時間：2023-10-11 16:23:53
導(dǎo)語：在智慧檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞：集體智慧政府社交媒體社交媒體文件檔案化管理
Abstract： On the basis of review of the domestic and foreign government social media file archiving， this paper analysis the concept of government social media files and collective intelligence， put forward the integration of collective intelligence and govern？ ment social media files archival management. On this basis， discusses the implementing subject， pro？ cess and strategy of government social media file ar？ chival management. In order to provide reference for long-term management of government social media files.
Keywords： Collective intelligence； Government social media；Social media file； Archival management
“互聯(lián)網(wǎng)+”時代政府社交媒體發(fā)揮的作用日益凸顯，特別是隨著政務(wù)微博、官方微信的應(yīng)用，政府社交媒體逐漸成為公開政務(wù)信息的新渠道。目前，公眾的參政意識逐漸增強，政府社交媒體的信息資源總量不斷增加，加上政府社交媒體本質(zhì)上具有檔案屬性，其管理同樣涉及信息的采集、識別、歸檔等過程。[1]在這樣的背景下，如何對政府社交媒體文件進行科學(xué)的檔案化管理，提高政府社交媒體信息資源的效用，發(fā)揮集體智慧的作用尤為重要。
一、基于集體智慧的政府社交媒體文件檔案化管理的提出
（一）國內(nèi)外相關(guān)研究
社交媒體信息存檔研究源于近年來社交媒體的迅速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，2010年以來，歐美等一些發(fā)達(dá)國家的政府部門、檔案管理機構(gòu)紛紛開展了不同層次、不同目的、不同形式的政務(wù)社交媒體文件歸檔實踐項目，其中一些已經(jīng)形成了較為成熟的實施流程和管理規(guī)范。如英國國家檔案館負(fù)責(zé)的英國政府網(wǎng)絡(luò)存檔項目[2]在歐洲網(wǎng)絡(luò)記憶基金的支持下，開發(fā)了能夠確保社交媒體文件產(chǎn)生背景、結(jié)構(gòu)與內(nèi)容原始性的信息采集工具，按照《英國國家檔案法》的相關(guān)規(guī)定，與Twitter、You？ Tube等機構(gòu)合作，對英國中央政府各部門官方Twitter和YouTube公眾號上公開的政務(wù)信息和政治熱點事件等政府社交媒體文件進行檔案化管理。目前，該項目歸檔保存的Twitter文件已達(dá)65000多份，You？ Tube文件數(shù)量超過7000個，文件類型涵蓋文本、圖片、音視頻等。此外，美國北卡羅來納州政府社交媒體檔案館項目[3]通過人工選擇的方式識別需要歸檔的州政府部門所使用的Blogs、Wikis、Twitter、Facebook等主流社交媒體賬戶，參照項目所制定的“頁面宏觀評估計分表”，對待采集的政府社交媒體文件進行評價和精確計分，根據(jù)得分情況來確定采集的頁面范圍和采集頻率。并依托第三方信息服務(wù)機構(gòu)――Archive Social所提供的社交媒體信息捕獲和歸檔服務(wù)構(gòu)建北卡羅來納州政府社交媒體文件數(shù)字檔案館。
與國外相比，我國在社交媒體信息歸檔保存方面的研究尚處于萌芽階段。在理論上，如王煥[4]通過系統(tǒng)分析和梳理國外政務(wù)社交媒體文件歸檔工作的流程與管理模式，為我國檔案管理機構(gòu)提供了具有參考價值的政務(wù)社交媒體文件歸檔辦法。黃霄羽等[5]探討了社交媒體文件權(quán)屬問題，提出社交媒體文件應(yīng)采用合作共管的歸檔管理模式。趙躍[6]對政務(wù)新媒體文件歸檔的動因、主體、內(nèi)容、策略進行了思考，并指出了當(dāng)前我國政務(wù)新媒體文件歸檔面臨的挑戰(zhàn)與應(yīng)對策略。在實踐領(lǐng)域，國內(nèi)相關(guān)的實踐應(yīng)用研究尚處于起步階段，系統(tǒng)應(yīng)用實踐發(fā)展尚不成熟。
（二）概念辨析
1.集體智慧。集體智慧即將大量松散的個人、組織或機構(gòu)集合在一起，通過集體成員間的互動協(xié)作所產(chǎn)生的高于個體所擁有的能夠進行理性思考、制定決策、執(zhí)行任務(wù)、解決復(fù)雜問題的團體性智慧或能力。在信息資源管理與服務(wù)領(lǐng)域，集體智慧已廣泛應(yīng)用于社會網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、眾包服務(wù)、信息資源共建共享等多個方面，維基百科、Yahoo！、Answers等都是典型的成功案例。[7]
2.政府社交媒體文件。政府社交媒體文件可定義為國家政府機構(gòu)在履行行政活動或處理事務(wù)過程中，使用社交媒體制作或接收的具有保存價值的信息，這些信息符合文件的真實性、可靠性、完整性的基本特點，具有憑證、參考、情報等主要的檔案價值屬性。[8]目前，政府社交媒體信息的文件屬性已經(jīng)得到很多國家的認(rèn)可，如加拿大國家檔案館認(rèn)為政府社交媒體信息是政府文件的重要組成部分，并通過政策法規(guī)進行規(guī)范，使其與政府電子文件和政府網(wǎng)站信息等數(shù)字資源一樣成為當(dāng)前檔案部門長期歸檔保存的重要對象。需要指出的是，與政府辦公系統(tǒng)中生成的電子文件和政府網(wǎng)站信息不同，社交媒體文件一般是借助第三方社交媒體平臺形成的，政府的社交媒體文件保存在社交媒體平臺運營商提供的服務(wù)器上，這就決定了政府社交媒體文件對第三方平臺的依賴性。因此，與電子文件和政府網(wǎng)站信息的歸檔保存相比，政府社交媒體文件的歸檔工作流程和管理模式還應(yīng)充分考慮到第三方因素。
（三）集體智慧與政府社交媒體文件歸檔的融合
政府社交媒體文件歸檔不僅涉及第三方運營機構(gòu)的問題，還要面臨大量社會公眾參與的網(wǎng)絡(luò)社區(qū)中信息交互與公眾反饋信息的整理，加上這些信息動態(tài)增長、分享與轉(zhuǎn)載導(dǎo)致其更新頻繁，且重復(fù)、無序內(nèi)容較多，很難準(zhǔn)確識別和捕獲，致使政府社交媒體文件歸檔工作面臨巨大的挑戰(zhàn)。因此，對政府社交媒體文件的歸檔不能僅靠某個機構(gòu)，需要多機構(gòu)的共同參與，而且有必要吸納公眾加入，發(fā)揮集體智慧的優(yōu)勢，協(xié)同高效開展政府社交媒體文件歸檔工作。其中，集體智慧與政府社交媒體文件歸檔的融合具體表現(xiàn)為：一是采用公眾參與的社交媒體信息采集策略，基于公眾、團體的智慧來選擇有保存價值的信息，最終建立能夠反映集體記憶、社會感知的政府社交媒體文件數(shù)字檔案館；二是建立分布式合作存檔機制，政府社交媒體歸檔應(yīng)由文件的形成機構(gòu)、社交媒體平臺運營商、記憶機構(gòu)共同參與，在各司其職和運用自身特有資源下協(xié)同解決政府社交媒體文件歸檔面臨的各種難題。
綜上，我們應(yīng)借鑒國外實踐經(jīng)驗，發(fā)揮多個主體協(xié)同管理的優(yōu)勢，同時借助政務(wù)社交媒體廣泛群眾基礎(chǔ)，征集、內(nèi)化網(wǎng)絡(luò)用戶的意見和建議，實現(xiàn)集體智慧視角下政府社交媒體文件檔案化管理模式的創(chuàng)新，為國內(nèi)政府社交媒體文件存檔工作面臨的挑戰(zhàn)提供新的解決思路。
二、基于集體智慧的政府社交媒體文件檔案化管理的分析
（一）政府社交媒體文件檔案化管理的實施主體
如上所述，政府社交媒體文件的歸檔涉及新媒體運營商、政府機構(gòu)和檔案部門三個實施主體，三者之間的關(guān)系如圖1所示。這些機構(gòu)通過分工協(xié)作，共同承擔(dān)政府社交媒體文件的檔案化管理工作，從而通過分擔(dān)責(zé)任、降低風(fēng)險，使效益最大化。
1.新媒體運營商。政府社交媒體文件屬于電子文件的范疇，同樣具有完整的產(chǎn)生背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等信息，這些信息同元數(shù)據(jù)一同捕獲，成為識別文件真實性與可靠性的重要標(biāo)識。[9]元數(shù)據(jù)管理作為社交媒體文件管理的核心，為了實現(xiàn)政府社交媒體文件完整捕獲歸檔與真實保存利用，需要對文件著錄的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)提出特殊要求，由于社交媒體文件存儲在新媒體運營商提供的服務(wù)器上，因此，需要具備技術(shù)優(yōu)勢的新媒體運營商提供相應(yīng)的技術(shù)解決方案，滿足政府社交媒體文件歸檔保存的管理需求。
2.政府機構(gòu)。政府機構(gòu)作為社交媒體文件的直接形成機構(gòu)，擁有對文件的管理與處置權(quán)，能夠在文件的整個生命周期內(nèi)對其進行管理與控制。同時由于政府機構(gòu)更了解文件形成的背景信息與內(nèi)容結(jié)構(gòu)，因此，在文件的真實性與完整性等價值鑒定與識別上具有不可替代的地位。此外，作為政府社交媒體文件檔案化管理的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督主體，負(fù)責(zé)社交媒體文件管理意見與政策的制定，指導(dǎo)并監(jiān)督檔案部門和其他合作機構(gòu)對政府社交媒體文件的管理。
3.檔案部門。檔案部門是政府社交媒體文件檔案化管理實施的責(zé)任主體，一方面，檔案部門作為專門的文化記憶機構(gòu)，在政府社交媒體文件采集內(nèi)容涉及范圍確定、歸檔工具與技術(shù)選擇、保存標(biāo)準(zhǔn)體系和流程規(guī)范制定、管理平臺構(gòu)建、歸檔信息服務(wù)利用等方面具有天然的優(yōu)勢，通過形成包括方案、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、程序、技術(shù)等諸多要素在內(nèi)的管理框架體系，可為政府社交媒體文件歸檔提供必要的制度環(huán)境。另一方面，檔案部門借助其完善的專業(yè)人員配備和資金支持，參照其在文件歸檔方面成熟的業(yè)務(wù)流程，可以實現(xiàn)政府社交媒體文件在捕獲、處理、存儲、利用等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化操作。
（二）政府社交媒體文件檔案化管理的實施流程
政府社交媒體文件作為一種有特定內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息的文件，在一定程度上屬于電子文件范疇，因此，電子文件歸檔管理的一些理念和方法可以應(yīng)用到政府社交媒體文件的檔案化管理中。根據(jù)文件生命周期理論，同樣可以把政府社交媒體文件的生成、、捕獲、歸檔視為完整的生命周期，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，沿著文件歸檔管理工作采集、管理、保存的思路對其全程管控，保證政府社交媒體文件從采集到長期保存管理上的連續(xù)性和規(guī)范性。考慮到開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）模型已經(jīng)成為國際上公認(rèn)的實現(xiàn)數(shù)字資源長期保存與獲取的標(biāo)準(zhǔn)，政府社交媒體文件歸檔的整個流程也可以參考OAIS模型作為其實施檔案化管理的邏輯架構(gòu)，如圖2所示。
1.政府社交媒體文件的采集。與常規(guī)電子文件不同，政府社交媒體文件依賴于第三方平臺具有的深層次的復(fù)雜結(jié)構(gòu)，其海量性、復(fù)雜性、技術(shù)性強等特點導(dǎo)致政府社交媒體文件的采集面臨諸多問題，如對動態(tài)持續(xù)生長信息的實時采集，以及對豐富的社交媒體情境信息的有效獲取等。因此，結(jié)合政府社交媒體文件的特點，在借鑒電子文件獲取相關(guān)方法的基礎(chǔ)上，還應(yīng)與社交媒體平臺運營商合作，尋求捕獲社交媒體文件的有效技術(shù)解決方案，包括資源選擇標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)爬蟲工具配置、數(shù)據(jù)交換格式、元數(shù)據(jù)編碼及轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)等。以英國國家檔案館對Twitter的捕獲為例，該館在實施信息采集時遵循Twitter提供的REST API標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)獲取API服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等，對收割Twitter信息的網(wǎng)絡(luò)爬蟲工具進行了規(guī)范配置，獲取以JSON、XML等標(biāo)準(zhǔn)格式數(shù)據(jù)集形式呈現(xiàn)的包含Twitter信息原始數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)的檔案信息包（AIP）。[10]
2.政府社交媒體文件的管理。利用網(wǎng)絡(luò)爬蟲工具捕獲的文件多是雜亂無序的，還應(yīng)通過編目著錄與鑒定整理等管理操作使無序信息有序化。比如，歐盟FP7支持的ARCOMEM項目通過構(gòu)建通用的元數(shù)據(jù)模型對采集的文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、管理過程、形成背景等信息進行統(tǒng)一的資源描述，并將描述的信息以標(biāo)準(zhǔn)的WARC網(wǎng)頁檔案文件格式保存，實現(xiàn)對采集的社交媒體文件的編目著錄。[11]此外，可以借鑒電子文件鑒定理念，將政府社交媒體文件的鑒定整理劃分為文件識斷與文件可用性判斷兩個部分。其中，文件識別用于判斷文件檔案信息包中的元數(shù)據(jù)、長期保存方式等要素是否齊全。文件可用性判斷即對已捕獲文件背景信息、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等特征的可用性檢查，確保文件的真實性、完整性、有效性。
3.政府社交媒體文件的歸檔保存。社交媒體文件的歸檔保存主要涉及存檔方式與存儲架構(gòu)的選擇。目前對社交媒體文件進行存檔的方式較多，包括直接存檔、網(wǎng)絡(luò)鏈接存檔、內(nèi)容尋址存檔等。[12]社交媒體文件具有數(shù)據(jù)量大和存取頻繁的特點，解決社交媒體文件在海量存儲與高效存取方面存在的沖突，可以借鑒澳大利亞Pando？ ra項目采用的社交媒體文件存檔方式，將文件歸檔分為三個部分，即提供訪問的存檔、長期保存文件的存檔以及持續(xù)工作所需的存檔，通過多個機構(gòu)共建共享的方式進行分布式存檔，提升社交媒體文件歸檔效率。在存儲架構(gòu)選擇方面，社交媒體文件歸檔作為一項持續(xù)性活動，保存文件數(shù)量的動態(tài)增長對存儲管理提出了挑戰(zhàn)，云存儲作為動態(tài)易擴展、安全可靠、易于管理、成本低廉的數(shù)據(jù)存儲方式可為海量政府社交媒體文件的長期保存提供有效的解決方案。
（三）政府社交媒體文件檔案化管理的實施策略
1.采用基于群眾智慧的歸檔信息采集策略。集體智慧視角下的政府社交媒體文件檔案化管理所采用的信息采集策略應(yīng)強調(diào)“全民參與、共享記憶”。因此，可借鑒美國國家檔案與文件署官方網(wǎng)站開展的“公民檔案員”項目，[13]提倡國家檔案館等有影響力的文化記憶機構(gòu)積極建立公眾號，鼓勵公眾參與政府社交媒體文件的采集工作，按照“明確政府社交媒體信息采集主題利用社交平臺宣傳社交媒體用戶自發(fā)參與相關(guān)主題信息資源的征集與內(nèi)容評價負(fù)責(zé)機構(gòu)有選擇地優(yōu)先采集重要信息建立反映集體記憶、社會感知的政府社交媒體文件數(shù)字檔案館”的流程，利用群眾的智慧決定采集哪些有保存價值的政府社交媒體文件，從而將政府網(wǎng)絡(luò)信息資源采集與保存轉(zhuǎn)變?yōu)榛谏鐣庾R和社會驅(qū)動的存儲模式。[14]
2.開發(fā)智能化社交媒體信息存檔技術(shù)。當(dāng)前國內(nèi)在社交媒體信息捕獲方面，大多采用截圖、手動打印等傳統(tǒng)方法，而現(xiàn)有的針對淺層網(wǎng)的網(wǎng)頁自動采集方法并不能有效解決這類信息的采集問題。因此，由檔案部門與社交媒體平臺運營商合作研發(fā)智能化的方法和工具來實現(xiàn)社交媒體信息的存檔，是我國開展政府社交媒體文件檔案化管理工作需要突破的重要問題。國外研發(fā)的ARCOMEM Crawler、Archive Social等智能化社交媒體信息存檔工具所實現(xiàn)的技術(shù)創(chuàng)新與突破可為國內(nèi)社交媒體信息存檔技術(shù)的研發(fā)提供參考。國內(nèi)在開發(fā)智能化的社交媒體信息存檔技術(shù)的過程中，可考慮以國外成功的實踐案例為“藍(lán)本”，結(jié)合實際需求，對現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)信息存檔技術(shù)和方法進行優(yōu)化，實現(xiàn)面向我國主流社交媒體信息存檔的智能化工具，通過技術(shù)創(chuàng)新，來減輕政府社交媒體文件存檔的工作量，降低信息保存成本，提高信息歸檔質(zhì)量。
3.建立分布式合作保存機制。政府社交媒體文件歸檔是一項持續(xù)而復(fù)雜的工程，需要發(fā)揮集體智慧的作用來共同解決。結(jié)合國情，國內(nèi)可建立由政府機構(gòu)為主導(dǎo)、檔案部門為責(zé)任主體、社交媒體運營商參與，吸納那些對政府社交媒體文件歸檔保存的重要性有足夠認(rèn)識、有意向參與這項公益事業(yè)的公眾和社會組織所組成的分布式合作保存機制。其中，政府機構(gòu)應(yīng)發(fā)揮引導(dǎo)作用，獲得政策法規(guī)方面的支持，鼓勵公眾和社會組織參與政府社交媒體文件管理工作，利用群眾智慧來提高文件檔案管理的質(zhì)量。具備技術(shù)優(yōu)勢的社交媒體平臺運營商需要在技術(shù)上改革創(chuàng)新提高社交媒體信息采集的效率與質(zhì)量，為政府社交媒體文件的歸檔提供重要的技術(shù)支撐。檔案部門需要制定科學(xué)規(guī)范的社交媒體文件采集標(biāo)準(zhǔn)、策略、方案等，確保資金與資源的有效利用與優(yōu)化配置，與政府機構(gòu)、社交媒體平臺運營商、社會組織和公眾合作協(xié)調(diào)規(guī)劃任務(wù)框架，實現(xiàn)政府社交媒體文件歸檔工作的有序進行。
*本文為吉林大學(xué)研究生創(chuàng)新基金資助項目“大數(shù)據(jù)環(huán)境下政府網(wǎng)站原生數(shù)字政務(wù)信息長期可存取研究”（項目編號：2016048）的研究成果之一。
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關(guān)鍵詞：高校；財務(wù)會計；檔案管理；內(nèi)控制度
當(dāng)前，國家財務(wù)部門對高校的內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)做出了明確的規(guī)定，高校應(yīng)該積極響應(yīng)財務(wù)部門的號召來建設(shè)內(nèi)部控制規(guī)范。高校財務(wù)會計檔案管理是財務(wù)管理的重要內(nèi)容，在學(xué)校的內(nèi)部控制建設(shè)中也具有非常重要的作用，成為了高校內(nèi)部控制的重要防控對象。但是，從實際的高校財務(wù)會計檔案管理的現(xiàn)狀來看，內(nèi)控現(xiàn)狀不容樂觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來做好內(nèi)控制度的建設(shè)。
一、高校財務(wù)會計檔案管理對內(nèi)部控制中的重要性
高校財務(wù)會計檔案是指會計核算過程中產(chǎn)生和接收的會計資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項。1.高校財務(wù)會計檔案在內(nèi)控過程中的重要性。內(nèi)部控制建設(shè)在高校的財務(wù)會計檔案管理中具有非常重要的作用，財務(wù)會計檔案在高校的內(nèi)部控制建設(shè)中也發(fā)揮著非常重要的作用。財務(wù)會計檔案本身形成的過程就能夠有效體現(xiàn)內(nèi)部控制，財務(wù)檔案客觀記錄了高校財務(wù)管理等各種經(jīng)濟活動，全面覆蓋了各類經(jīng)濟活動的全過程，無論是預(yù)算管理、事中核算還是事后的決算、對賬，記錄都非常詳細(xì)，并且檔案具有嚴(yán)肅性和真實性，不能篡改。因此，會計檔案形成過程的本身就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的過程。2.高校財務(wù)會計檔案管理體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則。高校的財務(wù)會計檔案管理過程中體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則，行政事業(yè)單位響應(yīng)國家財務(wù)部門的號召，注重內(nèi)部控制，在實施內(nèi)部控制的過程中要遵循重要性、適應(yīng)性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內(nèi)部控制實施過程中，要對所有的經(jīng)濟活動和業(yè)務(wù)事項進行全面的控制。同時，要記載各種具有保存價值的圖表、文字等會計資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會背景下，高校的財務(wù)會計檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，高校的財務(wù)會計檔案管理也出現(xiàn)了一定的改變，財務(wù)會計檔案的記載方式也更加先進和科學(xué)，這就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的適應(yīng)性原則。3.內(nèi)部控制方法指導(dǎo)高校財務(wù)會計檔案管理。內(nèi)部控制方法中對財務(wù)會計控制做出了明確的規(guī)定，指出行政事業(yè)單位要建立完善的財務(wù)管理制度，建設(shè)會計機構(gòu)，不斷提升相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作技能，落實會計人員的崗位責(zé)任制度，并對會計的基礎(chǔ)工作做出規(guī)范，重視會計檔案管理工作，并對會計憑證處理、財務(wù)會計報告處理以及會計賬簿處理程序做出了明確的規(guī)定。高校財務(wù)會計檔案管理本身就是內(nèi)部控制的一種重要途徑和方法，這就要求檔案管理要確保質(zhì)量，保障所有的會計資料都是準(zhǔn)確和客觀的，這樣才能真正落實高校的內(nèi)部控制。因此，高校內(nèi)部控制的方法對高校的財務(wù)會計檔案管理有重要的指導(dǎo)作用，能夠為高校的財務(wù)會計檔案管理提供重要的方向和有效的手段。
二、當(dāng)前高校財務(wù)會計檔案管理內(nèi)控存在的不足
1.沒有正確認(rèn)識到高校財務(wù)會計檔案管理的功能。高校的財務(wù)部門在高校中具有非常重要的地位，可以說高校所有重要功能的體現(xiàn)都離不開財務(wù)部門，無論是科學(xué)研究還是人才培養(yǎng)過程中，財務(wù)部門都發(fā)揮著非常重要的服務(wù)作用，是高校的核心部門之一。但是，從實際的情況來看，大部分的高校財務(wù)人員都將工作重點放在和財務(wù)相關(guān)的工作上，包括財務(wù)預(yù)算、核算和決算等，但是卻沒有充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，對會計檔案的認(rèn)知程度不夠，這樣就導(dǎo)致在財務(wù)會計檔案管理過程中投入的精力和時間比較少，沒有對會計檔案進行有效的管理，領(lǐng)導(dǎo)層和相關(guān)的檔案管理人員的檔案管理意識比較薄弱，這和高校的內(nèi)部控制建設(shè)的要求不相符合。2.高校會計檔案管理系統(tǒng)有待升級。近年來，隨著我國高等教育的普及化，導(dǎo)致很多高校都在不斷擴招，學(xué)生數(shù)量越來越多，高校的各種經(jīng)濟活動也越來越多樣化。所以，會計檔案的資源信息也在日漸增多。當(dāng)前，高校的會計檔案管理系統(tǒng)主要是針對以紙質(zhì)為載體的檔案信息和數(shù)據(jù)進行管理，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，這種落后的會計檔案管理系統(tǒng)凸顯出很多的問題和不足，無法對海量的數(shù)據(jù)存儲進行處理。近年來，內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)也在不斷進步，財務(wù)核算系統(tǒng)也正朝著電子化建設(shè)的方向發(fā)展，由于信息技術(shù)的介入，導(dǎo)致檔案信息的儲存介質(zhì)也變得更加多樣化，而當(dāng)前高校使用的會計檔案管理系統(tǒng)和其他部門的信息化管理系統(tǒng)還很難實現(xiàn)兼容，存在著信息孤島和兼容性的問題。不僅如此，高校會計檔案管理系統(tǒng)在電子存儲方面還具有一定的提升空間，在對紙質(zhì)會計檔案進行存檔時雖然比較穩(wěn)定，但是，對于紙質(zhì)會計檔案的利用和查詢具有較大的難度。內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)工作需要查詢大量的賬目，當(dāng)前的高校會計檔案管理系統(tǒng)還很難實現(xiàn)，這就要求要采用電子查詢系統(tǒng)，發(fā)揮電子查詢系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢來快速檢索大量賬目，同時還可以調(diào)取打印已經(jīng)成像的原始憑據(jù)，并且對于電子檔案還能夠進行加密，能夠確保電子檔案的真實性和可靠性，這就要求會計檔案管理系統(tǒng)要及時升級。3.高校會計檔案管理缺乏健全的制度。當(dāng)前，大部分的高校會計檔案管理都?xì)w于獨立的檔案管理部門，但是，由于會計檔案管理對管理人員的專業(yè)性要求比較高，所以檔案部門對會計檔案的管理只是流于形式，真正來對會計檔案進行管理的還是財務(wù)人員。財務(wù)人員對會計檔案進行管理時，一般是以我國的會計檔案管理法來開展工作，高校自行制定的會計檔案管理的制度比較少，這就導(dǎo)致了高校會計檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財務(wù)工作具有特殊性，并非是純粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的會計檔案管理在實際的工作中，不知道是按照行政會計來執(zhí)行還是按照企業(yè)會計來執(zhí)行，陷入了兩難的境地。由于高校財務(wù)檔案管理的特殊性，導(dǎo)致高校對會計檔案的存檔內(nèi)容以及檔案的保存標(biāo)準(zhǔn)都做出了獨立的規(guī)定，而很多高校并沒有結(jié)合自身發(fā)展的具體情況，來制定健全的財務(wù)會計檔案管理的制度，最終導(dǎo)致了會計檔案管理出現(xiàn)各種問題。4.高校會計檔案管理人員的管理水平有待提升。高校會計檔案管理對管理人員的專業(yè)化水平要求比較高，但是，從實際的情況來看，部分高校財務(wù)部門并沒有專業(yè)的會計檔案管理人員，并且也只有極少數(shù)的高校在財務(wù)部門設(shè)置了獨立的檔案管理科室，和其他的業(yè)務(wù)科室相比，會計檔案管理受到的重視不夠，缺乏專業(yè)的會計檔案管理人員，很多都是勤工助學(xué)的人員或者是其他部門的人員來兼職，導(dǎo)致會計檔案管理的專業(yè)化水平比較低。近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，這就對會計檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于會計檔案管理人員的專業(yè)化水平比較低，導(dǎo)致會計檔案的信息化建設(shè)和數(shù)字化管理難以實現(xiàn)，不符合內(nèi)部控制建設(shè)的要求。
三、高校財務(wù)會計檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)
1.重視會計檔案管理的內(nèi)控建設(shè)。高校要對會計檔案管理的內(nèi)控建設(shè)給予高度重視，深刻認(rèn)識到內(nèi)部控制貫徹在會計檔案管理全過程的重要性和必要性，重視預(yù)算管理，并在預(yù)算管理的過程中做好各項經(jīng)費預(yù)算，結(jié)合高校往年的情況以及當(dāng)年的工作計劃和活動計劃來做好預(yù)算。在分配經(jīng)費預(yù)算時，一定要將會計檔案管理中的各項必要的支出都充分考慮進去，對于系統(tǒng)維護、設(shè)備添置以及平臺建設(shè)等各項工作都要做好充足的預(yù)算，確保基本建設(shè)有充足的經(jīng)費，建立經(jīng)費內(nèi)部控制的有效機制。制定會計控制內(nèi)控的規(guī)范，并建立健全的會計檔案管理制度，以制度為導(dǎo)向，讓各項檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)都能夠有章可循。高校可以結(jié)合最新的會計檔案管理辦法來制定會計檔案管理制度和辦法，同時，也要結(jié)合高校的實際情況來進行調(diào)整，詳細(xì)規(guī)定會計檔案的入冊、登記、保管和交接等一系列的工作，形成系統(tǒng)、規(guī)范工作流程，通過有效的會計檔案管理機制來促進會計檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。2.會計檔案管理實現(xiàn)專人專管。高校會計檔案管理的專業(yè)性比較強，因此，應(yīng)該由專門的人員來進行專業(yè)管理。高校要對會計檔案管理實施專人專管的制度。在實際工作中，可以由業(yè)務(wù)科室的工作人員來做好會計檔案的收集和整理工作，然后由專業(yè)的會計檔案管理人員來審核業(yè)務(wù)科室提交的原始數(shù)據(jù)，將符合要求的會計檔案入冊并進行裝訂。裝訂之后進行歸檔，歸檔也應(yīng)該由專業(yè)的人員來進行專管，各個環(huán)節(jié)的專業(yè)管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進行下一個流程。在會計檔案的專人專管過程中，一定要充分結(jié)合會計檔案的管理制度來完成對應(yīng)的工作，對于會計檔案的管理要制定崗位責(zé)任制，對于每一個環(huán)節(jié)的檔案管理人員的工作職責(zé)和工作要求都做出明確的規(guī)定。為了取得更好的效果，可以建立考核機制，通過獎懲制度來調(diào)動會計檔案人員的工作積極性和崗位責(zé)任意識，從而高質(zhì)完成對應(yīng)的工作。3.做好會計檔案管理的組織建設(shè)。高校會計檔案管理的內(nèi)部建設(shè)離不開好的組織建設(shè)，在會計檔案管理的過程中，如果管理的層級比較多，那么將會導(dǎo)致管理的力量分散，會嚴(yán)重影響管理的效果。當(dāng)前，高校會計檔案在管理過程中，檔案職能在業(yè)務(wù)科室，在管理過程以及傳達(dá)指令時要經(jīng)過科室來進行轉(zhuǎn)達(dá)，這樣就導(dǎo)致了會計檔案管理的執(zhí)行力比較分散。內(nèi)部控制制度具有制衡性的特點，要按照制衡性的原則來進行管理，而會計檔案的管理當(dāng)前功能不獨立，沒有形成平等的關(guān)系，這樣業(yè)務(wù)科室容易對會計檔案管理職能造成一定的影響，使得會計經(jīng)濟活動等的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息很難客觀記錄下來，影響了會計檔案的真實性和可靠性。針對這種情況，就要求高校會計檔案要獨立設(shè)置科室，由會計管理部門直接領(lǐng)導(dǎo)，會計檔案管理功能科室應(yīng)該和預(yù)決算功能科室、會計核算功能科室、收費功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關(guān)系，相互之間能夠平等制衡。4.以內(nèi)部控制原則來規(guī)范會計檔案管理。在高校的會計檔案管理過程中，一定要嚴(yán)格按照內(nèi)部控制的原則來對會計檔案的管理進行規(guī)范，尤其是要針對會計檔案保管和查閱做好規(guī)范。高校要建立專門的會計檔案管理科室，并選擇2～3人來做好會計檔案管理的專職工作，會計檔案保存和查詢有專門的人員負(fù)責(zé)，建立臺賬，會計檔案的查閱都要做好登記備案，建立對應(yīng)的臺賬和查閱制度流程，想要查賬要先提交申請，經(jīng)過財務(wù)管理部門的人員簽字之后才能查賬，并且只能在檔案室查賬和拍照，以此來確保會計檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要經(jīng)過內(nèi)部授權(quán)審批才能執(zhí)行，會計管理相關(guān)的負(fù)責(zé)人同樣需要簽字，并且要約定好歸還的時間，使用完之后一定要及時歸還。會計檔案管理人員要對相關(guān)的會計檔案進行定期的清點和整理。5.升級會計檔案管理系統(tǒng)，提升管理人員專業(yè)素質(zhì)。要做好會計檔案管理的內(nèi)部控制，升級會計檔案管理系統(tǒng)和提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)是基礎(chǔ)。因此，會計檔案管理部門要對檔案管理系統(tǒng)進行升級，使其和財務(wù)核算的平臺能夠相適應(yīng)，將數(shù)字存儲技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、信息化錄入技術(shù)以及電子掃描技術(shù)等都及時應(yīng)用到會計檔案的管理過程中，以此來強化內(nèi)部控制的效果和效率。利用計算機技術(shù)來完善存儲設(shè)施，不僅要對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行存檔，同時還應(yīng)該利用掃描儀掃描原始單據(jù)，并進行存檔，這樣在檔案查閱時就更加便捷，只要通過憑證號就能夠快速、準(zhǔn)確、便捷地將需要的檔案調(diào)取出來。通過電子檔案備份能夠延長檔案的保存期限。另外，還應(yīng)該提升會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強信息化建設(shè)，對檔案管理崗位的會計人員進行計算機信息化培訓(xùn)和會計電算化培訓(xùn)，不斷提升會計檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。
四、結(jié)語
當(dāng)前，高校財務(wù)部門面臨著新的挑戰(zhàn)，在內(nèi)部控制制度的背景下，財務(wù)部門要加強對會計檔案的管理工作，將其當(dāng)成核心的業(yè)務(wù)，并引入內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)來強化會計檔案管理工作，讓會計檔案的管理效率和質(zhì)量得到顯著提升，以此來適應(yīng)當(dāng)前社會的需求和環(huán)境變化。
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[關(guān)鍵詞]檔案管理科學(xué)方法檔案安全
中圖分類號：F761 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）11-0354-01
一、疾病控制中心的檔案規(guī)范化管理的必要性
近年來由于疾控中心改革的原因，科室變動較大，管理人員兼職，事務(wù)性工作任務(wù)繁重。每個科室設(shè)1名兼職檔案員，在收集及管理中不盡相同，為了工作方便，材料往往在個人手中，使檔案歸檔的不完整性突出。加強疾病控制中心的檔案規(guī)范化管理勢在在必行，根據(jù)《檔案法》及檔案管理規(guī)范規(guī)章，根據(jù)行業(yè)特點、工作性質(zhì)，有理有據(jù)的制定部門和單位檔案管理規(guī)定，建立健全檔案管理工作制度，達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作達(dá)到完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用的要求。
1、做好檔案管理工作的基礎(chǔ)前提是抓好上級發(fā)文的甄別和本單位公文制發(fā)環(huán)節(jié)。辦理文件過程必須按程序標(biāo)準(zhǔn)進行，存檔的文件，必須保證文件內(nèi)文字字跡清晰、鮮明，文件真實、連貫性性強。
2、做好檔案管理工作要做好文件的歸檔。為了疾病控制中心檔案管理利用的最大化、查找方便化和案卷的完整化，保證“以本單位形成文件為主”，上級與同行單位文件為輔這一工作原則，并且重點明確對文件和資料進行分類歸檔。
3、做好檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)是案卷的整理質(zhì)量。案卷整理以利于分類、檢索、利用，按照本單位制定的檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求，不斷完善檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)單位經(jīng)濟情況，提升檔案計算機技術(shù)，逐步實施電子檔案管理工作程序，利于檔案有效利用。
4、做好檔案管理工作的服務(wù)，利于單位閱檔和借閱。建立健全檔案借閱制度及程序，按照規(guī)章制度制作 “檔案借閱登記表”，為查閱、借閱檔案的人員提供滿意的服務(wù)。對檔案信息利用效果要進行及時的跟蹤、統(tǒng)計，并進行電話回訪，進一步完善檔案信息資源有效利用效果的反饋機制。
5、檔案的安全是檔案管理的保障，應(yīng)采取一定的防范措施，加強重點設(shè)施安全排查，避免安全事故的發(fā)生，明確責(zé)任，措施到位，確保檔案的安全性。
二、加強疾病控制檔案的規(guī)范化管理
疾病控制中心檔案的規(guī)模越來越大，社會發(fā)展越來越多樣化，檔案的內(nèi)容越來越豐富，我們首先著手規(guī)范統(tǒng)一了各種傳染病、地方病、寄生蟲病流行報告、防治方案、規(guī)劃、總結(jié)；監(jiān)測點、防治點數(shù)據(jù)記錄等有關(guān)材料；其次對傳染病爆發(fā)流行防治工作記事、照片、錄像、總結(jié)等文件材料提升；第三是對疫情報表和統(tǒng)計材料；環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測材料強化征集；第四擴大了射線防護、設(shè)計方案；實驗數(shù)據(jù)圖表、專題調(diào)查、總結(jié)報告、儀器制作有關(guān)材料，職業(yè)病危害現(xiàn)場調(diào)查、測定及勞動條件評價、職業(yè)病防治；急慢性職業(yè)中毒報告、報表及統(tǒng)計數(shù)據(jù)等衛(wèi)生檔案的管理。
（1）疾控中心檔案工作納入每年考核目標(biāo)，老師責(zé)任，建立檔案考核辦法，把檔案工作完成情況與個人掛鉤，使檔案工作人員更有責(zé)任心。
（2）凡需要歸檔的文件材料，必須遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持歸檔材料之間有機聯(lián)系，便于保管和利用的原則直接性系統(tǒng)整理，組卷。必須保證歸檔材料文件的完整性、真實性系統(tǒng)性。
三、檔案規(guī)范化管理后的收效與成績
1.疾控中心檔案管理工作規(guī)范化、制度化、有序化，使檔案入檔齊全，管理有序，提高了疾控的聲譽，促進了疾控中心的發(fā)展。在國家實驗室的評審中，提供了大量的資料和檔案。
疾控中心檔案資料齊全、系統(tǒng)，給科技人員的研究提供可靠的數(shù)據(jù)。近幾年來，疾控中心工作人員在國家級刊物430余篇，省級刊物330余篇，其中相當(dāng)一部分與利用檔案資料有關(guān)。如“青島市食物中毒案例分析”，“青島市慢性病發(fā)病動態(tài)分析”等均在國家級刊物上發(fā)表。其中“青島市流感流行特點分析”以及“青島市艾滋病的探討”等均在查閱大量檔案資料，分析規(guī)律，并結(jié)合近年的發(fā)病新動向，開展研究工作。.對疾控中心186名專業(yè)技術(shù)人員建立了技術(shù)檔案，為全面、系統(tǒng)反映出專業(yè)人員技術(shù)水平、工作業(yè)績，在人才使用考核、評審職稱等方面提供了可靠依據(jù)。
四、疾控中心檔案管理工作的幾點感悟
1.疾控中心領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好檔案管理的關(guān)鍵。由于領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作才會建立健全檔案管理體系，把檔案管理工作列入議事日程，在辦公用房和資金較緊張的情況下，增加對檔案工作的物資和經(jīng)費的投入，這是搞好工作的重要保證。
2.檔案規(guī)范化和制度化是檔案工作的根本。搞好檔案工作，一定要規(guī)范歸檔范圍、檔案保管期限、檔案分類編號等。健全檔案各項規(guī)章制度，使檔案工作內(nèi)容易操作，規(guī)范劃一。
我將在今后的工作中，牢牢把握“與時俱進，開拓創(chuàng)新”這個關(guān)鍵，把檔案信息資源開發(fā)利用作為工作重點，把創(chuàng)新作為一項長期任務(wù)。
——黃曉莉
各位評委、各位同事：
大家好！首先我要感謝公司領(lǐng)導(dǎo)給我這樣一個鍛煉的機會,不論這次成功與否，我都將獲益匪淺，對我今后做好本職有很大幫助。我今天競聘的是負(fù)責(zé)科技、會計、聲像檔案管理工作的四級職員崗位，我之所以競聘這個崗位，是因為我相信自己已經(jīng)具備擔(dān)任這項職務(wù)的基本條件。
我叫黃曉莉，現(xiàn)年37歲，中專學(xué)歷，會計員職稱，原司辦檔案室檔案員。1991年我畢業(yè)于陜西省高等教育職業(yè)技術(shù)學(xué)校，工作后通過考試取得了中央黨校經(jīng)濟管理專業(yè)學(xué)校大專學(xué)歷，先后從事過基層財務(wù)出納、內(nèi)部銀行儲蓄代辦等工作，1999年調(diào)入檔案室從事會計檔案和聲像檔案管理工作至今。
一、對競聘崗位的認(rèn)識
這次機關(guān)全員下崗，競聘上崗是企業(yè)精兵簡政，提高工作效率，整頓機關(guān)干部工作作風(fēng)的一大舉措，作為機關(guān)的一名員工我積極響應(yīng)和擁護，因為企業(yè)只有以市場為導(dǎo)向，抓品牌拓市場，抓管理增效益。才能提升企業(yè)的核心競爭力。[找材料到 --網(wǎng)上服務(wù)最好的文秘資料站點]
二、個人優(yōu)勢
1、具有較強的會計理論知識和業(yè)務(wù)能力。本人自1991年中專畢業(yè)從事財務(wù)工作至今已經(jīng)8年多了，1999年調(diào)入檔案室從事會計檔案和聲像檔案管理工作至今也有6個年頭，對國家金融政策、會計制度、業(yè)務(wù)流程等比較熟悉，會計知識、銀行業(yè)務(wù)技術(shù)功底扎實，實踐經(jīng)驗豐富，具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
2、具有較強的檔案管理能力、組織能力和協(xié)調(diào)能力。我先后參加過鐵道部組織的檔案管理培訓(xùn)班、總公司組織的《電子文檔管理》培訓(xùn)班、鐵道部對我公司目標(biāo)管理升級復(fù)查活動，積累了豐富的工作經(jīng)驗，已經(jīng)熟悉和掌握了公司的各項檔案管理規(guī)章制度，能夠輕車熟路地掌握各類檔案的業(yè)務(wù)技能，并得到集團公司檔案科和主管領(lǐng)導(dǎo)的一致認(rèn)可。
3、取得助理會計師資格的我，具有任勞任怨的黃牛精神，作風(fēng)踏實，具有一絲不茍的敬業(yè)精神，認(rèn)真工作、思維活躍，為人正直善良,愛好廣泛，能歌善舞是我的強項。
各位領(lǐng)導(dǎo)，如果公司領(lǐng)導(dǎo)聘用我，我將充分運用我的會計工作經(jīng)驗和會計管理知識，做好檔案工作。
三、履行職責(zé)的打算
1、明確職責(zé)。編制好檢索工具，嚴(yán)格檔案借閱、復(fù)印審批和保密制度，對到保管期限的檔案提出鑒定銷毀意見。積極開展檔案利用工作，自覺樹立為公司生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)的意識，不斷加強業(yè)務(wù)敏銳性、服務(wù)預(yù)見性和工作的前瞻性，積極為公司各部門提供多方位、多層次的服務(wù)，確保檔案的查考工作快而準(zhǔn)。
2、強化檔案業(yè)務(wù)管理。認(rèn)真貫徹實施總公司的《檔案管理實際細(xì)則》并組織實施。把好收集進口關(guān)，提高公司檔案的整體案卷質(zhì)量，確保檔案的安全和完整。
3、加強檔案信息化建設(shè)。通過去年總公司組織的《電子文檔管理》的學(xué)習(xí)，充分利用現(xiàn)代化先進的設(shè)施設(shè)備，配置檔案管理軟件，實現(xiàn)與機關(guān)大樓辦公網(wǎng)安全鏈接，實現(xiàn)網(wǎng)上檢索和檔案信息共享，為今后的文檔一體化管理打下良好基礎(chǔ)。
總之，我非常熱愛自己的工作。如果我競聘上了這個工作崗位，我將更加珍惜這次機會，并在今后的工作中，牢牢把握“與時俱進，開拓創(chuàng)新”這個關(guān)鍵，把檔案信息資源開發(fā)利用作為工作重點，把創(chuàng)新作為一項長期任務(wù)。我深信如果組織給我這次機會，我有信心，有能力干好這份工作，不辜負(fù)領(lǐng)導(dǎo)和同志們的期望。
管理人員素質(zhì)低下，社會保險檔案管理人員的素質(zhì)直接決定了檔案信息服務(wù)的質(zhì)量,社保機構(gòu)為了節(jié)約成本,很少聘用專業(yè)的檔案管理人才。大部分檔案管理人員都是身兼數(shù)職,一方面缺少專業(yè)的檔案知識,業(yè)務(wù)不熟練;另一方面對社保檔案管理的精力投入不夠,對參保人的資料不能及時歸檔和整理,損害參保人的利益的同時也大大降低了檔案管理的質(zhì)量。
存在的問題
1、提高全民檔案管理意識。改善社保檔案管理首先要解放管理人員的思想,這就要求各級檔案管理部門要加強宣傳,增強全社會的社保檔案管理意識和法制意識。讓社會和管理人員深刻理解社保檔案管理的重要性和必要性,從而才能在思想上重視社保檔案管理,在工作中端正態(tài)度。在日常工作中,各級管理部門要協(xié)調(diào)共進,定期做好業(yè)務(wù)知識和經(jīng)驗的交流,共同致力于探索高效科學(xué)的管理機制。此外,政府和人民的宣傳工作也要提上日程,在取得政府和人民的大力支持下,社會保險檔案管理事業(yè)才能蒸蒸日上。
2、建立健全管理制度。建立健全社會保險管理制度是管理工作有效開展的保障。針對多頭管理的現(xiàn)狀,社保部門要嚴(yán)格遵循《檔案法》和《社會保險法》的規(guī)定,設(shè)置統(tǒng)一的管理機構(gòu),實現(xiàn)管理工作的集中化。檔案行政管理和社會保險主管部門,盡快制定《社會保險檔案管理辦法》和《社會保險檔案分類大綱》及有關(guān)各門類社保檔案的《保管期限表》,以便各地社保部門科學(xué)管理檔案。構(gòu)建完善的社保檔案管理體系,還需各基層管理部門做出努力,完善社保檔案鑒定、銷毀以及借閱和查詢等制度,在健全的管理制度保障下,確保各門類檔案的科學(xué)管理,提高社保檔案管理水平。
3、提高管理人員素質(zhì)。社保檔案具有廣泛性、變動性、權(quán)益性和規(guī)范性四個特征,對社保管理人員的素質(zhì)提出了很高的要求。因此,必須高度重視人才的引進、培養(yǎng)和管理人員素質(zhì)的提升。一要建立健全用人機制,聘用專業(yè)的檔案管理人員;二要加強對管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高工作質(zhì)量和工作效率;三要提高管理人員的職業(yè)道德素質(zhì),培養(yǎng)樂于奉獻(xiàn)、愛崗敬業(yè)的工作精神,為參保人提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。業(yè)務(wù)精湛又精通計算機的管理人員為社會保障檔案管理的改革提供了智力支持。同時,把《檔案法》《保密法》和《社會保險法》列為社保檔案管理人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的重要內(nèi)容,通過學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī),增強他們做好工作的自覺性和責(zé)任感。
關(guān)鍵詞：職業(yè)院校 服務(wù)職能 檔案利用
職業(yè)院校中的檔案是對學(xué)校的歷史的記載，記錄著學(xué)校教學(xué)、管理、培訓(xùn)等各方面的檔案資料，形成了大量對學(xué)校具有極大保存、利用價值的文獻(xiàn)。對檔案的管理就是對檔案資料分類整理的一系列管理活動。國家設(shè)立職業(yè)院校就是為國家、為社會培養(yǎng)當(dāng)今社會所需的高技能人才。因此，國家重點建設(shè)發(fā)展職業(yè)院校，由此院校招生增加，檔案的資料種類繁多，檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)。面對管理的現(xiàn)狀，職業(yè)院校的管理工作應(yīng)該充分發(fā)揮自己的各種職能，以更好地為學(xué)院服務(wù)，讓學(xué)院能夠更好地發(fā)展。
一、職業(yè)院校檔案管理工作現(xiàn)狀
1.檔案利用率低
在院校檔案的管理實際中發(fā)現(xiàn)，學(xué)校檔案的某些資料利用率并不高，還有一些資料的利用并不均衡，如對教學(xué)檔案的利用率達(dá)到30%，黨群類的檔案信息的利用率達(dá)到35%，而設(shè)備儀器檔案、出版檔案、技能鑒定檔案利用率只占1%。
在對學(xué)校檔案的推廣過程中，使用了微信這一載體，可其推進的力度并不大，甚至一些教師、學(xué)生根本不了解它的作用。學(xué)生在查找有關(guān)檔案資料時，也不能及時地反饋相關(guān)信息。在傳送有關(guān)科研方面的資料時，也容易出現(xiàn)被他人改動的重大問題。由于微信平臺水平低，以至于存在各種安全隱患，例如一些用戶會故意散播不利的信息、病毒，甚至?xí)蒲匈Y料進行改動，科研資料的真實性受到侵犯。同時，由于在信息的傳播時，可能會出現(xiàn)無法識別的情況，從而對檔案的信息用戶產(chǎn)生不必要的影響。
2.檔案的服務(wù)種類單調(diào)
職業(yè)院校在提供檔案信息時，必須回到學(xué)校，讓工作人員進行查詢，而非是建立檔案庫，對于某些用戶急需的檔案資料，卻又無法趕回學(xué)校時，不能及時獲得信息，而且在查詢檔案時也需要出示相關(guān)證件。這樣不僅不能滿足用戶的需求，而且嚴(yán)重影響工作的效率。
3.工作人員素質(zhì)低
大多數(shù)學(xué)校都會建立服務(wù)平臺來管理檔案，但在使用過程中，發(fā)現(xiàn)有些工作人員，甚至某些高層領(lǐng)導(dǎo)并不重視。因此，在招聘管理人員時，門檻低，工作人員專業(yè)知識不夠，素質(zhì)低。在一些專業(yè)性的科研信息管理上立刻就表現(xiàn)出明顯的不足，缺乏相關(guān)技術(shù)，管理經(jīng)驗不足，工作效率低，信息傳送慢，進而出現(xiàn)更多的問題。還有一些工作人員的服務(wù)意識較差，不能及時解答用戶的咨詢，或者工作人員對相關(guān)信息不了解，無法解答。還有的人在用戶進行咨詢時，不注重與用戶的交流、溝通，造成用戶對這一部門的印象極差，部門的形象受損。在服務(wù)過程中，工作人員不重視服務(wù)方式，工作懶散，服務(wù)管理的效果不理想。
二、提高檔案管理服務(wù)水平的對策
1.建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息查詢服務(wù)平臺
在開展檔案管理服務(wù)工作時，首先要建造網(wǎng)絡(luò)信息查詢平臺，來提高工作的效率，當(dāng)然可以使用微信服務(wù)平臺，但在使用時，一定要選擇適于信息傳遞的載體，同時要充分考慮檔案信息的特點，先對可能出現(xiàn)的種種情況進行分析，加以改善，提前預(yù)防，也要注意到網(wǎng)絡(luò)癱瘓時可能引起的問題，提出解決辦法。建立平臺首先需要考慮到的就是平臺的穩(wěn)定性，能夠?qū)⑿畔⒓皶r發(fā)送，同時保障不會出現(xiàn)信息的安全問題，提高工作的效率。
2.保障資料的準(zhǔn)確性
要提供良好的服務(wù)，信息的準(zhǔn)確性是最基本的要求，不僅要對平臺的建設(shè)有技術(shù)要求，而且還要保證信息的及時性。通過利用現(xiàn)有的技術(shù)，過濾出不利信息與帶有病毒的信息，維護正常的信息，職業(yè)院校進而對這些信息進行分類，建立獨特的信息系統(tǒng)。
3.加強教育培訓(xùn)與宣傳
要培養(yǎng)優(yōu)秀的管理檔案信息的技術(shù)型人才，通過各種形式開展檔案信息的培訓(xùn)活動，幫助管理人員學(xué)習(xí)更多的專業(yè)知識與技能。開展管理人員的交流活動，鼓勵管理人員學(xué)習(xí)新技術(shù)，營造良好的學(xué)習(xí)氛圍。
加強工作的宣傳，可以通過舉辦各種展覽，來展現(xiàn)檔案資源的文化價值。
4.提高服務(wù)管理工作人員的素質(zhì)
提高檔案管理工作的整體形象，重點是要培養(yǎng)高素質(zhì)的工作人員。管理檔案，不僅要建立管理機制，而且要對服務(wù)人員進行培訓(xùn)。學(xué)校可以聘請專業(yè)人員進行管理，也可讓專家定期到學(xué)校進行培訓(xùn)，提高服務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)。還可以開展各種優(yōu)秀檔案管理的學(xué)習(xí)活動，更好地提高服務(wù)人員的素質(zhì)。加強工作人員的服務(wù)意識，為用戶提供更好的服務(wù)。
5.提高工作效率
今時代是科技高速發(fā)展的時代，所有的工作要求都要高效率、高收益，速度快、效率高必然是未來發(fā)展的趨勢。在進行檔案信息的錄入時，為了保證信息的安全性，要建立計算機防護系統(tǒng)，對重要的信息備份。同時建立檔案信息的數(shù)字化檔案庫，方便對信息的下載，提高工作效率。
6.增加服務(wù)渠道
在網(wǎng)絡(luò)時代，我們應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)的各種優(yōu)勢，豐富我們的服務(wù)方式。但這并不代表我們要拋棄原有的服務(wù)方式，例如，工作人員親自辦理，或是可委托他人辦理的服務(wù)方式都可保存下來。同時增加新的服務(wù)方式，可以利用電話、QQ、微信等方式解答用戶的問題，并利用各種傳送介質(zhì)的載體向用戶發(fā)送所需資料，以此節(jié)約雙方的時間。我們還可以對檔案管理進行展覽，例如，以設(shè)立網(wǎng)頁專題、在學(xué)校內(nèi)展覽區(qū)展覽等方式進行，以此來加深大家對檔案管理工作的了解，讓用戶可以通過多種方式來解決他們的問題。其次，工作人員可以將各種信息存入電腦，并編寫好目錄，將信息進行分類整理，方便用戶的查詢。
三、小結(jié)
目前職業(yè)院校的管理水平不斷提高，院校內(nèi)的檔案資料種類、數(shù)量也更加豐富，雖然各種服務(wù)手段也進一步完善，可服務(wù)職能仍舊處于低水平的狀態(tài)。本文針對各種問題和安全隱患，提出了各種對策，希望有利于改善當(dāng)前的情況。職業(yè)院校在進行檔案管理服務(wù)時，首先要對相關(guān)工作人員進行培訓(xùn)，充分利用現(xiàn)代科技對檔案信息進行管理，提供良好的服務(wù)，增強管理人員的服務(wù)意識，加強工作人員與用戶的交流、溝通，提高使用檔案的效率。
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關(guān)鍵詞：智慧檔案 信息安全 檔案管理
隨著社會進程的不斷向前推進，人類正逐漸從檔案管理的傳統(tǒng)時代走入數(shù)字時代，并在數(shù)字管理模式不斷推行和普及的過程中慢慢走向智慧時代。但是對于檔案管理這項工作而言，無論具體采取什么樣的模式、使用如何的管理方法，檔案信息安全問題都是其無法繞開的關(guān)鍵性一環(huán)。
一、何謂智慧檔案
智慧的一個重要表現(xiàn)特征是“獨立”，而“智慧檔案”的概念從根本上延續(xù)了這樣一種特征，成為能夠?qū)崿F(xiàn)獨立管理和運行的，基于智慧時代、智能化兩大背景所提出的概念，是伴隨著云計算、互聯(lián)網(wǎng)+以及大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)逐漸被應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域而生成的一種智能化的檔案管理模式和手段。從其所呈現(xiàn)出的基本特征來說，智慧檔案具有強烈的開放性，是基于多樣化技術(shù)的融合而展開服務(wù)與管理的技術(shù)集合；也是能夠打破檔案擁有者或所屬管理區(qū)域、地域和時空上的界限，進行高度共享和信息傳輸?shù)馁Y源整合機構(gòu)；更是一種能夠不斷吸收新資源、整合舊資源，依靠對外在形勢和信息內(nèi)容不斷吸收、整合來實現(xiàn)自我更新和模式遞進的可持續(xù)發(fā)展系統(tǒng)。而且從其展開服務(wù)的對象，以及生存與發(fā)展的必然性來說，所呈現(xiàn)出強烈的以人為本的特征，即意味著其一切發(fā)展、規(guī)劃、細(xì)節(jié)設(shè)置和戰(zhàn)略選擇都必然基于社會大眾對于智能化、服務(wù)性的心理需求，也意味著其管理必然更加具有針對性。
二、智慧檔案的信息安全范疇
（一）信息傳輸安全
智慧檔案之所以會給人們生活帶來一定的便捷、給所有檔案管理工作人員帶來快速和高效，離不開基于網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字信息所產(chǎn)生的傳輸性。當(dāng)今社會大量的檔案信息通過云端存儲、通過計算機在四通八達(dá)的網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中進行點對點、甚至點對面的傳播，而這其中絕大部分信息都是具有一定隱秘性、不可對外泄露和公開的內(nèi)容，一旦云端被攻克，或個人信息傳輸記錄被網(wǎng)絡(luò)漏洞所竊取，那么隨即而來的就是檔案信息安全性的全面喪失。所以說，智慧檔案的信息安全首先包括的是傳輸安全。
（二）信息介質(zhì)安全
檔案信息之所以會面臨危險，除卻上文所提到的傳輸漏洞外，還有諸多來自客觀環(huán)境及人為的介質(zhì)因素。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)成為智慧檔案生成的重要載體時，以計算機為代表的硬件設(shè)施，安全與否、其抗災(zāi)害能力如何就成為關(guān)系到檔案安全的重要因素。舉例來說，檔案存儲的外在介質(zhì)，當(dāng)遭遇到不可抗力災(zāi)害（地震、火災(zāi)或其他類型的自然災(zāi)害）時，其固有的信息數(shù)據(jù)很有可能隨著外在介質(zhì)的被破壞，或遭到嚴(yán)重的損害；再比如進行信息數(shù)據(jù)維護的工作人員一旦出現(xiàn)擅離職守，或工作失誤對計算機操作和檔案管理系統(tǒng)造成數(shù)據(jù)損壞、導(dǎo)致其無法還原和備份時，便極容易造成智慧檔案獨立運作系統(tǒng)的全盤崩潰。鑒于此，智慧檔案生成和管理過程中所涉及到的各類介質(zhì)以及工作人員的良性操作就成為維護其檔案安全的重要因素和環(huán)節(jié)。
三、智慧檔案的信息安全提升路徑
檔案管理的信息化、數(shù)字化和智能化進程是其不斷發(fā)展并實現(xiàn)自我更新的必然趨勢，但如何在延續(xù)和秉承這樣一種發(fā)展歷程的基礎(chǔ)上，維系其信息安全，實現(xiàn)智慧與安全的和諧與平衡，是長久以來我國眾多業(yè)內(nèi)專家和科研工作人員始終專注于探討和研究的重要議題。筆者認(rèn)為“安全”是一個相對概念，就如同意識形態(tài)中的正確與否并不是某一種絕對值，是基于一定的參照對象而產(chǎn)生的一種評判標(biāo)準(zhǔn)一樣，所以“安全”也是一個相對而生的概念。因此，對于智慧檔案的信息安全，只能在原有管理模式上不斷提升其安全指數(shù)，無法實現(xiàn)絕對安全、一勞永逸。
（一）重視智慧檔案信息安全內(nèi)涵，加強相關(guān)安全業(yè)務(wù)培訓(xùn)
基于上文中所提到的智慧檔案的信息安全范疇，故而加強對于智慧檔案信息安全的維護主要就是保障信息內(nèi)容的完整性、可用性以及嚴(yán)密性。同時相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案只限于紙質(zhì)載體媒介的客觀形式，智慧檔案則將存儲介質(zhì)擴充為光盤、硬盤等一切可以用于存儲數(shù)據(jù)的電子化載體，這就使得對其的安全性維護變得更加復(fù)雜與艱難；同時現(xiàn)階段電子設(shè)備更新?lián)Q代的頻率日趨增高，在軟硬件設(shè)備交替的過程中，其固有的用于存儲電子信息和數(shù)據(jù)的載體是否能夠完整地保留到下一個時代卻是一個未知數(shù)（無數(shù)年前用于聽取音樂的磁帶因為錄音機的停產(chǎn)和消失，已經(jīng)推出了歷史舞臺，而且近年來傳統(tǒng)CD和DVD隨著數(shù)字影像的傳播也開始呈現(xiàn)出消退的趨勢）。
鑒于此，相關(guān)檔案管理部門務(wù)必及時展開有關(guān)檔案信息安全的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重視安全內(nèi)涵、強化安全意識。從理論和實踐兩個角度出發(fā)，在提升其理論素養(yǎng)、促使廣大工作人員從理論上了解我們當(dāng)今社會技術(shù)和科技的發(fā)展趨勢的同時，還要從實踐操作的角度加強其基本的業(yè)務(wù)技能，提升其有關(guān)計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)、云端、大數(shù)據(jù)等的操作使用本領(lǐng)，強化自身的技能水平。此外，檔案管理人員個人的職業(yè)道德、敬業(yè)態(tài)度也是檔案安全鏈條中的重要一環(huán)，如果不加強對于自我嚴(yán)謹(jǐn)性的要求，那么人為原因造成的檔案管理疏忽，所帶來的損失亦是巨大的。
（二）打造互聯(lián)網(wǎng)+物聯(lián)網(wǎng)的安全監(jiān)控體系
所謂的物聯(lián)網(wǎng)就是物物相連而形成的網(wǎng)絡(luò)，近年來頻繁出現(xiàn)在生活中的“二維碼”就是一個簡單的物聯(lián)網(wǎng)形式，是能夠讓任何物品都能夠有效地和網(wǎng)絡(luò)發(fā)生關(guān)聯(lián)，快速實現(xiàn)定位、監(jiān)控和管理的重要方式之一。那么將其與檔案管理相結(jié)合，就能有效實現(xiàn)對于檔案信息的追蹤定位、對于維護其安全、生成具體的安全監(jiān)控體系具有十分重要和直觀的作用。而要想完善智慧檔案的整個監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)還需要從以下兩個角度來開展和推進。
首先，對檔案管理機構(gòu)進行全方位立體監(jiān)控，包括人口密集區(qū)、重要進出口通道以及檔案借閱和查詢大廳、微機室等。監(jiān)控攝像頭的設(shè)置要以靈活性和流動性為主，重要場所要實施多重控制，將指紋、門禁以及電子信息警報器等通過有效的程序設(shè)置，開發(fā)出對于安全隱患出現(xiàn)的警報功能。其次，構(gòu)建重點檔案網(wǎng)絡(luò)，現(xiàn)階段國內(nèi)的很多檔案都是“斷本”產(chǎn)品，一旦被損壞或丟失后果不堪設(shè)想。因此針對重點檔案要著重采用互聯(lián)網(wǎng)標(biāo)簽和物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，在維系日常的監(jiān)控設(shè)施基礎(chǔ)上，應(yīng)善用網(wǎng)絡(luò)進行追蹤管理，使其不游離于檔案管理的網(wǎng)絡(luò)，一旦出現(xiàn)非常規(guī)走向，便可立刻在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中做出警告和提示。
（三）云端分級，劃分共享和安全指數(shù)
檔案云端雖然是能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享和平臺公用的非常有效的檔案管理方法，但是其所埋伏的有關(guān)信息泄露的安全隱患也是十分令人惶恐和擔(dān)憂的。作為智慧檔案的重要操作平臺，為了維護其內(nèi)部的信息安全，需要將傳統(tǒng)的政務(wù)專網(wǎng)與物聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合來進行管理，通過彼此間的相互獨立運作，來保障檔案信息的安全、獨立、不為外界所竊。而要想實現(xiàn)這一點，則要構(gòu)筑嚴(yán)格的云端分級系統(tǒng)，將其內(nèi)部所置檔案信息的可共享程度、安全指數(shù)進行一定程度的劃分，核心程度和密級要求越高的信息內(nèi)容越需要置于與外界相互隔離的核心平臺進行存儲和管理；而對于安全要求和密集程度較低的非核心性檔案則可以利用普通的云端進行管理。這樣將有助于實現(xiàn)檔案管理過程中云端共享和安全維護的所能融合共生的最大化。
（四）適時安全備份，降低風(fēng)險指數(shù)
非人為的不可抗力因素，是能夠?qū)n案信息安全造成重大損害的癥結(jié)之一。計算機網(wǎng)絡(luò)硬件故障、各類自然災(zāi)害和不可預(yù)估性事故一旦出現(xiàn)對于檔案，尤其是“孤本”檔案所造成的危害無疑是致命性的。其不僅會威脅到檔案信息本身的完整性，更會影響其使用價值以及日后可用性，所以在提高智慧檔案的信息安全性同時，還要適時做好數(shù)據(jù)安全備份工作，以備不時之需。筆者建議檔案工作者可對檔案信息進行多重備份，并定期進行數(shù)據(jù)在線、脫機模式下的雙重檢驗。備份至云端的數(shù)據(jù)需要及時構(gòu)筑防火墻藝術(shù)、數(shù)字驗證碼及密碼校驗技術(shù)和入侵檢測技術(shù)來為其安全性提升打下籌碼。同時為了避免出現(xiàn)“一用皆可、一損俱損”的狀況出現(xiàn)，數(shù)據(jù)的備份還要充分考慮到原始數(shù)據(jù)所處地區(qū)可能會誘發(fā)的各類自然災(zāi)害或是其它會威脅到檔案安全的因素，并基于此搭建異地備份平臺，必要時需要增加一定的資金和設(shè)備投入，來完善對于兩地同其檔案的備份與數(shù)據(jù)更新，以備突發(fā)事件下的特殊需求。
綜上所述，智慧時代的檔案信息呈現(xiàn)出一系列的優(yōu)勢與特點，但其中也存在著如何提升其安全性的問題。筆者認(rèn)為，智慧檔案是從原始管理到數(shù)字時代，再由數(shù)字時代進化到智能時代這種必然發(fā)展趨勢下的必然產(chǎn)物，要想維護其安全性，就要在理解其內(nèi)涵的條件下，從數(shù)據(jù)備份、云端分級和物聯(lián)網(wǎng)監(jiān)控等多重角度打造共性的安全系統(tǒng)維護網(wǎng)絡(luò)，從而讓檔案建設(shè)事業(yè)不斷發(fā)展的同時，進一步實現(xiàn)進步與安全的平衡，為我國的現(xiàn)代化檔案管理事業(yè)提供更多的發(fā)展可能性。
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城建檔案是城市規(guī)劃建設(shè)和管理的主要依據(jù)和條件，城建檔案的管理水平是城市管理水平高低的衡量標(biāo)準(zhǔn)之一，是城市管理科學(xué)化的主要渠道[1]。城建檔案優(yōu)化管理，是城市人們正常生活的保障，人們生活中所涉及到基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案的正確性與完整性，直接作用于人們的正常生活。城市檔案是預(yù)防自然災(zāi)害，減少城市損失的重要基礎(chǔ)。城建檔案在社會主義經(jīng)濟發(fā)展過程中，占據(jù)舉足輕重的地位，完整的城建檔案是城市在破壞后及時恢復(fù)與重建的依據(jù)[2]。城建檔案從科學(xué)的角度反映城市的發(fā)展規(guī)律，是城市科學(xué)研究與發(fā)展的重要信息資源。城建檔案集中反映城市規(guī)劃建設(shè)和管理的過程，對于城市規(guī)劃與發(fā)展以及城市建設(shè)科學(xué)研究水平具有重要作用。1960年在城市建設(shè)基本建設(shè)檔案規(guī)劃中，明確城建檔案范圍包括工業(yè)建筑工程、民用建筑工程、交通運輸工程、市政工程以及城市規(guī)劃五分方面[3]。其中國城市規(guī)劃檔案包含城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案、城市規(guī)劃檔案以及國土整治規(guī)劃檔案三大方面。城建檔案管理工作具有綜合性、完整性、專業(yè)性以及特殊性的特點，城市的本身就是一個綜合體，城市規(guī)劃的各項工作以城市為基礎(chǔ)展開。基礎(chǔ)設(shè)施項目在建設(shè)過程各項內(nèi)容相互交錯，通過單行工程互相配合，實現(xiàn)城市規(guī)劃以及城市規(guī)劃管理工作。基于城市規(guī)劃的綜合性，城建檔案管理工作必須要與城市規(guī)劃需求相符合。工程項目建設(shè)項目眾多，涉及內(nèi)容甚廣，城市規(guī)劃發(fā)展與建設(shè)需要基于城市的歷史情況開展，因此檔案在管理過程中應(yīng)注重其完整性。城鎮(zhèn)檔案項目具有專業(yè)性特征，因此在開展管理工作時，必須要注重檔案的專業(yè)區(qū)分，保證其專業(yè)性特點。城市規(guī)劃中，以特殊性事件為對比，規(guī)避傳統(tǒng)規(guī)劃過程中存在的弊端[4]。因此城鎮(zhèn)檔案管理工作在開展過程中，應(yīng)注其特殊性，為城市規(guī)劃發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
2城建檔案管理在城市規(guī)劃中存在問題
2.1城建檔案利用意識不強
城建檔案伴隨著城市的發(fā)展而產(chǎn)生，在城鎮(zhèn)規(guī)劃中發(fā)揮著重要作用。檔案管理不僅在于保存，發(fā)揮檔案信息價值才是檔案管理工作的真諦。當(dāng)下社會人們對檔案利用意識較低，一定程度上影響城市現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展。城建檔案管理工作是城市現(xiàn)代化建設(shè)、改進以及管理的依據(jù)，在城市規(guī)劃建設(shè)之前，將城建檔案作為參考依據(jù)，避免及建設(shè)過程中產(chǎn)生不必要的浪費。由于我國城鎮(zhèn)檔案管理工作起步較晚，相關(guān)系統(tǒng)建設(shè)處于發(fā)展階段，導(dǎo)致檔案意識不強的現(xiàn)象產(chǎn)生。檔案利用意識不強直接影響城鎮(zhèn)檔案作用的有效發(fā)揮，對城市規(guī)劃產(chǎn)生一定負(fù)面影響。
2.2城建檔案管理制度不健全
城建檔案管理制度不健全的根本原因在于城建檔案并沒有形成行之有效的檔案管理機構(gòu)，導(dǎo)致檔案管理的各項工作無法落實，行政執(zhí)行力缺乏，檔案管理組織系統(tǒng)與工作任務(wù)內(nèi)容不符，難以形成上下統(tǒng)一，兼具系統(tǒng)性以及全面性的管理系統(tǒng)。基于此種管理體系，難以對城建檔案管理工作進行專業(yè)的指導(dǎo)，使之與城市規(guī)劃需求不匹配，難以發(fā)揮城建檔案管理工作在城市規(guī)劃中的重要作用。
2.3城建檔案信息化建設(shè)落后
智慧城市的建設(shè)，對城市管理各項工作提出新要求。城建檔案作為促進城市現(xiàn)代化發(fā)展的重要信息基礎(chǔ)，其信息化建設(shè)的重要性不言而喻。然而在實際建設(shè)過程中，由于決策層的不重視、設(shè)備配備不到位、城建檔案管理專業(yè)性、規(guī)范性以及標(biāo)準(zhǔn)化等不達(dá)標(biāo)，導(dǎo)致城建檔案管理信息化建設(shè)相對滯后。
3改進城建檔案管理在城市規(guī)劃中應(yīng)用對策
3.1加強宣傳引導(dǎo)，強化檔案利用意識
擴大檔案的影響力，使群眾了解城建檔案在日常生活中的重要性，以此強化群眾檔案利用意識，提升城建檔案在城市規(guī)劃中的利用率。檔案是依法治國的重要基礎(chǔ)，強化人們的檔案意識是提升人們法律意識的方法之一。基于法律保證，宣傳檔案正確利用的重要意義，強調(diào)忽略檔案利用而造成的經(jīng)濟損失現(xiàn)象，通過對比的方式強化人們的檔案利用意識。在此過程中，城建檔案管理部門應(yīng)充分挖掘城建檔案信息資源，發(fā)揮城建擋在城市規(guī)劃中的作用，讓人們在利用檔案的過程中受益，以此強化人民的檔案管理意識，促進城市檔案的利用，推動城市規(guī)劃建設(shè)發(fā)展。
3.2依據(jù)法律法規(guī)，健全檔案管理制度
基于城建檔案的重要性，我國已經(jīng)出臺關(guān)于城建檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市規(guī)劃法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等。城建檔案管理工作在開展時應(yīng)以國家相關(guān)法律法規(guī)為基礎(chǔ)，健全城建檔案管理制度，保障檔案管理工作的制度化、專業(yè)化以及規(guī)范化。加大城建檔案法律法規(guī)的宣傳，普及城建檔案的法律意識，將檔案管理工作上升至法律層面，落實檔案管理工作人員的責(zé)任以及工作內(nèi)容，保證檔案管理的專業(yè)性和完整性質(zhì)。政府在這一過程中應(yīng)充分發(fā)揮自身職能，強化檔案管理工作的權(quán)威性，降低社會上違反城建檔案法律法規(guī)現(xiàn)象的產(chǎn)生。
3.3拓寬應(yīng)用渠道，完善檔案信息系統(tǒng)
城建檔案管理信息化、智能化建設(shè)是智慧城市建設(shè)的重要體現(xiàn)，也是城建檔案適應(yīng)社會發(fā)展與進步的關(guān)鍵。城建檔案信息化建設(shè)，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念，以現(xiàn)代化城市規(guī)劃與建設(shè)需求為基礎(chǔ)，建立城建檔案信息化平臺管理。檔案信息化建設(shè)實現(xiàn)辦公自動化，強化檔案管理、收集以及利用各個方面。強化城建檔案宣傳力度，拓寬檔案管理應(yīng)用渠道，實現(xiàn)城建檔案信息資源共享，有效發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃中的重要作用。城建檔案信息化管理，強化檔案管理質(zhì)量效率的同時，提升城建檔案管理工作的服務(wù)水平，滿足城市規(guī)劃的實際需求。
4結(jié)語
在城建檔案管理工作中，結(jié)合城市規(guī)劃的具體情況，促進城市現(xiàn)代化以及信息化建設(shè)。在檔案建設(shè)過程中，強化管理效率和管理質(zhì)量，使城建檔案管理工作與城市規(guī)劃發(fā)展相符合，進而推進智慧城市建設(shè)與發(fā)展。
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一、形成及其相對封閉性
國土規(guī)劃數(shù)字檔案館管理對象是國土檔案，即國土資源部門在日常工作活動中形成的具有保存價值的文字、圖紙、照片、聲像、實物等不同形式和載體的歷史記錄①。由于檔案類型多樣，形態(tài)差異大，質(zhì)地多樣，管理國土檔案存在一定的困難。20世紀(jì)90年代，在國家信息化策略推動下，國土規(guī)劃部門開始檔案數(shù)字化工作，建立數(shù)字檔案目錄，使用計算機進行檢索利用等。進入21世紀(jì)初，目錄數(shù)據(jù)庫已經(jīng)完成，全文數(shù)據(jù)庫不斷增多，形成了大量的國土檔案，相關(guān)管理部門開始建設(shè)國土檔案管理系統(tǒng)，并不斷進行改造、升級，形成了比較成熟的國土檔案信息管理系統(tǒng)。
近10年來，尤其是在《國土資源信息化“十二五”規(guī)劃》的引導(dǎo)下，數(shù)字檔案館基本建成。如武漢市國土規(guī)劃數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、山東省濟寧市國土一張圖檔案管理系統(tǒng)、安徽省安慶市可視化城建檔案管理系統(tǒng)等結(jié)合自身工作職能，稱謂“不同的數(shù)字檔案館”。目前，全國范圍內(nèi)，國土規(guī)劃數(shù)字管理系統(tǒng)不僅能夠滿足特定區(qū)域內(nèi)國土資源系統(tǒng)檔案管理的實際需求，而且能夠滿足T級檔案信息數(shù)據(jù)的可靠存儲和快速檢索，對土地、地質(zhì)礦產(chǎn)、測繪、綜合文書、聲像等各大類檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一集中管理，實現(xiàn)了國土檔案數(shù)、圖、文“一體化管理”。②近年來，國土檔案管理系統(tǒng)通過與GIS技術(shù)的結(jié)合，形成了“空間庫、目錄庫、圖文庫”三庫合一的數(shù)字檔案館管理模式，不僅將電子公文流程形成的電子檔案、檔案數(shù)字化后形成的檔案進行統(tǒng)一管理，而且具有統(tǒng)一的檔案管理平臺和檔案利用平臺，實現(xiàn)了檔案利用的電子化、平臺化，初步建成了國土規(guī)劃數(shù)字檔案館。這種數(shù)字檔案館，通過與規(guī)劃部門、土地管理部門、測繪部門等的結(jié)合，形成了一個開放的數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)。
應(yīng)該說，從國土檔案到國土檔案信息管理系統(tǒng)，再到國土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)化，是計算機技術(shù)、通信技術(shù)、GIS等現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的必然趨勢，也是國土規(guī)劃管理部門不斷創(chuàng)新的結(jié)果。然而，目前看來，國土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)是一個相對封閉的系統(tǒng)，主要體現(xiàn)在：以管理為主，利用為輔；以系統(tǒng)內(nèi)部使用為主，公共使用為輔；以土地規(guī)劃為主，與其他部門的結(jié)合有限；以區(qū)域內(nèi)利用為主，全國范圍內(nèi)的整體使用尚未形成。也就是說，數(shù)字檔案館的功能集中在工作人員對檔案信息資源的管理，主要是單位內(nèi)部國土規(guī)劃部門使用，面向社會公眾、面向其他管理機構(gòu)、面向全國銜接的統(tǒng)一平臺尚未建立，導(dǎo)致了國土資源規(guī)劃數(shù)字檔案館檔案信息的“管理”與“利用”和“輸出”與“輸入”存在著不平衡現(xiàn)象。這種現(xiàn)象的產(chǎn)生，一是因為數(shù)字檔案館建設(shè)的時間不長，其功能的完善需要時間；二是因為從已有的檔案管理系統(tǒng)開發(fā)成數(shù)字檔案館是一個質(zhì)的飛躍，這在不少單位并沒有清晰的概念。
因此，需要充分認(rèn)識國土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的開放性，促進其快速成熟。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)是“數(shù)字檔案館空間范圍內(nèi)的人與其生存的環(huán)境相互作用而形成的統(tǒng)一復(fù)合體”，“是用生態(tài)系統(tǒng)的概念、理論和方法研究數(shù)字檔案館的結(jié)構(gòu)、功能和管理運作”③。據(jù)此，國土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)是一個由人、國土數(shù)字檔案信息資源、地域環(huán)境等要素組成的完整統(tǒng)一體。國土規(guī)劃數(shù)字檔案館作為一個有機的生命體，不僅涉及該生態(tài)系統(tǒng)的形態(tài)結(jié)構(gòu)，而且存在結(jié)構(gòu)要素及其相互之間的關(guān)聯(lián)，以及工作人員與數(shù)字檔案館生存環(huán)境之間的相互協(xié)調(diào)，從而實現(xiàn)數(shù)字檔案館檔案信息的“管理”與“利用”和“輸出”與“輸入”之間的平衡。
二、開放性是基本體現(xiàn)
檔案館在社會中是一個獨立存在的個體，是社會的一個組成部門，它存在于社會之中，受社會的制約，同時也對社會產(chǎn)生作用，具有社會服務(wù)性。檔案館不同于檔案室，它保管檔案的目的不是為某一單位、某一系統(tǒng)小范圍服務(wù)，而是為社會各項工作提供服務(wù)。它的服務(wù)范圍大而廣，面向社會各個方面，遍及機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和公民個人，④這是自19世紀(jì)40年代至今檔案開放的基本結(jié)論。數(shù)字檔案館的本質(zhì)是檔案館。數(shù)字檔案館是利用各種信息技術(shù)手段將原有的館藏檔案數(shù)字化，并收集、采集、捕獲有價值的數(shù)字檔案信息資源，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立分布式、跨地域的有序的檔案信息資源管理系統(tǒng)；該系統(tǒng)以數(shù)字檔案信息資源為基礎(chǔ)，以信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、多媒體技術(shù)等為平臺，以用戶需求為根本，提供各種信息服務(wù)。⑤國家檔案局的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》⑥指出，數(shù)字檔案館的四項基本業(yè)務(wù)功能“收集、管理、保存、利用”，一旦缺乏廣泛的、本機構(gòu)以外的“利用”環(huán)節(jié)，便不能稱為數(shù)字檔案館。基于這種認(rèn)識，國土規(guī)劃數(shù)字檔案館理應(yīng)是服務(wù)社會大眾的檔案館，是大眾利用國土資源信息的開放性的窗口。
1.是自然生態(tài)系統(tǒng)基本法則任何一個自然生態(tài)系統(tǒng)都是開放的，有輸入和輸出，而輸入的變化總會引起輸出的變化。雖然輸出并不是立即變化，有時會延遲，但是決不會趕在輸入之前。輸出是輸入的結(jié)果，輸入是原因和源頭，兩者呈現(xiàn)一種動態(tài)的平衡。⑦信息生態(tài)系統(tǒng)中，信息的生產(chǎn)者、傳遞者、分解者、消費者與外界環(huán)境之間的信息交換，構(gòu)成了一個信息生態(tài)循環(huán)。⑧數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)作為人與其生存環(huán)境相互作用而形成的統(tǒng)一復(fù)合體，與外界環(huán)境有著不斷的交流，其自身處于不斷輸入和輸出的循環(huán)往復(fù)之中，通過信息傳遞和價值轉(zhuǎn)化不斷地與外界進行交流，包括機構(gòu)、人員之間的相互交流與合作，這是自然生態(tài)系統(tǒng)的基本法則。
2.是技術(shù)發(fā)展的必然產(chǎn)物20世紀(jì)60年代以來，隨著全球范圍內(nèi)“第三次浪潮”的興起，信息技術(shù)對檔案工作產(chǎn)生了極大的沖擊，對數(shù)字檔案館的產(chǎn)生和發(fā)展產(chǎn)生了重大的驅(qū)動作用。近年來，計算機技術(shù)、信息處理技術(shù)、信息可視化技術(shù)、存儲技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及web2.0技術(shù)、云計算技術(shù)的發(fā)展，為數(shù)字檔案館的建設(shè)和發(fā)展提供了技術(shù)支撐平臺。在一定程度上，數(shù)字檔案館是現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，也是集成了眾多現(xiàn)代技術(shù)的復(fù)合系統(tǒng)。國土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)在建設(shè)過程中主要依托3S技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)、ArcGIS、WebService等先進技術(shù)，這些先進技術(shù)在國土規(guī)劃數(shù)字檔案館開發(fā)應(yīng)用，本身就是一個種開放性的體現(xiàn)。同時，這些技術(shù)不斷更新、升級，早期的國土檔案數(shù)字化也不斷發(fā)展成國土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)，不僅體現(xiàn)了技術(shù)的推動作用，也展示了國土規(guī)劃數(shù)字檔案館的開放性。
3.是落實民生政策的必然要求自2007年黨的十七大召開以來，各級政府部門紛紛將民生問題與部門職能相結(jié)合，形成了全社會關(guān)注民生、重視民生、保障民生、改善民生新局面。國家檔案局頒布的《關(guān)于加強民生檔案工作的意見》提出，要建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和服務(wù)人民群眾的檔案利用體系。顯示了我國在推進政治民主化、打造陽光政府、滿足公民信息獲取過程中所做出的積極努力，也為進一步發(fā)揮檔案信息資源社會價值、實現(xiàn)檔案信息共享邁出了堅定步伐。國土規(guī)劃數(shù)字檔案館保存有國計民生的重要檔案信息。例如，征地文書、土地調(diào)查、土地登記、違法占地處理材料等，詳細(xì)地記錄了土地開發(fā)利用過程的基本情況。這些信息不僅是確定土地權(quán)屬的依據(jù)，也是征地、處理糾紛的依據(jù)，還是土地科學(xué)規(guī)劃利用的依據(jù)。從這個角度看，落實民生，也必須將國土規(guī)劃檔案館設(shè)計成一個開放的生態(tài)系統(tǒng)。
三、進實踐應(yīng)用
國土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的開放性符合數(shù)字檔案館本質(zhì)與時展潮流，有著堅實的理論基礎(chǔ)，也有著廣泛的實踐應(yīng)用。
1.應(yīng)用視角
(1)多目標(biāo)不同的使用者，對同一檔案信息有不同的使用需求。例如，國土規(guī)劃數(shù)字檔案館的人口信息，可以用作學(xué)區(qū)規(guī)劃，也可以用作住房區(qū)規(guī)劃等。檔案資源具有多目標(biāo)的使用特性，從而大幅度地提高了開放國土規(guī)劃的檔案資源的價值。
(2)多內(nèi)容國土規(guī)劃數(shù)字檔案館含有豐富的專業(yè)化檔案信息資源，在開放性的視角下，可以將不同來源、不同載體的檔案信息資源進行整合。例如，同一主題下不同載體（紙質(zhì)和聲像）檔案進行整合，或透過共同的地理坐標(biāo)系統(tǒng)將各種不同主題的檔案資源套疊，以方便對檔案信息的深度挖掘，并逐步形成良好的生態(tài)環(huán)境。
(3)多途徑國土規(guī)劃數(shù)字檔案館擁有調(diào)查、收集、整理的專業(yè)檔案，是真實、完整、可靠的檔案信息資源，為利用土地的不同機構(gòu)（尤其是政府機構(gòu)）和個人提供了保障。例如，有關(guān)機構(gòu)進行土地規(guī)劃、旅游規(guī)劃、商居土地投入或個人進行土地置換、拆遷補償?shù)龋涂梢酝ㄟ^專業(yè)數(shù)字檔案館的平臺進行咨詢利用。通過協(xié)調(diào)“管”與“用”的關(guān)系，形成良好的生態(tài)平衡。(4)多范圍公路建設(shè)選線、垃圾場選址、工業(yè)發(fā)展區(qū)區(qū)位規(guī)劃等空間選址，均需要利用國土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的支持，再配合專業(yè)的數(shù)據(jù)庫，整合專家系統(tǒng)，出臺建設(shè)規(guī)劃方案，分析各種方案的優(yōu)缺點，從而使決策的過程更加科學(xué)化。國土規(guī)劃數(shù)字檔案館整合了龐大的國土及規(guī)劃專業(yè)檔案信息，通過該數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)不斷與外界進行信息交換，有利于未來空間發(fā)展。
2.應(yīng)用重點
(1)與政府部門相結(jié)合，實現(xiàn)生態(tài)系統(tǒng)的區(qū)域開放性為政府部門規(guī)劃服務(wù)是國土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的基本任務(wù)。2014年以來，國家發(fā)展改革委、國土資源部、環(huán)保部和住建部在28個市縣開展了“多規(guī)合一”試點。⑨隨之，其他市縣甚至一些省級行政區(qū)也陸續(xù)提出。究其實質(zhì)，“多規(guī)合一”就是國土規(guī)劃數(shù)字檔案館與政府部門結(jié)合，不同的政府機構(gòu)利用數(shù)字檔案館平臺，消除原有的市縣規(guī)劃下的自成體系、內(nèi)容沖突、缺乏銜接協(xié)調(diào)等問題，以此來提升政府對于土地空間的管控能力，促進國土空間集約、高效、可持續(xù)利用和規(guī)劃管理。國土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)開放性應(yīng)用最早體現(xiàn)在政府規(guī)劃方面。在國土規(guī)劃數(shù)字檔案館建設(shè)以前，由于政府部門之間的“信息壁壘”，各種與規(guī)劃相關(guān)的信息無法及時地傳送，沖突時有發(fā)生。國土規(guī)劃數(shù)字檔案館擁有精準(zhǔn)的土地檔案信息等資源，通過信息的及時推送，打破了政府部門之間的“信息壁壘”，實現(xiàn)了國土資源與管理機關(guān)與政府其他部門之間的信息共享，進而為政府各部門之間搭建起了“橋梁”，形成了節(jié)約型的生態(tài)系統(tǒng)。
(2)與“智慧城市”相結(jié)合，實現(xiàn)生態(tài)系統(tǒng)的整體開放性為“智慧城市”服務(wù)是國土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)功能的拓展。近年來，國土檔案管理系統(tǒng)通過與GIS技術(shù)的結(jié)合，形成了空間庫、目錄庫、圖文庫三庫合一的數(shù)字檔案館管理模式。例如，陜西省西安市勘察測繪院建立了規(guī)劃用地檔案管理的GIS系統(tǒng)，科學(xué)管理大量征地信息和檔案資料⑩；安徽省安慶市城建檔案館通過融合城建檔案管理規(guī)范、著錄規(guī)范和GIS技術(shù)，研制開發(fā)了“可視化城建檔案管理系統(tǒng)”；山東省濟寧市國土資源局建立的“國土一張圖檔案管理系統(tǒng)”，實現(xiàn)了國土檔案“數(shù)、圖、文”一體化管理；武漢市國土資源局開發(fā)設(shè)計了國土規(guī)劃數(shù)字檔案館，初步實現(xiàn)了國土規(guī)劃數(shù)字檔案圖文一體化查詢。隨著城鎮(zhèn)化進程的加速，我國城市人口激增，交通等問題開始凸顯。國土規(guī)劃數(shù)字檔案館為加強城市管理，為“智慧城市”建設(shè)提供了框架和基礎(chǔ)。“智慧城市”絕不僅僅是實現(xiàn)城市的智能化，還包括人的智慧參與、以人為本、可持續(xù)發(fā)展等，具有豐富的內(nèi)涵。國土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的整體開放性就是與“智慧城市”建設(shè)全面結(jié)合，充分展現(xiàn)國土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的開放性建設(shè)在“智慧城市”建設(shè)過程中的重要地位，全面實現(xiàn)檔案信息與地理信息、社會信息的融合與共享。例如，與實時路況結(jié)合，實現(xiàn)智能交通；與遺產(chǎn)資源結(jié)合，實現(xiàn)歷史遺產(chǎn)的保護；與旅游資源結(jié)合，推動旅游業(yè)的發(fā)展等。總之，國土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)與不同行業(yè)、系統(tǒng)或空間的結(jié)合，創(chuàng)建“互聯(lián)網(wǎng)+”國土規(guī)劃數(shù)字檔案的空間，衍生出基于國土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的新平臺，從而推動“智慧城市”的發(fā)展。