時(shí)間：2023-03-22 17:34:30
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案監(jiān)管論文的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
完善檔案資源的信息化管理工作的措施
在當(dāng)前時(shí)期，檔案資源的管理實(shí)現(xiàn)全面的信息化，既具備了可能性條件，又具有了必然性基礎(chǔ)，已經(jīng)成為時(shí)展推動(dòng)下檔案工作的不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。因此，檔案管理人員要努力地推動(dòng)檔案資源的高效信息化管理的實(shí)現(xiàn)。本文下面具體地談?wù)搸c(diǎn)措施：
（一）健全信息化檔案管理的技術(shù)配備
國(guó)家各單位實(shí)施檔案資源的信息化管理，必須為信息化手段的應(yīng)用提供必要的技術(shù)支撐，即保證各種軟件設(shè)備以及硬件設(shè)備的齊備以及同一性，為信息化的手段應(yīng)用提供支撐，同時(shí)還要努力地做好對(duì)于安全保護(hù)措施的建設(shè)，以迎合信息化的管理趨勢(shì)，做好對(duì)于檔案資源的保護(hù)。
1.我國(guó)應(yīng)當(dāng)以國(guó)家、區(qū)域、行業(yè)、職業(yè)等為基礎(chǔ)，致力于推動(dòng)檔案管理各項(xiàng)技術(shù)設(shè)備應(yīng)用的統(tǒng)一化、專業(yè)性，以合理可行的規(guī)劃方案作為指引，努力健全相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，以推動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)檔案管理工作在虛擬空間中的有效連接，從而保證檔案管理工作在更高水平上實(shí)現(xiàn)其資源的有效備份以及合理調(diào)用，使信息化管理在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，循序漸進(jìn)地達(dá)到全方位的實(shí)現(xiàn)。
2.國(guó)家要致力于研發(fā)優(yōu)質(zhì)高效安全穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，并著重從資源整合、存儲(chǔ)、檢索等方面研究高效統(tǒng)一的技術(shù)途徑，以全面推動(dòng)檔案資料全國(guó)范圍內(nèi)的一體化管理的實(shí)現(xiàn)。
3.國(guó)家要以各種傳播媒介來(lái)向檔案管理工作者傳播信息化檔案安全管理的理念，并推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)安全的防火墻技術(shù)、密鑰技術(shù)以及身份認(rèn)證技術(shù)等保障措施的應(yīng)用。
（二）積極提升檔案管理人員的素質(zhì)
國(guó)家要推動(dòng)全國(guó)范圍內(nèi)檔案資源一體化信息管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，就必須著力為檔案管理工作人員進(jìn)行全方位的培訓(xùn)與教育，并努力推動(dòng)高素質(zhì)全新人才與深厚資歷的原有工作人員二者在檔案管理新形勢(shì)中對(duì)于工作的合作開(kāi)展。
1.國(guó)家可以為檔案資源信息化管理健全制度及法律規(guī)定，以強(qiáng)制化的措施推動(dòng)檔案的信息化管理理念對(duì)各工作人員意識(shí)的滲透，努力營(yíng)造一種全國(guó)范圍內(nèi)的濃厚的信息化的檔案管理氛圍，通過(guò)培訓(xùn)或教育切實(shí)地幫助原有工作人員實(shí)現(xiàn)工作的轉(zhuǎn)型。而對(duì)于那些具有較高資歷但難以順利接受信息化手段的管理老人，可以為其配備年輕的熟練掌握高科技手段及相關(guān)檔案管理知識(shí)的助手。
2.國(guó)家可以為各地區(qū)檔案管理部門(mén)撥發(fā)款項(xiàng)，引導(dǎo)全體檔案管理部門(mén)提升對(duì)于檔案管理人員的待遇，并分級(jí)展開(kāi)面向全社會(huì)招聘具有優(yōu)秀的信息化管理工作能力的檔案管理人員，帶動(dòng)教育工作對(duì)于檔案管理人員的培育，為國(guó)家未來(lái)的檔案信息化管理工作提供充足的人才支撐。
加大信息化管理的試點(diǎn)構(gòu)建
國(guó)家可以充分發(fā)揮自身在檔案資源管理中的調(diào)控作用，通過(guò)為信息化的管理進(jìn)行專項(xiàng)資金、技術(shù)、設(shè)備等的投入，推動(dòng)檔案管理的信息化試點(diǎn)的構(gòu)建。并鼓勵(lì)各檔案管理部門(mén)輪流對(duì)試點(diǎn)進(jìn)行參觀，組織專業(yè)人員為參觀小組開(kāi)展信息化管理工作的手段及優(yōu)勢(shì)作用的講解，以激發(fā)其他的管理部門(mén)對(duì)進(jìn)行信息化管理的熱情，從而逐步推動(dòng)試點(diǎn)的擴(kuò)大，借助各試點(diǎn)的力量，逐漸推動(dòng)全社會(huì)范圍內(nèi)的信息化檔案管理的實(shí)現(xiàn)。
論文關(guān)鍵詞：信息化檔案管理
1前言
與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術(shù)含量高、更新快、相關(guān)因素多，關(guān)聯(lián)度高等特點(diǎn)，因此電子檔案對(duì)記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業(yè)的方方面面，與各個(gè)不同的專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都有密切聯(lián)系，例如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等，檔案管理信息平臺(tái)就是利用各個(gè)不同專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)電子文件與電子檔案一體化管理。近年來(lái)，寧夏電力公司順利完成了從機(jī)關(guān)到地市、縣級(jí)供電局3~t-i-I-39家單位聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的部署工作，使企業(yè)內(nèi)部檔案借助信息系統(tǒng)更好地服務(wù)于生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、電網(wǎng)建設(shè)等工作，全面提升了檔案現(xiàn)代化、專業(yè)化、規(guī)范化管理水平。
2基本情況
寧夏電力公司從機(jī)關(guān)到地區(qū)級(jí)供電局、分公司，再到縣級(jí)供電企業(yè)共計(jì)39家單位。系統(tǒng)部屬前，公司機(jī)關(guān)與少數(shù)地區(qū)級(jí)供電局檔案信息管理僅有單機(jī)版管理軟件，實(shí)現(xiàn)條目級(jí)管理，其余單位均無(wú)軟件，管理模式和服務(wù)手段落后。針對(duì)此情況，在國(guó)家電網(wǎng)公司建設(shè)統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái)的發(fā)展戰(zhàn)略背景下，公司考慮到系統(tǒng)局域網(wǎng)的可支持性，經(jīng)濟(jì)性技術(shù)論證于2007年及時(shí)向國(guó)家電網(wǎng)公司申報(bào)并獲得同意，并作為5家試點(diǎn)單位部署實(shí)施。2008年3月至2009年1月完成公司機(jī)關(guān)部署并驗(yàn)收。2009年5月至年底已完成l3家地市級(jí)供電局、分公司和25家縣級(jí)供電局的部署工作并投^運(yùn)行。
3系統(tǒng)的建設(shè)日標(biāo)、部署模式
3．1建設(shè)目標(biāo)
建立寧夏電力公司檔案信息管理統(tǒng)一平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)全公司上、下級(jí)單位檔案系統(tǒng)互聯(lián)互通；實(shí)現(xiàn)全公司3級(jí)單位統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范；實(shí)現(xiàn)電子檔案網(wǎng)上移交和網(wǎng)上互查；實(shí)現(xiàn)上級(jí)檔案業(yè)務(wù)在線監(jiān)管和查看；將電網(wǎng)建設(shè)參建單位納入管理體系，更好地實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案收集、保管和利用，有效整合各種檔案資源，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的最大化共享功能，推動(dòng)公司信息現(xiàn)代化建設(shè)和檔案資源數(shù)字化建設(shè)。
3．2部署模式
公司采用服務(wù)器組和存儲(chǔ)設(shè)備大集中的集群部署模式，建立檔案數(shù)據(jù)中心，為各所屬單位提供數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)和應(yīng)用服務(wù)。數(shù)據(jù)庫(kù)采用ORACLE10G數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，應(yīng)用服務(wù)器采用wEBLOGIC9．2。系統(tǒng)硬件部署如圖1所示。
4系統(tǒng)具備主要功能
4．1檔案管理
系統(tǒng)根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建模，并在此模型的基礎(chǔ)集成了寧夏電力公司業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，允許公司所屬各單位在此業(yè)務(wù)模型上進(jìn)行全宗的個(gè)性化定制，以達(dá)到總體統(tǒng)一、兼顧個(gè)性的要求。該系統(tǒng)對(duì)文件收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研等一系列操作進(jìn)行全過(guò)程管理，可針對(duì)不同檔案類型定義不同的整理規(guī)則、管理方式，以達(dá)到系統(tǒng)適應(yīng)業(yè)務(wù)變化的要求。
4．2檔案檢索
可直接檢索目錄也可進(jìn)行全文檢索，可對(duì)檔案目錄、正文、附件進(jìn)行檢索，并且可對(duì)下屬單位進(jìn)行全宗數(shù)據(jù)檢索，主要有普通檢索、卡片檢索、跨全宗檢索以及全文檢索。
4．3個(gè)人待辦
可提醒用戶目前有哪些事情需要處理。主要通過(guò)在主頁(yè)上顯示和進(jìn)入相應(yīng)模塊進(jìn)行操作。
4．4權(quán)限管理
主要定義各檔案類型的開(kāi)放權(quán)限以及可使用檔案系統(tǒng)的用戶。定義用戶的角色、權(quán)限以及是否是專兼職檔案員等。權(quán)限管理模塊還細(xì)分為永久權(quán)限和臨時(shí)權(quán)限，并可對(duì)檔案原文的控制進(jìn)行細(xì)化，具體分為瀏覽權(quán)限和下載權(quán)限，以滿足不同的利用。
4．5標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)定制
結(jié)合寧夏電力公司本部以及下屬各單位實(shí)際，統(tǒng)一定制了檔案類型、供電企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)分類表、各檔案類型的整理規(guī)則以及統(tǒng)一的報(bào)表樣式，下屬各單位均依此標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全宗檔案管理工作。
4．6業(yè)務(wù)設(shè)置
此模塊主要是在寧夏電力公司設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上進(jìn)行各全宗的個(gè)性化定制工作，主要可以進(jìn)行各全宗的檔案類型定制、分類表定制、代碼表定制，以及各種顯示界面的設(shè)置。以適應(yīng)各全宗的個(gè)性化要求。
5系統(tǒng)在公司的應(yīng)用
作為寧夏電力公司3級(jí)統(tǒng)一檔案管理信息平臺(tái)，該系統(tǒng)制定了適合全省業(yè)務(wù)應(yīng)用的統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)；實(shí)現(xiàn)了與寧夏電力公司目錄、門(mén)戶、辦公自動(dòng)化等系統(tǒng)的無(wú)縫集成；電子文件實(shí)時(shí)物理歸檔；網(wǎng)絡(luò)信息采集、信息整合、數(shù)據(jù)處理、及電子文件到電子檔案的全程數(shù)字化管理；各種檔案類型的數(shù)字化管理；檔案全文信息網(wǎng)絡(luò)檢索與共享；數(shù)字檔案光盤(pán)存儲(chǔ)的自動(dòng)打包，脫離系統(tǒng)、跨平臺(tái)的目錄檢索及原文調(diào)閱；檔案信息資源共享，各全宗單位可跨全宗移交檔案、網(wǎng)上數(shù)據(jù)報(bào)送，使其檔案信息不再存在信息“孤島”。
寧夏電力公司檔案管理信息平臺(tái)自實(shí)施以來(lái)，完成了系統(tǒng)部署、配置、數(shù)據(jù)遷移、培訓(xùn)、運(yùn)行等工作。目前系統(tǒng)內(nèi)共有11種檔案類型，文書(shū)檔案、科技檔案(生產(chǎn)調(diào)度、科研、基建、設(shè)備)、照片檔案、實(shí)物檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、人事檔案，能夠滿足寧夏電力公司檔案管理的現(xiàn)代化需求。通過(guò)檔案系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行檔案網(wǎng)上利用的人次數(shù)愈來(lái)愈多。文檔通過(guò)協(xié)同辦公自動(dòng)化模塊實(shí)現(xiàn)電子文件的及時(shí)歸檔、保管、利用；工程檔案通過(guò)在線系統(tǒng)、離線客戶端進(jìn)行了多個(gè)項(xiàng)目的收集、編目等工作，目前已應(yīng)用到750kV銀川東變電站、330kV太陽(yáng)山變電站、220kV西夏變電站等工程檔案管理中，滿足工程檔案利用現(xiàn)代化工具進(jìn)行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。照片檔案、實(shí)物檔案部分?jǐn)?shù)字化后通過(guò)該系統(tǒng)生成了縮略圖供本部用戶進(jìn)行網(wǎng)上借閱和利用。
6系統(tǒng)投入運(yùn)行取得的效益
從企業(yè)管理角度看，寧夏電力公司檔案管理系統(tǒng)的建立，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)信息與檔案信息的一體化和檔案管理業(yè)務(wù)自動(dòng)化，同時(shí)為統(tǒng)一管理全公司電力檔案提供了先進(jìn)的技術(shù)手段，減少了檔案工作人員重復(fù)工作量，降低了實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的成本，提高了企業(yè)信息管理的水平。
從檔案利用角度看，由于檔案利用者可直接、快速、方便地在網(wǎng)上查找檔案資源，大大提高了查檔效率。如果實(shí)現(xiàn)異地查檔，其累積節(jié)約的費(fèi)用及時(shí)間將更為可觀。
7通過(guò)系統(tǒng)實(shí)施進(jìn)行的理論研究與實(shí)踐
7．1室藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)信息一體化管理
通過(guò)檔案管理信息平臺(tái)的實(shí)施，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)企業(yè)信息和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，通過(guò)設(shè)置網(wǎng)絡(luò)專業(yè)信息檔案屬性，以及網(wǎng)絡(luò)信息采集工作流程和數(shù)據(jù)處理方法使檔案工作超前介入到信息形成階段，實(shí)現(xiàn)了電子文件信息與電子檔案信息一體化管理即電子文件與電子檔案全程自動(dòng)化管理。
7．2對(duì)檔案資源的定義與接口實(shí)現(xiàn)
在檔案管理信息平臺(tái)的實(shí)施中論證了通過(guò)對(duì)XML格式的檔案元數(shù)據(jù)的定制，能夠統(tǒng)一規(guī)范與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，并且能夠?qū)n案真實(shí)性、有效性、完整性進(jìn)行快速實(shí)時(shí)地在線校驗(yàn)提示。
7．3檔案信息利用模式
能夠完成檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享、電子文件的全文檢索、內(nèi)控檔案網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱的電子審批等功能，并通過(guò)檔案管理信息平臺(tái)進(jìn)行全公司調(diào)用。
7．4檔案信息的安全管理
面對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息安全管理的難度越來(lái)越大，系統(tǒng)除采用標(biāo)準(zhǔn)的目錄認(rèn)證、門(mén)戶登錄等工程通用的安全防護(hù)外，通過(guò)公司本部的試用后，在通用安全管理的基礎(chǔ)上對(duì)權(quán)限控制進(jìn)行了進(jìn)一步的深化與細(xì)分，并在寧夏電力公司本部采用按部門(mén)、按級(jí)別以及特殊控制等多位一體的控制體系增強(qiáng)檔案信息的安全性。
7．5永久、真實(shí)保存數(shù)字檔案的研究與實(shí)踐
電子檔案信息的保管和維護(hù)與傳統(tǒng)的方式截然不同，它的數(shù)字化特性決定了其保管的復(fù)雜性和安全維護(hù)的難度。電子文件的保管從保護(hù)載體(磁性介質(zhì))轉(zhuǎn)為保護(hù)其內(nèi)容信息，保證內(nèi)容的真實(shí)性、可靠性、完整性和跨平臺(tái)的查閱，并通過(guò)拷貝與鏡像技術(shù)、遷移技術(shù)，以加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的研究與實(shí)踐。
7．6解決了寧夏電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案電子化管理的難題
系統(tǒng)針對(duì)離線參建單位和在線參建單位兩種模式進(jìn)行管理，對(duì)工程目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行收集整理，并對(duì)電子文件和竣工圖實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上掛接，打印標(biāo)準(zhǔn)模式的案卷目錄、備考表等，還可進(jìn)行電子檔案跨全宗向運(yùn)行單位移交，使檔案現(xiàn)代化建設(shè)滿足工程驗(yàn)收達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)需要。
8幾點(diǎn)建議
寧夏電力公司檔案信息管理平臺(tái)實(shí)施以來(lái)，能夠滿足企業(yè)內(nèi)部檔案管理各項(xiàng)工作的需要。但從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展看，還需加強(qiáng)幾個(gè)方面的工作。
8．1加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作的宣傳力度
從一定程度講，檔案是可開(kāi)放的信息資源。但員工對(duì)檔案信息系統(tǒng)帶來(lái)的服務(wù)沒(méi)有分認(rèn)識(shí)到位，還需加強(qiáng)宣傳，擴(kuò)大檔案信息資源的使用。
8．2加強(qiáng)歸檔接口完善工作
加強(qiáng)檔案系統(tǒng)與186業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的歸檔接口完善工作，按照國(guó)網(wǎng)公司要求，保證業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的歸檔電子文件能正常歸檔，確保電子文件歸檔的完整性。
8.3加強(qiáng)相關(guān)管理制度建設(shè)
從信息系統(tǒng)角度和電子文件的安全管理方面，根據(jù)國(guó)家、行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合電力公司實(shí)際，制定相關(guān)管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案信息系統(tǒng)規(guī)范化建設(shè)。
8．4加強(qiáng)有關(guān)人員的培訓(xùn)力度
從信息系統(tǒng)的使用和維護(hù)講，重點(diǎn)加強(qiáng)專、兼職檔案人員的系統(tǒng)使用和專業(yè)水平培訓(xùn)；從使用角度講，需加強(qiáng)各單位、各部門(mén)的培訓(xùn)，便于更好地利用系統(tǒng)借閱檔案。
8．5加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全管理
還需完善數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)管理措施，增加數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份，加強(qiáng)設(shè)備運(yùn)行和維護(hù)，保證系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。
8．6加強(qiáng)館藏歷史檔案的數(shù)字化進(jìn)程
有計(jì)劃、有步驟進(jìn)行歷史檔案數(shù)字化加工工作，更好地發(fā)揮檔案信息管理系統(tǒng)的服務(wù)作用。
雖然當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部的信息處理網(wǎng)絡(luò)得到了較大程度的進(jìn)步，但是其資料和文件的傳輸信息化程度還不夠，這很大程度上限制了企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提高。企業(yè)檔案管理信息化不足的一個(gè)重要原因是企業(yè)還沒(méi)有建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，缺乏強(qiáng)力的系統(tǒng)和技術(shù)支撐，即便一些企業(yè)建立了信息系統(tǒng)，但沒(méi)能根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況及時(shí)完善，也會(huì)降低企業(yè)檔案管理的工作效率，制約企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、創(chuàng)新化發(fā)展。
二、促進(jìn)檔案管理科技建設(shè)創(chuàng)新的策略
1.轉(zhuǎn)變觀念，提高企業(yè)對(duì)檔案管理的重視度
企業(yè)管理者及檔案人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，將提高檔案管理工作的科技建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展納入企業(yè)的工作重點(diǎn)內(nèi)，充分意識(shí)到檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要意義。企業(yè)管理者要加大對(duì)檔案管理重要性的宣傳和教育，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮引導(dǎo)作用，要與時(shí)俱進(jìn)，利用現(xiàn)代化的管理手段和科學(xué)技術(shù)來(lái)技術(shù)調(diào)整和完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作。要加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，加大對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善管理設(shè)備，建立科學(xué)化、創(chuàng)新化、信息化、現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理體系。同時(shí)，檔案管理人員要不斷豐富自身的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)與其他工作人員的交流和溝通，吸收別人先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)自身的工作責(zé)任感。
2.制度保障，建立健全的企業(yè)檔案管理制度
健全的企業(yè)檔案管理制度是提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)檔案管理科學(xué)化和創(chuàng)新化發(fā)展的制度保障。企業(yè)在構(gòu)建檔案管理相關(guān)制度時(shí)，要遵循《檔案管理整理規(guī)劃》、《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，確保企業(yè)所制定的檔案管理規(guī)章制度符合國(guó)家的制度要求，達(dá)到國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，做到有法可依。同時(shí)，企業(yè)檔案管理制度的制定需要依據(jù)企業(yè)自身的生產(chǎn)服務(wù)要求，通過(guò)與企業(yè)各個(gè)部門(mén)的管理者和檔案管理工作人員召開(kāi)會(huì)議研討，進(jìn)行全面的討論后，起草初步的檔案管理制度。需要注意的是，制定好的檔案管理制度采用試行的方式，在某部門(mén)先試用，發(fā)現(xiàn)不足即可進(jìn)行針對(duì)性的更改，以確保企業(yè)檔案管理制度的科學(xué)化和創(chuàng)新化。
3.電子化發(fā)展，重視電子文件管理
網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的普及發(fā)展，促進(jìn)了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新，檔案管理模式也從傳統(tǒng)的方式向電子化模式轉(zhuǎn)變，即由傳統(tǒng)的可視記錄識(shí)別轉(zhuǎn)換為機(jī)器識(shí)別代碼型發(fā)展，機(jī)器識(shí)別代碼型即所謂的電子檔案。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料相比，電子檔案管理下的電子文件是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，修改形成后，即可貯存到辦公的信息數(shù)據(jù)中，技術(shù)人員和檔案人員即可實(shí)現(xiàn)信息的共享，弱化了檔案和文件的界限。同時(shí)，在企業(yè)的各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件憑借其快捷、精確的特點(diǎn)正逐步取代了紙質(zhì)文件，電子圖紙也以巨大的優(yōu)勢(shì)被廣泛應(yīng)用。利用計(jì)算機(jī)手段和輔助工具設(shè)計(jì)的電子圖紙，不僅易于存儲(chǔ)和查詢，還更加形象具體。此外，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案、聲像檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案和人事檔案等分類被取代，逐漸形成了以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)流程和管理模塊的設(shè)置和發(fā)展。利用電子文件管理，能將分散在各個(gè)管理系統(tǒng)中的檔案信息通過(guò)利用計(jì)算機(jī)規(guī)定的指令來(lái)隨機(jī)調(diào)整和設(shè)置分類方案。因此，新形勢(shì)下的檔案管理科技建設(shè)創(chuàng)新工作，必須加強(qiáng)電子檔案和電子文件管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化、科技化、信息化、創(chuàng)新化發(fā)展。
三、結(jié)語(yǔ)
社會(huì)生活包括方方面面，不同領(lǐng)域、不同身份、不同年齡段的人所形成的檔案資料也不盡相同，因此，民間檔案數(shù)量是極為龐大的，種類也十分復(fù)雜。按不同方法可以分成不同種類。
1.從來(lái)源看，包括人民群眾形成的檔案和流失民間的原官方檔案
(1)民間個(gè)人形成的檔案。這類檔案主要是人民群眾在日常生活工作交往中形成的各種文件，包括各類證書(shū)、聘書(shū)，家庭賬目單，個(gè)人專著、手稿等等。最典型的莫屬于個(gè)人家庭檔案，一個(gè)家庭生活的歷史記錄，反映著每個(gè)家庭的經(jīng)濟(jì)往來(lái)、文化娛樂(lè)、學(xué)習(xí)工作等重要情況，折射著社會(huì)的發(fā)展變化，記錄著歷史前進(jìn)的步伐。家庭檔案可謂是社會(huì)的縮影，是社會(huì)公共檔案資源的重要補(bǔ)充。
(2)流失在民間的原官方檔案。這類檔案原屬于國(guó)家或社會(huì)機(jī)構(gòu)，理應(yīng)保存于國(guó)家相關(guān)部門(mén)，但因各種原因流散在民間。戰(zhàn)爭(zhēng)、制度不善、人為破壞等都對(duì)檔案的保管帶來(lái)了巨大的威脅，許多檔案因種種原因被損毀、流失。最典型的莫過(guò)于轟動(dòng)檔案界及文史界的“八千麻袋”事件，被銷毀者不計(jì)其數(shù)，散落民間、下落不明者也數(shù)不勝數(shù)。
2.從內(nèi)容來(lái)看，可分為經(jīng)濟(jì)類、政治類和文化類
(1)經(jīng)濟(jì)類。此類檔案包括各類契約、票證，家庭記賬本，各種典當(dāng)記錄等等，貼近民眾，是人們?nèi)粘Ｉ钪刑幚砑m紛的憑證。此類檔案還能反映一個(gè)家庭乃至一個(gè)地區(qū)經(jīng)濟(jì)變化情況。例如“世界記憶文化遺產(chǎn)”的僑批檔案，是研究經(jīng)濟(jì)史不可多得的原始材料。摘要：民間檔案是我國(guó)檔案資源的重要組成部分，是進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的重要材料，其數(shù)量極為龐大，種類十分復(fù)雜，開(kāi)展民間檔案征集工作是提高檔案館知名度的重要途徑，也是檔案館對(duì)外交往的一個(gè)手段，更是對(duì)散存民間檔案的保護(hù)，因此，開(kāi)展民間檔案征集工作的意義重大。關(guān)鍵詞：民間檔案；文化遺產(chǎn)；征集
(2)政治類。政治類的檔案更多的為學(xué)者研究歷史事件、人物提供原始材料，它從另一個(gè)層面，從普通百姓的視角出發(fā)，記錄了社會(huì)大眾對(duì)重大歷史事件的看法，沒(méi)有宏大的敘述，有的只是普通百姓的真實(shí)感受。
(3)文化類。名人手稿、家族譜、流傳于民間的傳說(shuō)、反映各地區(qū)的民俗技藝等都屬于文化類檔案，這些檔案為人們尋根問(wèn)源提供了大量的線索，是歷史學(xué)家們進(jìn)行研究不可多得的重要資料。
3.按載體分，有紙質(zhì)檔案、照片檔案、聲像檔案等
(1)紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案是民間檔案的主要部分，人民在日常生活中形成的諸如手稿、日記、證書(shū)證件、合同契約、家譜族譜等等大多都是紙質(zhì)形式的。如臺(tái)州首個(gè)家庭檔案館建立者——張士友，目前他家的家庭檔案中，有紙質(zhì)檔案29237件，構(gòu)成了家庭檔案的主要部分。
(2)照片檔案。隨著科技的發(fā)展，數(shù)碼相機(jī)的應(yīng)用，照片的數(shù)量批量增長(zhǎng)，人們也更加愿意利用這些生動(dòng)形象的照片來(lái)記錄生活。如福州市檔案館珍藏的美國(guó)友人西奧多•瓊斯贈(zèng)送的攝于1860年前后的48張福州老照片，反映了一百多年前福州的風(fēng)貌，記錄了當(dāng)時(shí)的福州城墻、民居、風(fēng)景名勝、農(nóng)舍、茶園、寺廟、教堂以及外國(guó)人在福州設(shè)立的領(lǐng)事機(jī)構(gòu)、建筑物等，為我們今天認(rèn)識(shí)老福州提供了形象的材料。
(3)聲像檔案。聲像檔案可以說(shuō)是“活的檔案”，它不僅記錄了事件發(fā)生的過(guò)程，而且通過(guò)聲音、圖像的形式，生動(dòng)的保存了活動(dòng)過(guò)程，留下了歷史的記憶。各檔案館開(kāi)展的口述歷史檔案征集活動(dòng)中所形成的便是此類檔案，通過(guò)錄音、錄像等形式，從普通老百姓的視角再現(xiàn)了當(dāng)時(shí)的場(chǎng)景。如安徽省檔案館為中國(guó)遠(yuǎn)征軍唯一一位走出野人山的女兵劉桂英錄制了口述檔案，再現(xiàn)了那段不堪回首的往事。
(4)實(shí)物檔案。實(shí)物檔案以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠直觀的反映一個(gè)事件、活動(dòng)的真實(shí)面貌，真實(shí)的記載了社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，具有一定的保存價(jià)值。例如各種獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)證書(shū)、印章等等。
二、開(kāi)展民間檔案征集工作的意義
數(shù)量巨大、內(nèi)容豐富的民間檔案彌補(bǔ)了官方檔案的不足，具有極大的收藏價(jià)值，檔案館加強(qiáng)對(duì)民間檔案的征集開(kāi)發(fā)不僅可以豐富館藏，同時(shí)也是檔案館對(duì)外交往的一個(gè)手段和平臺(tái)，有利于檔案館知名度的提高。加強(qiáng)對(duì)民間檔案的征集、管理具有重要的意義。
1.民間檔案是國(guó)家檔案資源的重要組成部分
檔案館是保存國(guó)家檔案資源的基地，然而從古至今由于政治、戰(zhàn)爭(zhēng)、動(dòng)亂等各種原因，許多檔案被損毀或流散民間、海外，檔案館收藏的檔案數(shù)量和質(zhì)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能和悠久的中華民族文化相適應(yīng)，其保管的大多為官方政府所形成的檔案資料，反映普通民眾的材料少之又少。民間檔案是反映普通民眾生活的真實(shí)記錄，內(nèi)容豐富，數(shù)量龐大，例如世代相傳的勞動(dòng)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的歌謠、反映民族歷史的史詩(shī)、民間沿襲的風(fēng)俗習(xí)慣、反映家族變遷的家族譜等等，這些都是民間檔案的重要組成部分，其數(shù)量之大、種類之多、內(nèi)容之豐富，是我們無(wú)法想象的。我國(guó)檔案資源體系中應(yīng)包括這部分，它是普通民眾對(duì)一些重大歷史事件和歷史人物的真實(shí)看法，是我們研究歷史不可或缺的重要資料，它從另一個(gè)視角佐證了歷史的發(fā)展，是人類的重要文化財(cái)富。我國(guó)著名學(xué)者鐘敬文先生曾說(shuō)過(guò)：“偉大的人民，他們是人類社會(huì)、歷史的創(chuàng)造者，同時(shí)又是人類社會(huì)最忠實(shí)的記錄者，是不歪曲、不阿諛的史官。他們創(chuàng)造和傳承的歌曲、故事等，正是我們認(rèn)識(shí)歷史、社會(huì)的最豐富、最可信賴的一宗檔案。”被評(píng)為“中國(guó)檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)”的83件國(guó)寶級(jí)檔案中，就有許多是從民間征集而來(lái)的，如清代《清漾毛氏族譜》、永州女書(shū)檔案文獻(xiàn)、四川自貢鹽業(yè)契約檔案、唐代開(kāi)元年間檔案等。
2.民間檔案是進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的重要材料
民間檔案是人民生活的真實(shí)記錄，是沒(méi)有經(jīng)過(guò)粉飾和刪節(jié)的“原生態(tài)”的歷史記錄，是歷史學(xué)、人類學(xué)、社會(huì)學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、政治學(xué)等學(xué)科研究的資料。它具有原始性、具體性和區(qū)域多樣性的特征，是充實(shí)和完善歷史研究不可多得的重要材料，讓呈現(xiàn)在人民面前的歷史更加的生動(dòng)和豐滿。大量散存的民間契約對(duì)研究地方經(jīng)濟(jì)史具有重要的參考作用，綿延幾千年的家族譜是人類學(xué)、社會(huì)學(xué)研究中最為珍貴的資料，與“徽州文書(shū)”相媲美的僑批檔案是研究華僑華人史、僑鄉(xiāng)史、家庭史乃至中國(guó)近代經(jīng)濟(jì)史的“民間檔案”。重要民間檔案的發(fā)現(xiàn)往往掀起一陣研究狂潮，乃至形成一門(mén)新的學(xué)科，像徽州文書(shū)的發(fā)現(xiàn)以及“徽學(xué)”的興起，“僑批檔案”申遺掀開(kāi)了新的華僑史研究的熱潮。
3.開(kāi)展民間檔案征集工作是提高檔案館知名度的重要途徑
檔案館通過(guò)各種渠道向社會(huì)廣泛征集珍貴民間檔案，不僅宣傳了檔案知識(shí)，增強(qiáng)了民眾的檔案意識(shí)，而且在大肆宣傳的過(guò)程中也提高了檔案館的知名度。通過(guò)電視、報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)等向社會(huì)發(fā)征集通告、征集信，并進(jìn)行各種形式的綜合報(bào)道，可以引起社會(huì)對(duì)檔案工作的關(guān)注和支持，形成“牽動(dòng)效應(yīng)”。同時(shí)，通過(guò)對(duì)征集進(jìn)館的珍貴罕見(jiàn)民間檔案的開(kāi)發(fā)利用，往往又能引起民眾的關(guān)注。如廣東省檔案館征集到的清光緒時(shí)期的“休書(shū)”、“扶正室”婚姻證明、再醮婚書(shū)和民國(guó)以來(lái)各階段的婚書(shū)、記錄“二十一條”的“國(guó)恥扇”、清朝地契、里神前村英文版族譜等等，給館藏檔案增添了生機(jī)與活力。同時(shí)還使檔案館成為媒體關(guān)注的一個(gè)熱點(diǎn)，《中國(guó)檔案報(bào)》《廣州日?qǐng)?bào)》《羊城晚報(bào)》《南方都市報(bào)》《新快報(bào)》等相繼對(duì)檔案館進(jìn)行報(bào)道，大大提高了廣東省檔案館的知名度。古語(yǔ)有云：“山不在高，有仙則名”，只要館藏珍品多，就會(huì)吸引不同層次的民眾前來(lái)利用、觀賞，檔案館的知名度和社會(huì)地位也就會(huì)隨之提高。因此，開(kāi)展民間檔案征集工作是極為重要的一項(xiàng)工作。
4.開(kāi)展民間檔案征集工作是檔案館對(duì)外交往的一個(gè)手段
在開(kāi)展民間檔案征集工作過(guò)程中，檔案館與圖書(shū)館、博物館、文物收藏者、民間檔案持有者等都有直接的接觸和交流。由于許多民間檔案兼具有資料、文物、檔案的特性，因此在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，圖書(shū)館、博物館等部門(mén)也相繼收藏保管著相當(dāng)一部分珍貴的檔案資料。根據(jù)館藏檔案資源建設(shè)的需要，各部門(mén)之間可進(jìn)行館藏資源互換或者相互交換復(fù)制件，以實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的充分利用。同時(shí)，在向文物收藏者、民間檔案持有者征集民間檔案的過(guò)程中，也促進(jìn)了檔案館與民眾之間的交流與聯(lián)系，減輕了兩者之間的隔閡。民間檔案這種對(duì)外開(kāi)展工作的模式，更多的保存了平民的記憶，體現(xiàn)了檔案的社會(huì)功能，使檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)有更為廣泛的主體。
5.開(kāi)展民間檔案征集工作是對(duì)散存民間檔案的保護(hù)
關(guān)鍵詞：檔案管理 電子文件 紙質(zhì)檔案 差異
自我國(guó)進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái),世界信息化的高度進(jìn)步極大的促進(jìn)了我國(guó)信息化領(lǐng)域的蓬勃發(fā)展,而電子文件以其傳播速度快、復(fù)制和修改簡(jiǎn)單等諸多優(yōu)點(diǎn)受到社會(huì)廣大群眾的青睞,目前已經(jīng)成為人們工作、生活中不可獲取的重要信息工具之一。因此,只有及時(shí)有效的分析電子文件與紙質(zhì)檔案在檔案管理中的差異性,才能真正做好各類檔案的管理工作,建設(shè)符合社會(huì)發(fā)展需求的現(xiàn)代化檔案管理。以下筆者從多個(gè)角度對(duì)檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案的差異進(jìn)行粗淺的探索。
1、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案信息載體的壽命差異
目前我國(guó)檔案管理主要分為電子文件管理、紙質(zhì)檔案管理兩種。紙質(zhì)檔案的保存壽命的長(zhǎng)短主要取決于紙張的纖維素。因?yàn)樵诩堎|(zhì)檔案管理保存中一旦遇到高溫、高濕、氧化劑等化學(xué)作用就會(huì)使紙張纖維素發(fā)生氧化和水解反應(yīng),造成紙質(zhì)檔案的損壞。因此在檔案管理中,一般對(duì)紙質(zhì)檔案的保存要注意排除外界環(huán)境的化學(xué)影響,使用科學(xué)、合理的保存手段可以加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的保存壽命直至千年以上。
電子文件的載體主要是由磁性物質(zhì)或者是光盤(pán)所構(gòu)成的。首先,磁盤(pán)和磁帶的支持體聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電、吸引塵埃、易卷曲的等諸多缺點(diǎn)。其連接地基和磁粉的粘合劑又具易磨損、生霉、脫離等缺點(diǎn),直接影響著電子文化信息的再次使用。同時(shí),在受到外界磁場(chǎng)影響時(shí),也極易導(dǎo)致磁盤(pán)和磁帶的退磁、消磁現(xiàn)象;其次,光盤(pán)的信息存取主要是利用激光進(jìn)行,主要由保護(hù)層、盤(pán)基、記錄介質(zhì)等部分組成。而目前市面上使用的光盤(pán)記錄介質(zhì)主要有硒、碳鋁化合物、碲、碲合金以及一些在激光熱效應(yīng)作用下極易發(fā)生物化性質(zhì)變化的材料。而正是由于這些材料的易氧化、不穩(wěn)定,電子文件與紙質(zhì)檔案相比,電子載體的壽命要相對(duì)短很多,磁帶、磁盤(pán)等電子載體一般使用壽命均不超過(guò)10年,而光盤(pán)的使用壽命也不超過(guò)30年。
因此,針對(duì)電子文件使用壽命短、不穩(wěn)定、易氧化等諸多特點(diǎn),想要有效的提高電子文件的有效壽命,應(yīng)該將電子文件存放在非陽(yáng)光直射并且通風(fēng)的環(huán)境中,同時(shí)對(duì)電子文件的使用壽命做詳細(xì)的標(biāo)注,在臨近電子文件載體保質(zhì)期時(shí),應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行電子文件的復(fù)制,以免造成不可彌補(bǔ)的檔案信息損失。
2、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案技術(shù)壽命的差異
當(dāng)紙質(zhì)檔案形成時(shí),它所使用的紙張就會(huì)與字跡、內(nèi)容永遠(yuǎn)的結(jié)合在一起,非人為變動(dòng)的情況下不會(huì)出現(xiàn)絲毫的改動(dòng)。
而電子文件主要是依托于計(jì)算機(jī),通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)將電子信息與載體結(jié)合在一起,并且通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、讀取、修改。而一旦電子文件的技術(shù)過(guò)時(shí),其載體上的信息將無(wú)法識(shí)讀。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面:一方面由于計(jì)算機(jī)技術(shù)革新,以至于新的存儲(chǔ)技術(shù)代替舊版的存儲(chǔ)技術(shù)。如曾經(jīng)使用到的存儲(chǔ)載體5英寸軟盤(pán)到目前的光盤(pán)、U盤(pán),在短短幾十年的技術(shù)發(fā)展中,最初的5英寸軟盤(pán)計(jì)數(shù)機(jī)早已不法識(shí)別;另一方面由于經(jīng)濟(jì)體制的變化,致使原生產(chǎn)模式消失。如單個(gè)生產(chǎn)廠家所生產(chǎn)的電子文件設(shè)備,由于某種經(jīng)濟(jì)原因而導(dǎo)致廠家破產(chǎn)、倒閉,而使其銷售的產(chǎn)品無(wú)法再找到配套的產(chǎn)品,以至于計(jì)算機(jī)無(wú)法在識(shí)取電子文件信息。
因此,對(duì)電子文件來(lái)講技術(shù)壽命所到來(lái)的影響遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其載體壽命。所以,在檔案管理中,針對(duì)每一份生成的電子文件都要相應(yīng)保留一套運(yùn)行電子文件的操縱系統(tǒng)、硬件設(shè)備等讀取電子文件相關(guān)的技術(shù)或者在技術(shù)更新?lián)Q代時(shí),及時(shí)做好電子文件的一系列轉(zhuǎn)換工作以適應(yīng)新技術(shù)革新下,電子文件的可讀性和可管理性。
3、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案信息保護(hù)的差異
在檔案管理中我們對(duì)紙質(zhì)檔案信息保護(hù)的目標(biāo)主要是延長(zhǎng)紙質(zhì)的使用壽命。因?yàn)榧垙埡图垙埳嫌涗浀膬?nèi)容、信息在客觀條件下是結(jié)為一體的,在保證紙質(zhì)文件形體的同時(shí)其文字信息就得以保存下來(lái),且不宜更改其信息的原始形態(tài)。
而對(duì)電子文件而言,記錄電子文件的載體和信息是可分離的,也正因如此,電子文件信息也面臨著隨著被修改、盜竊、銷毀的危險(xiǎn)。同時(shí)電子病毒作為電子文件信息保護(hù)中一個(gè)不容忽視的隱形殺手正無(wú)時(shí)無(wú)刻的危險(xiǎn)者計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)程序。因此在檔案管理工作中,加強(qiáng)對(duì)電子文件的信息保護(hù)尤為重要。
在日常電子文件檔案管理中為了確保電子文件信息處于安全、穩(wěn)定的環(huán)境下,檔案管理部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)電子文件的看管,使用數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等方法。數(shù)據(jù)加密是指對(duì)電子文件中的電子信息進(jìn)行處理,形成一種難以識(shí)別、讀取的數(shù)據(jù)模式。數(shù)字水印法是指將作者的標(biāo)識(shí)隱藏于電子文件之內(nèi),以確保即便文件被拷貝時(shí),作者的相關(guān)重要標(biāo)識(shí)仍然不會(huì)被拷貝走,以確保電子文件載體信息的唯一性。而數(shù)字時(shí)間印章法則是通過(guò)計(jì)算手段將形成后的電子信息予以信息封鎖,一旦當(dāng)歸檔的電子文件被惡意修改或者刪除時(shí),由于信息封鎖其修改和刪除時(shí)間與網(wǎng)上初始確認(rèn)時(shí)間不符,其電子文件內(nèi)容、信息不法更改,以確保電子文件的安全性。同時(shí),加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)防火墻技術(shù),存儲(chǔ)和錄入人員職責(zé)的權(quán)限控制,以此形成科學(xué)、有效的檔案信息管理系統(tǒng)。
4、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案管理方法的差異
電子文件與紙質(zhì)檔案在管理方法上有許多差異,其主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面上:首先,電子文件與紙質(zhì)檔案在歸檔的方式上不同,導(dǎo)致其管理方式上存在一定差異。因?yàn)殡娮游募怯捎?jì)算機(jī)將電子信息與信息載體緊密結(jié)合在一起技術(shù)過(guò)程,而由于信息載體無(wú)法固定,在編輯修改中葉不留痕跡,致使電子文件的原始憑證處于復(fù)雜而又多變的環(huán)境中,給電子文件的鑒別歸檔帶來(lái)很大的困難。因此,對(duì)電子文件的歸檔在傳送和處理過(guò)程中需要進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、加密保護(hù)等等手段,以確定電子文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和原始性;其次,在電子文件與紙質(zhì)檔案在分類和編目的方式上不同,導(dǎo)致其管理方式上存在一定差異。在電子文件的分類和編目上,由于電子文件在計(jì)算機(jī)中早已形成一個(gè)系統(tǒng)的管理文件,因此檔案管理人員在接收到電子文件時(shí),可以馬上為電子文件自動(dòng)生成一個(gè)唯一的文件號(hào),并且給出電子文件想對(duì)應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)。同時(shí),可以在檔案管理上建立全方位的收索工具,方便電子文件的查詢,極大的降低了檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度和工作時(shí)間;最后,電子文件與紙質(zhì)檔案在利用方式的不同,導(dǎo)致其管理方式存在一定差異。因?yàn)槔谜呦胍樵冸娮游募r(shí)必須要通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、讀取,也因此決定了電子文件在使用上需要符合一定的條件,即部分電子文件只有在符合檔案管理要求,成為檔案館注冊(cè)會(huì)員時(shí)才能通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式,經(jīng)過(guò)檔案管理中心確認(rèn)其身份獲取查閱電子文件的授權(quán)資格后,才能進(jìn)行有關(guān)電子文件的查閱。因此,在電子文件的管理上,檔案管理中心需要對(duì)利用者進(jìn)行借閱登記并且提供相應(yīng)的電腦繳費(fèi)查詢功能。
5、結(jié)語(yǔ)
綜上所述,我們可以看出電子文件作為信息化時(shí)展的智慧結(jié)晶,為傳統(tǒng)的檔案管理工作創(chuàng)造了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此,檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質(zhì)檔案的管理知識(shí),更要充分了解到電子文件與其實(shí)施管理上的不同,管理的注意事項(xiàng)。同時(shí),掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),以此加強(qiáng)電子文件的檔案管理工作,做到與時(shí)俱進(jìn),滿足我國(guó)社會(huì)主義信息化發(fā)展的需求。
參考文獻(xiàn)
[1]樊建平,劉興漢,劉宏偉,吳俊翔.電子文件檔案與紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上的差異[J].內(nèi)蒙古氣象,2006,(2).
[2]謝維麗.淺析加強(qiáng)電子文件的管理[J].中國(guó)科技信息,2005,(9).
[3]王紅蕾,單德凱.電子文件管理芻議[J].遼寧師專學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版),2004,(2).
論文摘要：由于人事檔案真實(shí)地記載和反映干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想，品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等，是干部個(gè)人自身成長(zhǎng)歷史的真實(shí)記載，為學(xué)校黨的組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據(jù)，為學(xué)校合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨著我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，學(xué)校人事檔案出現(xiàn)了許多新情況，新問(wèn)題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn)，檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，加快發(fā)展，更好地為黨的組織、人事工作服務(wù)，筆者結(jié)合幾年來(lái)檔案管理的實(shí)踐，就學(xué)校人事檔案的管理工作談?wù)剮c(diǎn)體會(huì)。
一、人事檔案的定義
人事檔案是組織人事部門(mén)按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文字材料，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。
二、人事檔案管理存在的問(wèn)題
人事檔案制度自20世紀(jì)50年代產(chǎn)生以來(lái)，作為一項(xiàng)常規(guī)性的公共管理工具對(duì)中國(guó)的信用建設(shè)、干部管理、國(guó)家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻(xiàn)。但隨著改革開(kāi)放的進(jìn)程加快和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的縱深推進(jìn)，傳統(tǒng)人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無(wú)遺。“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質(zhì)檔案”、“人檔脫節(jié)”、“檔案克隆”等現(xiàn)象也日益增多，其“二元化人事體制結(jié)構(gòu)”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、”身份阻隔“等負(fù)功能愈加顯現(xiàn)，在一些人的心目中人事檔案已經(jīng)淪為“雞肋”——食之無(wú)味卻棄之可惜，其制度性生存愈發(fā)尷尬。因此，傳統(tǒng)人事檔案制度必將走向終結(jié)，新的、科學(xué)的人事檔案制度必將走向前臺(tái)。根據(jù)全國(guó)人才工作會(huì)議精神，要促進(jìn)人才的合理流動(dòng)，必須進(jìn)一步消除人才流動(dòng)中的城鄉(xiāng)、區(qū)域、部門(mén)、行業(yè)、身份、所有制等限制，發(fā)展人事業(yè)務(wù)，改革戶籍、人事檔案管理制度，放寬戶籍準(zhǔn)入政策，推廣以引進(jìn)人才為主導(dǎo)的工作居住證制度，探索建立社會(huì)化的人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)。作者認(rèn)為，人事檔案及其制度的公共政策創(chuàng)新必須沿著契約化、社會(huì)化、電子化和法制化的方向發(fā)展，也就是說(shuō)契約化、社會(huì)化、電子化、法制化是人事檔案制度創(chuàng)新的必然路徑。
內(nèi)容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高。一是檔案材料內(nèi)容填寫(xiě)前后不一。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）記載多樣，個(gè)別干部的“年齡越填越小，參加工作時(shí)間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開(kāi)辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學(xué)歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過(guò)裝訂線，給立卷歸檔工作帶來(lái)了麻煩。三是材料歸類不準(zhǔn)確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒(méi)有及時(shí)歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門(mén)公章。另外，隨著時(shí)代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。如記載個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個(gè)人工作能力、技術(shù)特長(zhǎng)等方面的內(nèi)容少，這些都會(huì)直接影響到案卷質(zhì)量。
使用上，技術(shù)手段滯后，運(yùn)行效率較低。在整理檔案過(guò)程中，有的單位沒(méi)有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，大部分是靠手工操作，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。
三、筆者關(guān)于人事檔案管理的建議
保持人事檔案工作的高質(zhì)量，就必須要有科學(xué)的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時(shí)期有它的科學(xué)性，但隨著形勢(shì)的發(fā)展和干部工作對(duì)人事檔案管理工作要求的變化，就會(huì)顯現(xiàn)出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化：
1、實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。干部人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量，對(duì)收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對(duì)于不符合要求的及時(shí)退回，限期糾正再歸檔，對(duì)于不屬歸檔范圍的材料，及時(shí)退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。
2、改進(jìn)檔案的檢索與查閱方法，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，提高檔案管理的信息化。對(duì)干干部人事檔案的檢索，無(wú)論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號(hào)”法均是利用姓氏檢索的方式進(jìn)行，這兩種方法均有一定的科學(xué)性，但用記起來(lái)費(fèi)時(shí)，用起來(lái)繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號(hào)進(jìn)行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時(shí)，為提高檔案管理水平，可以采用計(jì)算機(jī)管理人事檔案信息，研究建立兩個(gè)系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時(shí)，運(yùn)行干部人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利用計(jì)算機(jī)在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時(shí)也有利于干部人事檔案的保密和安全。
3、分類管理。國(guó)家公務(wù)員的檔案由組織人事部門(mén)按管理權(quán)限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制，由政府人事部門(mén)所屬人才交流機(jī)構(gòu)建立并統(tǒng)一管理。
4、人事檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)執(zhí)法檢查；同時(shí)，檔案管理人員也要進(jìn)行培訓(xùn)并實(shí)行資格證制度，并定期考試更新知識(shí)。統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。
5、利用現(xiàn)代化管理手段。人事檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用，開(kāi)拓創(chuàng)新，開(kāi)發(fā)新手段，加大投入，對(duì)人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，開(kāi)發(fā)研制人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實(shí)行聯(lián)網(wǎng)，通過(guò)現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。
只有與時(shí)俱進(jìn)，注重檔案的服務(wù)性，才能提高檔案的利用價(jià)值，牽一發(fā)而動(dòng)全身，人事檔案管理制度的改革、信用業(yè)績(jī)檔案的建立必將使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力，必將使社會(huì)生活中的諸多問(wèn)題不攻自破、迎刃而解，必將為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。
參考文獻(xiàn)：
（1）王云慶苗壯《現(xiàn)代檔案管理學(xué)》青島：青島出版社2002年220
我國(guó)經(jīng)過(guò)幾十年來(lái)特別是改革開(kāi)放以來(lái)的快速持續(xù)建設(shè),我國(guó)在隧道及地下工程領(lǐng)域已得到了很大的發(fā)展,至今已建成各類隧道超過(guò)7000座,隧道總長(zhǎng)度超過(guò)4000km,隧道數(shù)量和總延長(zhǎng)位居世界首位,并且目前仍以每年新建200-300km隧道的速度在增加。
21世紀(jì)是我國(guó)隧道及地下工程大發(fā)展的世紀(jì),據(jù)有關(guān)專家預(yù)測(cè),到2020年,我國(guó)將要完成近6000km的地下隧道建設(shè),平均每年約300km。到2010年,國(guó)內(nèi)各種地下工程建設(shè)約需巖石掘進(jìn)機(jī)、盾構(gòu)機(jī)約180臺(tái)(不包括微型機(jī)),年均需求量約為30臺(tái)。截至目前,使用的盾構(gòu)總數(shù)約有200多臺(tái)次。
集.1城市地鐵快速發(fā)展,對(duì)盾構(gòu)需求最多。我國(guó)城市地鐵正處在高速發(fā)展期,地鐵和軌道交通規(guī)劃總長(zhǎng)度已超過(guò)3000km。目前已建成和在建的數(shù)量?jī)H占規(guī)劃數(shù)量的10%左右,未來(lái)城市地鐵建設(shè)仍將快速發(fā)展。
1.2越江隧道建設(shè)方興未艾,對(duì)大直徑和超大直徑盾構(gòu)的需求將有快速增長(zhǎng)。至今有10個(gè)城市已建或在建20多座盾構(gòu)法越江隧道。計(jì)劃中的越江盾構(gòu)隧道更多。
1.3城市各種地下管線隧道有待發(fā)展,對(duì)盾構(gòu)的潛在需求大。有關(guān)專家預(yù)測(cè),我國(guó)城市的給水、排水、電纜、電訊、熱力、輸氣等隧道工程的長(zhǎng)度將超過(guò)1000km,其對(duì)小型盾構(gòu)、微型盾構(gòu)或掘進(jìn)機(jī)的需求量也相當(dāng)大。
1.4長(zhǎng)大、特長(zhǎng)鐵路公路及水工隧道增加,對(duì)掘進(jìn)機(jī)需求增加。
2盾構(gòu)法在城市過(guò)江隧道施工中施工文件與檔案管理存在的主要問(wèn)題,亟待解決
一是涉及行業(yè)和城市多,要求規(guī)定不一致。行業(yè)涉及地鐵、鐵路、公路、市政、水利水電等;涉及城市目前在建地鐵城市15個(gè)。
二是采用的規(guī)范不準(zhǔn)確。我國(guó)各城市過(guò)江隧道施工中施工文件與檔案管理有的依照地鐵、有的依照鐵路、有的依照公路、有的依照水利水電等規(guī)范,再結(jié)合市政規(guī)范來(lái)實(shí)施,給施工文件與城建檔案規(guī)范化管理增加了難度。
三是新參與的施工、監(jiān)理隊(duì)伍多,對(duì)我國(guó)城市過(guò)江隧道施工中施工文件與檔案管理要求、水平、起點(diǎn)不一,條件各不相同。目前參與盾構(gòu)施工的單位超過(guò)40家,分布于多個(gè)地區(qū)、多個(gè)行業(yè),并且還在增加。
四是更新型的盾構(gòu)機(jī)數(shù)量大、類型全、技術(shù)含量更高,至今我國(guó)使用的盾構(gòu)機(jī)數(shù)量已超過(guò)200臺(tái)次。包括了土壓、泥水、復(fù)合式,雙圓等類型,直徑從3m至15.2m等。其施工文件與檔案管理要求有的甚至是空白。
五是檔案意識(shí)淡薄。施工企業(yè)重施工生產(chǎn)輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在,如,工程技術(shù)資料的收集整理,本應(yīng)始于工程開(kāi)工,終于工程竣工,卻未能及時(shí)列入工作日程,與工程施工不能同步;在工程項(xiàng)目中,平時(shí)不重視工程檔案和內(nèi)業(yè)資料的收集整理,一旦得知業(yè)主或上級(jí)檢查,就搞突擊,臨時(shí)補(bǔ)資料,甚至對(duì)檔案管理人員反映的問(wèn)題未引起重視,使工程檔案管理工作處于被動(dòng)局面。對(duì)于工程項(xiàng)目部來(lái)講,一般都未配專職人員,而是由項(xiàng)目經(jīng)理臨時(shí)指派缺少盾構(gòu)施工檔案管理知識(shí)的人員兼職,更沒(méi)有專門(mén)的資料室與相應(yīng)的設(shè)備,往往使應(yīng)該歸檔的資料分散在專業(yè)技術(shù)人員手中,很容易丟失或損毀。
檔案質(zhì)量欠佳,目前大多數(shù)盾構(gòu)施工的工程檔案都存在原始資料填寫(xiě)的不完整、不及時(shí)、不連續(xù);檔案電子文件、電子信息缺漏;部分歸檔資料不具有完備的法律手續(xù)等等情況,由于盾構(gòu)施工檔案多,目前檔案移交工作普遍滯后。難以達(dá)到工程竣工檔案向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交的要求。
3盾構(gòu)法在城市過(guò)江隧道施工中,提高施工文件與檔案管理水平的途徑
盾構(gòu)施工的工程檔案是工程項(xiàng)目實(shí)施中階段形成的有保存價(jià)值的,以文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等為載體的文件資料。它是城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目確保工程質(zhì)量的一個(gè)重要組成部分,更是城建檔案的一個(gè)重要組成部分。同時(shí),盾構(gòu)施工是高度機(jī)械化的一種施工,每日產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù),如何對(duì)這些海量數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地歸檔處理也擺在了我們面前。
針對(duì)盾構(gòu)施工工程檔案的重要性及存在的問(wèn)題,提出了施工文件與檔案管理規(guī)范化管理的解決途徑。
一是明確規(guī)范,嚴(yán)格實(shí)施。
2008年3月1日,中華人民共和國(guó)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部、中華人民共和國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局聯(lián)合了《盾構(gòu)法隧道施工與驗(yàn)收規(guī)范》,該《規(guī)范》于2008年9月1日實(shí)施。因此,盾構(gòu)法在城市過(guò)江隧道施工中施工文件與檔案管理工作必須嚴(yán)格按此《規(guī)范》實(shí)施。其次,要主動(dòng)參照市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工技術(shù)文件主要項(xiàng)目的統(tǒng)一規(guī)定,依照《盾構(gòu)法隧道施工與驗(yàn)收規(guī)范》,制定盾構(gòu)法隧道施工與驗(yàn)收技術(shù)文件主要項(xiàng)目的統(tǒng)一規(guī)定及表格表式目錄。例如:在《盾構(gòu)法隧道施工與驗(yàn)收規(guī)范》中,選定盾構(gòu)法隧道施工工序質(zhì)量評(píng)定項(xiàng)目一覽表,依照《盾構(gòu)法隧道施工與驗(yàn)收規(guī)范》的要求和盾構(gòu)法施工的特點(diǎn),制定每一項(xiàng)目的《工序質(zhì)量評(píng)定表》。
二是用準(zhǔn)規(guī)范,嚴(yán)格管理。
按該《規(guī)范》1總則1.0.6條,“盾構(gòu)法隧道工程的施工與質(zhì)量驗(yàn)收除應(yīng)執(zhí)行本規(guī)范外,尚應(yīng)符合國(guó)家現(xiàn)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定”的要求,針對(duì)盾構(gòu)法隧道施工一般只實(shí)施隧道主線的特殊情況,對(duì)非隧道主線施工的出入口、隨匝道等,其施工文件與檔案管理則按建設(shè)部《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工技術(shù)文件管理規(guī)定》建城(2002)221號(hào)文件的規(guī)定要求進(jìn)行管理。同時(shí),建議中華人民共和國(guó)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部盡快起草、制定和實(shí)施《盾構(gòu)法隧道施工技術(shù)文件管理規(guī)定》,統(tǒng)一施工文件表格,以規(guī)范盾構(gòu)法在城市過(guò)江隧道施工中施工文件與檔案管理工作。
三是提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
第一是要充分認(rèn)識(shí)盾構(gòu)施工工程檔案的作用。是要強(qiáng)化設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、檢測(cè)、質(zhì)監(jiān)、安全等單位的領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)技術(shù)人員的檔案意識(shí),使他們認(rèn)識(shí)到工程檔案是建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的積累和寶貴的技術(shù)儲(chǔ)備,充分開(kāi)發(fā)、利用工程檔案這個(gè)寶貴的信息資源,可以為促進(jìn)社會(huì)的技術(shù)進(jìn)步和創(chuàng)造巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
第二是要健全制度,建立健全工程檔案及內(nèi)業(yè)資料的形成、積累、整理歸檔制度。明確“科學(xué)收集、分級(jí)管理、統(tǒng)一歸口、定向移交”的具體操作程序;出臺(tái)工程檔案的考核與獎(jiǎng)懲辦法等,使檔案管理工作真正做到有章可循,有序進(jìn)行。根據(jù)檔案管理的檢查內(nèi)容和考核評(píng)分標(biāo)準(zhǔn),采取定期考核制度,形成職責(zé)明確、獎(jiǎng)懲分明的檔案管理激勵(lì)約束機(jī)制,加強(qiáng)檔案職能部門(mén)對(duì)檔案工作的指導(dǎo)與監(jiān)督,把工程檔案管理工作提高到一個(gè)新的水平。
四是科學(xué)收集,嚴(yán)格要求。
其一,科學(xué)收集施工資料。盾構(gòu)施工屬于地下工程施工,許多理論還不完善,施工經(jīng)驗(yàn)對(duì)同類工程有重要的借鑒作用。由于地下工程未知因素很多,盾構(gòu)施工會(huì)發(fā)生一些沒(méi)有預(yù)計(jì)的情況。因此,各地工程質(zhì)監(jiān)站、城建檔案館必須加強(qiáng)施工文件與檔案管理工作的業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo),明確施工文件與檔案管理工作的規(guī)范和要求。在工程開(kāi)工前,議定項(xiàng)目施工文件與檔案管理工作的具體詳細(xì)的實(shí)施方案。針對(duì)盾構(gòu)法施工中的特點(diǎn),對(duì)工程大部分情況需要用影像記錄、數(shù)據(jù)記錄,表格的實(shí)時(shí)記錄。如,對(duì)文字、圖表的大小及格式做出明確規(guī)定;圖紙附加電子文檔一份保存,便于存儲(chǔ)及查詢。對(duì)于盾構(gòu)機(jī)安裝、盾構(gòu)進(jìn)出洞、旁通道的施工等關(guān)鍵工序,均應(yīng)采用聲像資料來(lái)記錄,并將拍攝內(nèi)容、時(shí)間、格式也應(yīng)做出相應(yīng)規(guī)定。
其二,檔案工作與工程同步進(jìn)行。盾構(gòu)施工由于工程量大,資料數(shù)量多,施工時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng),需要配備經(jīng)培訓(xùn)合格的專職檔案人員,并做到“三參加”,即檔案人員應(yīng)參加生產(chǎn)調(diào)度會(huì)或工程例會(huì),參加工程安全質(zhì)量檢查,參加工程驗(yàn)收,檔案資料做到“圖、表、物”相符、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,填寫(xiě)、審批、簽章手續(xù)要完備,無(wú)擅自修改、偽造和后補(bǔ)現(xiàn)象,達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),符合歸檔要求,使檔案人員了解工程動(dòng)態(tài),及時(shí)收集、整理原始檔案資料。
參考文獻(xiàn):
[1]黃小林.談施工企業(yè)工程項(xiàng)目資料的管理[J].山西建筑,2006,32(2):13214.
[2]李金.高速公路施工檔案管理中的幾點(diǎn)體會(huì)[J].山西建筑,2006,32(2):18219.
[3]孫祥海.嚴(yán)格把關(guān).超前控制國(guó)家重點(diǎn)工程的檔案.中國(guó)檔案.2000.(4).
[4]何振華主編.標(biāo)準(zhǔn)化的方法與實(shí)踐,中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化協(xié)會(huì),1982-12施工安全、衛(wèi)生與環(huán)境保護(hù).12.0.8～12.0.11條文相關(guān)數(shù)據(jù)是根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《鐵路隧道施工規(guī)范》(TB10264-2002,J163-2002)規(guī)定和實(shí)際施工經(jīng)驗(yàn)確定.
從“文件、檔案一體化管理”到“文件、檔案全程管理”
早在20世紀(jì)80年代，文件、檔案一體化管理成為一個(gè)熱點(diǎn)問(wèn)題，我國(guó)檔案界對(duì)其理論必要性和實(shí)踐模式都展開(kāi)了研究。基于我國(guó)對(duì)文件和檔案概念的特定理解，文件歸檔后進(jìn)入檔案室就被冠以“檔案”的稱謂，因而我國(guó)大多把文件、檔案一體化管理理解為機(jī)關(guān)內(nèi)文書(shū)與檔案工作的一體化，實(shí)現(xiàn)方式也主要局限在機(jī)關(guān)內(nèi)部。筆者認(rèn)為這種理解建立在狹義文件觀之上，只看到了機(jī)關(guān)內(nèi)文書(shū)工作與檔案室工作的聯(lián)系，卻沒(méi)有從整體上把握機(jī)關(guān)文書(shū)工作、檔案室工作與檔案館工作的有機(jī)聯(lián)系，不夠全面和科學(xué)。2002年，筆者依據(jù)國(guó)內(nèi)外對(duì)文件、檔案一體化管理的已有認(rèn)識(shí)，以廣義文件觀為基礎(chǔ)，提出“文件、檔案一體化管理”的科學(xué)含義是一以文件生命周期理論為指導(dǎo)，借助計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對(duì)文書(shū)工作和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理，使之實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從機(jī)關(guān)現(xiàn)行文件直至館藏檔案管理的高效和優(yōu)化。
時(shí)至今日，國(guó)內(nèi)外文件、檔案管理的實(shí)踐發(fā)展更加深入，電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用豐富了理論研究的內(nèi)容，也推動(dòng)了檔案學(xué)理論的革新和完善。前端控制、全程管理等新理念逐步引入文件、檔案管理實(shí)踐之中，發(fā)展成為檔案學(xué)理論的新內(nèi)容。本著與時(shí)俱進(jìn)的指導(dǎo)思想，筆者認(rèn)為在概念提法上適宜將“文件、檔案一體化管理”轉(zhuǎn)變?yōu)椤拔募n案全程管理”。這種提法并非追求名稱上的時(shí)髦，而是更能準(zhǔn)確、全面地表達(dá)文件、檔案一體化管理的科學(xué)含義，也能更好地適應(yīng)電子文件管理的現(xiàn)實(shí)狀況和需求。
2008年7月，筆者赴馬來(lái)西亞參加了主題為“檔案、治理與發(fā)展：繪制未來(lái)社會(huì)的藍(lán)圖”的第16屆國(guó)際檔案大會(huì)。根據(jù)筆者理解，大會(huì)展示了21世紀(jì)全球檔案專業(yè)發(fā)展的新思維――平面延伸與立體交融的兼顧統(tǒng)一。因?yàn)椤皺n案、治理與發(fā)展”分別與“專業(yè)、行政與社會(huì)”相對(duì)應(yīng)，表明檔案專業(yè)觸及范圍已經(jīng)平面延伸，拓展空間面臨立體交融。一方面，信息時(shí)代檔案實(shí)踐領(lǐng)域明顯跨越了檔案館室的界限，向前延伸到文件生成和管理階段。電子文件的產(chǎn)生和應(yīng)用更加凸顯了延伸的必要性。目前，檔案專業(yè)觸及范圍向文件管理的平面延伸已沒(méi)有疑義，并得到國(guó)際檔案界的大力提倡。另一方面，文件和檔案作為社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，既是行政管理的工具，又是歷史文化傳承的手段。當(dāng)前，社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化的迅捷發(fā)展為檔案專業(yè)提供了更廣闊的拓展空間，也制造了更復(fù)雜的生存環(huán)境。檔案專業(yè)在機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的社會(huì)環(huán)境中正在或需要拓展，向行政、業(yè)務(wù)領(lǐng)域拓展是其中之一，向社會(huì)服務(wù)拓展也是其中之一。這些拓展都是相對(duì)復(fù)雜的立體交融，表現(xiàn)出“你中有我、我中有你”的錯(cuò)綜聯(lián)系。筆者之所以論及1 6大的主題特點(diǎn)，目的是簡(jiǎn)單介紹當(dāng)前國(guó)際檔案界的最新態(tài)勢(shì)，表明文件、檔案全程管理已經(jīng)成為國(guó)際檔案界普遍接受的理念或理論觀點(diǎn)。這也正是筆者提出用“文件、檔案全程管理”代替“文件、檔案一體化管理”提法的理由之一。
文件、檔案全程管理的理論依據(jù)
在探討文件、檔案全程管理的理論依據(jù)之前，筆者認(rèn)為有必要揭示其基本含義。基于我國(guó)對(duì)文件、檔案概念的現(xiàn)實(shí)理解，文件多指現(xiàn)行文件，檔案則包含室藏檔案和館藏檔案。文件、檔案全程管理的含義簡(jiǎn)單說(shuō)來(lái)就是對(duì)現(xiàn)行文件、室藏檔案和館藏檔案整個(gè)過(guò)程的全面控制和科學(xué)管理。全程管理與傳統(tǒng)一體化管理的最大不同，就在于涉及范圍更加廣泛。過(guò)去，我國(guó)普遍將歸檔視為文書(shū)工作與檔案工作的界限，因此傳統(tǒng)一體化管理往往是指機(jī)關(guān)內(nèi)部文書(shū)處理與檔案室工作的結(jié)合，很少涉及檔案館的參與。文件、檔案全程管理則要求在文件從產(chǎn)生到進(jìn)館的運(yùn)動(dòng)過(guò)程中，既加強(qiáng)機(jī)關(guān)內(nèi)部文書(shū)工作與檔案室工作的一體化，也注重檔案室與檔案館的業(yè)務(wù)銜接，使現(xiàn)行文件到館藏檔案的全過(guò)程都得到有效控制。換言之，全程管理包括機(jī)關(guān)文書(shū)處理、檔案室工作和檔案館工作的有機(jī)銜接和結(jié)合。
筆者認(rèn)為，文件、檔案全程管理的理論依據(jù)是檔案學(xué)的一大支柱理論一文件生命周期理論。乍聽(tīng)之下，似乎有些老調(diào)重彈。但深入推敲，文件生命周期理論因?yàn)槭菍?duì)文件、檔案客觀運(yùn)動(dòng)過(guò)程和規(guī)律的科學(xué)歸納，其基本內(nèi)容經(jīng)歷時(shí)代的變化和挑戰(zhàn)依然具有生命力。我國(guó)檔案界對(duì)文件生命周期理論較為熟悉，研究評(píng)價(jià)也頗多。筆者無(wú)意泛泛介紹該理論的內(nèi)容，只是在簡(jiǎn)要?dú)w納其基本點(diǎn)和應(yīng)用價(jià)值的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)分析它對(duì)文件、檔案全程管理的理論支撐。
筆者對(duì)文件生命周期理論做過(guò)系統(tǒng)研究，將其基本內(nèi)容歸納為三點(diǎn)一一文件從形成到銷毀或永久保存是一個(gè)整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程；文件的整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程由于文件價(jià)值形態(tài)的變化可劃分為若干階段一不同階段的文件與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理方式之間存在內(nèi)在的對(duì)應(yīng)關(guān)系④。需要指明的是，文件生命周期理論的立足基點(diǎn)“文件”是個(gè)廣義概念，是現(xiàn)行文件、室藏檔案和館藏檔案的總稱。對(duì)應(yīng)我國(guó)的現(xiàn)實(shí)情況。文件生命周期理論的基本內(nèi)容是，從現(xiàn)行文件生成到最終進(jìn)館是一個(gè)整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程，這一過(guò)程因?yàn)槲募r(jià)值形態(tài)的規(guī)律性變化可分為現(xiàn)行文件、室藏檔案、館藏檔案若干階段，它們具有不同特點(diǎn)，各有特定的服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理方式。
筆者曾將文件生命周期理論的理論意義和實(shí)踐價(jià)值歸結(jié)為三點(diǎn)――為文件的全過(guò)程管理奠定理論基礎(chǔ)。為文件的分階段管理提供實(shí)踐指導(dǎo)原則，為實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理并對(duì)文件進(jìn)行前端控制提供了理論依據(jù)。盡管文件生命周期理論源起西方，但它是對(duì)文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程和規(guī)律的客觀揭示和科學(xué)抽象。其基本內(nèi)容具有普適性。結(jié)合我國(guó)的現(xiàn)實(shí)，文件生命周期理論為從現(xiàn)行文件到檔案的全程控制提供了科學(xué)的指導(dǎo)思想，也為現(xiàn)行文件、室藏檔案、館藏檔案的針對(duì)性管理奠定了科學(xué)基礎(chǔ)，還為檔案館室人員參與文書(shū)工作提供了科學(xué)依據(jù)。
文件生命周期理論是文件、檔案全程管理的理論基礎(chǔ)。從現(xiàn)行文件產(chǎn)生到轉(zhuǎn)化為室藏檔案、館藏檔案是一個(gè)連續(xù)發(fā)展的完整運(yùn)動(dòng)過(guò)程，這一整體過(guò)程盡管因文件價(jià)值形態(tài)的變化表現(xiàn)出明顯的階段性特征，但各階段之間緊密聯(lián)系。我們必須尊重這種內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)文件、檔案的完整運(yùn)動(dòng)過(guò)程實(shí)施全面管理和宏觀監(jiān)控，這樣才能使現(xiàn)行文件、室藏檔案，館藏檔案都得到有效控制。
文件生命周期理論還是檔案館室對(duì)
現(xiàn)行文件進(jìn)行前端控制的理論依據(jù)。文件生命周期理論表明，從現(xiàn)行文件到室藏、館藏檔案是一個(gè)連續(xù)統(tǒng)一、前后銜接的運(yùn)動(dòng)過(guò)程。它要求必須把從現(xiàn)行文件到室藏、館藏檔案的管理看成是一個(gè)系統(tǒng)工程，采取統(tǒng)一的工作制度、程序和方法來(lái)控制各有特點(diǎn)卻始終相互關(guān)聯(lián)和前后銜接的整體過(guò)程。換言之，不能再將現(xiàn)行文件管理與室藏，館藏檔案管理視為各自獨(dú)立、互不關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)使它們從行政體制、組織制度、管理方式到工作程序都實(shí)現(xiàn)真正的交融和統(tǒng)一。只有這樣，才能有效實(shí)現(xiàn)從現(xiàn)行文件到室藏、館藏檔案的全程管理。文件生命周期理論還表明，現(xiàn)行文件的管理質(zhì)量直接決定著室藏、館藏檔案管理的成敗。它要求檔案館室及其人員必須積極進(jìn)行現(xiàn)行文件的前端控制。從而確保室藏、館藏檔案的管理質(zhì)量，避免重復(fù)勞動(dòng)。前端控制思想對(duì)于當(dāng)前的電子文件管理具有特別重要的意義，它不僅是確保電子文件真實(shí)可靠、完整歸檔、安全利用和長(zhǎng)期可讀的有效策略，也是電子文件管理系統(tǒng)優(yōu)化管理功能、提高管理效率的有效措施。
文件，檔案全程管理的國(guó)外經(jīng)驗(yàn)
文件、檔案全程管理并非停留在理論層面的概念或設(shè)想，而是已經(jīng)付諸實(shí)踐。不同國(guó)家都立足國(guó)情，實(shí)施富有本國(guó)特色的文件、檔案全程管理。應(yīng)當(dāng)說(shuō)，歐美發(fā)達(dá)國(guó)家積累了文件、檔案全程管理的一定經(jīng)驗(yàn)，可供我國(guó)借鑒。限于篇幅，筆者擬選擇最富典型性的美國(guó)，在分析其文件、檔案全程管理歷史溯源的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)介紹其文件、檔案全程管理的領(lǐng)導(dǎo)體制和組織機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)，供國(guó)內(nèi)同行參考和思考。
需要指明的是，美國(guó)對(duì)文件、檔案概念的理解與我國(guó)不盡相同。文件通常在進(jìn)館后才被冠以“檔案”的稱謂，因此其文件、檔案全程管理指的是現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和館藏檔案的全面控制和管理。在美國(guó)。半現(xiàn)行文件通常在文件中心里保管，從文件運(yùn)動(dòng)階段來(lái)看，它與我國(guó)的室藏檔案大致相同。
美國(guó)是世界上開(kāi)創(chuàng)文件、檔案全程管理的國(guó)家，因?yàn)樗钤缑壬宋募芾硭枷耄怪仙秊橐环N專門(mén)管理活動(dòng)，并成為檔案實(shí)踐和檔案學(xué)研究的組成部分。美國(guó)之所以出現(xiàn)文件管理，主要是迫于文件數(shù)量急劇膨脹的現(xiàn)實(shí)。1934年成立的國(guó)家檔案館一開(kāi)始就面臨文件數(shù)量劇增的巨大壓力，幾乎達(dá)到難以承受的地步。這迫使美國(guó)檔案界思考緩解檔案館壓力的措施，由此萌發(fā)了文件管理思想。即要求對(duì)館藏檔案的源頭――機(jī)關(guān)產(chǎn)生的現(xiàn)行文件進(jìn)行有效管理和控制。1941年，國(guó)家檔案館率先設(shè)立“文件管理項(xiàng)目”，用以監(jiān)督指導(dǎo)各政府機(jī)關(guān)現(xiàn)行文件的立卷、歸檔和移交工作。1946年，聯(lián)邦政府頒布9784號(hào)行政命令規(guī)定所有政府機(jī)關(guān)必須實(shí)施文件管理項(xiàng)目，由國(guó)家檔案館行使指導(dǎo)文件管理的職權(quán)。到1950年，文件管理由于《聯(lián)邦文件管理法》的頒布而成為具有法律保障的專門(mén)管理活動(dòng)。從此，美國(guó)開(kāi)啟了文件、檔案全程管理的新紀(jì)元。
一、基層單位檔案人員調(diào)整和工作交接狀況
以北京市崇文區(qū)為例，2006年11月和2007年4月，崇文區(qū)檔案局先后兩次調(diào)查區(qū)屬單位檔案人員狀況，結(jié)果表明，半年之內(nèi)，全區(qū)110個(gè)單位中有20個(gè)單位更換了檔案人員，有的單位不只調(diào)整了一次，其中一個(gè)單位竟然四次換人。從第二次調(diào)查看，全部檔案人員中連續(xù)從事檔案工作不滿三年的有55人，相對(duì)專職的只有12人，兼職檔案員中以檔案工作為主的也不多。雖然《北京市實(shí)施〈檔案法〉辦法》規(guī)定了“各單位應(yīng)當(dāng)保持檔案工作人員的相對(duì)穩(wěn)定”，但是，面對(duì)很多單位頻繁換人的局面，檔案局顯得束手無(wú)策，這就使規(guī)范檔案工作交接顯得尤為重要。
近年來(lái)的指導(dǎo)和檢查工作表明，檔案交接手續(xù)不正式、不嚴(yán)密，監(jiān)交工作不嚴(yán)格甚至不進(jìn)行監(jiān)交的情況在基層單位普遍存在，致使新任檔案人員在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)不掌握本單位檔案工作的基本情況，如找不到檔案工作制度，不清楚各門(mén)類檔案的數(shù)量，不了解各年代檔案在庫(kù)內(nèi)、柜內(nèi)的分布，不掌握前任檔案員有多少?zèng)]有完成的工作，不知道全宗卷、編研材料為何物，個(gè)別單位甚至找不到檔案柜鑰匙，檔案工作長(zhǎng)期不能納入正軌。更嚴(yán)重的是：新任檔案人員一接手就感到一頭霧水，在凌亂的局面中艱難起步，很容易挫傷工作積極性；檔案工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)工作貽誤時(shí)難以盡快補(bǔ)救；一些單位原本較好的工作基礎(chǔ)也由于多次換人且交接不力被“一代一代”地磨滅；檔案局檢查時(shí)，發(fā)現(xiàn)檔案去向不明等嚴(yán)重問(wèn)題時(shí)難以確定直接責(zé)任人員，無(wú)法追究責(zé)任。另一方面，檔案行政管理部門(mén)需要隨時(shí)準(zhǔn)備對(duì)新任檔案人員進(jìn)行個(gè)別培訓(xùn)，反復(fù)指導(dǎo)頻繁換人的單位夯實(shí)工作基礎(chǔ)。這使其陷入被動(dòng)應(yīng)付甚至疲于奔命的狀態(tài)，大大減少了調(diào)查、研究和解決新問(wèn)題的人力投入，在一定程度上干擾了檔案事業(yè)整體發(fā)展計(jì)劃的執(zhí)行，進(jìn)而對(duì)整個(gè)地區(qū)建設(shè)和諧檔案工作產(chǎn)生一定影響。
經(jīng)過(guò)調(diào)查分析我們不難發(fā)現(xiàn)，造成交接不力的原因來(lái)自領(lǐng)導(dǎo)和新老檔案人員等多個(gè)方面：①領(lǐng)導(dǎo)不重視，認(rèn)為檔案工作交接僅僅是新老檔案人員之間的事，往往一聲令下，檔案人員立刻調(diào)整到新的崗位，并要求兩三天內(nèi)與接管人員交接完畢，新老檔案人員只得倉(cāng)促交接，并且沒(méi)有安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)交；②有的領(lǐng)導(dǎo)雖然重視交接工作，但是對(duì)其專業(yè)性和復(fù)雜性不夠了解，因而提不出具體要求，更沒(méi)有規(guī)定具體的交接手續(xù)；③有的檔案人員帶著情緒離崗或轉(zhuǎn)崗，或者對(duì)“枯燥”的檔案工作早已心猿意馬，聽(tīng)到調(diào)整崗位的消息急于“甩包袱”，與新任人員草草交接；④辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)實(shí)際上是對(duì)前一階段檔案工作的全面檢驗(yàn)，而一些單位的檔案工作或多或少存在問(wèn)題，檔案人員不敢或無(wú)法辦理正式交接手續(xù)；⑤由于檔案人員主觀原因或單位換人過(guò)于頻繁，檔案人員自身對(duì)本單位檔案工作全貌和檔案工作頭緒尚不清楚，沒(méi)有能力辦理嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕唤邮掷m(xù)；⑥一些人從心理上不愿意把自己的工作經(jīng)驗(yàn)和成效與接任自己的人分享，因而交接時(shí)有意回避重要和關(guān)鍵問(wèn)題；⑦個(gè)別檔案人員因病或緊急抽調(diào)到其他崗位等特殊情況，無(wú)法辦理交接手續(xù)；⑧新任檔案人員毫無(wú)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)應(yīng)當(dāng)收什么、點(diǎn)什么、查什么一無(wú)所知，前人怎么交，自己就只能怎么接，看不出問(wèn)題，更提不出問(wèn)題。
二、規(guī)范基層單位檔案工作交接的具體建議
造成檔案工作交接不力的種種表面原因背后，我們應(yīng)該看到，最根本的原因其實(shí)是缺乏制度保障，缺乏良性運(yùn)行的工作機(jī)制，缺乏規(guī)范的手續(xù)、有效的引導(dǎo)和檢查。檔案行政管理部門(mén)應(yīng)對(duì)自身工作查漏補(bǔ)缺，在監(jiān)督指導(dǎo)上有所作為，這樣才能從根本上解決問(wèn)題。
（一）轉(zhuǎn)換思路，從加強(qiáng)制度保障入手
工作交接在各行各業(yè)普遍存在，一般不外乎財(cái)、物交接和工作經(jīng)驗(yàn)、方法的交接，其中財(cái)、物交接是實(shí)實(shí)在在的，往往成為交接的主要內(nèi)容。如果把“財(cái)”的交接具體化為會(huì)計(jì)工作交接，那么我國(guó)《會(huì)計(jì)法》對(duì)此做出了專門(mén)規(guī)定，而《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》對(duì)會(huì)計(jì)工作交接的責(zé)任、準(zhǔn)備工作、正式手續(xù)和監(jiān)交要求等做出了更加詳細(xì)的規(guī)定。相比之下，作為“物”的“檔案”的交接在《檔案法》中沒(méi)有明確規(guī)定，《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》雖然規(guī)定了“機(jī)關(guān)檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開(kāi)崗位”，但是過(guò)于籠統(tǒng)。
由于缺少具有操作性的規(guī)定，長(zhǎng)期以來(lái)，嚴(yán)格進(jìn)行檔案工作交接基本處于各單位自發(fā)狀態(tài)，交接效果的好壞主要依靠檔案人員的自覺(jué)。事實(shí)上只有少數(shù)單位由于領(lǐng)導(dǎo)重視、檔案工作基礎(chǔ)扎實(shí)、人員得力，交接后工作平穩(wěn)過(guò)渡。多數(shù)單位調(diào)整人員后檔案工作雖未空崗，但實(shí)際工作難以銜接，一連幾度換人的單位的檔案工作則遭受“重創(chuàng)”。檔案局如果還是提出“要做好交接工作”的宏觀要求顯然不能解決來(lái)自領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員主觀方面的各種問(wèn)題。因此，各級(jí)檔案行政管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換思路，從被動(dòng)依靠各單位自覺(jué)做好交接工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)用成文的制度進(jìn)行約束和規(guī)范。
目前，《中華人民共和國(guó)檔案法》的修改工作已被國(guó)家檔案局正式提上日程，建議增加對(duì)做好檔案工作交接的規(guī)定，使這項(xiàng)看似簡(jiǎn)單、瑣碎，其實(shí)關(guān)乎檔案事業(yè)全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的工作有法可依。同時(shí)，地方檔案局應(yīng)制定本地區(qū)檔案工作交接的具體辦法，使主觀上愿意或不愿意嚴(yán)格進(jìn)行交接工作的單位和人員都能夠在具體操作上有所遵循，做到手續(xù)嚴(yán)謹(jǐn)，責(zé)任明確，從而保證檔案工作的連續(xù)性，維護(hù)檔案的完整與安全。
（二）明確職責(zé)，建立良性運(yùn)行的工作機(jī)制
第一，單位檔案人員調(diào)動(dòng)工作、離職、轉(zhuǎn)崗、臨時(shí)借調(diào)外單位工作或連續(xù)休假超過(guò)三個(gè)月的，都應(yīng)當(dāng)在離開(kāi)本崗位之前與接管人員辦清交接手續(xù)。其中檔案人員臨時(shí)被抽調(diào)或休假時(shí)，個(gè)別單位不安排臨時(shí)代管人員，嚴(yán)重影響了檔案工作的連續(xù)性。應(yīng)特別強(qiáng)調(diào)這種情況不但要有人代管，時(shí)間較長(zhǎng)的還應(yīng)進(jìn)行正式交接。
第二，檔案行政管理部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種形式的宣傳，使各單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案工作交接責(zé)任重大，手續(xù)繁雜，促使其為順利交接提供必要條件，如：有準(zhǔn)備、有計(jì)劃地調(diào)換檔案人員，保證檔案工作不出現(xiàn)“空崗”、“斷檔”現(xiàn)象；將做好交接工作列入檔案人員的崗位責(zé)任制；根據(jù)本單位檔案數(shù)量為交接雙方安排充分時(shí)間；對(duì)于沒(méi)有辦清交接手續(xù)的檔案人員，不調(diào)整崗位，不予辦理人事調(diào)動(dòng)和工資轉(zhuǎn)移等手續(xù)。
第三，交接雙方均應(yīng)有相對(duì)合理而明確的職責(zé)分工。
移交人員應(yīng)完成的工作主要有：核實(shí)檔案柜簽，清查柜內(nèi)檔案，使移交的檔案分門(mén)別類，排列有序；催還借出檔案，暫時(shí)不能歸還的注明情況；對(duì)檔案工作制度、檢索工具、現(xiàn)存和移出檔案的數(shù)量等情況逐項(xiàng)列表；核對(duì)全宗卷目錄，整理好全宗卷內(nèi)文件及需要移交的其他材料；檔案數(shù)量與目錄記載不相符的，檔案工作存在其他明顯問(wèn)題的注明情況和原因；有尚未完成的檔案工作，應(yīng)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)明確下一步工作的完成人員。
接管人員則應(yīng)做好接交工作：學(xué)習(xí)有關(guān)文件，了解檔案交接工作規(guī)定和基本的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，了解本單位基本的歷史沿革、主要職能和內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置等情況；對(duì)移交人員開(kāi)列的表格、單據(jù)和其他交接材料逐項(xiàng)核對(duì)，逐柜逐卷（件）核查檔案數(shù)量，對(duì)不明事項(xiàng)向移交人員或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)明情況，必要時(shí)做書(shū)面記錄；抽查電子檔案和機(jī)讀目錄是否可讀；學(xué)習(xí)檔案管理軟件或數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案安全保管設(shè)施設(shè)備的使用方法；向監(jiān)交人員報(bào)告接交的具體情況。
當(dāng)移交人員因病或其他特殊原因不能辦理移交手續(xù)時(shí)，接管人員應(yīng)在到崗后立即清點(diǎn)核對(duì)檢索工具和檔案數(shù)量等重要項(xiàng)目，存在疑問(wèn)的向移交人員或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)明情況，并形成書(shū)面材料經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查簽字。
第四，任何行業(yè)中進(jìn)行財(cái)、物交接，監(jiān)交工作都必不可少。檔案交接也應(yīng)該安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)交。一般來(lái)說(shuō)，檔案人員辦理交接手續(xù)，應(yīng)由檔案工作所在部門(mén)負(fù)責(zé)人監(jiān)交，而檔案人員同時(shí)為部門(mén)負(fù)責(zé)人的，應(yīng)由本單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)交。監(jiān)交人員應(yīng)堅(jiān)持公平公正的原則，監(jiān)督交接雙方認(rèn)真辦理交接手續(xù)并進(jìn)行審查，防止交接工作敷衍了事或流于形式，杜絕弄虛作假的行為。
（三）細(xì)化手續(xù)，加強(qiáng)監(jiān)督和檢查
國(guó)家關(guān)于檔案交接手續(xù)方面的規(guī)定只有《檔案交接文據(jù)格式》（GB/T13968—92），用于檔案室、檔案館移交和接收檔案，不適用于單位內(nèi)部人員交接。為使檔案工作交接制度得到真正落實(shí)，使檔案局的監(jiān)督檢查工作能夠有據(jù)可查，使執(zhí)法機(jī)關(guān)發(fā)現(xiàn)檔案丟失等違法行為時(shí)便于調(diào)查取證，檔案行政管理部門(mén)有必要統(tǒng)一并規(guī)范本地區(qū)檔案人員工作交接的文據(jù)格式。
交接文據(jù)可以包括如下表格：①交接總體情況登記表，記錄移交人員、接管人員和監(jiān)交人員的基本情況以及檔案工作制度、檢索工具、現(xiàn)存及移出檔案、全宗卷、基礎(chǔ)登記、檔案庫(kù)、柜鑰匙等核對(duì)和交接的基本情況；②檔案工作制度一覽表；③檔案檢索工具一覽表；④現(xiàn)存和移出檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表；⑤未完成工作登記表。特殊情況在表中不便于填寫(xiě)時(shí)應(yīng)另附詳細(xì)說(shuō)明。每頁(yè)交接文據(jù)都應(yīng)有移交人員、接管人員和監(jiān)交人員的簽字。交接文據(jù)應(yīng)一式三份，一份交同級(jí)檔案行政管理部門(mén)或上級(jí)檔案業(yè)務(wù)主管部門(mén)，一份存本單位文書(shū)檔案，一份存全宗卷。
各單位調(diào)換檔案人員應(yīng)在雙方交接之前通知同級(jí)檔案局或上級(jí)單位檔案業(yè)務(wù)主管部門(mén)，檔案局或上級(jí)主管部門(mén)應(yīng)及時(shí)前往監(jiān)督檢查。對(duì)于無(wú)正當(dāng)理由不按規(guī)定辦理檔案工作交接手續(xù)或在交接工作中弄虛作假的單位或者個(gè)人應(yīng)進(jìn)行通報(bào)，造成檔案損失的依法對(duì)個(gè)人或者單位給予行政處分或行政處罰。
（四）有效引導(dǎo)，編發(fā)簡(jiǎn)明學(xué)習(xí)材料
從目前情況看，檔案工作領(lǐng)域尚未實(shí)現(xiàn)先持證后上崗，絕大多數(shù)檔案人員是先被安排到檔案工作崗位，再參加培訓(xùn)取得崗位資格證書(shū)。因此，幾乎每名檔案人員接手時(shí)都對(duì)檔案工作一無(wú)所知。即使交接制度制定得再細(xì)致，手續(xù)規(guī)定得再嚴(yán)密，接管人員如果對(duì)檔案工作中常識(shí)性的概念不了解，也難以完成各項(xiàng)清點(diǎn)核對(duì)工作。檔案專業(yè)書(shū)籍（包括崗位培訓(xùn)教材）雖然不少，但是篇幅較長(zhǎng)，檔案人員不可能在交接前的短暫時(shí)間內(nèi)完成自學(xué)，即使翻看了，恐怕也難得要領(lǐng)。因此，有必要專門(mén)為新任檔案人員順利交接編寫(xiě)“入門(mén)概念和知識(shí)”，用通俗的語(yǔ)言和盡量短的篇幅解釋交接工作中必然遇到的專業(yè)問(wèn)題，如全宗、全宗號(hào)、全宗卷、檔案門(mén)類、檢索工具、檔號(hào)、集中統(tǒng)一管理、各門(mén)類檔案歸檔時(shí)間、編研材料、常規(guī)檔案工作等等。