時(shí)間：2023-05-28 09:43:55
導(dǎo)語：在單位檔案管理基本情況的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞：人力資源檔案；信息化；考核；使用率
Abstract: with the continuous development of market economy, our country enterprise human resources system is also constantly reform, the traditional human resource file management mode has been unable to adapt to the needs of social development, the traditional archives management of human resources has many problems, seriously restrict the work of archives management of human resources in the new period. It is imperative to improve enterprise management level of human resource files into things. At first, this paper analyzes the necessity of improve enterprise human resources archives management level, and then summarizes the current problems existing in the enterprise archives management in human resources, the system is discussed from seven aspects effectively improve enterprise human resources records management level of countermeasures, so as to provide reference for industry human resources managers.
Keywords: human resources files; Informatization; The inspection; usage
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2095-2104(2013)
提升企業(yè)人力資源檔案管理水平的必要性
（一）是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要
1、有助于企業(yè)了解人才基本情況
企業(yè)的人力資源檔案管理是企業(yè)對(duì)人才的基本情況進(jìn)行了解和掌握的基本依據(jù)。對(duì)于企業(yè)而言，把好人才的進(jìn)出關(guān)、做到人才的選用工作、全面了解員工特長(zhǎng)，通常采取的辦法就是通過查閱人力資源檔案，對(duì)人力資源檔案材料中所記錄的個(gè)人素質(zhì)、思想品行、業(yè)務(wù)水平等基本情況進(jìn)行了解，然后進(jìn)行用人分析和確定。
2、便于企業(yè)內(nèi)部考核
而在企業(yè)的內(nèi)部考核上，企業(yè)可以通過對(duì)員工的定級(jí)、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲等情況的檔案材料匯總，來作為考核的重要依據(jù)。
優(yōu)化企業(yè)人力資源配置
人力資源配置是實(shí)現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價(jià)值的重要途徑。人力資源并不是靜止的，它隨著時(shí)間的推移，內(nèi)外環(huán)境的變化，會(huì)出現(xiàn)人員流動(dòng)、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，人事檔案可以實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測(cè)人力資源的需求，促進(jìn)人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動(dòng)，使人力資源得到最佳的配置。
4、為企業(yè)人力資源發(fā)展戰(zhàn)略提供依據(jù)
人力資源檔案管理可以為企業(yè)制定用人計(jì)劃和發(fā)展戰(zhàn)略提供支持。所以說，企業(yè)認(rèn)真做好人力資源檔案材料的收集、鑒別、整理和保管工作，能夠?yàn)楝F(xiàn)代企業(yè)的人力資源管理和利用提供良好的條件，也能夠?yàn)槠髽I(yè)的人事數(shù)據(jù)和信息管理提供依據(jù)，進(jìn)而為企業(yè)的人力資源規(guī)范化管理提供基礎(chǔ)保障。
（二）是個(gè)人價(jià)值得以體現(xiàn)的途徑
對(duì)于個(gè)人來說，不管是調(diào)動(dòng)工作、評(píng)定職稱、調(diào)整工資，還是入黨或者離職等，所有手續(xù)和證明都會(huì)以檔案的形式進(jìn)行保存，并成為其審核的重要依據(jù)。企業(yè)的人力資源檔案就是每位員工的歷史實(shí)踐證明，并通過職業(yè)生涯進(jìn)行不斷的補(bǔ)充。近年來，國(guó)家的各項(xiàng)改革政策使得人力資源檔案的重要性更加突出，加強(qiáng)人力資源檔案管理也成為當(dāng)今企業(yè)管理的重要工作任務(wù)。比如國(guó)家退休待遇調(diào)整以后，一些具有高級(jí)職稱的科技人員或者退休較早的人員，就需要進(jìn)行職稱和工齡材料的確認(rèn)。這就需要人力資源檔案來作為依據(jù)。所以說，加強(qiáng)人力資源檔案管理在現(xiàn)代的企業(yè)人事管理中仍然非常重要，人力資源檔案是伴隨每位企業(yè)員工一生的重要材料，且能夠在其人生中發(fā)揮重要的作用。
目前企業(yè)在人力資源檔案管理中存在的問題
（一）人力資源檔案內(nèi)容缺少真實(shí)性
近年來，個(gè)人信息內(nèi)容失真現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，假年齡、假工齡、假學(xué)歷之風(fēng)愈演愈烈，面對(duì)真假難辨的信息，人力資源檔案管理人員往往沒有渠道來進(jìn)行有效的鑒定工作，只能被動(dòng)接收信息，而不真實(shí)的信息導(dǎo)致人力資源部門無法正確評(píng)估職工。
（二）人力資源檔案管理技術(shù)落后
傳統(tǒng)的人力資源檔案大都以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著人員的流動(dòng)性的加強(qiáng)，會(huì)出現(xiàn)當(dāng)事人去了另一個(gè)單位或城市，但他的檔案卻還在原單位或原城市，人力資源管理部門要想查閱這個(gè)人的檔案就要去別的單位或另一個(gè)城市去查閱，給人力資源管理部門帶來很大不便，造成大量時(shí)間和人力的浪費(fèi)，降低了工作效率。
（三）檔案管理人員減少
當(dāng)前社會(huì)價(jià)值取向較以往發(fā)生重大變化，從事檔案管理的人員既不能獲得社會(huì)所推崇的高薪、高位，又不能得到應(yīng)有的價(jià)值肯定。在企業(yè)中，機(jī)構(gòu)撤并、人員裁減等工作中，首當(dāng)其沖的就是檔案部門和檔案管理人員。長(zhǎng)期下來，檔案人員逐漸減少，管理工作水平日益下降，整體管理工作逐步弱化甚至惡化。
（四）企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不夠完備
現(xiàn)代企業(yè)制度最明顯的特征是“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)”，人力資源檔案管理制度作為其中的一項(xiàng)內(nèi)容也要完善起來，要能夠正確反映出一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、德才情況等。企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力，達(dá)到最佳的經(jīng)濟(jì)效益作為目標(biāo)，這跟一般的機(jī)關(guān)干部的做法還是有很大的區(qū)別，所以企業(yè)的人力資源檔案除目前的基本內(nèi)容以外，還應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身管理需求充實(shí)一些內(nèi)容。同時(shí)，通過調(diào)整企業(yè)人力資源檔案的內(nèi)容構(gòu)成，才能形成具有企業(yè)自身特色的人力資源檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人力資源檔案管理體系。
（五）信息系統(tǒng)中的人力資源檔案信息資源開發(fā)利用有待深化
企業(yè)員工人力資源檔案信息的錄入、修改、存儲(chǔ)、瀏覽、查詢及統(tǒng)計(jì)等功能，是人力資源管理信息系統(tǒng)最基層的要求，而合理配置人力資源、最大限度地實(shí)現(xiàn)人力資源的價(jià)值、為企業(yè)提供科學(xué)的決策支持才是人力資源管理信息系統(tǒng)的精華所在，是開發(fā)人力資源管理信息系統(tǒng)的最終目標(biāo)。但由于企業(yè)在人力資源檔案信息資源地開發(fā)利用上意識(shí)淡薄，“重藏輕用”現(xiàn)象普遍存在，客觀限制了人力資源檔案信息資源的充分開發(fā)與利用。如何加強(qiáng)人力資源檔案信息資源深度開發(fā)利用，切實(shí)發(fā)揮人力資源檔案信息的作用，是企業(yè)人力資源管理信息化管理工作中迫切需要解決的問題。
提升企業(yè)人力資源檔案管理水平的途徑
（一）明確企業(yè)人力資源檔案管理的內(nèi)容——基礎(chǔ)前提
1、員工的測(cè)試與甄選材料
現(xiàn)代企業(yè)招聘員工一般都要經(jīng)過層層篩選，采用多種方法對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行考核。一旦一個(gè)應(yīng)聘人員被企業(yè)錄用，企業(yè)面試考核小組對(duì)應(yīng)聘人員儀容儀表、應(yīng)變能力、表達(dá)能力、判斷分析能力以及其它考核項(xiàng)目的評(píng)語、鑒定等材料，在經(jīng)人力資源部門整理以后，應(yīng)該歸入企業(yè)員工人力資源檔案。如果企業(yè)對(duì)應(yīng)聘者有筆試考核，筆試成績(jī)與試卷等資料也應(yīng)歸檔保存。
員工基本情況檔案
這里主要是指有關(guān)員工的受教育狀況、專業(yè)知識(shí)、能力特長(zhǎng)、政治面貌、身體狀況、業(yè)余愛好、家庭情況等基本資料。有些資料企業(yè)可能無法保存原件，如員工的學(xué)位學(xué)歷證書、黨團(tuán)資料、職業(yè)技能資格證書等，但是企業(yè)人力資源部門在核實(shí)這些資料以后，必須對(duì)每個(gè)員工建立起相應(yīng)的基本情況檔案。
員工培訓(xùn)檔案
員工培訓(xùn)檔案至少應(yīng)該包括以下兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是以員工本人為主擬定、經(jīng)員工本人上級(jí)認(rèn)可、并交企業(yè)人力資源部門備案的員工個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃；二是由企業(yè)人力資源部門根據(jù)員工個(gè)人的職業(yè)生涯規(guī)劃，結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展、人才需求以及員工培訓(xùn)規(guī)劃而制定的員工培訓(xùn)和使用資料。
員工績(jī)效檔案
員工績(jī)效全面反映了企業(yè)對(duì)員工的認(rèn)可程度，或者說是員工的表現(xiàn)被企業(yè)認(rèn)可的程度，績(jī)效評(píng)價(jià)材料不能僅僅用于當(dāng)期的獎(jiǎng)勵(lì)、表揚(yáng)、晉升或者獎(jiǎng)金發(fā)放，過后就棄置不顧，而必須作為重要的人力資源檔案保存下來。員工績(jī)效檔案主要包括績(jī)效考核表，員工的自我鑒定和上級(jí)鑒定，考核面談情況記錄，員工受到的表揚(yáng)、獎(jiǎng)勵(lì)以及處分情況等材料。
（二）建立健全科學(xué)合理的人力資源檔案管理制度——制度保障
在人力資源檔案管理活動(dòng)中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人力資源檔案管理制度，使得人力資源檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全;檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。
（三）推廣信息化人力資源檔案管理——新興手段
利用現(xiàn)代化工具使人力資源檔案管理資源信息化，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，以實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和人力資源檔案管理信息資源的共享化，提高人力資源檔案管理的使用價(jià)值，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。
信息化人力資源檔案應(yīng)增加記錄個(gè)人學(xué)習(xí)能力和工作能力，動(dòng)態(tài)反映人才職業(yè)經(jīng)歷、職業(yè)能力、職業(yè)信譽(yù)等的記錄，主要包括人才的基本信息、教育培訓(xùn)經(jīng)歷、工作履歷、工作業(yè)績(jī)、成果榮譽(yù)和業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估等。
（四）利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對(duì)信息系統(tǒng)中的人力資源檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘。——科技方式
當(dāng)前數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)日趨成熟，它可以從大量的、有噪聲的、不完全的、隨機(jī)的實(shí)際應(yīng)用數(shù)據(jù)中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的、可信、有效的、并能被人理解的、但又是潛在有用的信息和知識(shí)的高級(jí)處理過程。我們可以將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于人力資源管理信息系統(tǒng)，突破傳統(tǒng)的人力資源管理內(nèi)容多為定性內(nèi)容的局限，發(fā)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)背后隱藏的具有決策意義的關(guān)系和模式，根據(jù)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)企業(yè)未來的發(fā)展趨勢(shì)。通過對(duì)企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)中人事檔案數(shù)據(jù)的挖掘能夠保證系統(tǒng)決策支持的實(shí)現(xiàn)，從而拓寬企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)的利用領(lǐng)域。
（五）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和自身素質(zhì)——關(guān)鍵因素
眾所周知，人力資源檔案管理工作的特點(diǎn)是專業(yè)性、保密性、政策性。要推進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，就要努力提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和自身的素質(zhì)，努力培養(yǎng)員工之間的團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)。對(duì)檔案管理人員的職業(yè)技能、職業(yè)道德進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，用現(xiàn)代化的科學(xué)知識(shí)武裝檔案管理人員的頭腦，使得檔案管理人員一最好的狀態(tài)適應(yīng)新時(shí)期新形勢(shì)對(duì)他們的要求，進(jìn)而更好的為企業(yè)服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。
（六）改進(jìn)和完善檔案功能——重要補(bǔ)充
對(duì)檔案的功能應(yīng)進(jìn)行重新定位：一是對(duì)檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，如涉及養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等內(nèi)容；側(cè)重對(duì)工作業(yè)績(jī)的評(píng)價(jià)；增加一些其他諸如勞動(dòng)技能、學(xué)習(xí)獎(jiǎng)懲、專業(yè)特長(zhǎng)等方面的材料，以便使所具有的功能更加適合用人單位對(duì)人才的需求；三是補(bǔ)充其他有關(guān)求職者和用人單位都十分需要的功能，從而更好地為選拔人才服務(wù)，減少“棄檔”現(xiàn)象。
（七）要逐步提高我國(guó)目前人力資源檔案管理的使用率——核心要求
人力資源檔案管理的利用價(jià)值通過為使用者提供有效準(zhǔn)確、多層次多方位的信息資源而體現(xiàn)出來。這就要求檔案管理者對(duì)檔案記錄內(nèi)容進(jìn)行有效的整合，保證人事信息的完整性以及條理性。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)隨時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)和更新，還應(yīng)該做好信息保密與信息使用之間的關(guān)系。在保證人力資源檔案資料的安全性的前提下，同時(shí)也要提供相應(yīng)的信息服務(wù)，提高檔案信息的利用效率。
結(jié)語
綜上，隨著社會(huì)發(fā)展以及就業(yè)制度的不斷完善，人力資源檔案在人們的生活中勢(shì)必會(huì)起到越來越重要的作用，因此做好檔案管理工作就極為重要。在新形勢(shì)下，人力資源檔案管理工作要不斷與時(shí)俱進(jìn)，開拓思維方式，利用先進(jìn)科學(xué)的信息技術(shù)，培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人才，提高人力資源檔案信息的利用效率，是企業(yè)人力資源管理工作能夠科學(xué)可持續(xù)的向前發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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［關(guān)鍵詞］檔案 管理 內(nèi)容探究
［中圖分類號(hào)］G271［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1009－5349（2011）07－0061－01
從檢查中看到，檔案是各單位搞好工作執(zhí)行政策的重要依據(jù)，更是歷史的記錄。檔案管理搞得好的單位，究其原因，檔案管理做到經(jīng)常化、規(guī)范化，檔案工作納入了單位目標(biāo)管理考核，領(lǐng)導(dǎo)重視，且利用檔案解決了大量的產(chǎn)權(quán)糾紛、人事問題、債權(quán)債務(wù)等難題。但是有些單位整理過的檔案又變得混亂不堪，主要還是對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，上面要求時(shí)突擊一下，抓一次便突擊一次。檔案室又成了雜貨倉庫，文件不立卷歸檔，不及時(shí)收集，存在檔案管理是檔案部門的事的模糊認(rèn)識(shí)，故而始終不能徹底解決。
一、建檔工作的幾個(gè)基本原則
第一，建以致用。資料可以為企業(yè)當(dāng)好參謀，利用很重要，資料的貯存更為重要。多年來，企業(yè)積極主動(dòng)去利用檔案及時(shí)提供了有效數(shù)據(jù)，主動(dòng)去分析、整理檔案內(nèi)容，為企業(yè)和政府提供信息，并在實(shí)際工作中，及時(shí)發(fā)現(xiàn)各種新問題，使“死”檔變“活”檔。
第二，整理檔案，不搞逐級(jí)匯總。在以往檔案管理中，有的地方試行逐級(jí)匯總上報(bào)，匯總檔案，以便掌握全面情況。每年形成一個(gè)綜合檔案資料，經(jīng)過幾年的實(shí)踐證明，這種做法出發(fā)點(diǎn)是好的，但同時(shí)這種做法也帶來了一些問題。第一，檔案數(shù)據(jù)的整理分析往往需要耗費(fèi)許多人力和時(shí)間去完成，是一項(xiàng)非常繁重的工作，每年付出的勞動(dòng)在人力投入方面造成較大損失，不能換來有效的參考數(shù)據(jù)。第二，是收集數(shù)據(jù)不全，由于整理檔案不規(guī)范，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等種種原因，造成匯總后的數(shù)據(jù)出入很大，檔案數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，直接影響到檔案利用效果。其三，匯總檔案額外的負(fù)擔(dān)，必然會(huì)影響到基層人員的工作積極性，在一定程度上加重了基層工作的負(fù)荷量。
第三，收集資料要“精”。從檔案收集的內(nèi)容來說，從多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來看，一般包括生產(chǎn)性有害因素及接觸人群的基本情況、生產(chǎn)單位的基本情況、工藝流程的基本情況等等。若把原始數(shù)據(jù)以流水賬的形式進(jìn)入檔案，不分周期，不定范圍，必然會(huì)給后期的檔案分析帶來不必要的麻煩。對(duì)上述各類繁雜的數(shù)據(jù)，如何進(jìn)行收集整理，必須要涉及到各類數(shù)據(jù)的收集范圍和周期問題。在確定上檔數(shù)據(jù)的周期時(shí)，要針對(duì)不同企業(yè)提出不同的要求，分別確定檔案的形式和內(nèi)容，以保證建檔工作取得良好效果。對(duì)于一些監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)多，自我監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)，監(jiān)測(cè)周期短，要將數(shù)據(jù)進(jìn)行處理后(原則上按平均值計(jì)算)，按照一個(gè)地區(qū)的統(tǒng)一要求整理上檔。一般來說，上檔周期定為每年一次比較適宜。在確定范圍和周期的基礎(chǔ)上，為保證歷年數(shù)據(jù)的對(duì)比和即時(shí)分析，一定要精化所收集的各類數(shù)據(jù)，做到既不重復(fù)，又不遺漏，并力爭(zhēng)使每一個(gè)數(shù)據(jù)反映出一方面的情況，對(duì)各種原始資料要進(jìn)行初步整理。
二、選擇適當(dāng)?shù)臋n案形式
在檔案管理工作中，由于地方部門和企業(yè)所承擔(dān)的管理范圍、任務(wù)及所收集的資料、數(shù)據(jù)等方面存在著較大的差別，應(yīng)該從各自的需要和實(shí)際情況出發(fā)。從幾年的實(shí)踐來看，絕不能以一套統(tǒng)一的檔案形式去要求不同層次的管理機(jī)構(gòu)。根據(jù)各自的工作特點(diǎn)和資料形式，各工業(yè)企業(yè)采用全國(guó)統(tǒng)一檔案的形式和內(nèi)容是基本可行的，但仍然需要在此基礎(chǔ)上加以補(bǔ)充和完善，確定各自適用的檔案形式和內(nèi)容，使得各類有價(jià)值的資料能夠真正保存和利用起來。作為地方管理機(jī)構(gòu)，由于承擔(dān)任務(wù)和管理范圍不同，所應(yīng)建立的檔案形式遠(yuǎn)比企業(yè)機(jī)構(gòu)的形式要多，一定要靈活掌握，倍加重視，不斷完善，搞好本單位的檔案建設(shè)。
三、檔案的建立
要真正做好建檔工作，建立檔案是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，必須解決好以下幾方面的問題：第一，要做好各種相應(yīng)的配套工作。只有在摸清各種數(shù)據(jù)的前提下，才能夠建出比較真實(shí)的檔案來。檔案必須在搞好工作的基礎(chǔ)上才能建檔，因此，在建檔前必須完成各項(xiàng)工作任務(wù)，是一個(gè)單位工作情況的真實(shí)反映。第二，檔案工作要及時(shí)做好復(fù)核、審查、完善工作，遇到問題及時(shí)處理，完成之后確保建檔工作的總體質(zhì)量。第三，要做好建檔工作中的技術(shù)指導(dǎo)。由于基層人員業(yè)務(wù)水平有限，為了確保建檔質(zhì)量，必然會(huì)遇到各種各樣的技術(shù)問題，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決建檔過程中出現(xiàn)的具體問題，必須指定專業(yè)人員搞好技術(shù)指導(dǎo)。第四，搞好培訓(xùn)工作。在全面開展建檔工作之前，當(dāng)檔案形式確定以后，必須做到統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，認(rèn)真培訓(xùn)全體建檔人員，統(tǒng)一方法，統(tǒng)一步驟，把建檔過程中可能遇到的各種問題及其解決方法教給建檔人員，將建檔過程中的各項(xiàng)具體任務(wù)都落到實(shí)處，確保建檔工作的順利開展。
建立、管理和利用好檔案，有一個(gè)從實(shí)踐到理論，再到實(shí)踐的過程。它是關(guān)系到工作的百年大計(jì)，不是一時(shí)一事的問題，也是工作重要的信息資料來源。建立、管理和利用好檔案，必然會(huì)出現(xiàn)更多新的發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 人事檔案管理 重要意義 存在問題
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）02（c）-0149-01
事業(yè)單位是我國(guó)公共組織重要形式之一，主要負(fù)責(zé)各類社會(huì)公益事業(yè)。事業(yè)單位業(yè)務(wù)范圍廣泛，遍及科技、文化、教育、衛(wèi)生等各個(gè)領(lǐng)域，在國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)活動(dòng)和人民生活中發(fā)揮著重要作用。事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，離不開人力資源的科學(xué)合理使用。人事檔案作為單位人力資源管理的重要載體和工具，記錄了單位工作人員個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲等情況，是進(jìn)行人員思想道德和業(yè)務(wù)水平評(píng)價(jià)的重要參考依據(jù)，對(duì)于事業(yè)單位選人用人和業(yè)務(wù)的正常開展起著極為重要的基礎(chǔ)作用。當(dāng)前，經(jīng)濟(jì)和社會(huì)活動(dòng)日益繁重，事業(yè)單位業(yè)務(wù)量越來越大，需要解決的問題也越來越復(fù)雜，從而給事業(yè)單位人事檔案管理工作提出了更高的要求。長(zhǎng)期以來，我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理工作一直沒有得到足夠的重視，從而造成了實(shí)際工作中的各種問題和不足，限制了事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)效率與工作質(zhì)量的提升，甚至對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人民生活產(chǎn)生了一定負(fù)面影響。研究者結(jié)合長(zhǎng)期的工作實(shí)踐和調(diào)查研究，對(duì)我國(guó)事業(yè)單位人事管理工作存在的問題進(jìn)行了一定程度的分析與討論，希望對(duì)我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理相關(guān)領(lǐng)域的研究與改進(jìn)有所幫助。
1 事業(yè)單位人事檔案管理簡(jiǎn)述
1.1 事業(yè)單位人事檔案管理的基本內(nèi)容
事業(yè)單位是國(guó)家機(jī)構(gòu)的重要組成部分，承擔(dān)著科學(xué)、教育、文化、衛(wèi)生、社會(huì)福利等方面的社會(huì)公共服務(wù)功能，其工作開展的好壞對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)的順暢發(fā)展、社會(huì)的和諧穩(wěn)定和人民的安居樂業(yè)有著至關(guān)重要的影響，也是國(guó)家綜合國(guó)力和社會(huì)發(fā)展水平的一個(gè)具體體現(xiàn)。由于業(yè)務(wù)范圍廣泛，事業(yè)單位從業(yè)人員涵蓋多個(gè)領(lǐng)域。同時(shí)，事業(yè)單位很多時(shí)候都承擔(dān)著所在領(lǐng)域、行業(yè)工作標(biāo)準(zhǔn)的制定、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和服務(wù)工作，業(yè)務(wù)素質(zhì)要求較高，所以也聚集了大批相應(yīng)領(lǐng)域的工作人才。如何做好事業(yè)單位人才管理和使用，充分發(fā)揮人才的個(gè)人能力，提高事業(yè)單位工作水平，推進(jìn)我國(guó)公共服務(wù)事業(yè)的順利開展，是相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覍W(xué)者深入研究的課題，也是事業(yè)單位人事部門的重要工作任務(wù)。事業(yè)單位人事檔案通過一系列數(shù)量眾多、內(nèi)容寬泛的文檔資料，記錄了單位每一位工作人員各成長(zhǎng)階段的基本情況、社會(huì)關(guān)系、學(xué)習(xí)、工作的經(jīng)歷、取得的榮譽(yù)和受到的懲處，集中反映了每個(gè)人的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力水平。通過研究、翻閱人事檔案，管理者可以對(duì)單位工作人員德、能、勤、績(jī)、廉等各方面有著較為全面的了解和把握，能夠更加科學(xué)高效地開展人員錄用、干部任免、崗位安置等人事管理工作。從事業(yè)單位自身發(fā)展來說，做好人事檔案管理工作，也有利于事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，進(jìn)而推動(dòng)國(guó)家、社會(huì)公共服務(wù)事業(yè)發(fā)展水平的提升。
1.2 做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性
從實(shí)際工作角度出發(fā)，人事檔案不僅可以作為事業(yè)單位開展人事管理工作的基礎(chǔ)依據(jù)，也是事業(yè)單位工作人員維護(hù)自身合法權(quán)益的重要保障。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式的改變，各類社會(huì)活動(dòng)正由傳統(tǒng)的單一形式向多元化方向發(fā)展，由此產(chǎn)生了許許多多個(gè)人與工作單位間的利益糾葛和矛盾沖突。由于追溯時(shí)間跨越幅度大，單憑個(gè)人記憶難以明確，同時(shí)也缺乏法律效率。而人事檔案記載了當(dāng)事人各個(gè)時(shí)期的基本情況和學(xué)習(xí)、工作階段的主要情況，附有大量原始記錄，可以作為解決矛盾沖突的重要依據(jù)，對(duì)于捍衛(wèi)工作者個(gè)人合法權(quán)益極有幫助。在當(dāng)今的社會(huì)環(huán)境下，事件更迭更加頻繁，加強(qiáng)人事檔案管理，嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定做好人事檔案的收集、整理、歸檔、保管和使用工作，提高人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平，是為事業(yè)單位健康有序發(fā)展提供可靠信息支持的重要手段，更是解決矛盾沖突，維護(hù)事業(yè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)秩序，營(yíng)造良好社會(huì)氛圍的必要條件。
2 當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理中存在的主要問題
2.1 重視程度不夠
重視程度不足是當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理工作的最主要問題，也是人事檔案管理工作質(zhì)量不高、效率低下問題的根本原因。長(zhǎng)期以來，政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位一直對(duì)人事檔案重要作用缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，重視程度嚴(yán)重不足。不僅單位領(lǐng)導(dǎo)層和其它職能部門，就連人事部門本身，也對(duì)人事檔案有所輕忽。其后果就是人事檔案管理工作支持力度和資源投入極為匱乏。檔案管理工作人員缺乏動(dòng)力，主動(dòng)性不強(qiáng)，工作質(zhì)量無法保證。
2.2 人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高
由于缺乏重視，單位在人事檔案管理工作負(fù)責(zé)人員的人選安排上往往比較隨意。而資源與保障支持的匱乏，使得人事檔案管理工作對(duì)高素質(zhì)人才缺乏足夠的吸引力。檔案管理人員主動(dòng)性差，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高已經(jīng)成為我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理工作的主要問題之一。部分單位的人事檔案管理工作由剛參加工作的新人負(fù)責(zé)，雖然他們具有較強(qiáng)的事業(yè)心和主動(dòng)性，但由于缺乏工作經(jīng)驗(yàn)和成體系的專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，對(duì)人事檔案館工作缺乏深入了解，工作很難到位。
2.3 人事檔案管理的制度有待健全
管理制度是開展工作的基本準(zhǔn)則。由于缺乏重視，我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理工作一直沒有建立起完善的管理制度體系。現(xiàn)有的少數(shù)制度陳舊落后，呆板僵化，漏洞很多，不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)復(fù)雜的工作要求。此外，制度執(zhí)行不到位也是目前事業(yè)單位人事檔案管理工作中制度缺位的一個(gè)主要表現(xiàn)。無法可依，有法不依，執(zhí)法不嚴(yán)，已經(jīng)嚴(yán)重影響我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范開展。
2.4 人檔分離、檔案棄管現(xiàn)象嚴(yán)重
隨著我國(guó)市場(chǎng)化經(jīng)濟(jì)體制的高速發(fā)展，人員流動(dòng)日益頻繁。由于單位和個(gè)人對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，當(dāng)人員從一個(gè)城市流動(dòng)到另一個(gè)城市時(shí)，如果相關(guān)制度規(guī)范，配套措施沒有跟上，就會(huì)發(fā)生人檔分離情況，時(shí)間一長(zhǎng)，次數(shù)一多，就會(huì)發(fā)生棄檔現(xiàn)象。
2.5 人事檔案管理信息化管理水平較低
受科學(xué)技術(shù)發(fā)展的影響，人類社會(huì)工作、生活方式不斷發(fā)生改變。以網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用為特點(diǎn)的信息化技術(shù)已經(jīng)深入到社會(huì)的各個(gè)角落，深深影響著人類社會(huì)的發(fā)展。和其它行業(yè)相比，我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理工作尚處于起步階段，管理方式落后，信息化程度不高，在很大程度上限制了檔案管理工作效率的提高。
3 結(jié)語
時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步。越來越多的事業(yè)單位已經(jīng)注意到人事檔案的重要意義，將人事檔案管理作為單位日常工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容來抓。鑒于人事檔案的重要作用和繁瑣程度，為保障人事檔案管理工作質(zhì)量，人事部門必須結(jié)合本單位工作實(shí)際，制定科學(xué)完善的管理制度，落實(shí)好每一個(gè)檔案管理細(xì)節(jié)，不斷優(yōu)化工作措施，完善工作手段，提高工作水平，確保人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可靠性，從而推進(jìn)檔案使用效能的大幅提高，為我國(guó)社會(huì)公共事業(yè)的平穩(wěn)健康發(fā)展做出基礎(chǔ)保障。
參考文獻(xiàn)
【關(guān)鍵詞】人事檔案;國(guó)有企業(yè);重要性
國(guó)有企業(yè)人事檔案是一個(gè)人在單位的“印跡證據(jù)”，記載著一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同的經(jīng)歷、思想品德、工作狀態(tài)、業(yè)務(wù)能力、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、社會(huì)關(guān)系等各方面的重要信息，涵蓋一個(gè)人的工資待遇、出生年月日、技術(shù)職稱、職務(wù)、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系等等，是全面看待、科學(xué)使用人才資源的重要依據(jù)，是維護(hù)干部職工合法權(quán)益的可靠憑證，是研究組織人事工作規(guī)律的重要資料，對(duì)組織人事工作具有規(guī)范、檢查、監(jiān)督的作用。
一、人事檔案管理工作對(duì)國(guó)有企業(yè)的重要性
（一）印跡作用。通過人事檔案，可以直接有效地證實(shí)當(dāng)事人的學(xué)歷、經(jīng)歷各個(gè)不同的工作崗位、技術(shù)職稱、思想品德、業(yè)務(wù)能力、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等情況。之所以說充分認(rèn)識(shí)到做好人事檔案管理工作的重要性，是因?yàn)槿耸聶n案保存了一個(gè)人不同歷史時(shí)期的原始材料，也是一個(gè)人社會(huì)歷史忠實(shí)地完整地記錄，上面留有組織公章、個(gè)人手跡或印鑒等標(biāo)志，有著其它材料不可替代的法律效力，同時(shí)有助于化解單位遺留下的矛盾和扯皮問題。
（二）證據(jù)作用。1.選拔領(lǐng)導(dǎo)干部提供依據(jù)：通過查閱人事檔案，可以了解當(dāng)事人以往的工作軌跡、學(xué)歷、年齡、獎(jiǎng)懲、思想品德等基本情況，并且將現(xiàn)狀考察與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人素質(zhì)、歷史情況等原始材料有機(jī)結(jié)合，從而更加歷史地、全面地、準(zhǔn)確地評(píng)判一個(gè)人，真正做到知人善任、選賢舉能。2.晉升職稱提供依據(jù)：根據(jù)人事檔案記載的當(dāng)事人的年齡、學(xué)歷、工作年限、獎(jiǎng)懲情況、業(yè)務(wù)水平等基本情況，結(jié)合本人現(xiàn)有的著作、論文等理論刊物，為當(dāng)事人晉升職稱提供依據(jù)。3.調(diào)整工資提供依據(jù)：人事檔案記錄著每一個(gè)人的學(xué)歷、工作時(shí)間、技術(shù)職稱、職務(wù)任免等基本信息，為用人單位調(diào)整工資提供有力、準(zhǔn)確的依據(jù)。4.重新?lián)駦徧峁┮罁?jù)：隨著現(xiàn)在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，勞動(dòng)者的用工形式及擇業(yè)態(tài)度發(fā)生了巨大的變化，那種在一個(gè)單位工作一生的“鐵飯碗”狀態(tài)部分人已經(jīng)不愿意適用，勞動(dòng)合同制的全面推行，加速人員流動(dòng)速度，流動(dòng)方式更加靈活，以尋求更加適合自己，待遇更加優(yōu)厚，更能發(fā)揮自己潛能的崗位，用人單位就會(huì)查閱當(dāng)事人的人事檔案，根據(jù)人事檔案記載的基本信息結(jié)合其它方面決定是否任用。5.國(guó)有企業(yè)改組提供依據(jù)：國(guó)有企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)下，改組的越來越多，國(guó)有企業(yè)的人事檔案起著舉足輕重的作用，許多人事遺留問題都涉及查詢?nèi)耸聶n案，人事檔案管理的重要性也產(chǎn)生了剛性需求。
人事檔案是用人單位在了解人、使用人的過程中形成并經(jīng)組織認(rèn)可的文件材料，是人才信息的重要載體，是客觀反映當(dāng)事人德、能、勤、績(jī)等情況的真實(shí)記載，是一個(gè)人成長(zhǎng)軌跡的體現(xiàn)，是人才的主要信息來源，對(duì)核實(shí)和評(píng)價(jià)一個(gè)人提供了最基本、最權(quán)威的依據(jù)。是社會(huì)公共信息非常重要的一個(gè)組成部分，作為人生經(jīng)歷的記載，與當(dāng)事人的一生如影隨形，其重要性是毋庸置疑的。
（三）學(xué)習(xí)借鑒作用。隨著時(shí)間的推移，老一輩國(guó)有企業(yè)的精英、帶頭人，已經(jīng)相繼離開工作崗位，后人學(xué)習(xí)他們的無私奉獻(xiàn)精神，改革創(chuàng)新精神，于是，他們的人事檔案就起著至關(guān)重要的作用。
二、國(guó)有企業(yè)人事檔案管理中存在的問題
（一）企業(yè)對(duì)人事檔案管理思想上重視程度不夠。少數(shù)國(guó)有企業(yè)認(rèn)為人事檔案工作就是一般的事務(wù)性工作，不能給企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，甚至認(rèn)為“檔案無用”，對(duì)人事檔案工作從思想上不夠重視，只要不丟失，不泄密，需要時(shí)能查閱就行了;在人事檔案管理場(chǎng)所、工作經(jīng)費(fèi)、人事檔案管理人員配備等方面沒有保障，存在人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、陳舊落后等現(xiàn)象，以致忽略人事檔案管理工作，致使人事檔案材料收集和補(bǔ)充以及更新緩慢，不能及時(shí)、準(zhǔn)確地反映個(gè)人的信息。有的國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)雖然口頭上也說人事檔案工作是多么的重要，但往往只是落實(shí)到口頭上，并沒有落實(shí)到實(shí)際行動(dòng)上。
人事檔案管理工作沒有認(rèn)識(shí)到是企業(yè)管理工作的重要組成部分，人事檔案管理不善就無法維護(hù)好企業(yè)利益與職工的權(quán)益，當(dāng)企業(yè)的一些單位破產(chǎn)后，一次性安置人員因?yàn)槿耸聶n案的丟失等原因，職工的身份因?yàn)槿笔г加涗洠貌坏秸_的安置而引發(fā)矛盾產(chǎn)生影響，為國(guó)有企業(yè)的再經(jīng)營(yíng)造成不良的影響。
（二）人事檔案日常管理存在諸多不規(guī)范。1.場(chǎng)所環(huán)境和設(shè)施等硬件嚴(yán)重不足：個(gè)別單位沒有專用檔案室，人事檔案資料隨便找個(gè)柜子存放;有的單位人事檔案數(shù)量多、存放檔案的辦公室面積小、陰暗潮濕，極易引起人事檔案材料霉變、蟲蛀，影響人事檔案的完整性及美觀整潔。2.管理不規(guī)范：有的不按規(guī)定轉(zhuǎn)運(yùn)檔案，隨便涂改、調(diào)換、毀滅檔案材料的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，“工齡改長(zhǎng)、年齡改小、黨齡改早”等現(xiàn)象仍存在，有的人事檔案不能實(shí)事求是地反映當(dāng)事人的基本信息;還有的單位“檔案室”實(shí)際上成了雜品庫，人事檔案室不專用，使人事檔案工作處于無序管理狀態(tài)，人事檔案缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃，造成人事檔案管理中的混亂局面，嚴(yán)重的甚至使許多檔案損毀和遺失，使人事檔案管理工作帶來麻煩。
（三）人事檔案內(nèi)容建設(shè)亟待提高。人事檔案的主要內(nèi)容是學(xué)歷、工作經(jīng)歷、職稱評(píng)審、入黨入團(tuán)、職務(wù)任免文件、獎(jiǎng)懲、年度考核等材料，其內(nèi)容老套、信息單一。針對(duì)當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的用人環(huán)境，這樣的人事檔案無法對(duì)一個(gè)人做出系統(tǒng)的、全面的、完整的評(píng)價(jià)，參考價(jià)值小，不利于優(yōu)秀人才的挖掘和使用，誠(chéng)實(shí)守信是安身立命之本，隨著國(guó)家對(duì)公民誠(chéng)信重視程度的提高，檔案內(nèi)容應(yīng)由單一的基本信息向多元化方向轉(zhuǎn)變，人事檔案內(nèi)容除了傳統(tǒng)內(nèi)容外，還需增加個(gè)人道德品質(zhì)、誠(chéng)信記錄、工作態(tài)度、技術(shù)創(chuàng)新、專業(yè)論著、科研創(chuàng)新、專利、團(tuán)結(jié)協(xié)作精神、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容。
（四）人事檔案管理信息化水平偏低。有的國(guó)有企業(yè)人事檔案管理手段仍舊采取傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行管理，使得人事檔案管理上的一些紕漏一直延續(xù)，對(duì)人力財(cái)力上的浪費(fèi)仍然存在;有的國(guó)有企業(yè)人事信息系統(tǒng)存在信息過時(shí)、與檔案紙質(zhì)材料記錄不一致等問題。
三、采取六項(xiàng)措施做好國(guó)有企業(yè)人事檔案工作
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作的前提。只有將人事檔案管理工作列入議事日程，存放檔案的場(chǎng)所、設(shè)施、人員配備、待遇等才能得以落實(shí)，為人事檔案管理工作創(chuàng)造有利條件，提高工作積極性和工作效率。
（二）健全人事檔案管理機(jī)構(gòu)，配置專兼職人事檔案管理人員。成立人事檔案管理機(jī)構(gòu)，配置專職或兼職人事檔案管理人員，落實(shí)管理人事檔案人員待遇，定期組織管理人事檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)技能素質(zhì)培訓(xùn)，充分調(diào)動(dòng)管理人事檔案人員的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)新性。
（三）端正工作態(tài)度。國(guó)有企業(yè)人事檔案管理人員工作態(tài)度直接決定人事檔案管理的工作質(zhì)量、工作效率，人事檔案管理人員要樹立敬業(yè)精神，干一行，愛一行，精益求精地將人事檔案工作做好。
（四）加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，爭(zhēng)創(chuàng)一流管理水平。加強(qiáng)硬件設(shè)施投資，配備、購置、更新必要的設(shè)備，切實(shí)改善、提高人事檔案管理的硬件條件和管理手段。
（五）把好“入門關(guān)”。需要入檔的材料、表格、各種證書等內(nèi)容要真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整。
一、基層黨校教務(wù)檔案管理存在的問題
在新形勢(shì)下，基層黨校教務(wù)檔案管理在多個(gè)方面都存在著一定的問題，但是總結(jié)起來，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（一）檔案管理缺乏規(guī)范性
目前，教務(wù)檔案的管理工作往往得不到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，工作人員對(duì)檔案管理工作也缺乏足夠認(rèn)識(shí)，各科室沒有專職的檔案管理人員，檔案材料收集不齊全、不規(guī)范，有些科室只重視紙質(zhì)檔案，而忽視其他介質(zhì)檔案。而且，隨著學(xué)校的發(fā)展，教學(xué)不再限于課堂講授，還廣泛開展了公開課，論文研討，下鄉(xiāng)調(diào)研，教學(xué)互動(dòng)嘗試等活動(dòng)，所形成的教學(xué)檔案數(shù)量增多，載體也日益多樣化。
（二）檔案管理內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性
開辦黨校的最終目的是進(jìn)行我黨理論和工作的宣傳以及對(duì)黨員進(jìn)行黨性知識(shí)教育，黨校教育的結(jié)果應(yīng)該被記錄在案并且形成系統(tǒng)，有助于黨校進(jìn)行教育總結(jié)。但是，現(xiàn)實(shí)的情況是有些班次的材料在辦班結(jié)束后沒有及時(shí)移交給檔案管理人員或因種種原因不慎丟失；有些教師科研成果，只報(bào)送論文題目，沒有按時(shí)把科研成果復(fù)印存檔，導(dǎo)致工作銜接不到位，造成科研成果丟失；有些黨員教育工作你開展得很好、效果也十分明顯，但是這些教育總結(jié)資料并沒有形成系統(tǒng)的檔案資料被保存下來。
（三）檔案管理信息缺乏共享性
保守秘密是檔案管理人員的神圣職責(zé)，黨校教務(wù)檔案中包含了大量黨校學(xué)員的個(gè)人信息，這些是必須加以保密的檔案內(nèi)容，但黨校教務(wù)檔案中也包含了很多可以被利用與其他黨務(wù)工作中的資料，例如對(duì)學(xué)習(xí)班教學(xué)效果的總結(jié)、黨校開辦過程中產(chǎn)生的問題及解決方法的探討等，這些資料如果能夠被有效利用，則可以有效提高黨校的辦學(xué)效率。
二、加強(qiáng)黨校教務(wù)檔案管理的對(duì)策
（一）建章立制，規(guī)范教務(wù)檔案的收集整理制度
進(jìn)行黨校教務(wù)檔案信息化就是要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行制度建設(shè)，以健全的檔案收集和整理制度作為檔案信息化建設(shè)的根本。黨校檔案管理工作部門需要做的是，在《檔案法》的基礎(chǔ)上，根據(jù)國(guó)家檔案局有關(guān)規(guī)定，結(jié)合新的管理方式，檔案網(wǎng)絡(luò)信息化的要求及學(xué)校當(dāng)前實(shí)際，制定和完善教務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。具體包括制定和完善教學(xué)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)員學(xué)籍檔案、科研成果檔案、基層黨校活動(dòng)檔案以及其他檔案管理實(shí)施細(xì)則，特別是要制定聲像檔案、電子檔案管理的實(shí)施細(xì)則，并對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)做出具體規(guī)定，使檔案管理進(jìn)入規(guī)范化、制度化、程序化軌道。
（二）更新觀念，努力實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案管理信息化
隨著電子政務(wù)在快速發(fā)展，各級(jí)立檔單位所產(chǎn)生的電子文件與電子檔案正逐步取代傳統(tǒng)載體的紙質(zhì)檔案，檔案是否有能力接收和安全保管越來越多的電子文件與電子檔案等新型載體檔案，已成為衡量檔案事業(yè)發(fā)展階段的新的標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息化勢(shì)在必行。這就要求學(xué)校的檔案工作者要更新理念，調(diào)整思路，切實(shí)領(lǐng)悟到教務(wù)檔案信息化對(duì)檔案管理工作的實(shí)際作用、觀察并了解到教務(wù)檔案的應(yīng)用對(duì)檔案信息化建設(shè)的迫切需求，從自身的檔案工作觀念更新出發(fā)，將將檔案管理的實(shí)際操作從手工建檔的工作中解脫出來，以“件”為單位整理教務(wù)檔案，利用計(jì)算機(jī)錄入教務(wù)檔案信息，建立教務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)絡(luò)化管理和利用。
（三）嚴(yán)守秘密，處理好教務(wù)檔案的開發(fā)利用與保密的關(guān)系
在教務(wù)檔案的開發(fā)利用過程中，要堅(jiān)持檔案工作的保密原則，完善保密制度。同時(shí)也要正確處理好所有權(quán)、隱私權(quán)的關(guān)系，檔案的開發(fā)開放不能危害學(xué)校集體的安全和利益，不得侵犯教師和學(xué)員的合法權(quán)益，對(duì)教務(wù)檔案中諸如有關(guān)教師基本情況，對(duì)教師的評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況，學(xué)員的基本情況等內(nèi)容應(yīng)加以保密。要公開上網(wǎng)的，要經(jīng)過學(xué)校認(rèn)真審核。但對(duì)于那些可以及時(shí)開放的檔案信息，也要及時(shí)上網(wǎng)，避免造成信息利用價(jià)值的損失，從而使檔案的利用向廣泛、縱深發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息交流的最大流量和最佳服務(wù)，也使檔案的社會(huì)功能得到充分發(fā)揮。
事實(shí)上，黨校教務(wù)檔案管理工作存在的問題是多方面的，所以，對(duì)于其加強(qiáng)管理措施的研究也就可以從多個(gè)方面進(jìn)行考慮。而以上僅僅只是對(duì)黨校教務(wù)檔案管理問題的幾個(gè)方面的研究，并且每一個(gè)方面的研究都還比較粗略，所以，僅僅憑借這些研究來促進(jìn)黨校教務(wù)檔案管理工作的提高是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。因此，對(duì)于該課題的研究還需要黨校檔案管理領(lǐng)域的專業(yè)人士進(jìn)行進(jìn)一步的研究和探索。
關(guān)鍵詞：檔案保密；管理；措施
中圖分類號(hào)：TL372文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、檔案保密管理工作的必要性
1、檔案保密工作是管理者的政治任務(wù)
當(dāng)前，我國(guó)面臨內(nèi)外環(huán)境復(fù)雜嚴(yán)峻的形勢(shì)，保密工作形勢(shì)尖銳復(fù)雜，保密工作意義更加重大。政府機(jī)構(gòu)改革力度加大，一些機(jī)構(gòu)撤并、重組、重建過程中檔案資料移交、保管不善，很容易造成資料散失，信息失密。同時(shí)，社會(huì)力量參與檔案收集、保管，開發(fā)利用，也是保密形勢(shì)變得更加復(fù)雜，更加嚴(yán)峻。因此，廣大的檔案保密管理者應(yīng)當(dāng)樹立政治使命感，站在國(guó)家利益高于一切的高度，增強(qiáng)憂患意識(shí)，切實(shí)履行好職責(zé)【1】。
2、檔案保密工作是管理者的社會(huì)責(zé)任
不同門類的檔案具有不同的社會(huì)服務(wù)功能。涉及國(guó)家秘密的檔案關(guān)系國(guó)家安全和利益，科技檔案涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題，財(cái)務(wù)檔案反映行業(yè)經(jīng)營(yíng)狀態(tài)，人事檔案關(guān)系個(gè)人成長(zhǎng)發(fā)展。所以說，做好各類檔案的保密工作是管理者義不容辭的社會(huì)責(zé)任，檔案保密工作者要從政治、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、民生全面可持續(xù)協(xié)調(diào)發(fā)展的角度，擔(dān)當(dāng)社會(huì)責(zé)任，切實(shí)履行“為黨管檔，為國(guó)守史，為民服務(wù)”職責(zé)，認(rèn)真落實(shí)檔案保密工作責(zé)任制，做到有職必有責(zé)，有責(zé)必履行。
3、檔案保密工作是管理者的職業(yè)操守
檔案保密關(guān)乎黨和國(guó)家秘密的絕對(duì)安全，是鐵的紀(jì)律，是碰不得的“高壓線”。檔案管理人員對(duì)文書部門及各級(jí)業(yè)務(wù)部門形成的文件、資料及時(shí)接收、整理、歸檔，對(duì)整理歸檔后資料必須科學(xué)管理，認(rèn)真保護(hù)，堅(jiān)決保密。嚴(yán)禁擅自擴(kuò)大傳送范圍，嚴(yán)禁以任何方式向知悉范圍外的人員提供檔案資料信息，嚴(yán)禁以互聯(lián)網(wǎng)或其他非密方式傳送檔案資料信息。這是對(duì)每個(gè)檔案工作者職業(yè)道德要求，要堅(jiān)決維護(hù)保密法紀(jì)的嚴(yán)肅性，做到履職不缺位、不懈怠，保密管理不疏漏。
二、做好檔案保密管理工作的具體措施
1、充分掌握本單位檔案工作的基本情況
檔案保密工作在不同的單位是有差異的，即使在同一個(gè)單位也包含不同種類的檔案，使得檔案保密管理有一定的差別。要順利開展檔案保密工作就要結(jié)合本單位的實(shí)際情況進(jìn)行管理。相關(guān)人員可以從以下方面了解其基本情況：一是單位的性質(zhì)，如國(guó)企、私企或事業(yè)單位；二是檔案的種類與數(shù)量，如人事檔案、科研檔案、財(cái)務(wù)檔案、軍事檔案等；三是明確重要檔案，確定檔案；四是掌握當(dāng)前檔案保密管理的基本情況，如分類、管理、利用等情況；五是分析檔案保密工作存在的問題；六是檔案保密工作需要完善的部分和具體解決方案。
2、樹立保密觀念
檔案庫房建設(shè)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，庫房門窗用防盜網(wǎng)專門加固，庫房、辦公室、閱檔室“三室分開”，檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的檔案管理工作制度，禁止無關(guān)人員入內(nèi)等等，其實(shí)不然，標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房和科學(xué)管理，只是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保證，檔案工作人員的職業(yè)操守和保密工作觀念才是檔案保密的大前提。絕大多數(shù)檔案的失密是由于經(jīng)手人保密意識(shí)差，保密觀念淡薄，不執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定造成的。使保密制度無法落實(shí)，規(guī)章制度流于形式，保密工作缺乏針對(duì)性和有效性【2】。因此，我們必須站在講政治的高度，充分認(rèn)清形勢(shì)，搞好經(jīng)常性的保密教育，提高保密意識(shí)，始終保持高度的政治警惕性和責(zé)任感。進(jìn)一步提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，尤其是參與檔案管理的具體工作人員，他們是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，除了要對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)電子信息管理技術(shù)及檔案管理專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)以外，更要加強(qiáng)保密意識(shí)教育，培養(yǎng)他們高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)，自覺踐行人民公仆的高尚使命。
3、加強(qiáng)檔案密級(jí)鑒定工作
第一，與時(shí)俱進(jìn)開展檔案定密工作。檔案在保管過程中，其密級(jí)不是一成不變的，必須隨形勢(shì)變化及時(shí)調(diào)整其密級(jí)，做好升密、降密和解密工作。要嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》，嚴(yán)格劃清密與非密界限，準(zhǔn)確界定檔案密級(jí)，為實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化奠定基礎(chǔ)。第二，明確檔案定密主體。檔案定密工作應(yīng)由制發(fā)機(jī)關(guān)進(jìn)行，文件的制發(fā)機(jī)關(guān)應(yīng)該根據(jù)國(guó)家秘密范圍及其密級(jí)規(guī)定及形勢(shì)變化，在保密行政管理部門的指導(dǎo)下，對(duì)文件進(jìn)行升降密和解密，并將密級(jí)變更結(jié)果通知檔案管理部門。第三，實(shí)現(xiàn)檔案定密制度化。要按照《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》，“除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過10年”，在文件制發(fā)時(shí)設(shè)定保密期限，到期自行解密。建立完善單位和檔案管理部門的聯(lián)系制度，形成檔案保密管理的合力。
4、加強(qiáng)檔案利用過程的監(jiān)督
檔案利用監(jiān)督是檔案利用過程中做好保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)、制止和糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。
4.1 加強(qiáng)紙質(zhì)檔案保密管理
紙質(zhì)檔案的保密管理，既要防潮、防霉、防火、防鼠、防蟲，更要防泄密。對(duì)于紙質(zhì)檔案我們有很多成熟的制度約束，檔案利用規(guī)章制度一般有查（借）閱制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循。檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行落實(shí)，并在實(shí)踐中不斷加以完善，這樣才能保證在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保檔案不失密、不泄密及文件的完好無損。要求利用者必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、折疊、撤換檔案。工作人員要經(jīng)常檢查被利用的案卷，要在利用者離去之前，仔細(xì)翻閱檢查被利用的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并在利用登記簿上備注說明，對(duì)于損毀檔案的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，違者應(yīng)視情節(jié)輕重，予以批評(píng)教育甚至依法追究刑事責(zé)任，對(duì)檔案的傳遞應(yīng)嚴(yán)格履行轉(zhuǎn)遞手續(xù)，嚴(yán)密包封，通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，有條件的檔案館（室）還可以安裝監(jiān)視器【3】。
4.2 加強(qiáng)電子檔案管理
電子檔案的載體主要有光盤、U 盤、軟盤、磁帶、移動(dòng)硬盤等。由于電子檔案載體容量大，儲(chǔ)存信息多，一旦泄密，危害比紙質(zhì)檔案失泄密更大。為此，要按照保密管理有關(guān)規(guī)定，按照其存儲(chǔ)內(nèi)容的最高密級(jí)界定密級(jí)，粘貼密級(jí)標(biāo)識(shí)，實(shí)行比同級(jí)紙質(zhì)檔案更嚴(yán)格的保密管理。歸檔電子文件的封存載體不得外借，利用時(shí)使用拷貝件。未經(jīng)批準(zhǔn)的任何單位或個(gè)人不得擅自復(fù)制歸檔的電子文件。利用者對(duì)歸檔電子文件的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。在網(wǎng)上提供已公開檔案目錄查詢服務(wù)的，要認(rèn)真采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，只有在檔案部門的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)對(duì)用戶使用權(quán)認(rèn)可后，才能提供利用，以確保檔案信息和系統(tǒng)的安全。
5、加強(qiáng)檔案管理人員的教育、管理
5.1 加強(qiáng)保密宣傳教育。大力開展《保密法》、檔案管理保密規(guī)定、計(jì)算機(jī)及存儲(chǔ)介質(zhì)保密管理規(guī)定等方面的宣傳教育，增強(qiáng)檔案管理人員的法制意識(shí)。利用掛圖、影視資料等開展警示教育，使檔案管理人員始終繃緊保密這根弦。
5.2 加強(qiáng)保密技能教育。深入開展計(jì)算機(jī)知識(shí)、泄密渠道方式及防范手段、防范技能方面的教育，增強(qiáng)檔案管理人員的保密防范能力，提升檔案保密管理水平。
5.3 加強(qiáng)人員管理。嚴(yán)格執(zhí)行任前培訓(xùn)和脫密期制度，所有在崗的檔案管理人員都要簽訂保密承諾書。堅(jiān)持“誰主管、誰負(fù)責(zé)”，建立健全檔案保密管理責(zé)任制，層層落實(shí)保密管理責(zé)任，把檔案保密管理的責(zé)任落實(shí)到人。要建立失泄密應(yīng)急預(yù)案，發(fā)生失泄密要及時(shí)向有關(guān)部門報(bào)告，把失泄密的損失降到最小。要及時(shí)組織檔案保密檢查，發(fā)現(xiàn)失泄密隱患，及時(shí)堵塞漏洞，確保檔案秘密安全。
結(jié)束語
總之，檔案保密管理工作對(duì)于政府或者企業(yè)都有著關(guān)鍵性的作用，因此，在具體的工作中需要不斷加強(qiáng)檔案保密管理工作，上文針對(duì)檔案保密管理工作進(jìn)行了具體闡述，對(duì)于檔案管理水平的提高有著重要意義。
參考文獻(xiàn)：
[1]孔濤. 如何做好檔案保密工作之探究[J]. 辦公室業(yè)務(wù),2012,07:9-11.
為了認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和《實(shí)施辦法》以及《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》,進(jìn)一步提高檔案工作水平,大力開發(fā)檔案信息資源,更好地為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù),我們按照《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》要求,對(duì)機(jī)關(guān)不同類別和載體的檔案進(jìn)行了認(rèn)真檢查,系統(tǒng)管理,已做好了檔案工作迎檢各項(xiàng)準(zhǔn)備。現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告于后,請(qǐng)予以考評(píng)、驗(yàn)收。
一、基本情況
*鄉(xiāng)系*北大門,幅員20.11平方公里,轄9個(gè)行政村,65個(gè)村民小組,5134戶,20456人,鄉(xiāng)機(jī)關(guān)在職79人,其中,副科以上16人,內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)5個(gè),即：黨政辦公室、社會(huì)事務(wù)辦公室、經(jīng)濟(jì)發(fā)展辦公室、人口與計(jì)劃生育辦公室、財(cái)政所等。
二、機(jī)構(gòu)與組織管理
長(zhǎng)期以來,我們始終把檔案工作納入日常工作的議事日程,特別是《檔案法》頒實(shí)施后,我們堅(jiān)持牢固樹立檔案觀念,不斷增強(qiáng)檔案意識(shí),扎實(shí)抓好檔案工作,設(shè)立了綜合檔案室,配有兼職人員負(fù)責(zé)檔案工作。
為了進(jìn)一步搞好我鄉(xiāng)機(jī)關(guān)檔案工作,使其納入正規(guī)化軌道,今年初,我們把檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作納入全年工作計(jì)劃,作為機(jī)關(guān)文明建設(shè)的重點(diǎn)來抓。近年來,我們對(duì)照《四川省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》逐項(xiàng)逐條地進(jìn)行了嚴(yán)格的自查,現(xiàn)已具備機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理?xiàng)l件。
(一)完善了適應(yīng)本單位檔案工作發(fā)展的機(jī)構(gòu),建立了規(guī)范的綜合檔案室,做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)一機(jī)構(gòu),統(tǒng)一保管。
(二)鄉(xiāng)成立了以黨委書記任國(guó)為組長(zhǎng),黨委副書記、鄉(xiāng)長(zhǎng)郭青凱為副組長(zhǎng),內(nèi)設(shè)部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案工作規(guī)范化管理領(lǐng)導(dǎo)小組,加強(qiáng)檔案管理工作,并對(duì)內(nèi)設(shè)部門的檔案工作進(jìn)行了監(jiān)督,指導(dǎo),促進(jìn)了檔案工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。
(三)根據(jù)有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本單位實(shí)際情況,制訂了《檔案管理制度》、《立卷歸檔制度》、《檔案利用制度》、《檔案人員崗位責(zé)任制》等規(guī)章制度。
(四)配備了政治思想好,責(zé)任心強(qiáng),熱愛檔案工作,有一定業(yè)務(wù)能力,具有大專文化程度的兼職檔案工作人員負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案工作。
(五)認(rèn)真貫徹檔案工作的法律、法規(guī),把檔案工作納入了領(lǐng)導(dǎo)的議事日程,列入了有關(guān)人員的崗位責(zé)任制,建立了規(guī)范的檔案工作秩序。
三、基礎(chǔ)設(shè)施
(一)設(shè)置了專門的檔案室,面積15平方米。
(二)購置了檔案柜二組,能容納本單位20年左右形成的檔案,柜內(nèi)配有常年防蟲蛀藥品,基本達(dá)到了設(shè)施齊全,安全保障做到防蟲、防火、防盜、防鼠,確保檔案的完整與安全。
(三)購置了微機(jī)、電風(fēng)扇、消防設(shè)備。
四、業(yè)務(wù)情況
(一)根據(jù)機(jī)關(guān)行政單位的職能,制定了符合我鄉(xiāng)機(jī)關(guān)實(shí)際,較為詳細(xì)的“分類大綱”、“歸類范圍”、“保管期限”并按此付諸實(shí)施。
(二)對(duì)一些不規(guī)范的文件材料進(jìn)行整理、復(fù)制、打印、補(bǔ)缺。屬永久、長(zhǎng)期保存的文件材料歸檔年率98%以上,完整率達(dá)90%以上,準(zhǔn)確率達(dá)95%以上。
(三)所有檔案齊全,結(jié)構(gòu)合理,全部整理入柜沒有積存零散文件。
(四)案卷質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn),分類排列符合規(guī)范要求。
(五)對(duì)到期的檔案及時(shí)進(jìn)行了鑒定,嚴(yán)格銷毀手續(xù),未發(fā)生隨意銷毀現(xiàn)象。
(六)建立了分類檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,并能堅(jiān)持各種注冊(cè)、登記,做到了數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,帳實(shí)相符。
五、開發(fā)利用
(一)檔案管理人員責(zé)任心強(qiáng),熟悉保存檔案內(nèi)容,能積極主動(dòng)地提供利用,為領(lǐng)導(dǎo)決策、機(jī)關(guān)自身建設(shè)和業(yè)務(wù)工作提供大量依據(jù)。
(二)編制了《檔案目錄》、《卷內(nèi)目錄》等檢索工具。
(三)全宗卷內(nèi)號(hào)充實(shí),符合規(guī)范。
六、存在的問題
(一)專職人員檔案管理的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。
(二)辦公經(jīng)費(fèi)不充沛,查閱室不規(guī)范,檔案室面積較小。
關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；干部人事檔案管理；現(xiàn)狀分析
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
收錄日期：2015年8月28日
一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀
山東省機(jī)關(guān)事業(yè)單位目前仍沿用傳統(tǒng)的干部人事檔案管理辦法，按照干部管理權(quán)限，由主管的組織或人事部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，多數(shù)單位是由負(fù)責(zé)人事或政工工作的人員兼職管理檔案，未配備專業(yè)的檔案管理人員。干部人事檔案的保存仍然是紙質(zhì)檔案為主，檔案的整理仍局限于傳統(tǒng)的手工模式層面，尚未大規(guī)模采用現(xiàn)代化的電子技術(shù)手段建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致檔案管理成本較高，管理效率較低，重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象嚴(yán)重。在檔案審核和干部基本信息認(rèn)定方面，很多地方和單位仍沿用舊時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)，未能及時(shí)更新檔案管理人員的知識(shí)技能，導(dǎo)致某些干部的基本情況和個(gè)人經(jīng)歷等信息不準(zhǔn)確，甚至不真實(shí)。
2014年底，省委組織部下發(fā)了《全省干部人事檔案專項(xiàng)審核工作實(shí)施方案》，全面部署了針對(duì)山東省公務(wù)員、參照公務(wù)員法管理人員、國(guó)有企事業(yè)單位人員的檔案專項(xiàng)審核工作，重點(diǎn)審核干部的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份、家庭主要成員及社會(huì)關(guān)系等重要信息，尤其注重審核檔案材料是否涂改造假，干部基本信息是否真實(shí)準(zhǔn)確，對(duì)干部人事檔案的管理提出了更新、更高的要求。
二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理中存在的問題
（一）有關(guān)方面對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)程度不夠。一方面檔案管理部門及工作人員對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不充分。檔案管理工作常常被認(rèn)為僅僅是紙質(zhì)材料的裱糊裝訂整理工作，只要材料不泄露不丟失，做好日常保管工作就算完成任務(wù)。導(dǎo)致檔案工作常常處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)，用哪本查哪本，調(diào)哪本整哪本，大大降低了檔案的信息利用率和人事部門的工作效率；另一方面干部本人對(duì)檔案不夠重視。有些干部認(rèn)為自己沒有晉升空間，檔案對(duì)自己的作用不大，有的干部不知道哪些材料會(huì)入檔，因此填寫時(shí)態(tài)度較隨意，經(jīng)常有誤填漏填現(xiàn)象。殊不知檔案信息與個(gè)人的工資獎(jiǎng)金、福利待遇、勞動(dòng)保障、組織關(guān)系等密切相關(guān)，更關(guān)系到干部的晉升、調(diào)動(dòng)、退休等重要環(huán)節(jié)，具有法律效用。
（二）干部人事檔案管理力量薄弱，管理水平較低。人事檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、保密性、政治性很高的工作，看似不起眼，實(shí)則對(duì)從業(yè)人員素質(zhì)要求很高。既要具備較高的政治覺悟和責(zé)任心，又要有檔案工作和人事工作的經(jīng)驗(yàn)背景，還需要優(yōu)秀的判斷力和甄別能力。目前，很多單位的檔案管理人員都是兼任甚至是臨時(shí)工作人員，也沒有按照檔案管理要求配備專業(yè)的庫房和硬件設(shè)備，檔案隨意堆放在倉庫，或鎖在人事干部抽屜里。從業(yè)人員年齡兩極分化嚴(yán)重，大多沒有檔案管理的專業(yè)知識(shí)，上崗后也未受過系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，管理檔案僅限于整理裝訂編目等基礎(chǔ)性工作，對(duì)干部信息的甄別、審核、認(rèn)定等重要環(huán)節(jié)的工作力不從心。
（三）檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性有待提高
1、檔案材料填寫不規(guī)范，內(nèi)容不一致。干部人事檔案中最重要的內(nèi)容包括“三齡、二歷、一身份”，即干部的年齡（出生年月）、工齡（參加工作時(shí)間）、黨齡（入黨時(shí)間），學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷以及干部身份。在《干部履歷表》等需個(gè)人填寫的檔案材料中，經(jīng)常出現(xiàn)以上基本信息不按要求填寫、不同材料填寫的信息不一致的情況。例如：出生年月的填寫，有的材料填寫陽歷生日，有的材料填寫陰歷生日，還要通過萬年歷查詢確定是否能夠換算，給檔案審核和信息認(rèn)定工作增加了不必要的麻煩。
2、檔案中基本信息有涂改造假現(xiàn)象。隨著近些年干部人事檔案造假現(xiàn)象屢屢曝光，干部檔案的真實(shí)性問題成為關(guān)注焦點(diǎn)。有些干部早年因?yàn)槿雸F(tuán)、參軍或招工年齡不夠?qū)⒛挲g改大，工作后又將年齡改小；有些干部為了達(dá)到爭(zhēng)取提拔機(jī)會(huì)、延長(zhǎng)任期等目的借助職務(wù)之便將年齡改小、學(xué)歷改高，甚至將偽造的“三齡二歷一身份”材料存入檔案；有些人為了取得干部身份，采取“曲線救國(guó)”頻繁調(diào)動(dòng)，從企業(yè)到事業(yè)單位再到機(jī)關(guān)，一步步解決編制問題。檔案造假現(xiàn)象之所以層出不窮，一是因?yàn)檫`規(guī)成本低，發(fā)現(xiàn)造假一般僅是黨紀(jì)處理，甚至只是政治前途暫時(shí)受阻；二是因?yàn)槿狈m錯(cuò)機(jī)制，一旦發(fā)現(xiàn)問題，怎樣啟動(dòng)調(diào)查程序、由誰調(diào)查、怎樣調(diào)查，整個(gè)過程執(zhí)行起來隨意性較大，缺乏制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的流程。
3、檔案材料收集不完整、不齊全，與干部本人實(shí)際情況有出入。檔案材料內(nèi)容完整齊全，是干部人事檔案管理的基本要求之一，只有不斷充實(shí)完善檔案內(nèi)容，才能客觀地全面反映干部的真實(shí)情況。檔案的常規(guī)材料有干部履歷表、每年度的考核材料、工資材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料等，非常規(guī)材料有干部在職上學(xué)取得的學(xué)歷學(xué)位材料，職務(wù)職稱調(diào)整、調(diào)動(dòng)形成的材料，加入黨派的材料等。這些材料在制作、審批、收集、歸檔等任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會(huì)影響檔案材料的完整性。例如，學(xué)歷材料一般要有入學(xué)、上學(xué)、畢業(yè)三個(gè)環(huán)節(jié)的系列材料才算完備，有的干部檔案中學(xué)歷材料只有畢業(yè)生登記表或者畢業(yè)證書復(fù)印件，材料不完備導(dǎo)致學(xué)歷認(rèn)定工作較為困難。
4、檔案轉(zhuǎn)遞及材料收集過程中審核、把關(guān)不嚴(yán)格。干部人事檔案管理中會(huì)出現(xiàn)材料不完備、不真實(shí)的情況，大多由于檔案材料入口沒有嚴(yán)把關(guān)。一方面雖然管檔單位都會(huì)制定人事檔案管理制度，但是實(shí)際操作中往往執(zhí)行力度不夠，有些單位或部門在查閱借閱、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出干部檔案時(shí)，不出具介紹信，不辦理查借閱手續(xù)，不按要求填寫檔案轉(zhuǎn)遞單，不及時(shí)回復(fù)回執(zhí)單等，形成檔案管理漏洞，導(dǎo)致涂改、圈劃干部信息，抽取、撤換檔案材料的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；另一方面由于檔案管理人員業(yè)務(wù)不夠精通、經(jīng)驗(yàn)不夠豐富，在遇到干部提供入檔材料不完備、不準(zhǔn)確、不真實(shí)的情況時(shí)，或沒有能力判斷甄別，或當(dāng)時(shí)發(fā)現(xiàn)卻沒有及時(shí)處理，導(dǎo)致不合格的材料收入檔案，久之形成歷史遺留問題，給后續(xù)的檔案管理工作帶來一系列麻煩。
（四）檔案管理信息化程度不高，信息滯后，利用水平較低。傳統(tǒng)的干部人事檔案以紙張形式存在，由工作人員手工整理、裝訂、保管，在查閱信息、使用信息等方面存在很大弊端，人事檔案的信息服務(wù)也處于被動(dòng)、滯后的服務(wù)狀態(tài)。有些單位甚至沒有專業(yè)化的檔案庫房，更談不上配備信息化高技術(shù)人才、建立先進(jìn)的電子檔案信息庫。有些單位和部門分別開發(fā)了不同類別的信息庫，如黨員信息庫、工資信息庫、公務(wù)員信息庫、編制信息庫等，但是這些庫與庫之間資源無法共享，甚至由于數(shù)據(jù)更新維護(hù)不及時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)各個(gè)庫的信息互相矛盾的現(xiàn)象。因此，當(dāng)前干部人事檔案信息開發(fā)利用最大的難點(diǎn)在于能否開發(fā)一款可以整合信息、實(shí)現(xiàn)資源共享，方便更新維護(hù)、可操作性強(qiáng)的信息管理系統(tǒng)軟件。
三、解決干部人事檔案管理問題的對(duì)策建議
（一）提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，確保干部人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性
1、成立檔案管理中心，設(shè)置檔案管理專職崗位。由于干部人事檔案管理工作的高度專業(yè)性和保密性，建議機(jī)關(guān)事業(yè)單位以局為單位，設(shè)立檔案管理中心，將全局檔案統(tǒng)一收集保管，配備專業(yè)的檔案庫房、整檔工具以及實(shí)現(xiàn)電子檔案信息化所需的硬件軟件設(shè)施。設(shè)置管理檔案專職崗位，每千本檔案配備兩名專職人員，從事檔案的日常管理、更新維護(hù)、信息錄入等工作。在人員選擇標(biāo)準(zhǔn)上，必須滿足政治覺悟高、責(zé)任心強(qiáng)、工作作風(fēng)踏實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)條件，且最好具有人事工作或檔案工作背景。聘請(qǐng)專家對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案和計(jì)算機(jī)方面的上崗培訓(xùn)，建立一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。
2、嚴(yán)把檔案材料入口關(guān)，確保檔案材料及時(shí)收集、歸檔。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員入口管理中，對(duì)新增的人事檔案及散材料要進(jìn)行嚴(yán)格審核把關(guān)，按照干部人事檔案管理規(guī)范，把需要完備、需要補(bǔ)充的檔案材料及時(shí)通知到單位或個(gè)人，限期補(bǔ)充完整，否則不予歸檔。對(duì)于入檔材料的填寫規(guī)范和要求，應(yīng)當(dāng)制定詳細(xì)的填寫說明和模板，讓填表人員作為參考，同時(shí)應(yīng)強(qiáng)調(diào)入檔材料的重要性、與個(gè)人利益的密切聯(lián)系，引起足夠重視。審查合格的檔案材料要及時(shí)歸入個(gè)人檔案，防止散材料積壓過多造成材料遺失或誤放。與此同時(shí)，應(yīng)做好信息錄入工作，為組織和人事部門管理使用干部提供真實(shí)、準(zhǔn)確的個(gè)人信息。
3、建立良好的溝通渠道，確保人事檔案及檔案材料的轉(zhuǎn)遞順暢。檔案管理部門在與干部個(gè)人溝通時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)干部不愿配合查找原始資料或補(bǔ)充欠缺材料的現(xiàn)象，有的是怕麻煩，有的是認(rèn)為檔案不重要，缺材料也沒關(guān)系。這就需要檔案管理部門建立良好的溝通渠道，做好檔案重要性的宣傳工作，做好檔案保密工作，采取有效的溝通方式避免干部的抵觸情緒，說服其配合組織及時(shí)補(bǔ)充收集檔案材料。此外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理部門與紀(jì)檢部門、政法部門、教育部門等形成干部人事檔案材料的眾多部門的溝通協(xié)調(diào)，加強(qiáng)本單位內(nèi)部各工作機(jī)構(gòu)在干部人事檔案材料的形成和收集過程中的溝通協(xié)調(diào)，確保人事檔案及檔案材料轉(zhuǎn)遞順暢、收集齊全、歸檔及時(shí)。
（二）提高檔案管理信息化程度，建立電子檔案信息系統(tǒng)
1、做好檔案管理信息化前期準(zhǔn)備，即做好紙質(zhì)檔案的完善工作，這是建立電子檔案數(shù)據(jù)庫的依據(jù)和基礎(chǔ)。目前，山東省對(duì)干部人事檔案管理的要求是對(duì)檔案進(jìn)行二級(jí)分類，即將推行的電子檔案數(shù)據(jù)庫也將在檔案二級(jí)分類的基礎(chǔ)上進(jìn)行。
2、著手建設(shè)干部人事檔案數(shù)據(jù)庫。目前，軟件市場(chǎng)有很多新型信息管理軟件，應(yīng)該按照機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部管理的實(shí)際需求，引進(jìn)合適的軟件系統(tǒng)，并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，使之熟練掌握數(shù)據(jù)庫的操作、使用和維護(hù)。
3、加強(qiáng)人事檔案信息動(dòng)態(tài)管理，提高數(shù)據(jù)庫使用價(jià)值。檔案管理部門應(yīng)制定規(guī)范的工作流程，及時(shí)做好新增材料的分類、掃描、錄入，做好干部基本信息的更新，實(shí)現(xiàn)信息整合、資源共享，提高檔案管理工作效率。對(duì)于上級(jí)部門要求報(bào)送的信息和數(shù)據(jù)，加快統(tǒng)計(jì)上報(bào)時(shí)效性。
4、嚴(yán)格安全保密制度，迎接網(wǎng)絡(luò)環(huán)境挑戰(zhàn)。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守人事檔案管理的相關(guān)政策，對(duì)檔案資料的保密級(jí)別進(jìn)行細(xì)分界定，運(yùn)用計(jì)算機(jī)的加密功能對(duì)不同保密級(jí)別的信息進(jìn)行加密，做好防病毒工作，做好電子檔案材料和干部信息的備份與維護(hù)工作，確保檔案資料的安全和完整。
主要參考文獻(xiàn)：
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人事檔案是全面反映個(gè)人思想品德、教育背景、生活履歷、工作經(jīng)歷、所受獎(jiǎng)懲的文件材料，具有真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、完整性、機(jī)密性的特點(diǎn)。人事檔案的記錄必須確保真實(shí)可靠、內(nèi)容完整，同時(shí)還要跟隨個(gè)人的成長(zhǎng)發(fā)展而不斷豐富完善，而且人事檔案內(nèi)容涉及個(gè)人功過及隱秘信息，屬于黨和國(guó)家的機(jī)密，任何人不能隨意向外泄露。因此，人事檔案是全面、客觀地考察個(gè)人、選拔人才的依據(jù)，單位人事檔案管理工作具有重要意義。首先，人事檔案管理是人力資源開發(fā)的基礎(chǔ)。單位通過查閱人事檔案，才能對(duì)個(gè)人的能力和素質(zhì)做出基本判斷，為其安排合適的崗位，可見人事檔案管理是單位知人善任的基礎(chǔ)。其次，人事檔案的有效管理才能實(shí)現(xiàn)檔案的保存和使用價(jià)值。人事檔案的妥善保存關(guān)系檔案的真實(shí)性和完整性，單位人事部門必須對(duì)管理工作保持謹(jǐn)慎的態(tài)度，對(duì)生成的個(gè)人檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格審閱。檔案信息經(jīng)相關(guān)人員審核蓋章后，方可作為有參考價(jià)值的檔案文件，而人事檔案保存的目的也是為了更好地利用。最后，人事檔案管理關(guān)系人事工作的法律效應(yīng)。單位對(duì)人員的選拔、任用、評(píng)估、晉升都將生成對(duì)應(yīng)的人事檔案，因而人事檔案是單位對(duì)人員進(jìn)行職稱評(píng)定、為員工繳納社會(huì)保險(xiǎn)的法律依據(jù)。
二、人事檔案管理工作存在的主要問題
當(dāng)前單位人事檔案管理工作主要存在以下問題：第一，人事檔案管理工作重視不足。人事檔案管理常常被視為事務(wù)性的工作，單位領(lǐng)導(dǎo)主要關(guān)心業(yè)務(wù)層面的工作，認(rèn)為人事檔案管理只要保證日常查檔、不發(fā)生丟失泄密的情況即可。各部門對(duì)人事檔案工作表現(xiàn)出不關(guān)心的態(tài)度，填寫檔案表格時(shí)不認(rèn)真，信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性難以獲得保證。人事檔案管理人員也沒有對(duì)檔案資料給予嚴(yán)格審核，檔案資料不全、不及時(shí)歸檔的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。第二，人事檔案管理制度不健全。人事檔案管理是一項(xiàng)瑣碎、復(fù)雜的工作，涉及檔案資料的收集、整理、分類、編目、查詢、傳遞、使用等多項(xiàng)內(nèi)容，需要有專人負(fù)責(zé)，并保證工作質(zhì)量。有的單位只是照搬《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，而沒有建立具體的實(shí)施細(xì)則，因而缺乏對(duì)人事檔案管理工作的嚴(yán)格約束。有的單位即使建立了相關(guān)制度，但執(zhí)行過程往往流于形式。第三，檔案內(nèi)容不規(guī)范。由于單位對(duì)人事檔案管理工作未能給予足夠重視，檔案收集力度不夠，現(xiàn)有人事檔案內(nèi)容并不規(guī)范。例如，不少人事檔案僅記錄個(gè)人基本情況，對(duì)個(gè)人能力、信譽(yù)、業(yè)績(jī)等方面的資料反映較少，難以為人事工作提供有力依據(jù)；有的人員離職、出國(guó)，檔案卻沒有跟隨變動(dòng)，造成人員和檔案的分離。人事檔案信息的質(zhì)量不佳，也就不能發(fā)揮應(yīng)有的使用價(jià)值。第四，管理水平落后。不少單位開展人事檔案管理工作的環(huán)境并不理想，缺少先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，有的單位甚至沒有設(shè)立單獨(dú)的檔案室，這對(duì)檔案材料的保存極為不利。在現(xiàn)有的工作條件下，人事檔案檢索經(jīng)常依靠傳統(tǒng)的手工方式，檔案?jìng)鬟f速度慢，資料查詢不便，管理效率低。盡管各單位業(yè)務(wù)部門都在積極進(jìn)行信息化建設(shè)，但人事檔案管理信息化水平仍然不高。
三、人事檔案管理工作的完善對(duì)策