時間：2024-04-17 15:37:27
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【關鍵詞】房地產檔案 電子檔案 信息化管理
一、房地產電子檔案管理的羈絆性因素分析
傳統(tǒng)房地產檔案管理，采用兩級管理的方式，隨著信息化社會的發(fā)展，檔案管理的外部環(huán)境產生了巨大的變化，給檔案管理工作帶來以下幾方面的羈絆性因素：
（一）傳統(tǒng)檔案管理對象是紙質的檔案，以手工檢索為主要的管理方式，而隨著檔案數(shù)量和類型的增加，需要管理的檔案信息量急劇上升，尤其是在計算機普遍應用之后，檔案信息內容中出現(xiàn)了各種無紙化資料、CAD制圖等，手工方式基本無法進行有效管理。
（二）檔案管理人員長期以來習慣于傳統(tǒng)的管理方式，思想、理念、業(yè)務水平等方面，都停留在傳統(tǒng)管理的階段。在應用信息化管理技術之后，要求檔案管理人員采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本還沒有做好管理方式轉變的思想準備，就被迫接受新的管理理念，并要求在短時間內提升業(yè)務管理水平，由此產生的諸多不適應性，形成檔案管理工作的瓶頸因素。
（三）檔案的數(shù)字化和網絡化，對檔案的形成提出了新的要求，傳統(tǒng)檔案的形成是“先文后檔”，這種模型的檔案形成，很難進行超前管理和跟蹤管理，尤其是在檔案機構精簡之后，會出現(xiàn)檔案人員身兼數(shù)職，不利于工作的開展，因此傳統(tǒng)檔案管理的形成方式亟需進行改變，以提高歸檔和利用的效率。
二、房地產電子檔案管理創(chuàng)新突破口的尋求
綜合以上幾方面的房地產電子檔案管理羈絆性因素，我們不難看出新形勢下房地產檔案信息化管理的必要性和必然性，而電子檔案管理的創(chuàng)新，必須以下面幾個方面作為突破口：
（一）一體化信息資源平臺的建立
根據房地產檔案信息化建設的基本要求，檔案信息化資源平臺的建立，需要開發(fā)資源計劃、數(shù)據管理、辦公自動化、項目管理、數(shù)據采集等系統(tǒng)，作為前端控制平臺規(guī)范化的條件。其中一體化信息資源平臺的建立，必須在開發(fā)檔案管理軟件的基礎上，根據電子文件整理標準，再行信息資源的整合，該平臺的建立必須開發(fā)以下三種數(shù)據庫：首先是文件級和案卷級檔案目錄數(shù)據庫，通過公文管理網站，將館藏檔案的目錄數(shù)據公布；其次是重要檔案內容數(shù)據庫，主要包括文書檔案和科技檔案，通過掃描的方式，轉換成為數(shù)字化的檔案資料，需要通過檢索獲取；再次是多媒體檔案數(shù)據庫，根據檔案歸檔制度的基本要求，收集和整理檔案的電子光盤資料。通過以上數(shù)據庫的建立，以統(tǒng)一的電子檔案儲存格式、流程等，形成電子檔案的統(tǒng)一化管理，便于電子檔案的歸檔、鑒定等管理工作，同時能夠有效確保檔案信息的及時性和完整性。
（二）便捷查詢利用手段的開發(fā)
房地產電子檔案的歸集以數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺作為“基地”，而歸集之后的電子檔案，需要通過便捷查詢利用手段的開發(fā)，對檔案的利用管理流程進行優(yōu)化。在這里，我們同樣需要基于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺，對電子檔案進行分類編號，建立規(guī)則的歸檔程序，在檢查和比對之后，生成檔案文件的目錄清單，我們通過條件檢索的方式，迅速在目錄清單當中找到目標檔案，然后快速鎖定紙質檔案的存儲位置，或者可以直接調用紙質檔案的掃描件，以此提高檔案查詢利用的效率水平。在這里，我們必須進一步明確檔案的檢索功能，即與檔案目錄相關的文字、字母等信息，通常以檔案名稱每個字的字母作為檢索條件，或者可以直接輸入檔案名稱中的某個關鍵詞，系統(tǒng)自動過濾之后，彈出所需相關檔案的目錄。這種便捷的查詢和利用方式，改變了以往紙質檔案查找的繁瑣程序，是目前房地產電子檔案管理創(chuàng)新的重要手段之一。
（三）軟硬件基礎設施建設
硬件方面配置：HP DL580（G2）服務器1臺，序列號347904-AA1；HP MSA500磁盤陣列1臺，支持14硬盤接口；HP原裝SCSI硬盤7塊，每塊容量36G；ADAPTEC29160適配器卡1個；Evolution Pro工程掃描儀2臺；虹光AV6000高速文檔掃描儀1臺；HP Colorlaserjet 3700激光打印機1臺；聯(lián)想開天M400PC機4臺；筆記本電腦4臺；不間斷電源1個；數(shù)碼攝像機1臺；數(shù)碼相機1臺，加1G內存。軟件方面配置：Windows2000 Server標準版10用戶操作系統(tǒng)；Oracle 9i標準版10用戶數(shù)據庫軟件；清華紫光軟件，用于網站建設、全文檢索、OCR應用軟件升級。
（四）應用系統(tǒng)開發(fā)
首先是信息的采集，該系統(tǒng)功能是通過對檔案信息的在線整理和編目，分類建立電子文檔，并錄入到系統(tǒng)數(shù)據庫當中。其次是日常管理，根據檔案管理在鑒定、編制、移交等方面的基本工作內容，通過軟件的功能，為用戶提供便捷的日常管理模式，譬如檔案的統(tǒng)計、利用、借閱等。再次是系統(tǒng)設置，根據檔案管理的需求，以及結合檔案管理的工作結構，為適應用戶的需求而不斷完善的系統(tǒng)功能，這也是檔案事業(yè)長久發(fā)展的舉措。最后是數(shù)據的安全，檔案應用系統(tǒng)的數(shù)字化，在為檔案提供更加方便管理環(huán)境的同時，面臨越來越多的檔案信息威脅性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻擊等，在此要求檔案在數(shù)字化加工的時候，提高數(shù)據的安全系數(shù)水平，而檔案管理人員本身也需要按照相關的管理要求，在日常管理當中保證數(shù)據環(huán)境的安全。
三、結束語
綜上所述，由于傳統(tǒng)檔案管理方式習慣于傳統(tǒng)的思想和理念，在數(shù)字化和網絡化的背景下，房地產檔案管理信息量不斷增多，很多人基本還沒有做好管理方式轉變的思想準備，因此很難進行超前管理和跟蹤管理，由此產生的諸多不適應性，影響檔案管理工作的有效開展。為此，筆者認為房地產檔案管理工作應該通過開發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，并通過軟硬件基礎設施建設和應用系統(tǒng)開發(fā)，方可為檔案管理工作的開展，創(chuàng)造有利的條件。
參考文獻：
[1]張瑩.創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化[J].黑龍江科技信息，2013，（8）：107.
關鍵詞：城市規(guī)劃檔案；數(shù)字化；管理
城市規(guī)劃檔案的數(shù)量相對比較大，同時在管理的過程中也存在著很多的難題，檢索需求也相對比較大，在現(xiàn)代城市規(guī)劃檔案管理的過程中，一定要積極的去利用數(shù)字化檔案管理技術的合理應用，采用數(shù)字化檔案管理在技術上的優(yōu)勢，從而更好的提升管理的質量，滿足更高層次的要求。
1 數(shù)字化檔案管理技術應用分析
數(shù)字花檔案管理通常就是將紙質的文件用掃描或者是錄入的方式直接將相關的內容存儲到計算機數(shù)據庫系統(tǒng)當中。數(shù)字化檔案管理技術在應用的過程中，檔案信息檢索和備份十分的便捷，同時，它也減少了對空間的占用，提高了空間的利用效率。對我國城市建設過程中城市規(guī)劃檔案管理的要求一定要有所了解，在當今的城市規(guī)劃當中，應該積極的引進數(shù)字化的檔案管理技術，同時還要采取有效的措施加強對人才的培養(yǎng)，這樣才能更好的滿足現(xiàn)代的城市規(guī)劃檔案管理的基本要求。同時還要在工作中建設一個數(shù)字信息化水平相對比較高的管理中心，針對數(shù)字化檔案管理工作的具體要求對系統(tǒng)中的硬件和軟件設施進行適當?shù)恼{整，這樣才能更好的確保管理目標的實現(xiàn)。
2 城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理的分析
2.1 注重硬件設施的選型與配置，滿足城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理需求
城市規(guī)劃檔案在應用的過程中，其數(shù)量非常大，同時檢索的要求也比較嚴格，所以就必須要有先進穩(wěn)定的硬件設施作為支撐，計算機硬件方面要不斷的提高配置，這樣才能更好的保證計算機處理數(shù)據的速度和能力，滿足城市規(guī)劃檔案的要求，所以在數(shù)字化建設額過程中，一定要充分的考慮到檔案數(shù)據處理的具體要求，同時還要選擇恰當?shù)挠布O施。防止硬件設施自身能力不足而產生的負面影響。在重視硬件設施選擇的同時，還應該加強備份工作的數(shù)字化建設，只有這樣，才能更好的提升檔案內容的可靠性和安全性。
2.2 科學選擇數(shù)字化檔案管理軟件系統(tǒng)
為了更好的實現(xiàn)城市規(guī)劃檔案管理的基本要求，城市規(guī)劃檔案數(shù)字化當中一定要科學的選擇管理軟件，充分的考慮到城市規(guī)劃檔案管理工作的實際情況，在圖紙數(shù)據的檢索和應用方面，數(shù)字化管理當中一定要對軟件進行嚴格的測評，同時還要以此為基礎做好后續(xù)的工作，只有這樣，才能保證科學目標的確立和實現(xiàn)。在選擇和測試軟件的時候，一定要選擇合適的方法，此外還要保證軟件自身的安全性和穩(wěn)定性，只有這樣才能更好的保證系統(tǒng)的積極作用得以充分的體現(xiàn)。
2.3 建立城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理體系，保障管理目標的實現(xiàn)
為了更好的保證城市規(guī)劃檔案管理的質量和水平，在城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理中，一定要創(chuàng)建一個完備的工作機制。對于數(shù)字化檔案管理工作的需求和數(shù)傳統(tǒng)工作的差異，去建立和完善一個比較科學的檔案管理體制，在工作中還應該以數(shù)字化檔案工作的基本要求為前提，保證城市規(guī)劃檔案工作的順利進行。此外，還要建立一個細致的管理體制，按照工作的實際需要去設置工作崗位，明確不同崗位人員應該承擔的職責，只有這樣，才能更好的保證城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理工作的正常進行。
2.4 引入績效考核機制，保障城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理質量
在現(xiàn)代城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理需求的層面上來說，城市規(guī)劃管理部門應該在工作中積極的引入績效考核機制，這種機制的應用可以對城市規(guī)劃檔案管理部門的工作質量和工作水平進行考察和評價，再以考核的結果為基礎，減少工作中出現(xiàn)其他問題的可能性，此外還要將績效考核制度當做是重要的核心，對數(shù)字化檔案管理額人員的工作水平和工作效果進行客觀的科學的評價。在這一過程中還要以崗位職責的要求當做一個基本的標準和原則，對你崗位人員的工作水平進行全面的考評。對工作中的問題應該及時的發(fā)現(xiàn)和改進，測評機制的應用使得檔案管理工作人員的工作積極性更高，工作的質量也有了非常顯著的提升。
2.5 強化數(shù)字化檔案管理軟硬件系統(tǒng)的維護，保障檔案管理工作質量
針對城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理需求、針對檔案管理工作中信息系統(tǒng)安全需求，城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理工作中應加強軟硬件系統(tǒng)的維護管理。針對現(xiàn)代互聯(lián)網環(huán)境下病毒、木馬等危險因素，城市規(guī)劃檔案管理部門應加強軟硬件系統(tǒng)的維護管理。通過軟硬件防火墻、殺毒軟件的安裝，提高城市規(guī)劃檔案信息安全。同時，加強對檔案錄入、管理人員計算機安全信息知識的培訓。由計算機操作人員為基本單位，定期升級防病毒軟件數(shù)據庫，減少危險網站登錄對系統(tǒng)安全的影響。通過軟硬件系統(tǒng)的維護、管理，提高城市規(guī)劃檔案數(shù)字化系統(tǒng)安全水平，保障城市規(guī)劃檔案數(shù)字信息安全。
3 注重人才培養(yǎng)與引進，促進城市規(guī)劃檔案管理水平的提高
我國傳統(tǒng)城市規(guī)劃檔案管理中，多采用紙質文件檔案進行存儲管理。現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理技術對檔案管理人員提出了新的要求。因此，現(xiàn)代城市規(guī)劃檔案管理部門應加強人才的培養(yǎng)與引進。針對數(shù)字化檔案管理技術需求，對檔案管理人員開展培訓工作。從計算機硬件應用環(huán)境保護、計算機軟件應用技巧的培訓入手，強化數(shù)字化檔案管理人員基礎操作能力。在此基礎上，強化檔案管理人員的計算機安全知識，以此為基礎提高城市規(guī)劃檔案信息安全。針對數(shù)字化檔案管理工作需求，城市規(guī)劃檔案管理部門還需要加快相關人才的引進，以軟硬件維護人才引進為基礎、以檔案管理崗位人才引進為重點，促進現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理工作的開展。在我國現(xiàn)代化城鎮(zhèn)建設中，城市規(guī)劃檔案管理工作重要性日益凸顯。為了滿足現(xiàn)代城市建設中規(guī)劃檔案管理工作需求，城市規(guī)劃部門應加快數(shù)字化檔案管理技術的運用。以數(shù)字化檔案管理技術優(yōu)勢，滿足城市規(guī)劃檔案管理工作需求。同時，針對數(shù)字化檔案管理工作對管理體系、人員素質等因素影響，加快管理體系的建立與完善。同時，針對數(shù)字化檔案管理對軟硬件系統(tǒng)的需求，引進高新技術人才。針對城市規(guī)劃檔案管理工作內容，科學設計軟硬件系統(tǒng)，以此為基礎，保障城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理工作質量，促進我國城鎮(zhèn)化建設工作的開展。
結束語
當前，我國的城市化發(fā)展水平有了非常顯著的提升，在城市規(guī)劃和建設的過程中也出現(xiàn)了越來越多的檔案，以往的紙質檔案不僅查找困難，同時在很多的方面也需要改進，在這樣的情況下，我們必須要采取有效的措施來提高城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理的質量和水平，從而也為我國的城建工作提供良好的條件。
參考文獻
關鍵詞：油田企業(yè)；檔案管理；工作
中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2013）03-0068-02
油田企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，也是企業(yè)管理的一項重要內容，在油田勘探開發(fā)工作中，起著重要的作用，油田企業(yè)檔案是促進油田發(fā)展的助推器，為了更好地發(fā)揮油田企業(yè)檔案管理在油田建設發(fā)展中的作用，最大限度地實現(xiàn)油田企業(yè)檔案的價值，為油田企業(yè)經濟的不斷發(fā)展和各項工作服務，本文聯(lián)系油田企業(yè)檔案管理工作的實際，粗談一點見解和認識。
1 油田企業(yè)檔案管理工作的重要性和必要性
油田企業(yè)檔案管理主要是油田生產開發(fā)經營活動的原始記錄和重要憑證以及行政文書和人事檔案管理，縱連油田發(fā)展諸多重要歷史階段，記述了油田生產開發(fā)的全過程，具有不可替代的憑證和史料參考作用，是油田發(fā)展極其重要的無形資產，是油田勘探開發(fā)和經濟活動的基礎，是油田發(fā)展做強做大、承前啟后的保證。因此，為了更好地發(fā)揮油田檔案管理工作的作用，使檔案管理工作更加規(guī)范科學，我們必須對油田檔案管理工作的現(xiàn)狀有一個清醒的了解，充分認識其重要性和必要性。目前，在油田企業(yè)檔案管理工作中，或多或少對其重要性缺乏足夠的認識，其主要表現(xiàn)如下幾個方面。
一是領導層面對檔案管理工作抓得并不十分緊。有的認為檔案管理工作無關緊要，只是一般的后勤輔工作。在日常工作中，其主要精力都放在了勘探開發(fā)上，很少過問檔案管理工作，更談不上提上議事日程，上儲量、上產量是頭等大事，有了產量，有了儲量，領導層就有了功績。因此，檔案管理工作被忽視，已至于在企業(yè)管理檢查考核工作中，檔案管理工作形同虛設，走走過場，對出現(xiàn)的諸多問題也是說說完事，談不上檢查考核落實，致使檔案管理工作被冷落。
二是檔案管理工作者在檔案管理工作中，缺乏高度的責任感、良好的職業(yè)道德、認真細心的工作態(tài)度，不能充分認識到檔案管理工作在油田生產建設中的具大作用。因此，工作中按部就班，工作模式常態(tài)化、老式化，缺乏創(chuàng)新精神，當一天和尚撞一天鐘，結果導致檔案管理工作經常出現(xiàn)失位現(xiàn)象，不是資料漏失，就是目條與實際內容不相符，如此等等，只能說明一個問題，那就是我們檔案管理工作者本身對自己從事的職業(yè)缺乏應有的認識。
三是油田企業(yè)內部對檔案管理工作支持力度不夠，缺乏主動配合，齊抓共管。檔案管理工作是一個集體大項目，不能只依靠幾個檔案管理工作者就能做好檔案管理，在油田勘探開發(fā)生產建設中，隨著油田的發(fā)展，大量的原始資料、憑證記錄需要登記管理成卷，工作量大，內容之多，離開了油田各部門的支持配合，原始檔案就容易發(fā)生漏失現(xiàn)象，原始的資料不完整，有欠缺，勢必為今后查閱歷史資料留下空白和遺憾，這樣談何為領導決策提供準確的歷史依據。
以上種種現(xiàn)象不一而舉，至少能說明這樣一個問題，從領導到職工，從油田各部門到檔案管理工作者，對檔案管理工作的重要性和必要性還缺乏足夠的認識。
2 目前油田檔案管理工作中存在的主要問題
隨著油田生產的發(fā)展和科學技術的不斷進步，油田檔案管理工作水平有了一定的提高，檔案管理工作在一定程度上逐步向科學化、規(guī)范化、程序化邁進，油田各級領導對檔案管理工作的支持力度較之過去有了一定的提升。但是，恕筆者直言，目前在油田檔案管理工作中，相對于管理科學、規(guī)范程序的要求還有一定的距離，其主要問題有如下幾個方面。
一是檔案管理工作制度化的管理程序還比較欠缺，相關要求執(zhí)行不到位。油田檔案管理工作表面上都制定了一定的相關制度，但是制度覆蓋面并不全面，在制度落實中也形同虛設，結果導致從源頭上檔案收集就不規(guī)范，少數(shù)部門和單位對于需要歸檔的資料想交就交，檔案管理人員在收集資料過程中，上跑下竄，其結果導致有的重要資料檔案都不能及時歸檔，時間一長必然造成資料丟失現(xiàn)象。
二是檔案整理不規(guī)范。在檔案整理過程中存在著類別不清，卷內目錄與實際整理不相符等問題，查找一個資料不能準確及時，費時費力，影響了檔案利用的價值。
三是檔案管理模式上缺乏綜合性。目前，在油田以廠處單位為例，檔案管理層面多，沒有綜合管理。廠處級單位的檔案室由廠處辦公室下設的一人或兩人專業(yè)管理。同時，組織科、勞資科的人事檔案分別由他們自己的科室直接管理，這樣，檔案管理工作在一個單位內部劃分多個層次，結果導致檔案管理不能統(tǒng)一要求，難以實現(xiàn)規(guī)范科學化管理。
四是檔案管理人員專業(yè)素質參差不齊，直接影響檔案管理工作水平。近來來，隨著企業(yè)的深化改革，油田內部進行了一系列重組，檔案管理人員內部涌進了不少新人，這些新人上崗后，從思想上對檔案管理工作缺乏應有的認識，認為檔案管理工作是一個輕松的活，領導部門對新加入檔案管理隊伍的員工也沒有進行系列的培訓教育，即使有的單位組織了培訓學習，也是流于形式。這種狀況勢必影響了檔案管理工作水平的提高。
五是檔案借閱程序上存有欠缺和漏洞，極容易造成檔案資料丟失或泄密。在單位內部，有的部門或領導為了查閱檔案，并沒有履行相關手續(xù)，因為是熟人，是上下級，是同部門，所以借閱時打個招呼就完事。這樣下去，使檔案借閱制度如同虛設，給檔案管理工作帶來較大隱患。因此，必須要引起我們的關注。
六是檔案管理人員缺乏經常性的保密教育，保密的原則性有待進一步加強。有的檔案管理工作人員茶余飯后，總是愛交談檔案資料的相關內容，這樣容易造成泄密，給企業(yè)發(fā)展帶來負面影響。
3 做好檔案管理工作的措施和建議
檔案管理工作在油田建設發(fā)展中起著極其重要的作用，為了加強和提高油田檔案工作水平，服務油田生產發(fā)展，適應檔案管理工作的新形勢，使油田檔案工作再上一個新臺階，筆者認為，當前在油田企業(yè)檔案管理工作中，應做好如下幾項工作。
一是油田企業(yè)各級領導要重視和支持檔案管理工作。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎，各級領導一定要重視和支持企業(yè)檔案管理工作，要以對歷史高度負責、對職工高度負責、對企業(yè)發(fā)展負責的責任感，切實加強對檔案工作的領導，做到對檔案管理工作重視到位，投入到位，要定期聽取檔案管理工作的匯報，及時研究解決檔案管理工作中的相關問題，為檔案管理工作的順利開展創(chuàng)造良好環(huán)境。同時，要舍得對檔案管理工作經費的投入，改善檔案管理工作的硬件設施，為檔案管理工作提供良好的物質條件。
二是改革現(xiàn)有的檔案管理體制，實現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理的工作模式。油田各單位、各層次、各門類形成的全部檔案，要實行集中統(tǒng)一管理。這是企業(yè)檔案管理工作的基本原則，是檔案法律法規(guī)對油田企業(yè)檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎。因此，我們必須改革現(xiàn)有的檔案管理模式，將企業(yè)內部各個門類形成的檔案，實行統(tǒng)一管理，定崗定人，明確職責，強化管理，使油田企業(yè)檔案管理工作達到和符合檔案法律法規(guī)對檔案管理工作的基本要求。
三是加強檔案管理隊伍建設，不斷提高檔案管理人員業(yè)務素質。隨著油田企業(yè)生產建設的不斷發(fā)展，為企業(yè)檔案管理工作提出了新的更高要求，要實現(xiàn)檔案管理工作科學化、標準化、規(guī)范化，在全油田范圍內必須要建設一支高素質的檔案管理隊伍。因此，油田領導要定期對檔案管理人員進行業(yè)務培訓，使他們精通檔案管理工作，為全油田檔案管理工作開創(chuàng)新局面打好基礎。同時，還要加強對檔案人員的保密教育，提高他們的政治素質。
四是加強檔案的收集和整理，確保檔案資料準確完整。做好檔案資料的收集和整理，是檔案管理工作對檔案管理人員的基本要求，檔案管理人員必須熟悉和掌握檔案資料收集的渠道和方法，對檔案形成的全過程進行動態(tài)監(jiān)督與檢查，確保從源頭上收全收準檔案資料。只有這樣，檔案的歸檔率、完整率、準確率才能達到一個較好的標準。
五是檔案資料要統(tǒng)一規(guī)范，達到和符合國家標準。公文制作是提高檔案管理水平的基礎和前提，在制作檔案資料時，首先是公文用紙要好，幅度尺寸規(guī)格要統(tǒng)一規(guī)范標準。其次，排版形式要統(tǒng)一，字跡要清楚，引用文字要合理，用字要規(guī)范。只有這樣，才能符合國家規(guī)定和總公司要求。
總之，為了使油田檔案管理工作不斷適應油田勘探開發(fā)生產的發(fā)展，我們必須不斷地探索油田企業(yè)檔案管理的新途徑、新方法。只有這樣，才能提高油田企業(yè)檔案管理工作水平，使檔案管理工作在油田勘探開發(fā)和生產建設中發(fā)揮更大的作用。
【關鍵詞】人事檔案管理問題對策
人事檔案是人才信息的重要載體，是人才成長的主要信息資源，是每個人自身成長過程中的歷史真實記錄，是個人身份、學歷、資歷等方面的重要憑證和依據，用人單位可以通過利用人事檔案這個重要的信息資源來歷史地、全面地考察職工，發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才。
隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，人事檔案管理出現(xiàn)了許多新情況、新問題。如何面對新的挑戰(zhàn)，人事檔案的科學管理就顯得更為重要了，因為人事檔案管理工作涉及到每一個職工的切身利益，它是歷史地、全面地了解一個人和正確選用人才的基礎，也是做好人事管理工作的必備條件之一，這項工作的好壞直接影響到人事工作的效率和質量。因此，加強人事檔案管理工作、提高人事檔案管理水平，管好用好人事檔案，就可以為本單位人事工作進行科學決策和科學管理提供重要的參考和依據，同時對人才資源開發(fā)、人才預測等方面都起著十分重要的作用，筆者結合多年來人事檔案管理的實踐，就當前基層事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題及對策談幾點體會。
一、當前基層事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的主要問題
1.一些基層單位領導對人事檔案管理的重要性認識不夠。
由于人事檔案管理工作是一項默默無聞的工作，不容易取得明顯成績，所以一些單位的領導特別是基層單位領導對人事檔案管理工作不夠重視，他們認為人事檔案工作就是簡單的收存材料、抄抄寫寫、裝訂成冊、一般的保管等事務性工作，對單位的主流工作來說是無關緊要的工作，只要保證人事檔案不丟失，能應付外調、查檔就是就萬事大吉了。因此，在實際工作中就存在著基層單位領導未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成了忙起來就忘掉、用的時候才想起的現(xiàn)象。正因為這些領導對人事檔案工作的重要性認識不夠，導致本單位的人事檔案管理工作長期處于被動應付的狀態(tài)，這不僅影響了人事檔案管理人員的積極性和人事檔案管理的工作水平，更重要的是這樣的人事檔案管理情況很難高質量地為人才隊伍建設、人才資源開發(fā)和人才流動提供服務。
2、人事檔案管理不夠完善
2.1在一些基層單位中人事檔案轉遞及交接工作存在較多的問題。第一，檔案轉遞不及時。一些單位對檔案轉遞工作不夠重視，往往是職工已調離本單位但檔案轉出手續(xù)卻遲遲沒有辦，致使檔案還滯留在原單位，造成人檔分離現(xiàn)象；第二，個別人事檔案管理人員在接轉檔案、調出調入、審核工資或工齡、退休等工作需要查檔案時，不能嚴格履行查閱檔案手續(xù)，也不按規(guī)定辦事，什么人都能查閱，致使個人信息泄漏；第三，一些單位的各個部門與管檔單位協(xié)調不夠，各做各的，需要用檔案時，為了各自方便，不到管檔單位查閱檔案，而是將檔案借離管檔單位，甚至有的是借出好長時間不歸還，其中不乏有個別人借機鉆空子，抽取個人檔案材料造假、銷毀、涂改等，為自己謀利，嚴重影響了檔案的真實性；第四，按人事檔案管理規(guī)定，檔案人員交接應是一項認真細致、手續(xù)嚴密，責任重大的工作，但在一些單位檔案管理人員離崗或調動工作時，檔案工作的移交不按程序辦，也不按檔案交接工作的基本要求去做，對要移交的檔案不檢查，不清理，不登記，沒有移交手續(xù)，造成工作程序不完整，移交的材料不齊全、責任不明確。
2.2、人事檔案材料及時收集、歸檔工作還很不到位。第一，由于形成材料的部門對人事檔案管理工作認識還不夠等原因，對所形成的檔案材料沒有及時收集、轉遞和歸檔，造成人事檔案材料內容不完整。例如：一些畢業(yè)生的成績單、授予學位決定、派遣證、畢業(yè)生登記表等材料在轉遞中有缺失；一些調動人員的檔案中缺少轉正定級材料、參加保險情況、工資審批表、考核材料、入黨團等材料；第二，一些檔案管理人員在收集過程中一直是以被動的方式進行收集，在接收檔案時，他們只針對轉出檔案單位的現(xiàn)有目錄清查材料的數(shù)量，而沒有認真查閱檔案中必備的材料是否齊全，也沒有想方設法把所缺的相關材料補齊，等到整理檔案時才發(fā)現(xiàn)缺少材料，這時再去尋找時，往往因相隔時日已久，原單位已經不存在或原管理檔案人員轉崗，導致相關材料難以收集整齊，致使有相當一部分人員的檔案中材料缺失，造成檔案材料收集不齊全。第三，一些基層人事檔案管理人員在人事檔案的分類、整理工作中，沒有仔細認真地核實過檔案中是否還缺少相關材料，只是把檔案中現(xiàn)有的材料進行分類整理和裝訂成冊，這就造成人事檔案材料的內容不完整、資料缺漏等。
2.3對人事檔案管理經費投入不夠，基礎配套設施不到位，造成保管條件比較落后。由于一些基層單位對人事檔案管理工作重視不夠，在設備配備上大多采取“因陋就簡”的原則，沒有專門配備的檔案室，即使配備了檔案室也是辦公、閱檔、倉庫共用一間，沒有按人事檔案管理的要求將“三室”分開；還有一些單位沒有配備必備的設施設備，甚至有的單位就連防火、防潮、防盜等手段也只是停留在較低的水平上，致使人事檔案無法得到有效的管理。
3、基層單位人事檔案管理力量薄弱，專業(yè)人員少、業(yè)務知識不熟悉。
3.1有些單位雖然有專職的人事檔案管理人員，但管理檔案人員配備不到位，沒有按規(guī)定比例去配備工作人員，使得人均管理的檔案數(shù)量過多，整理工作量大，不能滿足檔案工作的正常開展。
3.2一些單位檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，經常更換、變化較大。由于人事檔案管理工作的銜接是要有一個熟悉的過程，管理人員業(yè)務剛熟練就被換走，新來的人又要有一個熟悉過程，這樣就容易造成業(yè)務斷層現(xiàn)象，也會造成人事檔案管理工作滯后。
3.3一些單位沒有設專職人員對人事檔案進行日常管理，都是兼職人員。由于這些人身兼數(shù)職，人事檔案管理工作只是他們工作的一部分，他們平常主要精力都放在要完成的主要崗位的工作任務上了，沒有更多的時間來管理人事檔案，由于工作精力投入不足，他們對所形成的人事檔案材料只能作為要保存的資料加以收集堆放，檔案材料多年不能進檔，或只是機械的放入檔案袋中，致使人事檔案管理工作只停能留在收、存階段，無法進入鑒別、分類、整理、歸檔等規(guī)范管理階段。
3.4人事檔案管理人員隊伍在文化程度、專業(yè)素質、理論水平、思想觀念等方面參差不齊，大多數(shù)基層單位的人事檔案管理人員都是半路出家，他們雖然具備相應的文化水平，但缺乏檔案管理工作的專業(yè)知識和基本技能，其業(yè)務知識和管理能力只能依靠自己在檔案管理工作中的摸索來慢慢地積累，可以說，這些基層人事檔案管理人員在思想觀念和管理水平以及分析處理問題的基本能力上還跟不上時展的需要。
4、人事檔案管理的科學化、現(xiàn)代化、信息化建設還不到位。
隨著科學技術手段的不斷更新，計算機信息化的水平也在不斷提高，人事檔案工作的現(xiàn)代化、信息化也成為一個單位辦公自動化的重要組成部分。但是由于計算機技術還沒有在人事檔案管理中得到廣泛運用，再加上一些基層單位人事檔案管理工作人員專業(yè)基礎知識及基本技能還不夠扎實，致使一些單位只是把個人信息、檔案目錄輸入計算機，而在資料檢索、調閱檔案等工作程序中仍習慣用手工操作，無紙化辦公基本沒有實施，這樣既不利于人事檔案的保管，又影響了人事檔案管理的質量和工作效率，也大大降低了人事檔案信息資源的利用率，不利于人事檔案服務于人事工作，也不利于人才開發(fā)和人才競爭快捷高效的需要。
二、新時期基層事業(yè)單位人事檔案管理工作的對策與思考
1、提高思想認識，強化檔案意識。
從人事檔案工作所面臨的問題來看，首先是要解決好基層單位領導的思想認識問題，因為領導重視是做好人事檔案管理工作的前提，領導支持是提高人事檔案管理水平的關鍵。因此，各單位領導一定要充分認識人事檔案管理工作的重要性，要把人事檔案工作放在事關本單位人才隊伍建設、人才開發(fā)的高度來對待，并將其納入本單位的重要議事日程，對人事檔案工作要給予必要的支持，做到經常過問，定期監(jiān)督、檢查與指導，同時還要注意調動檔案管理人員的積極性，加強對他們的培養(yǎng)和教育，以增強他們做好人事檔案工作的責任感、光榮感和緊迫感，肩負起自己的職責，提高人事檔案管理的工作水平，更好的為人才隊伍建設、人才資源開發(fā)和人才流動服務。
2、加強基礎建設、完善人事檔案管理制度，提高人事檔案管理水平。
2.1、基礎建設是提高人事檔案管理水平的基礎，同時也是保證人事檔案管理質量的基本手段，而單位領導的支持則是提高人事檔案管理水平的關鍵，也是提升人事檔案管理水平的堅強后盾。因此，要想讓人事檔案得到有效管理就必須加大經費投入，做好人事檔案管理設施的基礎建設和更新，只有將必備的基礎配套設施配備齊全，才能為人事檔案的有效管理提供可靠的保證。
2.2、要提高人事檔案管理水平，首先是要讓人事檔案管理人員真正認識到管理檔案的重要性，提高管理意識、增強責任心，其次是要加強人事檔案的制度化建設，因為制度不僅是指導我們工作的一種手段，更是規(guī)范人事檔案部門使其順利工作的保障。進一步完善人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度，可以使單位的人事檔案管理工作更加有序化，規(guī)范化，同時也可以規(guī)范人事檔案管理人員的行為，激勵他們工作的積極性，使其能夠嚴格按照各項規(guī)章制度對人事檔案進行管理和提供利用，防止管理中的任意性，使人事檔案管理工作標準更高、要求更嚴，工作水平得到有效提升。
2.3、認真做好檔案轉遞、利用及交接工作。
在檔案轉遞、利用及交接工作中必須做到：①、在人事檔案轉入、轉出過程中，檔案管理人員要嚴格按規(guī)矩辦事，檔案隨人走，特別是針對人員流動與檔案轉遞不同步的，該轉遞的一定要及時轉遞，盡量避免“人檔分離”情況的發(fā)生；②、在檔案利用過程中，必須建立健全檔案利用的管理制度和責任追究制度，嚴格手續(xù)，做到轉入、轉出、接收材料要有登記，查閱、借閱檔案要有登記并且不能將檔案借離出檔案保管單位，這樣就可以有效地制約檔案材料造假、銷毀、涂改等人為因素；③、在檔案管理人員離崗或調動時，一定要嚴格遵循《檔案管理工作規(guī)范條例》的原則，嚴格按照人事檔案管理程序辦理，對要移交的檔案要嚴格按照檔案交接工作的基本要求去做，認真檢查，認真清理、認真核實，確保所有檔案材料真實、準確、全部交接。④、對人事檔案管理中出現(xiàn)問題的，實行責任追究，真正做到以制度維護管理，以管理保證質量，切切實實做好人事檔案管理工作。
2.2、加強人事檔案材料收集、歸檔工作，保證人事檔案材料的完整性。
維護人事檔案的齊全、完整、準確與安全，是人事檔案管理的基礎性工作和重要內容，檔案材料的及時收集和歸檔，是人事檔案材料內容完整的重要保證。人事檔案材料是否準確和完整，涉及到用人單位對一個人的正確評價、培養(yǎng)和使用，也關系到每個職工的切身利益和前途。因此，一定要加強人事檔案管理部門檔案材料收集、歸檔等管理工作。首先，形成檔案材料的部門要加強人事檔案材料及時歸檔意識，對新形成的檔案材料收集、整理好后及時移交到管檔單位；接收檔案的單位要將收集到的與檔案有關的各種材料，認真篩選、細致鑒別，對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回材料形成的部門進行補辦，避免出現(xiàn)遺留問題，對符合要求的檔案材料做到及時入檔，避免時間長了人事檔案材料的遺失，這樣就可以確保人事檔案內容真實、準確、規(guī)范、完整。
3.加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高人事檔案管理人員素質。
3.1人事檔案管理工作是一項對管理人員素質要求較高的工作，它集服務性與保密性于一體，特別是在新形勢下要做好人事檔案管理工作，就必須要有一支在思想上、政治上、工作作風、業(yè)務能力等方面具有高素質的檔案管理隊伍。因此，各單位要注意加強人事檔案管理工作隊伍的建設，在選用人事檔案管理人員時一定要選擇政治上可靠、作風正派、責任心強、熱愛檔案工作、熟練檔案業(yè)務、安心本職工作、具有奉獻精神的工作人員來從事此項工作，并要注意對他們的培養(yǎng)，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。
3.2人事檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，其管理人員業(yè)務的熟悉程度來自于長期經驗的積累，如果人員頻繁變動，不僅不利于人事檔案工作人員業(yè)務水平的提高，也不利于人事檔案管理工作水平的提高。因此，人事部門應該按照要求配備檔案專職人員或者配備至少是以人事檔案工作為主的兼職檔案人員來負責人事檔案管理工作，并一定要保持人事檔案管理人員的相對穩(wěn)定，以減少檔案管理工作中差錯的發(fā)生，這樣才能增強人事檔案管理人員做好工作的信心、增強責任感、充分發(fā)揮他們的積極性與創(chuàng)造性，才能使他們真正為提高人事檔案工作的管理水平做出貢獻。
3.3人事檔案管理人員的素質是搞好人事檔案管理工作的重要保證。人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于管理人事檔案的工作人員，而不斷增強檔案意識和提高做好人事檔案工作的自覺性，是做好人事檔案工作的前提，不斷提高自身的政治素質和專業(yè)素質是做好人事檔案管理工作的重要保障。因此，人事檔案管理人員要想提高工作效率、提高人事檔案管理的質量，就必須了解管理檔案的重要性，增強責任心，要認真鉆研人事檔案管理的業(yè)務知識，熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，不斷提高自己管理檔案的技術水平，以便準確地掌握人事檔案管理知識，并能將其熟練地運用到工作中去，自覺地做好人事檔案管理工作。另外，人事檔案管理人員還要培養(yǎng)自己踏實細致的工作作風、不怕苦、不怕累、勤勤懇懇、任勞任怨、不計名利、甘于奉獻；還要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密，努力掌握科學管理的原則和方法，積極探索新的管理模式，以便提高人事檔案管理的質量和工作效率，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的人事資源。
4、利用現(xiàn)代化、信息化管理手段加強對人事檔案工作科學化管理。
目前，每個行業(yè)每個領域的信息化水平都在快速提高，檔案管理的信息化也越來越受到人們的關注，其重要性也受到廣泛的認同。檔案管理的信息化，與傳統(tǒng)的手工管理相比，是一個劃時代的轉變，在管理和利用的高效性、便捷性上具有無以倫比的優(yōu)勢。同時，也對檔案管理信息系統(tǒng)的定位提出更高的要求，有很多新的問題擺在面前，主要有以下內容：類型較多，檔案管理信息系統(tǒng)需要管理的檔案種類非常多，并且具有復雜性，涉及到的行業(yè)也很多，有實體檔案與電子檔案，這基本上把所有的檔案實體類型以及電子檔案類型都包含了，并且還要管理到位。與此同時，還要與未來可能出現(xiàn)的檔案實體類型與電子類型相適應并兼容。在各個行業(yè)中，很多單位都有各種信息系統(tǒng)建立，但是，在經過相應的產生與利用以后，就會有很多信息累計在系統(tǒng)中，并且，這些電子信息的出口也是一個不容忽視的問題，需要按照檔案管理的要求來進行管理。
2、現(xiàn)階段電子檔案管理技術分析
電子檔案管理系統(tǒng)功能需求的實現(xiàn)主要通過混合的方式，其中檔案管理的功能、收集與整編功能、系統(tǒng)維護功能、文件管理功能、編研開發(fā)功能、光盤制作功能以及數(shù)據導入功能等都是通過交互性的處理來實現(xiàn)，B/S模式通過"WEB/中間件/服務器"的J2EE技術架構實現(xiàn)。主要包含以下子系統(tǒng)：一是信息采集部分，主要是對數(shù)據采集的完成。采用數(shù)據一體化的接口，按照信息采集的相應流程和要求，把每個信息系統(tǒng)中等待歸檔的信息進行采集，淺談新時期電子檔案管理問題文/邢軍岐本文從探討新時期電子檔案管理的重要意義出發(fā)，詳細闡述了電子檔案管理的重要性和重要地位。接著筆者又深入分析了現(xiàn)階段我國的電子檔案管理技術。最后，結合自身多年工作研究經驗，筆者進行了關于電子檔案管理的完善性策略分析。摘要再通過收集整編就可以實現(xiàn)分散式或集中式的檔案整理，通過導入數(shù)據功能，就可達到離線數(shù)據收集或歷史數(shù)據的導入。在進行電子檔案信息收集的過程中，會有實體檔案的收集、整理、移交以及接收伴隨，在進行電子檔案業(yè)務流程的處理時，也會有與實體檔案相關的工作同時進行處理。二是檔案管理的部分，主要是對日常檔案管理工作的完成。在管理檔案數(shù)據時，主要是對檔案信息日常管理工作的完成，管理過程要與實體檔案管理過程相統(tǒng)一，并遵從檔案管理的基本流程和基本規(guī)則，再結合電子檔案的特點加以優(yōu)化。檔案統(tǒng)計是完成檔案管理工作中各種統(tǒng)計的工作，也是管理的一部分。三是開發(fā)利用部分，主要是對檔案研發(fā)工作的完成，同時還有各種方式的檔案提供利用。不但利用與實體相關的檔案信息，還要通過網絡把各種檔案的檢索與利用提供出來，主要有信息的、全文檢索以及分類檢索等多種方式。專業(yè)檢索主要是有針對性的對各業(yè)務系統(tǒng)的檔案信息進行專門的開發(fā)，并能提供系統(tǒng)的調用，給業(yè)務系統(tǒng)帶來專用的信息服務，提供很大的便利。四是系統(tǒng)維護的部分，主要是對系統(tǒng)運行的相關數(shù)據維護工作的完成。主要有各種數(shù)據結構的設置與維護，權限的管理，系統(tǒng)參數(shù)的設置與維護等。系統(tǒng)設置與維護給整個檔案管理提供了非常大的支持，也給檔案管理系統(tǒng)提供了基礎性的平臺。不但滿足了用戶檔案資源的管理需求，同時，還使系統(tǒng)的擴展需求得到了滿足，使歸檔的流程變得更加標準化、規(guī)范化。除此之外，還對日常數(shù)據的維護提供了便利，對于系統(tǒng)管理員來講是個非常強大的工具包。
3、新時期電子檔案管理完善性策略分析
第一，建立規(guī)范的管理機制。第二，創(chuàng)新檔案管理制度。檔案管理部門應制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。第三，統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。第四是建設復合型管理隊伍。要想實現(xiàn)檔案管理信息化，其成功的根本就是檔案管理人員隊伍的建設，這對于檔案信息化的發(fā)展質量與速度起著決定性的作用。無論是信息時代文件的登記與輔助立卷，還是歸檔與檢索，都是通過計算機來實現(xiàn)的，這也就對檔案管理人員提出更高的要求，不但要對電子文件的特征與電子檔案的全程規(guī)范非常熟悉，并且，還要對計算機系統(tǒng)網絡安全的防護知識進行掌握，才能保證檔案信息的安全性、完整性。另外，檔案管理人員不但要把本職工作做好，還要對自我學習的意識不斷強化，積極參加信息化教育的培訓，對專業(yè)知識不斷更新，才能使自身的業(yè)務素質與工作水平與信息化管理相適應，才能順利實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉變，培訓的主要內容有計算機、信息工程、網絡等方面的基礎知識。除此之外，檔案管理部門還要讓檔案管理人員對檔案發(fā)展的趨勢進行及時了解，對現(xiàn)代科學在檔案工作中的應用及時地了解，才能使他們的工作技能得到真正的提高。
4、結束語
【關鍵詞】 醫(yī)院管理：檔案管理
隨著信息時代的到來，醫(yī)院的檔案管理逐步向規(guī)范化深入，不但包含了醫(yī)療文書，而且醫(yī)院所有的信息也納入檔案管理的范疇，從以前的紙質檔案，到現(xiàn)在的電子檔案，反映了醫(yī)院工作的歷史和現(xiàn)狀。
我院是以醫(yī)、教、研為一體的綜合性三級甲等醫(yī)院，除每年承擔大量的教學工作外，在醫(yī)療、護理、后勤、財務、人事、檔案管理等各個方面構成一個既獨立又相互依存的管理模式。隨著醫(yī)院的改革發(fā)展，形成了大量的文書、檔案、病歷檔案、聲像檔案及基本建設檔案。這些檔案載體形式多樣，內容廣泛，較為分散，給檔案管理工作帶來了一定的困難。
1 、做好檔案管理工作的基本要求
1.1檔案要為醫(yī)院管理工作服務
提高醫(yī)療服務質量是整個醫(yī)院管理的中心，檔案工作就必須緊緊圍繞這個中心進行管理并服務于它。在醫(yī)院管理中，要確保檔案的齊全和完整是有一定困難的，它涉及的部門多，成分復雜，專業(yè)性強。因此，亟需在醫(yī)院的有關職能科室及業(yè)務科室建立一個由檔案工作人員指導下的文書立卷工作網絡，定期向檔案室移交檔案，避免檔案材料的殘缺、損傷或丟失，造成檔案材料的不齊全，特別是要做好醫(yī)院管理過程中環(huán)節(jié)薄弱的檔案收集和整理工作，這樣才能更好地為醫(yī)院管理工作服務。
1.2 檔案要為提高醫(yī)療質量服務
醫(yī)院檔案工作要以臨床、醫(yī)技、護理、科研形成的檔案為工作重點，因為它涉及到醫(yī)療質量的管理。因此，要制定和完善有醫(yī)院工作特點的各項規(guī)章制度和歸檔制度。根據檔案管理特點，在更高層次上監(jiān)控檔案的形成、收集、整理以及開發(fā)利用，確保醫(yī)院檔案管理能更好地為提高醫(yī)療質量服務。
1.3檔案要為醫(yī)德醫(yī)風建設服務
建立醫(yī)德醫(yī)風檔案對每一個醫(yī)護人員廉潔行醫(yī)，樹立良好的醫(yī)德醫(yī)風起著非常重要的作用。醫(yī)德醫(yī)風檔案是記載醫(yī)務工作者職業(yè)道德、醫(yī)德醫(yī)風形象的專門檔案，包括醫(yī)德醫(yī)風自傳、醫(yī)德醫(yī)風考核、先進事跡、表揚或批評信件材料、醫(yī)療差錯等等，有關反映醫(yī)德醫(yī)風內容的材料。這些材料是醫(yī)務工作者醫(yī)德醫(yī)風表現(xiàn)的好與壞、真實、客觀的記錄，是糾正醫(yī)療行業(yè)不正之風的重要舉措之一，它對提高醫(yī)療質量，改善服務態(tài)度起著舉足輕重的作用。
1.4檔案要為醫(yī)院基本建設服務
加強醫(yī)院的基礎建設，也是醫(yī)院圍繞醫(yī)院醫(yī)療工作，為醫(yī)院服務的一項不容忽視的重要工作。基本建設是基礎，在醫(yī)院建設中占很重要的地位。如基建施工，從開始的報告、圖紙，到竣工驗收等一系列項目形成的文件、資料，都是日后醫(yī)院歷史面貌的再現(xiàn)和依據，再加儀器設備，尤其是大型的進口醫(yī)療設備，從購進的報告、合同、維修等，到報廢終止使用所形成的文件及統(tǒng)計資料，證明了在使用階段，它為醫(yī)院所創(chuàng)收的經濟效益有多少，為患者確診、輔助治療的社會效益又有多大。因此在醫(yī)院發(fā)展中，必須注意收集各項活動形成的各種文件材料，做到檔案資料的系統(tǒng)、齊全、完整，才能真實地反映整個醫(yī)院工作的歷史面貌及醫(yī)院工作的管理水平。
2醫(yī)院檔案管理工作的特點
2.1醫(yī)院檔案管理工作對社會的相對封閉性
醫(yī)院檔案直接關系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對外有相當一段時間的封閉期，然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個過程，并由此推動檔案管理工作不斷向前發(fā)展。
2.2醫(yī)院檔案管理過程的階段性
醫(yī)院檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理 2 個階段。在檔案室階段，檔案具有憑證價值，主要為其形成單位控制和使用，具有過渡性； 在檔案館階段，檔案對其形成單位的作用降低，具有歷史價值和科學文化價值，進入永久保存時期。這個階段的檔案管理工作不僅是為某個單位服務，而是要有意識地開發(fā)檔案信息資源，主動地提供檔案為整個醫(yī)院的各項工作服務。
2.3醫(yī)院檔案管理活動對檔案形成者的依附性
醫(yī)院檔案是在其形成者活動過程中產生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點、經驗和成果，包含了與其形成者利益密切相關的事實和數(shù)據。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價值與它的形成者有密切關系。
3、做好醫(yī)院檔案管理工作的新思路
3.1提高檔案管理人員的素質，增強人們對檔案管理的意識
隨著醫(yī)院管理的科學化、現(xiàn)代化和標準化，檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者，在檔案管理中起著領導、決策、指導、監(jiān)督作用。因此，建立一支具有堅定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊伍，已經成為醫(yī)院檔案管理工作的當務之急。
3.2完善醫(yī)院檔案管理制度建設和體制建設
通常情況下多數(shù)醫(yī)院的檔案管理沒有獨立的機構，工作處于被動狀態(tài)。醫(yī)院應將檔案管理工作納入科室管理責任書之中，與科室主任工作實績考核獎懲掛鉤，明確科室主任對科室檔案工作的管理責任，抓好歸檔材料的收集、整理，促進檔案管理的規(guī)范化。
3.3實行檔案標準化管理是檔案管理信息化的根本
醫(yī)院檔案的標準化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內容、分類、編號及案卷目錄，各個項目都要求標準化。檔案要做到標準化是指現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個步驟、各個環(huán)節(jié)，從最初的收集整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整無遺漏。
3.4加強檔案管理者的職業(yè)道德修養(yǎng)，增強責任心
檔案管理者必須定期參加專業(yè)檔案管理機構組織的培訓，提高檔案方面的理論知識，增強檔案管理工作的責任心和法制觀念。
總之，探索知識經濟時代新形勢下的醫(yī)院檔案管理對策，對于提高醫(yī)院檔案管理水平、強化醫(yī)院的檔案管理、豐富醫(yī)院檔案管理的理論內容、促進醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設具有重要的意義和應用價值。
參考文獻
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隨著信息技術的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化已經成為檔案管理工作的必然要求。基于此，本文在分析現(xiàn)代化管理技術在檔案管理工作中可能性的基礎上，對現(xiàn)代化檔案管理方法進行探討。
關鍵詞：
檔案管理 現(xiàn)代化 信息技術
一、現(xiàn)代化條件下檔案管理工作的可能性分析
1.現(xiàn)代化的信息技術為檔案管理工作提供了廣闊的前景
隨著科學的不斷發(fā)展，人類對科學技術的研究和開發(fā)能力也隨之逐步提高，從科學技術的新技術來看，從20世紀50年代以來的第一代計算機研究成功，電腦技術的進步正在發(fā)生巨大的改變，這些技術是當前檔案管理可以借鑒的基礎。從管理角度來看，人類知識的增加，原有的管理模式、經營理念、管理理論，已經不能適應新時期發(fā)展的要求，只有在使用新的管理理論、管理理論的基礎上，才能真正符合人民的實際需要。因此，使用現(xiàn)代信息技術條件來加強對檔案的科學管理，已成為時展的必然。
2.檔案管理工作需要科學的進行現(xiàn)代化的管理
隨著科學技術的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質化檔案管理模式已經不能順應時代的發(fā)展。紙質化的檔案管理，不僅效率較低，而且不能滿足人們的實際需要。隨著科學技術的進步，各類檔案的數(shù)目不斷增加，這種紙質的管理模式，早已不再適用。科學技術的不斷進步，對于現(xiàn)代化技術的運用也就越來越多，人們可以使用現(xiàn)代化信息技術來加強對檔案的管理。例如，可以利用計算機對檔案進行歸類、檢索、統(tǒng)計，人們在尋找各種各樣的信息，只需要用電腦一個簡單的搜索就能掌握相關信息。這不僅有助于提高管理的效率，而且還大量節(jié)省了人力、物力。因此，對檔案管理實施現(xiàn)代化的管理，已成為檔案管理發(fā)展的一種必然要求。
二、現(xiàn)代化的檔案管理的基礎路徑
1.現(xiàn)代化的檔案管理工作要取得的領導的重視和支持
第一，要切實重視對檔案管理現(xiàn)代化工作的資金投入。確保檔案管理現(xiàn)代化建設可以順利進行的基本保障是資金的投入，只有在資金支持的情況下，才能真正引入先進的科學和技術條件，從而可以加強對管理人才的引入，進而確保檔案管理現(xiàn)代化建設的進一步發(fā)展。第二，領導要站在歷史和發(fā)展的角度正確看待檔案管理現(xiàn)代化工作。在過去的檔案管理模式中，只需要人的參與就可以完成，這種方式效率落后，滿足不了人民群眾對檔案管理的真實要求。而面臨著現(xiàn)代化科技的發(fā)展與進步，領導只有真正用發(fā)展的眼光認識到檔案管理現(xiàn)代化的重要性，才能確保本單位、本地區(qū)的檔案管理工作走在其他單位、其他地區(qū)的前列。第三，多管齊下，加強對檔案管理現(xiàn)代化的監(jiān)督和管理。檔案管理現(xiàn)代化的工作需要具備各種管理制度和管理條件，在這種情況下，領導要加強監(jiān)督，一是加強對資金使用的監(jiān)督，二是加強對各項管理制度的監(jiān)督，三是加強對檔案管理現(xiàn)代化的指導等方面。讓檔案管理現(xiàn)代化工作在領導的監(jiān)督和指導下，科學正確地發(fā)展。
2.努力培養(yǎng)高素質的檔案管理專業(yè)人才
首先，要建立檔案管理專兼職隊伍。目前，由于檔案管理室的工作人員較少，因而影響到檔案管理的水平。面對這種情況，不但要加大對檔案管理室的人員投入，還可以在單位的其他部門抽調部分工作人員負責檔案的收集、整理等各項工作，從而保證在人員充足的情況下，進一步提升檔案的管理水平。這樣，就形成了檔案管理的專兼職人員相結合的管理隊伍，有效確保了檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)。其次，要加大對檔案管理工作人員的培訓，讓他們掌握較為先進的管理技術。擁有著熟練的管理經驗和先進的管理技術是做好檔案管理現(xiàn)代化的前提。除此之外，還必須舍得投資。一是加大對檔案管理人員的培訓；單位可以聘請檔案管理行業(yè)和高科技技術領域的行業(yè)人才對檔案管理人員進行培訓，讓廣大檔案管理人員掌握先進的管理理念和管理技術，為實施檔案管理現(xiàn)代化奠定人才基礎。二是提高對檔案管理人員的工作待遇，確保他們積極參與到檔案管理工作中去。
3.建立符合檔案管理現(xiàn)代化的管理模式
檔案管理的現(xiàn)代化管理模式中所進行的所有活動，它的基礎都是在統(tǒng)一安排中進行的。因此，制度的完善是是否確保檔案管理現(xiàn)代化管理模式的基本要求。對于檔案管理部門來說，符合現(xiàn)代化的管理模式的管理制度主要有檔案的收集制度、整理制度、移交制度、立卷制度、查閱制度及管理人員制度等。檔案管理部門要根據自身部門的實際情況制定相關的制度。在具體操作上，檔案管理部門要對工作管理人員進行嚴格監(jiān)督，要嚴格按照制度的要求進行，防止任何形式違反制度的情況存在。對于廣大員工來說，員工是借用、查看檔案的主體。因此，還需要依據廣大員工實際情況制定相關的管理制度，特別是要突出現(xiàn)代化的管理制度。如可以建立員工借閱檔案制度、歸還制度等，這些制度要統(tǒng)一利用現(xiàn)代化的信息技術條件，讓所有員工都能通過網絡了解自己所查閱檔案的基本內容、借閱情況等。
三、結語
1 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的作用
檔案管理安全保密工作，主要的手段就是信息技術、計算機技術以及網絡技術，其主要是以檔案資源為主要對象，以管理檔案的有關理論為指導，依托檔案工作，結合國家檔案管理以及信息社部門的相關要求，而展開的收集、整理、開發(fā)、保管以及利用檔案的工作。目前，檔案管理安全保密信息化是其主要的發(fā)展趨勢，同?r也是保障社會文明進步的重要前提。在我國的檔案管理史中，最重要的環(huán)節(jié)就是檔案管理安全保密工作。所以檔案管理業(yè)發(fā)展實現(xiàn)可持續(xù)的基本保障就是檔案管理安全保密工作，而信息化檔案管理對于其安全保密工作具有十分重要的作用和意義。
2 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理存在的問題
2.1 管理技術、人才缺乏
在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理過程中，工作人員管理技術缺乏，專業(yè)信息技術人才缺乏，管理經驗以及管理意識缺乏等，是目前檔案管理工作面臨的首要問題。而由于檔案管理人員缺乏相關的信息技術以及管理知識，使得檔案的保密工作、管理工作以及查閱工作等，出現(xiàn)了各種各樣的問題。同時由于信息管理軟件未能獲得廣泛的應用和推廣，加之相關管理工作缺乏一定的統(tǒng)一性，因此使得信息化檔案管理不能獲得有效的推進。而在檔案管理工作中，由于缺乏完善的、規(guī)范性的標準，使得檔案管理行業(yè)的發(fā)展也面臨較大的挑戰(zhàn)。同時在實現(xiàn)信息化檔案管理的過程中，信息技術以及管理知識的相對缺乏，使得卷案管理以及檔案管理等工作的開展受到了阻礙。因此必須引進大量的檔案管理專業(yè)人才，同時不斷增加專業(yè)信息技術人才，才能促使信息化檔案管理能夠達到較高的水平。
2.2 檔案管理性質理解不正確
檔案管理工作不僅僅是簡單保存各種形式、各種工作的文檔以及歷史記錄，同時它也是領導考察工作的重要憑證和制定決策的基礎依據，甚至還是基礎設施建設以及科學研究的重要參考資料。盡管檔案管理工作具有非常重要的作用和意義，但是在該領域中，相應的管理人才非常少，主要原因有兩點：一是針對檔案管理的工作內容，很多人的理解都不正確，這就使得開發(fā)和利用檔案資源方面出現(xiàn)了一定的缺陷。二是針對檔案管理工作的性質，人們的理解也缺乏一定的正確性，且最初開展檔案管理工作的目的主要是提供一定的資料服務，且對象是單位上的一些工作人員。但目前檔案管理工作的功能以及業(yè)務等不斷在拓寬，且檔案保密、開發(fā)、保管以及查閱等，也屬于檔案管理的范疇。另外很多人在找工作的過程中，比較喜歡見效早、上手快的工作，且普遍認為檔案管理工作沒有光明的前途，因此很多人不愿意從事檔案管理的相關工作。
2.3 信息化檔案管理理念缺乏
目前在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，信息化管理理念缺乏是其面臨的重要問題。同時管理技術落后、管理模式陳舊，未能順應時展，采用先進的信息技術以及網絡技術管理檔案，也是其面臨的重要問題。目前，國內各大行業(yè)，如銷售、設計、餐飲，甚至是快遞行業(yè)，都逐漸應用到了信息化技術，但是在檔案管理領域中，信息化發(fā)展則非常緩慢。在開展檔案管理工作的過程中，信息化檔案管理未能獲得良好推進，則需要相關工作人員堅持不懈地進行建設，且要采取有效的措施不斷地解決信息化檔案管理過程中面臨的各種問題。
3 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的策略
3.1 增強管理人員的專業(yè)素質
針對檔案管理的安全保密及信息化檔案管理中存在的問題，首先相關部門需要采取一定的措施，不斷增強管理人員的綜合素質以及專業(yè)素質，即組織其進行定期的管理技術教育和培訓，不斷增強其檔案管理責任意識，使管理人員能夠形成一個具有嚴明紀律的工作隊伍，從而為檔案管理提供更好的管理服務。而在對管理人員開展教育培訓的過程中，需要不斷增強其檔案管理安全保密意識，并對信息化檔案管理加強建設，同時根據我國檔案管理的相關規(guī)定，制定出嚴格的檔案管理安全保密制度，并對安全保密人員加強實踐和教育，從而增強其應用水平，以便達到信息化檔案管理的基本要求。
3.2 樹立信息化檔案管理意識
在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，檔案管理機構、工作人員以及相關機構需要對該項工作的發(fā)展前景進行明確，并且要對檔案管理工作的具體性質進行正確的認識和解讀，特別是針對檔案管理的安全保密工作，必須對管理人員加強安全保密意識的培養(yǎng)，避免不法分子通過各種途徑對檔案信息進行非法竊取，從而避免給社會帶來嚴重的經濟損失。同時在加快建設信息化檔案管理的過程中，還需要科學地規(guī)劃檔案信息管理工作，增強檔案信息管理的安全性，避免檔案信息喪失其應有的價值。例如企業(yè)在對檔案信息管理進行推進的過程中，不能對信息技術人才進行大量的招攬，同時也不能招攬一些不具備檔案信息管理經驗和技術的人才，因為這些人才往往缺乏相應的檔案管理素質，而已經招攬的人才，則必須對其進行集中培訓和教育，不斷增強其信息化檔案管理的意識，增強其檔案管理安全保密意識。
3.3 加快實現(xiàn)信息化檔案管理
在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，相關的管理結構必須具有較為長遠的發(fā)展目光，且對于檔案管理行業(yè)的競爭規(guī)律以及發(fā)展趨勢具有較為清晰的認識。同時既要加強研究檔案管理安全保密的技術性，也要對傳統(tǒng)檔案管理制度以及技術進行不斷的創(chuàng)新和改革，以確保檔案管理的絕對保密性。同時要將檔案管理信息軟件與檔案管理的實際內容進行有效的匹配，不斷增強信息化檔案管理的效率。另外要將信息化檔案管理工作進行有效的落實，不斷制定出先進的檔案管理信息化制度，以便快速推進我國檔案管理事業(yè)發(fā)展的進程。例如，由于當前信息化檔案管理的相關軟件相對較少，因此在實現(xiàn)檔案管理信息化的過程中，其面臨著較大的阻礙。因此必須對信息化檔案管理的標準加以明確，以確保真正意義上實現(xiàn)信息化的檔案管理。
科技檔案信息化管理的目標要求就是充分利用現(xiàn)有的通信、計算機、數(shù)據庫等先進技術，在國家、行業(yè)以及單位科技檔案管理法規(guī)制度和標準規(guī)范的框架下，用信息化手段來保障和促進科技檔案的管理水平，為科技檔案資源的形成、收集、整理、保管、開發(fā)、利用等提供堅實的基礎，科技檔案開展信息化管理，重點可以從以下方面進行。
第一，采用信息化手段實現(xiàn)科技檔案的自動編目、檢索、立卷和標引等工作。對科技檔案實施自動編目和自動檢索是應用信息化手段管理科技檔案的基本要求，其中自動編目是將收集到的科技檔案相關信息制成檔案機讀目錄數(shù)據庫，在不同要求下編制出不同的檔案檢索工具，包括全宗目錄、分類目錄、案卷目錄、專題目錄、作者目錄等各種目錄和索引，充分發(fā)揮信息化編目速度快、項目全等優(yōu)勢。自動檢索是通過查找檔案目錄并利用檔號、題名、責任者、分類號、關鍵詞等檢索標志，迅速、準確地查找出滿足要求的檔案資料，與手工檢索相比，自動檢索速度快、線索形式多樣，檢全率和檢準率高，能最大限度地滿足利用者要求。計算機自動立卷是計算機以科技檔案目錄中每份文件的有關存錄項為依據將某方面具有共同點和聯(lián)系密切的文件綜合在一起組成案卷，并自動對同一卷的卷內文件進行排列和編號等工作，極大地提高了立卷速度和立卷質量，改善了效率。科技檔案自動標引是計算機通過對科技檔案題名或全文信息進行字詞切分、對內容特征進行分析，提取及給出正式主題詞或分類號的過程，科技檔案自動標引能夠顯著提高工作效率和加快科技檔案目錄數(shù)據庫的建設。
第二，采用信息化手段實現(xiàn)科技檔案的借閱、統(tǒng)計、編研及保管環(huán)境的自動控制。科技檔案的借閱管理和統(tǒng)計工作復雜而繁瑣，而通過采用信息化手段進行自動借閱管理和統(tǒng)計，對科技檔案的利用登記、審批、檢索、調卷、歸檔、利用情況統(tǒng)計等進行自動管理，不但能夠有效完善科技檔案的借閱管理制度，還極大地提高了工作效率。采用信息化手段實現(xiàn)科技檔案的借閱管理，重點涉及內容包括以下幾個方面：用戶的借閱資格驗證、借閱情況登記、歸還登記和自動統(tǒng)計。通過利用計算機技術，還能夠有效實現(xiàn)對科技檔案資料的自動編輯處理，不但能夠提供對科技檔案原文信息的檢索和分類，還能夠對科技檔案資料進行文字編輯處理和排版印刷等工作，實現(xiàn)科技檔案資料的自動編研。另外，在科技檔案的管理環(huán)節(jié)中，對檔案保管環(huán)境的自動控制非常重要，應用計算機技術對檔案排架進行自動管理，能夠結合科技檔案登記數(shù)據庫的信息，給出檔案庫房架位的分配圖，實現(xiàn)架位的自動分配，為新進科技檔案合理分配架位，提高架位的利用率，還可以實現(xiàn)對科技檔案保管環(huán)境的溫、濕度以及防火防盜等進行自動監(jiān)測和管理。
第三，加強培育科技檔案管理的信息化人才。對科技檔案實施信息化管理以及使信息化管理模式不斷深入的關鍵是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段進行科技檔案管理的主體，也是實現(xiàn)科技檔案信息資源增值的主體，更是不斷將科技檔案管理向信息化方向不斷推進的中堅力量，因此需要加強科技檔案信息化人才培訓，使科技檔案管理的信息化活動能順利開展，并實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。
2、結束語