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導語：在學校人事檔案的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
[關鍵詞] 人事檔案管理；創新；路徑
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 070
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）11- 0143- 02
人事檔案是學校在人事管理活動中所形成的重要文件材料，真實記錄了教職員工的基本情況、學歷、資歷、工作能力、職業背景等各項歷史資料，是學校極其重要的人才信息源。人事檔案管理是學校管理工作的重要組成部分，為學校進行人才選拔、人才培養、人才建設、提升教學科研水平提供重要參考，是實現學校內部管理可持續發展的載體及重要依據。
學校人事檔案管理具體包括對學校人事檔案材料的收集、鑒定、整理、保管、利用等環節，其工作對象不僅針對紙質檔案及電子檔案等材料，而且針對學校教職工，工作屬性既要主動性，也有被動性，工作要求既要遵循有關規定及流程，也要與時俱進，引入現代化管理方式。當前社會經濟快速發展，時代對學校人事檔案管理提出了新的要求，而現代社會的信息化也使學校人事檔案管理呈現出新的情況及新的問題。
當前學校人事檔案管理中“人檔分離”、管理機制僵化、制度不健全，規范化程度不高、檔案材料收集內容參差不齊，材料歸檔不完善不齊全、內容形式化較重，顯得空洞無物，w檔標準不統一、檔案管理方法手段落后、信息化程度不高、工作效率低下等現象比比皆是，沒能充分反映教師的教育教學水平及其科研成果，不僅極大地影響了人事檔案的質量，使其參考價值大打折扣，大大降低了學校人事檔案的利用率，而且不利于學校的人才資源開發、人才的選拔任用及人才培養質量，制約著學校的長遠發展。現代學校人事檔案管理的創新，不僅是時展的需要，也是學校實現長遠可持續發展的重要保障。
2 學校人事檔案管理的創新路徑
2.1 完善學校人事檔案管理制度
現代社會中，學校人事檔案管理呈現出新的變化，因此需要不斷完善學校人事檔案管理制度，才能適應新時代的新要求。
各學校可根據《檔案法》、《企業檔案管理辦法》等有關法律法規中的相關規定，充分借鑒同行業其他單位成功的人事檔案管理經驗，同時結合學校人事管理的實際情況，構建起完整、科學且行之有效的學校人事檔案管理制度，對原有的管理制度進行必要的補充及創新。
一是完善人事檔案材料收集和歸檔制度，做到兼顧全面的基礎上，把握重點，對不同崗位人員的檔案進行分門別類地管理，對不同級別管理人員的檔案進行分層次管理，與此同時，對流動性強的人員進行靈活管理，保證學校人事檔案管理工作在依法開展的基礎上，實現有側重、有層次、靈活性地開展，使學校人事檔案材料能真實且全面地反映職工的情況，為人才選用提供有效依據。
二是完善學校人事檔案審核制度，嚴格要求管理人員仔細鑒別轉入的檔案材料，把好材料入口關，對于手續不齊的，應予以補齊，對于信息不準、不規范、有缺漏、涂改的，應予以分類登記并按要求重辦、補辦，直至審核合格后再整理歸檔。
三是完善學校人事檔案整理制度，對學校人事檔案的鑒別、分類及審核進行詳細規定，確保整理出來的人事檔案材料信息正確、手續完備、目錄明晰。
四是完善學校人事檔案借閱制度，需要查閱利用人事檔案的人員應辦理相關手續，并在查閱時提供相關證明，與此同時，還應不斷研究檔案服務的服務新方法，以提升人事檔案管理的效率，增強人事檔案的利用率。
合理、科學、靈活的人事檔案管理機制不但為人事檔案管理工作提供切實有效的依據及參考，而且也是實現人事檔案管理創新的基礎。
2.2 加強學校人事檔案管理內容建設
學校人事檔案為學校選人用人提供真實可靠的參考資料及信息，是難能可貴的戰略資源，為加速學校的人力資源開發、人才競爭及全面發展提供了資源儲備。
當前社會對人才的使用更關注的是其顯示表現，而以往的“重歷史結論，輕現實表現”的人事檔案管理思想已然不適用，因此應不斷創新人事檔案管理，加強人事檔案管理內容建設。學校人事檔案管理的內容不應局限于收集教職員工的歷史材料，應當在此基礎上不斷完善拓展檔案資料的范圍和內容，不僅要注重收集教職工學歷、職稱、思想、工作表現等傳統內容，而且還需動態性地收集教職工的工作業績、教學科研成果等方面的內容，不僅要全面仔細地收集可以反映職工現實業績及近期表現的各項材料，包括教職員工的專業技術水準、個人職業能力、工作表現、工作實績、發展潛能、工作態度、思想道德狀況等，同時也應如實地收集并記載教職員工的缺點，諸如在工作中出現的失誤及違法亂紀現象等問題。
在檔案材料收集的過程中，需要嚴格查閱各項材料的收集歸檔是否齊全，對于普通性材料進行集中收集，對于階段性材料則通過統一布置、統一收集的方法進行收集，對于特殊材料，則采取由相關部門提供及本人查找有效結合的辦法予以收集，確保檔案材料不漏一份，以真實記錄職工的勤、能、績、德等全部經歷，通過全面客觀的人事檔案管理內容反映人才的全貌及職工的實際情況，為學校進行人才選用、人才培養、人才管理提供科學全面的參考，也能有效地促進了優秀人才的自由流動。
2.3 運用現代化學校人事檔案管理方式
運用現代化人事檔案管理方式是實現學校人事檔案管理創新、提高檔案使用價值的重要舉措。
各單位可以根據自身實際情況及行業特點，借鑒行業相關單位的成功案例，充分整合并利用優勢資源，積極引入并開發符合學校人事檔案管理工作點的現代化信息技術，并構建與之相符的信息化管理平臺，開發并利用人事檔案信息資源，進行人才結構、素質上的準確定位、分析、加工、整理，從而為人才管理及培養提供科學的依據。
利用信息化管理平臺進行相關的電子檔案資料收集管理工作，建立人事檔案信息資源庫，將教職工的基本情況、職務職稱情況、教學表現情況、學校培訓情況以及其他情況上傳至信息資源庫中，切實將學校人事檔案中的現實記錄轉化為活的信息，實現教職工的個人檔案信息內容及類別標準化、規范化、動態化，有效施行動態管理，有利于實現人才信息資源的有效共性，便于計算機統計并定量分析學校人才隊伍，為領導決策提高有力依據，為學校人事部門提供可靠人才信息，從而提高檔案數據的利用率。與此同時，通過平臺開設檔案信息內容展示及查詢服務，使檔案信息得以實現收、管、用的有機結合。
升級檔案信息集成管理模式，將學校人事檔案信息資源整合、重組，優化人事檔案信息的服務結構，利用人事檔案信息系統對教職員工的信息、薪酬、保險等各項檔案資料進行統計、錄入、分析、提取、查詢等各項工作，并根據內容及要求形成相應的表格，為滿足檔案管理及使用者的需要，不斷升級并完善人事檔案管理信息系統，提升學校人事檔案信息資源開發利用的深度和廣度，以更為多樣化的人事檔案系統功能，更具個性化的檔案服務全面提升人事檔案管理的水平，為學校人事檔案管理的創新提供路徑。
3 結 語
科學合理且真實完整的學校人事檔案，能全面、準確地反映學校教職工的教學能力、品德素質、業績等，是學校開展人才資源開發、人才的選拔任用、人才培養及各項工作的有用依據。現代學校人事檔案管理應積極探索，大膽創新，通過完善學校人事檔案管理制度，加強學校人事檔案管理內容建設，運用現代化學校人事檔案管理方式等，將人事檔案管理推上新的臺階。
主要參考文獻
關鍵詞：人事檔案管理；學校；人力資源管理；作用
人事檔案管理在學校人力資源管理中的作用有：
一、人事檔案管理為學校的人力資源管理提供和保存相關的信息
人事檔案管理在學校人力資源管理中的作用首先體現在人事檔案管理為學校的人力資源提供記錄、保存和相應的基本信息。學校的人事檔案記錄學校教師和職工的相關個人信息，包括年齡、學歷、履歷情況、科研成果、職位的變動情況等詳細的信息。這些信息的記錄能夠有效地讓學校對教師有客觀的評價和較為公正地進行行政職務和科研職務的綜合審視，有效促進學校對教師資源的了解和合理的開發和應用。學校的人事檔案管理為學校的人力資源管理提供了可信度較高、科學性較強的人力資源管理
信息。
二、人事檔案管理為學校的人力資源管理提供了可靠的人事關系變更的憑據
人事檔案管理在學校人力資源管理中的作用還體現在為學校的人員流動提供重要的較為可靠的憑證。學校教職工的人事檔案決定著流動人員的工資和獎金等重大的問題，學校的職工出現流動和變更時，人事檔案就成了主要的憑證。教職工工作變動時都需要將自己的人事檔案帶到新的工作單位。人事檔案所記錄的工作單位、工作年限、年齡、科研成果等都會成為決定教職工在新單位的待遇好壞情況。由此可見，人事檔案管理在學校的人力資源管理中有著突出性作用，是關系到學校教職工切身利益的關鍵性文件資料。學校必須對人事檔案管理工作投以足夠的重視。
三、人事檔案管理為學校的人力資源管理提供了較為客觀的人員素質證明
學校的人力資源管理工作是一項較為特殊而且復雜性的工作，學校的人力資源管理工作包括普通教師的招聘、高等教師的招聘、學校校長的招聘、技術性專業教師的招聘等工作。學校的招聘勢必會相應地依據人事檔案所記錄的年齡、學歷、科研成果、以前的工作表現等來考慮應聘者。雖然，不可否認，人事檔案會存在一定的主觀性和作假成分，但是在招聘時一些難以短期考察的特質，如，教師的責任心和合作精神方面的問題還是要依據人事檔案記錄的。這就充分地說明了人事檔案管理在學校人力資源管理中的又一重要作用。
四、人事檔案管理能夠為學校的人力資源管理進行教職工信息的簡要核實
學校的人力管理工作是一項較為復雜的牽涉利益較多的工作。學校每年都會對教師進行相應的教學和科研的考察評估，這樣的考察活動不僅會影響教師的獎金、工資和名譽等，最重要的還會影響教職工的升遷。這些考察都會從教師的學歷、科研成果、年齡、工齡等進行評判，而人事檔案就成了記錄這些內容的主要載體，因此，人事檔案管理在學校的人力資源管理中有著重要的作用。要想使得學校的人力資源管理工作順利開展，科學化、合理化有效進行就必須重視人事檔案管理的重要作用，在進行人事檔案信息的錄入和保存時，也要注重相關信息的準確性和可靠性，只有這樣才能夠讓學校的人事檔案管理工作更好地服務于學校的人力資源管理。
五、人事檔案管理能夠推進學校的人力資源管理，進行人力資源科學化的預測
人事檔案管理在學校人力資源管理中的作用還體現在能夠為學校的人力資源情況提供科學化合理性的預測。人事檔案管理主要記錄了學校教職工的具體信息，學校可以根據人事檔案進行人力資源結構是否合理化的分析和研究。人事檔案能夠較為系統和較為客觀地提供相應人力資源配置方面的信息，有效地對人才需求情況進行較為合理的預測。通過人事檔案的分析，能夠較快、較合理分析學校的人才結構，找出人才空缺，制定有效的人才招聘和利用的計劃，為學校的進一步發展做出突出性的貢獻。
綜上所述，可以看出人事檔案管理在學校人力資源管理中有著突出性的作用，能夠有效推進學校的人才結構合理化，學校必須重視人事檔案管理工作，積極推進和開展人事檔案管理。
總之，人事檔案管理的科學化和合理化能夠有效推進學校人力資源的開發和利用，學校的人事檔案管理工作必須與學校的其他改革同步推進。只有將學校的人事檔案管理工作做好做精才能夠為學校的人力資源管理工作做出突出性的貢獻。本文僅結合了個人的工作實踐經驗對學校的人事檔案管理進行了簡要的分析，希望能夠引起學校后勤工作者對人事檔案管理工作的重視，讓學校的人事檔案管理工作更好地服務于人力資源管理。
參考文獻：
關鍵詞：人事制度改革 人事檔案管理 人事檔案工作 人事檔案改革 高校檔案改革
一、高等學校人事管理制度及人事檔案管理制度改革的背景
隨著我國的改革開放進程，社會的方方面面都在積極地進行著改革的嘗試，發生著顯著的變化，人事制度改革也不例外，也在積極地嘗試、探索和不斷深化。在現代社會里，人的社會屬性越來越重要，即人是從屬于社會，是社會人。在此理念下，人事制度改革就應該積極地考慮人的社會屬性，使人在社會中交流，發揮人的更大作用。高等學校人事制度改革也要充分考慮人的社會屬性，使人事檔案能夠全面、準確的反映一個人的全貌。為此高等學校檔案管理要適應改革發展的新形勢、新特點，對檔案內容進行分類管理，即可公開內容與不可公開內容。對可公開的內容進行數字化管理，可以進行宣傳、為利用者提供便捷的利用服務。尤其是對高等學校的專家、學者、教授及教師等積極進行宣傳，使社會、本校、外校及學生充分了解他們，為他們的教學、社會活動及學生在選擇導師、選擇專業上提供完整、充實、可靠、可信任的檔案信息資源。
當前高等學校的人事制度改革步伐和速度與高等學校的發展、社會對高等學校的要求、高等學校在現代社會里應發揮的作用等還有一定的距離。為了更好的發揮高等學校的功能和作用，就必須根據現代社會的發展需求進行改革，合理配置人力資源，使高等學校較好的完成為國家、社會培養人才，提升公民素質，為國家、社會及公眾服務的責任和使命。
1985年進行了教育體制改革，在教育體制改革過程中高等學校一直走在改革開放的最前沿，高等學校在改革開放過程中，改革了人事制度，給高等學校的教學和科研帶來了生機和活力，也給高等學校教師自身的發展和提高提供了機會。雖然高等學校在人事制度上進行了改革，但是，人事制度的改革，需要高等學校中其他制度的改革與之匹配及適應，其中人事檔案管理制度的改革，就是一項與人事制度改革相匹配、相適應的重要改革內容。
高等學校目前在人事檔案管理制度中，沒有充分體現檔案的利用價值，作為保密材料，檔案的查閱和利用必須是相關人員按著嚴格的人事檔案管理制度的規定，嚴格履行人事檔案管理制度中相關的借閱手續。使人事檔案的利用價值大大降低，使人事檔案管理工作嚴重滯后于時代的發展需求。限制了高等學校人才的流動、作用的發揮和人才的使用等，不利于高等學校的教學、科研及更好的服務社會的高等學校的管理理念。
要想充分發揮和利用人事檔案的使用價值和作用，就必須結合高等學校人事制度改革對高等學校的人事檔案管理制度進行改革，在新形勢下怎樣結合高等學校人事制度改革對高等學校人事檔案管理制度進行改革是本文探討的主要目的。
二、高等學校人事管理制度及人事檔案管理制度改革的內容
目前我國的高等學校是由教師、管理人員及教學輔助人員三部分構成。伴隨著我國改革開放的推進和深入，我國的各級各類單位的人事制度改革都在積極地推進，改革人事制度，作為事業單位的高等學校，因其性質和特點，一直走在事業單位人事制度改革的最前沿，到目前為止幾乎所有的高等學校都已實施了全員聘任制。從根本上打破了崗位終身制制度。對新增人員施行了“崗位招聘和聘用制度”。打破了傳統的一經高等學校錄用就終身取得國家干部身份的模式。在人事制度改革過程中，有的高等學校還采用了“老人老辦法，新人新辦法”的人事改革管理制度和聘用原則，還針對到高等學校工作的新錄用人員采用了聘用制、兼職制、人事制等多種多樣形式的人事改革管理制度。到目前為止高等學校的全體人員的工作身份發生了根本性的改變，高等學校工作人員身份多元化的局面已經形成。
在用人制度上高等學校采取了穩定教師隊伍、鼓勵合理流動、專兼職相結合、教育資源共享的原則和方針。為此，各高等學校對教師采取了積極的培養、培訓等工作，以提高教師的教學能力和專業知識水平。另外為了提高學校的教學質量和提升學校的社會知名度，多數高等學校還有選擇的向國外廣攬賢才，同時也在國內、國外的高等學校之間進行教師和科研人員的交流與合作。這樣大大的提高了高等學校教師隊伍的教學和科研能力，使高等學校能夠更好的發揮服務社會的作用。但是，高等學校目前的人事檔案管理工作還沒有與人事制度改革同步進行，對高等學校人事制度改革的推進產生了不良影響。目前在高等學校人事檔案管理過程中還出現了許多新情況，如：人檔分離的現象比較嚴重，即人在檔案不在、檔案在人不在、甚至是存在著一人多檔的現象，不僅影響著高等學校的人事檔案管理工作，也對國家的人事檔案管理制度和工作產生了嚴重的影響。
隨著國家改革開放的繼續和深化，人事、勞動、收入及分配制度的改革也在不斷的深入，現在多數高等學校都實施了崗位工資、績效工資、崗位津貼等工資分配形式和分配制度，每個人按貢獻度等因素決定工資報酬。另外，在高等學校的教師及科研隊伍中還存在著一個現象，就是“檔案工資”與實際收入不一致，人事檔案中工資的記載狀況與實際情況嚴重不符的現象普遍存在。
關鍵詞：高等院校學歷檔案檔案管理
學歷檔案是隨著學生畢業由高校轉遞至各大用人單位的，是用人單位核定工資、評定職稱的重要依據，用人單位作為學歷檔案的接收與使用方，對學歷檔案具有真實客觀的評價基礎。從用人單位看，目前從高校轉來的學歷檔案存在不少問題亟待解決，針對這些問題，站在用人單位的角度，筆者認為：一方面，有必要將關口前移，探尋根源，從行政管理和信息化建設角度找到突破性方法；另一方面，建立“學生電子檔案”并推廣至用人單位。
一、學歷檔案存在的主要問題
學歷檔案存在的主要問題有五個：
（一）學歷檔案失真
部分學歷材料失真，如：因為升學或就業的需要，對某學科成績篡改過甚至對整份成績單進行篡改；授予學位和畢業學歷等方面存在造假現象。比如，我們曾經發現沒有獲得學士學位的學生檔案中出現學位材料或把登記表中“不授予學士學位”標記中的“不”字刮掉的情況；還有的學生大專和大本的入學時間相同，大本材料造假。在職學習材料的情況更為嚴重：有些干部初始學歷為本科畢業，卻在晉升職務、申報職稱之前突然提交了其他省份高校的博士研究生學歷、學位材料……這些虛假學歷材料已不能真實反映干部本身的學歷和水平。
（二）學歷檔案短缺
一方面是學歷檔案中缺少部分必要材料，2012年中國中醫科學院廣安門醫院干部檔案自查工作中發現，有八成左右的干部檔案中缺少學生登記表，三成左右的檔案中缺少畢業生登記表和授予學位的材料；另一方面是某份檔案缺少相關要素，如缺少意見、蓋章、本人簽字和時間等。
（三）學歷檔案無序
學歷檔案的整理沒有按照相關規定進行，如：一些檔案排列無序，隨便裝在檔案袋中；一些檔案沒有規范的卷內目錄；一些檔案沒有系統的編頁。從中國中醫科學院廣安門醫院近些年來接收的應屆畢業生檔案情況看，九成以上的學生檔案未進行過規范的整理裝訂，通常是一摞沒有經過鑒別、分類、剪裁、裝訂的散材料。一些轉遞次數較多的學生檔案會出現檔案套疊的現象，即一個檔案袋套一個未開封的檔案袋和一摞散材料，未開封的檔案袋里再套另一個未開封的檔案袋和一摞散材料。
（四）檔案分裝失誤
在學歷檔案的整理中，由于粗心或者其他原因分裝錯誤，導致某份學歷檔案的材料裝在另一份中甚至導致丟失。特別是同姓同名、同音異字的兩個人的材料更容易混淆，而此種情況暴露出來時經常是該干部已經畢業若干年后，失誤已經難以彌補。
（五）人檔分離或轉遞不及時、規范
由于目前就業形式多樣，除了一些進入國家機構或事業單位的學生，還有很多學生畢業后就業單位為私企等單位，這些單位并不具有人事檔案的權限，導致人檔分離，很多學生沒有檔案意識，把學歷檔案棄之不顧，當需要檔案時發現無從查找；還有一些學生畢業后，學校沒有及時把檔案轉遞至用人單位，或者轉遞的途徑不規范，如由學生本人攜帶檔案至用人單位。
二、問題成因與根源追溯
（一）高校檔案工作的特點是主因
學生檔案存在的問題很大一部分原因是由高校檔案工作的特點決定的，歸納有五：一是擴招導致學生檔案大幅增加，相應工作量成倍增長；二是招生渠道不同及學生來源不同導致學生檔案日益復雜化；三是碩博學歷人才比例快速增加，這些人學習經歷豐富，其中不乏工作經歷，檔案流轉環節較多，形成的檔案不規范；四是在職教育渠道繁多，但是管理水平卻參差不齊，教育部門又缺乏監督指導，直接導致形成的檔案材料千差萬別；五是學生檔案具有暫時性、流動性的特點，高校檔案管理人員普遍認為保管時間較短，不必花費過多時間管理，從而導致檔案材料散落、排放無序。
（二）學生檔案管理辦法不詳盡且缺少相應的監管措施
教育部曾于2008年頒布最新的《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），但全文針對學生檔案管理的內容卻非常少，缺乏對學生類檔案工作的指導性，不詳盡、缺乏統一性的要求，使得目前各個學校的學歷材料歸檔要求不同，不齊備、手續不完善。另一方面教育部針對各學校檔案管理的落實情況監管不夠，遠未實現其制定《辦法》的既定目標。
（三）學歷證書網上查詢共享程度不夠
目前教育部在中國高等教育學生信息網網站開通了學歷證書電子注冊網上查詢，但是并未給各組織人事部門建立專門的網上信息免費共享渠道，致使學歷公開透明力度大打折扣，公眾監督與制約機制難以形成。
（四）高校檔案管理人員配備不足，素養不夠
高校檔案管理人員數量不足是較為普遍的現象，學生檔案數量龐大，進出檔頻繁，使得檔案管理工作任務繁重，現有人員數量只能完成最基本的分裝工作。素養不夠主要體現在專業知識、經驗、責任心以及對信息技術的掌握不足等方面，而這些恰恰直接影響了學生檔案的質量，從而延伸至學生檔案的有效利用方面。
三、建議與改進設想
（一）規范辦學秩序，從源頭上杜絕學歷材料造假教育部每年對具有招生資格的院校有明確的審核和公布，違規招生的單位國家均不予承認其頒發的畢業證書。在教育部徹底清理并停止不具備辦學資格的學校擅自辦學、擅自頒發學歷證書行為的同時，檔案工作人員應熟練掌握要領，學會鑒別不具備辦學資質學校頒發的畢業證書的能力。
（二）制定管理辦法，從細節上規范學歷檔案管理
教育部應制訂專門的學生檔案管理辦法，增強辦法的可操作性、指導性，各學校也應該根據本校學生檔案的特點，制定出適合本校的學歷檔案管理措施，特別要注重完善現有學歷檔案管理中的薄弱環節，使高校學歷檔案更加規范化，如：規范學歷檔案的裝訂順序、卷內目錄和編頁；完善必要的簽字、蓋章手續；材料形成時間要準確，填寫要規范等；與此同時，還應保證學歷檔案的真實性、完整性；保持轉遞渠道的暢通；確保檔案轉遞的準確、及時。
（三）通過聘用檔案專業人員和培訓、自學等措施提高高校檔案人員的專業素養
一方面，高校應盡量聘用檔案專業畢業的人員開展學歷檔案管理工作；另一方面，對現有檔案人員應定期開展職業培訓，提升其檔案素養和對新技術、新趨勢的掌握和認識；第三，檔案人員也應該不斷學習新技術，掌握新技能，使自己滿足行業發展的需要。
（四）教育部應有相應的監督機制并跟用人單位形成良好的溝通機制
首先，教育部應建立監督檢查工作組，形成監督機制，加強對高校學生檔案管理的定期監督檢查，促進并提高各高校對學歷檔案管理工作的重視程度。與此同時，教育部應跟用人單位形成良好的溝通機制，了解用人單位在接收和利用學歷檔案的過程中發現的問題，積累的相關經驗，如總結分享各種鑒別檔案材料的知識和經驗，對可疑材料，及時前往調查，守住學歷材料進入干部檔案的最后關口，杜絕假履歷、假學歷的發生，一經查實造假應嚴肅懲罰，切實維護學歷材料真實性、嚴肅性和規范性。
（五）強化電子注冊，提供并推廣網上查詢學生學歷認定
強化要求高校學歷證書電子注冊工作，根據《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定》，符合資質的各高校應將本校全日制、成人以及自考的畢業生學歷信息進行電子注冊，嚴厲打擊學歷造假行為。教育部門應與各組織人事部門之間建立溝通渠道，對符合資質的各組織人事部門提供免費注冊資格，提供網上信息查詢，推廣學歷認定查詢，整治學歷造假現象，規范教育渠道，嚴把學歷教育的出口。
（六）建立學生電子檔案并利用信息技術管理
隨著信息技術的發展和OA系統的普及，現在產生的學生檔案越來越多是電子文件形式，應該建立電子檔案，一方面有利于查閱利用，另一方面以后也不用再次數字化，可以節約人力、物力、財力。筆者認為建立學生電子檔案應注意幾個問題：
1.規范工作，關注細節
在建立學生電子檔案時工作人員應善于運用信息技術的優勢，從細節處強化高校學生檔案管理工作的規范化。檔案原始材料的產生、收集、篩選、整理、存儲等環節如有一個細節出現問題都可能影響檔案，使學生利益受損。電子檔案的建立，并不是摒棄學生的紙質檔案，而是把紙質檔案作為原始材料，作為對電子檔案的補充和備份，若對電子檔案的信息有異議，還可查閱紙質檔案，并作為最后的依據。
2.高校學生電子檔案的保管維護
學生電子檔案作為一種電子數據除了需要注意物理安全性外，還要注意設置檔案的只讀性，即維護檔案數據的原始性、真實性和完整性，避免發生人為誤操作或不必要的重復勞動。同時還應注意進行定期檢測和異地備份、更換密碼等措施以保證檔案的可讀性和安全性。
3.高校學生電子檔案的傳遞
檔案傳遞的形式采用郵寄紙質檔案的同時將電子檔案封裝打包發送至用人單位，實現電子檔案功能的延伸，如果由教育部門牽頭開發高校電子檔案系統平臺的話，不僅各高校統一使用，而且延伸至各機關企事業單位，實現統一的數據接口，實現高校與用人單位之間報送、接收電子個人檔案的無縫鏈接。
綜上所述，學歷檔案在人才晉升提拔勞資方面發揮著非常重要的作用，只有加強多部門協作，開發利用高科技手段，才能更加地充分發揮各類學歷教育的根本作用，提高全民素質，實現強國之路。
參考文獻：
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[2]教育部.等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定[S].教學〔2001〕4號.
關鍵詞： 學校檔案 科學發展觀 以人為本
科學發展觀是指導我國各項事業發展的思想原則，同樣，也是指導學校檔案事業發展的思想原則。科學發展觀的核心是“以人為本”，學校檔案事業科學發展的核心也同樣是“以人為本”。“以人為本”在學校檔案事業發展中核心作用具體表現在思想指導、基本動力、工作方法、檢驗標準等方面。
1.“以人為本”對學校檔案事業的發展具有指導思想的作用
任何事業的發展都離不開指導思想，我國學校檔案事業的發展也不能沒有指導思想。我國學校檔案事業發展的指導思想與某一歷史階段的政治、經濟、文化等社會環境密切相關的，受教育事業和檔案事業發展指導思想的直接影響。學校檔案事業發展的指導思想要解決的是為什么要發展，為誰發展和怎樣發展學校檔案事業的問題。
把“以人為本”為核心的科學發展觀作為學校檔案事業發展的指導思想也是學校檔案事業進一步發展的內在需要。“以人為本”為核心的科學發展觀其科學性不僅是理論的創造，而且對我國各項事業包括學校檔案事業的指導作用已被實踐所證實，樹立和落實“以人為本”為核心的科學發展觀是學校檔案事業進一步發展的內在需要。抓住“以人為本”的核心，就是抓住科學發展觀的精髓，堅持以人為本就是堅持科學發展觀。就學校檔案事業而言，“以人為本”首先是指與學校檔案事業發展密切相關的學校檔案形成者、學校檔案工作者、學校檔案利用者等，其次包括與學校檔案事業發展有間接關系的人。“以人為本”就是切實推進學校檔案工作開拓創新，為廣大人民群眾的根本大法利益服務，為人的全面發展服務。
2.“以人為本”對學校檔案事業的發展具有基本動力作用
當前，我國學校檔案事業的發展中存在著許多非人性化、與“以人為本”要求有一段距離的問題。比如說，學校檔案的利用限制與利用者的知情權保護問題，學校檔案的開發、開放與當事人的隱私權保護問題，學校檔案整理方法繁瑣和減輕檔案人員負擔過重的問題等都需要盡快加以解決。而在這些具體問題的解決中，“以人為本”應作為一種工作的境界，一種努力的目標去實現。合理的目標能夠激發人的創新思維，能夠產生工作的巨大動力。“以人為本”這一目標是符合廣大人民群眾根本利益的，它要求我們對學校檔案事業發展中不符合人本要求、不利于人的全面發展的地方進行合理改革，在服務學校教育事業中心工作的同時，提升學校檔案事業的整體水平，使之順應歷史的潮流，保證學校檔案事業與學校整體教育事業的協調發展，最終保障人民群眾的利益，有利于人的全面發展。從這個方面講，“以人為本”對學校檔案事業的發展具有目標動力作用。
學校檔案事業自身要獲得發展也必須堅持“以人為本”。在處理“有為與有位”、“思路與出路”這類問題時，這種內在需要就容易轉化為內在力量，就會將目標問題內化，自發地尋找自身存在的不符合“以人為本”的現象，主動解決不符合“以人為本”的問題。對學校檔案形成者的尊重和理解是“以人為本”的體現，可以激發他們歸檔的熱情，可以從文件的源頭上方便地規范檔案的形成過程，有效地從前端控制學校檔案形成的質量和數量。對學校檔案工作者的人文關懷是對他們工作的支持、勞動的尊重，可以激發他們創造性地開展工作，直接提高學校檔案管理水平。對學校檔案利用者的尊重和關心，處處為他們著想，不僅可以直接發揮學校的檔案作用，而且可以把潛在的檔案信息需求向現實的檔案信息需求轉化，最大限度地實現學校檔案信息的價值。而對學校檔案捐贈者的尊重，則肯定有利于獲取珍貴檔案，豐富學校檔案的館藏。從這個方面講，“以人為本”對學校檔案事業的發展又具有內驅動力作用。
3.“以人為本”對學校檔案事業的發展具有工作方法作用
“以人為本”對學校檔案事業發展而言，不只是指導思想、基本動力，還是一種實實在在的工作方法。這因為再好的指導思想也要靠相應的工作方法去實施和體現，否則就有存在“說”與“做”不一致的現象。所以，將“以人為本”為核心的指導思想與“以人為本”的具體工作方法統一起來是解決在學校檔案工作的實踐中遇到許多具體的問題的有效途徑。“以人為本”的工作方法不是空洞的口號，不是貼在墻上的擺設，它需要我們結合自身實際，在學校檔案工作的細節之處創造性地實施。比如說，一項學校檔案管理法規的制定與頒布執行，有關教育行政主管部門不能是簡單地委托起草、領導簽發、蓋印下發的問題，要考慮到各所學校檔案工作的實際情況和學校檔案人員執行難度，必須經過與廣泛地調研和征求意見，多次修訂完善后方可下發，并要告知解釋部門和聯系方式。這其實就是一種“以人為本”的工作方法。
雖然在過去的學校檔案事業發展中，我們并沒有明確地提出“以人為本”的要求，但是這并非說我們過去就沒有“以人為本”的工作方法。我國學校檔案事業發展到今天，所取得的成績特別是高校檔案事業所取得的成績是有目共睹的，很大程度上是自覺貫徹落實“以人為本”的結果。事實上，在學校檔案事業發展的實踐中，我們已經摸索出許多“以人為本”的方法。高校檔案館（室）在其利用工作環節中“以人為本”的方法是比較令人滿意的。例如，某些高校檔案館在門廳里設置咨詢臺，供應茶水和一次性紙杯，將檔案館指南和查檔流程圖公布在門廳的墻上，為前來利用檔案的利用者提供檔案咨詢和查檔輔導。這就是從大多數利用者不熟悉學校檔案館的情況考慮的，此舉有助于利用者少跑冤枉路，節省檔案查閱時間，也贏得了利用者的稱贊。再如，有些高校檔案館則實行了首問負責制，即第一次接受檔案利用者咨詢的檔案人員需要全程跟蹤本次檔案利用，直到利用者查完相關檔案為止。而另有些高校的檔案館則得用館藏檔案，主動承辦校史展覽館或者校史博物館的建設任務，并將它建設成為愛國主義教育基地，在學校素質教育中發揮了巨大作用，這就是在為人的全面發展服務，就是高校檔案事業“以人為本”工作方法的體現。在這樣的基礎上，明確將“以人為本”作為學校檔案事業發展中工作方法的需求，便于我們梳理、繼承學校檔案事業發展中已有的“以人為本”的工作方法，以及提出新的遵循學校檔案事業發展規律的“以人為本”的工作方法。如何在學校檔案事業發展中，全面推行“以人為本”的工作方法，并形成一定的體系，值得我們進一步地去研究和探索。
4.“以人為本”對學校檔案事業的發展具有檢驗標準作用
【關鍵詞】教育；檔案；素質
中小學檔案是學校活動的直接記錄，是學校科學研究、教學評價、教師晉升、教代會、學代會、畢業生報考等教學活動直接的信息資料來源。隨著改革開放和社會主義市場經濟的不斷深入，中小學檔案管理已成為學校建設工作中的重要內容。作為中小學檔案管理人員，面對新的形勢，必須站在時代的前沿。針對新形勢下學校檔案管理工作的特點，應該不斷的探討新的管理模式和工作方法，以適應形勢發展的需要。所以全面提高檔案管理人員的素質，不僅是新形勢下中小學發展的客觀要求，也是中小學檔案管理隊伍自身建設的內在要求。
1.新時期中小學檔案管理人員素質現狀
檔案是一種重要的文化信息資源，檔案人員是儲備知識、傳播信息、連接應用的橋梁。但是目前有相當一部分中小學檔案人員還跟不上時代的步伐，還缺乏必要的素質和開發檔案信息的能力。這主要表現在以下三個方面：
1.1業務素質不高
（1）專業技術人員偏少。中小學專職檔案員中具有專業技術職務的人數占總人數的比例還是偏低，社會的發展對檔案工作的專業文化程度提出了更高的要求，專業技術人員占有極其微弱的比例，是目前檔案工作急需解決的問題。
（2）檔案專業人員貧乏。幾年來，中小學檔案專業人員隊伍和文化水平雖普遍有所增加和提高，但檔案專業人員卻極其貧乏，包括檔案專業職業高中畢業生在內，畢業于檔案專業學校的寥寥無幾。
（3）復合型的檔案管理人才嚴重缺乏，極大地影響了學校檔案的信息開發和編研工作。
1.2思維調整速度不快
由于知識和信息的大量產生和社會對信息和知識的大量需求，使檔案部門傳統的檔案管理理念受到強烈的沖擊，對檔案人員的管理水平更是一個挑戰。然而，由于檔案隊伍存在著專業知識老化，信息開發形式陳舊等問題，影響了檔案信息開發的力度和深度。具體表現在：一是信息開發單一，僅局限于開發檢索性、介紹性、匯編性的內部檔案參考材料，缺少系統性、綜合性、專題性的檔案信息開發材料，從而無法適應經濟發展的需要；二是開發方式落后，表現為從開發檔案信息的選題到手段仍十分原始和公式化，沒有更好地廣泛利用計算機等現代化技術，開發帶有通用性、可轉換性的檔案信息，從而無法滿足利用者對檔案信息的需求；三是編研選題的封閉性，從編研選題到信息開發的內容缺乏現實針對性，缺少對利用者的吸引力。
1.3現代化技術運用能力不強
一是掌握計算機操作技能欠佳，常常出現“望機興嘆”或上機不能得心應手的情況，影響了信息快速傳播的效果。
二是對信息化的設備功能了解掌握不全。計算機管理檔案具有快速檢索、自動分類組合和多樣化展示等功能，但由于檔案人員大多對計算機應用知之不多，故無法使用這些信息設備的功能，對其僅僅停留在一些簡單的操作階段，從而也就無法展示檔案的魅力。
三是接受信息能力手段落后。信息時代是跨國數據的交流時代，檔案人員要想更好地開發信息，就必須廣征博采地接受信息，就必須具備良好的英語水平和網絡運用技能。否則在國際互聯網上將步履維艱，而目前中小學檔案隊伍恰恰缺乏這方面的人才。
2.中小學檔案人員素質的基本要求
面對新形勢，中小學檔案工作者必須具備以下的基本素質：
2.1中小學檔案專業工作人員的政治素質
中小學檔案專業工作人員必須具備社會上各類專業工作人員所應共同具備的基本政治素質，即堅持四項基本原則，熱愛黨，熱愛社會主義，熱愛祖國和人民，堅決執行黨和國家的各項法律和各項方針政策，講道德，守紀律，不為名，不為利，不計較個人利益，有獻身精神。由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，因此，檔案專業工作人員尤應具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質。同時，檔案工作的服務性特點，還特別要求檔案專業工作人員具有良好的為人民服務的精神。
2.2中小學檔案專業工作人員的專業素質
中小學檔案專業工作人員應該安心本職工作，熱愛檔案事業，有較強的事業心，懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉自己所從事的業務工作；能把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其它專業知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業務工作。
2.3中小學檔案專業工作人員的知識素質
扎實的知識功底和熟練的業務技能。檔案工作是事務性工作與知識密集性工作的聚合體，只有培養出扎實的知識功底，才能對工作得心應手。中小學檔案人員的知識素質包括全面的檔案基礎理論知識，科學技術知識、經濟學、法學、檔案保護技術學、文獻編纂學、歷史學、地理學、文書學、邏輯學、自動化管理、專門檔案管理、寫作等專業知識、外語功底和由此拓展的諸如行政管理、公共關系、財務管理、基建管理、企業管理等管理技能。只有掌握具備了相關的專業知識，才能更好地從事檔案工作。為了吸收先進國家的檔案工作經驗、技術與方法，有條件的檔案專業工作者還應掌握外國語言知識。
2.4中小學檔案專業人員應具用現代化手段素質
近幾年，由于現代信息技術在學校檔案工作中的廣泛應用，計算機已成為檔案管理自動化工作非常重要的工具，它替代了傳統的手工操作。因此，未來檔案部門提供給利用者的不再只是紙質檔案，而是大量的電子文檔。檔案管理人員不再整天忙于收集、整理、進庫取卷等繁瑣低效的工作之中，而是負責將豐富的檔案信息予以數字化，并通過專用網絡向社會傳播檔案信息，使檔案成為重要的信息資源。掌握計算機相關知識，能促進檔案人員對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制與管理。能迅速有效地收集信息，完整安全地保護信息、及時準確地提供信息、最大程度地運用信息，使利用者在短時間內跨地域、跨時間、跨學科、跨內容地尋找到所需的信息。
3.提高中小學檔案工作者職業素質的有效途徑
在新形勢下，為適應檔案事業的需要，做好檔案工作，必須加強檔案隊伍建設，提高中小學檔案管理人員的整體素質。
3.1強化檔案意識，提高職業信息素養
隨著信息技術和信息手段的不斷發展，文件檔案信息的產生數量驚人，有的也是稍縱即逝的。檔案工作者如果缺乏強烈的信息意識，將很難確保檔案信息的完整收集。
檔案產生于人類社會的各項實踐活動。其涉及面非常之廣，因此檔案工作者的信息意識應建立在寬厚的知識背景的基礎上，只有不斷擴展自己的知識領域，掌握扎實的基礎業務知識，才能使檔案信息收集變得輕松，并具備更多的信息收集途徑。
檔案信息能否順利進入社會信息交流系統并實現服務于一定的社會目標，關鍵在于檔案信息質量以及檔案信息服務質量。而這有賴于建立一支高素質檔案信息隊伍。這是做好檔案工作，促進檔案事業發展的根本。這就要不斷提高其工作人員自身的政治素質、理論水平和駕馭檔案工作發展趨勢的能力以及檔案干部隊伍的整體素質，從檔案意識的提高入手，增強責任感，為檔案信息化的建設創造良好的條件。
3.2學習相關知識，提高業務能力
學校檔案工作者除了掌握歸檔的基本知識外，還要學習了解一些文秘、歷史學、目錄學、社科情報、計算機等相關的學科知識，鍛煉提高以下幾個方面的能力：
一是積極主動的協調能力。在實際工作中，中小學檔案人員協調能力的發揮常常與檔案的齊全完整聯系在一起。檔案管理人員為了切實做好檔案工作，不可避免地要和有關部門和有關人員打交道。如何得到各方面的支持，加強溝通聯絡，除靠有關規章制度外，更主要的是靠檔案工作者自身協調能力的發揮，通過工作達到各部門檔案管理的協調統一。
二是組織文字材料的寫作能力。中小學檔案人員直接與文字打交道，要有較高文字概括能力和較強的文字書寫能力。有了一定的文字修養水平，才能勝任檔案工作，才能將零散的文件材料編纂成黨政管理，教學活動，科研生產等活動中需要的信息材料，直接為學校各項工作服務。
三是應用現代化手段的管理能力。近幾年，由于現代信息技術在學校檔案工作中的廣泛應用，計算機已成為中小學檔案管理工作非常重要的工具。因此，以后檔案部門提供給利用者的不再只是紙質檔案，而且有大量的電子文檔。
檔案管理人員不再只是忙于收集、整理紙介檔案資料，而且同時還要負責將豐富的檔案信息予以數字化，并通過專用網絡向社會傳播檔案信息，使檔案成為重要的信息資源。
掌握計算機相關知識，能促進檔案人員對檔案信息進行電子化、數字化控制與管理，迅速有效地收集信息，完整安全地保護信息，及時準確地提供信息，最大程度地運用信息。
3.3建立中小學檔案工作者終身學習制度
關鍵詞：高等職業院校 人事檔案 檔案管理
高校人事檔案管理是高效發展的重要部分，高等職業院校主要以培養技能性人才為辦學宗旨，以加強內涵建設，深化校企合作、產學結合為人才培養模式，在這個過程實施中，師資隊伍建設是很重要的一部分。人事檔案管理作為人事工作中的一部分，在整個師資隊伍建設中充當著最基礎的信息源頭作用。但是，在我國，高等職業院校的人事檔案管理工作水平參差不齊，管理模式規范不一，下面我就高等職業院校關于人事檔案管理工作的有效性機制談幾點自己的建議。
一、關于人事檔案管理工作
人事檔案是人力資源信息的重要載體,是記載教職工個人學習、工作和生活等經歷的相關情況的原始記錄。它準確、真實地呈現了高校教職工德、才、能、績各方面的表現,能反映出他們的工作表現、獎懲情況、行為軌跡、家庭歷史背景和經歷的各種重大信息。因此,人事檔案管理工作的好壞優劣,直接影響著人才選拔、任用、職稱評審等,關系到學校教學水平的提高和科研層次的提升,制約著高校的人才培養的質量水平和長遠發展戰略的實施。人事檔案管理工作,雖然內容比較復雜,但總體來說,主要是指人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞與利用等環節。在工作對象上,它既要與紙質材料打交道,又要服務于教職工；在工作屬性上,它既有主動性,要從學校各個部門收集原始材料,又有被動性,要服務于學校發展和教職工的各方面的需要;在工作要求上,它既有傳統性的一面,大部分時間要按照《中華人民共和國檔案法》的要求和基本流程做好文檔的收集、歸類和利用,工作枯燥、單一。又要不斷學習、與時俱進,引入現代化的管理。
二、目前高等職業院校人事檔案管理工作有效性機制分析
1.學校應重視人事檔案工作。
高等職業院校的人事檔案工作往往不能引起學校的重視，這使得人事檔案工作人員工作沒有動力和積極性，平時所做的工作也只是應付一下上級部門的檢查。要么是學校在人員配置上不科學，導致沒有更多的人力資源投入到人事檔案管理工作中去。學校在招生的同時也在引進新的師資隊伍，這些新來的教職工檔案的管理也是一項龐大的工作，怎樣把這些檔案按照最新標準進行整理、管理，這就要求學校需要更多的檔案管理工作人員投入到此項工作中來，但是由于很多學校領導沒有顧及人事檔案管理工作的重要性，所以檔案管理工作人員總的來說比較缺少。特別是專業的檔案管理人員，即使有些學校設置專職的人事檔案管理人員，也是缺乏一定的專業知識，往往沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓。長期這樣，這種躲在角落里工作，始終只能處于一種默默無聞的應付上級部門的檢查的工作狀態。
2.配備專業的人事檔案工作人員。
部分高等職業院校因對人事檔案工作重視程度不夠，在人員配備上更是能少則少，能兼任就兼任，導致人事檔案管理機構人員配備不足，或者沒有專業的工作人員，工作人員缺乏檔案管理的專業知識，不能清楚的了解自己的工作職責，認為檔案管理就是簡單保管、整理好全校教職工的檔案。甚至有些學校配備的人事檔案管理人員要么是臨近退休的教職工，要么是其他部門的教職工兼任此項工作，導致人事檔案工作人員的工作中心不在此，而是在其他工作上。人員配備的不專業化是導致各高等職業院校人事檔案工作不規范，沒起色的一個重要原因。因此，在人事檔案工作人員配備上，我認為應該根據學校人事檔案管理的實際情況，配備充足的工作人員，在工作人員的考核上應該是具有檔案管理專業背景的。另外，在平時的工作中加強人事檔案工作的業務能力提高，安排專業知識的培訓，隨時補充和更新人事檔案專業知識和其他知識，以便更加熟悉了解人事檔案的重要性、歸檔要求、人事檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務，專業填寫相關材料，及時補充進檔材料，規范用紙規格和書寫工具，熟悉裝訂順序等專業知識。
3.完善人事檔案管理的制度。
高等職業他院校的人事檔案種類繁多，內容容量大，傳統的檔案管理方式已經不能適應目前信息化為主流的工作形態，因此，在檔案管理方面，也應與時俱進的引進信息化技術，這樣促使人事檔案工作便捷性、及時性，也可以增強干部人事檔案工作的保密性和安全性，使得人事檔案管理工作變更加高效運行。高等職業院校在這方面和其他本科院校比較，還是存在一定的差距，尤其是在信息化技術管理方面，大部分學校都還沒有建立建立健全此項制度，大多數是采取的手工制作目錄，紙質存檔保留的這種紙質化管理模式。為此，我認為高等職業院校應重視此項工作對整個師資隊伍建設的重要意義，積極引進先進的信息化技術來管理教職工的人事檔案，使得高等職業院校的人事檔案能夠通過信息化系統進行人事信息的查詢和檢索，從而提高人事檔案管理工作的便捷性和高校性，促進此項工作順應信息化時代的發展。
4.營造良好人事檔案管理工作氛圍。
學校應加強人事檔案工作的宣傳力度，增強教職工的檔案意識，這是做好人事檔案工作的基本前提和基本保障。人事檔案管理機構應編寫一些宣傳手冊，這宣傳手冊要通俗易懂的把檔案的基本知識編寫進去，分發給各個部門及教職工，讓大家通過這樣的方式了解人事檔案工作的基本流程和基本要求，提高大家對人事檔案工作的認識，形成一個全員管理人事檔案的工作氛圍，促使每個教職工參與到檔案管理工作中來，自覺的收集材料，規范的填寫材料，適時的歸檔材料，文明查閱材料。也可以通過建立人事檔案管理網站，通過網站及時對人事檔案管理的相關知識進行普及和宣傳，以確保干部人事檔案管理工作具有一個穩定發展的良好氛圍。
參考文獻：
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大數據源于信息技術革命。隨著近年來互聯網和信息行業的快速發展，大數據成為繼物聯網、云計算之后信息技術行業又一大顛覆性的技術革命，對許多組織的管理方式方法帶來了新的發展機遇，同時也帶來了很多挑戰。2011年5月，全球著名的管理咨詢公司麥肯錫咨詢公司了名為《大數據：創新、競爭和生產力的下一個前沿領域》的研究報告，報告指出，分析“大數據”將成為競爭的關鍵。如果再輔以正確的政策和有利條件，“大數據”將引發新一輪的生產力增長與創新。麥肯錫研究報告的內容促進了美國在“大數據”方面開展一系列實際行動。2012年3月22日，美國總統奧巴馬宣布啟動“大數據研究與發展計劃”，在研發計劃中，美國政府并投資2億美元來促進這個計劃的實施，把對大數據的研究上升為美國國家戰略部署總體藍圖，其重要性不言而喻。那么，什么是大數據？目前，學術界對于大數據并沒有給出一個統一的定義。有定義認為，大數據是指利用常用軟件工具來獲取、管理和處理數據所耗時間超過可容忍時間的數據集。也有研究認為，大數據技術定義作為新一代的技術架構設計，通過使用高速捕獲、發現和分析手段從海量數據中獲取價值。我國數據信息權威李國杰院士則認為“大數據是指在可容忍的時間內無法用傳統IT技術和軟硬件工具對其進行感知、獲取、管理、處理和服務的數據集合。”雖然目前對于大數據沒有絕對統一的標準定義，但是，大數據自身卻具有一些共性特征。目前，學術界比較統一的認識是大數據具有四個基本特征：第一，數據量大。這是指數據在量的方面的累計，也是大數據的核心特征。數據量大的主要原因是互聯網的普及，通過互聯網，人們在獲得信息的同時，也產生了大量的信息。第二，數據種類多。這指的是數據本身的外在表現形式。傳統的數據類型簡單，普遍使用表格形式、文本和字段加以呈現并進行數據處理。隨著互聯網的快速發展，除了普通的表格形式、文本等形式外，還有微博、視頻、圖片、二維碼等形式的大量的半結構化與非結構化數據。面對龐大的數據量，人們也能很快在互聯網上獲得自己需要的信息。第三，價值密度低。指的是大數據時代的數據因為數據基數大，較以前的少量數據而言，數據的價值與數據的總量呈反比例關系。換言之，分母大，分子小，因而得到的價值小。這是它的基本屬性。因此如何從大量的數據中搜索出實用的數據是需要研究的重點。隨著信息數據的無限增值，信息數據的價值密度反而趨小。第四，處理速度快。指的是大數據時代的數據處理效率。這是它的重要特性。隨著數據量越來越多，數據信息傳播速度加快，必然要求數據的處理速度也越來越快，否則大量的數據根本無法得到有效處理，從而引發數據處理技術創新。從以上特征可以發現，大數據的本質并非表面的“大容量”，其概念內涵是“大價值”。因此，大數據技術的真正內涵是，它不在于掌握龐大的數據信息，而在于對這些含有不同價值和意義的海量數據進行挖掘、專業化處理和運用，才是標志著大數據時代的到來。
二、大數據時代高校人事檔案管理面臨的挑戰
我國高校人事檔案傳統的管理模式是收集、管理、利用三環節。但是，隨著我國人事管理制度的不斷深化，加上大數據時代的出現，對高校傳統的人事檔案管理工作提出了更高的要求和挑戰。
1.高校人事檔案信息資源收集的挑戰。當前，我國高校人事檔案管理主要包括三個方面：第一是在編教職員工的檔案。這是高校人事檔案的主體部分；第二是已經退休人員的檔案。第三是離職人員未提走的檔案。由于高校教師學歷比較高，因此流動性也較為頻繁。很多教師離開學校去另外一家單位工作后，由于種種原因，檔案還沒有轉走而仍然留在學校的。從學院學科發展情況來看，高校人事檔案管理更是錯綜復雜。如果按照學科門類進行人事檔案管理的話，那么需要歸檔的人事檔案數據龐大且形式多樣。而且，這些檔案大都是紙質檔案，檔案管理信息化程度較低。因此，面對大數據時代，如何有效收集高校人事檔案信息，實現高校人事檔案從紙質檔案管理到檔案數字信息化管理，是高校人事檔案信息資源收集面臨的挑戰。
2.高校人事檔案管理業務的挑戰。在傳統的高校人事檔案管理方式下，“收”是各學院和處室向人事管理部門或者檔案管理部門移交部門職工的工作信息，或者由教職工本人向檔案管理部門或者人事管理部門提供工作檔案信息。“管”的意思主要是手工管理。當前，我國高校人事檔案管理還是傳統管理模式，教職工人事檔案管理都是通過手工翻閱查詢教職工的檔案信息，由于紙質人事檔案的保存時間有一定的局限性，人事檔案的查閱次數越多，那么人事檔案的破損率就越高，因此，在大數據時代，如何對高校人事檔案實現數字化管理，以電腦信息化管理程序代替傳統的手工勞動，采用云平臺存儲、計算和分析高校人事檔案，使得紛繁復雜的高校教師人事檔案管理程序化和規律化，這對當前高校人事檔案管理提出了挑戰。
3.高校人事檔案服務人事管理的挑戰。在我國高校，傳統的人事檔案管理缺乏開發和服務理念，管理設備和技術比較陳舊，管理權限歸屬部門不統一，傳統的人事檔案管理以紙質文檔管理為主，要查找教師的檔案信息，必須去保管檔案的部門申請查找，程序還比較負責，使得高校教師的人事檔案整年處于被動利用狀態。這些情況影響了高校人事檔案管理的規范化和合理利用。然而，高校人事檔案的主要作用是對人事檔案建立數據庫，通過高校人事管理人員對人事檔案數據進行聚類、分類、相關性分析，找到數據之間的關系，將原來沉淀在庫的“死檔案”變成高校人事管理的“活信息”，為學校高層進行人事決策提供參考，從而提高檔案價值。
三、大數據時代高校人事檔案管理創新策略
從高校傳統的紙質人事檔案管理到人事檔案數字信息化管理，檔案信息資源呈指數型增長，用現有的檔案信息化手段、工具難以滿足大數據時代的檔案信息資源管理。這就需要充分研究當前高校人事檔案管理工作現狀，改革創新管理模式，利用大數據的優勢將其管理走向數據化和信息化，才能有效發揮高校人事檔案服務教學、科研和社會服務的功能。
1.樹立“大數據”的人事檔案管理理念，實現數據資源有效融合。高校人事檔案是高校人才信息的基礎，全面記載了教職工的自然狀況、政治思想、職務職稱、業績成果、專業特長等基本信息。隨著大數據技術的發展，對于高校人事管理工作者來說，需要更新傳統的人事檔案管理觀念，樹立敏銳的數據信息管理意識，將大數據中的教職工信息與現實中的具體的人有效結合起來，通過調動教職工數據信息，能夠結合現實中的教學、科研等具體工作，進行資源分配。舉例來說，如果需要針對全校學生開出一門管理倫理學課程，在確定哪位教師最適合上這門課的時候，可以通過人事檔案管理數據，進行信息搜索，將具有管理學和倫理學學科背景的教師全部找出來，接下來一個一個進行分析，最后通過面談，確定合適的任課教師人選。由此看來，需要對這些人事檔案的基本信息進行數字化管理，以便為高校人力資源管理提供有效的科學依據。
2.構建大數據管理平臺，實現高校人事檔案管理可視化。數據開放和數據標準是數據資源融合的基礎和關鍵。對于高校人事檔案管理部門來說，將不同部門、不同院系的教職工個人信息在學校層面上運行，就需要構建一個多中心多層級的學校數據平臺，分別存放各個學院、系部、處室等數據主體和學校外部各個行業領域的數據。在這個學校層面的數據平臺上，通過對學校的人事檔案數據進行采集、整合、共享及利用后，能夠通過當今的高科技數據處理技術將教職工人事檔案信息實現可視化。例如，學校教師中教授、副教授、博士的比例，通過數據圖一目了然。與外校同等層次的高校相比，學校學科發展的優勢和弱勢，通過數據分析對比形成圖形，對比效果簡單明了。這就是大數據技術的優勢。而且，在大數據管理平臺上，有利于將學校科研處、教務處、人事處關于教職工的人事檔案信息進行有效整合，教職工的所有信息都在學校這個大平臺上拉通，有利于人文社科、理工科院系發展進行不同層次的比較，使得整個學校發展情況實現可視化。
關鍵詞： 人事檔案 管理工作 思考與建議
一、引言
隨著社會水平、科學技術、信息技術等方面的快速發展，學校的管理水平也在發生非常大的變化，而人事檔案管理作為其中的重要一員，當然也不能落后，制約學校的管理建設水平，不能保障學校的權益不被損害。為了實現學校管理建設的快速增長，我們需要逐步實現人事檔案管理的信息化、數字化、網絡化與自動化等，讓檔案管理進行一體化發展，同時實現檔案材料的歸檔、存放、保存、備份等，不能把人事檔案管理分開討論。為此，我們需要構建完善的人事檔案管理機構，對檔案進行安全存放、合理歸檔。
二、新時期人事檔案管理的簡單敘述
人事管理是學校教職工信息的重要載體，全面記載教職工的基本情況，反映他們的個人經歷、能力和德才綜合表現，是學校全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。隨著社會各方面的快速發展，人事檔案管理不斷向信息化、數字化、網絡化、自動化發展。
三、新時期人事檔案管理的重要作用
隨著社會水平、科學技術、信息技術、管理建設、人才資源等方面的快速發展，企業的管理水平也在發生非常大的變化，以期適應逐步發展的社會的腳步，為企業的發展注入信息化的資源，為企業的人力資源保存提供最原始的記錄。企業檔案管理在企業管理建設中占據非常重要的地位，為了加快企業管理的發展腳步，我們需要漸漸地加強對企業的人力資源檔案管理，促進其不斷壯大，從而共同為企業的發展壯大而保駕護航。
四、研究與分析人事檔案管理的優化方法
1.把人事檔案進行收集和歸檔，便于統一管理。
學校檔案管理人員對檔案進行保存的時候，需要對學校的人事檔案材料進行收集和歸檔，對于不同類別、不同性質、不同價值、不同意義的檔案材料，需要采取不同的歸檔、存放方式，使用不同的檔案管理箱對他們進行分類管理，為以后的檔案利用、安全的人力資源作保障，便于統一管理，進而保障學校的權益。
2.對人事檔案需要采取備份管理，以備不時之需。
對人事檔案需要采取備份管理，針對紙質檔案材料容易老化、破損、潮濕、變質等特點及電子信息檔案的易丟失、易被人竊取、一時的疏忽大意可能使得信息材料全無等特征，需要隨時準備兩手歸檔管理，一份做保存，一份供平時使用，以這樣的方式進行檔案管理，可以有效減少資源的損耗、丟失。
3.對人事檔案需要進行不定時檢查，對人力資源循環了解。
對于歸檔、存放的人事檔案資源，需要檔案管理人員對學校的人事檔案進行不定時檢查，以確保檔案資源的安全儲存，人力資源信息的完好無損，沒有出現破損、老化、文字的腐化缺失、霉變，確保電子信息檔案文件的存根、備份、原始材料安然無恙，沒有丟失一些有價值的人力資源材料等，做到對人力資源的循環了解、調查，保證檔案管理的安全，盡量保護學校的人力檔案資源完整而沒有外泄，以免引發一些損害學校利益的事情。
4.對人事檔案進行定期地修復完善，以期構建一個完善的人力資源體系。
對人事檔案需要進行定期修復完善，為其正常的工作進行做準備，特別需要注意的是：對于紙質檔案材料的管理需要注意其腐爛、潮濕等，因此對于這類型的檔案保存，需要檔案管理人員不定期地對其進行檢查、查看；對電子信息技術的檔案材料，需要及時地保留、存根、備份、信息檢查，確保檔案的健康、安全存放，盡量把檔案信息資源的損失降低到最小，以期構建一個完善的人力資源檔案管理體系。
5.對于不同類別的人事檔案，需要分門別類進行安全存放。
學校在發展過程中，需要分門別類，將不同載體的、不同類別的、不同材質的檔案材料進行不同的歸檔、安全存放。需要特別注意其中有特別意義的、特別珍貴的、對學校有重大價值的檔案，進行特別保護。一定要嚴格地保存完整，并保證時間的持續性，否則一旦資料丟失，處理起來就會相當麻煩。在此過程中，還需要逐步地建立較完善的檔案資料庫，從而對檔案信息資源進行分別存放，以期對各行各業的信息資源進行分類管理，便于工作需要資源的時候順手拿出來，使得學校的資料管理方面更加健全、完善、穩定。
6.對于一些特別珍貴的人事檔案，需要進行特別的保護與儲存。
學校在對檔案進行管理的時候，需要特別注意其中有特別意義的、特別珍貴的、對學校有重大價值和意義的檔案，并對這些特別的檔案材料，需要進行特別保護，專門設置一個特別的檔案管理中心，對他們實行重點保護與儲存，以防在需要資料的時候，翻遍所有資料庫都找不到需要的資料。那樣的話，既浪費了不必要的時間，又浪費了人力資源，更不能達到預期效果，得不償失。
五、結語
在學校的發展過程中，人力資源的發展對其起著非常重要的作用，為了保護人力資源安全、不外泄，我們需要對人事檔案進行管理，對檔案實行歸檔、存根、備份等，運用多形式的檔案管理安全保存方法，以此對人力資源檔案資源進行保護，為學校的發展提供完整的、準確的第一手人力材料資源，從而確保學校的正常開展而不被影響。
參考文獻：