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導語：在高校檔案管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
1檔案管理工作思路的創新是前提
要想有創新行為首先要有創新意識，思路決定出路，檔案工作創新的前提是管理思路的創新。管理創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想，觀念創新就是使管理創新得以成功的保證。管理創新必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標。本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值走向，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設備和館藏，而應主要看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設備、檔案資料的管理轉向對用戶和檔案員的管理。
2、檔案管理工作模式的創新是基礎
檔案工作管理模式的更新，是實現檔案事業創新發展的重要因素之一。高校檔案館雖屬機關部門，但大多屬于非獨立結構，一般情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個科室，其職能主要是執行而非決策。隨著高校管理體制改革的深化，一些高校管理者逐步認識到檔案管理工作的地位和作用，在高校機構改革中，先后將檔案管從校辦或其他部門分離獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執行變為主動決策，對促進高校檔案管理變革具有重要意義。檔案工作的技術手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案工作創新的硬件基礎。尤其計算機在檔案管理中的運用，越來越顯現出科學性、方便性、實用性和重要性，同時也提高了工作效率。要加強計算機檔案管理軟件的開發，將計算機作為方便管理的重要工具，進一步合理有效利用。只有這樣，才能實現高校檔案工作的超越，呈現高校檔案事業不斷發展的前景。
3檔案管理工作機制的創新是關鍵
要打破檔案管理思路呆板和管理模式陳舊的格局，重要的是要有管理機制的創新。長期以來，檔案管理工作以經驗管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經驗為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產生不思進取的思想，更談不上去創新。必須引進競爭激勵機制，從源頭上解決創新的根本問題。積極推行全員聘任競爭上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，使每個人都有危機感，從而激發工作活力，最大限度地挖掘個人潛力，充分調動積極性，使檔案工作呈現出充滿競爭活力、開拓創新的新局面。要建立一些相應的創新激勵機制，如用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人創新的內容作為考核的重要指標，并與勞動報酬、晉職掛鉤，努力營造一種鼓勵創新的氛圍和環境，促進檔案工作的良性發展。還要加強館員的在職培訓及繼續教育，以保證專業知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。
4運用檔案管理的現代手段，科技興檔
信息化為檔案資源管理與開發利用提供了新的途徑，也為推進檔案事業的跨越式發展提供了強有力的支持，檔案部門應抓住機遇，加大投入，配齊硬件設備和檔案管理軟件。在管理手段上，檔案館要積極參與學校辦公自動化系統的設計與建設，提出檔案管理方面的要求和建設。認真研究解決檔案現代化管理與學校辦公自動化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題。要努力實現裝備技術現代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，積極運用網絡、數碼等先進技術和手段，進一步提高技術含量和水平，使檔案管理手段由舊變新。采取多種形式，主動地把檔案工作重點與學校中心工作結合起來，為教學、科研服務，使高校檔案管理
走上主導地位，實現管理手段方式的社會化、多元化和優質高校化。
5人才資源的創新
要樹立人才資源是第一資源的思想，針對檔案專業人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性，鼓勵創新，信息理解的良好環境，努力造就一支政治強、業務精、工作實、紀律嚴的專業人員。發揮館員主觀能動性，內凝外聯，改革創新，整體推進。要強化校內宣傳，取得學校各方面的理解和支持，不斷把學校檔案工作推陳出新。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓質量，提升現職檔案人員的文化和專業程度，切實增強檔案干部和館員運用專業理論解決實際問題的能力，特別要加大對優秀青年檔案工作者的培養力度，鼓勵館員利用業余時間參加各種繼續教育課程的學習，加強多層次復合型專業人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養鍛煉人才。
總之，檔案部門無論是在業務工作方面，還是在管理服務工作方面，都要努力做到不斷創新，做到人無我有，人有我優，人優我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機和活力，從而實現檔案事業的持續快速發展。
【論文關鍵詞】高校;檔案工作;檔案管理;管理創新
【論文摘要】檔案管理工作是學校的重點工作之一,特別是高校的檔案管理錯綜復雜，更要講究管理上的創新。文章分析了高校檔案管理思路、管理模式、管理機制的創新，以及運用檔案管理的現代手段，科技興檔，使檔案工作具有生機和活力，從而推動檔案事業的持續快速發展。
參考文獻
（一）缺少完善的管理體系
如今，很多高校的管理體系還不完善，從檔案管理體系這一層面來看，高校現在還未跟上網絡信息化時代的腳步，還未創建一個有效完整的電子信息管理的體系。雖然高校現在逐步建立了檔案管理體系，同時也對檔案進行了分層管理，但依然還存在著不足，特別是對電子檔案這個新事物來說，某些高校還沒有做好充分的準備。
（二）?w檔存有分散性
高校的電子檔案有的存在檔案管理部門，有的存在某一個系或者某一個院里，散落在各個部門中，這體現出歸檔的分散性。也大大體現了學校對電子文檔的歸檔太過隨意了。同時，由于設備不齊全導致各個部門不能更好保存好電子文檔的完整性。
（三）電子文檔丟失現象
信息化時代，也很容易出現電子文檔丟失。由于在高校中，有的電子文檔是由各個部門匯總而成的。但是，恰恰因為各個部門都各行其是，才致使電子文件丟失或重復存儲，雖然很多高校不斷提高了辦公信息化，加強了辦公軟件在教學和工作中的應用，但是也有很多高校的管理體系還不完善，電子設備不健全，所以導致了很多文檔的丟失，以及不能及時歸檔。
二、加強高校檔案中電子檔案的應用
（一）提高電子檔案管理人員的素質
隨著電子檔案在高校檔案管理中的應用逐漸加強，同時也就對相關的電子檔案管理人員提出了相應的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負責人，為了確保電子檔案管理工作的順利開展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質和能力。主要體現在以下兩大方面：一是要具備專業的電子檔案相關管理知識。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關理論知識，進而才能有效提高自己的工作的能力。 二是要具備較高的政治素養。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內部資源，如果電子檔案管理人員沒有堅定的意志和較高的政治素養，就可能導致信息的外漏，并做出一些損害學校利益的事情。因此高校在招聘相關現職檔案管理人員的時候，除了對他們的基本能力進行考察以外，還要考察他們的政治素養。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會因此受到不同程度的損害。
（二）強化規范操作流程，完善管理機構
首先應注意采用適合本校的電子檔案管理系統，并規范操作流程，減少操作失誤與風險。運用手工方式已不能滿足現代高校的發展，加強電子信息管理，充分利用網絡資源，提高工作效率。其次建立健全電子檔案管理機構，從電子歸檔到電子檔案保管過程都應嚴格按照制度規定進行操作，以提高電子檔案的質量。
（三）優化服務方式，拓寬電子檔案管理功能
檔案管理人員應該盡力挖掘檔案館藏資源，重視處理、加工等過程，充分運用信息技術、多媒體技術、光盤技術，堅持檔案管理便捷、快速、個性化，真正實現電子檔案資源安全性共享。其次，合理妥善保存電子檔案信息，可以儲存在光盤里，實現計算機技術具體操作，檔案管理人員堅持“以人為本”的服務準則。構建網絡在線高效服務體系，提供在線咨詢服務，更好地服務于電子檔案管理。
（四）為電子檔案創建安全的網絡環境
高校在進行電子檔案管理的過程中，必須嚴格控制網絡環境，保證網絡環境的安全性。高校應該安排專業人員進行管理，定期對硬件系統和軟件系統進行升級，保證信息安全。相關工作人員還應該定期對檔案信息進行整合和備份，防止在今后的工作中由于文件丟失給工作帶來損失。高校在進行網絡安全維護的工作中，可以通過建立身份驗證、網絡防火墻、病毒預防和數字簽名等，對查詢和復制檔案信息的人員進行身份驗證，嚴格防止有人惡意拷貝文件。
（五）加大對電子檔案應用資金的投入力度
隨著電子檔案在高校檔案管理中應用的發展趨勢，在信息技術時代，加大科技經費投入顯得尤為必要。只有這樣，高校檔案管理才能有序地進行。如何通過資金投入促進電子檔案管理的發展？我們主要可以采取以下辦法：作為一所大學，我們必須加大對現代設備的投資。例如，使用計算機檢索更方便，檔案數據可以通過縮微膠片、掃描技術等有效地加以保護。只有運用現代高科技手段，才能有效地提高電子檔案在高校檔案管理中的應用效率，從而有效地克服過去檔案工作的落后。因此，增加現代化設備是十分必要的，同時也能使整個高校檔案管理工作朝著更加現代化的管理模式轉變。
［關鍵詞］知識管理;高校;檔案管理
［中圖分類號］G640［文獻標識碼］A［文章編號］1671－5918(2016)06－0035－02
引言
高校檔案管理是高校從事學校各項事務的管理活動中所形成的具有不同表現形式的歷史記錄，像紙質文件、聲音、圖像等信息和資料，為學校以后活動和發展提供歷史參考依據。高校的檔案管理工作是高校進行管理的基礎，對于高校的其他管理工作具有不可替代的作用。然而，當前很多高校檔案管理還是以實體檔案管理和信息檔案管理為主，以文件和計算機技術為主要表現形式，但是這種管理模式在高校實踐應用過程中效果并不明顯，難以適應高校的發展要求。知識管理通過將系統內知識進行循環應用促進知識的再生，在高校檔案的管理工作中能夠有效滿足廣大師生以及學校事務的需求，推進高校的傳統檔案管理向現代知識管理轉變，做好高校檔案管理以及整體的學校管理水平。
一、高校檔案管理工作中存在的問題
(一)高校檔案管理工作的滯后性
隨著高校對于信息化建設的更加重視，高校在檔案保存方面也呈現出多種形式，不僅包含了傳統的書面紙質檔案，當然，更多的是電子信息檔案。檔案信息載體的多樣性對于高校的檔案管理提出了更高的要求———如何更好地這些多樣性的檔案信息載體進行有效管理。但是，在很多高校的檔案管理中，還存在著滯后性，沒有對多種形式的檔案進行整理和分類，造成了很多原始檔案文件的流失，使得實際的高校檔案管理工作效果并不理想。
(二)高校檔案的管理意識不強
當前，高校的檔案管理工作主要內容還是對文件材料的簡單分類和歸檔，由于當前高校檔案管理工作沒有得到足夠的重視，檔案管理工作人員沒有從思想上高度重視高校檔案，對檔案的管理專業技術方面也沒有得到提高，這就使得高校的檔案管理會經常因為歸檔不及時或者是存放位置的錯誤使得資料文件出現積壓，電子文件和多媒體信息沒有按照要求完整和及時進行歸檔，有時甚至還會出現文件資料丟失的情況。
二、高校檔案應用知識管理的運用程序
(一)知識獲取
獲取知識是高校檔案知識管理的第一步，高校的檔案管理無論是從內還是對外只有不斷獲取新鮮知識、實用的知識才能提升高校檔案知識化管理的水平。對于高校檔案管理知識獲取來說，一方面要吸收“實體”知識，包括教育部門的指示、高校教師的信息、教學條款等多種形式的檔案;另一方面要吸收“隱性”知識，像可以通過觀察、模仿和溝通交流對高校教師的思維模式、教學特點等進行通過實體的形式和狀態進行保存，豐富檔案內容儲備。
(二)知識共享
在高校檔案知識管理中，知識共享可以說是知識管理中最為重要的流程。知識的共享可以先從檔案的內部分布進行知識和信息實踐開始，逐步累積和轉化，可以將高校檔案管理的范圍從檔案部門擴大到整個學校。檔案管理部門可以讓管理人員將所掌握的知識和經驗個大家實現知識共享，進一步加深檔案知識的積累。
(三)知識存儲
高校的檔案管理需要對檔案資料文件進行存儲，由于資料信息具有海量數據，檔案管理對于海量數據信息不可能完全進行“消化”，因而需要有選擇地對數據信息進行篩選。高校檔案管理可以對有保留和存儲價值的資料和文件進行保留，是作為永久保存、長期保存還是短期保存需要通過知識存量分析做出決策，建立知識標準化存檔。像有的教學公開課，可以進行過程實錄，制作成檔案文件，為以后教師學習和培訓提供樣本。
三、基于知識管理提高高校檔案管理能力的策略
當前，知識管理已然成為我國高校檔案管理工作的發展趨勢，知識管理在高校檔案管理過程中的逐步推廣運用將會極大提升我國高校的檔案管理能力，滿足高校教學和學生以及社會人士的需求。以下將基于知識管理，對如何提高高校檔案管理能力提出相關策略:
(一)建立良好的高校檔案組織文化
高校檔案知識管理的主要工作是通過檔案管理人員完成的，因此，高校檔案管理人員要通過不斷學習和積累經驗，吸收和獲取新知識，利用學校現有的資源和條件，建立良好的高校檔案組織文化。在高校檔案管理的過程中，檔案管理人員需要將自身工作和集體工作進行有機結合，在為高校檔案建設和管理的奉獻中也能夠獲得更多的學習機會，有利于加強彼此的合作交流，從而促進檔案知識的更新。同時，高校也要為檔案管理人員提供更好的知識共享平臺，為高校檔案管理人員知識管理技能的提高創造良好的條件。比如說，可以通過利用網絡技術，讓高校檔案管理人員能夠在電腦或者手機上能夠實現檔案知識的實時信息共享，像檔案管理人員可以建立微信群，對于高校接收的上級通知、學術交流活動、高校藝術大賽等活動信息在微信群以圖片或者是手機辦公軟件形式等進行，從而讓高校檔案管理人員在準備活動或者活動總結能夠有參考依據。
(二)構建高校檔案知識管理信息系統
知識管理的目標是為了更好提供服務，構建高校知識管理信息系統則能夠將學校的各部門、各班級的檔案創新成果進行分享交流，降低知識管理成本。高校可以建立基于知識管理的檔案庫，將學校內的教師和學生檔案信息、學校資金規模、學校部門介紹、學校重要活動通知等可以通過模式識別、優化算法和人工智能的方式對高校各類檔案信息和知識進行保存，并且借助校園網減少部門層級之間、不同部門之間的檔案分類工作，有效融合其他信息資源。在高校的檔案知識管理中，要充分利用檔案知識，對其潛在的價值進行充分挖掘而后再轉化成教學資源。高校作為知識產生和匯聚的重要“源泉”，為學生和教師學習和掌握各種知識信息打下了堅實的基礎。知識管理對于檔案的要求就是要充分開放，讓更多的學生和老師通過檔案的內容和知識提升自身的教學水平和學習能力，更好地位廣大的教師和學生提供服務。同時，對于檔案知識還要及時進行更新優化，實現檔案內容的二次利用，構建更為齊全的高校檔案知識管理信息系統。
(三)推進高校檔案知識管理服務升級
在高校檔案的知識管理過程中，不僅要加強檔案服務系統的建設，還要進一步提升高校檔案管理人員的管理水平。檔案管理人員的素質直接影響到高校檔案管理工作的質量和效率，因此，必須要加強高校檔案管理人員的建設，提高高校檔案知識管理服務水平。高校的檔案管理工作隨著科學技術的發展也相應提出了更高的要求，為了適應檔案管理知識的需求，檔案的知識管理的形式也在不斷發生變化。高校的核心競爭力在于教師的教學專業素養的提升，在對檔案知識管理的過程中，要結合管理形式的變化不斷進行創新。盡管知識本身并不能創造價值，但是通過檔案的知識創新，能夠進一步拓寬原有檔案的視野，融入主觀能動性，使得檔案管理能夠煥發出新的“生命力”。結語綜上所述，當前高校的檔案管理工作還存在著一定的問題，像管理方式落后、服務水平低下、管理意識不強等，嚴重影響了高校檔案管理工作的發展。因此，必須要通過知識管理在高校檔案管理的應用，改變過去傳統的檔案管理方式，提升高校檔案管理人員管理素養和管理技術，結合高校檔案管理的特點，實現高校檔案管理工作的更大跨越。
參考文獻:
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關鍵詞：高校；檔案；管理；創新
中圖分類號：G642 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2013）28-001-01
近年來，隨著社會改革和建設的不斷發展，必然也要求學校及其檔案工作改革和發展， 學校檔案工作是學校科學管理的重要組成部分。學校的檔案室是學校檔案管理部門，擔負著學校各類檔案資料的收集、鑒別、整理、分類、立卷、統計、保管、開發、利用等工作，而要實現高校檔案管理創新，首先要從管理意識形態即管理思想上創新，繼而在具體的檔案管理全程各個環節上遵循創新思想。
一、高校檔案管理現狀概況
1、思想觀念守舊。許多高校對檔案工作不夠重視，國內外檔案管理先進的技術和手段無法在高校檔案管理中運用。一些高校檔案工作人員安于現狀、不思進取，對檔案工作缺少熱情，日常的檔案管理一直沿用傳統的方法，日復一日，年復一年。思想觀念守舊，對檔案事業的發展目標模糊，造成檔案管理的水平要么提高緩慢，要么停滯不前。
2、專業人才結構單一。隨著檔案信息化、數字化的發展，面對縮微技術、掃描技術、數據挖掘技術、云計算、海計算、網絡平臺模式建設、檔案館功能的拓展等方面的技術手段和管理要求，高校檔案工作尤其需要多媒體技術、計算機技術以及檔案學研究方面的人才。而實際上，高校的檔案專職人員大多是“半路出家”，專業水平、技術能力、拓展能力特別是科研能力普遍不高，大多高校檔案管理機構的專職檔案工作人員在年齡、學歷、能力、職稱等方面都滿足不了新形勢下高校檔案工作的要求。
3、是管理手段落后。我國目前的檔案管理方式多是采用傳統的手工操作，當然，這與檔案信息的形式有很大的關系。檔案信息處理的復雜性大大降低了檔案管理的工作效率，也限制了檔案信息之間的互享。在部分高校，信息數字化已經成為大勢所趨，電子檔案形式是很多高校積極采用和學習的信息手段，但一些高等院校的檔案管理部門，依舊沒有依靠計算機的輔助，進行檔案管理工作，這樣嚴重降低了檔案歸檔、查詢、檢索的效率，影響了檔案信息化的發展。
二、高校檔案管理創新的措施
1、轉變思想觀念
隨著科技化、信息化的快速發展，檔案管理水平也在不斷地進步，目前檔案管理工作人員的素質相較以往而言，的確提高了許多，但是如果工作人員不與時俱進，仍按照以前的舊辦法解決新問題，那么檔案管理工作就會遇到問題，檔案管理人員的水平就會受到質疑。因此，檔案管理工作人員必須跟上時代的步伐，審時度勢，積極接受新的管理思想，新的工作方式，在不斷學習的過程中，轉變以前的舊思維，在自己的工作崗位上，本著服務教師學生的態度，全面開展檔案管理的創新工作。
2、建立科學的管理體系
按照最新頒布的《高校檔案管理辦法》，結合本校的實際情況，制定檔案管理的實施細則，做到從宏觀上把握主線，從微觀上把握細節，努力把檔案管理工作落到實處，并按照《高校檔案管理辦法》認真貫徹執行。首先要提高認識。要使檔案工作高效有序地貫徹落實，首先必須提高全校教職工對依法治檔重要性的正確認識。為了保證檔案工作的順利開展，高校應積極做好檔案工作重要性方面的宣傳工作。
第一，學校領導給予足夠的重視。領導重視檔案工作，并善于用檔案資料統籌學校的各項工作，是做好高校檔案管理工作的基礎。第二，學校檔案管理部門應與其他部門合作，聯合舉辦各種宣傳活動，大力宣傳檔案管理工作的重要性，使學校不同部門明白檔案管理工作對所在部門發展的重要作用，從而促使各部門在平時工作中加強收集相關的檔案信息，促進學校檔案工作的順利發展。
3、技術手段的創新
長期以來，高校的檔案管理模式存在著較為嚴重的傳統性的傾向，其管理方式或利用手段是手工的，嚴重阻礙了檔案的管理水平和利用程度。技術創新是檔案管理創新的內在驅動，檔案管理的技術創新包括兩方面內容：一方面，檔案工作者將社會科技成果創造性的應用于檔案管理與保護，防止檔案損毀，延緩檔案老化；另一方面，要求檔案工作者針對檔案工作操作技術方面存在的弊端和缺陷，研制出新的檔案工作技術和方法，以提高工作效率和質量。
現代的高校檔案管理還要實現檔案信息化管理，要積極參與機關辦公自動化系統的設計與建設，做好庫藏條目錄入工作，實現檔案條目檢索自動化，解決文檔一體化問題，以提高工作效率和服務質量。主動地把檔案工作重點與學校中心工作結合起來，為教學、科研服務，使高校檔案管理走上主導地位，實現管理手段方式的社會化、多元化和優質高校化。
4、人才和知識的創新
要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養”的傾向，要針對檔案專業人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性、鼓勵創新、信息理解的良好環境，努力造就一支業務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業人員。要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案培訓質量，提升現職檔案人員的文化和專業程度，切實增強檔案干部和館員運用專業理論解決實際問題的能力，特別要加大對優秀青年檔案工作者的培養力度，加強多層次復合型專業人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養鍛煉人才。
知識創新就是檔案人員要樹立創新意識，培養知識的創新能力，并要認真學習，較熟練的掌握計算機網絡化與多媒體等先進技術，培養信息的處理能力以及信息技術的開發應用能力，有計劃的開展崗位培訓，對檔案人員進行在職繼續教育，把學歷教育、崗位培訓、短期培訓、學習考察、離職深造和學術交流等有機的結合起來，使檔案人員的知識不斷拓寬和創新。
參考文獻：
[1] 趙華偉.淺談高校檔案管理創新思維[J].文化論壇.2011（2）.
［關鍵詞］高校檔案管理創新
高校檔案管理工作是高等學校事業發展的重要組成部分。當今世界已經進入了一個以創造和分配信息為基礎的信息時代，社會對信息的需求越來越廣泛，越來越迫切。隨著社會主義市場經濟的發展，高校檔案管理工作也進入了一個新的歷史階段，面臨著許多新情況新問題，必然要求我們與時俱進，積極創新高校檔案管理，把傳統的、封閉的、靜態的檔案信息，開發成現代的、開放的、動態的信息資源，更好地服務于社會。
一、適應高等教育改革的新形勢，積極創新檔案管理的科學體系
在社會主義市場經濟條件下，《高等教育法》的實施要求高校面向市場自主辦學，走多元化投資主體的路子。與此相適應，高等教育必須逐步建立起自主經營、效益至上、目標管理、自我發展、公平競爭、特色取勝的運行機制，這就給高校檔案管理帶來了許多新問題。首先是高校的擴招，學生數量的急劇膨脹給檔案管理造成了巨大的壓力。比如，僅1999年全國高校就擴招了48萬人，2003年江西省高校在校學生人數也達到了35萬人，比1998年增加了兩倍，高校檔案管理任務十分繁重；其次，取消計劃分配以后，畢業生走向市場擇業，就業的不確定性增大，人員流動速度加快。有的還參加考研、出國、留學、在職函授等形式多樣的繼續教育。這些新情況使高校學生檔案管理面臨許多新問題；再次，高校投資主體的多元化，地方民辦高校的迅速發展，導致高校畢業生的專業、學歷、層次不一樣。隨著時代的推移，人才培養方式也呈現多種面孔，讓人目不暇接，如統招、自費、委培、成教、掛職代培、函授、雙學歷進修、技術培訓等，使學生檔案管理的內容變得十分復雜；第四，由于學生自的釋放，加上單親子女增多和學生婚戀的限制取消，學生在校的經歷變得復雜化，有的出現了原來不允許的婚戀關系，有的還出現參賭，吸毒等違法亂紀現象，給學生檔案管理帶來了新的課題；第五是社會許多行業從勞動密集型轉向資本技術密集型，要求高校主動向社會展示高校人才培養和科研方面的大量信息，這也要求高校創新檔案管理。一方面，人才是第一戰略資源，先進的檔案管理要有利于人才脫穎而出；另一方面，高校的科研成果要盡快轉化為生產力，使技術優勢轉變為經濟優勢，也需要科研檔案的跟蹤服務。高校檔案信息服務社會化必須極早提上議事日程。因此，積極創新高校檔案管理，盡快建立完善檔案管理的科學體系，才能適應高等教育改革新形勢的迫切要求。
建立檔案管理的科學體系，應當參照《干部檔案工作條例》和《歸檔文件整理規則》，從學生和用人單位、社會各層面的實際情況出發，不斷完善檔案內容的指標體系。歸檔材料應以“件”為單位分類排列，進行編號、編目、裝合、立卷。比如學生檔案除固有的自傳、履歷表、考察、學歷、體檢、獎懲材料及黨團組織材料外還應補充：⑴婚戀情況；⑵性格特征和個人特長，創造發明情況；⑶校外表現及主要社交圈；⑷學費貸款返還情況；⑸就業崗位跟蹤等內容，以便對學生的綜合素質作出客觀公正的評價，供用人單位選擇，進而有針對性地進行繼續再教育。
二、適應社會主義市場經濟的發展，建立高校檔案管理的延伸鏈條
隨著經濟全球化趨勢和知識經濟的發展，加快開發人力技術資源是社會經濟發展的迫切需要。人事檔案是合理用人、選人的基礎，技術項目檔案更是具有商品的一般屬性和經濟性。檔案的力量雖然是潛在的，但其作用又無處不在。由于學生自主擇業（包括教師外流），就業的流向區域不盡相同；用人單位的雙向選擇，導致學生就業崗位的不穩定性；為數眾多的民營企業缺乏規范的檔案管理，高校檔案管理面臨著許多新問題。隨著人才市場的開放，人才的物質利益欲望得到極大提升。一些地方和單位無法用有效的方法留住人才便卡住檔案不放；一些單位因急需人才，又對檔案不屑一顧，這就擾亂了檔案的正常有序管理，降低了檔案的使用效益，甚至可能引發一些意外的問題。
然而，檔案是社會各種人才信息、知識信息的重要載體和貯存形式。檔案雖然不是商品，但檔案信息和檔案部門的管理服務又確實具有一定的價值和使用價值。因此，必須更新觀念，創新體制、機制，采取各種措施建立高校檔案管理的延伸鏈條，充分發揮高校檔案信息在社會主義市場經濟建設中的作用。
首先，國家檔案部門應盡快制訂可操作性的個人檔案管理法規，同時要統一全國檔案機構的隸屬關系，編制序列，確立政府人事檔案管理部門的主體地位，建立各級人事部門人才交流服務中心的權威和相關的檔案管理鏈條；其次要加快對社會民營、外資、合資企業檔案組織實施協調管理，推進檔案信息的規范有序管理。凡是進入民營企業的學生檔案應由當地政府人才交流服務中心統一存檔，并進入人才信息網。再次，高校檔案管理部門要依據有關法規，加強與社會檔案管理組織的協作，使檔案管理方式向間接、服務、動態的方式轉變。間接管理，即檔案管理部門要運用法規、制度、標準、考核等方法對檔案工作進行全面調控；服務管理，指應依據檔案保管單位的需要，制訂措施，為之提供周到的服務；動態管理，指應密切關注社會各領域的發展變化，及時作出應對，如建立電子文件，計算機信息庫和檢索系統等。第四，要建立比較合理、寬松的人才流動機制。要允許人才自主擇業，有關單位既不能卡住檔案，也不能不要檔案，應由相關人才交流服務中心統一交接管理。人才交流服務中心對學校畢業生和企業聘用人員也要經常進行跟蹤考察，不斷更新補充檔案內容，提高檔案的使用價值。總之，要盡快實現檔案信息由粗放型向科學規范管理的轉變；由封閉型向開放型的管理轉變，由靜態型向動態型的管理轉變，為社會主義現代化建設提供全面先進的服務。
三、適應社會化服務的需要，逐步實現高校檔案管理的網絡化、數字化
關鍵詞：高校；檔案工作；管理創新
中圖分類號：G647文獻標識碼：A
近幾年來，高校的檔案工作取得了可喜的成績，其地位逐步提高，其作用也越來越受到重視。隨著知識經濟的提出和社會現代化的推進，現代信息技術、網絡技術的廣泛應用，我國的高校教育事業發生了很大的變化，作為傳統文獻領域的高校檔案工作，面臨著前所未有的機遇和挑戰。在新時期檔案工作者要抓住機遇，迎接挑戰，與時俱進，開拓創新，提高高校檔案管理水平，促進高校檔案事業的可持續發展，確立檔案工作在高校不可替代的地位。
一、高校檔案管理的最終目的決定了服務創新的必然性
檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發利用價值。高校作為國家科研的重要基地、培養高級專業技術人才的搖籃，在廣大教學、科研人員的實踐中產生了大量的科研成果，并成為高校檔案部門保存的數量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開發利用起來，才能體現它們應有的價值。檔案工作者的任務就是科學地管理檔案，有的放矢地開發檔案信息資源，以滿足學校各類人員對檔案信息的需求。然而，目前傳統的檔案管理模式在高校仍占主導地位，各高校的檔案利用率仍很低，多數珍貴的檔案資料處于“養在深閨人未識”的階段，掩埋在歷史的灰塵之下。高校檔案的價值在于被利用，這需要通過人的勞動，通過一定的科學的工作方法來管理、開發才能發揮出來。為此，高校檔案管理部門必須以新時期高度發展的電子科技為依托，實現檔案管理服務模式的創新，從社會需要、學校需要的角度出發，以學校內外的利用者為服務對象，以庫藏檔案信息為服務內容，以多種服務方式為手段，為檔案的開發利用創造一個廣闊的空間，實現高校檔案信息資源的共享。
二、加強檔案管理創新體系建設
（一）模式創新。目前，高校檔案館（室）雖屬機關部門，但大多掛靠校辦或黨辦之下的非獨立結構，其職能主要是執行而非決策。這種管理模式已難以適應面向辦學的要求。隨著高校管理體制改革的深化，應當改變檔案管理工作的地位和作用，將檔案館從校辦或其他部門分離出來，獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執行變為主動決策，將對促進高校檔案管理變革具有重要意義。進而注重學校的未來方向，把握前瞻性的特點，在檔案資源、檔案人力、檔案開發、外部環境等方面進行全方位創新，這樣才能使檔案機構高效、安全、到位，才能實現高校檔案工作的超越，呈現高校檔案事業不斷發展的前景。
（二）思路創新
1、管理理念創新。檔案管理工作者必須解放思想，更新觀念，改變過去盲目追求“小而全”、“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務，各自攻破，封閉自導的狀態，本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值走向，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。把檔案管理的知識化、科技化、信息化、社會化作為檔案工作的管理目標。
2、管理內容創新。檔案館雖然收藏有學校文獻資源，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。人們至今仍然會感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求，必須調整，充實館藏內容，提高館藏質量。有目的、有重點、有計劃地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。
3、管理方式創新。通常檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定，如單純地看檔案管理場所、設備和館藏等。但隨著時代的發展，檔案管理主要應看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要轉向對用戶和檔案員的管理，要最大限度地實現檔案資源的開發與利用。
4、人才資源創新。要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養”的傾向，要針對檔案專業人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性、鼓勵創新、信息理解的良好環境，努力造就一支業務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業人員。要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案培訓質量，提升現職檔案人員的文化和專業程度，切實增強檔案干部和館員運用專業理論解決實際問題的能力，特別要加大對優秀青年檔案工作者的培養力度，加強多層次復合型專業人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養鍛煉人才。
（三）手段創新。長期以來，高校的檔案管理模式存在著較為嚴重的傳統性的傾向，其管理方式或利用手段是手工的，嚴重阻礙了檔案的管理水平和利用程度。因此，實現檔案信息化管理，要積極參與機關辦公自動化系統的設計與建設，做好庫藏條目錄入工作，實現檔案條目檢索自動化，解決文檔一體化問題，以提高工作效率和服務質量。主動地把檔案工作重點與學校中心工作結合起來，為教學、科研服務，使高校檔案管理走上主導地位，實現管理手段方式的社會化、多元化和優質高校化。
（四）實踐創新
1、加強知識管理的核心是以人為本管理。發揮館員主觀能動性，內凝外聯，改革創新，整體推進。要強化校內宣傳，取得學校各方面的理解和支持，不斷把學校檔案工作推向新層次、新臺階。
2、加強信息資源建設，開展資源整合。優化館藏，提高檔案利用率。強化信息技術利用。及時購買檔案管理軟件，擴大對于數字信息的發掘、整理、組織以及使用，設計一個多功能并具有吸引力的網站來指導用戶直接使用各種有用的網上資源。
3、建立檔案管理人才競爭機制，鼓勵館員輪崗，帶動知識在館內流動，在工作中學習、成長。對那些通過寫作、出版、講座，或以輔導方式與他人共享自己隱性知識和專業技術知識的組織文化。同時，注重檔案管理人員的在職培訓及繼續教育，以保證專業知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。同時，鼓勵館員利用業余時間參加各種繼續教育課程的學習，如計算機課程培訓、歸檔文件整理、相關檔案法律文件、保密知識等。
總之，檔案工作者應該不斷更新觀念，創新理論；更新知識，創新管理，掌握檔案工作的發展規律，樹立現代化的檔案管理意識，與時俱進，以服務為宗旨，以創新為主題，促進檔案管理工作實現現代化、科學化。
（作者單位：南陽醫學高等專科學校）
主要參考文獻：
[1]夏晴.高校檔案的系統管理[M].南京大學出版社，2002.
【關鍵詞】信息時代；高校人事檔案；檔案管理
一、信息時代的特征
信息化的不斷發展，得益于科學技術的不斷進步，以及世界上各個國家之間的聯系的不斷密切。信息化進程的加深與時代的發展是一個相互促進的關系，雙方是彼此前進的有力支持。各個地區之間的聯系在不斷地加強。信息的傳遞速度也隨之在不斷地提高，在無形中提升了信息的價值。信息化正以其獨特的優勢得到越來越多的人的歡迎，信息化工程的建設正在如火如荼地進行著。信息化正在被醫院、學校等各個領域應用到自身的建設中。信息化程度的不斷加深，促進了信息在不同地域之間的傳遞，方便了人們對信息的了解。在速度競爭不斷激烈的時代中，信息化的發展在無形中提高了信息本身的價值。各個企業之間隨著信息化程度的不斷加深，交流與合作也變得更加的順暢和高效。
二、目前高校在人事檔案管理方面的工作現狀
在現階段我國的高校在建設的過程中，較為重視對教學、環境等方面的工作，但是人事檔案這個較小的部分，往往不能夠引起高校領導者的重視。對于高校的人事檔案管理工作來說就缺乏了有效系統的領導和管理。
（一）缺乏管理意識，管理方式單一
在很多高校中，沒有對人事檔案管理的工作有一個正確的認識，還停留在較為落后的階段，沒有注意到這項工作的重要性。在很多學校，因為受到工作人數等條件的限制，缺少專業的管理人員對人事檔案進行管理，往往只是由相關人員進行兼職管理。很多管理者認為人事檔案只要在需要的時候能夠查找得到就是完成了這份工作。就是這種較為落后的管理意識，導致目前我國有些高校的人事檔案管理工作沒有真正的做到位，很多有用的信息都不能都得到有效的整理和運用。在現在很多的高校對人事檔案的管理一般還是采用傳統的紙質實物形式，并沒有采用擁有跟多先進優勢的大數據方式。這樣的管理方式在信息化不斷發展的時代顯得較難適應時展的要求，有的時候會給一些需要進行檔案查閱的工作帶來一些不必要的麻煩。
（二）缺少專業人才，管理系統不完善
專業化的技術型人才對于不斷發展的信息化高校人事檔案管理顯得尤為重要，但是目前我國在這方面的專業人才比較緊缺，這可能與檔案管理工作的枯燥性有一定的關系。此外，對檔案管理工作的重視程度較低，導致目前我國具有較高能力的專業人才較少，目前只能尋找一些有一定工作能力的人員來進行相關的管理。另一方面。由于資金、地域等的限制，我國高校目前的人事檔案管理信息系統的建設有很大的不足，存在著系統建設不完善、管理不到位、技術應用不過關等一些問題。只有不斷的建設和完善我國的高校人事檔案管理系統，才能促進我國高校人事檔案管理逐漸地走向正規化和合理化。
三、針對目前我國高校人事檔案管理中存在問題的解決辦法探究
信息化已經成為這個時代的重要標志，各個領域都要在不斷地將信息化應用到實際的工作中，這樣才能跟緊時代前進的步伐，不斷地前進。雖然目前在我國高校人事檔案管理工作中仍存在著一些問題，但是我們要結合時展特色，來進行有效的解決。
（一）重視檔案信息管理，提高檔案管理意識
在現階段我國的檔案管理工作還沒有得到相關領導的足夠重視，我們要通過有效的宣傳手段，進行關于高校人事檔案管理工作重要性的宣傳，提高人們對檔案管理工作的認識。加強檔案管理工作的意識。基于信息化的不斷發展，在進行人事檔案管理的過程中，要不斷地更新工作方式，適應時展的要求。
（二）注重管理人才培養，完善檔案管理系統
在現如今人才競爭如此激烈的環境中，人才成為了一種重要的資源。在進行高校人事檔案信息化建設的過程中，也需要很多的專業人才的支持。為了能夠更好地培養人才和留住人才，高校要制定相關的制度，促進內部人才的培養。在管理的過程中要強調科學的工作方法以及合理的工作制度。并且要利用有效的資源不斷地加強和完善人事檔案管理系統的建設，這樣可以方便檔案信息的管理和運用。
四、結語
在歷史的長河中，人們通過每個時代特有的方式記錄下來重要的事件的發生。在先進科學技術的作用下，在新時代人們有了新的記錄信息的方式。我們要將這種先進的方式應用到實際的工作中，在進行高校人事檔案管理工作中，就可以應用新的大數據的思想，建立起能夠更好地保護信息、促進交流的信息管理系統。讓先進的科學技術真正的為人民服務。
參考文獻：
[1]高小麗.信息化背景下高校人事檔案管理創新研究[J].中小企業管理與科技,2013(28).
1.新生檔案內容要求不統一，新生檔案材料出現不齊全現象。新生檔案的主要來源為中學提供的檔案資料，主要反映學生在中學的基本情況和高考信息。隨著高校招生生源的不斷擴大，各種層次和方式的招錄手段增加，學生逐步實行網上招生錄取，使高校直接獲得原始、基本的紙質檔案材料較為困難。如新生在高中的畢業生登記表、成績表、入黨團志愿書、中學期間獎懲記錄；在高考期間的高考志愿表、高考成績、政審表、高校招生體檢表等一系列檔案資料不全，有的甚至連原始檔案都沒有，使高校無法建立起真正有效完善的新生檔案。
2.新生檔案轉遞方式不統一，新生檔案材料出現遺失現象。目前轉遞檔案主要存在有當地招辦直接轉遞學生檔案、中學直接轉遞學生檔案，有的甚至違反相關的檔案管理規定，由學生自行帶檔案入學的方式。檔案轉遞方式的多樣性和隨意性，造成了檔案保密性、完整性和真實性難以得到保證，嚴重的還造成檔案的丟失，使高校無法掌握新生的真實資料，使高校學生檔案的連續性嚴重脫節，使用人單位只能看到學生在大學期間的檔案，而不能了解到學生在高中時候的情況，造成由零開始重新建立個人檔案，無法保障高校學生檔案的嚴肅性和真實性，嚴重影響學生檔案管理工作的正常開展。
3.新生檔案管理部門交叉重疊，新生檔案管理不夠規范。高校學生檔案管理由于長期無明文規定，歸檔材料缺乏統一管理，歸檔部門未明確固定，造成各高校對學生檔案管理工作的模式較多，重視程度也不一樣。有些高校學生處、招生處、檔案室、二級學院等在新生入學時都在接收檔案，新生檔案資料的收集和建立沒有得到統一，使檔案的內容參差不齊，無法真正反映學生的全面情況，造成學生檔案在起步階段就造成缺失。加之各部門之間對學生檔案的頻繁變更、交接，造成了高校學生檔案無法正常進行管理，檔案質量難以得到保障。
二、規范建立新生檔案的措施
1.規范和完善學生檔案管理制度。建立起規范、完整的學生檔案，就必須依靠健全的規章制度。高校必須建立起一套包括由原始收集、整理、歸檔、充實、登記、移交等一系列環節組成的高校學生檔案管理制度，保證學生檔案材料產生過程的連續性，從學生檔案的建立開始就按制度規范運作，一開始就建立起新生的完整檔案，使學生檔案立刻進入正常流程，使工作事半功倍。如長江師范學院就專門制定了學生檔案管理辦法，明確了學生檔案工作崗位責任制，制定了學生檔案的收集、整理、轉遞、查詢等一系列的規范標準，使學生檔案管理工作逐步實現制度化和規范化。
2.統一指定檔案歸口部門。由于過去檔案傳遞方式的多樣性和接收部門的不統一，使高校無法建立完善的新生入學檔案。為規范檔案傳遞的歸口，應該指定一個部門來接收學生入學后轉遞的檔案。如長江師范學院做出規定，將各省市招辦或者中學郵寄的檔案全部歸口在招生處，由招生就業處統一接收各地轉來的檔案，改變以前多個部門同時接收的現狀。招生就業處在發放入學通知書同時向新生提醒不準個人私自攜帶檔案入學，如有新生自帶檔案入學的一律交予輔導員后統一再交到招生就業處整理歸檔。
3.明確新生檔案收集內容。為使高校學生檔案形成連貫性，使高校全面了解新生的個性品質、興趣愛好、個人特長等，有的放矢地組織因材施教，就必須在檔案建立之初就形成較為完善的內容。除要求有高考填報志愿表、體檢表、高中學籍登記表、高中畢業生登記表、入黨團材料等基本紙質資料外，還應把學生在中學時代體現出的綜合素質，如專業特長的獎勵、中學對學生的個人評價等納入學生檔案里作為高校學生檔案建立的重要基礎和依據。檔案管理人員在收到轉遞的學生檔案后，應認真核實檔案袋的資料內容，按照標準化、規范化的方式對紙質內容進行逐一清理，規范建立起新生檔案，并以此為基礎，逐步收集和完善大學時期的各種材料，充實在基礎檔案中，形成完善的高校學生檔案。
4.加強檔案意識培訓。有些高校檔案管理員和學生沒有意識到檔案的重要性，造成新生從入學起，就忽視了自身檔案的建立和完善，學生往往是在畢業之后，找到工作需要用檔案時，才會關注自身檔案，因而使大量有利于自身就業和發展的檔案資料或中學檔案因為沒有及時收集歸檔而白白喪失了大量的就業機會。因此要加大教育和宣傳力度，全面提高檔案意識，加強對學生檔案管理人員的培訓，逐步提高全體師生對檔案形成的正確認識，消除思想上的模糊性。還要通過與學生交流，讓學生清楚新生入學檔案的重要性，讓學生積極配合學校做好自身檔案的完善，形成學生與校方良性互動的檔案完善機制。
三、總結
一、中職學校檔案管理工作存在的問題及成因
（一）領導重視不夠，思想認識不到位。
檔案管理是學校管理的基礎性工作，是制定決策的依據。很多同志認識不到檔案工作在學校建設中的重要性和必要性，存在“重教學、輕檔案”的思想認識，一部分同志對檔案管理的認識較為膚淺，總認為學校檔案管理沒必要要求得那么嚴格，甚至有人認為檔案工作可有可無。有的學校領導對檔案工作不重視，表現為對檔案工作不理不問，或對加強檔案管理的重要性認識不足的問題，上述對檔案管理不夠重視的思想認識，導致了工作中檔案人員歸檔意識不強、收集檔案證據不足，造成了許多資料丟失，或者找不到。
（二）檔案管理人員缺乏，素質較低
檔案管理的專業人員缺乏，業務水平低下是中等專業學校普遍存在的問題。有的中職學校無專職檔案管理人員，有的是臨時配備的。因此，既有理論知識，又有豐富實踐經驗的檔案技術人員實在是鳳毛麟角。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業出身或者不經過培訓就上崗，不具備最基本的檔案管理業務素質。檔案管理人員業務水平不高，缺乏系統培訓，尤其是檔案保管技術專題的培訓。檔案管理人員對分類、歸檔、整理、保管、利用等知識未能很好掌握，這就很難使檔案工作走上規范化。以上問題的存在，明顯制約了檔案管理的專業性。
（三）檔案資料不夠完整，檔案管理方法陳舊落后
思想上的不重視，人員素質的低下，導致檔案資料收集不夠完整。科室工作人員的檔案意識談薄，除個別重要文件歸檔外，很多基礎性文件卻隨意處理。
目前，中等職業學校檔案工作的管理方法陳舊落后。文件立卷歸檔后不能夠及時對其進行加工、調整與編目。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行開發利用，而且因管理方式落后，導致在查閱檔案時速度慢、準確率低。同時，很多中等職業學校的檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務的意識，操作上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運計算機及網絡技術進行管理，工作上也只是“你查我調”，還處于一種被動的、消極的狀態，這些都不能充分發揮檔案的作用及利用價值。中等職業學校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源成為中等職業學校工作發展的關鍵。
（四）檔案立卷工作不規范，檔案載體結構單一
目前，檔案立卷工作不規范主要表現在：領導機構、檔案管理制度、檔案收集范圍及保管期限表等相關內容不齊，沒有形成完整的檔案利用和管理體系，比如：教學檔案管理制度、基礎數據匯編、專題概要等。對檔案資料的收集、整理、錄入不規范。對本單位自制檔案資料的收集不齊，整理不規范，電子文檔的掛接不全，特別是對教學檔案的收集、整理、錄人、有些學校還未進行整理。這些問題的存在，極大地影響了檔案工作的質量和利用效果。
二、加強中等職業學校檔案管理工作的對策
（一）提高認識，加強領導，強化檔案管理意識，建立和完善科學的檔案管理機制
提高和增強學校全體員工對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認真學習《檔案法》，深人進行檔案院法律知識的學習和宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，樹立和增強全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為，樹立“檔案就是資源”的理念，扎扎實實地搞好學校檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次，要加強對檔案工作的領導。主要領導應親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校檔案工作跟上當前新形勢下教育教學改革的步伐。再次，要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構，集中統一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員，負責管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學校的各種資料齊全完整。
（二）加強人員配備，搞好檔案設施建設
為了不使那些奠基性材料缺失，學校教學檔案要實行統一保存和科學管理，首先要配備一名思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得職教辦學規律、有較好的政治素質和較強業務能力的同志來負責，健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料保管保密制度，嚴格按規章辦事。其次，硬件建設是提高檔案工作水平的基礎，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立檔案室，教學檔案按文書類、教學類、學籍類、聲像類分別設櫥，配備六防設施，確保檔案材料保管安全，利用方便，管理規范。
（三）加強檔案化建設，提高現代化管理水平
檔案化建設是社會化發展不可缺少的組成部分，也是現代檔案工作的基礎，是檔案工作現代化的必由之路。首先觀念現代化，即要正確確立中等專業學校檔案是重要的資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進，正確確立中等專業學校檔案管理的理念，制訂一整套科學嚴密的與現代化管理相適應的管理體系和運行機制。第三，檔案管理中實現技術現代化，即采計算機、傳真機和檢索終端等現代化辦公設施，處理、傳遞檔案資料，對檔案進行數字化管理，提高檔案的服務質量。
（四）加強檔案整理和研究