時間：2023-06-16 16:38:08
導語：在建設工程檔案管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
Abstract: With the development of our country socialist market economy unceasing development, the project construction is also more and more get further development, how to strengthen the management of engineering data files is a very important work to improve the quality of the project. Project archives management is good or bad, it is directly related to the quality of the projects, the economic benefits of the enterprise. This article from the importance and problems of archives management, probes into some measures for archives management.
Key words: construction project; archives management
中圖分類號：G270文獻標識碼：A 文章編號：
前言
改革開放以來，我國的建設事業發展迅速，與此同時，也形成了大量的業內資料即工程檔案。建筑工程檔案是建筑建設活動中形成的原始的、圖物相符的有保存價值的真實記錄和實際反映。它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動，是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。在對建設工程質量、總體造價和建設工期進行管理的同時，建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。
1 工程檔案管理的重要性
建筑工程檔案是工程建設、管理的真實記錄,具有憑證和依據作用。工程檔案資料對于工程的建設、管理、維護、改造等具有不可替代的作用。一項建筑工程從立項、設計、施工、竣工驗收,到運行、養護、維修、改造,一直到拆除,要經過若干不同階段、跨越漫長的時間。在這一過程中會由不同的專業人員不斷形成各類檔案資料。無論是資料的形成環節,還是形成后的長期管理過程中,任何紕漏都會給工程帶來隱患,甚至引發重大責任事故。所以必須加強這項管理工作。同時,檔案資料是工程正常運行的基本保障。完善的檔案資料對于管理單位及其相關人員熟悉工程狀況、搞好養護維修和改造,不斷提高管理水平具有重要的作用。管理不善將會影響工程的安全運行和效益的正常發揮。
2 建筑工程檔案管理需要解決的問題
2.1檔案材料不完整
檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。
2.2缺乏統一的管理模式
從檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。
2.3缺乏復合型檔案管理人員
基層單位的檔案管理人員專業素質較差，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，難以適應工作需要。
3 增強檔案意識，轉變傳統觀念，樹立科學理念
建筑工程檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，積極宣傳《檔案法》，正確認識建筑檔案重要性是提高建筑工程管理和檔案管理水平的關鍵和保證，以人為本，貫徹科學發展觀，建筑檔案人員應做好檔案管理工作，變被動為主動，有為才有位，使檔案人員和各級領導達成共識，齊抓共管，提供建筑檔案管理水平。建筑檔案工作涉及建設單位、設計單位、施工單位、監理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法完成工作的，努力爭取各部門和領導的重視和配合，通過檔案利用事例，加強檔案人員的工作積極性和責任感，提高檔案工作的地位，使廣大利用者逐步認識到檔案和檔案工作的必要性和唯一性。
4 加強指導和監督，完善建設工程檔案管理
做好建設工程檔案管理工作，需要檔案管理部門與建設工程部門的大力合作，密切配合，加強溝通，更需要建設行政管理部門和有關部門的支持和配合。對如何加強指導和監督，完善建設工程檔案管理工作建議如下：
4.1提前介入
“提前介入”就是在工程項目與檔案館簽定了工程檔案報送責任書后，檔案館指定專人負責對該工程項目工程檔案形成過程的跟蹤指導工作，在建設工程檔案立卷之前，與建設工程部門的檔案員了解工程的情況。根據工程的實際情況，制定歸檔范圍、分類方法、編制標準等等。同時還應對建設工程部門的檔案員進行業務培訓，讓檔案員對應歸的材料有大致的了解，并且提醒保留照片等材料，同時對電子文件的歸檔也應有交待。
4.2全程參與，工程與歸檔同步進行
施工階段產生、形成的工程系統質量保證性材料是建設工程檔案的核心部分，這些材料直接記述和反映工程建設的內在結構和質量，檔案管理部門應以高度的責任感深入實際、積極主動地檢查、督促有關施工管理部門和責任人。使其及時做好收集工作，最大限度地確保該階段工程質量保證材料與所記錄的對象保持一致：要做到這一點，在具體管理工作中應堅持“三同步”。首先，堅持建立施工現場監督機構與工程開工同步。其次，要堅持項目歸檔材料的收集、積累與結算施工進度款同步。再者，要堅持施工現場預立卷與施工進程同步。堅持施工現場預立卷，使它與項目的實際工程進程同步。檔案驗收應重點檢查：工程前期文件、各種隱蔽工程記錄、設計基礎文件、施工技術文件、竣工圖文件、事故處理文件、質量檢驗評定文件、監理工作文件和各項專業驗收文件，檢查檔案內容是否齊全、手續是否完備、質量是否符合歸檔要求等。檔案工作人員應站在維護和確保建設工程檔案完整、準確、系統和安全這一高度，敢于項真，嚴肅認真地把好這最后一關。
4.3建設工程部門應把好檔案驗收關，確保案卷質量
文檔資料收集不全、原始記錄丟失，是工程檔案不達標的首要原因。為解決好這個問題，應把檔案管理納入工程管理當中，嚴格建檔全過程的控制，保證建設與建檔同步進行，定期或不定期對工程檔案進行檢查。對檢查中發現的問題，予以現場指導改正以外，還將檢查結果及整改建議通報各有關部門及參建單位，限期整改。對工程檔案的驗收，工程監理人員、相關業務管理人員與檔案管理人員密切配合，嚴格把關。工程監理人員和相關業務管理人員的主要任務是檢查檔案所記錄內容的真實性和完整性，檔案管理人員則側重于竣工圖和文件材料的收集齊全、分類的準確性和組卷排列的系統性。對不合格的檔案，給予指導意見，限期整改，直至合格為止。
5 加強培訓，提高檔案人員業務素質
檔案人員的業務素質對做好檔案管理工作起著關鍵作用。施工單位的檔案管理人員多以兼職為主，即使是專職的資料員，其檔案業務專業水平也是非常有限，加上人員流動頻繁，對檔案管理工作帶來很多負面的影響。因此，建設工程部門有計劃、有重點地對參建各方檔案管理人員進行培訓，使他們增強了檔案意識、熟悉檔案管理規范、熟練掌握檔案業務知識。
結語：
總之，我國的建筑市場面臨嚴峻的挑戰和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建筑工程檔案管理也會涌現新情況，同時也存有較大的發展機遇和空間。我們應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態度，充分發揚我們已有的優勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。
參考文獻：
關鍵詞：建設工程；檔案；管理
Abstract: the engineering construction project file is the whole process of the original and true record, completes the engineering archives management work to give full play to human potential, so that it can better serve the cause for the engineering archives.
Key words: construction project; File; management
中圖分類號：F407.9文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2013）
加強對公路橋梁工程建設檔案管理，特別是做好工程文件材料的收集、整理、歸檔、移交，是一項十分重要的工作。如何有序地管理好工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案工作的規范要求。
1工程檔案管理促進建設工程質量的作用
1.1程檔案是建設工程的有機組成部分
一般來說，遠在建設工程施工之前，建設工程檔案就開始產生并積累了。建設工程立項文件是建設工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄，是項目經費落實和項目具體實施的根本依據。項目預算編制、項目概要設計、招投標都必須以立項文件為依據。而項目預算、概要設計、招投標產生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據。可以說，貫穿建設工程過程一直有兩根線條，一條是技術性的，是抽象的，以文件材料為表征：另一條是操作性的，是實體的，以工程物理結果為體現。技術性線條還要先產生，還要更長遠在施工階段，二者又是交織在一起的。但無論如何，技術性線條是不能從建設工程中抽離出來的，更不能忽略不計。
1.2檔案是建設工程質量的直接反映
建設工程質量是指工程滿足業主需要的，符合國家法律、法規、技術規范標準、設計文件及合同規定的特性綜合，包括：適用性、耐久性、安全性、可靠性、經濟性、與環境協調性六個方面。特別是隨著量化分析和精細化管理的推動，對建設工程質量有了一系列精確的評價體系。實際上是說，建設工程檔案直接反映了建設工程質量，我們應以建設工程檔案為依據來全面評價工程質量。
建設工程檔案作為建設工程質量直接反映還有一層非常重要的意義，那就是在工程建設過程中，有許多工序的內容是要被下一道工序所掩蓋的，也就是通常所說的隱蔽工程。對這一部分，在工程竣工后我們是看不到摸不著的，也難以檢測得到，我們只能根據掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現場記錄對這一部分工程內容進行評價，工程檔案在此的作用就是無可替代了。
1.3工程檔案管理是建設工程質量控制的關鍵環節
建設工程檔案是一個靜態的概念，而建設工程檔案管理則是一個動態的過程。一般來說。這一清晰的研究，我們會發現，工程檔案管理實際上不是一個單獨的、孤立的行為，而是工程項目管理的一部分。更進一步，我們從工程質量控制的角度出發，工程檔案管理占有關鍵的一席之地。
建設工程項目管理中的質量控制主要表現為施工組織和施工現場的質量控制，控制的內容包括工藝質量控制和產品質量控制。影響質量控制的因素主要有“人、材料、機械、方法和環境”等五大方面。上述幾個方面的資料都在建設工程檔案的收集編制范圍內，所以工程質量控制的五大因素都離不開工程檔案管理。
1.4工程檔案管理是促進建設工程質量的重要手段
工程檔案管理在行政上體現一種強制性，這種強制性往往與建設行政職能高度融合，既可以作為行政許可的前置條件，也可以作為工程項目竣工審查程序的一個部分，還可以作為行政執法檢查的一個內容。這一系列的行政行為，以加強工程檔案管理為手段，卻能取得提高工程質量的效果。建設工程檔案不僅把這個過程真實地記錄下來了，把這個過程完整地鏈接起來了，也把這個過程作為歷史記憶長久保留了下來。對于建設工程檔案管理的重要性及其實現途徑是需要我們研究思考并高度重視，我們應該以眾多的建設工程質量事故為教訓，以我們加強建設工程檔案管理的經驗和成果為動力，以高度地責任感和緊迫感來推進建設工程檔案管理工作，為提高建設工程質量，確保人民生命財產安全，建設社會主義和諧社會做出切實的努力。過程的目的和結果都是建立真實、完整、系統的建設工程檔案。
2如何做好工程檔案的管理
2.1重視工程檔案管理工作，應設專人管理 工程項目建設中一般對內業資料不太重視。到工程完工后，即將交工驗收，才開始慌忙整理，有的施工單位甚至人也難以找到，給檔案整理帶來很大難度。主要原因一是整理資料是苦差事，沒有人愿意去干。二是工程到了收尾階段，大部分人員特別是技術人員又撤離到新的工作崗位。三是一般施工單位沒有專職檔案管理人員，內業資料分散于工程技術科、試驗室、合同管理等部門。工程后期人員繼續撤離后，有些施工單位留下的人員對資料不熟悉，加之有些資料簽字手續不完備，需要施工單位或監理人員簽字，人員很難召來，拖延了資料整理時間。四是工程建設中不注重資料收集，為后期資料整理帶來巨大的工作量。 由于對內業資料不重視，造成一系列的不良后果。其一是拖延了工程交工時間。其二是耗費大量人力、物力、財務。其三是為項目檔案管理帶來較大難度。其四對工程質量檢測單位資料審查帶來難度。 鑒于上述原因和所產生的效果，因此應在工程建設中加強檔案管理工作，至始至終要有懂業務的專人負責管理；做到工程完工短時間內將內業資料整理結束，為交工驗收做好準備。
2.2制定工程檔案管理辦法，明確標準和要求 將工程的過程管理和歸檔責任進一步明確和細化，使工程技術和檔案管理人員在工程檔案管理中有明確的收集方向和立卷標準，對提高工程檔案管理質量起到了積極的作用。在實踐中發現只有綱領性文件是不行的，必須對竣工文件編制辦法細化，讓人一看就明白如何操作，避免由于理解不一造成資料整理的混亂，給內業資料管理工作帶來巨大的工作量。
2.3加強工程檔案管理人員和有關技術人員培訓由于施工單位來自不同地方，且工程施工中人員變動大，一個新項目可能又是一批新人，各地有各地的具體要求。從實踐來看，絕大部分人對檔案工作不太了解，有的工程技術人員甚至連施工工藝流程都不明白，整理出來的工程檔案千差萬別，無法交工。特別是有的施工單位領用設備后，不注意對設備出廠技術資料的保管，致使運行單位在設備損壞時，內業資料找不到參考的技術數據及生產產家，給工作帶來不必要的麻煩；有的施工隊對檔案缺乏足夠的認識和重視，資料填寫沒有按照檔案的歸檔要求，退回重做，就再也不見資料送來。工程開工前，應對檔案管理人員及有關技術人員進行系統培訓，使他們掌握內業資料整理的標準和要求，思想上統一認識，避免資料整理返工和重復勞動。
2.4落實工程竣工檔案預檢工作檔案人員在按工程進度同步收集歸檔材料的基礎上，將竣工檔案的預檢工作作為重點，在工程預檢前提前做好準備，將國家檔案局《建設項目（工程）檔案驗收辦法》及本公司基建檔案歸檔要求印發參建單位，并針對具體工程的不同特點，相應提出具體要求。在預檢過程中，做到認真細致，對發現的問題盡可能形成書面記錄和整改要求，及時反饋參建單位。同時，對未在規定時限內保質保量移交工程竣工檔案的單位，檔案人員不予簽字，原則上財務部門不予結算，以保證竣工檔案的及時移交。 工程檔案是隨著電力建設工程實體完成而同時產生的重要成果，這是工程建設過程，結果狀況最原始、最真實、最全面的記錄，是工程投產后生產運行、維護、改造、擴建等方面工作都必須的可靠依據，它對總結工程設計、制造、施工、調試和生產運行經驗，不斷提高其水平起著不可替代的作用。在每一個環節中所形成的檔案材料的質量，反映了工程管理水平和質量，最終決定了整個工程檔案的質量。因此，電力工程檔案管理工作是工程項目管理的一項重要內容，認真抓好此項工作有利于促進工程管理工作，縮短交工驗收的期限，避免工作完工后牽制建設、施工單位大量的人力、物力，順利完成工程檔案的驗收和移交工作。充分發揮電力工程檔案管理工作促進電力事業的發展。
3結束語
了解工程檔案的重要性與作用，要求我們必須做好工程檔案管理工作。通過對工程檔案的管理、編研、開發和利用，必將轉化為直接的生產力，推動城市建設發展，為社會創造更多的財富。
【參考文獻】
【關鍵詞】風電建設工程;檔案管理;工作體會
國家基本建設的快速發展，我國各行業檔案資料的作用更是顯現出來，檔案管理工作越來越受到各級領導的重視。國家把工程檔案的管理水平列入了基本建設工程整體質量的一部分。各級建設者為了提高檔案管理工作的水平，引了信息化管理軟件使檔案管理工作也由傳統的手工操作進步到運用現代辦公設備和技術進行管理。收集完整、整理規范、科學管理、合理利用工程檔案資料成為了各級建設者不可推卸的質量職責。
1.風電建設工程檔案工作的特點
風能是可再生綠色環保能源，有利于保護生態環境。風電建設工程的檔案資料是工程建設期的歷史記錄，它能真實地反映工程建設的全過程。在工程建設期內它是一部各項在建工作的指導和參考書；工程竣工移交給生產（管理）單位后，它是工程設施的維護管理、確保風電工程長期安全穩定運行、充分發揮投資效益的一顆支柱；隨著社會的進步和發展，它又將成為工程改擴建的重要依據。總之，工程檔案是建設者留給后來人的寶貴財富，它會無時無刻地發揮出經濟效益的潛能。由于風電建設項目在建設期要形成大量的管理文件和專業性強的科學技術性資料。它包含文件、文字記錄、圖紙、圖表、計算材料和聲像資料及其它有參考價值的載體。歷史的經驗告訴我們，只有嚴格地按照國家檔案管理規范和風電行業的有關規律對風電建設工程檔案資料進行達標投產管理才能做到收集完整，形成規范的、有參考價值的竣工資料。在工程建設期的檔案工作有以下幾個特點：
（1）風電建設工程涉及管理和施工單位多，參建人員經常有變動；必須存檔的資料在施工階段就應及時收集，否則實現歸檔完整很困難。
（2）風電工程的構成是一個多學科、專業分散且技術性強的系統工程，它的存檔資料要實現科學分類、規范整理、管理人員應具備檔案管理的專業知識外，還應熟悉風電建設的全過程并具備一定的專業技術知識。
（3）竣工檔案的編制工作是一項繁瑣細致的工作。要求管理人員有較強的責任感和事業心，自覺地嚴格執行國家和風電行業的檔案管理規范，有良好的敬業精神。
（4）檔案管理人員應善于運用現代辦公設備和專業技術，對文件、圖紙資料的文字檔案編制和電子檔案的處理和管理工作。具備使用現代辦公條件的素質。
2.風電建設工程檔案管理
通過經歷了風電站的建設，如何確保工程竣工檔案資料的完整、準確、系統、分類科學 ，在參加了檔案管理工作后有以下工作體會:
2.1收集竣工資料要從源頭抓起
竣工檔案資料之所以重要就在于它的真實性和完整性。而風電建設工程的原始資料是由方方面面的參建單位積累起來的。從工程立項到工程竣工驗收經歷的時間長、人員變化也大，誰施工誰做竣工的原則難以做到。一些參建單位為了應付也只能編制出回憶錄似的資料，其真實性已無從談起。工程一開工，業主就應把檔案資料作為一項重要工作來抓。竣工資料的收集工作應按邊施工邊收集的原則進行。否則，工程竣工后很多應收集的資料無從找起。因此，資料的收集歸檔工作應在參建項目的合同中有明確約定，并與工程價款的結算結合起來。甲乙雙方都要以誠信守約的態度認真履行資料歸檔的職責。只有抓住源頭才能確保資料收集完整、準確。
2.2制度管理
在風電建設工程工作的實踐中，對檔案資料進行制度化管理是一個成功的經驗。工程建設初期業主就建立嚴格的管理制度，實行統一領導、統一管理、統一標準的檔案管理模式。業主、監理和參建各方都要設專人領導、專人管理，各單位要建立檔案管理網絡和管理制度（包括經濟責任制）。業主和監理要明確劃分各單位的資料歸檔責任并定期進行巡查，檢查、督促、指導各級的資料管理工作，發現問題及時糾正。對資料管理工作規范、成績突出的單位和個人要表彰和獎勵，對存在問題的單位要責成及時整改。杜絕參建單位的檔案管理水平良銹不齊，出現問題成堆而無法整改的局面。制度化管理可以提高建設工程檔案管理工作的整體水平。
2.3提高各級資料員的素質
各級資料員的工作水平和責任心是確保檔案工作質量的關鍵。由于參建單位多，各單位的管理水平也會參差不齊。業主要有針對性地組織資料管理員進行業務培訓，增強他們的責任感，使他們熟知管理規范和竣工檔案編制歸檔工作的具體標準。要求各單位進入工地就編制出本合同應提供的竣工資料詳細目錄，包括案卷提名和案卷編號一并提供給監理單位審核。使業主、監理能有效地控制竣工資料在收集時不漏項、編制時分類科學、案卷提名正確；同時，發現問題時便于指導，檢查、督促時有依據；參建單位在收集整理竣工資料時也有一個統一的標準。檔案資料管理人員的工作素質在一定程度上是竣工檔案質量的保證。
2.電建設項目檔案管理常見問題
（1）一個獨立的事件應單獨組卷。從事件的起因、發展的過程、處理的結果應按照時間的順序歸檔在一起，便于查閱。往往由于收集不及時會出現收集的資料存在缺漏項不連貫的情況。
（2）檔案組卷一般應不少于三套：一套用于存檔、一套留作資料查閱、一套用于生產；其中最少應有一套是原件。所謂原件應是紅頭、加蓋紅章或手工實名親筆簽字的文件圖紙資料。一個風電建設工程經過幾年的建設期原件資料的丟失情況比較普遍。
（3）同樣由于上述原因，各單位移交的竣工資料中會出現大量的復印件、冒名或簽名的文件，簽名者不能為所簽資料的真實性負責。
（4）竣工資料書寫不規范：表現在字跡、圖樣不清晰，圖表不整潔，簽字手續不完備，永久、長期保存的文件使用了易退色的書寫材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆）書寫、繪制。
（5）竣工圖的編制修改不完整、不規范，竣工章加蓋部位不一致不清晰、簽字不完備、圖紙折疊方向大小不符合規范要求。
（6）檔案資料盒的脊背、封面及案卷提名編寫不能表明卷內內容，編碼錯誤，卷內的頁碼、表格填寫不正確等。
（7）電子檔案保管不善，編制的檔案目錄檢索查找不便捷。
（8）檔案資料管理環境不能防蟲、防潮、防鼠。收集的資料損壞嚴重。
【關鍵詞】建設工程 質量管理 檔案管理 關系
建設工程就好比是我們人類勞動智慧與資源的結晶，但是往往都會有較大的人力、財力以及物力方面的投入來針對一些較大規模的建設工程項目。對于建設工程而言，其竣工之后不僅要有一個較理想的實體成果，另外對于這個建設工程的記錄檔案也是非常重要的，它將整個建設工程的技術成果都包含在內。其工程項目都會由于較大資源投入而受到廣泛的重視，因此，對于整個工程項目而言，更多的人是將目光投入到這個項目的實體成果和它的外在形象。
一、建設工程檔案是建設工程的有機組成部分
對于一個建設工程而言，其項目的檔案內容早在這個工程建設施工之前就已經開始對其工程的決策、審批過程等進行記錄和積累了，同時也是對這個建設工程項目的經費落實的一個有效的保證。對于建設工程來說，其編制的預算、設計的概要以及招投標等都應該以實際文件進行立項來作證的。同時其項目勘察所測量以及設計的重要依據來源就是該項目設計的預算概要、招投標資料。因此，在開展建設工程項目之前，就已經產生了較大量的文件材料。且這個文件材料對于整個項目工程來說是非常重要的，項目工程沒有它就不能很好的開展下去。另外其項目工程在建設施工過程當中也會產生較大量的文件資料需要記錄，比如其建筑過程當中所需要的標號水泥以及其用量和配比等等，建筑過程中的旁站監督記錄以及檢測記錄等，對項目中出現的問題進行的調整指令等。因此，整個建設工程項目在實際開展過程中可以說是按照兩條道路進行的：一條就是以技術為主，用文件材料的形式進行記錄的建筑過程；另一個就是實際操作性質的，用工程物理進行的實體結果為主的。并且其技術性的道路是首要產生的且較遠的，有可能在施工建設過程中與實際操作道路交織于一起。因此，技術性道路是建設工程中的一條重要道路，是不能被忽視、被拋棄的。
二、工程檔案是建設工程質量的直接反映
（一）工程檔案是建設工程質量評價重要依據
所謂的建設工程的質量，在最開始的時候只是一個比較生活化的形式概念，即對該工程進行的感受性評價和綜合性的表述。不過建設工程隨著近幾年的發展和創新，其現代科學思潮已經將建設工程質量定義為了更加嚴格的含義，即能夠滿足工程業主所需和國家法律法規規定許可的、對其設計文件與合同等相符合的綜合性質的評述，該評述包含整個工程項目的耐久性、可靠性、安全性、適用性、環境協調性以及經濟性六大方面。尤其是最近剛推出了工程的量化分析以及精細化管理，使得建設工程的質量評價體系開始更加精確與完善。我們對其工程的評價開始由最初的感受性質的經驗模式升級到根據其工程的數據圖紙以及現狀作為依據的一整套體系化模式的評價了，因此其建設工程的質量評價就不只是簡單的到現場觀看一下就能得出的，而是依據整個建設工程的檔案為依據，對其工程的量化統計資料進行研究與分析，從而得出對于這個建設工程的一個綜合性質的評價結果。即建設工程的檔案能夠對整個建設工程的質量進行實際意義上的反映了。其已經成為我們對這個建設工程質量評價的一個重要依據了。
（二）工程檔案能夠檢測隱蔽工程
建設工程檔案反映出建設工程的質量還包含了更深層次的意義，即一般情況下，其建設工程在實際施工期間，大多數的工序都會由下一道工序內容所掩蓋，導致工程部分內容成為了隱蔽式的。如果我們只是去檢測整個工程的話，是不會發現這個隱蔽式的工程的。因此唯一能夠檢測到這些隱蔽式工程的方法就是利用工程的檔案記錄來翻看這些隱蔽工程的照片、圖紙以及錄像等資料，從而對其進行評價。
（三）工程檔案管理是提高工程質量的重要手段
工程檔案的管理工作在行政上是有著強制性的意義的，其與建設行政只能議案都是緊緊融合聯系的。行政許可的前提條件就是它，同時建設工程在竣工以后對其進行審查的過程也有工程檔案管理工作，其是行政執法檢查的一項重要內容之一。因此，工程檔案管理工作是與這一系列的行政行為進行掛鉤的，以檔案作為工具，來對整個工程的質量進行監督。重慶市為認真落實國務院頒布的《建設工程質量管理條例》，保證建設工程質量，保障人民生命和財產安全，現結合重慶市的實際情況，市建委還頒布了《重慶市建設工程檔案編制驗收標準》作為工程建設強制性標準。建設工程檔案從工程前期就要由市建委嚴格把關，并在得到《施工許可證》之前還要與城建檔案館建立關于工程建設的竣工檔案責任書和檔案管理責任人的身份信息等，即打一開始就要求將該工程檔案的相關規章與要求告訴有關建設單位，讓他們能夠分配相關人員來執行該項工作，對其檔案資料進行終身負責。另外還要在竣工之后積極辦理工程項目的檔案合格證書，通關以上關卡之后次才能允許辦理工程的產權產籍手續。
三、小結
一個建設工程從開始進行立項、招投標開始，到其勘測、設計、運送材料物質，再到施工、裝飾、綠化以及竣工驗收使用等全部步驟，加起來其時間時很漫長的。因此針對該項工程的建設檔案是對這些過程的真實記錄，同時也能夠將每一個步驟進行有效的緊密連接，最后再完整保留下來。所以我們一定要重視對一個建設工程項目的檔案管理工作，而且其建設工程的項目管理工作如果能夠在行政方面做好，其必將對促進建設工程的質量發揮出意想不到的效果。
參考文獻：
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建筑工程是人類社會生活的重要組成部分，是人們生活棲息的主要場所，因此工程質量的高低直接決定了人們生活質量的高低，影響到人們生命財產安全。從工程建筑參照標準的角度看，工程檔案為其提供了豐富的經驗借鑒，從工程質量事故分析角度看，工程檔案為其原因分析、事故認定、責任判斷、過程還原等提供了參考資料和依據，從工程質量監督和審核驗收角度來看，工程檔案為其提供了建筑過程監督和保障。因此，工程檔案管理是保證項目工程順利進行、質量有效提升的重要保證，在建筑工程項目中具有非常重要的地位和作用，為本文的課題研究提供了推動力。
一、工程檔案在建設工程中的地位和作用
1.工程檔案與工程建設是相互依存的整體
工程檔案的建立早于工程建設，這是由工程檔案所包含內容所決定的，同時，工程檔案與建設工程施工是同步進行的，且在工程施工結束之后，工程檔案仍在繼續，直到建設項目完全交付使用之后，工程檔案才著手與歸檔。在整個建設工程施工過程中，檔案與工程是不可分割的整體，二者相互作用與制約。在工程施工之前，建設項目的所有前期工作記錄與文件是工程檔案積累的開始，比如項目決策、審批、確立，以及項目預算、概要、施工框架文件、勘察測量、工程設計等。這部分前期的工程檔案是建設項目順利開展的前提條件。在項目施工進程中所形成的文件同樣是工程檔案的重要組成部分，包括建筑材料的合格檢驗文件、工程進度等。
2.工程檔案反映了工程質量的高低
隨著建設項目量化分析和精細化管理的推動，對建設項目工程質量有了一系列精確的評價體系，這個評價體系的建立與實施離不開工程檔案。在量化分析和精確化管理推動下，對建設項目質量的評價不再以簡單的現場觀摩與感受評價，經驗化的審驗將會被數據化、圖紙化評價替代。精確數據與詳細圖紙的體系是建立在工程檔案基礎上的，因此這種綜合測評是以工程檔案為基礎的。整個建設項目工程進度是分層次的，在施工過程中，往往會出現上一層次的工序被下一層次工序所覆蓋，這就說通常說的隱性工程，對這部分工程的綜合測評是需要工程檔案所提供的現場實時資料來確定的。因此，工程檔案在綜合測評中就起到了不可替代的作用，直接反應了工程施工質量的高低。
3.工程檔案是建設工程質量控制的關鍵環節
從上文可知，工程檔案管理是工程項目施工質量的重要保證，因此在建設工程項目進程中，工程檔案管理也應成為工程項目的關鍵部分，成為質量控制的關鍵環節。工程檔案是一個文件資料體系，是靜態存在的概念，而工程檔案管理則是一個過程，是動態存在的，并且這個動態存在的檔案管理的最終目的是實現檔案的完整化、準確化、系統化。真實化。工程檔案對建設項目質量的監控主要表現在對施工組織和施工現場質量的控制。通常來說，質量控制的內容包括“人、材料、機械、方法、環境”五大因素。工程檔案管理通過對這些因素的控制，保證了建設工程質量，成為工程項目質量控制的關鍵環節。
4.工程檔案管理是促進建設工程質量的重要手段
工程檔案管理在行政上體現一種強制性，這種強制性往往與建設行政職能高度融合，既可以作為行政許可的前置條件，也可以作為工程項目竣工審查程序的一部分，還可以作為行政執法檢查的一個內容。從這些行政行為可看出，工程檔案管理是作為一種手段來體現對工程質量的控制。這些行政行為并未直接作用于建設工程施工進程上，而是作用于工程檔案管理上，但是卻通過檔案管理，監視和控制了工程項目施工的順利、合規的進行。因此說，工程檔案管理是促進建設工程質量的重要手段。
二、做好工程檔案管理的措施
1.完善法規、業務規范等相關制度
隨著我國經濟和社會的發展，人們的法律意識逐漸加強，我國也逐漸步入法治社會，依法行政是法治社會的顯著特征。在各行各業進入法制環境的情況下，檔案管理也不應例外。鑒于工程檔案管理對建設工程質量的保證和控制作用，我國相關部分做了充分研究，并逐漸制定了《建設工程文件歸檔要求與整理規范》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與管理規范》等相關制度。在此基礎上還應結合當地情況，更為詳盡、準確的編制相關工程檔案管理法律、規定等條文。比如地方性房屋建設、市政基礎設施、管線建設、基礎建設等等法律法規條文。
2.加強檔案管理隊伍建設
工程檔案是靜態媒介，實在建設工程中形成的文件資料，而工程檔案管理則是動態的，是對形成資料文件的整理與編制，是對工程進度事件的記錄描述，是由人來完成的，因此需要建立與之要求相適應的管理隊伍。一方面通過工程檔案管理宣傳，提升全社會的檔案意識和法律意識；另一方面，通過專業培訓、借助網絡平臺，建立高素質、專業的檔案管理隊伍。
3.最好項目中重點步驟的工程檔案質量控制
前言：
隨著人們生活水平的提高，人們更加注重自身的感受與精神生活，因而對使用的建筑產品質量提出了更加嚴格的要求，所以，作為開發商來說在進行建筑工程開發前要謹慎選取類似的已建工程的資料進行參考，即已建工程的檔案管理。因此，工程檔案管理作為建設工程的最后一部分工作不能隨便敷衍了事、草草結束，其內容是作為其他在建工程的參考資料，因此工程檔案內容一定要保證真實性，能切實反應本工程的建設情況。同時，工程檔案管理還是建設工程的有效法律憑證，在工程雙方產生意見分歧時可以作為強有力的法律證據。
1. 工程檔案在建設工程中的地位和作用
1.1 工程檔案是建設工程的必要工作
隨著我國建筑行業的發展，國家也對其制定了各種有關法規條例和政策，同時也提出了相應的要求來限制建筑行業的行為，規范建筑行業的發展，而工程檔案作為建設工程的重要有機組成部分，它記錄了建設工程的全過程，包括項目提出、立項、審批、勘察設計、生產準備、施工、監理、驗收等各個階段，并且它以文字、表格、聲像、圖紙等形式將工程大小事宜記錄在案，編寫工程檔案是國家和建設部的共同要求，也是建設工程必須的工作，可以說工程檔案與工程建設是密切聯系的，不能將其看做是兩個獨立沒有任何關系的個體，談到建設工程就一定會存在工程檔案，他們是不可分割的。
1.2 工程檔案代表了工程建設質量的好壞
現如今對工程項目的評價與以往已經有很大的不同，以前的工程質量評價是通過現場檢查與工作人員個人感受來確定的，而在科學與技術發達的現在已經不再采用只憑感性和個人經驗這種方法了，而是用更具有說服力、更簡單明了的數據和圖紙來反映說明建設工程項目的質量好壞。而這些精確數據與詳細圖紙又是建立在工程檔案基礎上的，因此這種判斷方式是以工程檔案為基礎的，直接反應了工程施工質量的高低。
1.3 工程檔案管理是促進建設工程質量的重要手段
管理一詞代表的是領導與指揮，工程檔案管理代表了工程檔案的規范性，同時也體現了建設工程在行政方面的許可，說明建設工程是具有法律保護的，可以這么說，工程檔案管理是確保并促進建設工程質量的重要手段。通過工程檔案管理，能夠時刻提醒要按照標準進行工程建設，不能存在糊弄、敷衍的情況，同時還可以作為一種監控手段對在建工程實行實時控制，保證建設工程質量。
2. 工程檔案是建設工程的有機組成部分
從古至今，人們采用各自與時代相適應的方法對建筑產品進行記錄，那個時候我們的祖先已經有了留存工程檔案的意識，雖然當時的人們并不知道工程檔案這個名詞。而處于現在的我們，將這種意識命名為工程檔案，它開始于建設工程項目前，結束于建設工程項目之后，貫穿整個工程建設。正是因為工程檔案的存在，才使得我們可以輕易的查找出工程項目使用的相關材料、結構布局以及更加詳細的細節。另外，通過工程檔案記載的內容，可以減少其他工程少走彎路并且會節省建筑材料的使用等，響應國家節約減排的號召。上述種種都直接或間接的體現了工程檔案是建設工程的重要組成部分，是不可分割的。
3.工程檔案管理是建設工程質量控制的關鍵環節
工程檔案管理作為實時記錄建筑工程全過程的有力手段，在建設工程質量方面起著至關重要的作用，因此我們需要嚴謹、規范工程檔案內容的編制并不斷加強工程檔案管理，使得工程檔案編制和工程檔案管理相輔相成。如果沒有建立相應的工程檔案工作，工程檔案就處于缺乏人管理狀態，這對工程建設與維護及工程檔案的整理和管理工作都是十分不利的，其結果必會影響工程的建設、整理與驗收工作。另外，工程檔案管理也實現了工程質量的實時測控，更加嚴謹的保證工程質量，相對于工程檔案來說，工程檔案管理更有利于控制建設工程的質量，是工程建設的重要環節，有舉足輕重的作用。
4. 工程檔案管理是促進建設工程質量的重要措施
工程檔案管理在行政上體現的強制性可以作為行政許可的前置條件，也可以作為工程項目竣工審查程序的一個部分。通過加強工程檔案管理，達到提高工程質量的目的。而且這些行政行為并未直接作用于建設工程施工進程上，而是作用于工程檔案管理上，通過檔案管理，確保工程項目施工順利、合規的進行。因此說，工程檔案管理是促進建設工程質量的重要手段。
關鍵詞：公路工程；建設項目；檔案管理
1、引言
一般而言，在公路工程中，其成本需求大、建設周期長、環節復雜等，導致公路工程檔案的種類、數量繁瑣，從而構成建設項目相關檔案的文件材料，便于工程建設的真實記錄，同時全面鑒定工程質量，利于日后查明導致事故因素、追究事故責任的重要依據，其服務于項目的建設、維修、管理、養護。一個項目從立項到工程竣工，其中的內涵以及軌跡將用檔案材料予以記載、確認。
2、公路檔案管理的客觀現狀
公路檔案管理是將與公路管理相關的各種檔案收集起來，對其進行有組織的對比和加工處理，使之成為適合于各種不同需要的信息， 并通過對信息輸入、組織、控制、調控和輸出等，使之為與公路系統相關的機關、組織和社會提供檔案信息服務。
目前，公路檔案管理與公路事業發展很不適應，公路建設部門存在不同程度的重進度、輕記錄，重建設、輕檔案的意識，導致公路建設檔案材料收集不完整，其主要原因是以往封閉、保守的觀念仍不同程度存在；公路建設投資大、參建單位多、流動性大、工程時間長等特點，客觀上給公路建設檔案材料的收集工作帶來很大的困難；一般大、中修、舊路改造工程形成的檔案數量少，不容易引起足夠重視；個別工作人員僅為自己方便，檔案材料長期存放在自己手中，久而久之使檔案材料遺失。那么，如何才能提高存檔意識，促進檔案收集工作，更好地服務于交通建設，筆者認為應從以下幾方面入手。
3、加強公路檔案管理的幾點體會
3.1嚴格管理體系，成立專班，責任到人
工程建設中對工程質量、工程進度、工程費用等控制均有相關相對的獨立運行線路，而且責任明確，而在工程建設當中不少單位在檔案管理工作中不僅沒有專門的職能部門，甚不設專人，使用兼職人員，對檔案管理的工作不到檢查不整理，不到竣工不歸檔。因此在監理進駐場后就要成立以監理部門負責人為第一責任人的專班，成員中，檔案管理員直接對第一責任人負責，進行檔案歸檔工作，并督促各專業監理工程師對檔案的收集并及時整理工作。另外項目要為檔案管理專班設專室、專柜，并在項目內部管理中賦予相對的職責與權利，保證責權一致，這對搞好檔案管理來說起到充分的保證作用。
3.2不斷加強對檔案制度的建設
這是搞好公路檔案材料收集工作的保證，建議：（1）配套的制度是保證工作秩序的有效措施，是做好公路檔案材料收集工作的根本所在。建立完善的文書處理制度。首先建立文件收發登記制度，把好收、發文關，根據掌握的信息和工程項目的特點、規律，確定可能形成的文件材料，及時編制初步的歸檔目錄，使檔案部門和公路參建單位對將形成的工程檔案材料做到心中有數；（2）建立跟蹤制度，跟蹤收集要求檔案人員經常深入到各部門和施工單位，及時獲取準確信息，時刻緊追工程文件變化情況和運行過程，達到收集齊全、完整的目的；（3）建立督促和催辦制度，在文書處理過程中，文書檔案人員要關注文件運行過程，跟蹤督促辦理，對處理完畢的文件、會議評論、工程文件、圖紙要積極主動上門收集；建立限時辦結制度，各部門每年形成的文件材料要求次年3-4月內整理、立卷移交檔案室，工程項目技術檔案要在竣工驗收后三個月內整理、立卷移交檔案室，否則，按限時辦結制度獎罰兌現。（4）建立科技檔案保證金制度。科技檔案是公路養、建、管以及舊路改造的依據。目前，科技檔案流失和收集不全已成為檔案管理工作中比較突出的問題。因此，應建立保證金制度，在各項目計劃中列支一定比例的保證金，在項目竣工驗收后，移交驗收檔案材料時，按驗收得分情況返還檔案保證金。以保證科研項目和工程檔案的完整、齊全、系統、準確和相互配套。（5）堅持科技檔案檢查驗收制度。嚴格按照國家有關檔案法規、政策，堅持檔案部門參與工程驗收和科技項目鑒定，做到下達任務與提出歸檔要求同步、檢查進度與檢查檔案形成同步、驗收鑒定成果與驗收鑒定科技檔案同步、評獎成果與檔案部門出具歸檔證明同步的“四同步”管理。這是確保檔案資料齊全、完整、準確的有效措施。
3.3豐富資源，加大公路檔案材料收集工作力度
檔案材料收集完整與否，直接影響檔案信息資源的開發利用，為使檔案更好服務于公路建設事業，必須加強公路檔案材料收集工作。
（1）領導重視、提高認識是搞好公路檔案材料收集工作的關鍵
近年來，全省公路系統在檔案管理中，由于各級領導重視，使檔案管理工作取得了明顯的成績。檔案材料收集工作作為公路系統的基礎業務工作，在今后工作中還必須強化對檔案人員進行檔案知識教育和培訓，提高對收集原始材料的認識，樹立善于發現檔案材料，勇于保護檔案材料，勤于管好檔案材料的良好作風。
（2）依法治檔是搞好公路檔案材料收集工作的根本
必須深入學習、宣傳《檔案法》，充分認識檔案工作重要性，主動保護、愛護檔案，只有增強全行業的檔案意識和法律觀念，做到以法治檔，才能使公路檔案從形成、處理、收集到歸檔各個環節都得到有效保障。
3.4注重建立健全檔案管理網絡信息化
信息時代，建立健全檔案管理網絡是搞好公路檔案材料收集工作的前提。檔案管理網絡化，是公路系統檔案完整、齊全、統一的重要保證。全省公路系統應建立適應新形勢發展需要的綜合檔案管理機構，統一協調各單位、各部門的檔案管理工作，形成一個完整的檔案材料收集網絡，最大限度地避免原始檔案材料的散失。
3.5加強溝通和學習，以提高檔案管理人員的素質
在檔案管理的工作中要作到及時與上級溝通，把出現的問題及時上報，以便得到及時的解決。另外還要加強單位與單位之間的溝通，以學他人之長，補已之短，學習檔案管理中好的作法。
4、結語
綜上所述，檔案管理是一個漫長的過程，公路工程檔案管理相對來說比較滯后，因此，加強公路檔案管理工作，解決目前公路檔案管理中存在的各種各樣的問題，進一步提高公路工程建設檔案質量是今后一個時期的重要工作。
參考文獻
作為我國檔案事業管理的重要手段，檔案法制工作是促進國家檔案制度建立健全的基礎，是發展檔案事業的根本保證。加強檔案法制工作，是依法治國方略在檔案工作領域的具體體現，也是健全和完善社會主義市場經濟體制下檔案事務管理機制的必由之路。通過建立健全檔案法規體系，加強檔案普法、檔案法制宣傳和檔案行政執法，增強社會的檔案意識和檔案法制觀念，提高公民、法人和社會組織在檔案事務方面的守法水平，創造檔案工作有法可依、有法必依、執法必嚴、違法必究的法制環境，切實推進檔案事業的法制化進程，有力保障檔案事業持續、健康、快速地發展。
由于電力建設項目的參建單位多，項目檔案管理工作面廣量大，為使基建檔案資料工作納入統一化管理模式，增強管理的依據性、權威性、規范性，統一工程文件的收集、編制和歸檔整理，必須一開始就制定一套完整的與工程建設相適宜的檔案管理制度是十分必要的。從組織領導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面做出明確規定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。用規范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質量。
為進一步加強對基建項目檔案收集工作的監督管理，工程檔案收集要貫徹“三納入、四同步、五參加”。“三納入”概括：將項目文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作納入工程建設工作計劃和各項管理程序，將檔案工作納入工程建設生產、技術管理各個環節。“四同步”概括：檔案收集工作與基建、生產、科研設備管理活動同步進行。“五參加”概括：檔案人員參加科研成果評優、建設項目竣工驗收和設備儀器定型等方面的有關會議，參加設備、重要儀器的開箱驗收工作，履行簽字手續并對現場形成的文件材料和設備開箱后的隨機材料進行現場收集。事前，介入在與參建單位簽訂協議合同時（如勘察、設計、施工、監理、消防等單位），應對項目檔案的套數、質量要求、立卷人、移交時間等提出明確要求。事中，檔案人員要負責組織監督和檢查有關單位檔案的形成、積累、移交工作，做到邊施工邊整理。使工程檔案形成首尾相接、互為因果、全程控制的記錄體系。
工程項目建設是一個動態過程，從項目的勘察、設計到施工、驗收，檔案一直處于活躍的狀態，工程建設中，影響工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務重，部分人員不重視。工程建設過程不同階段會產生大量的原始資料，如合同、協議、施工方案與施工記錄、事故處理與質檢材料等，這些原始資料之間的內在聯系，只有當事人在當時才是最清楚的，及時收集整理比較容易。隨著工程建設進程的深入，產生的文件材料越積越多，如果工程建設各階段不能及時完成應歸檔文件的收集整理，對工程檔案的完整、系統、準確性必將產生不利的影響。若到竣工階段再進行文件材料的收集整理，會帶來意想不到的困難，如由于時間長、管理體制變化，或工程技術人員的工作變動等，不僅給整理工作帶來困難，而且對日后檔案利用留下嚴重隱患。為解決這個問題，檔案管理人員要注重健全和完善工程資料收集的保障措施，從制度入手、從驗收環節和經濟手段上進行制約，做好“三約束”，擺正檔案和建設項目的關系，確保了電力工程收集歸檔工作的正常有序進行。
按照國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則，認真做好檔案驗收工作，查缺補漏，發現問題及時糾正錯誤；工程竣工驗收前必須先交齊工程竣工的所有資料，工程資料不齊全的不進行竣工驗收。在工程決算、付款上進行約束。把工程建設資料收集、歸檔的及時性準確作為辦理施工單位工程決算、支付工程款、支付工程質保金的一個重要條件。各工程項目組檔案人員負責對施工單位的工程竣工資料歸檔情況進行審核、驗收，齊全完整的予以簽字確認。經簽字確認的給予決算付款，對驗收不合格的不簽字不予決算付款。近年來，我國水電建設項目通過開展達標投產活動，參建各方的質量意識、創優意識得到增強，工程建設管理和工程施工精細化水平得到進一步提高，工程建設質量有了質的提升，工程安全文明管理水平上了新的臺階，工程檔案的完整性、系統性、準確性和歸檔的及時性、規范性得到了加強，工程整體移交質量和水平得到了明顯提高，同時也鍛煉和提高了水電工程建設隊伍的素質，使我國水電建設進入一個嶄新的階段。實踐證明，從1999年至今，經過十多年來對水電建設工程達標投產工作的開展，已顯示出其強大的生命力。
1、項目前期文件管理：項目前期文件在基建工程檔案中屬于重要文件，它證明一個工程建設項目是否合法的有效，同時也是檔案收集整理難度較大的一項工作。前期工作一結束就應按照項目申報程序進行收集和歸檔整理，發現問題及時查找，實踐證明，在一定程度上可以保證前期文件的齊全完整歸檔。
2、設備招標文件管理：設備招標工作往往因為參加單位及人員多，在招標過程中形成的文件種類多（招標文件、投標文件、澄清文件、答疑、投標報價、評標報告、中標通知書），招標過程中往來文件傳遞較頻繁，容易出現資料收集不全、簽字不規范等現象。為保證文件資料的全部合格歸檔，檔案人員應盡可能的參加招標評標工作，對整個過程中的文件資料傳遞實行統一管理，由于工作原因不能參加招標工作時，待招標結束后積極主動與招標部門聯系辦理移交。
3、施工圖紙及設備圖紙管理：在建設中，為保證工程用圖，避免因圖紙延發影響施工進度，這就需要檔案人員要堅持做到當天接收，當天完成上賬（臺賬及計算機錄入）登記及分類上架保管，并于當天發放各參建單位，定期按照設計院出圖計劃將到圖情況進行匯總報單位領導，以便領導全面掌握施工圖設計進度，做好施工過程中的決策。
4、施工、設備、材料合同管理：為確保合同完整的歸檔，檔案人員應經常與物資供應部門聯系溝通合同簽訂情況，對已完成簽訂的合同及時辦理移交手續，檔案人員對合同的簽字蓋章是否完備、內容是否齊全要進行逐一檢查，確保合同正本歸檔。
5、項目施工及安裝文件的管理：項目建設單位檔案管理人員要做好監督、檢查、指導工作，積極協助指導施工單位實行文件制度，加強施工記錄、資料的及時收集。
關鍵詞：城市建設檔案管理工作內容
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：
城建工程檔案功在當今,利在千秋,其管理工作更是艱巨而又龐雜,它從工程立項開始,到形成全套完整的檔案為止,涉及多個部門、多個人員。只有人人負責,嚴把工程檔案質量關,才可能使城建檔案開辟出自身的天地,在城市建設的大舞臺上發揮更大的作用。
1城市建設工程檔案工作的意義及其內容
1.1城市建設工程檔案工作的意義
城市現代化進程的不斷加快,使得許多地面和空中設施、管線,逐步轉入地下,使地下的建設物、構筑物等各種隱蔽工程越來越多,地下管線縱橫交錯,密如蛛網,管線與管線之間,寸土必爭,而這些現代化城市設施的維護、管理、改建、擴建,都離不開城建檔案。如能合理利用城建檔案,就可以對城市進行合理開發,保證工程建設的合理設計、施工,充分發揮投資效益,為國家節約人力、物力和財力,促進城市建設的發展。如果忽視城建檔案的作用,就會給工程建設留下隱患,造成重大損失。特別是一些隱蔽工程,如地下管線,沒有檔案,出了事故,維修無從下手。必然形成“地上亂搬家,地下亂打架”現象,挖斷電纜、停電、停水的現象就難以避免,從而影響整個城市正常生活和城市建設。所以,必須重視城市建設檔案工作,特別是地下綜合管網檔案的收集、整理和保管,必須要自始至終把城市規劃建設檔案的形成與積累工作,納入城市規劃建設管理的程序,建立健全完整、準確、系統的城建檔案,為城市建設及時、準確地提供科學的依據,為城市現代化建設和管理服務。
1.2城市建設工程檔案的內容
城市建設工程,是城市發展的脈絡。城市建設工程檔案是在工程建設活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。它真實地記錄、再現城市建設的全過程,是城市建設和發展不可缺的信息資源。其內容包括工程準備階段文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。
(1)工程準備階段文件
工程開工以前,在立項、審批、征地、勘察、設計、招投標等工程準備階段形成的文件。
(2)施工文件
施工單位在工程施工過程中形成的文件。
(3)竣工圖
竣工圖一般指就是施工圖紙。
(4)竣工驗收文件
建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件。
2城建工程檔案的管理
(1)強化檔案意識,把好檔案資料質量關。
搞好城建檔案工作,各級領導的重視是做好城建檔案工作的重要保障,是搞好城建工程檔案工作的根本保證。把好檔案資料質量關,關鍵是建立健全質量控制機制。一是建立崗前培訓制度,將檔案業務培訓作為施工單位人員上崗的必修課,提高工程技術人員的業務素質,工程技術人員一定要在提高自身業務素質與技術水平的同時,掌握有關檔案專業方面的知識。二是把檔案管理納入相關人員的崗位職責,建立考核獎懲制度;三是同步檢查,實施檔案資料質量的全過程跟蹤管理,保證檔案材料完整、準確,使其真正成為城市建設的真實記錄。
(2)城建工程檔案的收集。
工程施工檔案資料是城市建設歷史和建設成果的真實記錄,具有不可再生性,所以收集工作是做好檔案工作的重要環節,也是最難的環節。由于參建施工單位多,人員不穩定,周期長,對檔案收集工作帶來了種種困難。所以從工程前期的準備、勘察到設計、施工、驗收等各個階段,形成的有查考利用價值的文字、圖表、聲像、電子文件等檔案材料,都要收集整理。同時城建工程檔案具有較強的專業特點,要側重于從專業的角度對檔案的形成、積累進行收集。
(3)城建工程檔案的分類。
城建工程檔案綜合性、整體性、專業性強,就一個城市來說城市建設工程檔案涉及城市規劃建設管理的眾多方面。要使城市建設工程檔案類別清楚,層次分明,必須通過科學的分類,以利于對檔案的保管、利用和科學管理。城建設工程檔案分類的原則是,要按照城市建設工程檔案自然形成的規律和特點,保持城市建設工程檔案內在聯系和系統性,便于保管和利用。城市建設系統是一個包含一定從屬和平行關系的不同層次的大系統。因此,反映城市建設的城市建設工程檔案分類,也應相應地劃分為具有一定從屬關系和平行關系的不同等級的類別。城建工程檔案的分類方法有多種,應按照建設部《城市建設檔案分類辦法》結合本地城建工程檔案形成的實際情況,進行城建工程檔案的分類。城建工程檔案的主要分類方法可歸納為以下幾種。
按專業分類:城建工程檔案的分類主要是按專業設置,這是城市專業性強的特點決定的,屬類、小類也是可以按專業設置,如公用設施和地下管線工程類下設的屬類就是按專業設置的。
按地區分類:把內容涉及同一地理區域或行政區域的檔案劃分為同一類別。
按用途分類:按照建筑物、構筑物的使用性質分類。如民用建筑大類、工業建筑大類。
按工程項目分類:以每一個相應獨立的建設工程項目所形成的全部檔案為單位來劃分類別。如:工程竣工檔案大類下面的小類可以按工程項目分類,把同一項目的工程檔案集中在一起有利于檔案的管理和利用。
按權屬分類:按照檔案所闡述的對象分類。如以國營企業、集體企業、個體企業、政府機關、私人等單位劃分屬類或小類。
按時間分類:按照檔案的形成時間進行分類。
按載體分類:按照檔案形成的載體來劃分類別。
聲像類檔案:按照照片、微縮片、錄像帶、光盤、磁盤等不同載體劃分屬類。
可見,城建工程檔案的分類方法較多,在具體采用分類方法時,可以根據檔案的具體情況而采取以上一種或幾種方法。
3結束語
城市建設工程檔案真實地記錄了城市建設發展中各個階段形成的有保存價值的真實歷史資料,是城市建設和維護的依據。在進行城市建設時,如果沒有完整、準確、系統的城建檔案資料,可以說城市建設就是盲目的。不管是在城市規劃、舊城改造、新區開發,還是城市的管理和科學技術的研究方面,都離不開城建檔案的科學依據作用。