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檔案管理現代化探究篇1

1檔案管理現代化建設的現狀

從傳統意義上來看檔案管理工作，屬于效勞性工作性質，在開展具體工作期間，并沒有直接的經濟效益，導致一直沒有充分重視檔案管理工作，檔案管理理念之后，管理方法也較傳統，從某種程度上講，對檔案管理工作的現代化開展帶來了極大不變的我。并且在現代化建設檔案管理期間，因為投入精力、財力較少，無法及時有效的更新根本設備，并且檔案管理的相關制度也并未完善、優化，無法及時更新檔案管理系統，從而延緩現代化檔案管理的進程，和“互聯網+”技術的發展速度并不匹配；另外，檔案管理人員受傳統檔案管理經驗的影響，缺少現代化檔案管理辦法，從整體上看檔案的分類，相對混亂，甚至還會出現檔案缺失情況，嚴重影響檔案的利用效果。尤其是某些檔案管理人員始終無法學會現代化操作，只會應用一些淺顯的功能，對復雜的功能抱著能學就學，學不會就不學的態度，從而無法有效發揮現代化檔案管理的優勢，并且檔案管理人員的主動工作意識不強，這也影響檔案的開發及其利用。

2檔案信息資源開發利用的意義

在“互聯網+”時代下，有效實現檔案現代化管理，有利于充分發揮檔案信息資源的作用。通過借助互聯網等技術，將檔案資源信息化，可進一步加強對相關資源的共享與利用，進一步提高檔案的管理效率。針對當前日趨激烈的市場競爭環境，通過信息化、現代化等檔案管理方式，可對檔案進行深入利用，并進一步擴大檔案的使用范圍。應在檔案信息整理存檔、保管妥善的基礎上，充分利用檔案資源，發揮資源的真正價值，借助信息技術使之促進更多行業的發展。因此，需要結合互聯網時代下，檔案資源的特性，做好管理及資源的開發、利用，借助現代化手段，提高檔案管理效率、發揮檔案資源價值。

3影響檔案信息資源管理的主要因素

3.1國家政策對檔案信息資源管理的影響1988年元月1日開始實施《中華人民共和國檔案法》以法律的形式，[1]對檔案信息資源的利用進行明確的規定，從此，檔案信息資源的管理與利用在黨和國家有關方針政策的指導下飛速發展。它規定檔案機構的職責，規定檔案的基本管理方法，規定檔案的公開期限以及利用權利，它讓檔案信息資源開發利用工作真正的得到開展，讓檔案信息資源開發利用工作有規可循、得以發展。1992年7月1日，《各級國家檔案館開放檔案辦法》、《外國組織和個人利用我國檔案試行辦法》開始實施；[2]2000年5月10日，《檔案行政處罰程序暫行規定》開始實施；2008年9月1日，《高等學校檔案管理辦法》開始實施；2019年1月1日，《機關檔案管理規定》開始實施。越來越多關于檔案管理等相關規定出現在人們的眼前。這些法律、法規，就像港口指引船只方向的“燈塔”、河邊擺渡他人過河的船家，指引著檔案信息資源開發利用這個領域發展、前進的方向，同時也是檔案資源管理的制度保障；

3.2思想觀念對檔案信息資源管理和利用的影響無論是檔案管理員，還是普羅大眾，對檔案資源的態度會影響檔案資源的管理與利用率。有的單位認為檔案資料就只是存放資料的一種手段，在實際開展檔案管理以及相關資源的利用時，缺乏一定的積極性，因此也使得實際的工作效率受到影響，沒有充分發揮信息資源的價值以及互聯網技術的優勢。[3]在互聯網時代，要具備互聯網思維，這種思維并非簡單的將互聯網技術與檔案管理相結合，而是要實現檔案資源管理方式與內容方面的轉型與升級。理念是行動的先導，只有樹立良好的理念，這樣才能對檔案管理予以更多的重視，并結合互聯網時代的基本特征，為檔案資源的管理提供支持。

4檔案信息資源開發利用現存的主要問題

4.1檔案信息資源開發利用意識不強雖然當前更加提倡信息化、現代化管理模式，但在開展實際工作時仍受到一些老舊思想的禁錮。當前對于檔案管理現代化模式，更多的還需先進技術提供支持，有些工作人員因為守舊思想，或對新的理念接受較慢，因此對現代化的管理方式不很積極，在實際工作的開展中，僅只接受，沒有任何的創新，沒有深入地去了解檔案信息資源到底是什么，更不用說主動參與管理和開發。歸根到底，對開發、利用檔案信息資源的意識不強。其實這是一種社會的常態。人們的思想觀念影響著人們的行為處事，在一個單位里，如僅把重要的事務記錄成檔案，檔案密封起來置之高閣，這種管理方式無法真正在信息時代下發揮檔案資源的價值；

4.2檔案信息資源管理難度大檔案有各種各樣的形式，很多行業都需檔案資源的支持。由此觀之，檔案的信息量非常龐大，而這就成為檔案信息資源管理的一個難題。在信息時代下，檔案信息量大、涉及的樣式多，越來越多、出現復雜的內容，為檔案管理工作帶來更大的難度，需要針對互聯網時代所產生的巨量資源進行充分整理、管理和利用，是個比較現實的難題。比如在高校圖書館里，檔案信息資源的管理難度就非常大；比如在一所高校中，學生往往達數萬人，因此對于高校的檔案管理等工作的開展也帶來了較大的挑戰。在整理這些檔案時，需付出更多的時間。但可能由于其中缺乏專業人員參與，因此在檔案管理等相關工作中，無法真正提高工作效率，也無法將檔案中有價值的內容充分發揮作用。[4]這又引申出另外的管理難題。圖書館內管理檔案的人員不可能每個人都最專業，世界上高校那么多，專業的人員卻實實在在有限。檔案信息量大，整理、分類的工作困難，圖書館內檔案數量不斷地增加，檔案信息的價值不能得到正確的評估；

4.3檔案管理人員素質不高一般來說，對檔案的管理，最終本質還是對人員的管理。在高速公路有限公司中就暴露出一些人員素質不高的問題。管理人員的素質在很大程度上影響相關工作的質量。比如管理人員的年齡結構上存在問題，大多數都是年齡較大的管理員，他們接受新理念的能力偏弱，雖然經驗豐富，但在信息化技術被普遍應用的今天，對新技術的使用能力不強，更多地存在求穩的心態，在遇到一些問題時無法及時、準確地解決。從某種程度來說，檔案管理人員素養是制約檔案管理質量的重要因素，因此需從相關人員的素養上著手，提升現代化管理方式的轉型效率；

4.4檔案信息存在安全問題在“互聯網+”時代下，檔案信息的安全性受到一定的挑戰。由于網絡信息的共享性，導致一些信息資源在被分享、利用的過程中，可能被惡意篡改。一些對公司或單位至關重要的信息，在信息化的過程中，可能由于系統安全性問題導致資源泄密。近些年，在機關單位以及公司內部，重要的信息資源泄露的問題數不勝數。出現這些問題的原因，和相關管理人員的安全意識淡薄有一定的關系、和系統的安全性也有很大關聯。如果缺乏對檔案資源安全性的重視、缺乏相關制度等方面的保障，會使和公司生存安全相關的檔案資源被泄露，在很大程度上影響單位的競爭力與正常發展。

5“互聯網+”的現代化檔案管理策略

5.1革新檔案管理理念革新相關從業人員的觀念，需讓其在新時代環境下，充分認識如何在相關制度下開展資源的有效利用，做好相關資源的利用，同時減少資源泄密等問題。對公司而言，應盡可能保證檔案的安全性，建好一些涉密內容的公開性。對行政單位來說，很多內容都是涉密的，因此必須安排專業的人員管理科室的檔案，防止一些紙質資源通過互聯網傳播，減少由于資源泄密為國家帶來的損失。實現檔案管理信息化建設應進一步規范相關工作的標準，使檔案管理工作更具規范性和高效性。借助現代化手段，讓檔案資源的管理、利用界面更加整潔，也可實現相關資源的使用與共享，確保檔案的實時性，進一步提升檔案的規范化管理水平。[5]通過在行業內形成較為完善的檔案管理標準，確保檔案資源文件可以通用，尤其是對一些具備宣傳價值、有教育意義的資源來說，可更好地發揮其作用，對全社會的進步都有積極的促進意義；

5.2引入現代化技術手段在信息時代，要進一步提升對信息資源的分析能力，能對海量的數據、資源進行挖掘，發現其中所蘊含的價值，同時可為自身提供更多資源支持。在單位或檔案館等建立云存儲平臺，借助云計算技術等有效地對龐雜的信息內容進行挖掘，保證相關資源可被充分利用。需進一步推進檔案管理數字化進程，發揮科學技術，尤其信息技術的優勢。[6]檔案信息化建設要完善管理的流程，需按國家技術標準規范操作。信息化的建設需借助硬件以及軟件支持，因此在操作過程中需按標準規范進行細化各個細節。如掃描紙質文檔時，需做好保密工作，將傳統的紙質檔案轉化為圖像和文本時，需嚴格按規范構建目錄，在掃描過程中需做好細化、安全管理等步驟，確保檔案在信息化的過程中既具備安全性、也保持完整性和準確性，使電子檔案與紙質檔案完全一致、高效可用。在新時期下，借助計算機、網絡等多種手段，讓檔案資源不再限于本地存儲，而是實現資源信息的有效共享，這樣除操作者外，也能讓其他需要的人獲取檔案資源，更好地發揮其內在價值，通過在網站或平臺設置權限，可為訪問者提供更加便捷的操作體驗，提高工作效率，并在使用的過程中增強檔案資源的利用率；

5.3提高管理人員的專業素質、提高信息化水平檔案信息資源越多，在使用和管理中的難度就越大，需相關人員有更高素養，一望而知，最簡單、最有效的措施就是提高管理人員的專業素質、提高信息化水平。檔案信息的內容龐雜，不僅對其進行管理，在對資源的維護以及資源的深入開發時，也需參與的工作人員具備更強的專業性。因此，針對這些工作，首要的就是提升工作人員的專業素養，能使其在參與各種工作時，都能游刃有余。[7]對一個平臺或系統的研發過程，就要具備更強的專業性和可拓展性，這樣可方便后期對功能進行拓展，以及對相關檔案信息進行維護。在實際管理的過程中，可定期對管理人員開展培訓工作，開設講座、網上專題班等方式提升管理人員的專業素養，為提升資源信息管理工作質量與效率賦能；

5.4維護電子檔案信息的真實性“互聯網+”時代下，既要做好檔案資源的有效利用，也應維護電子檔案的真實性。電子檔案在利用的過程中也會產生一些對檔案真實性的威脅，因此，可從以下兩點做出相應的措施。

5.4.1對訪問電子檔案的人員進行人員追蹤技術這是電子檔案的真實性在利用階段的最后一道優化措施。在電子檔案的管理系統中，應將檔案管理人員對電子檔案的任何操作都記錄下來，形成操作日志。只有電子檔案管理人員和被授權的訪問者有權查看操作日志的信息，但任何人都不能對操作日志進行更改，直到電子檔案不再具有任何的保存的價值時，才可對操作日志進行銷毀處理。[8]電子檔案追蹤的對象主要是查看電子檔案的人員。可通過計算機系統對訪問者的IP地址進行追蹤定位，這樣能在電子檔案利用的過程中，準確地知道每位訪問者的具體信息；

5.4.2及時復制備份在電子檔案的利用階段，為避免突發事件，例如：系統故障導致檔案的丟失，計算機死機等。檔案管理人員需定期對電子檔案進行備份處理，這樣才能有效地預防因軟件、硬件的故障所造成的檔案信息丟失。動態備份技術就是現今檔案館（室）需掌握的一項重要技術，它既能對電子檔案進行本地備份處理，還可對電子檔案進行異地備份。無論使用哪一種備份形式，都能有效地維護電子檔案信息的真實性，可以說維護電子檔案的真實性就是我們最終要達成的目標。[9]為這一目標的達成，檔案館（室）需選擇合適的、使用價值高的存儲媒介，選擇好的存儲載體是做電子檔案備份工作的關鍵因素。當前利用率較高的電子檔案備份載體主要有光盤、磁盤和云備份三種，其中云備份最受檔案館（室）的青睞。云備份可實現把本地數據備份到異地的數據中心，這樣做不僅幫助檔案館（室）節約、保存數據的成本，也能通過這種方式，盡量減少檔案館等地對海量資源存儲的壓力。我們生活中常用到的百度網盤、微盤、360安全云盤等，這一類的軟件都屬云備份；[10]另外，備份技術也需迎合時代發展的趨勢不斷地創新，這樣才能從根本上做好電子檔案的備份工作。

6結語

在“互聯網+”時代下，檔案信息資源管理以及開發利用是個值得研究的領域，檔案信息資源開發、利用最主要的意義其實就是為實現檔案信息資源的價值，讓它能對社會有所用，社會能因此得到更好的發展。需充分認識互聯網時代對檔案管理所帶來的機遇與挑戰，實現傳統檔案服務模式與現代化的檔案管理模式相輔相成，為檔案管理工作有條不紊、高效率的開展提供基本保障。

作者:劉文琴 單位:江蘇寧杭高速公路有限公司

檔案管理現代化探究篇2

學校檔案管理工作的現代化程度，是衡量學校教育質量和管理水平的重要標志,是學校各種評估工作的重要內容。隨著我國教育事業的改革和發展，學校檔案工作也呈現出內容龐大、收集困難、形式多樣等時代特點[1]。在新形勢下，學校檔案管理工作的現代化建設至關重要，只有實現現代化的管理，才能保證學校檔案管理工作的有效性。本文以現階段學校檔案管理工作現狀為切入點，對學校檔案管理現代化建設的措施進行簡單的探討和闡述。

一、現階段學校檔案管理工作現狀

1.缺乏專業檔案管理人才。現階段學校檔案管理工作已經普遍實行了專人專崗，但是大多數是由“二線”的教師，或者因各種原因已經不適應教學工作的教師擔任。簡而言之，就是在表面上看做到了政教分家，實則是檔案管理工作的從業人員沒有經過專業的培訓和學習處于“保管員”的工作狀態。

2.并未開發檔案的教學價值。學校的檔案中，不僅有人事檔案、黨政類資料，在上級管理部門對學校的檢查工作中，此類檔案的管理工作時常被列為重點檢查內容，因此是檔案管理人員的工作重點。而筆者認為，在學校的檔案管理中，大量的教案及其他教學資料，能夠有效科學地管理，能夠在教學質量和教學資源優化上起到更加關鍵的作用。

3.管理模式老化嚴重制約工作效率。由于學校檔案管理人員、管理設備以及管理理念的滯后，直接導致學校檔案管理整體模式的老化狀態。所謂的老化體現在紙質檔案管理、手工查找、分類不詳等方面。這樣的狀態下，會導致學校的管理工作處于緩慢狀態，與現今社會高效率的節奏不符。同時，陳舊的管理辦法也會導致大量的教學資源無法得到利用，而產生教學資源的嚴重浪費，導致學校教育的優化過程受到制約。

二、學校檔案管理現代化建設的有效措施

１.開展學校檔案管理人員的專業技能培訓如今社會和經濟生活快速發展，新的行業和領域不斷發展形成，學校教育和管理也在不斷地進行全面改革，對學校檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰[2]。針對現在學校檔案管理工作人員素質參差不齊的問題，筆者認為是有必要開展專業技能培訓的。通過專業的培訓，能夠讓檔案管理人員意識到管理工作的重要性，在思想意識上產生足夠的重視，從而提高檔案管理的專業素養。所謂的檔案管理技能，不能局限于檔案的管理認識和分類邏輯，還需要熟練掌握計算機網絡技術，才能運用信息技術靈活地開展檔案管理工作。

2.加強學校檔案管理分類細化工作學校檔案基本可以分為九大類，分別是：文書檔案、教學檔案、教師教學業務檔案、聲像檔案、電子檔案、基建檔案、設備儀器檔案以及會計檔案。在現階段的學校檔案管理中心，筆者認為一些基礎檔案管理工作已經能夠做到及時歸檔、分類管理。但是在教學檔案和教師教學業務檔案的建立上，還需要學校和相關人員引起足夠的重視。追本溯源，學校的本職工作應該以教學工作為重點，在檔案管理工作中的加強，才能為教學任務的順利開展提供有力的保障。學校檔案基礎的九種類別基礎上，每一項是需要細分的，以教學檔案為例，可以細化為教學業務管理檔案、考試核查檔案、學習管理檔案、學生活動檔案、教學計劃、教科研究計劃，以及教學總結檔案等。檔案管理的細化，是現代化管理的基礎保障和必要前提。

3.加速學校檔案管理信息化進程前文在學校檔案管理人員的要求中，筆者曾提到要熟練掌握電腦網絡技術，這項技能是為了能夠實現利用計算機、信息技術等先進的科學手段進行學校檔案管理。信息化處理檔案管理工作，能夠避免人為操作中個體意識不同而導致分類不同的問題，同時也能大大提高檔案查找的效率，縮短檔案轉化為實際工作效能的時長。計算機管理的優勢，主要集中在便捷性、高效性和安全性三個方面，能夠最大限度地減少人為因素給檔案管理工作帶來的干擾和制約，實現學校檔案工作的信息化、數字化，是加快學校檔案管理現代化進程的重要依托。毋庸置疑，學校檔案管理工作隨著社會的發展面臨著新的發展契機和挑戰，學校作為我國教育事業的主要載體，要首先具備科學的思想意識接受和認可新的事物和發展規律，在思想意識上提高對檔案管理的重視程度。發現并及時處理檔案管理中客觀存在的問題，并主動進行分析，尋求解決辦法，將學校檔案管理工作向現代化管理推進。在加強學校檔案管理的現代化建設的過程中，應該從提高檔案管理科學意識、提高檔案管理人員專業素質、細分學校檔案類別，并運用科學的信息技術和數字化管理模式，進行細化，提高學校檔案管理效能，方能使檔案更好地服務于學校的建設與發展。

作者:費丹

檔案管理現代化探究篇3

在基層事業單位的日常檔案管理工作中，檔案管理人員需要對有效數據進行收集整理，并把整理好的大數據進行分類匯總，再及時錄入相關信息系統，以便在今后的數據調用工作中，高效快捷地找到相關數據，提高整體工作的效率和質量。在檔案管理工作中充分應用現代科學技術，不但可以提高相關數據的處理效率，減輕檔案管理工作人員的工作壓力，還能有效降低數據處理錯誤率，提高檔案管理工作的整體質量，充分發揮出檔案管理工作的積極作用。

一、基層事業單位檔案管理現代化的必要性

（一）改善管理觀念在基層事業單位管理中，雖然已經建立了基本的檔案提交、歸納以及收集的現代化信息系統，但仍舊存在現代化程度較低的問題。主要表現在事業單位內部檔案仍以傳統的紙質材料為主，加上檔案管理人員的思想仍比較保守，沒有將智能化、現代化的先進技術引入到管理中，導致管理水平和管理效率均比較低。基層事業單位檔案管理現代化意味著應在管理思維、管理方式等方面都實現現代化，這對檔案管理人員提出了更高的要求。首先，檔案管理人員必須正視自己的工作職責，端正自身的工作態度，注重增強自己的檔案工作能力，提高自身應用現代化技術的意識和能力。另外，基層事業單位要在現代化管理理念的基礎上制定契合的管理制度，將檔案程序化繁為簡，進一步壓縮檔案收集的時間，改善檔案管理流程，增加檔案管理的有效性和科學性。

（二）強化檔案預測和前瞻性作用在基層事業單位傳統檔案管理中，檔案管理呈現邊緣化趨勢。具體表現為，相較于財務部門和項目部門，檔案管理部門的地位處于弱勢，其話語權較弱，這使得其與每個部門之間在溝通和協調方面都很難，檔案管理工作逐漸成為其他部門的附屬品。對檔案管理邊緣化的原因進行分析，可以發現大多數檔案管理人員的檔案預測能力比較差。由于檔案是為基層事業單位內部和外部服務的，其服務的主體很多，對檔案的需求種類也十分繁雜。在當前的基層事業單位，其使用的主要的檔案模式是“供給導向”服務，簡單點來說就是“檔案部門所提供的檔案，就是其內部現有的檔案”。在基層事業單位檔案管理的現代化建設過程中，檔案作為一種有著重要的指導和借鑒意義的“數據資源”，檔案管理人員應用“需求導向”服務模式來代替“供給導向”服務模式，對服務主體的需求進行準確的預測，提高檔案預測和前瞻性作用。

（三）提高檔案信息可靠性基層事業單位必須保護好公職人員的檔案信息，并做好檔案管理工作，對公職人員取得的工作成績以及事業單位的實際發展情況進行如實記錄。要做好檔案管理，就需加快對檔案管理現代化的轉型，加快其進程，減輕基層事業單位人力資源檔案管理方面的壓力。檔案管理人員在開展檔案管理工作時應充分利用數據庫，這個數據庫中所儲存的檔案信息一般不會有過高的冗余度，且具備有效的可共享功能，這將大幅提高檔案信息的可靠性。相反，如果檔案信息的可靠性無論如何都無法有效提高，事業單位的積極作用也就無法發揮出來，這就定會阻礙事業單位的發展。

（四）保證檔案信息的全面性現階段的基層事業單位檔案管理要保證有關信息的全面性，就必須采用一系列現代化的手段。檔案管理工作中最難也最具有挑戰性的環節就是要清楚記錄下所有的信息。為了使檔案管理當中的信息更具可信性，就需全面管理檔案信息。要進行全面檔案管理就需要在同一個平臺對所有人的檔案信息進行管理，通過對檔案管理中發生變化的信息進行更新，來確保將檔案信息及時、準確地記錄到數據庫中，這樣無論何時調取檔案信息，檔案管理人員所看到的的信息都是最近更新的，其信息的可信性和全面性都能得到有效的保障。

二、基層事業單位檔案管理現代化的要求

（一）檔案管理無紙化傳統檔案管理工作中已經滯后于現代社會的發展。在計算機、互聯網發展速度不斷加快的環境下，信息產品包括各種先進信息技術呈現出快速發展態勢，提供給基層事業單位檔案管理工作更豐富的存儲模式，促使將檔案管理的質量、效率雙重提升。在進行檔案管理工作中，各類型的存儲介質使得這項內容更加便利，按照相應的管理工作標準，能夠進行選取針對性的存儲、管理方案，在計算機、網絡平臺上面進行管理檔案、操作檔案內容，促使檔案管理無紙化發展。采取先進的信息化平臺，促使將管理檔案的水平明顯提升，節約大量的時間和精力。

（二）檔案管理數字化檔案管理的數字化能夠凸顯出檔案管理的現代化的重要特征。數字壓縮、打包技術等，使得紙質檔案中數據資料，比如圖像以及文字等，轉換為數字存儲的電子文檔，同時采取相應的信息壓縮技術手段，有效轉化為僅使用很小的存儲空間就能涵蓋大量內容的數字化電子文件。檔案管理的數字化發展，能夠有效減少檔案管理的成本，明顯減少差錯問題，防止由于紙質檔案破損、遺失或不及時更新修補等，導致管理檔案困難的情況出現。另外，管理人員可以隨時查閱檔案資料，盡快進行錄入，及時補充信息，進行靈活修改等操作，保障檔案準確、完善，將檔案的存儲期限明顯增加，提高檔案管理的質量。

三、基層事業單位檔案管理工作的現狀

（一）紙質化檔案管理較為普遍目前，基層事業單位檔案管理工作主要是以紙張為載體，對檔案進行準確記錄、合理保存、有效提取和及時調用。這種紙質化檔案管理模式，給檔案管理工作人員帶來較大工作量，也難以將檔案數據處理的正確率穩定在較高水平，增加了檔案管理工作的難度。同時紙質檔案文件還占用了基層事業單位大量空間，還需要做好相應的紙質文件維護工作。

（二）檔案資料沒有得到有效利用大部分基層事業單位的檔案資料的利用率較低。檔案管理人員在耗費大量時間、精力對檔案進行整理保存后，在后期工作中，并沒有對這些檔案資料進行合理有效的利用，沒有充分發揮檔案資料的作用與價值，造成了社會資源的極大浪費。產生這種現象的主要原因是檔案管理人員普遍對檔案價值的認識不足，同時基層事業單位的紙質化檔案管理模式，使文件資料檢索工作進行的極為緩慢，檔案管理人員無法快速在大量紙質文件中找到需要的文件，難以及時解決實際工作問題，不利于基層事業單位總體工作的進行。

四、基層事業單位檔案管理現代化的有效措施

（一）提高檔案工作人員檔案管理工作能力檔案是歷史記錄，是重要原始憑證，具有重要的參考價值。要充分認識到檔案管理工作的重要性，認真對待檔案管理工作，確保按期完成工作任務。同時基層事業單位要提升檔案管理人員業務能力，相關科室人員要認真學習檔案管理辦法，全面掌握檔案管理工作各個流程、規范要求及操作步驟，提升業務水平，從而確保檔案收集、整理、歸檔工作的有序開展。通過正確劃分職責，有序推進基層事業單位檔案管理工作進行。在檔案的收集過程中，需要對各類資料進行全面梳理和整合，在整理資料工作完成后，把所有應歸檔文件科學合理地分類、排列、編號，保證基層事業單位檔案的齊全、完整、準確。特別要重視重大決策的相關檔案的建立，有效維護基層事業單位和個人合法權益，通過把具有法律效力的工程建設、物資采購等重點檔案進行歸檔，保證基層事業單位的合法權益。與此同時，逐件仔細核對需要移交的檔案資料，查漏補缺，完善檔案資料。做到該收的檔案盡收，該歸的檔案盡歸，確保歸檔資料的完整性。

（二）樹立新型理念為了達到檔案管理信息化的目標，需要基層事業單位將傳統滯后的管理檔案理念進行轉變。基于高速發展信息技術、互聯網技術等環境下，基層事業單位檔案管理工作人員應該將大數據優勢切實發揮出來，明確發展目標就是服務群眾，兼顧統籌規劃、資源共享，使得準確、實時地記錄好檔案資料，對外檔案公開透明，讓現代化信息技術與檔案管理工作實現融合發展。

（三）引進先進設備基層機關事業單位檔案管理服務現代化發展中，需要依賴于先進的、新型的信息化檔案管理服務系統技術，以此作為工作的支撐，進行相應的管理任務，同時應該運用新型的軟件以及硬件管理設備。事業單位檔案管理工作人員，要重視配備齊全的先進硬件技術設備，包括計算機、打印機、掃描儀等等，確保基礎工作做好。同時采取先進的企業電子檔案辦公管理軟件、手機智能辦公軟件App等，使得事業單位工作人員可以對管理檔案隨時進行查詢以及移交操作，將單位檔案管理系統現代化優勢充分發揮出來。

（四）完善管理制度在具備基礎的計算硬件、應用軟件這些支撐條件以后，需要運用科學的檔案管理工作模式，重新提出標準的檔案管理制度以及管理標準。在檔案信息收集管理機制中，基層事業單位需要構建起高標準的檔案收集信息庫，實現數字化存儲檔案。構建科學合理的檔案管理工作責任制度。此項制度之中，需要對檔案管理人員應該承擔的工作職責進行明確，防止產生責任推卸等問題，確保所有的員工都可以明晰崗位職責，明確自身的責任，在平時的工作中對行為進行規范。另外，制定檔案管理績效考核制度，有效監督工作人員的工作狀態、工作效果，獎勵檔案管理中工作能力突出的人員，懲罰績效考核中效果較差的工作人員，增強工作人員的工作積極性。另外，還需要構建起完善的檔案分類管理制度、培訓制度等。

（五）建立現代化檔案管理系統建立一個功能齊全的檔案管理系統，是實現基層事業單位檔案管理現代化的基礎。擁有這樣一個完備的系統，檔案管理工作就會變得輕松很多。以信息化方式來處理各種數據，是實現現代化的一個重要標志。因此，要建立一個檔案信息管理系統，檔案管理人員需要加強對當前階段中每一個小型檔案管理系統的研究，充分發揮其中的優勢所在，規避其劣勢和不足。如此才能建立起一個效用最佳的檔案管理系統，為實現基層事業單位檔案管理現代化提供保障。

作者:張丹 單位:鞍山市退役軍人服務中心