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第1篇

關鍵詞：檔案管理；問題；解決對策；

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

引言

人事檔案是國家機關和企事業單位人員身份的重要憑證，也是辦理招工、提干、調動、退休等人事管理工作的重要依據和參考；人事檔案工作是組織人事工作的有機組成部分，在組織人事管理體系中占有相當重要的地位。隨著社會進入信息時代，作為人員信息主要載體的人事檔案有了更加廣闊的價值空間。市場人力資源的合理配置、企業和從業者之間的溝通和聯系、企業自身的人事管理和人才培養、日趨社會化的人事管理和社會保障工作等都需要真實、科學的人事檔案信息為依據、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，都離不開人事檔案工作的有效運轉。但目前人事檔案管理存在著諸多問題，有待改進，以便提高人事檔案工作質量。

一、人事檔案的含義及特點

1、人事檔案的含義

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要內容，它是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、思想品德、業務能力、工作情況等個人情況的文件材料。它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具相關證明時，都需要使用、查閱檔案。

2、人事檔案的特點

（1）真實性

人事檔案是干部選拔、人才錄用的重要依據。人事檔案的內容在當事人的職業生涯中起著重要的作用。因此，人事檔案要適應社會對人才的需求，要真實、全面地記錄個人的經歷和實踐，為用人單位了解人、使用人提供真實可靠的依據。但是，現在人事檔案造假現象缺屢見不鮮，把假材料、假信息放進檔案里，甚至修改原始的檔案信息，導致個別人 “參加工作的年齡越來越小，學歷越來越高，工齡越來越長”，人事檔案的真實性受到嚴峻的質疑。

（2）全面性

人事檔案一般都記錄著個人的履歷，既包括個人的成長經歷、學習經歷、政治面貌，又包括個人的思想表現、個人的家庭情況等等信息，還包括單位對個人的考評或鑒定。因此，人事檔案能夠記載個人的成長史、思想發展史，能夠展現個人的基本情況。因此，人事檔案是個人信息的存儲庫，它概括地反映了一個人的全貌。

（3）變動性

人事檔案立卷后，其內容不是一成不變的。隨著當事人人生道路的延伸，將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。

（4）機密性

人事檔案的內容涉及個人功、過等諸多方面情況，有的從側面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人（包括家庭成員）言及的內心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供查詢等服務。即使是處于檔案管理機構的個人也不能查閱自己的人事檔案。

二、人事檔案管理存在的問題分析

1、單位領導對人事檔案管理不夠重視

多數單位的領導總是將人事檔案管理工作看成是一項保管工作，對人事檔案管理工作認識程度不夠，認為檔案只要不丟失，保存完好，便于查檔等就算盡到了自己的責任，不把檔案管理工作列入自己的日程安排，對檔案管理一項不聞不問，影響了人事檔案管理工作的正常開展。

2、人事檔案管理的信息化程度不高

隨著科學技術的發展，電子技術的普及，數字化，信息化管理已廣泛應用在各個行業上，但在檔案管理方面，信息化程度普遍不高，多數檔案管理人員還是采取手工編輯、檢索的方法。因此導致一些人事檔案材料不能及時歸檔整理,存在檔案資料不完整的情況。還有一些單位雖然采取了信息化管理，但也僅限于把個人基本情況輸入計算機，而對于一些文字材料，比如職稱論文，圖片等由于工作量大都沒有列入計算機管理，仍是以傳統的紙質檔案為主。

3、人事檔案收集工作力度不夠

要想管理好人事檔案，就要有一套完整的收集歸檔工作管理制度。然而部分單位根本就沒有這樣的制度。因而導致檔案管理人員執行不嚴格，收集歸檔工作不及時，被動的現象出現。主要體現在收集歸檔的材料方面。經常發現材料不全面，或者有些材料在內容和形式上是雷同的現象，不能真實準確地反映每個人的情況，人事檔案管理猶如擺設。

4、檔案管理工作重保管，輕利用

多數檔案管理人員將大量的時間和精力用于檔案的接收、審核，收集、排序、分類、編目、技術加工和裝訂成卷等方面，以及做好防潮，防火防蛀、防霉變等等倉庫保管工作，卻沒有認真思考如此辛苦地做這些枯燥乏味的工作是為了什么。因此也就沒有幾個檔案管理者對人事檔案材料進行認真細致地分析研究，沒有建立人事記錄及人才技能庫，也就無法充分掌握所管范圍內的人才信息，不能為人事檔案的開發利用提供專業支持。

三、人事檔案管理問題解決措施分析

1、嚴格制度，提高對人事檔案工作的重視

為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作管理制度和責任追究制度，嚴格手續，做到轉入、轉出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，利用方便，提供準確，有效地制約造成干部檔案泄密、涂改等人為因素。對人事檔案管理中出現問題的，實行責任追究。領導的重視是做好檔案管理工作的保證，單位領導要認識到人事檔案管理工作的重要性，成立檔案管理小組，定期不定期對檔案管理工作進行檢查，發現問題，及時解決。

2、信息化管理，擴大電子檔收集范圍

在信息化的今天，要想真正搞好人事檔案管理工作，就必須充分利用先進的技術和手段管理人事檔案信息，實現人事檔案管理工作的科學化，電子化。人事檔案管理要擴大電子檔收集范圍。電子檔案與紙質檔案相比最大的優勢就是用最小的空間儲存最大容量的信息，在個人基本信息管理方面，可以逐步將個人體貌特征等錄入計算機，建立完整的個人數據信息庫；另外將個人的譯作、科研成果，著作、學術論文，圖片，聲影像資料等全部收入電子檔案；為建立人才資源的開發利用提供條件。

3、注重收集，提高人事檔案管理質量

收集工作是人事檔案管理工作的基礎，隨著我國政治經濟改革的不斷深入，在干部選拔，考察，培訓，晉升時對人事檔案的信息需求越來越多，這就需要檔案管理人員做好及時收集工作，確保檔案的權威性，真實性和有效性。

4、人事檔案管理的重心轉向開發利用

改變人事檔案管理者的保管員的觀念。領導要充分認識到人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的重要信息之源，必須投入更多的精力對人事檔案材料進行分析研究，對人事檔案進行開發利用，可建立人事記錄，通過審閱以往的人事記錄，可以發現哪些人現在所從事的工作是低于他們所具有的知識水平和能力水平的，發現哪些人具有發展潛力，哪些人已經具備了從事空缺職位的能力與背景。建立人才技能庫，當某一部門有空缺時，就將及時將具有這種能力的人都列出來，然后由人事部門直接對這些人進行考察鑒定，并適時選出恰當的人選。大大提高人事檔案的利用率和工作效率。

結束語

在人事檔案管理工作中，只有將檔案管理者的主動性調動起來，讓管理者在工作中始終充滿激情，才能不斷發現人事檔案管理工作中的各種問題，進而提出創新建議，不斷完善我國的人事檔案管理制度，為新時期的人才管理和利用提供更好的服務。

參考文獻：

[1] 邵.淺談人事檔案管理工作存在的問題及解決對策[J]. 黑龍江檔案. 2011(03)

[2] 張靈均.新時期人事檔案工作存在的問題及解決對策[J]. 黑龍江檔案. 2010(04)

[3] 聶彩霞.人事檔案管理工作的現狀及對策[J]. 才智. 2011(21)