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導語：在高校檔案如何管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
檔案工作人員要認真學習貫徹執行《檔案法》、《檔案管理條例》及檔案業務規范要求，不斷建立和完善檔案工作的各項規章制度。通過建立和完善檔案收集、整理、保管、利用等一系列科學管理機制，有效保證各類檔案資料的規范化、標準化、制度化；通過建立檔案保密和責任追究制度，切實做好檔案數據、資料的保護工作；通過建立和完善檔案安全保管責任制，進一步強化檔案安全意識；通過完善檔案調閱和使用權限等工作制度，健全檔案日常管理工作。這些制度措施，不僅增強了檔案管理人員的檔案意識，更使檔案的保護環境，庫房管理及檔案利用等都得到極大改善，形成良好的檔案工作氛圍，為檔案工作實現跨越式發展打好堅實基礎。
二、統一思想、轉換觀念，正確發揮檔案的作用
檔案管理工作對學校的健康發展起著至關重要的作用。要做好檔案管理工作，就必須立足學校教育教學管理現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，立足服務社會、服務學生，使檔案管理工作更好地為學校發展服務。
1.學校行政管理方面的作用。檔案是學校行政工作的工具之一，學校任何規章制度的出臺，都是建立在原有管理制度的基礎之上，充分發揮檔案的作用有助于學校領導班子計劃和決策的科學化，有利于提高工作效率和管理水平。
2.教學管理服務方面的作用。檔案是學校教學管理服務活動的記錄，具有憑證和參考作用。教學管理的各個環節都會產生相應記錄，領導管理、教師教學活動都建立在檔案整理和分析的基礎上，檔案整理與教育教學相互促進，才能不斷提高教學服務和管理水平。
3.學校文化方面作用。檔案與學校文化緊密相連，是學校發展的真實記錄和見證，檔案是學校文化的重要組成部分。通過學校的檔案我們了解到學校的成長歷程，學校的核心價值觀，以及文化氛圍，等等。那一張張照片，一段段影像，一份份文件，一件件實物，讓教職員工產生歸屬感、凝聚力和向心力，讓社會更深刻地了解學校的聲譽。
4.法律方面作用。檔案是當時、當地和當事人在業務活動中形成的原始記錄，真實可靠，是令人信服的真憑實據。能夠保護學校、教職員工、學生的合法權益不受侵害，明確各方面的責任，減少不必要的糾紛。
5.培訓方面的作用。檔案是一種重要的教育資源，其真實性和原始記錄性具有不可抗拒的說服力和感染力，一個個真實的案例可以提高的培訓的效率，提高學校辦學的整體水平。
三、發揮檔案管理作用應注意的幾個問題
面對日益劇增的、動態的電子文件和對檔案信息的大量、及時的需求，檔案管理者不能充分實現現代檔案管理目標，必須成為概念、知識的提供者，即從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者，從而滿足企業又好又快發展的需要。由此可見做好檔案管理工作是一項重要任務。
1.宣傳力度需要進一步加大，增強全員檔案意識。由于宣傳工作力度不夠大，工作還欠積極主動，特別是對檔案法規宣傳力度不夠，造成全員意識缺乏。有些部門不能自覺主動歸檔，有的科室歸檔質量不好，甚至根本不做整理就統統交到檔案室，造成檔案整理不夠規范，所以，今后需著力加強宣傳，強化檔案意識。
關鍵詞：高校；畢業生；檔案管理
中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1005—5312（2012）27—0240—01
一、高校畢業生檔案的內容與特點
1、學生檔案的內容包括：學生個人檔案和學生整體檔案。學生個人檔案指面向學生個體設立的檔案，內含學生本人簡歷和家庭主要成員及社會關系情況、畢業自我鑒定、學期成績、學年評語（或思想品德考核表）、體育登記表、體檢表、家庭情況調查表、入團志愿書、獎懲情況附件等。學生整體檔案是指面向全體學生包容學生個體的檔案，指學籍冊、招生花名冊、學生名冊，證書表冊，畢業證書發放登記表，畢業去向登記表、學科和非學科獲獎情況登記表，增減生名冊，學籍變動系列名冊，紀律、衛生、考勤和日常行為規范達標登記表等。
2、學生檔案材料形成的時間多階段性。學生檔案一般是有季節性或準季節性的。隨著高校事業的發展，高校實行多層次、多形式、多種學制辦學，學生來源不一，學制有長有短，形成的學生檔案材料也不一致。
3、學生檔案具有學生管理工作的重要特點。其目標非常明確，對內，便于加強對學生在校時學籍、業績、思想政治、獎懲管理；對外，則服務于社會，為社會人才系統注入文字信息。
二、高校畢業生檔案管理中存在的問題
（一）畢業生對檔案的重視程度不夠
隨著市場經濟的發展，一些畢業生就認為個人檔案“沒什么用了”，另一些就業于私營企業等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業生，更是“遺忘”了自己的檔案，其不知將來政審、調資、出據證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據。
（二）檔案管理不規范
檔案管理部門只照搬規定辦事，沒有形成自己的實施細則和制度，在執行過程中也存在不嚴格現象，收集、歸檔工作被動不及時；另外，建檔干事和輔導員在管理上流于形式，僅充當檔案“保管員”的角色，導致了檔案內容不全、管理混亂等問題。
（三）檔案管理手段落后
目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現代化管理的潛力完全不能發揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。
三、完善高校畢業生檔案管理工作的思路及對策
（一）提高對畢業生檔案管理工作重要性的認識
一是加強宣傳力度，提高畢業生對其個人檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業生宣傳有關檔案的管理知識，要讓廣大畢業生充分認識到，畢業生檔案并不是可有可無的，它對畢業生今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。
二是加強自身學習，提高建（管）檔人員素質。新時期學生管理工作面臨許多新問題，同時也給畢業生檔案管理工作提出了更高的要求。管檔老師要充分認識到畢業生檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，利用好畢業生檔案這一信息資源。
三是要有收藏家的心態，視檔案材料為至寶，及時保管。
（二）加強對畢業生檔案的科學規范化管理
一是要全面普查案卷，去糟取精。對接收到的畢業生檔案應重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷。
二是要加強收集工作，完善檔案內容。按照學院有關文件精神，結合本校實際制定相應的制度，全面收集學生在校期間的表現材料，注意收集那些能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料。
三是要實行專門統一管理。建立專門的畢業生檔案庫，將所有畢業生的檔案統一整理，分門別類，按照人員班級、系部、專業、姓名等統一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，實行科學、規范的管理。
（三）創新檔案管理模式，實現現代化管理
采用先進的信息化手段加強畢業生檔案管理，建立畢業生電子檔案庫，實行畢業生檔案網上查詢，提高管理效率和水平。充分發揮網絡優勢，建立畢業生網站、QQ群等，將不屬于個人隱私的檔案內容上網，對需要保密檔案文件信息進行加密處理，對允許閱讀的用戶，當身份鑒別確認后方可進行解密處理讀出相應的數據。用人單位可以通過上網查詢并利用，實行異地信息、檔案的交流、查詢，減少畢業生在學校、工作單位、人才市場多次往返奔跑，使畢業生檔案管理更加規范、有序、方便。
［關鍵詞］高校；教學檔案；建設；管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.112
［中圖分類號］G275.9；G647.24 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2017）02-0-01
高校教學檔案具有自身的特點，為教學、管理以及科研等活動的進行提供重要參考資料，具有較高的保存價值，不僅能夠保障教學科研活動的順利進行，更為評估教學質量等工作，提供大量真實的、可靠的數據資料。
1 高校教學檔案的主要特征
1.1 周期性與專業性
高校主要按照兩種形式開展教學工作，一種是學期制，另一種是學年制，這也就使高校的教學檔案呈現出周期性特征，主要由系院負責完成高校的教學管理。為此，高校應當按照學期以及學年歸檔與整理高校的教學檔案，由此促使周期性檔案的形成。高校的教學檔案覆蓋的內容非常廣泛，如自然科學以及社會科學等。因此，高校應根據學科專業的要求，相應地采用不同的人才培養方案，科學合理地設置課程，開展教學活動以及安排教學環節等，這也就使院系檔案呈現出專業性的特點。
1.2 內容豐富，形式多樣化
高校的教學檔案包括眾多的內容，大至由上級主管部門所下達的各項文件，中至院校所制定的培養目標以及設置的專業，小至教師制作的教學教案以及課件等。近些年，科學技術快速的發展，促使高校的教學檔案呈現出多樣化特點。
1.3 服務性與社會性
高校教學檔案對教學活動進行記錄，為開展教學研究活猶峁匾資料支持，對于促進教學研究活動的順利進行具有重要作用。隨著信息時代的到來，高校的教學檔案更是突破以往的利用對象范圍，逐漸呈現出跨行業、跨院校特點，發展成為共享性資源，慢慢地體現出更多的社會服務職能。
2 高校教學檔案的建設與管理面臨的主要問題
2.1 教學檔案管理工作不受重視
各大高校的教學檔案管理工作主要由系部負責，然而，絕大部分的系部檔案工作僅僅由教務秘書兼職管理。檔案管理一直處于收集―上交的低級層次。然而，兼任化的檔案管理工作存在的問題是：一是難以明確檔案管理崗位；二是檔案管理工作往往流于形式；三是存在非常普遍的突擊性整理與收集檔案的現象。然而，教學檔案對于教學管理工作所具有的作用卻被忽略，檔案管理人員不能夠及時地將檔案情況匯報至學校的有關領導。
2.2 檔案管理缺乏規范性
教學檔案管理是一項兼具復雜性與系統性的工作，所涉及的范圍非常廣泛，不僅工作量大，而且要求嚴格，需要檔案管理工作人員采用科學的、規范的管理方式。但是，受到多種因素的影響，例如：管理模式、人員素質等，當前的教學檔案管理中普遍存在著遺失及缺漏等問題，加之檔案的歸檔工作缺乏完整性，致使教學檔案難以充分發揮作用，阻礙著高校的教學、科研以及管理活動順利進行。
2.3 檔案管理人員素質較低
兼任化的教學檔案管理工作所存在的問題是檔案管理人員在專業知識方面嚴重缺乏，更未經過專業化的訓練。在實際工作中，檔案管理人員不僅缺乏教學檔案方面的法制意識，而且開展工作時存在較大隨意性。
3 加強高校教學檔案的建設與管理的措施
3.1 提高對教學檔案管理工作的重視程度
教學檔案管理是各大高校檔案管理工作的重要組成部分，學校領導應提高對教學檔案管理重視程度，將其納入系部的工作計劃中，并提供其足夠的經費支持，專門為其設立檔案用房，并相應的配備設備，組織成立檔案管理隊伍，加強對教學檔案管理工作的監督與管理。
3.2 完善檔案管理制度
高校在開展檔案管理工作的時，應當重視完善檔案管理制度，結合學校的教學工作的特征，合理地制定各項工作程序，在各項工作程序中細化各項規章制度。同時，規范教學檔案管理工作，促使教學檔案管理不僅服務于綜合檔案管理工作，也服務于高校的各項教學、管理以及科研等活動。
3.3 提高管理人員素質
檔案管理工作人員作為教學檔案管理工作的主要執行者，其個人的素質對檔案管理工作將會產生重大的影響。然而，現階段的檔案管理人員隊伍，存在著素質低下，且專職人員缺乏等問題。因此，針對上述問題，高校應重視加強對檔案管理人員的培訓與再教育，全面提高其專業知識與素質，尤其是要提高檔案管理人員的信息化水平，從而滿足信息化時展要求。
4 結 語
高校領導與教師應提高對教學檔案管理工作重視程度，一方面學校應加大對教學檔案管理工作的投入；另一方面建立健全檔案管理制度，全面提高檔案管理工作人員的素質，為高校教學檔案管理工作的順利進行奠定堅實基礎。
主要參考文獻
［1］程燦華.加強高校教學檔案的建設與管理［J］.梧州學院學報,2008(6).
一、學校檔案管理工作的重要作用
學校檔案是學校的歷史載體，其中包括文書檔案、財會檔案、人事檔案、學生檔案、聲像檔案、基建檔案、教職員個人業績檔案等幾大門類。學校檔案既記載了學校的發展歷程，同時也記載了教職工的相關資料和學生在學校的學習狀況以及個人資料，這里面的內容是學校評價各教師教學結果的一個重要標準。學校檔案是多項數據的綜合，關系著各教職工和學生的前途，并且，其中的資料可以鑒定這個學校的教育狀況，看出此學校的教育水平。
二、檔案管理的現狀與不足
檔案管理受到的重視不足。檔案在學校的管理上具有重大意義，可是它并沒有得到相應的重視，所以在很多時候，檔案管理工作經常被忽視。檔案管理人員存在著一種只要簡單將檔案保管好，能夠應對時常的檢查和查閱便足夠了，導致檔案管理人員逐漸放松檔案管理的工作，使檔案管理缺少科學的規劃。
有的學校對檔案管理的投入力度不足。檔案得不到重視，而且設備匱乏，現有設備老化，檔案管理部門很難引進先進的設備、更換設備，致使檔案庫房的設備老化、工作陳腐。
管理人員業務能力較差。學校的檔案管理人員雖然由專門的人來負責管理檔案，但是對于檔案管理知識的深入學習還不夠，有些專業不對口的相關人員甚至未參加過相應的培訓考核便被安排上崗，這使得檔案材料收集、整理和歸檔等業務的操作不規范，使檔案管理的整體水平下降。
檔案管理制度不夠完善，是眾多高校都存在的情況，檔案管理制度完善，才能真正地反映教職工的教學水平和學校整體的教育狀況。檔案需要規范管理，才能夠使檔案中的內容更加有條理、更加清晰、更加完整和更方便查閱。在以往的檔案管理過程中，由于缺乏完善的管理制度，導致管理人員對檔案管理工作不重視，對檔案材料收集不完整。在收集入檔的過程中，對資料整理的態度散漫，不能夠全面地概括，且會出現內容重復的現象，不能及時有效地反映教職工和學校歷史的真實信息和情況。
三、加強高校檔案管理人員業務培訓的方法
（一）注重檔案收集，加強管理。完善檔案的前提是收集文件資料，歸檔之前，對所掌握的資料進行細化分析，保證檔案的質量。在此要求下，檔案管理人員需要進行資料分析、分類、整理的過程，而為了避免部分檔案管理人員對處理資料方面存在不懂之處，學校應該開展檔案收集培訓，增強管理人員的資料分析和整理能力，提高學校檔案的質量。
（二）更新觀念，將檔案信息化。檔案信息化是不斷采用現代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用現代化的水平。舊時代的檔案管理工序復雜，以手工操作為主，很容易造成檔案材料填寫格式不規范，內容不完整等失誤，給學校帶來不便之處。傳統的手工檔案管理在資料查找和資料整理這一過程中比較麻煩，需要花費大量的時間完成。而計算機時代則克服了這些問題，利用網絡的便利之處，將檔案信息化。計算機記載檔案不僅能夠高效地處理檔案?Y料的收集、整理，對檔案資料的保密程度也高出了許多，運用網絡將檔案進行分類管理，成為當下高校管理檔案方式的主流。
檔案信息化要求檔案管理人員具備一定的計算機知識，能夠流暢操作，將計算機時代的優點發揮到最大，體現檔案信息化的好處。學校檔案館應該展開檔案管理人員檔案信息化培訓的課程，加強檔案管理人員對檔案信息化操作的流程，使檔案的管理工作更加科學、規范。
（三）建立科學的檔案管理制度。沒有完善的檔案管理制度，檔案管理的工作就很難真正地做好，健全檔案管理模式，使其規范化、科學化、現代化，確保檔案管理工作的順利進行。學校借鑒其它高校的檔案管理模式，再根據自身學校的實際情況制定一套適用的檔案管理方法。
【關鍵詞】高職高專院校圖書館檔案管理員素質
【中圖分類號】G718.5 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2014）4-0255-02
高職高專院校圖書館是學校的圖書文獻中心，是教師和學生獲取文獻信息、追蹤世界先進文化的主要場所，是高職高專院校教育工作的有機組成部分。近年來，隨著信息化數字化進程的日益加快，對高職高專院校圖書館的要求也不斷提高。圖書館檔案管理員的整體素質決定著圖書館事業的發展，檔案管理員素質的提高是圖書館持續發展的關鍵因素。目前高職高專院校圖書館檔案管理員的素質狀況如何？如何提高高職高專院校圖書館檔案管理員的素質，從而更好地適應當前信息化發發展的需要。
一、高職高專院校圖書館檔案管理員素質結構目前狀況
1.館員學歷起點偏低，學科知識結構不合理
目前，高職高專院校圖書館大都是大中專層次的管理人員隊伍，本科學歷人員偏少，學歷層次偏低，有一部分是學校安置人員，整體素質偏低。另外，高職高專院校圖書館檔案管理員絕大多數是非圖書館學或情報學專業，圖書館背景知識貧乏，館員的學科知識結構不合理，服務理念不強，服務意識較差，對讀者的咨詢和要求不理不睬，致使圖書館工作單調，工作中不思進取，影響了信息化、數字化發展的進程。
2.服務創新和進取精神不夠強
高職高專院校圖書館作為高校教輔單位之一，館員的工作性質存在一定的特殊性，由于不直接參與學生的教育教學工作，這恰恰挫傷了圖書館檔案管理員工作的積極性。很多館員認為自己的工作需要、滿足現代高等教育的需求是高職高專院校圖書館所面對的一個新課題。
二、現代高職高專院校圖書館檔案管理員應具備的素質
1.較高的思想道德素質
作為一名圖書館員，應具有較高的思想道德素質，能堅持黨的四項基本原則，樹立科學的世界觀、正確的人生觀和價值觀，以高尚的道德修養服務于師生。
2.扎實的專業基礎知識
圖書館員應具備以下專業知識結構：①圖書情報專業知識。這是圖書館管理員解答讀者咨詢、進行文獻資源的開發和二次文獻加工的前提；②計算機專業技能。圖書館的信息服務工作逐漸向網絡化、數字化方向發展，因此，圖書館管理員必須具備熟練操作計算機的能力，掌握圖書館工作常用軟件的使用及維護。同時，網絡知識及信息檢索相關知識也是圖書館管理員需要掌握的；③一定的外語和古漢語知識。圖書館管理員應掌握一定的外語知識才能為師生提供外文書刊咨詢服務，掌握學術發展最新動態，古漢語知識要求能順利閱讀古文，正確理解古文的含義；④信息處理能力。圖書館管理員應具有敏銳的信息觀察力并進行加工、整理，從中發現有價值的信息，從而為讀者提供個性化服務，成為真正的信息咨詢專家。
3.良好的服務意識和創新精神
作為館管理員應該有良好的服務意識，創造性地開展讀者服務工作。圖書館管理員應具有開拓進取、敢于創新并獻身于圖書館事業的精神，努力開拓信息時代人們需求的信息服務新方式，為讀者提供優質服務。
三、提高高職高專院校圖書館管理員素質的深思
1.加強思想政治教育，樹立良好職業道德觀
作為一名館員要有高度的責任感和愛崗敬業精神，樹立良好的職業道德觀念，全心全意地為讀者服務。對待工作應一絲不茍，嚴于律己，對業務應精益求精，滿足讀者需求。認真學習黨的方針政策，愛崗敬業，樹立師德形象。用自己的思想和知識來教育并影響讀者，成為讀者的良師益友。
2.改革用人制度，建立激勵競爭機制
高職高專院校圖書館應根據實際情況建立或完善其相應規章制度，為館員管理提供科學的制度保障。充分發揮每個館員的特長優勢，引入競爭和激勵機制，這樣能調動館員提高自身素質的積極性，提高圖書館服務質量。
3.開展繼續教育，提高館員業務素質
定期對在職人員進行繼續教育培訓是圖書館事業進一步發展的根本保障，同時也是館員個人自我完善的需求。因此，我們必須對圖書館專業隊伍建設和培養進行完整的規劃和研究，推動圖書館管理員不斷地學習新知識、新技能。圖書館員只有通過不斷學習才能為讀者提供優質高效的服務。
高職高專院校圖書館的穩定發展離不開一支高素質的管理隊伍。針對上文分析的高職院校圖書館管理員素質結構目前狀況，提高圖書館管理員素質已成為圖書館發展迫切而艱巨的任務。高職高專院校圖書館是學校的圖書文獻中心，是教師和學生獲取文獻信息、追蹤世界先進文化的主要場所。館員只有在工作中不斷學習充實自己，努力提高自己的綜合素質，才能提供更好的讀者服務，提高圖書館的服務質量。
參考文獻：
關鍵詞：檔案管理 信息化 有效利用
現代科技特別是信息技術的迅猛發展對檔案工作提出了新的更高的要求。人事檔案是人才信息的重要載體，是人員個體存在社會的真實歷史記錄。準確、齊全、完整的人事檔案，歷史全面地記載著人員的經歷、政治思想道德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映人員綜合素質的最重要的依據，也是人員今后就業及各級組織選拔、任用、考核的主要依據。隨著高社會信息化水平的迅速提高，對檔案管理工作也提出了新的挑戰，原有的單一的管理模式已經很難適應現時檔案工作的發展要求，因此人事檔案信息化管理是檔案管理方式改革的必然趨勢。
企事業單位吸收引進先進的檔案管理系統，使檔案信息化，已成為現代社會檔案管理的必要手段。檔案信息化是指通過檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化，經過系統加工和網絡傳輸后，實現檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實現檔案信息資源共享的過程。
剖析檔案信息化一是檔案信息的數字化和網絡化；二是檔案信息接受、存儲、加工、傳遞和利用的一體化；三是檔案信息的高度共享；四是檔案管理模式的變革，即從以面向實體保管為重點，向提供檔案實體的數字化服務為重心的轉變。
本文就實際應用中檔案信息的數字化闡述相關組織構成及實例：
1.信息存儲
目前實現檔案管理的數字化最關鍵的動作就是在于需要將紙質的檔案，通過掃描、錄入等方式存儲到計算機數據庫中。在具備各種軟硬件的條件下，關鍵數據的核實是必不可少的，方便查詢的電子檔案與需核實的掃描數據的鏈接是目前很難精準實現的，因此在檔案掃描歸檔的同時，檔案管理人員針對性的檔案梳理是加強檔案信息有效性的關鍵步驟，因此在實際應用操作中，對檔案錄入關鍵人員的管理，是提高檔案應用的主觀可控因素，也是提高數字化的重點。
2.紙質檔案存放管理
通過數字化處理的紙質檔案是數據真實性的重要體現，因此在完全依賴數字化后的紙質檔案，并非是廢紙一堆，定期的檔案核實整理，是確保數字化檔案的有效性的體現。對于過于依賴數字化信息的企事業單位，在這里需要警醒的是，由于科技化時代的特殊性，定期核實檔案信息雖然耗費人力物力，但卻能體現其意義所在。人事檔案管理是反映員工綜合素質的一個重要方面，是公司選賢舉能的重要依據，是對員工進行全面評價的重要參考，檔案的完整性和準確性對員工今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。由于人為因素的考慮，數字信息與紙質檔案文件的核實需交由兩組人員分別處理，以利于防止因同類人員的類似錯誤處理，使人員檔案信息的誤差將到最低。
3.數字化進程的推進
檔案信息數字化的前提是檔案信息的規范化、標準化，即用共同的信息技術和信息語言組織檔案信息。正如ISO主席漢茲所說：“如果不靠國際標準來有效引導信息迅猛發展趨勢，必將出現一個電子混亂局面?！?企事業單位的信息化素質亟待提高在信息技術飛速發展的今天，還是存在因循守舊，利用檔案的觀念停留在以前的手工時代。通過之前提出的信息錄入及檔案紙質存放的關鍵模式，對沒有從傳統的紙質檔案模式中走出來人員給予有力的抨擊，使其排斥、不接受“信息化”，認為紙質檔案更為直觀，更為可靠的觀念徹底改觀。
4.數字化信息安全保障
由于人事信息是關系到個體存在社會中的實際意義的表象，因此人事信息的保密是檔案管理人的職業素養，同時也是保障數字化信息安全的工作準則。目前檔案信息通過電子存儲設備保存，存在因設備損壞及網絡病毒等外部因素造成的損壞，因此，在實際應用中，嚴格控制檔案查閱時使用的網絡連接、對外連接的硬件設備，是確保檔案數據泄露的關鍵環節。建立執行行之有效的檔案查閱流程，確保內外部網絡分設，杜絕外部存儲設備應用，備份檔案信息嚴格管理，從而關注信息安全保障。
5.信息共享
關鍵詞：現代檔案管理 創新 思想觀念 知識理論 技術手段
檔案管理工作和單位其他部門緊密相關，是單位做好其他各項工作的基礎之一，應當把檔案管理工作納入到單位整體工作和發展計劃中去。面對目前檔案管理的現狀和存在的問題，必須提高對檔案管理工作的認識，建立完善的管理制度，提高管理人員業務水平。其中的關鍵就是要創新出檔案管理的信息化平臺，才能提高檔案管理的高效性和準確性。創新在現代社會的各個領域都廣泛存在的，因為只有創新才能進步，才能避免被淘汰的危險。所以檔案管理部門為了更好的發展，在管理檔案過程中要使用創新的管理理念和創新的管理手段，這樣一來才能夠實現檔案事業的發展和進步。
一、檔案管理推陳出新的前提是思想觀念創新
隨著社會經濟的不斷發展，我國的綜合國力在不斷的增強，在國際上，我國的地位也在不斷的提升，我國的社會的各方面都發生了翻天覆地的變化，這都是在發展過程中堅持創新的成果。創新的時代的產物，也是符合時展的必然趨勢，在社會發展過程中，發展前進的要求就是要堅持創新，否則就會被落后。創新活動的基礎是觀念創新，檔案管理部門只要在觀念上認識到創新的重要性，才能夠將創新運用在檔案管理工作發展的需要上，在運用創新手段的過程中，逐漸認識到創新的重大價值，更好的進行檔案管理和社會服務。只有真正認識到了創新在檔案管理工作中的重大促進作用，檔案管理部門才能夠對其加強重視，支持創新的管理工作的實現，使創新實踐活動得到順利的開展。現代的檔案管理工作創新要求檔案管人員的思想觀念必須是創新的，現代社會的檔案管理工作的內容與過去相比，發生了很大的變化，所以檔案管理人員要明確這種工作上的變化。過去的檔案管理工作的服務對象主要是政治，封閉性相對較高，被動接待是過去檔案管理的服務方式。但隨著時代的發展，現階段檔案管理工作的服務對象就較為廣泛了，不僅僅是政治方面，在經濟、科研、教學等各個領域都已經是其服務的對象，需要主動的開發檔案信息資源服務于社會發展和經濟建設。時代的轉變對檔案管理工作的服務水平也有了較高的要求，因此檔案管理工作人員為了順應十點的發展趨勢，應將創新手段運用到檔案的管理的工作中，首先在思想觀念上真正意識到創新在檔案管理工作中的巨大作用，這樣一來能夠有利于檔案管理工作在創新觀念的指導下順利開展，在檔案管理工作的過程中，檔案管理工作人員還要不斷更新觀念、解放思想和開拓創新，這樣才能夠及時的解決檔案管理中出現的新問題。檔案管理者必須注重創新思維的培養。創新思維是一個相對性的觀念，是相對于常規思維而言的一種思維方式。創新思維是在舊的方法和途徑不能有效地解決問題的情況下，采用新的思維去分析問題和解決問題的過程。創新思維的探索還具有開拓性的作用，是一種具有開拓意義的思維活動。它發明的新技術、形成的新觀念、提出的新方案和決策以及創新的新理論不斷開拓人類認識的新領域。它不僅可以是新發現和新發明，而且可以是新方法和新技巧。新穎性、獨特性、非邏輯性、靈活性、對象的潛在性等特點一般是創新思維所具有的，因此，創新思維的培養能夠使檔案管理部門創新成功的幾率大大的提升，也就是說實現創新的基礎是創新思維的具有。
二、檔案管理活力的源泉是理論知識創新
在信息化的模式下，單位檔案管理的工作對象發生了很大的變化，傳統的紙質檔案載體已經向數字化載體轉變，其管理環境也已經開始向數字化環境轉變，在檔案資料采集、歸檔、目錄編制、統計、編研、檔案信息開發利用等諸多管理環節都需要隨之而變。 現階段社會上所呈現出的狀態是知識經濟時代，沒有較高水平知識，就難以在現代社上立足，檔案管理工作也是一樣，應該在管理過程中要創新檔案管理的知識理論，提高檔案管理的工作水平，避免檔案管理工作落后于時代的發展，在現實的社會發展過程中，具有較大創造空間在檔案管理工作中。例如我國的政府職能和工作管理模式在市場經濟體制不斷發展和完善過程中發生了很大的變化，檔案管理的工作內容也會隨之而增加，檔案的整理也就會很復雜，因此檔案管理工作人員要提高知識水平和知識管理能力，實現檔案管理工作更好的服務于政府部門和社會上的其他領域。檔案管理人員在新時代的挑戰下，不僅在要思想上重視檔案理論知識的創新，還要主動的積極的去探索檔案理論知識的創新。這樣一來才能夠跟得上時展的步伐，避免遭到淘汰，促進和推倒檔案事業的蓬勃發展。理論創新離不開一支高素質的工作隊伍。這就要求我們積極促進檔案管理人員素質的提高，建立一支學習型的工作團隊。在信息技術日新月異的今天，檔案干部一定要有過硬的專業水平和運用現代技術的能力。建設學習型工作團隊是適應全球化、信息化和新經濟的迫切需要。檔案管理者對學習型組織的管理理念加以借鑒和吸收，營造終身學習的組織環境，使學習成為一種經?；?、普遍化的行為，促進職工積極學習，努力掌握檔案工作所需的知識和技能，爭取成為學習型個體和創新型干部，成為復合型人才。
三、檔案管理工作的動力是技術管理創新
科學技術在社會中各個領域的發展中廣泛的被使用，并取得了較好的成果。因此檔案管理部門也要采用先進的科學的檔案管理手段來實現檔案管理工作質量的提高。在檔案管理過程中可以運用現代化的技術和科學的管理模式，作為一種強大的動力來促進檔案管理工作的全面開展。計算機網絡技術在現代檔案管理工作中廣泛的使用，成為檔案管理工作的主要工具，其具有較大的優勢，不但能夠對檔案做好保護和維護工作，避免檔案的丟失，而且還能夠減少檔案管理工作人員的工作壓力，最大的優勢是檔案的開發和利用較為方便。將技術創新貫穿在檔案管理的每一個環節上，提高檔案管理的工作效率和工作質量，促進現代化和科學化的檔案管理實現。技術管理創新一方面要努力推進管理模式的創新。檔案管理者要自覺堅持在管理方面的創新上下工夫，在管理手段現代化上下工夫。堅決克服等、靠、要和各種因循守舊思想的束縛，牢固樹立檔案是一種信息資源、同樣會產生經濟和社會效益的理念，把有限的被動服務轉變為無限的主動服務，由傳統的靜態服務、間接服務轉變為動態的、直接的高層次服務；由封閉型的管理向開放型管理轉變；由單一服務向多元化服務轉變。另一方面要努力推進管理手段的創新。檔案管理主要是和數字與文字打交道，數字化檔案將成為今后檔案管理事業的主要存在形式，建設數字化檔案已經成為檔案管理的發展方向。
總之，檔案管理者要按照“面向世界，放眼未來”的原則，樹立檔案管理創新思想，開展創新實踐。對檔案管理的現狀和特點做到心中有數，要端正創新行為，做到穩步前進。注意取人之長，補已之短，并注重管理手段的推陳出新，推動檔案事業不斷發展。要與國際接軌，注重參與國際檔案信息交流，以滿足多方面利用的要求。
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Abstract: Vocational education student records is an important part of the file,it can provide accurate reference materials qualification for graduates,recruitment and other employers. Therefore,the correct understanding outstanding problems in records management,good management of student records,playing its important role has a major significance for raising the overall level of vocational colleges.
關鍵詞: 高職院校;學生檔案
Key words: higher vocational school;student records
中圖分類號:F271 文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)10-0226-01
0引言
管理高職院校學生檔案是學生從入學到畢業整個培養過程在德、智、體等諸方面發展狀況的真實記錄和反映。強化高職院校學生檔案管理,對深化教學改革,提高教學質量和教學管理水平,為國家培養社會主義現化代建設接班人具有十分重要的意義。
1目前各高職院校在檔案管理方面還普遍存在一些問題
①領導重視不夠,管理不到位,導致有些學生檔案的原始材料丟失、破壞等;②學生檔案的規章制度還不夠完整且缺乏穩定性;③檔案管理人員的專業水平普遍較低,對檔案管理工作的重要性認識尚不到位;④由于檔案管理者各方面待遇偏低,任務比較繁重,工作量較大,人員流動性較大,沒有相對固定、素質較高的專業隊伍。這些問題的存在不僅會影響了學生檔案管理水平的提高,也影響到了人才進步和發展,同時也嚴重損害了學校的聲譽。因此,正確認識存在的問題,制定科學的管理辦法,就顯得尤為重要。
2高職院校應切實加強和完善學生檔案管理工作
高職院校學工處等有關職能部門應切實加強和完善學生檔案管理工作,并著重做好以下工作。
2.1 強化學生檔案管理的意識學生檔案的管理是高職院校管理工作的重要組成部分,領導重視是學生檔案規范化管理的關鍵,學生檔案的質量直接反映了學校的管理水平。主管領導及學生檔案管理人員應進一步學習《檔案法》和有關的政策法規,明確其重要性。只有學生管理人員有了良好的檔案意識,才能在具體的學生管理工作中對其資料數據做正確的反應,及時地加以收集、整理、保管。
2.2 加強學生檔案管理隊伍建設想要提高學生檔案的管理水平,必須做到科學、優化、穩定。下一步各高職院校應積極為檔案管理人員創造提高業務水平,經常組織開展相關的業務培訓和學術交流活動和專業能力的平臺,使檔案人員的業務工作能務、工作效率和運用現代信息技術的能力得到全面提升;還要提升學生檔案管理人員的思想政治覺悟,使每一位學生檔案管理人員充分認識到學生檔案服務學生、服務社會的雙重功能,要培養其形成強烈的事業心和責任感;另外,務必解決檔案管理人員的一系列(比如職稱、職稱晉升等)相關問題,保持檔案管理隊伍的相對穩定,充分調動學生檔案管理人員的積極性和創造性,促進學生檔案服務功能的最大化發揮,促進學生檔案工作和其他工作的協調發展,更好地為學生就業、企事業單位合理使用選拔人才提供便可靠的參考資料。
2.3 建立完善規范的管理制度職能部門應建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉遞送交和管理職責等各項規章制度,做到有章可循、有據可依、照章辦事。
2.4 拓寬檔案歸檔范圍學生檔案是用人單位招聘人才及今后各級組織選拔、任用、考核人員的重要依據,因此必須緊密結合新世紀人才培養模式和用人單位的運用,圍繞學生個性開發、素質提高和順利就業這個中心,努力拓寬學生檔案的收集內容,構建特色性的學生檔案副本。
2.5 加速高職院校學生檔案館數字化、網絡化和檢索自動化建設近年來,隨著人事制度改革在全國各行各業的展開,自主擇業、自主用人、人才合理流動機制的形成,人員流動頻繁,勢必要求人事檔案的轉移手續更簡化、方便,而人事檔案的信息化管理要求電子文件歸檔,憑借網絡傳輸,將會更加便利、快捷、安全。當今越來越多的文件是以電子化、數字化、網絡化承擔知識和信息的載體,不再是傳統意義上的紙,而是電子文件軟盤、光盤。檔案的載體發生了根本的變化。檔案信息數字化是檔案信息管理與傳輸現代化和自動化的基礎,沒有檔案信息的數字化,就無法實現人事檔案信息管理與傳輸的自動化。實現信息化電子檔案的建設與管理包括三點:①電子檔案的形成,根據管理要求,使電子文件體現高職院校學生檔案管理的功能;②關鍵環節是建立電子檔案管理數據庫;③電子檔案的長期保存。
2.6 加強學生檔案工作的宣傳力度學校檔案管理工作是學?；A工作的重要組成部分,我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時,又做到主動提供服務。使檔案的價值得以充分體現。檔案人員既要熟悉室藏檔案資料,注重檔案的收集質量,提高檔案的利用率,還要及時對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究,找出工作中的不足,以科學的態度,把學校檔案工作做得更好,使之發揮出更大的作用。加強學校檔案的管理工作,作粗淺的認識:①加強意識,建立機構②健全制度、規范管理③強化業務,提高能力四、注重收集,加強管理五、提供服務,開發利用。
3結語
學校的檔案工作是教育事業的重要組成部分,是維護黨和國家歷史面貌的一項重要事業,也是研究改進、提高教育事業的不可多得的寶貴史料。在改革開放,社會信息量不斷增長的今天,人們的觀念向求發展、求競爭、求效益方面發展,對各類信息包括檔案信息的獲取要求越來越大,利用的速度要求越發快速、準確?？傊?高職院校學生檔案從建檔、管檔、歸檔到轉遞,經歷的時間長,經手的部門多,工作量大,這就需要學校領導高度重視,需要學生檔案管理人員認真仔細負責,需要有科學規范的管理制度,同時還需要各相關部門協調配合,利用計算機、網絡技術等先進的技術手段做好學生檔案的各方面工作,才能真正發揮學生檔案管理的服務功能,做到學生檔案服務于學生、服務于企業、服務于社會。
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【關鍵詞】信息化建設；高校檔案管理；分析
隨著社會的發展和時代的進步，人類進入了信息化時代，高校的檔案管理方式也發生了很大改變，已經由傳統的管理方式向信息化方向發展。信息化技術給高校檔案管理帶來了極大的便利，同時能夠促進檔案管理的可持續發展。高校檔案管理員面臨的最大問題是，如何將信息化建設更好地應用到檔案管理中，這也是當前他們的重要任務。將信息化建設應用到檔案管理中，不僅能提高工作效率，還能減輕工作人員的工作負擔。當前，高校進行檔案管理的信息化建設受到很多問題的阻礙，積極對高校檔案管理中的信息化建設進行分析，便于更好地促進高校的可持續發展。
1.關于高校檔案管理的概念和內涵
1.1在高校的管理中，檔案管理是其中的一個重要方法，對高校的建設意義重大。高校檔案管理包括的內容有很多包括招生工作、科研管理檔案及教學檔案等，它將一些具體的事物用文字和圖表的方式進行表示，方式簡單，便于保存，是以后高校教育和教學的重要參考和歷史記錄依據。它能為高校日后的發展積累豐富的經驗，從而奠定了高校可持續發展的基礎，對高校的未來發展影響深遠。實現高校檔案管理信息化指的是利用網絡和多媒體等先進技術對高校檔案進行信息化管理，對一些高校的檔案資料進行合理的開發和利用，以達到實現其進行社會共享的目的，從而提高其社會利用價值。
1.2高校檔案管理信息化通過網絡化和數字化的手段將高校中的各類檔案資料進行收集，從而實現數字化管理。通過網絡和計算機等技術手段，實現將高校檔案進行自動化和一體化管理的目的。還能通過技術手段進行資源的共享，實現高校檔案的共享價值。高校檔案管理信息化是進行推廣和應用信息技術的過程，也是進行二次開發和利用高校檔案資源和信息的過程，是一個將信息服務達到最大化價值開發的過程。
2.信息化建設在高校檔案管理中存在的一些問題
當前高校的檔案管理工作已經成為了各校管理工作的重點，在當今信息化時代的大背景下，為了促進學校管理建設，各高校都采用了很多的方法，但是受到一些客觀和主觀問題的影響，仍然存在著很多的問題，主要表現在如下方面：
2.1檔案管理人員整體素質不高，能力和水平有限。很多高校的檔案管理人員都是臨時聘用的，沒有經過專門的知識和技能的培訓，對于檔案管理工作中的具體流程和注意事項沒有明確的概念，在工作中按照自己的思維進行管理，這樣在工作中容易出現信息流失和信息不全的問題。高校也沒有對學校管理中檔案管理人員起到的重要作用有著清晰的認識，在資金和經費的投入上明顯不足，沒有對檔案管理人員進行專業知識培訓，使得他們的技能始終得不到提高。
2.2落后的檔案管理設施和技術服務水平。在檔案管理工作中，我國各高校存在著明顯的南北方差異，總體而言，南方的高校管理水平要高于北方的高校管理水平。存在著差異的重要原因就是資金投入水平不同，一些一流的高校其資金來源較廣，學校能利用的資金相對較多，對學校檔案管理工作投入的資金就多；而一些普通的高校相對而言缺少資金來源渠道，對學校的檔案管理工作投入的資金就少，從而使得學校的檔案管理工作發展受到了限制。
3.如何有效進行高校檔案管理工作的信息化建設
現代高校檔案管理工作的重要目標是實現信息化和數字化的管理模式，從而實行促進高校建設的目的。如何將各高校的檔案管理水平進一步的提高，以保證檔案管理的效力，可以從下面的幾個方面進行考慮：
3.1將檔案管理隊伍進行強化建設，檔案管理人員的素質必須進行提高和培養。高校檔案管理人員的素質對檔案管理工作的開展具有很大影響，當前檔案管理工作滯后的一個重要原因就是管理人員的素質偏低。所以加強管理人員的素質培養和專業技能培養成為了當前的首要任務，定期對檔案管理人員進行培訓，提高其專業技能，同時要提高他們對工作重要性的認識，及時對他們進行一些應用到檔案管理中的先進技術培訓，讓他們能在工作中學會操作，從而有效提高高校檔案管理工作的能力。
3.2加大對檔案管理工作的資金投入，充分提高檔案管理的信息化技術水平。當前高校檔案管理工作中的一個重要問題就是檔案管理設施落后、嚴重缺乏資金投入。沒有雄厚的資金作為后盾，檔案管理工作就不能得到切實的落實。各高校應積極加大社會各界對學校的資金投入，擴大資金來源，從而能夠引進先進的設施，提高檔案管理的整體水平。
3.3創新管理方式，進行特色檔案管理體系的建立。大多高校在當前的檔案管理工作中，都是簡單的對檔案進行分類劃分。這種簡單的劃分模式存在著較大的缺點，容易造成以后在查找檔案中存在困難或是流失了一些重要的檔案信息，同時也不利用進行特色校園的建設。為了將高校檔案管理信息化建設進行有效提高，就需要在日常工作中對技術創新進行不斷加強，實現管理手段的不斷信息化發展，建立起具有自己校園特色的個性檔案管理體系。小結高校檔案管理的主要方式已經逐步改變為進行信息化的管理，為了將檔案管理人員的工作效率進行提高，促進高校的可持續發展，實現最大價值化的高校管理，就需要不斷完善和改進高校的檔案信息化管理，找到發展中存在的問題并提出相關的解決策略，從而保證能有效進行高校檔案的信息化管理，以此促進高校建設的順利進行。
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