時間：2023-07-23 09:24:49
導語：在高校檔案管理培訓的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領您探索更多的創(chuàng)作可能。
一、高校加強檔案管理信息化建設的意義
信息化檔案管理指的就是在實際檔案管理工作中將信息技術、網(wǎng)絡技術充分運用，用現(xiàn)代化的科技手段和網(wǎng)絡支持完善檔案管理工作，對檔案資源重新進行排列和整合，充分利用現(xiàn)有資源完善高校校園管理體制。檔案管理工作是學校基礎工作的一部分，所有管理制度、招生資料、教職工資料、學生資料、后勤資料等等，都在檔案管理的范疇，整個檔案內容龐大，系統(tǒng)眾多，分門別類工作著實給檔案管理人員帶來很大壓力，所以如何利用現(xiàn)代的信息化技術完善檔案管理顯得尤為必要。檔案管理信息化可以提高檔案資料檢索的工作效率。例如利用網(wǎng)絡資源，將資料分門別類，將存放位置、年份等等信息全部輸入電腦，管理人員查閱時只要輸入部分信息檢索，便會輕而易舉地找到該資料。檔案管理信息化可以加強信息資料的整合與處理。檔案管理信息化建設逐步完善，使資料信息盡在管理員掌握之中，能有效完成資料信息的收集、加工、處理。檔案信息化建設是高校發(fā)展的必然需求，是評判高校管理水平的一個指標，在當今這個信息化時代，不利用信息化資源，是對網(wǎng)絡技術資源的浪費，現(xiàn)在如何加強檔案管理信息化建設成為擺在我們面前的具體問題。
二、高校檔案管理信息化建設現(xiàn)狀
1.部分高校對檔案管理不夠重視，信息化建設雖有一定基礎，但還很薄弱。高校管理層首先要重視檔案管理工作，提高檔案管理意識，充分發(fā)揮檔案資源的功能，實現(xiàn)資源的合理配置。2.一些高校的檔案管理硬件設施不齊全或落后。信息化建設要求高校在檔案管理設備設施上加大投入，給與一定的資金支持，簡單來說，想要信息化檔案管理，不具備網(wǎng)絡終端是不可能實現(xiàn)的。部分高校信息化設備十分有限，這就限制了檔案管理工作的有效性，信息資源共享難度大，信息檢索繁瑣復雜，浪費時間，效率較低。3.檔案管理人員技術水平低，專業(yè)技能有待提高。一些高校在人才隊伍建設上不夠重視，導致檔案管理人員素質不高，專業(yè)性不強，即使有信息化設備，但操作不得當，依然影響檔案管理的工作效率，甚至檔案管理中出錯的現(xiàn)象屢屢發(fā)生，所以培養(yǎng)一支精干、高效的管理隊伍很有必要。
三、檔案管理信息化建設的路徑探索
1.加強檔案管理意識，高校管理層加強重視程度，將檔案管理工作列入校園管理工作的重點之一。從高校高管到實際操作的檔案管理人員首先要從思想上轉變觀念，不要認為檔案管理工作無足輕重，盡管一些陳年資料多年無人問津，但一旦需要時立刻檢索成功便會大大縮短時間。高校要多次組織相關人員制定詳盡的檔案管理計劃，增加他們的重視程度，同時對檔案管理工作定期抽檢情況，了解本校檔案管理的實際情況，要明晰檔案管理信息化對校園管理的重要意義和作用，從根本上將檔案管理工作提到和其他管理工作一個層面上來。2.高校要加大信息化建設力度，對設備機器進行資金支持。信息化檔案管理依托于現(xiàn)代的機器設備，包括電腦、打印機、掃面議、光學儀器、檢索機器等等。硬件設施能否達到標準是檔案管理工作能否順利進行的關鍵點，利用機器和網(wǎng)絡建立電子化信息管理平臺，通過學校的門戶網(wǎng)站穩(wěn)步推進信息化建設的發(fā)展。信息化平臺要包含以下幾種功能，涵蓋信息收集、整理、檢索、編碼等項目，同時要與其他數(shù)據(jù)庫建立連接，方便信息的更新與交換。建立好信息平臺后，要建立相關的安全防護，比如在信息化系統(tǒng)里建立防火墻，避免非管理人員擅自查閱檔案信息，除一些公布在校園網(wǎng)站上的信息外，其它保密檔案要通過網(wǎng)絡設置安全防護防止別人盜取相關信息。3.加強檔案資料的規(guī)范化管理。利用網(wǎng)絡資源管理，檔案管理資料形成無數(shù)的電子文件，這些電子文件檔案管理人員要做到集中管理，同意存錄，做好備份工作，一旦系統(tǒng)崩潰或網(wǎng)絡平臺出現(xiàn)問題能夠找到備份資料有效恢復數(shù)據(jù)庫，不至于造成信息丟失和錯亂的情況發(fā)生。此外，高校要制定合理規(guī)范的檔案管理制度，是檔案管理工作有據(jù)可依，規(guī)范指導檔案管理工作，使檔案管理工作朝著標準化的方向發(fā)展。4.建立一支高效、精進、專業(yè)的檔案管理隊伍。目前，高校檔案管理工作存在一些弊端，很大原因在于檔案管理人員專業(yè)素質不強，技術知識不到位，沒有經過系統(tǒng)的培訓，甚至一些檔案管理員是通過關系留在高校檔案館工作，這都是制約檔案管理工作的一些因素。高校要本著為學生負責的態(tài)度，聘用人員時注重專業(yè)素質的考核，上崗前做好檔案管理培訓工作，定期檢查工作情況，上崗后定期考核，對檔案管理人員嚴格要求，相信檔案管理工作會有所轉變。其次，檔案管理人員要學會信息化平臺的操作和使用，網(wǎng)絡平臺建立，需要有人使用和維護，如果做不到這一點，那檔案管理信息化形同虛設，沒有任何意義，只有真正利用信息化設備資源充分做好檔案管理工作，才算將檔案管理信息化建設落到實處。結語高校的校園建設包括很多層面，物質建設、環(huán)境建設、校園文化建設，檔案管理信息化建設也可以說是其中一個重要的組成部分，檔案是記錄一所學校從建立之初到后來的發(fā)展軌跡，很多資料與校園建設息息相關，一些資料甚至成為一所學校發(fā)展的指導信息，所以檔案管理工作必須被放到非常重要的位置上去。
參考文獻：
[1]王常虹.淺談信息公開條件下的高校檔案管理[J].中國校外教育,2010(3):8.
關鍵詞：檔案；工作者；職業(yè)素質
伴隨科技的迅猛發(fā)展，檔案已經成為一種重要性、保密性極高的信息源頭和知識載體，受到越來越多的單位和個人關注，其也成為社會發(fā)展進步和經濟發(fā)展的一個有效戰(zhàn)略資源。高校作為社會重要部分之一，其檔案管理不僅是保留科研和教學的成果，給科研和教學提供初始的憑證，而且也傳承和見證著高校的發(fā)展，更關乎到高校的長遠建設，成為高校全面建設中不可分割的重要組成部分。隨著高校擴招和高等教育不斷發(fā)展，高校檔案管理工作也在不斷的發(fā)生變化，有些高等院校甚至有著較高級別的科技成果及學術研究成果，這給檔案管理工作帶來了諸多困難和挑戰(zhàn)。因此，迫切需要一支會管理、懂技術、素質高、能力強的高校檔案管理工作者投入到檔案管理中去，為高?？蒲泻徒虒W服務，為高校全面建設發(fā)展服務。
1 高校檔案工作者存在的問題
1.1 檔案管理意識淡薄
長期以來，很多一部分人受到以往檔案管理思想和檔案自身的保密性和使用滯后性等因素影響，對于檔案的管理工作不夠重視，甚至一些高校領導缺乏檔案管理工作的足夠認識和了解，還有的高校領導認為高校就是從事科研和教學的地方，檔案的整理和收集應該不是難事，隨便什么人都可從事管理工作。還有的認為，檔案管理工作對于單位的發(fā)展是沒什么影響的，沒有從思想深處引起足夠的注意。造成高校檔案館在高校定編定崗， 往往因編制過度壓縮而造成人手過分緊張；有些檔案工作者因提拔難、待遇低而不能正確認識和評價自己所從事的工作。高校有些部門的檔案管理者認為， 檔案管理工作與高校其它工作沒什么交叉性，導致出現(xiàn)檔案材料收集不全，歸檔不及時等現(xiàn)象，影響了檔案管理工作的質量和效率。
1.2 檔案工作者知識結構單一
從事檔案工作，首先應具有一定的政治素養(yǎng)和理論知識，了解和熟悉國家檔案管理的相關法規(guī)和政策，懂得如何進行檔案管理。當前，檔案管理人員知識結構單一是個較為普遍的問題，高校信息化水平的不斷提高，使得高校檔案管理工作者中懂檔案管理又熟悉信息化管理的技術人才特別稀缺，在遇到檔案管理難題時常常無從下手。
1.3 檔案工作者整體素質有待提高
高校檔案工作者的整體素質還有待提高，其真正專業(yè)人員偏少，從業(yè)人員受過系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理培訓特別少，有些工作人員專業(yè)水平和業(yè)務能力較差，從事手動檔案管理工作者較多，利用信息化手段進行管理的人員較少。有些高校將高校一些老同志、生病的同志安放在檔案管理問題，還有一些專業(yè)的檔案工作者并不愿意從事檔案的管理工作，這些都是導致高校檔案管理事業(yè)不能快速發(fā)展的重要因素。
2 高校檔案工作者應具備的職業(yè)素質和能力
2.1 擁有較強的法制觀和堅定的政治思想
隨著社會主義建設腳步的不斷加快，高校檔案管理也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)和機遇，管理工作者只有時刻保持堅定的正確的政治思想和較強的法制觀，才能較好的完成好高校檔案管理工作。首先就要樹立起法制意識，具體工作中要以相關法律法規(guī)來約束自身行為，主動遵守法律，依法辦事，自覺接受其他人員的監(jiān)督。其次，要有正確的政治思想，努力學習黨的創(chuàng)新理論，用黨的先進理論武裝頭腦，時刻保持自己的政治立場堅定。
2.2 擁有優(yōu)良的敬業(yè)意識和過硬的道德素養(yǎng)
檔案工作者大多默默無聞工作，也不容易出成績。因此，檔案工作者擁有優(yōu)良的敬業(yè)意識和過硬的道德素養(yǎng)是工作必備的基礎。首先，敬業(yè)要先愛業(yè)，只有真正喜愛檔案管理工作，才能忠于職守、兢兢業(yè)業(yè)，發(fā)揮出自身的主人翁作用，才能形成優(yōu)良的敬業(yè)精神。其次，要有過硬的道德素養(yǎng)做支撐，養(yǎng)成良好的服務意識，做到熱忱誠懇的為他人服務，主動及時、準確的提供檔案信息。同時，還要樹立“甘為人梯”的思想，能守得住寂寞，如果沒有了忠于黨、忠于學校的敬業(yè)精神，沒有了淡泊名利和無私奉獻的職業(yè)道德觀，是很難做好檔案管理工作的。
2.3 擁有敢于創(chuàng)新的思想
創(chuàng)新是實現(xiàn)社會和國家發(fā)展的重要動力，我們所取得的各項成就，無不是創(chuàng)新的結果。高校檔案管理是一項重要工程，也需要一批敢于創(chuàng)新的年輕工作者推動起檔案事業(yè)的發(fā)展，只有擁有了創(chuàng)新思想，才能努力掙脫現(xiàn)有的慣性模式，提出改進工作方法的新思路，不斷進行的創(chuàng)新探索。首先是觀念創(chuàng)新，這是創(chuàng)新工作的基礎，只有從思想深處有了創(chuàng)新的欲望，才有可能會有新思路。其次是檔案管理方法的創(chuàng)新，高校檔案工作者應該積極學習現(xiàn)代化科學知識，掌握好新興信息技術，通過現(xiàn)代化科技設備和方法來進行檔案管理。再就是創(chuàng)新服務模式。檔案工作者要會通過檔案管理信息系統(tǒng)，讓檔案資料實現(xiàn)信息化，可以主動的提供大量準確規(guī)范和系統(tǒng)的信息，通過網(wǎng)絡將資源共享，主動做好檔案服務。最后是創(chuàng)新開發(fā)和編研檔案資源。高校應該根據(jù)自身實際，組織檔案工作者進行檔案資源的開發(fā)和編研，提高檔案利用工作質量。
3 提升高校檔案工作者職業(yè)素質和能力的方法
當前，高校檔案管理事業(yè)發(fā)展必須要努力提升檔案工作者職業(yè)素質，要抓好檔案工作者的教育培訓，這是提升檔案工作者能力水平的最主要方法。首先，要抓好業(yè)務培訓，這是提高檔案工作者業(yè)務和政治素質，完善優(yōu)化知識結構的迫切需要，也是培養(yǎng)檔案工作者對解決檔案事業(yè)發(fā)展中遇到的新問題和新情況能力的需要。要不斷的根據(jù)社會發(fā)展，更新業(yè)務培訓的內容，用新設備、新知識和新技術使培訓保持與社會發(fā)展同步，注重培訓的教學方法，多結合實例進行展示，可進行案例現(xiàn)場教學、模擬情景等方法，調動檔案工作者學習的興趣和積極性。其次，要有健全的競爭機制做保障。要結合當前社會上的人事管理改革，借鑒他們的先進管理經驗。對于高校檔案工作者要建立起相應的競爭機制，可實行按崗定薪、定期綜合考評等手段促進工作積極性，細化考評標準，并將考評結果與職務聘任等掛鉤，充分體現(xiàn)出人才競爭機制的作用，激勵高檔檔案工作者積極主動的提升自我修養(yǎng)和能力素質，壓力轉化為動力，主動適應社會發(fā)展和科技進步給檔案工作者帶來的新要求。
4 結束語
綜上所述，高校檔案管理工作有著較強的專業(yè)性和政治性。作為檔案管理工作者，除應具備上述職業(yè)素質和能力外，還要不斷的加強學習，時刻保持沖鋒勁頭，努力加強自身的技能和道德修養(yǎng)，提高自身的全面素質，以適應新形勢下高校檔案管理工作的需求，更好地為高校檔案管理工作服務。
參考文獻
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[2] ] 李彥， 賀小荷. 傳統(tǒng)文書檔案管理向現(xiàn)代文書檔案管理邁進[J]. 濟南紡織化纖科技 ， 2005，（01）
[關鍵詞]升格院校 教師業(yè)務檔案 問題 對策
隨著我國高等教育結構的調整,一批院校適應社會發(fā)展的需要進行了升格重建。大多數(shù)升格院校都是由兩所以上學校合并組建形成的,在學校合并過程中,原有的檔案資料得不到足夠的重視,合并后對教師業(yè)務檔案管理又不到位,造成目前我國升格院校教師業(yè)務檔案的現(xiàn)狀不容樂觀,嚴重影響了學校的發(fā)展。因此,及時發(fā)現(xiàn)和分析升格院校教師業(yè)務檔案工作中存在的問題,采取積極有效的解決對策,完善管理手段,對促進升格院校的科學發(fā)展具有重大意義。
一、升格院校教師業(yè)務檔案存在的問題
1.教師業(yè)務檔案管理比較混亂。升格院校大部分都是在幾個院校的基礎上合并升格形成的。一方面,升格院校要經歷一個全面重新整合的過程,各項工作繁瑣復雜,都需要解決。院系領導往往把學科專業(yè)建設、科研、招生就業(yè)、人事干部、經費籌備、基建管理等做為重點工作來抓,對于檔案管理尤其是比較零散、工作量又大的教師業(yè)務檔案管理工作,往往能夠維持基本運轉就可以了。另一方面,升格院校由于歷史的原因,合并前的學校由于辦學層次不同,教師業(yè)務檔案情況也比較復雜。標準不同、要求各異,差別很大。這些情況造成升格院校的教師業(yè)務檔案整體比較混亂,嚴重影響著學校的健康發(fā)展。
2.教職員工檔案意識淡薄。根據(jù)我國高校的實際狀況,多數(shù)升格院校需要依托優(yōu)勢整合資源,進行搬遷實現(xiàn)集中辦學,這些客觀條件很容易造成檔案材料收集的空擋。再加上一些教職員工自身的檔案意識薄弱,缺乏檔案法制觀念,對整理上交自己的業(yè)務材料不積極、不主動,不能及時把各項業(yè)務活動中產生的材料收集起來,在檔案管理人員的多次督促下簡單整理匆忙上交,應付了事,更是造成教師業(yè)務檔案材料的不齊全,不系統(tǒng),不能客觀的反映學校整體教學水平,起不到有效促進教育教學的作用。
3.教師業(yè)務檔案管理手段落后。在升格院校的管理人員中,不僅具備專業(yè)檔案知識和接受過專業(yè)檔案管理培訓的人員非常少,而且大多升格院校的檔案管理人員身兼數(shù)職,工作日理萬機,往往把檔案管理工作放在最后,致使一些材料不能及時收集、歸檔,造成資源的白白浪費。特別需要引起重視的是升格院校的教師業(yè)務檔案管理手段基本處于人工操作或半人工操作狀態(tài),造成查閱困難,利用率低,影響了教師業(yè)務檔案的開發(fā)、編研和利用,和走在時代前列的高校不相適宜,更和現(xiàn)代化、信息化的社會不相適宜。
4.評估時檔案材料不系統(tǒng),缺乏真實性。教學評估、學科評估、課程評估、學位授予權評估等各項評估是升格院校面臨的重要任務。評估能否過關是院校能否繼續(xù)進行高等教育的基本依據(jù)。由于升格院校的教師業(yè)務檔案材料的不系統(tǒng),不完善,評估時只能倉促面對,臨時從各科室各部門抽調人員加班加點整理、收集各種檔案材料。而教師業(yè)務檔案材料是隨時發(fā)生隨時積累的,材料比較零散、繁瑣,臨時整理的材料缺乏真實可靠性,難以全面反映實際辦學水平,在評估過程中抓不住主動性,影響評估專家對院校的科學評價,勢必會影響學校的發(fā)展。
二、升格院校教師業(yè)務檔案管理對策
1.提高認識,加強教師業(yè)務檔案管理。充分認識到教師業(yè)務檔案對升格院校的重要性,取得領導的認可和支持,是解決上述問題的基本保證。升格院校必須建立健全教師業(yè)務檔案,建立有院系專門領導負責,各部門選派負責人及檔案專職管理人員對教師業(yè)務檔案進行管理的專門管理機制,對隨時發(fā)生的材料及時收集、整理,科學編研、歸檔,隨時積累、豐富,不斷充實、完善。系統(tǒng)完整的材料既能反映學校的實際辦學水平,推動學校教育教學的發(fā)展,評估時也能夠抓住主動性,使評估專家作出客觀科學的評價,抓住機遇不斷促進升格院校的健康發(fā)展。
2.規(guī)范制度,增強教師的檔案法制意識。升格院校在建立健全教師業(yè)務檔案時,必須遵循國家的有關檔案法律法規(guī),又要以此為依據(jù),制定符合自己院校的檔案管理制度,以培養(yǎng)教師的業(yè)務檔案法制觀念,增強教師檔案法制意識。要讓廣大的教職員工認識到,檔案是學校的寶貴財富,必須完整的歸檔保存,不要占為己有或隨意丟失,讓他們對檔案工作有正確的認識,使他們重視和積極參與檔案工作。升格院?？山Y合自己的實際情況,借鑒其他院校的經驗制定一些基本的管理規(guī)章制度,做到教師業(yè)務檔案管理工作有章可依、有法可循。
3.注重培養(yǎng),提高教師業(yè)務檔案管理人員的專業(yè)水平。高校教師業(yè)務檔案具有隨人流動,人在檔案在,人調離檔案隨之調離的特點。并且教師業(yè)務檔案管理還有它的特殊性,它既不像人事檔案那樣保密程度較高,又不像文書檔案那樣可以公開提供利用,教師業(yè)務檔案既有一定的透明度,又有一定的保密程度要求。因此,升格院校在選派檔案管理人員時,要把工作認真、處事謹慎、責任心強的人員選派到檔案管理崗位上,又要定期對他們進行檔案業(yè)務知識的培訓,給與他們相互交流經驗的平臺,提高他們鉆研檔案業(yè)務知識及編研教師業(yè)務檔案的能力。
4.利用網(wǎng)絡,加強教師業(yè)務檔案管理手段。首先,隨著社會的進步,人們的檔案意識逐漸增強,檔案部門可以和科研部門、人事部門、教學部門等聯(lián)合制定相關制度,形成管理網(wǎng)絡,強化以人為本,提供優(yōu)質服務。其次,運用計算機管理軟件及網(wǎng)絡技術建立教師業(yè)務檔案綜合信息數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),對全校師資及教師個人實行全方位、動態(tài)的網(wǎng)絡管理和服務,既能彌補科研成果分散管理帶來的不足,又能夠使教師的科研成果系統(tǒng)化,還能提高管理工作效率。
總之,隨著我國教育事業(yè)的發(fā)展,教師業(yè)務檔案已成為學校檔案管理的重要組成部分,是學校的寶貴財富。升格院校必須堅持以科學發(fā)展觀為指導,積極建立健全教師業(yè)務檔案,合理使用人才,加強師資隊伍建設,營造和諧育人環(huán)境,提升學校教學質量和管理水平,促進我國教育事業(yè)的發(fā)展。
參考文獻:
[1]黃金蓮.高校教師業(yè)務檔案的建立與管理初探[J].甘肅科技,2005,(5).
摘要：人事檔案作為高職院校中重要的信息資料庫與人事服務與管理的核心內容，隨著我國社會經濟的發(fā)展、教育事業(yè)進步以及信息化的普及，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經不適應發(fā)展的需要。為了符合新形勢對高校人事檔案管理的需求，推動人事檔案管理的發(fā)展，高校人事制度的管理都開始隨著改革的發(fā)展加快了改進的步伐。本文主要針對新形勢下高職院校人事檔案管理的發(fā)展做出研究與探討。
關鍵詞 ：高職院校 人事檔案 管理 發(fā)展探究 新形勢
在知識經濟的興起，教育事業(yè)不斷發(fā)展的背景之下，學校在高職教育方面擔任著人才培養(yǎng)的責任。在高職院校的檔案管理中，人事檔案管理是高職院校檔案管理中一個重要的組成部分，是管理其他檔案的基礎，起到了先導性作用。為此，如何在人才激烈競爭環(huán)境中，充分利用計算機網(wǎng)絡技術，加大對高校人事制度的改革與發(fā)展，進一步的強化高職院校的檔案管理效率和質量，不但是今后高校中人事檔案的管理的重要發(fā)展趨勢，也是國家發(fā)展信息化建設的發(fā)展需要，具有極其重要現(xiàn)實意義。以下是對當前我國職院校人事檔案管理存在的問題和改善措施進行詳細闡述。
一、高職院校人事檔案管理現(xiàn)狀以及存在的問題
1.管理人員對人事檔案重視程度不夠。人事檔案是通過對個人信息的收集、審查、整理、裝訂、借閱多種用處為一體的檔案管理工作，但在高職院校的中人事檔案管理受重視程度普遍偏低，忽視了檔案管理的技術性以及專業(yè)性，管理層認為人事檔案管理是人人都可以勝任的工作，并未安排專業(yè)性人才管理，這就導致了所安排的管理人員僅僅將檔案進行了保管。同時信息化的檔案整理手段并未普及到人事檔案管理中，檔案管理工作基本是由手工完成，在此種情況下，對人事檔案的管理是有不利影響的。
2.人事檔案管理不規(guī)范，檔案內容不完整。隨著人事制度的改革，高職院校為了生存與發(fā)展開始引進一些高職稱和高學歷的人才，但是這類型人才中大部分檔案的材料都有所漏缺，如缺少學歷學位材料、年度考核材料、專業(yè)職稱材料或者工資變動材料缺乏等，部分單位因為人事調動過于頻繁，對資料沒有進行有效地整理，這就造成了人事檔案殘缺漏損的情況十分的嚴重。而以往高職院校中傳統(tǒng)人事檔案管理的收集是屬于被動狀態(tài)的，即人事相關部門把所聘用人才的人事檔案通過郵寄方式送到學院的檔案管理部們，在這個環(huán)節(jié)中如果有移送不到位或者執(zhí)行不嚴格的情況，就會導致檔案的內容不完整，嚴重影響了高職院校人事檔案的完整性。
3.人事檔案管理與人事管理存在脫節(jié)現(xiàn)象。在高職院校中，對人才的管理是人事檔案管理的前提也是基礎，因此人才管理和人事管理兩個方面是有緊密聯(lián)系的。但在經濟高速發(fā)展社會中，人才的流動比較頻繁，未經原單位同意就擅離職守的事例越來越多，為了追求更好的待遇在原單位培訓完后去另外單位工作的事例也不在少數(shù)。這些跳槽的人員沒有檔案資料也沒有組織關系，檔案的轉讓過程十分復雜與繁瑣，很多人為了省事在新的單位建立新的檔案，這就造成了檔案管理的混亂。在高職院校的人事檔案管理中這類情況不在少數(shù)，人才管理和與人事檔案管理脫節(jié)，人才無法受到檔案的約束，人事檔案也不能給師生提供較好的服務，檔案管理無法發(fā)揮其價值。
4.管理問題日漸累積，未及時得到反饋和相應整改。在很多高職院校的檔案管理當中，由于缺乏相應的問題反饋機制，很多管理的弊端與漏洞在發(fā)生的時候，沒有得到及時的反饋，相關工作人員也并未成立小組對這些問題作出及時討論和整改，長久以往，管理問題日積月累，漏洞百出，大大的降低了管理的工作效率和最終質量。
二、新形勢下高職院校人事檔案管理發(fā)展的措施
1.完善檔案資料整理，改進管理工作。在新形勢下開展人事檔案管理工作時需要規(guī)范人事檔案的管理制度，將檔案管理實施標準化，這就要求管理人員對人事檔案實行簡化、協(xié)調、統(tǒng)一等相關的有序化管理，以此提高檔案管理的效益，對于檔案的收集、整理、歸檔和借閱制定相關的工作規(guī)則，務必保證檔案材料的齊全與真實。在管理中要注意對檔案的收集與整理，增強管理人員的崗位意識，對于所有的人事檔案資料都要同等的重視，及時改進高校對全體教職員工人事檔案的管理與服務工作。
2.提高檔案管理者管理水平和素質以及工作素養(yǎng)。隨著新形勢下檔案管理工作的變革，迫切的需要提高理者管理水平和素質以及工作素養(yǎng)，要求他們與時俱進，學會改革創(chuàng)新，進一步提高對管理的全面認識，意識到正確的管理方法可有效提高管理質量和效率的重要性。在實際管理過程當中，除了要掌握基本的專業(yè)理論知識，具備較強的檔案管理與整理能力，還應該要對電子計算機技術有一定的掌握，對國家政策有一定的認識。在做好本職的整理、歸檔、收集、鑒別工作后，還需要對各部門的檔案收集工作進行監(jiān)督和補救，這是高職院校檔案真實性、完整性和系統(tǒng)性的需要。并且隨著社會的發(fā)展，人事檔案管理的進步，檔案管理人員要及時更新知識技能來適應發(fā)展的需求。因此改善檔案管理工作人員的工作素質也是檔案管理的重要部分。高職院校應對檔案管理人員進行定期和分批的人事檔案管理培訓以及再教育，拓寬管理人員的知識面，增強管理的能力，來適應高校人事檔案管理工作的需要。高校人事檔案管理人員需要從根本上認識到檔案管理工作的重要性，在實際的人事檔案管理工作中實事求是、工作細致，對每一位檔案所記錄的人才負責。
3.通過信息化手段來收集與管理檔案。隨著信息化技術在高職院校的普及，傳統(tǒng)的紙質檔案逐漸被電子檔案所替代。通過計算機技術對檔案進行收集與整理的方式更符合高校的發(fā)展。在對檔案收集時采用信息化手段能夠提升工作的效率和減少失誤率。并且各個部門通過信息化手段，可以在局域網(wǎng)內公布非保密的檔案信息，大大的提高了檔案資源的利用率，提升了檔案管理的工作效率。采用現(xiàn)代化信息技術開展檔案管理工作，全面實現(xiàn)高校人事檔案管理數(shù)字化。這既是信息化社會的要求也是發(fā)展的需要。數(shù)字化所代表的是縝密、精細與高效。通過計算機網(wǎng)絡技術將數(shù)字化手段運用在高校的人事檔案管理中，能夠提高建設和完善人事檔案數(shù)據(jù)庫的效率，從而達到提高教育管理水平和效率的目的。高質量的數(shù)字化人事檔案建設，可以為學院高水平的教學、科研和管理等提供強有力的支撐。
4.健全與完善檔案管理收集制度。在校內通過健全與完善檔案管理制度，能夠有效的避免人事檔案文件遺漏與丟失情況的發(fā)生。如建立移交制度、檢查制度、監(jiān)督制度以及歸檔制度等。每當學校出現(xiàn)檔案管理人員調動情況則極易使檔案處于一個被動的情況。這時就需要合理、有效地檔案管理制度來引導完成檔案的移交工作。因此做好高職院校檔案管理工作的基本就是要通過制度的形式來強化工作人員的檔案管理意識，只有管理人員以及學校領導提升了對學校人事檔案的重視程度，才能有效地開展高校的人事檔案管理工作。
5.建立問題反饋機制，及時處理存在管理問題。高職院校的認識檔案管理部門應該要專門成立工作小組，把管理過程當中存在的問題詳細記錄，定時針對這些問題進行討論，在第一時間內采取積極有效的措施對問題進行有效處理，并在長期實踐管理過程當中，逐步完善，形成一套完整的問題反饋-解決機制。
總之，隨著高職教育事業(yè)的不斷發(fā)展，人事檔案工作慢慢顯示出了重要的地位與作用。加強高職院校的人事檔案管理工作一方面是高校發(fā)展的必然要求，另一方面也是現(xiàn)代化社會建設的需要。我們必須跟隨時代的腳步不斷提高高職院校人事檔案管理水平，采取科學合理方式開展人事檔案管理工作，提高檔案管理人員的工作素質以及管理意識，從而促進高職院校人才隊伍的建設，提升教育水平，推動學院的持續(xù)發(fā)展。
參考文獻
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關鍵詞：科技檔案；管理規(guī)范化；
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-01-00-01
一、探究檔案管理的現(xiàn)狀
（一）方式較為傳統(tǒng)，無法實現(xiàn)信息資源的共享：目前，眾多企業(yè)在管理檔案方面仍采之前的管理方式，忽視了現(xiàn)階段電子檔案管理的環(huán)境與發(fā)展趨勢，其不注重信息之間的交流與共享，各個部門之間對于檔案管理方式以及經驗較為保留，這在一定程度上影響了檔案管理特有建設屬性的充分發(fā)揮，導致高校電子檔案管理仍處在不受重視的地位以及尋求合理方式的階段，使對信息資源的利用不合理，容易發(fā)生二次存檔現(xiàn)象。
（二）技術落后，各個部門之間的檔案管理方式差異巨大：由于不同企業(yè)的領導對檔案管理的重視程度存在一定差異，某些企業(yè)由于資金充足，技術先進，可憑借此優(yōu)勢直接與社會企業(yè)、單位等建立良好的檔案管理交流機制，及時完善自身的管理方式管理效果，而缺乏資金與技術支持的少數(shù)企業(yè)卻無法實現(xiàn)此種局面，由此可見，要想提升高校檔案管理的水平必須輔以先進的技術支持與資金投入，加強企業(yè)之間的信息交流，分享電子檔案管理方式以及管理經驗等，逐步縮小企業(yè)之間的管理差距，提升整個企業(yè)的電子檔案管理水平。
（三）分離管理，違背社會需求目標：據(jù)相關資料顯示，目前，企業(yè)的領導及員工出國進行深造、評職稱、被舉薦等，各個方面，都需要其所在企業(yè)出具相應的檔案資料進證明，保證其所說完全屬實。但企業(yè)在檔案管理過程中，信息資源的浪費，管理較為分散，各個部門之間信息交流緩慢等直接影響檔案的及時填充，盡管現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理已逐步實現(xiàn)電子信息化，但依然不能完全滿足其客戶的社會需求。比如，企業(yè)每位員工的檔案資料，是否屬實以及對其價值進行合理估量，這種方式已經得到普遍應用。
二、利用信息技術，優(yōu)化企業(yè)檔案管理水平
（一）建立并逐步完善檔案調控管理機構，推動電子檔案管理的迅速發(fā)展：如何實現(xiàn)電子檔案的整合管理，最重要的便是建立各個企業(yè)之間的檔案調控機構，逐步達到檔案管理的社會化，為眾多員工以及領導今后的發(fā)展提供及時、有效的檔案支持。對此，需要相關部門的大力支持，憑借其權力親自指定某一機構為檔案調控管理機構，負責制定相應的檔案管理政策、及時調配信息資源、調控各個企業(yè)之間的關系等，當然，這需要各個企業(yè)的主動參與，由其組建檔案調控管理機構，實現(xiàn)企業(yè)之間的電子檔案一體化以及優(yōu)質的網(wǎng)絡服務水平。企業(yè)中有檔案管理專業(yè)的可以實時進行檔案管理培訓工作，條件允許的話，可承接檔案調控機構會議的召開工作，從而逐步調動其他企業(yè)對此的重視，主動參與檔案調控機構的組建活動，為實現(xiàn)電子檔案的整合管理做好準備工作。
關鍵詞：學校檔案管理；校園文化；管理問題；意義分析
眾所周知，學校檔案管理工作與學校發(fā)展息息相關。進入新世紀以來，我國學校檔案管理越來越受到重視，它的管理質量直接影響到校園文化建設水平。高效的檔案管理工作能夠提升學生的發(fā)展水平，同時也能夠為教師創(chuàng)建良好的教學環(huán)境，調動他們的工作積極性，從而提升學校的教學質量。學校檔案管理作為校園文化的重要載體，它可以為校園文化各項工作提供檔案信息保障，將校園中的制度文化逐漸變?yōu)闅v史精神文化，并且能夠以物質的形態(tài)保存下來，從而不斷豐富學校的校園文化。因此在今后的發(fā)展中，學校管理者需要重視檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案管理對校園文化建設的重要作用，最終達到檔案管理目標。
一、學校檔案管理在校園文化建設中存在的問題
（一）對檔案管理工作認識不足
在學校管理中，人們一般會忽視檔案管理工作的重要性，這樣就導致學校檔案管理質量較差，不能夠滿足校園文化發(fā)展的需求。甚至在一些規(guī)模較小的學校，他們沒有建立相應的檔案室，沒有將學校的文件和檔案進行規(guī)范整理，還有一些學校雖然建立相應的檔案管理室，但是建設水平較低，管理環(huán)境較差，不能夠達到對檔案管理的要求，容易導致檔案的丟失或損壞。對檔案工作認識不足是造成這些情況發(fā)生的主要原因，工作人員應該認識到自己工作的價值，不是僅僅把資料整理好而已，更重要是認識到這些資料的價值所在。
（二）檔案管理制度不完善
學校在進行檔案管理時需要有比較完善的管理制度進行支撐，規(guī)范管理人員的各項工作，這樣才能夠達到檔案管理目標。但是在實際的管理工作中，許多學校的檔案管理制度不夠完善，沒有對檔案管理的各項工作流程做出明確規(guī)定，同時也沒有對檔案管理的環(huán)境做出要求，使得學校檔案管理制度形同虛設，沒有真正發(fā)揮相應的作用。領導對檔案管理工作的不重視，在制定管理制度的時候，只是為了制定而制定，沒有切合實際情況。在制定管理制度中，缺乏檔案管理流程、管理環(huán)境的規(guī)定，這樣工作人員在執(zhí)行時隨心所欲，不能好好保護檔案資料。
（三）檔案管理人員專業(yè)素質較低
當前我國許多學校的檔案管理人員專業(yè)素質比較低，他們大多數(shù)是兼職人員，而且負責的任務較繁雜，這樣他們不能夠將精力全身心投入到檔案管理工作中來，從而會降低學校檔案管理的質量，也就不利于校園文化的建設。除此之外，這些檔案管理人員他們大部分沒有經過系統(tǒng)的管理培訓，在歸檔時容易出現(xiàn)問題，最終會降低其為教師和學生的檔案管理服務的水平。檔案管理工作在學校里，就像是一個邊緣化的工作，沒人愿意去做，因為工作多而且看不出成效。學校對于檔案管理也抱著一種可有可無的態(tài)度，沒有加強領導和監(jiān)督，也沒有給予必要的重視。檔案管理工作人員的素質低，檔案管理工作不能到位，檔案資源不能有效利用，造成了檔案資料的浪費。
二、提升學校檔案管理水平的對策
（一）轉變思想，提升校園文化認知
在進行校園文化建設過程中學校要對檔案管理進行強化，要通過檔案資源對校園文化體系進行豐富，由該資源結構構建全方位服務結構，從而保障校園文化建設工作能夠順利開展。
1.首先要轉變思想，加強對檔案管理的認識。轉變思想，充分了解檔案管理內容，將檔案管理資源應用到校園文化建設的各個過程中。在日常工作中，要樹立“用檔”的觀念，而不是僅僅管理檔案。提高人們對檔案的認識，使學校里的檔案資源得到充分的利用。學校要樹立正確的檔案管理理念，要從領導層形成正確的檔案管理認識，充分挖掘檔案管理工作在校園文化建設中的作用，從該資源出發(fā)構建對應文化建設體系。要強化自身檔案交流，加大檔案管理人力、物力的投入，對該資源進行充分利用，形成有序化管理，豐富校園文化建設層次。
2.提升自身認識，充分認識到檔案管理的文化作用，提升自身工作的主動性。當前校園文化建設在很大程度上受到檔案管理的影響，檔案管理內容不完善直接造成校園文化建設不到位，嚴重影響了學校發(fā)展和學生發(fā)展。因此，檔案管理人員要深入挖掘檔案管理內容與校園文化建設之間的聯(lián)系，要對檔案管理的服務功能進行全面拓展，形成積極、主動地做好檔案管理建設工作，營造和諧校園服務體系，傳播高品位校園文化活動。
（二）完善機制，優(yōu)化檔案管理制度
檔案管理是校園文化建設中不可或缺的關鍵內容，其服務質量和服務效益決定著校園文化體系的構建水平。在對檔案管理工作落實時學校要加大檔案管理機制建設，要依照檔案管理需求形成全方位督導評估體系，將制度內容與檔案管理真正融合在一起，從本質上優(yōu)化管理效益。
在對管理制度進行構建時學校先要把握好檔案日常管理制度、檔案監(jiān)督制度、檔案評價制度等內容，要依照檔案管理工作要素及檔案管理工作注意事項形成對應制度體系，將制度內容滲透到日常工作的方方面面，從而保證檔案管理過程中人員能夠有章可循、有據(jù)可依，實現(xiàn)管理工作的全方位完善。尤其是在檔案管理制度開發(fā)方面，學校要加大開發(fā)力度，要依照信息化校園需求對制度機制不斷革新，為校園文化建設開發(fā)新的資源，從而真正提升管理制度協(xié)調效果。其次，要樹立檔案管理典型及榜樣，通過檔案管理優(yōu)秀案例形成促進作用，對自身檔案管理體系進行督促和激勵，讓檔案管理工作能夠全面、高效地落實。
（三）提升素質，改善組織管理結構
檔案管理人員素質直接影響著檔案管理工作質量，是校園文化環(huán)境優(yōu)化的基礎。只有形成高素質、高水平的檔案管理組織，檔案管理氛圍才能夠得到本質上的提升，校園文化環(huán)境才能夠得到根本上的轉變。
學校要加大檔案管理人員培訓，依照學校檔案管理需求對人員技術水平及能力素質進行提升，確保人員能夠真正符合學校檔案管理需求，能夠高質量、高效益地服務于校園文化環(huán)境建設。技術培訓過程中要對檔案管理基礎知識、文化知識、計算機知識、管理及文史知識等進行全面滲透，要在培訓過程中提升人員上述知識認知，讓管理人員業(yè)務水平能夠得到全方位改善。素質培訓主要包括服務態(tài)度、管理態(tài)度、責任心等，要提升人員對檔案管理的主觀能動性，改善檔案管理氛圍。與此同時，學校還要依照具體檔案管理需求適當引入新型人才，改善檔案管理人員結構，提升管理工作的協(xié)調性和有效性，有針對性地為人員安排外出調研及學習，豐富學校檔案管理工作內容。
（四）利用網(wǎng)絡，提高信息管理水平
在傳統(tǒng)的檔案管理中，大部分采用人工管理的方式，這樣的管理不僅費時費力，而且管理質量也不盡如人意。因此學校在今后的檔案管理中需要提升其信息化水平，充分利用網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)檔案的信息化管理，完善學生和教師的檔案信息，從而為他們提供更加便捷的服務，為學校校園文化的發(fā)展提供檔案支持，提升學校的人文水平，最終達到校園文化建設目標。學校還要積極完善檔案數(shù)據(jù)庫，積極開發(fā)和利用校園檔案信息資源，實現(xiàn)文化建設和檔案管理的一體化發(fā)展。通過這樣的網(wǎng)絡信息建設，相關人員能夠及時檔案信息，讓學生和教師了解自身的狀況，調動他們學習和工作的積極性，為校園文化建設提供更好的檔案資源支持。
綜上所述，學校檔案管理工作與校園文化建設緊密相連，檔案管理人員在今后的管理中需要積極轉變自身的理念，學習更加科學的管理方案，制定完善的管理制度，這樣才能夠達到管理目標，為校園文化建設提供資源保障。除此之外，學校也要提升檔案信息化管理水平，增強檔案管理效率，保證檔案管理服務質量，從而提高學校檔案管理工作水平。
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[關鍵詞]人事檔案；行政管理部門
在新時期環(huán)境下，我國人事制度處在不斷改革和完善過程中，人們對人事管理的重視程度逐漸提高，但是依照實際情況來分析，目前有些部門的人事檔案管理工作存在一定缺陷，在管理方法和管理內容方面存在不同程度的問題，因此要充分發(fā)揮人事檔案管理部門的作用，積極加強人事管理工作的優(yōu)化力度，從而為人事檔案管理工作的優(yōu)化提供有效保障。
1檔案行政管理的概念及特征分析
首先，行政檔案管理主要是以國家相關事業(yè)建設的需求為基本目標，有效指導、監(jiān)督以及統(tǒng)籌全國和地方檔案的工作，因此，檔案行政管理是我國行政工作的重要組成之一。其次，檔案行政管理特點主要涉及以下幾方面：第一，檔案行政管理的執(zhí)行性特征，行政機關屬于我國權利機關之一，所以，行政機關在國家管理過程中發(fā)揮著重要的作用，在實施行政管理過程中主要依照國家的政策和方針來具體實施；第二，檔案行政管理的政治性特征，依照思想，政府機關是為了保障人們的利益而實施建設的組織，所以，其重要使命是執(zhí)行國家的權利，因此，具有國家機關的重要特征，具有政治性特征；第三，檔案行政管理具有服務性特征，檔案管理工作屬于服務性工作，主要體現(xiàn)在兩個方面，首先，檔案能夠順利實施并發(fā)展的重要前提和基礎是服務性特征，其次，檔案工作能夠充分發(fā)揮作用的重要屬性來自于服務性因素。
2檔案行政管理部門在人事檔案管理中的現(xiàn)狀
依照實際情況來分析，目前我國實施的人事檔案管理工作主要包括兩個方面：一方面是針對企業(yè)職工人事檔案管理工作；另外一方面是實施干部人事檔案管理工作。通過干部檔案管理工作和企業(yè)職工人事檔案管理工作兩個方式的主要目的是劃分個人的身份，因此在實施管理過程中難以實現(xiàn)統(tǒng)一的管理，嚴重時甚至出現(xiàn)管理分崩離析的現(xiàn)象，同時，涉及人事檔案管理的相關法律有待進一步完善，在實施流動人員人事檔案管理時，檔案行政管理部門管理制度存在一定的缺陷，因此需要加強管理力度，依照檔案管理實際情況來完善相關的法律和制度，從而提升人事檔案管理的有效性。
3檔案行政管理部門在人事檔案管理工作中的作用
3.1有效落實各項人事檔案管理工作
首先，在實施人事檔案管理工作過程中，人事檔案管理從業(yè)人員能夠充分發(fā)揮自己的作用，并在人事檔案管理過程中找準自己的位置，從而充分發(fā)揮自己的才能和作用，因此，在具體實施人事檔案管理時，行政檔案管理部門能夠對單位的檔案管理人員實施統(tǒng)一的管理，從而有效了解人事檔案的管理現(xiàn)狀和管理情況，并了解參與人事檔案管理人員的能力和技能水平，從而確保各項工作的有效展開和實施，為人事檔案管理工作的有效實施提供保障。其次，積極完善人事檔案管理工作，做好人事檔案管理工作不僅能夠為國家和黨保存文化財富，同時能夠確保各項檔案管理工作順利實施，而人事檔案管理工作主要是對一個人不同時期、不同階段客觀與真實的記錄，特別是一些專業(yè)型人才檔案，這些人才的人事檔案不僅對其個人發(fā)展起到關鍵性作用，同時對國家和單位發(fā)展起到關鍵性作用，由此可見，人事檔案屬于人文資源的一部分，具有一定的歷史價值和文字財富價值，因此要積極加強人事檔案管理工作力度。
3.2實施人事檔案管理工作的具體措施分析
在實施人事檔案管理過程中，不僅要實施個人人事檔案管理，同時要加強整個部門的管理力度，從而保障人事檔案主體部門的基本利益。首先，有效實施人事檔案管理的收集工作，在實施檔案管理過程中經常存在資料不齊等問題，嚴重時甚至出現(xiàn)幾張簡歷，因此難以體現(xiàn)出一個人人事方面真正的情況和歷程，因此會針對個人人事檔案的資料進行有效收集，從而及時補充和完善相關人員的人事檔案資料，有效豐富檔案管理內容；其次，有效實施人事檔案管理人員的培訓工作，行政管理部門會依照檔案管理需求來針對性開展人事檔案管理培訓工作，并定期開展相應的培訓活動，從而進一步加強人事檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合水平，從而促進其解決問題和發(fā)現(xiàn)問題的能力，為人事檔案管理工作貢獻更多的能力和力量；最后，促進人事檔案管理方式的現(xiàn)代化，積極更新檔案管理設備，從而提升人事檔案管理的效率和質量，促進人事檔案管理人員工作效率的提升，從而充分發(fā)揮人事行政管理部門的作用，為人事檔案管理工作提供有效的保障。
4結語
檔案行政管理是我國行政工作的重要組成之一。在國家管理過程中發(fā)揮著重要的作用，依照國家的政策和方針來具體實施，對檔案管理人員實施統(tǒng)一的管理，從而有效了解人事檔案的管理現(xiàn)狀和管理情況，并了解參與人事檔案管理人員的能力和技能水平，從而確保各項工作的有效展開和實施，因此要積極加強人事檔案管理工作的力度，充分發(fā)揮檔案行政部門的管理作用，從而優(yōu)化人事檔案工作的質量，提升人事檔案管理工作的效率，為人事檔案管理工作提供有效保障。
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高等學校建筑檔案資料指的是開發(fā)單位或建設單位對高等學校某一基建項目從項目提出、可行性調研、工程施工、建成使用等開發(fā)建設與日常管理活動中直接形成的所有具有保存意義的圖表、文字及聲像等檔案材料。它是建筑工程在項目建設、使用管理、項目維護與改建擴建過程中的重要參考依據(jù)，也是高等學校校園內各類建筑及管線等基建工程的項目規(guī)劃、項目設計、項目施工、項目維護等活動的原始記錄材料，因此成為高等學校檔案工作管理中不可或缺的組成部分。
近年來，隨著高等教育規(guī)模的不斷提高，以新校區(qū)建設為標志的高等學校校園規(guī)模擴建也在如火如荼地展開。在這一過程中，積累了大量的建筑檔案材料。因此，規(guī)范化管理高等學校建筑檔案殘留已變得勢在必行。國務院與國家教委相繼頒布了一些高等學校建筑檔案管理工作的規(guī)范與條例，有力改善了高等學校建筑檔案的分類與管理工作，對于指導高等學校搞好建筑檔案管理工作具有重要的促進作用。
一、高等學校建筑檔案材料的形成
高等學校建筑項目建設過程同社會其他基建項目類似，都大致要經過項目立項、項目設計、項目施工、竣工驗收等四個階段。這四個階段中又包括六個不同環(huán)節(jié)，相應形成了不同的建筑檔案材料：
（一）項目建議書，也稱項目建設建議書。高等學校根據(jù)學校建設、校園規(guī)劃等要求，結合對教育資源與招生前景的預測分析，向國家或地方建筑項目管理部門提交推薦的項目建設性材料。
（二）可行性研究報告。在確定高等學校建筑項目之前，對建筑項目的使用價值及各類影響因素進行可行性研究，在這一過程中形成的供決策者與主管機關審批參考的上報文件。
（三）項目開工前期手續(xù)。在項目施工之前，要前往主管部門、建設單位、施工企業(yè)等多個單位辦理的多種手續(xù)材料。
（四）設計圖紙及建設規(guī)劃許可證。招標單位或受其委托的設計單位及勘察部門對某一高等學校建筑項目展開設計并形成圖紙，再經過消防、人防、設計等部門的審查，最后取得建設規(guī)劃許可證。
（五）招投標材料。在通過招標工作確定建筑項目的施工單位與監(jiān)理公司的整個過程中，形成的所有與招投標相關的材料。
（六）竣工驗收資料。建筑項目竣工后，開發(fā)單位會同設計單位、施工單位、設備供應單位以及工程質量監(jiān)督部門對該項目是否符合規(guī)劃設計要求及建筑施工、設備安裝等工程質量進行全面檢驗，并最終取得軍工合格資料、數(shù)據(jù)與憑證等全部竣工驗收資料。
這四個階段與六個環(huán)節(jié)中所形成的全部圖紙、聲像、文字資料，就構成了一整套完整的高等學校建筑項目檔案材料。這些材料對于與之相應的高等學校建筑項目的日常使用與維護，具有非常重要的指導意義與參考價值。
二、高等學校建筑檔案的特點
除了具有普通檔案資料的價值性、信息性、原始記錄性等一般特點外，高等學校建筑檔案資料還具有獨特的特點：
（一）整體性。高等學校建筑檔案材料同其所反映的客觀高校建筑實體必須保持一致。高等學校建筑項目的各部分工程文件資料彼此關聯(lián)，共同構成了完整的檔案材料，這決定了高等學校建筑檔案是一個具有內在有機聯(lián)系的統(tǒng)一整體。
（二）實效性。高等學校建筑檔案不但可以為工程建設的技術交流與科學研究服務，還可以為現(xiàn)實使用與生產服務。對于建筑項目的全生命周期，具有不可取代的實用效果。
（三）滯后性。在項目竣工驗收時，許多高等學校建筑項目依然未能完全整理好各類驗收資料。直到驗收工作完成后，才能根據(jù)需要逐漸整理出所有文件資料以便歸檔管理。這就導致高等學校建筑檔案的形成對項目本身來說具有一定的滯后性。
三、高等學校建筑檔案管理工作存在的問題
高等學校建筑檔案的形成過程及其特點，決定了其具有不可估量的使用價值。但長期以來，不少高等學校對建筑檔案的整理、收集、歸檔管理重視不足，使得很多建筑檔案材料不夠完整，給以后的項目使用與維護、學校的發(fā)展造成了諸多不便。高等學校建筑檔案的建設管理中存在的主要問題，大致如下：
（一）管理體制不健全。某些高校未能建立起建筑檔案建設管理制度，更不用說與之配套的管理操作方法。由于沒有具體明確基建部門在建筑檔案建設管理中的職責，導致建筑檔案管理工作存在很大的隨意性，難以遭到有據(jù)可依、有章可循，更不用說照章辦事。
（二）檔案意識匱乏。由于長期以來存在的“重建設、輕檔案”意識，建筑檔案管理部門及其工作人員普遍缺乏檔案意識，在具體的檔案管理工作中對檔案材料及數(shù)據(jù)的編制、收集具有很大的隨意性。這使得在施工過程中可能隨意丟放圖紙，日常工作中對圖紙保管不善，致使其污染嚴重、破舊不堪，造成項目檔案資料不完整、不齊全、不配套。
（三）專業(yè)性不足。建筑檔案涉及到設計、測繪、法律、施工等多個專業(yè)方面，檔案管理人員也應當充分具備相關的專業(yè)知識。但目前高等學校中普遍缺乏既熟悉項目建設業(yè)務又熟悉建筑檔案管理的工作人員，而且高等學校又普遍沒有對管理人員組織建筑檔案管理培訓工作，導致在檔案管理中往往只是被動地交接材料，造成竣工后大量的建筑項目檔案資料流失。
（四）硬件投入不足。按照住建部要求，在建工程形成紙質檔案材料時還應相應制作電子工程檔案，并強化建筑檔案的信息化、網(wǎng)絡化管理，以便建筑利用者可以準確、及時、可靠、完整地獲得檔案信息服務。但不管是在管理理念與控制方法方面，還是技術處理與運作設備方面，高等學校的硬件投入都明顯不足。
四、高等學校建筑檔案材料的規(guī)范化管理
建筑檔案管理包括收集歸檔、資料整理、日常保管、資料鑒定、材料統(tǒng)計、日常利用等六項業(yè)務工作，高等學校建筑檔案管理工作的規(guī)范化建設要從每一項做起。
（一）收集歸檔。高等學校建筑檔案的來源及取得方式包括主管與協(xié)作單位進行文書處理，外單位編制，施工現(xiàn)場記錄等。檔案收集工作就是對這些具有保存意義的零散檔案文件資料進行有計劃、有目的的接收與收集。竣工后要及時做好移交歸檔工作，確保歸檔材料字跡線條清楚、紙質優(yōu)良、內容相符、及時歸檔。
（二）資料整理。檔案管理使得檔案材料從零碎無序到規(guī)范有序，大致包括檔案分類與檔案編目兩個方面的工作。首先要依工程項目類別確立分類標準，也可按照文件性質將檔案材料分為設計、施工、驗收等不同類別。其次可用卡片形式對工程項目情況及進展進行著錄、編目。
（三）日常保管。根據(jù)檔案資料的成分與狀況來采用必要保管手段以維護檔案材料的完整性與安全性，盡可能地延長檔案壽命。這要求必須貫徹以防為主、防治結合的保管原則，保證檔案庫房條件可以做到防火、防潮、防塵、防臟、防熱、防蟲、防火等七防，并尋求科學有效的保管條件與方法從物質條件與防護措施方面做好檔案材料保管工作。
（四）資料鑒定。遵照一定標準或要求來判定檔案資料的真?zhèn)闻c價值，對于提高檔案質量、促進資料綜合利用具有重要意義。檔案資料可以脫離建筑本身在經驗總結、科學研究等方面重復利用，另外，做好資料鑒定工作以保護具有重要價值的檔案材料，也有助于在發(fā)生突發(fā)事件時進行及時應變。
（五）材料統(tǒng)計。統(tǒng)計建筑檔案是用數(shù)字說明檔案的基本情況、文件類型數(shù)量及管理狀況的技術分析手段，它是一項貫穿檔案管理始終的日常業(yè)務工作。做好這一工作要求結合本校實際需求來明確統(tǒng)計目的，并用準確可靠的數(shù)據(jù)反映項目特征與規(guī)律。對統(tǒng)計數(shù)字要認真分析研究，從中發(fā)現(xiàn)并解決問題，進而總結經驗、不斷探索。
（六）日常利用。建筑檔案作為一種信息資源，保存的最終目的是為了充分利用。為了盡可能發(fā)揮其使用價值，檔案管理人員要注意：對建筑檔案情況心中有數(shù)、熟練掌握；編制查找與介紹參考工具，以提高利用率；注意反饋利用效果，以便日后改進；采用計算機與網(wǎng)絡技術完善檔案管理。
高等學校檔案管理工作六個方面的規(guī)范化建設相輔相成，其中檔案收集是工作起點，日常利用是最終目的。
關鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；信息化建設
檔案管理是非常重要的一項工作，能為做出各項決策提供參考和依據(jù)，因而受到管理者的重視和關注。尤其是在新時代背景下，對婦幼保健檔案管理提出更高要求。因此，應該順應時展需要，重視現(xiàn)代信息技術應用，完善管理規(guī)章制度，提高管理人員素質，實現(xiàn)有效提升婦幼保健檔案管理工作水平的目的。文章探討分析新時代對婦幼保健檔案管理的要求，指出檔案管理的不足，并提出改進措施，希望能為提高檔案管理水平提供啟示與借鑒。
1 婦幼保健檔案管理規(guī)范化的要求
新時代對婦幼保健檔案管理提出更高要求，在這樣的背景下，更應該加強管理工作。從而順應時展需要，促進檔案管理水平提高。具體來說，其要求體現(xiàn)在以下方面。
1.1 提高婦幼保健檔案管理服務質量
檔案管理規(guī)范化的指導下，為促進各項工作順利進行，應該提高決策的科學與合理性，有指導各項工作的開展。而在檔案管理工作中，更應該注重落實各項制度措施，完善規(guī)章制度，提高管理人員素質。從而更好順應新形勢，實現(xiàn)提高婦幼保健檔案管理服務質量的目的，為各項工作開展提供優(yōu)質服務。
1.2 推動婦幼保健檔案管理創(chuàng)新發(fā)展
注重轉變婦幼保健檔案管理方式方法，更新管理理念，有效落實各項要求，促進檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。婦幼保健檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，離不開相關制度措施的創(chuàng)新、思想觀念的創(chuàng)新、技術的創(chuàng)新。應該對其進行綜合利用，提高檔案管理創(chuàng)新水平，各好服務于婦幼保健的各項工作。
1.3 注重現(xiàn)代科學技術應用
主要包括信息技術和計算機技術的應用，應該對其進行綜合有效利用，為婦幼保健檔案管理工作提供優(yōu)質服務，從而順應時展需要。在現(xiàn)代科學技術的支持下，要建立完善的數(shù)據(jù)庫，推動婦幼保健檔案管理的數(shù)字化進程，做好各項數(shù)據(jù)錄入工作，推動檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。
1.4 有效服務婦幼保健各項工作需要
通過完善婦幼保健檔案管理規(guī)章制度，提高管理人員素質，重視現(xiàn)代科學技術應用，使其更好服務于婦幼保健檔案管理工作需要。并在這樣的背景下，合理利用檔案信息資料，為做出決策提供依據(jù)，更好服務于各項工作，促進檔案作用的有效發(fā)揮。
2 婦幼保健檔案管理規(guī)范化存在的問題
在新時代的背景下，加強婦幼保健檔案管理的重要作用是不言而喻的。但由于相關制度不完善，一些管理人員素質偏低，現(xiàn)代信息技術應用不到位，影響檔案管理水平提高，存在的問題體現(xiàn)在以下方面。
2.1 婦幼保健檔案管理人員素質偏低
例如，一些婦幼保健檔案管理隊伍陳舊，相關人員素質偏低，未能掌握信息技術的應用手段，忽視結合時代的新要求創(chuàng)新管理方式。再加上管理培訓工作不到位，未能結合新形勢和新要求創(chuàng)新婦幼保健檔案管理工作，難以提高工作水平。
2.2 婦幼保健檔案資料相對缺失
忽視搜集詳細、全面的檔案資料，整理和歸檔不到位，未能全面細致的進行編號，影響婦幼保健檔案管理水平提高。另外，檔案資料相對缺失，沒有全面搜集資料，難以發(fā)揮指導和參考作用，需要采取措施改進和完善。
2.3 婦幼保健檔案的信息化建設不重視
新時期，信息技術和計算機技術得到充分有效利用，對提高婦幼保健檔案管理水平具有重要作用。但目前在實際工作中，一些檔案管理人員的信息技術應用技能較低，甚至忽視信息化建設，難以全面提高婦幼保健檔案管理水平。
3 婦幼保健檔案管理規(guī)范化的路徑及對策
為彌補婦幼保健檔案管理工作存在的不足，結合時代要求，更好適應新形勢和新情況，筆者認為應該從以下方面入手，采取有效的改進和完善措施。
3.1 提高婦幼保健檔案管理人員的素質
結合時代的新形勢和新要求，促進婦幼保健檔案管理人員綜合水平提高。注重檔案管理基礎知識扎實，專業(yè)技能強的工作人員引進，不斷充實檔案管理工作隊伍，為開展管理工作創(chuàng)造條件。同時結合新形勢和新要求，加強婦幼保健檔案管理人員的培訓和教育，豐富他們的理論知識，提高他們的管理水平和現(xiàn)代信息技術應用水平。并在檔案管理中善于總結經驗，努力提升檔案管理水平，掌握現(xiàn)代信息技術應用技能，更好服務于管理工作需要，推動婦幼保健檔案管理工作順利進行。
3.2 豐富婦幼保健檔案的各種資料類型
注重檔案信息資料收集，為婦幼保健檔案管理工作創(chuàng)造良好條件，實現(xiàn)努力提升檔案管理工作水平的目的。資料收集完成之后，還要及時整理和歸檔，做好檔案信息的分類與編號工作，方便檔案資料的查閱和使用。重視信息技術應用，推動檔案管理的數(shù)字化進程，加強各項工作，促進檔案管理水平提升。加大檔案信息資料搜集和整理工作，善于更新思想觀念，用全新的觀念和眼光發(fā)現(xiàn)檔案信息資源，增強資料的生動性與真實性，為婦幼保健檔案管理提供豐富的資料。
3.3 推動婦幼保健檔案管理的信息化建設
順應時展的要求，在婦幼保健檔案管理工作實踐中，注重計算機技術和現(xiàn)代信息技術應用，使其更好服務于檔案管理各項工作。加大技術開發(fā)力度，建立完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫，詳細錄入檔案信息資料，構建完善的檔案數(shù)據(jù)庫。結合新時期和新形勢，注重檔案數(shù)據(jù)庫資料的更新與完善，不斷補充新內容。并做好編號和分類整理工作，方便檔案信息資料查閱，為使用者獲取檔案信息資源創(chuàng)造條件。進而提升檔案信息化建設水平，并促進工作效率提升。
3.4 提高婦幼保健檔案的信息服務水平
婦幼保健檔案信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，也是新時代加強檔案管理不可忽視的工作。要重視計算機和信息技術應用，推動婦幼保健檔案信息化和網(wǎng)絡化，為檔案信息收集、傳遞、存儲和使用提供方便。促進檔案信息資源共享，方便資料查詢與獲取，滿足使用者對檔案信息資源的需要。創(chuàng)新婦幼保健檔案管理的服務模式，為使用者提供個性化服務，讓他們更為有效的開展各項工作，滿足對檔案信息資源的需要，提高婦幼保健檔案管理水平。
3.5 注重婦幼保健檔案管理的監(jiān)督工作
構建完善的管理監(jiān)督制度，合理配備監(jiān)督管理人員。并提高他們的綜合素質，讓他們有效開展巡視和檢查工作。從而及時發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的不足，提高監(jiān)督工作水平。這樣既能促進婦幼保健檔案管理水平提高，還有利于激發(fā)監(jiān)督管理人員的積極性，讓他們更為有效的開展各項工作，提高婦幼保健檔案管理工作水平。
4 結束語
總之，新時代對婦幼保健檔案管理工作提出更高要求，同時也為婦幼保健檔案管理指明方向，提供動力。在這樣的背景下，更應該明確婦幼保健檔案管理的不足，結合管理工作需要，采取有效的改進和完善對策，促進婦幼保健檔案管理工作水平提高。從而更好適應時代要求，為婦幼保健檔案管理水平提高和服務質量提升創(chuàng)造良好條件。
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