時間：2023-06-02 15:38:48
導語：在高效檔案管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
隨著科學技術日新月異，信息化已覆蓋經濟社會生活各個方面，檔案管理改革迫在眉睫。本文立足高校檔案管理工作在信息化大潮中的建設發展，剖析了高效檔案管理工作中的主要問題，提出了有針對性的改革建議。
［關鍵詞］
信息化；高校；檔案管理
1前言
隨著我國教育事業的深化改革、全球范圍內網絡信息化的不斷普及和飛速發展，高校系統的檔案管理工作面臨著前所未有的機遇和挑戰。如何能夠在競爭日趨激烈的信息化大潮中鼎立潮頭，化挑戰為機遇，實現突破式發展，是擺在高校檔案管理人員面前的一項艱難而又不得不去完成的考題，也直接關系我國高等教育事業的發展進程。因此，必須直面挑戰，攻堅克難，以時不我待的緊迫感抓好這項工作，加速實現信息化時代高校檔案管理改革。
2信息化時代高校檔案管理改革的重大現實意義
高校擁有大量的教學資源和研究成果，如何管理好、利用好這些資源，最大限度發揮高校檔案管理的資源優勢，需要以改革的雄心壯志認清形勢，全力推進。
2.1適應高校檔案管理工作新形勢的需要高校是傳播現代文化、傳承當代文明的重要載體，高校的檔案管理工作是挖掘高校自身文化積淀、總結高校發展歷史、凝聚高校發展共識、革新高校發展理念的重要渠道和必要方式。一方面，檔案門類目錄不斷增加，新式檔案日益涌現，內容上紛繁復雜，數量持續增多；另一方面，隨著電子政務日益普及，新式載體式樣增多、單個載體容量增大，管理不穩定性也隨之增加，亟需妥善應對。
2.2提升高校檔案管理服務效率和水平的需要高校集中了大量的現代前沿信息，是知識創新的重要基地。高效共享并發揮這些信息的功能，為學術研究和科技發展服務，為經濟社會發展服務，就要求檔案管理部門不斷加大網絡化和信息化建設，使之在資源提供方面功能更強大、使用更便捷、檢索更高效，真正使高校成為信息采集和輸出的先導平臺。
2.3提高檔案管理人員自身素質的需要科技的迅猛發展對檔案管理人員提出了更高工作標準。不學習就無法勝任工作，不改革就無法完成使命，改革迫在眉睫，不可懈怠。檔案管理工作者必須更新知識和技能，跟上時代步伐，使自身知識結構和能力結構全面適應新形勢新要求。
2.4節約資金支出和工作成本的需要紙質檔案收集、歸檔和監管投入比較大。推進檔案管理信息化，不僅能使辦公經費得以節約，特別是紙張使用和打印費用大大降低，而且可進一步縮減人員數量，降低勞動強度，提高工作效率，可謂事半功倍。
3當前高校檔案管理工作中的問題
3.1基礎水平參差不齊高校檔案管理體系構成繁雜，特點多樣，管理分散，可以說各具特色，參差不齊，各自為政，缺乏標準。各高校基礎情況和財力狀況不同，導致了各高校檔案管理無論是硬件配備還是軟件水平都不在一個統一的標準和平臺上，更無法實現高校間或高校與其他機構間的共查共享。
3.2隊伍建設相對滯后信息化條件下的檔案管理，需要的是復合型人才。科技的發展帶來了檔案管理操作難度和復雜度的上升，大量的計算機技術應用，讓一些高校從事檔案管理的“老人”無所適從，甚至自暴自棄。長期以來，檔案管理部門特別是高校檔案管理部門往往被扣以“冷衙門”的帽子，待遇不高、管理渙散、人員構成復雜，造成“老人不會干，新人不想干，高人進不來”的畸形局面。
3.3財政投入嚴重不足信息化時代高校的檔案管理工作，需要與之相匹配的電腦、掃描儀、打印復印等設備，完善的網絡基本保障和機要保密設施，也需要周期性的必備技能培訓，這些都需要充足的資金進行保障。目前很多高校設備老化不足，配置低端等問題嚴重干擾工作開展。
4加快高校檔案管理改革的思路對策
高校檔案管理的改革是一項系統工程，已時不我待。高校理應高度重視，真正拿出切實可行的改革方案，各方聯動，下定決心，大刀闊斧，全力以赴，方可實現。
4.1提高對檔案管理重視程度高校領導要切實把檔案管理工作提高到講政治的高度來認識、來落實、來保障，切實從思想上重視起來，從措施上強化起來。還要從組織體制上和制度設計上保證檔案管理工作的正常開展，定期聽取專項匯報，研究現實困難，全面清空發展障礙。
4.2推進檔案管理標準化建設高校領導要認真參考《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，制定出可操作性強的執行標準、評價標準和建設標準，制定出符合高校實際的具體執行規程和業務流程。通過大力推進檔案管理標準化、制度化和規范化建設，確保任何一項檔案管理業務都有據可查、有章可循、有的放矢。
4.3建設一支與檔案管理信息化改革相適應的人才隊伍一是傾力營造尊重人才的良好氛圍，保證庸者下、能者上；二是暢通人才進出渠道，避免將檔案管理部門辦成“養老院”；三是嚴格業務技能考核，確保步步緊跟當前信息化發展潮流；四是加大培訓力度，開闊眼界，增長本領；五是嚴抓工作監管，加強檔案管理人員工作紀律和保密意識教育。
4.4為檔案管理實現信息化提供充足的基礎投入一是按照防潮、防火、防盜、防竊密的標準配備好庫房和安保系統；二是建立高質量的網絡支持和數據支持系統；三是提供計算機、打印復印機等必要裝備。經費要切實做到年初有預算，使用有保證，專款專用，重點保障。
主要參考文獻
［1］張正強.電子檔案著錄的研究［J］.浙江檔案,2000（6）．
【關鍵詞】 后勤檔案 創新 管理
十八屆五中全會強調，實現“十三五”時期發展目標，破解發展難題，厚植發展優勢，必須牢固樹立并切實貫徹“創新、協調、綠色、開放、共享”“五大”發展理念。作為先進文化前進方向的高校，是創新工作的試驗田。高校后勤檔案管理保持與時俱進，開拓創新，以創新思維應用于檔案管理工作實踐，更好地適應新時期辦好中國特色社會主義大學根本目標的需要。
1 高校后勤檔案管理的重要性
高校后勤檔案既是高校檔案的重要組成部分，又是后勤一項重要的基礎管理工作。隨著高校現代化、信息化建設進程的加快推進，后勤檔案管理需要向信息、科技一體化管理機制轉型升級，檔案資源成為科技創新的重要動力源，檔案管理潛能深度挖掘，重要性愈加凸顯。
（1）高校后勤檔案是后勤管理、服務、基礎設施建設及后勤活動的直接記錄和信息資料來源。后勤檔案管理，既是學校的基礎管理工作之一，又是學校教學科研及師生正常學習生活的保證，也是對高校綜合管理水平的直接反映。
（2）信息時代對檔案管理提出了“檔案信息化”“數字檔案”等新要求。運用檔案管理軟件系統，把紙質文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數據庫中，實現檢索快捷方便，不僅可以提高經濟效益，而且還可以大大提高辦公效率，是智慧高校建設的需要。
（3）教學評估、申博、更名需要大量的檔案材料來支撐，為高校教學科研順利進行起到積極的輔助作用。
2 后勤檔案管理的現狀
高校后勤檔案管理功能重要，內容復雜，理應得到重視和強有力的發展，但是大部分依然停留在傳統的管理模式，存在以下方面的現狀：
（1）對高校檔案管理不夠重視。管理層對高校檔案管理的功能和地位認識不完整，往往認為檔案管理是后勤部門的事情，導致高校檔案管理工作往往處于學校發展的邊緣化位置。同時，從事高校檔案管理工作的人員在觀念上保存著很多傳統觀念，對信息化時代創新檔案管理的認識不到位。對檔案管理的相關規定，檔案法制意識認識不到位，直接影響了高校檔案管理的現代轉型。
（2）后勤檔案的存放仍然停留在過去傳統保存方式。檔案管理投入力度不大，導致軟件硬件設施建設落后，管理人員對現代技術技能掌握與運用能力低，材料保存和利用低。目前要求存檔的后勤檔案材料主要是存放紙質材料，沒有要求對已經完成的后勤項目、科技文件等遞交電子檔案，存放的電子檔案相對數量少。
（3）后勤項目檔案材料缺失和質量問題突出。因學校作為科學科研單位，對后勤項目的管理不夠精細，絕大部分完成后勤項目沒有歸檔，即使是代表學校實力的重點、重大后勤項目，后勤檔案材料嚴重缺失；在歸檔的后勤檔案材料中，也出現材料收集不完整，殘缺不全的狀況。
3 創新檔案管理的舉措
高校是進入信息時代的前沿陣地，后勤檔案管理工作的創新勢在必然。結合高校檔案管理的多重功能，創新思路，加大高校檔案管理信息化改革與發展力度，積極探索檔案管理在觀念上、機制上、功能上的創新，服務于高校發展和學校人才的培養。
3.1 觀念創新，提高檔案管理現代化水平
樹立后勤檔案是高校重要資產、獨有的信息和知識的觀念。從觀念和認識上，強化學校領導層、全校教師以及檔案管理人員對后勤檔案管理的地位和功能的認知和重視。從教學、科研、學校發展、學生管理、檔案管理本身等方面，宣傳加強高校后勤檔案管理重要性，引起學校領導層面對高校檔案管理信息化建設的重視。同時，引導高校檔案管理從業人員務必要主動拋棄傳統的教育手段和觀念，積極吸收、學習和使用信息化的管理理念和技術，提高自身檔案管理的現代化水平。
3.2 體制創新，使檔案管理適應科技發展的需要
（1）從制度和機構上，加大對高校后勤檔案管理管理的支撐。建立專門的高校檔案管理管理的統籌機構，促使校內各大部門之間的信息整合與共享，建立起長期、持久的協作共享共贏與協同創新的發展機制。
（2）建立科學的管理制度，理順后勤檔案的歸檔程序。督促適合高校實際情況的《后勤檔案管理實施辦法》的制定和有效實施，使檔案管理做到有制度可循。
（3）加大信息化管理投入。改善學校檔案管理信息化發展所需的軟件設備，包括提高互聯網的建設、管理軟件的提升、電腦系統本身的更換。學校在人員、經費、庫房、設備各方面給予保證，完善綜合檔案室的基本設施，配齊各種檔案設施設備，改善工作條件。
（4）建立合理的歸檔程序，適當實行課題組立卷歸檔，并從行政上給予大力支持。學校在相應的《科技獎勵實施辦法》中更加突出表明：對于完成的后勤項目、申請的專利、成果獎項等，嚴格把關，凡在后勤過程中產生的技術和成果材料必須立卷遞交歸檔，否則不予獎勵。
3.3 管理創新，全面提升檔案管理水平
（1）當前高校管理已經率先進入信息時代，切實做好檔案信息資源的開發利用工作。學校綜合檔案室要依托軟件系統，建立現代化的檔案管理程序，提升“科技管檔”水平。在確保科技機密和檔案安全的情況下，實行網上檔案信息資源共享、網上提交必要的電子檔案，網上查閱相關文件或資料，同時充分利用已有設備和資源，充分利用校務信息網，提高工作效率。
（2）對檔案文件要全面梳理檢查，規范檔案分類和排列，對重要文件和需要歸檔的案卷目錄全部錄入計算機，實現電腦微機化管理。
高校檔案是廣大教職工在長期教育教學工作、學校管理和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分。一個學校的管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色,往往可以從檔案中反映出來。從目前我國高校檔案管理工作的情況看,應上一個新的臺階,使高校檔案工作始終順應時展,為教學、科研事業服好務。
1.強化意識,健全機構
既要充分認識高校檔案的價值、地位、作用和意義,還要充分認識高校檔案現代化建設的重要性。如果對檔案信息服務及檔案工作的重要性認識不充分,就會影響檔案信息服務工作的深入開展。檔案現代化建設的好壞是衡量高校現代化水平高低的標尺,搞好檔案現代化建設,能促進高校的全面發展。在提高認識的基礎上,要切實轉變觀念,強化檔案意識,要以科學發展觀指導高校檔案現代化建設。加強檔案意識,增強服務意識,使檔案工作與時俱進。認真執行檔案法,強化法制教育,增強法制觀念,把檔案法制建設納入普法宣傳計劃。在國家的檔案法規和本校檔案管理制度的貫徹執行過程中,努力做到“三納入”,即在工作中,做到檔案工作納入學校的規劃和計劃、納入學校的各項管理制度、納入有關人員的職責范圍,并給予檔案工作以各方面的支持。
2.依法治檔,建章立制
法制化是做好檔案管理工作的基礎,要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本,實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化、檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革,只有堅持與時俱進,才能適應新形勢,開創檔案管理工作的新局面。因此,日新月異的形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的要求,檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化,檔案管理工作才能發揮應有的作用。
3.加強業務,提高能力
檔案管理工作水平的高低、質量的優劣,取決于檔案工作人員的素質。在加強政治思想教育和職業道德教育的同時,還應要求檔案員真正堅持“業務精通,愛檔如珍,維護歷史,兢兢業業,服務現實”理念。加強檔案人員自身業務建設,一方面積極參加檔案業務培訓,學習檔案專業知識理論,另一方面建立檔案工作網絡,選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業、默默奉獻的人擔任學校專職檔案管理員,運用現代化管理知識和先進技術設備提高管理水平,使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐,為學校教學、科研和其他工作服務。因此,加強檔案人員的業務能力(下轉第133頁)(上接第132頁)培養、提高檔案工作者素質,是加速檔案科技進步、推動檔案事業發展的關鍵。
4.穩定隊伍,改善條件
要采取切實措施,建立一支有較好政治、業務素質的相對穩定的檔案干部隊伍。專職檔案干部屬專業人員,與教學、科研、圖書管理人員同等對待,按有關規定,認真做好專業技術職務聘任工作。檔案干部中的骨干,一般不要輕易調動。檔案部門的經費,應列入學校預算,統籌解決。學校各職能部門要對與本部門關系密切的歸檔材料、設備,從學校經費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設備,以便于開展工作。檔案館(室)的庫房建設,應列入學校基本建設規劃,逐步改善工作條件,維護檔案的完整與安全。
5.注重收集,科學管理
學校檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據,搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎,也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學校文件材料收集整理,一方面,要根據事業單位檔案管理的要求,抓好上級單位發給本校的文件材料的傳閱和歸檔,定期對文件材料進行清理檢查,確保材料齊全;另一方面,要強化文書管理,抓好學校活動所形成的文件材料的收集,使“帳外”材料的作用得到充分發揮。對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯系的文件材料,檔案人員應及時查詢,保證這類文件材料的按時歸檔。檔案人員在復印文件材料時,對有價值且需要歸檔的文件材料應當留下原件,以備日后歸檔。同時,要按照檔案管理的要求,在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下工夫,做好檔案的編目、檢索、編研工作,建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料,及時、系統、完整地提供檔案利用工作的需要。
6.提供服務,開發利用
關鍵詞：檔案管理；問題；效率
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
引言
檔案管理是一個系統性的工程，在運作的過程中必將需要涉及諸多要素，同時也必將存在一系列的問題。當前我國檔案管理中客觀地存在著一系列的問題，這些問題都需要我們不斷地加以解決與處理。在解決問題的途徑與策略上必須要堅持科學、合理、有序的原則，同時國家的主管部門要統籌兼備，強化引導，構建交流平臺，從而有效地推動檔案管理工作的高效發展。
一、檔案管理工作中存在的主要問題
1、檔案管理制度缺失。關于建筑工程檔案管理的工作，我國政府在2001年的時候就頒布了兩部政策性文件，然而，有很多的建筑企業并沒有將檔案管理工作重視起來，政府所規定的一些利于規范項目建設的措施，很多企業并沒有照此實施，通常都是根據自己的想法開展工作的，檔案管理工作比較隨意，在施工建筑的過程中就容易出現混亂的情況。
2、檔案內容質量不合格。在工程項目的建設過程中，經常會因為檔案管理中出現的一些常識性錯誤，從而導致檔案內容質量不過關，主要體現在，第一，檔案材料的收集不齊全，很多施工項目上一些需要記載的信息和蓋章，經常會漏下；第二，檔案整理不規范，在日常工作中對檔案的不重視，就會出現文件遺失的情況，在后期的工作過程中需要用到的時候，就會用其他的類似文件去代替，用這種方式來逃避文件丟失的過錯，使檔案內容的質量嚴重下降。
3、檔案管理人才匱乏，專業素質參差不齊。很多的檔案管理人員由于自身的專業水平不到位，沒有經過專業知識的培訓，缺少相關的工作經驗，而且有的人還是身兼多職或者是順帶定崗的，甚至有的項目組完全就沒有設立檔案管理這項工作的負責人，所以嚴重缺乏對檔案管理知識熟練的專業人才。目前已有的檔案管理人員的綜合素質大都不一致，且對檔案管理工作的認識過于傳統，并沒有跟上現代管理的節奏，導致工作責任心的缺失，自然工作效率也不高。
4、歸檔完整率、真實性有待提高。大多數的施工企業沒有按照標準的國家規定的程序，對檔案的操作程序進行嚴格的管理和保存，同時還出現一些為了使項目看起來更加完善，很多工作人員采取美化問題的工作方式來編制管理檔案，這種做法嚴重的影響了檔案的完整性和真實性，降低了檔案本身存在的價值。
二、檔案管理的原則
首先，質量控制是指相關的檔案管理部門要對成為檔案相應的文件在規格、內容設計等方面提出相應的要求、標準，一定要運用科學管理方法，將大量的信息資料予以全面性的系統收集、整理、登記與編制，從而有效地控制檔案的質量。
其次，檔案管理的真實性控制是指我們在進行管理過程中一定要注重真實性的控制，尤其是構建相關的歸檔制度和質量檢查制度，從而實現檔案的有效監督與控制。
最后，全程控制就是指在管理的過程中應將文件的鑒定、整理、歸檔及檔案的各環節中的業務進行統一設計，統一資源的配置，并成立相應的監控小組以實現整體優化的管理目標。
三、如何規范檔案管理工作，提高檔案管理的效率
1、加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度
檔案管理人員的素質包括很多種，有服務意識、管理水平、專業素養等等，檔案管理人員要不斷加強自身的服務意識，了解檔案管理工作的重要性以及產生的作用。不斷加強自身的知識素養，學會結合現如今的發展趨勢，采用科學合理的管理方法，制定相適應的管理措施，將建筑工程檔案管理的工作做的更完善。另外，檔案管理人員要時刻關注國家政府以及相關部門制定的政策，將其運用的現實工作中。
2、加強施工管理，強化檔案材料編制工作
依照標準的施工檔案材料的編制方法，是建筑企業最基礎的工作能力。一個施工團隊在編制工程項目材料上出現問題，他就不具備承包工程的條件。工程檔案的真實性和完整性就在于編制過程中是否專業。施工企業應該要充分明確自己身上肩負的責任，提高檔案編制的規范性，對各個環節進行嚴密的檢查和監督，嚴格依照建筑工程檔案管理的真實性和完整性編制，為后期工作的順利開展打下堅實的基礎。
3、實現檔案管理的信息化發展
案卷質量的高低將會直接影響到檔案工作規范化、標準化的推進。實踐證明，案卷在材料的收集過程中能否做到準確、具體及系統性，都將影響我們檔案管理工作有效性的提高。隨著，互聯網信息時代的到來，各行各業都試圖利用這種新技術推動自身的發展。檔案管理工作也同樣如此，未來的檔案管理必將是以信息化模式為主體。目前，越來越多的案例已經證明傳統意義上的檔案管理已經暴露出其所存在的弊端，例如手工的收集、整編、管理與查閱上呈現出的工作量大、效率低、費時費力等問題。相反，實施信息化的檔案管理之后，我們的工作人員就可以從繁重的工作中脫身，而不在充當打字員與保管員的角色了。
結束語
在進行建筑工作檔案管理的時候，需要結合建筑工程檔案的真是情況以及管理人員的需要，主動的去整理和歸納一些需要的信息，這些都是需要在檔案中完整的呈現的，需要將這些信息整理統計成一份科學完善的報表，提供給管理決策人員作出科學的判斷，為項目工作的實施提供有力的保障。
參考文獻
[1]王振華.建筑工程檔案資料有效管理措施[J].山西建筑,2012,06:229-230.
[關鍵詞]高校；檔案資源；大檔案
我國高等學校在自身辦學的實踐過程中，毫無疑問，都會積累大量有關的檔案資源，如何對這些龐大的檔案資源進行有效的整合，是檔案管理部門面臨的重要任務。隨著我國高校的發展和其它事業的進步，檔案資源在高校管理工作中的重要性日益突出，然而目前我國的高校在檔案資源方面還存在一定的問題，嚴重阻礙著高校的健康有序發展。在信息化和網絡化的條件下，加快整合高校檔案資源，實行大檔案管理是目前迫切需要應對的問題。
一、整合高校檔案資源的重要意義
（一）推進高校事業的發展
檔案資源的管理工作與高校的事業發展有著緊密的聯系，高校的教育教學就是檔案資源的中心工作，通過將學校師生的檔案材料進行集中的分類和管理，能夠加快檔案集合體的形成，同時能夠將有特色和有價值的檔案資源提供給檔案的需求者。此外，高校的檔案資源與教學評估和學生就業等問題息息相關，只有將這些資源進行科學有效的整合，才能形成完善和系統的檔案庫，從而為學生和教師提供便利。不僅提高了檔案部門人員的工作效率，還推進了高校的檔案管理體制的完善和發展。
（二）有利于學生自身的發展
眾所周知，檔案資源不僅是高校的記錄冊，更是學校教師和學生自身的人生經歷書，檔案所與生俱來的權威性和真實性使它與其它資料區別開來，并且是其它資料所無法取代的。檔案對于高校學生來說，檔案是記錄他們生命軌跡的證明，對學生未來的工作和學習都有著重要的作用。因此，高校必須要加強整合檔案資源的水平。
（三）加快檔案服務的現代化
高校檔案資源管理部門在其自身的發展中，要始終以加快實現檔案服務的現代化為目標。在當今的信息時代，現代化技術已經成為高校檔案整合的前提，只有形成一個檔案信息資源的集合體，才能對檔案資源進行有效的管理。通過檔案信息資源的建設和使用，將會加快高校投入現代化設備的進程，從而有助于實現高校檔案資源的共享，最終有效解決高校的信息需求問題。這一點不僅能夠對高校的特色服務起到一定的推動作用，更能夠實現檔案資源的信息化和現代化。
二、目前高校檔案資源整合中存在的問題
（一）高校的檔案管理體制不完善
近些年來，由于高校招生的規模不斷擴大，且信息技術的不斷更新，高校的各類檔案資源越來越多，由于部分高校在檔案管理體制上存在一定的不足，導致了高校檔案資源利用率不高和資源的極大浪費。在體制上存在的原因首先是高校的檔案管理的職能不明確，在具體的檔案管理工作中未能真正落到實處。部分高校雖然在表面上承認檔案工作的重要性，但卻未能設置獨立的檔案管理結構。其次，高校檔案管理體制的單一性也限制著檔案資源的有效整合，不利于充分發揮檔案資源的作用。
（二）高校的檔案整體管理理念淡薄
由于高校檔案管理體制的不健全，使得高校的檔案管理缺乏統一的科學規劃和科學的管理理念。雖然目前大多數高校都具備自己的檔案信息管理系統，但是由于各個部門之間的管理職能不同，在很大程度上存在著較大的差異，從而使部門職能之間出現了分離的傾向，最終形成信息孤島。此外，高校的檔案部門與其它部門之間由于相互隔離，使得在檔案信息化進程中缺乏協調，從而造成信息建設的重復和資源的浪費。
三、在大檔案管理背景下不斷整合高校檔案資源的措施
（一）加強對檔案管理的整體認識
在大檔案體制的背景下，要想不斷提高高校檔案的整合水平，首要措施就是要對其進行整體的把握和分析。高校領導要牢牢樹立檔案資源是高校的第一信息資源這一理念，對檔案資源的重要性給予充分的重視，并且從自身的實際出發，對自身的檔案資源進行有效的整合和傳承。在對檔案資源進行整體的把握后，要把整合的目標進一步的明確，設置學校的特色資源，使檔案資源的利用率發揮到最大。
（二）提高檔案資源的管理水平
管理工作是高校進行有效整合檔案資源的關鍵，通過不斷加強檔案資源的管理水平，促進效益的提升，整合現有的資源。因此，在高效的檔案資源的整合過程中，首先就應該以檔案信息的管理作為出發點和落腳點，進而通過網絡信息化等技術實現信息的及時查詢和傳輸。此外，還應該將檔案信息資源的整合重點放在數據資源庫的建設上來，不僅能夠有效保護珍貴的檔案信息，還能實現最大程度上的資源共享。
（三）加大人才培訓力度
要想真正落實檔案資源的整合工作，還需要一支具備較高信息專業化素質的人才，隨著科技的發展和信息技術的日益更新，檔案資源的整合工作對檔案工作人員的素質也提出了更高的要求，需要不斷優化檔案部門的人才結構。因此，在推進檔案資源整合信息化的過程中，要加大對檔案業務和計算機業務復合型人才的引入，同時，對在職的檔案管理人員進行定期的信息技術培訓，切實提高他們的信息技術素養。
四、結語
綜上所述，加快對高效的檔案資源進行科學的整合，在大檔案管理體制下不斷推進檔案資源，是完善高校管理體制的重要舉措，有助于高校的提高學科教育的同時不斷深化管理制度。總之，面對大檔案的管理體制，如何對檔案資源進行有效的整合是高校檔案部門需要面臨的一個挑戰。筆者相信只要在檔案管理的過程中，始終做到統籌兼顧，積極發揮創造性和主動性，就能夠對檔案管理中存在的問題做出相應的解決。
參考文獻：
【關鍵詞】高校消防工作 檔案管理 利用
消防檔案是在消防安全管理工作中直接形成的文字、圖表、視頻、聲像等真實的歷史記錄，是消防安全管理工作至關重要的依據和信息資源。在消防工作中，消防檔案管理是其不可或缺的基礎性工作，其管理和利用水平的高低直接影響到消防人員對各類火災救援和事故處理質量的好壞。當前，高校消防工作檔案管理和利用仍存在諸多問題，如消防檔案管理重視不足，管理模式過于陳舊；消防檔案管理制度不完善，管理設施不齊全；消防檔案管理手段落后，管理人員素質偏低。面對這些問題，我們應該積極應對，盡快解決。首先要高度重視，加強高校消防工作檔案的有效管理與合理利用，具有先進的管理理念，努力學習專業知識，提高業務水平，強化綜合素質，建設一支高素質、高水平、高能力以及具有創新精神和探索意識的消防檔案管理人才隊伍，從而確保消防檔案的安全性，提高消防檔案管理質量，推動高校教育事業的健康發展。
一、高校消防工作檔案管理存在的問題
（一）消防檔案管理重視不足，管理模式過于陳舊
當前，高校各大院校并沒有高度重視消防檔案管理工作，消防檔案管理意識淡薄。有些消防檔案管理人員認為，消防檔案管理工作是好是壞，對單位發展不會有很大影響，其責任應該在于單位消防安全責任人，他們只要盡職盡責值好班，無火災事故發生就可以了，從而導致他們在實際工作中消防安全意識不強，工作不e極，缺乏主動性。此外，許多高校消防檔案管理工作仍過多沿用傳統單一的管理模式，“為保管而保管”，以案卷不丟失為原則，僅僅只對消防滅火器進行簡單的數量統計，未能配備相關的專職人員對消防檔案進行有效管理，因而難以使消防檔案發揮其應用的利用價值和作用。
（二）消防檔案管理制度不完善，管理設施不齊全
就目前來說，高校消防檔案管理制度不夠完善，消防檔案立卷、借閱、保管、利用以及歸檔等環節缺乏明確統一的規定要求，管理措施缺乏規范性，從而致使消防檔案管理工作無章可循，無據可依，難以真正落到實處。另外，許多高校消防檔案管理設施不夠齊全，未能配備專門的消防檔案庫和檔案柜，致使消防檔案堆積擱置，材料信息收集不全，即使有檔案庫，其消防檔案管理室的基本硬件設施不健全，不具備基本的防水、防潮、防火、防電、防盜、防損壞等“六防”條件，因而不利于消防檔案的保管和利用。
（三）消防檔案管理手段落后，管理人員素質偏低
當前，高校消防檔案管理方式過于落后，傳統的手工登記、人工查詢管理方式仍占主導地位。管理人員缺乏先進的管理理念和現代化管理技術手段，導致消防檔案管理工作的嚴重滯后，大大降低了消防檔案管理工作效率。與此同時，許多高校對消防檔案管理人員培訓不足，導致他們專業知識不強、安全防范意識不足、業務水平不高、管理能力不夠的現狀。加之，部分消防檔案管理工作者職業責任心不強，業務上不精益求精，缺乏知識更新的主動性和自覺性，導致他們專業知識老化，知識面較窄，缺少創新意識，從而影響了消防檔案管理人員綜合素質的提高。
二、高校消防工作檔案的有效管理和利用措施
（一）完善管理制度，確保高校消防檔案管理工作的有序開展
消防檔案管理是高校消防安全管理工作中不可或缺的基礎性工作，要加強消防檔案管理必須進一步完善消防檔案管理體系。一方面，要根據《中華人民共和國消防法》和《中華人民共和國檔案法》制定消防工作檔案管理制度，明確消防工作檔案管理的責任部門、責任人以及相關工作職責，力求將消防檔案管理工作真正落到實處，從而推動高校消防檔案管理工作的有序開展；另一方面，要注意把消防檔案管理作為消防安全管理的一個重點來抓，并將消防檔案管理制度和有關規定要求納入日常的績效考核辦法之中，最大限度地增強高校廣大教職員工和學生的消防安全意識。要不斷健全消防檔案工作考核檢查制度，對于消防檔案的立卷、借閱、移交、保管、保密 、利用以及銷毀等各個環節都應做到可規可循，有據可依，從而規范消防檔案工作秩序，使之形成良好的運行機制，確保消防檔案安全。
（二）推行科學管理，提高高校消防檔案管理水平和實效
當前，高校消防檔案管理和利用仍存在傳統的“為保管而保管”“只保管不利用”的陳舊落后管理思想。隨著高校教育事業的快速發展以及現代科學技術的不斷進步，傳統單一的消防檔案管理手段和形式已難以適應當前高校消防檔案安全管理的發展需要。面對這一現狀，我們應該把握好以下幾點：一是要做到與時俱進，及時轉變管理理念，注意將先進的管理技術和設備設施引入到具體的消防檔案管理工作中，借助現代化的管理手段，推行科學化管理，加強消防檔案管理應用系統建設，逐步將消防檔案形成載體從紙質、圖片、聲像、光盤轉變為消防檔案管理信息系統應用，并安排專人管理操作，從而充分發揮消防檔案的利用價值。二是要充分利用信息化檔案管理軟件，有目的、重點、有針對性地將現有消防檔案信息數字化，把現存的消防檔案案卷目錄轉化為機檢數據，并通過設置防火墻、數據備份和加密等多種安全防護措施，防止消防檔案信息的丟失和泄露，以確保消防檔案的完整性、保密性以及安全性，從提高高校消防檔案管理水平和實效。三是要充分借助校園網絡，在高校校園網的信息平臺上創建消防檔案管理網站，將其作為宣傳高校消防檔案工作、開展消防檔案信息服務的重要窗口，并提供一定的網上查詢和使用服務，從而進一步加大消防檔案管理力度，提高消防檔案管理和利用水平。
（三）加強培訓，提高高校消防檔案管理人員綜合素質
（赤峰學院 成人教育學院，內蒙古 赤峰 024000）
摘 要：隨著社會的飛速發展，高校成為社會人才的主要輸出地.高校的發展影響著社會的發展，隨著高校改革的推進，對高校的內部的管理十分的必要，檔案管理包含于其中.本文分析了高校在檔案管理的過程中存在的漏洞，并根據知識管理采取有效的應對措施.
關鍵詞 ：知識管理；高校；檔案管理
中圖分類號：G270文獻標識碼：A文章編號：1673-260X（2015）02-0133-02
我國檔案管理的發展歷程，最初為實體檔案管理，只要是通過以文件的形式進行檔案的記錄，進而進行整理、歸檔和保存；其次是信息檔案的管理，主要運用現代計算機技術，將檔案進行數字化管理；知識管理主要是將檔案、檔案管理人員、用戶進行統一的管理，不僅節約人力和物力，其效果十分的顯著.目前我國許多高校主要運用前兩種管理模式，效果不佳，跟不上高校的發展需求.高校也在積極的尋找提高檔案管理的方法，知識管理的出現，解決了這一難題.知識管理主要是通過建立一個從量化向質化轉變的知識系統，把組織里的所有知識進行循環運用進而知識的再生，不斷的積累，不斷的再生成.隨著社會經濟的飛速發展，信息技術的快速傳播，人們對知識的需求量增大，要求高校根據本校的情況對檔案管理進行一定的改進，是檔案管理能夠滿足廣大師生及社會人員對知識的需求.高校的檔案管理從傳統的管理向知識管理轉變，是高校發展的需要，也是社會發展的必然要求.
1 知識管理的概述
1.1 知識管理的定義
知識管理是一種靈活的管理模式，將知識和人合理的融合在一起，知識豐富人的世界，人豐富知識的內涵.知識管理是一個新銳的管理理念，不同于一般的管理，知識管理主要運用以西結的管理手段，創造出新的知識，達到知識的升華.
1.2 檔案知識管理的概念
檔案的知識管理就是在對檔案的管理當中引用知識管理的相關理論，在原有檔案實體和信息管理基礎上，注重對檔案系統內外的知識流的構筑與管理，建立以檔案利用者滿意為中心的檔案知識服務體系[1].檔案的工作人員在工作當中的重心也有所轉變，從原來的實體保管者轉變為知識的提供人員.把數據庫變成知識庫，把傳遞數據變成知識的傳遞.
1.3 高校檔案管理引用知識管理理論的重要性
高校的檔案管理中，引用知識管理對高校而言，是一種新的突破.首先，高校檔案知識管理，可以使檔案的管理范圍從小變大.實體管理注重的是歷史資料的整理和保存，把檔案和其他資開，極大地限制了知識的發展和延伸.運用知識管理，擴大檔案信息量，構造出一個豐富的知識庫.其次，通過知識管理可以提高檔案的內涵和其使用價值.實體管理和信息管理注重管理而忽視利用，檔案館只能提供一般性的知識服務，工作效率低.引用知識管理之后，可以利用知識管理中的先進管理手段，為用戶提供更加全面的服務，從而提高知識的價值和促進人才的培養.
2 當前高校檔案管理的現狀
2.1 信息載體繁多
隨著信息技術的發展，高校運用先進的信息技術進行檔案管理，檔案的載體有很多種，除了數字化的信息檔案，還是紙質版的文檔.在進行管理的過程中，如不能及時的整理，極易造成資料的丟失.文檔載體的繁多成為高校在進行檔案管理當中需要解決的一個難題.高校在對檔案的管理進行多次的嘗試，加大了人力和物力的投入，仍不能解決問題.
2.2 服務效率低
高校的檔案的服務對象一般為學校的領導和高層，為教職工和學生提供的服務不多，這不利于校務的建設.目前很多高校的檔案管理主要依賴于人工查檔，工作效率低，如若遇到數量較大的查詢，服務質量較低.因此，高校的檔案只能為學校的領導和高層所服務.此外，高校的檔案管理僅僅停留在初級的存檔、歸檔，未能對檔案進行進一步的開發和利用，導致在查檔時只能查到原始的資料，檔案的利用率低.
2.3 管理意識弱
目前，很多高校在進行檔案的管理，多為材料的簡單整理和歸檔，有時由于人手不足、資料過多而造成不能及時的將資料進行合理的歸檔，造成材料的積壓而導致丟失.檔案管理工作未能得到應有的重視.隨著高校校務的信息化和自動化的應用，檔案管理的工作人員必須在思想上和技術上有所跟進，把檔案資料當中的電子資料和多媒體資料進行合理的歸檔.然而很多檔案未能按照高校的檔案管理制度進行相應的歸檔.高校的檔案制度為了與時俱進，有些高校仍沿用舊的檔案管理制度，管理制度漏洞百出，造成重要資料的丟失.
3 高校檔案應用知識管理的重要性
3.1 擴大和加深檔案管理
高校在對檔案進行管理的過程中，不但要注重已有的資料的一般管理，還要對其進行進一步的整理，其中，可以運用知識管理.知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識納入管理范圍，并將不同載體形態的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系[2].
3.2 提高服務水平
高校在進行管理的過程當中，要嚴格遵循知識管理的有關要求，對學校的檔案信息進行整理，去除糟粕，留下精華.并且深入挖掘當中有價值的信息，進行有效的重組，豐富知識的內涵，提高檔案信息服務的水平.
4 知識管理高校的檔案
知識管理是高校進行檔案管理的一種必然趨勢，推動我國高校檔案管理的發展，有利于向高校的師生傳遞更多有用的知識.檔案管理的創新是當前高校必須注重的工作，只有如此，才能提高高校檔案管理的水平，從而提高高校的管理水平.
4.1 知識的合理獲取
高校檔案知識管理的起點是知識獲取，無論是對檔案的內部還是外部，必須不斷的收納新的知識和更新舊的知識，才能真正的提高知識管理的成效.所獲取的知識一般有兩種狀態：顯性和隱性.顯性知識主要包括各類公文、各類有關教育教學的法律法規、教師的個人信息等均以各種形式納入檔案當中.隱性知識需要通過觀察、溝通、模仿等方式，掌握教職工的隱性知識，比如思維模式和特殊技巧，從而把這些隱性知識以記錄下來并加以保存，使隱性知識顯性化.高校的檔案知識管理，顯性知識和隱性知識都要重視.要重視教職工的隱性知識的獲取，在學校的組織當中，教師是中心，對學校的組織有著重要的影響.所以學校可以通過開展各類研討會等方式獲得教師身上的隱性知識.
4.2 知識的合理共享
知識共享是知識管理當中的重要組成部分，知識共享首先要把內部的知識進行積累和整理之后，以管理工作為傳輸管道，那知識傳輸給每一個檔案管理人員，最后將知識傳輸到整個學校組織當中，最終完成外部信息的整理工作.當前許多高校的檔案在管理當中嚴重缺乏溝通，不同的檔案管理部門都建有本部門的數據庫辦公軟件，各自獨立運行，信息得不到有效傳遞.所以，高校要對檔案館進行重組管理，營造良好的管理氛圍，讓檔案的各個部門進行良好的交流與合作，傳遞新的知識和信息，豐富組織知識，有利于知識的共享.知識管理的最終目的在于知識服務，如果高校能夠知識管理的信息系統，將學校的各個部門的創新成果進行共享，豐富組織知識和增加知識的價值.
4.3 知識的合理儲存
高校檔案管理就是對相關信息和材料的整理被保存，對于所保留的資料的選擇和保存時間的長短，需要檔案的管理部門對資料進行詳細的分析和研究從而得出結論.建立標準化的知識存儲是知識管理的重要特點.例如，將教師觀摩的經過以視頻的形式保存下來，并將其整理納入檔案當中，為將來的教師培訓提供材料，拓展學校教學的途徑.
4.4 知識的合理利用
知識來之不易，為了能夠充分發揮知識的作用，檔案館內的知識要運用各種方法把檔案內的知識進行有效的發揮，提高高校檔案在高校發展過程中的作用，有利于高校在管理方面的開拓創新.高校作為知識的集中營，高校的師生都希望可以獲取更多的知識并掌握.所以，高校的檔案館要向師生開放，熱情為師生服務，提高檔案館知識的利用效率.同時，在交流當中，檔案館的工作人員可以從中獲得新的知識，并且將之納入檔案當中，進行科學的分類和整理，形成新的檔案知識.
知識管理的最終目的在于知識服務，如果高校能夠知識管理的信息系統，將學校的各個部門的創新成果進行共享，豐富組織知識和增加知識的價值.
4.5 提高檔案工作人員的素質，創新服務方式
高校的檔案知識管理，最主要的目的是為了提供更加良好的服務.為了使檔案的服務質量更進一步，檔案館不僅要加強其服務系統的建設還要大力提升檔案管理人員的管理水平[3].檔案工作人員是檔案管理的重要組成部分，其決定了高校檔案管理的水平以及利用的效率.所以，提高檔案工作人員的整體素質非常的重要，對管理團隊進行重新整合，加強培訓，讓檔案管理人員進行學習和思考，并且從中學習新的知識，加強隱性知識的創造能力，并且能夠熟練的使用信息技術進行高效的管理，從而提高檔案管理的工作效率.
高校要建立相應的獎勵機制，把檔案工作人員的績效和知識管理運用的熟練程度與其個人的福利、職務的晉升以及評職相聯系，調動檔案人員的工作積極性和主動性，激發他們的事業心和責任心.
4.6 建立相對應的評估機制
建立相對應的評估機制，是高校在運用知識管理檔案過程中需要重視的環節.高校運用知識管理主要是為了能夠提高檔案的利用水平，從而造福全校師生乃至整個社會，所以必須要建立相對應的評估機制來提高知識管理的水平.評估主體應該是使用該資源的所有人員，評估體系力爭全面、客觀、公正，并在實踐中不斷改進，以適應新形勢和新需求[4].建立適用于檔案管理的相關評估機制，從而提高高校的檔案管理水平.
5 結束語
如今的知識經濟時代，只有創新才不被社會所淘汰，才能在激烈的競爭當中站穩腳跟.傳統的高校檔案管理已經不能滿足當前高校發展的要求，對檔案的管理已不再局限于檔案的憑證和參考的價值，更多的是要發揮檔案的組織知識創造利用等方面的價值，并且利用檔案里的知識再進行重組，創造出新的知識.
高校的檔案管理要改變過去的管理方式，運用知識管理，提高高校的檔案管理的效率和質量.從根本推進我國高校檔案管理工作的發展.
參考文獻：
〔1〕楊菊洪.基于知識管理的高校檔案管理研究[J].科技情報開發與經濟，2011（01）:145-147.
〔2〕閻明.基于知識管理的高校檔案管理研究[J].中國管理信息化，2011（11）:74-75.
關鍵詞：電子檔案；高效管理；電子檔案利用
Abstract: this article from the current of electronic file management, and analyses the main problems of electronic file and the main utilization way, points out that the well of the archives management of the electronic measures.
Keywords: electronic files; Efficient management; Electronic files using
中圖分類號： G271文獻標識碼：A 文章編號：
一、電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統的紙質檔案相比，其查詢效率和查詢準確率是紙質檔案無法可比的。然而，電子檔案的操作管理利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發揮管理的功能才能充分展示其優越性。當前，關于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1、提供拷貝。拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態，確保其使用過程中的權威性。作為檔案部門，當向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。
2、通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網絡傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數字通信或互聯網絡來實現。
二、電子檔案管理存在問題
我國房產管理檔案信息化應用總體上還處于初步發展階段。這一現狀與實現電子化數字化管理的要求不太適應，與迎接知識經濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現在：
1.房產管理檔案軟件沒有信息集成管理功能，缺乏溝通和通用性
各地檔案館、室使用的計算機型號、系統軟件各異，開發的管理軟件不能互用，著錄標準不同，沒有統一的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領導決策，也不便于編研，這制約了檔案信息電子化、數字化的進程。
2.建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄
各城市檔案信息系統和網絡建設形式、深度不同，規范性、開發性、服務性、共享性較差，建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄，不能適應電子檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。
3.電子檔案的標準化、規范化工作有待提高
檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業務水平發展的不均衡，案卷質量不高，特別是各類房產管理登記檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。此外電子檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了房產管理檔案信息工作電子化的應用和推廣。
4.檔案信息管理人員的素質有待提高
實現檔案信息電子化，首先要有具有現代化知識的人，管理人員要有較高的專業知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中電子檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、做好電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。
1、建立檔案利用制度，整合各類檔案資源
要建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網絡技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創新檔案管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍。
2、規范檔案利用方式，避免不可挽回損失
一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監控下進行。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。
3、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整
所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔。“雙套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現代信息技術，熟練運用電腦及現代通訊技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應該實行“雙套制”，哪些不應該實行“雙套制”。只有根據各個檔案的內容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現對重要信息的完整保存。
4、加強工作人員管理，提高檔案保護意識
必須加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。
隨著我國高等學校招生規模的不斷擴大，高校檔案的數量出現了大幅度的增長，高校檔案管理工作面臨著巨大的挑戰和壓力。在計算機技術和數字技術的發展背景下，高校檔案的記錄載體和錄入方式等都發生了很大的改變，高校檔案管理工作的方式方法更需要進行策略創新。在新的時代背景下，高校檔案管理工作如何實現現代化建設，提高其服務學校建設和社會發展的重要職責，是我們當前需要深入研究的問題。
一、高校檔案信息的數字化建設
高校檔案是對高校教學科研、學校管理工作的記錄，其本質是對上述內容的信息描述，而進行檔案信息的數字化建設，則要不僅要考慮到檔案的信息屬性，更要高度重視檔案的數字化載體建設問題。加強高校檔案信息的數字化建設，根本是實現了檔案信息的記錄載體創新，回顧檔案記錄載體的發展路徑，主要從甲骨、金石、竹簡，最后進行到了當前主要存在的紙質媒介。然而，傳統的紙質媒介記錄檔案信息的弊端逐步體現出來，比如錄入工作通常是人工抄寫，需要花費較大的物力、人力，而且在這種高強度的勞動面前，檔案信息管理的準確性也容易受到影響。此外，紙質媒介的物質屬性特殊，即紙張易黃、易粘、易脆。在這種背景下，數字化檔案信息的載體形式得到重視，而且其有效的克服了傳統紙質檔案的不足之處，不僅僅是節省了寶貴的人力、財力和物力，而且大大提高了檔案管理的效率，提高了便捷性。進行高校檔案信息的數字化建設，主要從三個方面入手，一是館藏檔案的數字化建設，二是對現行電子文件的收集歸檔，三是利用存儲介質建立專題的檔案數據庫。這幾種措施能有效完成高校檔案的數字化建設，通過一定的查閱平臺軟件，可以為用戶提供非常便捷的應用體驗。
二、高校檔案管理的信息化建設
加大高校檔案管理工作，需要加強對現有管理方式的創新，結合當前信息技術的大力發展，實施高校檔案管理的信息化建設成為一個較好的抓手和途徑。隨著教育教學改革的深入發展，各高校也在不斷深化教育教學改革，各種新的辦學模式不斷涌現，管理環節出現的新事物、新問題、新內容對檔案信息資源開發利用的速度和效率的需要越來越高，檔案信息資源的利用主體越來越多。在這種新形勢背景下，高校檔案管理工作人員更需要加強工作創新，更新工作觀點，提高創新水平和工作能力。而進行高校檔案管理的信息化建設則是當前高校檔案管理進行服務方式創新的重要體現。依靠高校檔案管理的信息化建設，可以有效提供檔案管理的服務效率，比如在其分類、查閱等比較繁瑣和復雜的工作中，高校檔案管理信息化可以發揮重要價值。通過檔案信息管理系統的建設，可以比較高效、及時、便捷的為學校檔案需求人員提供服務，而且能通過分類設置，有效滿足不同群體的檔案需求，從而有效實現檔案信息的資源共享。
三、高校檔案管理的文檔一體化建設
檔案管理的理論研究表明，實施檔案管理工作一體化是未來檔案管理發展的一個新趨勢，是當前高校檔案管理工作邁向現代化建設的一個重要機遇。根據文件生命周期理論可知，每一份檔案文件都有一個生命周期，主要是指從檔案文件的產生，到這些文件真正轉化為檔案保存，最后到檔案文件失去存在意義而逐步消失的整個發展過程。這一理論的基本含義可概括為是從現行文件到檔案是一個比較完整的運動周期，而這一整個運動周期所引其的特點和作用不同而區分為不同的運動階段，針對各個不同運動階段的特點，應采用相應的管理方式。根據文件生命周期理論，我們要充分發揮其在檔案管理工作中的實踐價值，有效提高高校檔案工作者的工作能力，通過把握好文件轉化為檔案全過程的規律及各個階段的特點和作用，以便更好更科學地開展對文件和檔案的管理工作。文檔一體化建設，并沒有全面否定各個不同運動階段的管理特性，而是要根據這些特點，充分應用到檔案文件的歸檔、立卷、和卷內目錄生產等不同流程中。
四、加強檔案信息資源的全面整合
為切實提供高校檔案管理的服務效率，提高對現有檔案信息資源的利用成效，需要我們切實加強檔案信息資源的有機整合，提高綜合利用水平。通過建立統一的分類原則，完成檔案信息“一條龍”服務系統，按照最大程度地方便廣大教職工利用檔案的原則，建立檔案“一條龍”服務，實現檔案服務透明、快捷、方便、高效的目的。進行檔案信息資源的有機整合，需要切實堅持三個基本原則，一是要實施統一業務領導制度，二是要建設統一分類管理辦法，三是要進行統一管理制度的規范，科學整合區域內不同領域的檔案資源。在進行統一業務領導方面，需要使用檔案資源流向調整、檔案資源分類歸屬等舉措，有效形成以檔案管理部門為主體、各主管部門配合的高校檔案資源建設監管體制，變專業檔案的多頭管理、分散保管為綜合檔案館的集中統一管理，最大限度地優化配置檔案資源。最后，對于檔案管理人員來說，更要始終堅持以人為本的服務理念，積極高效的滿足高校需求和社會用戶的個性化需求，切實發揮高校檔案管理的特殊服務功能。
五、結語
總而言之，伴隨著我國高等教育事業的迅速發展，提高高校檔案管理工作水平成為一個重要議題，加快高校檔案管理工作的現代化建設也是新時期對檔案工作的最新要求。檔案信息的數字化、信息化和檔案工作的網絡化以及檔案的一體化等，都是當前檔案管理的現代化探索。未來的高校檔案管理工作中，還需要不斷創新，加大工作力度，努力實現高校檔案管理工作的現代化、健康發展。
參考文獻
[1]劉筱筠.論高校檔案管理的信息化[J].科技情報開發與經濟，2010，09：186-187+189.
[2]張曉華.試論高校檔案管理現代化[J].四川檔案，2007，05：18-19.