時間：2022-07-26 10:24:31
導語：在醫(yī)院文書檔案管理工作思考的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了一篇優(yōu)秀范文，愿這些內容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領您探索更多的創(chuàng)作可能。
摘 要：有人將文書檔案作為與科學技術檔案相比較而言的各種檔案的統(tǒng)稱，這一概念主要在中國使用，有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院在行政管理事務活動中產(chǎn)生的，對由醫(yī)院通用文書轉化而來的那一部分文書檔案的習慣稱謂。包括醫(yī)院的命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。由于這類檔案在其產(chǎn)生、內容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。本文就醫(yī)院文書檔案管理的有效措施展開分析。
關鍵詞：t院；文書檔案；管理；有效措施
醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院管理工作的重要憑證。可能有些醫(yī)院的領導不夠重視該項工作，認為這種工作只是在收集和整理文書檔案，毫無技術含量，但是當醫(yī)院出現(xiàn)了大家都在推卸的責任問題時，為了公平起見，查文書檔案的記錄就是解決問題的關鍵所在。醫(yī)院文書檔案的有效管理可以避免醫(yī)生少犯錯誤，推進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。
1 醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題
（一）醫(yī)院文書檔案的工作人員思想意識淡薄
對醫(yī)院文書檔案管理的思想意識普遍淡薄[1]。醫(yī)院的領導堅定性不夠強，有的員工缺乏對醫(yī)院的高度忠誠，有的醫(yī)院文書檔案管理工作評頭論足，有的工作人員在發(fā)現(xiàn)文書檔案管理出現(xiàn)問題后不批駁、不亮劍、不報告，如此種種都是醫(yī)院對文書檔案整理不重視導致的。有些醫(yī)院的領導認為文書檔案只是一個整理工作，沒有技術含量，于是不去理睬。由于文書檔案意識淺薄，文書檔案沒有一個合理的儲存室。文書檔案管理雖然不是醫(yī)院的核心工作，但是鏈接各科室的一個紐帶，這個紐帶沒有做好傳遞工作，醫(yī)院的凝聚力就會大打折扣。甚至有些醫(yī)生對檔案管理工作呈現(xiàn)一種歧視的態(tài)度，世界上的任何工作都是光榮而偉大的，只要是工作就沒有高低貴賤之分，醫(yī)院文檔管理工作人員的工作相當于一篇文章當中的中心句，具有承上啟下的作用。這些都是醫(yī)院對文書檔案管理不重視的表現(xiàn)[2]，需要從醫(yī)院領導出發(fā)，改善這種態(tài)度。
（二）醫(yī)院文書檔案管理環(huán)境有待提高
在一些醫(yī)院，文書檔案管理受人冷落，于是就給這些文檔找了一個藏在角落的房間，這些紙質文書檔案，在潮濕的房間會變色，久而久之這些紙質的文書檔
案會化為塵土，在醫(yī)院急用時，出現(xiàn)的都是殘缺不全的文檔，嚴重影響了醫(yī)院的工作。有些房間在夏天會有蚊蟲，這些蚊蟲會破壞文書檔案的紙質，對于紙質文檔，破壞了紙質，就相當于破壞了文書檔案。醫(yī)院的文書檔案書放置的時間長后會發(fā)生霉變，醫(yī)院的文書檔案在潮濕的房間里放久了，書的紙張吸收了空氣中的水份，然后長期氧化，這樣的文書檔案如果在以后的工作中使用，將會產(chǎn)生嚴重影響，因此，這是一問題需要高度重視。
2 醫(yī)院文書檔案管理的有效措施
（一）增強醫(yī)院領導對文書檔案管理的重視程度
一個醫(yī)院的發(fā)展是在領導的帶領下前進的，既然在上文中提到，文書檔案管理在醫(yī)院工作中發(fā)揮著不容小覷的作用，那么醫(yī)院領導就要對文書檔案管理工作加大重視力度。因為醫(yī)院領導的重視會影響到醫(yī)院的每一位工作人員對文書檔案意識觀念的轉變，在醫(yī)院進行宣傳工作時，增加一分力量，減少在執(zhí)行過程中的障礙。醫(yī)院領導重視文書管理工作，就可以為存放文書檔案選擇適合的庫房、以及配套設施。醫(yī)院每個時期都會有高校畢業(yè)的實習生，醫(yī)院也要做好這一部分的文書檔案管理工作[3]。醫(yī)院可以利用開會、廣播的形式對《文書檔案》、《國家檔案法》等法規(guī)性、綱領性的文件的進行大力宣揚，文化對人具有潛移默化的影響，這樣的話，醫(yī)院的所有工作人員在無聲無息當中增強了對文書檔案管理的思想意識，同時也為工作人員科普了文書檔案的專業(yè)性知識。提高醫(yī)院工作人員文書檔案意識，就可以避免文書檔案的丟失，就可以為醫(yī)院文書管理工作人員減輕負擔，就可以營造一個溫馨的工作環(huán)境。
（二）醫(yī)院要建設良好的文書檔案儲存環(huán)境
文書儲存要注意濕度和溫度的調節(jié)，太濕容易氧化，太熱容易滋生微生物，太冷容易結冰，這樣都會損壞文書檔案。為了更好的整理文書檔案，就必須注意文書檔案環(huán)境的清理工作，不管是存放文書檔案的柜子，還是文書檔案的房間，應該保持干凈的位置必須干凈，應該密封的文件必須密封，要做到萬無一失。在文書檔案管理時，工作人員要仔細查看，文書檔案中是否有小洞、蚊蟲、縫隙之類的問題。文書檔案的紙質偏薄，容易受到水分等外界因素的侵蝕，為了避免這樣的問題，醫(yī)院文書檔案的工作人員可以定期的將文書檔案曬在太陽下，也可以給文書檔案存儲室通風，還可以利用對文書檔案沒有影響的殺蟲劑進行殺蟲，這樣不僅可以蒸發(fā)水分，而且可以延長文書檔案的壽命。在醫(yī)院文書檔案管理工作中，工作人員要嚴格遵守我們國家的檔案保護法，治理好文書檔案儲存的房間的環(huán)境衛(wèi)生。
3 結語
醫(yī)院是一個救死扶傷的地方，不管是哪方面的工作，都不容馬虎，醫(yī)院的工作人員不能用患者的生命開玩笑。為了將醫(yī)院的任何通知、命令傳達到位、記錄標準，這要引起醫(yī)院領導對文書檔案管理的高度重視，醫(yī)院要積極建設文書檔案管理的標準化，積極響應國家的號召，順應時代的發(fā)展，使文書檔案管理更上一層樓。在科學飛速發(fā)展的今天，醫(yī)院文書檔案管理可以采用先進的科學技術，進行文書檔案管理，同時還要有創(chuàng)新意識，積累經(jīng)驗，從而達到醫(yī)院管理文書檔案的管理目標。
[摘 要]如何更合理的開發(fā)醫(yī)院檔案信息資源，發(fā)揮庫存檔案資源的潛在作用，是當前檔案管理工作人員的重要任務。文章主要針對當前醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀進行了分析，然后有針對性提出了若干改善對策和建議。
[關鍵詞]醫(yī)院檔案;文書檔案;管理檔案人員
醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財富，內容涵蓋實醫(yī)療文書檔案（病歷）、基建檔案、文書檔案、財務檔案等，這些檔案資料在醫(yī)院發(fā)展建設中起著重要作用。如何更合理的開發(fā)檔案信息資源，發(fā)揮庫存檔案資源的潛在作用，進一步加強醫(yī)院管理，促進醫(yī)院良性循環(huán)，現(xiàn)就我院檔案管理工作中存在的問題及對策分析如下：
一、醫(yī)院文書管理的現(xiàn)狀
（一）管理機構不健全、檔案管理較分散
醫(yī)院主要的檔案有醫(yī)療文書檔案（病歷）、基建檔案、文書檔案、財務檔案等。病歷檔案、財務檔案等由各職能部門對口管理，未納入綜合檔案室統(tǒng)一管理。檔案管理分散，資料重復保存，信息管理和檔案管理嚴重脫節(jié)，造成檔案的利用率低下，嚴重阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。醫(yī)院檔案管理的制度卻較少，對納入檔案管理的內容沒有明確的要求和統(tǒng)一的管理模式和標準，也沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度。
（二）檔案意識不強，檔案利用率偏低
檔案的綜合效益開發(fā)不夠充分，由于對檔案工作重視程度不夠，大多數(shù)檔案工作者不了解檔案工作的內容、性質和任務，不了解。認為只要做好立卷、歸檔、鑒定、保管等工作，主觀意識上認識不到位，造成醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)不足，導致檔案利用率不高。檔案利用僅僅停留在查閱資料上，對檔案信息深層次的開發(fā)利用不足，醫(yī)院的檔案服務能力有待加強。利用率有待進一步提高。
（三）檔案管理人員素質普遍偏低
目前醫(yī)院文書檔案管理人員多是從行政、臨床、護理轉崗過來，而檔案專業(yè)出身的人員較少，且存在部分人員老化、知識結構不合理、在實際工作中，許多檔案管理人員處理工作時停留在經(jīng)驗上，思想觀念，對檔案收集內容敏感性不夠、思想觀念和管理水平相對滯后等問題。
（四）檔案管理工作硬件設備投入不足
隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展以及人們對自身健康的關注增加，醫(yī)院每日的就診量急劇上升，檔案管理需要收集的信息也急劇增多。由于醫(yī)院管理只重醫(yī)療而輕檔案的原因，檔案管理的管理設備跟不上時展的需要，檔案管理人員僅僅依靠手工完成檔案的收集、檢索這類繁瑣的工作，這勢必會造成檔案管理工作量的急劇增加而降低檔案管理工作的效率和質量，同時，繁瑣的收集檢索工作往往容易使檔案管理人員忽視重要信息的收集處理。
二、醫(yī)院檔案管理對策
（一）加強組織領導，健全檔案管理制度
我院把檔案管理工作納入了目標管理，由主要領導掛帥，分管領導親自抓，檔案管理人員具體抓，各科室密切配合，切實解決工作中出現(xiàn)的具體困難和問題，給檔案工作提供人力、財力和物力保障。
同時建立健全了一整套檔案管理制度，如《各類檔案立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等，并納入醫(yī)院工作制度匯編中，同時將檔案、資料實行了集中統(tǒng)一管理，按照檔案業(yè)務規(guī)范要求整理，排列上架。做到從立卷歸檔到保管統(tǒng)計，從檔案利用到鑒定銷毀等每個環(huán)節(jié)都有據(jù)可依;使檔案工作機構的設置更加明確，職責更加清晰
（二）增強檔案管理意識，提高檔案開發(fā)利用率
加強醫(yī)院文書、專業(yè)、病案、基建、設備、財會、音像等各門類檔案的開發(fā)與利用，建立起醫(yī)院檔案體系;同時，檔案管理人員要積極主動運用各種檢索工具和編研成果。在做好日常的檔案資料、整理的同時，我院采取多種形式加強檔案信息資源的開發(fā)和利用，更好地為醫(yī)院各項工作服務。一是將收集到的檔案信息重新組合，進行深加工，編制了《大事記》、《工作制度匯編》、《榮譽冊》等，在建院120周年之際，建成了院史館，編印了《120年輝煌歷程》畫冊，拍錄了《為有源頭活水來》專題片，通過實物和聲像更加形象、生動地展示了我院120年來的改革發(fā)展歷程，記錄了百年老院的歷史文化變遷;二是建立各類檔案電子目錄，將所有檔案歸檔目錄錄入到計算機，實現(xiàn)了計算機檢索目錄。醫(yī)院醫(yī)療信息數(shù)據(jù)庫的建立為醫(yī)學統(tǒng)計、數(shù)據(jù)檢索、科研教學等方面提供更加快捷的第一手資料。
（三）提高檔案管理人員的綜合素質
醫(yī)院檔案管理人員應結合實際情況，采取靈活多樣的學習、教育或培訓形式，鉆研新業(yè)務，學習新知識和新技術，全面掌握科學管理檔案的綜合技能;另外，應注重培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識，鼓勵在實踐中研究新方法，探索新思路，更好地為新時期醫(yī)院各項工作提供服務。
（四）加大投入力度，完善檔案管理基礎建設
加強檔案管理基礎建設，不斷增加硬件投入，改善設施條件，強化軟件建設。一是加大硬件設施的投入。在醫(yī)療用房緊張的情況下，醫(yī)院劃出專用辦公用房作為檔案室，檔案庫房、辦公室、閱覽室實行三分開，庫房面積滿足需要。購置鐵皮檔案柜，安裝防盜門窗，配有溫濕度計、中央空調、消防滅火器材，檔案卷盒使用無酸紙盒，“八防”措施落實到位;二是配備現(xiàn)代化管理設備。購置了專用電腦1臺，光盤記錄機1臺、照像機1臺、傳真、復印、打印、掃描一體機1臺，為我院檔案的現(xiàn)代化管理創(chuàng)造良好條件;三是引進病案管理軟件，建立強大數(shù)據(jù)庫，購置電子病歷管理系統(tǒng)，將病歷的文本信息和圖形圖象信息以電子化管理替代傳統(tǒng)的紙質病歷，建立完整的健康電子檔案，我院病歷檔案管理邁入信息化管理時代。
作者簡介：劉會英（1986年），女，江西湖口人，江西省九江市第一人民醫(yī)院辦公室，館員檔案中級，大學本科學歷，研究方向：檔案管理
[摘 要]在醫(yī)院檔案管理進程中，文書檔案一直扮演著重要角色，它記載著醫(yī)院發(fā)展歷程以及在對重大事項的領導決策、基本建設、研究開發(fā)等方面有一個客觀反映。隨著新時期發(fā)展，辦公自動化的出現(xiàn)為醫(yī)院文書檔案帶來了種種優(yōu)勢，如何合理利用辦公自動化來管理醫(yī)院文書檔案，提高當前醫(yī)院檔案管理水平顯得尤為重要。
[關鍵詞]醫(yī)院文書；檔案管理；辦公自動化
前言
與其他新生事物一樣，先進的管理模式是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要手段，是鞏固和完善社會主義市場經(jīng)濟體制下規(guī)章制度的必然。加強醫(yī)院檔案信息自動化建設，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機操作化，是提高檔案系統(tǒng)整體功能適應時展的重要手段。檔案信息自動化系統(tǒng)是一項需要運用多學科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作的復雜工程。研究這方面的工作進展和科學決策，是十分必要的。如何正確審視、有效發(fā)揮信息自動化管理問題，需要深入細致的探究自動化系統(tǒng)相關的諸多方面的情況，分析所存在的問題，進而尋求和探索解決該問題的有效舉措。
1.醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動化存在的問題
1.1文書檔案管理不夠規(guī)范
當前有很多醫(yī)院都存在文書檔案管理規(guī)范程度過低的問題，這些不規(guī)范之處通常體現(xiàn)在文件檔號、卷宗分類、案卷名稱不規(guī)范等，還有很多檔案文件內缺少卷內目錄，一些卷宗組卷不規(guī)范等也是常常發(fā)生的現(xiàn)象。
文件檔案檢索效率不高也是普遍存在的問題之一，一般基層醫(yī)院所采用的檢索方式一般分為人工檢索和電子檢索兩種類型，但人工檢索的方法目前仍然被多數(shù)基層醫(yī)院所選擇，一些文書檔案管理人員經(jīng)過多年的工作實踐自己已經(jīng)研制出了很多檢索工具，他們錯誤的認為檢索工具運用得越多更能夠提升檔案管理質量，追求多而不求精。
1.2基礎設施沒有完善
目前不少醫(yī)院已經(jīng)開始對檔案進入電子自動化管理狀態(tài)，但基本仍處于初級階段。
基礎設施不完善主要表現(xiàn)在缺乏檔案電子化建設需要的高性能軟、硬件基礎實施，這樣就無法形成醫(yī)院辦公系統(tǒng)高級自動化運作，無法建立局域網(wǎng)內的數(shù)字檔案接收站，在線接收數(shù)字文件信息工作也難以實現(xiàn)，形成醫(yī)院檔案管理的專門體系也會因此變得非常困難。
1.3檔案管理人員的自身素質和管理水平并不是很高
醫(yī)院檔案信息自動化管理工作是一項較為復雜的系統(tǒng)工程，需要既有知識才能又有專業(yè)才能的技術人員來完成。但現(xiàn)實是檔案管理人員的專業(yè)技術不到位，從編排信息到病毒防范等必須的專業(yè)知識普遍掌握不起來，甚至相當生疏。
2.提高醫(yī)院文書檔案管理辦公自動化的措施
2.1逐步推動文書檔案信息化管理
在醫(yī)院推出總體規(guī)劃條件下，堅持從實際出發(fā)制定符合要求的分期方案。重視所有檔案管理的關鍵環(huán)節(jié)，確定它們的特殊性與安全性，由此構建完善的系統(tǒng)平臺。除此之外，還要規(guī)范管理模式，達到實現(xiàn)內部自動化辦公的要求。最后，需要注意的一點是文書檔案數(shù)據(jù)的積累，而且要做到長期堅持這個過程。
2.2加強對管理人員的培養(yǎng)
做好醫(yī)院檔案管理工作，最為基礎的就是管理人才隊伍的建設。檔案自動化管理需要具有計算機和檔案專業(yè)的復合型人才，根據(jù)目前這類的專業(yè)人才嚴重匱乏的現(xiàn)狀，急需培養(yǎng)一大批專業(yè)技術人員是一項相當重要的任務。
首先，醫(yī)院應該有計劃、有步驟地往有關學校輸送這方面的人才，讓他們在學校中去學習、去鍛煉、去汲取知識營養(yǎng)；然后，醫(yī)院需要引進這方面專業(yè)的管理人才，積極營造干事創(chuàng)業(yè)的平臺，為醫(yī)院檔案管理部門增加活力，真正實現(xiàn)醫(yī)院檔案自動化管理。
總而言之，只有從實際出發(fā)，根據(jù)醫(yī)院現(xiàn)有的資源并加以充分利用，明確階段性的目標，從現(xiàn)在醫(yī)院檔案管理信息化的現(xiàn)狀出發(fā)，逐步推進，最終實現(xiàn)文書檔案信息化管理。
2.3領導要高度重視檔案信息自動化管理
醫(yī)院的領導要實質性認識和體察到，檔案管理工作要適應時代的發(fā)展要求，否則，就要落伍，就要被動挨打，更談不上實現(xiàn)資源共享的特性。假如使本來就極為有限的檔案信息資源長期處于自我束縛的傳統(tǒng)運行模式的被動性工作狀態(tài)，必定會影響到全院整體工作的管理質量和效益。
無論從哪個角度分析，醫(yī)院檔案管理工作的最佳手段就是實行信息自動化管理。而且只有讓領導高度重視檔案信息自動化管理，才能全面開展檔案信息自動化管理，并從根本上提高上檔案信息自動化管理水平。
3.實施醫(yī)院文書檔案管理辦公自動化的優(yōu)點
實施醫(yī)院文書檔案管理辦公自動化的優(yōu)點如下：第一點，提高檔案管理工作時效。辦公自動化網(wǎng)絡系統(tǒng)的應用提供了便捷操作的手段，對免除立卷歸檔、檢索查找等基本檔案服務可以減少繁難程度；第二點，實現(xiàn)檔案信息資源共享。實施醫(yī)院文書檔案管理辦公自動化，進一步規(guī)范了文件歸檔、利用流程及審批權限，既能夠較好的為醫(yī)院領導提供信息資源，又確保了信息的保密性；第三點，受外部的環(huán)境影響小，增強了文件保存的穩(wěn)定性。
結語
辦公自動化在醫(yī)院文書檔案管理中的應用有著十分明顯的優(yōu)勢，為文書檔案管理改革帶來了前所未有的契機，不論是時間上還是物質上，它都能夠極大地改善文書檔案管理工作，提高工作效率，節(jié)省相關開支，提高資金的有效利用率。在文書檔案管理中靈活地使用辦公自動化系統(tǒng)，注重規(guī)范管理體制，統(tǒng)一相關流程和標準，就能充分地體現(xiàn)辦公自動化的優(yōu)越性，真正地提高文書檔案管理的質量。醫(yī)院檔案管理部門應當抓住這一機遇，探尋文檔一體化管理的有效措施，通過不斷的技術創(chuàng)新，為文書檔案管理開創(chuàng)新局面。
[摘 要]文書檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，文書檔案管理工作直接影響醫(yī)院整體工作的服務質量和服務水平。因此，文書檔案管理工作必須做好，認真分析醫(yī)院文書檔案的影響因素包括領導是決定因素，檔案人員的素質是關鍵，軟硬件環(huán)境至關重要，合理的激勵機制是保證，以此采取相應措施就可以有效地做好醫(yī)院文書檔案管理工作。
[關鍵詞]醫(yī)院；文書檔案；管理工作；思考
文書檔案是醫(yī)院檔案重要組成部分，也是醫(yī)院檔案資源體系建設的重要構成部分，文書檔案是保存醫(yī)院歷史發(fā)展真實軌跡的原始史料。文書檔案工作做好了，醫(yī)院整個發(fā)展歷史可根據(jù)需要活生生地展示在人們的眼前，將重現(xiàn)歷史發(fā)展的當時畫面。沒有文書檔案的醫(yī)院就是一所沒有歷史的醫(yī)院。可見文書檔案管理的好壞，對醫(yī)院是否有其發(fā)展歷史具有十分重要的作用，必須引起醫(yī)院領導層的高度重視。采取有效措施改變醫(yī)院目前文書檔案管理存在的不足，提升管理水平。。
一、文書檔案管理現(xiàn)狀
醫(yī)院文書檔案管理大多歸屬黨辦（院辦）領導，不少醫(yī)院已經(jīng)建有檔案室，也有些醫(yī)院只設有兼職檔案人員工作崗位，主要負責文書檔案的管理工作。據(jù)調查研究發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院檔案除了文書檔案外還有業(yè)務等檔案，歷來受到醫(yī)院領導的重視。但是，要做好文書檔案并不是一件容易的事情。據(jù)了解目前很多醫(yī)院文書檔案工作做得并不好。主要表現(xiàn)在，文書檔案管理水平較低，利用計算機輔助檔案管理程度不高，受條件限制，還達不到上級要求的規(guī)范化管理水平，文書檔案的收集仍不齊全，不能滿足醫(yī)院對文書檔案管理工作的真正要求。
二、文書檔案管理工作分析
長期以來，醫(yī)院文書檔案基本上都是由辦公室人員兼管，很少有專職檔案人員。而且，文書檔案工作相對辦公室其他工作其重要性顯得較弱，受重視程度相對不足，導致醫(yī)院文書檔案管理水平不高，表現(xiàn)在：文書檔案管理經(jīng)費不足，硬件條件較差，數(shù)字化水平較低，檔案材料的收集不足，資源體系建設規(guī)模偏小等。這一現(xiàn)象必須得到有效遏抑，其可選擇的有效途徑為：
（一）領導重視是決定性因素
雖然辦公室是文書檔案管理部門，由于公辦室事務繁雜，中心工作往往不是檔案工作，而為領導服務、接待、文案和我、醫(yī)院內外部的協(xié)調工作。在這種情況下，只有領導重視文書檔案工作，文書檔案管理不論從經(jīng)費、設備、人員、保管環(huán)境等資源才能有效調配，工作才有保障，才能出成績。基于此，上級檔案業(yè)務部門必須加大檔案工作重要性的宣傳工作，制訂單位歸檔文件規(guī)范化管理方案等法規(guī)性文獻，定期組織力量對各單位歸檔文件開展年度檢查。對檢查合格、良好或優(yōu)秀的單位進行通報表揚，對檢查不合格的單位也要進行通報批評并定期整改，營造良好文書檔案歸范化管理制度化的良好氛圍，并引導單位領導重視文書檔案工作的開展。
（二）檔案人員的素質是關鍵
文書檔案要真正做好，最關鍵的因素是人，是從事文書檔案工作的專兼職檔案人員。但是，如果檔案人員的崗位素質差，從業(yè)能力弱，最終必然導致文書檔案管理水平低下。隨著科學技術的發(fā)展，利用計算機管理檔案已經(jīng)成為現(xiàn)實，從文書檔案形成的原始文件的制作到形成正式歸檔文件，全部應用計算機完成，文書檔案的載體也由單一的紙質檔案變成現(xiàn)在的電子檔案與紙質檔案并存的狀況，有的單位，還購置了檔案管理軟件，使文書檔案的管理更加現(xiàn)代化，基于此，對檔案人員的要求就相對更高，不僅要求檔案人員懂得文書檔案管理的知識，還要掌握現(xiàn)代化管理手段。如果檔案人員不具備文書檔案管理知識，也不懂策代化檔案管理操作技術，是不可能做好文書檔案工作的，可見檔案人員的素質是做好文書檔案工作的關鍵。為此，各單位要為檔案工作人員創(chuàng)造條件在職進修，參加在崗繼續(xù)教育學習和培訓，其目的就是要熟練掌握歸檔文件的科學整理方法和熟練掌握現(xiàn)代化操作技能，能夠按照上級檔案業(yè)務部提出的歸檔文件歸檔整理規(guī)則，全面實現(xiàn)歸檔文件的規(guī)范化管理。
（三）配齊軟硬件設備是條件
要順利按照規(guī)范化要求做好醫(yī)院文書檔案工作，配備足夠的軟硬件設備是開展文書檔案科學學管理工作的基本條件，按照上級檔案業(yè)務部門提出的規(guī)范化檔案管理要求，沒有完備的軟硬件工作環(huán)境是不可想象的。因此，為了將醫(yī)院文書檔案工作按照規(guī)范化要求做好，檔案人員一定要爭取單位領導和各方面的重視，配足文書檔案所需要的軟硬件設備條件，為做好文書檔案工作奠定堅實的工作基礎。
（四）制訂科學的激勵機制是保證
文書檔案要真正做好，單位上制訂出相關的制度很有必要，為了更好地激發(fā)檔案人員的工作積極性，對工作做得好的能給予獎勵，對工作責任心不強，工作不到位的檔案人員也有一定的約束，最好的辦法就是出臺相應可行的激勵機制才是做好文書檔案工作的保證。
四、醫(yī)院文書檔案管理措施
要做好醫(yī)院文書檔案工作，必須采取有效措施，其一必須加大專職檔案人員的培訓力度，選擇覺悟高，掌握現(xiàn)代管理技巧的專業(yè)技術人才，建設一支素質高，能力強的專兼職檔案員工作隊伍；其二、醫(yī)院要加入對文書檔案管理經(jīng)費的投入，確保文書檔案管理軟硬件齊全；第三，要嚴格按照歸檔文件整理規(guī)則對文書檔案進行規(guī)范化整理工作，特別是要嚴格按照省檔案局等業(yè)務部門制定的歸檔文件規(guī)范化年度檢查提出的標準執(zhí)行。對照標準一項一項過關，凡是不符合要求的要立馬整改。值得注意的是，不論是開始整理時，還是整理過程中，必須注意請有經(jīng)驗的專家前來指導文書檔案的整理工作，也可以到文書檔案規(guī)范化整理工作做得好的單位取經(jīng)，借鑒兄弟單位成功的經(jīng)驗，幫助本單位做好文書檔案的整理工作。在歸檔文件整理工作完畢時，及時根據(jù)自查情況向省檔案局申報三級或以上省級檔案規(guī)范化單位。
五、結語
醫(yī)院文書檔管理工作近幾年來得到較迅速的發(fā)展，也取得了較好的成績，雖然醫(yī)院的文書檔案管理是常規(guī)基礎性工作，但是也是一項復雜的工作。不僅需要做好文書檔案工作，更要立足檔案做好全院包括醫(yī)院臨床一線科室、醫(yī)技室和職各職能部門的服務工作。
摘要：隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷推進，為適應醫(yī)院的發(fā)展，新形勢下醫(yī)院文書檔案管理工作的要求越來越高。檔案工作是一項服務性、業(yè)務性、技術性都很強的工作，檔案人員要認真研究和探索醫(yī)院文書檔案工作的規(guī)律和特點，確保檔案工作的規(guī)范性、標準性、保密性和服務性。文書檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，是醫(yī)院發(fā)展的真實記錄，既能指導現(xiàn)實工作又能為查考歷史提供重要依據(jù)。本文就如何做好文書檔案管理工作，提高文書檔案管理水平，發(fā)揮醫(yī)院文書檔案價值，及時、準確、系統(tǒng)、完整地為醫(yī)院提供檔案信息，談了一些經(jīng)驗性的體會和做法，并歸納了幾個要點。
關鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；管理
醫(yī)院文書檔案是醫(yī)療單位在行政管理事務活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉化而來的一部分公文檔案，主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、開發(fā)利用、銷毀等一系列工作。文書檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，是醫(yī)院發(fā)展的真實記錄，既能指導現(xiàn)實工作又能為查考歷史提供重要依據(jù)，因此具有十分重要的作用。
1材料的收集整理是做好醫(yī)院文書檔案工作的前提和基礎
材料的收集整理是檔案管理工作中的第一步，檔案人員由于參與了文件形成和辦文的全過程，掌握了文件的形成規(guī)律，加上了辦公室的綜合智能就更便于收集檔案材料，保證檔案材料的完整性。
在辦理上級文件過程中，檔案人員首先要做好收文登記工作，包括：簽收登記、審核、批辦、承辦、催辦和簽注。然后要對文件的內容、要求、時間有一定的掌握。文件傳閱時，要提示領導及時閱辦，領導批示的文件要及時傳閱，做好上情下達的落實工作，并催促辦事部門及時做好文件的落實和文件的回收工作。
對于醫(yī)院下發(fā)的各類文件，利用管理醫(yī)院印章，把好檔案收集的關口。我院的印章工作是由檔案員專人負責，對需要用章的文書材料給予嚴格把關，留下檔案材料。領導不簽發(fā)，手續(xù)不齊全的不予用章。
2檔案的立卷歸檔是做好醫(yī)院文書檔案管理的關鍵和保障
檔案的立卷歸檔工作要按照《國家檔案局8號令》、《歸檔文件整理概述》等檔案管理標準，認真對照執(zhí)行。
把握立卷歸檔的時效性和針對性。文件材料完成現(xiàn)行階段任務的， 才能予以立卷或歸檔， 而沒有完成的則不能立卷或歸檔，否則將會給檔案管理造成無序和混亂。要具體問題具體分析，注意區(qū)分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度， 提高檔案利用的效率和效果。
保持立卷歸檔的關聯(lián)性和完整性。在歸檔工作中要掌握重點，分清主次，把住卷宗的入口關， 使不該歸檔文件不致混入。同時又要注意防止應歸檔文件的散失。把具有內在聯(lián)系、同一主題的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性。這樣既能提高檔案利用價值，又能使立卷歸檔后所形成的檔案完整、清晰。直接劃分文書檔案保管的具體年限，分為永久、30 年、10 年，可以使到期檔案得到更明確的鑒定時間， 把對檔案的前期鑒定改為分階段鑒定， 這樣有利于保存齊全， 定期剔除無保存價值檔案， 便于檔案的管理、查閱、統(tǒng)計、利用等工作的開展。
3檔案的開發(fā)利用是做好醫(yī)院文書檔案管理的目的和歸宿
醫(yī)院文書檔案要為領導決策和職能科室服務，為醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展服務。文書檔案的服務性體現(xiàn)在圍繞醫(yī)院各項工作的開展積極做好檔案的開發(fā)和利用工作。積極開發(fā)信息資源，是文書檔案管理工作的目的和歸宿。
醫(yī)院在迅速發(fā)展和規(guī)范化管理過程中積累了大量的文件材料，包括：等級醫(yī)院評審、資格準入、學科水平認定、專科建設以及基礎工程建設評審等，這些文書檔案具有行業(yè)特點又有巨大的利用價值，是一個醫(yī)療單位綜合水平的體現(xiàn)，也是領導決策所用的精華信息。
隨著醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務的不斷拓展和基礎設施的不斷擴大，證件類文書檔案的利用率不斷上升，因此開發(fā)和利用證件類文書檔案信息資源，充分發(fā)揮這些檔案的作用，是新時期檔案工作的一項重要內容。檔案部門要積極配合，為醫(yī)院各項工作的正常運作及時提供所需的有關證件，提供原始檔案和憑證檔案信息服務，解決爭議性和歷史遺留性問題。同時為確保這些重要檔案文件的完整與安全，檔案部門要建立嚴格的工作程序，明確職責，加強對借出的證件類檔案的跟蹤與管理，將復印件與借出的證件的收據(jù)等一起組成保管單位專門保存。
總之，檔案工作是一項服務性、業(yè)務性、技術性都很強的工作，檔案人員要認真研究和探索醫(yī)院文書檔案工作的規(guī)律和特點，確保檔案工作的規(guī)范性、標準性、保密性和服務性，保證檔案案卷完整化、保管利用價值最大化和檢索利用便捷化。