；第二，高職學校必須提升檔案管理人員對于電子檔案的理解以及認知，從而有效地制定規范的電子檔案管理機制以及相關的操作方法，使檔案整理、檔案鑒別以及檔案歸檔等工作更具專業性；第三，高職學校必須嚴格地監督電子檔案的編號分類工作，使人為失誤的概率得到有效控制，繼而有序開展高職學校的電子檔案管理工作。
（五）優化管理團隊電子檔案管理人員是電子檔案管理的主要構成部分，因此電子檔案管理人員的基本素養、專業知識以及技能、綜合素質等都是直接決定電子檔案管理最終的管理質量以及管理效率的關鍵因素。所以，高職學校必須優化自身的檔案管理隊伍，將管理隊伍中的成員的基礎理論知識以及專業技能提高，為高職學校順利開展電子檔案管理工作創造有利條件。第一，當高職學校的在對檔案管理人員進行選擇的時候，應當以學習能力、道德品質、思想意識、專業能力以及職業素養為篩選指標[4]，確保其專業能力、綜合素質等方面達到現階段中信息化管理的相關標準。第二，高職學校必須加大對檔案管理隊伍的建設力度，積極從社會中招賢納士，將電子檔案管理隊伍不斷地優化、擴大，從而實現高職學校電子檔案管理的品質化、高效化；第三，高職學校應當積極定期組織一些相關的技能培訓大會以及道德培訓大會，讓檔案管理人員能夠積極學習相關的計算機知識以及技術，并且培養其良好的道德素養、政治素質以及職業素養，避免發生學校檔案信息泄露或者被用于買賣等不良現象，從而對學校的安全管理造成不利影響。
基于此，山西大學商務學院從2005年開始建立大學生心理檔案的探索，并于2010年形成了獨具特色的以建立“重點關注學生心理檔案”為主的工作思路，很好地起到了為學生的健康成長“保駕護航”的作用。
一、重點關注學生的界定
重點關注學生群體一般是心理問題的高發人群，心理困惑問題突出。在此，特指存在心理或行為異常的大學生。具體包括：性格孤僻或過于內向者；對學習、生活等長期不能適應而出現情緒困擾，長期與宿舍同學關系不和而影響學習及正常人際交往者；因患嚴重生理疾病、有生理缺陷、家境貧困、缺乏社會支持而深感自卑者；心理健康測評結果超常規標準；遭遇意外重大事件刺激與打擊，使心理或行為出現異常者；受周圍環境或人群突發事件影響，產生過分恐慌、擔心和焦慮不安者；存在明顯的攻擊性行為或暴力傾向，可能對自身、他人、社會造成危害者；談論過自殺及自殺方法，只言片語中流露死亡念頭，有自殺傾向或既往有自殺未遂史者；情緒突然明顯異常者。
二、建立科學心理檔案存在的問題
目前，各高校關于心理檔案的內容沒有達成一致共識，結合以往的研究，我認為胡映君關于心理檔案的定義比較科學。他認為：學生心理檔案是指能夠比較全面地反映學生心理狀況的材料總和，是學生心理成長軌跡的反映。一份完整、準確、系統的心理檔案至少應當包括靜態信息、動態信息和預警信息三個方面的內容；一是靜態信息：學生的基本信息、家庭及主要社會關系信息、個人心理特點、心理測驗信息。二是動態信息：學生的階段性自評、同學或老師的階段性評價、心理咨詢記錄（次數、主訴及癥狀、病因分析、疏導措施及效果）、心理健康階段性測評等。三是預警信息：由上述信息形成的分析報告、學生心理素質發展報告以及心理偏常態的個體預警。
山西大學商務學院于2005年購買了“心理測查系統”，通過網絡對新生進行心理普查，建立心理檔案，其內容主要包括兩個方面：一是個人基本信息；二是癥狀自評量表（SCL―90）和大學生人格問卷（UPI）兩個測查工具的普查結果。如果按照胡映君所定義的心理檔案的結構與內容，以及其遵循的原則去建立，存在以下幾個方面的問題：
第一，心理檔案內容單一，不夠全面。雖然，我們在新生入學后都要進行心理普查，以期建立大學生心理檔案，但內容只包括學生的個人信息和采用心理測驗取得心理狀況數據，無法收集到更多的有效信息，如：學生的職業興趣和個性心理特征，自我評價，同學評價等，不能起到心理檔案應有的作用。
第二，缺乏專業的心理檔案工作人員。心理測驗是心理檔案建立的重要手段之一，心理檔案中涉及學生的個性心理特征需要專業的心理測查量表進行。而心理測驗的實施、解釋需要具有心理學理論與技術，并經過專業心理測驗訓練的工作人員來完成。目前，山西大學商務學院一萬多名學生中只配有兩名專職心理老師，專業人員的不足，也是造成心理檔案內容不完善、不能進行動態更新的主要原因之一。
第三，計算機網絡普及率低，不利用經常性地開展大規模的心理普查，心理檔案無法進行動態更新。目前，山西大學商務學院在保證正常教學條件下，可供使用的計算機數量有限，不能每學期都對全體學生進行心理普查，造成心理檔案無法保持動態更新。
第四，心理檔案的管理不完善，不能充分發揮其應用的作用。目前，山西大學商務學院大學生的心理檔案由院心理健康教育中心負責管理，各系心理輔導站有查閱本系學生心理檔案的權限，而其他教師無法通過心理檔案管理系統了解學生的心理狀況，進而因材施教。
針對上述出現的問題，結合實際工作，從2010年起山西大學商務學院充分發揮院系兩級（院心理健康教育中心、系心理輔導站）的作用，在新生心理普查的基礎上，調動廣大輔導員及各班心理委員的積極性，開始建立重點關注學生心理檔案。經過近四年的實踐，我們認為這是一個行之有效的方法，并取得了不錯成效。
三、建立重點關注學生心理檔案的步驟、內容和管理
1.重點關注學生心理檔案建立流程
第一步：心理健康教育中心于新生入學后組織開展心理普查。心理普查內容包括個人基本信息和心理測驗量表。測查量表使用大學生人格問卷（UPI）和癥狀自評量表（SCL-90）兩個測查工具，它們是目前高校用于測量大學生心理健康狀況、了解學生個性心理特點的最主要工具。測查結果保存在“學生心理檔案管理系統”，作為普通學生心理檔案，同時也將此作為重點關注學生心理檔案的一部分。
第二步：新生心理普查結果反饋。心理健康教育中心按照大學生人格問卷（UPI）和癥狀自評量表（SCL-90）的篩查標準，將篩查出的心理異常學生匯總制作成《學生心理普查訪談登記表》，并反饋給系級心理輔導站和輔導員。
第三步：開展訪談工作，建立重點關注學生心理檔案并上報備案。輔導員通過觀察、訪談、學生自評并結合“重點關注學生分類及行為特征”將確系有心理問題的學生或心理普查雖未檢測出而輔導員或同學反映確有與重點關注學生特征一致的學生作為重點關注學生，建立重點關注學生心理檔案，并對這些同學開展追蹤訪談工作。之后，系級心理輔導站要將此匯總，并把系級領導，在系書記簽署意見后報院心理健康教育中心。
第四步：心理健康教育中心匯總、診斷、咨詢。心理健康教育中心對各系心理輔導站報上來的重點關注學生進行匯總，逐一了解每個學生的情況，再次約談學生，進行心理診斷，開展心理咨詢。必要時與輔導員、家長共同商談治療方案，或轉介其它機構。之后，心理健康教育中心處理結果反饋給系輔級心理輔導站負責人和輔導員。循環往復，為重點關注學生建立一套嚴密的防護體系，保證重點關注學生的健康成長和學業。
第五步：重點關注學生心理檔案的追蹤與更新。輔導員在每學期末都要對重點關注學生心理檔案內容進行更新，并報系心理輔導站、院心理健康教育中心備案。重點關注學生心理檔案一旦建立，學院一直跟蹤關注直到其畢業離校。在這期間，輔導員要重點關注此類學生，經常約談，或通過班級心理委員了解他們的心理狀態，在每學期末要將該生心理狀況及采取過的措施填入心理檔案，并上報。之后，院心理健康教育中心再按第四步聚來處理。對于新近發現有心理異常的學生，單獨建立特殊心理檔案，并按以上步驟進行處理。
通過這樣動態更新，院心理健康教育中心、系級心理輔導站和輔導員就隨時掌握了全院學生心理狀況，特別是重點關注學生心理狀況。
2.重點關注學生心理檔案的基本內容
重點關注學生心理檔案為紙質檔案，包括封皮、重點關注學生心理狀態表和重點關注學生追蹤訪談記錄表三部分。
封皮要求注明學生學號、姓名、班級、聯系方式、建檔人（輔導員）和建檔時間。
重點關注學生心理狀態表包括心理普查結果、心理行為表現、輔導員已采取的措施、是否與家長聯系、院系意見、心理健康健康中心意見。
重點關注學生追蹤訪談記錄表包括該生目前心理行為狀態，本次追蹤訪談內容、措施和效果，訪談時間、地點，輔導員簽名。針對重點關注學生要求輔導員每學期至少訪談兩次并做記錄。
3.重點關注學生心理檔案的管理
【關鍵詞】高校；檔案管理；盲點；對策研究
【分類號】：TD3
0.引言
高校檔案簡而言之就是把高?；顒佑涗浽诎?，為高校的一系列教學活動提供資料、依據。高校發展水平的高低與相應的辦學特色均能夠從高校檔案的管理水平中體現，高校檔案的良好管理也能夠有效促進高校的穩健發展?，F如今，高等教育事業繁榮發展，高校規模逐步擴大，隨之而來的高校檔案日益增多，而高校檔案的管理工作難度也越發增大。高校檔案管理中的一些問題日益突出，急需得到解決。根據國家檔案法和有關規定，2008年9月1日教育部和國家檔案局正式制定實施了《高等學校檔案管理辦法》[1]，也給檔案管理工作提出了要求。
1.高校檔案管理中的“盲點”、問題
1.1 高校檔案資料不全
在高校檔案管理工作中，一些會議文件、記錄、黨群類檔案、人事管理行政檔案及學生的學籍檔案、入學畢業資料等都能夠做到及時有效的歸檔管理，檔案完整清晰。但對于一些教學、科研、設備類檔案，往往存在著資料不完整，歸檔不及時的問題，經常出現資料部分丟失的現象。同時，對于非文件性材料，高校檔案管理部門不重視關注其積累與形成。高校的檔案管理工作效率偏低，常常會拖延建檔，而某些職能部門會拖延材料的移交時間，使檔案管理工作無法正常進行。
1.2 對檔案管理工作的重視度偏低
高校領導或人員往往對高校檔案的管理工作不夠重視，在經濟投入與人員配置上均沒有真正做到優化重視，高校檔案管理工作的發展條件缺失，管理水平無法提高。近年來，高校規模不斷擴大，人員逐步增多，但國家給予的幫扶投入有限無法滿足高校辦學所需。為了保證辦學效益，大部分高校從自身出發，把重點資金投入在：校區新建、增強師資力量等有關辦學的項目上，從而忽視了對于檔案管理等暫時無較大影響、收益甚微的部分工作，高校檔案工作的經濟投入需求無法得到滿足。因此，高校檔案管理工作無法滿足社會要求，高校檔案管理工作無法良好發展，也無法促進高校的穩定發展建設。
而在某些檔案提供者眼里，對高校檔案管理工作抱著“事不關已，高高掛起”的心態，對于一些重要資料做不到及時保存，導致檔案無法做到安全化。
由此可見，對于檔案管理工作重視程度偏低，會嚴重影響高校檔案工作的正常發展，對高校發展帶來不利影響。
1.3 管理人員隊伍建設力度偏弱
高校檔案管理人員的整體素質水平相差較大，無法滿足高校檔案管理人員的科學化要求。大部分高校對檔案管理部門重視度較低，隨意安排人員從事檔案管理工作，管理人員業務素質較低，無法做好高校檔案管理工作；有些高校甚至沒有專門的檔案管理人員，檔案管理工作由其他工作人員兼任負責。部分高校的檔案管理人員沒有接受專業的素質培訓，管理人員的管理水平依舊較低，無法跟隨時展。
1.4 檔案管理信息化較低
現今經濟飛速發展，科技也慢慢得到人們的親睞，高校的管理也逐步走上了現代化的道路，但是高校檔案管理依舊無法做到現代化。雖然大部分高校都為檔案管理部門配置了現代化的設備與相應的管理軟件，但是信息化的技術只停留文件的基礎管理上，對于數字檔案還未做到真正的開發利用。
2.針對高校檔案管理問題的對策研究
2.1 全面收集檔案資料
在高校檔案收集工作中，應全面、完整地收集檔案材料。對于上級部門發送的檔案材料，應做到定期檢查、整理，保證檔案資料的完整、齊全；文件材料應做到及時有效的歸檔、建檔，積極跟進各部門有關檔案材料的移交工作，真正做到全面的系統管理。
2.2 充分重視檔案管理工作
高校領導應重視高校檔案管理工作，堅決支持認可高校檔案管理工作。在工作中，要完全從前把檔案工作當作附屬性工作的錯誤認識，并且應積極鼓勵人員參與管理高校檔案。只有這樣，才會將檔案管理工作是為高校工作中不可或缺的一部分，要讓全校師生一起重視檔案工作，共同參與，搞好基礎，從而更好地為高校的進一步發展服務[3]。
2.3 加強檔案管理隊伍的整體素質
要創新高校檔案管理，開創高校檔案工作新局面，建立一支具有合理知識結構的高素質的專業檔案管理隊伍，是第一重要的[2]?，F今高等教育逐步發展，高校規模越來越大，高校與社會的聯系也越發密切，高校管理日益艱辛。人們對檔案工作的需求也逐步增大。但現有的檔案管理方法已跟不上時代的需求，檔案管理工作不得不創新檔案管理的方式、思路，深化改革，依照當今形勢改進工作方法。因此，要優化檔案管理工作人員配備，定期培訓工作人員的整體技能，提高其整體素質。
2.4 加強檔案管理工作的信息化程度
在檔案管理工作中，要積極地推進現代化程度，將信息化落實貫徹到整個高校檔案管理工作中去，積極配備更新現代化設備與管理軟件，開發利用數字檔案。為高校師生提供便利、快速的信息服務。
3.結語
在當今高校檔案管理工作中，依舊存在著一些難以避免的“盲點”與問題，文章通過對問題的分析提出了幾點措施，對策，以此幫助檔案管理工作健康發展。
【參考文獻】
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[3] 胡熠.高校檔案管理存在的問題及對策研究[J]才智，2012（12）：335
【關鍵詞】電子檔案；優勢；保管；人才
0 引言
隨著計算機對檔案輔助管理的普及和辦公自動化、各種網絡的相繼建成，電子時代的發展對于檔案信息的需求量越來越大，并要求獲得信息更快捷、方便、準確。所以電子檔案信息與網絡的結合為檔案管理提出了一系列新的課題。
電子檔案室電子文件在計算機硬盤、磁盤、光盤等介質載體上進行保存、分類、使用，并在計算機上做邏輯歸檔，而檔案信息全部在網絡中可檢索和顯示。電子文件不論生成什么位置，歸檔后的物理位置保持不變。電子檔案的集中統一管理是通過有效地技術控制對電子文件的存取達到保管目的。當然在電子文件的法律憑證問題尚未解決之前，可將具有憑證作用和法律效力的重要文件以紙質介質保存，而對參考作用大、情報價值高的檔案則采用光介質歸檔為主。
電子檔案與傳統紙質檔案有著完全不同的保管方式，如果按照紙質檔案的管理方法去管理電子檔案，就會造成電子檔案的文件價值、利用價值的損失。又由于網絡的發展和建立，檔案管理以電子檔案為發展趨向，檔案管理各項工作都將以科學、規范的計算機流程進行處理，還圍繞網絡的建設、維護、使用、更新，積極開展相應的科學化管理。探索電子檔案的信息化與網絡化的結合作為檔案管理方式，在網絡時代檔案管理工作中具有積極的意義。
1 電子檔案的優勢
電子檔案的管理在載體形式上發生了根本性的變化，它體積小、容量大，使用方便，解決了紙質檔案體積與庫房存貯空間的矛盾，可以利用相應的軟件對電子檔案進行分類、統計、匯總，在使用上具有復用性和共享性，通過網絡計算機調閱和使用同一檔案信息而不必動用原件，使用次數再多也不會對原件有任何損壞。還可以進行遠距離傳輸，異地使用，利用因特網不受地域限制。電子檔案優勢主要有：
第一，快捷地實現信息的輸入和存儲，而信息輸入方法的多樣化和快速化，為提高信息處理質量和速度創造了良好的條件。
第二，電子檔案文件的系統中，文件形式是“數字化”形式存儲的，運用多媒體技術，做到圖、文聲并茂、三維立體顯示，強化了多元化信息的記錄功能和顯示功能。還可被高速檢索，在計算機的信息中，迅速地、多方位地查到所需信息。
第三，可借助于通信網絡進行遠距離傳遞和交流以“數字化”和光盤生存方式，發揮著傳統文件和手工勞動所不能比擬的優勢和功能。
2 電子檔案的歸檔范圍
凡是反映本單位經營管理、生產建設活動所產生的具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。其中包括上下級、同級機關或非隸屬機關產生的與本單位有關的文件材料。檔案管每年整理這些文件，需要花費許多時間，并且經過多年的紙質檔案積累造成龐大的檔案庫存量。而電子檔案和網絡化功能，可以在文件起草打印的時候，就存儲在計算機內，在保證檔案的集中統一管理的前提下，重點在網上收集那些以本單位經營管理運行中產生的文件歸檔，包括上級及其他相關單位部門的文件，力求以存儲的形式科學合理的保管。除了快捷查閱速度以外，同時還可以隨時在相關網站中迅速查閱到檔案信息資料。減少日后的檔案鑒定和銷毀。這樣使檔案管理人員從繁瑣的具體操作中解放出來，用主要精力從事檔案信息資源開發和利用。
3 電子檔案的整理、保管和利用
電子檔案整理主要任務是對光盤的整理，電子文件保存系統中電子檔案制作備份同時進行編目。在電子文件轉化為電子檔案之后，通過計算機可以隨時將電子檔案中的單份進行科學合理的分類、組合，以達到最佳的方便利用。
電子檔案保管是電子檔案管理系統設置密碼，進行信息互鎖控制。電子檔案多數為磁性載體，極易受到保存環境的影響，會造成信息的損失，可用防磁性能好的優質光盤保存。脫機保存的電子檔案存放在專用的庫房中，除了對庫房的溫濕度進行嚴格控制外，還應配備高度防磁、電場的設施和防病毒卡，以便更好的保護電子檔案。
其中對工程藍圖進行“數字化”批處理工作過程中，擬對藍圖掃描后得到的數字化圖像放在可擦寫關盤或磁盤上，經銷藍和對斷線、模糊字符等問題特殊處理，檢驗合格后再將全套藍圖的數字化圖像作為永久保存檔案套轉存到只讀光盤上。
電子檔案室是信息網絡發展的產物，信息網絡集圖像、動畫、聲音、數據和文本為一體的電子檔案，這增強了電子檔案的利用效果。檔案部門可以根據利用者提出的要求提供電子檔案的拷貝，提供電子文件的打印，體統電腦在網絡上直接查閱電子檔案及電子檔案信息等，使檔案信息的傳輸、傳遞更迅速、及時、準確、完整，實現多方面、多途徑、更廣泛地開展電子檔案的利用工作。
4 電子檔案網絡信息共享
網絡的建設為檔案部門提供了一個廣闊的空間，為檔案部門收集電子檔案開辟了一條道路。以網絡軟件實現檔案信息傳遞，加上網絡基礎設施的不斷完善，特別是數字化技術、數據庫技術、網絡通訊技術、多媒體和超文本等技術的發展，為數據采集、異地查詢和文獻傳遞提供了技術支持，克服了因地域因素而導致的檔案信息資料共享的時空障礙。隨著國際互聯網的迅速發展，各廣域網、局域網的日臻完善，低于地域界限的信息存貯和檢索利用已經打破，信息資源的全球交流與共享正在成為現實。要實現電子檔案的網絡化，除了要求檔案材料具有完整性和有價值性外，還必須正確處理好檔案開放和保密，保存與防磁、防毒的關系，在不違反《檔案法》規定的前提下，保證電子檔案信息網絡化，并有效的共享、利用全球范圍的檔案信息資源，開辟網絡環境下的檔案信息利用新途徑。
【關鍵詞】：水利工程；檔案管理
中圖分類號：TV 文獻標識碼：A 文章編號：
近年來，我省緊抓國家加大水利基礎設施建設投入的歷史機遇，先后開工實施了灌區更新改造、農業綜合開發、續建配套與節水改造及世行貸款改造項目等多個重點水利工程建設項目，極大地改善了灌區工程設施老化失修面貌，增強了灌區農業發展后勁。這些項目投資大、建設周期長、工程項目眾多，形成了大量的工程檔案資料。這些工程檔案是灌區水利工程建設的真實記錄和全面鑒定工程質量、處理工程問題的重要依據，它既為水利工程項目的建設、維修、管理、改擴建服務，又為灌區長遠的經濟建設發展服務，做好其管理工作對推動灌區經濟可持續發展具有十分重要的意義。同時，隨著我國社會主義市場經濟體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面發生了一系列的變革，對工程檔案的收集、管理、驗收、歸檔等都提出了一些新的要求。如何加強對灌區水利工程建設項目檔案的管理，筆者結合自身工作實踐進行了初步的探討。
1 工程檔案的作用與管理要求
1.1 工程檔案的作用
工程檔案資料是工程建設全過程中制定、發生、收集、積累的各種文件、技術數據、檢驗測試資料，并同步整編的管理資料、質量保證資料、評定資料、技術資料、竣工圖等資料的總稱。工程檔案資料的作用，首先是為證明滿足建筑產品要求的程度或為管理體系的要素運行的有效性提供的客觀證據，即證據功能，是實際工作和行為的記載和反應。其次是工程評價、驗收、移交以及后期運行、科研等工作的依據。工程檔案資料是工程施工全過程的原始資料,是反映工程隱蔽后內在的質量憑證。如果資料不準確不完整，就不能真實反映工程的施工情況，影響工程質量等級的評定，影響工程如期交工和使用。同時也是參建單位進行工程動態管理，如進度控制、成本核算等的依據。第三，可追溯性，即根據資料的標識，追蹤實體的歷史、應用情況和所處場所的能力。如一旦發生工程事故,可為事故調查和正確處理提供有力的依據；也是工程使用過程中維修、擴建、改建等重要的參考資料。
1.2 工程檔案的基本要求
1.2.1 及時性
工程檔案資料是對建筑實物質量情況的實時反映,因此要求各種資料必須按照工程施工的進度同步收集、整理。
1.2.2 真實性
資料的形成必須實事求是、客觀準確，必須堅決杜絕對原始記錄采用“后補”造假的做法。特別是原材料、混凝土、砂漿強度等，是以隨機抽樣方法進行取樣檢驗評價的。取樣的科學性和真實性非常重要,絕對不允許對樣本“專門加工”。否則,不僅不能作為技術資料使用，反而造成工程技術資料混亂。
1.2.3 準確性
工程檔案資料的準確性主要體現在數據準確、計算正確、填寫規范、符合標準。
1.2.4 完整性
不完整的檔案資料將會導致片面性,不能系統地、全面地了解工程的實際狀況。
1.2.5 系統性
對參建單位的檔案資料，縱向上，應該完整全面地反映施工的全過程；橫向上，對特殊事件，特別是對事故或可能引起工期、費用重大變更的事件記載上，還應與同批資料、或與其他參建單位的資料進行對照，保證相關事項記載的對應和統一。
1.2.6 可追溯性
可通過資料記載全面還原事件發生的整個過程。
2 工程檔案管理工作存在的問題
從灌區水利工程項目建設實際情況看，目前，在工程檔案資料整編與管理方面主要存在以下問題:
2.1 重視不夠，組織機構不健全
實踐中，部分工程參建單位存在重現場施工管理、輕內業資料整編的問題，有的等到面臨驗收了，才抽調人員，加班加點突擊整編資料。檔案管理工作組織機構不夠健全，有的職責不清，有的無專職工作人員，有的缺乏必要的檔案管理設施，已成資料隨意擺放，丟失、損毀嚴重。加之水利工程建設項目大都點多線長、施工流動性強、建設周期長、人員變動較頻繁，人員變動時資料交接手續不到位，往往造成資料的遺失，最后只有寫“回憶錄”，給歸檔工作造成很大的困難，影響了檔案工作的質量。
2.2 檔案資料整編管理規范性不夠
常見問題主要有：沒有建立起定期的資料整理、分類制度，缺乏規范的資料查詢、索引體系，沒有資料的保管與移交專門制度；資料建立、收集、整編歸檔不及時；部分資料不夠準確和完整；在文件、技術指令、通知等的管理上編號不清；資料簽名手續不全、書寫不規范，資料紙張大小、紙質不符合要求等。
2.3 檔案組織網絡不健全，檔案專業人才缺乏
灌區水利工程建設項目類別多，管理部門各異，大多各自為政，自行其是，沒有建立起系統性的檔案組織網絡，缺乏對檔案管理工作總體性的指導和監督。同時，在灌區水利工程建設中，檔案人員一般是新參加工作的同志，以工程技術人員居多，缺乏檔案專業知識，對工程檔案比較陌生，檔案專業畢業或者有檔案館員中高級職稱的人很少，熟悉檔案法規制度、熟練掌握計算機技術進行檔案管理的專業人才更是奇缺。
3 對策及建議
3.1 建立健全檔案工作組織體系
各工程參建單位要切實重視檔案管理工作，加大檔案工作人員和設施的配備力度；遵循項目建設和檔案形成的規律，對項目檔案工作進行統籌規劃，抓早收集；完善資料管理制度，協調各個生產環節（技術、質檢、材供等）與資料管理工作的關系，從檔案資料的建立、收集、整編、移交保管等，建立起一套完整的工作制度和程序。項目法人檔案管理機構加強對各主管部門、各參建單位檔案管理工作的指導與監督。
3.2 強化日常檔案資料管理工作
在工程實施過程中，平常在檔案資料管理方面雖然做了一定的工作，但主要是圍繞工程的實施，側重于滿足日常工作的需要，并未將
其與最后的整編歸檔有機結合起來，檔案資料的管理深度不夠，規范程度較低。很多檔案資料由于保存不當，或是管理人員變動，在竣工歸檔時，發現資料不全、遺失。有些資料在生成時就不符合竣工歸檔要求，如資料簽名用藍色簽字筆、圓珠筆書寫，資料紙張規格不符合要求等。在竣工整理時，補做、重做歸檔資料，造成時間、人力、物力浪費。所以說，日常的檔案資管理工作好壞，對檔案資料的最后整編和歸檔有著非常大的影響。做好平時的工作，保證基礎資料規范、系統、完整，整編時就可以減少很多工作量。日常檔案資料管理中應注意的事項很多，如記錄按要求填寫，文件規格統一、分類存放，施工原始資料及時收集、專人保管，對設計圖紙和設計變更加強管理、做好登記等。
3.3 實施分階段檔案整編計劃
在工程開工前，根據施工進度安排編制整個工程項目的資料整編計劃并分階段實施，盡量做到檔案資料收集、整編、移交與工程建設同步。工程建設進展到一個階段，檔案資料集整編完成到一個階段；工程項目完工一個，檔案資料驗收一個。
3.4 嚴格把關，規范檔案驗收
這是保證項目檔案質量的重要環節，按照國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則，認真做好檔案驗收工作。檔案驗收重點是檢
查項目的前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制；對建設周期長的工程，應分階段驗收，查漏補缺，發現問題，及時糾錯改誤；加強對檔案的預驗收工作，以確保資料齊全完整和準確。加大檔案人才的培養力度，努力提高重點建設項目檔案工作人員的素質。
（南京藝術學院人事處，江蘇南京210013）
摘要：干部人事檔案是記錄干部成長的重要史料，確保干部檔案信息客觀、準確、齊整是干部檔案工作人員整理檔案工作的重點。而近年來，我們在整理干部檔案的過程中過分追求檔案的整齊、美觀，過多地進行“裁”、“補”、“拆”、“托”、“折”，從而導致對檔案的破壞性巨大。如何才能既保持檔案的美觀大方，又不傷害檔案材料的原始性，是值得我們思考的重點問題。
關鍵詞 ：干部檔案；裁剪；目錄；整理時間；公開
DOI：10.16083/j.cnki.-1296/G4.2015.02.063
中圖分類號：G962文獻標識碼：A文章編號：1671—1580（2015）02—0144—02
收稿日期：2014—09—25
作者簡介：張衛軍（1981— ），男，江蘇南通人。南京藝術學院人事處，助理研究員，博士研究生，研究方向：人事檔案管理。
干部檔案是組織人事等有關部門按照黨的干部政策，在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察、了解和正確選拔、任用干部的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。因此，管理好人事檔案，確保檔案內容的客觀、準確、真實就起著至關重要的作用。
一、檔案該如何整理
近年來，不少組織人事部門按照上級的要求，紛紛將使用多年的檔案袋更新換代成檔案盒，所有檔案材料必須統一裁剪成固定尺寸。檔案統一尺寸有其自身的優點，所有材料標準統一，配以目錄和封面，宛如漂亮的書籍，排列整齊，美觀大方，賞心悅目。而為了追求整齊劃一的效果，必須對檔案進行“修飾”，主要包括“裁”、“補”、“拆”、“托”、“折”等五種做法?！安谩保瑱n案紙張超過規定尺寸的標準要裁切；“補”，紙張小于規定尺寸的，要補大；“拆”，原有裝訂好的要拆開；“托”，原有檔案紙張太薄的要附紙襯托；“折”，檔案紙張超過標準而又無法裁剪的只能折。不過，這些都是其外在的表現形式，萬物存在都有其自身的價值，檔案也不例外。檔案作為一種文件材料，有其自身的特殊性，它是歷史性、真實性、科學性的集合。保存好檔案是一件非常重要而有意義的事情，而近年來對檔案的整理提出了新的要求，所有檔案一律統一標準，統一尺寸、統一打孔、統一裝訂、統一裝盒，而檔案的整齊劃一往往是以犧牲檔案的原始性為前提的。所有檔案的大小是固定的，而“裁”、“補”、“拆”、“托”、“折”對檔案造成的損傷非常大，原始檔案的材料一經剪切、拆粘、補邊、襯紙、折疊，檔案材料的真實性和可靠性便大大降低，“原汁原味”沒了，檔案存在的價值就隨之消失了。檔案的整理是必須的，但是，為了片面追求檔案的美觀和整齊劃一而犧牲檔案的珍貴價值是不科學的，也是不可取的。
二、檔案中要不要加目錄
檔案是一系列珍貴史料的集合，將檔案材料統一排序、編排目錄后可以給人清楚明了的感覺，也為我們查閱資料提供了一定的方便，有其合理性，但是，目錄存在的弊端也是很明顯的。做一份漂亮的檔案目錄所需耗費的時間相當長。正常情況下，一本干部的檔案材料從分類到編碼，再到錄入、裝訂，至少需要4個小時的時間，每所高校以新進50份檔案計算，每年人事部門光花在編排目錄上的時間就是200個小時，每天按6個小時計算，就是33天。而根據每兩年歸檔一次的要求，每兩年所有人員的檔案就得重新更新，以1000份檔案為例，每份檔案花費一個小時，平均一年就需要500個小時，每天按6個小時計算，就是83天，加上前面的33天，就是一年要有116天花在錄入目錄上，而按照一年大約250個工作日計算，約有46%的時間花在錄入使用效率不高的目錄上，而在高校，去除寒暑假，這一比例竟達到58%，接近6成?？上攵?，錄入目錄幾乎占據了檔案管理員絕大部分的工作時間，而由此產生的效率和價值卻微乎其微。
三、檔案的負重問題
隨著年代的遞增，干部檔案中的材料會逐年增加，干部檔案有時也會“不堪重負”。最明顯的就是人事干部的年度考核表以及工資變動審批表，年度考核表每年一份，每年3～4張紙，以工作30年計算，就是120頁左右；工資變動審批表每年至少一張，就有30張；再加上專業技術職務評審表，動輒20多頁，評3次就有60多頁，僅這3項加起來就差不多有200多頁，足有一本書的厚度。這還不算每年新添加的其他材料，這3項信息也僅僅是提供干部年度考核、工資和職稱變化的信息，而為了儲存這3項信息，卻要保存200多頁紙張一輩子，多少有點“不劃算”。檔案盒不是個儲物箱，對所有東西來者不拒，檔案管理人員首先要學會甄別，其次要學會變通。像年度考核表除了記錄年度考核結果外，還記錄了一個人一年的工作總結，有存儲的價值，那就應該精簡紙張內容，采用雙面印刷，這樣既可節省空間，又清楚明白。專業技術職務評審表也是一樣，能簡化就簡化。而工資表僅僅是記錄工資的變化，并無其他價值，像這一類材料，完全可以做一張登記表，把每年變化的信息登記在案即可，30年的變化一兩頁紙就可以記錄下來，這樣既保持了考核、工資變動表原有的本質含義，符合檔案管理的要求，清楚明了地知道人事干部每年的工作變動情況，又節省了很大的人力、物力，大大減輕了檔案的負擔。
四、人事檔案能否對本人公開
在我國，人事檔案是個神秘的東西，人人都有，卻人人都見不著。至于為何如此神秘，卻沒人能解釋清楚，說得明白，唯一的解釋就是上級的規定、法律的規定。根據材料形成的主體，可以將材料分成如下幾類：第一類是來源于當事人；第二類是來源于當事人和材料形成的主管部門，這些材料是當事人填寫、主管部門審核鑒定的，主管部門有鑒定的結論或鑒定的結果；第三類是上級或組織部門直接形成的材料，這一類材料的形成往往是當事人不曾了解的，也是檔案中最神秘的部分。而要公開檔案，問題主要集中在第二類和第三類材料上。第一類材料是由當事人填寫的，本身沒有秘密可言。而針對第二類由個人填寫、主管部門鑒定的材料，早在20世紀七八十年代，國家就有明確的規定，凡是組織上鑒定的材料，組織在鑒定完給出明確結論后，必須交由當事人簽字確認，當事人審閱后簽字確認，再交組織存入個人檔案，當事人沒有簽字或拒絕簽字的材料，組織部門是不能私自存入本人檔案的。因此，對行為的結果是有預知的，并不存在太大的神秘性。而真正具有神秘性的材料是當事人所不知情的，也就是第三類材料。比如，干部考察材料、政審材料，這一類材料往往都是組織部門形成的，具有一定的保密性和嚴肅性，一旦公開，有可能會給當事人或者組織造成不良的影響。但是，從另外一個角度來說，為了干部的長遠發展，組織考察干部的信息也應該向當事人予以通報，組織獲得綜合反映干部表現的材料，如能及時向當事人通報，將能起到很好的激勵和監督作用。群眾反映好的，可以繼續加強；群眾反映不好的，應該及時予以改正，而不是不聞不問，任其發展，這不是正確的組織原則。因此，從這個角度來說，這類信息不是不能公開，而是可以以適當的形式、適當的方式公開，這既有利于干部的成長，同時，也實現了組織考察干部的價值和意義。
人事檔案作為一個特殊的東西，有其自身的特殊性，其價值不在于本身包裝得有多么漂亮、多么美觀，而是其原始的真實性、可靠性，其存在的價值就在于此。如果片面地追求檔案的美觀性，加強包裝，而忽視對檔案材料本身的要求，則毫無意義可言。當然，我們也不能因噎廢食，對檔案“不修邊幅”，而應在保證檔案原始真實、準確、可靠的基礎上，及時對檔案的材料進行整理?？傊磺泄ぷ鞫家獓@檔案本身來開展，一切以檔案的價值為中心，任何離開檔案本身價值的形式主義的事情都要及時予以制止，從而保證以有限的時間和精力創造出最大的價值。
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