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煤炭企業檔案管理論文篇1

一、煤炭企業人事檔案管理的特征和重要性

（一）人事檔案管理的內涵人事檔案由組織集中保存以備考查的以文字、圖片、數據等形式記錄的紙質或電子數據資料。人事檔案如實的反應了員工的個人經歷、學歷學位、社會地位、思想品德、社會關系、業務能力等綜合方面信息。檔案管理是人力資源管理中的關鍵內容，也是企業進行人力資源開發的重要載體，為企業領導者進行人才選拔和人才培養提供可靠的依據。人事檔案管理過程包括資料的接收和收集、資料分類和統計、資料鑒定和保存以及資料的移交和傳遞，整個管理過程具有科學化、規范化和制度化。

（二）人事檔案管理的特征1.人事檔案管理具有一定的現實性和真實性人事檔案對企業內部升職提干具有重要現實意義，單位根據檔案資料中的學習經歷、工作經歷和獎懲表現，更加方便對人員進行工作上的調動和人力資源上的配置。人事檔案必須是嚴謹真實的，在日常收集和維護利用檔案時要嚴格按照規章制度進行，保證其權威性和真實性。2.人事檔案管理具有一定的保密性和流動性煤炭企業人事檔案信息具有保密性，涉及到員工的綜合方面信息，包括招工表、勞動合同信息、崗位變動信息、薪酬待遇、學歷信息、家庭成員信息、參軍資料、干部晉升、職稱、獎懲和社會關系等重要信息。檔案隨著員工的調動具有一定的流動性，原單位和新單位之間需要辦理檔案的接收和轉移工作。

（三）人事檔案管理對煤炭企業人力資源管理工作的重要意義人才是企業發展的第一要求，煤炭企業人事檔案管理能更好的服務于企業人力資源管理。第一，人事檔案管理應用于企業的人才招聘過程中；人事檔案是人才的初始憑證，招聘部門通過收集人事檔案，詳細了解員工的興趣愛好和專業特長，做好評價鑒別，把人員配備到合適的崗位上。第二，人事檔案管理應用于企業人才開發過程中；在人才培養方面，人事檔案管理一方面可以協助領導者在人事調整、職稱評定等工作中獲取職工德行、才干和作風方面信息，另一方面有助于企業全面掌握職工綜合素質水平，制定出適應企業需求的人才培養計劃，打造一支精干高效的職工隊伍。第三，人事檔案管理應用于人才配置和薪酬管理階段；充分利用檔案做好人才信息管控工作，包括績效考核、科學測評員工的職位價值等，發揮人才專業實力和人力資源的最大潛能。積極落實人事檔案改革創新工作，實現人事檔案科學化管理和信息化管理，管理利用好人事檔案，可以促使煤炭企業的人力資源管理更加科學化、規范化、高效化、為企業健康持續發展打下堅實的人才基礎。

二、煤炭企業人事檔案管理中的不足

（一）人事檔案管理制度不規范目前在煤炭企業內部，各項管理制度逐步健全，取得了較好的管理效果，但是在制度建設方面仍然存在一些突出問題。對于人事檔案管理工作還沒有給予充分的重視，單位內部沒有形成一套完善的具有約束力的檔案管理制度。人事檔案管理沒有配備專業檔案管理人員，職責不明，常常出現多頭管理或者無具體人員管理。檔案管理流程不規范，尤其調入或調出職工時的檔案轉移交接工作不規范，沒有嚴格做好檔案信息的核實和移交對接工作，職工檔案信息如果中途出現缺失，容易產生矛盾糾紛。

（二）管理隊伍專業化不足煤炭企業正處于轉型改革發展關鍵期，信息化技術占據行業競爭核心時代，人事檔案管理隊伍需要具有更加專業化、精細化的人才隊伍。目前煤炭企業人事檔案的管理人員大多非專業出身，人事檔案管理人員配置不足，大多數煤炭企業上千份檔案由一人兼職管理，甚至整理檔案時借用其他部門職工進行整理，管理人員對檔案管理的流程和細節沒有靈活掌握，尤其是檔案管理中的計算機技術應用知識匱乏，容易忽視檔案管理細節。很容易造成檔案信息的錯漏和流失。對于新調入人員，檔案管理者甚至沒有及時與職工簽訂勞動合同書，辦理相應的用工備案表，填寫個人履歷表等信息，對檔案信息不能及時補充，甚至由于沒有簽訂勞動合同書而違反勞動合同法造成企業承擔一定的經濟損失。

（三）檔案更新不及時，信息記錄不全面煤炭企業目前人事檔案管理工作中，存在檔案信息記錄缺失和信息記錄有誤現象。職工檔案的姓名出現錯別字、出生日期部分職工記錄公歷時間、部分又記錄了農歷時間、參加工作時間記錄不準確、學歷信息和職工技能證不全面等。部分職工勞動合同已過期，沒有及時續簽勞動合同，很容易造成不必要的糾紛。外單位調入人員檔案中缺少與原單位的解除合同表，或者缺少與單位簽訂的勞動合同書和用工表，檔案銜接不暢等問題。

（四）硬件管理缺乏，沒有建立數字化的軟件管理體系多數煤炭企業在檔案管理上缺乏配套的硬件設施，沒有獨立的人事檔案管理資料儲藏室，將人事科辦公室當作檔案儲藏室，人事科辦公室人員進出密集，并且沒有注明禁止吸煙等提示語。檔案裝訂不規范，各類人員信息沒有排序，缺少檔案信息總目錄，很多檔案資料隨意裝在檔案袋中，檔案袋質量不高，甚至有破損，尤其是沒有做到防潮、防塵處理。人事檔案管理目的是為了收集職工各項基本人員信息，方便企業管理者進行查閱。人事檔案管理的職工信息涉及面廣、內容嚴謹。然而大部分企業仍采用傳統的紙質版檔案管理方式，紙質版檔案不便于存儲容易破損或丟失，查閱紙質檔案費時費力。人工檔案查閱和管理，由于管理人員素質參差不齊，檔案管理容易受到主觀因素影響，存在錯漏和遺失的風險。以計算機技術為代表的信息化手段已經成為新時代企業創新管理實現現代化辦公的核心。以人事檔案查詢為例，人工查詢和計算機查詢檔案之間的搜索效率存在明顯的差距。相較于人工查詢，計算機技術確保了檔案的歸類、篩選和統計工作的高效率完成，在很大程度上保證了查閱信息的全面性、準確性、快捷性。

三、優化人事檔案管理的有效手段

（一）建立完善的企業人事檔案管理制度規范管理流程健全人事檔案管理規章制度是檔案管理工作的基礎明晰權責，明確規范工作流程，制定管理約束機制，獎罰結合，具體應做到以下幾點：第一，要明確檔案管理內容和重點、制定符合企業實際需要的檔案管理流程及規范說明制度，編制業務指導手冊。檔案管理環節具體包括檔案歸檔、保管、查詢、借閱等，企業要制定規范的操作流程，例如必須明確借閱人和借閱時間及歸還時間，出具相關手續，管理人員要定期審核檔案，及時續簽職工勞動合同書，不斷地更新和充實檔案；對于外調和調入的職工檔案要按規定核實審查，出具移交檔案手續，防止中途檔案信息丟失現象。第二，從薪酬激勵機制方面提高檔案管理人員的工作積極性，制定相應的檔案管理考核績效指標，管理考核指標是可測量的、具體的、可實施的，檔案管理質量與檔案管理人員績效掛鉤；第三，權責分明，明確檔案管理責任和權利，避免管理混亂，檔案由專人負責管理。第四，建立健全檔案轉移制度、保密制度、借閱制度等相關制度。

（二）加強人事檔案管理隊伍的專業提升和培訓檔案管理人員的專業能力和責任意識決定了企業人事檔案的管理水平要嚴格檔案管理人員的選拔過程，分別從學歷、專業、經驗、品德方面綜合測評進行甄選。企業還應重視檔案管理人員的后期培養，具體做到以下幾點：第一，定期組織檔案管理人員培訓學習，不斷強化管理人員的專業素養和工作責任。第二，組織檔案管理人員進入高校學習相關電子信息技術應用于檔案管理，實現檔案信息化管理。第三，加強相關專業的人才選拔和引進工作。

（三）強化硬件設施同時建立數字化檔案管理體系檔案管理的硬件設施建設是檔案管理的基礎，企業要設立專門的檔案儲藏庫房，檔案保存柜和檔案儲存袋要保質保量。以邯鄲礦業集團為例，將計算機技術應用于檔案管理過程中，實現檔案電子信息化管理。系統基于SOA技術構架，支持多種操作系統、兼容各種大型關系數據庫。圖1是HR人力資源管理系統的應用管理流程圖。人事檔案信息錄入之前需要審核檔案信息的準確性和真實性，保證原始數據的嚴謹性，重點在姓名、身份證號、參加工作時間、學歷、入黨時間上要明確。HR人力資源管理系統的在線管理最大優勢是實現了總公司對人員信息的全面管控、各個子公司之間人員調動檔案信息的快捷性，查閱信息更加方便。HR人力資源系統分別從人員基本信息管理、勞動合同臺賬管理、薪酬和數據報表管理上實現了計算機應用的現代化管理方式。

四、結語

對于正處在轉型改革發展中的煤炭企業，人才是發展的第一動力，管理和利用好人事檔案對企業在選人用人上奠定了管理基礎。健全規范檔案管理各項制度，注重檔案管理隊伍的專業化，建立健全企業的硬件檔案管理設施，順應時代要求，做好人事檔案的信息化管理是現代人力資源管理的必要手段，也是企業健康高效發展的重要舉措。

作者:樊江燕 單位:冀中能源股份有限公司邯鄲云駕嶺礦

煤炭企業檔案管理論文篇2

檔案管理是煤礦企業進行生產、經營等方面的重要文獻資料保存途徑，做好檔案管理有利于企業各項生產、經營等活動的開展，進一步促進了企業結構的優化。就目前情況而言，煤礦企業檔案管理信息化建設程度較低，從而導致檔案管理工作效率較低，在一定程度上阻礙了煤礦企業的高質量發展。

一、煤礦企業檔案管理信息化建設的意義

（一）有助于信息實時交互共享傳統檔案管理模式主要以紙質為媒介專項記錄檔案信息，但若紙質檔案處于易燃、潮濕等環境，極易導致企業資料出現損失與毀壞的情況。而檔案信息化管理不僅改革了信息存儲的方式，節省了信息存儲空間，更提升了檔案管理信息處理的效率。在檔案管理信息化下人們只需要通過簡單的關鍵詞檢索就能快捷找到相關資源信息，輕松實現信息資源實時交互共享，從而提高了信息利用率。

（二）豐富信息傳輸方式傳統檔案傳輸方式耗時時間較長，還極易出現丟失的情況，從而給企業造成一定程度上的損失，影響了企業的可持續發展。而隨著信息技術的不斷發展，人們開始利用互聯網傳輸信息資源，規避了信息資源在傳輸過程中丟失的問題，營造了安全的信息共享環境[1]。人們可以通過郵箱、社交軟件等多種方式隨時隨地傳輸文件，甚至還可以進行文件加密處理，保障檔案信息的安全性。

二、煤礦企業檔案管理信息化建設現狀

(一)檔案管理信息化建設重視程度較低根據煤礦企業的發展歷程來看，人們主要利用紙質檔案存儲信息資源與資料。但隨著時代的發展，這種傳統的檔案管理方式顯然已經不適應新時代的煤礦企業發展需求。因而急需根據自身發展情況，建設一體化的數字檔案管理系統，以此保障檔案資料的完整與安全，從而更好地促進企業發展。就目前情況而言，大多數煤礦企業的信息化系統還處于初步建設階段，而由于長時間的數據信息積累，導致檔案資料的錄入和核實等工作需要耗費大量的時間成本[2]。另外，檔案管理人員滿足于紙質化檔案管理，忽略了檔案信息化建設，自然不能正確認識信息化建設之于檔案管理的意義，因此不能切實發揮信息化建設對檔案管理的作用。

（二）檔案管理人員信息化意識有待增強由于傳統檔案管理主要以紙質記錄為主，檔案管理人員使用信息技術的次數較少，加之年齡、思想等因素的限制，大多數老員工寧愿墨守成規，也不肯接受信息化的檔案管理方式。另外，部分檔案管理人員為文職工作者，缺乏專業檔案管理經驗，自然就無法真正意識到信息化建設的重要性，從而阻礙了檔案管理信息化建設的發展進程。

（三）檔案保密性有待提高新時代的檔案管理信息化建設同樣面臨著信息資源保密性等問題，雖然我國頒布的一系列檔案法律法規在一定程度上促進了檔案信息化建設，但依然無法完全滿足日益增長的信息安全保障需求。另外，檔案管理人員對檔案信息系統操作不熟練，極易出現信息泄露事件，從而增加了信息資源暴露的風險，影響了檔案數據的安全性[3]。

三、煤礦企業推進檔案管理信息化建設的策略

(一)重視檔案信息化建設不管是煤礦企業的管理者還是檔案管理人員，都應加強對檔案管理信息化建設的重視程度，利用新時代的信息技術實現檔案管理系統化、規范化、數字化的發展。第一，可以建立檔案管理專項數據庫，設定進入權限，在保障檔案信息安全的前提下提高信息利用率；第二，應加大投資力度，加強自身軟、硬件等基礎設施建設，以此不斷完善檔案管理信息系統，實現信息化建設目的[4]；第三，檔案管理人員應熟悉數字檔案管理的使用方式與使用流程，重視檔案管理信息化建設，在專項的檔案信息化平臺上適度公開檔案信息，以便簡化查閱方式，最大限度發揮出信息化檔案管理的優勢。

（二）加強人才隊伍信息專業素養建設煤礦企業的檔案管理信息化建設需要管理人員與時俱進不斷更新管理理念，優化管理方式，豐富知識儲備，從而滿足新時代檔案管理改革與發展需求。首先，要拓展檔案管理人員的視野，為其提供檔案管理、計算機自動化等專業知識與技能的培訓機會，使其掌握檔案管理專業、信息化等知識，有效實現多學科融合，落實理論知識指導實踐工作，從而提高檔案管理整體隊伍的綜合素養；其次，制定檔案管理信息化建設考核指標，科學使用獎懲機制，調動檔案管理人員的工作積極性，增強其學習動力，從而營造良好的管理氛圍；最后，提高檔案管理人員的薪資待遇，吸引更多的檔案管理人才，降低人才流失率，保障檔案管理隊伍的專業性與穩定性[5]。

（三）完善檔案管理信息化的制度建設在新時代信息技術的支持下，煤礦企業以電子形式將歷史檔案資料存儲于計算機中，有利于實現檔案管理信息化建設的標準化和規范化，方便相關人員檢索和使用檔案數據。首先，要根據檔案管理范圍等因素明確每位檔案管理人員的職責，使其明晰移交文件的范圍，便于記錄和保存實際工作的文件信息，規避因職責不清而出現互相推諉責任的現象；其次，建立完善的電子檔案管理體系，明確數字化礦井建設的要求，從而形成電子檔案信息庫，并為相關部門提供精準數據信息參考[6]；再次，檔案管理人員還應嚴格管理電子檔案信息資源，提高信息安全意識，規避檔案數據流失與泄露等事件發生；最后，檔案管理人員應聯合信息技術部門構建檔案管理標準技術體系，形成檔案資源與其他業務資源的對接，并提供統一接口，確保需要歸檔、保存的數據信息都能直接進入檔案系統完成信息建設。總而言之，建立完善的檔案管理信息化制度，可以輕松實現檔案信息資源整合，為各部門提供精準數據資源，從而提高工作效率，實現煤礦企業高質量可持續發展的目的。總而言之，在新時代信息化背景之下，煤礦企業實現檔案管理信息化建設是必然趨勢。煤礦企業只有提升對檔案信息化建設的重視程度，實現檔案管理系統化、規范化、數字化發展，提高檔案管理隊伍的綜合素養，重視檔案管理信息化的制度建設，才能實現煤礦企業的高質量可持續發展的目的。

作者:畢竟文 單位:山西晉盂煤業（集團）有限公司

煤炭企業檔案管理論文篇3

作為國民經濟與社會發展的核心支柱企業之一，煤炭產業一直與國家的發展保持協調的步伐，也直接影響著國家社會經濟形態的發展。隨著國家經濟飛速發展市場的開放性與包容度不斷提升，新興產業的形成與崛起對傳統行業造成了一定的沖擊，但也為傳統行業的轉型與創新帶來了絕佳的契機。

一、落實檔案管理的重要性

檔案管理工作是企業管理與運行工作中的核心組成部分，它對煤炭企業各階段的發展接進行了詳細的記錄與整理，通過妥善的保管與類別劃分可以降低工作人員查閱與調取信息的難度，縮減信息查閱的時間，從而為企業的決策提供更重要的參考價值。當煤炭企業需要制定戰略規劃或解決發展問題時，決策領導者皆會調取相關的檔案文件進行參考與借鑒，在檔案資料中尋求科學的問題解決方法。由此可見，檔案的妥善安全保管與利用對于煤炭企業發展的重要意義。隨著我國社會與經濟形態步入全新的階段，煤炭企業的檔案管理工作也需要根據新形式進行創新與發展，全面推進檔案管理工作的信息化轉變，利用互聯網平臺對檔案文件展開更高效安全的保存與整理，既有效規避檔案泄露與遺失問題的發生，又提高檔案查閱與調取的效率，從而為企業的決策與運行提供更優質的檔案服務。通過云端對企業檔案進行整理與保存可以有效保障信息的完整性，但這需要檔案管理人員具備規范化管理意識與專業化管理能力。目前，煤炭企業檔案管理隊伍的整體素質較低，檔案管理工作的信息化發展進度也相對滯緩，仍有部分企業沿用傳統的手工整理與存儲方式，這導致資料的完整度與查閱的效率都會受到影響。由此可見，煤炭企業轉變檔案管理觀念與模式是在必行，出于檔案管理重要性的考慮，煤炭企業更應該采用誤差更低、更便捷的檔案管理模式，使檔案管理工作能夠滿足當代煤炭企業發展的需求[1]。

二、新形勢下企業檔案工作的特點

（一）進室檔案涉及經濟建設方面增長迅速面對當下我國經濟領域日新月異的變化形式，煤炭企業為提高生存與市場競爭力應該以積極的態度良好適應市場變化，強化各環節管理水平，更大力度的支持企業內部的安全管理、科研投入及基礎建設。這也導致了在入室檔案中基礎建設、設備、經濟領域的檔案文件數量快速積增，其他方面的檔案文件數量減少或維持不變。尤其是對于經濟效益良好的煤炭企業而言，相較于過去歸檔的技術圖紙數量會呈現數十倍的增長，經濟技術合同類檔案的數量也會實現極大的提升。在煤炭企業效益高峰期，不僅企業的對外合同數量會增多，企業內部的購置設備與技術改造合同數量也會提升。由此可見，煤炭企業的檔案結構可以側面記錄企業的發展情況，體現經濟建設的變化。

（二）歸檔的內容在不斷增加近些年來，面對世界經濟格局的變化，我國不斷進行宏觀經濟政策的調整，從國家、地區與行業角度出發都必須適時地進行經濟變化與轉型，而這也必然會使各行業的工作量與工作規模發生變化，工作增多現象在不同行業與企業中都具有不同程度的體現。就煤炭行業而言，在新形勢下，企業的發展需要重點鉆研循環經濟、自主創新、關閉礦井、節能減排與知識產權等全新的課題，而對這些活動中所產生的檔案信息的收集、整理與存儲對檔案管理工作也是全新的課題，并沒有成熟的經驗可供借鑒，檔案管理工作不僅要適應新的內容還要面臨歸檔內容不斷增加的現狀。以關閉礦井工作為例，我國自2015年始開始著手關閉煤質差、開采難度高、復存度低的老區礦井，但此類礦井中所使用的井下設備與材料具有較高的回收價值，出于縮減成本的考慮企業會在關閉礦井的過程中對相關資源進行合理回收。但由于關閉的礦井皆為歷史悠久的老礦，其中所使用的設備材料信息較為復雜，而為了有效二次利用回收的設備與材料則必須全面收集相關信息，這位檔案管理工作造成了極大的困難。如關閉白水礦井的過程中，企業共回收一臺整套的綜采集、一千多架液壓設備、一萬三千多米各類線纜，檔案管理部門不僅要完成回收的設備材料型號的備案登記，還需要收集記錄相關的生產廠家、技術資料、使用年限與維修狀況等信息，建立完整的檔案資料庫，從而便于企業日后的再次使用與調劑，為企業的安全作業提供保障[2]。

（三）檔案利用的目的和形式有了新的變化檔案利用目的根據傳統分類方法可被細分為編史修志、工作考察、經濟建設、宣傳教育及其他等五大類。而在新形勢下，就煤炭企業發展環境而言，對于檔案的主要利用目的為經濟建設，主要圍繞生產技術、科研、合同會計、設備儀器與個人等檔案的使用而展開。尤其是對于轉型過程中的煤炭企業而言檔案的使用更是主要作用于經濟建設，部分煤炭企業為了不斷實現去產能化而開始關閉礦井作業，分流了大批職工，在面對市場競爭壓力時會存在流動資金緊張的問題，隨之會衍生出合同履行問題等一系列狀況，當企業面對此類問題時，會提高檔案的查閱量，出現檔案室接待查閱人員次數激增。

（四）檔案信息化建設有了新進展在新形勢下，煤炭企業全面開展信息化與智能化轉型，不斷推動辦公的自動化發展，計算機與內部網絡被普遍引入至內部辦公工作中，而檔案管理部門的信息化建設也初見成效。部分煤炭企業近些年的產品與文書檔案已完全落實了紙質與電子版同步存檔，檔案管理工作也開始借助網絡與計算機對檔案信息進行自動化接收、存儲與整理，文件及目錄數據庫的構建工作也開始有序推進。而進一步強化檔案管理信息化建設也被煤炭企業的領導層納入重點議題[3]。

三、對我國煤炭企業檔案管理工作的現階段評價

近些年來，我國煤炭企業的檔案管理工作正處于高速發展與轉型階段，雖然已取得了相應的成績與成果，但其發展幅度與煤炭企業業績經營增長幅度仍存在一定差距。這一問題已成為煤炭企業檔案管理工作中最核心的問題，其他所表現出的問題皆是圍繞該核心問題而形成的。綜合分析，我國煤炭企業現階段檔案管理工作呈現出以下現象：

（一）制度體系建設亟待加強很多企業的，但工作制度是在1990年以后開始建立的，伴隨著時間的不斷推移企業組織結構和部門職能開始發生了一系列的變化，越來越多的制度無法適應現狀，而這些制度又沒有得到及時的完善，很多業務標準都需要重新的規劃和制定，另外隨著領導和管理人員的不斷更換一些制度，無法達到有效執行，“三納入”“四參加”“四同步”的要求遲遲得不到落實。

（二）硬件投入不足，管理設施落后很多企業檔案管理機構并沒有設置專項的經費來負責檔案管理設施的更新與添置對于檔案管理也沒有長遠的規劃，由于缺少相應的工作設施，大管理很難滿足硬性的要求，這適當的使用壽命大大縮短。

（三）管理人員更換頻繁，專業水平不高實際工作中一些領導人認為檔案管理是非常簡單的工作，這種保管工作不需要太專業的人員負責，因此檔案管理人員的流動十分頻繁，特別是涉及企業的改組改制和兼并破產，往往會有一些缺乏專業知識的人員來負責檔案管理工作，甚至還有一些人員是兼職工作，這樣的工作態度難免會導致檔案管理工作難以實現標準化和規范化，甚至還會增添更多的困難。實踐操作過程中，如果管理人員缺乏專業的知識，那么檔案管理工作很難得到及時落實，無法保證檔案材料的完整性和準確性，這對于后續信息使用者而言，往往會帶來諸多不便[4]。

（四）檔案信息資源的開發利用工作力度不夠目前很多企業在檔案管理工作上，只是進行了檔案的歸檔整理與保管工作，能夠提供的檔案服務也只是停留在查閱這種相對較淺的層次上，在利用檔案過程中，大多數都是提供檔案原件對原件進行復制，投入到生產經營，由此可見，對于大的信息資源缺乏開發力度，涉及檔案深層次的工作，幾乎沒有涉及，除了淺層次的服務以外，檔案還能夠信息開發，資源整合，這些都能夠在工作過程中轉化成企業的生產力，促進企業的發展。

（五）企業檔案信息化建設進展緩慢在資金、觀念、人員設施等諸多因素的影響下，很多企業的檔案信息化工作目前仍處于起步階段，一些企業只是將文件的目錄輸入進去，距離建立起文件級目錄數據庫的要求還有很遠的距離，由于企業之間的區別，各有千秋，所以結合企業特征的檔案管理系統軟件，在配置上往往不能滿足企業的實際工作需求，檔案管理部門想要為企業各項工作提供檔案信息的網上服務，仍然要做出更多的努力。

四、新形勢下做好企業檔案管理的工作思路

（一）進一步加強制度體系建設《企業檔案工作規范》總關于檔案的管理工作提出了最基本的要求：檔案工作制度體系的構成是由工作制度，管理制度和業務標準規范組成的，其發展過程中，伴隨國家宏觀經濟政策的不斷調整，行業形勢的不斷變化，以及管理標準的不斷改變，甚至其內部組織結構以及部門職能的變化，這些情況隨時隨地都有可能發生，因此我們需要對現有制度及時完善，確保其能夠適應新的業務標準規范，真正地將“三納入”“四參加”“四同步”有效落實確保檔案工作能夠為企業的生產經營管理以及可持續發展提供切實有效的服務，保證企業的各項活動能夠得到充分滿足。

（二）多渠道收集檔案，盡力豐富室（館）藏首先要做的就是要將接受面進行擴張，過去只接受管理部門的檔案應該擴大到接受相關科室的所有檔案，企業在發展過程中涉及的某一時期、某一特定事件以及某一專題，只要具有保存價值，都可以作為接受的內容。而這些內容不要僅僅的保存于部門，很有可能留存于某些班組或個人。其次對于接受的門類也要進行擴大，在原本的基礎上，結合企業的發展實際需求，接受新的內容，使檔案的門類逐步增加，例如訴訟檔案，涉外檔案等都可以作為接收的內容，在對檔案進行收集過程中管理人員的職業敏感性一定要逐漸增強，對于檔案的征集工作要格外注重盡可能地將各級管理人員中的檔案資料進行匯總，這樣才能使檔案在今后的企業發展中發揮出應有的作用。

（三）加強在檔案信息化建設方面的工作力度由于企業的檔案存儲量比較大，悉數工作比較薄弱，所以對于文件集的目錄數據庫應該優先建立，等到條件成熟時再進行檔案原文掃描和數據檢索等其他工作，這方面工作中需要注意的是建立文件級目錄數據庫時，要確保當前所有的檔案案卷能夠做到準確無誤的分類、著錄、整理、鑒定，也就是意味著做好各項基礎工作的前提下，才可以進行文件級目錄數據庫建立，所建立的案卷目錄和文件目錄，檔案質量有所保證，同時結合企業的大管理與利用需求，逐步地對非電子檔案進行數字化處理，另外還要保證檔案信息的完整性，所有案卷和專題檔案要進行全部數字化處理，任何大概都不能因為信息的重要程度，敏感程度做出刪減，出現人為的檔案信息不完整情況，讓今后的檔案管理工作陷入被動。

（四）適時增加投入力度目前企業對檔案進行保存的目的，更多的是為了今后的生存和實現可持續發展，所以適當的增大投入力度是現階段的檔案管理得到有效落實，對于企業今后發展而言也有著重要作用，從人員方面上來看，一定要在穩定現有人員的基礎上，在必要的條件下使大管理人員的專業性得到增強，可以定期地對檔案管理人員進行在職培訓，提高檔案管理人員的綜合素質，使其能夠具備自學的能力，促進管理效率的不斷提升，另外還要設置專項費用，制定長遠計劃，在硬件設施等方面適當進行投入，軟件研發上更是要積極努力使大量管理工作能夠跟上信息化建設的步伐，實現檔案管理現代化、檔案信息數字化，檔案利用網絡化，檔案管理系統與企業各信息系統銜接的檔案信息化總目標。

（五）建立重要檔案數據庫，保證重要數據的安全當然數字化管理的核心煤炭企業還應該建立幾大數據庫系統，想要將所有的檔案轉換成信息資源，需要耗費大量的資金和人力，另外還有一些大概屬于企業機密，企業的大額數字化要抓住幾方面重點：一是建立收藏檔案目錄數據庫。主要是根據單位各類檔案基本情況，通過著錄標引，把單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號、全宗號、檔號、題名、責任人、形成的時間、數量、主題側、提要及文件級的原文等基本情況錄入計算機，建立基本數據庫，這樣可以通過計算機檢索提供檔案原件的利用。二是建市基層報表數據庫。在煤炭企業檔案數字化管理系統中，建立起狀態數據庫和基層報表，將各部門要報送的數據、反饋的信息通過網絡系統直接填入所建立的數據庫中，再按要求進行調整。并根據上級的要求和使用情況，及時、迅速、準確地做好基層報表的填報工作。

五、結語

伴隨社會的不斷發展以及科技的不斷進步，煤炭企業在檔案信息的需求量上必將會成倍增長，這些勢必會使檔案工作的任務、環境、服務對象和管理方式產生全新的改變檔案管理工作，一定要和企業的生產經營實際情況緊密結合，不斷促進檔案管理水平的提升，堅持與時俱進，對服務功能進行拓展，使檔案利用走向更廣更深的方向，確保檔案管理能夠在為企業提供服務的同時，可以實現信息資源的社會共享。

作者:李姝婷 單位:陜煤集團神木紅柳林礦業有限公司