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導語：在高校學籍檔案管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
一、學籍檔案管理觀念創新
要想實現學籍檔案管理工作的創新，最重要的就是要創新觀念。而管理創新的實現，觀念創新最關鍵，并且在管理創新整個過程中始終貫穿。然而，在新形勢下，學籍檔案管理工作的發展卻出現了較多的教育改革問題，所以，應站在管理者的角度上，從實際出發，對原有管理理念進行合理地更新。而檔案管理工作人員則必須要對檔案管理創新的意義進行深入地認識，并且將成為檔案管理工作的最終目標[1]。
二、學籍檔案管理方式創新
因為經濟條件限制、行政管理條例的制約，所以使得高校檔案管理以及學籍管理模式都十分落后。手工操作會耗費較多的人力物力，并且十分容易產生錯誤，同時，計算機的單機整理不完整而且不及時，在網絡管理平臺中的違規招生問題也很容易出現管理的盲區[2]。由此可見，檔案部門最重要的就是應該對設備與技術進行更新，進而實現工作效率的提升，保證學籍信息錄入工作的質量。在此基礎上，還應該實現辦公系統的自動化，采用現代化的管理手段，并將學籍檔案管理工作同學校核心工作進行有機結合，進而為教學與科研工作提供便利條件。
三、學籍檔案管理內容創新
（一）學生基本信息錄入程序的簡化
在學生基本信息入檔工作過程中，以往的方法都是檔案管理工作人員根據學生升學檔案內容進行轉抄或者是錄入到單機計算機當中，而后，在學生入學以后補充學籍表內容。而這種方式就要求檔案管理工作人員需要定期向學生征集新信息的內容并補充記錄，這樣就加大了工作量，給工作人員增加了較大的壓力。構建網絡學籍檔案管理系統，檔案管理工作人員就可以將招生庫中的信息導入到學生的基本信息中，后期工作可以利用學生主體性來完成。開通學生權限，使其自主登錄到系統中，查看并核對其進本信息，并在不同的學習階段更新或者補充相應的資料信息。同時，相關的管理部門也可以通過網絡學籍檔案管理系統中學生的基本信息，并打印出學生需要的相關證件。
（二）成績信息管理一體化
學生成績信息涵蓋的內容較為廣泛，其中有平時成績、補考成績及重修成績等等，而且在學籍檔案管理工作中，成績管理是十分重要的部分。以往成績管理工作需要教師在校生花名冊中記錄平時成績，并且手工登記期末考試成績，而后將平時成績與卷面成績按照相應的比例來計算出期末的總評成績，最終將成績冊交予教研室，將書面成績上報學籍科，管理工作人員將最終成績錄入。以上原有的成績整理方式需要任課教師根據具體的比例來這算分數，并且在成績錄入的時候也很容易出現錯誤，步驟較為復雜。應用網絡學籍檔案管理系統，管理部門僅需要在系統中輸入所需的課程名稱與類別、學生的名單和具體比例的程序，任課教師在完成期末評卷以后可以登錄系統，將學生的平時成績與卷面成績輸入進去，這樣，系統就可以自動地生成學生的總評成績，在核查后就能夠直接上報給學籍科。
（三）學籍資料統一數據庫資源共享
按照教育部要求，應貫徹并實行高校學生學籍信息的電子注冊，并把教育部信息管理平臺當作重要的基礎，積極構建高效網絡學生學籍管理統一數據庫，最終實現資源的共享。而對于學生來講，就能夠隨時查看自身考試的成績；對于學員的領導而言，能夠對學生選擇選修課的數量及考查的成績進行深入地了解，進而達到課程優化設置的目的；對于學校相關部門而言，則能夠對學生學籍的異常情況進行查詢，并將學生學習資料打印出來。最為重要的就是，網絡學籍檔案管理系統內部還具備學生學歷學位證書管理功能，能夠有效地滿足社會各行業對學生學籍、學歷信息資料的驗證需求。在此基礎上，應實現高校網絡學籍檔案管理系統同教育部和教育廳信息管理平臺的連接，為上級部門掌握學生情況提供便利，更有利于調整并制定政策。同時，網絡學籍檔案管理系統還需要實現資源的共享，進而推動學籍管理工作的規范化與效率化。
四、學籍檔案管理人才資源創新
加快學籍管理工作人員的自身素質建設，定期對學籍管理干部進行培訓與教育，以培養其職業道德并提高業務水平。對先進的教育政策、法律法規進行學習，熟練掌握現代化的管理技術與方法，了解學籍管理的特點，進而不斷拓展自身知識面，提升實際運用的能力與操作的水平。
五、結語
綜上所述，學籍檔案管理工作十分繁雜，并且要求細致，所以，需要學籍檔案管理工作人員付出較大的努力，并具備耐心與責任心。由此可見，高校學籍檔案管理部門的工作人員應在長期實踐中學習并總結經驗，及時發現存在的問題，時刻關注檔案管理的新技術與新動態，找出新的規律，掌握學籍管理工作的發展方向，更好地開展高校學籍檔案管理工作。
參考文獻：
[1]胡映君.芻議網絡環境下高校學籍檔案管理模式的創新[J].蘭臺世界,2011(15):46~47.
（一）有利于提高學籍檔案管理工作效率
將學生學籍檔案數字化對于提高學籍檔案管理工作的效率和減少勞動成本都有著十分重要的作用。學生的學籍檔案中有著豐富的信息，里面包含有學生在學校期間的思想、學習、生活等方面的具有參考價值的資料，同時還包含有學生在學校的教訓和管理活動所形成的具有參考、利用價值的資料，而且其所記錄的時間跨度相當的長，信息量是否的龐大。同時，隨著現在高等教育的逐漸普及，在高校中接受教育的人數也在不斷的增加，面對如此龐大的信息數量，學籍檔案管理工作的效率已經越來越受到重視。進行學籍檔案數字化管理，不僅僅能夠減少學籍檔案管理工作人員的工作量，同時還能夠減少他們出錯的幾率，從而大大的提高工作效率。
（二）有利于完整學籍檔案信息
學籍檔案中需要記錄許多的信息，然而現在的學籍檔案管理基本上是將這些信息分開來存放的，通常都是以院系、專業、班級為單位來裝訂成冊的，有的學校還會將學生的學籍發生變動時的信息在與這些信息分開來進行存放，學生所得到的各種獎懲、任職情況、黨員信息、綜合評價也有可能在其他卷宗里面。總之就是將學生的各種學籍信息來進行分開的存放，而不是統一存放管理的。這種信息的分割管理，很容易讓想要了解信息的人無法獲得全面的信息。但是如果將這些信息進行數字化存放到統一的數據庫中，雖然學生的信息是由不同的部門的人分別進行錄入的，但是在數據庫中的存儲卻能夠讓這些信息統一的呈現出來，從而讓學生的學籍信息更加的完整。
（三）實現資源共享，方便管理
學籍檔案信息數字化是各個高校學籍檔案管理工作的一個重要的發展方向。將學籍檔案管理數字化建設納入到學校檔案管理信息化建設中，可以有效的實現資源共享，利用學籍檔案的管理，同時還能夠對學校的管理環境進行優化，使得學籍檔案管理工作真正的為學生、學校，乃至整個社會服務。
二、當前高校學籍檔案數字化建設存在的問題
（一）數字化程度不足
高校雖然將學籍檔案管理數字化建設當中工作中的重點，但是當前仍然存在著數字化程度遠遠不夠，現行使用的數據庫與網絡技術還沒有跟上時代的發展步伐。長期以來，學籍檔案管理工作都是依賴人工完成的，而并非是使用現代化的信息技術手段來進行，手工操作面對如此巨大的信息量，其工作量之巨大不言而喻。同時使用人工進行管理還存在著許多的不可控因素，使得學籍檔案管理工作很多地方都不規范，不規范的管理工作大大的降低了學籍檔案管理工作的效率。而現在一些已經采用了先進的網絡硬件設備的高校卻有存在著“重硬輕軟”的現象。這些高校只注重了硬件設備的建設，忽略了各種應用軟件的開發，學校還沒有意識到要在網絡硬件平臺上搭建一個更加合理的信息化軟件環境，使得先進的硬件系統得不到充分的利用。
（二）當前的學籍檔案管理系統無法滿足學籍工作的要求
有很多高校為了能夠改善本校的學籍檔案管理工作，或自己開發或者和其他公司合作進行開發了一些教務管理系統，這些軟件的開發對學籍檔案管理的數字化起到了一定的推動作用，并積累了一些經驗。但是在這些軟件中還存在著不少的問題。例如適應性不強，每個高校的具體情況各部相同，而這些軟件都是結合每個高校的自身當前的情況所開發的，因此就不具備很強的適應性。功能不夠完善，有很多的軟件都不能很好的涵蓋學籍檔案管理工作的各個環節。
（三）學籍檔案管理工作人員的計算機水平不夠高
現有的學籍檔案管理工作人員基本都只是對自己的業務知識很熟悉，卻對各種計算機技術不怎么了解。幾乎所有的高校都存在著這個問題。現在的高校都急需既精通學籍檔案管理業務又熟練掌握計算機技術的復合型人才。之所以現在很多學籍檔案管理系統或者軟件存在著缺陷，在很大程度上是因為軟件開發人系統的卻又不高所造成的。
三、高校加強學籍檔案數字化的措施
（一）引進功能較為齊全的學籍檔案管理系統或者晚上現有系統功能
高校應該根據自身實際情況，建立起一個完善的網絡學籍檔案管理系統，可以跟系（部）、處室、班級相連，進行數據共享。為此學校可以根據自身情況，對現有的軟件系統功能進行完善，使之能夠完全的適應學校學籍檔案管理的要求。或者學校去引進符合學校現狀的先進學籍檔案管理系統，以此來積累經驗推進學校學籍檔案數字化的進程
（二）加強學籍檔案管理軟件開發人員與學籍檔案管理工作人員之間的溝通
為了能夠真正的開發出符合學校自身情況的學籍檔案管理軟件，開發人員必須要深入到學籍檔案管理工作的第一線，以此來對學籍檔案管理工作有一個更加直觀的了解。同時還必須要與學校學籍檔案管理工作人員進行深入的溝通，對他們的需求有一個詳細的了解，并對國家高教部學籍信息化管理的工作要求進行認真的學習，在此基礎才能著手開發學籍檔案管理軟件，同時在開發的過程中要隨時與學籍檔案管理工作人員進行溝通，以便于做到有錯誤及時的改正。
關鍵詞：信息技術；高校檔案管理；學籍檔案管理；內容管理；載體管理；使用管理 文獻標識碼：A
中圖分類號：G647 文章編號：1009-2374（2015）13-0040-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2015.13.021
高校學籍檔案是指高校在招生、教學、畢業等過程中對學生個人情況和學校考核的原始記錄，一般包括高中學籍成績、體檢表、黨團關系、評優評先材料、大學考核成績、獎勵處分等內容。學籍管理不僅是對學生成長軌跡的真實記錄，也是學校教學管理工作的重要組成部分，是保持學校正常教學秩序的重要途徑。隨著現代科學技術的發展，信息技術管理方法在高校學籍檔案管理中得以應用，克服了傳統檔案管理的諸多弊端。其應用主要表現在內容管理、載體管理、使用管理三個方面，下文進行具體論述。
1 內容管理
隨著高校擴招以及校企合作的擴大，傳統的人工檔案管理突顯出太多的弊端。使用計算機、網絡、服務器等現代信息技術對學籍內容進行管理，不僅能夠將學生的各項檔案信息轉化成數據，建立起資源檔案庫，還能方便校方統計和調用。
學籍檔案內容管理是一個內涵豐富的概念，其內容包括多種形式，對于學籍檔案而言，主要包括元數據與數據的關系。內容管理的具體實施是在管理目標的要求下，進行內容建模、元數據提取、設定元數據信息、設定管理內容之間的關系。以學生體檢表為例，其元數據主要包括學生姓名、學號、入學時間、專業、班級，數據主要有體檢項目、體檢結果等，建模后的體檢元數據與數據的關系如表1所示。另外，復雜的元數據可能具有層次結構，可以通過多個相互關聯的表實現。由此可見，表1進行檔案元數據的存放，圖1進行關系型數據庫系統的管理，通過資源服務器進行內容的存儲，并通過應用服務器向外提供
服務。
表1 體檢表檔案元數據建模
屬性名 屬性分類 說明
Student ID 數字字符 學生學號，如20030541022
Student Name 字符型 學生姓名，如張明明
Registered-r Date 日期型 入學時間，如2003/9/1
Major 字符型 專業，如臨床護理
Class 字符型 班級，如預防醫學001班
圖1 體檢結果管理建模
通過學籍檔案管理系統還可以實現在線學籍管理系統的有機整合。具體做法是通過在現有的在線學籍管理系統中添加動態學籍檔案生成模塊（可以采用圖片、文檔等多種形式，其中PDF格式是目前比較常用的選擇），然后利用從關系數據庫中提取的元數據直接生成電子檔案和元數據信息，再經由內容管理系統的應用程序編程接口，在元數據服務器和資源服務器中進行存儲。這一系統的整合大大節約了人力、物力，提高了自動化處理效率。
2 載體管理
我國高校學籍檔案一般包括紙質材料、電子文檔及其他各類特殊載體材料，按照規定應保持各類材料質地優良、無破損、聲像清晰和干凈整潔。在現實中，往往由于入學教育的缺失、學籍管理手段的落后以及學籍管理決策功能不足等原因，導致高校學籍檔案管理中存在不少問題，如輕視學籍管理、隨意更改學籍信息等，在一定程度上影響了學生管理和學校的教學秩序。傳統的紙質檔案目前仍在大規模應用，如錄取表、學籍卡、成績表、畢業生審批登記表等，這些檔案資料在經多次查閱、復印后會出現不同程度的磨損，甚至損壞。電子文件是隨著計算機技術的發展而產生的新質文件，通過編碼和解碼進行數字形式的信息呈現，其生成、存儲、讀取的載體是計算機和各種硬盤、光盤、磁盤，并能通過網絡進行異地傳輸，具有高度共享性，不受時間和地點的限制。只要保存技術到位，不易產生損毀，并能無限復制。可見，雖然紙質檔案目前仍有存在的必要性，但電子檔案是今后檔案管理的主要發展方向。
在制作電子檔案管理時應當注意以下問題：（1）將紙質檔案文件轉換成電子文件時，必須與紙質等文件之間建立起準確、可靠的標識關系；（2）采取嚴格的加密認證等措施，切實保證電子文件不被非正常使用和改動；（3）做好備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質或縮微膠片拷貝件保留；（4）收集用文字處理技術形成的電子文件時應注明文件存儲格式和屬性；（5）收集圖形、視頻電子文件時，應注意其壓縮算法和相關軟件。
此外，還要注意電子檔案保存的有效性：（1）每年對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設備更新情況進行一次檢查登記；（2）按時進行抽樣機讀檢驗；（3）進行設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；（4）每隔四年，對磁性載體上的電子檔案進行一次轉存。
3 使用管理
在信息化社會中，信息服務越來越普遍，傳統的檔案服務方式應不斷改革和發展。高校檔案管理人員應將過去那種檔案查詢的服務模式轉變為檔案信息的開發利用模式。學籍檔案的應用者可以按照系統用戶分為學籍檔案申請者和學籍檔案使用者，其中申請者主要是指學生本人，使用者指的是接受申請的單位。通過現代信息使用管理技術，可以分別進行使用，既方便申請者查閱和申請調取某些檔案信息，也能方便校方進行查閱、統計和管理。
檔案管理者的工作重心應轉移到引導用戶檢索上來。首先，將檔案信息設置索引編號，進行重新歸檔。其次，對用戶進行檢索培訓和引導。值得一提的是，目前二維碼的應用是非常廣泛的，在學籍管理系統中也可以進行開發利用，雖然在高校系統中二維碼還屬于一個新領域，但相信不久的將來將會有廣泛應用。例如畢業生的身份識別模塊，它是特別針對需要獲取學籍檔案的畢業生而設計的。由于學號是一一對應的，是學生的唯一標識，因此管理系統可以將學號作為索引檢索學籍檔案數據庫，學生所輸入的提示信息如果與數據庫中的信息完全一致，則能生成一個屬于該學生的唯一二維碼，這個二維碼保存了該畢業生的所有個人信息，還能連接到該生的入學名冊、成績單、畢業證、學位證等的驗證界面上。要進一步推廣二維碼的使用范圍，首先需要提高檔案管理者和利用者對二維碼的認可度，還要加強檔案門戶網站的建設。
基于目前的學籍檔案管理系統，以學生申請網上下載成績單為例，學生調取成績單的程序如下：（1）學生本人登陸學校網站，通過驗證個人信息（用戶名和密碼），進入學籍檔案管理系統，填寫下載成績單的申請表； （2）驗證通過后，網絡服務器向元數據庫服務器申請訪問令牌（包括檔案地址和時間有效期等信息）；（3）元數據服務器將訪問令牌傳遞給網絡服務器；（4）網絡服務器按照申請者填寫的信息將內容訪問令牌分發給檔案使用者；（5）檔案使用者向資源服務器索取成績單；（6）資源服務器將成績單返回給檔案使用者。
同樣道理，校方管理者如需調取檔案信息也按照類似步驟進行，既方便又科學，尤其是現在新的教學模式和課外實踐課程的增多給學籍管理帶來了很大難度，利用現代信息技術進行管理則能化難為簡。
4 結語
如何更加科學高效、安全穩妥地對檔案信息資源加以開發和利用，是檔案管理人員面臨的重要課題。抓好落實高校學籍檔案工作并非易事，除了統一認識，制定嚴格的規章制度外，還應利用科學的管理方法，開發適用于各院校具體實際的管理系統，形成一個完整的控制鏈。相關工作人員必須解放思想，銳意進取，增強信息服務意識，提升信息服務能力，開拓高校學籍檔案管理與開發利用的新局面。
參考文獻
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要實現這一任務，必須加強和完善學生學籍管理工作，因為學生學籍管理工作在穩定教學秩序、提高教學效果、優化育人環境、保證辦學目標的實現等方面有著十分重要的意義。本文認為，為加強高職院校學籍檔案管理，可采取以下有效措施：
1. 提高重視程度， 健全規章制度
在競爭日益激烈的今天，各個企業、各個部門的競爭， 更是各類專業人才之間的競爭， 而在激烈的人才競爭中， 高職院校學籍檔案發揮著重要的價值與作用， 直接關系到畢業生的就業與前途。高職院校領導、各職能部門以及學生本人， 都應提高對學籍檔案的重視和認識， 自覺收集、更新、完善學籍檔案。高職院校構成比較復雜，學籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實訓中心特別多，學生成分復雜， 時間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞和管理利用等環節帶來一定的難度，因此校領導要切實加強對學籍檔案的建立和管理的督導工作， 在人、財、物配備上給予支持， 挑選有責任心的專職或兼職人員擔任學籍管理工作， 改善辦公、管理環境， 加強關于學籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學籍檔案管理規范化、科學化、現代化提供有力的保證。科學化、正規化管理學籍檔案的前提是建立和健全各項規章制度。依據《普通高等學校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學籍檔案形成的規律， 制定、完善學籍檔案從產生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規章制度， 規定專職和兼職檔案人員的工作職責和任務。如制定 學籍管理規定、學籍收集整理制度、 學籍管理人員崗位職責等， 使學籍檔案管理做到有章可循， 有據可依， 照章辦事。
2. 搞好學籍檔案的開發利用，做好檔案信息的社會化服務
隨著計算機技術和網絡技術的發展，學籍檔案管理也逐漸實現信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應社會的需要。高職院校學籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革不適應現代化管理要求的方法，將計算機技術引入學籍檔案管理工作中。高職院校可以建立先進的教學管理系統，集排課、選課、學籍等教學管理工作于一體，通過計算機網絡信息系統，建立一個學籍管理平臺，將新生錄取名冊、學生學籍、畢業生登記表、畢業證書編號等，由教務部門的總網站下轄各系的分網點，隨時檢索所需的學籍檔案材料，從而實現資源共享，提高工作效率，使學生學籍檔案管理走向科學化、規范化。
3. 加強檔案管理隊伍建設，提高學籍檔案管理人員的素質
科學管理是由美國的管理學大師泰勒提出的，指的是高效率的管理。高校學籍檔案具有原始和真實性的特點，這決定了管理人員必須謹慎保管學籍檔案。應充分認識到學籍檔案管理的重要性，以更加審慎的態度進行檔案記錄工作。學籍檔案的動態變化性也加重了管理人員的日常工作量，要求管理人員積極學習信息技術，掌握數字化技能，使學籍檔案管理向信息化、現代化發展。最后學籍檔案使用頻繁的特點要求管理人員提高辦事效率，以盡可能快的速度完善學籍檔案，滿足學生對學籍檔案使用的需要。
二、高校學籍檔案科學管理對策
（一）提高管理人員的職業素養
高校學籍檔案實現科學管理的首要環節就是進行完善的人力資源管理，注重對學籍檔案管理人員職業素養的培訓，提高其科學管理意識，具體來說，主要有以下幾個方面：首先是在意識層面對管理人員加以培養，使管理人員認識到學籍檔案管理工作的重要意義，愿意全身心投入到學籍檔案管理工作中，為組織貢獻創新性管理方法，使學籍檔案管理更加有效率。其次是在技能層面，注重培養管理人員的專業技能，包括使用信息化工具的能力、熟悉辦公軟件等。同時也應該培養管理人員的溝通技能，使其了解到學籍檔案管理部門與其他部門的密切關聯性，在進行學籍檔案記錄時需要得到其他包括教務處在內的其他部門的支持，注重與其他部門的溝通工作。
（二）實現管理信息化
在信息化全球化的今天，學籍檔案管理也應該與時俱進，采用現代化的先進信息技術，提高辦事效率。信息化的學籍檔案管理主要體現在兩個方面，一方面是學籍檔案記錄的信息化，另一方面是學籍檔案管理的信息化。首先在學籍檔案記錄方面，以往手動的記錄方式帶來的弊端主要有記錄速度慢、更新不方便、字跡易褪色難以保存等，而利用計算機軟件對學籍檔案進行記錄，形成數據庫，則不僅提高了效率也可以克服傳統方式造成的檔案難以保存的缺陷。其次在學籍檔案管理方面，傳統的管理方式是對學籍檔案做標記，在使用時從大量檔案中手動尋找，浪費時間的同時也為加大了工作量。而利用信息系統建立學籍檔案管理平臺，在使用檔案時可以直接在平臺上搜索，利用電腦對目標檔案進行查找，節省人力的同時也實現了準確高效的管理目標。
（三）完善學籍檔案管理規章制度
關鍵詞：高職院校 學籍檔案 管理對策
高職院校學籍檔案是在教學、實踐以及管理等活動中，由教師與學生的相互作用形成的，其記錄了學生自入校起一直到畢業離校時，主要在德智體美等方面的表現。例如學生的學習成績、品行、獎懲情況、活動與操作能力、興趣愛好等內容，是對學生綜合方面的評價。高職院校學籍檔案管理具有周期性、分散性以及保密性三個特點。
一.高職院校學籍檔案管理存在的問題
（一）缺少規范、科學的管理經驗
當前，在高職院校學籍檔案管理中，管理方法太隨性，缺少科學管理方法，從而導致學生學籍檔案材料的雜亂。其主要表現為：學籍檔案的時間編排混亂，在編排中有的是按照入學年度編排、有的是按照學習專業，還有的是依照畢業年度進行編排。組卷缺少規定，未能劃分學院、系別、年級、專業等層級，再就是一些組卷在裝訂過程中缺少規范性。
（二）學籍管理缺少完善、健全的規章制度
隨著高職不斷的擴招，學生規模日益壯大，但是學生學籍檔案的管理，還是以教務處管理為主，這種管理體制不能夠有效的發揮出高職中學院或者系部的管理優勢，且由于任務重，極易出現差錯，再就是造成了辦事效率低的現狀。
1.缺少先進的管理手段
高職學生學籍管理檔案的管理手段相對落后，當前多數高職院校依然以手工為主，不僅管理效率低，而且管理人員的工作量大、任務繁重。這種缺少準確性與精確性的管理方式，不足以滿足現代化教育的需求，最終不利于教育管理效果與作用的提升。
2.管理人員素質相對不高
在高職院校學生學籍管理人員隊伍中，工作人員專業能力、管理素質不高，他們在上崗之前未經過專業培訓，在工作中只能通過工作實踐不斷摸索學習，同時還缺少主動創新性。
二.高職院校學籍檔案管理的對策
針對高職院校學籍檔案管理中存在的一系列問題，我們主要從以下幾方面給出相應的解決對策：
1.不斷更新學籍檔案管理理念
為適應今天快速發展的高職院校，應不斷加強和完善學籍檔案管理理念，倡導工作人員積極主動的開展管理工作，提供優質服務，從科學化、信息化著手，讓學生認識到學籍檔案管理的重要性。
完善學籍檔案管理制度
學籍檔案管理是一項繁重的工程，因此，只有健全的學籍檔案管理制度，才能不斷適應發展規模日益壯大的高職院校，并有效的監督學生學籍檔案的管理，使學生學習情況、教學質量更加規范化，有效的提高教學管理效率和教學水平。
2.在高職院校學生學籍檔案管理中加強現代化手段的運用。
為提高學籍檔案管理的效率，最為重要的就是對計算機、校園網等現代化手段的應用，通過這些舉措實現信息資源的共享，有效的提高管理效率，加強教學單位之間的信息的交流互動。在學籍檔案管理中，對現代化科技手段的運用，將顯著的促進和提高高職院校教學改革與發展。
3.加強工作人員綜合素質的培養和提升
學籍檔案管理質量的提高，關鍵還是提高管理質量，因而學籍管理工作人員須不斷學習，提升自身的綜合素質。在學籍檔案管理中，工作人員除了掌握豐富的科學文化知識、教育理論知識等，而且還要具備超強的決策能力、組織能力、溝通能力、創新能力，而工作人員綜合能力的提高，需要在日常工作中不斷總結和學習。
三.結論
【關鍵詞】二級學院 教學檔案 管理
1 教學檔案管理的類型和內容
1.1綜合管理類檔案
包括上級部門下達的教學指導材料；學校教學管理；學院教學會議記錄；教學管理制度；教師教研活動；教學工作計劃；專業建設規劃；師資隊伍建設情況；教學管理隊伍情況等。
1.2專業實驗室建設類檔案
包括實驗室建設的材料及實驗室的論證、評估、申報及審批材料、儀器設備的購置計劃、報告、安裝調試、保修單、移交文件、檢修使用故障記錄、使用情況統計等。
1.3教學與實踐類檔案
包括教學計劃、教學大綱；教學日歷；教案、多媒體課件；教學任務書；課表、學生測評；試卷管理；調課記錄；期末考試安排；學生成績；畢業論文；畢業實習考核表等。
1.4學生管理類檔案
包括專業學生名冊；學籍更改；各門課程成績冊；學生個人檔案，學位清冊；就業指導；畢業生去向；畢業生調查等。
2 教學檔案的作用
2.1查考與憑證作用
教學檔案是高校教學活動和教學管理工作狀態的記載。它是全體師生員工在教學活動中直接形成的。因此，在查考材料和處理問題時，它可以為人們提供無可質疑的證明材料。高校在開展教學研究活動、編寫校史、查閱學生情況等都起著重要的歷史憑證作用。
2.2為提高教學質量提供依據
一所學校和學院的教學質量如何，這些都與教學檔案息息相關。有完整的教學檔案也就有了比較多的經驗和成果，并加以完善和提高，為教學活動提供借鑒和分析，才有可能提高教學質量。
2.3為加強教學管理提供參考
教學管理水平在很大程度上得依靠教學檔案。通過對教學檔案中有關內容的分析、總結、從宏觀上明確學校的發展方向，制定教學計劃，更好地安排師資，并可根據實際需要制定短期規劃和長遠規劃。
2.4教學檔案是教學經驗交流的有利工具
學校要發展，有時需要接受兄弟院校的建設經驗，要了解學校的規劃、專業設置、教學計劃、教學大綱等等。將這部分檔案進行科學地集中統一管理后，勢必方便兄弟院校間的經驗交流，促進教育事業的發展。
3 二級學院教學檔案管理存在的問題
3.1教學檔案材料收集不全面
二級學院教學檔案工作規范程度低，層級歸檔機制不明，師生員工的檔案意識不強，不少教學檔案散存于部門或個人手中，沒有定時收集整理；檔案材料不歸、漏歸現象嚴重。
3.2數據不統一，材料不規范
統計數據繁多，相互間不一致現象嚴重。諸如學生學籍異動、畢業論文答辯、科研獲獎統計、歷年考研學生人數統計等各類數據出處甚多，相互不一；有的教學檔案未按檔案歸檔要求進行規范。
3.3教學檔案服務方式落后
當今的時代是一個利用計算機網絡技術的全新時代，但很多學院的教學檔案信息仍停留在運用傳統的紙質檔案管理方式，信息化管理手段明顯滯后。
4 二級學院教學檔案管理策略
4.1樹立正確的教學檔案管理思想
教學檔案的管理應由主管教學的院長具體領導負責。加強教學檔案工作應從幾個方面著手:一是要建立教學檔案室，按照集中統一管理的原則，把分散在教學部門和個人手里應歸檔保存的教學文件材料集中起來，進行統一管理；二是要配備專職教學檔案管理人員；三是要把教學檔案工作真正納入學院教學工作計劃，把教學檔案工作作為教學管理工作中的一項重要內容來抓。
4.2建立健全完善合理的教學檔案管理制度
制定嚴格的制度，使檔案管理能夠做到按章辦事。將教學材料的歸檔工作同年終考核及職務晉升、職稱評聘等掛鉤，從而增強檔案工作的責任感和歸檔的積極性。教學檔案要確定保管價值與保管年限，同時要從長遠利益出發，不斷依據變化了的實際情況對庫存資料、分類原則、目錄編碼等進行調整，使教學檔案在數量與質量兩方面保持動態平衡，以便于開發利用。
4.3提高教學管理人員素質與水平
教學檔案管理人員的素質直接關系到檔案工作質量的好壞，檔案人員不僅要精通檔案管理業務，還要了解所涉及的專業知識；不僅要熟悉手工管理方式，還要掌握檔案現代化管理的基本技能；不僅要會立卷歸檔保管，還要有科學管理、主動服務、有效提供信息資源的意識。為此，就要加強對高校檔案管理人員的業務培訓工作，提高其業務素質，以掌握新的檔案管理技能和方法。
4.4教學檔案信息化管理，提高工作效率
充分利用計算機進行檔案的編目管理，實現自動檢索，提高查詢效率。建立了一批電子教學檔案數據庫。另外要充分利用校園網絡資源優勢，實現檔案材料的遠程檢索與鑒定利用，真正實現資源共享，從而提高教學檔案的利用價值。
二級學院教學檔案管理是高校管理的重要組成部分，它是改進教學工作、促進教學交流、提高教學質量的信息資源。
參考文獻
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[關鍵詞] 高校檔案；教學檔案；三級管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 21. 107
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）21- 0201- 03
教學檔案是指各類教學活動中形成的具有保存價值并歸檔保存的教學文件材料。教學檔案是學校教學活動的真實記錄，是改進教學工作，強化教學管理，規范教學活動、深化教學改革，不斷提高教學質量必不可少的管理環節，同時也是衡量高校教學管理水平和教育質量的重要標志之一。隨著高校學科建設、教學科研評估等重大活動的需要，教學檔案的利用率也隨之提高，其地位和作用越來越重要。因此，加強教學檔案管理工作研究，對于進一步規范教學管理和教學活動，深化教學研究以及提高教育教學質量等方面具有重要意義。
1 高校教學檔案管理概況
1.1 高校教學檔案的內容
高校教學檔案涉及面很廣，主要包含以下幾方面：教育主管機關下達的指導性文件；綜合性教學管理材料（制度、規定、統計表等）；招生工作材料、教學計劃、大綱、總結；學籍管理材料；學生獎懲材料；課堂教學材料；教學實習材料；教學實驗材料；師資培訓、業績材料；教學質量材料；優秀教案；學位授予材料；畢業論文；教材目錄與自編教材；在職教育材料（學歷教育、繼續教育、遠程教育及各類研討班、培訓班）；涉外教育材料等。
1.2 高校教學檔案的特點
（1）內容廣泛、綜合性強
教學檔案涉及的內容龐雜，僅與教學緊密相關的就包括專業設置、教學計劃、教學大綱、教學總結、教材、課程信息、師生信息等。
（2）材料來源分散性較大
有來自上級主管部門的材料，有來自本校教學行政管理部門的材料，如學工處的招生、分配名冊，教務處的學籍管理材料；有來自教師的教材、教案、輔導資料聽課評課記錄、科研成果等；有來自學生的優秀畢業論文、畢業設計、實驗報告等。
（3）多樣性、多學科性明顯
高校教學檔案的載體多種多樣，以紙質材料為主，同時還有照片、圖表、錄像帶、錄音帶、光盤、獎旗、獎杯、獲獎證書、獎狀等實物材料。
（4）周期性、層次性、成套性
高校是全日制本科教育、研究生教育、成人教育及培訓班等多層次的教育模式并存，還有聯合辦學、跨校辦學、國際合作辦學等教學形式，使得教學檔案的層次日趨多樣化。由于教學周期的長短，教學活動的周期性、規律性，決定了教學檔案的成套性。
1.3 高校教學檔案傳統管理模式
從管理方法上，現有的高校教學檔案管理模式主要是分級、分類管理。分級管理的教學檔案管理模式，是指對教學檔案實行兩級管理：校級管理和院級管理，即在校級主要對各教學檔案部門做統一管理，各院系則設立具體的教學檔案管理部門。具體分工：校級管理的重點是對教學檔案的總體管理上，主要任務是制定教學檔案管理制度和實施細則，對教學檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則及程序做出明確的規定；院系管理的重點是對教學檔案的細節管理上，主要任務是保管各院系所產生的教學計劃、教學管理文件及研究成果等。
分類管理的校級教學檔案管理，主要負責教學文件及規章制度、教師檔案、科研成果檔案、教務考務檔案、學籍檔案、學位檔案等。分類管理的院級教學檔案管理，主要負責教學建設檔案，包括教材檔案、課程檔案、教學檔案和實習檔案；教學管理檔案，包括教學質量評估、課程表、考試安排等教學過程檔案；教學成果檔案包括科技制作、畢業生論文等三大類的教學檔案。
1.4 高校教學檔案三級管理模式
《檔案法》規定：檔案工作實行統一領導、分級管理，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。高校教學檔案分級管理符合這一原則。模式是指某種事物的標準形式或使人可以照著做的標準樣式，簡單說，模式類似于定式，就是遇到反復出現的同一問題時所固定使用的解決方案。建立教學檔案管理模式目的就是實現教學管理的統一和規范。
2 高校教學檔案傳統管理模式的優缺點
2.1 高校教學檔案傳統管理模式的優點
（1）組織體系
目前，大多數高校教學檔案采用校、院兩級管理，各職能部門在教學管理和教學實踐活動中形成的具有一定保存價值的教學檔案，由相關職能部門集中統一保管和利用；二級學院或教學部在教學管理活動中形成的具有一定保存價值的教學資料由二級學院或教學部集中統一保管和利用，這些材料由職能部門和院系或教學部的辦公室秘書保管，等過了利用高峰期，再轉交給檔案館保存。
（2）規章制度
健全了相應的管理規章制度。組織體系是管理工作的基礎，有效的管理工作還要以規章制度為保障。規章制度由校檔案館統一制訂。通過相關規章制度的貫徹執行，規范教學檔案管理工作行為，使之形成良好的運行機制。
（3）人員素質
重視了檔案人員的水平提高。目前各高校為提高教學檔案管理人員自身素質與水平，都加強了對檔案管理人員的業務培訓，通過各種形式的培訓，拓展檔案工作人員的思維、知識面，提高其業務素質，使其能夠熟練掌握新的檔案管理技能和方法。
2.2 高校教學檔案傳統管理模式的缺點
（1）教學檔案管理部門權責不明
由于教學業務部門與檔案部門是兩個獨立的部門，而教學檔案主要來源于業務部門。現實狀況是，關于教學工作的文件、文件管理，檔案、檔案管理各自為政，缺乏有效的監督、指導和協調，出現了文件的形成與歸檔脫節，檔案部門并不能參與到文件材料積累過程中，勢必造成收集到的材料不全面。還有，部分二級學院或教學部領導對教學檔案管理工作的忽視，沒有把教學檔案管理工作當成一項常規性的工作來做？，造成了教學檔案建檔困難，不能做到統一管理，資源共享，統一利用的良好運行模式。
（2）教學檔案管理制度不夠完善
在日常的教學管理工作中，各二級學院或教學部缺乏有效的管理規定和監督措施。各二級學院或教學部教學辦公室和教師缺乏建立及保存教學檔案的意識，不能保證按時完成建檔工作，相關的管理制度中對參與教學活動的全體人員責任和任務不明，規定時限要求未得到充分執行，未輔以相應的考核和獎懲措施。并且各個二級學院或教學部之間教學檔案管理缺乏相互借鑒和交流。
（3）教學檔案管理人員素質欠佳
一是大多數檔案管理員不是科班出身，缺乏系統的檔案管理知識，對歸檔文件及檔案價值缺乏應有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的隨意性。二是有些教學部門、二級學院的檔案管理是由兼職檔案員做，這些兼職人員一方面忙于教學、科研、人事、辦公室等事務性工作，沒有多余時間和精力學習檔案專業知識；也沒有機會接受專門的檔案管理業務培訓，無法實現檔案的優化管理，致使移交到檔案館教學檔案材料不規范，不完整。
3 開展教學檔案三級管理模式的對策和建議
筆者就高校教學工作的實際情況，認為解決辦法是建立第一級：檔案館，第二級：教務部門，學務部門、招生就業等部門，第三級：各二級學院或教學部的三級管理模式，從而優化教學檔案的建檔質量。
根據文件生命周期理論的含義：文件從其形成到銷毀或永久保存，是一個完整的過程；根據文件的價值屬性，文件生命周期可以劃分為幾個不同的運動階段；在每一個運動階段里，文件特定的價值屬性，與文件的管理方式、存放場所之間存在著一種固有的內在關系。因此，高校檔案館根據高校全部教學檔案的價值形態、服務對象來劃分保存范圍、場所，采取三級管理模式是符合文件生命周期理論的，完全具有可行性。
3.1 實行教學檔案三極目標管理責任制
高校應成立 “教學檔案管理領導小組”，領導小組按照《中華人民共和國檔案法》、《高等學校教學文件材料歸檔范圍》、《普通高等學校檔案管理辦法》等相關法規和上級文件，統一制定本校的檔案館工作職責、檔案館館長工作職責、各二級學院（部門）分管檔案工作領導工作職責、各二級學院（部門）兼職檔案員工作職責、以及本校檔案管理辦法實施細則、教學檔案工作基本原則，教學檔案歸檔范圍和歸檔要求，教學檔案的部門立卷和歸檔流程，教學檔案的文件整理等各項規章制度，并且明確各級檔案管理職權的分配，實行三級目標責任制，以便各教學管理部門、各二級學院、各教學部的檔案材料能夠按期保質向學校檔案館移交。
3.2 建立教學檔案三級管理的體制
教學檔案三級管理是由檔案館、教務處、學生處、以及各二級學院、教學部等組成的服務網絡。借助這個網絡體系建立一個良好的合作平臺，在教務處、學生處、各二級學院和教學部設立專門的教學檔案資料室和教學檔案管理崗位，使得學校、教學管理部門、教學人員、各二級學院、教學部的檔案工作能夠遵守統一的規范和歸檔程序，按照本校的檔案管理辦法實施細則、文書檔案歸檔范圍和保管期限、本科教學檔案管理辦法等要求，并且按照形成者―時間―類別等分類標準收集、保管有關教學和學生管理方面的檔案材料。定期由各二級學院、教學部將歸檔材料上交到學校教學管理部門進行信息匯總審核，審核后由學校教學管理部門把檔案材料信息再次匯總后（紙質版和電子版）統一上交到學校檔案館，最后由學校檔案館進行合理規劃、統一編目，入庫上架，從而保證了教學檔案的準確、完整、系統，使得高校教學檔案管理工作走上有序化、科學化、規范化的軌道。
3.3 健全各層級檔案管理人員約束機制。
要加強監督指導，對存在的問題和困難給予指導和幫助，對教學檔案材料的積累進行督促。采取行政干預手段，把教學人員、學院和教學管理部門教學檔案的歸檔情況與年終考核掛鉤。并且制訂出一套行之有效的教學檔案管理業務考評制度和實施辦法，定期或不定期地對本校教學檔案的管理進行業務考核和評估，適時進行必要獎罰。
3.4 提高教學檔案管理人員的工作能力
加強對高校專兼職檔案人員進行檔案意識的培養和檔案管理專業化培訓，不斷提高其業務素質，提高專業管理水平。在教學檔案管理的實際工作中摸索出一種教學檔案管理人才培養的新模式，建立管理員的培訓上崗制度、健全管理員的考核與激勵機制，有計劃定期對檔案管理人員進行愛崗敬業教育、業務培訓和理論研究，縮短檔案管理人員能力與檔案事業發展需求之間的差距，不斷提高終身學習的意識和能力，使其成為具有較高的業務素質，較強的技術技能、管理能力和創新能力的新一代檔案管理者。
主要參考文獻
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一、高校大學生檔案管理中存在的問題
1、檔案流入環節
（1）學生、教師檔案意識不強。大學生入學時，學籍檔案是反映其高中期間，學習、生活各方面表現、優勢、劣勢，特長，班級管理經驗的重要憑證，對老師在大學期間對其進一步的指導有著非常重要的意義。而今，因為學校、教育部門對檔案的不重視，加之學生檔案意識不強，檔案在學生帶到學校的過程中，被私自拆封、撕壞、遺失的情況屢有發生，此外，檔案在學生移交到學校后，因為老師的不專業以及對檔案的不重視，經常將學生檔案束之高閣或丟失，沒有使檔案發揮其應有的作用。
（2）檔案材料標準不一。近幾年，高校學生檔案是在新生報到時開始收集，然而，由于我國各省區學生高中檔案沒有統一標準，因此，學生檔案在紙張、筆跡、格式、內容各方面規格不一，五花八門，檔案質量參差不齊。
2、檔案管理環節
（1）檔案管理歸口不一。許多高校學生檔案管理歸口部門不統一。以內蒙古某高校為例，2008年至2010年一直歸招生就業處管理，2011年至今，一直歸各二級學院管理。還有一些高校檔案歸人事處、學生處管理。歸口不一必然導致檔案管理的標準、規范不一致，檔案管理混亂。
（2）學生檔案內容陳舊。本人在從事檔案管理的七年間，通過訪談，發現70%的單位對畢業生檔案材料不感興趣，因為檔案材料中找不到單位聘用人員所需的各種信息。本人所在的高校，學生的檔案主要由高中學籍檔案、大學期間的成績單、學年鑒定表、高等畢業生登記表、體檢表、實習考核表、體能測試表組成，這些材料千人一面，很難反映出學生的創新能力、溝通能力、組織協調能力等信息，無法給用人單位提供選擇依據，與用人單位的期望值相差甚遠。
（3）檔案管理人員非專業化。高校的檔案管理人員普遍為學團工作人員，平時工作忙，任務重，沒有接受過專門的檔案管理培訓，缺乏應有的檔案管理基本知識，在存放、管理等方面，缺乏專門的制度，導致了檔案管理方面重收集，輕利用的情況。
（4）檔案管理制度滯后。大部分高校沒有建立檔案管理工作程序、規章及制度，使檔案管理工作無章可循，缺乏固定的規范和法律保障。
3、檔案流出環節
（1）檔案封裝質量低。高校學生畢業時，檔案是其大學期間學習成績、社會工作、文體活動、總體表現的重要材料，對其將來的就業、提拔起到了關鍵的作用。但是，由于目前高校沒有嚴格執行相關的管理制度，加之檔案封裝材料多、人手少，每年都是抽調學生封裝檔案。學生能力有限，責任意識不強，致使學生檔案材料收集、裝檔過程中出錯情況時有發生。
（2）檔案移交不規范。目前高校檔案移交主要為“一對多”的移交方式，即在畢業前夕由學校統一移交到學生手中。因為畢業時期，移交材料頗多，學生檔案需在短時間內移交完畢，檔案的流動性大，數量多，時間性強，部分學生檔案意識不強，請他人代領，導致檔案移交手續不全，移交程序不規范等情況，其結果必然是雜亂無序。
檔案的完整性、準確性、真實性是檔案的基本屬性和特征，而只有利用真實可靠的、質量較高的檔案才能產生影響，收到效益。[2]根據以上高校大學生檔案中存在的問題，為確保大學生檔案的質量，提高檔案的利用價值，必須采取切實有效的措施，加強管理。
二、針對問題的解決對策
1、增強學生、教師的檔案意識
首先，要使教師、學生轉變觀念，意識到檔案不僅是一種學籍資料，更是學生綜合素質的一個全面反映，是學生在激烈的就業市場中勝出的關鍵材料，學生在檔案的保管、移交、填寫等環節要樹立認真嚴謹的態度，確保檔案材料的完整性與準確性。教師作為高校的管理者，更要樹立大局意識和服務意識，端正態度，增強自己的服務水平，提高服務能力，確保檔案轉接的各個環節不出問題。
2、建立健全檔案管理機制
加強法律法規建設，使大學生檔案管理有章可循。教育部門及高校要根據《檔案法》，結合實際，制定相應的《高校學生檔案管理工作條例》，明晰管理部門及職責，使大學生檔案管理有章可循，有法可依，指導大學生檔案管理工作的順利開展。[3]
3、豐富學生檔案內容
為了進一步與社會接軌，給學生就業提供比較優勢，高校應在學生檔案內容方面進行創新，將學生在校期間的英語等級證書、計算機等級證書、專業資格證書、社團活動、學生活動獲獎證書、圖片材料、社會實踐活動經歷等內容按照學生的道德品質、學習成果、專業素養、綜合能力、心理素質幾個方面，一并整理封裝在學生檔案中，為用人單位提供一個詳實的記錄。
比如，道德品質方面，可增加信用檔案。學生信用檔案是學生個人職業生涯的信用資本，高校可以通過積累學生在校期間考試、勞動、還貸、參與活動、遵紀守法等多方面的表現，制成材料，準確反映學生的信用行為和品行情況。
學習成果方面，可以納入學生的學習成績、英語四、六級證書、計算機等級證書、獎學金證書、學術論文等，以此為主要依據，側重反映學生的學習能力。
專業素養方面，以學生的專業資格證書、社會實踐活動、實習經歷為主，體現學生的專業水平和專業認識程度。
綜合能力方面要側重關注、體現學生各方面的能力。注意收集反映學生學習成績以外的其他材料，比如學生的個人設計作品、參賽榮譽證書、職業資格證書、文體活動照片等。
心理素質方面，應建立心理檔案來反映學生的心理狀況。高校學生心理健康教育的開展及學生心理健康狀況的跟蹤調查，形成了很多關于大學生心理素質的材料，通過對這些資料的加工和整理，形成學生的心理檔案，可以幫助單位根據學生的心理健康狀況， 為其提供最適合的崗位。
4、加強檔案管理人員的培訓
大學生檔案主管部門要建立學生檔案管理人員培訓長效機制， 廣泛開展多種形式的教育培訓，如檔案基礎理論與技能培訓、信息技術培訓、相關專業知識培訓等。通過教育培訓，完善大學生檔案管理人員的知識結構，培養敏銳的檔案意識及較強的檔案技術能力。[4]