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隨著我國經濟水平和科學技術的不斷發展，越來越多高職院校采用會計電算化的方式進行日常工作，會計檔案的內涵和外延都產生了深刻的變化，而新的會計檔案形式仍然沒有規范的管理方法和處理措施，這是促成高職院校會計檔案管理混亂的原因之一。而我國現階段高職院校多數由中專學校升格合并，多校合并時沒有對需要銷毀的會計檔案進行清理，也極易造成管理不當的現象。
會計核算專業資料具體包括會計憑證類、會計賬簿類、財務會計報告類和其他類會計核算資料，而這四大類資料就構成了會計檔案的全部范圍。眾所周知，會計檔案不僅僅是會計活動的產物，同時也是記錄和反映經濟業務的重要史料與證據。所以，保管好會計檔案可以方便在必要的時候進行查閱和審計。而在高職院校當中的會計檔案有以下幾類：
會計憑證：是一種記錄經濟業務和明確經濟責任，并且按一定格式編制的據以登記會計賬簿的書面證明。會計憑證分為原始憑證和記賬憑證。原始憑證是在經濟業務最初發生時就馬上填寫的書面證明，包括如飛機票、火車票等外來原始憑證或借款單、工資發放明細表等自制原始憑證。而記賬憑證則是以原始憑證為依據，作為記入賬簿內各個分類賬戶的書面證明，如收款憑證、付款憑證、轉賬憑證等。
會計賬簿：會計賬簿具有一定格式并且由相互聯系賬頁所組成，是通過序時、分類等方式全面的記錄一個單位經濟業務事項的會計檔案。連接會計憑證和會計報表的中間環節就是設置和登記會計賬簿，做好會計賬簿的工作對于加強經濟管理具有非常重要的意義。
財務會計報告：是指高職院校對國家上級主管部門提供的反映單位某一特定日期財務狀況的書面文件。包括資產負債表、收入支出表、財政補助收入支出表和附注等。
其他：包括上級主管部門下發的有關財會文件，高職院校內部制定的有關財會部門的制度文件和銀行存款對賬單、y行存款余額調整表、國庫統一支付對賬單、會計檔案移交清單和會計系統支持軟件及密碼等。其他類會計檔案也是高職院校會計檔案的重要組成部分，而這部分會計檔案也常常與文書檔案相混淆。
會計檔案的重要性
會計檔案是單位總結經驗、確定責任事故、分析和判斷事故原因、打擊經濟犯罪的重要依據之一。單位可以通過會計檔案所提供的過去經濟活動史料。對本單位進行經濟前景預測，并由此預測作出實際經營決策，進一步編制相關財務、成本計劃。鑒于會計檔案的重要性，《會計檔案管理辦法》第四條規定，各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防損毀、散失和。
會計檔案管理問題
對會計檔案的重要性認識不夠。有領導和財務人員對會計檔案的管理不重視，沒有充分認識到會計檔案承上啟下的重要作用，人為不重視的觀念是導致會計檔案管理混亂的首要原因。領導對會計檔案管理的忽視容易造成會計檔案管理人員在管理會計檔案時疏忽大意，沒有做好相應的管理和保密工作，使會計檔案的管理雪上加霜。
會計檔案的鑒定銷毀不及時。目前，全國高職院校所存放的會計檔案大多數都已經超過法律規定的存放年限，應給予銷毀的會計檔案大量堆積，而沒有對會計檔案進行定期清理不僅造成了大量陳年會計檔案的累積，在不利于查閱的情況下也占用了相當大的儲存空間。造成該現狀的原因有以下幾點：責任意識缺失和執行力度的不強，大部分高職院校在會計檔案的管理過程中不愿意銷毀到達存放期限的會計檔案，擔心承擔相關責任；現階段大多高職院校由中專學校升格合并而成，但在合并時大量會計檔案沒有進行及時的清理和銷毀，只是簡單將兩校的會計檔案搬到一起作為合并；上級主管部門和財務部門缺乏相應的監督，致使會計檔案銷毀工作不能如期進行；高職院校領導和財會人員對會計檔案銷毀工作不重視。由于銷毀會計檔案不僅要承擔相應責任，也需要消耗大量人力物力財力，而有點領導會認為不能銷毀上個領導任期所產生的會計檔案，避免承擔責任耗時耗力。
會計檔案管理問題的解決措施
會計檔案管理人員方面：會計檔案管理人員平時應積極主動宣傳相關會計檔案管理法規，通過潛移默化的宣傳加強財務工作人員和相關領導對會計檔案管理的重視度，盡早將會計檔案管理工作納入工作指標當中。同時會計檔案管理人員也應當積極提升自身職業修養素質，參與培訓，做好對會計檔案正確分類、立卷、銷毀等管理工作。
高職院校單位方面：不僅僅是會計檔案管理人員，從全單位和領導的角度上來看，也應當自上而下的加強對會計檔案的管理重視，設置專門管理會計檔案的崗位，劃撥固定的會計檔案室，做好檔案室的設施工作，包括防潮防蟲等。
加強對會計檔案重要性的宣傳力度。通過宣傳學習提升財務人員對會計檔案重要性的理解和認識。多舉辦培訓班，提升會計檔案管理人員素質和財務人員職業能力，確保會計檔案的正確管理。
完善相關管理制度和責任辦法，明文列出會計檔案銷毀的責任歸屬，明確各會計人員的職權范圍，定期銷毀會計檔案。
[關鍵詞]高職院校 檔案管理 人員素質
[中圖分類號] G715 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2013）19-0151-02
我國高職教育的發展歷史較短，但其發展速度卻異常迅猛。近年來隨著高校的擴招，高職院校的數量和在校生數量已經占據了高等教育的很大比例。隨著多數高職院校規模的迅速擴大，其檔案管理建設與發展的重要性日益凸顯。
高職院校檔案管理是指高職院校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。它對高職院校的教育、科研和教學改革全過程進行了原始的記錄。做好檔案的基礎工作，檔案管理人員的工作素養是關鍵。在當今，科技比較發達，如何提高檔案管理工作人員的綜合素質，是高職院校順利開展檔案管理工作的關鍵，也是高職院校開展其他各項工作的基礎之一。
一、高職院校檔案管理人員素質現狀
（一）缺少專業人才
高職院校檔案管理人員多數是轉崗或臨聘人員，都屬半路出家，缺乏專業系統的檔案管理知識，甚至出現檔案管理人員對檔案管理的內容和要求是什么都不清楚的狀況。計算機技術和外語知識更是匱乏，管理水平低下，無法運用現代化設備提供基本服務，更談不上對檔案進行高層次的研究和開發。這大大地阻礙了高職院校檔案信息標準化、規范化、現代化建設的發展，導致檔案信息的利用價值較低，發揮不了應有的作用。
（二）法律意識薄弱
檔案管理工作的政策性很強，高職院校也不例外。檔案管理人員應具備強烈的依法辦事意識，并嚴格按照國家《檔案法》的規定，對高職院校的檔案進行開發、利用。目前，高職院校的檔案管理人員理論水平、思想覺悟普遍不高、鑒別檔案的能力有限、工作責任心不強，這些因素直接影響了檔案工作的順利開展。部分檔案管理人員檔案意識、法制觀念淡薄，依法行檔、依法辦事的自覺性不強，沒有把依法行檔工作落到實處，影響了檔案管理事業的發展。
（三） 工作權責模糊
目前，受人員編制、經費等多方面限制，高職院校通常會安排檔案管理員同時身兼數職，由于工作業務繁雜，很少有機會參加系統的檔案業務學習和培訓，在這種工作方式的影響下，學校檔案管理人員的整體素質很難提高。
（四） 知識結構單一
在日常辦公日趨信息化的大趨勢下，高職院校檔案管理人員的知識也應該與時俱進，加速更新。然而，目前許多檔案管理人員還難以適應新時期檔案管理工作的要求，即使能熟練掌握自身專業知識，但檔案知識陳舊且自身知識結構單一，無法更好地發揮運用檔案的實際功能。對一些新興的自動化設備，如計算機的掌握也只是簡單的文字錄入，或者雖能進行簡單的程序編制卻無法熟練運用于工作實踐中。這從根本上制約了檔案管理工作的可持續發展。
（五）檔案意識欠缺
大多數高職院校在建校初期大力開拓基礎硬件設施的建設，注重領導干部隊伍、師資隊伍及其他方面的建設，而在檔案管理工作方面的建設相對滯后。甚至有部分高職院校沒有將檔案管理建設工作提到相應的高度，未意識到檔案管理對學校發展的重要性，或未設置與學校發展、學校規模相應的檔案管理部門，檔案管理工作長期被忽視，得不到上級檔案管理部門的肯定，直接導致了工作人員潛意識里檔案意識的欠缺，對檔案管理工作的重要性沒有正確的認識。
二、提高高職院校檔案工作管理人員綜合素養的建議
（一）加強領導重視，健全檔案制度
中國的管理大多情況下是靠紅頭文件和領導講話來推行的，沒有紅頭文件和領導講話，似乎制度難以落實，人治的色彩比較明顯，即使在高職院校亦不能免俗。因此，要提高高職院校檔案管理人員的素質，領導的重視不可或缺。
首先，設置檔案管理部門，明確分管檔案管理工作的領導。各層領導要充分認識到檔案工作對學校教學、管理等工作的重要性，依據本校檔案管理發展情況，建立檔案管理部門，設立負責檔案工作的領導崗。把檔案工作納入學校整體發展議程，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展，促進學校進行深入有效的綜合管理。其次，制定適合高職院校檔案自身發展的管理制度。根據高等學校檔案管理辦法和上級有關檔案工作規定，制定適合本校檔案管理工作的規章制度，使本校的檔案管理工作有章可循、有法可依。由于大多數高職院校建校歷史較短，學校除了要組織檔案管理人員進行檔案學習、培訓外，還需要對在校的教職工、學生積極進行《檔案法》的宣傳，以增強其法律意識。再次，檔案工作者應就自身工作的要求，把握有利時機，平時主動向主管領導匯報關于檔案工作方面的法律法規、方針政策，建言獻策，加深主管領導對檔案工作的認識和了解。在工作中遇到急需解決的問題，要善于總結工作中的經驗教訓，及時向主管領導請示匯報，加強其對檔案工作的感性認識，及時解決工作中的實際問題。
（二）加大資金投入，提升管理技術
目前，許多高職院校對檔案管理人力物力的投入，往往滯后于其他處室的建設。而基礎建設都離不開資金的投入，因此，高職院校在制定年度預算時，不僅要列出專項經費，保證檔案管理的基礎建設，還應加大檔案管理信息化的資金投入，以適應時展要求。
1.保證檔案管理基礎性建設的經費。就檔案庫房建設而言，應配備報警、滅火裝置，配備防盜門窗、避光窗簾、防蟲藥物、溫濕度控制設備等設施，落實“防火、防光、防塵、防蟲霉、防盜、防高溫、防高濕”等七防措施。就檔案管理設備而言，要有足夠的符合要求的存放檔案資料的柜架。配備現代化管理設備及檔案管理軟件，如計算機、掃描儀、數碼攝像機、專用錄入設備、打印機等設備，為檔案管理工作提供良好的物質基礎。
2.提高檔案工作人員管理水平。檔案員管理水平的高低，決定了現代化設備的利用率的高低。因此，高職院校一方面要注意引進檔案管理工作的專業人才；另一方面，在根據自身財務狀況，加大對檔案管理現代化設備的投入的同時，還要持續投入資金培養一批能夠充分運用這些設備的工作人員，使其不僅能進行簡單的檔案文字錄入工作，更能根據高職院校檔案管理的規定，利用網絡進行文件材料的整理、編排、研究，甚至編制一些適合檔案開發需要的檢索工具，以適應新時期檔案管理工作的要求，提高檔案管理工作效益。
3.積極參與評估工作，以評促建、以評促進。高職教育的發展歷史較短，未進行檔案目標管理升級考評的高職院校，應以檔案目標管理評估為契機，以評估促進檔案基礎業務建設與科學管理整體水平的提高；對已獲得檔案目標管理工作的院校，應以復評為契機，針對檔案工作取得的成績，存在的問題和困難，及時做好檔案目標管理復評工作，隨時做好上級主管部門的不定時抽檢工作。以評估為動力，不斷規范檔案管理工作。
4.注重自我學習，提高自身素質。知識經濟時代，社會對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。檔案管理人員要想不被時代所淘汰，必須增強學習的自覺性和緊迫感，尤其是要注重專業知識的學習和更新。同時還要努力提高自身綜合素質，做到一專多能。
一方面，不斷更新專業知識，樹立終身學習的意識。目前，高職院校檔案管理辦公自動化日益普及，這要求檔案管理人員必須熟悉和掌握相關的現代化技術知識，不斷學習更新自己所掌握的專業知識，并把終身學習作為一種必然選擇，拓寬視野，了解相關工作領域的現狀和發展動態，實現從單一專業型人才向多樣復合型人才的轉變。
另一方面，全面提高綜合素質，強化檔案服務意識。檔案管理學是一項綜合性學科，它的學科性質要求從業人員不僅要及時熟練掌握專業知識，還要了解一些文秘、歷史學、目錄學、社科情報學、計算機等相關學科知識。從事科技檔案的人員還需要掌握一些識圖、制圖、工程、建筑學的知識。此外，檔案管理人員還必須具備全心全意為教學、科研、管理等各項工作服務的思想，更好地發揮檔案管理在學校建設中的作用，以自身的工作實效改變人們對檔案的消極看法，不斷提高人們對檔案的重視程度。
綜上所述，在信息時代，社會對高職院校檔案管理人員的素質提出了更高的要求。從事這項工作不僅要有極大的耐心、責任心，還要不斷更新自身知識結構，提高自身綜合素質，認真做好高職院校檔案管理工作，為學校的可持續發展提供重要的保障。
[ 參 考 文 獻 ]
[1] 高等學校檔案管理辦法.中華人民共和國教育部令第27號[Z].2008.8.
[2] 賀麗娜.論高職院校檔案工作人員應具備的素質[J].遼寧高職學報，2001（12）.
【關鍵詞】高職院校;信息化;檔案管理;管理創新
目前，隨著檔案信息化建設步伐的加快，數字化、網絡化技術被廣泛應用于人事檔案管理工作。但針對高校的人事檔案信息管理工作來說，則存在著檔案管理人員認識不夠、管理方式傳統落后、缺乏適應性較強的人事檔案管理系統等不足。這些因素嚴重制約了高校信息檔案管理工作向著更長遠的方向發展，影響檔案管理效果。基于此，加強高職院校檔案管理信息化建設顯得尤為重要。
一、當前高職院校信息化檔案管理的要點探析
(一)紙質文件與電子文件歸檔仍需同步重視。電子檔案管理模式下，歸檔載體變得更為多樣，同一份檔案會有紙質與電子兩種形式。因此，電子檔案在安全性上能得到較高的保障。及時電子文件損壞，也有原版紙質原件文件。這也就是為什么在電子化檔案管理模式下，仍需重視對紙質檔案歸檔的原因［1］。在當今高校，檔案管理電子化推進進程進展不一，甚至存在著辦公電子化尚未完全普及的現象。這其中難以推進的原因較為多樣，最常見的原因即為資金不足，更深層次的原因在于國家針對電子檔案的法律管理部分立法尚未完善，雖然其在查閱借取方面較為便捷，但同樣一份文件，紙質版檔案一定比電子版檔案有法律效力。針對這一現狀，高校檔案管理人員應對歸檔檔案所涉及的類別，法律意義，實際效力進行更深一步探討。不論何時，都不應當放松對紙質文件的管理，檔案歸檔時必須保持同步，同時立卷。控制兩者相互歸檔時紙質文件與電子文件能夠相互對應，在數據庫中能找到每一頁的詳細內容。
(二)電子檔案的安全管理需得到加強。檔案安全管理，一方面需要充足的技術支持;另一方面需要檔案管理人員自身具備足夠的安全意識。從數據庫安全方面，軟硬件能否穩定運行，網絡環境是否安全，是否存在數據庫漏洞等內容均是影響因素。故在實際工作中，要做好電子檔案的安全管理，需緊抓如下工作:思想認知維度，要認識到檔案泄露后對于高校對于社會的影響，能夠從工作的各個環節中層層把關、層層負責，強化流程管理［2］。安全技術維度，定期開展對檔案管理系統進行更新，更新其內部病毒防范機制，用戶準入機制等。做到未經授權的用戶無訪問檔案權利，獲得部分訪問權限的用戶僅可開放一定權限;同時在數據傳輸途中，能夠做到數據不被攔截，數據加密等安防性干預。在檔案的閱讀與更改方面，也是影響檔案安全度的重要因素之一，在此將引出安全管理能力的第二點，檔案內容原始性的保證。電子檔案作為數據的集中性表現，其在內容與形式上很容易被改動，不論是出于有意或是無意。故在系統安全性防范文件原始性保存方面，應對具備檔案修改權限的用戶層層限制，最大程度的做到無權限的用戶難以進入，看不見，改不了。通過措施干預保證電子檔案的真實性與完整性。當有關檔案管理細則發生更改時，應當根據文件核心精神，對電子檔案操作模式重新規劃。針對重要程度較高的，且需長時間持續保存的文件，人事任命文件等，辦理權限需交由專人，并單獨設置一監督人員，嚴禁越權辦理，嚴格按照規定操作程序開展工作。從設備配備的安全角度來看，應單獨設置一處理電子檔案的電腦，且接入的網絡屬單獨支線的校園內部網，最大限度地提升專用網絡安全程度。同時，在電子檔案準入制度方面，則應用用戶口令予以約束，定期更換統一的用戶口令，也減少了信息泄露的幾率，即使對于存在檔案管理人員人動的情況，也不會發生檔案信息泄露;從信息存儲安全的角度看，部分高校存在多個校區，但高校整體間的人事檔案信息是共用的，則此時，檔案管理人員需根據學校自身情況及部門設置，選擇是否需要異地存儲，多套備份等［3］。
(三)采取多元化管理措施，保證電子檔案能長期有效保存。電子檔案的儲存完整性受到多方面因素限制，詳細為檔案讀取系統的解碼方式、儲存介質理化性質是否穩定、電子檔案磁盤放置方式能否保證磁盤與磁盤之間不受影響等。具體到實際人事檔案管理工作來說，則需注意以下事項:首先，能否開展對電子檔案的有效維護與檢測。考慮到電子檔案載體較為多樣，各類載體的理化性質有著些許差異，不能按照統一的保管模式管理，同時加之以儲存環境難以受到人為因素調控，則無形中增加了信息儲存的質量風險。另外，除對電子檔案本身進行很好的保存外，還必須對其所依賴的技術及數據結構和相關定義參數等加以保存，或采用其它方法和技術加以轉換。因此，應對電子文件至少每半年開展一次信息安全性檢測與備份。并將每次驗收與檢測的結果記錄到檔案管理登記表中。這類電子介質存儲的硬盤等載體，均專人、專地儲存，且不得外借。同時建立相關信息管理維護日志，為日后復核工作的開展提供便利。
二、高職院校信息檔案創新化建設的對策與管理干預
(一)人事檔案管理信息化，網絡化。將通過審批的人事檔案全部電子化處理，并錄入數字化檔案信息管理數據庫中。根據檔案類別的不同，予以同類型分類，并建立多種匯總檢索方式，使電子檔案的查找方式能更加多元化。對于特殊類型檔案來說，如保密級別較高的、僅具有一份檔案，對安全保存要求較高的檔案，應在常規保管基礎上，根據檔案密級，設置相關的查閱權限，保證僅有特定人群可對檔案內容予以查看。針對部門間的檔案，其他與之無關的人或部門調取需通過審批，并對調取檔案的目的進行說明，只有被授予使用權限的用戶才能擁有部分查閱權限。這樣嚴密的權限劃分，有助于檔案信息在內部信息共享范圍內，安全的查閱。對于使用者而言，安全性與工作效率均能得到同步提升，而對于管理者而言，通過在檔案信息庫中應用SQL語句編碼方式，可使得檔案的查詢、管理、系統運行數據信息收集變得更為方便，極大地減少了檔案管理日常的工作量。
(二)上級管理部門應強化對檔案管理信息化的重視，增加資金設備與人才投入。人事檔案信息化建設初期需要投入大量的人力、物力、財力，一是在設備上的投入如掃描儀、專用的檔案管理系統、打印機、編碼系統等均需要投入大量的資金。當上述條件均具備后，為滿足檔案管理的要求，需要對系統，設備實時更新。有條件的高校，應結合設備使用主客觀情況，制定相關預算，用足夠的資金保障來更快的推進信息化建設的進程［3］。二是在人才上的投入。檔案管理信息化，一方面需要從業人員具備扎實的檔案管理基礎;另一方面需要從業人員具備能夠滿足工作需要的計算機操作技能。在信息化建設的初期，高校應聯合檔案管理人員，與本校的信息技術教師，共同探討出適宜學校實際情況的信息化管理方式。對于部分軟硬件條件配備不充足的環節，高校應適當借助外部力量，外部軟件研發團隊，共同做好信息化人事檔案的建設。
(三)應用更為簡潔底層編碼語言，充實人事檔案數據庫中的內容。人事檔案是學校長時間的人才資源積累的成果，如若對檔案內容加以合理利用，則能將檔案管理所起到的成效進一步延伸，從而強化其人才信息資源庫的作用［4］。根據學校人事檔案調取的實際需要，研發更多的，滿足實際需要的功能，從而為各類人才提供信息化的服務。在錄入檔案初期，應在檔案內容中將體現人才工作水平的項目著重體現，在擴大檔案信息資源庫的同時，錄入更多高質量的人才信息。
(四)創建新型檔案管理人才考核模式。信息化時代，對檔案管理人才提出了更高的要求。高校必須對檔案管理人員的知識結構予以全面更新，詳細為:信息資源開發素質、計算機能力素質、信息化檔案管理知識素質。將傳統上的紙質檔案管理工作，轉換為電子化檔案管理形式，例如檔案的歸檔、立卷、整理等，傳統方式下人工錄入不僅錯誤率高，且耗費的時間較長，對于檔案錄入字體的清晰度，筆墨選用等方面要求較多，這是傳統檔案管理模式下的弊端。而應用電子化檔案管理模式，則能一站式的將上述工作通過電腦錄入，準確且便捷完成，不必擔心字體錄入不清，選用的筆墨不符合規定等繁雜的要求。故只有將檔案管理與計算機操作技術緊密融合，充分挖掘檔案的價值，才能更好地開展檔案管理工作。當今優秀的檔案管理人員，不僅需要具備細致、嚴謹的管理心態，開展實際工作，還應對檔案中所蘊含的價值予以充分挖掘，總結規律，開展專題研究，著成。在提升自身工作能力的同時，頭腦中的知識也可以不斷更新，這類人才是新時代高校檔案管理所迫切需要的人才，所有檔案管理人員都應向著這一方向發展。故而，在檔案管理人員的考核方面，可按照以下模塊展開考核:檔案管理實踐能力、計算機基礎操作能力、信息化檔案管理能力、與素質拓展模塊的考核［5］。根據考核成績分布，也使得檔案管理人員能夠對自身工作中的薄弱點予以識別，展開針對性地工作訓練。
三、結語
綜上，無紙化辦公是文職工作發展的必然趨勢，更是檔案界發展的主流方向。高校在進行人事檔案管理是越依賴計算機，無紙化進程推進速率也就越快。伴隨著高校每年應儲存、管理的人事檔案越來越多，傳統的純手工工作方式將會帶來巨大的工作量。因此，高職院校應緊跟社會發展信息化的腳步，結合發展實際，革新理念，整合資源，充分挖掘人事檔案所蘊含之價值，為更好地推進人事檔案之于學校發展不斷奮斗，為部門領導和工作人員提供更優質的服務。
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高校畢業生檔案是指已經完成國家教育部或者就讀高校所規定的學分或者學時的學生的個人檔案，檔案應包括的內容：學籍材料、社會活動表現情況、、黨、團材料、獎懲情況、體格資料、畢業材料等。
畢業生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學生在校期間德智體等方面的真實歷史記錄，是反映大學畢業生綜合素質的重要依據，也是大學生就業及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據。以創新的思路認真做好畢業生的檔案管理工作，充分挖掘檔案管理在促進人才培養過程中的積極作用，特別是服務大學生成功就業的推進作用，從而進一步提升高校檔案管理的整體質量和效益，是十分重要而又具有現實意義的。
二、高職畢業生人事檔案管理的現狀及問題
高校畢業生檔案的重要性決定了我們應該對其進行全面的規范管理，然而目前，就高職院校而言，檔案管理還存在諸多問題。以我校為例，學校實行多層次、多形式、多種學制辦學，學生來源不一，學制有三年，有五年，形成的學生檔案材料也不一致，因此我們的畢業生檔案管理仍存在很多問題，呈現出服務被動化、管理不規范、管理模式陳舊等管理現狀。
服務被動化。學生檔案的管理觀念陳舊，還停留在只是匯集學生在校的政治表現和畢業階段的終端學習成績，僅供查閱等單純的學籍資料歸檔作用上。對學生就業所需的推薦材料，也只是一些基本情況的介紹，與用人單位錄用需要的信息要求存在嚴重脫節現象，內容單調、缺乏個性，既不能反映市場對人才所需求的綜合素質，也無法起到為用人單位提供完整準確的人才信息的載體作用。
檔案管理不夠規范。高職專院校在檔案管理上還沒有形成符合自身特點的實施細則和制度，在執行過程中存在不夠嚴格的現象，使檔案管理流于形式，僅是充當了檔案“保管員”的角色。
（1）檔案材料片面、不完整。這主要有兩個方面的原因：一是學生檔案來源的廣泛性。有來源于教學管理部門的，有來自系部的，有來自學生本人的，還有來自校外相關部門的，這些材料數量龐大，單從人事或教學方面考慮學生檔案的歸屬，很容易造成檔案材料收集的片面或重復，不利于學生檔案的完整和統一。二是檔案形成時間具有階段性。學生檔案一般是有季節性的特點，有的材料是在學生進校時形成的，有的是按學期形成的。到了畢業生集中離校期間，時間緊，工作任務特別重，往往到了要即將轉寄檔案材料時匆忙安排幾個學生幫忙整理，他們沒有經過專門的培訓，經驗缺乏，責任心不足，導致各種問題層出不窮。
（2）檔案材料用紙、書寫不規范。從學生檔案中發現，有的材料用紙是8k，有的材料用紙是32k，尤其是《學生學籍成績單》，各個系基本不統一，影響檔案的利用質量。還有一些檔案書寫隨便，用圓珠筆書寫，但是用圓珠筆書寫的材料一般幾年后就開始模糊，給檔案保存帶來很大的困難。
管理方式落后。我校仍采用傳統的檔案管理方式，即以單一的紙質檔案管理為主，導致學校檔案占用空間大，查閱不方便，容易出現脫頁或字跡不清晰等問題。作為用于服務大學生就業的高校學生檔案，具有材料的豐富多樣性，收集材料過程的系統集中性和檔案材料服務就業的實用權威性等特點，這些特點對高校的學生檔案管理方式提出了新的要求，特別是對大學生在校期間成長成才的行為表現形成的檔案材料要實行全過程的動態管理，才能為用人單位提供客觀詳盡反映畢業生整體情況的檔案材料，其歸檔的信息量很大，工作量也很大，這樣的工作要求靠現行的以手工操作為主的管理方式是無法承擔的。
三、實行畢業生檔案規范化管理的對策思考
加強畢業生檔案宣傳與教育，提高畢業生檔案意識。
由于檔案管理人員的宣傳不到位，使得學生檔案意識嚴重缺乏。根據近期我校開展的一項抽樣調查發現，只有極少數的同學認為自己比較了解，而超過七成的學生表示自己對檔案不了解，不知道檔案有什么用甚至認為檔案根本沒什么作用，也不清楚畢業后檔案到底該放到什么地方。對檔案知識的匱乏使學生不關心自己檔案的去向，對檔案丟失也不理不睬。在這種情況下，就采取不要檔案或者把檔案存于學校的方式，導致大量的畢業生檔案滯留學校，給本來就緊張的檔案庫房和匱乏的人力物力帶來巨大的壓力。因此必須加強對學生的宣傳和教育。在新生入學上交檔案時就對他們進行宣傳教育，及時、完整地將檔案上交。大學期間，在填寫檔案內容時要規范、準確、真實，不能弄虛作假。在學生畢業時，高校應把該項工作納入畢業生教育工作之中，讓畢業生知道畢業生檔案的形成規律與作用，畢業生檔案運轉的一些過程等，讓畢業生對自己的個人檔案有比較全面的了解，認識到畢業生檔案的不可或缺性，是自己生命中的不可分割的一部分。
更新服務觀念，樹立創新意識。
真正從服務大學生實現成功就業的要求來實施管理，杜絕畢業生檔案管理中存在的信息不全、信息失真、信息滯后等問題。
（1）工作中主動與畢業生檔案來源地多聯系與協調，及時收集、整理學生檔案。力求畢業生檔案來源內容與來源渠道的安全。學生檔案的收集是保證檔案完整性的主要渠道，尤其是入團、入黨志愿書、申請書、轉正報告、政審材料等，檔案管理人員要及時到所形成材料的部門收集材料，及時進行鑒別整理。
（2）定期做好館藏畢業生檔案的管理情況統計，熟悉所藏的畢業生檔案的所有情況，以便能及時提供利用。
加強高素質和復合型檔案管理人才的培養
目前的檔案管理主體多為兼職人員，專業素質不強，因此，首先要轉變管理人員的管理理念，提高畢業生檔案服務于就業的意識，將檔案管理納入學校整體的規劃之中；其次，要加強對管理人員的培訓，并定期考核，不僅包括業務知識的熟悉情況，還有掌握與時代相適應的電子信息管理技術；再次，要提高管理人員的職業道德水平，增強工作責任感和積極性。
有步驟、分重點推進畢業生檔案信息化管理
在信息化時代，對畢業生檔案管理工作也提出了新的挑戰，原有的單一的管理模式已經很難適應現時檔案工作的發展要求，因此畢業生檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。
（1）建立和完善畢業生檔案數據管理系統。沒有信息化的操作平臺，談論信息化建設只是空想。因此要對各類操作設備進行升級換代，加快對軟件系統的升級更新，建立一套完整的數據管理系統。
（2）加強檔案信息基礎建設工作。在畢業生檔案信息化管理中，數據庫尤為重要，它以檔案為原始依據，是檔案信息化管理的核心。學生入校時，應著手建立學生檔案數據庫，并以網上招生錄取時學生的電子檔案為基礎，入學后學生學籍卡制成標準式的電子文件格式，同時必須及時維護和更新，把學生在校期間的德、智、體、美等動態地記錄每個大學生的成長歷程。
關鍵詞：新時期；高職院校；消防安全管理
前言
消防安全作為高等職業教育安全工作的重要組成部分之一，一直以來都受到各界的關注，但是其現狀卻不容樂觀，目前各大高職院校開始出現招生過剩、設施陳舊、管理效率低下等問題，高職院校學生們也由于應試教育的原因缺乏生活經驗與消防意識，尤其是缺乏關于避難自救等方面的知識，這一切都使得高職院校的消防安全管理工作的進行非常困難。
一、新時期高職院校消防安全管理現狀
（一）高職院校的消防隱患
高職院校消防安全管理的重點在于對學生密集區的保護，這也是高職院校消防工作的難點所在。學生出于各種原因，會在易發生火災區域，尤其是宿舍、圖書館以及自習室，留下安全隱患。其中以宿舍的火災頻率為最，大部分學生缺乏消防安全知識，不理解學校宿舍規章制度，經常私下違背制度，如使用高功率電器，如電熱毯、電吹風或電飯鍋等電器，這些電器都容易引發電線過載，是宿舍火災的隱患。隨著科技進步，電子設備普及到千家萬戶，基本每一個學生都有一臺電腦，有些學生甚至同時還有掌上電腦，這就大大加重了宿舍電線的壓力，經常造成停電，有些學生甚至為了使用這些電器私自改接電線，又為了節省經費購買便宜的劣質電線，這些電線極容易老化過熱，引發火災。如果說學生宿舍的火災隱患是由于學生缺乏消防意識，那么電教室的火災隱患就是由于學校的經費緊張，高職院校不同于本科院校，有足夠的撥款進行各項建設，其使用的電子教學設備大多都是陳舊的老設備，除非在新建校區，否則電線也多半是已經老化的電線，而由于電教室等地的電子設備密度大且線路多，一旦有學生上課，就對電線造成極大的壓力，容易產生電路過載甚至短路斷路的問題，嚴重情況下會引起火災，而且由于電教室電子設備眾多，火勢過大甚至可能會引發爆炸。
（二）高職院校消防安全管理存在的問題
就目前我國高職院校發展狀況來看，大多數院校都是以政府為主導，但是依靠企業的力量，走公辦與民辦共同出資的路，這就導致相當一部分院校缺少經費，因此大部分的消防安全管理工作難以展開。尤其是由于經費短缺造成無法及時更新教學設備和學校公共基礎設施，這一方面的消防安全隱患難以得到降低。經費短缺一直是我國高職院校發展難以回避的問題，直至今日仍然沒有一個良好的解決方法。目前高職院校尚未形成一個系統健全的消防安全體制。關于學生消防演習，只有在新生軍訓時才組織進行一些簡易的疏散演練，部分學校只是組織學生進行觀摩滅火示范，學生根本沒有系統學習過如何操作滅火器，完成不了消防教育的預期目的。學校某些部門對于消防安全管理的認識不到位，除非真正出現事故，否則就一直將消防安全高高掛起，偶爾進行的消防安全教育也流于形式。
二、如何加強高職院校安全管理
（一）加大消防經費投入
現階段我國高職院校原本就缺少經費，還有一部分經費在其他建設上被浪費掉，導致高職院校大多克扣消防經費，這一現象必須要加以整治，徹底杜絕，保障高職院校原本消防經費的合理有效支出，同時還要加大對消防安全管理工作的經費投入，及時更新學校公共基礎設施以及共用電子設備。
（二）建立校內消防安全管理部門
目前我國大多數高職院校沒有一個專門負責制定消防安全管理工作的組織，消防安全往往和后勤等部門合作一處，因此無論是在制定消防安全管理制度的時候，還是在具體實行消防安全管理工作的時候，都會出現疏漏的現象。因此必須要組織專業的消防團隊，建立專門負責校內各處消防安全的責任部門，落實每一份責任到每一位負責人身上，必要時可計入工作考核，加強辦公人員的責任意識與對消防安全管理工作的重視。
（三）建立健全的消防安全管理制度
在高職學校消防安全管理中，還有一點十分重要的就是要建立健全的消防安全管理制度，加強消防安全管理工作的效率，真正地將消防安全管理落實到校內生活的每一處。與此同時制定緊急消防安全預案，形成平時防治，災時救治的消防安全管理模式，盡可能地避免火災或將其負面影響縮減到最小。
（四）加強消防教育宣傳
學生是校內生活的主體，校內消防安全管理說到底是為了學生的身心安全，消防安全管理工作若得不到學生的支持和理解，就難以順利進行。這就要求高職院校要充分利用校園媒體開展定期消防知識普及教育，定期舉辦消防演習，教育學生逃生以及滅火技能，并讓學生熟悉校內逃生通道、安全區域以及消防設備的位置。結論就新時期我國高職院校發展現狀來看，必須要盡快落實消防安全管理工作到實處，建立健全的校園消防安全制度，大力科普校園消防知識，經常組織學生進行消防演練，將消防意識普及到每一個學生，這樣才能為維護學校政安全，保障學生生命安全提供令人信賴的保證。
參考文獻：
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1.高職院校檔案管理目前存在的普遍問題
1.1對檔案工作重視程度不夠
很多高職院校沒有意識到檔案工作是高職院校建設和發展的重要組成部分，檔案建設意識欠缺。一些高職院校的檔案工作仍停留在初級階段，對檔案的收集、整理、存檔程序模糊，甚至有些高職院校根本沒有設置專門的檔案管理部門，連兼職檔案管理人員都沒有配置，這些情況在新建和中職轉型的高職院校中較為明顯。
1.2缺乏專業的檔案技術管理人員
目前，很多高職院校認為檔案工作人員可有可無，因此設置的工作人員往往都是兼職人員，這些兼職人員大部分都為非檔案專業畢業，檔案專業知識和業務能力不足。由于對檔案管理工作的不重視，沒有定期讓這些工作人員參加檔案專業知識培訓，因而這些工作人員缺少對檔案管理知識系統的學習，也缺少對檔案管理工作的專業研究，極大地阻礙了高職院校檔案工作的發展。
1.3檔案收集和存儲不及時
一些高校的檔案工作存在收集和存儲不及時的問題。一些反映學校發展變化、教學、科研、人動的檔案材料未能及時收集、補充和更，這就導致無法準確反應學校發展業績和人員變動情況，對未來的使用查找也存在諸多不便。
1.4檔案管理制度和程序不規范
高職院校由于某些歷史原因，檔案管理工作普遍還存在制度規范不健全，程序混亂，管理手段落后等問題。一些學校檔案利用規范缺失，檔案管理部門權責不清，存在脫節情況。還存在歸檔材料規格不統一，紙張不統一，分類和裝訂不統一，不便于整理的問題。
1.5檔案管理程度落后
由于大部分高職院校目前都以實現了信息化、網絡化、自動化辦公，雖然檔案管理部門配備了先進的計算機設備，但是很多高校仍舊將檔案管理工作停留于紙質管理層面，沒有進行電子文檔和網絡化管理，從檔案收集、整理到儲存仍然采取紙質上交模式，既浪費資源，又影響工作進度，現代化的管理技術和手段沒有被普遍應用于檔案管理工作中，這與現代教育事業的發展不同步。
2.高職院校檔案管理制度的系統化建設內容
高職院校檔案管理工作要想形成系統化、制度化管理，必須涵蓋全方面的、科學的、整體性強的制度管理建設內容體系，筆者認為，至少包括以下幾方面：
2.1機構設置
要做好高職院校檔案管理制度的建設工作，對檔案工作歸屬和管理部門的劃分至少要清晰。目前，較合理的高職院校檔案部門應歸屬于校辦或領導授權的教務處分管，同時在學校隸屬教育局辦公室的指導、監督、檢查下開展綜合工作。而檔案室，作為處理學校檔案工作的綜合部門，要負責收集、整理、分類、統計、保管、催收、存檔學校的各級各類檔案和相關資料，并及時為需要部門提供檔案服務。
2.2人員配備
檔案室要配備專業對口、素質高、業務能力強的專職檔案人員，如需人員調動，要按照先配后調的原則，做好檔案管理的交接工作。檔案管理人員要按照國家對檔案管理工作的方針政策工作，對工作盡職盡責，學校對檔案管理人員也要按上級要求定期培訓和送出學習，并按國家規定，實行專業技術職務聘任制，不斷提高檔案管理人員的素質和業務能力。
2.3硬件條件
各高職院校要設置室內寬敞、門類齊全、高效運轉的綜合檔案室用來存放和保管檔案。在此基礎上要加大資金投入力度，將檔案工作經費列入學校預算，配備必需的計算機、密集架、檔案柜、復印機等管理裝置和設備并引入檔案管理電子系統。
2.4制度體系
無規矩不成方圓。在硬件條件配備齊全的基礎上，要加強軟環境建設，制定檔案管理制度和使用流程。
（1）建立歸檔制度，要求每個部門定期將每項重要活動整理出完整而系統的文件材料。
（2）學校檔案室要定期催收各部門具有保存、查考、利用價值的各種門類與載體的文件材料，收集整理后集中存檔。
（3）檔案室按照部門分類實行立卷制度，并排列出目錄并編排張號以及備考表，裝訂后存檔。存檔后要對所有收集的檔案進行分類，排列并編號，以便檢索時便于查找。每年還要定期編寫統一格式的檔案年鑒。
（4）除部門檔案外，個人的教學、科研獲獎等方面的文件材料如需存檔，須按規定向檔案部門提交，集中管理。
（5）檔案室每年要定期進行檔案的檢查和鑒定工作，對檔案資料進行定期檢查，對損壞或字跡不清的檔案，要及時修補，對那些已經不具備保存價值的檔案文件要征得領導批準后，及時銷毀。
2.5獎懲措施
要按照十精神要求，建立激勵和約束制度。檔案室及其工作人員也應列入各高校獎勵評優范圍之內，對工作效率高，表現優秀的員工給予獎勵。對違反《中華人民共和國檔案法》的行為和工作表現不佳的檔案管理人員，要及時予以懲處和更換人員。
3.做好電子檔案管理工作是加強高職院校檔案管理制度建設的有效效措
3.1提高對檔案工作信息化建設的重視
檔案工作信息化和現代化發展是計算機網絡技術應用的必然產物。因此，要加大經費投入，配備必需的現代化設備，加快檔案室的數字化建設。各高職院校對除紙質版以外的其他形式的檔案如照片、視頻等文件都可采用現代信息處理技術進行數字化存儲，建立全文數字庫和多媒體數據庫，以便未來檔案信息的查詢，不斷提高檔案工作的效率和質量。
3.2引進先進的信息技術
電子檔案要采取辦公系統傳輸歸檔的辦法，要求檔案管理人員必須具備熟練操作辦公OA軟件的能力，并及時關注和掌握電子文件的傳輸動態，避免信息存儲不完整等情況和問題的發生，加強電子文件歸檔管理。
3.3采取將紙質檔案與電子檔案一并歸檔的存檔形式
建議目前高職院校將存檔的OA辦公系統生成的電子文件同時轉化為紙質檔案存檔，以加強存檔文件的完整性，避免由于目前電子檔案管理措施不健全所引起的歸檔不完善的問題。除此之外，在轉化為紙質檔案的過程中，要增加相關責任人簽署意見的環節，保證檔案管理過程規范，權責明確，萬無一失。
為了徹底了解淮安本地的幾所高職院校圖書館的具體情況，筆者實地走訪了幾家高校圖書館，在不同的特色書庫對高職院校圖書館的館舍情況、信息服務模式、讀者特征、工作人員業務水平等各方面進行了調查研究。研究發現，雖然如今的高職院校圖書館順應時展要求，穩居校園文獻信息的中心之位，在網絡時代的沖擊下也適時調整管理模式和服務理念，極大地發揮著高校文化陣地的作用，但由于資金不足、體制陳舊、人員管理等種種原因，淮安地區的高職院校圖書館在發展中也存在一定的問題。筆者從以上幾個方面入手，淺析高職院校圖書館的管理模式的創新及改進。
1.著力建設特色館藏，發揮創新優勢，突出學科特色，滿足讀者的多元化要求
首先，要突出技術性、實用性圖書的訂購，并且把這類圖書定位在傳授和掌握最基本和最新技術知識的檔次上，以適應學生閱讀的需要。其次，應根據學校開設的學科專業建設特色館藏，將圖書采購及期刊選訂都向這方面傾斜，以便逐步形成藏書特色。再次，順應網絡時代的大環境，在圖書館建設上，學校如果能將這些資源高效整合起來，有計劃地轉化為數字信息資源，建立特色數據庫，提供優質特色服務，就能實現資源共享，滿足讀者多方位、多層次、多元化的信息需求。最后，有條件的學校還可以將普通的館藏服務延伸至課題跟蹤服務、深度咨詢服務、信息輿情服務等。
2.引進并運用績效評價和激勵管理機制，提升管理水平
服務質量的提升還有賴于科學合理的評價管理體制的建立。對此，高職院校圖書館需要引進績效評價和激勵管理機制，加快管理制度建設。績效評價，是考查考核職員對崗位所規定的職責的執行情況、完成程度，從而評價職員的工作成績和效果。
激勵即激發、鼓勵，是指通過運用一定的手段和方式去激發人的內在動機，充分調動人的積極性。高職院校的圖書館激勵工作，應該遵循精神激勵和物質激勵相結合、正面激勵和反面激勵相結合、內部激勵和外部激勵相結合三項原則，靈活采用成就激勵、能力激勵、獎賞激勵、關懷激勵、環境激勵等多種激勵方式。
3.建立長效學習機制，加大人才引進力度，提升人員素質
服務質量的提升首先依賴于人員素質的提高。一方面，圖書館領導要爭取學院領導的重視和支持，為館員提供良好的學習環境和對外交流機會，促使館員通過定期培訓、校際交流、進修等方式提高自己的知識文化水平和業務水平。另一方面，要引進專業人才，尤其是將計算機、網絡人才作為未來圖書館發展的核心人才，要有計劃地建構圖書館人才結構，做到既能順利地開展基礎工作，又利于推進深層次工作；既能滿足目前的工作要求，又利于圖書館的長遠發展。
4.利用學生讀者優勢，加強宣傳力度
【摘要】心理檔案一定程度上記錄了學生的心理成長軌跡，高職院校為學生建立心理檔案，是開展學生心理健康教育的基本前提，是學生了解自我的客觀需要，也是高職院校實現人才培養目標的現實要求。高職院校學生心理檔案的建立，應遵循保密性與整體性原則、客觀性與真實性原則、動態性與發展性原則，應包含靜態信息、動態信息、預警信息三方面的內容。
【關鍵詞】高職院校；心理檔案；建設
經過多年的研究探索，目前我國高校學生心理健康教育工作已步入規范化、專業化的軌道。心理檔案是掌握學生心理健康狀況，進而有針對性地實施心理健康教育的重要基礎性資料，高職院校學生心理健康教育首先要從建立學生心理檔案著手。
1高職院校建立學生心理檔案的重要意義
1．1是開展學生心理健康教育的基本前提
心理檔案作為能反映大學生心理發展變化特點和大學生心理健康狀況的心理測試結果、心理咨詢輔導記錄等材料的集合體。高職院校為學生建立心理檔案，是進行學生心理健康教育的前提與基礎，學生心理檔案具有動態監測學生心理狀態、及時發現學生心理問題的功能，能夠為學校的學生管理工作以及學生心理咨詢、治療工作提供依據，有助于學校及時進行有效干預與控制，提高心理教育工作的實效性。
1．2是高職院校學生了解自我的客觀需要
近年來，高校畢業生就業競爭越來越激烈，高職學生與普通高校學生相比，面臨的就業壓力更大，這要求高職學生具有較高的心理素質，而學生對自己的心理素質是否了解，很大程度上決定著學生是否能夠按照社會的需求以及自身發展的需要更好地調節個性特點以及個性心理特征。為高職院校學生建立心理檔案，有助于學生準確地了解自己的心理狀況，正確認識自己的劣勢和長處，合理進行職業生涯規劃。
1．3是高職院校實現人才培養目標的現實要求
高職院校以培養技術性人才為主要目標，這要求高職院校學生擁有健康的心態和良好的心理素質。目前高職院校在校生中獨生子女所占比例較大，且90后普遍自我意識較強，學生中不同程度地存在合作精神淡薄、團隊意識較弱、功利主義濃厚等問題。建立心理檔案可以讓學校更好地識別學生的心理問題并對其進行必要的心理干預與疏導，貫徹落實心理健康教育要以預防為主的原則。
2高職院校學生心理檔案建設應遵循的原則
學生心理檔案的建設是一項專業性和技術性比較強的工作，高職院校在學生心理檔案建設中應遵循以下原則:2．1保密性與整體性原則心理檔案是為學生個人建立的檔案，是學生個人心理歷程的原始記錄，具有隱私性，首先需要遵循保密性原則。在收集學生檔案資料的過程中，工作人員還必須樹立整體觀念，不僅要為全校每位學生建立檔案，還需關注心理活動各要素的之間的聯系，考慮其他因素，如生活、社會因素的影響與制約。
2．2客觀性與真實性原則
建立心理檔案要確保心理檔案材料的客觀性與真實性，要基于學生的客觀心理事實，盡可能克服各類主觀因素的影響，客觀地記錄檔案建設過程中所采集的所有信息，不主觀臆斷、不妄下結論。同時，慎重使用心理量表，測量結果由專業人員進行解釋。
2．3動態性與發展性原則
學生的心理時刻處于發展變化的狀態，要系統、真實地反映高職學生的心理狀況，就必須動態地來看待學生，隨時關注學生的心理動態，及時收集相關信息，補充、修改心理健康檔案。同時還要牢固樹立發展的觀點，用發展的眼光看待學生成長中的不同心理歷程，積極幫助學生樹立健康陽光的心態。
3高職院校學生心理檔案建設應包含的內容
與普通高校學生心理檔案一樣，高職學生心理檔案的內容，也要盡可能客觀、全面地反映高職學生的心理特點，從而為學生管理及心理健康教育工作的開展提供有效的依據。高職院校學生心理檔案的建設應包含以下內容:
3．1靜態信息
由學生基本情況、生活環境、學習生活情況、重大社會生活事件以及心理測驗信息等幾部分組成，也是學生心理檔案的主體。基本情況是學生的一些基本信息，包括姓名、性別、年齡、籍貫、民族、所學專業、政治面貌、參加學生社團情況、、興趣愛好等;生活環境主要指學生家庭生活環境，即家庭結構、居住環境、經濟狀況、家庭氣氛、家庭成員的文化程度、父母職業、家長的教育方式、親子關系、是否獨生子女、在家庭各種的行為表現等;學校學習生活情況包括學生的學業成績、學習動機，學習興趣、思想表現、行為習慣以及與師生的關系、社會實踐情況、獲獎情況等;重大社會生活事件主要是指為學生本人的學習、生活造成重大影響的事件，如父母離異、家庭成員亡故、家庭突遭天災人禍、人際關系緊張、遭受重大挫折等;心理測驗信息主要是學生參加諸如智力測驗、人格測驗、心理健康測驗、職業測驗等一些測驗量表的日期、結果及分析等。
3．2動態信息
主要是一些階段性的信息，是反映學生心理變化的材料，包括學生的階段性自評、同學或老師的階段性評價、心理健康階段性測評、是否進行過心理咨詢及咨詢記錄等，用于對學生的心理健康檔案及時進行補充、修改。
3．3預警信息
包括靜態信息和動態信息綜合起來形成的分析報告、學生心理素質發展報告及偏離常態學生的個體預警信息等，這部分信息是學生心理檔案建設中尤其要關注的部分，偏離常態的學生是高職院校學生心理健康教育工作的重點關注對象。
總之，為高職院校學生建立心理檔案是推進心理健康教育工作發展的重要措施，可以為學生的心理咨詢輔導工作以及學生管理工作、教育教學工作等的順利開展提供有效依據，能夠動態監測學生的身心健康發展情況，積極幫助學生樹立健康向上的陽光心態，不斷促進學校心理健康教育工作的發展。
參考文獻:
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關鍵詞：高職院校；人事檔案管理；信息化
一、加強高職院校人事檔案信息化管理的必要性
伴隨著當前現代信息技術的飛速發展，信息化管理已經在我們日常的工作生活中日益普及，并且發揮著越來越重要的積極作用，對于高職院校的人事檔案管理來說更是如此。筆者認為，在高職院校人事檔案管理過程中加強信息化管理的必要性主要表現在以下幾個方面：
（一）是推動高職院校人事制度改革的必然要求
將信息化管理引入到高職院校人事檔案管理中來，不僅能夠使高職院校的領導者以及相關部門直觀、迅速的對本校人力資源狀況進行掌握，為院校人力資源決策提供有效的信息支持，而且還能夠極大的提升高職院校人事檔案的綜合利用效率，有效實現相關部門與人員之間的信息共享，是推動高職院校人事制度改革的必然要求。
（二）是提升高職院校人事檔案管理工作者綜合業務素質的重要基礎
在高職院校傳統的人事檔案管理過程中，通常都是以手工操作為主來開展工作的，在這種工作模式下的工作效率很低，工作人員的勞動強度很大。但是將信息化管理引入到高職院校人事檔案管理中來，就能夠將人事檔案管理工作者從繁重的工作任務中解脫出來，從而有更加充分的時間與精力去學習先進的人事檔案管理理論與實踐方法，從而有效的提升高職院校人事檔案管理工作者的綜合業務素質。
二、我國當前高職院校人事檔案管理信息化過程中存在的問題
就我國當前高職院校人事檔案管理的實踐來看，信息化管理雖然已經取得了長足的進步，但是仍然存在一些不足之處亟待完善。筆者結合自身多年的實踐經驗，認為我國當前高職院校人事檔案管理信息化過程中存在的問題主要包括以下幾個方面：
（一）資金籌集存在困難
在高職院校中開展人事檔案管理的信息化，往往會受到諸多因素的影響。其中，資金問題往往成為高職院校人事檔案管理信息化工作的重要制約因素。開展高職院校人事檔案管理的信息化，不僅需要購買電腦、掃描儀等硬件設備，鋪設系統內部局域網絡，而且還需要購買人事檔案管理軟件以及安全防護軟件等，這些都需要進行大量的資金投入。除此之外，由人事檔案信息管理系統快速更新所帶來的維護費用也是不容小覷的。但是，就我國當前高職院校發展的普遍狀況來看，往往存在資金緊張的普遍現象，各高職院校能夠用于人事檔案信息化建設的經費投入非常緊張，成為制約高職院校人事檔案信息化管理的首要瓶頸。
（二）相關工作人員綜合業務素質普遍較低
在高職院校開展人事檔案的信息化建設，要求檔案管理工作者具備較高的綜合業務素質，不僅需要掌握檔案管理的相關理論，而且還應當通曉計算機網絡知識以及現代化管理技術。但是，就我國當前高職院校人事檔案管理工作隊伍的建設來看，相關工作人員的綜合業務素質普遍較低，開展工作的積極性也沒有得以充分的發揮，給高職院校人事檔案管理信息化建設的順利開展設置了一定的障礙。
（三）開展檔案管理信息化建設工作量大
在開展高職院校人事檔案的信息化管理過程中，需要完成的工作量是非常繁重的，主要包括以下五個方面的工作：首先，應當開展針對現存人事檔案的數據化處理，采用掃描、縮微等技術手段將已經歸檔的紙質材料轉換為電子數據；其次，利用檔案管理軟件的相關模塊將數據化檔案進行分類歸集，以便于投入使用后的檢索應用；再次，通過物理隔離、設置防火墻、數據備份等手段，保證檔案信息數據的安全；第四，及時開展檔案信息化管理系統的更新完善，保持其一直處于可用的狀況下，避免產生由于信息技術更新換代而帶來的效用喪失；最后，要雙管齊下，在高職院校人事檔案信息化完成之前，實行的是紙質檔案與電子文檔并存，既要按老方法管理紙質檔案，又要按信息化要求建立檔案數據庫工作。
三、提升高職院校人事檔案信息化管理水平的對策措施
針對上述我國當前高職院校人事檔案管理信息化過程中存在的問題，筆者提出以下幾個方面的對策措施，以期能夠對我國當前高職院校人事檔案信息化管理的科學開展提供一點可借鑒之處：
（一）要樹立科學的、先進的人事檔案管理理念
對于高職院校人事檔案信息化管理建設來說，首先應當在思想觀念上由落后的封閉型轉變為現代的開放型。在當代信息技術在當今社會日益普及的大環境下，加強高職院校人事檔案管理的科技化意識、現代化意識、計算機管理人事檔案意識，加快人事檔案管理工作由傳統的手工管理向計算機信息化管理的轉變，主動面向社會實際需要，把人事檔案管理工作的重心轉變為符合社會實際需要和各項事業發展的需要，提供優質服務和高效率的服務。
（二）要加強人事檔案信息化管理的安全意識
盡管現代信息技術為高職院校人事檔案的高效管理提供了先進便捷的管理方式與手段，但是也給人事檔案管理工作帶來了一定的安全隱患，在實際工作中，有的單位在進行人事檔案信息化建設時由于安全意識往往不夠或者客觀原因，造成人事檔案信息的泄密和丟失，給當事人和單位帶來重大的損失；有的電子文件在保存中無法更新版本造成不可識讀性和不可兼容性，使存儲材料及載體容易損毀等問題產生人事檔案信息資源丟失。基于上述分析可以看到，在高職院校的人事檔案管理工作中，一定要正確處理好人事檔案信息的保密與利用的關系，對各種資料信息進行嚴格區分和界定，正確使用好計算機的加密功能，提高安全意識。
（三）要不斷提升人事檔案管理人員的業務和政治素質
伴隨著當前現代信息技術的不斷深入推進，對檔案工作人員的要求也越來越高。就目前高職院校人事檔案管理的現實需要來看，應當建設一支檔案專業化知識化技能化的干部隊伍。伴隨著信息時代的到來，對每位檔案工作人員在工作技能上、業務素質上、政治思想上提出了更高的要求，因此，檔案工作人員必須要加強專業知識和技能的學習，不斷拓寬知識面，提高計算機使用能力、人事檔案管理能力以及綜合分析判斷能力，掌握現代信息管理技術，努力做到既熟悉人事檔案管理業務，又懂得計算機技術管理的具有雙重知識結構的復合型人才。
四、結束語
通過上述幾個部分的分析與論述，我們可以看到，加強高職院校人事檔案管理的信息化建設是非常必要的。但是我們還應當看到高職院校人事檔案信息化管理過程中存在的種種不足，并積極采取相應對策措施進行解決。只有這樣，才能夠推動我國當前高職院校人事檔案信息化管理的科學健康發展。
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