時間：2023-06-05 16:08:41
導語：在提高檔案工作管理水平的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
【關鍵詞】檔案管理；創新發展；信息化建設；管理效率
0.前言
檔案信息化技術管理作為一種知識管理先進的模式，在社會發展中具有越來越重要的作用。如今的信息化技術為檔案管理的發展提供了強大的技術支持。檔案管理信息化不僅可以改善檔案管理繁雜的工作，也可以沖破以往檔案管理的局限性，實現檔案管理透明化，做到部分檔案資料信息共享，從而提高整體的工作效率。
1.檔案管理信息化建設的重要性
檔案管理信息化是新時代檔案管理的目標，是數字化技術、網絡技術、遠程通信技術等現代化先進技術的有機整合，進而形成檔案信息遠程傳輸和社會共享的完整服務體系。“檔案管理的信息化”，是檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務作為重點。實現檔案實體的信息化，可以對檔案信息資源進行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。
1.1檔案管理科學、方便、快捷
檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費時費力。檔案信息化管理更多的是體現在自動化、實時化、網絡化。數據只需一次錄入可以多次利用：即可在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率。同時，各種報表還可以自動打印。
1.2檢索查詢更為方便
傳統的檢索方式為：檔案管理人員從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據上面的記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理實現信息化后.檔案的檢索與查詢可以通過網絡實現即時查詢，無論在時間還是空間上都顯得更為方便簡潔。
1.3檔案的查借閱工作更加可控
傳統的檔案查借閱多以手工為主，費時費力且容易出錯。檔案管理實現信息化后，檔案的查借閱采用計算機管理，操作方便，同時可以自動產生催還記錄，對過期不按時歸還的借閱者進行有效的催還。
2.目前檔案管理工作現狀及存在的問題
2.1面臨創新與安全的挑戰
原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應用。二是為了確保檔案安全。檔案管理系統向深層應用發展時，會出現與其它應用系統整合的情況，對于整合必須用創新思維來處理好各方面的矛盾，同時計算機系統和網絡本身存在安全缺陷，不僅硬件資源易受自然災害和人為的破壞，且軟件資源和數據信息也易受到病毒的侵擾和毀壞。
2.2面臨標準化、法制化的挑戰
由于檔案自身的復雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。檔案的立法也相對比較缺乏，甚至對超過五十年的歷史檔案必須解密都沒有明確的法律依據，造成大量檔案因密級問題無法發揮其應有的使用價值。
2.3技術支持不全面
一是電子文件在性質上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會適得其反。二是在檔案信息化建設初期，大量的紙質檔案需要通過掃描儀等設備轉化為電子檔案，目前我們多數單位使用的平板掃描儀雖然價格便宜，但速度慢，無法適應將原始檔案資料短期內完成轉化的要求。
2.4領導重視不夠，檔案信息化意識不強
在當今經濟建設為中心的新時期，各級領導對檔案信息化建設的工作重視不夠，檔案意識淡薄，不像對待經濟建設那樣下力氣去抓檔案信息化建設工作。
3.加強檔案管理信息化建設的策略
3.1建立規范體系
檔案信息化的前提是基礎工作的規范化和標準化。由于歷史原因，檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個專業，無法全面實施、推廣統一標準。同時，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類、著錄及有關規定已不能完全適應。所以要制定統一的、標準的規范體系。
3.2完善安全制度
檔案信息化建設最終落實都要靠人來執行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護屏障。為此，要提高檔案人員的警惕性，利用安全技術手段從根本上鏟除黑客對信息系統的威脅。
3.3提高技術支撐
技術是檔案信息化建設的生命。首先，要配備質量可靠、性能優良的硬件設備并添置相應的配套設備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。其次，要設計開發出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設與辦公自動化系統融合貫通。其三，要采取有效措施保證軟、硬件安全運行。
3.4加強人才建設
檔案信息化建設就是運用計算機和網絡技術為社會和公眾服務。作為信息化社會的檔案工作者必須具備一定的計算機和電子文件管理知識。這就要求我們檔案人員不斷更新觀念，學習新知識，掌握新技能，樹立為社會和公眾服務的意識。
4.做好檔案管理工作的方法
4.1完善各項規章制度
充分認識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進一步提高規范化管理水平。一是根據我國《檔案法》等法律法規和有關檔案管理規定，結合實際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。二是引進先進的檔案管理軟件，制定電子檔案管理、分類標準。檔案管理工作的發展趨勢是逐步向自動化轉變，實現電子檔案和紙質檔案一體化管理。
4.2提高信息化管理水平
在現代化過程中，檔案的載體發生了巨大的變化，由原來以紙質檔案為主發展為紙質與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用，極大增加了檔案的信息存儲量，而且開發利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。檔案載體的多元化、信息存儲和處理的數字化以及檔案收集與傳遞的網絡化成為必然的發展趨勢，這就對檔案管理工作提出了新的要求。同時，檔案管理信息化的發展使得檔案部門逐步走向社會，更好地為人們的生活、學習和工作服務。實現檔案管理工作信息化可以將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，使他們有更多時間和精力去研究檔案的各種規律，不斷改善檔案的管理水平，有助于管理水平的整體提升。更重要的是，檔案管理信息化還可以為檔案利用者提供多種查詢手段，提供高效、優質的服務。
4.3加強管理隊伍的建設
檔案管理工作的創新，應是以人為主體的創新，歸根到底要依靠“人”來推動，同時也是為了促進“人”的更好發展，從而實現檔案事業的可持續發展。這就要求高度重視檔案管理隊伍的建設。一是培養敬業精神。敬業是創新精神的基礎。檔案工作者要熱愛事業，積極思考問題，勇于提出改進工作的意見和設想，不斷進行檔案工作的探索和創新。二是培養獨立思考的習慣。檔案工作者要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在此基礎上敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。三是培養求實的科學精神。檔案工作者要準確把握所面臨的新形勢和自身發展的新情況，學結富有創造性的先進做法和成果，用求實創新的精神把握檔案事業發展規律，勇于探索和實踐，創造性地開展工作。
【關鍵詞】推進 電子檔案接收
Abstract: Through the analysis of the generated background and advantages of electronic archives, the paper expounds the inevitability of electronic archives, and emphasizes the importance of the preparation work before reception and the main channels of reception.
Key words: promote; electronic archives; reception
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）
自中華人民共和國住房和城鄉建設部建辦標函【2007】738號《關于的通知》下達以來，全國各地不少地區的城建檔案館已試行和開展了電子檔案的接收工作，探索出許多好的經驗，摸索出很多成功的路子。但就絕大多數地區的城建檔案館、室而言，目前還處在等待、觀望或正著手準備的初級階段。為積極推進電子檔案的接收工作，不斷提高城建檔案現代化管理水平，本文就認真做好電子檔案接收前期各項準備工作談點規淺認識。
一、廣泛實行電子檔案是必然的發展趨勢
中華人民共和國行業標準《建設電子文件與電子檔案管理規范》（CJJ/T117—2007），已于2008年1月1日期正式實施。這就表明，建設電子文件和電子檔案，已經納入城建檔案館、室業務范圍，庫藏檔案資源又增添了新成員。目前尚未開展電子檔案接收工作的，不管有多少理由，但總歸是庫藏檔案資源建設的損失，是城建檔案工作的遲滯。為彌補落后，抓緊趕隊，我認為首要的是盡快提高對建設電子文件和電子檔案重要性的認識，以敦促早日展開行動。
1、科學技術的發展產生電子檔案。人類對信息記錄、存儲的要求，隨著社會的進步而發展。現代科學技術的飛速發展，特別是計算機技術及信息技術應用的普及和深入，人類社會活動的記錄形式發生了重大變化，眾多的非紙質文件得以生成或產生。尤其在辦公環境不斷電子化的趨勢之下，工程電子文件和電子檔案便應運而生，而其主體地位會越來越明顯，它必將徹底改變我們所熟悉的工作方式。這種信息時代帶來的沖擊和挑戰，城建檔案工作者必須清醒地認識，這是信息技術發展的必然趨勢，是順應時展的新要求。為此，必須從思想和理論上充分認識這一點，從而把電子檔案的開發、運用盡快地提到議事日程。
2、電子檔案生動形象地再現了生產社會實踐。城建檔案館、室所接收的電子檔案，是指具有參考和利用價值并作為檔案永久保存的建設電子文件及相應的支持軟件、參數和其它相關數據。它和紙質檔案一樣，同樣具有原始記錄性，具有有效性、階段性、完整性等特點。所不同的是，電子檔案比紙質檔案能更生動、更形象地再現生產社會的實踐過程，同時更有利于檔案信息資源的整合和快速傳遞。因為建設工程電子文件是在生產過程中通過數字設備及環境生成，以數碼形式將生產的全過程逼真地存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數字設備去閱讀、處理、并可在通信網絡上進行傳送。讀取電子檔案，如同身臨生產和施工現場，其真實性和感染力，使其更富有利用價值。
3、電子檔案可以提高工作效率和生產力。隨著城建檔案信息數字化處理技術和計算機網絡技術的廣泛應用，檔案工作從初期從手工操作、查詢、保管到目前的計算機查詢、信息傳輸、下載、智能監控保管等，把人們從繁重單調的操作中解放出來，同時也使各種載體的檔案得到了更好地保護，減少了人為的損傷和破壞，延長了檔案的壽命，提高了查檔調檔的速度，降低了管理成本，提高了工作效率。信息社會和網絡時代，基本特點是信息資源數字化，信息傳遞網絡化。電子檔案是完全數字化的檔案，就充分體現了這一點。它可以通過網絡虛擬空間，快速、高效、多方位地輸出、傳遞檔案信息和交流，與館內計算機管理程序相融合，完成各種業務需要，不需再加工，便完成檔案信息資源的共享，實現檔案資源的整合。電子檔案，為檔案工作提供了自動化、系統化的管理手段，簡化了數字化流程，有利于做各種數據分析，快速提供有價值的參考數據，管理上更為靈活廣泛，大大提高了工作效率和生產能力。
4、電子檔案可以節約大量存儲空間。
目前，城建檔案館、室電子檔案的形成，無非二種情形，一是將現有庫藏檔案掃描數字化，形成電子檔案；二是按照《建設電子文件與電子檔案管理規范》要求新接收的直接形成的電子檔案。前者形成的電子檔案不會減少紙質檔案對空間的占用，后者接收的電子檔案，在近期可以節省一部分庫藏空間。如施工過程中的一些表格、一些材料的實驗報告等，完全可以只收電子文件，紙質檔案則可以免除。展望長遠發展，將來很可能形成只收電子檔案，而無需再收紙質檔案，豈不更節省存儲空間，同時也大大節約了基建成本。
5、電子檔案便于異地備份規避災害隱患。城建檔案異地存儲備份，是規避不可抗拒的自然災害對檔案造成危險隱患，確保檔案安全的重要手段。特別是四川汶川地震等自然災害發生后，這一問題更引起了國家及各級的高度重視。2010年5月，“全國檔案安全體系建設工作會議”要求：“原則上，無論是檔案館，還是檔案室，所有應歸檔保存的電子文件都應至少有一套異地備份。”國家住房和城鄉建設部，為確保做好檔案異地備份工作，還為各省異地備份劃分了對口省份和地點。
電子檔案異地備份的提出，是適應新形勢發展而強調的新要求，同時也是基于電子檔案便于存儲傳遞的特點，這是紙質檔案難以做到的事情。因此，把紙質檔案轉換成電子檔案，大力接收建設工程電子檔案，已是刻不容緩的重要工作。
二、認真做好接收電子檔案的各項準備工作
接收建設工程電子檔案工作，雖然上級已經強調了幾年，我們也已耳熟能詳，但真正扎扎實實普遍把這項工作開展起來，也還需要一個過程，需要做好多項準備工作。
[關鍵詞]檔案管理；信息化；措施
隨著我國社會主義現代化建設不斷取得新的成就，我國的社會主義經濟、政治和文化都取得了長足的發展。尤其是當前我國的經濟發展水平，在高速的經濟發展速度保障下，我國的經濟發展水平不斷提高，這就使得我國的社會文化生活和政治生活出現了新的要求。所以，在這樣的歷史形勢下，單位提高檔案的管理水平是深入的貫徹科學發展觀的必然要求，也是不斷提升我國文化實力，提高我國企業單位管理水平的關鍵所在。在當前的世界發展形勢下，提高檔案的科學管理水平，是當前告訴發展的經濟提出的要求，也是順應當前科技發展趨勢的必然。所以，筆者認為不斷提高檔案管理的科學化水平是必然趨勢。本文將針對我國如何提高檔案管理的科學化水平進行一定的分析和研究。
一、提高檔案科學管理水平的必然性分析
首先，提高檔案管理的水準本身就是提高我國文化管理水平，相應當前我們建設和諧社會和科學發展觀的必然要求。作為我國文化實力的重要體現，檔案的管理可以有效的體現出中華民族作為一個以集體主義為要義的民族發展要義。在各種檔案中，包含了幾乎涉及到我國政治、經濟和文化等各個方面的資料。這些資料本身是有很強說服力的，其能夠有效的反映出我國在不同歷史階段的各種資料和狀況，這不僅僅是對我們過去歷史的一種保存，更是對將來發展做出指導的一種有力的保障。所以，只有不斷的提高我國檔案管理的科學發展水平，才能夠更好的做好檔案的管理工作，最大限度的發揮檔案管理的價值。
其次，提高檔案管理的科學化水平本身能夠提高我國檔案管理的水平。在很長的一段時間內，檔案的管理工作在我國都是采取手動的方式進行。這不僅僅要耗費大量的人力，也不利于儲存和資料的取用。并且很多的單位都對檔案的管理工作不夠重視，這樣就直接的導致了我國檔案管理的混亂。在當前高速發展的信息技術支撐下，我國的計算機技術不斷提高，在各個領域都取得了廣泛的應用。所以，將以計算機技術為代表的科學化管理技術運用到檔案管理中，不僅僅可以提高檔案的管理質量，還能夠節省大量的人力和物力，并且能夠有效的提高檔案的利用率，不僅對單位來講能夠有效的節省成本，也能夠是檔案獲得最大限度的應用。
二、提高檔案管理科學化水平的措施
首先，加快現代化檔案管理體系的建立。在建設現代化檔案管理體系的過程中，就必須要先樹立起檔案管理的觀念，這本身就是我國檔案管理的薄弱環節所在。前文中我們也提到過，當前的檔案管理最主要的問題就是領導對檔案管理工作不夠重視，往往都是由單位內部的人員兼職管理。所以，在檔案管理的工作中，就要建立起一整套檔案管理的機制。將檔案管理的機制建設作為檔案管理工作的重點，建設起一套相對完整的，適合單位發展的管理機制。要對傳統的檔案管理機制和檔案管理理念進行改革，轉變傳統的檔案管理工作形式，加強檔案的利用。根據檔案管理工作不同的性質，實行確定的定崗定責的管理模式。在檔案管理的體系上，要建立起一整套的檔案管理班子，要由主要的領導作為檔案管理的全局管理者，通過上下級的部門管理和監督，確定專門的檔案管理人員。這樣才能夠不斷的健全的檔案管理的工作制度，也能夠更好的促進檔案的管理，提高檔案管理的質量。
其次，要提高檔案管理人員的素質。檔案管理工作本身就是一項比較繁瑣的工作，而且檔案的管理工作本身也是對工作人員要求比較高的。這就要求我們在挑選檔案管理的人才過程中，首先就要要求人才能夠具備相當的檔案管理基礎知識，要有一定的檔案管理的基本理念。同時，針對不同單位不同部門的檔案管理實際，檔案的管理人員還要具備一定的專業基礎知識。在檔案管理的信息化進程中，由于信息化本身為檔案管理帶來了很大的便捷，所以檔案的管理人才還要具備一定的信息技術知識，要熟練的使用計算機以及網絡對檔案進行收集和管理。同時，由于檔案的檔案管理工作人員在素質上存在一定的問題，這就要求單位要定時定期的對檔案管理人員進行相關素質的培訓。只有這樣才能夠不斷的加強檔案管理人員的業務能力和綜合素質。并且，在日常的工作中，要加強對檔案管理工作人員的獎懲，對那些模范的管理人員以及在業務能力上比較突出的人，要做出一定的獎勵，這樣才能夠有效的促進檔案管理人員自覺的學習和進步。
第三，要加快檔案管理的信息化建設進程。檔案管理的信息化本身不僅僅是要求檔案管理的理念先進，也并不是單純的要求檔案管理人員的素質比較高，還要有相當的硬件設施。所以，在檔案管理的科學化水平提高過程中，要求單位要及時的更新相關的硬件設備。要在硬件和軟件上都具備相當的水準，才能夠滿足檔案管理的信息化改造。單位需要成立專門的檔案管理工作室，并且購買相關的專門檔案管理軟件，只有這樣才能夠有效的促進檔案管理的科學化水平提高。
最后，要促進檔案管路的標準化建設。對于檔案管理來講，標準化的檔案管理能夠有效的促進檔案管理效率的提高。我們要轉變傳統的檔案管理理念，加強監督，及時的對檔案的管理以及開發做出相關的審核，做好檔案的處理工作。同時，要健全檔案管理的評估機制。運用現代化的管理方式以及先進的管理設施，對檔案的管理工作進行科學化的管理，采取先進的技術以及設備對電子檔案進行有效的管理，這樣才能夠不斷地健全檔案的管理機制，提高檔案管理的效果。
參考文獻：
一、我國醫院辦公室檔案管理工作中存在的問題
盡管我國大部分醫院領導部門對辦公室檔案管理工作都給予了高度重視，并采取了一系列措施提高管理水平，但整體結果卻顯得有些不盡人意。究其原因，主要是因為當前檔案管理中仍然存在一些問題尚未解決，這些問題歸納起來，大致包括以下幾個方面：
（一）檔案管理工作缺乏足夠重視
從我國醫院辦公室檔案管理工作的整體水平來看，較之一些發達國家相比，仍然有很大差距。究其原因，主要是因為部分醫院領導部門對辦公室檔案管理工作缺乏足夠重視，
（二）醫院辦公室檔案管理現代化水平不高
隨著我國科學技術飛速發展，越來越多的先進設備和技術被引入到醫院辦公室檔案管理中，但由于對這些設備和技術缺乏充分利用。從而導致當前我國醫院檔案管理工作的現代化水平仍然相對較低，檔案管理機構的設置較為混亂，導致檔案管理工作中盲目性以及隨意性較強，沒有明確的檔案管理工作目標以及管理手段。此外，也沒有結合醫院的實際情況制定標準規范的檔案管理模式，而且對于檔案資料的開發利用也相對較為薄弱，這些問題造成了醫院檔案管理工作水平得不到有效的提升。
（三）管理人員素質參差不齊
就我國目前醫院辦公室檔案管理人員的素質現狀來看，很多人員的業務技能和管理能力都無法滿足檔案管理的根本需求，尤其是一些鄉鎮醫院的檔案管理人員，無論是專業水平還是文化程度，都相對較低，甚至還有些管理人員是從其他部門轉借來的，這類人員往往身兼多職，無法將全部精力放在辦公室檔案管理上，從而導致檔案管理水平等低下，檔案利用率不高。除此之外，醫院發展對辦公室檔案管理人員素質要求的不斷提高，但對員工的培訓工作卻并沒有得到有效開展，從而使得員工的業務水平和技術能力落后，在開展管理工作的時候顯得力不從心，無法提高檔案管理的整體質量。
二、醫院辦公室檔案管理工作中問題的對應策略
辦公室檔案管理工作中存在的問題直接影響了醫院整體管理水平的提升，同時對企業可持續發展目標的實現也會在一定程度上造成阻礙。所以，結合醫院發展的實際情況，采取針對性的措施將問題解決非常重要。
（一）完善醫院檔案管理制度體系
任何一項管理工作都需要有健全的制度作為支撐，辦公室檔案管理也不例外，越是完善的規章制度，對檔案管理水平的提升越有利。所以，醫院若想要從根本上提高辦公室檔案管理水平，就需要結合醫院發展的實際情況和根本需求，制訂科學完善的管理制度體系，并確保各項制度能夠在實際工作中得到切實落實，做到責任明確，量化到人，實行績效考評和工效掛鉤的考核機制，以此來對員工日常工作的實際情況進行全面了解和掌握，對工作中存在的不足之處進行不斷完善，以此來確保辦公室檔案管理工作有序、高效的進行，最終達到促進醫院良性運作的根本目的。
（二）強化辦公室檔案管理意識，提高檔案管理信息化水平
隨著我國科學技術的飛速發展，管理信息化也成為了辦公室檔案管理的一個必然趨勢。為了順應時代的發展潮流，必須注重檔案管理信息化的實現。首先，醫院應該從辦公室檔案管理的內容出發，加大對先進設備和技術的投入力度，將計算機技術和網絡技術充分利用起來，實現各項管理工作的自動化、數字化。同時，要強化辦公室檔案管理意識，從管理者到基層員工，都要從根本上認識到辦公室檔案管理的重要性，從而在工作中不斷對檔案管理工作進行完善。
（三）提高管理人員的綜合素質
提高檔案管理人員的綜合素質也是提高辦公室檔案管理工作的一項重要措施，隨著我國醫院發展腳步的不斷加快，對辦公室檔案管理人員的綜合素質也提出了更好的要求，企業若想要從根本上實現檔案管理人員綜合素質的提升，一方面要加強檔案管理人員的專業素養培訓工作，提高工作人員的專業知識和業務水平，另一方面則是要建立健全的獎懲制度，以此來提高檔案管理人員的工作效率，促進企業的可持續發展。
關鍵詞：油田檔案 管理水平 提高
油田企業檔案是油田開發生產、經營活動的原始記錄和重要憑證，是實現油田企業可持續發展的重要組成部分，是油田企業管理的重要內容，是油田企業強化基礎管理、提高企業競爭力、維護自身權益的原始依據，也是維持油田企業正常生產經營活動必不可缺的部分。自油田開發以來，雖然各級、各層領導給予油田開發檔案一定的重視，油田開發檔案也初具規模，現代化管理水平不斷提高，但在具體工作中仍有不少問題需要改進和加強，本文通過對油田開發企業檔案管理目前存在問題進行分析，提出一些見解和認識，使油田開發企業檔案管理更加規范和科學，以便更好地為油田生產建設服務。
一、目前油田開發企業檔案管理中的主要問題
1．檔案管理的自動化水平不高。提高檔案管理的自動化水平喊了多年，但目前還遠遠達不到網絡化管理的需要。大部分檔案室僅幾臺微機，手工檢索和錄入等主要工作方式。
2．檔案收集不規范。在檔案收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，有時出現檔案員逐個跑各個部門和科室，有的以忙推脫，檔案歸檔不及時，有些重要檔案，由于檔案人員不可能參與每一項企業的生產經營活動，導致重要檔案不能及時歸檔現象，時間一長，甚至有丟失的可能。特別是目前人員調動頻繁，調動人員總是急著辦手續，檔案人員由于都是熟人關系，只要簽了字，馬上讓其辦理調動手續，而實際上該調動人員手里可能還有重要的檔案還沒有歸檔上交。
3．檔案綜合管理力度不夠。油田開發企業的廠處級單位的檔案室，只是廠行政辦下面的一個班組，廠級由總工程師主管(有些由主管科技的副廠長主管)，廠辦主任、或總工程師由于工作較忙，具體的檔案工作協調不可能直接管，而檔案室主任只是一個班組長的級別，與各個部溝通和協調困難較大。另外，勞資、組織等業務部門還專門設有檔案室，也給檔案綜合管理帶來了困難。
4．檔案整理不規范。在檔案整理過程中存在著類別不清、卷內目錄與實際整理不相符等問題，特別是文書檔案中油田的生產經營活動分為多個子系統，而基層或部分人員上交檔案出現子系統劃分不準，造成查找一個文件或資料費很長時間。
5．檔案管理的深度和幅度有待加強。從深度上講，檔案管理人員對企業重大生產經營活動不掌握信息，生產業務不熟，導致檔案利用和收集的困難；從幅度上講，目前檔案室缺乏聲像檔案管理，這一塊目前在宣傳部門，這也給加強科學管理帶來了難度。
6．檔案人員素質有待加強。都認為檔案室是一個工作輕松部門，沒有過多的從人員技術素質上考慮過進人。人員知識結構老化，培訓流于形式，也影響了檔案管理水平的提高。
7．檔案工作的生態環境問題。檔案存放環境不理想，以第一采油廠為例，目前的檔案室是油田開發會戰初期建造的辦公樓改作檔案室，房屋陳舊，樓板多處裂縫，經多次鑒定，已達不到檔案存放的要求，而且與其他單位合用辦公，不符合檔案保密的要求。檔案工作人員的生態環境問題：檔案工作人員待遇低，績效工資是全廠最低的，節假日無加班工資，沒有與生產科技人員享受同等待遇。
二、措施和建議
1．規范公文制作。公文制作是提高檔案管理水平的基礎和前提。一是公文用紙質量要好，幅度尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定和油田總公司的要求；二是排版形式為橫排，左側裝訂；三是注意檢查公文制作是否履行了簽發手續；四是公文字跡要清晰；五是公文引文文種要合理，用字要規范。
2．加強檔案的收集和一是檔案人員要主動深入到各部門，主動收集需要存檔的各種檔案資料、信息；二是加強對各業務部門檔案人員的檔案意識教育；三是擴大資料的存檔范圍；四是檔案工作人員要參加廠部召開的各種生產經營會議，掌握生產經營動態，及時催促該歸檔的資料一定要歸檔；五是嚴格獎懲，對于在人事調動過程中丟失資料的要凍結調動手續，追究有關人員的責任。
3．整合檔案資源，加強綜合管理。一是提高檔案室的級別，配備專職的科級以上干部去管理檔案工作；二是把組織、勞資等分散至各業務部門的檔案室，統一規劃到檔案室管理；三是重新建聲像檔案，把宣傳科錄、照相工作劃歸檔案室。
4．加強檔案工作的生態環境建設。一是對現有的檔案設施進行評估分析，不符合檔案存放標準的，向上級主管部門匯報，盡快統一整改；二是提高檔案工作人員的待遇，績效工資與機關科室享受同等待遇，節日加班與一線生產人員享受同等待遇，技術職稱評定與地質、工程管理、政工等類別人員享受同等待遇。
5．電子檔案與紙質檔案共存。設計電子檔案的操作細則達到快捷查閱的目的，新歸檔的檔案，適用于電子檔案的用電子檔案的方法歸檔，不適用于電子檔案的用紙質檔案歸檔，以前的舊檔案，只建立檢索目錄電子檔案，以盡快實現與檔案管理現代化接軌。
[關鍵詞]檔案管理;方式;創新;探究
一、檔案管理方式創新背景
檔案管理方式的創新發展是有一定的背景，主要表現在以下兩個方面。
（一）傳統檔案管理方式已經不能滿足日益增多的檔案資源
我國傳統的檔案管理一般是以立卷、歸檔、轉遞、借閱為主要方式，對所有的檔案資料進行統計、管理。隨著我國高校擴招的不斷發展，高校畢業生以及就業人數的不斷擴大，我國檔案資源越來越多。而傳統意義上的檔案管理不能滿足這些日益增多的檔案資源，在這種情況下，檔案管理方式的創新極為重要。
（二）我國信息技術的發展
我國信息技術的發展為我國檔案管理方式的創新提供了必要的科技條件。目前我國很多企業普遍都應用網絡檔案管理軟件進行檔案管理，這種網絡化管理提高了我國檔案管理的管理水平和管理效率，因此面對網絡技術的發展，傳統的檔案管理方式也要做相應的改進、創新。
二、檔案管理方式創新途徑
檔案管理方式的創新是社會發展的要求。檔案管理方式的創新途徑也是多種多樣的，具體表現如下：
（一）利用網絡技術來管理檔案
“ 把檔案內容通過加工整理變成更直接、更適應需要的信息，是檔案部門義不容辭的職責。”因此，面對繁多的檔案資料，面對冗雜的檔案內容，如何通過有效的管理方式來進行檔案管理是檔案管理人員需要思考的重要問題。而網絡技術管理資源是進行檔案管理的重要的創新方式。利用網絡技術的系統性和人文性，通過計算機來整合相關的資源，繼而得出檔案管理的結果，提高檔案管理工作者的工作水平和效率。
（二）簡化檔案管理程序
傳統的檔案管理程序比較復雜，通過人工將所有的檔案進行歸檔、分類以及審核、轉遞甚至借閱，每個程序都有每個不同人在辦，需要各個部分的簽字。這種檔案管理程序比較復雜，在每個程序上都需要主要負責人進行簽字。因此，在今后檔案管理發展上，我們可以簡化檔案管理程序，可以采用“誰的責任誰擔負”的方式讓管理員進行檔案管理上更簡便，提高工作效率和水平。同時簡化了檔案管理程序可以讓檔案管理工作者有一定的自主性，有利于開展檔案管理工作。
（三）檔案管理人員管理水平與素質的提升
檔案管理員是檔案管理工作的主要操作者，檔案管理人員管理水平與素質是關系到檔案管理工作質量的重要因素。因此注重檔案管理人員的管理水平與素質也是當前檔案管理方式創新的重要內容。要讓檔案管理人員進一步認清檔案管理工作的重要性，將傳統意義上的慵懶的工作作風摒棄，以一種認真負責的心態對待檔案管理工作，同時積極參加各項培訓學習，以提升檔案管理人員的管理水平與素質。
（四）檔案管理范圍的創新
就目前而言，我國檔案管理的使用一般是局限在公務員或者大型的國有企業，外資企業以及我國中小私營企業用到檔案的地方不是很多。而實際上隨著我國市場經濟的發展，外資企業以及我國中小企業對我國市場經濟的發展起著越來越重要的作用，已經逐漸成為市場經濟發展的主要組成部分。“越來越多的人加入到外企和私企的建設發展中去，這些企業的員工的檔案管理也顯得極為重要。”一個人的檔案伴隨人走一生，所以檔案管理的范圍進行創新可以使得檔案資源成為一個人經歷的有效見證。
三、檔案管理方式創新意義
檔案管理方式的創新對我國檔案管理的發展具有極為重要的意義，主要表現在以下幾個方面。
（一）提高了檔案管理的效率
檔案管理方式的創新有利于提升檔案管理的效率。通過對檔案管理人員素質以及水平的培訓，使得他們認識到檔案管理工作的重要性，這樣在日常的工作中，積極性更高，同時因為受到專業培訓的緣故，他們掌握了更多的檔案管理方面的技巧，在履行自己工作職責的過程中，在很大程度上可以提高檔案管理的效率。
（二）提高了檔案管理水平
檔案管理方式的創新有利于提升檔案管理的水平。通過網絡檔案管理工具的應用，能夠使得檔案管理更加系統化、網絡化，通過計算機系統對檔案資源的分析獲得具體詳細的數據，這樣可以有效提高檔案管理的水平，提高檔案管理在日常工作中的利用率，能夠保證檔案管理員檔案管理工作的順利開展。
（三）完善了檔案管理制度
【關鍵詞】檔案管理 科學化 有效路徑 體系建設
一、當前我國檔案管理工作的現狀
隨著我國進入了知識經濟的時代，檔案管理工作的科學化水平能否提高越來越受到重視。社會的發展、經濟的發展最重要的主導因素就是知識，只有先進的科學知識、技術才能更好的推動時代的發展。社會大眾對檔案的科學化需求越來越高，檔案館的數據多被存儲在磁盤或者等載體中，雖然是比傳統的紙質檔案要方便快捷，但是也存在缺陷，所以想要檔案管理更加的科學化，就一定要在安全穩定、可靠性的技術方面有所提升，并且要提高檔案數據的真實真確性、科學完整性。隨著檔案管理的日益復雜，檔案管理的從業者一定要日益提升自身的能力，這樣才能真正的適應需求。面對著新的挑戰，就需要組建起符合科學化管理水平的檔案管理隊伍，在面對層出不窮的新問題時能夠快速、及時、準確的解決。
二、提升檔案管理的科學化水平的必要性
1.這是構建現代化社會的必要條件
檔案信息的管理屬于一種文化實力的體現，提升檔案管理的科學化水平也是在體現我國的優秀傳統文化。就目前而言，我國的主要任務是構建美好、和諧的現代化社會，這就對那些處于科研、經濟領域的企業提出了更高的要求。在這種大的時代背景下，對檔案信息進行科學化的管理也越發顯得重要，好的檔案管理可以更及時、準確的了解到最新的國內外形勢，對我國的總體發展狀況也有一個更加清楚的了解。科學化的管理方法可以全面、快速、系統的對檔案信息進行整理，這就可以作為長期發展的基本依據。在檔案管理中充分的利用到現有的科學技術水平，可以彌補傳統管理方法中的不足，對大眾的需求也有著更加清晰的了解。這些都支持者現代化社會的構建。
2.這是為了滿足檔案管理的實際需要
經濟的不斷發展，社會的不斷進步都造成了檔案管理任務量的急劇擴大，這其中既包括了檔案管理的類型，也包括了檔案管理的數量。尤其是電子檔案這一新的保存方法的出現直接造成了管理以及使用上的困難。在現實的生活中，準確無誤、及時迅速的把每個檔案信息提供給需要的人或機構是目前需要克服的困難之一。綜合以上的幾個方面不難看出，提升大難管理的科學水平已經勢在必行。不斷進步的電機技術以及微縮技術都為這一問題提供了十分有效的解決途徑。
三、當前提高檔案管理科學化水平建設中存在的問題
1.檔案管理科學化水平建設缺乏專業人才
優秀的專業人才對促進各企事業單位管理檔案科學化水平建設具有重要推動作用，但是目前我國各領域單位管理檔案科學化水平建設的專業人才十分匱乏，而且存在的專業人才不是年齡偏大，就是沒有接受專業的知識培訓，難以有效促進管理檔案的科學化水平建設。此外，部分工作者在進行檔案管理工作時，缺乏認真的態度和責任心難以及時發現檔案管理科學化水平建設中存在的問題，對管理檔案科學化水平建設不夠重視。因此，有必要培養一批專業的管理檔案科學化水平建設人才，促進檔案管理工作的開展。
2.領導者對管理檔案科學化水平建設不夠重視
目前，各企事業單位的領導在提高管理檔案科學化水平建設時，只是簡單的將專業人才引入，并沒有為其制定相關的研究工作和目標，對管理檔案科學化水平建設工作不夠重視。此外，部分領導對管理檔案科學化水平建設沒有進行全面的了解，沒有將管理檔案科學化水平建設貫徹落實，只是將與管理檔案科學化水平建設的有關工作轉交給下屬，導致管理檔案科學化水平建設工作停滯不前，難以達到預期的目標。
3.當前管理檔案工作科學化水平程度低
雖然信息技術已經得到廣泛的發展和普及，但是許多單位在進行檔案管理時，仍然采用落后的管理方式，將許多重要的檔案信息記載到紙張上，導致現代檔案管理工作的科學化水平程度降低。此外，采用紙質檔案存在許多弊端，其一，紙質檔案容易受到外界環境的影響極易損壞，一旦發生損害將難以恢復；其二，在進行信息查找時，難以快速的從紙質檔案中找到。
四、提高檔案管理科學化水平的有效路徑
1.推動檔案管理在功能上由館藏型向利用型轉變
檔案工作基本的要求是建好管好檔案，保障檔案完全，但管理的目的在于利用。如何把"死檔案"變成"活信息"、"活資源"，最大限度地發揮其社會效益和經濟效益，是新時期檔案管理工作的重要任務。檔案管理要善于從浩如煙海的檔案資料中"沙里淘金"、發現價值，把對社會有益的東西充分挖掘利用起來，使其潛在的價值得到中分實現，為推動經濟社會發展發揮積極作用。
2.推動檔案管理在手段上由傳統型向科技型轉變
隨著科學技術的不斷進步，檔案管理工作在手段上有了很明顯的改進，逐漸淘汰了傳統的人力勞動，開始利用先進的管理技術，儲存資料的方式也從紙質轉變為電子版，實現了管理的智能化、自動化、科學化。這一方面，西方的一些發達國家比我們要先認識到檔案管理向科技型轉變的重要性。因此，我國也不能落后，要不斷增加檔案管理手段的科技含量，加快電子檔案系統的建立，注重電子技術的應用和開發。現如今，國際上已經形成信息公共平臺，人們通過電子計算機不僅能夠查找到我國的各種檔案，還可以學習借鑒其他國家的史實資料。另外，這樣做不僅大大增強了空間的利用率，還未珍貴的資料的保存提供了有效的載體。
3.推動檔案管理在服務上由封閉型向開放型轉變
檔案室設立就是以服務人民為主要的工作原則。但是在城里之初，由于檔案室內的檔案比較珍貴，人民對資料的保護意識還不夠強烈，因此一般的檔案室都是呈現出封閉型的狀態，很少有對外開放的時候，服務的對象范圍較小，因此根本沒有發揮出檔案的使用功能。現如今，社會逐漸進入了信息時代，電子信息技術的普及為檔案的利用增加了多個途徑，檔案管理在管理上也逐漸從封閉型轉變為開放型。真正實現了為大眾服務的目的，切實的與民眾建立起了親密的關系。
4.推動檔案管理在資源上由數量型向質量型轉變
從古至今的文獻資料可以說是"浩瀚如海"，這些海量的工作就是檔案管理機構的城里基礎，如果沒有大量的檔案，那么檔案機構也沒有建設的必要，但是要知道的是，檔案的保存機構不是將大量的資料堆放到一起就可以，還要根據檔案的類型和價值程度，進行相應的分類管理，實現檔案從量變到質變的飛躍，這樣可以充分發揮各種檔案的使用功能，真正做到位人們提供服務的目的。首先，檔案機構還是要不斷的從世界各地搜集各種檔案信息，不斷完善信息結構，從而滿足各類人的不同需求。其次，要注意對搜集而來的海量資料進行有序、科學的整理歸納，實現檔案管理的科學化、規范化，提高檔案的使用率。另外，要實現各個檔案機構的結合效應，擴大信息量，實現資源共享的目的。
五、提高檔案理科學化水平的保障體系
提高檔案管理科學化水平是一項系統工程，是對檔案管理工作的全方位加強和改進，既需要在組織領導上加大力度、強化措施，把提高科學化水平擺在檔案工作的突出位置，也需要在思想觀念、制度建設、能力素養等各個方面有新的提升，從而形成與形式發展要求相適應的保障體系。
1.強化科學發展觀念
深入貫徹落實科學發展觀，是我國目前在發展過程中遵循的最高指導原則之一。任何領域的工作都應該配合國家來逐步實現科學發展觀的發展方向。而提高檔案管理科學化就是支持科學發展觀的明顯表現。強化科學發展觀，首先要認清目前檔案管理工作的基本形式，找出不足和不合理、不科學的管理方式，通過借鑒其他現金的管理手段來完善自身的管理水平，要遵從服務人民為主的觀念，主動積極的為需要的人提供優質的服務，通過調查等手段了解人們的需求，從而有針對性的提供相應的檔案資源，從而充分發揮檔案管理的功效，促進社會的發展，推動檔案管理事業的進步。
2.完善相應制度體系
檔案管理工作異常的復雜和繁瑣，以此對于管理的具體細節一定要有非常明確的標準和程序，這樣才能有序的整理檔案，不僅可以增加管理人員的工作效率，而且使管理工作更加有序化、合理化、科學化。可以說，不斷完善相應制度體系，是檔案管理科學化順利實現的根本保障和前提條件。不管是對于國家來說還是對于某個部門，某個個人，重視檔案管理制度的完善都對提高自身的綜合能力，增強軟實力有著不可忽視的作用。
3.提高隊伍整體素質
很多人都認為檔案管理工作非常的簡單，實則不然，實際上，檔案管理工作對管理人員的要求非常高，尤其是隨著科技的進步，各種先進器材的引進，這句需要管理人員首先具備最起碼的學習能力，不僅要很快的掌握先進設備，而且要熟悉如何將復雜的文獻資料有序的整理歸類。由于很多檔案的研究價值非常高，因此管理人員一定要認真負責的保存，謹慎的對待管理工作，如果管理人員的素質不高，缺乏必要的耐心和細心，很容易產生資料丟失或損壞，查找檔案不方便等現象。因此，建立完善的管理隊伍，提高隊伍的整體素質是十分關鍵的，只有不斷的培養高素質的復合型人才，才能從根本上推動檔案管理科學化的進程。
六、結論
根據以上論述，讀者一定會對提高檔案管理科學化水平的重要性有了很深的認識。同時也會了解到新時期提高檔案管理水平的方法。檔案管理不再是通常人們眼中的簡單的工作。信息化時代賦予了它新的意義。完善科學化的管理體系，制定相關的管理制度，運用先進的管理模式，提高檔案管理人員自身的專業素質等，都是我國的檔案管理工作未來要進行的一項工作。只有各方面水平都有多提高，整體的檔案管理工作才能有更好的前景。打破常規，與時俱進是社會主義初級階段檔案管理工作需要遵循的原則。
參考文獻：
[1]楊 睿 提高檔案管理科學化水平的路徑研究[J] 辦公室業務 2013（22）
醫院人事檔案是記錄個人學習、工作、科研等相關經歷的重要文件，是醫院人才引進、學科建設、科研立項的重要參考依據。新時期，進一步加快醫院人事檔案信息化管理水平，不僅有利于提高醫院的管理水平，而且可以充分發揮檔案價值。所以，現階段正視醫院人事檔案信息化管理過程中存在的問題，并提出切實可行的解決策略，促進醫院持續健康快速發展十分必要。
【關鍵詞】
醫院人事檔案；信息化管理；策略
一、加強醫院人事檔案信息化管理的重要意義
（一）有利于提高醫院管理水平。
醫院人事檔案管理是醫院管理的重要組成部分，加強醫院檔案管理，提高醫院檔案管理的信息化水平，可以方便醫院領導在短時間內了解醫院、科室發展歷史，對資料進行對比分析，從而做出科學決策，推動醫院快速發展。
（二）有利于醫院人才選拔聘用。
醫院人事檔案是記錄醫院工作人員學習、工作、進修、考核、科研等各方面的重要資料，是醫院干部提拔、任免的重要依據。傳統的紙質檔案在調閱資料、橫向對比資料、資料更新等方面存在短板。所以，現階段提高醫院人事檔案管理的信息化水平，可以及時更新檔案資料、快速查詢，還可以運用現代技術對于人員資料進行全方位數據分析，以獲取更準確的數據，為醫院人事干部的任免提供科學依據。
（三）有利于提高檔案管理人員的工作效率。
醫院檔案涉及內容廣泛，導致檔案管理人員工作量大且內容瑣碎，加快實現醫院人事檔案管理的信息化，可以方便檔案管理人員及時對檔案資料進行補充完善，快速調閱相關檔案資料，在提高工作效率的同時，更加充分地發揮檔案資料在科研、管理決策、人才選拔等方面的價值。
二、醫院人事檔案信息化管理瓶頸
部分醫院已經認識到人事檔案信息化管理的重要性，更新了人事檔案管理的硬件設施，已經初步實現醫院人事檔案管理的信息化，但整體水平不高，仍有一些問題亟待解決。如下：
（一）醫院領導重視程度不夠。
醫療水平的高低是醫院在新一輪競爭中取勝的關鍵，所以醫院領導往往將更多的資金投入到醫療設施更新、醫護人員的進修培養上，對于醫院人事檔案管理往往關注較少，導致檔案管理工作人員積極性不高，更談不上主動更新知識、工作方法創新了。而且醫院尚未制定科學合理的檔案管理制度，導致人事檔案資料混亂，丟失、斷檔、失真檔案資料時有出現，給人事檔案信息化管理帶來很多難題。
（二）檔案管理軟硬件有待升級。
醫院人事檔案管理的信息化并不是簡單地將紙質檔案資料電子化，而是要在實現檔案資料電子化的基礎上，完善檔案管理快速查詢、對比分析、信息更新等功能，并且實現人事檔案資料聯網，最大限度地發揮其價值。但是現階段，由于醫院領導重視不夠、資金不足等問題，導致醫院人事檔案管理的計算機設備比較陳舊，在軟件上依然采用通用的人事檔案軟件，并未開發應用適合醫院人事檔案管理的專門軟件，導致醫院人事檔案資料無法全部實現電子化，尤其是一些凸顯行業特色的專業資料，如醫生診療記錄、醫院重大技術突破等，在現有的人事檔案管理軟件中并沒有相應的分類，導致無法電子化。
（三）檔案管理人員業務水平不高。
信息化時代的到來，對于醫院檔案管理人員的素質提出了更高的要求，由于醫院前期在檔案管理人員招聘中，對于其學歷、學科專業沒有硬性要求，導致現有檔案管理人員專業知識不足、計算機應用能力較差，不能跟上醫院人事檔案管理變革的步伐。而且由于人事檔案管理工作枯燥，工資待遇不高等多方面原因，導致檔案管理人員工作積極性不高，檔案管理隊伍不夠穩定。
三、創新醫院人事檔案信息化管理的有效策略
為幫助醫院人事檔案盡快實現信息化管理，現提出如下解決對策。
（一）給予政策、資金等方面的支持，加強對檔案管理的重視。
加強醫院人事檔案管理，提高醫院領導對人事檔案管理重要性的認識，需要做到，第一，制定科學合理的檔案管理制度，規范檔案管理流程，加強檔案審核，避免人檔分離、檔案不全、檔案失真現象出現，保證檔案的科學性、完整性。第二，給予政策上的支持，適當提高醫院檔案管理人員的工作待遇，為其提供參加檔案信息化管理學術會議機會，以提高其工作積極性。第三，加大檔案管理資金投入，改善醫院檔案管理的設施設備，如建立恒溫檔案管理室、更新軟硬件設施等，以全面提高醫院檔案信息化管理水平。
（二）更新檔案管理軟硬件，提高檔案管理信息化水平。
檔案信息化管理水平的提高，有待于檔案管理軟硬件的進一步更新。首先，需要依據醫院人事檔案管理的特點，設計專門的檔案管理軟件，方便原始檔案資料的信息化，并加強檔案信息化管理的保密分級設置，實現醫院人事檔案資料的部分共享，方便相關人員查詢與使用。其次，通過定期殺毒、升級檔案管理軟件、硬盤存檔等方式，加強檔案管理軟件的安全設置。最后，使用掃描機或相應的計算機技術，將文字、圖片、聲像等資料轉變為數據資料，加快醫院檔案資料信息化建設。
（三）引進人才與人員培訓并舉，提高檔案管理人員業務水平。
提高醫院檔案管理人員的業務水平，首先需要增強檔案管理人員的職業自豪感，通過提高工資待遇、暢通評職渠道等方式，增強其工作積極性。其次，檔案管理人員專業知識儲備不夠，可以通過培訓、進修等方式，進一步提高檔案管理人員的業務水平。最后，引進高素質的檔案管理人才，創新檔案管理方式，加快提高檔案管理的信息化水平。
作者：付靈運 單位：秦皇島市第一醫院
【參考文獻】
1.1 重視程度不夠，相關制度沒有結合學校實際
檔案管理是服務于學校整體建設以及教學工作的重要組成部分，但是學校的相關主管部門對于檔案管理工作卻沒有給予足夠的重視，雖然強調該項工作很重要，但在實際中很難落實。負責檔案工作的主管部門對檔案管理工作的指導較少，業務檢查往往是應付、流于形式，缺乏實際的內容。此外，一些中職學校把檔案管理及其建設放在教學工作的后面，平常不聞不問，只有在上級檢查時才會有所關注；甚至還有一些學校將檔案管理工作的上級指導文件生搬硬套、機械使用，脫離學校的實際情況，造成學校檔案資源的利用效益差，管理比較混亂。
1.2 管理設備落后，管理措施不到位
當前，檔案信息化和電子化管理成為許多學校改進管理方式的首要選擇，但是相關的管理設備還很落后，表現為硬件裝備水平和配備建設沒有達到相關的技術標準；軟件的功能不齊全，只有對檔案信息進行檢索或者保存的功能，相關的統計分析等高級功能還不能實現。同時，一些中職學校對檔案資源的管理措施不到位，在相關制度落實的過程中，缺乏有效的監督和管理，使檔案管理工作出現了一定程度的混亂。例如，由于上級有關部門缺乏相關的監督檢查，一些重要的檔案資源存在歸檔不完整、檔案資源丟失、歸檔不及時等情況，內部缺乏一套完整、科學、高效的管理體制，導致檔案管理的效率和質量難以保證。
1.3 使用效益比較差
檔案是記錄中職學校關于學校教學、日常工作等基本信息的重要載體，能夠有效地服務于學校的教學及其管理工作，豐富的檔案資源和檔案材料等夠為學校的教學改革、管理改進等工作提供良好的信息服務。同時，中職學校的教學目標是為社會培養技能型人才，就業質量是學校生存以及發展的重要保障，通過檔案管理能夠為中職學校樹立良好的社會形象，推動學校的招生和就業工作。但是在實際的工作中，檔案資料的利用效益比較差，重館藏、輕使用一直是檔案資源利用不充分的根源所在，沒有充分發揮為學校決策、科研、教學服務的綜合價值，造成一定程度的資源浪費。
2 中職學校檔案管理工作的改進措施
2.1 提高重視程度，創新管理理念，樹立全員參與的意識
提高中職學校對檔案管理工作的重視程度、不斷地創新管理理念、樹立全員參與意識等都是提高檔案管理水平和管理質量的重要前提。目前，隨著社會的發展及科技的進步，有許多的社交平臺如微博等的廣泛應用提高了信息的流通速度，學校檔案管理部門可以利用這些社交平臺對檔案管理的制度以及重要性進行廣泛的宣傳，提高學校師生對于檔案管理工作的認識和重視程度，促進檔案管理工作進入良性的發展軌道。其次，學校要加強對于檔案管理工作的領導和監督，主動關心并積極參與督管工作，完善相關的管理制度，增加相關的資金投入，結合學校的實際情況，切實解決好檔案管理面臨的各種問題。最后，學校要樹立全員參與檔案管理的工作意識，學校的各個職能部門、各個科室要主動地將相關的資料進行歸檔，將具有重要信息價值、保存價值的資料主動收集、整理、上交，形成上下一體、統一共管的工作局面。
2.2 拓展檔案的信息來源，做好檔案的需求分析
一方面，學校的檔案管理工作要堅持“以人為本”的工作理念，做好檔案資料的鑒定和分類，將具有不同收藏價值、利用價值、信息價值的資料進行分類收編，以方便日后的管理與更新，及時將一些沒有使用價值的資料清除，減少管理工作的勞動量。要有效拓展學校檔案收集的信息來源，綜合采取主動收集、合作收集、跟蹤收集等收集方法，提高檔案收集的效率，合理地推進管理工作的規范化。另一方面，學校要做好檔案資料的需求分析工作。結合學校的教學情況、科研情況等，對檔案的歸檔、利用、規劃、發展等進行合理的預測，做好長期的發展規劃，提高檔案管理工作的實效性。同時，學校還要做好相關科技成果、發展成果、教學成果、管理成果等的整理工作，及時了解學校外部環境以及內部管理出現的新情況、新動向，結合學校實際完善需求分析。
2.3 提高電子化管理的水平，使其發揮更大的使用效益
檔案管理采用的各種手段和方法是為了充分實現對資源的管理目標，滿足實際的管理需求。隨著信息技術的不斷進步、檔案存量以及檔案管理工作量的增加，電子化、信息化的管理手段能夠大大提高檔案管理的效率以及質量，提高檔案資源的使用效益。學校要緊緊圍繞發展的實際需求，提高檔案資源的信息化管理水平。檔案電子化管理指的是將檔案資料及其信息實現數字化存儲，通過軟件管理平臺、數據庫技術、網絡技術等提高檔案管理的技術水平。檔案電子化管理是中職學校發展的新要求，也是今后檔案管理的發展方向與趨勢。提高檔案的信息化管理水平，不僅要有先進的硬件設施，還要提高管理人員的管理意識，更新傳統的管理觀念。因此，學校要配置質量滿足實際需要的現代化、電子化設備，提高檔案歸檔、收集、處理、使用的效率；同時還要加強相關網絡的建設，提高檔案資源的信息化使用水平，最大程度上實現信息共享，使數字檔案信息的上傳、查詢、檢索、統計、分析等功能更加便捷、高效。檔案管理的目的不僅僅是“管好”，還要“用好”，發揮其應有的服務功能，在保證數據資料可靠的前提下，將能夠公開的信息及時地在學校網站上進行公布，使學校的各項工作和動態能夠得到有效的宣傳，提高檔案資源的使用效率。