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【關鍵詞】 經濟合同； 管理； 財務監管； 銷售合同
市場經濟是契約經濟。企業在經營活動中與客戶簽訂各種經濟合同，不斷行使合同權利與履行合同義務，進而實現企業的經濟目標，這是企業運行的主線。對經濟合同，應建立良好的財務監管控制規范，不但對企業財務部門準確核算經濟業務、出具真實準確的財務報表具有重要意義，更是財務管理實務工作的重要內容，具體實現財務對經濟事項的事前、事中、事后管理。因此，企業的財務部門應尋求各種渠道，主動參與經濟合同的管理，維護財務在企業經濟運行過程中的知情權，發揮財務管理在企業管理中的核心作用。
目前在企業管理實務中，許多企業財務部門對經濟合同的簽定、執行與結算過程監管缺失，財務人員在事后被動地接受業務部門傳來的結算單據，依據自己對結算單據的理解進行核算，甚至沒有真實經濟合同的備案資料，這種經濟信息傳遞過程中的不準確、不及時，導致財務人員對經濟業務性質不了解、對經濟合同的執行情況不掌握，使財務數據失真，財務核算嚴重滯后，使出具的財務報表與真實的經濟業務脫節。這樣的財務數據既不能給企業經營管理者提供有用的決策支持，也不能為投資者提供有價值的投資信息，這是對現行新會計準則的嚴重背離，也是企業財務工作者的失職。
要改變這種現狀，既需要財務人員不斷提高自身業務素質，努力改變財務工作環境，更取決于企業管理者改變經營管理理念，充分認識到財務控制是企業內部控制的重要組成部分。在企業經濟運作流程的關鍵環節設置財務控制，決策過程中應更多地進行財務數據的分析。在企業管理中以財務管理為核心。當前我國正在實施的新企業會計準則，要實現的一個目標，就是在財務領域實現國際趨同。實現新準則，首先需要改變的是財務人員與企業管理者對財務管理的作用的認識，否則新企業會計準則的實施只能照貓畫虎。財政部于2007年印發了《企業內部控制規范（征求意見稿）》，這份被業內人士稱為中國版“COSO（內部控制框架）與《薩班斯-奧克斯利法案》合體”的內控規范，在具體準則中對合同控制規范作了較全面的闡述。
筆者認為，財務部門如何在企業經濟合同的管理過程中發揮其監管的職能作用應主要從以下幾個方面著手。
一、財務對經濟合同管理過程中的環節控制
（一）經濟合同的簽定
經濟合同的簽定過程，應建立授權與審批制度。業務部門與客戶簽定各項合同必須經公司授權、同時經相應層級審批。未經授權及未經審批，無權簽定合同。
企業應確定不相容崗位的分工。不相容崗位包括：一是合同的談判與審批；二是合同的審批與執行。合同審批過程應有財務部門的參與，財務部門關注的重點事項包括：
1.標的是否符合企業經批準的經營范圍，符合企業的經濟利益。
2.雙方企業是否具有履行經濟合同的能力，如企業資信的可靠性，籌集充裕資金的能力，取得的擔保是否切實、可靠等。
3.所涉財務數據是否嚴密準確，包括數量、價款、金額等標示準確；計算方式正確；財務等有關附件齊備；符合企業價格政策、采購政策等有關規定。
4.是否符合相關財稅法律法規的規定，如資金來源合法；資金使用合法；結算方式合法等。
經審核同意簽定的合同，應當由合同管理部門進行編號并加蓋單位印章或合同專用章。印章管理部門不得對未經審批的合同用印。
（二）已簽定合同的備案
合同簽定后，承辦部門應當及時將合同副本送合同管理部門及財務部門備案。發生變更或達成解除協議的，應重新審批并及時報合同管理部門及財務部門備案。合同正本由承辦部門負責履行、保管，合同履行完畢應按有關要求及時歸檔。
（三）合同的履行
財務部門對送存備案的經濟合同應嚴密關注其實際履行情況，針對不同合同建立不同的收益成本核算體系，制定有效的費用管理控制辦法。按不同項目建立明細分類賬，做到核算清晰、準確。
財會部門根據合同條款審核執行結算業務。凡未按合同條款履約的，或驗收未通過的業務，財會部門有權拒絕付款。
在會計期末應根據合同的不同性質、區分是否履行完畢的合同及時確認收入，同時依據權責發生制原則及配比制原則歸集費用，結轉成本。
（四）建立合同管理及保密制度
送存備案的經濟合同，作為重要的財務檔案應指定專人保管，同時提高財務人員職業道德修養水平，嚴禁以任何形式泄露合同在訂立和履行過程中涉及的商業秘密和技術秘密。
二、對經濟合同的監管必須與企業其他管理體系相結合
對經濟合同的管理不是一個簡單獨立事項，同時必須有其他相關內部管理政策的支持才能達到預期效果。企業管理本身就是一個相互關聯的系統工程，單純強調某一方面往往使管理失衡，進而影響全盤。在討論財務對經濟合同的管理過程中，如果合同簽定部門、執行部門、合同審批人員，對合同的管理控制沒有調整到位，那么財務的監管就如同空中樓閣，失去了管理的基礎和存在的理由。
三、企業財務部門對銷售合同的監管
下面以企業簽定的銷售合同為例探討財務及其它部門如何共同履行其對合同的監管職能。
要實現財務對銷售合同的監管職能，首先企業應制定銷售定價政策，建立售價控制制度。同時企業還應建立應收賬款管理體制，制定客戶信用管理政策。
（一）制定銷售定價政策，加強對產品價格的控制
企業應以產品成本核算為基礎，根據市場需求與競爭情況，結合企業產品營銷策略等因素制定銷售定價政策，包括產品價目表（應包括浮動范圍、執行期間等信息），折扣政策、收款政策等。銷售定價政策作為企業核心決策方案應經企業高層審批，經審批確定的政策文件送業務部門與財務部門備案，企業應依據市場變化定期對現行定價進行評估、修正與重新審批，價格政策一經確定后就要求業務部門嚴格執行。
（二）建立客戶信用管理政策
對于任何存在賒銷的企業來說，客戶信用評估和授信既是信用管理工作的開始，也是信用管理者運用專業能力最多、投入精力最大的工作，是企業客戶信用風險管理的關鍵環節。企業應定期組織（或至少每年）相關部門對客戶資信情況進行評估，就不同的客戶明確信用額度、回款期限、折扣標準、失信情況應采取的應對措施等做出規范。評估過程應有財務部門的參與。對評估確定的賒銷客戶的名稱、批準賒銷額度等信息應送業務部門及財務備案。
與客戶簽定賒銷合同時，賒銷額度應控制在批準的額度范圍內。
（三）對簽定銷售合同的授權與審批
銷售合同應區分現金銷售合同與賒銷合同，執行不同的授權審批程序。簽定不同金額的銷售合同須由公司不同級別的經授權人員談判確認，并經公司不同級別的領導審批。
對現銷合同財務部門需要審核的重點事項包括合同標的是否符合本企業經濟利益，是否有足夠的資金支持，合同定價是否符合本企業價格政策等，不需要對客戶信用情況進行評估。合同執行過程中應堅持款到發貨。
對賒銷客戶及賒銷訂單，財務部門除審核現銷合同需審核的項目外，還需依據已備案的客戶信用評估資料及連續的應收賬款管理情況確定賒銷額度是否合理，對不符合公司賒銷信用條件的客戶，不得簽定賒銷合同。賒銷合同應明確注明收款方式、收款期限及未能按期收到貨款的違約責任。貨物發出后及時記錄應收賬款。
（四）已簽定銷售合同的備案
已簽定的銷售合同副本送合同管理部門及財務部門備案。合同正本由業務部門保管并具體執行，合同執行完畢應通知合同管理部門及財務部門，并及時歸檔。
（五）應收賬款的管理
賒銷行為發生后，業務部門應按賒銷合同收款期限及時向客戶催收貨款，催收記錄（包括往來函電）要妥善保存。財務部門對逾期應收款項及時向業務部門進行通報。
對于可能成為壞賬的應收賬款，應當按規定計提壞賬準備。對確定發生的各項壞賬，應當查明原因，明確責任，并在履行審批程序后做出會計處理。已核銷的壞賬應當進行備查登記，做到賬銷案存。已核銷的壞賬又收回時應當及時入賬，防止形成賬外款。
（六）銷售發貨及開具銷售發票
銷售部門應當按照經批準的銷售合同向庫房下達銷售發貨單，通知庫房發貨，同時編制發票通知單連同出庫單一同送達財務部門，銷售發貨單及發票通知單上應注明合同編號，財會部門在開具銷售發票前對客戶收款情況、信用情況及實際出庫記錄進行審查無誤后，向客戶開具銷售發票。
四、結論
目前，在國內的很多企業管理實務中，財務部門的合同監管作用受到多方面的抑制和約束。財務核算水平較低、財務管理缺失，嚴重制約著企業規范化管理。應以提高企業中經濟合同的財務監管職能作為一個切入點，完善與其關聯的其他配套管理體系，以提升整個企業的內部管理水平，進而保證財務部門出具真實準確的財務報告，使經營者與投資者對財務報告數據的有用性有所期待，得以滿足。
【參考文獻】
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[4] 馬海玲.淺議財務控制的方法[J].會計之友，2008.5.
2004年3月，UT斯達康公司被美國權威財經雜志《福布斯》評為“2003年度全球25名成長最快IT企業”。UT斯達康在寬帶、光傳輸、軟交換、3G移動通信系統上的突出表現更是贏得業界矚目。在瞬息萬變的商業環境中，UT斯達康管理層已深深的意識到：只有不斷完善自身信息化建設水平，不斷提高企業整體的能見度，增強企業運作過程中的靈敏度，這才是今后企業最大的競爭優勢所在。
去年，UT斯達康內部ERP運行的過程中，隨著業務不斷擴張，現有的ERP系統不能完全滿足現階段企業發展，已成為公司發展瓶頸。同時，更加嚴峻的是:全國六大區域五十多個城市合同的簽訂、履行、管理出現滯后，造成物流部門不能及時配送，培訓部門不能及時合理安排課程和調配師資，售后服務不及時……新的問題開始困擾著UT的信息主管部門，電子商務運營體系的啟動迫在眉睫。
看到了問題的迫切性及關鍵點，2003年UT斯達康在先后考察了多家廠商的商務管理解決方案，并進行多次比較和對比試用之后，最終決定由北京萬維易化系統軟件開發有限公司和甲骨文這兩家公司聯合開發。甲骨文負責企業核心的MRP和財務，萬維易化負責的銷售管理如合同、應收款、物流配送、產品配置、售后服務。
成功的解決方案
在深入研究了UT斯達康目前的商務運營模式后，萬維易化對UT斯達康有了準確的認識。當時UT斯達康內部的項目合同管理現狀還是以Excel和電子郵件這樣的手工模式為主要交流方式。由于對許多重要的數據和文檔沒有系統地管理，從而經常造成丟失遺漏的情況。報表一般都需要經過繁瑣的人工整理，管理層接到的匯報報表數據已不是實時。通過對UT斯達康多個部門的調研，萬維易化針對UT斯達康銷售合同管理的需求做出總結并提出了詳細設計方案。
依靠擁有豐富的大型軟件項目開發實踐經驗及憑借先進的軟件工程管理理念，萬維易化決定將為UT斯達康建立一個統一的、基于互聯網運作的、逐步覆蓋項目合同執行所有業務的、可擴展的商務管理平臺，使各大區售前、銷售、商務、工程、產品服務、庫房及總部BOD(物流管理中心)、UU大學(UTStarcom University)、商務部、庫房等部門能在同一平臺上進行資源共享、流程協調式工作。從而提高合同執行透明度，對每一個銷售合同處理各階段進行全程監控記錄。使公司管理層能夠集中精力作好資源調度和宏觀的項目規劃，實現公司資源共享，高效運作的目的。
這套商務管理平臺解決方案功能完善、強大，全面滿足了UT斯達康的兩大要求:第一，滿足了UT斯達康各銷售大區及杭州總部對銷售合同管理的要求;第二，該平臺同時能滿足與Oracle MRP及財務的接口要求，所有合同信息都能實時提交至Oracle MRP及財務。
UT斯達康商務管理平臺分為三層管理。第一層是公司管理高層，他們主要制定銷售計劃、下達銷售任務，并宏觀監控項目和銷售合同的執行情況。第二層是各大區管理層，他們對各大區內的項目規劃做具體安排，并監控執行情況。第三層是執行人員，主要任務是執行銷售合同各類子項和上傳各類匯報文檔。這樣的規劃，使UT斯達康所有的業務制定與執行，都集中在一個統一的平臺上。從而使管理更加清晰，同時各層管理人員都能及時、準確、清晰的跟蹤業務的進展情況。
在合同處理的業務過程中，主要有項目前期、簽訂與執行三部分。項目前期的計劃管理和監控的重要性甚至超過了合同執行。對于UT斯達康管理層來說，他們不但要求商務管理平臺能處理銷售簽單后的合同各子項的執行，更要求對簽單前的項目也能進行管理和監控。尤其是項目預測和費用控制這兩個方面。
在沒有建設電子商務管理平臺之前，UT斯達康管理層對項目前期工作的管理非常困難。其原因主要是信息獲取的困難。相關信息需要層層上遞才能送達公司高層手中。商務管理平臺讓這一切都變得輕而易舉。例如在進行項目預測的工作時，所有項目前期資料，都可以以報表匯報形式實時提交到平臺上。從而公司管理層能夠對銷售成功的可能性、銷售金額的多少、項目所需產品的提前備貨等等問題做出完善的計劃管理和準確監控。
在這個電子商務管理平臺上，業務運作部門通過平臺排出發貨任務單，指揮庫房出庫。同時利用商務管理平臺還能夠對發貨作實時的跟蹤，銷售大區可以通過合同號跟蹤每一個合同的發貨情況。通過在統一平臺上運作，業務運作部門可以看到各大區提交上來的設備清單，反過來業務運作部門的發貨單及庫房的出庫裝箱單對各大區來說也是透明的，這樣最大限度地利用信息資源共享，避免通常的電話和E-mail人為的查詢。
令人驚喜的效益
商務管理平臺為UT斯達康帶來了巨大變化，實現了統一制度、統一數據庫、統一管理流程，所有的合同在網上運行，做到了合同集中管理。真正滿足了UT斯達康各個分公司以及總公司的業務運作，為全公司的業務統一和規范打下良好的基礎。其次，該平臺對項目與合同處理各階段都能進行全過程控制和跟蹤。信息整合涉及項目規劃、項目計劃、合同簽訂、發貨執行、工程執行、培訓執行、考察執行、收款執行等業務，整合了原來幾個系統實現的業務功能。
此外，這一商務管理平臺，可以重點對銷售額、應收帳款、利潤、成本等4項主要指標進行完善控制。使業務流程和管理更加規范和有效。而且商務管理平臺也完全支持管理層能夠隨時看到每個合同執行的實時狀態和具體內容等。
銷售部管理細則一第1章總則
第1條為明確銷售合同的審批權限，規范銷售合同的管理，規避合同協議風險，特制定本制度。
第2條本制度根據中華人民共和國合同法及其相關法律法規的規定，結合本企業的實際情況制定，適用于企業各銷售部、業務部門、各子公司及分支機構的銷售合同審批及訂立行為。
第2章銷售格式合同編制與審批
第3條企業銷售合同采用統一的標準格式和條款，由企業銷售部經理會同法律顧問共同擬定。
第4條企業銷售格式合同應至少包括但不限于以下內容。
1、供需雙方全稱、簽約時間和地點。
2、產品名稱、單價、數量和金額。
3、運輸方式、運費承擔、交貨期限、交貨地點及驗收方法應具體、明確。
4、付款方式及付款期限。
5、免除責任及限制責任條款
6、違約責任及賠償條款。
7、具體談判業務時的可選擇條款。
8、合同雙方蓋章生效等。
第5條企業銷售格式合同須經企業管理高層審核批準后統一印制。
第6條銷售業務員與客戶進行銷售談判時，根據實際需要可對格式合同部分條款作出權限范圍內的修改，但應報銷售部經理審批。
第3章銷售合同審批、變更與解除
第7條銷售業務員應在權限范圍內與客戶訂立銷售合同，超出權限范圍的，應報銷售經理、營銷總監、總裁等具有審批權限的責任人簽字后，方可與客戶訂立銷售合同。
第8條銷售合同訂立后，由銷售部將合同正本交檔案室存檔，副本送交財務部等相關部門。
第9條合同履行過程中，因缺貨或客戶的特殊要求等，銷售部或客戶提出變更合同申請，由雙方共同協商變更，重大合同款項應經總裁審核后方可變更。
第10條根據合同規定的解除條件、產品銷售的實際和客戶的要求，銷售部與客戶協商解除合同。
第11條變更、解除合同的手續，應按訂立合同時規定的審批權限和程序執行，在達成變更、解除協議后，須報公證機關重新公證。
第12條銷售合同的變更、解除一律采用書面形式(包括當事人雙方的信件、函電、電傳等)，口頭形式一律無效。
第13條企業法律顧問負責指導銷售部辦理因合同變更和解除而涉及的違約賠償事宜。
第4章銷售合同的管理
第14條空白合同由檔案管理人員保管，并設置合同文本簽收記錄。
第15條銷售部業務員領用時需填寫合同編碼并簽名確認，簽訂生效的合同原件必須齊備并存檔。
第16條銷售業務員因書寫有誤或其他原因造成合同作廢的，必須保留原件交還合同管理檔案人員。
第17條合同檔案管理人員負責保管合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協議等。
第18條銷售合同按年、按區域裝訂成冊，保存年以作備查。
第19條銷售合同保存年以上的，合同檔案管理人員應將其中未收款或有欠款單位的合同清理另冊保管，已收款合同報銷售經理批準后作銷毀處理。
第5章附則
第20條本制度由銷售部負責制定、解釋及修改。
第21條本制度自頒布之日起生效。
銷售部管理細則二1、上班時間不得私自外出、不得吃零食或私自會友，不得隨意撥打私人電話，不得惡意損壞公物;
2、不遲到、不早退;有事須請假(寫請假條)，三天以上須銷售管理部經理批示;
3、由于個人疏忽大意，使銷售業績受損，責任自負;
4、如有偷竊公司、同事或客戶財物，有辱公司名譽的，一經查實必嚴懲;
5、聽從上級的工作分配，不得頂撞上司，更不得越權行事。
6、工作應兢兢業業，積極向上，不得拖拉散漫，延誤公事，做到今日事今日必;
7、上班時間不得大聲喧嘩，看與項目無關的資料;
8、不準拉幫結派，不準散布灰色語言。
9、售樓處每天除正常的工作時間外，當天值班人員需留守值班延長1小時。
10、客戶上門應立即起立，接待人員需主動與客戶握手并交換名片，與客戶交談時必須專心，不輕易打斷談話，目不斜視。
11、與客戶交談時須使用禮貌用語歡迎、請、謝謝等。
12、客戶離開時必須送客戶至大門道別。
13、如客戶進工地必須由銷售人員陪同，提醒客戶注意安全，并提供安全防護裝備。
14、接熱線電話，口齒清楚，咬字準確，語氣親切、熱情，語速適中，能達到抑揚頓挫，具有感染力。
15、銷售熱線系銷售專用線，必須保持時刻暢通，嚴禁私事使用銷售熱線電話;銷售部每一個員工的行為都代表著公司形象，每一位員工都要本著對公司負責的態度，嚴于律已，提高素質，維護公司形象。
銷售部管理細則三一、 總則
為了更好的對公司產品進行宣傳、推廣、銷售以及進一步提升公司的形象，提高銷售工作的效率，特制定本流程與制度。所有的銷售員及相關人員均應以本流程與制度為依據開展工作。銷售部經理對所屬銷售員進行考核和管理。
銷售部經理職責
1、 對銷售任務的完成情況負責。
2、 對回款率的完成情況負責。
3、 對本部門員工制度執行情況負責。隨時對部門員工進行監督和指導，向公司提出對員工的懲罰和獎勵建議。
4、 對本部門員工的專業知識培訓負責。每周定期對過去一周所發生的重點業務及技術問題組織大家進行討論和學習。
5、 對本部門辦公設備和車輛的使用及管理負責。責任到人，發現問題及時向公司主管領導提出獎懲建議。
6、 負責制定年度工作計劃、月度工作計劃、周工作計劃、日工作計劃，并負責監督計劃的執行及完成情況。如在具體執行過程中遇特殊情況需變更計劃的應及時向公司主管領導提出建議。
7、 對本部門工作嚴格負責，及時處理工作中出現的任何問題，協調與各部門的工作關系，對重大問題及時向公司主管領導匯報。對本部門各員工出現的所有問題負有連帶責任。
二、 銷售部工作流程
1、拜訪新客戶與回訪老客戶流程
1)銷售員按照銷售考核指標自行設計和計劃個人月、周和每天的客戶拜訪計劃以及書面記錄每天工作日志
2)銷售員在每周六上午的工作例會上向銷售部經理匯報下周的客戶拜訪重點計劃情況，并接受銷售部經理的指導，并最終確定下周客戶拜訪與回訪的重點
3)銷售員按照客戶拜訪計劃對客戶進行拜訪與回訪
4)在拜訪與回訪結束后，應將相關信息如實記錄并正確填寫《目標客戶基本信息情況統計表》
5)銷售員在每周六上午的工作例會上將拜訪與回訪信息向銷售部經理匯報
6)銷售部經理對銷售員的工作予以指導和安排
2、產品報價、投標的流程
此項流程主要針對外協產品及政府農業管理部門統采的產品
1)銷售員在得到用戶詢價或招標的信息后第一時間向部門經理匯報，由部門經理決定是否參加比價或投標(重大比價或投標需向公司領導請示)
2)對用戶的詢價書或招標信息進行整理(必要時由采購部和技術部協助)
3)技術部對疑難產品的型號、技術參數進行協助和支持
4)采購部對重點產品的原材料采購價格及交貨期進行調研
5)銷售部經理對最終報價或標書進行審核(重大比價或投標需向公司領導請示)確認后方可進行打印
6)制作出正規的報價單或投標書，裝訂成冊蓋章后發出參加比價或投標
3、商務談判與簽訂合同的流程
1)銷售員在給客戶報價或投標后，根據實際情況可進行商務談判
2)銷售員在與客戶商務談判的過程中應及時向銷售部經理通報相關情況(重大合同需向公司領導請示)
3)與原報價或投標文件發生偏離的任何技術和商務條款需經銷售部經理或公司領導再次確認
4)待銷售部經理或公司領導將所有問題均確認后方可簽訂銷售合同
5)正式《銷售合同》經銷售部經理確認后由銷售內勤于當日保管存檔
6)對于因客戶原因無法簽訂正式《銷售合同》或客戶電話/傳真通知訂貨的必須由銷售部經理(必要時向公司領導請示)確認后方可執行
4、發貨流程
1)銷售員或分部銷售內勤根據《銷售合同》填寫〈需貨申請單〉
2)〈需貨申請單〉經分部經理審核確認后上報銷售部
3)由銷售部經理審核《銷售合同》及〈需貨申請單〉
3)由銷售內勤根據銷售部經理審核的〈需貨申請單〉開具《銷售出庫單》并將第二聯交與庫管
4)庫管辦理出庫手續
5)將客戶簽字的《客戶確認單》交銷售內勤存檔
5、回款流程
1)銷售員催款
2)銷售員填寫收款申請單
3)銷售部和財務部確認
4)反饋給客戶
5)客戶回款
6、開票流程
1)銷售員填寫開票申請單
2)銷售部審核
3)財務部開票
4)交客戶簽收
7、售后服務流程
1)接客戶售后服務申請，由銷售部經理確認
2)銷售內勤填寫《售后服務申請表》后發給技術部
3)技術部和客戶溝通
4)技術部將服務狀況、處理結果反饋給銷售部經理及內勤
5)銷售內勤與所屬銷售員進行內部溝通
8、退貨(換貨)流程
1)客戶提出申請，由銷售員報銷售分部經理確認
2)由銷售員核對欲退貨(換貨)產品的品名、規格、數量
3)由銷售員配合技術部鑒定退貨(換貨)產品的真偽
4)由銷售分部將核實無誤后的《退貨詳單》即紅字的(需貨申請單)報銷售部經理審核
5)由銷售內勤根據審核的《退貨詳單》開具紅票的《銷售出庫單》并將第二聯交與庫管
6)庫管辦理退貨(換貨)手續
三、銷售部管理制度
1、對所轄區域內所有經銷商的經營情況、終端用戶情況、競爭對手的產品結構及銷售狀況以及當地市場情況等信息，銷售員必須了如指掌
2、銷售員不能私自收取經銷商貨款，若遇特殊情況必須收取的應及時將該款項匯回公司
3、銷售人員在工作推進過程中產生的銷售費用需事先向銷售部經理請示
4、銷售員不得擅自超越常規與客戶進行商務談判，超越常規的條款與價格應事先征得銷售部經理的同意，并由銷售部經理指導談判的過程
5、對于任何客戶提出的特殊費用(如市場促銷費用、臨時雇傭人員等費用)要求必須在征得銷售部經理同意的情況下方可承諾
6、特殊費用的支付到底采用何種形式必須向公司領導請示后方可執行，違反規定造成損失的，由責任人賠償損失
7、正式《銷售合同》形成后，若無正當理由銷售內勤應在一個工作日內組織發貨
8、銷售內勤開出的〈銷售出庫單〉內容要詳細、準確。因開票內容不正確或錯誤而造成損失的，由銷售內勤承擔責任
9、銷售內勤對用戶的收貨憑證或發貨憑證要妥善保存，不得遺失。對送給用戶的發票及取回的支票、匯票要登記鑒收。與用戶的所有往來合同、賬目、清單均應分類整理保存，銷售員不得私自保管。
10、所有的出庫申請及開票申請銷售內勤要及時存檔
11、銷售內勤應每日向財務部了解回款情況，及時處理回款過程中發現的問題，杜絕錯帳、壞帳的發生
12、對于收到的支票、承兌匯票、銀行匯票銷售內勤要在當日將相關票據交財務部簽收
13、銷售員應在每年的6月底和12月底與客戶核對往來賬目，并將結果報告銷售部經理，并通報公司財務部
14、對于不能解決的現場售后服務問題，銷售員應及時向銷售部經理匯報，由銷售部經理向公司主管領導申請協調解決(1)(2)(3)(4)(5)
15、銷售內勤每月5日前，將本部門上一月的所有《銷售合同》原件編號整理成冊
16、銷售部必須按公司要求及時準確上報以下各種報表
1)周工作計劃表
2)月工作計劃表
3)銷售情況周統計表
4)銷售情況月統計表
5)銷售員工作周統計表
6)銷售員工作月統計表
7)市場狀況周統計表
8)市場狀況月統計表
9)經銷商進貨情況統計表
10)區域銷售情況統計表
11)每月經銷商管理匯總表
[關鍵詞] 銷售管理 管理信息系統 合同管理
隨著經濟的迅速發展和全球化進程的加快，現代企業的規模不斷擴大，業務愈來愈復雜，依靠傳統的手工操作進行銷售管理的現代企業會由于效率的低下而舉步維艱，所以管理信息化已經成為企業發展的必然之路。一般認為銷售管理信息系統是集成了計算機網絡技術、通信技術、信息處理等相關技術，對信息進行收集、傳遞、存儲及加工處理的一個人機交互的智能化計算機系統。銷售管理信息系統可以建立適合信息時代的銷售管理結構和運行方式，實現銷售管理的標準化、數字化、可視化、實時化，用科技手段推動銷售管理工作由粗放走向精確，由模糊走向清晰，由靜態走向動態。
一、用戶需求分析
1.系統用戶分析
典型的工業制造企業直接涉及銷售業務部門有：(1)管理部門。負責公司的整體經營運作，對公司的整體業績負責，審批重要的銷售項目；(2)銷售部門。負責發展客戶，預測客戶的需求，跟蹤整個銷售過程，簽訂銷售合同，將訂貨情況通知生產部門，將收款信息通知財務部門，并維護客戶關系；(3)生產部門。負責根據計劃安排生產，負責組織生產公司經營產品，給簽訂合同的客戶發貨，定期作發貨報表上交公司管理部門；(4)財務部門。負責管理客戶付款信息，在獲得了銷售部門的付款信息的基礎上，結合生產部門的出貨情況，按照合同的條款進行收款活動。
2.客戶信息管理需求
客戶信息管理的需求主要包括兩個方面：(1)新客戶建檔。當成功發展了新客戶時，銷售人員通過銷售管理信息系統錄入并保存新客戶的相關信息；(2)老客戶信息完善。當老客戶信息發生變化時，銷售人員可以通過該系統修改或刪除該用戶。客戶信息管理涉及的數據主要是包括客戶名稱，電話和信用等級等重要內容在內的相關信息。
3.合同管理需求
合同管理主要包括以下6個方面的內容：(1)預簽合同。銷售代表與客戶達成初步意向后將相關信息錄入系統，并保留修改的權限；(2)合同審批。用戶在系統內設定各級領導的審批限額，對于具有重要性的合同應由公司董事長或其他同等機構審批，一旦合同審批通過就不允許對價格等實質性的條款做任何修改；(3)簽訂合同。銷售總監有權根據合同審批的結果與外部主體簽訂銷售合同，而且一經銷售總監確認該合同就成為可執行合同，并作為向生產部門配產的主要依據；(4)發出貨物。在合同規定的時點生產部和銷售部共同組織發貨并將發貨情況詳細錄入系統；(5)開具發票并收款。財務部門根據銷售合同向客戶開具發票并責成銷售部門及時回收款項；(6)售后服務。銷售部門應及時采集產品售后信息作為生產部門售后服務的依據，并將其提交給管理部門以作決策之需。
4.查詢統計需求
根據用戶的查詢條件輸出查詢信息是本系統的主要功能之一。查詢統計需求主要包括以下幾個方面：(1)合同信息查詢。對合同的交易額、交易客戶和標的物等信息查詢；(2)客戶信息查詢。有權限的用戶可以對客戶信息進行查詢；(3)發貨信息查詢。生產部門和銷售部門可以對發貨信息進行查詢和統計；(4)發票信息查詢。財務部門和銷售部門可以對發票信息進行查詢和統計；(5)收款信息查詢。財務部可以對收款信息進行查詢和統計；(6)查詢/統計員工銷售業績。公司領導和銷售總監可以對銷售人員的業績進行查詢和統計。
5.系統維護需求
系統維護的需求主要包括以下三個方面：
（1)用戶權限維護:不同部門和職位的員工對系統有不同的操作權限，管理部負責對員工的權限進行維護，具體人員權限的權限如下：①銷售人員。銷售人員有客戶查詢權限，客戶增、改、刪權限，合同查詢權限，合同增、改權限，訂單增、刪、改權限，產品查詢權限；②管理人員。管理人員有客戶查詢權限，合同查詢權限，合同信息的增、改權限，合同的刪除權限，產品查詢權限，員工查詢權限；③生產部。生產部門有客戶查詢權限，合同查詢權限，發貨的增、刪、改權限，產品信息查詢權限，產品信息增、刪、改權限；④財務部。財務部有合同查詢權限，發票的增、刪、改權限，收款的增刪、改權限；⑤人事部。人事部有員工信息的增、改、刪權限。
（2)維護產品信息：生產部門負責對產品信息進行維護，可以增加新產品信息，修改或刪除已有產品信息。
（3)數據轉存：系統維護人員負責對數據庫中的各類數據進行轉存以保證數據的安全和完整，需要轉存的數據包括：合同信息、訂單信息、發貨信息、發票信息和收款信息。
二、系統的設計與實現
1.系統模型選擇
本系統用于公司內部銷售信息的管理，開發完成后在公司內部運行，因為用戶較少，所以本系統采用三層Browser/Server體系結構。考慮到數據的安全完整性,以及服務器的高性能特點，在一臺服務器上安裝Microsoft Windows NT Server，數據庫采用Microsoft SQL Server 2000。三層Browser/Server體系結構分別是業務邏輯層、顯示層和數據層。業務邏輯層位于顯示層和數據層之間，封裝了與系統關聯的應用模型，并把用戶表示層和數據庫代碼分開，提供客戶應用程序和數據服務之間的聯系，主要功能是執行應用策略和封裝應用模式，并將封裝的模式呈現給客戶應用程序。根據實際情況，選擇ASP/ADO來實現WEB端的數據庫技術。在客戶端通過IE瀏覽器接入，使系統具有友好的界面，有助于用戶理解和高效的定位應用服務。
2.系統保密模式選擇
在商業數據納入信息系統后，對系統的安全性有了更高的要求，因此系統對關鍵操作引入了硬件key認證方式。
首先，我們看一下傳統的“密碼+用戶名”認證的缺陷：(1)如密碼位數太長，難于記憶，而密碼太短，容易破解。實際應用中密碼長度很難超過10位；(2)密碼易擴散，易得到，例如偷窺或通過木馬程序記錄操作者輸入的數據，還可以攔截傳輸的數據，進行分析查找到密碼；(3)密碼可以被多人使用，無法統計真實地使用情況。
為了解決以上問題，保證傳輸數據的保密性、一致性、完整性以及操作的不可否認性，本系統拋棄古老的“密碼+用戶名”的認證方式，改用數字證書的認證方式；私鑰是存儲在一個Ekey上的，用PIN碼保護，在使用私鑰時，只要將Ekey插到計算機上即可。這也就是所謂雙因子身份認證，它要求兩部分（軟的和硬的）同時正確的時候才能得到授權進入系統，而這兩部分因為一軟一硬，他人即使得到密碼，因沒有硬件不能使用；或者得到硬件，因為沒有密碼還是無法使用硬件。這樣彌補了“密碼+用戶名”認證中，都是純軟的，容易擴散和容易被得到的缺點。
3.數據庫設計
為了保證系統功能的實現，本系統設計了相關的數據庫，數據庫中所包含的表的表名，字段分別如下，其中帶下劃線的為關系主碼。
（1)合同信息（合同編號，合同名稱，客戶編號，員工編號，合同狀態，合同預計簽訂日期，合同提交日期，合同審批日期，合同簽訂日期，合同金額，合同累計發貨金額，合同累計發票金額，合同累計收款金額）。
（2)客戶信息（客戶編號，客戶名稱，負責人，電話，地址，所屬銀行，銀行賬號，企業規模，員工編號）。
（3)訂單明細（訂單編號，合同編號，產品編號，數量）。
（4)發貨明細（發貨編號，發貨日期，合同編號，發貨批次，產品編號，數量）。
（5)員工信息（員工編號，員工姓名，員工所屬部門，職務，權限，口令）。
（6)產品信息（產品編號，產品名稱，產品價格，產品類型，產品庫存）。
（7)發票明細（發票編號，合同編號，合同發貨批次，金額，發票日期）。
（8)收款明細（收款編號，數量，收款日期，發票編號，合同編號）。
（9)權限信息（權限編碼，員工編號，部門，職務，客戶信息表權限，合同信息表權限，員工信息表權限，產品信息表權限，訂單信息表權限，發貨信息表權限，發票信息表權限，收款信息表權限，審批權）。
4.系統功能模塊設計
根據前述的銷售信息管理需求的分析，本系統設計了用戶登錄、合同管理、客戶信息管理、查詢統計、系統維護等模塊，既便于實現系統功能，又便于非程序開發人員對本系統的使用操作。
（1)用戶登錄模塊。該模塊的主要功能是用戶的身份驗證，如果用戶名、口令和Ekey正確，則根據用戶名和口令檢索權限控制表，得到用戶的權限索引，否則，輸出“對不起，您無權訪問”。
（2)合同管理模塊。該模塊的主要功能是根據用戶的身份判斷用戶對系統的使用權限，并根據用戶的操作完成相應的功能，該模塊包括七個子功能：權限控制、簽訂意向合同、審批合同、簽訂合同、發貨、開發票和收款。
（3)客戶信息管理模塊。客戶信息管理模塊的功能是對客戶信息進行增加、刪除和修改操作，銷售人員可以根據情況增加新的客戶信息，但銷售人員只能修改和刪除自己添加的客戶信息。
（4)查詢統計模塊。查詢統計模塊的功能是對客戶信息進行查詢，對合同信息、發貨信息、發票、收款信息,以及銷售人員的銷售業績進行查詢和統計。
（5)系統維護模塊。系統維護模塊的功能主要包括兩個方面：一是對系統中的基本信息（包括員工信息和產品信息）進行增加和修改操作，該功能由相應部門的員工進行；二是對系統的業務數據（客戶信息、合同信息、訂單信息、發票信息和收款信息）進行轉存操作，該功能由系統管理人員來進行。
（6)數據安全模塊。數據安全模塊設計從服務器用戶管理和數據庫用戶管理兩方面考慮：既可以使用SQL Server自身的安全體系對登錄用戶進行認證，又可以接收Windows NT認證用戶的連接請求。如果認證通過，則用戶可以被連接到SQL Server，否則服務器將拒絕用戶的連接請求。
三、結論
通過此銷售管理信息系統的開發與設計可以得出，廣義MIS的開發過程大致可以分為以下幾個過程:(1)系統開發人員應當對系統開發技術和相關的理論知識有比較全面的了解，為系統的開發做好準備；(2)系統需求分析是MIS的重點和基礎，在這一階段應明確系統的應該具有哪些功能，為以后的具體設計指明方向。(3)數據庫和應用程序的設計與實現需要嚴謹和細致。數據庫的設計包括概念結構設計、邏輯結構設計、物理結構設計，以及數據庫的安全性措施設計等，數據庫設計要科學合理，應用程序設計應盡量簡明實用。可以預見，銷售管理信息系統必將在我國企業的得到更加廣泛的應用，希望本系統對我國企業信息系統的設計有所幫助。
參考文獻：
[1]周廣聲 李新月 楊麗萍:信息系統工程原理、方法及應用.北京:清華大學出版社,2004.6
[2]熊 瑾:瀏覽器/服務器結構應用系統的研究與開發.計算機與現代化,2005.8
【關鍵詞】應收賬款 應收賬款管理 應收賬款財務控制
一、緒論
國內外市場競爭日益加劇，信用銷售（賒銷）慢慢地會成為中小型企業銷售的主要手段之一。目前，中小型企業賬款拖欠時間就比較長，在我國中小型企業逾期賬款時間平均為90多天，大多數的應收賬款是因為中小型企業管理不善所造成的后果。因此，就中小型企業應收賬款進行管理的問題，不再僅僅僅是中小型企業加強應收賬款管理的核心問題，也是中小型企業管理研究的重要課題。應收賬款管理問題的發生是激烈的商業競爭、銷售與收款的時間差距等所引起的必然結果。良好的應收賬款管理，它能夠在促進中小型企業的銷售業績，對于一般的中小型企業想占領市場有著很大的幫助。
二、應收賬款事前管理研究
應收賬款的事前管理是指在應收賬款正式形成之前，對產生應收賬款的有關因素進行分析，建立應收賬款事前管理制度，并應該防止一些不合理的應收賬款的慢慢形成，并要預防一些壞賬情況發生和要在應收的賬款被他人非法長期占用。我國中小型企業事前管理與控制是應收賬款管理的基礎和根本要素，企業應建立健全應收賬款的內部控制制度、確定中小型企業應收賬款的較為合理的水平、對客戶應當進行資信評估并確定賒銷額度的詳細情況等等。
（一）應收賬款管理
中小型企業的應收賬款管理的具體目標應該包括下面幾個方面的內容：
1.中小型企業要確定合理的應收賬款的持有水平并在日常工作中給以保持。
2.確定合理的應收賬款收賬政策并在收賬過程中予以貫徹。
3.中小型企業應該保證應收賬款周轉時間要低于行業內平均水平。
4.中小型企業要力求降低應收賬款的直接成本，使中自己企業因使用信用銷售的手段所增加的銷售收益要比持有應收賬款所產生的所有費用大一些。
（二）建立健全應收賬款管理的相關制度
中小型企業應當以應收賬款事前管理中將應收賬款水平盡量提高和產生壞賬的風險降到最低為目的的，并合情合理地再擴大信用銷售額，降低產品的庫存費用，使公司的可變現的銷售業績達到最大化。在應收賬款事前管理上，需要建立客戶檔案管理制度、分析客戶信用狀況，完善企業合同管理制度。
1.建立客戶檔案。為了對客戶的信用進行有效的管理，應要建立各個客戶的檔案庫。中小型企業應將收集到客戶的詳細信息：經營、注冊、履約、支付能力、規模等等之后，要進行整理、匯總，分開各戶登記并造冊。把客戶的檔案內容按一定標準分為兩個部分：一是中小型企業在開發自己的客戶時所應該進行的調查和掌握的靜態詳盡情況；一般都包括客戶的明確名稱、真實注冊資金、企業的性質、支付的最大能力、注冊的具體時間、詳細聯系方式、業務營業范圍、合理法人代表、營業地址等。另一部分是企業與客戶共同開展業務之后，由銷售部門的人員、財務部門的人員以及通過各種各樣銷售渠道所得到的動態情況；包括客戶履約的詳細情況、支付能力變化情況、應收賬款余額是否超過警戒線、是否提供貸款擔保、貨款結算情況、經營是否正常、企業規模有無改變、財務管理是否正規、有無違規違紀現象等都要考慮。
2.客戶的信用狀況。我國中小型企業還要要根據自己所得到的信息作定期地對客戶進行詳細信用的分析，并作評定客戶的信用度的材料之一。客戶的資信程度往往取決于客戶的償付能力、信用品質、抵押品、資本和經濟狀況等。這五個方面的信用資料可以通過財務報表、信用評級報告、向有關國家機構核查、分析商業交往信息等方式取得。財務報表，是信用分析最理想的信息來源之一。
3.合同管理制度。企業應收賬款管理水平在很大程度上依賴于企業合同管理水平。企業銷售合同應采用統一的合同范本，對貨物標的、賬期、交貨條件、收款形式和延期付款的具體違約責任都應準確、清楚；銷售合同的要素必須齊全，符合國家法律規定。
企業要明確銷售合同的簽訂會審程序。例如，銷售合同視合同金額的大小，由銷售部門的負責人提出、財務部門及信用管理部門經過會審、公司各級經理按權限層層進行審批。
企業要建立合同歸檔備案管理制度。銷售部門要將合同原件及復印件，除在公司檔案管理部門保存備查之外，并且還要交由公司法規管理部門、財務部門，以便于以后對銷售合同的跟蹤、執行、檢查以備監督和預警之用。
（三）應收賬款合理水平的確定
企業應收賬款的水平主要指應收賬款的總體額度，即企業賒銷給客戶群體的貨品和服務的總金額。
企業確定應收賬款總體額度的合理水平，主要依據企業經營的具體情況，并結合企業資金充裕狀況等，以最小的成本或者最大的收益來確定。
1.應收賬款最小成本。在應收賬款的成本的各個要素之中，機會成本、管理成本和壞賬損失與應收賬款的規模應該成正比例關系；也就是應收賬款規模越大，機會成本、管理成本和壞賬損失也就越高。
短缺成本是指企業如果采用嚴格的信用政策進行銷售，造成銷售規模變小、供貨短缺的形成的損失；即企業持有的應收賬款額度規模變小，從而導致銷售收入減小，凈利潤減少。這種損失可以看作是企業持有過低的應收賬款造成的短缺成本。短缺成本與應收賬款的持有規模成反比關系。
確定合適的應收賬款總體額度，可以控制管理成本、機會成本和壞賬損失的增長，同時減少短缺成本，達到應收賬款的最小成本。
2.應收賬款的最大凈利潤。企業最大凈利潤法的原理是采用個例比較的方法，用現金交易和信用期限方案作計算、比較和統計，估計銷售的收入，預算管理應收賬款費用、銷售成本、管理成本等，用銷售的收入減去各項費用就得到凈利潤。比較凈利潤是指凈利潤大的為較優方案，凈利潤最大的賒銷方案對應的應收賬款規模就是最佳規模。
無論是考慮持有應收賬款的最小成本，還是持有應收賬款的最大凈利潤，都要結合企業經營動態變化來確定應收賬款合理水平。
（四）客戶信用分析與賒銷額度確定
在應收賬款的總體額度的合理水平之下，對每個客戶的應收賬款最主要是通過賒銷授信進行嚴格控制和嚴格管理。與某一客戶進行交易之前，首先要確定該客戶的賒銷額度情況，作為與該客戶交易時賒銷金額的上限標準。
1.銷售量法。銷售量法是依據客戶大量以往的訂貨量和大量的訂貨周期信息來確定賒銷額度的方法。要根據客戶在上一季度的訂貨量，結合本企業的標準信用期限作為參數來計算各個客戶的信用額度，由此信用額度來確定銷售量。
首先，確定客戶上季度訂貨量；根據其以往的銷售記錄和訂單或出庫單等信息來確定客戶的訂貨量。其次，根據客戶類型和交易的重要性，確定客戶的一般信用期限并分類，也可以直接使用標準信用期限。再次，計算信用限額。最后，修正信用限額、確定客戶的賒銷額度；修正系數可以依據客戶的信用等級，以及客戶的信用記錄來修訂。
2.回款額法。回款額法是根據客戶在最近半年的回款能力，為客戶設立一定標準信用額度的方法。對客戶在一個特定的時期內，該時期內的回款額進行加權平均計算，以本企業的標準信用期限為參數，計算客戶的信用額度。回款額法是以客戶前一個周期實際付款的數量來核定信用額度，是一種比銷售量更加穩妥的做法，這種方法的好處是簡單直接，易于操作，不用進行較繁鎖的參數設定。
綜上所述，事前管理控制是應收賬款管理的基礎和根本，企業應建立健全應收賬款管理的相關制度、確定應收賬款的合理水平、對客戶確定賒銷額度與進行資信評估等。
三、結論
本文對我國中小型企業應收賬款管理進行分析和現狀分析，提出了對中小型企業一些必須建議：設立自己的獨立信用管理部門，還要明確信用管理部門的具體職責。還要依據應收賬款的管理全過程，并應重點建立一些應收賬款管理的體系。并探討了應收賬款在管理中的某些主要問題：首先包括應收賬款的管理制度、其次應收賬款的管理主體、再有應收賬款合理水平等。促進中小型企業競爭力的提高、擴大銷售，充分挖掘和利用了企業的現有生產能力，擴大了銷售量，增加了產品的市場份額，提高了企業的市場競爭力。
參考文獻
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[4]劉詩明.“淺談企業應收賬款風險管理系統的建立”.《金融與經濟》，2007年7期.
[關鍵詞] 應收賬款；管理；途徑
一、應收賬款形成的主要原因
應收賬款是指企業因銷售產品、材料、提供勞務等業務應向購貨方收取的款項，包括應收銷貨、應收票據、其他應收款等。應收賬款的周轉速度將直接影響企業的生產經營活動。當前，許多企業的應收賬款增長速度大于收入的增長速度，降低了企業資金的利用效果，影響了企業資產質量，加大了企業的經營風險。如何有效地控制應收賬款的增長，已經成為企業管理和生死存亡的重要議題。
企業應收賬款形成的主要原因大致有以下幾個方面：一是經濟體制轉軌中老體制慣性作用。在計劃經濟時期國有企業應收賬款很少存在壞賬，進入市場經濟體制后，原來的供銷體制發生了重大變化，由于缺少應有的應變能力，遺留了大量的應收賬款，相當部分形成死賬呆賬：二是經濟法制建設相對滯后。欠債不還現象蔓延，打贏官司也無法收回的事司空見慣。三是缺乏對客戶資信情況的調查，缺乏一套完整的信用風險管理制度等等。
二、加強應收賬款管理的主要途徑
(一)建立健全應收賬款的內部監控制度
首先，應強化財務部門的管理與監督職能。按照內部牽制原則，可在財務部下設財務監督小組，由財務總監領導，配置專職會計人員，負責對有關業務往來賬核算和監督，對每一筆應收賬款都進行分析和核算，保證賬賬相符；同時，規范各經營環節的要求和操作規程，健全應收賬款的內部控制制度，努力形成一整套規范化的應收賬款事前、事中、事后控制程序，使經營活動科學化、規范化、系統化。
其次，建立應收賬款回籠責任制。所有經濟業務從開始到結束的全過程，由其經辦人終身負責到底，如出現死賬爛賬，并造成損失，則經辦人不準辦理調離、提升、退休等一切手續，并按規定扣除其工資及崗位津貼，直至結清為止。對違反法律法規騙取企業財產的業務人員，應追究其法律責任。
再次，定期或不定期對營銷網點進行巡視、檢察和內部審計，防范因管理不嚴而出現挪用、貪污及資金體外循環等問題，降低風險。
(二)改進應收賬款的對賬工作
應收賬款對賬工作包括兩方面內容：一是總賬與明細賬核對，二是明細賬同客戶單位往來賬目核對。前者是賬務部門的內部事務，后者是企業的相關事務。做好應收賬款對賬工作，目的是保證收賬工作能順利進行。傳統的做法，是由財務部門負責對賬工作，銷售部門則負責收賬工作。然而，隨著企業之間賒銷業務的頻繁，這種約定俗成的分工帶來嚴重的負面效應，迫切要求對應收賬款對賬工作加以改進：
1．將企業之間對賬工作分兩個環節來完成。第一環節是營銷人員同本單位財會部門核對應收賬款賬目；第二環節是營銷人員同客戶單位核對往來賬目，使營銷人員成為對賬工作的主角。
2．借鑒銀行定期對賬管理模式，由應收賬款會計定期向營銷人員提供對賬單，包括賬款形式、貨款回籠及余額。營銷人員按其管理的客戶單位設立統計臺賬，對產品發出、銷售發票開具和貨款回籠進行序時記錄，定期同財會部門提供的對賬單相核對。出現未達賬項及時向財會部門反饋，由應收賬款會計查明原因后進行調整。保證應收賬款明細賬同相應的統計臺賬余額一致。3．營銷人員同客戶單位核對往來賬目。對客戶單位已入賬，我方尚未入賬的款項，查清記錄后向財會部門反饋，由應收賬款會計查明原因后進行調整，保證統計臺賬余額同客戶單位往業賬目余額一致。對營銷人員難以對清的往來賬目，可由應收賬款會計配合進行，但這是作為對賬工作中的特殊情況。
(三)建立和健全往來賬戶結算登記、核查、清理制度
1．企業應嚴格按會計制度的規定來規范核算，正確使用會計科目，及時反映每筆往來款項，以隨時掌握應收、預付賬款的形成、回收增減變化情況，并按月與客戶核對和清理。要求制定嚴格的管理辦法，對過期的應收預付賬款逐筆查清原因，建檔清查，及時向領導匯報。公司領導應根據查明的情況，分清責任，責成有關人員提出明確的處理意見，制定具體催收計劃，責任到人，財務部門要跟蹤督促執行。
2．利用電子計算機管理財務。利用電子計算機可以輕松快捷地對數據進行分類、排序等操作，從而達到自動核銷往來賬、進行賬齡分析、查詢逾期應收未收款等目的。
(四)加強銷售合同管理，建立，完善合同臺賬制度
企業應注重并加強銷售合同管理，按照新《合同法》的規定，制定、修改、完善合同管理制度，明確合同管理機構及職責。在經濟往來中，除能即時結清者外，都要簽訂書面合同。在簽訂合同時，應盡量使用規范文本，如果使用自擬文本，內容一定要詳細、具體、完備，尤其是對方提供的文本，一定要弄清每一款內容的含義。實行嚴格的合同審批程序，層層把關，對標的額較大、內容重要的合同，要請法律顧問審查把關，由公司領導班子研究決定。同時，要建立、完善合同臺賬制度，部門要有部門臺賬，公司要有總臺賬。注意收集、記錄、整理、保存各類憑證，特別是在變更、解除合同時，一定要及時向對方索取書面憑證，做好法律防范的基礎工作。由于訂立合同把關不嚴或因證據不足無法追討而給公司造成損失的，要視情況追究有關人員的責任。
［關鍵詞］銷售；管理；控制
1正確制定合理的銷售政策是提高銷售管理水平的前提
銷售政策是一項引導性、激勵性銷售措施。它的目的就是促進銷售，給銷售帶來保障和輕松。所謂保障，就是通過給出一定的條件來激勵、約束經銷商與銷售人員的行為，為完成銷售目標服務；所謂輕松，就是充分發揮吸引力，促使客戶與銷售人員產生內驅力，自動地去完成銷售目標，從而給銷售帶來一些便利與輕松。銷售政策包括對內的《銷售人員的激勵政策》和對外的《經銷商激勵政策》，在這重點提出的是經銷商的激勵政策。
(1)在制定的過程中要充分發揮政策的引導性作用，給貨物和貨款帶來保障，給貨款結算帶來便利。在結算條款中要引導經銷商實行現款現貨，同時輔以折扣支持這一措施，會收到顯著效果。銷售人員不再將主要精力花在追收貨款上，而將主要精力花在市場開發與客戶管理上面。在賒欠與鋪底上要明確規定授權的范圍與期限標準，否則將造成應收賬款偏大。
(2)折扣也就是廠家給予經銷商的銷售返利、銷售獎賞，是經銷商應得的額外勞務費用。隨著市場環境的變化、競爭的加劇，廠家對經銷商的期望提高了，對經銷商的要求也隨之增加，這些要求怎樣才能在市場中得到實施與落實？廠家只有拿出更多的折扣。現在的折扣又分成許多單項折扣，如現款折扣、專營折扣、銷售增長折扣、市場秩序折扣等。
①現款折扣是對結算的保障，按凈銷售額的百分比給予折扣。這種折扣不僅廠家資金流回籠較快，而且商家利潤點增加。
②銷售增長折扣是市場競爭加劇，商品供過于求局面下，每個企業為了得到更多的市場份額而產生的。市場消費量這個“蛋糕”的擴大速度是有限的，市場供應量的增長速度是高速的，只要我們多銷售、多生產，我們獲得的市場份額就大一些，競爭力就強一些，賺錢會更多一些。這樣市場供給量增加，暫時出現供過于求，只有從銷售上找出路。
③專營折扣《市場營銷》中介紹市場防御策略有一條是渠道封鎖，封鎖方法之一就是簽訂排他性協議，具體就是專營。市場操作中，有許多經銷商不愿意專營，理由很簡單：風險大，銷售受影響，可提供給自己客戶選擇的產品有限。廠家怎么辦？給出專營折扣。專營，就享受該折扣；不專營，就不享受該折扣。同時專營折扣也對培養經銷商的忠誠度有很大幫助。
④市場秩序折扣，由于市場上經常出現倒貨、竄貨，低價傾銷，價格倒掛的事情，廠家又經常查不出結果，造成市場價格混亂，貨物流通不正常。只要有一家經銷商的貨物開始低價銷售，馬上所有經銷商都會低價銷售，不僅將損失轉嫁給廠家，而且喪失繼續進貨銷售的信心。商家是以利潤為中心的，只有保證價格穩定和合理的價差，經銷商才有利可圖，廠商合作才會持久。所以專門為此設了一項折扣來引導經銷商共同遵守、維護市場秩序。
(3)新產品銷售獎勵。注重產品開發與產品組合的公司，經常會推出新產品，多給經銷商提供一些賺錢的機會，多給市場提供一些“武器”。但經銷商認識不一樣，有的愿意銷售新產品，認為賺錢多；有的不愿意銷售新產品，認為銷量小、有風險，賣力不討好。這個矛盾怎么解決？激勵!讓經銷商見利眼開，就可以借經銷商之力推銷新產品了。
2合同簽訂與管理的完善是提高銷售管理水平基礎
隨著我國法制的不斷健全，人們法律意識的不斷增強。合同在經濟交往中越來越規范、標準、完整。這一環節可以規避銷售風險，保證企業的合法利益。主要通過合同范本管理，提高合同管理工作的規范化，降低合同簽訂風險；通過資質信用管理，建立經銷商誠信檔案體系，降低了履約風險；通過合同風險點管理，強化合同履行的風險意識，減少合同履行風險；通過合同會簽管理，提高合同審批效率，規范業務流程；通過合同履行管理，加強經營過程的控制能力，提升公司精細管理水平；通過合同統計分析管理，提高公司經營決策自我分析能力。
3科學的物流管理是提高銷售管理水平重點
銷售部門應當按照經批準的銷售合同開具銷售通知單，發貨和倉儲部門應當對銷售通知單進行審核，嚴格按照所列項目組織發貨，確保貨物的安全發運。同時企業應當加強銷售退回管理，分析退回原因，及時妥善處理。企業應當嚴格按照發票管理制度規定開具銷售發票，嚴禁開具虛假發票。
企業應當在銷售與發貨環節做好相關的記錄，填制相應的憑證，建立完整的銷售制度，加強銷售訂單、銷售合同協議、銷售計劃、銷售通知單、發貨憑證、運貨憑證、銷售發票、收貨回執等文件和憑證的相互核對工作。
銷售部門應設置銷售臺賬，及時反映各種商品、勞務等銷售的開單、發貨、收款情況。
4加強收款環節的控制是提高銷售管理水平關鍵
(1)收款業務應當以銀行轉賬方式辦理，避免銷售人員直接接觸現款；對于商業匯票明確受理范圍，嚴格審查票據的真實性和合法性，防止票據欺詐。企業應由專人保管應收票據，及時向付款人提示付款。貨幣資金是企業所有資產中流動性最強的資產，是保護國有資產安全的重要目標。貨幣資金內部控制的主要目的是實現企業貨幣資金開支的合理、合法和貨幣資金回收的安全可靠，防止貪污舞弊行為，保證資產的安全，保證會計資料的正確，滿足生產和經營的需要。
(2)企業應當完善應收賬款管理制度，嚴格考核。銷售部門負責應收款項催收，財務部門負責辦理資金結算并監督款項回收。應收賬款分類管理，針對不同性質的應收款項，采取不同的方法和程序。嚴格區分并明確收款責任，建立科學、合理的清收獎勵制度以及責任追究和處罰制度，保證企業營運資產的周轉效率。
一、應收賬款對于企業經營的作用
1.應收賬款可以用于企業的流動資金貸款的基本條件，根據其大小及應收下游企業性質可以向銀行申請流動資金貸款，用于企業的擴大經營與生產。
2.企業賒銷實際上是向顧客提供了兩項交易：向顧客銷售產品以及在一個有限的時期內向顧客提供資金。賒銷具有比較明顯的促銷作用，對企業銷售新產品、開拓新市場具有更重要的意義。
3.企業持有產成品存貨，要追加管理費、倉儲費和保險費等支出；相反，企業持有應收賬款，則無需上述支出。因此，當企業產成品存貨較多時，一般都可采用較為優惠的信用條件進行賒銷，把存貨轉化為應收賬款，減少產成品存貨，節約相關的開支。
二、我國企業應收賬款現狀
目前，我國企業總體上來看，應收賬款的數量呈現逐年上升的趨勢，企業流動資金短缺與大量債權無法變現之間的矛盾異常突出。應收賬款占流動資產比重大、賬齡老化、壞賬比率大，現狀不容樂觀，已經嚴重影響了企業的經濟效益，成為企業發展和當地經濟運行中的一大頑癥。具體表現在以下方面。
1.賒銷比例逐年上升，應收賬款總額總體逐年遞增
據統計，我國企業的賒銷比例在逐年上升，目前大約占企業銷售收入的50%左右，而且隨著時間的推移，每年的應收賬款總量仍在逐年增加。
2.應收賬款天數遞增，壞賬損失率高，造成企業經營收入虛增
我國上市公司應收賬款天數年平均遞增率為12.8%，年應收賬款天數為179天。而在北美，各行業應收賬款天數平均值只為45天。我國應收賬款的壞賬損失率，平均拖欠率，管理費用、財務費用、銷售費用以及應收賬款占流動資產的比例較高，遠遠高于3%-5%的壞賬準備率。企業應收賬款的大量存在，虛增了賬面上的銷售收入，在一定程度上夸大了企業的經營成果，增加了企業的信譽。
3.關聯交易中應收賬款發生額過大，利潤操縱跡象明顯
2002年度我國上市公司63.43%的應收賬款是與其關聯交易發生的，其中與控股公司發生的應收賬款關聯交易達到1087.87億元，占總額的39.71%。
三、我國企業的應收賬款管理不善的原因分析
（一）企業自身的原因
1.企業管理理念的錯誤，重銷輕收、重銷輕管
目前有很多企業迫于市場競爭的壓力，為了增強競爭力，往往無原則的放寬優惠條件、無選擇性的確定賒銷對象，導致賬面上銷售收入和利潤虛增，世紀收不抵支。
2.企業的法制觀念淡薄，自我保護意識薄弱
主要表現在兩個方面：一是企業簽訂合同時內容不夠嚴謹，所簽合同條款不齊全，為合同履行埋下了隱患。二是面對合同違約時缺乏的自我保護意識，寧愿坐視應收賬款變為呆賬、死賬，也不愿意低聲下氣索要欠款及至訴諸法律來維護自身的合法權益致使企業間相互拖欠不斷上升，債務鏈、三角鏈越結越緊，難以自拔。
3.缺乏高素質的信用管理人才和高素質的銷售人員
信用管理是一項專業性很強的工作，現在我國大部分企業都無專門和信用管理機構，致使應收賬款管理事前事后控制管理不善。
（二）企業外部的原因
1.政府重視不夠，沒有嚴格的法律制約
我國直到2002年才頒布和應收賬款管理相關的法律文件，由此可見，國家對其重視嚴重不足。此外，政府還未出臺一套系統完整的法律來對那些破壞社會信用制度的企業進行制裁政。
2.缺乏專門的自信統計機構為企業提供信息
我國市場上沒有一個部門或機構專門負責統計各企業的資信情況，致使企業難以準確、全面獲取客戶的資信信息，從而對于確定應收賬款客戶也較盲目。
四、改善應收賬款的事前控制
（一）加強應收賬款的事前控制
應收賬款的事情控制，對于解決應收賬款管理不善問題至關重要。因此就要求企業在進行賒銷時要謹慎選擇賒銷對象，對于新客戶要詳查其企業信息，對于老客戶更不能掉以輕心，及時督促其歸還賬款。
（二）建立專門的信用管理部門
這要從兩方面入手，一是企業內部可以設立專門的信用管理部門，加強對應收賬款的管理，二是市場上建立專門自資信機構供企業在進行賒銷業務對象選擇的時候參考。
（三）注重合同管理
企業在簽訂銷售合同時，訂立程序必須合理，合同要素必須齊全且符合國家法律規定，另外，銷售部門還應將合同影印幾份，經有關部門核對無誤后分別交于信用管理部門、財務部門，以有利于其對銷售合同的執行、跟蹤、檢查起到監督預警作用。
參考文獻：
[1]方斌，鄭方順.加強企業信用管理的若干建議.
摘 要 2012年對于鋼貿企業來說注定是不平凡的一年，“跑路”、“資金鏈斷裂”等字樣常出現在大眾眼前，如何能保障企業的資金安全，銷售與收款環節的內部控制更顯得尤為重要。本文通過對鋼貿企業銷售與收款環節內部控制存在問題的分析，提出了完善這一環節內部控制的具體措施。
關鍵詞 鋼貿企業 銷售與收款 內部控制
一、鋼貿企業銷售與收款環節內部控制存在的問題
鋼材產品賒銷歷來都是鋼貿企業的銷售特征。賒銷的優勢在于可以擴大企業的銷量，增加銷售收入，提高企業的競爭力和經濟效益；但其劣勢在于形成了一定的應收賬款，增加了企業的經營風險，加大了企業的資金占用成本，甚至產生大量呆壞賬，最終體現為企業的財務風險，給企業造成巨大的財產損失。
（一）銷售環節內部控制存在的主要問題
1.用賒銷策略去搶占市場，僅關注業務的賬面利潤
鋼貿企業為擴大鋼材產品的銷量，提升市場占有率，盲目采用賒銷策略去搶占市場，僅關注業務的賬面利潤，忽視被客戶拖欠資金的資金占用成本和能否及時收回的問題。對一些新客戶沒有嚴格的審核手續和制度，或對賒銷單位沒有全面深入的了解，往往賒銷行為發生前就確定了信用政策，賒銷發生時，又不能提供完整手續和明確劃分責任。賒銷發生后，由于業務人員的不負責任，或是換崗、調離等情況，對賒銷單位失去控制或干脆沒有控制。
2.銷售合同的簽訂或合同約定條款不嚴謹，導致資金回款困難
在現實銷售環節中，鋼貿企業往往都不太重視銷售合同的簽訂，通常僅憑客戶的一個電話需求就形成實際銷售，待到收款時則可能會遭遇客戶種種理由的拖欠。而有些鋼貿企業雖簽訂了銷售合同，但卻因合同約定條款不嚴謹，缺乏合同審核環節，導致欠款催收困難。
3.銷售出庫賬實不符
部分鋼貿企業存貨管理混亂，商品出庫不能做到實時記錄核對，加之有些業務人員填寫單據粗心大意，對發貨環節相關單據的真實性、準確性缺乏嚴格地審核。長此以往，企業的存貨管理必將形成很大的管理漏洞，損害企業的實物資產，繼而造成財產損失。
（二）收款環節內部控制存在的主要問題
1.往來款項管理不規范
鋼貿企業具有業務量大、單據繁瑣、數據量多的特點，因此在資金、往來、庫存幾方面都存在票據傳遞、記錄出現差錯的可能性。在與客戶對賬的過程中，往往能及時發現問題。但在實際工作中，很多鋼貿企業不重視往來款項的及時核對，最終會導致往來款呆壞賬的出現，最終給企業造成無可挽回的壞賬損失。
2.資金票據真實、有效性面臨重大考驗
收款是企業銷售業務的最后一個環節，也是很多鋼貿企業容易忽視的一個環節。近年來，在實際業務活動中，票據欺詐事件頻出，和票據有關聯的經濟犯罪案件給眾多的鋼貿企業敲響了警鐘，對資金票據真實、有效性的審核成為不容回避的一個問題，無形之中增加了企業的財務風險。
二、完善鋼貿企業銷售與收款環節內部控制的具體措施
（一）優化企業的內部控制環境
1.有效發揮董事會和經理層的作用
明確董事會、監事會和經理層在決策、執行、監督等方面的職責權限，形成科學有效的職責分工和制衡機制。有條件的鋼貿企業可以聘請職業經理人，優化公司治理結構。
2.搭建完善的組織架構，明確權責
鋼貿企業應當結合業務特點和內部控制要求設置內部機構，明確職責權限，將權利與責任落實到各部門，制定具體明確的崗位責任制。同時應建立內部控制審批授權制度，明確銷售與收款業務授權與審批權限。
3.制定有效的人力資源政策
人力資源政策的制定應當有利于企業可持續發展，員工的責任感和歸屬感是企業發展的內在動力。企業應當將職業道德修養和專業勝任能力作為選拔和聘用員工的重要標準，切實加強員工培訓和繼續教育，不斷提升員工素質。鋼貿企業經常會面臨留不住人的尷尬，一個業務骨干的離職往往會帶走一大批客戶。面對此種情況，企業應該制定商業行為守則，對關鍵崗位員工應訂立明確的獎懲措施。
（二）重視銷售與收款環節業務流程控制
1.根據客戶信用等級評估制定合理的賒銷政策
鋼貿企業應在企業內部建立一套科學的信用等級評估制度，重視對往來客戶資信程度的調查評估，并建立相關的信息管理系統。鋼貿企業的業務人員在銷售產品時，面對的客戶群體非常復雜，有信譽很好的老客戶、新客戶；有前期信譽很好的老客戶，但后期信譽下降；還有信譽度不好的新客戶等等。在進行信用評估時，不能僅憑直覺判斷，需綜合考量，有針對性的評估客戶信用。評估客戶的信用資料包括該客戶的市場信譽、經營作風、與其他客戶的往來歷史；客戶的資本實力、資金運轉情況；客戶的經營規模、營銷能力；客戶在銀行系統的信譽度等。根據客戶的信用等級評估結果制定不同的賒銷政策。有條件的企業可以設立專門的信用管理部門或崗位，負責制定企業信用政策，監督業務部門信用政策的執行情況。賒銷政策應當明確規定定期（或至少每年）對客戶的資信情況進行評估，并就不同客戶明確賒銷額度、回款期限、折扣標準及違約情況下應采取的應對措施等。鋼貿企業應重視賒銷政策的制定與完善，建立客戶信用檔案或數據庫。
2.建立嚴密的合同管理制度
銷售合同的簽訂是對雙方權利、義務的保障和制約，能確保實現雙方預期的經濟利益。但合同簽訂的規范與否，對業務的順利實現與否起到關鍵的控制作用。合同條款中的每一要素都應經過嚴格的審核，避免出現經濟糾紛。企業在銷售合同訂立前，應與客戶洽談磋商，關注客戶信用狀況、銷售定價、結算方式等相關內容。重大的銷售業務談判應當吸收財會、法律等專業人員參加，并形成完整的書面記錄。企業應當建立健全銷售合同審批制度，明確說明具體的審批程序及所涉及的部門人員，并根據企業的實際情況明確界定不同合同協議金額審批的具體權限分配等。審批人員應當對銷售合同草案中提出的銷售價格、信用政策、發貨及收款方式等嚴格審查并建立客戶信息檔案。重要的銷售合同，應當征詢法律顧問或專家的意見。
3.加強對銷售、發貨、收款業務的會計系統控制
鋼貿企業具有業務頻繁、業務量大的特點，因此在銷售、發貨、收款業務的各環節應及時、準確地做好相關的記錄，并及時傳遞到會計系統。銷售部門應設立銷售臺帳，及時反映各種鋼材產品銷售的開單、發貨、收款情況，同時應當附有客戶訂單，銷售合同協議，客戶簽收回執等相關單據。財務部門依據銷售部門傳遞的出庫單，嚴格按發票管理規定開具銷售發票，嚴禁開具虛假發票。發貨和倉儲部門應當對銷售通知單嚴格審核，嚴格按提貨單項目組織發貨，確保貨物的安全發運。企業應及時辦理收款業務，以銀行轉賬方式通過企業指定賬戶進行結算，避免銷售人員直接接觸現金。會計系統的記錄應與銷售記錄、倉儲記錄核對一致，并指定專人定期與客戶核對應收賬款、應收票據、預收賬款等往來款項。
4.建立完善應收款項壞賬的管理
應收賬款應由財務部門和業務部門協同管理。對業務部門的銷售人員，既要分配銷售指標，又要核定應收賬款的回收期。財務部門切實貫徹執行定期對賬制度，與客戶每半年至少進行一次對賬，對賬過程中存在不符的應及時查明原因并做好記錄。應收賬款壞賬管理的主要內容有：⑴明確劃分責任范圍，對某一客戶在某個時段的欠款應由業務經辦人員負責，對企業全部的客戶均應落實到個人；⑵明確規定應收賬款收回之前，責任人不得調離企業；⑶明確規定對超越權限形成應收賬款和壞賬應負的各種責任；⑷明確規定隱瞞、變更應收賬款事項應負的各種責任；⑸明確規定不按程序辦事形成應收賬款和壞賬應付的各種責任；⑹明確規定責任的監督部門，防止責任管理流于形式。
5.加強資金票據管理
鋼貿企業具有資金需求量大和資金周轉快的特點，由此造成資金票據結算量大。鋼貿企業應重點關注、嚴格審查銀行承兌匯票的真實性和合法性，防止票據欺詐。銀行承兌匯票審核應重點關注如下內容：⑴出票日期的時效性，是否在有效的付款期限內；⑵收款人名稱是否完整正確；⑶票據上的大小寫金額是否一致、規范、正確；⑷票據上各種簽章是否齊全、蓋得是否清晰規范；⑸票據如有背書，則背書是否連續，被背書人名稱填寫是否正確一致，貼粘單處蓋章是否清晰規范。如有循環背書情況的票據，銀行會拒絕貼現；⑹票據上嚴禁有任何涂改，否則均為無效票據。
（三）加強銷售與收款環節的信息與溝通的有效性
鋼貿企業在日常經營管理過程中，要注意及時準確地收集各種內部信息和外部信息，關注國家政策導向，重要信息須及時傳遞給董事會、監事會和經理層。確保信息在企業內部、企業與外部之間進行有效溝通。企業應建立反舞弊機制，堅持懲防并舉、重在預防的原則，對銷售與收款環節明確在反舞弊工作中的職責權限。
三、結束語
在我國面臨復雜的內外部經營環境之際，鋼貿企業若想在激烈的市場競爭中立于不敗之地，加強企業的內部控制是重中之重，這樣才能讓企業走上健康發展的良性循環的軌道。
參考文獻：