時間：2023-06-07 16:19:07
導語：在科技檔案管理學的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
農業科技檔案是農業科研和農業技術普及和推廣活動的真實記錄，產生于農業農村活動的方方面面，蘊藏著大量的農業科技知識、生產經驗和實用技術，是進行農作物、畜禽、水產等品種選育及新品種引進、創新和推廣，以及配套栽培、養殖、生物技術研究、病蟲害防治的重要依據，是農業區域開發、集約化種養、高效農業經營等綜合性開發研究的重要基礎資料，是廣大農民科學發展農業、科技致富的金鑰匙。所以，農業科技檔案在農業和農村工作中的地位和作用日益重要，各級檔案和涉農部門應切實加強對各類農業科技檔案管理的宣傳和監督指導，使農業科技檔案信息得到有效管理和利用。（一）增強服務意識。服務是檔案工作永恒的主題，也是檔案工作的生命線，各級檔案及涉農部門要深入農業科技檔案管理最基層，主動開展檔案宣傳和業務指導服務，把農業科技檔案建設管理提上日程。農業科技檔案管理必須緊扣農業農村發展這個主題，切實把服務作為開展各項檔案業務指導工作的出發點和落腳點，努力做到農村經濟建設發展到哪里，檔案工作的觸角就延伸到哪里。要以鞏固發展農業農村好形勢，落實高質量發展要求和堅持農業農村優先發展總方針為指導，以對農村改革發展提出的新要求，抓重點，補短板，強基礎，圍繞“鞏固、增強、提升、暢通”深化農業供給側結構改革服務為目標，以縣鄉村三級涉農單位及各種農業協會、經濟組織及專業戶科技示范戶為基點，進一步完善農業科技檔案工作運行機制，建立并規范農業科技檔案管理指導服務體系，努力實現農業科技檔案的科學管理和有效服務，為全面推進鄉村振興提供有力檔案信息支持。（二）不斷拓展工作領域。隨著農村改革的不斷深化，以及調整優化農業結構，加快突破農業關鍵核心技術等工作的展開，農村經濟和社會事業建設領域不斷拓寬，農村檔案管理模式和運行機制也在發生變化，要積極探索新形勢下檔案工作的新方法、新途徑，不斷研究新情況，解決處理新問題，總結新經驗，開創新境界，工作中要大膽嘗試，勇于創新，在創新中求發展。在研究農業科技檔案具體工作時，要注意打破一些傳統管理理念。例如，隨著高新技術的快速發展，使得農業農村的科技檔案材料來源更廣泛，內容更豐富，載體形式多樣化。這就要求檔案及相關涉農管理部門應站在時展的高度，研究新對策，及時調整和拓展檔案信息的接收和收集標準，幫助產生新檔案的單位及個人及時將檔案收集、整理歸檔，保證檔案信息的安全和有效利用。（三）注意采取有效方式方法開展工作。農業科技檔案的產生和形成，涉及的單位和個人較多，面廣而分散，內容種類比較復雜，必須注意采取有效的方式方法開展工作。首先要注意檔案法制的宣傳。要深入學習貫徹《檔案法》及相關法律法規，加強檔案的法治教育、法律咨詢、法制宣傳工作，可通過法制宣傳、執法檢查等多種活動進行引導和咨詢，提高農業農村領域檔案法制意識。其次，可利用提供檔案服務及相關激勵評比活動，增強人們對檔案重要性的認識和重視，提升社會參與和重視檔案工作的主動性。第三，可通過召開現場會、經驗交流會等方式，推廣成功經驗和成熟做法，帶動檔案工作水平全面提升。第四，注意分類指導。要加強不同層次，不同類型農業科技檔案信息的分類指導和有效管理，縣鄉村檔案工作基礎不一、科技檔案內容不同的建檔單位和個人，應因地制宜，突出不同特點，注意各具特色、內容豐富的農業科技檔案信息管理體系建設。
二、努力提高農業科技檔案的科學管理水平
農業科技檔案信息是國家檔案信息的重要組成部分，加強農業科技檔案管理的標準化、規范化建設，實現其現代化建設目標，是檔案工作發展的總體要求。只有實現農業科技檔案信息的科學管理，才能更有效地服務于農業農村社會經濟的建設和發展。（一）必須實現農業科技檔案的規范化管理。農業科技檔案是農業農村發展的重要信息資源，對推進鄉村振興和解決三農問題的意義不可低估。檔案部門和農業農村主管部門應分工協作，密切配合，努力實現對農業科技檔案的法制化管理建立健全縣鄉村三級農業科技檔案工作網絡，并不斷提升工作水平，各類農業科技檔案形成單位也要加強農業科技檔案的收集、整理和歸檔立卷工作，積極開展各項業務建設。要健全工作網絡，確立工作體系，明確工作責任，落實工作任務，確保檔案的完整與安全。要依法建立各項管理制度，規范工作行為，推進檔案工作不斷向縱深開展。通過積極有效的工作，不斷提升農業科技檔案標準化、規范化管理水平，爭取早日全面納入法制化管理軌道。（二）必須加快農業科技檔案管理的現代化建設步伐。隨著我國農業農村現代化建設步伐的日新月異，農業科技檔案作為農業農村工作的重要信息資源，現代化管理是其必然選擇。實現現代化，既可以提高農業科技檔案的管理水平，又可以加快農業科技檔案信息的傳遞速度和提升服務質量。具體實施工作可以通過以下三個步驟來實現，一是按照數字化標準對農業科技檔案信息進行信息化加工和錄入；二是采取計算機技術管理檔案信息；三是通過網絡化信息化建設輸出檔案信息。通過現代化建設，可全面提升農業科技檔案管理和服務水平，為農業農村的建設和發展做出更大貢獻。
關鍵詞:科學管理;高校;學籍檔案
中圖分類號:C93
文獻標志碼:A
文章編號:1673-291X(2010)-0272-02
中國高等教育體制自1985年改革以來,高等教育取得了很大的成績。高等學校的數量與在校人數不斷增加。學校無論是辦學條件,還是辦學自都得到了改善和不斷提升。畢業生就業由統一分配轉為雙向選擇自主擇業,為社會主義社會經濟培養了急需的人才。但也必須看到,在轉型過程中也出現了很多新的矛盾。如由國家統一制訂教學計劃、教學大綱為各高校自己制定,能否達到國家要求的培養目標,很多高校特別是由專科和升格新建的院校正處于探索階段。中國要建設創新型國家,需要大量創新型人才,如何培養創新型人才,如何把基礎差的同學培養成才等等。這些問題不解決必將影響到高等教育的質量。要解決這些問題必須認真貫徹落實科學發展觀。
一、高校教育體制及學籍管理的現狀分析
目前高等教育推行學分制已成為高校教育教學管理制度改革的一大熱點,它既是中國高等教育發展的迫切需要,又是適應社會主義市場經濟條件下高層次人才培養的需要。高等教育推行學分制已成為高校教育得以迅速發展并切實需要解決的一個現實課題。學分制是以選課制為基礎,以學分作為計算學生學習分量的單位,以取得一定數量的學分作為學生升入、畢業和獲得學位標準的一種教學管理制度。與傳統意義上的學年制相比,學分制學籍實行的是教師指導下的選課制、彈性學制、免修和重修制、學分值制。它以學分代替學年、以指導性代替指令性、以選課制代替排課制,學分制學籍給高等教育管理帶來的變化主要表現在:(1)選課制。選課制是學分制的核心,學生自主選課包括自主選擇專業和課程。根據教學計劃,學生所學課程分為必修課和選修課兩類。必修課分為公共必修課、專業必修課及實踐性環節;選修課一般為擴大知識面的課程,學生可以跨年級選讀,也可以按照自己的專業和本人條件選擇學習課程和上課時間,自主安排學習內容和進程。(2)平均學分值制。學生的學習成績采用學分值來表示,每門課程的學分值為該門課程的考核成績乘以該門課程的學分,如張三《高等數學》的考核成績為85分,學分為3,則張三《高等數學》的學分值為255分;平均學分值則是指學生所學課程的學分值之和除以這些課程的學分之和。學分值是學生學習一門課程的量和質的綜合量化指標,平均學分值則是學生一個學期或某個學習階段或整個學習期間學習量和質的綜合量化指標。(3)彈性學制。原來的學年制是三年,實行彈性學制后,標準學制是二點五年,彈性學制是二至六年。允許優秀學生在完成培養計劃規定的課程及實踐環節后,提前申請進行畢業設計,在取得規定的學分后提前畢業。畢業不再是同年級齊步走,而是有早有遲。
二、高校教育體制與學籍檔案管理工作面臨的問題
1.教學計劃彈性不夠,選課制度不夠完善。目前,許多高校在設置教學計劃時,沒有考慮社會對各種規格人才的需求,其主要表現在專業課程選修課的數量不足,公共課程選修課質量不高。學生在選修課上如果沒有足夠數量和高質量的選修課,也就達不到學分制真正目的,學分制學籍將失去賴以存在的基礎。因此,學校在開設選修課時,要充分照顧學生的興趣和愛好及滿足人才需求的增設選修課程門類。在增加選修課數量的同時,選修課程的內容要及時、不斷更新,能夠反映當代科學技術發展的最新成果。
2.管理過程仍保留著學年制學籍的做法。由于專業教師、學生及選修課數量不足,完全自由的選課制在實施中也會產生很多弊病,由有指導、有條件的選課制取而代之,未能做到真正意義上的選課制,教學管理過程仍保留著學年制學籍的做法。但課程重復建設的現象同時不可避免,課程的重復建設不利于課程整體教學質量的提高,不利于課程的管理和學生的選課,因此選修課的建設應堅持資源共享,避免重復建設。資源共享首先應是各學科推出優秀教師,講授本學科領域具有代表性的課程,做到優秀的教學資源為更多的學生共享;其次是隨著學科的發展及時對學科進行調整,避免師資的重復;再次是在課程建設過程中,建立跨學科、跨學院的課程組,課程組教師互相取長補短,整合教學內容,改進教學方法和手段,共同促進課程整體教學質量的提高。
3.學籍檔案及教學管理工作的轉變。學籍檔案管理工作包括學生的入學注冊、錄取審批、成績考核、學籍異動、獎勵處分、畢業結業等原始記錄。學年制時的高等教育學籍檔案及教學管理模式是學院統一管理,實行學分制后,學籍檔案及教學管理模式發生了根本的轉變,學生及學生的注冊、選課、教學、成績、學籍表等管理由學院的集中管理過渡到各系部的分散管理,三年的學年制也變為二至六年的彈性學制,成績也由原來的以班為單位登記變為跨班跨年度的登記。學籍檔案及教學管理工作需要建立新的管理體制,以形成一個良好的運行機制。
三、完善教學制度與學籍檔案科學管理的幾點對策
1.實踐“以人為本”科學管理,全面提高教學質量和水平。學校的主要任務是培養人才,在學校管理工作中,抓好學校教學工作,提高教學質量,必須堅持以科學發展觀為統領,不斷解放思想,轉變觀念,堅持以人為本的辦學思想,以人為本,就是一切以教師和學生的發展為核心,給教師和學生提供良好的發展平臺,創造良好的發展條件,進一步調動“教”與“學”的兩個積極性。建立一種開放靈活的教育教學體系,充分體現出每個人的人生價值。學校要提高教育教學水平,就要強化人本意識,實行陽光管理,充分保障師生的權益;建立以學生的發展、成功和成才為本的培養機制、保障機制,引導學生健康成長,幫助學生走向成功,使學校中的每一個人都能在尊重、友愛、和諧、進取的氛圍中充分發揮自己的聰明才智、實現自我價值,最大限度地調動全體師生員工的積極性、主動性、創造性,開創學校管理的新局面。
2.加強實踐教學環節,推進教學管理改革和創新。高等學校應根據“厚基礎、寬口徑、重應用”的辦學模式和培養應用型人才的定位,各個教學部門應高度重視實踐教學工作,將實踐教學與理論教學緊密結合起來,以理論教學為基礎,以實踐教學為載體,以相對穩定的實踐基地為依托,建立長效的保障機制,對學生所學知識和能力進行綜合的訓練和測試,切實提高學生的社會實踐能力和實務操作能力,提高學生觀察、思考、分析與解決問題的能力。高校加強教學科學管理,專業設置應根據經濟建設和社會發展的需求,課程內容應以市場需求為導向,以能力培養為中心。要因材施教,充分激發學生學習的能動性,采取有效措施培養學生實踐能力、創新能力和
社會適應能力。使人才培養與市場始終保持一種主動適應的態勢,把社會需要真正地反映到教學和人才培養中來。
3.加強學制建設,提高教與學的積極性。隨著人才培養模式改革的不斷深入和學分制的實施,選修課在教學計劃中所占的比例逐步增加,選修課的設置應注重拓寬學生的知識面,培養學生的個性,激發學生的學習興趣,豐富學生的課余生活,從而提高學生的綜合素質。選修課在人才培養中作用的發揮要依靠課程的科學設置、規范管理和有效運行。專業選修課的設置要體現專業特色,要將專業前沿及特色課程提供給學生,學生通過專業選修課的學習,為畢業后的就業作準備。選修課的科學設置和教學內容的整合,為選修課的教學實行“雙選機制”創造了條件,增強教師的危機感和責任感,調動教師投入教學的積極性。教學內容的整合和教學方法的改進,為學生提供更加優質的教學資源,激發學生的學習興趣,調動學生的學習積極性。加強學制建設,有利于“教”與“學”的相互促進,有利于課程教學質量的提高。
4.加強科學管理,提高師資與管理隊伍的建設。高校應注重師資管理隊伍建設,采取定期或不定期方式對教師和管理人員進行培訓,不斷提高教學管理人員隊伍的素質,堅持引進與培養相結合,建立促進管理人員資源合理配置和優秀人才脫穎而出的考核激勵機制,培養造就一支能適應學科和專業發展需要,具有培養本科人才實踐能力的高素質管理隊伍。特別在實施學分制管理過程中,要求高校教師及管理人員不僅要具有一定的專業知識,能夠使用現代化管理手段,了解學分制教學和管理工作規律。研究學分制管理特點,提高教師及管理隊伍的整體水平。
5.創設網絡系統,實現教務學籍檔案管理現代化。建立教務學籍檔案網絡管理系統,借助校園互聯網來實現全校的教學、學籍檔案管理信息化。網絡管理系統可根據教學管理的內容進一步優化程序功能,可設計成三個模塊和一個信息交流服務平臺;用現代化的管理手段,來進行教學與檔案管理;把教學管理和學籍檔案與計算機有機結合,便于學生、教師、教學、學籍檔案管理人員間的互動和交流。建立學籍數據庫管理,按學科、專業設置門類將所學科目輸入計算機。這樣,就為教師網上錄入成績、學生選課、各種報名工作、網上查詢成績以及學生個人信息提供便捷。
6.健全規章制度,實現學籍檔案的科學管理。高校學籍檔案管理工作涉及面廣、政策性強,是學校人才培養質量的信息儲存庫,是教學檔案的一個重要組成部分,形成于學籍管理的各個環節,是規范學生管理、掌握學生情況、培養合格人才的依據。嚴謹、科學、完善、配套的學籍檔案工作制度。是辦調、有序、正常地開展學籍檔案管理的可靠保證。提高教學與教育質量,穩定教學秩序和學生學習秩序、充分調動學生學習的主動性、積極性和創造性,使其珍惜學習時間和學習機會,形成勤奮刻苦,嚴謹治學、奮發向上的學風。通過學籍檔案,掌握準確的數據與資料,既可幫助管理人員從不同側面觀察影響“教”與“學”的各種因素,也可在一定程度上衡量教學管理工作的面貌。制定健全各項規章制度,做到有章可循、有據可依、責任明確、照章辦事,以保證檔案材料的齊全完整,實現高水平的管理。
參考文獻:
[1]張淑敏.加強新時期高校學籍檔素管理的思考[J].運城高等專科學校學報,2000,(10):104-105.
一、物業檔案的特點
(一)檔案種類多樣化。由于物業檔案的主體包括物業服務公司、物業服務人員、物業的使用者、物業的開發商、設計者、工程設計方、承建商,以及政府有關部門如計委、國土局和房管局、城市規劃局等單位。因此,在物業服務活動中就形成了各種類型的專門檔案,如產權檔案、會計檔案、科技檔案(基建檔案、設備檔案)等專門檔案。這也是物業檔案不同于其他類型的專門檔案的一個顯著特點。
(二)載體形式多樣化。物業檔案形式多樣,主要有圖、文字、卡、冊、表。其中“,圖”是指根據實際需要繪制的各類平面圖、示意圖。“文字”是指在物業服務活動中形成的各類文字材料,包括早期介入文件、接管驗收文件、房屋及設備的修繕工程合同、房屋租賃合同、房屋裝修合同、業主和住戶來訪記錄、代收費用的協議等。這部分材料數量大、種類多,是物業檔案的主要組成部分。“卡”是指根據需要制作的內容濃縮、檢索方便的各類卡片,包括設備保養卡、維修記錄卡等。“冊”是指為了增加信息容量、提高管理效率而建立的業主繳費手冊、綠化管理手冊等。“表”是指房屋驗收質量登記表、業戶情況登記表、房屋裝修申請表。
(三)檔案的動態性較強。物業可能需要進行維修、養護,業主可能因物業的買賣、交換、繼承等權屬變更而變更,住戶更有可能因租賃關系的改變而頻繁變動,因此,相對應的物業及人的文件材料也要不斷地添加到檔案中去,從而形成物業檔案的一個顯著特點———動態性較強。
(四)公開性和隱秘性并存。物業檔案具有一定的公開性,因為物業檔案記錄著有關物業及對物業進行管理的情況,這部分檔案內容對與本物業有關的所有人員來說都是公開的,如物業的維修檔案,有關綠化、環衛、保安的檔案等。但物業檔案又具有一定的隱秘性,因為它也包含著大量的隱私內容,這部分檔案內容是不便于公開的,如業主(或住戶)的個人資料、物業中的產權資料等。
二、物業檔案的科學管理方法
(一)集中統一管理,分區保存。一個物業服務企業可能管理多個住宅小區,每個小區離物業服務總公司都非常遠,有些檔案如業主檔案、基本建設及維修檔案可放在管轄區自行保管,便于利用。
(二)與物業服務項目延伸保持同步。隨著物業服務項目的不斷拓展,除了傳統意義上的樓宇維修、養護、清潔、保安外,物業服務的內容已延展到工程咨詢和監理、物業功能布局和劃分、市場行情調查和預測、目標客戶群認定、物業租售推廣、通訊及旅行安排、智能系統化服務、專門性社會保障服務等全方位服務。物業檔案建設要和物業服務項目的延伸保持同步,以保證物業檔案信息的齊全完整。
(三)移交規范。按照《物業管理條例》的規定,在辦理物業承接驗收手續時,建設單位應當向物業企業移交下列資料:①竣工總平面圖,單體建筑、結構、設備竣工圖,配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料;②設施設備的安裝、使用和維護保養等技術資料;③物業質量保修文件和物業使用說明文件;④物業管理所必需的其他資料。物業企業應當在前期物業服務合同終止時將上述資料移交給業主委員會。物業企業承接物業時,業主委員會應當向物業企業移交竣工總平面圖,單體建筑、結構、設備竣工圖,配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料。物業服務合同終止時,物業服務企業還應當將上述資料交還給業主委員會。開發建設單位應該將開發建設的物業檔案材料在移交物業管理時同時移交給物業管理單位;更換物業管理單位時,原物業管理單位也應該將物業開發建設的檔案材料和在物業管理中維修養護、更新改造的物業檔案材料向新的物業管理單位移交。移交時,雙方要查驗移交檔案的數量及質量,并履行簽字蓋章等相關移交手續,確保物業檔案的來源清楚,去向明確。
(四)建立個性化物業檔案資料。個性化物業檔案是指業主的個人資料、家庭情況、生活習慣、出行規律、朋友往來等情況的檔案資料。其實,對這些檔案資料的收集(在法律允許的范圍內)和管理,與其他的物業檔案比起來顯得更重要,它體現物業公司人性化的一面,這樣不但有利于對業主實施個性化服務,而且也直接關系到物業公司的管理質量與服務品位。但是進行此項工作必須充分以尊重業主的個人隱私為基礎。
【關鍵詞】結核病防治；檔案；管理及應用
結核病是嚴重危害人民群眾健康的慢性呼吸道傳染病，被列為我國法定報告的重大傳染病。我國是全球22個結核病高負擔國家之一，年發病人數占全球發病人數的14.3%，位居全球第2位[2]。結核病防治檔案是在落實國家結核病控制DOTS(對非住院肺結核患者實行全面監督化學治療，從而可保證患者規律用藥，提高治愈率)策略和執行《結核病防治規劃》過程中形成的原始資料，檔案管理工作是結核病控制項目工作質量和管理水平的重要依據，隨著結核病控制工作的不斷深入，其資料規范管理愈來愈受到重視。因此，如何管理好結核病防治檔案，更好地為防癆工作服務，提高信息資源的利用率，為進行中（終）期評估和制定中、短期結核病防治規劃提供可靠的依據。
1結核病防治檔案的現狀
資料管理體系不夠規范，規范管理已成為我們對一個單位整體工作水平客觀評定的主要內容之一。因此，在全市結核病防治工作不斷得到規范的今天，對我們工作中產生的資料提出統一的規范性要求，建立結核病控制工作檔案管理制度十分必要。
2科學管理
2.1規范管理，明確責任。各縣（市）參照文書、科技檔案管理的做法，建立結核病控制工作檔案管理制度、檔案查借閱制度，做到“兩個統一，一個指定”。“兩個個統一”即統一檔案盒（由市結核病防治所免費提供）；統一檔案材料類別；“一個指定”即每個項目單位指定一名工作責任感、事業心較強、認真仔細的專業人員負責檔案管理。
2.2分類歸檔，保存完整。參照上級有關要求，暫定11個類別：①帶有經費預算的工作計劃；②各年度工作計劃、工作總結；③對下級業務部門的年度考核標準、考核總結；④上級有關部門下發的有關文件；⑤本機構對下級部門下發的有關文件；⑥本機構的規章制度，各個結核病防治崗位的工作職責；⑦項目啟動以來的三本、病歷；⑧統計報表；⑨宣傳、培訓材料；⑩督導報告；?績效考核材料。
2.3內容詳實，科學管理。結核病防治工作檔案材料，是我們工作的原始記錄，要求真實可信，縣級結防機構是一個縣結核病的預防、治療、登記、報告、科研和技術指導中心,擔負著全縣結核病控制的重任。它既是落實國家結核病控制DOTS策略的最基層單位,又是縣、鄉、村三級防癆網的組織者和控制決策的制定者。隨著中國結核病控制項目的實施,全國DOTS的覆蓋率在2005年已經達到了100%。對結核病人免費檢查、免費治療政策的逐步落實,使大量的結核病人涌入到縣級結防機構,隨之也帶來了一個不容忽視的問題鄉級結防管理人員又因兼職工作忙，結核病的發現、督導、管理、宣傳等資料有待加強。結核病防治檔案資料由結防機構統一管理，每年集中整理一次，形成卷宗，裝訂成冊。結核病防治檔案管理，作為結防整體工作的一個重要組成部分，已納入全市結核病防治工作規范化、制度化軌道，為抓好落實，這項工作將列入全市結防工作督導考核的常規項目。
3結核病防治檔案的發展
3.1積極爭取領導支持，增強發展的后勁：在生存中求發展，在發展中求更好的生存。加強結核病防治檔案管理制度的建立和發展，也是落實國家結核病控制DOTS策略和執行《結核病防治規劃》工作中痕跡化的管理，可以儲存大量文獻信息，實現資源共享，準確制定各時期《結核病防治規劃》。
3.2轉變服務態度，提高服務質量：管理人員應主動走出科室，多方面搜集信息資源，加工成有價值、有針對性的情報信息，提供給相應的科研人員和醫務人員，保證科研工作和醫療水平提高。
3.3提高館員的自身素質：隨著檔案的電子化、網絡化資源的不斷發展，檔案管理人員必須不斷提高業務素質，才能及時有效地組織開展工作。因此，管理人員必須從知識結構、工作技能、服務手段等多方面提高自身素質。以自學、參觀、接受各科業務培訓，不斷提高自身業務水平，以適應新形勢下的需要，更好地完成檔案的工作任務。
4小結
疾病控制工作是一項全國范圍的普及性工作，其檔案內容的龐大性可想而知，實踐證明，疾控中心檔案管理建設的規范化是推動疾病預防控制工作有利進行的重要依托[3]。作者認為在結核病防治檔案管理中，要揚長避短，克服自身存在的不利條件，努力挖掘潛力，改變觀念，開拓視野，積極采取一系列有效措施，加強制度建設和自身建設，爭取領導重視和支持，使結核病防治檔案管理更完善、規范、科學，體現結核病防治檔案的特色，才能在生存中求發展，在發展中更好地生存。
參考文獻
[1] 林強,莫申巨. 淺析我省結核病防治的檔案管理和運用[J]福建醫藥雜志，2002,24(4)：116-117.
1疾控檔案的分級管理問題
疾病預防控制機構業務檔案的劃分范圍，應本著總體性、綜合性、分析性及學術性的原則，將那些反映主要業務工作總體水平的檔案資料、有一定的學術價值、保管時限長的基礎監督監測檔案劃分為中心級檔案，以確保中心業務檔案能反映和概括本機構業務活動及工作水平。一是將疾病預防控制業務檔案納入疾控中心檔案管理體系，由疾控中心辦公室統一領導，疾控中心綜合檔案室組織實施。二是將業務檔案分為一級、二級檔案兩級。一級檔案：凡劃歸疾控中心管理的業務檔案，由各科負責整理，定期移交給疾控中心綜合檔案室歸檔，統一保管和提供利用。二級檔案：一般是指處、科、室檔案。凡劃歸處、科、室管理檔案，由各處、科、室收集整理歸檔，指定專人負責保管，提供檔案信息為現實工作服務。
2疾控業務檔案范圍的劃分
2.1一級檔案范圍。業務工作法規、標準及技術方法的研究檔案，重要的請示與批復、重要的證書、調研報告、研究成果等；年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學生常見病等疾病防治方案、流行病學分析、疫情流行趨勢預測、不明原因疾病調查等；年度或跨年度疾病監測總結分析；重大事故、重大疫情、中毒調查處理的有關資料，包括調查報告及現場調查分析總結；專題調查：包括調查設計、調查報告或總結、統計匯總資料。各項業務工作的統計月報、年報。全國、河南省、市級刊物上發表的業務論文。
2.2二級檔案范圍。疾控中心處、科、室級檔案范圍對轄區內疾病預防控制機構所提供的報表、總結等資料。因疾病流行規律，防治措施來自長期、大量的日常性監測工作的積累，不僅對當年的疫情分析有用，更可能是若干年發現或分析疫情流行規律有用，不少資料需要逐年加以補充。一些資料的保管周期不易確定，可隨需而定。因此，這些一般性、經常性業務活動形成的資料應作為二級檔案保管。二級檔案可劃分為：疾病監測報告，包括流行病學調查原始資料、調查方案；基層常規報表，包括月報、季報、年報等；重大暴發疫情的處理資料；疾病監測原始記錄、督導檢查記錄及總結等。
3疾控檔案應當具有專業特色
疾控工作發展到哪里，檔案工作就應該延伸到哪里。當前，隨著衛生體制改革工作的不斷深化，疾病預防控制工作科研、監測、檢驗技術服務職能得到進一步的拓展和加強，疾控檔案和資料的收集范圍也在不斷地擴大。這就帶來了疾控檔案部門職能、機構、制度、人員的加強，也為進一步開展疾控檔案工作創造了良好的工作氛圍。因此，要特別重視疾控檔案資源體系、利用體系和安全體系建設，充分發揮疾控檔案信息的作用，為和諧社會建設提供重要保障。
4加強新時期疾控檔案工作
4.1加大疾控檔案信息化建設力度。要通過建立疾控檔案信息化中心為龍頭，切實提高資源體系的信息化程度。建立科學的信息化網絡平臺，加快信息化資金投入，實現疾控檔案數字化加工，真正把疾控綜合檔案室建設成為疾控中心信息保管和利用中心。
4.2建立切實可行的疾控檔案管理體制。針對疾控檔案種類多、利用率高的特點，制定科學合理的管理制度，建立以單位主要負責人牽頭領導組織，制訂符合實際的檔案歸檔范圍和分類方案，要加大疾控檔案業務指導力度，科學標示，科學保管，切實提高疾控檔案標準化、規范化程度。
4.3加強檔案干部隊伍建設。按照“政治強、業務精、作風硬”的總要求，加強對專兼職檔案干部的配備、管理和繼續教育，提高檔案業務技能和水平。要積極開展業務協作組交流機制，學先進，比創新，重實績。要關心愛護檔案工作者，在工作和生活上給予幫助，充分發揮檔案工作者的積極性和創造性。
【關鍵詞】科技檔案 科學化管理 對策
科技檔案是企事業單位和國家機構、社會組織及個人從事生產、科研、基建及管理活動的形成的國家和社會具有保存價值的應當保存的科技文件材料，科技檔案是企業發展的歷時見證，是企業維持和擴大再生產的決策依據，也是企業長足發展的基石文化。
1.科技檔案的概念及其特點
1.1科技檔案概念
科技檔案是指在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字資料、照片、影碟、錄像帶等科技文件材料，是生產管理，技術管理，科研管理的重要組成部分。科技檔案種類較多，可以按照基建類、設備類、科研類、房地產類，聲像檔案類等分門別類進行歸集，科技檔案具有知識儲備和依據憑證功能、情報功能和促進生產力發展及提高經濟效益功能。
1.2科技檔案的特點：
（1）專業性：專業性是科技檔案最突出的特點之一。科技檔案的專業性特點集中表現在形成領域和內容性質兩個方面：
科技檔案的專業性特點：不僅使它們同一般檔案相區別，而且使不同專業形成的科技檔案彼此之問互相區別。因此，專業性特點是實現科技檔案科學管理的重要依據之一。諸如科技檔案工作管理體制的確立，科技專業檔案館的組建，科技檔案的整理分類等等，都是建立在科技檔案專業性特點的基礎之上的。
（2）種類和類型的多樣性：種類的多元性和類型的多樣性，是科技檔案的又一明顯特點。在各個檔案門類中，以科技檔案的種類最為繁多，類型最為復雜，呈現出多樣化的鮮明性特點。以種類而言，由于科技、生產活動的多專業性，導致了它的生物科技檔案在種類上的多元化。以類型而言，科技檔案是所有一切種類的檔案中類型最為豐富多樣的一種。
（3）成套性：圍繞這一個獨立的科研項目的進行，規律性地形成的一系列相關的科技文件整體。成套性是科技檔案相對于其他檔案最鮮明的特點。
（4）現實性：科技檔案的現實性特點是指它具有較強的現實使用性。相比與其他檔案，如政務檔案，科技檔案的現實使用性在歸檔后仍然很強。
2.科技檔案管理的現狀
由于近幾年來企業的改革、改制，分離和重組，企業的檔案管理工作也隨企業現代改革進行了幾次調整，目前企業檔案管理普遍存在以下幾個方面的問題。
（1）投入不足，自動化管理水平低。由于檔案管理涉及軟、硬件的投入，經濟實力強的企業，科技檔案投入的經費多，管理條件和信息化建設發展要快些，投入少的企業管理落后，基本上處于手工操作狀態。這種落后的管理方式，難以適應信息化建設對檔案管理工作的要求。
（2）部分決策者對企業的科技檔案不夠重視。重文書檔案，輕科技檔案管理的現象普遍存在，對科技檔案實用性、利用性認識不足。
（3）科技檔案的管理與工程管理相脫節，使檔案資料殘缺不全。檔案人員很少有機會參與企業工程項目的管理，科技檔案收集歸檔在工程項目竣工后，存在交給多少資料存多少檔案的問題。有些重要資料交接手續不嚴，容易出現重要的資料沒有及時進行登記歸集，次要的資料存了不少。如果發生技術檔案資料泄密、失密，其損失是不可估量的。
（4）科技檔案管理難度大。由于科技檔案多數以圖紙、圖表加文字說明等形式反映工程的技術，數量多，笨重不便于折疊，資料的鑒定，裝訂、歸檔是件難事，而且借、查閱手續復雜，大多數檔案員不愿意管理科技檔案。
（5）企業檔案現代化與企業信息化建設發展不同步。目前，許多企業推廣運用了文書檔案管理軟件，科技檔案沒有運用軟件，出現紙質文檔多于電子文檔的管理格局，給科技檔案的存貯，查閱帶來很多的不便。
（6）檔案管理基礎設施落后，缺乏網絡綜合應用系統。企業新建的房屋，基本沒有將檔案網絡應用系統列入工程項目，檔案管理手段落后。
（7）檔案管理員的素質與企業發展形勢的要求仍有較大的差距。只會手工操作，缺乏計算機應用管理技術。
3.加強科技檔案科學化管理的對策
（1）轉變觀念，解決好思想認識問題。黨的十報告講的工業化和信息化深度融合的道路，其含義就是通過工業化促進信息化，通過信息化帶動工業化。報告雖然未提及“檔案”二字，但經濟、政治、文化、社會和生態文明建設，對檔案工作也相應提出了新的更高的要求，在“五位一體”全面建成小康社會的偉大實踐中，檔案工作大有可為。特別是檔案工作承擔著資政、存史、育人的重要文化功能，檔案作為國家寶貴的歷史文化資源，在推動文化強國建設方面具有獨特作用和潛在優勢。
（2）加強科技檔案應用軟件的開發。一方面企業領導要統籌協調好技術力量，做好軟件的開發：另一方面檔案管理人員要加強調查研究，結合工作實際，提出符合檔案法規要求的技術需求，為軟件的開發提供依據：第三，各級政府的檔案行政管理部門要加強指導，并從實踐中總結專業檔案管理的經驗，做好科技檔案軟件開發指導工作，彌補檔案管理中只有文書檔案管理軟件，缺乏統一的科技檔案管理軟件的空白。.
（3）嚴格執行檔案管理規程，做好科技檔案收集、整理、存檔工作，《國務院科學技術檔案工作條例》規定：“各單位應當按照集中統一管理科技檔案的基本原則，建立、健全科技檔案工作，達到科技檔案完整、準確、系統、安全和有效利用的要求”。“各單位應當把科技文件資料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和科研、生產、基建等計劃中，列入有關部門和有關人員的職責范圍”。“各單位在對每一項科研成果、產品試驗、基建工程或其他技術項目進行鑒定、驗收的時候，要有科技檔案部門參加，對應當歸檔的科技資料加以驗收。沒有完整、準確、系統的科技文件資料的項目，不得驗收。”“機關應根據需要和可能，采用先進技術設備，逐步實現檔案管理的科學化、現代化”。企業領導應支持檔案人員依法履行職責，企業各職能部門應積極支持和配合檔案部門工作，同時，檔案管理人員要本著對事業認真負責的精神，搞好部門之間的協調，把檔案管理的“關口”前移，變事后管理監督為事前、事中和事后的管理監督。
（4）做好科技電子文檔資料的收集、整理。目前，許多工程技術資料，基建工程資料的設計、制作都是通過計算機進行的，手工制作的技術資料很少，因此，在工程設計資料交接時，往往只注重了紙質文件資料的接收，忽視了電子文檔的交接，例如，一項基建工程設計完成之后，設計方只按建筑方的要求提供了圖紙份數，對設計的電子文檔不提供給建筑方，今后必須重視并堅持對電子文檔的收集歸檔工作。
（5）搞好檔案基礎設施建設。庫房是實施檔案管理的物質基礎，先進的庫房條件，有利于實現檔案資料的高效管理。目前，許多企業科技檔案管理，絕大多數是單機管理，僅僅是實現檔案目錄計算機檢索，檔案現代化管理嚴重滯后于其他管理工作，檔案沒有實現網絡化管理，其他業務部門與檔案管理部門各自為政，重復勞動的現象普遍存在，檔案管理人員的精力只能集中在檔案整理及目錄輸入上，不利于檔案信息資源的開發利用，無法滿足企業生產經營、開發建設的需要，不能適應現代化企業快速發展的需求。為此，實現企業管理的現代化，首先必須解決檔案管理信息資源共享的問題。
（6）加強學習培訓，提高檔案管理人員的素質。知識經濟，信息時代為檔案管理工作提供了發展的空間，同時也帶來了嚴峻的挑戰。檔案管理隊伍素質的高低，決定著檔案事業發展的成效，加強檔案工作者的繼續教育，有計劃、有重點，抓好學習、培訓，提高檔案人員的素質，是檔案工作現代化的前提，也是實施以人為本，科教興檔的關鍵，是推動企業檔案現代化管理的動力和源泉。
一、科學化和信息化管理疾控檔案的作用與意義
（一）提高科學化水平是檔案管理的時代要求。疾控部門的檔案類型繁多，各種傳染病的檢測表格、檢驗信息檔案等五花八門，作為相關檔案的管理人員，不斷加強學習是工作前提，同時要不斷提升工作能力滿足科學化信息化管理檔案的需要。當前時代條件下，提高科?W化水平對于提升疾控中心文化軟實力很有必要，是順應時展大趨勢的需要，也是推動檔案工作健康發展的需要。
（二）提高信息化水平是達到疾控檔案資源共享目標的強力保障。檔案資源若不實現信息化，則只能低效率地進行。不斷提高信息化水平，是實現檔案資源共享的關鍵一環。為了打破使用者之間的資源阻攔和信息共享，針對傳統的工作模式需要去其糟粕進行革新，達到全面共享、管理高效的目標。
（三）提高科學化和信息化水平是經濟社會發展對疾控檔案工作提出的現實需要。社會不斷進步，科學技術產業發展迅猛，與此不相匹配的是比較落后的疾控中心檔案管理的計算機化水平。首先關注硬件方面，相關設備的質量需要提升，進行管理的配套設備不夠齊全，而且一些電腦的硬件配置比較落后，運算速度相對較慢，甚至出現卡頓現象，導致數據不能及時保存，使得日常工作中管理效率的提升受到極大限制。另一方面，軟件上也有很大缺陷。由于管理系統沒有及時更新，外加其功能簡單、操作繁瑣，不可避免地帶來工作過程中的高出錯率。
二、疾控檔案管理中存在的問題
認清疾控檔案管理工作的重要作用和意義的同時，還要明確這項工作具有的復雜性。當前階段，我國的該項工作在開展中出現了很多不盡如人意的問題，這些問題勢必對該項工作造成一定負面影響。現分析如下：
（一）檔案管理人才梯隊建設落后。疾病控制中心的工作具有很強的專業性，因此，從事相應工作的人才梯隊建設變得非常關鍵。如果相關工作人員欠缺豐富的工作經歷和經驗，專業水平低下，則會導致該項工作進行緩慢，開展困難，更嚴重的情況是對整個疾控中心管理工作的推進造成嚴重阻礙。當前實際情況是，我國這方面的工作人員急缺，人才梯隊建設落后，如今國內衛生與醫療行業的混亂狀況與這一問題不無聯系。
（二）檔案管理工作中資金支持力度不夠。隨著經濟水平的不斷提升，社會對于衛生事業的重視，對疾控中心的工作要求不斷提升，各項工作成本不斷提高。比如，檔案管理工作推進信息化建設需要進行相關配套基礎設施的改進和更新換代，這都需要大量資金。另外，提高科學化水平需要引進先進技術和進行培訓，資金投入不足對于這些工作的推進都有制約。這些因素導致當前階段我國疾病預防控制中心管理系統的低效率和高錯誤率。
（三）電子檔案使用的用戶信息安全性問題。電子檔案是基于網絡工程和遠程信息傳輸等現代通信技術，通過現代化設備實現檔案的各項管理工作，包括檔案源信息錄入、傳輸、歸檔、共享等形式。使用電子檔案后，查閱起來也更加便利。但是，電子檔案是一把雙刃劍，在相關信息搜集、傳遞、歸類和共享過程中，進行這些工作的相關部門的電腦有可能遭遇黑客攻擊或者出現信息泄露、泄密等安全問題。不法分子利用個人信息進行詐騙等形成了一系列產業鏈，在國家嚴打和防范的形勢下這一問題仍然屢禁不止。這給社會安全帶來隱患，可能破壞社會穩定。
三、提高科學化信息化檔案管理的途徑
（一）創新工作思維，提升業務能力是檔案工作貫徹落實科學發展觀的具體體現。必須破除舊思想，抓住主要矛盾，把創新精神和“四個全面”戰略布局指導思想貫徹落實到各項工作中，以新的方法對待新的時代條件。
（二）推進工作，制度先行，做好科學化信息化管理的制度保障。應建立健全相關工作的各項規章制度，加強工作人員的培養、嚴格檔案文件的歸類整理，提高相關人員的制度意識，嚴格按照制度辦事。
（三）國家相關部門要求，要把推動疾控事業科學發展統一納入衛生工作人員業績考核的重要內容，納入經濟社會發展規劃。疾控檔案工作專業性強的突出特點，要求我們建設一批工作經驗豐富、專業素養較高的人才梯隊。另外考慮到疾控工作所面對的各種新型傳染病和各種突發公共衛生事件，檔案管理者僅僅具備基本的操作能力是不夠的，還應該不斷提升自身工作水平，不斷學習現代化先進手段和先進技術。相關部門應重視引進先進技術團隊，給管理工作注入新的血液和活力。
一、學生課程成績與畢業論文檔案資料特點
在高校，每一個學生都有自己的成績單，都要提交一份自己的畢業論文（少數專業學生沒有畢業論文要求）。學生課程成績與畢業論文是反映教學效果和質量的重要檔案資料，兩類檔案資料的顯著共性特征是學生身份信息唯一和明確具體，體現在每位學生的學號具有唯一性。在教學進程中，這兩類檔案資料的時間屬性也很明確，學生課程成績每學期都有記載，畢業論文在本科學制最后一學期提交歸檔。此外，學生課程成績具有私密性、調用頻率高等特性；畢業論文屬于學生科研成果，成果歸屬權清晰，學校有對成果進行使用的權利，除保密論文外，一般畢業論文均具有開放性，可供其他人和機構查詢。畢業論文還具有頁碼多、圖表字數多等特點，紙質檔案占據較大的保存空間。歸納和理解學生課程成績和畢業論文檔案資料特點，是開展檔案管理和編研工作的基礎。
二、以身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理
傳統的常用的成績檔案和畢業論文檔案組卷方法是采用入學年度與院系別（專業）相結合如組卷方法，或者采用以畢業年與院系別（專業）相結合的組卷方法。例如：××學校××級××院系（專業）學生成績冊（畢業論文），××學校××屆××院系（專業）學生成績冊（畢業論文）。由于受到院系、專業調整和更名的影響，受到辦學模式多樣化的影響，受到學分制和學籍異動等影響，這種組卷方法具有一定的弊端[4]。
就目前高校教學檔案管理的實際而言，學生成績和畢業論文一般都采用了紙質檔案和電子檔案雙重管理，但這種雙重管理還存在不少問題。例如：學生成績電子檔案一般依托高校教務管理部門的教務管理信息系統，學校檔案館無權調閱；學生成績電子檔案雖然采用了學號查詢入口，系統也具有一般的統計匯總功能，但對學生課程成績的統計分析功能開發的軟件還遠遠不夠，難以滿足教學管理的較高級需求；畢業論文電子檔案一般是做成光盤，或者簡單存貯在院系教學管理工作者計算機硬盤中，不利于長期保存、擴充內容和查詢瀏覽。這說明，目前的所謂教學檔案雙重管理還僅僅是初步的、分離的檔案保存，不能充分體現紙質檔案管理和電子檔案管理各自的優勢，不能滿足檔案管理的要求和用戶服務需求。
因此，建立以學生身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理值得深入探索。朱惠鈺，劉美娟（2001）提出，在新生入學時候，教務管理部門可以建立一個學號姓名及身份證號對應的數據庫，實現使用學號或身份證二選一的查詢方式。以學號為支點組織成績檔案，形成的案卷題名為：××學校學生成績總冊（學號范圍），把學號與檔號一起貼在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速準確調檔[4]。同時在教務管理信息系統中，建立以學號或身份證入口的查詢界面，在主字段學號目錄后面，添加更多的其他信息子目錄，例如：姓名、院系、專業、學期、班級、課程名稱、課程性質、授課教師等，充分實現多維學生課程成績數據分析的功能，為做好檔案編研工作打下基礎。譚玲玲等（2009）把整個學生成績檔案信息化管理分為五大功能模塊，即成績錄入、成績查詢、成績修改、成績分析、成績輸出，每一個功能模塊下面又設立若干子模塊，共計11個子模塊[5]。在畢業論文電子檔案信息化管理過程中，楊煥海（2007）提出了基于web的高校畢業論文檔案管理信息系統設計方案，對系統分析與結構、關鍵技術，以及系統實現進行了論述，提出的系統具有錄入、修改、查詢、瀏覽、編審、檢索和匯總等功能[6]，該畢業論文電子檔案管理信息系統也是基于學生學號關鍵身份識別信息而建立起來。以學生身份信息為支點，可以把紙質檔案和電子檔案對應聯系起來，實現雙重管理。同時，利用計算機網絡信息的強大技術，可以最大限度地體現教學檔案的價值。
三、學生成績與畢業論文檔案的編研要點
檔案編研工作是檔案部門以館藏檔案為主要對象，以滿足社會利用的需要為主要目的，在科學研究的基礎上，編輯史料，編寫參考資料，參加編史修志及撰寫專門著作的工作。它是一種主動提供或報道檔案信息，為學校和社會服務的形式。檔案編研工作是檔案管理的重要環節，是充分開發檔案信息的有效手段。高校檔案編研工作應立足于服務學校，做好選題規劃，體現學校特色[7]，對于反映教學效果和教學質量的學生成績和畢業論文，學校和院系檔案管理工作者可充分利用紙質檔案和信息化電子檔案，選擇一些關鍵選題，開展教學檔案編研工作，供教學管理者和教師參考，便于了解教學質量狀態，進一步改進教學工作，加強高校內部教學質量監控。例如：對于學生課程成績，可選擇的編研題目有全校公共課大學英語、高等數學、計算機基礎等課程的一次性考試通過率；英語四級六級通過率；班級大面積不及格課程分析；學生學籍異動警示分析等。對于學生畢業論文，可選擇的編研題目有結合教師科研和生產實際題目的比例；歷年選題的重復情況分析；不同職稱教師指導學生人數情況分析；本科畢業論文質量分析等。
學生課程成績和畢業論文是重要的教學檔案資料，是學生學習歷史的記載。對其開展科學管理和編研工作，不僅有利于實現一般的快速查詢功能，還能實現紙質檔案和信息化的電子檔案優勢互補，彌補檔案管理中存在的不足之處，充分挖掘和利用該類檔案的價值，便于為用戶提供優質檔案服務，為改進教學和教學管理，提高教學質量提供優質檔案服務。
參考文獻：
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【關 鍵 詞】 教學；科研檔案；管理工作；信息資源
教學科研檔案是記錄和反映學校在“教”與“學”的實踐活動中形成的具有保存價值的文件材料。它是從教學計劃的實施到教學質量檢查，從課堂教學到實驗教學，從學生的思想政治工作到學籍管理，從師資培訓到教學設備，從招考新生到新生入學的一系列過程，是學校檔案工作的主體、核心和重點。教學、科研檔案是否科學、規范、系統對學校教學改革和提高育人質量有著極其重要的影響。
一、教學科研檔案管理普遍存在的問題
（一）思想重視不夠
檔案管理是學校管理的基礎性工作，是學校制定重大決策的依據。很多同志認識不到檔案工作在學校建設中的重要性和必要性，存在“重教學、輕檔案”的思想。總認為學校檔案管理沒必要要求得那么嚴格，甚至有人認為檔案工作可有可無。學校個別領導對檔案工作不重視，認為檔案管理是一個很清閑的活，只要平時按部就班，就能做好工作，不需要技能水平，也不需要培訓。一些學校還時常把這些崗位作為照顧老弱病殘的專用崗位，那些因教學業務水平欠缺或是身體素質不能適應教學工作的員工安排在這些崗位，對他們是否能勝任檔案工作知之甚少。
（二）財力保障欠缺
由于思想上認識不到位，學校經費預算對檔案保管設備配備、檔案工作人員的待遇落實及業務培訓等問題也缺少經費立項。在這種情況下，學校教學、科研檔案工作完全是放任自流，全靠檔案人員的責任心干活。如此，何談檔案完整、系統、準確？何談檔案管理為學校教學教研的發展服務？何談檔案管理為學校制定重大決策服務？
（三）檔案資料不夠完整
由于思想上認識不到位，科室工作人員的檔案意識普遍談薄，導致學校各處、組、室條塊分割，各自為政，除個別重要文件歸檔外，很多基礎性文件都隨意處理。學校的各種工作無跡可尋，學校的優秀之處無展示載體，學校的各種重復性工作時有發生。
（四）檔案管理方法陳舊落后
普通高中學校教學科研檔案工作的管理方法還非常陳舊落后。檔案立卷工作不規范，檔案載體結構單一。即便文件立卷歸檔后，也未及時對其進行加工、調整與編目。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行開發利用，導致在查閱檔案時速度慢、準確率低。同時，很多學校的檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務的意識，操作上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，工作上也只是“你查我調”，還處于一種被動的、消極的狀態，這些都不能充分發揮檔案的作用及利用價值。我們應當明白，學校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。
二、利用已有資源，改進工作策略
（一）提高認識，加強領導，建立健全管理機制
提高和增強學校教職員工對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認真學習《檔案法》，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為，樹立“檔案就是資源”的理念，扎扎實實地搞好學校檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循、有法可依。其次，要加強對檔案工作的領導。主要領導應親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校檔案工作跟上當前新形勢下教育教學改革的步伐。再次，要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構，集中統一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員，負責管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學校的各種資料齊全完整。
（二）加強人員配備，搞好檔案設施建設
為了不使那些奠基性材料缺失，學校教學檔案要實行統一保存和科學管理。首先，要配備一名思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得辦學規律、有較好政治素質和較強業務能力的同志來負責。健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料保管保密制度，并嚴格按規章辦事。其次，硬件建設是提高檔案工作水平的基礎，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立檔案室，對檔案管理的所需經費加大保障力度。
（三）進行科學分類
學校檔案大體上可分為五類：文書檔案、教學檔案、科技檔案（包括財會檔案、基建檔案）、聲像檔案和實物檔案。
教學科研類檔案因其地位特殊，還可分為以下條目：一是教學管理的文件（包括上級教學管理指導性文件、學校的教學工作計劃、總結、報告、規章制度和統計材料等）；二是教學改革方面的文件材料；三是有關教學與教學實踐的文件材料（包括教學計劃、大綱、考試管理材料）；四是各類教學科研論文及獲獎情況；五是學科、專業設置和實驗室建設的文件材料；六是有關教研室活動的材料；七是優秀教案、課件；八是師生獎懲材料；九是各專業使用的教材目錄和自編教材；十是學生管理工作的文件材料。
確定了類目，按其中的每一條款準備一個或若干個卷盒（或卷夾），并做好標識，貼在準備好的卷盒背上，卷盒按條款的順序排放，將處理完畢的文件或收集上來的資料“對號入座”，歸入相應的卷盒內，以備查找。
（四）提高利用率
學校的教學、科研檔案是教學管理工作中不可缺少的重要內容，教學、科研檔案對于正確評估辦學水平，研究教學規律，改進教學方法，提高教學質量，都有著十分重要的作用。保管不是目的，利用才是檔案價值體現的唯一途徑。也就是說，只有當檔案服務于教學科研，發揮了它的社會效益和經濟效益，它的重要性才會被充分地顯示出來，它的價值也才能得以實現。所以，學校檔案部門應不厭其煩地向有關部門、老師解釋，我們對教學、科研檔案進行歸檔，統一保管的目的只有一個，那就是更好地服務于教育教學、科學研究工作，服務于廣大教師、學生，服務于社會。我們之所以要對檔案進行集中統一保管，是因為這樣更有利于保護檔案的齊全、完整、系統、安全，能夠為利用者提供更全面的信息。
綜上所述，學校要切實重視教學、科研檔案工作，大力宣傳教學、科研檔案，加強檔案工作隊伍的建設，注重對相關人員業務的培訓，關心檔案工作者的工作環境，優化檔案保管條件，改善檔案人員的待遇。整個學校從綜合檔案室、教務處、教科室、教研組到課題組要建立一個完整的工作網絡，指定專人負責相關檔案的收集、歸檔。根據學校實際，學校檔案部門應組織相關人員科學地制訂教學、科研檔案的歸檔范圍和保管期限表，并及時印發給學校教學部門、科研部門，召集相關人員進行業務培訓，并定期到教學、科研部門了解、檢查教學檔案的收集情況，逐步參與教學管理，使檔案部門成為學校教學、科研工作的信息咨詢部門，為學校的全面發展做出自己應有的貢獻。
【參考文獻】
［1］ 張明嫣． 加強教學科研檔案的管理和利用［J］． 蘭臺世界：上半月，2004（9）．