時間：2023-06-11 08:58:52
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關鍵詞：企業；管理者；溝通協調能力
溝通協調是指管理者在日常工作中妥善處理好上級、同級、下級等各種關系，使其減少摩擦，能夠調動各方面的工作積極性的能力。一個優秀的管理者，要想做到下級安心、上級放心、同級熱心、內外齊心，必須要有良好的溝通協調能力。同志在天津和高校畢業生、失業人員等座談時講到“做實際工作，情商很重要”，充分表明了溝通協調能力的重要性。良好的溝通協調能力是企業管理者在實際工作中應該具備的基本能力之一，它不僅能夠融洽企業內部的人際關系，推動工作順利進行，而且關系著全社會的和諧穩定。
一、企業管理者要深刻認識溝通協調能力的重要性
提高溝通協調能力，是當前貫徹落實黨的群眾路線的應有之義。群眾路線要求我們一切為了群眾，一切依靠群眾，從群眾中來，到群眾中去，就是要說百姓話、做百姓事，用甘當小學生的精神與群眾密切溝通與交流。只有經過充分誠懇的交流，才能夠真正了解群眾的所需所想，為群眾服好務。在這個過程中，企業管理者只有善于溝通、善于交流，才會得到廣大企業職工的認可與尊重、信任與支持。良好的溝通協調能夠在企業單位內部形成融洽的人際關系，增強團隊的凝聚力，保證工作順利進行。研究表明，70%的現代管理工作都是在進行協調溝通，溝通不暢已經成為導致管理障礙的主要因素。企業領導者和企業員工溝通協調能力的高低，直接決定了企業運行的協作程度和整體效率。在企業日常運行工作中，要做到政令暢通、令行禁止，就必須確保企業內部、各個部門、企業員工之間的溝通協調有序進行，否則便會造成生產效能低下、執行力不足等不良后果。
提高溝通協調能力，是企業管理者樹立良好形象的有效手段。妥善處理好企業內部各種關系，科學及時化解企業內部出現的各種矛盾，就需要我們以身作則，樹立良好形象，是管理者素質的綜合反映和具體體現，員工接受管理者的教育和管理，不僅要聽其言，更要觀其行。要增強管理的權威性和說服力，必須以身作則，樹立良好形象，增強自身的公信力，進而有效引導企業內部良好風氣，積聚社會正能量，使社會主義核心價值觀得到充分彰顯。
二、企業管理者如何提高自身溝通協調能力
提高溝通協調能力，是企業管理者做好本職工作的本質要求之一，需要我們不斷解放思想、與時俱進，緊跟新的社會形勢，研究新情況、發現新問題，在理論和實踐中不斷學習進步。
（一）努力提高個人綜合素質
良好的個人素養，往往會在溝通過程潛移默化地表現出來，對于營造融洽和諧的溝通氛圍、促進交流的順利進行具有十分重要的作用。加強自身修養，具體而言，應該從以下幾個方面努力。一是要增強角色意識。企業管理者應明確自身角色定位，增強責任意識，充分了解自己所處職位的權利與義務，切實感受到自身職責和使命的神圣性，努力贏取企業員工、領導的認可和支持，真正做到管理到位，管理出效益。二是要提高理論素養。管理者要堅持不斷學習，學習是增長才干、提高素質的重要途徑，也是理性作為、開展溝通的基礎。在面對新問題、新矛盾時迅速發現問題的癥結所在，為接下來的溝通協調提供正確的工作思路。三是要加強道德修養。道德建設是提高全民族素質的一項基礎性工程。企業管理者只有培養坦蕩高尚的道德情操，堅持正確的政治立場、嚴于律己、寬以待人、不制造矛盾才能夠提高自己的人格魅力，在企業溝通協調工作中做到以德服人。
（二）掌握適當的溝通原則和技巧
企業管理者做好溝通協調工作，不要高高在上，避免“不溝不通”“溝而不通”的尷尬處境，不僅要掌握一定的溝通藝術，而且要注重區分不同的溝通對象，采取恰當的溝通方法，靈活運用溝通技巧，進一步提高溝通效率。要做到這一點，熟練掌握必要的溝通原則和技巧十分重要。
一是要堅持溝通協調的主動性。相對于被動溝通，主動溝通協調往往更容易建立良好的人際關系，更能夠及時消除誤會，將矛盾化解在萌芽之中。因此，我們要學會積極主動與他人溝通，有意地培養自己的溝通意識，更要將主動溝通協調作為一種人生態度，在工作中主動協調聯系，熱情提供幫助，及時反饋信息，自覺承擔責任，做一個值得信賴的好同事。二是要學會換位思考，保持同理心。換位思考是溝通活動順利進行的必要前提。溝通沒有對錯之分，只有立場之別；沒有絕對的對抗，只有相對的退讓。懂得尊重、理解、謙讓、體諒對方，才能將心比心、集思廣益、博采眾長，促使整個團隊的和諧進步。因此，要時刻保持一顆同理心，耐心聽取別人的意見，主動理解對方的想法，學會換位思考，促使觀點從碰撞走向融合。三是要做到、和而不同。溝通對我們來說既是挑戰，更是機會。不同意見的出現，如果不是不講原則地鬧個人意氣，那么就是我們集體的財富和資源，可以引發更深入的思考和討論。因此，在溝通過程中聽到不同聲音，絕不是壞事。在工作中，以大局為先，善于在博弈中尋找最佳平衡點，在、和而不同的基礎上，把矛盾的各方統一團結起來。四是要保持心態平和包容。溝通是情緒的轉移和感情的互動，良好的心態是溝通順利進行的助推劑，封閉的心態則可能成為溝通受阻的罪魁禍首。因此，無論是什么情況，都要保持沉著冷靜、平心靜氣，避免極端情緒等非理性因素的負面影響。即使處于沖突或矛盾情境中，也要保持一顆平常心，以積極和樂觀的態度去面對，努力尋找解決問題的有效途徑。
（三）在實踐中提高溝通協調能力
實踐是認識發展的動力，溝通協調能力的提高，只能在不斷的交流實踐中獲得。在管理工作中，我們應該充分利用不同對象、層次和場合的交流機會，全面鍛煉自己的溝通協調能力，妥善應對復雜多變的社會環境。
一是要深入工作一線。管理者只有深入一線，才能掌握各職能部門在實際工作中適應基層工作需要的管理流程、管理方法、管理體制、管理理念等方面的問題，了解生產一線員工工作環境、工作疾苦、增進干群關系，不斷進行管理創新；與企業一線職工交流，既要心懷誠意、積極熱情，又要方法合理、善于引導，這樣才能真正深入實際、了解企業基本情況，及時消除誤會、化解矛盾，形成民意暢達的和諧局面。二是加強團隊協作，增強凝聚力。團結是克服困難、贏得勝利的強大力量，是凝聚人心、成就事業的重要保證。提高溝通協調能力，必須增強團隊協作意識和能力，從容應對、妥善處理與上級、同級和下級之間的關系，做到上下級相互溝通，同級相互信任，合作部門友好相處、協調一致。要發揚團隊精神，明確個人的角色和個人在團隊中的作用，自覺地擔負起自己的責任。同時，要積極配合其他同事的工作，多交流、多協作、多溝通，掌握贊美與批評的技巧，培養良好的溝通關系，營造相互鼓勵與支持的合作氛圍，通過取長補短的配合，最大限度地發揮團隊協作的效用。
參考文獻：
[1] 劉朝軍，陳先春.論構建和諧社會必須提高領導干部的溝通協調能力 [J].
長江論壇，2008（3）.
一、溝通的闡釋
我們所講溝通，是指企業部門之間的溝通。從組織管理的角度分析，溝通至少可以分為三個層次：技術層次，心里層次和管理層次。換言之，我們可以把溝通看成是一種具有專門技術的過程；一種心里活動；一種管理工具。所謂有效溝通，是指在恰當的時候及適宜的場合用得體的方式表達思想和感情，并能被別人正確理解和執行。
二、協調的闡釋
我國經濟發展中，明確提出“協調”的概念是在20世紀70年代末80年代初。協調是指事物間關系的理想狀態以及實現這種理想狀態的過程，是指在尊重客觀規律，把握系統相互關系原理的基礎上，為實現系統演進的總體目標，通過建立有效的運行機制，綜合運用各種手段、方法和力量，依靠科學的組織和管理，使系統間的相互關系達成理想狀態的過程。其要點是對“理想狀態”的判斷和把握。“理想狀態”是指為實現系統總體演進目標，各子系統或各元素之間相互協作、相互配合、相互促進而形成的一種良性循環態勢。
三、企業部門之間溝通與協調的障礙
首先，缺乏溝通導致信息閉塞，重復工作，效率低下，形成信息壁壘。其次，缺乏溝通可能導致各自為陣，沒有戰斗力，執行力下降。一個缺乏溝通的團隊，其實就如一盤散沙，沒有戰斗力，也沒有執行力。再次，缺乏溝通往往導致部門間出現信任危機。由于不溝通，造成不了解，由于不了解，導致不信任，這對于一個團隊是多么不幸的事。加強溝通，了解需要合作的部門對于實現預期目標具有十分重要的意義。最后，缺乏溝通，嚴重時會減緩公司發展速度，甚至動搖公司根基。然，部門間缺乏溝通造成的不良影響遠遠不止以上幾個方面，還有如不利于團隊的共同進步、不利于員工身心健康等。
四、保證企業部門之間有效溝通與協調的對策
【關鍵詞】秘書，溝通，協調，藝術
隨著社會的發展，“秘書”已發展到社會職業，工作范圍具有相當的廣泛性與伸縮性。總體來說，秘書的工作體現在參謀咨詢、輔佐決策、溝通協調、管理事務、檢查督辦等方面。
一、秘書溝通的重要性
秘書處理好事務都離不開有效的溝通協調，有效的溝通不僅會提高工作效率，增進情感，改善人際關系，達成共同使命，帶來績效。
但秘書的工作范圍廣，常常會角色定位不準職能遭遇障礙。一方面，秘書能力層面高，作為領導的參謀和助手，經常活動于領導成員之間，并在領導層和下屬機構之間起著參謀咨詢、輔佐決策、溝通信息、處理事務的作用。對下起到督辦督察的監管作用，事事操心處處插手，扮演著“總管家”的角色。另一方面，在實際的工作中，上級領導工作的不愜意，時常會對近身的秘書頤指氣使；下級員工工作的不順心，常常會向秘書投以抱怨；領導之間因意見不和而產生矛盾，也經常會向秘書抱以怨氣。秘書處在夾縫之中，就像是風箱里的老鼠，兩面受氣，冠有“小媳婦”的角色。
秘書人員“總管家”與“小媳婦”的雙重角色定位，使其具有重要的工作地位，同時也面臨著一些問題。秘書角色的雙重性使其在工作開展，人際交往等方面有時履步維艱。因此，確立秘書“總管家”與“小媳婦”角色的平衡點，解決好秘書工作中的溝通協調有很強的現實意義。
二、秘書溝通協調存在四大問題
當今秘書在工作的溝通協調中存在的問題也越發明顯，總體來說，有以下幾個方面：
（一）不善聆聽，草率評判，溝通低效
在組織中有些秘書往往口若懸河，以達到受到重視的目的。而非側耳聆聽。從而造成了信息接收與傳遞的不完整，導致溝通的滯后。而且不是試圖去理解對方的意思，而是企圖進行評判，或進行推論和引申。有時在沒有充分理解的情況下，就下結論，以失敗告終。
（二）一葉障目，以偏概全，印象取人
企業之中有些秘書因某些部門工作不突出任務未完成就形成思維定勢，或因曾得罪自己就對其他部門產生了偏見甚至耿耿于懷，認為組織部門有貴賤等級之分，這顯然會降低正常溝通的效果，影響各部門工作的分工合作，進而影響企業的整體效益。
（三）性格沖突，缺乏了解，顧慮重重
個別秘書人員在工作中一味張揚自我性格、突顯自己的風格習慣。缺乏對溝通對象特定的溝通方式的了解，有的心理產生障礙，顧慮重重，出現信息膨脹和扭曲，有的固執己見，不容辯解。
（四）默守陳規，方式單一，缺乏技巧
溝通技能之一是理解力。但由于員工在組織內部所處的時間長短不一，員工自身的理解能力等因素的存在差異性。而秘書人員對待不同人群用相同的方式進行溝通，可能造成員工誤解信息或一知半解，也有的會因為語義歧義引起誤解，致使溝通失效。
三、秘書溝通協調四大藝術
為力戒上述問題，秘書要學習溝通方法，掌握協調藝術，達到有效溝通：
（一）加強情感投資
俗語有說“將心比心”。秘書要在工作交往中贏得交情，提升信任，促使合作成功。在商務會面的初始階段，其實就是與人溝通感情的交際階段，在交際中尋找共同點的說話藝術，俗稱“套交情”，也叫“名片效應”或“認同術”，認同是交際中與客戶溝通情感的有效方式。要在交際雙方的經歷、志趣、追求、愛好等等方面尋找共同點，誘發共同語言，為交際創造一個良好的氛圍，向溝通對象傾注真摯情感，使對方體驗到情感的愉悅，從而建立起良好的關系群體，推動工作的順利進行。
（二）堅持厚道寬容
秘書在進行溝通協調時，要正視容忍差異性的存在。要多去背后說人好話，團結大多數，不搞小圈子，消除誤解，保守秘密。對待同事要有“得饒人處且饒人”的心理。富勒說：“不肯寬恕的人是最壞的人。”寬容厚道并不是在別人遇到難事或麻煩時對他們表現的慷慨和安慰，而是在平時的相處，工作過程中，從小事做起，時不時地用真心，給人以關懷感，從而與同事成為親密的搭檔。少做“錦上添花”的事，多做“雪中送炭”的事，營造便捷的、舒服的、有利于溝通的工作環境。
（三）注意換位思考
秘書在與客戶溝通時，要充分了解客戶的想法，滿足客戶的需求。溝通時要注意客戶說什么，尋找含義，給予客戶信息反饋。還可以通過發放調查問卷、客戶資料查詢等方式，了解客戶的需要。站在對方的立場上去思考問題，處理事務，這樣就比較容易理解對方，解決矛盾，達到完美的溝通。
（四）把握角色定位
秘書應擺正位置，把握分寸，謹慎從事。如與上司交往，要恪守本分，工作中充分領會上司的命令，正確把握上司的思想；不越位，不浮躁，不草率；為上司樹立并創造良好形象，不做有損上司顏面的事情。自己必須明白哪些是你該做的，哪些是你不該管的，哪些是你可以說的，哪些是你該守口如瓶的，始終遵守三個原則：聽得，說不得；吃得，喝不得；用得，使不得。
生活中沒有溝通，就沒有快樂人生。事業中沒有溝通，就沒有成功。工作中沒有溝通，就沒有樂趣。秘書要把話說的滴水不漏，把事辦的漂漂亮亮，運用有效的溝通方式，調整和改善部門之間、工作之間、人際之間的關系，使之以整齊步伐達到最佳工作效果。
參考文獻
[1] 胡亞學 郝懿 肖麗珍 陸琦. 秘書理論與實務. 第1版. 大連：東北財經大學出版社. 2007.
關鍵詞：產銷銜接 精細化管理
鋼材市場持續下滑，鋼材銷售面臨著嚴峻的市場挑戰，給提高客戶滿意度、保合同、保生產、增效益帶來巨大壓力。而產銷銜接，是企業生產經營活動中，為建立高效、有序的工作秩序，實現最大效益，通過生產和銷售環節間相互協調溝通，從而使生產和銷售間形成默契配合、順暢穩定的運行狀態。
一、優化產銷銜接必要性
銷售業務運行中產銷銜接有四個關鍵環節：銷售與生產環節間的溝通協調；銷售與技術中心環節間的溝通協調；銷售與出口環節間的溝通協調；銷售與物流環節間的溝通協調。鋼鐵集團銷售整合后，駐廠銷售分公司業務職能發生了重大變化，由以組織合同為主轉變為以強化產銷銜接、快速高效協調生產和發貨為主，同時協助做好品種鋼和周邊市場的銷售；加之隸屬關系的變化，駐廠分公司在銷售和生產之間的溝通作用顯得更為突出和重要。
二、優化產銷銜接的基本做法
（一）優化機構設置和人員配置
駐廠分公司利用銷售調度室，同時每個業務科計劃員同時兼任資源計劃協調員，通過機構和人員設置，可把產銷銜接的具體工作落實到職能履行上。管理科調度室主要負責產銷計劃、排產協調和發貨管理，實行24小時調度值班制度，隨時對生產、物流、銷售等環節的運行問題進行溝通協調，各個業務科室都設置的計劃員，負責本業務科室的資源調配和排產、發貨協調。
（二）加強銷售計劃管理
1、“精準”銷售計劃。一是在銷售計劃形成前，進行溝通協調，及時向生產公司內部通報當期市場和價格信息，統一對市場的判斷，再按專業公司要求提出各產線分品種計劃建議，為精確銷售計劃的制定創造先決條件。二是統籌兼顧，做好綜合平衡。根據市場、效益、各產線產能、內貿與外貿，結轉合同等因素，形成生產平衡計劃。三是細化分解落實集團下達的月度計劃。分公司在專業公司的統籌安排下，根據銷售合同計劃和客戶需求，進行月、周、日分解，協調品種生產順序。
2、“嚴肅”銷售計劃。在銷售計劃的執行過程中，分公司調度室每天對計劃的生產備料、排產、入庫24小時緊跟，并及時向分公司有關領導和各業務科室通報計劃的執行情況，確保月度計劃落實，不偏離主方向。在合同排產上堅持“先生產周期長，后生產周期短；先直供戰略戶，后普通協議戶；先未鎖單合同，后鎖單合同；先效益好的品種，后效益一般的品種”。統籌安排不同材質不同規格的訂單，按合理批量輪流順產。
3、“及時”處置銷售計劃的變更。針當生產環節出現生產原料不足、生產設備事故等突況時，由各有關業務科室按照事故情況和事故分析，及時上報分公司、專業公司等責任部門，快速與生產處、技術中心及生產廠協調補救措施；當市場出現較大波動情況時，將專業公司對市場行情和需求的意見及時反饋給企業財務、生產處和技術中心，進行綜合平衡，在充分考慮產品市場需求和效益優劣、確保適銷對路的前提下，快速向專業公司申請變更計劃，努力把損失和影響降到最低。
（三）嚴細生產過程的銜接
生產過程的銜接是確保銷售合同履行的重要環節，是確保產銷順暢的主要手段，通過相互間溝通協調建立有序的產銷秩序。
1、實現資源計劃“日”管理。每個業務科按照專業公司月度資源分配計劃，按天落實各產線計劃，詳細分解本業務科的資源分配計劃，由設置的各產線“資源計劃協調員”，每日清晨7時左右與銷售調度室詳細了解掌握計劃執行情況，摸清已產、庫存等資源底數，動態掌握各產線資源與銷售合同的匹配情況，掌控有關的合同排產、生產、入庫、發貨和后期服務，進行情況分析上報。銷售調度室每日匯總資源生產進度情況表，評估總資源的合同進度完成情況，為生產組織提供正常進度的資源完成情況，實現了資源與計劃按天、與企業生產系統對接，提高當日品種兌現率。
2、當月落實生產合同，上月結轉合同次月優先清理。一是各業務科建立了合同排產臺賬，與銷售調度室一起按照合同優先順序協調生產單位按合同生產，對已排產的合同當月落實，動態監控排產合同落實情況，保證了99%以上合同兌現率的完成。二是在排產組織中，充分考慮板材合同的尾數損耗及正常周轉，合理確定銷售合同與生產計劃的匹配比例，同時強調月底前提前一天完成計劃合同生產，提前一班完成發貨，全力保證當月合同“無結轉”。既滿足了客戶發貨的準確度需求，又基本杜絕了合同的大量結轉；三是針對上月發生的少量結轉合同，要求生產單位優先排產。
3、協調出口與新產品合同組織，實現了內外貿合同計劃排產的“互補”。由于市場的原因，外貿合同和新產品合同的不確定性，成為影響合同兌現或沖擊內貿市場的重要因素。在與國貿分公司、生產處協調過程中，按照急難合同優先排產原則，分公司根據內外貿訂單的交貨期，將內外貿合同按適當的比重平衡生產計劃，盡量防止外貿合同擠占國內合同、尤其是直供直銷資源，進行集中生產給內貿合同帶來沖擊。
（四）規范組織發貨
建立公平公正銷售秩序、滿足生產單位產成品順行暢通的重要環節，銷售調度室成為協調成品發運工作 的“中樞”。
1、從“源頭”上解決發貨公平問題。從協調排產入手，按計劃在保證急難合同優先排產情況下，協調品種規格均衡生產。強化汽車運輸車隊、貨運業務等方面的管理，收取各家相關汽運物流單位的保證金，宣鋼通過ERP系統自動取數，提供每戶發貨情況的發貨比例表。現已有多數客戶辦理了登錄手續，實現對發貨情況隨時跟蹤查詢。
2、優化物流和運輸組織方案，實現“最佳”運輸效益。分公司與各專業公司積極配合，盡力拓展企業周邊及合理運輸半徑范圍內市場的產品銷售比例。完善與鐵路、港口物流單位的協調機制。根據運力資源情況合理安排鐵路、公路運輸方式，在確保外埠請車發車上，溝通北京路局和京唐港統籌安排，實施火車拼著走，確保貨物24小時到達，爭取實現運輸方案最優。
三、產銷銜接取得的成果
1、觀念轉變
通過強化產銷銜接，分公司相關人員對“以效定銷，以銷定產”的生產組織模式有了更進一步的認識，使原來“以生產為中心、按生產組織銷售”的思想，逐漸轉變為“以效益為目標、以客戶需求為導向、以落實銷售計劃為軸心”的生產組織模式。
2、地位轉變
分公司主動、超前、快速、有效的高度一體化產銷銜接，已成為與專業公司、與生產廠、與國貿分公司各項業務工作接觸的主要工作手段，24小時貼近生產每一個時段，把銷售與生產銜接關系變被動為主動。
領導和秘書是一對矛盾，互為矛盾的對立面，他們互為依存，互為條件。秘書以領導活動作為自己存在和發展的條件，沒有領導秘書也失去了存在和發展的依據，如果沒有秘書的輔助，領導也無法擺脫大量事務性工作而集中精力進行決策和控制。
領導者是根據一定的法律、法規或組織內部規章通過民主選舉或上級任命產生的，領導一旦產生就有法定權利和權威，對外代表整個組織的利益，對內運用權利實施管理，其根本職能是決策，并通過計劃、組織、指揮、協調等手段將決策付諸實施，完成決策目標，從而推動組織發展。而秘書是伴隨領導活動而產生，秘書的服務范圍，服務方向隨著領導活動的變化而不斷調整，離開了領導秘書也就失去了方向和核心。秘書的職能表現為輔助決策、處理信息、協調關系和辦理事務，處于為領導服務的從屬地位。所以領導和秘書的工作法定地位職責的巨大差異決策了領導和秘書的主從關系，領導總是處于主導和支配地位，而秘書總是處于從屬和被動地位。領導者敢于從大處著眼，高瞻遠矚，敢當風險，秘書則慎密、細致、周到、采取逆向思維。互相切磋，砥勵，所以領導和秘書互相滲透、互相補充，誰也離不開誰。
2 領導和秘書的權力特征
領導從上級任命的那一刻起，就取得了一種法定的權力，他就是一個組織的法人代表，對組織發展有決策權和管理權。而秘書資格的取得是只是通過人事部門的考核，并征得領導同意取得的，他們權力來源于兩方面，一是領導權的延伸或輻射，是領導權力的假借；二是來自于秘書職位的權利，包括組織內部的事務管理權，執行權。除此以外秘書還有一種機會性權力，秘書貼近領導，參謀咨詢是秘書的職能，秘書適時、適地的抓住機會提出建議讓領導采納。秘書的另一頭是群眾，也很有機會和周圍的部門和人員建立起良好的人際關系，這些關系有時也會成為一種辦事權，所以秘書的權利不象領導權，是強制的，硬性的和支配性的，而是彈性的，軟弱的和廣泛的。秘書的彈性權與領導權力的大小有關，秘書服務的領導的地位越高，秘書的影響越大，還與領導授權，和領導者的領導風格有關，遇上辦事豁達，心胸開闊的領導，秘書權力大一些，遇事必躬親、謹小慎微的領導，秘書權力小一些。秘書的根本職能是輔助管理，秘書活動的最大特點是輔，由此決定了秘書權力的軟弱性，它雖然是領導權的延伸，但不具備領導權，如果秘書強行用權，一來造成越權，違犯組織分工，二是工作碰壁，無法取得別人的理解和支持，從而不能完成任務，影響領導工作的部署。秘書的權力在強度上很軟弱，但從廣度上看，秘書的權力輔射到整個組織系統，秘書輔助領導實施綜合管理，領導工作到哪，秘書服務到哪。確保全方位服務。
3 秘書的溝通協調
秘書部門在各類組織中處于中心樞紐位置，能貫穿上下，溝通內外，聯系左右，這就決定了溝通協調是秘書的重要職能。秘書的協調是一種非權力支配協調。
3．1 秘書溝通協調的特點
3．1 從屬性。秘書的協調無論是領導授權或是職責范圍的主動協調，都要以領導的指示、意見、要求和用意為依據，反映領導意圖，協調結果有利于領導實施管理。
3．1．2 間接性。秘書不是領導，沒有拍板定案的權力。也沒有職能部門人物財方面的分配權，不能直接運用行政手段，而只是在協調過程中發揮溝通、協商、疏導調節的作用，表現為一種認同疏導，順勢而行。
3．1．3 服務性。秘書隨領導活動而產生，隨領導活動而發展，服務服從于領導是秘書職業的最大原則，秘書無論是上下協調，還是左右協調，必須吃透領導意圖，明確協調目標，體現為領導服務的原則。
3．1．4 主動性。秘書的協調，特別是授權協調工作很被動，但秘書個人是主動的，秘書在協調時要善于在被動中求主動，眼觀六路，耳聽八方，善于發現苗頭性問題和矛盾集中區，通過請示匯報搞好協調，借權而不越權，主動工作、被動服務。
3．2 秘書溝通協調的策略
秘書的協調靠權力慣性和權力輻射，巧妙的借權行事，它也不是職責限定性，有很大的伸縮性和靈活性，協調的空間非常廣泛，所以秘書的協調要講原則，一是思想要領先，協調中講大局、講政策、講團結、講風格；二是客觀公正，協調中認真調查研究，堅持實事求是，力戒先入為主，偏聽偏住，感情用事；三是溝通協商，化解矛盾，秘書在協調中發揮中介作用，不要把自己的意強加于人，最終淡化矛盾、調和矛盾、消除矛盾；四是靈活適度。善于根據協調過程中出現的新情況，及時調解協調計劃和協調策略，或抓住戰機一鼓作氣，速戰速決，或發現難關，分割包圍，迂回前進，或轉功為守，適當讓步變通執行。
進入1月份以來，隨著氣溫逐漸下降，下游煤炭需求穩中有升，但在生產過程中出現煤泥質量不穩定，高熱值煤泥庫存過高，給銷售造成極大壓力。地銷科在銷售總公司的正確領導與大力支持下，講擔當、講奉獻，深入貫徹落實上級各項會議精神，緊緊圍繞公司所下達的各項目標任務，積極作為開展工作和創新工作方式方法，降低煤泥庫存。在上級部門大力支持和科室全體工作人員努力下，地銷各項工作順利開展、各項銷售任務最大限額完成。現將1月份工作總結匯報如下：
一、各項指標完成情況
中塊銷售230.75噸，小塊銷售1284.60噸，處于低倉存狀態；煤泥銷售2648.90噸，環比增加193.95噸，同比增加14267.25噸；中煤銷售1447.15噸，環比增加304.60噸；維護直供粒煤用戶共發運28155.45噸。
工作中取得的成績與經驗
1、加強市場研判，增加銷售效益。
1月份，面對復雜的煤炭市場行情，為更好地做好公司煤炭銷售工作，積極組織相關人員深入市場進行調研，充分掌握用戶和周邊競爭對手的生產、銷售、庫存、價格等各項指標信息情況，以及河南塊煤價格和煤炭運輸情況，并及時把市場信息反饋給領導及相關部門，使領導準確掌握了我公司煤炭價格的市場定位，科學合理地把握了市場價格調整，實現了我公司的效益最大化。
2、加強用戶維護和市場開發，穩定、創新銷售渠道。
（1）、11月份礦井生產正常，煤質波動頻繁且煤泥產量增加，煤泥質量不穩定客戶發運不積極，通過與選廠溝通協調，以好帶次摻配銷售，調動客戶發運積極性，目前，煤泥已銷售2688.90噸，倉存處于低位。
3、積極協調選煤廠工作，確保銷售質量及銷售安全
（1）、本月因礦井開采量大，導致庫存過高，地銷科積極和選煤廠溝通并加強市場調研力度，擴大市場占有率。
（2）、始終把銷售安全作為銷售工作中的重中之重，排查銷售風險，進一步規范銷售流程。
（3）、持續堅持釘釘健康打卡制度，做好外出人員報備情況。
（4）、月初與保衛科溝通協調，對科室人員進行消防安全知識培訓和現場演練，使科室人員能正確使用消防器材，增加消防安全意識。
4、勇于擔當、攻堅克難。隨著環保檢查的全方位、力度大、頻率高，經常已有檢查就暫停銷售，給完成每天銷售任務帶來了很大影響，為了完成當日銷售計劃地銷科加大與選煤廠的溝通協調力度，第一時間得知檢查結束就及時銷售，通過講奉獻、講擔當進行加班延點確保每天銷售計劃完成。
5、工作謀劃
1、加強信息調研通過電話及中間商全面了解市場信息，做到早匯報，及時讓領導了解市場變化情況；
2、持續跟蹤直供廠家、經營、銷售、庫存等信息；
3、嚴格按照處里下達的計劃組織發運；
1、熟悉樓層主管的工作職責，樓層主管日常工作流程和相關工作的協調部門;
2、熟悉本樓層的管理人員及員工，向他們了解他們所在工作崗位的情況;
3、熟悉本樓層的所有專柜，包括專柜名稱、具置、經營商品的性質、經營方式及經營狀態。
二、發現當前工作中的問題
1、根據上一階段的工作，找到當前工作流程中的漏洞，比如是否有本部門無法解決的問題，是否有需要相關部門協助解決而沒有具體的人和方法來落實的問題;
2、所有本樓層的員工是否清楚本崗位的工作職責及相應的工作流程，是否有能力做好本職工作及所在崗位需要幫助解決的問題，是否按照相應的要求來做好本職工作;
3、了解本樓層專柜經營中需要解決的問題，例如燈光照明、商品陳列、庫存積壓等等。
三、解決當前工作中的問題
1、完善工作流程與規章制度，向上級尋求幫助以解決本部門需要上級支持才能解決的問題，與相關部門溝通協調解決需要相關部門協助才能解決的問題;
2、對本樓層的員工進行培訓，使其具備所在崗位必備的能力，并能按公司要求做好本職工作;
3、與各專柜溝通協調，解決其需要幫助解決的問題。
以上工作為主要工作思路，在具體的日常工作管理上須如此進行：
1、管理本樓層銷售工作;
2、清楚掌握本樓層各專柜銷售及貨品、人員情況;
3、負責柜長、營業員工作分配、考勤、儀容儀表、行為規范;
4、幫助下屬解決工作上的問題;
5、培訓下屬并跟進檢查培訓效果;
6、處理顧客投訴;
7、嚴格執行公司各項規章制度;
8、及時準確地將商品信息及顧客需求和建議反饋公司;
9、負責樓層環境清潔、燈光、道具、維修、安全;
10、按時更換、檢查賣場陳列;
11、跟進公司促銷活動的執行、宣導;
12、負責每月樓層盤點;
13、定期檢查、抽盤后倉貨品;
14、根據賣場實際情況，做適當人員調備;
15、負責下屬工作質量及工作進度;
16、負責本樓層物料陳列、道具、管理;
17、擬定市場調查工作計劃及實施;
18、對各專柜按公司制度進行管理并與其業主溝通協調來處理好雙方的不同意見;
1、熟悉樓層主管的工作職責，樓層主管日常工作流程和相關工作的協調部門;
2、熟悉本樓層的管理人員及員工，向他們了解他們所在工作崗位的情況;
3、熟悉本樓層的所有專柜，包括專柜名稱、具置、經營商品的性質、經營方式及經營狀態。
二、發現當前工作中的問題
1、根據上一階段的工作，找到當前工作流程中的漏洞，比如是否有本部門無法解決的問題，是否有需要相關部門協助解決而沒有具體的人和方法來落實的問題;
2、所有本樓層的員工是否清楚本崗位的工作職責及相應的工作流程，是否有能力做好本職工作及所在崗位需要幫助解決的問題，是否按照相應的要求來做好本職工作;
3、了解本樓層專柜經營中需要解決的問題，例如燈光照明、商品陳列、庫存積壓等等。
三、解決當前工作中的問題
1、完善工作流程與規章制度，向上級尋求幫助以解決本部門需要上級支持才能解決的問題，與相關部門溝通協調解決需要相關部門協助才能解決的問題;
2、對本樓層的員工進行培訓，使其具備所在崗位必備的能力，并能按公司要求做好本職工作;
3、與各專柜溝通協調，解決其需要幫助解決的問題。
以上工作為主要工作思路，在具體的日常工作管理上須如此進行：
1、管理本樓層銷售工作;
2、清楚掌握本樓層各專柜銷售及貨品、人員情況;
3、負責柜長、營業員工作分配、考勤、儀容儀表、行為規范;
4、幫助下屬解決工作上的問題;
5、培訓下屬并跟進檢查培訓效果;
6、處理顧客投訴;
7、嚴格執行公司各項規章制度;
8、及時準確地將商品信息及顧客需求和建議反饋公司;
9、負責樓層環境清潔、燈光、道具、維修、安全;
10、按時更換、檢查賣場陳列;
11、跟進公司促銷活動的執行、宣導;
12、負責每月樓層盤點;
13、定期檢查、抽盤后倉貨品;
14、根據賣場實際情況，做適當人員調備;
15、負責下屬工作質量及工作進度;
16、負責本樓層物料陳列、道具、管理;
17、擬定市場調查工作計劃及實施;
【關鍵詞】建筑施工； 協調； 管理；
一、建筑工程施工中的問題分析
1、技術質量方面。現代建筑的科技含量越來越高， 涉及的專業越來越多， 安裝的質量技術要求也越來越高。每一個專業既有自己的特定位置空間、技術要求， 同時又必須滿足其他專業施工的時間順序和空間位置的合理需求。如果在技術上未能充分全面考慮， 特別是一些交叉部位的細節考慮不周， 則極易產生問題。再者， 由于現代建筑的個性化， 每一棟建筑都是一件特有的產品， 每一條管線、設備都有特定的要求， 少有類同， 這也增加了技術工作難度， 增加了各專業之間出現矛盾和問題的可能性。同時由于新技術、新產品的不斷出現和應用， 施工人員未能及時掌握， 也會帶來問題。
2、管理方面。由于現行的管理體制， 施工單位的分包現象普遍存在， 分包單位在工作范圍的界定上很難做到十分明確。主觀上各單位在利益的驅使下， 總希望相關單位承擔更多的工作。往往造成工序上的遺漏，人為地帶來一些問題， 增加了協調管理的復雜性。此外， 施工組織管理不健全， 施工人員、管理人員的水平素質參差不齊， 會給施工中各專業的協調工作帶來困難與不便， 也是產生問題的重要原因。
二、如何加強建筑工程施工協調工作的方法分析
1、充分認識協調工作的重要性。作為工程的建設者、管理者， 從設計、監理到施工的各單位首先要從對業主、用戶負責的角度認識問題， 同時， 從提高行業標準， 施工和管理水平上講， 做好各專業的協調工作也是十分必要的。
2、加強管理， 建立科學的管理模式。針對影響工程質量品質的一些關鍵問題， 從技術、人事制度上建立更有效的、更加科學的管理體制， 明確每一個施工人員的目標責任。
3、加強協調管理的措施。（1） 技術協調。提高設計圖紙的質量， 減少因技術錯誤帶來的協調問題。同時， 把圖紙會審與交底作為技術協調的重要環節。圖紙的會審應將各專業的交叉與協調工作列為重點。進一步找出設計中存在的技術問題， 從圖紙上解決問題。（2） 管理協調。協調工作不僅要從技術上下功夫， 更要建立一整套健全的管理制度。一是建立問題責任制度， 建立由管理層到班組逐級的責任制度。二是建立獎罰制度， 在責任制度的基礎上建立獎懲制度， 提高施工人員的責任心和積極性。三是建立嚴格的隱蔽驗收和中間驗收制度。隱蔽驗收與中間驗收是做好協調管理工作的關鍵。（ 3） 組織協調。建立專門的協調會議制度， 施工中甲方、項目經理應定期組織舉行協調會議， 解決施工中的協調問題。對于較復雜的部位， 在施工前應組織專門的協調會， 使各專業隊進一步明確施工順序和責任。
4、及時總結經驗教訓。作為技術管理人員， 要善于不斷地總結工作中的經驗教訓。施工中協調部分的常見問題包括： 電氣部分與土建的協調； 給排水與建筑結構的協調；建筑的外表、功能與結構的關系； 各種預制件、預埋件、裝飾與結構的關系、施工的特點、要求； 各輔助專業之間的協調等。
5、提高專業管理人員、施工人員業務水平、綜合素質。產品質量的好壞與從業人員的水平素質不可分。在搞好管理的同時， 應加強施工管理人員的技術培訓和專業水平的提高， 以及對新技術產品的了解掌握。培養施工人員的敬業精神與細致的工作作風， 施工中不遺瑣碎， 不留后患。
三、協調管理的方方面面工作分析
1、與業主的溝通協調。為了能夠與業主建立良好的溝通協調關系，總承包商首先應與業主建立暢通的信息交流渠道，能夠及時領會業主對項目的各種信息、目標及其變化，以便于業主的要求及承包商相應的責任義務能夠得到迅速的貫徹實施；總承包方要及時將對合同的履行情況和項目的實施進展情況及實施期間遇到的問題和要求，通過溝通手段及時反映給業主，使業主能夠適時地掌握項目的建設情況，了解承包商的信息，為各目標的順利實施以及制定新的目標、決策提供可靠依據；總承包商應抱著積極主動的態度來為業主服務，并且要學會從業主的角度去考慮問題，充分體現出總承包方與業主的利益一致性。如總承包方要盡力更多地了解項目背景以及與外部的各種關系，在施工中的各個管理環節上，積極主動的與業主建立良好的相互信任、相互支持和相互理解的關系，幫助業主預料、解決工程實施過程中所可能遇到的重大問題，協助業主做好諸如指定分包商、直接分包、甲供材料的選擇與管理。
2、與設計單位的溝通協調。建設項目開工之前，總承包方要主動溝通了解設計的進展情況。施工過程中，幫助設計單位協調解決各專業之間的矛盾，向設計單位介紹施工質量、技術、工藝、方案、問題與風險等以及提供設計單位所需的基礎資料、試驗數據和技術參數等等。對在施工過程中出現的設計與施工方面的矛盾消息及時反饋給設計方，并協助設計方妥善處理設計與施工之間的不符或矛盾，避免因此而帶來的經濟損失。更主要的是總承包方要為設計方提供必要的技術支持，對承建工程設計內容提出合理的設計變更意見和建議。同時，總承包方還要積極配合設計人員進行詳圖制作、現場查勘、現場模擬試驗等工作。
3、與監理單位的溝通協調。工程開工前，總承包方應向監理單位提交開工報告及企業內部資質、施工組織設計等必須的文件信息以供監理單位進行審核。施工過程中，總承包方要大力支持監理的工作，維護監理權威，自愿接受、配合監理方進行的工程進度、質量等方面的監督檢查；在分部分項工程施工前提交相應的施工方案等，施工過程中要嚴格按監理批準的施工方案和施工組織設計內容進行施工；在各分部分項工程自檢合格的前提下，才向監理發出檢查驗收申請；對施工中所用的設備、材料、器具等建筑材料進場后，要及時、主動向監理提交產品合格證等相關資料，邀請監理人員對到場材料進行見證取樣工作；施工中及時向監理方定時通報工程進展情況和現場出現的技術、質量等方面問題，并按監理的要求和建議進行整改等。