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導(dǎo)語：在采購檔案管理的重要性的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
近年來，食品安全問題受到越來越多的重視，加強食品監(jiān)督管理，也日益成為了各級政府部分的重要工作。作為加強食品監(jiān)督管理的一項基礎(chǔ)性工作，食品檔案管理對加強食品監(jiān)督管理，確保食品安全具有非常重要的作用。本文通過對加強食品檔案管理進行分析研究，對促進當(dāng)前食品監(jiān)管事業(yè)健康發(fā)展具有重要的借鑒意義。
關(guān)鍵詞：食品；管理；檔案
近年來，食品安全問題不斷發(fā)生，食品安全已成為關(guān)系人們的生命和健康的重要問題，隨著食品安全衛(wèi)生問題受到關(guān)注率越來越大，特別是國家對食品安全衛(wèi)生質(zhì)量的要求的越來越嚴格，加強對食品安全衛(wèi)生質(zhì)量管理已各級政府的重中之重，對食品安全衛(wèi)生質(zhì)量管理也已從最初的最終產(chǎn)品檢驗，發(fā)展到從生產(chǎn)到餐桌的全過程檢驗。在這種情況下，作為加強食品監(jiān)督管理的一項基礎(chǔ)性工作，加強食品檔案管理刻不容緩。
一、加強食品檔案管理的重要性
食品安全衛(wèi)生質(zhì)量檔案在食品安全衛(wèi)生監(jiān)督工作中具有重要作用，例如食品藥品監(jiān)管相關(guān)用戶信息、科研成果、辦件手續(xù)、調(diào)查報告、執(zhí)法案卷和政策文件等，都是了解以往的食品安全衛(wèi)生情況，開展各項監(jiān)督執(zhí)法活動，履行食品藥品監(jiān)督職能的重要依據(jù)，對吸取以往教訓(xùn)，加強以后食品安全衛(wèi)生工作具有重要的意義。同時，食品安全問題最直接的關(guān)系著千萬大眾的生命健康問題，具有特殊的性質(zhì)，這也決定了食品檔案資料嚴肅性和重要性，因此，加強食品檔案管理對及時發(fā)現(xiàn)某些食品存在的安全衛(wèi)生問題，有針對性地對各類食品進行衛(wèi)生監(jiān)管，防止食物中毒和食源性疾病的發(fā)生，控制相應(yīng)傳染病的發(fā)生和流行，加強對監(jiān)督人員進行培訓(xùn)，提高監(jiān)督人員的素質(zhì)，促進食品藥品監(jiān)管事業(yè)健康發(fā)展，推動食品安全衛(wèi)生質(zhì)量規(guī)范化建設(shè)，具有非常重要的作用。
二、加強食品檔案管理的主要內(nèi)容
（一）加強食品檔案管理的基礎(chǔ)性工作
首先要加大食品檔案管理的資金揉入，加強食品檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)，按照現(xiàn)代檔案管理的標準，設(shè)立專門的檔案室，購置新型檔案密集架，確保容積大、視野廣、密封性強。同時，配備復(fù)印、掃描、溫控、防盜、防火等設(shè)施設(shè)備，做好食品檔案管理的硬件建設(shè)。其次，建立完善的檔案管理制度，確定管理責(zé)任，加強專職檔案員的業(yè)務(wù)能力，形成收集、整理、歸檔和管理的一體化工作網(wǎng)絡(luò)，同時，加強對檔案管理工作的監(jiān)督考核，納入年度目標考核，確保檔案管理工作能夠落到實處。通過檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，做好食品檔案管理的軟件件建設(shè)。
（二）加強對食品檔案材料的管理工作
首先，加強對食品生產(chǎn)單位的檔案管理，這部分檔案非常重要，注重食品安全源頭的檔案管理，例如，食品食品生產(chǎn)單位從業(yè)的準入和管理法度等，例如，食品生產(chǎn)單位的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、食品企業(yè)質(zhì)量安全承諾書、法人身份證復(fù)印件、組織機構(gòu)代碼證、企業(yè)化驗員證書。還有國家關(guān)于食品安全生產(chǎn)、檢驗、管理等的法律法規(guī)，生產(chǎn)單位的管理制度、原輔材料相關(guān)標準、標準備案證書、標準登記證書、檢驗方法相關(guān)標準、標準登記證書、產(chǎn)品標簽等生產(chǎn)單位制定的規(guī)范性文件，以及生產(chǎn)單位員工體檢登記表、年度培訓(xùn)計劃表、培訓(xùn)考核記錄表等。
其次，加強對生產(chǎn)材料的檔案管理，好的生產(chǎn)才能帶來好的產(chǎn)出，對生產(chǎn)材料的質(zhì)量要尤為重視，這部分主要包括食品的產(chǎn)地、檢驗報告、說明、現(xiàn)狀評價等；食品生產(chǎn)計劃、管理中形成的各類文件材料，例如綠色食品的標志的報告、申請表等；食品育苗方式、種苗處理、栽培管理、病蟲害防治、農(nóng)藥殘留檢測、肥料使用、農(nóng)產(chǎn)品采收等等。以及安全生產(chǎn)檢查記錄、衛(wèi)生檢查考核表、各關(guān)鍵工序生產(chǎn)記錄、領(lǐng)料單、設(shè)備設(shè)施清洗消毒記錄、設(shè)備運轉(zhuǎn)記錄、設(shè)備維修記錄、原輔材料采購計劃表、合格供應(yīng)商檔案、原輔材料采購驗證單、入庫單、采購產(chǎn)品清單保管臺賬等檔案材料。
再次，加強對食品檢驗銷售檔案管理。食品安全檢驗不僅需要生產(chǎn)過程的檢驗，保證源頭的安全，還要保證在以后的運儲、銷售等環(huán)節(jié)一旦出現(xiàn)問題，能夠做到準確地追溯到位。因此，食品檢驗和銷售環(huán)節(jié)的材料也要做到及時的歸檔管理。具體包括原輔材料檢驗結(jié)果通知單、原輔材料進貨查驗記錄、原輔材料采購驗證原始記錄、供應(yīng)商質(zhì)量證明、比對檢驗報告、比對記錄、檢驗，測量和試驗設(shè)備周檢計劃表、檢驗設(shè)備使用及維修保養(yǎng)登記表、測量和試驗設(shè)備臺賬等，以及樣品保管記錄、成品檢驗臺賬、出廠檢驗報告、成品檢驗原始記錄等。同時，還要加強不合格及召回管理中的檔案管理，如、食品安全召回記錄、監(jiān)督抽查不合格產(chǎn)品處理、返工返修產(chǎn)品重新檢驗記錄、不合格處置記錄表、不合格產(chǎn)品處理通知單等，以便一旦發(fā)現(xiàn)食品在生產(chǎn)過程中出現(xiàn)一些不合格產(chǎn)品，能夠及時找出原因，杜絕再次發(fā)生。此外，在食品銷售過程中的消費者投訴處理、產(chǎn)品銷售臺賬、出庫單、成品倉庫保管臺賬等相關(guān)資料也要做好檔案管理，以便確保食品在銷售過程中出現(xiàn)問題，能夠及時追溯。
三、加強食品檔案的數(shù)字化管理
隨著全社會對食品安全的越發(fā)重視，傳統(tǒng)的管理檔案方法，已不能滿足日益增長的高效、規(guī)范化需要，因此，運用信息化手段，加強食品檔案的數(shù)字化管理系統(tǒng)就顯得極為重要。
首先，建立監(jiān)管對象信息數(shù)據(jù)庫，作為“隱形的檔案柜” 和“移動的辦公室”，存儲在手提電腦或數(shù)字設(shè)備上，可根據(jù)需要隨時查詢監(jiān)管對象相關(guān)檔案信息，通過單記錄和全屏幕瀏覽的方式，對各種數(shù)據(jù)、字段可任意組合查詢，提供對監(jiān)管對象情況，確保監(jiān)管業(yè)務(wù)工作高效快速推進。
其次，建立政策信息查詢系統(tǒng)，具有登記、查詢、打印、維護、幫助等諸功能，其界面如同登記簿一樣，簡潔、明了、直觀，開通檔案資源信息在線查詢和利用，依政府網(wǎng)站對外開放，讓食品生產(chǎn)單位和食品消費者，能夠方便查詢國家有關(guān)食品安全方面政策法規(guī)，以及辦理食品業(yè)務(wù)的相關(guān)程序等。
[參考文獻]
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[2]云嵐：《如何加強新形勢下的食品藥品檢驗檔案管理工作》，內(nèi)蒙古教育（職教版），2015（7）
1血站檔案規(guī)范化管理的必要性
首先血站檔案管理是無償獻血事業(yè)發(fā)展的必要保障。近年來，血液的臨床使用量持續(xù)增加，與此同時血液采集及供給過程中涉及到的原始數(shù)據(jù)需求也日益強烈，若歸檔不及時、資料缺失嚴重，那么將直接影響到臨床應(yīng)用效果，而血站檔案的規(guī)范化管理能夠?qū)ΛI血者的基本資料、獻血時間、獻血量等進行詳細的統(tǒng)計，為臨床用血提供參考，同時助推無償獻血事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。其次，血站檔案規(guī)范化管理能夠確保輸血糾紛各方合法權(quán)益的實現(xiàn)。近年來，由獻血、輸血引起的醫(yī)療糾紛逐年增多，部分患者輸血中會出現(xiàn)不良反應(yīng)或感染某種血液傳播疾病等，一旦發(fā)生醫(yī)療糾紛，血站檔案記錄將能夠作為原始檔案對各方責(zé)任進行判斷。另外，血站檔案管理能夠為臨床用血尤其是稀有型患者用血提供保障。當(dāng)出現(xiàn)稀有血型患者輸血時，可以從血站檔案中查詢相關(guān)血型記錄，迅速確定合格的獻血者，為患者的治療爭取時間。除此之外，我國《獻血法》明確規(guī)定無償獻血者及其直系親屬能夠享受雙倍免費用血[2]，憑獻血證便能夠享受用血報銷，一旦獻血證丟失，將無法補辦。而通過血站檔案查閱則能夠查詢到獻血者的相關(guān)信息，為獻血者提供便捷的服務(wù)。
2血站檔案管理中存在的問題
2.1檔案管理意識薄弱
大部分血站檔案管理部門在檔案收集管理過程中，對檔案工作缺乏正確的認識，在檔案管理制度、管理手段以及管理模式等方面均存在著較大的問題，對檔案管理工作缺乏足夠的重視，這直接造成了檔案信息資源開發(fā)效率低、利用率低等現(xiàn)象。
2.2檔案管理制度不健全
目前，我國的血站檔案管理普遍呈現(xiàn)出管理分散、信息資源整體性不強等特點，這很大程度上是由于管理制度不健全造成的。部分血站盡管建立了統(tǒng)一的檔案管理制度，然而更多是沿用醫(yī)療機構(gòu)檔案管理模式，實用性不強。另外，部分采供血人員在具體的工作中責(zé)任意識不強，容易出現(xiàn)填寫錯誤、資料填寫不完善等現(xiàn)象，為檔案使用者帶來了極大的不便。
2.3檔案信息化管理水平低
當(dāng)前，大部分血站檔案管理工作未納入到行政預(yù)算中，血站對檔案室設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等的投入不足，大部分還停留在傳統(tǒng)的單機整理模式，不僅信息量少，而且制約了檔案的綜合利用與開發(fā)。一方面檔案管理信息化設(shè)備價格較高，血站內(nèi)部所投入的預(yù)備預(yù)留資金少，制約了采購工作的開展；另一方面血站采購人員對信息設(shè)備了解不足，所采購的設(shè)備整體質(zhì)量不高，阻礙了檔案信息化建設(shè)。
2.4檔案管理人員素質(zhì)有待提升
網(wǎng)絡(luò)信息化時代，血站檔案管理工作對管理人員有著較高的要求，然而當(dāng)前大部分血站檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，理論知識與管理水平有待提升[2]，部分檔案管理人員甚至身兼數(shù)職，無法全身心投入到檔案管理工作中，檔案管理相對混亂。
3血站檔案管理規(guī)范化建設(shè)策略
3.1增強血站檔案管理意識
血站檔案管理關(guān)系著無償獻血事業(yè)的持續(xù)、健康發(fā)展，關(guān)系著獻血者、用血者雙方權(quán)益的順利實現(xiàn)，血站內(nèi)部工作人員要充分認識到血站檔案規(guī)范化管理的重要性，深入到血站檔案管理實際工作中，體會血站生存與發(fā)展的重要性[3]。通過講座、集體培訓(xùn)等向血站檔案管理人員傳達檔案管理工作的意義與價值，提升其責(zé)任意識與道德意識，更好地投入到血站檔案管理工作中。
3.2建立規(guī)范的檔案管理制度
血站檔案的規(guī)范化管理離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提升思想認識，結(jié)合血站檔案管理工作實際，建立完善的血站檔案管理制度，體現(xiàn)合格、安全、方便、保密等原則，與此同時要定期對檔案管理制度實施效果進行反饋，對存在的不足之處擬定整改計劃，并認真及時予以改進提升，進一步加強檔案長效管理，嚴格執(zhí)行各類檔案法規(guī)制度和管理要求，充分開發(fā)利用各類檔案信息，推動檔案管理與業(yè)務(wù)發(fā)展的同步提升[4]。
3.3加強檔案管理信息化建設(shè)
基于當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，血站檔案管理要與時俱進，從業(yè)務(wù)檔案信息入手，加強血站檔案的信息化建設(shè)，①要使用新的檔案管理軟件取代原有的單機版管理模式；②要加強三大數(shù)據(jù)庫建設(shè)，即目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)[5]；③做好檔案開發(fā)利用，積極創(chuàng)建各類編譯材料檔案，充分利用信息資源，提升檔案管理的整體水平，為采供血工作提供高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
3.4提升檔案管理人員素質(zhì)
人才是確保血站檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的重要動力，因此必須加強對血站檔案管理人員的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，在招聘檔案管理工作人員時，要結(jié)合血站檔案部門的工作實際，選取具有較高專業(yè)能力及業(yè)務(wù)能力的人員擔(dān)任檔案管理工作，與此同時，要加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)與業(yè)務(wù)標準，并定期進行考核。另外可以組織參觀優(yōu)秀檔案管理單位，使檔案管理工作人員能夠認識到自身的不足，并加以彌補，確保檔案管理的每一項工作都落實到位
4結(jié)語
新時期，社會對血站檔案管理工作提出了更高的要求，血站檔案的規(guī)范化管理直接關(guān)系到民生，關(guān)系著無償獻血事業(yè)的發(fā)展，更關(guān)系著臨床用血的體驗，因此，必須認識到當(dāng)前血站檔案管理工作中存在的問題，提高思想認識，完善檔案管理制度，加強檔案信息化建設(shè)，發(fā)揮血站的社會作用與價值。
作者:鄭萬森 袁遠 韓秀彩 單位:濰坊市中心血站
[參考文獻]
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關(guān)鍵詞實驗室檔案;規(guī)范化管理;問題;措施
中圖分類號g271文獻標識碼a文章編號 1007-5739(2010)22-0026-02
高校實驗室是培養(yǎng)學(xué)生實踐能力、奠定科研基礎(chǔ)和提高學(xué)生實踐綜合素質(zhì)的重要場所,而實驗室檔案管理則是實驗室建設(shè)的重要組成部分。建立和完善實驗室檔案,是正確全面地反映實驗室建設(shè)、管理和實驗教學(xué)改革發(fā)展歷史的重要手段,是管理過程進一步實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的具體要求,也是判斷實現(xiàn)管理目標的主要依據(jù)[1-2]。因此,搞好實驗室檔案管理對學(xué)校建設(shè)、管理、教學(xué)、科研起到重要的作用。該文就實驗室檔案規(guī)范化管理的重要性和范疇進行系統(tǒng)闡述,并對存在的問題及改善措施提出具體方法。
1實驗室檔案規(guī)范化管理的意義
1.1實驗室實施管理、決策的依據(jù)
完善的實驗室檔案準確地反映了實驗室管理、實驗室建設(shè)、實驗儀器設(shè)備、實驗教學(xué)等有關(guān)實驗室工作的全過程,因此,可以為實驗室管理提供客觀、科學(xué)的決策依據(jù)。
1.2提高實驗室管理水平的重要手段
隨著高等教育改革的不斷深化,實驗室愈加發(fā)揮著重要的作用,隨著學(xué)生規(guī)模的擴大,高校實驗室的規(guī)模、數(shù)量、水平和層次也必須快速發(fā)展。實驗室檔案是反映實驗室工作、建設(shè)、管理等方面的真實記錄,對于實驗室科學(xué)管理水平的提高和傳承起著重要作用[3]。
1.3 實驗教學(xué)改革的主要依據(jù)
對實驗項目、實驗方法、手段、實驗考試辦法等進行分析研究,對學(xué)生的反饋意見進行整理和分析都有助于進一步改善教學(xué)質(zhì)量。實驗教學(xué)過程中的實驗教學(xué)檔案,都有助于不斷改進實驗教學(xué)方法和手段,推進實驗教學(xué)改革,從而不斷提高實驗教學(xué)質(zhì)量。
1.4科研工作的基本保證
科研是高校的一項重要工作,科研離不開實驗,實驗為科研提供財、物、場所的保障。
1.5實驗室儀器設(shè)備合理配置及科學(xué)管理的重要參考
實驗室檔案可以提供實驗設(shè)備的功能、技術(shù)指標、用途、價格、質(zhì)量、使用說明及儀器使用記錄,可真實反映儀器的性能狀況、使用效率、商家售后服務(wù)、實驗科研對儀器的綜合評價等,可為專業(yè)技術(shù)人員進行儀器設(shè)備選擇、使用、維護、保養(yǎng)、開發(fā)及儀器的合理整合等提供參考資料。
1.6實驗室及教學(xué)評估材料的有效積累
實驗室檔案的真實記錄是對該實驗室的客觀、正確、全面地反映,所提供的可靠文字、圖表和數(shù)據(jù)等,保證實驗室評估的可靠性、客觀性和準確性,有助于實驗資料的長期保存。
1.7提高教師業(yè)務(wù)水平的重要途徑
實驗室檔案建立的過程,也是實驗教師不斷學(xué)習(xí)和提高的過程。實驗教師通過對實驗室檔案進行比較、鑒別、研討等方式,吸取經(jīng)驗和教訓(xùn),促進了業(yè)務(wù)水平的提高。同時也為其他教師從事實驗提供學(xué)習(xí)的機會。
1.8考核實驗室人員工作業(yè)績的重要憑證
實驗室檔案記錄著實驗人員的基本材料,包括工作人員基本信息(職稱、學(xué)歷、簡歷、資格、科研論著、表彰獲獎等)以及個人工作日志,崗位職責(zé)及分工細則,專、兼職實驗教師及實驗員的在職、流動、職務(wù)職稱變動、業(yè)務(wù)考核、進修培訓(xùn)、獎懲情況,實驗室主任任命文件等,這是實驗室工作人員的德、勤、能、績客觀評價的主要依據(jù)。
2實驗室檔案管理的范疇
2.1實驗室建設(shè)與發(fā)展類
包括實驗室的建立、整合、轉(zhuǎn)型、搬遷的記錄和文件,實驗室平面分布、空間布置和實驗室建設(shè)規(guī)劃,以及實驗室管理體制和所承擔(dān)的學(xué)科、專業(yè)、課程實驗教學(xué)情況等文件。
2.2實驗室管理類
一是實驗室建設(shè)和管理方面的檔案。如實驗室建立、管理體制等方面的文件,實驗室的建設(shè)規(guī)劃、年度計劃、年度工作總結(jié),實驗室使用情況登記,實驗室各種管理規(guī)章制度。二是實驗室環(huán)境管理檔案,如實驗室平面圖,水、電線路圖,實驗室使用面積,學(xué)生人均使用面積,實驗室防火、防盜、防爆等安全檢查措施和檢查記錄,三廢處理措施和記錄等。
2.2.1崗位職責(zé)。包括實驗室主任、實驗員、實驗教師的崗位職責(zé)及學(xué)生實驗守則、實驗實習(xí)報告等。
2.2.2儀器設(shè)備管理制度。包括大型、精密儀器管理制度,實驗材料、低值易耗品管理制度,儀器設(shè)備賠償管理制度,儀器調(diào)劑報廢制度,儀器設(shè)備采購領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu),購置計劃、論證報告、維修和使用記錄,儀器設(shè)備總值、明細表、配套率、更新率等資料。
2.2.3藥品管理制度。包括藥品領(lǐng)用、發(fā)放記錄,藥品招標采購情況記錄,有毒有害、強腐蝕性物品保管制度。
2.2.4實驗室環(huán)境與安全。包括實驗室建筑環(huán)境,室內(nèi)水、電安裝布線情況,防火、防盜措施,三廢處理措施及安全、衛(wèi)生檢查記錄等。
2.3實驗教學(xué)檔案
一是實驗教學(xué)文件及資料,如實驗教學(xué)大綱、實驗教學(xué)計劃、教學(xué)進度表、實驗指導(dǎo)書、有關(guān)教學(xué)管理和教學(xué)要求的各種文件。二是學(xué)生實驗考核辦法、實驗考試成績。
2.4實驗室儀器設(shè)備檔案
儀器設(shè)備檔案包括儀器設(shè)備購置的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)及工作人員分工,申購報告及市場調(diào)研報告;申購報告的各級審批文件;儀器設(shè)備購置招標記錄,供貨合同或協(xié)議書,招、投標的中標文件;安裝調(diào)試及驗收階段形成的文件材料;學(xué)校審計、監(jiān)察結(jié)論;設(shè)備購置材料、使用說明書及維修卡、使用維修登記冊、賠償記錄等。
2.5實驗室資金投入檔案
其主要包括實驗用房、配套設(shè)備設(shè)施的投資情況;實驗室儀器設(shè)備購置及維修、改造投資情況;實驗材料及低值易耗品等日常實驗經(jīng)費開支情況。
3實驗室檔案管理存在的問題
3.1主管領(lǐng)導(dǎo)重視不夠
主管實驗室的領(lǐng)導(dǎo)缺乏對實驗室檔案建設(shè)重要性的認識。因此,對建檔工作支持不夠。
3.2實驗室工作人員建檔意識較差
實驗室工作人員建檔意識淡薄,平時不注意資料的收集、整理和歸類,往往記錄不全或者零亂,建檔不規(guī)范,導(dǎo)致有價值的資料流失而不能及時服務(wù)于實驗教學(xué)。
3.3檔案建設(shè)制度不健全
實驗室管理制度的不健全,使實驗室檔案管理工作無章可循,同時年終目標考核沒有對實驗檔案評價的內(nèi)容。
3.4實驗室檔案管理人員素質(zhì)偏低
實驗室的技術(shù)人員未經(jīng)過檔案管理知識培訓(xùn),不具備檔案管理的專業(yè)知識,不懂檔案的歸類、整理及收集,即使積累了一些實驗資料,在查找、調(diào)閱、管理等方面仍存在較大困難。
3.5檔案管理手段落后
當(dāng)今信息化的發(fā)展使檔案的載體形式已經(jīng)不局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔,還包括大量的電子文檔,因此,必須利用計算機及其網(wǎng)絡(luò)對檔案進行網(wǎng)絡(luò)化管理。建立實驗室電子文件的歸檔制度及科學(xué)的管理系統(tǒng),實施電子檔案的網(wǎng)絡(luò)檢索,優(yōu)化電子檔案的利用服務(wù)。
3.6檔案工作環(huán)境和設(shè)施缺乏
檔案管理需要必要的硬件設(shè)施,這是做好檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。高校實驗室應(yīng)設(shè)有專門的檔案室,設(shè)立專門的防潮、防腐、防火、防盜設(shè)備。只有在檔案管理用房、設(shè)備上配置完備,才能保證檔案管理的安全、有序,真正做到高校實驗室檔案管理的正規(guī)化。
3.7實驗室檔案信息開放力度不夠
缺乏科學(xué)系統(tǒng)的歸類、歸納、研究和開發(fā)使用體系,采取封閉管理方式,查閱利用范圍小,利用率過低。
4實驗室檔案規(guī)范化管理的措施
4.1提高認識,加強領(lǐng)導(dǎo)
主管領(lǐng)導(dǎo)要充分認識實驗室檔案建設(shè)的重要性,明確實驗室檔案在實驗室各項管理工作中所發(fā)揮的重要作用,把實驗室檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)范圍,加大領(lǐng)導(dǎo)對實驗室檔案工作的支持;將其列入高校檔案工作和實驗室工作計劃;詳細規(guī)定歸檔內(nèi)容、歸檔時間、歸檔類型和統(tǒng)計、保管、使用制度等[4]。
4.2建立健全檔案管理制度
實驗室檔案具有涉及面廣、專業(yè)性強的特點。因此,必須制定相應(yīng)的實驗室檔案管理制度,如《實驗室檔案管理制度》《儀器設(shè)備檔案管理制度》《實驗室檔案管理人員職責(zé)》《實驗設(shè)備采購制度》《實驗物品領(lǐng)取制度》等。對實驗室檔案組織機構(gòu)、職責(zé)權(quán)利、利用及法律責(zé)任作出明確規(guī)定,使實驗室檔案管理工作進一步規(guī)范化、科學(xué)化、制度化。
4.3加強實驗技術(shù)隊伍建設(shè),提高實驗室檔案管理水平
實驗技術(shù)隊伍素質(zhì)的高低是搞好實驗室檔案管理的關(guān)鍵,領(lǐng)導(dǎo)對技術(shù)人員要不斷地進行檔案管理知識的培訓(xùn),采取“走出去、請進來”的方法,開展各種形式的實驗室檔案管理研討和開發(fā)工作,加強交流,提高認識,強化管理水平和業(yè)務(wù)水平。
4.4改善檔案管理的工作環(huán)境和設(shè)施
硬件設(shè)施是搞好實驗室檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。因此,在學(xué)校經(jīng)費許可的前提下,要有計劃地為實驗室檔案管理投入一定的資金,創(chuàng)造必需的設(shè)施保障。
4.5提高實驗室檔案管理手段
高科技的信息時代意味著從傳統(tǒng)的檔案管理方式向科學(xué)管理方式的轉(zhuǎn)變已成為檔案管理向前發(fā)展的必然趨勢[5]。利用電子文件、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改革檔案管理已勢在必行。因此,要通過計算機操作系統(tǒng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范的命名規(guī)則,逐步將手工操作的紙質(zhì)文件分批向計算機操作的電子文件轉(zhuǎn)化,并要積極創(chuàng)造條件通過網(wǎng)絡(luò)擴大信息量和服務(wù)范圍。
4.6充分發(fā)揮檔案的利用效率
開展實驗室檔案管理工作的目的在于開發(fā)利用實驗室檔案信息資源,因此,檔案是一種信息,更重要的是一種資源。實驗基本操作的圖片、錄像帶,實驗方法的研究,儀器設(shè)備,特別是大型儀器設(shè)備功能的開發(fā)、擴展與整合等資料,都會為實驗室管理和教學(xué)改革提供客觀的依據(jù),但不能將這項工作簡單化,要能最大限度地發(fā)揮檔案的利用效率,使其真正的為教學(xué)、科研服務(wù)[6]。
4.7加大實驗室檔案的開放力度
服務(wù)地方經(jīng)濟,加強校校合作、校企合作歷來是高校的重要辦學(xué)理念。因此,實驗室檔案在為教學(xué)科研服務(wù)的同時,也要充分加大與兄弟院校、生產(chǎn)廠家的合作與交流,為其他院校和地方經(jīng)濟的發(fā)展提供力所能及的服務(wù)。
5參考文獻
[1] 馬斌強,袁超,李聰,等.高等農(nóng)業(yè)院校開放實驗室管理系統(tǒng)的研究[j].江西農(nóng)業(yè)學(xué)報,2009,21(11):204-206.
【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院檔案管理；規(guī)范；提高
2005年是醫(yī)院管理年，醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展處在一個非常時期，醫(yī)院檔案管理將會面臨一系列新問題，醫(yī)院檔案管理不僅涉及到醫(yī)院自身歷史發(fā)展的全貌，更涉及廣大人民群眾就醫(yī)的醫(yī)療文書檔案、病理切片資料、檢驗資料、各種影像學(xué)檢查的圖文資料等等，事關(guān)人民群眾健康和醫(yī)學(xué)科學(xué)的展。隨著我國加入wto以及與國際衛(wèi)生行業(yè)的接軌，對醫(yī)院檔案管理提出新內(nèi)涵和新要求。因此，準確把握新時期醫(yī)院發(fā)展特點，適時調(diào)整和加強醫(yī)院檔案管理，有著非常重要的意義。
1 增強檔案管理意識
要增強醫(yī)院干部和職工的檔案管理意識，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的重要保證，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展;要大力宣傳醫(yī)院檔案管理工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)院管理者和醫(yī)院職工充分認識醫(yī)院檔案管理工作的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，長期以來對醫(yī)院檔案缺乏嚴格的考核，因而實際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無的模糊認識。并且由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費等方面的限制，檔案管理工作容易受到冷遇。提高各級干部檔案管理工作認識，才能使檔案管理工作順利開展。
2 理順關(guān)系，健全制度
建立健全各項規(guī)章制度，建立科學(xué)的檔案管理體系，是醫(yī)院檔案管理的根本。隨著醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系。通過建立信息檔案科，明確職能，將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。拓展檔案的歸檔范圍，加強有關(guān)內(nèi)容的收集是檔案工作的新課題。如醫(yī)院面對醫(yī)療市場所進行的各種經(jīng)營活動，這些經(jīng)營活動要形成各種不同的方案、協(xié)議等，應(yīng)及時收集歸檔。又如提倡采購招標，其招標方法、程序、協(xié)議、合同也應(yīng)進入歸檔材料之中。所以，要進一步健全醫(yī)院檔案管理組織，落實專人收集。
3 培養(yǎng)人才，提高素質(zhì)
目前各醫(yī)院從事檔案管理專業(yè)人員的專業(yè)程度明顯不足，很多原來不是學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)，而是從行政、護理、計算機管理等部門轉(zhuǎn)崗過來的，在經(jīng)過一段時間專業(yè)培訓(xùn)之后，便開始從事檔案管理工作。這樣的檔案管理人員，完成日常醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)還是能夠勝任的。但是，醫(yī)院綜合檔案室面臨的不僅僅是保管和豐富館藏的任務(wù)，還要開展醫(yī)院檔案編研工作，從更高層次開展檔案服務(wù)工作，這是綜合檔案室生存基礎(chǔ)和發(fā)展方向。因此，要不斷提高醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)直接影響醫(yī)院檔案管理的水平。要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、知識更新、進修學(xué)習(xí)等，提高業(yè)務(wù)水平，建立醫(yī)院檔案管理人才梯隊，以便適應(yīng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)的發(fā)展，不斷推動檔案管理水平的提高。
4 加強規(guī)范化建設(shè)
病案是醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容，要加強對醫(yī)務(wù)人員病案書寫的教育，提高醫(yī)務(wù)人員對病案重要性和嚴肅性的認識，使醫(yī)務(wù)人員從思想上予以重視，嚴格要求，養(yǎng)成嚴謹認真的工作作風(fēng)。落實病案書寫規(guī)章制度，加強病案書寫規(guī)范化的培訓(xùn)，要實行專人負責(zé)和專人考核。
5 制定考核制度
醫(yī)院檔案管理是一項長期工作，要使各級嚴格把關(guān)，責(zé)任到人，還須建立相應(yīng)的考核制度。醫(yī)院應(yīng)將此內(nèi)容納入科室管理責(zé)任書之中，將檔案管理與科主任工作成績的考核獎懲掛鉤，明確科主任對科室檔案工作的管理責(zé)任，要求科主任抓好歸檔材料的收集、整理，促進了檔案管理的規(guī)范化。
1.1檔案管理對醫(yī)院的管理工作中意識不強
醫(yī)療設(shè)備檔案的管理是一個繁雜的工作，需要細心認真的對待。但是很多醫(yī)院的檔案管理人員還沒有很好的認識到這一點，同時醫(yī)院對設(shè)備檔案管理工作也不是特別的重視。我們都知道檔案工作最基本的就是對設(shè)備的建檔、當(dāng)然管理是非常關(guān)鍵的同時還要合理的去應(yīng)用。醫(yī)院設(shè)備的檔案管理工作由于在醫(yī)院中是一個很不起眼的工作沒有多少關(guān)于醫(yī)療治療的技術(shù)性，所以在醫(yī)院中著分工作也不受重視，只重視醫(yī)療設(shè)備本身而不重視醫(yī)療設(shè)備的方案管理工作。所以醫(yī)務(wù)人員在進行醫(yī)療設(shè)備的檔案收集時也缺乏應(yīng)有的重視，普遍存在應(yīng)付心理。
1.2醫(yī)療設(shè)備檔案管理的團隊協(xié)作有待加強
要想將醫(yī)療設(shè)備的檔案合理有效的又全面的管理好前期的資料收集是特別重要的一環(huán)，比如動態(tài)檔案資料對在設(shè)備檔案手機中是相當(dāng)重要的。設(shè)備運行、維修等，都需要專門的人員進行對使用人、維修人、使用和維修時間、出現(xiàn)的問題、最終的解決辦法等進行全面細致的記錄。整個過程需要義務(wù)人員之間的相互配合才能很好的完成醫(yī)療設(shè)備動態(tài)資料的收集工作。但是在實際操作中沒有專門的檔案管理人員進行以上數(shù)據(jù)的收集工作，使得很多有用的信息隨著時間的流逝而丟失。
1.3醫(yī)療設(shè)備檔案收集時間長，增加了檔案收集的難度
前面我們已經(jīng)說了醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的檔案其實是一個動態(tài)的過程，從最開始的采購到其中的運行使用、再到維修最后甚至是如何淘汰或者報廢都要詳細記錄整個檔案的收集跨度時間長，牽扯人員多等等。所以說在整個醫(yī)療設(shè)備檔案的管理中是一個比較漫長的過程，給整個醫(yī)療設(shè)備的檔案管理工作加大了在時間上的難度。
2醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性
醫(yī)療設(shè)備在現(xiàn)在醫(yī)療過程中的重要地位相信大家都是深有體會的，一個簡單的驗光、做CT、做B超等等都要用到醫(yī)療設(shè)備來完成。這么多的醫(yī)療設(shè)備如何做好相應(yīng)的管理是非常重要的相應(yīng)的檔案之多也是可想而知的。醫(yī)院要想對醫(yī)療設(shè)備全面的進行現(xiàn)代化的管理就必須將醫(yī)療設(shè)備檔案的管理列入其中。因為這是醫(yī)療設(shè)備管理的有效憑證和重要資料依據(jù)。可以說醫(yī)療設(shè)備檔案管理還壞直接關(guān)系到醫(yī)院設(shè)備使用的還壞，同時也關(guān)系到醫(yī)療設(shè)備使用的時間長短問題。管好醫(yī)療設(shè)備，可以很好的提高醫(yī)療設(shè)備的使用率，同時也會很好的減少理療設(shè)備在使用中出現(xiàn)故障的頻率。醫(yī)療設(shè)備檔案的管理為醫(yī)療設(shè)備在后來的運行和維修提供了科學(xué)有效的依據(jù)，可以很好的減少醫(yī)療設(shè)備在遇到問題時維修處理的時間。隨著世界經(jīng)濟的全球化國際社會在醫(yī)療上的合作不斷加深，醫(yī)療設(shè)備的引進使用時常有的事情在引進時很多設(shè)備會自身攜帶著設(shè)備的安裝使用，注意事項、維修方法等這些在設(shè)備的引進后這些重要的治療都會以設(shè)備檔案的形式放在醫(yī)院的檔案庫中。當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)問題或者是出現(xiàn)不會使用的情況這時候就需要從檔案庫中將這些設(shè)備相應(yīng)的資料找出來，既簡單與方便更有效的杜絕了醫(yī)療設(shè)備的操作不當(dāng)問題。所以說醫(yī)療檔案設(shè)備的檔案管理對整個醫(yī)療設(shè)備和正確良好的使用還是能起到積極的作用的。
3醫(yī)療設(shè)備檔案管理的對策
3.1切實加強培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變設(shè)備檔案管理觀念
對醫(yī)療設(shè)備檔案的管理醫(yī)院管理層一定要做到充分的重視，加強檔案管理的管理制度同時開展切實有效的培訓(xùn)工作，不能再停留在以前的錯誤思想中而是轉(zhuǎn)變思想態(tài)度讓整個醫(yī)院的工作人員把醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作當(dāng)做一項重要的工作來對待，積極配合設(shè)備檔案管理的管理人員讓他們更加順利的完成工作。對于醫(yī)療設(shè)備的動態(tài)檔案收集中要以認真、真實、全面、細致的態(tài)度去完成。在維修過程中要對設(shè)備具體出現(xiàn)、解決辦法等做好詳盡的記錄不可以有半點的馬虎。在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的牽頭下進行檔案管理知識的培訓(xùn)工作，特別注意對新進職工的培訓(xùn)工作同時要在培訓(xùn)后進行嚴格的考核工作。在醫(yī)院的會議期間要重點強調(diào)對醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作的重要性，調(diào)高檔案管理人員的認識。
3.2完善制度建設(shè)，加強考核
醫(yī)院對病人進行治療的過程中是離不開醫(yī)療設(shè)備的，醫(yī)療設(shè)備的檔案對醫(yī)療設(shè)備的管理起著極其重要的作用，可以說醫(yī)療設(shè)備檔案管理能很好的配合醫(yī)院在給病人治療，在治療中起到了有效作用。可見醫(yī)院做好對醫(yī)療設(shè)備管理的制度管理系統(tǒng)構(gòu)建是非常重要的。很好的明確各個管理檔案的人員職責(zé)，建立嚴格管理制度；在以前的基礎(chǔ)上進一步完善醫(yī)院檔案的管理制度，將醫(yī)院設(shè)備檔案管理制度更加細化，讓檔案管理人員就在制度的約束之下，對檔案管理人員的管理還壞進行調(diào)查對坐的好的要提出表揚對那些態(tài)度不認真，馬虎大意的員工進行評判教育；對醫(yī)院設(shè)備維修人員進行實名制登記要求他們在維修設(shè)備是出了要做好維修工作還要對設(shè)備的問題以及引起問題的原因進行記錄并交給醫(yī)院設(shè)備檔案管理人員；在檔案的管理中加強對管理人員個人素質(zhì)以及專業(yè)水平的考核工作，使他們更見重視醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作，盡最大的努力來完成檔案的管理。只有做到以上的環(huán)節(jié)在能送上到下的提高全醫(yī)院人員對檔案管理工作重要性的認識，才能真正落實好對醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的具體工作。
3.3醫(yī)療設(shè)備檔案管理現(xiàn)代化
隨著現(xiàn)在社會科技的發(fā)展以及計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，和好的利用計算機來管理醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作也是比較可靠的方法。同時還可以很好的解決人員的問題，利用計算機管理檔案也是近些年來醫(yī)院在檔案管理過程中比較常用的管理方法，是一種比較流行的趨勢。在醫(yī)療設(shè)備管理中，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)自身的環(huán)境條件設(shè)立一個屬于自己的設(shè)備管理系統(tǒng)。這個管理系統(tǒng)應(yīng)該有強大的適應(yīng)性，不及可以對人員信息、出入檔案庫的時間以及所借檔案的類型，還應(yīng)該對醫(yī)院設(shè)備的購置、使用、技術(shù)管理進行詳盡的記錄。同時將記錄的數(shù)據(jù)利用計算機技術(shù)進行合理的整合分析，對有用的信息進行存檔保護，以電子檔的形式保存起來。然后醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員要對電子檔案進行打印再次以紙質(zhì)檔案的形式保存起來，做到雙保險的作用。
4結(jié)語
檔案是對過去發(fā)生的行為、信息進行記錄和保存的一項活動，具有一定的保存和參考價值。隨著社會信息化的建設(shè)和發(fā)展，各行各業(yè)的檔案管理工作發(fā)生了些許的變化，但是它的重要性沒有變。如何在信息化的背景下，去提高檔案管理的科學(xué)化水平成為了人們關(guān)注的焦點。
2 檔案科學(xué)化管理的重要性
檔案是每個部門工作的重要載體，這些檔案是其開展活動和變更、建立資料的記錄載體，是企事業(yè)單位、高校以及任何組織的重要依據(jù)和憑證，是歷史資料。這些檔案可以真實反映和記錄組織的工作情況、資金情況等等，可以為國家和社會提供了有價值的服務(wù)信息。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，各行各業(yè)的工作制度和工作效率在信息化社會下也得到了充分實現(xiàn)。檔案管理工作通過科學(xué)化的管理會加快檔案管理工作人員收集資料、整理資料、歸納資料、分析資料檔案的進度，大大提升了檔案查閱與使用的效率。
3 現(xiàn)階段檔案管理存在的問題
3.1 缺乏復(fù)合型的人才
人是信息的使用者和傳播者，所以檔案管理員在科學(xué)化管理中有著非常重要的作用。國外學(xué)者Norris就曾指出過，員工在信息技術(shù)方面缺乏良好的培訓(xùn)，就不能將技術(shù)運用到他們的工作中去，就會阻礙工作的進程。除此之外，一項新的技術(shù)的產(chǎn)生需要一定的資金支持，主要包括硬件設(shè)施和人員的培訓(xùn)。所以，要想加強檔案館科學(xué)化管理就必須有充足的資金和設(shè)備要求。如果一個檔案館有大量的資金去搭建一個信息管理系統(tǒng)，對信息操作人員進行培訓(xùn)，必定會提升工作的效率。我國電子信息技術(shù)的發(fā)展速度跟不上其他發(fā)達國家的節(jié)奏，最主要的原因就是缺乏專業(yè)化的人才，缺乏與電子信息技術(shù)相關(guān)的人員，同樣這種理念也可以運用到檔案館管理上面，檔案信息化建設(shè)不足的原因也是如此，部分館員從業(yè)人員只能解決自己能力范圍之內(nèi)的事情，創(chuàng)新力度不足。復(fù)合型人才很少，也正是這方面的人才缺失阻礙了檔案館信息化的發(fā)展。
3.2 缺乏建設(shè)資金
加強對檔案的科學(xué)化管理是一項重大的工程，需要大量的資金支持，主要包括設(shè)備的維護、人員的工資、系統(tǒng)的采購等。在資金緊張的情況下，小型檔案館的發(fā)展就顯得力不從心，它們在信息化建設(shè)方面投入的資金比較少，嚴重的阻礙了檔案館推行科學(xué)化管理的進程。
3.3 安全性能低
在檔案館的經(jīng)營過程中，信息會在部門與部門之間、部門與外界之間進行傳遞，如果這些信息被盜，將會給檔案館帶來不可估量的損失。所以檔案館在信息傳遞過程中，一定要重視信息的安全性，尤其是信息的完整性，要積極采取信息安全保護措施，避免不必要的麻煩。但是在實際生活中，我國關(guān)于信息的安全保護技術(shù)還不夠成熟，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)信息泄露、黑客攻擊、信息篡改等現(xiàn)象。
3.4 檔案管理人員工作積極性不高
在現(xiàn)有階段，檔案管理工作得不到重視，加之檔案管理工作相比其他部?T不容易出成績，沒有很大的晉升空間，他們?nèi)宋⒀暂p，說話不夠分量，都是一些默默無名的工作者，想通過堅守崗位、盡職盡責(zé)來獲得晉升好比就是一種奢望。檔案管理工作人員長期要面對這些繁瑣、任務(wù)重、復(fù)雜的工作，自我價值得不到提升，難免會失望，從而能產(chǎn)生消極的情緒，工作中也會缺乏積極性和主動性。
3.5 檔案管理制度不健全
目前大多數(shù)的檔案管理工作缺乏一套完整的管理系統(tǒng)，管理尚未達到規(guī)范的程度，檔案管理中心不能及時、完整的收集、歸檔、整理各個科室的資料，每個科室的資料都分布在自己的科室。加之，檔案管理部門對收集上來的資料不能進行規(guī)范化的管理，在擺放、查詢流程中出現(xiàn)諸多的問題。比如在使用檔案時，往往需要大量的人力去查找，影響檔案的使用效率。
4 提高檔案管理科學(xué)化水平的策略
4.1 建立科學(xué)合理的檔案管理體系
檔案館的工作信息量大、還有大量的數(shù)據(jù)等等，工作比較繁瑣，所以必須要建立科學(xué)合理的檔案管理體系，目的就在于將各類信息進行有序的劃分，歸檔保存，提高檔案的使用效率。在建立管理體系時，要充分的考慮職能和分工，提升管理的效率。首先，檔案員要按嚴格的程序和規(guī)范對資料進行歸檔、整理、保存。其次就是制定相應(yīng)的安全保密級別，對于重要的文件要加強管理的級別。最后就是要做到清楚的標注，做到有據(jù)可查。
4.2 加強檔案員的素質(zhì)培養(yǎng)
現(xiàn)在檔案員大多數(shù)是有兼職人員組成，他們只熟悉本科室的業(yè)務(wù)，缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識，因此，加強檔案員的素質(zhì)培養(yǎng)迫在眉睫。對檔案員要定期培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)知識和對檔案工作的認識，并進行專業(yè)繼續(xù)教育。除此之外，檔案管員還要學(xué)會檔案的立卷與編訂。隨著社會信息化的發(fā)展，檔案管理工作逐漸從手工操作過渡到了信息化的操作，數(shù)字化不斷升級，電子文檔等信息化文件為檢查提供了便利，檔案員要不斷提升自己的業(yè)務(wù)知識，還要提升自己的信息處理能力，從而提高服務(wù)質(zhì)量。
4.3 實施績效考核，促進檔案發(fā)展
績效考核是一種有效的激勵手段，建立科學(xué)合理的績效考核體系有利于提升檔案員的工作積極性，還能引起領(lǐng)導(dǎo)層的重視，建立獎罰分明和晉升制度，可以讓檔案員端正工作態(tài)度，提高他們的工作熱情，主動的完成繁瑣、復(fù)雜的檔案工作。通過對檔案工作的分解、考核，建立績效考核體系，將會實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。
4.4 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高信息化意識
檔案管理部門或機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)要堅定檔案信息化的決心，逐步樹立信心化觀念，實現(xiàn)檔案信息化的逐漸過渡。充分認識到檔案信息化的重要性，認識到信息化對于整合資源、促進共享的重要性。檔案工作者也要積極接受信息化工作方式、認清檔案發(fā)展的大方向，提供工作責(zé)任感、樹立現(xiàn)代化管理理念。除此之外，還要增加資金和技術(shù)的投資力度，提供設(shè)備和人員的支持，使信息化工作穩(wěn)定的開展下去，而且還要建立相應(yīng)的軟件設(shè)施以及檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案進行分類管理，保證檔案室除塵、防水、干燥等。加強信息的收集和處理能力，為組織的發(fā)展奠定一定的基礎(chǔ)。
1 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的問題
1.1 檔案意識淡薄，檔案利用率低
增強檔案管理意識，就是要重視檔案。檔案是社會財富，是勞動者智慧的結(jié)晶，具有潛在的經(jīng)濟效益，它與醫(yī)院在市場經(jīng)濟中能否生存與發(fā)展息息相關(guān)。但現(xiàn)在有不少同志，包括領(lǐng)導(dǎo)干部，對檔案管理意識比較淡薄，認為檔案及檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的必要性和重要性，忽視檔案資源的積累和開發(fā)，片面的認為檔案不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，抓不抓無所謂，干好干壞影響不到醫(yī)院的經(jīng)濟效益，自覺不自覺地存在只顧經(jīng)濟利益，不顧社會效益的做法。由于對檔案重視程度不夠，造成對檔案信息資源開發(fā)不足，檔案利用率不高。
1.2 醫(yī)院檔案定義不清，管理范圍不明確
目前，醫(yī)院檔案的管理還沒有一套科學(xué)系統(tǒng)的管理標準和制度。隨著社會的發(fā)展，科技的進步，醫(yī)院體制改革的深化，醫(yī)院檔案的內(nèi)涵和外延都發(fā)生了變化。各級各類醫(yī)院在管理檔案時，由于沒有統(tǒng)一的管理標準和模式，只能根據(jù)自己的理解和實踐進行管理，許多應(yīng)納入管理的檔案沒有納入管理。
1.3 重要的歸檔文件材料收集困難，造成檔案資源的流失
《檔案法》規(guī)定，對國家規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或檔案工作人員移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何人不得占為己有。但在實際工作中，有的人將應(yīng)歸檔的文件材料作為私有財產(chǎn)自己保存；有的人在調(diào)動、退休時帶走或丟棄有價值的材料；有的部門貪圖方便將應(yīng)歸檔的材料留在本部門使用，不交檔案部門保管。在醫(yī)院的體制改革中，人員變動頻繁，醫(yī)院科研、醫(yī)療活動中有價值的歸檔文件材料也隨著頻繁的變動而流失。這將會給醫(yī)院的發(fā)展造成不可彌補的損失。
1.4 檔案專業(yè)人員素質(zhì)參差不齊，敬業(yè)精神減弱
目前我國檔案專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代的發(fā)展相差懸殊。表現(xiàn)在檔案專業(yè)出身的人員較少、專業(yè)知識老化、知識面較窄、高層次的檔案專業(yè)人才較少。特別是在各級醫(yī)院改革中，檔案部門首當(dāng)其沖地縮減機構(gòu)，精簡人員，有的檔案人員甚至身兼數(shù)職，繁忙的行政事務(wù)擠掉了檔案工作的主職。許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新意識。這些情況已經(jīng)不適應(yīng)新時期醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展。
另外，檔案部門工作清苦，心態(tài)難以平衡，加之得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視和社會的理解，工作積極性調(diào)動不起來。熱愛檔案工作、鉆研業(yè)務(wù)、埋頭苦干的檔案工作人員少了，少數(shù)人不求進取、得過且過、工作懶散、缺乏競爭意識和緊迫感。
1.5 檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高
一些單位由于用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案管理標準。另外，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中廣泛應(yīng)用，醫(yī)院管理手段不斷進步，而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少，基本上還采用手工收集、檢索，信息量少，不利于檔案的開發(fā)和利用，檔案信息利用后反饋渠道不暢通。
2 調(diào)整和加強醫(yī)院檔案管理的方法和思路
凡此種種，檔案工作出現(xiàn)新問題絕非個別單位的個別現(xiàn)象，而是帶有一定普遍性的問題，應(yīng)當(dāng)以積極的態(tài)度把檔案工作中出現(xiàn)的新問題放到社會這個大環(huán)境中，認真剖析、思考、探索檔案工作發(fā)展的新途徑，醫(yī)院必須正視現(xiàn)實，應(yīng)對形勢的要求。
2.1 加強領(lǐng)導(dǎo)，增強干部職工的檔案意識
醫(yī)院的檔案工作是整個醫(yī)院工作的一個重要組成部分。因此，要做好這項工作，既要大力宣傳檔案工作的重要性，又要實事求是地根據(jù)醫(yī)院的情況，有計劃、有步驟地進行。
首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視這項工作，要把檔案管理納入重要的議事日程，要把檔案工作納入醫(yī)院的總體規(guī)劃，把它作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃，同步發(fā)展；其次，要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部和職工充分認識到檔案的重要性，認識到檔案工作的作用，認識到檔案與自己日常工作和生活密切相關(guān)，從而更好地支持檔案工作。
2.2 重視開發(fā)利用，發(fā)揮檔案的社會效益
檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，要多途徑、多手段地開發(fā)檔案信息資源，使醫(yī)院的檔案為臨床、教學(xué)和科研工作服務(wù)。要有針對性的提供利用，要到臨床一線去征求意見，了解需要，為醫(yī)院的發(fā)展提供有價值的信息材料，做到超前服務(wù)，以滿足醫(yī)院各項工作的需要，充分發(fā)揮檔案的社會效益。使檔案服務(wù)貼近醫(yī)院的中心工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策、編史修志、解決醫(yī)療糾紛等方面提供大量的參考，以此發(fā)揮檔案的實際效用。
2.3 建立健全檔案工作制度和標準，拓展檔案的歸檔范圍
檔案管理的各項工作，各個崗位，要相應(yīng)地制定管理制度和標準，以保證檔案工作的正常開展。制定標準，要結(jié)合醫(yī)院工作的實際，要明確規(guī)定工作范圍、內(nèi)容、程序、職責(zé)、權(quán)限、考核辦法，使每項工作、每個崗位、每個環(huán)節(jié)都能在標準化的程序中運行。
隨著時代的進步及醫(yī)院自身的發(fā)展，醫(yī)院檔案的形式和內(nèi)容更加豐富，既有機關(guān)事業(yè)單位的相關(guān)內(nèi)容，也有企業(yè)內(nèi)容，如醫(yī)院的成本核算、采購招標等，因此，各級醫(yī)院要不斷加強檔案收集的力度，認真做好收集工作。醫(yī)院檔案歸檔的范圍不能拘泥于傳統(tǒng)的歸檔范圍，要不斷拓展歸檔內(nèi)容，將醫(yī)院的醫(yī)療活動完整歸檔，真實地反映醫(yī)院的發(fā)展。
2.4 加強醫(yī)院檔案工作人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理人員的素質(zhì)直接影響檔案管理的水平，醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納入人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)。要通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識更新、進修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識水平。檔案工作者要增強緊迫感、使命感和責(zé)任感，改變自身的薄弱環(huán)節(jié)，適應(yīng)當(dāng)前形勢發(fā)展的需要，既要保持和發(fā)揚檔案工作者不計名利默默奉獻的傳統(tǒng)美德，又要不甘寂寞，創(chuàng)造性的工作，不斷地學(xué)習(xí)新理論、新知識、新技術(shù)，提高自身素質(zhì)，使檔案工作在新時期有新突破、新建樹。
一、人力資源檔案數(shù)字化管理的意義
1.有助于企業(yè)實現(xiàn)信息現(xiàn)代化。企業(yè)信息化建設(shè)是時展的必然趨勢，其中就包括人力資源檔案的數(shù)字化管理這一重要部分。它為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供了可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)，推動了企業(yè)的信息化進程。2.有助于檔案資料的保存。傳統(tǒng)的檔案資料以紙質(zhì)為載體，時間一長，破損嚴重，給管理帶來了不小的難度，同時不利于檔案的使用。借助于先進的信息技術(shù)，轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，大大降低了人為因素和非人為因素的影響，更利于檔案資料的保存和使用。3.有助于工作效率的提高。傳統(tǒng)的檔案管理以手工為主，不僅效率低下，而且極易出錯，同時利用率不高，使檔案價值難以體現(xiàn)。數(shù)字化管理，信息的存儲、查詢更高效、更快捷，把檔案管理人員從繁重的體力勞動中解放出來，提高了工作效率。
二、基于信息安全條件下的人力資源檔案數(shù)字化管理面臨的問題
1.檔案數(shù)量巨大難以快速數(shù)字化。目前，大中型企業(yè)中，信息資料經(jīng)過長年的累積特別豐富，給數(shù)字化管理造成了不小的困難。而中小企業(yè)，受自身條件的限制，資金投入不足，導(dǎo)致數(shù)字化設(shè)施、設(shè)備等，難以滿足人力資源檔案數(shù)字化管理的需求。2.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來的不安全因素。一是系統(tǒng)軟件由于設(shè)計中存在漏洞，極易被黑客等侵襲，致使信息被竊、流失、損毀。還有磁場等對信息傳輸?shù)耐ǖ涝斐筛蓴_，影響了信息的傳輸，留下了隱患，另外就是網(wǎng)絡(luò)的開放性給信息的安全性和保密性帶來沖擊。很多企業(yè)為了降低成本，忽略了網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，對采購的設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)供應(yīng)商限制要求較低，也給黑客等入侵數(shù)字檔案資料庫竊取信息提供了方便。3.人為操作導(dǎo)致的不安全故障。數(shù)字化管理需要高素質(zhì)的檔案管理人員的操作，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。在實際情況中，很多從事檔案管理的人員年齡偏大，計算機操作不熟練，經(jīng)常出現(xiàn)一些失誤，造成信息丟失、損毀。另外，工作人員在操作上的不良習(xí)慣、違規(guī)操作等,都會導(dǎo)致安全問題的產(chǎn)生。再加上防護措施不到位、警惕性低，影響了網(wǎng)絡(luò)安全管理的整體質(zhì)量。
三、基于信息安全條件下的人力資源檔案數(shù)字化管理路徑探究
1、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀
目前，醫(yī)院檔案管理中存在的主要問題有：（一）檔案意識不強，檔案利用率低。檔案工作對全社會的各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。但是檔案界長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使社會公眾對檔案利用效益知之甚少。（二）檔案管理機構(gòu)不健全、管理范圍不明確。醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負責(zé)。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、音像檔案等，醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，而X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業(yè)務(wù)科室自己管理，在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度、標準。隨著科學(xué)技術(shù)的進步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化，各級醫(yī)院在管理檔案時，由于還沒有統(tǒng)一的管理標準和模式，各級醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐進行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。（三）檔案硬件投入不足。由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案安全保管的要求。另外，管理技術(shù)滯后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中廣泛運用，醫(yī)院管理手段不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。
綜上所述，醫(yī)院檔案管理面臨深刻的變化，這些問題的出現(xiàn)既是我國現(xiàn)代體制出現(xiàn)的一種轉(zhuǎn)折，也是科技不斷發(fā)展的必然。因此，醫(yī)院必須正視現(xiàn)實，調(diào)整管理思路，改進檔案管理的方法，應(yīng)對形勢的要求。
二、建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系
針對醫(yī)院檔案管理中存在的若干主要問題，通過展開深入細致的分析研究，進一步探索了現(xiàn)代化檔案管理在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展中的應(yīng)用，需要加強如下各方面的管理。
（一）加強檔案法的學(xué)習(xí)，增強醫(yī)院干部、職工的檔案法意識，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展；要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)院管理者、醫(yī)院職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，長期以來對醫(yī)院檔案缺乏嚴格的考核，因而實際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無的模糊認識。并且由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費等方面的限制，檔案管理工作很易受到冷遇。提高各級干部對檔案工作的認識，不僅是檔案工作自身發(fā)展的需要，而且是影響市場經(jīng)濟和知識經(jīng)濟健康成長的一個不可忽視的因素。只有建立規(guī)范化的管理體系，才能使檔案工作順利開展。
（二）理順關(guān)系，健全制度，拓展檔案的歸檔范圍。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系。通過建立信息檔案科，明確職能，將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。同時，要拓展檔案的歸檔范圍。醫(yī)院由于處于一種特定的條件下，面臨諸多新的問題。因此，拓展歸檔范圍，加強有關(guān)內(nèi)容的收集是檔案工作的新課題。如醫(yī)院經(jīng)營方面，所進行租賃、承包、核算的方案、協(xié)議等應(yīng)實行歸檔收集。又如提倡采購招標，其招標方法、程序、協(xié)議、合同也應(yīng)進入歸檔材料之中。所以，要進一步健全檔案管理組織，落實專人收集。
三、逐步實現(xiàn)檔案信息資源管理對醫(yī)院決策的科學(xué)化
（一）檔案信息管理自動化。新時期醫(yī)院檔案工作主要是實行計算機輔助立卷，實現(xiàn)文檔一體化管理。把檔案人員從繁瑣的手工立卷程序中解放出來。所謂文檔一體化管理，就是指運用計算機技術(shù)對文書和檔案工作的全程實施自動化管理，其功能將涵蓋對檔案的數(shù)字化加工和數(shù)字檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、、利用以及數(shù)字管理全過程。