時間：2023-08-07 17:28:57
導(dǎo)語：在社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
一、廣西社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作存在的主要問題
（一）社會保險業(yè)務(wù)檔案管理法規(guī)制度執(zhí)行力不夠，工作發(fā)展不平衡
近年來，廣西壯族自治區(qū)人力資源和社會保障廳、自治區(qū)檔案局根據(jù)國家人力資源社會保障部、國家檔案局《規(guī)定》，結(jié)合廣西實際制定了《廣西壯族自治區(qū)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》（桂人社發(fā)〔2010〕130號，以下簡稱《暫行辦法》），為廣西全面加強社會保險業(yè)務(wù)檔案管理提供了基本保障。并根據(jù)人力資源社會保障部辦公廳關(guān)于社會保險業(yè)務(wù)管理達標(biāo)驗收工作的有關(guān)部署，下發(fā)了《關(guān)于開展社會保險業(yè)務(wù)檔案管理達標(biāo)驗收工作的通知》（桂人社函〔2010〕1838號，以下簡稱《通知》），提出了力爭柳州、桂林、梧州、北海、百色等市部分經(jīng)辦機構(gòu)2012年底前通過業(yè)務(wù)檔案管理達標(biāo)驗收，其他市級經(jīng)辦機構(gòu)在2013年7月底前通過達標(biāo)驗收，2014年底前完成所有縣級以上經(jīng)辦機構(gòu)達標(biāo)驗收的工作目標(biāo)，要求各地以實現(xiàn)三年達標(biāo)驗收目標(biāo)為核心，全面提升廣西各級社會保險業(yè)務(wù)檔案管理水平，大力推進業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)。
經(jīng)過2年的努力，截至2012年底，全區(qū)14個地級市，有4個市，6個機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理通過了檔案管理達標(biāo)驗收，8個市級社保經(jīng)辦機構(gòu)正在開展紙質(zhì)檔案歸檔整理，力爭2013年底前進行檔案管理達標(biāo)驗收。目前尚有2個市級社保經(jīng)辦機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理工作仍處于無庫房、無專兼職檔案人員、無經(jīng)費保障的“三無狀態(tài)”，未開展業(yè)務(wù)檔案整理工作。據(jù)統(tǒng)計，截至2012年底，廣西區(qū)內(nèi)市級經(jīng)辦機構(gòu)積存歷史業(yè)務(wù)資料尚有10萬宗卷未整理入庫。要實現(xiàn)2013年底前全區(qū)地級市社保業(yè)務(wù)檔案工作實現(xiàn)達標(biāo)驗收難度相當(dāng)大?？h級經(jīng)辦機構(gòu)2/3以上沒有庫房，尚未開展紙質(zhì)檔案整理，2014年全部實現(xiàn)檔案管理達標(biāo)驗收任重道遠。
（二）社會保險檔案保存方式落后，管理基礎(chǔ)薄弱
目前，廣西各級社會保險經(jīng)辦機構(gòu)除了社會保險數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)檔案以磁介質(zhì)、光盤和移動硬盤等計算機手段定期備份保存外，大量的社會保險業(yè)務(wù)檔案、文書檔案和會計檔案仍采用紙質(zhì)（線裝）保存的傳統(tǒng)檔案保存方式 。而參保人數(shù)眾多，社保業(yè)務(wù)檔案需保管一生，因此，檔案量巨大，占用大量庫房空間。傳統(tǒng)的紙張保存形式易損，有些檔案資料因查詢次數(shù)頻繁而不可避免地存在原件受損甚至遺失等情況。況且，各地業(yè)務(wù)檔案庫房普遍吃緊，有的地方社會保險經(jīng)辦機構(gòu)連一個固定的檔案室都沒有，各類檔案被分割保管，分室存放。一些地方雖然有固定的檔案室，但面積很小，庫房建設(shè)也大多不完全符合國家《檔案館建設(shè)設(shè)計規(guī)范》和規(guī)定，不具有防震、防盜、防火、防光、防潮、防高溫、防有害生物、防污染等安全設(shè)施，更談不上規(guī)范管理檔案，從調(diào)查情況來看，越到基層，管理基礎(chǔ)越薄弱。
（三）社會保險業(yè)務(wù)檔案管理手段落后，跟不上社會保險事業(yè)發(fā)展形勢的需求
雖然近年來廣西各級社會保險經(jīng)辦機構(gòu)已經(jīng)普遍使用計算機對社保檔案進行管理，但大多數(shù)仍停留在目錄級管理階段，即對社會保險檔案按一定規(guī)律編制目錄，在查詢時先通過目錄檢索，但文檔資料本身仍以紙張形式存在，最后仍需靠手工翻閱紙張原件，并沒有解決傳統(tǒng)純粹紙張化文檔資料管理所固有的原件易損的難題。隨著社會保險事業(yè)的迅速發(fā)展，參保人數(shù)和覆蓋范圍的日趨擴大，社會保險業(yè)務(wù)檔案急劇增加，目前這種依靠手工操作的陳舊手段以及管理方式，遠遠不能適應(yīng)社會保障事業(yè)發(fā)展的要求，這必將成為影響和制約社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)展的突出問題。
（四）社會保險業(yè)務(wù)檔案信息開發(fā)利用率低
廣西社會保險業(yè)務(wù)檔案開發(fā)利用起步較遲，檔案管理方式仍停留在“初級”階段，只能簡單應(yīng)付一些查詢，不能有效地綜合開發(fā)社會保險業(yè)務(wù)檔案的信息資源，檔案信息利用率低，沒有起到社會保險檔案的信息開發(fā)對推動社會保險效率應(yīng)起的重要作用。
二、廣西社會保險業(yè)務(wù)檔案管理對策
隨著社會保險事業(yè)的蓬勃發(fā)展，業(yè)務(wù)檔案呈現(xiàn)海量增長的態(tài)勢，傳統(tǒng)的社會保險檔案管理的模式已經(jīng)不能滿足事業(yè)發(fā)展需求，建立一套人工干預(yù)少、效率高、易查詢、易保存、運行成本低的社會保險檔案管理系統(tǒng)勢在必行，筆者認(rèn)為，需做好以下幾方面的工作。
（一）制定廣西統(tǒng)一的社會保險業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃，明確目標(biāo)，分類指導(dǎo)，全面推進
在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，認(rèn)真做好自治區(qū)級頂層設(shè)計，用2年時間完成14個地級市社會保險業(yè)務(wù)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，2015年逐步實現(xiàn)縣（市、區(qū)）級社保業(yè)務(wù)檔案管理數(shù)字化。先行建設(shè)1—3個地級市社會保險檔案管理數(shù)字化示范單位，以點帶面。重點扶持已實現(xiàn)社保檔案管理達標(biāo)驗收合格的市級檔案館（庫）建立數(shù)字檔案，做到“扶持一個、建成一個、驗收一個”。對正在開展業(yè)務(wù)檔案管理達標(biāo)創(chuàng)建工作的市級社會保險經(jīng)辦機構(gòu)，加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)，促成檔案管理達標(biāo)驗收合格，為建設(shè)數(shù)字化檔案夯實基礎(chǔ)。同時要加強市對縣（市、區(qū)）社保檔案管理工作的指導(dǎo)，推動廣西社會保險檔案管理工作上新水平。
（二）統(tǒng)一組織開發(fā)社會保險業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理軟件
為避免各市社會保險經(jīng)辦機構(gòu)各自為政重復(fù)開發(fā)，既造成相互不兼容又浪費資源，由自治區(qū)社會保險事業(yè)局統(tǒng)一組織開發(fā)，推廣實施社會保險業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理軟件，并為地級市檔案數(shù)字化建設(shè)提供必要的支持，解決好信息系統(tǒng)運行的配套硬件、平臺軟件和實施費用，確保廣西社保檔案數(shù)字化建設(shè)起點高、運行穩(wěn)、效果好。
（三）建立社會保險數(shù)字檔案，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理
社會保險數(shù)字檔案，是指以計算機、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，把以紙質(zhì)形式保存的文字和數(shù)據(jù)、圖像、聲音等檔案資源以代碼形式記錄于磁盤、光盤等載體，依據(jù)計算機系統(tǒng)存取并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)碾娮游募娮訖n案）。社會保險數(shù)字檔案更具有存儲量大、檢索方便、安全、高效率、便于利用、管理成本低等顯著優(yōu)點。社會保險檔案數(shù)字化以后，可對原紙質(zhì)檔案資料真空打包存放，同時采用相應(yīng)軟件對其進行數(shù)字化管理，普通查詢，可通過網(wǎng)絡(luò)查閱其電子文本即可，對于極個別必須查閱其紙質(zhì)原件資料的再開包查閱，對紙質(zhì)檔案資料實現(xiàn)最大限度的保護。
1 社會保險檔案管理工作中存在的問題
1.1 社會保險檔案管理不夠規(guī)范。雖然大多數(shù)社會經(jīng)辦機構(gòu)對社會保險檔案的重要性有較高認(rèn)識，但是由于沒有科學(xué)的管理方法可遵循、沒有先進的管理經(jīng)驗可借鑒，加之社會保險檔案體系不健全，管理條件落后，缺少相應(yīng)的軟硬件設(shè)施和安全防護設(shè)施，致使社會保險檔案管理不規(guī)范。同時由于經(jīng)辦社會保險的機構(gòu)多，造成社會保險檔案多頭管理，社會保險檔案案卷不統(tǒng)一、不連續(xù)、不完整。
1.2 人們對社會保險檔案作用的重要性認(rèn)識不高。當(dāng)前，人們對社會保險檔案作用的認(rèn)識度較低，理解度基本為零，絕大多數(shù)人民群眾都未能意識到社會保險檔案工作的重要性，導(dǎo)致了社會保險檔案從源頭收集就存在著不小的困境。
1.3 社會保險檔案管理分散多頭管理現(xiàn)象嚴(yán)重。我國現(xiàn)行社會保障管理體制是分散型的，是多部門多機構(gòu)管理。公民個人社會保險檔案分散在不同的管理部門中管理。社會保險檔案由于涉及的面比較廣泛，造成不一樣的社會保險檔案分屬不一樣的經(jīng)辦機構(gòu)，經(jīng)辦機構(gòu)內(nèi)部的檔案存放在不同的業(yè)務(wù)科室，由于一個人的保險資料保存在不一樣的機構(gòu)或科室，且管理辦法各異，查找起來相當(dāng)困難。就當(dāng)前而言，具體情況是人社部門管理的養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、生育等法定的基本保障檔案也在各自的經(jīng)辦部門管理;衛(wèi)生部門管理著基本醫(yī)療保險檔案;民政部門管理著社會救助、社會福利、社會優(yōu)撫、城市最低生活保障金檔案;商業(yè)保險部門管理著公民個人補充保障的一系列保險金檔案。這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦、政出多門、業(yè)務(wù)交叉、資源浪費、政令難以統(tǒng)一的局面。而且由于這種分散的管理，使整個社會保障體系出現(xiàn)了許多漏洞，于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象，如“涉?！比怂劳鲆院?，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結(jié)，仍有人代領(lǐng)保險金，并且相當(dāng)嚴(yán)重。
1.4 缺乏統(tǒng)一的社會保險檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。目前，我國檔案行政管理部門還未對社會保險檔案工作作出明確規(guī)定，在歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等方面還未制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求。社會保險檔案直接關(guān)系到個人的關(guān)系流動、轉(zhuǎn)接，一個參保人員從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會保險的各項待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)，辦理有關(guān)手續(xù)，填寫保險卡及有關(guān)表格，作為最原始的資料存入個人檔案。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等，這些詳細(xì)的個人檔案記載，都將是今后支付社會保險待遇的重要依據(jù)。2009年，最后一次國務(wù)院常務(wù)會議決定在2010年內(nèi)開展全國范圍的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險關(guān)系“跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)制度”;從2010年7月1日起，流動就業(yè)人員基本醫(yī)療保險可跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)。這就要求社會保險檔案管理需要具有相當(dāng)大程度上的統(tǒng)一性，不僅是市和轄市區(qū)之間的統(tǒng)一，而且是全國、省、市、縣從上到下的統(tǒng)一。而目前的實際情況是社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導(dǎo)致不同的開發(fā)商參與系統(tǒng)建設(shè)，相互之間的互不信任以及人為設(shè)置壁壘，或者同一家系統(tǒng)開發(fā)商采用了不同的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)架構(gòu)，導(dǎo)致系統(tǒng)割裂信息不能共享。
1.5 社會保險檔案管理人員不專且專業(yè)知識水平偏低。社會保險檔案種類多、數(shù)量大，不同種類檔案的歸檔、分類和保存都需要專業(yè)的知識和技術(shù)支撐。從社會保險檔案管理人員配備現(xiàn)狀來看，檔案管理人員不專，兼職現(xiàn)象嚴(yán)重，而且檔案管理專業(yè)知識水平及學(xué)歷不高，嚴(yán)重影響著社會保險檔案管理的水平。
2 加強社會保險檔案管理的對策
2.1 進一步完善社會保險檔案立法，建立完善的社會保險檔案管理法律法規(guī)體系。雖然我國已經(jīng)建立了一系列社會保險檔案管理的法律法規(guī)制度，基本保證了檔案工作有法可依、有章可循，但隨著我國保險種類的增多，以及對養(yǎng)老方式觀念的改變，應(yīng)根據(jù)新時期社會保險檔案事業(yè)發(fā)展的客觀要求，結(jié)合新時期社會保險檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問題及時加以規(guī)定。健全有關(guān)檔案管理制度，完善社會保險檔案從業(yè)資格管理與培訓(xùn)等檔案人員的制度，加強對檔案工作監(jiān)督等內(nèi)容，完善法律責(zé)任的具體規(guī)定。
2.2 增強管理意識，加強社會保險檔案隊伍建設(shè)，建立定期監(jiān)督檢查制度。社會保險檔案管理工作政策性強、專業(yè)性強，對從事檔案管理的工作人員的素質(zhì)要求也很高。應(yīng)增強領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理經(jīng)辦人員的管理意識，加強對業(yè)務(wù)人員的檔案法制教育和專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，嚴(yán)格檔案從業(yè)人員準(zhǔn)入制度，建立業(yè)務(wù)過硬、責(zé)任心強的社會保險檔案管理隊伍，督促單位負(fù)責(zé)人依法履行對本單位檔案工作負(fù)有的職責(zé)，并建立定期監(jiān)督檢查制度，建立檢查結(jié)果公告制度，使違法單位與個人及時整改，以推進社會保險檔案管理工作逐步走上制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展軌道。
2.3 加強社會保險檔案信息系統(tǒng)管理工作。目前大多數(shù)檔案室仍在沿用傳統(tǒng)的手工操作的模式，查找資料費時費力，數(shù)據(jù)統(tǒng)計困難且不準(zhǔn)確。地方政府應(yīng)結(jié)合本地區(qū)的實際情況，利用推廣應(yīng)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化科學(xué)手段，有針對性地開發(fā)信息系統(tǒng)，完善社會保險業(yè)務(wù)檔案信息管理工作，實現(xiàn)信息資源的共享與整合，培養(yǎng)專業(yè)檔案管理工作隊伍，通過業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，依靠科技力量提升工作質(zhì)量和服務(wù)水平。確保為參保單位和個人提供檔案信息查詢服務(wù)，并接受監(jiān)督。社會保險業(yè)務(wù)檔案管理是支撐養(yǎng)老保險制度健康運行的一項十分重要的基礎(chǔ)性工作，只有依法加強和規(guī)范檔案管理，才能不斷提高經(jīng)辦能力和管理水平，以推動新時期社會保險經(jīng)辦工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，實現(xiàn)社會保險事業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展。
2.4 正確定位社會保險檔案管理工作。檔案是人類在社會實踐活動中直接形成的原始?xì)v史記錄，產(chǎn)生于國家機構(gòu)、社會組織和個人的社會實踐活動。進入后保管時代之后，社會公眾對檔案的認(rèn)識已經(jīng)不再僅僅是行政機構(gòu)的產(chǎn)物，而更多的是一種社會記憶、文化記憶。社會保險檔案正是在個人參與社會保險這一社會實踐活動中形成的記錄，它不僅具有證明價值、參考價值，也是我國社會保險工作開展過程中產(chǎn)生的文化印記，加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要，是社會保險業(yè)務(wù)本身的必然要求，也是記錄社會保險事業(yè)的有力憑證。
2.5 加強社會保險檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。組織社會保險檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升其政治素養(yǎng)、專業(yè)素養(yǎng)和文化素養(yǎng)，培養(yǎng)和造就一大批講理想、講道德、掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和現(xiàn)代管理知識的復(fù)合型社會保險檔案管理人才，加快社會保險檔案管理現(xiàn)代化進程，為社會保險檔案管理事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供人才保證。
2.5.1 加強培訓(xùn)要注重提高社會保險檔案人員的政治素養(yǎng)。社會保險檔案人員隊伍應(yīng)該是政治頭腦非常敏銳的群體，其工作應(yīng)在正確的政治方向、堅定的政治立場、鮮明的政治觀點、嚴(yán)肅的政治紀(jì)律、高度的政治敏銳性指引下進行。否則，就會墜入社會保險檔案工作的誤區(qū)。
2.5.2 加強培訓(xùn)要注重提高社會保險檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)。社會保險檔案管理人員要具備相應(yīng)的專業(yè)知識水平，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握《檔案法》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等制度;明確檔案工作職責(zé)和任務(wù)，以及歸檔的范圍及整理要求;學(xué)習(xí)《檔案人員崗位責(zé)任制》和考核、獎懲制度，具有較全面扎實的實踐技能。因為檔案是一種知識載體，社會保險檔案管理人員要發(fā)揮社會保險檔案的社會效益，只有熟悉和掌握檔案專業(yè)理論知識，并具有一定的廣度和深度，這樣在實際工作中才能發(fā)現(xiàn)新情況，解決新問題。
2.5.3 加強培訓(xùn)要注重提高社會保險檔案人員的文化素養(yǎng)。例如，書寫水平對于搞好社會保險檔案管理工作具有重要作用，因為社會保險檔案的各個環(huán)節(jié)，如全宗介紹、編目、著錄、標(biāo)引等與書寫水平是分不開的，若所寫的文字難以辨認(rèn)會直接影響檔案作用的發(fā)揮。再如，掌握相關(guān)知識對于搞好社會保險檔案管理工作也具有重要作用，因為現(xiàn)代檔案學(xué)與相關(guān)學(xué)科的滲透日益加強，社會保險檔案人員應(yīng)有重點地學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)學(xué)科知識，如現(xiàn)代管理學(xué)、情報學(xué)、圖書館學(xué)知識;還應(yīng)具有一定的法律知識;掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)知識。隨著檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)管理手段在檔案工作中的應(yīng)用，要求社會保險檔案人員只有熟悉和掌握電子文檔、數(shù)據(jù)錄入等現(xiàn)代化技術(shù)知識，才能適應(yīng)社會保險檔案工作發(fā)展的需要。
一、新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險檔案的內(nèi)容及其特點
我國新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險檔案是一種農(nóng)村養(yǎng)老保險經(jīng)辦機構(gòu)運用文字材料、電子文檔及其他不同的載體對新型農(nóng)村居民進行養(yǎng)老保險參保情況的記載，這些記載內(nèi)容具有法律效力的特點，有效地將農(nóng)村養(yǎng)老保險文件、個人投保狀況及經(jīng)辦投保業(yè)務(wù)等內(nèi)容記錄在案，便于經(jīng)辦機構(gòu)及投保個人的查詢。具有政策性強，操作性能高；農(nóng)村居民投保牽涉面廣；農(nóng)村居民流動性加大等特點。
二、新農(nóng)保檔案管理工作現(xiàn)狀分析
在新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險檔案管理體系中，我國農(nóng)村參保人數(shù)眾多，內(nèi)容復(fù)雜，在農(nóng)民的養(yǎng)老檔案中涉及到個人參保的詳細(xì)個人信息、農(nóng)民交納的養(yǎng)老保險金額、個人的養(yǎng)老保險賬戶中基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出的管理以及保險關(guān)系因變動產(chǎn)生轉(zhuǎn)移發(fā)生接續(xù)等內(nèi)容，都要全面細(xì)致地記錄在案，但由于農(nóng)村人口流動大，情況較復(fù)雜，不及時將變動信息提供給社保經(jīng)辦人員，造成檔案資料一次錄入或缺項，就從此不再有所更改的現(xiàn)象。在檔案信息采集過程中，檔案信息采集不全，使檔案管理資料不詳細(xì)，對農(nóng)村居民養(yǎng)老保險檔案對象統(tǒng)計不全，管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，對資料的歸檔口徑、分類標(biāo)準(zhǔn)、分級管理以及檔案管理的保存期限等事項，經(jīng)辦人缺乏熟知程度，無規(guī)范、無要求地處置檔案資料。
三、加強新農(nóng)保檔案管理工作的建議
1.制定法律法規(guī)，依法治檔
新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險檔案工作，要依據(jù)國家的法律法規(guī)，求真務(wù)實，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，吉林省政府先后頒發(fā)了《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》、《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》等文件，由社會保障局統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各地區(qū)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，對檔案資料的收集渠道、方式及分類歸檔管理，設(shè)立規(guī)范管理的檔案管理庫，添置檔案柜、檔案袋及其他相關(guān)檔案整理工作的管理要件，進行集中管理并制定相關(guān)的檔案管理制度，包括檔案的查詢、保管及銷毀制度，都要有章可循，使檔案工作真正地服務(wù)于廣大農(nóng)村民生。
2.加強宣傳力度，強化檔案管理人員的素質(zhì)
通過新農(nóng)保的普及宣傳，參保人員更加了解新農(nóng)保的政策及信息，知曉參保的重要性，促進新農(nóng)保深入人心。吉林省社會保障局每年舉辦一次組織全省新農(nóng)保業(yè)務(wù)檔案培訓(xùn)，加強社會保障人員的素質(zhì)，時間定為1-3天，旨在提高檔案管理人員素質(zhì)，掌握熟練的檔案管理方法和操作技能，使檔案管理人員在管理意識中改變原有的觀念，明確自身所在位置的責(zé)任及重要性，意識到養(yǎng)老檔案管理是民生期盼的“放心屋”，提高管理好新農(nóng)保的責(zé)任心，增加他們?yōu)槊裰\福的幸福感，為新農(nóng)保資料內(nèi)容完整做好服務(wù)工作。同時，減少檔案管理人員的調(diào)動頻率，保持檔案管理隊伍的穩(wěn)定性。
3.加強現(xiàn)代化信息管理，實現(xiàn)檔案信息共享系統(tǒng)，提升檔案管理水平
新型農(nóng)村各具特點，人數(shù)多且分散，參保繳費的方式各有不同，且參保期限及享受的待遇保障周期相對較長。農(nóng)村居民向城鎮(zhèn)流動頻繁，工作單位也處于變動之中，尤其是農(nóng)村女性由于結(jié)婚嫁到男方所在地而將戶口進行遷移，養(yǎng)老保險檔案也隨之變動，提供的檔案信息變動情況不及時，要保證檔案資料完整、準(zhǔn)確性，工作量很大。積極推崇通過與政務(wù)網(wǎng)絡(luò)連接，各地檔案資料通過數(shù)據(jù)信息平臺實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，完成對農(nóng)村居民的信息檔案的變更、增加及查詢等功能。檔案管理人員將真實有效的養(yǎng)老保險檔案輸入計算機，在檔案資料管理庫進行統(tǒng)一管理，實現(xiàn)養(yǎng)老信息辦公、資料存檔及對外查詢一體化，保密性強，安全性高，可以有效地防止不法分子對養(yǎng)老保險數(shù)據(jù)信息進行非法修改，以免農(nóng)村居民的經(jīng)濟受到損失。
四、結(jié)束語
社會養(yǎng)老保險檔案包括社會養(yǎng)老保險相關(guān)業(yè)務(wù)的所有原始資料，比如參保人個人的信息賬戶、繳費資料、養(yǎng)老金的發(fā)放資料和有關(guān)業(yè)務(wù)的書面資料等。社會養(yǎng)老保險檔案管理的有關(guān)部門和工作人員在分類管理檔案時，應(yīng)當(dāng)做到規(guī)范化，做到高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，并建立健全相關(guān)檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。在管理有關(guān)檔案時，要嚴(yán)格遵循工作原則，將具有實用性和長遠利用價值的資料歸檔、存檔，將能夠充分體現(xiàn)單位活動的有效材料完整備案，以滿足后期使用和考察的需要。然而，社會養(yǎng)老保險檔案的存檔并不是將所有資料記錄、儲存，而是將處在存檔范圍和要求之內(nèi)的有關(guān)文件和具有實際利用價值的資料分類整理并存檔，具有參考性且非最終定稿的文件是不需要存儲的。在明確分類的基礎(chǔ)上做好檔案歸檔工作，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。
此外，檔案管理部門要建立健全社會養(yǎng)老保險檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，要建立能夠?qū)⑺泄ぷ鳝h(huán)節(jié)包括在內(nèi)的檔案管理制度。以文件的實際來源和自身價值為依據(jù)，進一步確定檔案管理的方式方法、具體流程、檔案資料分類方式等。這些方案的確定要嚴(yán)格遵循《中華人民共和國檔案法》等現(xiàn)行法律的規(guī)定，以城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險的實際狀況為重要依據(jù)，不斷健全檔案管理分類制度、檔案保密制度和檔案存檔制度等。在此過程中，要做到每一個檔案管理部門都能夠嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，以實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，實現(xiàn)社會養(yǎng)老保險檔案的科學(xué)分類、集中管理、規(guī)范有序等，不斷完善我國社會養(yǎng)老保險制度。
2信息化檔案管理
信息技術(shù)的快速發(fā)展和不斷進步，使得各行各業(yè)的工作效率都在不斷提高，以完全人工的方式完成城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作已經(jīng)不能滿足時代的要求。人工的方式不僅會耗費大量的人力、物力，也會限制工作效率。傳統(tǒng)的社會養(yǎng)老保險檔案管理方式大都為紙質(zhì)書面記錄和個人檔案的存放，這樣不僅占據(jù)了大量的工作時間，也占據(jù)了較大的空間存放資料，并且這些紙質(zhì)資料不易保存，隨著時間的推移，會出現(xiàn)紙質(zhì)泛黃、篩選困難等問題。信息化的社會養(yǎng)老保險檔案管理不僅能夠改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理工作方式，使其成為信息化、數(shù)字化的信息，做到檔案管理電子化，還能夠完全代替人工實現(xiàn)檔案的查詢和檢索，大大地提高信息檢索的效率和準(zhǔn)確度。信息化的檔案管理方式使大量的原始書面資料被有效地壓縮和快速記錄，在節(jié)省了空間的同時也大大地延長了資料、檔案保存的時間，并且有效地降低了保存難度。同時，存檔和編碼社會養(yǎng)老保險檔案并且建立計算機檢索信息系統(tǒng)，能夠徹底實現(xiàn)檔案管理的改革和創(chuàng)新。由計算機檢索、掃描獲得信息代替人工查找、翻閱檔案資料原件，節(jié)省了大量的時間，并且在很大程度上提高了工作的準(zhǔn)確度和效率。
社會養(yǎng)老保險部門在分類和管理檔案時，要科學(xué)歸檔，提高工作質(zhì)量，要注意記錄存檔的時間和類型。普通的業(yè)務(wù)文件、退休記錄和審計等資料的存檔時間為次年的年中，即6月底，而社會養(yǎng)老保險的結(jié)息時間為每年的6月份，會計的管理存檔時間為隔年存檔，基本信息的檔案歸檔時間為所有業(yè)務(wù)項目結(jié)束之后。其中，最重要的是影音資料和照片等資料檔案。這些資料要在第一時間內(nèi)存檔處理，以合理的歸類方式完成檔案資料的選取、收集和初步記錄，根據(jù)一定的規(guī)律，比如參保人的參保時間或是其他特點建立、記錄和合理存放檔案，確保再次查找時的準(zhǔn)確度，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在檔案管理的過程中，要實現(xiàn)檔案的科學(xué)分類和存檔，做到存檔、歸檔有律可循，避免無序存檔的情況發(fā)生，切實提高檔案管理工作的有效性。
3實用化檔案管理
社會養(yǎng)老保險檔案的創(chuàng)建和存儲是為了為之后的查找和檢索工作提供便利，使參保人與社會養(yǎng)老保險管理部門及時、準(zhǔn)確地找到所需要的信息進行核對和審查等。有關(guān)檔案管理示意圖的繪制也是為了檔案存儲能夠更加便捷。因此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)制訂科學(xué)、有效的社會養(yǎng)老保險查詢和檢索工具，比如創(chuàng)建全引式的目錄、建立專題形式的索引和編寫案卷形式的目錄等。在檔案管理工作人員的工作過程中，有關(guān)部門要配備適應(yīng)性強的社會養(yǎng)老保險檔案管理軟件和系統(tǒng)，使信息化的檔案管理形式和計算機信息檢索方式能夠為其提供方便。這樣，不僅能夠為工作人員的信息檢索、查詢工作減輕負(fù)擔(dān)，還能夠有針對性地保護社會養(yǎng)老保險檔案。為了實現(xiàn)社會養(yǎng)老保險檔案管理工作服務(wù)社會的目標(biāo)，有關(guān)部門要提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力。新形勢背景下的檔案管理工作需要具有較高工作水平的工作人員完成檔案管理工作。檔案管理部門在分配具體的管理工作和責(zé)任的同時，應(yīng)要求工作人員具有能夠完成業(yè)務(wù)辦理和檔案管理雙重工作任務(wù)的能力。要將這兩項工作任務(wù)在年初分配，并將其歸入工作任務(wù)考核內(nèi)容中，明確工作職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)，明確要求工作人員具備較高的工作素質(zhì)和政治覺悟，在創(chuàng)新的同時具備專業(yè)的工作能力。只有不斷提升工作人員的素質(zhì)，才能為社會養(yǎng)老保險檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)，加快檔案管理實用化的步伐，達到檔案管理工作為社會服務(wù)的目的。
4結(jié)束語
關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險；投保人；檔案
養(yǎng)老保險檔案是指居民在辦理的保險的時候，出現(xiàn)了文字材料等等，而這些材料是具有法律效益的，通過這些檔案信息可以知道投保人應(yīng)該繳納的費用以及享受的待遇。養(yǎng)老保險檔案也是我國檔案資源的一種，檔案的重要性眾所周知，因此要管理好養(yǎng)老保險檔案http
1 新常態(tài)下做好城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的意義
1.1 事關(guān)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險制度改革進程
雖然我們河北省城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險制度已經(jīng)提前并軌，但隨著全國統(tǒng)一并軌制度的推行，城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險制度又增添了新的內(nèi)容和新的要求。我們城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險部門不但要履行社會保障的責(zé)任，同時還要承擔(dān)起對60歲以上老人的社會化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，若無完整準(zhǔn)確的個人資料記載，即安全有序的城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理，我們整個居民社會養(yǎng)老保險部門的工作就會陷入困境。
1.2 事關(guān)城鄉(xiāng)居民的切身利益
一個參保人從辦理參保手續(xù)到離退休享受社會養(yǎng)老保險待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。在辦理參保手續(xù)時，首先要采集個人信息，并作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納保險費、劃撥個人帳戶、計算利息等。當(dāng)新老農(nóng)保制度進行銜接及居民與職工養(yǎng)老保險進行流動時，還要辦理保險關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出等手續(xù)，這些詳細(xì)資料的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據(jù)。城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理的好壞，將直接關(guān)系到參保人的切身利益。
1.3 事關(guān)經(jīng)辦部門的工作質(zhì)量和辦事效率
檔案資料的收集、整理實際上是對業(yè)務(wù)工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業(yè)務(wù)工作進行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗教訓(xùn)，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。
2 當(dāng)前存在的問題
2.1 管理人員的工作意識稍顯不足，尤其是基層的管理人員，因為檔案多，而且覺得自己是基層工作人員，在出現(xiàn)錯誤的時候，也不容易被發(fā)現(xiàn)。因此不重視工作，沒有良好的工作態(tài)度。很多管理人員都認(rèn)為對于養(yǎng)老保險檔案的管理并不能為單位獲益，也不能給自己帶來好處，因此更加散漫的工作。還有一個問題就是基層的管理人員數(shù)量少，不能完成管理任務(wù)。而且部分城鄉(xiāng)沒有管理室，使得一些應(yīng)該歸檔的檔案不能及時歸檔，而管理人員也不能馬上對這些檔案管理，由于沒有位置就只能隨意的存放，有些檔案放到了潮濕的地方，而有些檔案也沒有防火措施。這樣就使檔案管理工作有難度。
2.2 檔案管理工作人員的素質(zhì)偏低
他們沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓(xùn)，缺乏檔案管理的專業(yè)知識和現(xiàn)代檔案管理技能，檔案管理手段和方式落后，檔案工作質(zhì)量不能得到保證。
2.3 在管理養(yǎng)老保險檔案的時候，應(yīng)該使用正規(guī)的管理方式，同時遵守一定的管理規(guī)范
由于我國的城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險管理檔案工作剛剛起步，而且這種檔案業(yè)余其他的管理對象不同，因此在對其管理的時候，缺乏標(biāo)準(zhǔn)，這也就使得不同地區(qū)在管理檔案的時候，采用不同的管理方法，從而出現(xiàn)了不同水平的管理模式。養(yǎng)老保險檔案很多，部分檔案需要歸檔，也有的一些檔案需要銷毀，但是歸檔之后，檔案應(yīng)該保存在哪里？在什么地方銷毀等都是需要管理去解決的問題。因為某些檔案的相似度高，為了減輕工作量，可以將這些檔案集中管理，但是如何才能讓檔案集中，以及最佳的管理方式是什么？這些問題業(yè)需要管理人員去解決。如果沒有一個正確的工作秩序，沒有標(biāo)準(zhǔn)化的管理，那么養(yǎng)老保險工作會是苦難重重。
2.4 手段落后，管理水平偏低
近年來，隨著城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險的全面啟動和業(yè)務(wù)量的逐步加大，有的經(jīng)辦機構(gòu)實施了檔案的微機化管理，但由于軟件、硬件、人員沒有實現(xiàn)有機結(jié)合，有的缺乏相應(yīng)軟件，有的缺乏專業(yè)人才，因而未能發(fā)揮出應(yīng)有的效能。
3 做好城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的途徑
3.1 加大對養(yǎng)老保險檔案的宣傳，選擇最有效果的宣傳方式加大宣傳力度，從普通的群眾到領(lǐng)導(dǎo)干部都要有管理意識
通過宣傳讓對養(yǎng)老保險管理工作不重視的人也對與管理工作有了了解，各級部門都要加強對養(yǎng)老保險檔案的管理，而政府更應(yīng)該重視檔案的管理工作，支持管理檔案，對于管理工作的支持主要表現(xiàn)在資金以及人力上，為管理工作提供資金，在社會上選拔優(yōu)秀的人才從事管理工作，解決資金以及人手緊缺的問題。建立和諧的管理環(huán)境，使工作人員能在一個良好的氣氛下管理檔案。
3.2 完善養(yǎng)老保險檔案管理制度，在制度下優(yōu)化管理方式
國家已經(jīng)出臺了與養(yǎng)老保險檔案管理有關(guān)的法律。法律中明確的確定了檔案管理的期限。因為檔案的分類多，因此在管理檔案的時候，應(yīng)該有完善的管理制度。工作人員在管理的時候，也要按照規(guī)定管理。在收集養(yǎng)老保險檔案的時候，也應(yīng)該做好整理以及存檔的工作。每一項工作都有自己的章程，而且還要符合檔案管理的要求。檔案在未歸檔之前，基本以書面材料為主，還有很多的圖表、賬薄等，在歸檔之前也要做好材料的統(tǒng)計工作，并保證材料能及時的歸檔。
3.3 對于養(yǎng)老保險檔案的管理工作要加大投入，以此來增強管理水平
各級在管理檔案的時候，都會有苦難，以城鄉(xiāng)養(yǎng)老部門為例，最主要的問題就是缺少資金。沒有足夠的資金，就不能購買設(shè)備，也不能建立新的檔案室。因此要加大資金投入。在管理檔案的時候，應(yīng)該按照相同的標(biāo)準(zhǔn)，為了減輕檔案的管理工作，可以使用計算機，通過電腦操作記錄或者是保存檔案。在保管檔案的時候，還要有專門的管理軟件，這個軟件只用于收集資料，而且養(yǎng)老保險部門使用的是同一種軟件。這個管理軟件具有幾種功能，編輯檔案，自動搜索以及查詢檔案等。
結(jié)束語
城鄉(xiāng)居民的社會養(yǎng)老保險檔案是一種重要的福利依據(jù)，它保障著的是廣大勞動者能“老有所依”。養(yǎng)老保險制度屬于我國社會保障制度不可或缺的一部分，是構(gòu)建和諧社會的重要手段。讓我們重視并想方設(shè)法提高城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險的檔案管理水平，在自己的崗位上發(fā)揮自己的光和熱，讓更多的群眾受益！
參考文獻
[1]鄭夕云.淺談城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案的收集、整理工作[J].就業(yè)與保障，2013.