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導語：在職工檔案管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
關鍵詞：檔案管理 特性 作用 措施
1 企業檔案管理工作的特性
1.1 獨立性 企業是社會經濟發展過程中一種以法人為代表的自主經營、自負盈虧形式的特殊經濟組織，企業對其資產有獨立的支配權，檔案作為企業資產的一個組成部分,企業也依法享有獨立的支配權。同時，隨著經濟社會的發展，大部分企業產生了屬于自己的知識產權和商業秘密等檔案。因此，企業的檔案基本上不對外開放，沒有對外服務的功能，檔案資源只屬于企業內部共享。
1.2 專業性 在當前的市場經濟活動中，企業主要是以經營為中心開展一系列活動，從而產生了大量的經營性的文件材料。同時，為了在激烈的市場競爭中求生存求發展，企業還產生了本企業獨有的技術專利檔案。這些檔案與傳統的科技檔案和文書檔案有著較大的差別，成為企業檔案的一個重要組成部分。
1.3 系統性 企業檔案工作不僅包括對檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統計、鑒定、服務、利用，而且還包括檔案信息產品的加工和輸出，因此，它類似于企業管理活動中的一個系統工程。
2.1 對企業發展的步伐和速度起到促進作用 企業職工檔案與企業發展的關系十分密切，對企業競爭發展具有十分重要的促進推動作用。在經濟社會的快速發展的形勢下，企業要想高速穩健發展，離不開科學技術的支撐，而科學技術的進步則取決于人才的綜合素質，需要有一支高素質的專業技術人才隊伍。人才已經成為決定企業興衰、成敗、競爭勝負的關鍵因素。而加強職工德檔案管理工作，從一定程度上對企業員工的地位、榮譽、認定等方面進行了肯定，從而形成了良好的激勵機制，進而促進了企業的良性發展。作為人才信息縮影的職工檔案，則是各類人才在社會各項實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合體現。
2.2 是培育企業核心競爭力的重要工具 核心競爭力是企業擁有的區別于其他企業的重要財富，是能夠被企業管理者、員工共同感受到的并共同參與創造的核心資源。由于現代企業在激烈的競爭中感到了人才的重要性，因此開發人力資源成為了提高企業核心競爭力的迫切需要。優化企業人力資源管理，離不開企業職工檔案工作的強力支持，與職工檔案工作制度的不斷完善也有著密不可分的關系。企業職工檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據。人力資源管理的目的就在于能否在企業內部實現最優化的人才配置，做到“人盡其才，才盡其用”，知人善任是企業良性發展、在競爭中處于不敗之地的重要條件。對于企業而言，只有進一步強化職工檔案管理工作，才能從源頭上杜絕一些棄檔、假檔、失檔現象的發生，也才能使企業能夠放心的用人，使員工能夠誠信的做人，進而樹立進取心和責任心，最終促進企業核心競爭力的培育。
2.3 是企業競爭發展中人力資源管理的重要手段 職工檔案對單位負責人了解應聘者的基本情況，正確錄用使用新的人才能起到十分重要的作用。一份真實、完整的個人職工檔案，既是企業選用人才和人才日后晉升提拔的重要參考，也是擇業人員量己之才選擇行業、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能限制一些企業和個人盲目選人、擇業的“自主權”，更利于“人才與用人單位是市場經濟體制下活動的主體”這一社會功能得到充分發揮。同時，由于職工檔案能夠比較全面、準確的反映人才各方面的情況，所以企業也能夠從職工檔案中了解本單位人才的數量、文化程度、專業素質等方面的重要數據，這也有利于企業人力資源管理部門對職工檔案進行統計分析，從而作出比較準確的人才預測，并制定出長遠的人才培養計劃和企業發展規劃。
3 加強職工檔案管理工作的措施
3.1 制定科學規范的企業職工檔案管理實施細則
隨著經濟社會的發展，流動性和多變性問題成了企業人才突出的問題，這給企業職工檔案管理增加了多樣性和復雜性。因此，必須根據形勢的發展，在《企業職工檔案管理工作規定》的基礎上制定一個統一的、規范的、便于操作的《企業職工檔案管理實施細則》，使職工檔案材料的主體能夠緊緊圍繞培養人才、發展經濟這個中心，在收集、整理、歸檔、利用等環節做到有章可循、有法可依，真正實現“觀其卷，知其人，用其長”的目的。
3.2 實現企業職工檔案管理的現代化
當前，企業各項制度面臨改革，企業職工檔案工作也同樣面臨著這種挑戰。一是職工隊伍不斷交替，導致檔案數量有所增加，檔案內容不斷得到更新，新材料不斷得到充實。二是檔案利用率越來越高，信息的需求要求更加系統、全面、準確。三是利用時效在加快。要求檔案人員要熟悉情況，及時有效提供。因此，盡快實現職工檔案的現代化管理是非常重要的。在具體檔案管理工作中，要做好六個環節和一些操作手段的創新。首先要更新立卷制度，在工作手段上改進，盡量簡化一些繁瑣、呆板的操作步驟。比如在組卷、裝訂的形式上，取消一些繁瑣的不必要的過程、環節、步驟，盡可能縮短立卷歸檔周期。在日常的抄寫、裝訂工作中，要善于思考，多動腦筋，有針對性地搞一些小發明、小創造、小革新，這樣能起到事半功倍之效。同時，可以利用現代技術來提高工作效率。比如可以把目錄計算機檢索、文件級裝訂、檢索主要內容轉移到檔案章和檔案盒上，簡單明了，既提高了質量和效益，又節約了時間，使用起來也很方便。并且可以采用條形碼來代替檔案號，可靠快捷，極大地提高了借閱歸還檔案的速度，諸如這種通過計算機來完成較繁瑣的手工操作的方法是很多的，關鍵在于檔案人員是不是用心去發現、去實踐。檔案的業務工作、檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都方便應用計算機進行現代化管理，幫助解決一些具體問題，提高管理效率和管理水平。
3.3 努力提高職工檔案管理人員的業務素質
檔案工作是一項專業性、技術性很強的工作，這就要求從事檔案工作的人員，第一要鉆研本專業的理論知識，掌握這項工作每一個環節的技能技巧，第二要學習檔案管理學知識和應用文寫作等方面的知識。如果沒有扎實的業務功底和較強的管理能力，不熟悉檔案的內在聯系和業務工作中的的環節、步驟，就不可能做好做實檔案工作。檔案保管價值的鑒定取決于它所記述的科學技術知識的價值，只有全面掌握相關門類的知識，才能有效開展檔案鑒定工作。語言文字的組織概括能力是檔案管理工作的基礎，沒有扎實的語言功底就無法有效搞好這項工作。因此，作為現代化企業的檔案工作者，必須嚴格要求，提高業務素質，掌握現代化檔案理論知識和管理能力，并且要加強相關專業知識的學習，掌握多方位的知識，以適應新形勢下檔案管理工作的需要。
4 結束語
隨著社會經濟不斷發展，現代化企業改革也在不斷深化。作為企業順利實現科學管理重要基礎工作之一的職工檔案工作，在促進企業發展，提高企業內在素質和競爭力，全面建設現代化企業的過程中發揮著越來越重要的作用。
參考文獻：
1 社保檔案的特點
社保檔案在整個社保工作中具有非常重要的地位，是實現社會保障信息交流與共享的保證，是參保者維護其合法權益的重要憑證，也是社保部門進行科學管理、提高工作效率的必要條件。作為一項專業的管理工作，社會保險檔案具有以下特點：一是，數量龐大。隨著我國社保制度的改革，參與社保的人口已從城市覆蓋到農村，最終實現全民參保，這就是社保檔案數量的龐大。二是，動態變化。個人的社保檔案會隨著個人工作單位的變化，而發生關系轉移，各項社保繳費情況也會依據個人工資的增減發生變化，這就決定了社保檔案的動態變化。三是，以人為本。社保檔案以人為基本對象來辦理的，個人是社會保險檔案的最基礎的形成單位。社保檔案是個人參與社保的原始憑證，也是維護個人利益的重要憑證。就如人事檔案一樣，隨著個人變化，產生相應變化。四是，規范性。社保檔案是按國家的有關規范來辦理的。具體表現在：一是，辦理活動的規范，即各類社會保險都有統一的辦理程序、繳付費標準；二是，形成材料的規范，即各類社會保險都有規定有規范的記錄卡，登記清冊及報表，不論是哪個單位的職工，其形成的相關材料具有一致性。
2 加強社保檔案管理的必要性及重要意義
一是，加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要。隨著社會保險改革的逐步深化，“單位人”勢必要變成“社會人”。社會保險部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統工程，若無完整準確的個人資料記載，即安全有序的社會保險檔案管理，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會保險改革的進程。二是，加強社會保險的檔案管理，是社會保險業務本身的必然要求。一個參保人從辦理參保手續到離退休以及中間失業等享受社會保險的各項待遇，要經過諸多環節。在辦理參保手續時，首先要填寫保險卡及個人詳細情況表等作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納社會保險費、劃撥個人賬戶、計算利息，有時還要對繳費比例、繳費基數及養老金發放標準進行調整。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關系轉移和基金的轉入轉出手續等，這些詳細的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據。社會保險檔案管理的好壞，將直接關系到參保人的切身利益。三是，加強社會保險檔案管理，有利于社保部門提高業務質量和辦事效率。檔案資料的收集、整理實際上是對業務工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業務工作進行回顧整理、總結，從中找出經驗教訓，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。可以為決策者提供準確的各項統計數據，為領導科學決策提供服務，提高辦事效率。檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我們做好社會保險工作的前提條件。
3 完善八個環節，提高社會保險檔案管理水平
基礎不牢，地動山搖。要想社會保障事業取得長足健康的發展，首先就需要從基礎工作抓起，夯實檔案在社會保險工作中的基礎地位，充分發揮好檔案的服務作用重點做好以下八個方面的工作。
3.1 科學分類
檔案分類不僅是檔案文件整理中的一個工作程序，更重要的是在整個歸檔文件整理工作中具有主導的作用。沒有合理的分類，歸檔文件收集整理工作就無法開展下去。歸檔文件只有賦予鮮明的特征，才能加以區別和聯系，便于保管和利用。所以，確定社會保險檔案的分類標準，實現科學分類，是檔案歸集、整理和保管的基礎，同時又指導著其它各項工作的有序展開。
3.2 日常歸檔
平時歸檔是立卷人員依照檔案分類與范圍。將已經辦理完畢的文件材料，隨時歸入臨時卷夾（卷盒）內，這就是平時歸檔。平時歸檔要“隨辦隨歸”，今日事今日畢，不得積累到第二年立卷時再歸卷。這樣，有利于保持文件材料之間的聯系，保證歸檔文件材料的齊全完整。歸檔文件材料的排列，要按照各類文件材料歸檔的范圍、發生時間、重要程序分門別類地收集和整理，依次進行排列。檔案在整理后，要去掉金屬物，對破損的應按裱糊技術要求進行托裱。
3.3 合理編號
整卷裝訂的案卷其全部卷內文件要編統一的順序頁號。并以“件”為單位在文件材料的首面加蓋歸檔章。同時，搞好編制目錄。歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、所在頁號（或件號）、備注等項目。件號即文件材料的排列順序號。責任者是指制發文件材料的組織或個人。文號即發文的字號。題名即文件材料的標題。日期即文件材料的形成時間。頁數即填寫一件文件材料的總頁數。備注即需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等。
3.4 標準化裝訂
按照國家最新的檔案管理辦法，文書類檔案可以不裝訂，可按件和保管期限直接裝盒。而會計類和社會保險業務類檔案必須裝訂成冊。裝訂材料，必須選用經檔案行政部門認可，符合檔案保護要求的安全材質。裝訂檔案，一律采用案卷左側裝訂，并將左、下側對齊，采用“三孔一線”的方法裝訂。
3.5 填寫卷面和檔案裝盒
案卷封面項目包括：全宗名稱、案卷標題、起始時間、保管期限、件、頁數和歸檔號。案卷封面項目的填寫，要求內容完整、概括準確、字跡整潔、一目了然。這里需要明確幾個欄次的概念：（1）全宗號。全宗號欄內按同級檔案局給定的全宗號填寫，暫未給定的此項可空置，待同級檔案館給定全宗號后再行填寫。（2）年度。年度欄內填寫盒內文件的形成年度。填寫時要采用公元紀年，以4位阿拉伯小寫數字表示，不得簡化。（3）保管期限。保管期限欄一般以漢字全稱表示，分為“永久”、“長期”、“短期”。長期為16-50年，短期為15年以下。（4）機構或問題。機構或問題欄是指按哪種類目進行分類。如果檔案按科室分就是“機構”，如“辦公室、業務科”；如按照業務類目分就是“問題”，如“基金核定表”、“業務臺賬”。卷面填寫完畢后，根據不同類別、不同年度、不同保管期限的歸檔文件材料不能放入同一檔案盒。檔案盒的厚度與歸檔文件材料的厚度相適應，避免歸檔文件材料彎曲受損。
3.6 定期移交
按照有關規定，凡在工作中形成的在歸檔范圍內的文件材料，均由相關責任部門進行整理、立卷、裝訂，并定期移交檔案部門歸檔。各職能部門應在次年初向檔案管理部門移交檔案，交接雙方根據移交目錄清點核對，并履行簽字手續。應歸檔的文件材料要齊全完整。
3.7 規范排列
案卷移交檔案室后，管理檔案人員要將一個年度、一個類別的案卷進行系統化的排列，使卷與卷之間保持一定聯系，固定順序。便于查找利用。
【關鍵詞】 信息技術；檔案存儲；無紙辦公；電子文檔；管理信息系統；數據分析；移動互聯；智能決策
信息技術可能是現展最快的技術之一，日新月異的新技術、新概念、新產品和新服務等層出不窮，伴隨著信息技術的進步，許多傳統領域內已經存在并運行多年的機制受到了沖擊，企業職工檔案管理也不例外。對于傳統的檔案管理工作來說，這場信息技術革命帶來挑戰的同時，也帶了機遇，只有勇于面對挑戰，積極主動的將信息技術的新成果源源不斷的應用到檔案管理這一傳統領域中，才能讓傳統領域得到更快更好的發展，不被時代所淘汰。
本文回顧了信息技術在企業職工檔案管理中應用的過去，研究了當前的現狀，并展望了未來。
一、信息技術在企業職工檔案管理中的起源
1.無紙化存儲：最初在檔案管理中引入信息技術，源于一個樸素的意圖，隨著時間的流逝，常規的紙質檔案所需要的保管空間要求越來越大，檢索和調閱也越來越困難，而電子存儲方式，不僅可以獲得高得多的存儲密度，而且可以在極短的時間內查詢和檢索。
在此階段，經常使用的方法是對已有的紙質檔案進行電子化復制，例如人工輸入或者光電掃描等，日常管理活動中，使用電子化版本，但是為了避免引起法律爭議，仍然進行紙質存檔，以作為可采信的證據。
2.電子文檔： 伴隨著數據加密技術的發展，電子簽名技術再一次推動了檔案管理的信息化進程。在電子化的檔案中嵌入一般情況下難以破譯的電子簽名信息后，可以有效的保證電子版檔案的真實性和完整性。
尤其是當相關法律法規相繼推出后，從法律上認可了電子簽名的有效性，使得電子文檔得到了廣泛的應用，這使得完全拋棄紙質文檔成為可能。
3.無紙化辦公 電子流程：在解決了無紙化存儲和電子文檔后，并未完全實現和達成無紙化辦公的目標，這體現在各種各樣的電子文檔的流轉和會簽過程。電子流程(又名辦公自動化工作流)技術的發明和推廣，解決了文檔流轉和會簽的過程控制問題。
二、信息技術在企業職工檔案管理中的發展
1.增值應用 管理信息系統：無紙化辦公和電子文檔僅僅解決了檔案管理的最基本問題，即高效的檔案存儲。傳統的企業組織行為，各個部門各自維護和管理自己的職工檔案，一方面存在檔案資料的冗余，如每個部門的職工檔案都包含了大同小異的職工個人基本資料，另一方面有些專門的個人資料需要其他部門提供數據支持，例如財務部門發放工資需要人力資源部門提供工資數據。
2.數據分析和決策支持：在得到了具有充分歷史數據的檔案資料之后，如何利用這些數據，就成為了體現檔案管理水平的關鍵。如果僅僅只是將這些電子化數據和紙質化檔案一樣簡單封存備查的話，那將是一種極大的浪費。通過設計良好的決策支撐系統，可以對這些電子化的歷史數據進行自動分析和處理，并形成各種直觀的報表和圖表，以幫助企業管理者做出更符合實際情況的管理決策。
三、信息技術在企業檔案管理中的未來
1.多媒體數據：多媒體技術已經獲得了成熟的發展，使得企業職工檔案中除了可以容納常規的文本、數字和圖片之外，現在還可以容納影音資料。使用對象技術，還可以容納幾乎所有類型的特殊數據。這就使得檔案的內容更加豐富翔實，管理決策依據更加充分。
移動互聯：移動計算技術的發展獲得了長足的進步，智能手機和平板電腦等手持計算設備已經進入了大眾消費類電子產品的主流市場。這就使得在現場處理問題能夠獲得管理信息系統的協助，從而避免人工轉移數據容易出現的差錯。例如，在現場清點每個員工領用的公共資源時，可以使用手持設備直接對這些公共資源的條碼標簽進行掃描，同時對該員工的身份識別卡進行識別，自動完成清點工作，如果存在問題，也可以現場就獲得告知。又比如，當員工外出并沒有攜帶便攜式計算機時，也可以直接使用智能手機或者平板電腦從管理信息系統獲取信息和完成操作。
2.網際互聯：隨著各企業、單位和政府機構的企業管理信息化進程的推廣和深化，形成了大量的獨立的管理信息系統，由于需要在不同的企業、單位和政府機構之間共享信息，因此通過互聯網提供訪問平臺顯得越發必要。
傳統上，一般只提供了人機訪問接口，需要操作者人工輸入信息進行查詢和操作，這意味著操作者可能需要在本單位的管理信息系統和對方單位的管理信息系統之間來回切換進行操作，并人工復制和重新輸入數據。如果在開發公共訪問平臺的同時，提供應用程序編程接口供其余管理信息系統直接調用，而不需要操作員人工干預，自動完成跨系統的信息和資源共享，將極大程度的提高系統的可用性。
在公共領域內，已經存在了大量類似的情況，例如可以直接使用第三方的用戶授權信息進行WEB網站的登錄。而在檔案管理領域內，還需要加快建設。例如，本企業的員工薪酬福利系統可以和公共社會保障管理系統直接掛接，本企業系統的使用者完全無需知道公共社會保障管理系統的存在，即可以得到社會保險的繳納和使用情況。
四、結論
隨著新的信息技術逐步引入和應用到檔案管理事務中，作為檔案管理的策劃者和實施者，有責任引導檔案管理工作向著更加智能化的方向發展，而不僅僅局限于傳統的檔案存儲、流轉、更新和檢索等簡單操作。信息技術的飛速發展，對檔案管理工作，既是一個巨大的挑戰，也是一個難得的機會，只有發揮積極性和主動性，才能更好的改進檔案管理工作的水平。
參考文獻
［1］李興由(2003)，中國企業的信息化發展狀況研究，中國財政經濟出版社。
［2］尤曉敏，萬季芳(2011)，信息技術在機關人事檔案管理中的應用，中國管理信息化，2011年07期
關鍵詞：檔案管理服務；下崗職工；作用
檔案是個人職業生涯總體情況的總結與記錄。檔案管理有著重要的社會價值。其中下崗職工的檔案管理成為了重要的一個工作環節。從上世紀八十年代起，我國開始出現下崗職工到現在，下崗職工雖然有所減少，但是面臨的問題依然非常嚴峻。在下崗職工的管理當中，檔案成為管理的重要依據，面對下崗職工檔案管理的現狀，各級政府與部門必須加強對下崗職工檔案的管理，發揮其對下崗職工再就業所產生的作用。
一、新時期下崗職工檔案管理的現狀
下崗職工檔案管理重視程度有所提高，下崗職工的檔案管理問題越來越多地受到了各級部門的重視。一些單位對下崗職工的檔案管理，指定專門的機構與管理人員，明確職責，從為下崗職工的生活利益著想的角度出發，建立了比較完善的下崗職工檔案。同時，為了增強管理的實效性，還擴大了下崗職工檔案內容范圍，除了個人的基本資料之外，還包括個人建立、與原單位簽訂的合同材料、參加政府舉辦的下崗職工再就業活動材料等。一些單位還積極開展的檔案管理服務活動，利用掌握的下崗職工檔案材料，采取推薦、舉辦招聘會等形式，促進下崗職工的再就業。
但是，受到體制、觀念等多方面因素的影響，現在的檔案管理服務工作當中還存在不少的弊端，比如說相關部門對下崗職工的檔案管理工作的不重視，沒有應有的管理人力資金的投入，將其作為企業的負擔。同時，一些企業沒有按照規定建立完善的職工檔案制度，檔案材料不健全，影響到下崗職工檔案管理水平的提高。例如破產兼并的企業管理調動頻繁，調動下崗員工檔案流失、檔案殘缺的情況時有發生，甚至有一些企業讓下崗職工自存檔案的現象。在這種情況下，企業就無法為下崗職工管理機構提供完善的檔案材料，也就無法針對下崗職工的現狀，采取針對性的促進其就業的措施。
二、檔案管理服務對下崗職工再就業作用發揮
針對新時期下崗職工檔案管理的現狀，為了發揮檔案管理服務對下崗職工再就業的作用，提出如下建議：
1.強化宣傳、加強領導
當前，各級政府及企事業單位應該充分認識到檔案管理對于下崗職工再就業的重要作用和意義，在工作當中加強檔案管理宣傳，讓用人單位能夠認識到檔案管理的作用，從思想上重視起檔案管理工作，為檔案管理配備專門的檔案管理人員，由企業領導專門負責，強化檔案管理的領導，保證檔案管理工作的順利進行。從各級政府及勞動部門的角度來講，應把檔案工作當做透視社會現象、掌握社會就業信息的主要渠道，展開具體深入的領導宣傳活動。例如，在相關就業市場開設宣傳專欄，張貼宣傳標語，并積極利用各界媒體的力量，讓社會認識與接收檔案工作管理與服務，提高人們對檔案工作的認識，從而促進下崗職工檔案管理作用的發揮。而勞動者在工作當中，要主動配合用人單位，完善自己的檔案管理資源，下崗以后要積極的向勞動部門提供檔案，并按照勞動主管部門的要求對檔案材料進行完善，在提高下崗職工檔案管理水平的基礎上，為檔案管理服務的發揮創造條件。
2.推動下崗職工檔案管理的社會化
下崗職工再就業不只是勞動部門的職責，而是全社會面臨的一項重要社會問題，這就要求在下崗職工檔案管理工作當中，不要局限在勞動就業部門，而是要實現下崗職工檔案管理的社會化。同時，伴隨著我國社會經濟的快速發展，企業管理職能呈現社會化的特征，在職工檔案管理當中，開始有社會機構的參與，這說明檔案的社會功能不斷的凸顯。這就要求在下崗職工檔案管理當中，要推動其實現社會化。勞動就業部分應該針對當前下崗職工檔案管理社會化的現狀，積極采取針對性的措施，提高社會化管理水平，使檔案能夠更好的發揮其服務作用。比如對無力交納管理費用的下崗職工可以采取減交或者免交。對于一些滯留原單位的“死檔案”，應積極派相關人員收繳。另外，政府部門應當適當投入資金解決一些“死檔案”所存在的問題，避免檔案的流失，同時解除檔案對下崗職工的束縛，讓檔案服務于社會，從而對促進再就業產生積極的推動。
3.強化用人單位與勞動就業部分的檔案管理配合
工會是“職工娘家”，解決下崗職工再就業的問題，與各級工會的配合顯得非常重要。檔案管理部門應當與工會與就業機構合作交流，挖掘檔案深層次的就業信息，為下崗職工服務，并努力進行對檔案的加工。協同工會部門為下崗職工協調工作接收單位，積極配合就業部門宣傳以及對檔案與人才的發掘，及時向其提供下崗職工的檔案及相關資料。完善整個再就業的系統。同時，在再就業檔案管理當中，用人單位與勞動就業部門要保持積極的溝通與交流，原單位必須根據勞動就業部門的要求，完善自身的檔案管理制度，并對下崗職工會的檔案進行完善，及時提交給勞動就業部門，同時根據要求提供其他與下崗職工檔案有關的檔案材料，以完善的下崗職工檔案。下崗職工的再就業接納單位，也要按照檔案管理的要求，做好再就業職工的檔案接收及管理工作，以更好的對再就業的職工進行管理。
總之，下崗職工檔案管理對于新時期的下崗職工再就業工作具有重要意義，勞動就業部門及用人單位要重視職工檔案的完善，認真做好下崗職工檔案管理。在管理的過程中，要從幫助下崗職工再就業的角度出發，對其進行積極科學的管理，通過分析職工檔案，查找下崗職工勞動就業上的不足，開展針對性的再就業培訓，提高下崗職工的勞動就業能力，使檔案管理在下崗職工再就業當中發揮更大的作用。
參考文獻 ：
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[4]溫行琴.下崗職工檔案管理的社會化[J].蘭臺世界，2014，15（10）：373-374.
摘要：企業職工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的重要文字材料，是職工完整的歷史記錄。近年來，隨著市場經濟的逐步發展，人才市場的相繼建立和人事制度改革的進一步深入，企業職工檔案管理工作中管理混亂、檔案損毀丟失等現象時有發生。由此造成的職工身份無法核定、離退休職工福利政策難以落實、個人養老金不能按時發放等問題屢見不鮮。加強企業人事檔案管理工作，優化企業人力資源管理配置，已成為當前企業亟待解決的問題。
關鍵詞：企業職工檔案管理
1當前企業職工檔案工作存在的問題
1.1現行企業職工檔案管理體制落后職工檔案是勞動和社會保障工作的基礎,是職工個人維護合法權益、政府有關部門落實政策的法律憑證，是現代企業制度下職工享受各項勞動待遇、記錄參加社會保障情況的重要憑證。在新的形勢下職工檔案的內容已不單是側重職工政治歷史情況、工資晉級等形成的材料，而是側重于養老保險、失業保險、生育保險、醫療保險、公積金、住房補貼的繳費和發放，簽定、解除勞動合同等形成的材料。現有企業職工檔案多為分散管理、多頭管理，有的在企業主管部門管理，有的在企業管理，沒有實行集中統一管理，資源整合。地方政府行政管理部門及企業專業主管部門對所轄企業的在職人員、失業人員、再就業人員沒有一份清晰、準確的統計或人員名單。現代企業制度下職工檔案管理沒有統一的要求和模式，這種管理方式給企業的職工基礎管理工作帶來許多麻煩，也不利于維護職工個人利益和建設科學、規范的勞動力市場。
1.2企業職工檔案管理工作制度不完善。企業以追求利潤為目的，普遍存在檔案意識淡薄的情況。企業領導把精力和資金主要投向生產經營和產品銷售上，認為檔案工作不重要，甚至片面地認為企業與員工是雇傭關系，沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上，導致對檔案基礎工作投入不夠，造成了檔案工作處于被動應付局面，難以高質量地完成。加之現在還有很多企業的人事檔案管理仍停留在經驗管理和手工管理階段，這種方式嚴重制約了人事檔案功能的發揮，越來越不能滿足現實工作的需要。
1.3企業職工檔案管理不規范，利用率低。一是企業職工檔案內容簡單雷同，個人材料分散。企業職工檔案材料只記錄員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種簡單的企業人事檔案內容不僅不能為選人、用人提供參考，進而影響到人員的正常晉升與輪換，失去了真正意義上的參考價值。二是檔案轉遞不及時，操作程序不規范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規定轉遞到新單位；有的企業違反規定，把人事檔案當作普通郵件寄送，不作機要轉遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業在人事檔案轉遞過程中，不填寫轉遞單，不經密封，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現象時有發生。三是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時間提前、把學歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性。
1.4檔案管理人員素質不高。檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要工作人員具有較高的政治素質和業務能力。而目前企業的檔案管理人員大多素質較低，文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要。有些人員責任心不強，造成企業職工檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。由于部分企業沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，給勞動保障部門辦理職工失業、退休等手續增加了困難。如檔案年齡與身份證不一致，前后出現多個參加工作時間，個人經歷前后記錄不完整等。
2加強企業職工檔案管理的建議及措施
2.1明確企業職工檔案的管理機構。當地政府應制定本地《企業職工檔案管理辦法》，明確規定檔案管理者，一是經當地勞動和社會保障行政部門認定后，具備保管條件的的用人單位，二是當地勞動和社會保障行政部門的人才交流中心。嚴禁職工個人或他人保管檔案，民營中介服務機構也不得保存職工檔案。三是要明確改制、破產企業職工檔案的流向和歸屬。企業合并、重組、破產后，對有單位接收的人員應及時將其檔案辦理交接；對臨時未落實單位人員，歸勞動和社會保障行政部門的人才交流中心管理，待落實單位后，辦理轉遞；對解除勞動關系的人員，其檔案歸勞動和社會保障行政部門的人才交流中心管理；對下崗人員的檔案，應及時轉遞到勞動和社會保障行政部門的人才交流中心保存，以便再就業時使用。
2.2強化檔案意識，提高企業職工檔案工作地位。一是加強宣傳，提高企業領導的檔案意識。充分利用報紙、電視等媒體，加大檔案法規及有關勞動保障法規的宣傳。采取正反兩方面宣傳手法，通過法院對有關丟失職工檔案處置的案例宣傳，轉變企業領導不重視職工檔案的現狀。另外通過依法管檔用檔事例的正面宣傳，使他們把檔案工作納入重要議事日程，并使之在企業發展規劃中占據一定的位置。二要通過各種有效的輿論形式及培訓形式，使企業職工檔案工作的性質、任務和作用，最大限度地被企業領導了解和認識，工作實踐中自覺地形成利用檔案、關心重視和支持檔案工作，加大職工檔案工作經費投入，使職工檔案工作與企業的管理、生存、發展有機地結合起來，促進企業全面發展。
關鍵詞：高等職業院校 人事檔案 檔案管理
高校人事檔案管理是高效發展的重要部分，高等職業院校主要以培養技能性人才為辦學宗旨，以加強內涵建設，深化校企合作、產學結合為人才培養模式，在這個過程實施中，師資隊伍建設是很重要的一部分。人事檔案管理作為人事工作中的一部分，在整個師資隊伍建設中充當著最基礎的信息源頭作用。但是，在我國，高等職業院校的人事檔案管理工作水平參差不齊，管理模式規范不一，下面我就高等職業院校關于人事檔案管理工作的有效性機制談幾點自己的建議。
一、關于人事檔案管理工作
人事檔案是人力資源信息的重要載體,是記載教職工個人學習、工作和生活等經歷的相關情況的原始記錄。它準確、真實地呈現了高校教職工德、才、能、績各方面的表現,能反映出他們的工作表現、獎懲情況、行為軌跡、家庭歷史背景和經歷的各種重大信息。因此,人事檔案管理工作的好壞優劣,直接影響著人才選拔、任用、職稱評審等,關系到學校教學水平的提高和科研層次的提升,制約著高校的人才培養的質量水平和長遠發展戰略的實施。人事檔案管理工作,雖然內容比較復雜,但總體來說,主要是指人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞與利用等環節。在工作對象上,它既要與紙質材料打交道,又要服務于教職工；在工作屬性上,它既有主動性,要從學校各個部門收集原始材料,又有被動性,要服務于學校發展和教職工的各方面的需要;在工作要求上,它既有傳統性的一面,大部分時間要按照《中華人民共和國檔案法》的要求和基本流程做好文檔的收集、歸類和利用,工作枯燥、單一。又要不斷學習、與時俱進,引入現代化的管理。
二、目前高等職業院校人事檔案管理工作有效性機制分析
1.學校應重視人事檔案工作。
高等職業院校的人事檔案工作往往不能引起學校的重視，這使得人事檔案工作人員工作沒有動力和積極性，平時所做的工作也只是應付一下上級部門的檢查。要么是學校在人員配置上不科學，導致沒有更多的人力資源投入到人事檔案管理工作中去。學校在招生的同時也在引進新的師資隊伍，這些新來的教職工檔案的管理也是一項龐大的工作，怎樣把這些檔案按照最新標準進行整理、管理，這就要求學校需要更多的檔案管理工作人員投入到此項工作中來，但是由于很多學校領導沒有顧及人事檔案管理工作的重要性，所以檔案管理工作人員總的來說比較缺少。特別是專業的檔案管理人員，即使有些學校設置專職的人事檔案管理人員，也是缺乏一定的專業知識，往往沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓。長期這樣，這種躲在角落里工作，始終只能處于一種默默無聞的應付上級部門的檢查的工作狀態。
2.配備專業的人事檔案工作人員。
部分高等職業院校因對人事檔案工作重視程度不夠，在人員配備上更是能少則少，能兼任就兼任，導致人事檔案管理機構人員配備不足，或者沒有專業的工作人員，工作人員缺乏檔案管理的專業知識，不能清楚的了解自己的工作職責，認為檔案管理就是簡單保管、整理好全校教職工的檔案。甚至有些學校配備的人事檔案管理人員要么是臨近退休的教職工，要么是其他部門的教職工兼任此項工作，導致人事檔案工作人員的工作中心不在此，而是在其他工作上。人員配備的不專業化是導致各高等職業院校人事檔案工作不規范，沒起色的一個重要原因。因此，在人事檔案工作人員配備上，我認為應該根據學校人事檔案管理的實際情況，配備充足的工作人員，在工作人員的考核上應該是具有檔案管理專業背景的。另外，在平時的工作中加強人事檔案工作的業務能力提高，安排專業知識的培訓，隨時補充和更新人事檔案專業知識和其他知識，以便更加熟悉了解人事檔案的重要性、歸檔要求、人事檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務，專業填寫相關材料，及時補充進檔材料，規范用紙規格和書寫工具，熟悉裝訂順序等專業知識。
3.完善人事檔案管理的制度。
高等職業他院校的人事檔案種類繁多，內容容量大，傳統的檔案管理方式已經不能適應目前信息化為主流的工作形態，因此，在檔案管理方面，也應與時俱進的引進信息化技術，這樣促使人事檔案工作便捷性、及時性，也可以增強干部人事檔案工作的保密性和安全性，使得人事檔案管理工作變更加高效運行。高等職業院校在這方面和其他本科院校比較，還是存在一定的差距，尤其是在信息化技術管理方面，大部分學校都還沒有建立建立健全此項制度，大多數是采取的手工制作目錄，紙質存檔保留的這種紙質化管理模式。為此，我認為高等職業院校應重視此項工作對整個師資隊伍建設的重要意義，積極引進先進的信息化技術來管理教職工的人事檔案，使得高等職業院校的人事檔案能夠通過信息化系統進行人事信息的查詢和檢索，從而提高人事檔案管理工作的便捷性和高校性，促進此項工作順應信息化時代的發展。
4.營造良好人事檔案管理工作氛圍。
學校應加強人事檔案工作的宣傳力度，增強教職工的檔案意識，這是做好人事檔案工作的基本前提和基本保障。人事檔案管理機構應編寫一些宣傳手冊，這宣傳手冊要通俗易懂的把檔案的基本知識編寫進去，分發給各個部門及教職工，讓大家通過這樣的方式了解人事檔案工作的基本流程和基本要求，提高大家對人事檔案工作的認識，形成一個全員管理人事檔案的工作氛圍，促使每個教職工參與到檔案管理工作中來，自覺的收集材料，規范的填寫材料，適時的歸檔材料，文明查閱材料。也可以通過建立人事檔案管理網站，通過網站及時對人事檔案管理的相關知識進行普及和宣傳，以確保干部人事檔案管理工作具有一個穩定發展的良好氛圍。
參考文獻：
[1]陳乃鴻.高校檔案管理應用6S管理模式研究[J].科學管理,2015,(19).
［關鍵詞］國有企業 改制 員工檔案 管理
［中圖分類號］G271 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1009－5349（2012）06－0065－01
2004年以來國家逐步對國有企業進行改制，2004年4月9日四平市人民政府印發了《四平市人民政府印發關于推進國有企業改革問題的若干規定的通知》，由此拉開國有企業改制的序幕。市委市政府高度重視，攻難克堅，一鼓作氣打響了國企改革的攻堅戰。地方政府籌措大批資金對廠辦集體企業、區街集體企業進行改制。據統計，到目前為止改制涉及員工近十四萬人，這些退出國有、集體企業員工的檔案管理工作任務十分繁重，過去由企業管理的員工檔案，大部分要移交到就業服務機構托管，這部分人再就業、退休、異地就業、續繳社會保險費等業務都要由就業服務機構去做。經過各級就業服務部門不辭辛苦的工作，這項繁重的工作已經步入正軌。
大批解除勞動合同人員個人檔案委托就業服務機構，不僅僅是工作任務繁重，不斷加強個人檔案管理，認真分析個人檔案信息，通過檔案調檔分析再就業狀況以及社會保險費續繳狀況對于做好人力資源和社會保障工作至關重要。從現有個人檔案資料分析，存在的問題比較突出。
一、檔案記錄不夠完整，問題比較突出
國有企業改制、集體企業改制，解除勞動合同人員年齡結構普遍偏高，這部分人大部分是上世紀50年代或者60年代、70年代出生的，尤其是期間參加工作的人員，檔案管理比較混亂，出生日期、工種記載等都不夠規范，出生日期與身份證記載不一致的問題也比較突出。造成這個問題的原因是多方面的，既有個人因素，也有政策因素。眾所周知在計劃經濟體制下，國有企業招工要受指標限制和就業年齡限制，搞到招工指標的人千方百計地把自己超過當初國家規定年齡或者沒有達到最低就業年齡的子女送進國有企業，這就造成個人檔案記載不真實。至于特殊工種記載由于國有企業眾多，期間工種名錄也不夠規范，一個工種多種叫法的現象比較普遍，例如“裝卸工”有的企業記載為“搬運工”。再有就是期間十幾年國家沒有調整職工工資，直至改革開放以后1983年國家進行一次工資普調，1986年進行一次普遍增加工資，當初還搞一次3%增加工資，員工檔案記錄并非每年都有增加工資審批表，造成工種記錄斷檔。
二、拖欠社會保險費問題比較普遍
1986年我們國家在勞動用工、工資分配、社會保險領域實行重大改革，用工打破鐵飯碗實行勞動合同制，工資打破八級工資制實行工效掛鉤、工資總額包干管理辦法，實現按勞分配。在社會保險制度改革過程中改變企業負擔養老辦法，實行社會統籌，這項改革是在試點的基礎上逐步推開的。盡管國家在改革過程中投入了大量人力物力和財力，但是在改革過程中由于企業效益差別等原因，造成一些企業欠繳社會保險費，甚至個別企業到改革開始仍然沒有為員工繳納社會保險費，因此造成一批員工拖欠社會保險費問題。在改革過程中國家，地方政府籌措資金、改制企業籌措資金，參加改制的員工有的也承擔一部分社會保險費，基本上把改制截止前欠繳的社會保險費補繳到位。但是改制后這部分員工與企業解除勞動關系，沒有實現再就業的社會保險費又出現新的欠繳。
三、面臨退休高峰期
一、中學學校人事檔案管理現狀及存在的問題
第一，管理水平較為落后。當前中學學校人事檔案管理中存在著管理水平較為落后的問題，其主要體現于硬件與軟件兩個方面。對于硬件而言，其主要體現于當前中學學校人事管理的整體設施較為落后。檔案的管理并不是單純的儲存、調用與匯總，而是應當逐漸提升檔案管理的水平，不單注重檔案管理的安全性，而且還應注重檔案管理的可用性。大多數中學學校沒有建立專門用于管理檔案的場所、沒有設置具有檔案管理要求的柜子和文件夾、沒有設置較為完善的門禁與安保系統等。這些問題的存在給當前中學學校人事檔案管理帶來了硬件管理水平較弱的現狀與問題。對于軟件而言，其主要體現于當前中學學校人事管理制度與系統的落后，對于大多數中學學校而言，盡管已經開始從意識上對檔案管理加以重視，但是卻會由于缺乏較為完善與科學的檔案管理機制造成檔案管理功能性與專業性的缺失。其主要體現于當前較多中學學校人事檔案管理調用與使用流程的缺失、各部門均肩負部門檔案管理職能，造成整體檔案管理效率與質量較低、人事檔案管理沒有與現代科技信息技術平臺相互對接，導致重復錄入與檔案篩選時的大工作量。
第二，管理人員素質較低。除了第一方面的現狀與問題之外，中學學校人事檔案管理還存在有管理人員素質較低的問題。產生這一問題的原因主要有兩個方面。其一在于中學學校大多數為事業單位，但是由于整體學校工作量較大和事業編制人數較少等問題，使中學學校聘請了大量不具備較高素質與專業技術能力的工勤人員。而檔案管理作為文書類、文秘類的工作通常會由不具有應有條件的工勤人員擔任。其二在于檔案管理缺乏人才隊伍培養機制。近年來中學學校在不斷擴大招生與市場化發展的過程中，已經開始重視人才隊伍的培養。然而對于檔案管理而言，沒有對整個學校的教學質量提升產生直接聯系，從而造成了檔案管理人才培養的缺失。并且，大多數中學學校并未針對人事檔案管理專門建設考核與評價機制，從而造成了人事檔案丟失、錯漏、欠缺整理等大量問題的存在。
二、對中學學校人事檔案管理提出的對策與建議
第一，提升人事檔案管理水平。人事檔案管理在硬件與軟件方面均存在較多問題，可從這兩個方面加以完善與改進。針對硬件方面，中學人事部門應積極向學校申請專用檔案管理資金用以對現有檔案管理的硬件設施加以完善。在此過程當中應從學校當前的師資力量出發，為學校設計更加符合實際管理情況與檔案使用情況的硬件設施建立方案。與此同時，可以在不具有專門精力開展檔案管理時，聘請外部檔案管理機構對現有檔案進行初始整理，以契合未來學校規模擴大后對檔案管理提出的更高質量要求。針對軟件方面，中學人事部門應逐漸結合時代背景使用電子計算機與互聯網云存儲技術，實現原有紙質基礎檔案的信息對接與共享，以便于利用先進科學技術實現檔案管理水平的提升。與此同時，也可借助云存儲技術實現中學學校自由檔案管理平臺的建設，便于為相關軟件數據進行備份及共享。
第二，培育具有人事?n案管理素質的人才隊伍。人事檔案管理需要具備專業素質與能力的現代化人才，以便于能夠與時代背景下中學人事檔案管理的需求相互對接。對于人事檔案管理人員隊伍的組建，首先應當從學校層面加以重視，為學校檔案管理工作配備具有一定素質能力的人才。其次，應當從培訓與研討方面對現有從事人事檔案管理的教職工隊伍專業技術與素質能力進行提升。另外，還可以利用加強中學學校與社會檔案部門之間的聯絡，開展檔案管理工作方法與手段的交流，實現現有檔案管理教職工隊伍綜合素質與經驗的提升與積累。
［關鍵詞］檔案管理;問題;人員素質
在現代社會，檔案管理成為社會分工中不可缺失的一個部門和專業，隨著科技的發展，檔案管理也由原來的紙質記錄，檔案袋分類管理，過渡到上述方法與電子文檔管理合并管理的階段，而且隨著時間的推移，原來的那種原始的檔案記載方式會被各種高科技手段代替，隨之而來的是一個檔案管理徹底與舊的記錄記載方式告別的新的檔案管理時代。
在這里我們要探討的不是檔案管理的科技問題，而是在這當中管理者本身的問題，就是檔案管理人員素質問題和品德問題。
在社會發展的一切活動中，起到關鍵作用的還是人的作用。檔案管理工作也是如此。在這個枯燥而又嚴肅的工作崗位上，一個工作人員的心態、責任心、努力程度、文化素質等都是決定這個工作管理好壞的關鍵因素，要是這些方面存在問題，再好的硬件環境和設施也難以干好工作，達到管理標準。
我認為做好檔案工作對人的要求要有以下幾點
一、要有一個堅定的政治覺悟
檔案工作是我們各級機關，企事業單位的一個重要部門，一個崗位，檔案工作的好壞也直接影響我們的各項事業的發展，甚至是國家的安全。所以檔案管理人員要有一個堅定的政治覺悟，開闊的眼界，要把檔案工作當做一個高尚的，嚴格的，責任重大的崗位來對待，只有這樣，才能真正地重視這個崗位，把繁瑣而細致的工作做到最好。
二、要有一個較高的文化素質和科技素養
檔案工作涉及的門類可以說是各行各業，尤其是一個綜合性的檔案管理機構，所面臨的檔案內容可以說是五花八門，對這些內容的整理、歸檔、編序、備份、存儲等需要很多方面的知識和技能。不僅要有專業的知識，還要有文學的，歷史的，藝術的各方面的修養。所以真正的? 做一個合格的檔案管理工作人員，那得是一個通才。所以要不斷地學習，不斷地鉆研，博覽多學，不斷地豐富自己的知識含量，提高視野范圍，以能夠應對各種復雜的檔案內容。
三、要有一個良好的人際溝通能力
因為這個崗位涉及的部門很多，要收集很多信息和資料，因而要有一個很好的溝通能力， 大的檔案管理? 機構同事們之間的溝通協調也是干好本職工作的必要條件。和上級領導的溝通匯報，爭取上級的支持與理解，就得從良好的溝通開始。
四、要有一種奉獻精神
檔案管理工作，繁雜，費事，費時，要有很好的耐性，和一種奉獻精神。因為信息的收集不是相等的時間獲得等量的信息，而是分階段的，信息獲得的密度不是平均的。有時在月末，有時在年末會有大量的檔案材料信息匯總，要想及時把這些材料，信息歸類，備案，貯存，就得花費很多精力時間，就得犧牲個人的時間，因此要有一種奉獻精神，把工作放在首位，不辭辛苦，默默工作，很難有令人矚目的成就，但要有一顆平常心，寧靜致遠。
五、要做好粗和細的統籌結合
粗的方面，就是宏觀方面的把握，比如把哪些信息和資料作為重要檔案貯存，哪些可作為一些次要的信息和材料進行歸類，必須要有一個原則方面的把握。同時哪些是必須想辦法必須獲得的信息資料，哪些是沒有價值，剔除刪除的信息或者材料做到心中有數。細的方面是把已經獲得的需要備案的貯存的信息或者資料轉化成可以查閱，檢索的檔案時，要認真把每一條分門別類的分列清楚，做到分類明了，易查找。
六、要樹立服務意識