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【關鍵詞】計算機;檔案管理;文書
計算機網絡技術不斷發展，在各行各業都得到了廣泛應用，深刻改變了生產方式和人們的工作方式，在檔案管理方面，計算機網絡技術的應用給實現檔案資源的科學管理提供了技術支持，應用現代化的計算機網絡技術進行檔案管理成為了檔案管理自身發展的客觀方向，自動化、機械化、無紙化成為檔案管理工作的新趨勢，在縣級機關，機關文書檔案管理工作同樣可以應用計算機技術實現高效化管理，對提高檔案管理效率和質量有著很大幫助。
一、縣級機關檔案工作現狀
（一）文書時效性不強。一些比較關鍵的文書，尤其是上級部門文書基本上只有一份，導致許多領導或者部門需要輪流查看，即便在查閱過程中存在著急用的情況，也只能排隊等待，導致文書使用影響率不高，文書的共享性和時效性不強，影響了文書價值的發揮。
（二）文檔查閱與管理不便。當文書在重復使用時，需要填寫借閱登記，管理流程冗余，重復低價值勞動。而且紙質文件的存儲都按照類別的不同進行存放，當查閱條件不完備時，需要逐一查找，導致每次文書的使用查找都十分困難，花費很多不必要的時間。
（三）文件歸檔、整理操作重復。機關單位的文書檔案每年都需要歸檔整理一次，原文檔在存放時就已經分門別類地整理完畢，歸檔工作是將已經整理完畢的檔案重新整理一次，存在著重復勞動。
二、計算機技術在縣級機關文書檔案管理中的應用
（一）計算機檔案存儲。傳統檔案多為紙質文件或者影音錄像光碟等等，這些傳統的檔案存儲介質存儲密度低，文件容易損壞，如紙質文檔需要注意防潮防蟲，照片會逐漸失真。文書檔案工作量越來越大，直接將文檔存放在庫房中，手工抄寫目錄的方式不再適應現階段縣級機關的文書工作。但是應用計算機實現檔案的歸檔，卻能夠有效減少歸檔需要的空間，并且能夠容納的檔案容量也非常大，如一個T的移動硬盤，能夠存放2700億個漢字的文檔，除了文檔，紙質文書還可以掃描成為PDF或者應用高清相機拍攝成為照片格式，無論是圖文聲像等各類檔案類型，都能夠存入硬盤中，數據的檢索和備份也十分方便。
（二）檢索查找十分迅捷。采用實體排列的方式保管的紙質文檔，大多數都應用類似圖書館的檢索信息列表，如果查閱者的檢索條件不同或者查詢條件不完整，或者需要的文檔分別歸在不同的類別中時，紙質文檔的檢索查找就十分讓人頭疼，僅僅依賴人工查找效率不高，并且容易遺漏。但是計算機卻有著先進的關鍵字檢索系統，借助計算機強大的并行計算能力，能夠在幾乎瞬間就根據關鍵字檢索到需要的文書檔案。例如國家檔案局的檔案管理系統，將幾十萬條檢索信息存放在計算機數據庫，一般來說查找某個文書檔案只需要幾秒鐘，效率高并且檢索結果十分準確。
（三）編制電子版檔案檢索目錄。現代檔案管理中一般有文件目錄、案卷目錄、全引目錄三種，傳統的紙質文檔中只能實現文件目錄和案卷目錄兩種。紙質文檔的檢索目錄通常都是人工抄寫的，如果想要獲得全引目錄，就需要對全部檔案進行重新抄寫，工作量大，不切實際。但是計算機檔案數據庫卻能夠實現一次數據的多次輸出，減少了大量的重復勞動，索引目錄準確性和效率都遠遠高于傳統的文書檔案管理方法。
三、電子檔案的安全防護
（一）建立安全管理體系制度。正是因為如此，對電子文檔的安全管理工作需要格外重視。首先需要提高機關內檔案管理工作人員的整體素質，加快人才培養，建立專業化的檔案管理隊伍，熟練掌握計算機技術，將電子文檔的安全責任牢記于心。與此同時，需要建立計算機電子文檔的安全管理體系，進行敏感電子文件信息的訪問控制，形成完善嚴密的權限體系，明確規定哪些賬號能夠接觸哪類級別的檔案，賬號注冊和登錄都需要進行嚴格的審核，保證賬戶自身安全。
（二）應用計算機安全技術。除了必要的備份，應用安全性強的檔案管理系統也是提高電子檔案管理安全性的重要措施，一些先進的計算機檔案管理系統能夠完成自身安全性的檢測和文檔存儲介質健康狀況檢查，配合局域網和防火墻技術，能夠有效攔截木馬和后門程序，同時還能夠避免機關內文檔的非法流出。
四、結語
縣級機關文書檔案管理工作應用計算機技術能夠大幅度提高檔案管理的可靠性，實現文書檔案直觀、清晰、系統地管理，文檔查詢調用、修改歸檔等操作都更加便捷，對提高文書檔案管理水平，提高縣級機關單位工作效率意義重大。
【參考文獻】
[1]李宏.計算機技術在檔案管理中的應用[J].呼倫貝爾學院學報，2013（01）.
關鍵詞：土地檔案管理;問題;解決措施
中圖分類號： F301.2;G271 文獻標識碼： A DOI編號： 10.14025/ki.jlny.2016.24.085
1檔案以紙質存儲，不便查閱
在土地檔案管理中檔案的歸檔很多地區仍然以紙質材料為主，電子檔案使用沒有得到普及。紙質檔案管理中會遇到很多問題，比如年久出現文字的褪色、模糊，紙質檔案資料少頁丟失，查閱后不歸還現象時有發生。電子檔案不存在這些缺點，查閱方便的同時也提高了工作效率。但是電子檔案管理也要十分注意，電子檔案以儲存電腦、優盤等為主，電腦容易中毒，而優盤容易丟失，所以也要加強對電子檔案的管理。
2 檔案利用率低，達不到最大利用率
檔案利用率低，檔案資源整合能力較弱。目前，基層對檔案資源主要用于提供近幾年領導決策的工作思路;提供制定各種工作措施、規章制度的“范本”，及上級部門頒布的法律、法規及司法解釋等單一供給，并沒有真正的把檔案資源合理整合，總結出一套行之有效的開發利用方法。特別是未能發揮檔案本身的文獻庫效應，讓檔案資源形成“館藏文化”，在檔案資源的利用上，極大規模地實現時效性、綜合性的特征。
3檔案管理人員專業水平不足
有些地區檔案管理員一直是被忽略的職務，認為檔案管理工作簡單，什么人都可以勝任，甚至采用兼職管理，這種管理意識是錯誤的，土地檔案管理是土地資源規劃中不可或缺的部分，具有重要的價值和意義。所以要改變這種不重視的態度，加強檔案管理，提高管理人員的專業水平，發揮檔案的應有價值和社會效益。
4 對檔案的重視程度不夠
檔案所發揮的作用是隱性的，往往不被重視，而且這種現象在多個地區均有存在。對檔案管理工作的不重視說明對檔案了解不夠深入，不了解檔案的存在價值和其所發揮的作用。對檔案管理工作的輕視，致使相關人員的工作積極性不高，得過且過，否定了自我的工作價值。這是工作中的一種惡性循環，沒有工作熱情，糊弄了事，最終會導致檔案歸檔不及時、資料不完整、丟失嚴重，對于后期的使用和查閱造成相當大的影響。
5 檔案管理人員管理意識薄弱
土地檔案管理人員在檔案管理上認識比較模糊。有些地區沒有將土地檔案管理工作放到夯實基層基礎的戰略高度加以認識，所以在檔案管理上不知如何進行檔案管理。另外，在實際工作中對檔案管理的重視程度不夠。一些地區沒有意識到檔案在信息化時代的重要作用和實用價值，認為土地檔案管理只是對已經發生材料的收集和整理，在此過程中需要投入人力、財力和物力，但是還出不了成績，因此被看做是一種徒勞工作，得不到重視。
6土地檔案管理力量相對薄弱
土地檔案管理不被重視，導致從業人員流失嚴重。甚至有些地區采用兼職人員肩負檔案管理工作，而且人員變動頻繁，這樣就造成了部分管理人員的專業素養不高，導致檔案的管理極為混亂，在檔案提取和利用中問題百出，不利于檔案發揮其最大作用和價值。有些檔案管理人員只會立卷歸檔，對于檔案的全宗號、目錄號、類別號以及保管期限等混淆不清。
7檔案門類不夠豐富
有的地區只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及有關資料的收集，影響了土地檔案的系統性和完整性。
檔案資源個別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷檔現象;部分檔案管理人員認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導致一些重要的檔案資料損毀、丟失。
重保管輕利用。一些地區在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習慣通過檔案資料為該地區的土地資源規劃和利用提供服務，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。
參考文獻
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科技的日新月異，為我們的生活帶來了便利。其中最大的一項成果就是網絡的普及。現今是知識爆炸的年代，為了讓各項建設工作順利進行，電子計算機的的使用范圍越來越廣，大到航空航天，小到超市購物，我們已經完全進入了電子時代。而社會各行各業的發展都離不開檔案的保存。這些檔案既是行業發展的見證，也為行業今后的發展提供了經驗保證。因此，為了做好檔案的管理，將網絡技術引進檔案管理是十分必要的。我們不僅要認識到檔案管理網絡化的重要性，還應該不斷優化檔案的網絡化管理。
2.傳統檔案管理存在的問題
檔案管理是一項具有機密性和專業性的管理工作，不論是哪個行業的檔案管理都應該認真對待，明確其重要性。然而，隨著時代的發展，傳統的檔案管理逐漸顯現出弊端，主要表現在管理意識、硬件設施和專業素質上。
2.1檔案管理意識不強
一直以來，相當多的管理者對檔案管理的認識存在偏差，認為檔案管理就是檔案抄寫和整理，不需要什么技術含量。然而，事實并非如此，檔案管理不僅包括檔案抄寫和整理還包括檔案分類、裝訂和保存等，需要專門的檔案管理人才來進行管理。所以，為了提升檔案管理的質量和水平，糾正這些領導干部的錯誤思想是十分必要的。他們應該充分意識到檔案管理的重要性，將檔案管理落到實處，引進優秀的管理人才，提升檔案管理的質量。
2.2檔案管理的硬件設施落后
做好檔案管理工作不僅需要有清醒的檔案管理意識，還需要給檔案管理提供必要的硬件設施。傳統的檔案大多是紙質材料，為了保存好這些材料，應該準備一個專門的檔案室進行儲存。然而，有些單位沒有專門的檔案室，檔案、文件堆放雜亂，極易造成檔案丟失或損壞。而有些單位雖然有檔案室，但是檔案室的防潮、防霉條件不容樂觀，這就容易造成檔案的蟲蛀、霉變，破壞檔案的干凈和完整。所以，對于檔案室的硬件設施應該定期檢查、更新，做好檔案的保存工作。
2.3檔案管理人員的專業素質不強
傳統的檔案管理與一般的行政管理不同，它的管理對象是紙質材料。紙質材料的保存難度較大，需要專業的人員進行養護。但是，現今的檔案管理人員大多缺乏檔案管理的專業素質，對如何進行檔案分類、裝訂、養護、保存缺少必要了解，這就使得日常的檔案管理成為一紙空談。而在日復一日的忽視中，紙質檔案逐漸損壞，這些檔案中有些沒有備份，一旦損壞就難以修復，這種損失是十分巨大的。因此，提高檔案管理人員的專業素質是勢在必行的。
3.優化檔案管理網絡化的策略
3.1加強對檔案管理人才的培養
現今，檔案管理的網絡化趨勢明顯增強，電子檔案逐漸取代紙質檔案，是檔案的管理“從單一的舊信息的管理模式下解脫出來，向多重管理模式過度”[1]。為了做好電子檔案的管理，需要培養出一批優秀的電子檔案管理人才。這可以從兩個方面入手：第一，引進專業能力強，管理能力好的高素質人才，優化檔案管理的員工隊伍，讓他們互相學習共同進步；第二，對現有的檔案管理人員進行職中培訓，請專業的檔案管理人才對企業員工進行專業能力的培訓，讓他們掌握最新的管理技術，與時俱進。
3.2建立健全電子檔案的管理制度
無規矩不成方圓，任何行業要取得發展都需要有一個堅實的制度保障，電子檔案的管理亦是如此。我們可以從三個方面入手，全面完善電子檔案的制度管理。第一，明確分工。檔案管理包含的層面很多，不僅有檔案的錄入，還包括檔案的整理、分類等，應實行專人負責制。第二，制定出明確、合理、科學的檔案分類歸檔標準，這既便于檔案的整理，也便于日后的檔案查閱。第三，對檔案的真實性予以嚴格鑒定，電子檔案在發送和接受時要通過電子網絡，信息的安全難以保證，所以檔案管理人員在接收檔案時要對檔案的內容進行嚴格鑒定，避免出現虛假檔案。
3.3嚴格監控電子檔案的使用和轉換
電子檔案和紙質檔案相比，可操作性更強，對檔案的修改也更容易。因此為了保證檔案的機密性，在對檔案實行操作之前，要嚴格審查操作人員使用權限，確保檔案的安全性，避免檔案遭到惡意修改。另外，電子檔案的資源共享性較強，在傳輸的過程中可以出現在不同的載體上，為了保證檔案的原始性，我們應該對檔案進行加密。例如“將檔案的文件模式設置為只讀，或對整個檔案加密”[2]。而且，電子檔案應該及時備份，避免出現檔案丟失的事件。
【關鍵詞】數字時代；高等院校；數碼照片；檔案管理
引言
隨著信息時代的到來，信息資源網絡化和數字化發展，高新科技已經逐漸影響到人們的學習、工作以及生活等各個方面。在新時期下，高效檔案事業作為高校發展以及社會主義文化建設的重要組成部分，因此加強高校檔案事業的管理，不斷提高管理水平，從而為學校的教學、科研以及發展等各項工作提供優秀的服務，充分發揮高校檔案事業在教育中具有重要的作用。下面主要進行分析如何加強新時期高校數碼照片檔案管理。
一、高校數碼照片檔案管理的現狀
1、管理制度不健全
目前很多人員對數碼照片及其收集、整理、歸檔和保存等問題的理解，還存在很多的分歧，盡管國家檔案局頒布《照片檔案管理規范》等相關的文件，并對照片的檔案管理提出相關要求，但是由于數碼照片是最近幾年才出現的事物，并且在相關的政策中沒有具體精心規定，并且在很多的高校中也制定了關于檔案管理的制度以及法規，但是對于數碼照片的檔案管理制度還不夠完善，甚至在一些高校中沒有建立照片檔案的收集、整理以及歸檔等崗位責任制，并且對照片管理工作沒有約束機制，從而造成高校數碼照片檔案管理存在一種無章可循，無法可依的狀況，導致高校數碼照片檔案管理狀況混亂的現象[1]。
2、照片檔案收集難度大
在高校檔案管理中對數碼照片的收集難度比傳統照片的收集難度更加難，造成這種現象的原因一方面是由于數碼照片不需要進行洗印，并且沒有底片就能夠使用，并且拍攝照片比較方便、簡單，所以在很多高校中拍照已經不是宣傳部門以及辦公室的專利，并且數碼照片只保存在計算機上，從而造成照片的收集更加廣泛，所以高校檔案管理人員如果想要了解各個部門的照片情況，則難度是非常大的。另一方面由于高校檔案管理人員較少，并且與學校各個部門溝通以及聯系不多，并且院校中各個部門又不能及時遞交整理的檔案，從而造成高校檔管理部門，很難得知各個部門數碼照片的情況，從而造成數碼照片收集的工作的難度增加。
3、數碼照片的查閱以及利用難度比較大
目前由于很多高校中沒有對數碼照片進行檢索的系統，從而造成數碼照片的查閱難度增加，造成高校中數碼照片資源很難進行開發利用。在信息時代里，很多高校以及各個部門、單位對數碼照片檔案資源的利用呼聲很高，不僅在招生宣傳畫冊、材料以及宣傳頁等方面需要運用到大量的照片以及圖片，而且在校園的日常活動、校園歷史展覽以及圖片的展覽等活動都需要運用大量的照片和圖片，但是在各個部門中由于沒有專門的檔案管理人員或者沒有對照片進行整理，從而造成很多數碼照片無法利用，從而導致高校中數碼照片的資源利用率低下。
二、新時期加強數碼照片檔案管理的措施
1、制定相關的管理措施，建立健全的管理制度
對于高校檔案管理首先應該制定相關的管理措施，建立合理完善的數碼照片檔案管理制度，并且還應該不斷提高檔案管理部門在院校的重要性，激發檔案管理人員的積極性和主動性，并且還應該不斷提高檔案管理人員的綜合素質和綜合能力以及管理能力，保證檔案管理經費的充足性，從而不斷研究創造出符合實際工作的檔案管理系統的軟件。在高校數碼照片檔案管理工作中，一方面高校檔案管理部門應該針對目前檔案管理部門以及數碼照片的管理現狀，采取切實有效的方法和措施加強數碼照片檔案管理[2]。另一方面，檔案管理部門應該加強對檔案管理工作的研究調查，并且還應該充分進行征求院校中各個部門以及管理人員的意見，建立科學合理完善的數碼照片檔案管理系統，保證數碼照片的收集、整理以及歸檔等具有嚴格、明確的規章制度和管理措施，從而提高高校數碼照片檔案管理水平。
2、數碼照片的收集
在高校中數碼照片檔案的收集比傳統照片的收集復雜、困難，所以在進行對高校數碼照片收集時，可以開展日常收集、專題收集、定期收集等方法，特別對對于教學、宣傳以及科研等各個部門開展切實有效的收集，在高校數碼照片檔案收集中為了保證收集的及時、準確以及可靠，并且能夠控制數碼照片的源頭，高校檔案管理部門應該與各個部門建立良好的協作關系，加強溝通和交流，從而保證高校數碼照片檔案順利的開展。并且在進行拍攝照片時，應該選擇像素比較高、分辨率以及圖像壓縮率能夠調整等，并且還應該及時對收集的照片進行登記，并且對數據的類型、格式等進行調整，從而保證高效數碼照片的實用性。
3、建立數碼照片檔案資料庫，積極開發利用資源
為了不斷提高高校數碼照片利用的效率以及更好的保存照片，可以將數碼照片同儲存在計算機中，并且還可以通過計算網絡技術，將數碼照片以及相關檔案的使用者不受空間和時間的限制能夠隨時隨地，方便的獲取信息資源，不斷實現數碼照片的檔案的利用率以及信息資源的共享，數碼照片檔案的價值主要體現在為學校工作服務，為社會文明建設服務，所以高校數碼照片檔案管理人員應具有服務意識，積極開發利用數碼照片檔案的資源[3]。比如可以在校園內開展照片展覽、使數碼照片上傳到校園網中，展示校園的文化建設和發展啊歷程，從而不斷提高學校的知名度，擴大學校的影響力。
關鍵詞：投資項目；可行性研究報告；檔案管理
中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1000-8772-（2016）08-0205-01
近年來，城市中投資項目逐步增多，發展和改革局投資科也加強了對投資項目可行性研究報告檔案管理，希望能夠使投資項目更加符合國家的規定，推動城市發展。投資項目可行性研究報告是通過對項目的主要內容和配套條件進行調查研究和分析比較，并對項目建成以后可能取得的財務、經濟效益及社會影響進行預測，從而提出該項目是否值得投資和如何進行建設的咨詢意見，為項目決策提供依據的一種綜合性的分析方法。通過對投資項目可行性研究報告的歸類和管理，能夠為城市建設提供重要的參考依據，促進城市的科學、健康發展。
一、當前投資項目可行性研究報告檔案管理中存在的問題
1.過分重視文件收集，不注重文件歸檔。在投資項目可行性研究報告檔案管理工作中，很多人都非常重視檔案的收集工作，比較重視檔案本身的真實性，在收集過程中要求出示和驗證原件，防止檔案存在不真實現象。在滿足檔案工作真實性的同時，忽略了對文件的歸檔，沒有按照一定的規范和標準進行歸檔，甚至過分要求原件，使得一些重要的科技檔案無法收入其中，降低檔案管理的參考價值。
2.沒有認識到資源建設的重要性。投資項目可行性研究報告檔案是一種信息資源，具有非常重要的應用價值，但如果檔案管理人員沒有對其進行正確的開發和建設，就很容易使其信息不夠完善，影響投資項目可行性研究報告的權威性。由于檔案管理人員缺乏相關專業知識，在歸檔工作中無法切實反應其中的技術完整性，導致城市項目建設的連續性、專業性不能得到全面反映。
二、加強投資項目可行性研究報告檔案管理的措施
1.建立完善的檔案管理規章制度。投資項目可行性研究報告的收集和整理，不僅需要檔案管理人員的努力，還需要各個部門的共同協調和合作。而完善的檔案管理規章制度是檔案管理工作運行的基礎，在這個過程中，首先應完善檔案收集制度，確定檔案收集的渠道、方法和手段，確保檔案的真實、合理、準確、完整，不能收錄涂改嚴重、存在缺失、不具真實性的檔案。其次，應將檔案管理納入投資項目建設管理體系當中，根據投資項目的建設情況，對檔案進行跟蹤管理，并加強對投資項目可行性研究報告檔案管理工作的領導，確保檔案管理工作能夠順利進行。
2.科學編制檔案管理范圍。發展和改革局每月接受很多投資項目的可行性研究報告，這些項目的規模不同、建設內容不同，因此應根據投資項目的具體情況，科學編制檔案管理范圍，按照《國家重大項目文件歸檔要求與檔案管理范圍》、行業建檔要求等規范、案例對投資項目檔案的范圍和類別進行劃分，給檔案館的科學性奠定良好基礎。例如，歸檔可以按照建筑類型分為園林、住宅、商業建筑、廠房、學校等類別，也可以根據建設規模分為小型、中型、大型等，還可以設置建筑類型為大類，再在每個類別下根據建筑規模的不同來進行細化分類。
3.確保檔案管理工作落實到個人。投資項目可行性研究報告是項目建設的重要資料，對投資項目的建設與使用有著重要意義，如果在資料收集過程中由于溝通協調不足、檔案管理人員責任心不強、資料上交不及時等原因，有可能使資料存在質量問題，失去參考意義。因此，為及時、全面、有效地開展項目資料的收集、整理、分類和管理工作，應將檔案管理過程中的每一項工作情況，都納入單位的責任書中，各部門進一步分解，使責任能夠落實到人，從而將處于被動位置的檔案管理工作轉變為主動位置，確保檔案工作的科學性和可靠性。
4.加強投資項目可行性研究報告檔案管理的信息化管理。隨著科學技術的不斷發展，檔案管理也逐步向著信息化的方向發展，實現了管理工作效率的提升。首先，要提高對投資項目可行性研究報告內容、載體的安全性認識，對重要檔案進行加工整理時，一定要規范操作流程，并嚴格記錄操作過程，防止因為操作不當導致的投資項目可行性研究報告損壞的現象發生。其次，投資項目可行性研究報告檔案管理工作要在開放式的網絡環境下立足，才能實現其資源信息的共享和信息社會化服務，只有提高相關技術水平，才能排除投資項目可行性研究報告信息在網絡環境中的潛在威脅，實現投資項目可行性研究報告的智能化檢索，保證檔案的保密性和安全性。最后，應提高投資項目可行性研究報告檔案管理信息化系統和數據庫的安全性，并定期對檔案數據庫進行備份，做好必要的安全防護措施，防止由于系統故障或人為破壞而造成檔案信息資源的丟失。
三、結語
投資項目可行性研究報告檔案管理對城市發展有著重要的指導作用，因此，應對當前投資項目可行性研究報告檔案管理中存在的問題進行分析，并探索切實可行的解決措施和方法。
參考文獻：
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關鍵詞：物業檔案管理；對策；創新
1.當前物業檔案管理存在的問題
目前物業檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：
1.1檔案管理人員專業素質不高。目前，我們雖然有了一支穩定而發展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉物業檔案內容，能進行物業檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。
1.2是檔案材料缺失情況比較嚴重。很多設施設備管理檔案中的開箱驗收證明書、裝箱清單、安裝使用說明書、產品合格證書、產品原理圖等隨機文件，設備安裝、調試記錄、驗收單、移交清冊等重要檔案材料缺失，從而影響設備檔案的質量和設備的使用。
1.3是檔案材料不完整。例如員工入職表中本人簽名、填表時間、審核簽字不齊全；裝修備案表中裝修內容填寫不完整。
1.4是檔案管理不夠規范。材料排序雜亂無章。很多檔案中多年來形成的檔案材料簡單地塞到檔案袋中，沒有進行過整理和排序。
1.5是檔案材料缺失責任不清。由于檔案管理工作不規范，檔案材料在轉遞過程中手續不健全，對缺失的檔案材料互相推委，造成檔案材料收集、補充工作異常困難。。。
2.物業檔案管理工作存在問題的主要原因
針對當前物業檔案工作存在的主要問題，究其根源，主要有五個方面的原因：
2.1是對檔案管理工作缺乏足夠的重視。企業一般都制定了較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責較少或是沒有，相關的制度和檢查考核措施沒有。在物業目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核。尤其是一些基層物業檔案管理人員存在對物業檔案“只存不管”的現象。
2.2是檔案管理人員在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，責任心不夠、業務不精。很多檔案材料的缺失應歸責于檔案管理人員沒有及時地將檔案材料收集、歸檔，有的甚至不清楚哪些材料應該入檔，哪些材料不應該入檔。
2.3是工作規范性不強，檔案管理格局混亂，職能不明確，機構不健全。很多企業的部門檔案都是自行管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局，比如業主檔案由客服部管理，工程檔案則放在工程部，行政部、安防部也都各自保存了部分檔案。因此，在人員調動和檔案借閱的過程中極容易造成檔案流失。
2.4是物業企業管理人員的檔案意識普遍較差，未將檔案管理與企業建設同步規劃、同步發展。現在企業很多中層管理人員甚至包括高層管理人員都沒有檔案管理意識，在物業近期和遠期規劃中，一般對物業規模、設施設備、人員結構等都作了比較詳盡的規劃，而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，造成檔案管理水平不能與業務同步發展，檔案管理水平滯后，而且部分人員在對檔案材料的收集過程中不積極配合，持無所謂態度。
3.解決物業檔案管理工作存在問題的對策
通過對當前物業檔案工作中存在的問題及主要原因的分析，我認為，要進一步做好物業檔案工作應從以下幾個方面入手：
3.1要從上至下加強檔案意識
企業領導要對物業檔案工作高度重視，通過完善制度，落實責任，加強管理，切實做到把物業檔案工作作為物業質量管理和目標管理的重要考核依據。要通過組織參加檔案知識培訓、答卷等有效措施增強全體物業管理人員的檔案意識，達到人人關心檔案工作，人人支持檔案工作。
3.2要加強檔案管理人員的責任意識和奉獻意識
要安排綜合素質高、責任意識強、工作認真扎實、富有奉獻精神的人員從事物業檔案管理工作。物業檔案管理工作是一項長期性的工作，檔案管理人員應具備細心、耐心和恒心，把檔案工作當成一項事業。要保證檔案管理隊伍的穩定，切實為做好企業檔案管理工作提供充分的保障。
3.3要完善制度，進一步規范工作程序
檔案管理制度是檔案管理工作的重要依據，需要不斷科學化、規范化，需要不斷完善改進，同時需要根據項目管理狀況不斷創新，只有這樣才能更好的管理檔案。檔案工作應由專門的人員進行統一指導、監督和檢查，建立起一個完整的檔案管理體系。這個體系要始終規范檔案工作，要對檔案管理的實際效果進行檢查和監督，并且做到檔案信息共享。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，嚴格執行檔案管理制度，并結合實際制定切實可行的具體措施，抓好物業檔案管理的每一個環節的工作，使物業檔案工作走上規范化管理軌道。同時，在工作中，要嚴格執行工作規程，做到手續完備，為物業檔案管理工作奠定良好的基礎。
3.4要強化業務培訓
統一大家的思想認識，引起公司員工特別是基層檔案工作者對檔案工作的重視。上級部門應加大對基層物業檔案管理人員的培訓力度，努力提高檔案管理人員的業務素質和綜合素質，使之能接受到更多更新的專業知識及管理技能。在物業人才培養中，對檔案管理人員的素質提高和繼續教育納入計劃，提高檔案管理人員的管理水平，改變思想觀念，建立檔案管理人才梯隊，緊跟時代的發展，創新檔案管理手段，激發工作活力。
3.5要開發檔案資源，為物業管理工作服務
通過檔案深層次開發，提高檔案的使用價值，為物業管理及物業使用人服務。。同時，通過利用檔案為物業創造良好的社會效益和經濟效益，提高檔案在物業管理中的地位和作用，促進檔案建設。
綜上所述，物業檔案管理工作面臨深刻的變化，我們必須正確認識存在的問題和尋求切實可行的對策。因此，作為物業管理從業人員只有正視現實，及時調整管理思路，積極改進檔案管理的方法，與時俱進，才能適應形勢的要求。
[關鍵詞]供熱企業；檔案；信息化管理
中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）18-0352-01
一、企業檔案信息化管理的含義內容及必要性
1.企業的檔案信息化管理內涵
什么是企業的檔案信息化管理？通過字面理解很容易清除的知道，就是俗話說的電子存檔，就是把企業的檔案按照一定的分類，存在計算機中。傳統的檔案管理，就是講紙質的檔案，按照一定的內容，進行分門別類，然后把那些紙張放在特定的地方的一種管理方式。傳統的管理方法，第一，需要大量的人力物力，浪費紙張；第二，不便于人們對資料的查詢，想要從那么多資料中找到想到的內容，不是一件容易的事情；第三，儲存效果不好。由于是紙質的檔案，因此容易受房間溫度濕度的影響，紙張腐爛，導致檔案消失。因此，在高新科技發達的今天，特別是對于像哈爾濱熱力公司那樣的供熱企業來說，企業檔案管理的信息化非常必要，因為供熱公司需要存儲的信息量較其他類型的公司更多更復雜。
2.企業檔案的信息化管理具體如何進行
檔案的信息化管理具體是如何進行管理的呢？具體分三個步驟，第一步，進行資料數據的錄入。要想規范化管理，首先要將收集到的檔案信息數據，利用掃描儀，或者網絡其他軟件，把這些數據錄入到電腦中，為后面的工作做好準備工作，需要值得注意的是，錄入的過程要把控好準確性，這是管理做關鍵的步驟。第二步，通過專門的軟件，對錄好的數據進行分類和編排，這一步，要注意工作流程的規范，不能隨意讓外部人員進行干預和改動。為確保錄入檔案與現實記錄的一致性，一定還要注意電腦的自動化系統與檔案管理系統是兼容的；最后，為保證管理系統的應用能夠準確無誤的進行，要試用查詢功能。
3.企業檔案信息化管理存在的必要性
一個企業檔案對于企業來說，是一項無形的資產，因此要做到很好管理，就需要運用科學方法，利用高新科技。因為企業檔案的存在形式有很多種，有文字說明，圖表描述，聲像呈現等，他們是企業重要的信息和動力源泉，也是企業領導做各項重要決策時利用的依據，雖然對企業來說，這是一項服務性的工作，但是他的重要性是不可低估的，對檔案保管的好壞決定了一個企業生存與滅忙的關鍵，他們對于企業的興衰成敗有著不可預計的重要意義，因此。企業檔案的信息化管理工作時非常重要的。
二、供熱企業檔案信息化管理的現狀及現存的問題
某熱力公司是哈爾濱一家大型供熱企業，公司有1個調度中心，1個物業公司，4個供熱分公司，3個熱力站及其他4個直屬獨立的基層機構，有員工798人，為10多萬居民，30過萬人口供熱，面對如此紛繁復雜的數據，若用傳統的檔案管理方法，那得需要多大的房子才能裝的下如此多的檔案，因此，像哈爾濱熱力公司的供熱企業都有一套完整的信息化檔案管理方案。但是不是所有的方法都占有絕對的優勢，其實這種管理辦法也存在許多現實問題.
1.檔案管理設備的陳舊及基礎設施的不完善
隨著時間的流逝，企業內部許多設備老化陳舊，包括地下網管，計算機設備，存放檔案的庫房等，又因為大部分的供熱企業都存在巨額欠費問題，企業流動資金不足，導致新設備更新的配給不及時，許多檔案管理人員還在運用運行速度慢，內存很小的電腦，給檔案管理的數據錄入工作帶來的麻煩，另又因為有些供熱企業的網絡系統的建設還沒完全，因此，檔案的信息化管理受到以上兩個問題的影響，需要有待改善。
2.檔案管理人員職業素養較低
在中國，有個不成文的規定，許多企業都愛用老職工或即將退休的員工，進檔案管理部門，覺得檔案管理工作時一項很清閑的工作，許多供熱企業也不例外。這樣的舉動就會使得檔案管理人員普遍業務素質降低。據調查數據顯示，大部門檔案管理員工文化程度較低，會計算機操作的的人很少，又由于部門人數少，因此，一部分員工身兼數職，導致檔案的錄入和分類不能及時的完成，還有一個更重要的原因，檔案管理部門人員經常受到調動，總是出現新手，又不能及時的完成培訓，對業務流程不熟，以上種種原因導致企業檔案的信息化管理受到極為嚴重的影響。
3.企業缺乏健全的管理體系和保護政策
檔案信息化管理的前提條件時必須有一套健全的管理體系，必須明確出臺管理工作的標準化方針，另外還需要有政策的保護，比如相關的法律文件，用來保障電子文件的安全存在，雖然現在企業還缺乏相應的規范制度，也還沒有出現信息安全技術的保障法律法規，但是，這些都是企業保障安全運營的必要工具。
三、企業面對檔案信息化管理出現問題應采取的相應措施
1.加快硬件軟件等設備的更新換代
企業基本設施的不完善表現在兩個方面，一個硬件設施的不足，二是軟件設施的更新不夠及時。面對設備的陳舊老化，企業應第一時間應更換各種機器設備，該修的修，該換的換，該更新的更新，面對某些企業網絡建設不完善的軟件設施問題，企業應及時修整網絡布置，確保信息的流暢，網絡設備的安全到位。
2.加強檔案管理部門人員的培訓及人才的培養
其實檔案的信息化管理牽涉的技術能力很強，它不僅需要懂得計算機的人員，而且還需要素質高的人員，在精通計算機和網絡知識的同時，還需要懂得科學化的管理檔案。企業既然需要這種復合型人才，就需要對檔案管理部門的員工加強專業知識的培訓，同時還要注意努力培養專業的人才。
3.健全企業的檔案信息化管理體系增強保護措施
企業領導要足夠重視到檔案管理信息化的重要性，然后出臺相應的政策來確保信息化管理的安全性，制定完善的管理工作流程，建立相應的規章制度，保證檔案管理工作能夠順利安全的進行，其次，要加強員工對信息化安全性的意識的培訓，只有法律法規的保障，才是信息化檔案管理安全性保障的后備力量。這是企業安全生產，長久發展的必要條件。
四、總結
檔案的信息化管理建立在高新科技發展的基礎之上，社會在進步，計算機應用的技藝能力在進步，因此，總的來說，企業檔案的信息化管理是社會發展的必然趨勢，是檔案管理工作的一場改革。對于企業來說，這場改革有利于企業自身的發展，它提高了企業員工工作的效率，保障了企業檔案管理的有效性，面對這種新方法的出現，企業要做好準備，不論是在思想上還是在行動上，積極努力充分利用高新科技手段，整合資源的最優化配置，為企業的發展帶來堅固的保障。因此，企業只有做好信息化的檔案管理，才能保障企業的安全發展。
參考文獻
[1] 丁立新.檔案信息化的發展趨勢[J].檔案學研究. 2009 （04）.
關鍵詞：檔案管理人員 素質 對策
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）03（b）-0148-02
我國檔案法明文規定，檔案管理人員必須要具備專業知識，才能勝任檔案管理工作，并且要在工作過程中嚴格地遵守紀律、忠于職守，這是我國法律對于檔案管理人員的要求。然而隨著我國信息化時代的發展，對于檔案管理人員的工作有了更高的要求，對于其素質也有了更高的要求。因此該文對于提高事業單位檔案管理人員素質的研究也就具有非常現實的意義。
1 檔案工作人員應具備的素質
1.1 較高的政治素質
檔案管理工作是一項政治性非常強的工作，因此檔案管理人員必須要有較高的政治素質。其要清楚的知道，檔案工作是一項服務性的工作，是檔案和使用者之間的紐帶，必須要有崇高的職業道德精神，才完成檔案管理的工作。
1.2 大膽的創新精神
所謂的創新，就意味著檔案管理的工作并不是一成不變的，在服務過程中還有更大的發展空間，需要提高，因此檔案工作人員必須要有大膽的創新精神，才能做好檔案管理的服務和管理工作。
1.3 嚴謹的工作作風
檔案管理的工作也是一項保密性比較強的工作，因此在管理過程中，檔案管理人員必須要持有嚴謹的工作作風，保證檔案不被泄露及檔案的完好無損。尤其是對事業單位這樣服務于大眾的組織，其每次的服務內容和任務都需要極度保密，因此就需要檔案管理人員持有嚴謹的工作作風，做好檔案管理的保管工作。
1.4 過硬的業務技能
檔案管理看似非常簡單的工作，其實其涉及到的范圍特別廣，管理人員不但需要掌握基本的知識，如建檔、歸檔等，還需要掌握一些文秘、目錄學以及計算機等相關知識，才能做好檔案管理工作。另外，管理人員還是儲備知識、傳播信息的橋梁，如果不具備過硬的業務技能，很難保證檔案管理的水平。
2 n案管理人員素質的現狀
目前我國檔案管理人員素質現狀不容樂觀，在文化程度、專業素質、思想觀念以及業務能力方面都體現出參差不齊。如很多事業單位很多管理人員的文化程度都比較低，基本為大專及大專以下，而且還有很多檔案管理人員的計算機水平有限，做的檔案管理文檔不但亂，而且還沒有序，查找起來非常困難。同時很多檔案管理人員的管理水平和思想觀念比較落后，依然采用傳統的方式對檔案進行管理，使得檔案管理的工作缺乏實效性。而且檔案管理人員從未意識到自身的不足，沒有意識到提高自己素質重要性，甚至也不認為檔案管理的工作是一項非常重要的工作。因此隨著信息化時代的發展，這些滿足于自身現狀的檔案管理人員，在面對新知識的背景下，不知道如何進行操作。
3 提高事業單位檔案管理人員素質
面對新時期事業單位對檔案工作的需要，檔案管理人員必須要提高自身的素質，才能勝任檔案管理工作，為事業單位工作的開展打好基礎。
3.1 愛崗敬業，培養良好的職業道德
在事業單位的檔案管理中，愛崗敬業，培養良好的職業道德是檔案管理人員必須要有的一項素質。身為事業單位的一員，就必須要熱愛自己的本職工作，要忠于職守，為其他部門的檔案需求，第一時間提供服務，給領導和其他部門的同事留下一個好的印象。因此事業單位的檔案管理人員必須要意識到自己職業的道德標準和道德規范，來培養自己良好的職業道德。
3.2 依法治檔，完善檔案管理的規章制度建設
事業單位在提高其檔案管理素質過程中，必須要完善檔案管理的規章制度，以此來加強對管理人員各種行為的約束，使其能夠更加好地完成檔案管理的工作。完善檔案管理的規章制度，才能讓檔案管理人員在實際的操作過程中，做到按照制度辦事，做到有章可循。對于檔案管理人員的一些錯誤性操作，或者一些不良行為，能夠依法對其進行處罰，以保證檔案管理的質量。
3.3 強化服務意識，提高服務水平
事業單位還需要強化其檔案管理人員的服務意識，提高其服務水平，才能有效地保證檔案管理工作的質量。檔案管理人員在入職的第一天起就需要樹立起工作就是服務的理念，意識到檔案管理的服務特點。并且還要強化自己的服務意識，讓自己做到主動服務，對于其他部門提出的檔案需求，要第一時間進行查找，對于檔案的歸還，也要第一時間將其歸檔，以此來提高檔案的管理水平。
3.4 加強業務學習，提高自身素質
對于一名優秀的檔案管理人員來說，需要其具備極強的業務能力，因此事業單位可以定期對檔案管理人員進行培訓，培訓其檔案管理的專業知識和相關知識，以此來提高檔案管理人員的業務水平。另外，檔案管理人員還需要自主地進行學習，要意識到檔案管理工作是一項非常重要的工作，只有自己業務能力提高了，才能更好地服務于領導和其他部門同事。同時事業單位還需要建立相關的運行機制，以學用結合、重視實效的方式，來落實檔案管理工作，在提高檔案管理人員業務的同時，提高其自身的素質。
3.5 利用現代化技術，規范檔案管理
隨著我國互聯網技術的發展，各個行業都在積極地應用互聯網技術來規范自己行業的工作內容，雖然現在很多事業單位也建設了現代化的檔案管理系統，但是卻沒有得到有效的落實，因此必須要有效地利用現代化的技術，來規范檔案的管理。首先，檔案管理人員要熟練掌握計算機的各種操作，對檔案進行收集、整理以及歸檔。其次，必須要不斷地學習計算機知識，來優化檔案的整理和歸檔。同時還要把檔案的整理和歸檔做到簡單、有序以及完整，才能配合事業單位工作的開展。
4 結語
綜上所述，檔案管理人員的素質在檔案管理中占有非常重要的位置，尤其是對事業單位這樣的組織，其檔案管理人員的素質，不但影響著檔案的管理質量，還影響著事業單位工作的開展，因此必須要提高其檔案管理人員的素質。首先，要培養檔案管理人員良好的職業道德，讓其具備愛崗敬業的精神。其次，要依法治檔，完善檔案管理的規章制度建設，讓檔案管理的工作做到有章可循，并且還能有效地約束檔案管理工作人員的行為。再次，還要強化檔案管理人員的服務意識和業務能力，以此來提高檔案管理人員自身的素質和服務水平。最后，還要有效利用現代化技術來規范檔案的收集、整理以及歸檔等工作，以此來規范檔案管理的工作，保證檔案管理的質量。
參考文獻
[1] 隋春雷，杜平.淺談如何提高檔案管理人員的素質[J].活力， 2010（12）：246-247.
[2] 趙穎麗.淺談如何提高檔案管理人員的素質[J].西江月，2013（7）：149.
在當前社會快速發展的背景下，所采用的檔案雙套制問題與傳統的檔案管理相比較明顯存在著差異性。但是，并不是讓電子檔案管理與紙質檔案管理簡單的存在，而是應該讓電子檔案與紙質檔案從根本上融合在一起，從而認真做好檔案雙套制管理的銜接工作[1]。由于當前檔案管理環境發生了較大的變化，在這樣的條件下，研究雙套制管理實施策略具有非常重要的作用，其主要體現在以下幾點。
1 充分運用數字檔案基本理論考察檔案雙套制管理模式
在當前檔案管理過程中實施雙套制管理模式，紙質檔案和電子檔案在應用過程中都受到傳統檔案管理基本知識影響。但是，在當前檔案管理過程中，要想明確劃分檔案雙套制管理的范圍還存在著一系列的阻礙因素。其主要原因是檔案信息技術管理興起時間較遲，大部分人們對數字檔案管理重要性認識不夠，并且在應用過程中出現了一系列的問題，嚴重影響著檔案管理的水平。
在當前檔案信息自動化的管理過程中，檔案管理的信息內容更加準確可靠。一般情況下，檔案管理強調電子檔案管理體系的原始性，而這里提及的原始性主要是指檔案資料記載內容的原始性，而并不是指管理檔案資料載體的原始性。因此，在當前檔案管理過程中，我們應該緊跟時展的步伐，不斷創新管理理念，根據實際情況采用檔案雙套制管理模式。其中，檔案管理雙套制模式主要興起途徑包括：一是辦公逐漸朝著數字信息化方向轉變，出現了大量的電子文件和紙質文件資料，所以需要根據實際情況進行分類管理；二是隨著檔案管理技術不斷發展，傳統的紙質檔案管理模式已經無法適應現代數字化社會的發展，所以在這樣的條件下產生了電子檔案資料管理。
2 結合檔案資料管理內容初步限定雙套制模式管理范圍
為了有效提高檔案管理的水平，檔案管理部門負責人應該根據實際情況明確規定雙套制檔案管理的范圍，從而確保檔案資料內容能夠永久性保存。一般情況下，針對需要保存時間較長的檔案資料可以不用雙套制管理模式。其中，各個單位可以根據自身檔案資料的實際情況，探究多種載體保管形式如何進行統一保管，并且提出具有較高應用價值的管理措施。尤其是在檔案管理過程中，應該合理的將電子檔案和紙質檔案有效結合起來，構建完善的管理模式。同時，單位檔案管理部門應該定期整理檔案資料，進行分類處理，對于一些具有較高應用價值的檔案資料采取掃描措施，實行雙套制保管方式。
3 堅持構建網絡基礎環境實行檔案雙套制管理模式
在單位檔案管理過程中，為了確保檔案資料管理的安全性，便可以采用雙套制管理模式。尤其是在網絡信息技術快速發展的背景下，通過構建良好的網絡基礎環境，有效防治單位檔案管理資料信息出現遺漏的現象。通常情況下，采用良好的檔案雙套制管理模式主要包括以下幾種：物理隔離、應用防火墻以及身份認證等安全技術。其中，在檔案管理過程中實行的雙套制管理模式是內外網的隔離與控制最有效的方式。因此，在日常檔案管理過程中，我們需要建立起以防火墻為基礎條件的雙套制檔案管理方案。
在檔案管理過程中，為了確保檔案資料信息的安全性，選擇不同的管理模式需要根據檔案管理工作的實際情況而定。其中，針對檔案管理室的出入情況管理，可以采用證件識別或者自動識別系統進行管理，例如：磁卡、身份證卡等，通過這些方式有利于對人們進行有效管理。更重要的是在這樣的情況下，可以制定相應的操作程序，制定科學合理的檔案系統管理制度。一般檔案管理中的重要數據進行修改時，需要經過主管人員的認可，并且還需要有相應的安全管理人員在場。一旦管理出現問題時，便及時采取措施進行處理[3]。
4 對檔案“雙套制”模式管理的內容進行合理安排
在檔案管理過程中，實施雙套制管理模式其主要是針對檔案管理資料的內容而定。根據檔案資料的合理情況，對檔案雙套制模式管理的內容進行合理安全，有利于提高檔案資料的應用水平。通常情況下，電子檔案管理形式只能夠從形式上提高檔案資料的利用效率，無法從根本上提高檔案資料的利用效率，然而，通過實行雙套制管理模式則有利于從根本上提高檔案資料信息的利用效率，有效改變單一的數字化檔案管理的缺點。因此，在現代化檔案管理過程中，為了有效提高檔案資料的利用效率，便需要檔案管理工作者切實轉變工作思路，將檔案資料管理的重點放在檔案資料的利用中。但是，在實行檔案雙套制管理模式的過程中并不能夠一蹴而就，而是應該采取循序漸進的模式，制定明確的檔案管理目標以及檔案管理計劃。除此之外，還應該根據不同檔案資料內容的利用程度，從實際情況出發，從而最大限度提高檔案資料的利用價值。在數字信息技術快速發展的背景下，檔案雙套制管理理念已經被滲透到檔案管理中，并且隨著應用范圍不斷擴大，逐漸形成了一整套完整的檔案管理系統。