時(shí)間：2023-05-29 16:02:12
導(dǎo)語：在檔案管理基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
摘 要 基建會(huì)計(jì)在基礎(chǔ)建設(shè)領(lǐng)域內(nèi)廣泛應(yīng)用的一種專業(yè)會(huì)計(jì)，是我國社會(huì)主義會(huì)計(jì)的重要組成部分。而基建會(huì)計(jì)中的檔案管理服務(wù)于我國的基礎(chǔ)建設(shè)，對(duì)發(fā)展社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)具有非常重要的作用。本文旨在對(duì)基建會(huì)計(jì)中檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題進(jìn)行分析，并進(jìn)一步提出在實(shí)務(wù)操作中加強(qiáng)基建會(huì)計(jì)檔案管理的有效措施。
關(guān)鍵詞 基建會(huì)計(jì) 檔案管理 現(xiàn)狀及存在問題 措施
一、基建會(huì)計(jì)檔案收集管理范圍
根據(jù)我國的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：第一，會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證；第二，會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿；第三，財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告；第四，其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。
二、基建會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題
與企業(yè)會(huì)計(jì)、行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)等一般的專業(yè)會(huì)計(jì)相比，基建會(huì)計(jì)具有其特殊性。最主要的特殊性體現(xiàn)在會(huì)計(jì)主體的特殊上。一般專業(yè)會(huì)計(jì)的會(huì)計(jì)主體一般均為法人主體，但基礎(chǔ)建設(shè)會(huì)計(jì)則以一個(gè)獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的建設(shè)項(xiàng)目作為會(huì)計(jì)主體，來反映和監(jiān)督投資項(xiàng)目的資金來源、項(xiàng)目資產(chǎn)的形成和運(yùn)用情況。基建會(huì)計(jì)核算的特殊性及有些單位的主管財(cái)務(wù)人員對(duì)基建項(xiàng)目的業(yè)務(wù)核算掌握不透徹，對(duì)基建會(huì)計(jì)的核算工作無從下手。根據(jù)基建會(huì)計(jì)檔案管理的收集范圍，會(huì)計(jì)核算工作的障礙也會(huì)給會(huì)計(jì)檔案的管理工作帶來問題
（一）忽視收集與管理
根據(jù)我國的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。然而在實(shí)務(wù)操作中，一方面由于部分財(cái)務(wù)人員對(duì)基建會(huì)計(jì)知識(shí)、規(guī)定較為陌生，一旦企業(yè)發(fā)生了基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目，對(duì)會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)就無從下手，不能及時(shí)與施工隊(duì)伍核對(duì)往來賬目；另一方面由于財(cái)務(wù)人員意識(shí)上沒有跟上，對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，未能及時(shí)收集材料，更談不上最資料進(jìn)行認(rèn)真歸檔，對(duì)發(fā)生的混亂現(xiàn)象聽之任之。兩方面的原因造成基建會(huì)計(jì)的檔案管理的混亂、不規(guī)范，嚴(yán)重影響了基建會(huì)計(jì)的正確反映。
（二）檔案管理不規(guī)范
在上文中已經(jīng)提到大多數(shù)企業(yè)都沒有專職的會(huì)計(jì)檔案管理人員，一般均為企業(yè)會(huì)計(jì)來兼任檔案管理人員。一人分擔(dān)兩職，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案整理歸檔不及時(shí)、管理滯后和混亂，欠缺規(guī)范性。檔案管理的混亂，最嚴(yán)重的后果就是查找困難和會(huì)計(jì)憑證丟失，對(duì)于基礎(chǔ)建設(shè)來說，業(yè)務(wù)支出多數(shù)都較為龐大，一旦原始資料丟失，影響項(xiàng)目的真實(shí)核算，造成的經(jīng)濟(jì)影響是十分慘重的。另外，《辦法》規(guī)定各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損和泄密。這對(duì)大部分企業(yè)來說，也是沒有做到的。
（三）檔案管理制度不健全
企業(yè)基建會(huì)計(jì)的檔案管理制度主要是參考2001年財(cái)政部、國家檔案局聯(lián)合制定的《會(huì)計(jì)檔案管理方法》。雖然《方法》中對(duì)我國企事業(yè)單位的檔案管理作出了詳細(xì)的規(guī)定，但在實(shí)際運(yùn)行過程中，許多企業(yè)的財(cái)務(wù)部門并沒有制定具體的管理辦法，管理制度并沒有形成。甚至都沒有一個(gè)專業(yè)的檔案管理人員，會(huì)計(jì)人員兼任檔案管理，檔案的存放就隨隨便便的與雜物堆放在一起，沒有設(shè)定專門的檔案室。而對(duì)會(huì)計(jì)檔案電算化管理，也沒有制定相應(yīng)的管理方法，電子文件、數(shù)據(jù)等散落在各部門人員的計(jì)算機(jī)中，沒有形成磁介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案。
（四）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高
財(cái)務(wù)人員對(duì)基建工程情況了解較少，導(dǎo)致基建工作于財(cái)務(wù)的鏈接不揭秘，直接影響了基建會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量。有一些工程已開工并支付了首期工程款，財(cái)務(wù)人員還沒有收到該項(xiàng)目的工程批復(fù)、設(shè)計(jì)批復(fù)、施工合同等材料，那么就只能根據(jù)經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行核算，這必然會(huì)使得平常的核算與竣工時(shí)“工程概預(yù)算執(zhí)行情況表”的概算項(xiàng)目核算不能完全匹配，報(bào)表的準(zhǔn)確性得不到保證。根據(jù)錯(cuò)誤的報(bào)表編制的會(huì)計(jì)檔案準(zhǔn)確性肯定會(huì)受到影響，結(jié)果并不能準(zhǔn)確反映真實(shí)情況，項(xiàng)目建設(shè)中財(cái)務(wù)監(jiān)督的作用沒有得到發(fā)揮。
三、加強(qiáng)基建會(huì)計(jì)檔案管理的措施
（一）提高思想認(rèn)識(shí)，安排專人負(fù)責(zé)基建會(huì)計(jì)檔案的管理工作
對(duì)企業(yè)來講，不管做什么事情，領(lǐng)導(dǎo)重視關(guān)鍵。基建企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作之所以會(huì)出現(xiàn)管理混亂、不規(guī)范、業(yè)務(wù)人員素質(zhì)低等問題，歸根結(jié)底是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，在人力、財(cái)力、物力、時(shí)間諸多方面沒有給與檔案管理必要的投入和支持，檔案管理制度處于缺失狀態(tài)。所以，做好基建會(huì)計(jì)檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急就是提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員的思想認(rèn)識(shí)，使其充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的意義所在。安排專職人員負(fù)責(zé)檔案管理，同時(shí)根據(jù)基建項(xiàng)目的規(guī)模分配相關(guān)責(zé)任人的工作，保證會(huì)計(jì)資料的收集、整理、歸檔有序進(jìn)行，并做好財(cái)務(wù)檔案的日常管理、查閱接待、登記等工作。只有領(lǐng)導(dǎo)重視財(cái)務(wù)檔案的管理工作，底下的財(cái)務(wù)人員的檔案意識(shí)才能得到強(qiáng)化，工作態(tài)度才能更加認(rèn)真負(fù)責(zé)，才能自覺的按照企業(yè)檔案管理規(guī)定，積極主動(dòng)地做好檔案收集整理工作。因此，提高領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)對(duì)其的重視程度，是會(huì)計(jì)檔案管理工作順暢進(jìn)行的重要保證。
（二）建立內(nèi)部相關(guān)職能部門網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)基建會(huì)計(jì)檔案信息化管理
隨著計(jì)算機(jī)的高速發(fā)展，電算化會(huì)計(jì)在企業(yè)的應(yīng)用越來越普遍，財(cái)務(wù)檔案信息化和檔案工作現(xiàn)代化是現(xiàn)代檔案工作的大勢(shì)所趨。對(duì)基建會(huì)計(jì)而言，規(guī)模大、工期長(zhǎng)，資金往來頻繁，會(huì)計(jì)核算不同于一般企業(yè)會(huì)計(jì)，會(huì)計(jì)核算對(duì)基建項(xiàng)目起到關(guān)鍵的財(cái)務(wù)監(jiān)督作用，因此，做好基建會(huì)計(jì)的檔案管理是非常重要的。首先，應(yīng)明確基建會(huì)計(jì)信息化管理的主要內(nèi)容：1監(jiān)督、保證按要求生成各種檔案；2保證各種檔案的安全與保密；3保證各種檔案得到合理有效地利用。[1]其次，加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息化檔案的安全管理制度。這主要是指：1檔案管理的權(quán)限設(shè)置，要明確哪些人進(jìn)行維護(hù)操作，防止數(shù)據(jù)和軟件的非法刪除和修改；2重視操作日志管理，通過對(duì)操作日志的管理，檔案管理人員可以清楚地掌握查閱人員對(duì)檔案的使用情況，一方面可以監(jiān)督、控制非法操作，另一方面對(duì)發(fā)生的錯(cuò)誤進(jìn)行追蹤，以便對(duì)破壞的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)修復(fù)。
（三）根據(jù)實(shí)際情況，可適當(dāng)延長(zhǎng)基建會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)處的保存時(shí)間 [2]
根據(jù)我國的《會(huì)計(jì)檔案管理方法》規(guī)定，財(cái)務(wù)檔案在財(cái)務(wù)處存放時(shí)間滿一年后就應(yīng)該進(jìn)行檔案移交，而基建項(xiàng)目的特點(diǎn)之一就是工期較長(zhǎng)，一般來說一個(gè)基建項(xiàng)目?jī)赡曛畠?nèi)基本上完工并決算完畢，原財(cái)務(wù)處可臨時(shí)申請(qǐng)檔案室延長(zhǎng)基建會(huì)計(jì)檔案的保存時(shí)間，筆者認(rèn)為基建項(xiàng)目會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)處的保存時(shí)間可以適當(dāng)延長(zhǎng)至兩年。基建會(huì)計(jì)與事業(yè)會(huì)計(jì)實(shí)行不同的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，在會(huì)計(jì)處理上表現(xiàn)為分開的兩套賬，在裝訂成冊(cè)、編號(hào)等問題上兩者互不影響，并且延長(zhǎng)基建會(huì)計(jì)檔案的移交時(shí)間也不會(huì)對(duì)事業(yè)會(huì)計(jì)檔案的移交期限產(chǎn)生影響。這樣一來，不但沒有對(duì)企業(yè)造成不好的影響，反而方便了基建會(huì)計(jì)人員的查賬工作，大大提高了基建會(huì)計(jì)的工作效率，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提高及時(shí)、準(zhǔn)確的基建項(xiàng)目財(cái)務(wù)信息。
（四）建立健全基建會(huì)計(jì)憑證的管理制度，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
對(duì)檔案管理而言，最重要的就是準(zhǔn)確、完整、安全以及查閱方便。因此，建立健全基建會(huì)計(jì)檔案管理制度，理應(yīng)從做好這幾個(gè)方面的工作著手。在遵守相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定的基礎(chǔ)之上，基建會(huì)計(jì)根據(jù)基建項(xiàng)目的特點(diǎn)制定適合本企業(yè)發(fā)展的基建會(huì)計(jì)檔案管理制度，如基建會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱保管期限、移交時(shí)間等。原則上，基建會(huì)計(jì)檔案不得隨便對(duì)外借閱，未經(jīng)負(fù)責(zé)任同意，更不能對(duì)外泄露基建會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容，否則，應(yīng)追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。如果由于司法需要或者經(jīng)負(fù)責(zé)任同意，需對(duì)外借閱基建會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須履行登記手續(xù)。
一些企業(yè)的財(cái)務(wù)人員對(duì)基建會(huì)計(jì)知識(shí)的欠缺，影響了基建會(huì)計(jì)的順利核算，進(jìn)而影響基建會(huì)計(jì)檔案的管理工作。針對(duì)此情況，企業(yè)有必要采取必要措施（如相關(guān)的培訓(xùn)或是提高對(duì)應(yīng)聘人員的業(yè)務(wù)要求等）提高基建會(huì)計(jì)人員、基建會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以保證基建會(huì)計(jì)檔案管理工作的順暢進(jìn)行。
青海省心腦血管病專科醫(yī)院 青海西寧 810012
[摘要]為了充分發(fā)揮現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的作用，使之朝著有特色、有高度的方向發(fā)展，進(jìn)而更好地為醫(yī)學(xué)研究事業(yè)服務(wù)，造福于民，本人結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，撰寫此文。本文在分析現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀與問題的基礎(chǔ)上，闡述現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的創(chuàng)新思考。
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關(guān)鍵詞 ]醫(yī)院；檔案管理；創(chuàng)新
引言
我們所說的醫(yī)院檔案指的是醫(yī)院的工作人員在其日常工作中逐漸形成的各種各樣的門類或載體的檔案，可以是電報(bào)、圖表、簿冊(cè)、書信、盤片等。我們都知道醫(yī)院的醫(yī)療檔案是一個(gè)醫(yī)院最寶貴東西，如果能夠?qū)⑵涔芾砗茫粌H可以促進(jìn)醫(yī)院的建設(shè)，而且對(duì)醫(yī)院中的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有效決策起著不可替代的作用。創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作，可準(zhǔn)確把握現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)調(diào)整醫(yī)院發(fā)展策略，促進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)院又好又快發(fā)展。
一、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀與存在的問題
1、現(xiàn)狀
隨著社會(huì)的發(fā)展，醫(yī)院中各項(xiàng)工作不斷完善，人們?cè)絹碓秸J(rèn)識(shí)到現(xiàn)代醫(yī)院管理工作的重要性，日新月異的醫(yī)院改革逐步深入。醫(yī)院中的工作人員對(duì)醫(yī)療檔案管理的認(rèn)識(shí)日益提高，與此同時(shí)，醫(yī)院檔案管理的相關(guān)政策不斷完善，不僅對(duì)醫(yī)院檔案管理加大了工作的投入，而且對(duì)相關(guān)人員開陣培訓(xùn)，這都在很大程度上提高了醫(yī)院檔案管理水平。醫(yī)院檔案管理工作的成績(jī)有目共睹，但是它依然存在一些問題，有待我們解決。
2、存在問題
第一，檔案意識(shí)弱，檔案利用率不高，醫(yī)院中檔案管理的工作人員，尤其是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)檔案管理的意識(shí)極弱。對(duì)于他們而言，醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)更重要，以致很多人忽視對(duì)醫(yī)院檔案的管理，這促使醫(yī)院檔案利用率低，更談不上開發(fā)。
第二，檔案管理格局較混亂。一般而言，醫(yī)院檔案管理由綜合檔案室負(fù)責(zé)，但是由于受到醫(yī)院行業(yè)管理辦法的限制，管理會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、文書檔案、部分音像檔案和實(shí)物檔案只由綜合管理室負(fù)責(zé)，然而，一些重要的、具有代表性的檔案由各個(gè)業(yè)務(wù)部門管理。一個(gè)醫(yī)院中實(shí)行多個(gè)部門同時(shí)管理檔案的格局，這不僅會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，而且會(huì)使各部門根據(jù)自己的認(rèn)識(shí)與理解采用不同的方式進(jìn)行管理，最終在整個(gè)醫(yī)院中營(yíng)造一種管理混亂的氛圍，不利于醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
第三，檔案管理工作人員素質(zhì)整體偏低。據(jù)調(diào)查，大部分醫(yī)院管理工作人員學(xué)歷偏低而且并非專業(yè)出身，大部分老師缺乏管理檔案的知識(shí)，以此同時(shí)，醫(yī)院不重視對(duì)管理檔案人才的培養(yǎng)，這就使得絕大多數(shù)的醫(yī)院檔案管理人員的管理素質(zhì)偏低，主要體現(xiàn)在他們的思想觀念與管理水平落后，不能滿足醫(yī)院檔案管理工作的需求。
第四，檔案管理設(shè)備投入不足。一部分醫(yī)院的用房緊張，他們便擠兌檔案庫房，使得檔案庫房的面積不能使其正常運(yùn)營(yíng)。再加上，檔案管理設(shè)備陳舊與管理技術(shù)落后，不能滿足檔案管理工作的有效開展，嚴(yán)重制約著醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。
二、現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新思考
1、管理理念的創(chuàng)新
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作的要求也逐步提高，如何建立一個(gè)科學(xué)有效的醫(yī)院檔案管理理論成為我們研究的焦點(diǎn)之一。檔案管理學(xué)理論應(yīng)該在適應(yīng)當(dāng)代科學(xué)理論的發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)上，揭示檔案管理的本質(zhì)的理論，為了使其升華，可以運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，建立并完善醫(yī)院檔案管理的制度。創(chuàng)新的管理理念，不僅有助于檔案管理工作人員采用新的觀念解決實(shí)際問題，而且可以在很大程度上提高實(shí)際工作的效果。
2、管理機(jī)制的創(chuàng)新
隨著社會(huì)的發(fā)展，一些新問題，新情況不斷涌現(xiàn)，一部分現(xiàn)有的管理機(jī)制已不再適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展，甚至在一定程度上阻礙著醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。為了進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理水平，檔案管理人員要認(rèn)真反思自己的工作，檢查哪些機(jī)制是需要完善的，哪些機(jī)制是完全不對(duì)的，哪些機(jī)制有待建立等。例如，在采用電腦管理檔案的情況下，一些卡片檢索已失去其現(xiàn)實(shí)意義，我們就沒有必要花費(fèi)大量的時(shí)間去整理，我們可以把大量的精力花到更有意義的事情上；當(dāng)今社會(huì)信息更新迅速，我們是否要堅(jiān)持滿30年的文件才可以向外開發(fā)的規(guī)定，結(jié)合本人自身的工作經(jīng)驗(yàn)認(rèn)為，在不涉及醫(yī)院機(jī)密、個(gè)人隱私的情況下，很多信息資源是可以共享的，這些信息在一定程度上可以為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。管理機(jī)制創(chuàng)新，不僅可以延伸檔案管理的范圍，而且有助于實(shí)現(xiàn)其真正的價(jià)值。
3、檔案服務(wù)的創(chuàng)新
檔案服務(wù)的創(chuàng)新，要求檔案管理工作者樹立起服務(wù)意識(shí)，改進(jìn)服務(wù)的方法，進(jìn)而強(qiáng)化服務(wù)功能，本人結(jié)合自身實(shí)踐總結(jié)出以下幾種創(chuàng)新服務(wù)。第一，做足檔案征集工作。在管理檔案的過程中，要保證數(shù)據(jù)信息的安全，在此基礎(chǔ)上，整合信息資源，使醫(yī)院中的電子檔案、醫(yī)療收費(fèi)系統(tǒng)、醫(yī)院的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、醫(yī)院積累的病案、醫(yī)院相關(guān)輔助科室檢查的數(shù)據(jù)以及醫(yī)院附屬下的社區(qū)居民健康檔案等電子數(shù)據(jù)庫都包含其中，使得工作人員查詢相關(guān)檔案時(shí)更加方便。第二，把工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到檔案服務(wù)管理上面來。醫(yī)院在重視管理的同時(shí)兼顧服務(wù)，促進(jìn)檔案管理在信息管理與服務(wù)方面的作用得到充分發(fā)揮。第三，主動(dòng)開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)。把以前接受各部門歸檔的材料變?yōu)橹鲃?dòng)到各部門開展指導(dǎo)檔案整理工作，依據(jù)檔案管理的要求適時(shí)對(duì)醫(yī)院的重點(diǎn)項(xiàng)目開展跟蹤調(diào)查，及時(shí)收集相關(guān)材料，預(yù)防材料丟失。創(chuàng)新醫(yī)院的檔案服務(wù)，不僅讓醫(yī)院檔案管理工作更加務(wù)實(shí)，讓更多的人受益，還讓其變得更有意義，實(shí)現(xiàn)其真正的價(jià)值。
結(jié)語
當(dāng)今，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院管理的作用更加重大，只有在充分了解當(dāng)代醫(yī)院檔案管理工作特點(diǎn)基礎(chǔ)上，依據(jù)醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的要求，不斷創(chuàng)新工作方法，才有可能發(fā)揮其真正的價(jià)值，促使該醫(yī)院朝著更好的方向發(fā)展，更好地造福于民。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞 ：水利工程 竣工資料 整編與管理
引言：
水利工程竣工資料是指在水利工程建設(shè)管理工作中直接形成的、有保存價(jià)值的各種表格、文字、圖紙、圖片、報(bào)告等不同形式與載體的各種記錄。它真實(shí)的反映了整個(gè)施工過程的歷史，它是工程驗(yàn)收與工程管理運(yùn)行的重要技術(shù)文獻(xiàn)資料，也是衡量施工質(zhì)量的重要依據(jù)。在建設(shè)過程中，工程資料主要用于質(zhì)量評(píng)定、竣工驗(yàn)收，有時(shí)還會(huì)對(duì)工程索賠與反索賠提供重要的證據(jù)性資料。項(xiàng)目建成后，竣工資料對(duì)于工程的運(yùn)行管理具有重要的作用，是工程運(yùn)行、改擴(kuò)建等工作的重要依據(jù)。因此，作為建設(shè)單位，做好工程竣工資料的整編，將為水利工程的建后管理提供可靠依據(jù)。下面筆者根據(jù)自身多年工作經(jīng)驗(yàn)，就工程資料的收集、歸檔與管理談幾點(diǎn)粗淺認(rèn)識(shí)。
一、 系統(tǒng)完整的資料收集是做好整編工作的前提
在一個(gè)水利施工項(xiàng)目中，資料的內(nèi)容涵蓋量較廣，必須了解資料形成的程序，在收集時(shí)，明確哪些是應(yīng)該的以及清楚一個(gè)水工項(xiàng)目資料所囊括的內(nèi)容都有哪些，才能更加完整準(zhǔn)確的整理好竣工資料。竣工資料的歸檔范圍包括工程建設(shè)項(xiàng)目提出、籌備、勘探、設(shè)計(jì)、施工到竣工投產(chǎn)等全過程中形成的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等資料。歸檔關(guān)鍵要注意其完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。一般來說，水利竣工資料歸檔應(yīng)從項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、初步設(shè)計(jì)階段、施工圖設(shè)計(jì)階段施工建設(shè)階段、竣工驗(yàn)收階段及與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的批復(fù)文件，參考資料等方面著手。對(duì)一些中小型水利工程，可在工程結(jié)束后，一次收集整理歸檔，而對(duì)于大型水利工程，由于規(guī)模大，投資大，周期長(zhǎng)，就應(yīng)該按可研前期準(zhǔn)備，設(shè)計(jì)、施工和竣工驗(yàn)收等幾個(gè)時(shí)期進(jìn)行同步歸檔整理。
二、科學(xué)規(guī)范的資料歸檔是做好整編工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
（一）應(yīng)據(jù)不同的資料形式建立不同的資料庫（分類）
隨著檔案內(nèi)容不斷豐富，各種載體不斷出現(xiàn)，應(yīng)該根據(jù)不同的資料形式、載體形式，建立不同的資料庫，包括：對(duì)工程建設(shè)中的評(píng)定表格、檢驗(yàn)表格、施工日志等各種資料，可直接建立保存到相應(yīng)的資料目標(biāo)（文件夾）;對(duì)于照片、圖紙、攝像等資料可通過數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、數(shù)碼攝像機(jī)傳入計(jì)算機(jī)，存入相應(yīng)的資料庫;對(duì)于工程文件，如：工程建設(shè)的有關(guān)單位批文、工程批復(fù)文件、征地用地批文等，用掃描儀可對(duì)文件原件進(jìn)行掃描，存入相應(yīng)的文件夾中。
（二）電子檔案不可缺少
竣工資料歸檔是應(yīng)有全套分類清晰、過程完整的文件檔案電子版。電子檔案中的工程照片按各階段形象進(jìn)度、重要會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工作照、檢查驗(yàn)收、領(lǐng)導(dǎo)視察以及竣工后的工程全貌共6類分夾存放，并且每張照片應(yīng)在文件名后進(jìn)行標(biāo)識(shí)說明。
三、 嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的資料管理是做好資料整編工作的重要保障
竣工資料從完整的收集到規(guī)范的歸檔，最后交付檔案管理部門，形成便于今后查詢利用的科技檔案資料，對(duì)于工程管理部門，整編工作由此告一段落，但是對(duì)于建設(shè)單位而言，完整的資料整編并未結(jié)束，還涉及到對(duì)收交的資料進(jìn)行系統(tǒng)、規(guī)范的立卷和管理。
（一）嚴(yán)格遵守資料管理制度，按要求進(jìn)行立卷、歸檔
水利竣工檔案管理過程中，建設(shè)單位須建立健全檔案收集、歸檔、借閱、鑒定、銷毀等各項(xiàng)規(guī)章制度，把水利工程技術(shù)檔案工作進(jìn)行分解，責(zé)任落實(shí)到人，確保水利工程技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和規(guī)范，使水利工程技術(shù)檔案達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化。歸檔的竣工資料應(yīng)嚴(yán)格按照水利部《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》，及時(shí)進(jìn)行分類、編目，對(duì)保管期限進(jìn)行科學(xué)合理的劃分，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)水利科技檔案的保密管理，建立健全保密制度。
（二）加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能
目前，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)負(fù)責(zé)的管理原則，許多建設(shè)單位建立了綜合檔案室專職檔案員和各部門兼職檔案員各負(fù)自責(zé)的管理體系。在實(shí)際工作中，往往存在檔案專業(yè)與工程技術(shù)專業(yè)的知識(shí)對(duì)接不夠理想的情況。對(duì)于專職檔案員來說，在工程技術(shù)專業(yè)知識(shí)方面有所欠缺，在立卷歸檔時(shí)對(duì)保管期限等要素的劃分上容易憑主觀或經(jīng)驗(yàn)而定，影響了立卷歸檔的科學(xué)性。而對(duì)于兼職檔案員來說，欠缺的可能是檔案專業(yè)知識(shí)，在資料收集時(shí)容易遺漏，資料整理時(shí)雜亂無章。因此，需要根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，進(jìn)行檔案整理實(shí)務(wù)操作培訓(xùn)及各層次檔案專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，對(duì)專職檔案人員加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用、軟件操作等業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案編研、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等業(yè)務(wù)能力的學(xué)習(xí)培訓(xùn);對(duì)兼職檔案人員進(jìn)行檔案收集、立卷整理等方面的知識(shí)培訓(xùn)，使專職和兼職檔案人員逐步實(shí)現(xiàn)專業(yè)的對(duì)接，提高檔案人員的實(shí)務(wù)操作能力和電子檔案管理技術(shù)水平。
（三）注重對(duì)檔案管理硬件設(shè)施的投入和維護(hù)
首先檔案庫房的設(shè)計(jì)與建設(shè)應(yīng)該滿足資料存放的防火、防盜、防曬的標(biāo)準(zhǔn)要求，配備必須的通風(fēng)設(shè)施、防潮機(jī)或去濕機(jī)，保持庫房溫度、濕度等各項(xiàng)指標(biāo)均達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求;其次添置檔案專用柜。目前，有相當(dāng)?shù)慕ㄔO(shè)單位的檔案柜還是老式的木質(zhì)柜，不符合檔案資料管理的要求，特別是防鼠、防火的要求無法保證。因此，需要加大經(jīng)費(fèi)投入，購置符合檔案存放要求的鐵皮柜或者密集柜，包括存放聲像檔案資料的防磁柜，存放圖紙資料的底圖柜等。第三，應(yīng)該配備檔案現(xiàn)代化所必需的計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等辦公設(shè)備。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，原有的傳統(tǒng)檔案管理工作的調(diào)整勢(shì)在必行，應(yīng)該充分利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在檔案管理中的作用，加強(qiáng)電子檔案的管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息收集、管理、儲(chǔ)存、檢索等過程的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。
四、 結(jié)語
水利水電工程施工資料全面體現(xiàn)了工程實(shí)體質(zhì)量狀況、過程管理與質(zhì)量控制情況，是工程永久性技術(shù)文件，是工程竣工驗(yàn)收的必備條件，是工程交付使用后進(jìn)行維修、改建、擴(kuò)建的重要依據(jù)。隨著城建檔案數(shù)字化管理工作的逐步推進(jìn)，水利水電工程施工資料的記錄、計(jì)算、統(tǒng)計(jì)等工作將逐步應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行，這就對(duì)施工資料編制和管理提出了更高的要求。因此建設(shè)單位管理層、資料管理操作層要高度重視這項(xiàng)工作，使水利水電工程施工資料的收集、整理、著錄、歸檔等編制和管理工作達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：檔案信息化；網(wǎng)絡(luò)化；服務(wù)
1 開展檔案信息化建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)
1.1 把檔案信息化納入單位信息化建設(shè)的總體目標(biāo)
《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。信息化建設(shè)開創(chuàng)初期，即將檔案信息化納入單位信息化建設(shè)的總體目標(biāo)，為檔案管理配強(qiáng)專業(yè)設(shè)備、專業(yè)軟件，開展檔案人員的計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)，并率先在全國檢察機(jī)關(guān)中開發(fā)了帶有檔案管理模塊的辦案信息系統(tǒng)。在每?jī)赡暾匍_的單位信息化工作會(huì)議中，始終把檔案信息化作為信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，專題回顧，認(rèn)真展望，使加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)深入人心。
1.2 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)初具規(guī)模
近年來，在辦公用房緊張的情況下，我單位始終高度重視檔案管理工作，專門建設(shè)了檔案管理的專用庫房。整個(gè)檔案庫房設(shè)計(jì)引入了先進(jìn)的檔案管理理念，管理系統(tǒng)采用自動(dòng)化的密集架管理系統(tǒng)，庫房的溫度、濕度控制均可由樓宇管理信息集成系統(tǒng)（BMS）直接控制；并配備了專用空調(diào)設(shè)備，保持檔案保存要求的恒溫、恒濕條件。整個(gè)基礎(chǔ)設(shè)施的不斷加強(qiáng)，為我單位檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
1.3 檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)初呈網(wǎng)絡(luò)化
檢察機(jī)關(guān)的檔案按照國家有關(guān)規(guī)定，主要分為七類：訴訟檔案、文書檔案、聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、榮譽(yù)檔案。目前，我單位的文書檔案歸檔軟件采用神夾軟件，采用B/S構(gòu)架，實(shí)行文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化目錄級(jí)管理；訴訟檔案歸檔采用我單位自行開發(fā)的檢察業(yè)務(wù)辦案軟件，跟訴訟流程保持同步，有效地提高了歸檔效率。以上兩個(gè)軟件今后均可與密集架管理軟件實(shí)現(xiàn)無縫連接，并通過應(yīng)用軟件開啟或關(guān)閉密集架。聲像檔案的研發(fā)工作也已進(jìn)入實(shí)戰(zhàn)階段。上述三類檔案的軟件實(shí)現(xiàn)，初步構(gòu)建我單位立體化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理應(yīng)用體系，為深入應(yīng)用、檔案信息資源開發(fā)打下了良好的應(yīng)用基礎(chǔ)。
1.4 檔案信息化配套機(jī)制初步完善
1.制定了較為完善的規(guī)章制度。為了加強(qiáng)單位檔案信息化工作，先后制訂并實(shí)施了我單位訴訟檔案立卷歸檔暫行規(guī)定等文件制度，保證了檔案信息化工作持續(xù)、健康、穩(wěn)步的向前發(fā)展。
2.形成了全員參與的工作局面。訴訟檔案歸檔軟件的開發(fā)和應(yīng)用，改變過去少數(shù)人參與歸檔的局面，使檔案信息化成為全員參與的工作。檔案信息化的質(zhì)量直接由內(nèi)勤、書記員、檢察官等所有訴訟流程參與人員決定，而且環(huán)環(huán)相扣，責(zé)任更加明確，促使人人參與。
3.形成了與技術(shù)部門相互依托的銜接機(jī)制。基層單位檔案室和技術(shù)部門在開展信息化建設(shè)的過程中，客觀上存在著技術(shù)上、工作上相互依托、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的關(guān)系。檔案部門具有檔案專業(yè)知識(shí)的專業(yè)人員，是信息資源的匯聚地，具備一套完整的信息收集的機(jī)制和體制，是技術(shù)部門開展信息化建設(shè)所要尋找的理想的合作伙伴。而檔案部門在開展檔案信息化建設(shè)中，設(shè)備、人員等技術(shù)力量都較為薄弱，必須依托技術(shù)部門的信息技術(shù)裝備和計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，兩者形成一種緊密合作、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的態(tài)勢(shì)是檔案信息化建設(shè)成功的要件之一。我單位檔案部門和技術(shù)部門通過多年合作，基本實(shí)現(xiàn)了所有檔案的案卷級(jí)目錄機(jī)檢、部分檔案的文件級(jí)目錄機(jī)檢和部分檔案的全文機(jī)檢，積累了大量的電子信息，也積累了電子檔案生成、整理、移交、歸檔、利用等實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，為我單位檔案管理的高效優(yōu)質(zhì)運(yùn)行提供了技術(shù)保障。
2 對(duì)今后開展檔案信息化建設(shè)的展望
2.1 總體規(guī)劃，分步實(shí)施
檔案信息化在我國是一項(xiàng)新事物，目前并沒有形成一套較完整的理論，沒有一個(gè)檔案現(xiàn)代化、信息化的指標(biāo)體系。國家檔案局《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中提出，檔案信息化是以資源建設(shè)為核心、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、信息法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系，是一個(gè)很復(fù)雜的系統(tǒng)工程，絕非輕而易舉。需要資金，需要人才。我們要科學(xué)地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)首先必須對(duì)其有一個(gè)基本正確地的認(rèn)識(shí)，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時(shí)間等方面造成不必要的損失。我們要認(rèn)真分析研究，按照上級(jí)和單位信息化總體目標(biāo)和階段要求，著手調(diào)研、制定未來的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，使檔案信息化與單位信息化保持同步發(fā)展。同時(shí)，要清醒地認(rèn)識(shí)到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細(xì)、周全的實(shí)施方案，分批分階段地實(shí)現(xiàn)。
2.2 突出重點(diǎn)，務(wù)求實(shí)效
當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)應(yīng)放在電子文件的管理上。國家檔案局全國檔案工作會(huì)議上指出：“十三五期間，檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)是加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，”這樣有利于把數(shù)字檔案信息資源建設(shè)前移至文件形成部門。對(duì)庫藏檔案的數(shù)字化要防止急于求成、片面追求結(jié)果、淡化過程、對(duì)困難估計(jì)不足的傾向。國家檔案局《全國n案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》后，各地都在加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。市單位條線考核、區(qū)檔案局的督導(dǎo)中都體現(xiàn)了這一要求。因此，我們要立足檢察機(jī)關(guān)的實(shí)際，對(duì)于文書檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要在引進(jìn)成熟軟件的基礎(chǔ)上，主要做好與現(xiàn)有辦公軟件的數(shù)據(jù)接口工作。對(duì)于訴訟檔案的信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要充分利用辦案軟件全市推廣的契機(jī)，進(jìn)一步做好需求調(diào)研工作，力爭(zhēng)在市單位職能部門的指導(dǎo)下，積極探索出基層單位業(yè)務(wù)檔案信息化的新路。
關(guān)鍵詞 海河二道閘；檔案管理；信息系統(tǒng)；功能；設(shè)計(jì)
中圖分類號(hào) G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1007-5739（2014）15-0229-02
海河二道閘于1985年建成，經(jīng)過多年的升級(jí)改造和維護(hù)保養(yǎng)，擁有大量的有價(jià)值的資料，但是二道閘管理所檔案管理仍使用文字記載目錄，查詢不方便，借閱、統(tǒng)計(jì)、計(jì)算等工作全靠人工完成，工作量大，效率較低，經(jīng)常發(fā)生遺漏現(xiàn)象。隨著水務(wù)管理、現(xiàn)代化和信息化水平的提高，現(xiàn)有的管理方式已越來越不適應(yīng)現(xiàn)代化辦公的需要。因此，建立基于網(wǎng)絡(luò)的檔案資料管理系統(tǒng)，將大大提高辦公效率，并解決上述問題。
1 海河二道閘檔案管理系統(tǒng)原理
二道閘檔案管理系統(tǒng)基于計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將檔案集中存放在服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫中，經(jīng)過授權(quán)的使用者可以通過賬號(hào)和口令對(duì)檔案進(jìn)行訪問和操作，訪問者根據(jù)不同權(quán)限看到不同的內(nèi)容。該系統(tǒng)將利用網(wǎng)絡(luò)建立起一個(gè)安全封閉的信息交流環(huán)境。該系統(tǒng)設(shè)計(jì)將結(jié)合二道閘已有的檔案模式對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一集中管理與共享。優(yōu)化了管理模式，提高了工作效率，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢及辦公自動(dòng)化，為提高業(yè)務(wù)管理提供技術(shù)支持。
2 系統(tǒng)的功能
該檔案系統(tǒng)通過檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、編輯和保管等操作功能實(shí)現(xiàn)對(duì)文書、科技、財(cái)會(huì)、實(shí)物、聲像和照片等檔案一體化管理[1-2]。該模塊具有用戶管理模塊、文件收集整理、檔案管理、檔案查詢、統(tǒng)計(jì)管理、系統(tǒng)管理等模塊。支持PDF文件格式，可進(jìn)行分類檢索和模糊查詢功能實(shí)現(xiàn)了電子檔案網(wǎng)上錄入、網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上檢索等操作，將大大提高工作效率。
2.1 用戶管理模塊
新用戶可以通過局域網(wǎng)，申請(qǐng)注冊(cè)賬號(hào)，經(jīng)系統(tǒng)管理員分配權(quán)限后即可登錄，直接閱讀指定檔案。用戶可以按照檔案的名稱、檔案日期進(jìn)行查詢，支持模糊查詢。擁有相關(guān)權(quán)限的用戶還可以實(shí)現(xiàn)下載功能，將文件保存至客戶端。
2.2 文件收集整理模塊
該模塊主要是實(shí)現(xiàn)資料的歸檔工作，歸檔人員登陸檔案管理系統(tǒng)后，通過點(diǎn)擊信息錄入按鈕，把文件信息錄入，包括工程項(xiàng)目、文件名稱、保管期限等，再上傳相應(yīng)的電子文件，完成歸檔工作。
2.3 檔案管理模塊
二道閘管理所檔案分為文書檔案和工程檔案，其中文書檔案按照閘所行政職能分為3類：綜合組、水閘組和河道組，主要包括行政文件、管理文件和業(yè)務(wù)制度等。工程檔案分為工程檢查、工程觀測(cè)、日常養(yǎng)護(hù)、專項(xiàng)工程、閘門運(yùn)行等。檔案管理員根據(jù)歸檔的資料按照上述類型完成分類、立卷和整編工作。
2.4 檔案查詢模塊
該功能模塊主要是為了給用戶查詢、借閱檔案提供方便的。用戶可以按照檔案名稱、檔案類別、日期等條件進(jìn)行查詢。模塊支持模糊查詢，用戶如果不清楚資料名稱，咨詢要輸入資料的關(guān)鍵詞即可查詢。當(dāng)用戶查詢到文件后，經(jīng)申請(qǐng)后即可瀏覽電子文件，也可登記借閱紙質(zhì)文件。
2.5 檔案統(tǒng)計(jì)模塊
這一功能模塊用于統(tǒng)計(jì)歷年檔案立卷歸檔的數(shù)量、歸檔的電子文件的數(shù)量、紙質(zhì)檔案和電子借閱情況，這樣可以更清楚、更快捷地掌握不同類別檔案的需求率。通過了解檔案信息的需求量，檔案工作人員能夠更有效地做好檔案歸檔和利用工作[3]。
2.6 檔案借閱審批模塊
用戶想要借閱實(shí)物檔案或電子文件需向檔案管理人員提出申請(qǐng)，檔案人員同意后方可查閱。
2.7 系統(tǒng)管理模塊
該模塊主要用于完成系統(tǒng)的配置和維護(hù)功能，包括檔案員和用戶權(quán)限設(shè)定、欄目配置、密碼、系統(tǒng)日志等內(nèi)容。
3 系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境
客戶端需要安裝.Net Framework；服務(wù)器端需安裝數(shù)據(jù)庫軟件SQL Server 2000 SP3和系統(tǒng)Windows Server 2003 Enterprise Edition；網(wǎng)絡(luò)采用TCP/IP協(xié)議。
4 系統(tǒng)工作流程
根據(jù)職責(zé)和需要，需要由歸檔人員、檔案使用人員、檔案管理人員和系統(tǒng)管理人員組成，由這些人員完成用戶管理、文件收集整理、檔案管理、檔案查詢、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案借閱審批和系統(tǒng)管理等功能。具體流程圖見圖1。
5 系統(tǒng)的安全構(gòu)成與用戶限制
系統(tǒng)安全問題應(yīng)該從網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、系統(tǒng)功能及系統(tǒng)的信息內(nèi)容加以考慮。而且安全問題不僅僅是一個(gè)技術(shù)的問題，需從技術(shù)和管理2個(gè)方面加以考慮。在網(wǎng)絡(luò)方面檔案系統(tǒng)的安全應(yīng)側(cè)重于技術(shù)問題，而系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全應(yīng)側(cè)重于管理。檔案系統(tǒng)可以根據(jù)不同使用者制定不同的權(quán)限[4]。
6 結(jié)語
隨著水務(wù)管理方式從傳統(tǒng)向現(xiàn)代、可持續(xù)發(fā)展的轉(zhuǎn)變，水務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化變得越來越重要。本系統(tǒng)依據(jù)海河二道閘管理所檔案管理實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)了文件級(jí)管理和訪問，代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理及閱讀模式、大大方便了檔案的管理者和使用者。基于網(wǎng)絡(luò)的檔案管理系統(tǒng)在檔案的創(chuàng)建、管理、和傳閱過程中的完整性、安全性，同時(shí)將提高電子檔案的協(xié)作和管理效率。該系統(tǒng)的建成，實(shí)現(xiàn)了二道閘管理所檔案信息化管理，提供用戶遠(yuǎn)程客戶端的瀏覽、查閱和管理[5]。
7 參考文獻(xiàn)
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本文以建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論為基礎(chǔ)，結(jié)合文秘專業(yè)的培養(yǎng)目標(biāo)和檔案管理職業(yè)技能發(fā)展特點(diǎn)，重構(gòu)了檔案管理課程的內(nèi)容。重構(gòu)的課程內(nèi)容以工作任務(wù)為載體，圍繞企事業(yè)檔案管理工作重點(diǎn)，按照職業(yè)技能發(fā)展的邏輯順序組織內(nèi)容。突出課程學(xué)習(xí)的情境性、能力發(fā)展的遞進(jìn)性和職業(yè)要求的切合性。
關(guān)鍵詞
建構(gòu)主義；高職文秘；檔案管理；課程內(nèi)容設(shè)計(jì)
檔案管理課程是高職文秘專業(yè)的必修課程，隨著高職教育改革的深入，檔案管理課程改革也逐漸成為熱門話題，并且主要集中在課程內(nèi)容的改革上。在課程內(nèi)容體系上，有老師提出要擺脫本科為黨政檔案部門培養(yǎng)專職檔案管理人員的學(xué)科知識(shí)體系，而建立符合高職文秘專業(yè)培養(yǎng)企業(yè)行政辦公文員的檔案管理知識(shí)體系，強(qiáng)調(diào)必須圍繞基層企事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員的要求，重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)生檔案收集、鑒定和整理能力，其次培養(yǎng)學(xué)生的保管與利用能力，而檔案管理檢索、編研和統(tǒng)計(jì)能力只做一般性訓(xùn)[1]66。在課程內(nèi)容的組織上，有老師提出檔案管理課程的內(nèi)容要緊貼檔案管理的工作過程。樓淑君認(rèn)為課程內(nèi)容應(yīng)根據(jù)企事業(yè)單位檔案管理工作任務(wù)來組織課程內(nèi)容，每個(gè)任務(wù)作為一個(gè)學(xué)習(xí)項(xiàng)目，從而構(gòu)建起以工作任務(wù)項(xiàng)目為主體的課程內(nèi)容，即以工作任務(wù)來組織課程內(nèi)容[2]21。林蘇則將檔案管理整個(gè)流程劃分為幾個(gè)工作環(huán)節(jié)，然后為每個(gè)工作環(huán)節(jié)歸納或創(chuàng)設(shè)出典型工作任務(wù)，最后通過“序化”來組織課程內(nèi)容，即以工作過程來組織課程內(nèi)容[3]10。以上對(duì)課程內(nèi)容的改革無疑對(duì)高職檔案管理課程發(fā)展起到積極作用，打開了建構(gòu)符合文秘專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)的檔案管理課程內(nèi)容的思路，但是這些改革也存在著重“工作”而忽視“學(xué)生”的問題，即當(dāng)前的檔案管理課程內(nèi)容改革只注意了依據(jù)企事業(yè)單位的檔案管理工作內(nèi)容與流程來設(shè)計(jì)內(nèi)容，而沒有考慮課程的學(xué)習(xí)主體—學(xué)生這一重要變量。學(xué)習(xí)心理學(xué)認(rèn)為，學(xué)生的學(xué)習(xí)過程是一個(gè)心理變化的過程，要讓學(xué)生進(jìn)行有效的學(xué)習(xí)必須讓學(xué)習(xí)對(duì)象、學(xué)習(xí)過程和學(xué)習(xí)方法符合學(xué)生的學(xué)習(xí)心理。因此檔案管理課程內(nèi)容的改革除了要依據(jù)檔案管理的工作任務(wù)與工作過程外，還要考慮學(xué)生學(xué)習(xí)心理規(guī)律。建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論是21世紀(jì)教育改革的重要指導(dǎo)理論，被譽(yù)為“當(dāng)代教學(xué)心理學(xué)的一場(chǎng)革命”。在職業(yè)課程領(lǐng)域，建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論多次被列入教育部組織精品課程評(píng)審指標(biāo)當(dāng)中，尤其是在2008年精品課程評(píng)審指標(biāo)中，明確提出，職業(yè)課程要基于專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo)，以典型工作任務(wù)來展開，要求對(duì)課程內(nèi)容進(jìn)行宏觀、中觀和微觀設(shè)計(jì)。其中微觀設(shè)計(jì)就是指課程內(nèi)容的組織與教學(xué)要符合學(xué)生認(rèn)知建構(gòu)特點(diǎn)，教學(xué)設(shè)計(jì)要以行動(dòng)導(dǎo)向展開。下列以建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論為基礎(chǔ)闡述檔案管理課程的內(nèi)容重構(gòu)與設(shè)計(jì)。
一、建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論與課程內(nèi)容的篩
建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論認(rèn)為學(xué)生不是憑空進(jìn)入學(xué)習(xí)活動(dòng)，學(xué)生在進(jìn)入學(xué)習(xí)時(shí)，他已經(jīng)獲得的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)會(huì)參與到新知識(shí)的學(xué)習(xí)過程中，即使有些問題他以前從來沒有遇到過，或者沒有現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)，當(dāng)問題呈現(xiàn)在他們面前時(shí)，他們也會(huì)用已有的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，依靠推理與判斷，對(duì)其做出某種解釋。所以建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論認(rèn)為教師教學(xué)時(shí)不能無視學(xué)生已有的經(jīng)驗(yàn)，簡(jiǎn)單地從外部將知識(shí)灌輸給學(xué)生，而是要把學(xué)生原有的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)作為新知識(shí)的生長(zhǎng)點(diǎn)。依據(jù)這個(gè)理論，我們?cè)诤Y選課程的內(nèi)容時(shí)要與學(xué)生已有的經(jīng)驗(yàn)保持一定的聯(lián)系。當(dāng)前文秘專業(yè)的學(xué)生普遍認(rèn)為檔案課程枯燥又抽象，其中主要原因是教師對(duì)課程內(nèi)容的選擇，沒有考慮到學(xué)生已有的經(jīng)驗(yàn)。高職學(xué)生多數(shù)是從高中直接升學(xué)而來的，對(duì)檔案管理工作多是一無所知。再者，很多教師開發(fā)課程時(shí)，直接搬用或創(chuàng)設(shè)工作項(xiàng)目作為學(xué)生學(xué)習(xí)與訓(xùn)練的任務(wù)。這些項(xiàng)目對(duì)于一個(gè)沒有工作經(jīng)驗(yàn)的學(xué)生來說，肯定無法產(chǎn)生“共鳴”。因此，檔案管理的課程內(nèi)容不宜一開始就采用企業(yè)真實(shí)任務(wù)。高職教育要求課程內(nèi)容與企業(yè)的工作任務(wù)相匹配，而建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論要求學(xué)生的學(xué)習(xí)建立在他已有的經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)基礎(chǔ)上，我們可以通過以下兩條路徑將兩者協(xié)調(diào)起來。一是在學(xué)習(xí)之初讓學(xué)生獲得某些檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，一是利用學(xué)生已有的與檔案管理相關(guān)的生活經(jīng)驗(yàn)。對(duì)于前者，可以讓學(xué)生參觀校內(nèi)檔案室或企業(yè)的檔案資料室；對(duì)于后者，充分挖掘?qū)W生與檔案管理核心工作能力相似的生活經(jīng)驗(yàn)。比如學(xué)生對(duì)自己電子文件的整理、學(xué)生對(duì)自己照片的歸類和利用、學(xué)生對(duì)自己作業(yè)的收集、整理和利用等生活經(jīng)歷，都包含了檔案管理的成分，只是與真實(shí)的檔案管理相比顯得不夠規(guī)范、不夠科學(xué)罷了，但是這些經(jīng)驗(yàn)可以作為學(xué)生學(xué)習(xí)新知識(shí)的基礎(chǔ)。因此我們?cè)诤Y選檔案管理課程內(nèi)容時(shí)，可以將圖像檔案管理、電子文本檔案管理和紙質(zhì)文件檔案管理作為課程的主要學(xué)習(xí)內(nèi)容。有人會(huì)擔(dān)心，學(xué)生只學(xué)這些內(nèi)容，無法“接軌”文秘職業(yè)崗位。其實(shí)這種提心是多余的，一方面，學(xué)生掌握了這些檔案管理知識(shí)與技能，可以觸類旁通了；另一方面，文秘職業(yè)崗位在各行各業(yè)都有，學(xué)生畢業(yè)后負(fù)責(zé)的檔案管理任務(wù)也不盡相同，要在有限的教學(xué)時(shí)間內(nèi)（多是周課時(shí)2—4節(jié)或全學(xué)期70學(xué)時(shí)），學(xué)習(xí)所有類型檔案任務(wù)，是不現(xiàn)實(shí)的，也沒有必要。
二、建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論與課程內(nèi)容的組
建構(gòu)主義認(rèn)為個(gè)體對(duì)世界的理解是基于個(gè)體學(xué)習(xí)者自身經(jīng)驗(yàn)背景建構(gòu)起來的，建構(gòu)主義提出學(xué)習(xí)應(yīng)與情境化社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)結(jié)合起來，學(xué)習(xí)者通過參與社會(huì)實(shí)踐來掌握社會(huì)規(guī)則、工具和活動(dòng)程序，即所學(xué)必須與所從事活動(dòng)結(jié)合起來。職業(yè)教育理論專業(yè)斯克萊本納對(duì)牛奶加工廠300名雇員關(guān)于知識(shí)的工作結(jié)構(gòu)表征研究也印證這個(gè)觀點(diǎn)[4]232。依此，檔案管理課程學(xué)習(xí)應(yīng)是讓學(xué)生置于檔案管理工作情境中，引導(dǎo)學(xué)生建構(gòu)知識(shí)與工作任務(wù)的聯(lián)系，通過完成具體的檔案管理工作，形成檔案管理所需要的知識(shí)和技能。建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論代表人物皮亞杰認(rèn)為，學(xué)習(xí)過程是學(xué)習(xí)者通過同化與順應(yīng)來達(dá)到與周圍環(huán)境平衡的過程。當(dāng)學(xué)習(xí)者能用現(xiàn)有認(rèn)知結(jié)構(gòu)去同化新信息時(shí)，他處于一種平衡的認(rèn)知狀態(tài)；而當(dāng)現(xiàn)有認(rèn)知結(jié)構(gòu)不能同化新信息時(shí)，平衡即被破壞，為了獲得新的平衡，需要修改或創(chuàng)造新圖式（順應(yīng)）。學(xué)習(xí)者的認(rèn)知結(jié)構(gòu)就是通過同化—順應(yīng)—同化—順應(yīng)……循環(huán)往復(fù)，從平衡－不平衡－平衡—不平衡相互交替中螺旋性發(fā)展起來的，并且每一種已經(jīng)達(dá)到相對(duì)平衡狀態(tài)認(rèn)知結(jié)構(gòu)都會(huì)為新的不平衡創(chuàng)造前提，提供可能。因此，檔案管理課程的內(nèi)容排列應(yīng)按照從易到難，從簡(jiǎn)單到復(fù)雜順序來排列。
三、一種基于建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論的課程內(nèi)容設(shè)計(jì)
1.課程內(nèi)容設(shè)計(jì)。
依據(jù)上述建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論，結(jié)合高職教育的特點(diǎn)以及文秘專業(yè)的培養(yǎng)目標(biāo)，檔案管理課程的內(nèi)容安排如下：
2.課程內(nèi)容安排說明。
（1）檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等檔案工作環(huán)節(jié)作為學(xué)習(xí)重點(diǎn)。高職文秘專業(yè)主要培養(yǎng)企事業(yè)單位的行政辦公人員，他們的檔案管理工作職責(zé)主要是收集、整理、歸檔和保管單位檔案，并為需要檔案的部門提供支持。本課程內(nèi)容設(shè)計(jì)中緊緊圍繞收集、整理、歸檔、保管和利用等檔案管理工作環(huán)節(jié)來訓(xùn)練。（2）本課程依據(jù)建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論，強(qiáng)調(diào)已有經(jīng)驗(yàn)對(duì)新學(xué)內(nèi)容的“支架”作用。項(xiàng)目一安排學(xué)生參觀檔案室以及采訪檔案人員，其目的是讓學(xué)生對(duì)檔案管理工作有初步認(rèn)識(shí)，為學(xué)習(xí)后面的檔案管理內(nèi)容“儲(chǔ)備”前知識(shí)。項(xiàng)目二沒有直接使用企業(yè)的紙質(zhì)文書檔案而是讓學(xué)生整理個(gè)人相片，其主要原因是90后的學(xué)生喜歡拍照，在電腦和手機(jī)中有大量沒有整理或整理不規(guī)范的照片，讓學(xué)生收集整理照片一方面可以激發(fā)他們興趣，另一方面可以充分利用學(xué)生已有的經(jīng)驗(yàn)。在項(xiàng)目三中，選擇“整理工學(xué)結(jié)合材料”這一訓(xùn)練載體，也是考慮這些材料有相當(dāng)一部分就是出自學(xué)生本人（如實(shí)訓(xùn)總結(jié)、實(shí)訓(xùn)成果等）。學(xué)生在完成這些任務(wù)時(shí)不會(huì)感到完全陌生。（3）本課程內(nèi)容設(shè)計(jì)強(qiáng)調(diào)在“做中學(xué)”。整個(gè)課程內(nèi)容以工作任務(wù)作為學(xué)習(xí)載體，將知識(shí)的學(xué)習(xí)安排在訓(xùn)練過程中。其用意是為學(xué)生創(chuàng)設(shè)一個(gè)良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，以便于學(xué)生進(jìn)行“情境學(xué)習(xí)”，另外讓學(xué)生在“做中學(xué)”，容易調(diào)動(dòng)學(xué)習(xí)的積極性。（4）按螺旋式上升安排檔案管理技能的訓(xùn)練。職業(yè)技能是職業(yè)教育的發(fā)展核心之一，技能需要通過多次反復(fù)訓(xùn)練才能獲得。因此本課程內(nèi)容通過完成照片收集、整理、編目、保管和利用，紙質(zhì)檔案的收集、整理、編目、保管和利用，企業(yè)客戶檔案的收集、整理和利用等工作子任務(wù)，來訓(xùn)練學(xué)生職業(yè)能力，讓學(xué)生在反復(fù)訓(xùn)練中獲得檔案管理的職業(yè)能力。（5）本課程安排了40學(xué)時(shí)課內(nèi)學(xué)習(xí)，比較符合當(dāng)前大多數(shù)文秘專業(yè)檔案管理課程周時(shí)2學(xué)時(shí)的現(xiàn)實(shí)，另外安排一周獨(dú)立生產(chǎn)性實(shí)訓(xùn)，也體現(xiàn)了檔案管理課程作為文秘專業(yè)核心課程的地位。
作者：焦名海 單位：深圳信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院
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【關(guān)鍵詞】企業(yè)人事檔案；現(xiàn)狀；措施
企業(yè)人事檔案是關(guān)于企業(yè)員工個(gè)人信息的記載，是個(gè)人學(xué)歷、資歷、經(jīng)歷等方面的證據(jù)，為企業(yè)決策者開發(fā)和管理人力資源、作出人事決策提供科學(xué)依據(jù)，企業(yè)人事檔案管理工作的開展情況會(huì)對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理狀況產(chǎn)生一定的影響。就目前企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀而言，仍有許多棘手的問題亟待解決。
一、人事檔案管理的現(xiàn)狀
（一）基礎(chǔ)性管理工作的問題。當(dāng)前企業(yè)人事檔案的基礎(chǔ)性管理工作呈現(xiàn)出一些漏洞和弊端，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1.認(rèn)識(shí)誤區(qū)，重視不足。一方面，企業(yè)管理者對(duì)人力資源的認(rèn)知，決定了人事檔案管理工作的開展力度，如果企業(yè)管理者只是著眼于企業(yè)與員工的雇傭關(guān)系，而不貫徹以人為本的用人理念、開發(fā)和利用人力資源，就會(huì)導(dǎo)致對(duì)人事檔案管理工作流于形式，而非投入實(shí)際的支持。長(zhǎng)此以往，人事檔案管理工作處于被忽視、被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，造成人事檔案管理制度不健全，難以發(fā)揮為人力資源管理工作服務(wù)的效能。另一方面，經(jīng)濟(jì)效益是衡量企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況的重要價(jià)值尺度，一些企業(yè)目光短淺，只著眼于短期的經(jīng)濟(jì)效益，忽視長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，認(rèn)為人事檔案對(duì)企業(yè)的貢獻(xiàn)小，因此不予重視，導(dǎo)致檔案散亂、丟失、篡改等違規(guī)現(xiàn)象的出現(xiàn)。
2.缺乏監(jiān)督機(jī)制。定期的檢查、監(jiān)督對(duì)人事檔案管理工作的順利開展大有裨益，否則就會(huì)造成人事檔案管理環(huán)節(jié)產(chǎn)生不必要的漏洞，如檔案資料收集不齊全、缺乏連續(xù)性，甚至造成遺失檔案等嚴(yán)重后果。而在人事檔案管理實(shí)踐中，由于缺乏相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案的混亂、無人問責(zé)，給后續(xù)工作的開展設(shè)置了不必要的麻煩，人事檔案的價(jià)值未能得到充分利用。
3.檔案管理人員素質(zhì)、能力有限。一方面，受客觀因素的影響，如崗位變動(dòng)、崗位輪換，一些人事檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)、尚未積累足夠的工作經(jīng)驗(yàn)、也未經(jīng)歷系統(tǒng)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不明確檔案管理工作的基本要求，沒有達(dá)到檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)能力。檔案管理人員是具體檔案管理工作的實(shí)施者，其專業(yè)能力的高低直接影響日常檔案管理工作的進(jìn)展?fàn)顩r；另一方面，檔案管理人員的素質(zhì)，包含敬業(yè)態(tài)度、責(zé)任感、人格品質(zhì)等，一些檔案管理人員對(duì)工作的重視度不夠、投入精力不足、態(tài)度不端正、缺乏責(zé)任感，只是在被動(dòng)應(yīng)付差事，檔案管理人員的素質(zhì)制約了檔案管理水平的提升。
（二）企業(yè)人事檔案質(zhì)量差，參考價(jià)值低。企業(yè)人事檔案在質(zhì)量方面存在不足之處，主要體現(xiàn)在：
1.收集歸檔工作制度不健全，收集的內(nèi)容不翔實(shí)，執(zhí)行力度不足，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)；
2.人事檔案資料缺乏真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性；
3.企業(yè)檔案管理人員在進(jìn)行具體操作時(shí)，工作態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，隨意性大，甚至出現(xiàn)修改檔案內(nèi)容的現(xiàn)象。
人事檔案是人力資源管理過程中用于選人、用人、開發(fā)人力資源的重要依據(jù)，關(guān)系到員工的晉升、薪酬以及職業(yè)發(fā)展，如果企業(yè)人事檔案本身在質(zhì)量上出現(xiàn)問題，就會(huì)降低其參考價(jià)值，影響企業(yè)在人力資源方面的決策效率。
（三）人事檔案管理方式陳舊。傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理采用手工編輯、檢索等方式，這種管理方式耗時(shí)、費(fèi)力、效率低、準(zhǔn)確度低。人事檔案管理的陳舊方式，難免出現(xiàn)紕漏，給一些人以可乘之機(jī)，偽造檔案資料，弄虛作假、隱瞞實(shí)情等，致使人事檔案權(quán)威性大打折扣。隨著檔案管理技術(shù)手段的革新，人事檔案管理軟件在技術(shù)上已經(jīng)比較成熟，并得到一定范圍的應(yīng)用。計(jì)算機(jī)在日常生活中的普及程度已相當(dāng)高，但尚未在人事檔案管理中得到廣泛運(yùn)用，相關(guān)的技術(shù)手段還沒得到全面挖掘和充分利用，制約了人事檔案管理朝著科學(xué)化、信息化的方向發(fā)展。
二、人事檔案管理措施
上述企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀所呈現(xiàn)出的問題不容忽視，必須采取相應(yīng)的措施，提高人事檔案管理效率，使其發(fā)揮最大效能，人事檔案管理措施需從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)：
（一）加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。提高人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，根據(jù)主體不同，分為四個(gè)方面：1.人事檔案管理工作人員，做到人盡其責(zé)、加強(qiáng)工作的責(zé)任感，嚴(yán)守規(guī)章制度、轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，重視人事檔案管理工作，明確其重要性，踏實(shí)認(rèn)真地服務(wù)于本職工作。2.其他相關(guān)部門，積極配合人事檔案管理工作，提供切實(shí)的幫助，明確人事檔案管理工作與本部門工作之間的聯(lián)系與影響，相互協(xié)調(diào)、優(yōu)化業(yè)務(wù)往來。3.企業(yè)員工，人事檔案與企業(yè)員工的利益息息相關(guān)，員工應(yīng)該作為檔案監(jiān)督系統(tǒng)中的一個(gè)環(huán)節(jié)，建立檔案保護(hù)意識(shí)，及時(shí)向有關(guān)部門和人員反映情況，監(jiān)督人事檔案的真實(shí)性、客觀性、有效性。4.企業(yè)管理者，明確人事檔案管理工作影響企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，不應(yīng)忽視人事檔案管理工作的重要性，建立并逐步完善人事檔案監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)人事檔案管理工作開展檢查、指導(dǎo)、督促，并及時(shí)解決問題。
（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)與能力。企業(yè)的發(fā)展、科技的進(jìn)步，對(duì)人事檔案管理人員提出了新的要求：1.企業(yè)需為檔案管理人員制定針對(duì)性的培訓(xùn)方案，通過系統(tǒng)的專業(yè)技能培訓(xùn)，檔案管理人員需掌握過硬的專業(yè)知識(shí)、（下轉(zhuǎn)第167頁）（上接第162頁）實(shí)踐操作技能，提升綜合文化素養(yǎng)。2.培育和引導(dǎo)檔案管理人員的素質(zhì)，如敬業(yè)奉獻(xiàn)、忠誠協(xié)作、踏實(shí)務(wù)實(shí)、好學(xué)精進(jìn)等。良好的個(gè)人素質(zhì)與過硬的專業(yè)能力形成合力，才能塑造出優(yōu)秀的檔案管理人員。3.引入考核機(jī)制，定期對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)和能力進(jìn)行考核與評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并采取切實(shí)有效的措施予以改進(jìn)。
（三）規(guī)范人事檔案管理制度。每個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況、發(fā)展戰(zhàn)略都有所不同，企業(yè)應(yīng)依據(jù)自身的實(shí)際情況來開展人事檔案管理工作，同時(shí)要以檔案管理領(lǐng)域內(nèi)的科學(xué)理論與方法為指引，規(guī)范人事檔案管理制度，如檔案保管制度、企業(yè)人事檔案管理?xiàng)l例、檔案管理部門職責(zé)等，人事檔案管理制度是開展人事檔案管理工作的規(guī)范性說明、操作依據(jù)，完備且科學(xué)的人事檔案管理制度，規(guī)范了人事檔案管理的收集、整理、歸檔、查閱等工作環(huán)節(jié)，有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、權(quán)威性，促使人事檔案在人力資源管理與企業(yè)發(fā)展中實(shí)現(xiàn)效用最大化。
（四）人事檔案管理現(xiàn)代化與信息化。1.傳統(tǒng)的人事檔案管理手段已不能適應(yīng)當(dāng)下的實(shí)際需求，借助計(jì)算與現(xiàn)代通信設(shè)備等現(xiàn)代化的辦公設(shè)施，提高檔案信息傳遞的速率，減少工作人員處理信息的時(shí)間和工作負(fù)荷，提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量。2.引入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、人事檔案信息系統(tǒng)等現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)資源，構(gòu)建動(dòng)態(tài)的、完備的、準(zhǔn)確的人事檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)人事資料及相關(guān)數(shù)據(jù)的高效整合，確保人事檔案資源的合理配置和高效利用。
三、結(jié)語
企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀呈現(xiàn)出諸多問題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)、有效地予以解決，從思想認(rèn)識(shí)、管理人員素質(zhì)、監(jiān)督體系、制度規(guī)范性、管理方式現(xiàn)代化等方面循序漸進(jìn)地實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理工作的優(yōu)化升級(jí)。從而使企業(yè)人事檔案更具適應(yīng)性、科學(xué)性和靈活性，更好地服務(wù)于企業(yè)管理、人力資源管理以及整體發(fā)展戰(zhàn)略。
【參考文獻(xiàn)】
[1]李莉虹.關(guān)于加強(qiáng)人事檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].山西建筑，2010（6）：216-217.
關(guān)鍵詞：高速公路；檔案管理；意識(shí)；信息化；人員素質(zhì)
中圖分類號(hào)： U412.36+6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
一、高速公路項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)
（一）專業(yè)性強(qiáng)
高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案是公路工程專業(yè)技術(shù)活動(dòng)的產(chǎn)物，在工程科研、設(shè)計(jì)、施工等過程中產(chǎn)生的文件材料，包括工程設(shè)計(jì)、施工工程記錄、工程質(zhì)量檢查、驗(yàn)收記錄和報(bào)告、試驗(yàn)測(cè)量等技術(shù)型工作，集中反映了公路工程專業(yè)的技術(shù)內(nèi)容和相關(guān)方法，具有鮮明的專業(yè)特點(diǎn)。因此，要做好高速公路檔案工作，不僅要有檔案管理方面的知識(shí)，而且要有工程方面的知識(shí)。
（二）流轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng)
高速公路建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)周期從項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批、招投，到施工、建成通車，最后竣工驗(yàn)收，歷時(shí) 3 年以上。建設(shè)手續(xù)要求完備，程序復(fù)雜，從資料形成到歸檔時(shí)間較長(zhǎng)。
（三）形成單位、部門多
在整個(gè)高速公路建設(shè)項(xiàng)目中，要涉及到政府部門、勘察、設(shè)計(jì)、施工、建設(shè)、監(jiān)理、運(yùn)營(yíng)使用單位等，常常多達(dá)數(shù)十家。各參建單位要按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的項(xiàng)目文件形成、收集、整理、歸檔工作。
（四）載體多樣性
高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案有著多種載體形式檔案，不僅有紙質(zhì)檔案，還有聲像、實(shí)體、電子檔案等。
高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主要目標(biāo)
（一）工程檔案管理達(dá)到協(xié)調(diào)統(tǒng)一性
高速公路工程建設(shè)項(xiàng)目管理過程中對(duì)于資料收集、檔案形成等內(nèi)容，嚴(yán)格要求相關(guān)檔案管理人員在進(jìn)行工作時(shí)接受工程檔案管理培訓(xùn)，熟悉高速公路工程檔案管理?xiàng)l例，以此確保工程檔案歸檔的完整性和統(tǒng)一性。
（二）工程檔案管理達(dá)到計(jì)劃前瞻性
高速公路建設(shè)項(xiàng)目是一個(gè)逐步推進(jìn)的過程，項(xiàng)目建設(shè)本身具有較強(qiáng)的計(jì)劃性，工程在每一個(gè)階段需要工作的內(nèi)容十分明確，一定程度上為高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案資料收集、整理等工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，除此之外，高速公路建設(shè)項(xiàng)目管理工作者進(jìn)行工作之前必須對(duì)整個(gè)工程計(jì)劃進(jìn)行分析和研究，并根據(jù)其實(shí)際情況制定目標(biāo)，同時(shí)，有效地完成資料收集和整理的工作。
當(dāng)前高速公里建設(shè)中檔案管理存在的主要問題
（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)
檔案意識(shí)不強(qiáng)，沒有足夠重視檔案管理工作。很多單位領(lǐng)導(dǎo)常常只重視工程建設(shè)的質(zhì)量、施工進(jìn)度、資金投入和生產(chǎn)安全，認(rèn)為檔案與經(jīng)濟(jì)效益無關(guān)，重不重視都無所謂。
（二）檔案工作與建設(shè)工作不同步
長(zhǎng)期以來，在建設(shè)項(xiàng)目中，一直存在著“重外輕內(nèi)”的思想，搶工期，抓進(jìn)度，重安全，往往忽視了對(duì)工程文檔產(chǎn)生過程的控制和管理，造成“內(nèi)外業(yè)不同步，內(nèi)業(yè)資料缺乏及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)和完整性。
（三）檔案管理機(jī)構(gòu)和人員不到位
考慮到人員和經(jīng)費(fèi)等因素，許多工程項(xiàng)目單位沒有設(shè)立檔案專員以及專門的檔案管理部門，管理網(wǎng)絡(luò)沒有建立，檔案室和相關(guān)設(shè)施設(shè)備缺乏，無法保障檔案的質(zhì)量、安全; 還有些單位雖然成立了相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，但未落實(shí)到具體工作中，形同虛設(shè)。
（四）人員素質(zhì)有待提高
從實(shí)際情況看，對(duì)高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員要求很高。從事高速公路工程檔案的人員要懂工程專業(yè)方面的技術(shù)，還要要懂得檔案管理知識(shí)。在工程建設(shè)中，填寫施工技術(shù)表格、整理竣工圖紙及對(duì)資料的專業(yè)分類組卷、往來文件的歸檔等工作都需要專業(yè)技術(shù)知識(shí)。因此，提高項(xiàng)目檔案管理人員的綜合素質(zhì)是非常必要的。
完善高速公路建設(shè)中檔案管理的策略
（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)
高速公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作是由建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位的專兼職檔案人員來完成的，同時(shí)也需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和全體員工的大力配合，因此，要想做好檔案管理工作，就必須要強(qiáng)化全員的檔案意識(shí)。
1、培養(yǎng)全體員工的檔案意識(shí)
檔案工作收集和整理，很多并不是由專業(yè)的檔案部門來完成的，而是由一些基層單位來完成的，因此，必須要加大檔案管理的宣傳工作，增強(qiáng)全體人員的檔案意識(shí)，以便做好檔案的收集整理工作。
強(qiáng)化檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)
高速公路檔案工作是一項(xiàng)既枯燥、繁瑣，又細(xì)致、認(rèn)真的工作，需要檔案工作人員既要具備檔案意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，又要具備較強(qiáng)的事業(yè)心和責(zé)任感。能夠靜下心來鉆研檔案業(yè)務(wù)，沉下身去做好指導(dǎo)檢查，在檔案管理崗位上有所作為、不負(fù)職責(zé)。
（二）推進(jìn)檔案管理的信息化和智能化
1、確立檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展思路
信息化、自動(dòng)化是檔案管理工作現(xiàn)代化的重要內(nèi)容和主要路徑。從事高速公路檔案管理工作的人員，必須要具備現(xiàn)代檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)等專業(yè)知識(shí)，具備高速公路建設(shè)過程中質(zhì)量、安全、環(huán)保、科研、協(xié)調(diào)等各個(gè)方面的相關(guān)知識(shí)，同時(shí)，還要具備計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等方面的相關(guān)知識(shí)。
努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的“數(shù)字化”
努力推進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的最全面、最廣泛的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)下對(duì)電子文件的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、編纂等，推進(jìn)文件和檔案一體化管理技術(shù)、磁介質(zhì)技術(shù)、縮微技術(shù)和檔案保護(hù)技術(shù)等。
努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的“智能化”
將高速公路檔案管理人員更新與知識(shí)結(jié)構(gòu)更新、檔案管理技術(shù)更新緊密結(jié)合起來，培養(yǎng)具有現(xiàn)代檔案管理知識(shí)、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的年輕隊(duì)伍，推進(jìn)現(xiàn)代電子技術(shù)在檔案管理工作中的普遍運(yùn)用。
（三）加強(qiáng)高速公路檔案管理制度建設(shè)
1、建立完善的文書處理制度
首先建立文件收發(fā)登記制度，把好收、發(fā)文關(guān)，根據(jù)掌握的信息和工程項(xiàng)目的特點(diǎn)、規(guī)律，確定可能形成的文件材料，及時(shí)編制初步的歸檔目錄，使檔案部門和公路參建單位對(duì)將形成的工程檔案材料做到心中有數(shù)；
其次，建立跟蹤制度，跟蹤收集要求檔案人員經(jīng)常深入到各部門和施工單位，及時(shí)獲取準(zhǔn)確信息，時(shí)刻緊追工程文件變化情況和運(yùn)行過程，達(dá)到收集齊全、完整的目的；
再次，建立督促和催辦制度，在文書處理過程中，文書檔案人員要關(guān)注文件運(yùn)行過程，跟蹤督促辦理，對(duì)處理完畢的文件、會(huì)議評(píng)論、工程文件、圖紙要積極主動(dòng)上門收集；建立限時(shí)辦結(jié)制度，各部門每年形成的文件材料要求次年 3～4 月內(nèi)整理、立卷移交檔案室，工程項(xiàng)目技術(shù)檔案要在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)整理、立卷移交檔案室，否則，按限時(shí)辦結(jié)制度獎(jiǎng)罰兌現(xiàn)。
建立科技檔案保證金制度
科技檔案是公路養(yǎng)、建、管以及舊路改造的依據(jù)。目前，科技檔案流失和收集不全已成為檔案管理工作中比較突出的問題。因此，應(yīng)建立保證金制度，在各項(xiàng)目計(jì)劃中列支一定比例的保證金，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，移交驗(yàn)收檔案材料時(shí)，按驗(yàn)收得分情況返還檔案保證金。以保證科研項(xiàng)目和工程檔案的完整、齊全、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和相互配套。
堅(jiān)持科技檔案檢查驗(yàn)收制度
嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案法規(guī)、政策，堅(jiān)持檔案部門參與工程驗(yàn)收和科技項(xiàng)目鑒定，做到下達(dá)任務(wù)與提出歸檔要求同步、檢查進(jìn)度與檢查檔案形成同步、驗(yàn)收鑒定成果與驗(yàn)收鑒定科技檔案同步、評(píng)獎(jiǎng)成果與檔案部門出具歸檔證明同步的“四同步”管理。這是確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確的有效措施。
（四）大力提升檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)
1、突出專業(yè)化方向
加強(qiáng)高速公路系統(tǒng)專業(yè)人才的引進(jìn)、培養(yǎng)和儲(chǔ)備，要引進(jìn)一批經(jīng)過具有檔案專業(yè)理論素質(zhì)和有一定的文化素養(yǎng)的人才隊(duì)伍，對(duì)于其它專業(yè)的人才，要加強(qiáng)檔案管理學(xué)相關(guān)知識(shí)的系統(tǒng)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)和掌握，熟練運(yùn)用現(xiàn)代檔案管理技能，對(duì)于檔案信息能進(jìn)行深層次的研究和深入的發(fā)掘，并能較好推進(jìn)檔案工作的組織與管理，使高速公路建設(shè)檔案管理工作符合檔案工作自身的發(fā)展規(guī)律。
突出行業(yè)化方向
在高速公路建設(shè)過程中，檔案管理工作必須緊密結(jié)合建設(shè)的實(shí)際，服務(wù)建設(shè)大局，在精通檔案管理規(guī)律的同時(shí)，要精通高速公路管理規(guī)律，打造適合高速公路建設(shè)需要的具有行業(yè)特征的高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍。
突出專職化方向
要不斷提高職業(yè)素養(yǎng)，要制定并貫徹執(zhí)行好符合高速公路建設(shè)特點(diǎn)的檔案工作發(fā)展規(guī)劃，培養(yǎng)一批熱心檔案工作、鉆研檔案業(yè)務(wù)、把握檔案工作要點(diǎn)、主動(dòng)搞好服務(wù)適應(yīng)高速公路建設(shè)事業(yè)發(fā)展需要的專職檔案工作人員，確保做好檔案素材的收集、鑒別和整理歸檔工作，搞好檔案業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，完成檔案工作的各項(xiàng)工作任務(wù)，為高速公路建設(shè)事業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
結(jié)語
綜上，高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)過程中必不可少的組成部分，具有十分重要作用。同時(shí)還能夠有效地反映出工程建設(shè)的實(shí)際情況，給整個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目后期營(yíng)運(yùn)管理工作提供基礎(chǔ)條件，由此可見，必須加強(qiáng)對(duì)高速公路檔案管理工作的重視。只有優(yōu)化管理，才能促使檔案管理工作更好地為高速公路事業(yè)服務(wù)，更好地發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
參考文獻(xiàn)
[1]曲文莉.談高速公路檔案管理與行業(yè)文化建設(shè)[J].山西檔案，2010.6.
[關(guān)鍵詞]人事 檔案管理 網(wǎng)絡(luò)技術(shù) 效率 數(shù)據(jù) 資源共享 節(jié)約成本
中圖分類號(hào)：TU741.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）27-0396-01
當(dāng)今時(shí)代，計(jì)算機(jī)能夠幫助人事檔案管理人員在記錄、調(diào)配、工資、更新等管理方面提高效率、提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供依據(jù)。我單位編制居多，更應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)在人事檔案管理方面的應(yīng)用，使計(jì)算機(jī)為人事檔案管理工作發(fā)揮更大作用。
1.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案管理工作中的作用
1.1 什么是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是指以能相互共享資源的方式互連起來的獨(dú)立計(jì)算機(jī)的集合。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是通信技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)管理軟件及通信協(xié)議的管理和協(xié)調(diào)下，實(shí)現(xiàn)資源共享和信息傳遞。資源共享指共享硬件、軟件和數(shù)據(jù)資源，信息傳遞指對(duì)共享數(shù)據(jù)資源集中處理及管理和維護(hù)。
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的最大貢獻(xiàn)是實(shí)現(xiàn)了資源共享，如此便極大地提高了工作效率，促進(jìn)了辦公自動(dòng)化的發(fā)展，因此這個(gè)當(dāng)前最活躍的高新技術(shù)，被廣泛應(yīng)用于政府、機(jī)關(guān)、學(xué)校等不同部門。
1.2 什么是人事檔案管理
人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄，是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。
1.3 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案管理工作中的作用
1.3.1 提高管理效率
單位人事檔案儲(chǔ)存著員工個(gè)人履歷、德能勤績(jī)、人事關(guān)系變動(dòng)、工資、獎(jiǎng)懲等重要信息，是日常工作中領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門需要經(jīng)常查閱的材料。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使這些信息共享變得輕松容易，增強(qiáng)了實(shí)時(shí)性、準(zhǔn)確性，節(jié)省了時(shí)間，提高了管理工作效率。
1.3.2 節(jié)約成本
人事信息屬性繁多，因性質(zhì)不同而情況復(fù)雜程度不一。包括不同編制下的工資統(tǒng)計(jì)、編制歸屬情況、老干部情況統(tǒng)計(jì)等方面，其涉及的面之廣，數(shù)據(jù)量之大可想而知，若利用手工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，將花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力等。多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立以后，我們就可以快速準(zhǔn)確調(diào)取信息，信息一經(jīng)錄入，便可以共享，而且利用專業(yè)輔助軟件還可自動(dòng)生成審批表等材料，節(jié)省了成本。尤其是，利用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的電子信息，使紙質(zhì)稿檔案可以減少翻閱次數(shù)，從而降低了原稿的磨損度，進(jìn)而降低成本。
1.3.3 多媒體信息的擴(kuò)充
信息可以分為文字、圖像、聲音、影視、動(dòng)畫等多種形式，稱為多媒體信息。隨著時(shí)代科技的發(fā)展，多媒體技術(shù)日漸成熟。人事資料可以通過多媒體技術(shù)采集聲、像、視頻等方式進(jìn)行擴(kuò)充，使人事信息更加全面、直觀和生動(dòng)，在深度和廣度上有了進(jìn)一步拓寬。而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)則使多媒體信息的儲(chǔ)存、傳輸和處理成為了可能。
1.3.4 減少失誤率
由于計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快、存儲(chǔ)容量大、計(jì)算精度高的特點(diǎn)，在管理工作中使用計(jì)算機(jī)就可以減少許多由人工抄錄引起的失誤，使數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確。
2.人事檔案管理工作已實(shí)現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)
隨著計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和普及，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化乃大勢(shì)所趨。應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的情況總結(jié)如下：
2.1 建立了基本信息查詢數(shù)據(jù)庫
只要輸入某種類別關(guān)鍵字，如“姓名”或“職務(wù)”等，就可以快速查閱到信息。
2.2 建立了材料接收登記數(shù)據(jù)庫
人事檔案材料原件的接收、登記、歸檔、日期、接手人等信息通過計(jì)算機(jī)錄入成為電子信息，使檔案接收管理工作有序有據(jù)。
2.3 建立了與上級(jí)管理部門關(guān)聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)版數(shù)據(jù)庫
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，上級(jí)人事管理部門統(tǒng)一了信息管理系統(tǒng)，便于信息的共享與交流，公文、郵件材料等更是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交互。
2.4 建立了人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫
人事檔案原件的編號(hào)、存放柜號(hào)是查找該檔案的關(guān)鍵信息，我院將所有員工檔案按職稱分類存放，建立了以“姓名”和“職稱”為檢索關(guān)鍵字的數(shù)據(jù)庫，使查找人事檔案存放位置變得更為快捷。
3.需要解決的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)問題
在人事檔案管理工作上實(shí)現(xiàn)了基本的存儲(chǔ)和查詢等操作技術(shù)，但仍有許多問題需要解決。
3.1 思想觀念較落后
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理工作由手工化轉(zhuǎn)為自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化是必然趨勢(shì)。但往往由于檔案管理人員的思想觀念未發(fā)生轉(zhuǎn)變，仍固守于原有的手工化處理的習(xí)慣，使這項(xiàng)現(xiàn)代化進(jìn)展緩慢。在管理工作中，墨守成規(guī)的思維方式?jīng)Q定了人仍像以往一樣手工處理問題，而想不到計(jì)算機(jī)的快捷，明明知道用電腦寫更快，但還是愿意手寫，以至于最后還要做重復(fù)工作。所以提高管理人員的素質(zhì)，加快思想觀念的轉(zhuǎn)變很重要。
3.2 軟硬件建設(shè)跟不上
由于思想觀念的落后，導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)投入不夠，進(jìn)而導(dǎo)致設(shè)備不夠先進(jìn)、管理人員的操作技術(shù)水平不受重視、技術(shù)培訓(xùn)跟不上等問題是檔案管理現(xiàn)代化的阻礙。
3.3 資源無法實(shí)現(xiàn)更大范圍的共享
由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平的限制，人事檔案管理的信息共享僅限于人事部門與上級(jí)和同類部門之間，需進(jìn)一步提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用水平，開發(fā)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫軟件，使信息資源實(shí)現(xiàn)更大范圍內(nèi)的共享，使領(lǐng)導(dǎo)和廣大員工更易查詢到自己想要的信息。
總結(jié)
人事檔案管理是一項(xiàng)數(shù)據(jù)量大而繁瑣的工作，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用將會(huì)隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、管理者素質(zhì)的提高越來越深入，信息資源也將得到越來越廣泛的共享和應(yīng)用。
參考文獻(xiàn)：
[1] 陳兆、和寶榮、王英瑋主編《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)第三版》，中國人民大學(xué)出版社。
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[3] 馮惠玲主編《電子文件管理教程》，中國人民大學(xué)出版社。