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導語：在會計檔案管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
關鍵詞：會計檔案 管理 作用
1.前言
會計檔案為會計核算工作處理的專業資料，其映射出單位各項經濟業務，具體涵蓋會計憑證、賬目、報表材料、信息化應用存儲軟件等。其屬于國家檔案資料的重要內容之一，在企業、事業單位會計管理與經濟發展中發揮了核心價值作用。為此，強化會計檔案管理尤為重要，我們只有明晰其現實特征，針對管理階段中存在的問題制定科學有效的應對策略，方能激發會計檔案優質作用，提升企事業單位核心競爭力。
2.會計檔案特征
會計檔案的形成需要應用會計核算手段，其同企事業單位從事的經濟活動以及財務收支密切關聯，因而需體現科學專業性。會計核算主體應用賬戶的設置、填寫與管理憑證、記賬、經營成本核算、資產清查管理與會計報表等方式，針對會計對象實施持續全面的詳細登記以及管理監督。由此決定會計核算應體現實踐的嚴密性。
3.會計檔案核心作用
會計檔案為企事業單位從事會計分析以及審計核查必不可少的依據，因此其體現了優質的依據作用。同時會計檔案還體現了一定的憑證作用，可成為單位考察評估會計事項的有效證明材料。會計檔案可作為企事業單位探索經濟發展、研究財政事務的優質資料，因此，可將會計檔案用作某個區域或機構經濟發展、財務管理的史料基礎。
4.會計檔案實踐管理中包含的問題
目前，企事業單位管理會計檔案工作中，體現了一定現實問題，即管理制度不全面。一些單位決策領導層忽略了會計檔案管理的重要性，沒有形成整體的會計檔案建檔、歸檔管理、查閱借還以及銷毀體制，進一步令會計檔案實踐管理體現出一定的無序性。對于檔案資料的裝訂也存在不規范性，一些企事業單位財務機構，主體由管理檔案員工進行資料的裝訂，較易令檔案保存一段時間后，形成破損或丟失。再者，一些企事業單位保管會計檔案欠缺妥善性，令應用壽命顯著下降，沒有達到管理的標準期限。
5.強化會計檔案管理科學策略
5.1優化會計檔案管理工作體制，完善裝訂立卷
為完善會計檔案管理，各企事業單位財務機構人員，應正視會計檔案管理工作重要性，依據財政部門以及檔案管理機構相關精神，就實際發展狀況，編制管理會計檔案工作機制。應就檔案的歸檔管理、立卷、查借歸還、管理期限、銷毀以及資料移交等制度進行細化明確，令其有據可依，逐步邁上科學管控的軌道。檔案資料的立卷裝訂為管理工作的起步階段，可為后續的優化管理夯實基礎。為此，工作人員應提升責任感，依據會計檔案管理規定，將會計憑證按冊裝訂。應認真細致的核查原始會計憑證在裝訂粘貼過程中是否牢固，內容是否完整，每冊厚度是否相同，應確保裝訂的完整、結實，同時體現一定的美觀性。
5.2規范會計檔案資料查借手續，做好移交管理
規范的會計檔案管理可預防信息資料的不良丟失，因此企事業單位財務機構應創建細致全面的查借手續。內部會計人員可進行直接的借閱。而他類部門員工與外單位員工在借閱時應履行詳細登記手續，填寫姓名、借閱的檔案信息以及時間，并簽字確認。在還回會計檔案之時，工作人員則應細致的檢驗，確認是否完好無損，有否存在涂改以及破壞資料的現象，預防會計檔案流通階段中的缺損、不完整、丟失以及泄露現象。財務部門應依據會計檔案管理規定，定期移交應予以歸檔的會計資料到管理檔案機構，不應隨意進行封閉的保管。同時檔案部門應定期進行會計檔案資料的點收，履行工作職責，做好交接手續的辦理。對會計憑證檔案應按冊以及序號進行逐個清點，并遵循記賬要領進行賬簿的全面核實。同時應核查備案資料完整性，確保賬表一致、信息相符，提升會計檔案信息的真實性以及充實性。歸檔處理的各項會計檔案，應遵循原卷冊封袋的原則，倘若需要進行拆卷，則應聯合經辦人一同負責整理，明確職責分工。
5.3科學開展會計檔案的綜合鑒定以及銷毀工作
做好會計檔案的綜合鑒定與銷毀工作尤為重要，應依據規范原則標準，對超期檔案信息進行再次評估，分析其應用價值。將不具保存效用的會計檔案全面剔除銷毀。實踐工作中應體現良好的科學性，檔案管理機構應出具鑒定意見，并聯合單位會計部門構建鑒定小組，進行全面細致的評估。資料需要銷毀時，應撰寫銷毀報告，填寫審批表格，報告之中應涵蓋鑒定評估檔案信息的具體時間，資料銷毀的總量以及簡要的內容信息等，而后經手人以及負責銷毀人員應履行必要的簽字蓋章手續。當銷毀報告通過審批后便可實施具體的銷毀，同時檔案以及財務部門應委派工作人員進行現場監督，確保安全、順利、高效的操作。
6.結語
總之，會計檔案資料信息量豐富，具有良好的應用價值。為此我們應明確其核心作用，針對實踐管理中存在的問題制定科學有效的應對策略，方能激發會計檔案優質作用，提升其應用效率水平，為企事業單位的經營建設、經濟活動管理、創新探索提供科學參考依據，促進其實現可持續的全面發展。
參考文獻：
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[2]孫紅雁、邱明東、王櫻樺.淺探信息化條件下會計檔案的電子化管理[J].商業會計，2012（19）
一、會計檔案的定義和內容
會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括:
(一)會計憑證類:原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。
(二)會計賬簿類:總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬薄。
(三)財務報告類:月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。
(四)其他類:銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
二、會計檔案管理中存在的問題
(一)會計檔案保管不規范。有些單位的會計檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會計人員自行保管;有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管;有些單位雖設有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案;有些單位由于領導不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案;還有個別單位由于檔案箱不足，將會計檔案裝入紙箱中，放在會計室的柜頂上或任意堆放。
(二)會計檔案立卷不規范。有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全;有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放。
三、會計檔案管理存在問題的解決措施
(一)加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。由單位檔案機構統一管理的會計檔案，應嚴格按照會計檔案整理的有關規定，明確會計檔案的所有權是單位，單位會計機構將會計檔案整理規范，在會計機構暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。
(二)規范會計檔案立卷。 裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業務發生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。 年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計備考表” 。
(三)規范會計檔案保管。已建立綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。對已離任的會計人員，其會計檔案應交本單位綜合檔案室或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業務的單位或部門，其會計檔案應交上級檔案室保管。凡未移交的單位或個人，應立即辦理移交手續。
(四)規范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀;企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。各單位按規定銷毀會計檔案時，應由會計檔案保管部門和財會部門共同派員監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，應認真清點核對，銷毀后，應在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告單位領導。
(五)加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓中，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
(六)完善會計檔案管理的各項規章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續。實行會計委派制的地區和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》，結合實際，制定會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監交人、會計人員、報賬員、檔案員應同時辦理交接手續，并加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質量是否規范。交接憑據應一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份
(七)加大會計檔案的監管力度。結合實際，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務檢查中，將會計檔案的規范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續性的檢查與監督。
參考文獻
[1]《中華人民共和國檔案法》.
[2]《中華人民共和國會計法》.
關鍵詞：會計檔案；管理
會計檔案是記錄和反應經濟業務的專業材料，是重要的歷史材料和證據。具體的會計檔案是指機關、企業、事業單位或其他經濟組織的財會部門或會計人員在經濟活動中直接形成會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實行會計電算化后的存儲軟件、會計數據磁盤、磁帶、光盤和計算機打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。《會計法》和《會計基礎工作規范》以及《會計檔案管理辦法》等相關政策、法規都對會計檔案的界定、裝訂整理、保管使用、移交銷毀等內容進行了明確的規定。但是由于各種原因，會計檔案在管理中還存在著問題，這些問題一直影響會計檔案管理水平的進一步提高。
1 對于會計檔案管理中存在的問題分析
1.對會計檔案管理工作的重要性認識不夠，缺乏充分的認識，意識淡薄，導致檔案管理職能缺失。許多單位只重會計業務，輕會計檔案管理，沒有專職的財務檔案管理人員，普遍存在一人多崗現象，對于財務檔案管理職能，則由專職會計人員擔任。這樣，在人員精力、主要工作職能與檔案管理發生沖突時，往往會以弱化檔案管理職能、降低檔案管理質量為代價。這種現象，必然使得檔案質量下降，不能嚴格按照會計檔案管理規定收集，保管、使用。
2.會計檔案管理人員綜合素質有待提高，特別是對原始憑證的審核與監督不夠。原始憑證是記錄經濟業務發生情況的重要資料和證據，它的真偽決定著會計信息資料的正確性和準確性，由于社會上存在大量的制假票據現象，真假很難區分；其次對于發票收據的使用范圍沒有嚴格的界定，只要有稅務監制章或財政監制章，不論記載的內容是否屬于票據的適用范圍，一律按合法的處理；再次會計從業人員素質參差不齊，責任心等地差異，最終都導致不合法原始憑證在會計信息資料中普遍存在。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應有的職業道德，不堅持原則，不按規定去做，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規范，導致會計信息失真。
3.會計憑證填制、檔案裝訂、整理不規范。有的財務部門領導認為規范要求沒有太大的實際意義，導致會計憑證填制不規范，檔案資料裝訂松散，檔案標準不統一普遍存在，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。
4.電子檔案管理不到位。隨著會計電算化的廣泛實施，電子檔案已經成為會計檔案的重要組成部分。軟件的安裝的光盤、升級程序、定期備份的數據、電子報表等。由于財務工作人員不是專業的計算機管理人員，對于軟件及計算機的維護、數據的保護等工作的重要性認識不夠，認為都在電腦上存放著，不會出問題，不會丟失，但是一旦機器由于人為及自然災害受損，丟失的數據將無法彌補，造成會計電算化檔案無法調閱。
2 提升會計檔案管理工作的有效對策
1.統一思想，加強領導，提高檔案管理的重要性的認識，規范管理。《檔案法實施辦法》第五條指出：“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作依法開展。”《會計檔案管理辦法》第四條則更加明確地規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。”由此可見，是否重視對會計檔案的管理，是一種嚴肅的法制行為。各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領導工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。制定詳細的會計檔案管理崗位職責，在職責中明確崗位責任，制定崗位標準，提出崗位要求，以便真正把檔案用活用細用充分。
2.加強會計檔案工作人員的全面培訓，提高管理人員的綜合素質。會計檔案管理人員的綜合素質包括思想素質、業務素質和職業道德。提高會計檔案的案卷質量，會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，各單位應該依法加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓的重要內容，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育和培訓，才能針對經濟活動中出現的新食物新問題找出不同情況情況下地業務處理規范。只有不斷組織學習和培訓，才能讓會計人員及時掌握業務的新形式和特點，針對性的提高業務水平和處理問題的能力。在會計檔案管理的過程中，如果能夠統一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得檔案相關信息在質量上得到提高，對企事業增強活力、競爭力，適應社會主義市場經濟的發展起到重要的作用。
3.規范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作。規范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，并在銷毀清冊的備注欄內及保管清冊的相關欄內注明，直到由會計檔案保管部門保管到結清債權債務時為止。
4.結合會計電算化工作特點，制定電子檔案管理辦法。將軟件交檔案室保存；會計數據定期備份至少兩份，分別存放，存放時應注意磁性儲存介質應該放置在遠離磁場的地方，并注意防高溫、防霉、防塵保護；在保存好電子數據的同時，將與之配套的文檔數據及時打印歸檔；安排軟件維護人員，定期對軟件進行維護、升級；安排專業計算機人員定期對計算機運行狀況進行檢測、查殺病毒；做好計算機硬件的配備工作，建立局域網絡，不要將安裝了財務軟件的計算機與互聯網直接相連。在近幾年財務會計檔案查詢中，常常出現打不開檔案管理系統的事件。這種情況的出現，通常由于計算機現在的會計電算化系統和保存資料的系統版本不一致。只需將系統恢復到舊的版本即可解決，但該問題的出現嚴重影響工作效率，所以，在進行管理系統升級時，需要同步升級舊的資料文件。
總之，在新的歷史條件下會計檔案工作必須要緊緊聯系時展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，提高會計人員責任心和使命感，會計檔案管理工作就會取得不斷進步。
參考文獻
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關鍵詞：石油企業 會計 檔案 管理
在石油企業中，會計檔案的管理主要是對生產經營活動進行綜合管理。在石油會計檔案中包含的內容有比較強的紀實因素。這就引起了企業管理層的重視，其中企業優化管理要不斷的進行創新。但是從目前企業的會計檔案中可以看出目前我國會計檔案中存在著許多問題，其主要的表現是：編寫不夠規范、其中的科目不夠正確、數據之間存在著矛盾。這就是石油企業在會計檔案中存在著問題。因此要對這種會計檔案進行不斷的改革，提高管理的層次以及相關的管理規范程序。
1、石油企業會計檔案管理中存在的主要問題
在我國石油企業的會計檔案中，由于石油企業的種類多、專業多但是在石油會計檔案的管理中對于檔案的編撰、建檔、使用以及歸檔工作，對于石油企業存在的特殊模式就有一定的積極作用。但是在檔案的管理中存在著：對于會計檔案的重視程度不夠高，其中會計檔案的管理中存在著認識性的不足，主要的表現在：對于會計檔案沒有進行專業的會計檔案人才培養，基本上對于會計部門的人才培養側重點放在了對資產、成本、資金的管理方面，會計檔案的編撰人員都是一些兼職人員。這其中就有可能造成前期與后期的內容不對應，思路和文法不一致，影響了會計檔案的整體效果；會計檔案的信息反應的不夠到位。會計信息的圖表比較專業。這就造成經濟信息不夠明顯的表現，這就給非會計專業的管理人員造成了一定的困難。會計信息所反映的經濟內容不連續，沒有在會計檔案上進行詳細的記載。這種會計信息的存檔，影響了下一個會計年度的連續性。會計信息反映的內容不夠完善。對于會計檔案的編寫格式不合理。
2、石油企業會計檔案管理的基本思路
在石油企業的會計檔案的管理中，要抓住其中基本的思路，明確會計檔案管理的重要性。這就要求會計管理人員要做到：要充分的認識和提高會計檔案在推動企業發展中的地位和相關的作用。對于會計檔案的管理在石油企業中有著特殊的作用。會計檔案的管理直接影響著企業經營的戰略因素。在檔案的管理中，要借助石油企業檔案管理體系的平臺，通過會計檔案來具體的反應企業生產的經營活動，最終促進企業生產改革的發展。
要對會計檔案實施科學的管理。由于會計檔案信息量比較大，其中涉及的范圍、內容以及專業的知識比較多，因此在管理中要采用科學的方式進行管理。對于基礎信息，要借助與財務報表，采取定量化的方式進行，要根據石油企業的經營狀況進行，對于收入、支出、盈虧進行具體的研究。其中收入項目是對主營業務收入、其他業務收入、投資收益、營業外收入、補貼收入進行具體的研究。相對應的研究支出和盈虧。在企業的活動中，同樣借助企業的財務報告，采取定量與定性相結合的方式進行。對于每年會計部門為了要配合生產經營其他管理部門要開展強化資金運營、推行成本管控、優化應收款項管理以及加速資金運作的效率等進行活動的研究。要開展會計檔案人才的培訓。重視對于石油企業會計檔案的人才培養，這就要求在管理中要根據具體的分班進行，要掌握基本的檔案學的知識，能夠規范的進行會計檔案的管理工作。在管理中要重點突出，培養專業的頂尖人才。進行專業系統的學習。要培養高管人才，這樣帶動管理。
3、在石油企業會計檔案的管理中要注意的問題
3.1其中管理的檔案要符合一般的原則
檔案的管理要按照檔案撰寫的規定、在管理中要做到規范、準確、嚴格，要如實的反應經濟活動中的具體情況。反應重大的經濟狀況，對于項目、技術以及收益要保證準確性的信息。
3.2信息的數據口徑
對于會計檔案的信息口徑要一致。要根據正確的方法以及要根據專業的部門在管理中確定正確的數據口徑，對于提供的數據要保證會計的年度工作量、以及企業增加值的數據。對于其中涉及的工資、薪金以及勞動生產的效率要以人力資源部門的信息為依據。要保證準確的數據信息。
3.3在石油信息管理中的可持續發展的問題中
由于我國對于石油企業的財務考核在不斷的變化，例如在2010年跟2011年中，集團公司要求各個油田上報的會計信息增加利稅信息。而在2011年就變成了稅費問題。其中對于這兩種費用的信息管理要正確使用。這種現象就造成了信息的連續性。其中在利稅的信息上可以變換稅費的信息，就是在利稅的考核上添加具體的時期，這種辦法就是企業經營的可持續性戰略。
4、總結
在對石油企業的會計檔案管理中，為了保證會計檔案管理信息的準確性、可靠性，這就要求石油企業的管理人員在對會計檔案進行管理的同時要及時的發現其中存在的問題，以便及時的進行解決，保證會計檔案的合理性、準確性，能夠為企業提供有效的信息資源以及檔案管理工作，保證企業的順利發展。因此在石油企業檔案管理工作中，要加強對會計檔案管理工作，優化企業的管理策略，讓企業會計檔案作為企業改革發展的重要手段。
參考文獻：
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隨著我國經濟水平和科學技術的不斷發展，越來越多高職院校采用會計電算化的方式進行日常工作，會計檔案的內涵和外延都產生了深刻的變化，而新的會計檔案形式仍然沒有規范的管理方法和處理措施，這是促成高職院校會計檔案管理混亂的原因之一。而我國現階段高職院校多數由中專學校升格合并，多校合并時沒有對需要銷毀的會計檔案進行清理，也極易造成管理不當的現象。
會計核算專業資料具體包括會計憑證類、會計賬簿類、財務會計報告類和其他類會計核算資料，而這四大類資料就構成了會計檔案的全部范圍。眾所周知，會計檔案不僅僅是會計活動的產物，同時也是記錄和反映經濟業務的重要史料與證據。所以，保管好會計檔案可以方便在必要的時候進行查閱和審計。而在高職院校當中的會計檔案有以下幾類：
會計憑證：是一種記錄經濟業務和明確經濟責任，并且按一定格式編制的據以登記會計賬簿的書面證明。會計憑證分為原始憑證和記賬憑證。原始憑證是在經濟業務最初發生時就馬上填寫的書面證明，包括如飛機票、火車票等外來原始憑證或借款單、工資發放明細表等自制原始憑證。而記賬憑證則是以原始憑證為依據，作為記入賬簿內各個分類賬戶的書面證明，如收款憑證、付款憑證、轉賬憑證等。
會計賬簿：會計賬簿具有一定格式并且由相互聯系賬頁所組成，是通過序時、分類等方式全面的記錄一個單位經濟業務事項的會計檔案。連接會計憑證和會計報表的中間環節就是設置和登記會計賬簿，做好會計賬簿的工作對于加強經濟管理具有非常重要的意義。
財務會計報告：是指高職院校對國家上級主管部門提供的反映單位某一特定日期財務狀況的書面文件。包括資產負債表、收入支出表、財政補助收入支出表和附注等。
其他：包括上級主管部門下發的有關財會文件，高職院校內部制定的有關財會部門的制度文件和銀行存款對賬單、y行存款余額調整表、國庫統一支付對賬單、會計檔案移交清單和會計系統支持軟件及密碼等。其他類會計檔案也是高職院校會計檔案的重要組成部分，而這部分會計檔案也常常與文書檔案相混淆。
會計檔案的重要性
會計檔案是單位總結經驗、確定責任事故、分析和判斷事故原因、打擊經濟犯罪的重要依據之一。單位可以通過會計檔案所提供的過去經濟活動史料。對本單位進行經濟前景預測，并由此預測作出實際經營決策，進一步編制相關財務、成本計劃。鑒于會計檔案的重要性，《會計檔案管理辦法》第四條規定，各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防損毀、散失和。
會計檔案管理問題
對會計檔案的重要性認識不夠。有領導和財務人員對會計檔案的管理不重視，沒有充分認識到會計檔案承上啟下的重要作用，人為不重視的觀念是導致會計檔案管理混亂的首要原因。領導對會計檔案管理的忽視容易造成會計檔案管理人員在管理會計檔案時疏忽大意，沒有做好相應的管理和保密工作，使會計檔案的管理雪上加霜。
會計檔案的鑒定銷毀不及時。目前，全國高職院校所存放的會計檔案大多數都已經超過法律規定的存放年限，應給予銷毀的會計檔案大量堆積，而沒有對會計檔案進行定期清理不僅造成了大量陳年會計檔案的累積，在不利于查閱的情況下也占用了相當大的儲存空間。造成該現狀的原因有以下幾點：責任意識缺失和執行力度的不強，大部分高職院校在會計檔案的管理過程中不愿意銷毀到達存放期限的會計檔案，擔心承擔相關責任；現階段大多高職院校由中專學校升格合并而成，但在合并時大量會計檔案沒有進行及時的清理和銷毀，只是簡單將兩校的會計檔案搬到一起作為合并；上級主管部門和財務部門缺乏相應的監督，致使會計檔案銷毀工作不能如期進行；高職院校領導和財會人員對會計檔案銷毀工作不重視。由于銷毀會計檔案不僅要承擔相應責任，也需要消耗大量人力物力財力，而有點領導會認為不能銷毀上個領導任期所產生的會計檔案，避免承擔責任耗時耗力。
會計檔案管理問題的解決措施
會計檔案管理人員方面：會計檔案管理人員平時應積極主動宣傳相關會計檔案管理法規，通過潛移默化的宣傳加強財務工作人員和相關領導對會計檔案管理的重視度，盡早將會計檔案管理工作納入工作指標當中。同時會計檔案管理人員也應當積極提升自身職業修養素質，參與培訓，做好對會計檔案正確分類、立卷、銷毀等管理工作。
高職院校單位方面：不僅僅是會計檔案管理人員，從全單位和領導的角度上來看，也應當自上而下的加強對會計檔案的管理重視，設置專門管理會計檔案的崗位，劃撥固定的會計檔案室，做好檔案室的設施工作，包括防潮防蟲等。
加強對會計檔案重要性的宣傳力度。通過宣傳學習提升財務人員對會計檔案重要性的理解和認識。多舉辦培訓班，提升會計檔案管理人員素質和財務人員職業能力，確保會計檔案的正確管理。
完善相關管理制度和責任辦法，明文列出會計檔案銷毀的責任歸屬，明確各會計人員的職權范圍，定期銷毀會計檔案。
會計委派制是由政府部門和產權管理部門以所有者身份，委派會計代表政府和產權管理部門監督國有單位或集體企業資產經營和財務管理的一種制度。實行會計委派制度是我國會計管理工作中的新生事物，是對傳統會計管理體制的重大改革。行政事業單位會計委派制有兩種形式，一種叫“會計委派直接管理”，另一種叫“財務集中制”。
1.“會計委派直接管理”形式。即以地方政府的名義向所屬的行政事業單位直接委派會計人員。在這種形式下，委派對象大多是單位的財會負責人、主管會計，管理方式大多采用直接管理，即對會計人員的人事檔案、職務晉升、工作調動等實行集中統一管理，會計人員獨立，并實行在單位之間定期輪崗制度。
2.“財務集中制”形式。即在基層成立行政事業單位財務會計核算中心，在保持各單位資金所有權、使用權，財務自、審批權不變的前提下，各單位不再設置會計機構，不配備會計人員，只設報賬員，將招考來的會計的行政關系等轉到核算中心，割斷了會計人員與其服務單位的人事隸屬關系和經濟利益關系，將會計核算權從單位行政管理權分離出來，取消各單位銀行賬戶，統一進行會計核算、報送財務報告，保管會計檔案等財務活動，實行“集中管理，分戶核算”，融會計服務與監督管理為一體。委托單位資金的所有權、審批權、使用權不變，委托單位有權向會計核算中心查詢本單位的財務狀況、資金結余等情況。核算中心是在雙方簽訂的委托書所授權的范圍內對單位資金享有財務核算權和資金使用的監督權，無支配和使用權。
目前，會計委派制下會計檔案管理的現狀大致是：
一、委派會計受財政部門委派，直接到行政事業單位進行會計工作，所形成的會計檔案由委派會計整理立卷，會計檔案實體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉村一級，會計檔案管理方式卻發生了變化。各村的財務全部由鄉鎮的委派會計統一核算、報賬，各村形成的會計檔案也集中在鄉鎮統一管理，不再向各村返回會計檔案。
二、會計集中核算地區或部門，在會計核算中心形成的會計檔案由核算中心進行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會計檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會計檔案管理辦法規定》及時向委托單位返回，而是自行保管。由于會計核算中心是新成立的機構，大多是租用或騰出幾間房當做辦公的地方，辦公用房十分緊張，報銷、辦公擠在一起，沒有專門的會計檔案庫房和專門的檔案員，加之各單位的報賬人員頻繁往來，環境嘈雜，十分不利于檔案的安全保管，其形成的會計檔案也基本沒有規范整理，混亂堆放在柜子里。
綜上所述，不難看出會計委派制下的會計檔案管理仍存在一些問題，其主要表現為：
1.有的會計核算中心沒有或不及時向委托單位移交會計檔案。這不符合《檔案法》特別是《會計檔案管理辦法》的規定。《會計檔案管理辦法》第六條明確指出：“當年形成的會計檔案，在會計年度終結后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但他的所有權仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應當保持一個單位全宗的完整性和連續性。
2.紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據。”《會計基礎工作規范》第四十五條規定：“實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理。”然而實際工作中，會計委派制核算的地區或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質會計檔案。
3.會計工作與會計檔案管理相脫節。會計檔案是會計核算的產物，它產生于會計業務工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業務，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調了會計業務，卻忽視制訂詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質量不高，封面內容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規范，無目錄等現象，使整理出的會計檔案沒有達到規范化標準，更談不上科學管理。
4.財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業務主要接受同級財政部門的監管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業務指導與監督。財政部門只管會計業務規范與否，而對會計檔案規范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態。
5.會計檔案管理制度亟待完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定。只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。
針對會計管理體制的改革給會計檔案管理帶來的上述問題，筆者認為，應做好以下幾個方面的工作：
1.加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。
2.加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
關鍵詞：缺陷與不足 應對措施 會計檔案 規范化管理
會計檔案是各單位檔案實現規范化管理的重要組成部分，也是單位會計基礎工作的總結和歸宿。可是，會計工作的連續性，導致會計檔案工作的重要性易被弱化，會計檔案規范化管理工作的質量、水平也就難以得到保證。
一、會計檔案管理中
普遍存在不足與缺陷
1.對會計檔案工作實施規范化管理的認識不到位，導致會計檔案管理與單位檔案規范化管理出現嚴重偏離現象。檔案工作主管領導以為只要夯實了會計基礎工作，檔案工作自然就做好了，最多用上合乎要求的會計裝具，一切便迎刃而解。這種只重視會計前期業務的行為，必然導致放松會計檔案的管理工作，將檔案管理僅僅當成會計業務的一種簡單延續。思想決定行動，有這種觀念的單位，會計管理工作人員往往會缺乏會計檔案的管理意識，也缺乏會計檔案基本理論知識，沒有經過系統的會計檔案理論學習與操作訓練，造成對現代化的會計電算化檔案信息理解不清，最后只能是會計檔案的保管員而不是管理員。
2.會計業務檔案材料和文書檔案材料收集不全。很多單位對會計業務工作材料會注意留存，而對上級機關及單位收發文沒有足夠重視，造成上級文件及單位形成的文書文件遺漏或者不全，導致歸檔會計文件材料與會計業務檔案材料相脫離，影響會計檔案的收集率及歸檔的完整性，進而影響單位整體的檔案規范化管理。
3.導向錯誤。會計工作重業務輕檔案管理的現象，必將導致會計人員檔案管理能力弱化。長期以來，一些單位會計檔案人員沒有得到相應的待遇，對檔案工作失去興趣，業務上不求上進，不能安心本職工作，對待會計檔案的管理工作從內心層面就出現了松懈現象：對于不符合會計檔案規定，不合要求的會計檔案材料任其合法化地歸檔而不清除。這不僅會造成會計檔案工作的不規范，而且直接導致會計信息不真實，對單位、對國家造成嚴重的后果。
4。會計檔案規范化管理程度低。由于對會計檔案重要性認識不足，有的單位連基本的檔案管理機構也沒有，更談不上規范化管理。有的單位雖然有會計檔案崗位，但軟、硬件設備不足，很難正常開展工作。有的單位雖然有會計檔案管理崗位，但領導經常會臨時指定某會計人員兼任，這樣做的結果就是單位的會計憑證、會計賬簿等會計檔案無法規范化整理，更談不上會計檔案的鑒定及過期會計檔案的銷毀工作，這無疑為后續的檔案整理帶來極大困難，直接導致會計檔案開發利用的效率低，甚至無法開展利用工作。
5.電算化會計技術的使用，電子檔案的形成增加了會計檔案管理的難度。如果不能及時對電算化會計檔案進行有效收集、整理和保存，同樣會導致單位會計信息檔案管理的松懈，容易造成會計檔案信息資源的丟失。缺乏對會計電算化檔案存取的研究，或拖延的時間過長，則會使會計檔案信息因為軟件的更新換代影響導致無法讀取，直接影響會計檔案信息的有效利用。
6.會計檔案信息化管理程度不高。不少單位的會計檔案數字化工作尚未開始，信息化只停留在概念范圍內，并沒有付諸實施。外部環境不成熟，內部準備不充足是影響會計檔案信息化、數字化發展的內在因素。
二、規范會計檔案管理的應對措施
1.加強組織領導。近幾年來，由上級業務主管部門對各單位檔案規范化管理進行年度檢查，極大地促進了單位領導對本單位檔案工作的重視。各單位普遍增加了對檔案事業經費的投入，檔案管理的軟硬件都得到比較大的提高。從這個方面說，上級業務主管部門的重視和加大檢查力度，能有效地促進單位領導重視會計檔案工作，并投入足夠的人力、物力、財力以保證單位會計檔案工作常態化、制度化。
2.建立完善的會計檔案材料收集制度。會計檔案的基礎是會計工作材料完整的收集過程，各單位應根據相關檔案法規和辦法，結合《會計檔案管理辦法》制定出適合本單位會計檔案管理細則，嚴格按照會計檔案管理規范化要求，組織力量夯實檔案規范化工作基礎，對會計檔案形成過程各個環節進行嚴密監控和檢查，以保證會計檔案工作的各個環節有序進行，實現會計檔案走上規范化管理的道路。
3.要把會計檔案管理工作提高到和會計日常工作同等重要地位。會計檔案管理是會計基礎工作的生命延續，不論在認識上還是實踐上，都必須把整個會計基礎工作包括會計檔案管理工作緊密聯系起來，按照同樣重要的原則安排好工作。會計檔案管理人員必須按照會計檔案規范化要求，不折不扣地做好本單位的會計檔案管理工作，在工作實踐中提高會計檔案管理員的作用至關重要。單位要為會計檔案管理人員參加繼續教育開綠燈，加大培訓的力度，徹底改革會計檔案人員的知識結構，讓每一個會計檔案管理人員都能掌握會計檔案工作的基本技能和基礎知識。
4、會計檔案規范化管理常抓不懈。為了保證單位會計檔案一如既往地做到常規化、科學化、規范化，制訂并出臺規范化的管理制度是落實的關鍵。會計檔案規范化管理制度的制定必須有明確的工作目標，各負其責。如《單位會計檔案人員崗位職責》、《單位會計檔案規范化管理制度》等。制度的制定一定要與單位的實際相結合，可操作性強，會計檔案管理才能有法可依、有章可循。
5.確保會計電算化生成的大量電子會計檔案的安全、穩定、可用。會計電算化工作中形成的大量電子文件檔案具有載體多樣化，更新常態化，保管要求特殊化的特點。應購置專門的存貯設備，并注意備份保存并設專人進行管理，對外一律不開放。應確保歸檔的會計電子檔案能直接導入單位檔案規范化管理軟件，同時設置立卷部門才能調閱的會計檔案查閱授權，防止會計檔案數據泄密。歸檔的會計電子檔案材料可開展適當的編研工作，如基礎數據匯編和財會法規方面的文件匯編等，便于工作查詢，為領導決策提供便利。
6.努力實現會計檔案管理信息化。信息化是檔案發展的必然趨勢，會計檔案信息也應隨著科學技術的發展而不斷優化。會計信息化程度是在不斷更新中深化的，一定要注意會計檔案信息材料的正常延續和過渡。如果不能恢復原來的管理系統，那么原存會計檔案形同虛設，因此在實現會計檔案信息化貯存時，必須留存相應的開啟利用系統。所以，在進行管理系統升級時，需要同步升級舊的會計檔案載體。電子文件檔案的有效、安全管理必須有相應的保管條件，如購置防磁柜等專門貯存電子檔案的設備。在實際操作時必須做到磁性儲存介質應該放置在遠離磁場的地方，并嚴格按照防高溫、防霉、防塵等“八防”措施進行保護。因此，必須固化會計檔案信息安全措施，嚴防發生泄密事件，確保會計檔案的安全與穩定。
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會計檔案管理是企業檔案管理工作的重要組成部分，其中記載著企業財務發展的歷程、財務發展的情況、財務報表、資金流轉情況等內容。這些資料都屬于企業內部的機密性材料，能夠為企業的信息決策提供過依據，對企業未來良好的發展具有重要的意義。為此，企業必須將會計檔案管理作為企業管理的重點工作，充分利用信息化的特點，實現會計檔案管理的現代化建設。
1.當前會計檔案管理形勢分析
社會信息化條件下，為會計檔案管理帶來了一些新形勢和新變化，主要表現在以下三個方面：
第一，與電子檔案及電子安全相關法律法規的出臺為應用電子會計檔案提供了基礎。近些年來，國家頒布的有關信息與網絡技術的相關法律法規相繼出臺使得電子檔案管理在法律上也得到了相應的肯定。如，2012年8月出臺的《電子檔案移交與接收辦法》，對電子檔案移交與接收工作進行了規范，并且明確了電子檔案載體的標注內容和存儲結構。類似上述這類法律文件的出臺，為電子會計檔案管理提供了法律保障，使電子會計檔案管理具有可實施性【1】。
第二，電子商務、網絡銀行等的發展使得原始憑證以電子數據的形式存在。原始憑證是會計檔案管理的重要組成部分，也是經濟業務發生或完成的證明，并且傳統的原始證明均已書面和紙質的形式存在。然而，隨著電子商務和網上銀行的發展，原始憑證開始以電子數據的形式存在，越來越多的經濟業務證明不再以紙質的形式產生，原始憑證形態的變化定會使得會計檔案管理的形式發生相應的變化。
第三，會計檔案的信息源作用將會逐漸受到人們的重視。會計管理信息化的主要目標就是實現會計職能由傳統財務會計向現代管理會計理念轉變。在這一轉變過程中，傳統的財務會計系統加工處理形成的財務固化信息已經難以滿足企業內部管理者的信息需求，因此會計人員將會更加注重檔案信息源的作用，并且通過各種數據處理工具來滿足企業科學的管理對經濟信息的需求。
2.當前會計檔案信息化中存在的缺陷
2.1宏觀管理存在缺陷
現存的有關會計檔案管理的法律規范體系主要1984年頒布的《會計檔案管理辦法》，該辦法在1998年獲得第一次修訂，在2011年7月又再次提出修改意見。盡管修改意見已經提出，然而最終的定稿仍未正式確定和發文，并且在修改的內容上也是部分的修訂與補充，并未發生實質性的改變，對電子檔案管理的具體內容以及形成過程規范也沒有涉及，使得會計檔案管理信息化的宏觀管理存在明顯的缺陷【2】。
2.2電子檔案管理未得到重視
在我國，會計管理工作主要由各級的財政管理部門負責，與此同時行業部門對其所屬單位的會計工作肩負著指導、管理和監督的責任。然而，在實際工作中，由于受到人力、物力和財力的限制，各級財會部門的管理人員并沒有對單位具體的會計工作實施有效的管理，行業主管部門在會計管理中發揮的作用也逐漸衰弱，管理機制落實不夠到位，電子檔案管理處于一種無人問津的狀態，嚴重缺乏重視。
2.3會計軟件存在問題
傳統的會計檔案管理，在會計電算化階段需要從紙質的憑證中選取部分的信息手工輸入到電算化系統之中，通過部分軟件的掃描能夠將紙質轉化為電子圖片存放于系統的數據庫中，這一做法比較適合紙質原始憑證。但是，隨著電子發票等的出現，許多大量的原始憑證開始以電子數據的形式存在，而現有的軟件不能直接對電子數據源進行轉換，從而導致會計信息與原始業務數據源之前的聯系被割斷。
3.完善會計檔案信息化的有效對策
3.1對相關法律法規進行完善
信息化背景下，會計檔案最大的變化就是反應經濟業務的原始憑證以及反應會計業務處理過程的記賬憑證、報表等的電子數據化，這就對會計檔案管理相關的法律法規提出了更高的要求【3】。會計檔案管理相關的法律法規不能僅停留于對原始法規的修改和補充上，而應該進行不斷地創新與突破，依據電子數據化所帶來的變化，并結合現有的《檔案法》、《會計法》等內容，對電子檔案管理的法律法規的概念、內容、傳遞和保管等進行不斷的補充和完善。
3.2重視宏觀管理
依據目前我國會計檔案管理信息化的現狀，單位會計檔案管理工作的質量和成效不佳，這主要與部門宏觀管理的不善和缺失有關部分省份已經初步建立起了會計人員工作考核機制，并且通過稅務部門的信息反饋對會計人員的工作水平和工作表現等進行考核與評分。雖說這一做法在某種程度上有利于稅務部門征稅工作的順利進行和開展，但是其在目的和程序上依舊比較片面。因此，要全面加強單位會計檔案管理的工作，首先還是要加強會計檔案工作的宏觀管理，將管理的主體由會計人員轉向企業，并依據會計法的相關規定來規范會計檔案管理工作的各項內容。同時，會計管理部門應該將會計檔案管理的各項條例納入企業會計基礎工作的內容之中，并結合各方信息對企業會計工作進行年度考察，并且將這種考察與單位的稅收檢查與優惠以及信用評級等進行相互的關聯，在此基礎之上來不斷完善單位會計人員的考核機制，以此來實現對企業單位會計檔案管理工作的宏觀管理。
3.3對平臺建設給予重視并加強標準化建設
加強會計檔案信息化管理平臺的標準化建設，主要從兩個方面入手：其一，要重視原始憑證標準化和交換平臺的建設，不斷提高會計軟件對電子原始憑證的處理能力。在會計電算化時代，賬務系統的唯一入口就是記賬憑證，各業務系統的外部數據主要依靠手工輸入。而在會計信息化時代，電子數據逐漸增多，需要通過標準接口完成原始憑證的導入。而要實現這一過程，就必須建立電子原始憑證的元數據標準，形成電子原始憑證數據交換平臺，從而為會計軟件自動處理原始憑證打下堅實的基礎。其二，要重視會計檔案歸檔的標準化建設。信息化條件下，會計檔案歸檔的保管可以采用紙質形式，但這種形式不利于數據的二次利用，為了能夠有提高數據的二次利用，可以采用電子文件的形式，通過運用XBRL技術實現平臺與軟件的無關性，從而不斷完善電子檔案的生成和歸檔工作。
摘 要 目前我國煤炭企業正步入轉型發展、資源整合的重大時期，加強會計檔案管理工作對于煤炭企業財務管理信息化建設來講具有十分重要的意義。本文結合信息化時代背景，對煤炭企業的會計檔案管理工作做了一些有利的探討，指出了目前煤炭企業會計檔案管理工作存在的不足，提出了會計檔案管理的思路和對策，以期推動煤炭企業會計檔案管理水平進一步提高。
關鍵詞 煤炭企業 會計檔案 管理
隨著我國煤炭企業步入轉型發展和資源整合的重大時期，煤炭企業會計檔案管理迫切需要跟上企業發展的步伐。在過去礦務局的基礎上改制后組建的國有企業通過近幾年的跨越式大發展，走多元化一體化道路逐步形成了具有煤炭開采、煤化工、火力發電、房地產等多個產業的大型煤炭企業集團。由于受傳統計劃經濟體制和舊的手工賬下的會計檔案管理辦法的雙重影響，煤炭企業會計檔案管理逐步地與財務管理信息化的要求不相適應。會計信息化發展提高了會計核算、資產資金管理的準確性，進一步規范了操作流程，提升了財務人員的工作效率，降低了他們的勞動強度，使他們從繁重而繁瑣的核算工作中解脫出來，更好地參與到企業的經營管理決策中來。加強會計檔案管理工作既是當前企業財務管理信息化發展的客觀需要，也是時展的必然訴求。管好用好會計檔案是企業每一個財務工作者的重要責任，也是會計工作向高水平方向發展的重要前提。
一、會計檔案管理工作中存在的問題
1.對會計檔案管理工作的重視度不夠。不少企業重會計業務工作，忽視會計檔案管理工作，未設置專職的會計檔案管理員，在制度設計上缺少檔案保管項目，監督管理缺乏。這種作法導致會計業務工作于檔案保管工作差距日益拉大，不利于企業的管理水平的提升。會計檔案的鑒定、銷毀工作遲延拖沓，不少單位的會計憑證、會計賬簿多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，認為地將會計檔案的鑒定銷毀工作一拖再拖，導致新的憑證檔案不能順利歸檔，會計部門暫行保管的憑證超出一年的情況甚至成為普遍現象，這甚至影響到后續會計業務的開展，從而影響了財務管理工作的質量和效果。
2.會計檔案制度缺乏具體操作規程，責任不明確。目前國家會計培訓教材往往偏重于規范會計業務操作，屬于會計檔案管理內容，主要是規范了保存年限等內容，對于具體的裝訂等方面沒有做具體要求。具體檔案保管操作規范需要企業在本企業會計制度中自行規范。會計檔案是會計信息的載體，對于檔案要求不明確，會計人員執行主觀性偏大造成會計檔案達不到管理要求。對于合同類會計檔案，財務部門往往錯誤認為合同屬于煤礦企業管理科管理，自己就無須整理了，這樣不僅導致了會計檔案不全，還造成了財務付款缺乏依據，不能按照合同進度進行付款，甚至出現超付，給企業帶來了一定的財務風險。
3.會計檔案整理工作不夠規范，未能實行分類別管理。往往在整理歸檔時側重于會計憑證、會計賬簿、會計報表資料的打印、裝訂歸檔，但是與會計業務相關的文件資料并沒有進行整理，如財務決算批復、審計意見等資料未能及時附到憑證后面。部分煤礦財務由于出料單多裝訂到憑證后面較厚，出于省事而未作為憑證附件單獨裝訂。對于資料的輕重緩急區分不夠，遺漏重要會計文件的存檔工作，給未來查閱帶來了不必要的麻煩。會計檔案在銷毀時未能及時將土地使用權等涉及資產購置的憑證、未了結的債權債務的原始憑證及時抽出，導致對未來會計期間會計工作產生重大影響。
4.會計檔案管理人員職業道德素質不高，責任心不強。從業人員由于缺乏檔案管理經驗，對檔案的基本操作規程、財務檔案的歸檔范圍等標準不清楚。有的單位甚至存在財務人員利用會計檔案管理的職權違反會計法規，私自偽造、篡改、變換原始憑證、記賬憑證，為個人謀取私利。有的單位為完成虛假收入指標，在沒有實際經營業務的情況下違反國家稅收征管和發票管理規定，為他人虛開、為自己虛開、讓他人為自己虛開、介紹他人虛開增值稅專用發票，玩企業的考核辦法于股掌之間，欺騙上級監管部門。有的則為了完成項目部經營指標而人為調劑原煤與項目部利潤。建假賬、建賬外賬、虛列成本設置“小金庫”行為造成會計核算工作的很不規范，會計信息失真，進而影響了企業集團的戰略決策。
5.財務檔案管理重書面資料，輕視電子檔案的保管。隨著計算機普及和網絡信息化的迅猛發展，企業逐步地考慮到將紙質文檔以電子文本的形式保存下來，但是由于保存措施不當，未能進行防火、防水、防潮、防盜等工作導致數據丟失。由于沒有及時辦理借閱手續，導致不知所蹤難以找回。由于網絡傳播的普遍性和及時性，不經意間透露的企業的某些會計檔案信息有可能會被人利用，泄露企業的商業機密，給企業造成不必要的損失，加強電子數據安全性成為當務之急。
二、完善會計檔案管理工作的對策
1.提高認識，切實加強對會計檔案工作的領導。我國會計法律體系的基本法《會計法》第二十三條規定：“各單位對會計憑證、會計帳簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務院財政部門會同有關部門制定。”單位負責人負有依法辦理本單位會計工作移交和保管會計檔案資料的責任。單位負責人作為會計工作的主要責任人，要進一步提高對檔案工作的認識，樹立“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的理念，從維護企業真實面貌的高度，切實加強對本單位檔案工作的組織領導，把檔案工作列入議事日程，納入本單位發展規劃，及時解決會計檔案管理工作中的實際困難和問題。本單位的財務機構負責人要把會計檔案工作列入本部門年度崗位目標責任制考核，落實會計檔案工作人員職責，有效地開展工作，為會計檔案工作創造有利條件，確保會計檔案完整有效。
2.加強會計從業人員的檔案管理知識的考核培訓，提高管理人員的知識技能和職業道德素養。作為會計檔案整理的直接責任人，專職（或兼管）會計檔案管理人員對會計檔案規范化整理的認知和熟練度，直接決定了會計檔案工作質量。會計檔案工作是一項政策性、專業性很強的工作，會計檔案管理人員除了具有較強的專業技能以外還要求具有一定的檔案管理能力，培養知識技能全面的會計檔案管理人員是做好新形勢下財務管理工作的保證。要從政治上、工作上和生活上關心愛護會計檔案工作人員，為他們排憂解難，選派會計人員參加檔案部門舉辦的崗位培訓和繼續教育，充分調動和發揮好會計檔案工作人員的積極性、主動性和創造性，不斷提高企業財務部門會計檔案管理水平。
3.建立健全本單位會計檔案工作機構，明確工作職責。為落實會計檔案管理責任制，加強會計檔案工作，做到管理到位、責任到人，各單位要建立健全會計檔案室，明確財務機構負責人和專（兼）職會計檔案員，會計檔案管理員要保持相對穩定，若要更換則要做好交接手續。會計檔案室主要履行以下職責：貫徹執行會計檔案法律法規，建立健全會計檔案工作規章制度；對本部門和相關業務部門會計文件材料的歸檔工作進行指導和監督；統一保管財務部門的各種會計檔案，并按規定向本單位檔案室移交；負責所保管會計檔案的提供和利用；協助稅務、財政機關查閱會計檔案；完成領導安排的工作任務。建立健全會計檔案收集整理、立卷歸檔、安全保密、開發利用、鑒定銷毀、檔案人員崗位責任制等制度，并嚴格執行。因管理不善或給檔案造成嚴重損失的，依法追究有關負責人及直接責任人的責任。財務工作實行定期輪崗制度，會計檔案管理人員也不例外，通過檔案管理工作定期輪崗有利于提高財務檔案管理工作水平。
4.會計檔案管理內容按照會計檔案管理辦法，根據企業經營管理的實際情況以及事務特點，將會計檔案分類進行管理以提高會計檔案利用率。會計檔案可以按照來源不同分為內部會計檔案和外部會計檔案。外部會計檔案是按照會計檔案管理規定要定期移送到檔案管理部門的資料，如年度財務報告、會計憑證、會計賬簿等，而內部會計檔案是財務部門自行保存的會計檔案，如預算管理類報告、工程管理類、稅政管理類、資產資金管理類、合同管理類等等。在整理檔案時要根據檔案的連續性、系統性加以篩選保存，制定統一格式，實行標準化管理，便于查詢利用。
5.建立健全會計檔案安全機制，維護企業商業機密。安全是會計檔案工作的頭等大事，必須高度重視，警鐘長鳴。信息技術的發展給我們的工作帶來巨大的變化，電子文檔在信息存儲上相對于傳統的紙質文檔具有空間小而容量大的特點。這給傳統的檔案管理工作帶來嚴峻的挑戰，但并不意味著紙質檔案不重要。我們要在保留一份紙質會計檔案的同時，保留一份電子檔案，實現雙備份，雙保險。在保存上對電子信息要定期刻制光盤加以保存。要定期檢查檔案保管情況，制定檔案安全應急方案，確保檔案絕對安全。在信息化時代，會計信息作為一種資源在企業經營管理工作中的地位越來越顯得重要，企業應當加強信息資源的安全保障，避免被不法分子所利用。目前有的企業設置了財務信息專網，要設置權限限制非本企業財務人員登錄訪問，及時修改登錄密碼，防止財務信息泄露。對于財務部門以外人員要求提供財務報告、審計報告等會計信息要建立健全責任追究制度，未經財務部門負責人的批準不得對外提供企業的財務信息，否則要承擔相應的經濟法律責任，情節嚴重的還要加以辭退。
6.深化ERP系統應用，實現記賬憑證與原始憑證電子檔案聯查功能。會計核算軟件中不能僅僅是賬務處理系統，應當深化會計檔案功能的應用，實現記賬憑證與相關原始憑證和支持文件的聯查功能。目前個別國產軟件如用友的NC系統實現了該功能，即在編制憑證分錄的同時，能夠在對應的憑證分錄上實現相關文件資料的上傳和查閱功能，但不足的是對于上傳附件的大小不能限定，造成了資源的極大浪費。因此應當在滿足電子查閱功能的同時，最大限度提升系統空間的使用效率，加強憑證附件上傳的監督管理工作，防止無效文件上傳，并定期做好數據備份工作。
總之，會計檔案工作應當要緊密聯系會計信息化發展的時代要求，在遵守現有的檔案管理法律法規的基礎上積極采取有效措施，探索創新會計檔案管理模式，促進煤炭企業財務管理工作更上一個新臺階。
參考文獻：
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